Manual do Usuário - Acompanhamento de Pedidos by VestesBR VestesBR

MANUAL DO USUĂ RIO Acompanhamento de Pedidos

2011

MANUAL DO USUÁRIO Acompanhamento de Pedidos Com o objetivo de facilitar as negociações realizadas por intermédio da sua Loja Virtual, a VestesBR elaborou o presente Manual do Usuário para Acompanhamento de Pedidos, onde você poderá entender cada etapa do processo, de forma a dar o correto encaminhamento às vendas realizadas através do Portal VestesBR. Neste documento, você encontrará todas as informações necessárias para dar continuidade às compras realizadas na sua Loja Virtual, fornecendo ao Lojista todas as informações que ele precisa para poder acompanhar passo a passo o andamento de seu pedido. Então vamos começar. O processo de acompanhamento de pedidos inicia-se com a finalização da compra por parte do Lojista. Nessa primeira etapa, o lojista define os produtos e as especificações necessárias de seu pedido (produtos, cores / estampas, tamanhos e quantidades), além de informar o endereço em que gostaria de receber a mercadoria. Finalizada a etapa da especificação do pedido, caberá a você industrial definir se pode ou não atender as solicitações do Lojista, definir o valor do frete, se for o caso, e dar seqüência ao processo. Para isto, você deverá efetuar o login no administrativo cujo endereço apresenta-se logo abaixo:

www.vestesbr.com.br/adm.html

Conforme a imagem anterior, você então deverá inserir seu login e senha para acessar o sistema. Após acessá-lo, clique em Acompanhamento de Pedidos, conforme ilustra a próxima imagem.

A seção Acompanhamento de Pedidos é o local onde você efetua todas as operações relacionadas aos pedidos feitos para sua indústria. Esta seção é formada por uma tabela que contém diversas informações sobre os pedidos, tais como: o lojista que efetuou a compra, a data de fechamento do pedido, o valor do pedido, o status do pedido, dentre outras informações, conforme ilustra a próxima imagem.

Esta tabela contém ainda uma coluna denominada Operações. Através dos links desta coluna você executará todas as operações necessárias para dar o devido encaminhamento aos pedidos feitos pelos clientes da sua Loja Virtual. A seguir são apresentadas as instruções para dar início às diversas operações vinculadas a cada pedido.

A primeira operação a ser feita é definir se você deseja aceitar o pedido integralmente, aceitá-lo parcialmente ou rejeitá-lo. Para saber qual das três opções você deseja escolher, são apresentados os detalhes do pedido e o endereço de entrega do mesmo. Você definirá o rumo da negociação clicando num dos botões que se encontram na parte inferior da primeira tela de operações, conforme ilustra a imagem a seguir:

a) Aceitar o Pedido:

Ao clicar em Aceitar, você estará dando início ao processo de aceitação total de um pedido. Este é o tipo de operação indicada para casos em que sua indústria tenha total condição de atender um pedido no prazo, de acordo com as especificações definidas pelo Lojista. Depois de ter optado por aceitar o pedido por completo, você deverá definir como será o transporte da mercadoria, conforme o endereço de entrega especificado na parte superior da tela. Após definir esta questão, você deverá optar por cobrar ou não cobrar o 3

valor do frete do Lojista, indicando o valor a ser cobrado do Lojista, se este for o caso, e a transportadora que fará a entrega, conforme apresentado na próxima imagem:

b) Alterar o Pedido:

Ao clicar em Alterar, você estará dando início ao processo de aceitação parcial de um pedido. Este é o tipo de operação indicada para casos em que sua indústria não possua condição de atender integralmente um pedido, de acordo com as especificações definidas pelo Lojista, porém possa atender parte de sua solicitação. Outra hipótese na qual pode ser utilizada a aceitação parcial 4

de um pedido é quando sua indústria puder atender integralmente o pedido de um Lojista, porém com a necessidade de alterar o prazo de entrega.

Depois de ter optado por alterar o pedido, você deverá fazer os ajustes de quantidade e/ou prazo de entrega que julgar necessário para poder atendê-lo corretamente. Ao fazer estes ajustes, o sistema VestesBR realizará automaticamente a atualização de valores, conforme apresentado na imagem a seguir. Na opção do aceite parcial de um pedido você também deverá expor os motivos pelos quais não pôde atender integralmente o pedido do Lojista, conforme uma listagem padrão de possibilidades, sendo que você ainda poderá informar outros motivos.

Após estes ajustes, você deve definir como será o transporte da mercadoria, conforme o endereço de entrega especificado na parte superior da tela. Depois de definir esta questão, você deverá optar por cobrar ou não cobrar o valor do frete do Lojista, indicando o valor ser cobrado do Lojista, se este for o caso, e a transportadora que fará a entrega, conforme apresentado na imagem seguir:

c) Rejeitar o Pedido:

Ao clicar em Não Aceitar, você estará dando início ao processo de rejeição de um pedido. Este é o tipo de operação indicada para casos em que sua indústria não possua condição de atender ao pedido feito pelo Lojista, mesmo parcialmente.

