Bryd rammen ebog pdf14 by Claus Handberg

BRYD RAMMEN Livet er for kort til kedelige prĂŚsentationer

BRYD RAMMEN - livet er for kort til kedelige prĂŚsentationer!

Claus Handberg

www.brydrammen.dk

Bryd rammen – livet er for kort til kedelige præsentationer! © Claus Handberg & Visus Publishing 2012 1. udgave, 1. oplag Omslag og illustrationer: Visus Publishing Omslagsfoto: crsan – christianholmer.com Bogen er sat med Palatino Linotype Trykt hos Scandinavian Book A/S, Aarhus Printet in Denmark 2012 ISBN 978-87-995085-0-1 (trykt udgave) ISBN 978-87-995085-1-8 (e-bog) www.brydrammen.dk

Alle rettigheder forbeholdes. Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af eller kopiering fra denne bog er kun tilladt i overensstemmelse med overenskomst mellem Undervisningsministeriet og Copydan. Enhver anden udnyttelse er uden forlagets skriftlige samtykke forbudt ifølge dansk lov om ophavsret. Undtaget herfra er korte uddrag til brug ved anmeldelser.

Visus Publishing Hybenvænget 5 7480 Vildbjerg e-mail: ch@visuspublishing.dk

Hold dig orienteret om nye titler fra Visus Publishing. Tilmeld dig forlagets nyhedsbrev på www.visuspublishing.dk.

www.brydrammen.dk

Indhold Indhold ......................................................................................... 1 Forord ........................................................................................... 3 0 Indledning ................................................................................. 5

FORBEREDELSE ..................................................... 10 1 Livet er for kort til kedelige præsentationer ....................... 11 2 Hvorfor er præsentationsteknik relevant? .......................... 15 3 Kan det betale sig? ................................................................. 21 4 Hvorfor sker det ikke allerede? ............................................ 26 5 Formidlingens grundlæggende elementer ......................... 39 6 Synliggør værdien i dit budskab.......................................... 43 7 PowerPoint eller Keynote – skal, skal ikke? ....................... 46 8 Bliv inspireret af de bedste ................................................... 53 9 Research – det handler om din viden .................................. 58 10 Du skal være relevant for din målgruppe! ....................... 68 11 Din målsætning og dit hovedbudskab .............................. 77 13 ”Der var engang …” ............................................................ 92 14 Mist ikke dit publikum undervejs ................................... 103 16 Pas på passionsgenet ......................................................... 115

FREMSTILLING ...................................................... 122 17 Slides, manuskript og handouts....................................... 123 18 Brug billeder … fordi det virker! ..................................... 133

www.brydrammen.dk 19 Bryd rammerne – skrot dine templates ........................... 137 20 Byg dine egne temaer … sådan! ........................................141 21 Farver – en vigtig del af designet......................................148 22 Valg af fonte.........................................................................154 23 Brug billeder ........................................................................163 24 Sådan finder og bruger du billeder ..................................167 25 Grafer, diagrammer, modeller og effekter ......................179 27 Rekvisitter gør din præsentation levende ....................... 194

FREMLÆGGELSE ................................................. 206 28 Dit publikum VIL reagere..................................................207 29 Når dit materiale er klar, skal du ØVE ............................ 215 31 Hvad gør du, når det alligevel går galt? .......................... 228 32 Bliver du også nervøs? ....................................................... 235 33 Du er på … NYD det! ......................................................... 245 34 Brug hele kroppen .............................................................. 250 35 Husk altid at fejre din succes.............................................256 36 Visuel præsentationsteknik – trin for trin ....................... 264 Epilog......................................................................................... 266 Litteratur ...................................................................................268

www.brydrammen.dk

Forord Formidling og præsentationsteknik er et fascinerende område. Det er en spændende cocktail, der indeholder en blanding

verdens

ældste

videnskab

moderne

teknologi. Verdens ældste videnskab er retorikken, der for ca. 2500 år siden blev formuleret i datidens Grækenland i et ønske om at kunne fremføre taler på en overbevisende måde. Retorikken kombineres med moderne teknologi, der i de seneste

