Sådan bekæmper du
”Death by PowerPoint” i din organisation
En introduktion til Visuel Præsentationsteknik af Claus Handberg
Når du skal præsentere
1
2 WWW.BRYDRAMMEN.DK
! A T FAK
Størstedelen af præsentationerne i din organisation er IKKE gode nok! Beviset for dette ser du, når du og dine kollegaer drager et kollektiv suk, når I bliver konfronteret med en uendelig række af slides, uanset hvad emnet for præsentationen er. Kort sagt, udsigten til endnu en PowerPointpræsentation fylder jer med skræk og fortvivlelse. Men det behøver ikke at være sådan. Mange har allerede indset værdien af at øge kvaliteten i deres formidling - og har høstet fordelene ved at bekæmpe middelmådigheden i deres PowerPointpræsentationer. Læs videre, hvis du virkelig ønsker at befri din organisation for kedelige præsentationer.
2
Bekæmp Death by PowerPoint
Introduktion Rundt omkring i organisationer spildes der enorme mængder af tid på at lave og derefter overvære dårlige præsentationer. Rigtig mange steder betragtes PowerPoint som en hæslig opfindelse og opgaven med at skabe salgs- og andre præsentationer gives til ”personen i marketing med teknisk snilde…”.
Lad os tage salgspræsentationen som et eksempel. Tag dig tid til at tænke over, hvor mange penge du har brugt på at nå til det punkt, hvor du stiller dig op og ’sælger’ dit budskab eller produkt. Der er mange omkostninger undervejs.
Problemet er at der investeres alt for lidt i den endelige præsentation og formidling til ’kunden’. Mødet med ’kunden’ – hvem de måtte være – er det kritiske ”moment of truth”, hvor dit produkt, dine salgsargumenter og din viden møder den eller dem, der skal overbevises.
Udvikling
Produkt forskning, design & test, test af marked, produkt branding og andre… Marketing
Reklame, markedsføring, e-mail marketing, telemarketing, messer - og listen fortsætter Menneskelig ressourcer
Løn, uddannelse, rekruttering og et væld af indirekte omkostninger
3
I denne korte guide får du tips til, hvordan du kan ændre kurven, og dermed bidrage til at øge effektiviteten og virkningen af dine egne og din organisations præsentationer.
Bekæmp Death by PowerPoint
Introduktion
? ? ? ? ?? ? ? ? ? ?
?
?
?
?
? ?
?
? ?
?
?
Hvordan gør du det bedre?? At ændre den måde, hvorpå du fremstiller og udviklinger dine præsentationer og slides, kan være en skræmmende opgave. Det er en proces – og som med alle andre dårlige vaner vil du støde på en modvilje til at ændre sig. Men forandringen er en nødvendighed, hvis du og din organisation vil væk fra at kede jeres modtagere ihjel med jeres PowerPoint præsentationer. For at hjælpe dig med at få din PowerPoint op på det niveau, den skal være, får du de 3 overordnede forbedringer, du kan bruge til at få mere ud af dine slides – her og nu!!
1 4
2 Bekæmp Death by PowerPoint
3
? ?
Tip #1 Sådan arbejder du med eksisterende præsentationer Skriv dit vigtigste budskab ned - hvad er det du ønsker at dit publikum skal huske, når du er færdig med fremlæggelsen? Sørg for at alle slides i præsentationen understøtter dette budskab.
Giv dine slides et syre-tjek - se på alle dine slides og fastsæt hvad den enkelte slides skal hjælpe dig (som formidler) med at kommunikere ud til dine modtagere.
Når du ved, hvad du vil med dine slides - udskriv 2 kopier af hvert
Hvis du spørger mig, hvad du skal gøre med en præsentation, der trænger til at blive løftet op på et højere niveau – så vil mit typiske svar være – start fra bunden med et blankt stykke papir. Når det er sagt , så er jeg også realistisk og erkender, at dette ikke altid er muligt. Du vil i mange situationer have brug for at arbejde med den præsentation, du har i øjeblikket . Så her kommer de 4 bedste råd til hvordan du reviderer og ændre din eksisterende PowerPoint præsentation.
5
- Udskriv en med ord på, og en hvor alle ordene er slettet. Nu forestiller du dig - hvor det er muligt at gøre det, hvad du vil sætte på de tomme slides i stedet for ord. Jo færre ord, jo bedre.
Præsenter for en kollega / ven / kæreste / manden nede fra bageren ... - og sørg for at de ændringer du har foretaget hjælper dig med at levere beskeden.
Ved at gøre disse 4 ting, kan du radikalt ændre en præsentation, og gøre den bedre at præsentere og bedre at lytte til.
Bekæmp Death by PowerPoint
'Kedeligt' forveksles fejlagtigt med 'seriøst' eller 'forretningsorienteret'
BRYD RAMMEN..! ”Bryd rammen” giver dig et værktøj til dine præsentationer, der både kan fungere som inspiration for den øvede, drejebog for dig der skal gøre de første erfaringer og opslagsværk for alle der har bogen stående på reolen. Bogens web-portal sikre at bogens kapitler løbende bliver holdt opdateret med ny inspiration, video guides, øvelser og inspirationskilder.
ktisk En pra ret e orient og jsb værktø
Med "Bryd rammen" får du....
