ББК 78.3 А 18 Автоматизована книговидача в науковій бібліотеці ВНМУ ім. М.І. Пирогова (з досвіду роботи) / уклад. Н. Головко, Н. Кравчук, В. Шаповалова; відп. за вип. Л. Шпукал. – Вінниця, 2013. – 8 с. – (Серія «На допомогу бібліотечному фахівцю»). Укладачі: Головко Н.С., головний бібліотекар наукової бібліотеки ВНМУ ім. М.І. Пирогова Кравчук Н.М., заступник директора наукової бібліотеки ВНМУ ім. М.І. Пирогова Шаповалова В.Ю., завідувач відділу автоматизації наукової бібліотеки ВНМУ ім. М.І. Пирогова Відповідальна бібліотеки
за
випуск:
Шпукал
Л.І.,
директор
наукової
ВНМУ ім. М.І. Пирогова
Сучасні бібліотеки не можуть обійтися без застосування нових технологій та пов’язаних з ними нових форм бібліотечно-інформаційного обслуговування. Розширення сервісу автоматизованих бібліотечних процесів у практику призвело до впровадження і автоматизованої книговидачі. Пропонуємо досвід, який бібліотека накопичила та впроваджує в цьому напрямку. Методичний матеріал розрахований на бібліотечних працівників.
2
Бібліотека вищого навчального закладу формується відповідно до тенденцій розвитку як самого університету, так і вищої школи в цілому. Від ресурсів та послуг бібліотеки, її розвитку залежить якість та зміст навчання, наукових досліджень і підготовки висококваліфікованих фахівців. Тому головне завдання бібліотеки – ефективне та оперативне забезпечення освітнього і науково-дослідного процесу університету. Перспективи свого розвитку наукова бібліотека Вінницького національного медичного університету імені М.І. Пирогова вбачає у впровадженні нових інформаційних технологій та пов’язаних з ними нових форм бібліотечно-інформаційного обслуговування. Розширення сервісу автоматизованих бібліотечних процесів у практику роботи призвело до впровадження автоматизованої книговидачі. На даний час бібліотека накопичила певний досвід у цьому напрямку. Переходу на електронну форму обслуговування користувачів бібліотеки ВНМУ ім. М.І. Пирогова передувала велика підготовча робота. Насамперед була створена робоча група, яка займалася наповненням електронного каталогу (ЕК). Виходячи із можливостей комп’ютерного забезпечення бібліотеки, до неї ввійшли працівники відділів автоматизації, наукової обробки літератури та комплектування. Першочергове завдання полягало у створенні електронного каталогу всіх видів документів нових надходжень. Із 1994 р. бібліотека почала працювати в програмі ISIS. Проте недосконалість програми вимагала постійного удосконалення, а подальше її оновлення не передбачалося. 3
Тому постало питання переходу на автоматизовану бібліотечну систему ІРБІС, що було зроблено в 2001 р. З кожним роком ЕК активно поповнювався бібліографічними описами, проте паралельне існування ISIS та ІРБІС негативно впливало на повноту ЕК та створювало труднощі й незручності у пошуку інформації для читачів. Прийняте рішення про злиття цих баз даних було виправданим і в 2008 р. завершилася ця кропітка робота. Таким чином, створення ЕК було першим етапом у підготовці до автоматизованої видачі літератури. Наступний етап роботи – ретроконверсія фондів. Вивчаючи досвід інших бібліотек та виходячи із власних можливостей, цей процес проводився 2-ма способами. Обраний спочатку шлях рекаталогізації (по каталожних картках) значно економив час щодо введення літератури до ЕК, але разом з тим супроводжувався рядом неточностей у бібліографічних описах. Встановлення автоматизованих робочих місць безпосередньо в структурних підрозділах дало змогу введення описів в ЕК «de visu», тобто по титулах видань. Видання, які були в читачів на руках, вводили по мірі повернення їх у відділ. Попередня робота по рекаталогізації значно полегшувала цей процес, оскільки багато записів було уже введено в ЕК і працівникам залишалося лише перевірити правильність опису. Одночасно із введенням літератури в ЕК проводилося штрих-кодування видань, що особливо наближувало бібліотеку до автоматизованого обслуговування читачів. Звичайно, із новими надходженнями проблем не виникало, так як штрихкоди наклеювалися під час обробки видань і 4