årtier

har

overheadprojektorer

udviklet til

sig

computere

fra

lysbilleder

med

til

PowerPoint-

programmer. Netop nu hvor denne bog skrives, går iPad’en sin sejrsgang og åbner for nye måder at præsentere på. Samtidig giver de sociale medier dig mulighed for at bruge dit

præsentationsmateriale

nye

spændende

sammenhænge, og de giver dig mulighed for, at du kan få dit budskab spredt ud til endnu flere. Med PowerPoint er det blevet nemt at komme i gang med at lave en præsentation – lidt for nemt. For PowerPoint er et værktøj, på samme måde som en hammer og søm er det. Værktøjet kan bruges af alle, men resultatet, der kommer ud af det, er ofte meget forskelligt. Når det kommer til præsentationer, har du stadig brug for viden om, hvordan du skaber (og fastholder) interessen fra dit publikum. Denne bog handler bl.a. om, hvordan du

www.brydrammen.dk arbejder

med

strukturen

arkitekturen

dine

præsentationer. Du skal vide, hvordan du trænger igennem til dit publikum. Når du har styr på det, bliver PowerPoint (eller en anden præsentationsplatform) et ekstremt effektivt værktøj for dig i din stræben efter at nå dine mål. For enhver ildsjæl, der ønsker at få ”solgt” sin idé til nogen, er præsentationsteknik mere relevant end nogensinde. Behersker du de rette teknikker til formidling af din idé, og kan du præsentere på en fængende og klæbende måde, kan du virkelig gøre en forskel og lægge afstand til dine konkurrenter. Denne

bog

indeholder

perlerække

tips

inspirationskilder, der vil hjælpe dig til at bryde ud af de traditionelle rammer og starte din rejse mod bedre og mere inspirerende formidling. God fornøjelse!

Claus Handberg – facebook.com/SlideMarketing

www.brydrammen.dk

0 Indledning Det siges med et glimt i øjet, at hvis tre danskere mødes på et gadehjørne, vil de straks indkalde til en stiftende generalforsamling for at danne en forening. Nok en overdrivelse, men Danmark er kendt som et foreningsland fyldt med aktive ildsjæle, der brænder for noget. Organisationer, virksomheder og det danske samfund har brug for ildsjæle. De går med deres smittende engagement forrest, tænker nyt, betræder nye stier og tager ansvar. Men hvad er det, der gør, at denne type af mennesker formår at smitte andre med deres begejstring? Svaret er, at de passioneret er i stand til at formidle deres idéer og tanker til andre. De formår at sælge deres produkt! ”Jamen jeg sælger jo ikke noget!” Jo, du gør. Som ildsjæl og formidler er du sælger! Måske har du ikke et fysisk produkt, men grunden til at du vil præsentere noget er, at du ønsker at ”sælge” en idé, et koncept, en holdning eller et budskab. Dem, der sidder foran dig og lytter, er dine ”købere”, og din opgave er derfor at overbevise dem om, at de skal ”købe” det, du vil ”sælge”. Få fornøjelser i verden kan overgå at stå foran 100 mennesker, der sidder eller står i et lokale og ser på dig. Det skulle da lige være, når de slår hænderne sammen og klapper af dig, efter at du har formidlet dit budskab. Har du først prøvet dette sus én gang, vil du gerne prøve igen. Og

www.brydrammen.dk så betyder det mindre, om det sker i en sportshal i Kibæk eller på et femstjernet hotel i Cannes. Denne bog henvender sig til dig, der har brug for at kunne formidle dine budskaber effektivt og overbevisende. Hvorfor endnu en bog? Nye analyser viser, at antallet af præsentationer og personer der giver præsentationer bare stiger og stiger. Der stilles derfor stadig større krav til dig, hvis du vil have din præsentation til at brænde igennem, blive set, hørt og husket. De fleste af os oplever at skulle stå foran en forsamling af mennesker og skulle sige noget. Det er formidling – og din evne til at formidle – som afgør, om dit publikum modtager, forstår og husker det, du fortæller dem. Du (eller jeg) er ikke født ind i denne verden med et genetisk

givet

talent

for

levere

fremragende

præsentationer. Vi er nødt til at lære det gennem livet. Kun en meget lille del af det, der gør dig til en virkelig god formidler, er talent – langt størstedelen er benhårdt arbejde. At blive en fremragende formidler er med andre ord noget, der kan læres og trænes. Denne bog er skrevet som et værktøj til dig, der gerne løbende vil udvikle dine evner som formidler. Mit mål med at skrive denne bog er at få flere af dagligdagens formidlere (som dig) til at løfte niveauet på deres præsentationer. Til gavn for din egen udvikling, dit publikum, din virksomhed, forening og/eller organisation.