Du får tjeklister, øvelser, skabeloner, eksempler og video guides - der alt sammen løbende bliver opdateret på web-portalen.
"Jeg finder meget inspiration i bogen og er allerede i gang med at lave om på min præsentationer, som jeg bruger i forbindelse med min undervisning i AV midler for kursister i Pædagogisk grundkursus i Falck." Vagn Wendel Sørensen - Falck
• Forklaringen på hvorfor visuel præsentations teknik er din vej til succes • Værktøjet til at ramme plet hos din målgruppe • Nøglen til at lave en indledning der fanger dit publikum fra første sekund • Hemmeligheden bag opmærksomhedsknapper og hvordan du bruger dem • 1-2-3 guide til at bygge dine helt egne slide temaer • Trin for trin anvisning til hvordan du finder, tilpasser og bruger billeder i din præsentation • Opskrift på hvordan du går fra "nervøs" til "fremragende”
www.brydrammen.dk/bryd
"Jeg er begyndt at anvende fremgangsmåden fra bogen, og det giver rigtig god mening! Det har givet nyt liv i mine foredrag, så det er kanon." Rikke Bech Skougaard - Hybjerghus Consulting
'Bryd Rammen' klædte mig på til at holde mit første, større foredrag. Bogen er én stor, veloplagt værktøjskasse - spækket med vejledninger, eksempler og henvisninger. Jeg kan varmt anbefale bogen til alle, der har brug for en drejebog til at få deres budskab igennem Merete van den Berg Kommunikationskonsulent
Tip #2 Når du kan starte fra bunden – den NYE præsentation
START HER….
1 // BUDSKABET
Alle dine præsentationer skal tage udgangspunkt ét sted – dit BUDSKAB. Betydningen af at have styr på dit budskab kan ikke undervurderes. Har du først styr på det, er du godt på vej til succes med din præsentation. Hvis ikke – vil du kludre rundt i resten af projektet. Så spørg dig selv – hvad er det, du forsøger at fortælle dit publikum? Og hvad er det, dit publikum er interesseret i at høre? Kan du svare på dette, har du det Hvis du opdager, at du laver noget der ikke bedste udgangspunkt for at levere en relevant understøtte dit budskab – Så har du IKKE præsentation. brug for det.
7
Bekæmp Death by PowerPoint
Tip #2 Når du kan starte fra bunden – den NYE præsentation 2 // INDHOLD
3 // VISUEL DESIGN
Når du har styr på dit budskab (og bemærk, at du stadig ikke har åbnet PowerPoint endnu!), skal du nu skabe det indhold og den historie, der skal til for at levere budskabet til din målgruppe.
Med dit budskab og historien på plads er du klar til at åbne PowerPoint. Men lad det nu endelig ikke løbe af med dig. Husk en simpel regel - simpelt er bedst..!
Ligesom de store Hollywood-studier, skal du lave et "storyboard" for din historie, som en del af din planlægning. Et storyboard giver dig mulighed for at se, forfine og justere indholdet og flow’et i præsentationen. På den måde sikrer du, at det passer til dit budskab og leverer det ønskede resultat. Storyboardet bruger du til at opbygge din fortælling – og du skal forholde dig til dette. Alt for mange præsentationer er en buffet af slides, der tydeligvis alt for hurtigt er sat sammen i tilfældig rækkefølge. Det er ikke fortælling - det er bare dovent ..! Skab en historie, du er sikker på vil levere dit budskab, og derefter, er du måske klar til at åbne den første tomme dias i PowerPoint ...
8
Brug gerne billeder (et billede siger mere end tusind ord ... ), men sørg for at de hænger sammen med dit budskab. Det skal ikke bare være pænt – fordi du kan Tænk igen på, hvad det er for et budskab du ønsker at formidle, og hvordan du bedst kan vise dette. For eksempel, hvis du skal beskrive en følelse. Det kan være meget svært at gøre med tekst. Brug i stedet et relevant billede og derefter kan du beskrive følelsen med dine egne ord. Præsentationer der er bygge fra bunden, baseret på disse 3 trin er utrolig effektive. Med et klart defineret budskab som fundament, giver du dig selv den bedste chance for at skabe en præsentation, der ikke kun vil få dit publikum til at sidde op og lytte, men som de også vil huske.
Bekæmp Death by PowerPoint
Er du i tvivl om din præsentation rammer den rigtige målgruppe? Kan du holde dem fanget gennem hele præsentationen? Har du et stærkt visuel design, der understøtter dit budbudskab? Få 20 minutters konstruktiv feedback du kan bruge til at videreudvikle og blive endnu skarpere på budskabet, kommunikationen og formidlingen af din PowerPoint præsentation.