Depois de ter optado por rejeitar o pedido, você deverá expor os motivos pelos quais não pôde atendê-lo, selecionando as opções dentre uma listagem padrão de possibilidades, sendo que você ainda poderá informar outros motivos. Ao rejeitar um pedido você estará finalizando o processo de negociação, não existindo mais nenhuma atividade a ser realizada.

Após ter aceitado o pedido, em sua totalidade ou apenas em parte, você deverá aguardar a resposta do Lojista em relação à proposta de frete e/ou alteração do Pedido. Nesta etapa, o processo pode ramificar-se em duas possibilidades: o aceite do Lojista ou a rejeição do valor do frete e/ou alterações do pedido.

a) Não Aceite do Lojista: na hipótese de você ter aceitado integralmente o pedido do Lojista e ter enviado o valor do frete, caberá a ele decidir se aceita ou não este valor. Neste contexto, caso o Lojista venha a recusar esta sua proposta de frete, o pedido será recusado. Apesar disto, o sistema da VestesBR ainda lhe proporcionará uma possibilidade de reativar a negociação. No momento que o Lojista rejeitar sua proposta de frete, lhe será enviado um e-mail contendo tal informação. Contando a partir da data de envio deste e-mail, você terá até 10 (dez) dias para refazer a proposta. As próximas imagens demonstram como você pode fazer esta operação.

Ao clicar no link Nova proposta valor frete você poderá fazer uma nova proposta de frete, conforme demonstra a imagem a seguir.

Caso o Lojista aceite este novo valor de frete, o pedido seguirá o processo normal de aceite de um pedido; caso ele rejeite esta nova proposta, não haverá mais outra possibilidade de recalcular o valor do frete. Outra hipótese é o não aceite de um pedido que tenha sido alterado pela Indústria, ou seja, um pedido parcialmente aceito. Nestes casos não haverá possibilidade de se fazer uma nova proposta.

b) Aceite do Lojista: no aceite do Lojista o processo seguirá seu rumo normal, havendo apenas uma pequena diferença conforme a forma de pagamento escolhida por ele. Na hipótese do Lojista decidir pagar através Crédito Juriti, o desfecho do procedimento de acompanhamento de pedidos será bem mais simples, não havendo necessidade de passar por algumas das etapas do processo. Entretanto, para casos de pagamento via Boleto ou Depósito Bancário, a próxima etapa do processo é escolher quem será o emissor do boleto bancário ou qual será a conta bancária para depósito. Neste sentido, serão apresentados os procedimentos a serem executados para cada forma de pagamento.

- Boleto Bancário: Caso o Lojista escolha o Boleto Bancário como forma de pagamento, você deverá escolher qual será a instituição financeira emissora do boleto. Para isto, você deverá escolher entre a Juriti ou outra instituição, conforme ilustra a imagem a seguir.

Optando pela emissão do boleto através da Juriti, você deverá escolher se deseja que a Juriti realize a análise cadastral do Lojista ou não. Os valores cobrados por este serviço e pela emissão do boleto serão apresentados no momento em que você selecionar o ícone da Juriti como emissora do boleto de cobrança, conforme apresentado na próxima imagem.

Caso você opte pela emissão do boleto e pela análise cadastral através da Juriti, esta, após efetuar a avaliação de crédito, lhe comunicará o resultado da referida avaliação, cabendo à indústria tomar a decisão final sobre a aceitação do pedido e, conseqüentemente, sobre a emissão efetiva do(s) boleto(s) bancário(s). Caso você opte pela emissão do boleto através de outras instituições financeiras, você estará assumindo que a Avaliação de Crédito do Lojista e a Cobrança do(s) Boleto(s) Bancário(s) serão de sua responsabilidade ou da instituição emissora do Boleto, conforme acordo prévio entre as partes. Sendo a emissão do boleto realizada através da Juriti ou de qualquer outra instituição financeira, você ainda poderá optar pela antecipação do recebimento do valor do boleto através da Juriti, sendo necessário para isto a celebração prévia de um contrato 11

específico para esta finalidade feito diretamente com a Juriti. Depois desta etapa, a seqüência das atividades será igual ao processo em que o pagamento é realizado por intermédio de outras formas de pagamento.

Ao selecionar outra instituição financeira como emissora do boleto, será apresentada a tela mostrada na próxima imagem.

Após decidir as questões referentes ao emissor do boleto, o processo de acompanhamento poderá seguir dois caminhos distintos, dependendo do emissor e da condição de pagamento escolhida pelo Lojista.