www.brydrammen.dk Bogen skal – gennem eksempler og guider – inspirere sådan en som dig til at træde op på ”scenen” og levere formidling af høj standard. Gennem bogens kapitler vil du blive introduceret til, hvordan du laver den gode præsentation. Bogen fungerer som en inspirationskilde, en drejebog og en værktøjskasse til alle, der gerne vil beherske kunsten at formidle. Du vil ikke altid have tid til at forberede og fremstille den perfekte præsentation. Af og til vil du blive bedt om her og nu at præsentere noget, du ikke vil kunne forberede dig på. Bryd rammen - livet er for kort til kedelige præsentationer! tager udgangspunkt

møder,

præsentationer

anden

formidling, hvor du har mulighed for at afsætte tid til at planlægge og forberede dig. I takt med at du bruger værktøjerne i denne bog, vil du opleve, at de også vil komme dig til gode i de situationer, hvor du ikke har mulighed for at planlægge og forberede dig. Der findes rigtig meget litteratur, der guider dig til bedre brug af PowerPoint, om hvordan du kan lære at beherske din nervøsitet, hvordan du arbejder med grafisk design, eller hvordan du vælger de rigtige ord. Denne bog er skrevet med henblik på at give dig et bredt helhedsbillede. Som et holistisk overblik af, hvad der kræves af dig for at bryde ud af den ordinære ramme og lave fremragende præsentationer.

www.brydrammen.dk Undervejs vil du blive henvist til kilder, som du kan dykke ned i, hvis du ønsker yderlig inspiration om det pågældende emne. Derudover er der til hvert kapitel et website med links fra bogen og relevant materiale, som løbende vil blive opdateret. Dette website er kun tilgængeligt for dig, der læser denne bog. Bogens kapitler er struktureret i tre afsnit, der er inspireret af den klassiske lære om retoriske appelformer. De tre afsnit er: Forberedelse: Her udvælger du gennem målgruppeanalyse og storyboards de rette argumenter, der vil gøre din præsentation relevant, inspirerende og overbevisende Fremstilling: Introducerer dig til arbejdet med slidedesign og brug af visuelle effekter, der vækker dit publikums sanser og følelser Fremlæggelse: Fokuserer på, hvordan du som formidler fremstiller dig selv og dit materiale, når du står på scenen foran publikum, hvordan du indleder, afrunder, afslutter og samler op på din præsentation

www.brydrammen.dk

Figur 0.1. Bogens opbygning. Du kan bruge bogen til generel inspiration ved at læse den fra ende til anden (og det håber jeg, du vil gøre første gang), men bogen fungerer også som et brugbart opslagsværktøj, som du løbende vil kunne vende tilbage til, når du sidder med en specifik præsentationsudfordring. Bøger og guides omkring præsentationsteknik indeholder ofte regler og anvisninger – det finder du også i denne bog. MEN jeg har én regel, der overskygger alle andre, og det er: Du skal have mod til at bryde reglerne. Bogen her er en drejebog og ikke en facitliste. Det er i sidste ende din evne til at tilpasse dig mine råd og min vejledning, der kan gøre dig til en fremragende formidler. Med det i baghovedet er du klar til at gå videre, blive klogere og bryde rammen for ordinære præsentationer.