Helt konkret… • • • •
giver jeg dig minimum 5 ting, du kan arbejde videre mere. får du svar på, om du faktisk rammer den målgruppe, som du håber på. får du af vide om din kommunikation er klar. får du svar på, om din PowerPoint præsentation er visuel indbydende, fængende og interessant. • får du svar på, hvilket umiddelbart indtryk jeg får, når jeg ser din salgspræsentation, virksomhedspræsentation, produktpræsentation.... eller hvad det nu er for en præsentationer du ønsker. • jeg sender dig din præsentation retur inkl. de justeringer du ser mig lave i videoen
20 m in i v ukt konstr video ck feedba
”Det var godt at kunne gennemgå min præsentation med en neutral udenforstående, der havde et andet udgangspunkt end et rent produktfagligt. Claus’ ekspertviden inden for præsentationer betød, at jeg fik en solid mur at spille bold op ad, og det gav både en rigtig god og professionel præsentation i sidste ende. Og ikke mindst gav det ro i maven, da jeg skulle på scene med materialet!" Torben S. Christensen - Unipak A/S
VIDEO FEEDBACK… www.brydrammen.dk/feedback FØR
EFTER
Tip #3 Panik..!! – når du kun har 30 minutter til din præsentation Kender du situationen - du har 30 minutter, til du skal aflevere din præsentation. Hvordan kan du gøre din præsentation bedre på så kort tid? Her er kommer mit bud: Fastsæt (én) årsag til, at du giver denne præsentation. Det lyder simpelt, men det er det ikke altid. Find din årsag og husk denne. Disse råd lyder måske ikke af meget - og 30 Skær fra – fjern 20% af dine slides i minutter er ikke lang tid. præsentationen. Typiske vil du have lyst til at Men det hjælper enormt for tilføje slides og ord, når du skal lave ændringer gennemslagskraften ikke bare at fokusere i de sidste minutter, det er menneskets natur. på præsentationen, men også fokusere dig Men gør det IKKE. Tag et kritisk gennemsyn som formidler – det vil give dit publikum en og trim dine slides, så du får mulighed for at at meget bedre oplevelse. sige mere og lade dit publikum læse mindre. Og lad os endelig i farten ikke glemme dig Som en del af dit gennemsyn skal du stille dig som formidler. I denne guide har jeg selv et enkelt spørgsmål med hver slide: fokuseret meget på dine slides, men husk at ”Hjælper den mig med at få mit budskab én stærk formidler er mere værd end ti igennem?” Støder du på slides der ikke smukt designede PowerPoint opfylder dette, så skrot dem. Det gælder også præsentationer. for slides du har sat ind, fordi de ser godt ud, er super sjove, er en fantastisk video… Ligesom du skal skal investere tid og Problemet er, at hvis den er så god, men ikke ressourcer i udviklingen af din præsentation understøtte din besked, så vil folk huske den – skal du også bruge tid og ressourcer på, sjove slide og ikke dit budskab. at dine egne kompetencer også er i top.
10
Bekæmp Death by PowerPoint
Hva’ så nu? De 3 råd i denne guide giver dig et rimeligt godt udgangspunkt til at forbedre dine præsentationer, uanset hvilken tidsramme du har at arbejde med. Selvom jeg naturligvis ikke vil anbefale dig kun at bruge 30 minutter - så er det dog stadig bedre and slet ikke at bruge noget tid på at optimere dine slides. Forhåbentlig vil du hurtigt opleve den store forskel det gør, når du investerer tid i din præsentation. Det er forsat en gåde, hvorfor så mange virksomheder ikke tillægger deres salgspræsentationer større værdi. Så meget hårdt arbejde går forud inden det personlige møde med ”kunden”, og den manglende investering i denne sidste fase er et meget svagt led i en ellers stærk kæde. Omkostningerne ved øget fokus på præsentationerne, opvejes i stor stil af effekten af en god præsentation. præsentationER Videoer Links til tips Download worksheets Bonus tips
WWW.BRYDRAMM
EN.DK
Vent ikke til i morgen – start allerede i dag med at lave nogle enkle ændringer i den måde, du sammensætte dine præsentationer, og du vil hurtig se en bemærkelsesværdig ændring i dine resultater. For mere information besøg Visus Publishing på:
WWW.BRYDRAMMEN.DK Eller skriv direkte til Claus Handberg på:
ch@visuspublishing.dk
Claus Handberg // VISUS PUBLISHING …rådgiver iværksættere, organisationer, foreningsledere og andre ildsjæle med noget på hjertet der har brug for at blive set, hørt og husket. Jeg er dybt og inderligt optaget af formidling og kommunikation mellem mennesker. Det er fantastisk at vise alle, der driver en forretning eller organisation, hvor nemt det er at skabe resultater uden det koster andet end omtanke og forberedelse.
ch@visuspublishing.dk
11
dk.linkedin.com/in/Handberg Bekæmp Death by PowerPoint
twitter.com/handberg7480
Livet er for kort ..! r e n o i t a t n e s æ r p e til ke delig
WWW.BRYDRAMMEN.DK Visus Publishing - Hybenvænget 5 7480 Vildbjerg - T: +45 3145 8200 - CVR: 32 81 33 64