Методичний центр бібліотек вищих навчальних закладів м. Вінниці Вінницький національний медичний університет ім. М.І. Пирогова Наукова бібліотека
Інформаційний лист №3 (14) 2009 Серія: Нові форми роботи в бібліотеках ВНЗ
Впровадження нових технологій обслуговування користувачів бібліотек вищих навчальних закладів (методичні рекомендації)
Вінниця, 2009
ББК 78.3 В 80 Впровадження нових технологій обслуговування користувачів бібліотек вищих навчальних закладів : метод. рек. – Вінниця, 2009. – 10 с. – (Серія «Нові форми роботи в бібліотеках»). Сьогодні наші бібліотеки прагнуть зміцнити свої позиції в суспільстві, забезпечити вільний і необмежений доступ до інформації та зберегти її. Вони вирішують завдання інформаційного забезпечення навчального процесу, підвищення професійного та культурного рівня викладачів і студентів, виховання кожної молодої людини як всебічно розвиненої особистості. Наші користувачі хочуть бачити бібліотеку сучасним закладом, який зможе задовольнити їхні зростаючі потреби. Про використання сучасних технологій у обслуговуванні користувачів і буде йти мова у представленому виданні. Бібліотечні працівники зможуть використати запропоновані методичні рекомендації з метою вдосконалення форм і методів обслуговування та в подальшій автоматизації бібліотечних процесів.
Укладач: Соколова В.І., головний бібліотекар наукової бібліотеки ВНМУ ім.. М.І. Пирогова Відповідальна за випуск: Шпукал Л.І., директор наукової бібліотеки ВНМУ ім. М.І.Пирогова 2
Бібліотека – це організм, який буде живим тоді, коли він змінюється разом із суспільством в цілому та користувачами зокрема. Наукові відкриття і практичне застосування нових технологій довели, що бібліотеки, озброєні сучасним «знаряддям праці», можуть розвиватися і розширювати коло послуг для користувачів, одночасно відмовляючись від застарілих методів і засобів роботи, підвищуючи тим самим ефективність своєї діяльності. Автоматизація бібліотек проходить через стандартні етапи. Поступово впроваджуються різні модулі: «Каталогізація», «Комплектування», створюється ЕК. В процесі роботи існуючі версії замінюються на більш досконалі. Виходячи з досвіду роботи багатьох бібліотек країни, автоматизація стосується всіх процесів роботи – як технологічних, починаючи з моменту замовлення нового документа і закінчуючи списанням книг із фондів, так і всіх тих, що пов’язані з обслуговуванням користувачів та наданням їм різноманітних інформаційних послуг. Обслуговування користувачів, при якому використовуються інформаційні технології, суттєво відрізняються від традиційного: - значно скорочується час на пошук інформації; - користувачу стають доступні світові інформаційні ресурси (розширюється асортимент і репертуар джерел); - традиційне обслуговування вимагає, щоб користувач безпосередньо прийшов до бібліотеки, а нове обслуговування саме приходить до користувача, зникає необхідність фізично відвідувати бібліотеку для отримання інформації, тобто створюються нові умови використання інформації; - традиційне обслуговування орієнтує користувача головним чином на документи, а нове – не електронну інформацію у різних видах; - збільшується кількість користувачів бібліотеки за рахунок віддалених – «віртуальні користувачі». 3
Традиційні бібліотечні послуги доповнюються сервісними: - створення комфортніших умов для самостійної роботи; - надання доступу до Інтернет; необмеженість пошуку необхідної інформації у різних формах; - можливість використання і розмноження необхідних традиційних та електронних матеріалів (сканування, копіювання, друк на принтері, комп’ютерний переклад тексту, запис інформації на дискету). Для того, щоб перейти до обслуговування користувачів в автоматизованому режимі, слід здійснити підготовчу роботу. Починається вона із складання плану роботи, де передбачаються усі види робіт, що необхідно провести. Серед них: вивчення наявної літератури; відбір застарілих видань та тих, що мало використовуються; редагування бібліографічних записів; оволодіння комп’ютерною грамотністю з питань ретроспективного введення фонду в ЕК; виготовлення штрихетикеток та інше. Згідно запланованого здійснюється подальша робота. Ведення каталогів. Електронний каталог – основна база даних бібліотеки, яка містить описи всіх видів документів. Створення баз даних електронного каталогу, підтримуючи всі класичні підходи до каталогізації документів, надає користувачам ширші можливості для пошуку, створює додаткові, нетрадиційні пошукові елементи, дозволяє пошук за декількома елементами одночасно, дозволяє різнобічно розкрити бібліотечний фонд, оперативно надавати необхідну бібліографічну інформацію за будь-якими відомими параметрам. Автоматизовану книговидачу починають із штрих-кодування примірників та читацьких квитків. Реєстрація користувачів. 4