- Pagamento via boleto à vista emitido por outras instituições: para os casos nos quais o Lojista optar por pagar através de boleto à vista e você selecionar outras instituições como emissora do boleto, você deverá encaminhar os boletos de cobrança através do

sistema VestesBR. Para isto, você deverá clicar no Link Enviar boleto(s), localizado na tabela de acompanhamento de pedidos, conforme ilustrado na próxima imagem:

Ao clicar no Link Enviar boleto(s), você será direcionado a uma tela destinada exclusivamente para anexar boleto(s) de cobrança. Ao anexar os boletos e clicar no botão Confirmar, o sistema VestesBR enviará um e-mail ao Lojista contendo os boletos anexados. A próxima imagem ajuda a visualizar como realizar esta tarefa.

Depois de realizar esta operação, você passará para a etapa final do processo de acompanhamento de pedidos, relacionada à confecção e entrega.

IMPORTANTE: Não passe para a próxima etapa do processo sem receber a confirmação de pagamento do pedido!

- Pagamento via boleto a prazo emitido por outras instituições: para os casos que o Lojista optar por pagar via boleto a prazo e você selecionar outras instituições como emissora do boleto, você deverá encaminhar os boletos de cobrança através do sistema VestesBR. Ao contrário dos boletos emitidos por outras instituições com condição de pagamento à vista, estes boletos a prazo serão encaminhados ao Lojista no término do processo produtivo, após você confirmar a entrega do pedido. Os boletos deverão ser encaminhados ao Lojista depois da confirmação da entrega, pois os prazos de vencimento serão contados a partir da data de entrega do pedido. As próximas imagens irão ilustrar como enviar os boletos ao Lojista.

Depois de realizar esta operação, você passará para a etapa final do processo de acompanhamento de pedidos, relacionada à confecção e entrega.

- Pagamento via boleto emitido pela Juriti: caso você opte pela Juriti como emissora do boleto, não haverá necessidade de realizar nenhuma operação adicional, sendo você direcionado para a etapa final do processo de acompanhamento de pedidos, relacionada à confecção e entrega. IMPORTANTE: Caso a condição de pagamento escolhida pelo Lojista seja à vista, não passe para a próxima etapa do processo sem receber a confirmação de pagamento do pedido!

- Depósito Bancário: você deverá escolher em qual conta deseja que o pagamento seja efetuado. Para definir o banco, agência e conta corrente, você deverá entrar na tabela de acompanhamento de pedidos e, na coluna operações, clicar no link Escolher conta depósito, conforme ilustra a próxima imagem.

Em seguida, você deverá escolher em qual conta deseja que o Lojista faça o depósito. Nesta etapa, você poderá escolher entre uma conta já cadastrada anteriormente ou uma nova conta, conforme é apresentado na próxima figura.

Caso você opte por cadastrar uma nova conta, deverá preencher os dados necessários, conforme apresentado na próxima imagem, e depois bastará selecionar a conta cadastrada para que o Lojista receba as informações para depósito.

Após decidir as questões referentes à conta para depósito, você passará para a etapa final do processo de acompanhamento de pedidos, relacionada à confecção e entrega. IMPORTANTE: Não passe para a próxima etapa do processo sem receber a confirmação de pagamento do pedido!

- Crédito Juriti: caso o Lojista opte por esta forma de pagamento, não haverá necessidade de realizar nenhuma operação adicional, sendo você direcionado para a etapa final do processo de acompanhamento de pedidos, relacionada à confecção e entrega.

ETAPA FINAL: Confecção e Entrega: As próximas operações do processo de acompanhamento de pedidos são mais simples e todas elas são executadas através da primeira tela do acompanhamento de pedidos. Utilizando a coluna operações você deverá manter o Lojista informado sobre o andamento do seu pedido inserindo informações referentes aos seguintes eventos: - Confecção do pedido iniciada - Confecção do pedido finalizada - Pedido despachado para a transportadora - Pedido entregue Para realizar estas operações é necessário alimentar o sistema de acompanhamento de pedidos, clicando nos links no mesmo dia em que as etapas do processo forem finalizadas. Assim que o clique é efetuado, o Lojista que realizou o pedido receberá um e-mail confirmando a conclusão da respectiva etapa. Para facilitar o entendimento desta funcionalidade do sistema de acompanhamento de pedidos é apresentada a imagem a seguir.

Após você clicar no link Confirmar entrega do pedido o sistema enviará um e-mail ao Lojista confirmando este acontecimento. Caso o Lojista não confirme recebimento da mercadoria, você receberá um e-mail lhe reportando o acontecimento. Se você não receber nenhum e-mail em alguns dias após a entrega, é porque o pedido foi entregue com sucesso!

Para maiores esclarecimentos entre em contato com a VestesBR através do e-mail: contato@vestesbr.com.br Boas Vendas!!! 17