www.brydrammen.dk

FORBEREDELSE

www.brydrammen.dk

1 Livet er for kort til kedelige præsentationer Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap1.html. At formidle budskaber gennem en præsentation er en alvorlig sag – ofte er der knyttet relativt store konsekvenser til, hvor godt budskabet bliver modtaget, forstået og husket. En god eller dårlig formidling af et budskab kan på dramatisk vis ændre udfaldet af din jobsamtale, kursen på din virksomheds aktier eller måske afgøre, hvem der bliver Danmarks næste statsminister. Men god formidling er også tæt knyttet til selve måden, det leveres på. En god præsentation kan sammenlignes med et show. Du skal kunne fange dit publikum med dit show. Du skal kunne fastholde dem og åbne deres øjne (ja, faktisk også deres hjerte og hjerne) for relevansen i dit budskab. Det kan da godt være, at du har ret, og det kan da godt være, at din idé er den bedste i dette århundrede, men hvis dit publikum ikke kan se det, fordi de er ved at kede sig ihjel, er det jo lige meget. En god præsentation er derfor en kombination af det, du vælger at sige, og måden du gør det på. Og helt ærlig – du kender det jo godt fra dig selv. Kedsomheden, der indfinder sig efter ganske kort tid, mens en formidler slynger bulletpoint efter bulletpoint op på skærmen. Din opmærksomhed forsvinder stille og roligt. Er

www.brydrammen.dk der mange i lokalet, sniger du dig måske lige til at tjekke emails, gå på Facebook eller LinkedIn på mobiltelefonen. Egentlig sidder du bare og stresser over de ting, du kunne have nået i stedet for. Din rationelle del af hjernen forsøger at forklare dig, at emnet for præsentationen er både interessant og relevant for dig, men formidleren (m/k) har bare slet ikke fat i dig. Fasthold dette billede for dit indre blik – og tænk så lige, hvis det er dit publikum, der har det sådan, næste gang du står og skal formidle et budskab, der er vigtigt for dig og dine mål i livet. Problemet er, at mange er bange for at træde ved siden af, når de tager formidlerens rolle. Faktisk viser statistikker, at de fleste er bange for overhovedet at tage rollen som formidler. For at være ”på den sikre side” vælger de derfor den kedelige fremgangsmetode – den, som alle andre også vælger.

”Kedeligt”

forveksles

med

”seriøst”

eller

”forretningsorienteret”. Sandheden er, at kedelig formidling keder dit publikum. Denne bog skal hjælpe dig til at bryde ud af vanerne og skabe en præsentation, der ikke forhindrer dit budskab i at blive modtaget – bare fordi du faldt i grøften og valgte en kedelig formidlingsmetode. Skab en fortælling Langt de fleste, der har prøvet at lave en præsentation (typisk med slides i PowerPoint), vil kunne nikke genkendende til, at langt størstedelen af forberedelsestiden – helt op mod 90 % – bruges på indholdet til dine slides, mens

www.brydrammen.dk de resterende 10 % bruges på, hvordan du har tænkt dig at fremføre dit budskab. Jeg har selv arbejdet på denne måde og indrømmer gerne, at det stadig kræver en aktiv indsats for mig at bryde ud af denne vane. Det er forkert prioriteret – lad mig prøve at illustrere med et eksempel. Tænk på en du kender. En, der virkelig kan fortælle historier – enten fra det virkelige liv eller selskabsvittigheder. Prøv så at forestille dig samme historie fortalt ved hjælp af traditionelle slides. Hvad sker der med historien? I mit hoved bliver den steril, og alt det, der gør den levende, når den fortælles rigtigt, risikerer at forsvinde. Den samme risiko løber du, når du går på scenen med dit gode budskab og et omfattende arsenal af slides på computeren. Du skal derfor væk fra at betragte dine slides som dit budskab. Du formidler budskabet, og dine slides skal blot være din digitale scenografi, der sikrer, at dine pointer bliver visuelt understøttet (meget mere om, hvordan du kan gøre dette, senere i bogen). Lad os bare blive enige om, at der jo heller ikke er nogen, der kun går i teateret for at kigge på scenografien. Det er personerne på scenen, der giver stykket liv. … Og ja, det betyder, at du IKKE kan, må eller skal bruge dine slides som manuskript! Det betyder også, at du skal begynde at betragte din præsentation som et teaterstykke eller en film. Kig på dit materiale, og find de steder, hvor tingene bliver lidt for

www.brydrammen.dk kedelige og søvndyssende. Forestil dig, at dit publikum sidder med en fjernbetjening i hånden. Din opgave er at sørge for, at de på intet tidspunkt får lyst til at zappe væk fra dig. Arbejd med dine afsnit, så de bliver levende, og hvis ikke du kan få dem gjort levende, så skær dem væk! Er du helt ny som formidler? Jamen, så tillykke, du har den fordel, at du ikke skal have afmonteret alle de ”dårlige” vaner, inden du er parat.