Усі процеси, що стосуються обслуговування користувачів (замовлення, видача та повернення документів) здійснюються на основі персонального читацького квитка, який користувач отримує при реєстрації. Реєстрація користувачів, залежно від їх категорії, проходить по-різному. Подовження терміну користування документами Термін видачі може бути подовжено користувачем через ЕК або бібліотекарем у БД «Книговидача». При цьому визначаються такі моменти як: чи має дозвіл користувач на подовження; чи термін повернення не пізніший за уже подовжену дату повернення; чи не заблоковані видачі та інше. Заборгованість та провинності Основним кроком у роботі щодо виявлення заборгованості є блокування та посилання листів. Блокування – це відмітка, що проставляється в електронному формулярі. Блокування здійснюється за такі порушення правил користування: - брутальна поведінка, ігнорування зауважень, порушення тиші, псування бібліотечного майна (на 1 місяць); - спроба виносу книги: 1 раз – на 3 місяці, 2 рази – на 1 рік. Крім того, боржникам надсилаються електронні листи. Звіти щодо книговидачі. -
-
автоматизована книговидача дає змогу звітувати: про замовлення (за певними критеріями; терміни зберігання на бронеполиці, невиконані замовлення); про користувачів (списки користувачів за певними критеріями, контроль за терміном видачі, заборгованості); про примірники (складання списків за окремими критеріями: підвищеного попиту; список загублених книг). 5
Статистичний звіт дає цілісне уявлення про кількість книговидач, користувачів за певний період роботи. Отже, завдяки впровадженню комп’ютерних технологій, що створюють нові умови для доступу до інформаційних ресурсів, наукова бібліотека стає доступна широкому колу користувачів. Рівень бібліотеки визначається кількістю послуг, що може отримати її користувач. Запис студентів-першокурсників проводиться перед початком кожного навчального року з бази даних студентів системи управління навчальним процесом ВНЗ. Бібліотека при цьому створює електронний формуляр і генерує логін та пароль для кожного користувача (для доступу до свого електронного формуляра). Лише потім бібліотекар друкує читацький квиток. Логін та пароль – це штрих-код користувача (проставлений на читацькому квитку). Для викладачів та співробітників запис до бібліотеки відбувається стандартним шляхом. Тобто, бібліотекар реєструє нового читача в системі, вносить дані в електронний формуляр, робить фото, друкує пластиковий читацький квиток із штрихкодом. Сторонні відвідувачі (особи, які користуються 1-2 рази) отримують читацькі квитки спеціального зразка – так звані тимчасові. Реєстрація таких користувачів відбувається шляхом внесення особистої інформації в загальну Базу користувачів бібліотеки на один із тимчасових читацьких формулярів, який створюється у ній. Перереєстрація користувачів проводиться у різні терміни дії читацького квитка для різних категорій користувачів у різних бібліотеках по-різному. Разом з тим, у більшості бібліотек перереєстрацію проводять у такі строки: для бакалаврів – через 4 роки; для магістрів – через 2 роки; для аспірантів – через 3 роки; для викладачів та співробітників – щорічно; для сторонніх користувачів – за потребою. 6
Перереєстрація відбувається за зверненням, після закінчення терміну дії читацького квитка. При цьому вносяться відповідні зміни у формуляр. База користувачів бібліотеки базується на сукупності електронних формулярів окремих користувачів і відображає кількість, склад та основну інформацію про користувачів. Інформація про звільнених, відрахованих та випускників вилучається з бази через 2 роки (на основі відповідної причини вибуття, зазначеної у формулярі). Виняток становлять лише користувачі, які мають заборгованість. Інформація про них залишається в базі до повного розрахунку Електронний формуляр є основним джерелом інформації про користувача. Він містить персональні дані: дату народження, курс, факультет чи підрозділ і посаду викладачів та співробітників, адресу, телефон, права користувача, його статус, дату, до якої формуляр дійсний, дозволи на користування бібліотечними послугами, блокування і його причини, примітки та провинності. На основі бази користувачів відділів бібліотеки створюється єдиний формуляр для всіх підрозділів. Електронне замовлення є зручною послугою, що дозволяє замовляти необхідні документи будь-де та у будь-який час через ЕК. Термін виконання замовлення залежить від статусу примірника: замовлення на видання зі статусом «У читальній залі» виконується за 2 години, зі статусом «Два тижні», «Три місяці» - у межах доби. Виконане замовлення очікує на користувача на бронеполиці 3 дні. В цей час цей примірник не може видаватися нікому іншому. Друк замовлень відбувається у тому підрозділі, де знаходиться замовлений читачем документ. Замовлення можуть друкуватися в режимі реального часу відповідно до їхніх надходжень.