були прив’язані до інвентарних номерів. Нескладно і швидко були заштрихкодовані порівняно невеликі фонди інформаційно-бібліографічного, іноземного відділів та читальної зали №1, що дозволило одночасно провести інвентаризацію фондів цих структурних підрозділів. При підготовці штрихкодів на фонди навчального, наукового та художнього абонементів, де масив значно більший, було вирішено штрихкоди не ідентифікувати за інвентарними номерами. На даний час штрихкоди друкуються в порядку зростання і наносяться на ретрофонд. Оптимальним місцем для наклеювання штрихкода був визначений верхній лівий куток на звороті обкладинки. Таке місцезнаходження виявилося найзручнішим під час його зчитування ручним сканером ,.штрихкоди заклеюються скотчем, щоб запобігти їх псуванню. Попутньо при штрихкодуванні вирішувалося ще одне питання – відбір на списання багатопримірникової літератури, яка не користувалася попитом серед читачів. У 2007 р. було розпочато створення бази даних «Читач». Приймальна комісія та деканати забезпечували бібліотеку БД студентів усіх курсів із їх адресами та фотографіями. Введенню викладачів та працівників у БД «Читач» передувала велика робота по звірці їх у відділі кадрів університету. Кожному читачу бібліотека підготовила читацькі квитки зі штрих-кодом. 5
Першопрохідцями переходу на автоматизовану технологію обслуговування читачів були інформаційно-бібліографічний (2011р), іноземний відділи та читальна зала №1(2012р) Як показала практика, іноземні студенти з більшою довірою віднеслися саме до такої форми роботи. Саме апробація системи автоматизованої книговидачі на діяльності цих відділів, шліфування процесів та технологій роботи, удосконалення інструкцій сприяло тому, що абонементи навчальної та художньої літератури з 1 вересня 2013 р. розпочали видачу книг в електронному режимі студентам усіх курсів (понад 7 тис. осіб). Всі відділи, здійснюючи книговидачу, повністю відмовилися від паперових форм обліку. Переваги такого обслуговування були очевидними: під час масової видачі літератури одне автоматизоване робоче місце за 20 хвилин обслуговувало до 10 студентів, а за традиційною формою обслуговування ця робота займала близько 1 години. Кожен читач при запису до бібліотеки заповнює «Картку реєстрації читача», в якій дає згоду на обробку своїх персональних даних та обслуговування в автоматизованому режимі.
6
На даний час лише у відділі наукової літератури читачі обслуговуються традиційно, проте на ретрофонд наносяться штрих-коди, що найближчим часом дозволить перейти в режим автоматизованої книговидачі. Читацький квиток зі штрих-кодом – це документ, який дає доступ до електронного формуляра читача і є аналогом його особистого підпису. Без нього бібліотекар не може здійснити видачу літератури, проте має можливість прийняти повернуту літературу по сканованому штрих-коду видання. Така функція дуже зручна при виявленні «господаря» загубленої книги. 7
Електронний формуляр читача має значні переваги. Заборговані видання автоматично виділяються червоним кольором та є можливість блокувати доступ читача до інших структурних підрозділів. Це спонукає боржника до швидкого розрахунку з бібліотекою, а бібліотекаря – оперативно працювати з читацькою заборгованістю. Система дозволяє робити різні вибірки читання по групах, курсах, факультетах, кафедрах та ін. Значно спрощена можливість отримання статистичних показників за день, місяць, рік та вивчення використання фонду відділу, його обертаності. Мобільність доступу до електронного формуляра забезпечує сайт бібліотеки в он-лайн мережі. Читач у віддаленому доступі, ввівши пароль (№ читацького формуляра) та прізвище, має можливість відкрити свій електронний формуляр і нагадати собі наявність бібліотечних видань та період користування ними. Така прозорість забезпечує комфортність та економить час студентів при розрахунку з бібліотекою. Пакет технологічних документів, що забезпечує діяльність бібліотеки з автоматизації книговидачі: «Положення про наукову бібліотеку ВНМУ ім. М.І.Пирогова». «Правила користування науковою бібліотекою ВНМУ ім. М.І. Пирогова» «Положення про електронний каталог наукової бібліотеки ВНМУ ім. М. І. Пирогова» «Методика автоматизованої книговидачі в науковій бібліотеці ВНМУ ім. М.І. Пирогова.» «Інструкція про штрихкодування документів у науковій бібліотеці ВНМУ ім. М.І. Пирогова». 8
Зміни у технологічному середовищі бібліотеки ВНМУ ім. М.І. Пирогова здійснені великими інтелектуальними та фізичними зусиллями її співробітників. Як показала практика, для комплексних змін у технологічному середовищі необхідні сучасне програмне і технічне забезпечення, підготовлений персонал і, безумовно, спланована і ретельно продумана організація роботи зі створення нової технології бібліотечних процесів.
9