www.brydrammen.dk

2 Hvorfor er præsentationsteknik relevant? Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap2.html. Vi er alle sælgere. Om du vil det eller ej, handler din næste præsentation om at sælge noget. En idé, en adfærd, en holdning eller et produkt. I dit arbejdsliv vil du derfor ofte stå i situationer eller jobs, hvor du, foruden din faglige viden, skal kunne formidle dine tanker og idéer til andre på en måde, så de bliver fanget af budskabet og køber dine pointer. Det kan være ved møder, i salgssituationer, ved bestyrelsesarbejde, eller hvis du er leder for andre. Det er i dag ikke længere nok at have gode faglige kvalifikationer, du skal også være i stand til at tage ordet og få de øvrige i organisationen med på din idé. Samtidig vil du opleve, at du selv kommer i fokus og bliver synlig i din organisation, i dit netværk eller blandt dine kunder. Præsentationsteknik er en central kompetence, der vil hjælpe dig til at nå dine mål i livet. Uanset om det drejer sig om dine private- eller arbejdsmæssige mål. Du kender sikkert talemåden: ”Lad den bedste idé vinde.” Et glimrende princip, men sådan fungerer virkeligheden bare ikke. Hvis din idé vinder, er det fordi, du har præsenteret den godt og overbevist andre om, at din idé er den bedste.

www.brydrammen.dk Af og til hører man også nogen sige: ”Den her idé er så god, at den sælger sig selv!” Jeg vil ikke afvise, at det kan ske, men i 99,99 % af tilfældene kræver det, at nogen bearbejder idéen og gør den præsentabel, så andre også kan se det fantastiske i den. Derfor er præsentationsteknik relevant for dig – og for alle andre for den sags skyld. Præsentationsteknik drejer sig om at viderebringe din idé, viden, budskab eller erfaring til et publikum – og du skal helst gøre dette på en letforståelig og pædagogisk måde. Simpel teknik gør en forskel Langt hen ad vejen drejer det sig om, at du bruger din sunde fornuft og sætter dig i modtagernes sted, hvis du vil gøre en forskel. Teknikkerne kan læres, men som du vil se i denne bog, er det ofte detaljerne, der tæller. Selv en lille ændring i din måde at formidle på vil kunne vende et ”nej” til et ”ja”. På

YouTube

findes

kort

videoklip

lavet

purplefeather.co.uk, der smukt beskriver, hvilken betydning en lille ændring af dit budskab kan få. I videoen ser du en blind tigger, der sidder på gaden med sit skilt. På skiltet står der: ”I’m blind please help”. Filmen viser folk, der går forbi, uden at lægge særligt mærke til tiggeren. En ung dame stopper op og retter på teksten på skiltet, hvorefter mange stopper op og giver tiggeren mønter. På skiltet står nu: ”It’s a beautiful day and I can’t see it.” Samme budskab – to forskellige formuleringer – væsentlig forskellig effekt.

www.brydrammen.dk Vil du se klippet, kan du finde det på websiden til dette kapitel: www.brydrammen.dk/kap2.html. Overvind informationsflodbølgen Hvorfor stopper folk ikke op for at give den blinde mand penge? Det kan der være flere grunde til, men en af pointerne i denne sammenhæng er, at vi i dag bliver tæppebombet med budskaber hver dag, hvert minut, hvert sekund. Kun ved at tale til flere sanser – ører, øjne og hjerte – har du en chance for at få dit budskab igennem. Vores moderne netværkskultur overdænger os uafbrudt med nye informationer, og alligevel fanger vores hjerner så uendeligt få af dem. Det meste går blot ind ad det ene øre og ud af det andet. I bogen The Open Brand citeres 18-årige Colin for at sige: ”De fleste online-reklamer er bare helt igennem kedelige. Jeg kan træne mine øjne til ikke at se dem, hvis jeg vil. Det er ligesom, når min mor taler nogle gange, det er på nøjagtig samme måde. Jeg svarer: ”Ja, ja, ja”, men jeg hører egentlig ikke et ord af, hvad hun siger.” Colin – og mange andre som ham – har udviklet en evne til at

filtrere

kedelige

forbrugerbevægelse

budskaber har

opgjort,

fra. at

Den et

canadiske

menneske

Nordamerika rammes af ca. 5.000 marketingbudskaber i døgnet. Fra virksomheder, der forsøger at påvirke din og min adfærd. Selvom vi måske ikke når helt så højt op i Danmark, er tendensen helt sikkert den samme.