7
Коли користувач повертає документи і на них є черга, то друк замовлення наступному у черзі відбувається на локальному (одразу на місці повернення) або мережевому принтері. Система електронного оповіщення користувачів здійснюється двома способами: перший – користувач переглядає свій електронний формуляр; другий – користувач отримує інформацію через систему електронного оповіщення (листи). Якщо на час реєстрації у користувача немає поштової скриньки, але пізніше вона з’явилася, він може внести e-mail адресу до електронного формуляра. Вибір видів електронного оповіщення користувачів зумовлений багатьма факторами і здебільшого залежить від можливостей програми, якою ви користуєтеся .
Видача та повернення документів Термін видачі Термін користування документами визначається статусом кожного фізичного примірника («У читальній залі», «Тиждень», «Місяць», «Два тижні», «Три місяці» тощо) та за статусом користувача («Бакалавр», «Магістр», «Викладач» та інш.). При видачі документа враховуються терміни його видачі із врахуванням вихідних та святкових днів. Терміни видачі гнучкі і можуть змінюватися залежно від потреб бібліотеки. Видача У програмі можуть бути закладені різні типи обов’язкових перевірок, які будуть здійснюватися на різних етапах видачі: - при зчитуванні штрих-коду читацького квитка; - при видачі документів; - при зміні термінів видачі; - при подовженні терміну користування; - при видачі у читальній залі, тощо. 8
Безпосередньо при видачі бібліотекар може перевірити й іншу інформацію: - про читача (його права взяти примірник, закінчення терміну дії читацького квитка, заборгованість, блокування, ліміт видачі); - про примірник (можливості його видачі, наявність замовлень інших користувачів) та інші. Повернення Програма повернення також відповідає потребам бібліотеки. Наприклад, показує список замовлень на примірник, що повертається; друкує автоматично замовлення для повернутого примірника; відображає повідомлення про затримку повернення. Крім стандартних видачі та повернення документів, існують швидкі та офф - лайн книговидача та повернення
9
Література: 1. Авраева Ю. Время библиотечных инноваций / Ю. Авраева // Библиография. – № 4. – С. 59–61. 2. Бражникова С. Инновации в библиотеках: теоретические и методические аспекты / С. Бражникова // Библиография. – 2003. – № 4. – С. 35–47. 3. Добко Т. Інновації в системі бібліотечного сервісу / Т. Добко, Н. Каліберда, Т. Коваль // Бібліотечний вісник. – 2003. – № 6. – С. 13. 4. Качанова Е. Наука работать по-современному / Е. Ю. Качанова // Библиотека. – 2003. – № 5. – С. 6–8. 5. Костенко Л. Бібліотечні електронні інноваційні технології / Л. Костенко // Бібліотечний вісник. – 2003. – № 6. – С. 36. 6. Лигун Т. Вузы меняются и библиотеки меняются вместе с ними / Т. А. Лигун // Библиотечное дело. – 2003. – № 10. – С. 8–10. 7.Петрицька В. Бібліотека Хмельницького національного університету: здобутки, проблеми, перспективи / В. Петрицька // Бібліотечний форум України. – 2006. – № 1. – С. 29–33.
10