www.brydrammen.dk Dertil kommer, at du og jeg selv er med til at øge mængden af information. I Danmark anno 2010 har stort set alle en mobiltelefon (95 % iflg. Danmarks Statistik), og på den sender vi hver især i gennemsnit 2.000 sms’er om året. Vi sender i alt mere end 47 millioner e-mails til hinanden hver dag. Næsten hver anden udveksler information med hinanden via chat på internettet. Hver femte dansker mellem 16 og 34 år får informationer via podcasts – og mere end 2,2 millioner af os er aktive på et socialt netværk – primært på Facebook. Globalt viser videokanalen YouTube 2 milliarder videoklip hvert minut, og 35 timers nyt indhold bliver gjort tilgængeligt på tjenesten – hvert minut! Information og kommunikation bliver altså ikke alene skubbet ud mod os; vi trækker også selv massive mængder af information til os hver eneste dag. Ikke så mærkeligt, at det kan føles overvældende og næsten truende. Når vi mennesker føler os truet, udvikler vi noget, vi kan beskytte os selv med. Vi beskytter os selv fra flodbølgen af information ved at bruge filtre i hjernen til at blokere for nogle af de indtryk, vi modtager, ligesom Colin beskrev det. Jeg er sikker på, at uden denne evne til at filtrere i de budskaber, som dagligt rammer os, ville vi bukke under for flodbølgen af information. Det er disse filtre, der er udfordringen for dig, når du står med dit budskab, der skal præsenteres. Du har brug for at

www.brydrammen.dk trænge igennem disse filtre hos dit publikum. Det gøres ikke bare ved at bede folk om at slukke deres mobiler, smartphones, iPads og computere, når du går på scenen. Det kræver, at du løfter din formidling til et nyt niveau. Brug alle sanser En måde at slippe gennem hjernens filtre på er ved at bruge flere af publikums sanser. Du skal have flyttet dit publikum fra blot at ”downloade” dit budskab til at reflektere over, hvad dit budskab betyder for dem. Det drejer sig derfor for dig om at få dit publikum mentalt engageret, så de begynder at tænke: ”Det må jeg prøve af” eller ”Hvad nu, hvis jeg brugte det i min sammenhæng”. Det får dem ikke bare til at lytte gennem hele din præsentation, men øger også sandsynligheden for, at de vil aktivere den nye viden, du giver dem. Linda Greve beskriver i Den gode præsentation fire forskellige måder, hvorpå folk lærer og husker: De fire tilgange er: -

De auditive – en gruppe af personer, der lærer bedst ved at høre

De visuelle – en gruppe af personer, der lærer bedst gennem understøttende billeder

De verbale – en gruppe af personer, der lærer bedst, når de selv får lov til at formulere det, de skal lære/huske

www.brydrammen.dk -

De kinæstetiske/taktile – en gruppe af personer, der lærer bedst, når de får lov til at bevæge, røre, skrive, tegne m.m.

Som formidler skal du være klar over, at der blandt dit publikum (hver gang) sidder personer fra hver af de fire grupper. Det betyder også, at du bør aktivere så mange af de ovenstående sanser som muligt – og ikke blot tale til de auditive – for at få flest mulige blandt publikum engageret. Men pas på, at du ikke ender med et onemanshow, hvor du gøgler dig gennem præsentationen, fordi du bare vil have alle sanser i gang. Som god formidler forstår du at blande de fire tilgange på en måde, så de indgår naturligt. I de kommende kapitler vil du læse nærmere om nogle af de værktøjer, du kan tage i brug for at bruge alle sanser hos dit publikum.

www.brydrammen.dk

3 Kan det betale sig? Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap3.html. Det er for nylig anslået, at den tid, der er gået til spilde ved deltagelse i kedelige præsentationer i Storbritannien, alene har en værdi af ca. 78 milliarder danske kroner … årligt. Når vi samtidig kan se en vækst på 38 % i antallet af præsentationer fra 2009 til 2011, er det let at forestille sig, at dette tal vil vokse sig større. Det anslås, at der fremlægges mere end 30 millioner præsentationer hver eneste dag – og de fleste af dem er kedelige. Det er blevet sådan, at vi næsten automatisk krummer tæer og sætter hjernen på halv kraft, når vi ser en gå på scenen eller ind i et mødelokale for at hive PowerPoint frem på skærmen. Vi har set så mange kedelige PowerPointpræsentationer, at vi allerede frygter, at dette blot bliver endnu en til samlingen. Hvad enten det er fordi, vi ikke kan se meningen med budskabet, vi ikke forstår formidlerens pointer, eller vi bliver mentalt distraherede af det indhold, der er på skærmen, ja, så er det altså, fordi han eller hun ikke har forberedt sig på den rigtige måde (for jeg er sikker på, at der har været brugt tid på alle de præsentationer, der gives.). Sikke et spild af tid – og penge. Så svaret er ja! Det kan betale sig at sætte fokus på din evne til at formidle. For kvaliteten af den formidling, som du leverer, har afgørende betydning for, om du eller din

www.brydrammen.dk organisation har succes. I en rapport fra konsulenthuset Towers Watson kunne man i 2009 fastslå, at kommunikation – og dermed også præsentationer – er en afgørende faktor for forskellen imellem de gode og dårligt præsterende organisationer. Det er relativt let at se konsekvensen af en dårlig præsentation, hvis det f.eks. drejer sig om et salg eller en ordre, som du – på grund af dårlig formidling – går glip af. Men en lang række af de præsentationer, der gives hver dag, er ikke direkte koblet sammen med salg, men derfor kan de stadig koste dig mange penge. Leverer du ikke formidlingen i en ordentlig kvalitet, vil du opleve udskudte beslutninger, flere møder om samme emne, forespørgsler på yderligere information omkring emnet, forkerte beslutninger – alt sammen noget, der påvirker din mulighed for succes som selvstændig eller medlem af en organisation. Sæt tal på I en tid, hvor virksomheden og samfundet i den grad er blevet omkostningsbevidste, kan det undre, at dette spild af tid og penge får lov til at forsætte. Vi praktiserer Lean, organisationsreducerer og budgetoptimeringer, men ingen ser rigtigt ud til at interessere sig for at effektivisere måden, vi formidler viden til hinanden på. Har du brug for at overbevise dig selv eller andre om, hvorfor

det

kan

betale

sig

forbedre

dine

eller

organisationens evner i formidling, så prøv at opstille et

www.brydrammen.dk simpelt regnestykke. Sæt tal på, hvad de ”dårlige” præsentationer koster dig eller din organisation. Når du sætter konkrete tal på, gør det tingene mere håndgribelige

synlige

for

dig

eller

dine

beslutningstagere. Lad os prøve at se, hvad der bør indgå: -

Antallet af præsentationer, som du eller din organisation afvikler pr. uge. Husk, at alt skal med

Andelen af disse præsentationer, der ikke er i den nødvendige kvalitet. Typisk et sted imellem 25-40 %

Antallet af deltagere, der i gennemsnit er pr. præsentation

Den tid, der bruges pr. præsentation

De ekstra arbejdstimer, som en dårlig præsentation medfører i form af yderligere møder, yderligere research og dokumentation, flere møder m.m. Husk, at der ofte indgår flere personer i dette arbejde

Den gennemsnitlige løn (eller pris, hvis der er tale om eksterne kræfter) pr. time

Lad os prøve at lave et eksempel. Hvis der i en organisation bliver foretaget 280 præsentationer om året – hvilket bestemt ikke er noget højt tal (lidt mere end 1 om dagen). I denne organisation mangler lidt mindre end 1/3 del den nødvendige kvalitet (30 %) – hvilket svarer til 84 præsentationer om året, som kan forbedres. Antallet af personer pr. præsentation kan variere meget i forhold til, hvilken organisation eller type af formidling, du regner på. I dette eksempel anslår vi det til at være 4 personer, hvilket

www.brydrammen.dk svarer til, at 336 personer i løbet af året er udsat for en præsentation af for lav kvalitet. Vi anslår 45 minutter til at være den gennemsnitlige tid pr. præsentation. Det giver årligt 252 timer i møder med disse præsentationer. Men det er ikke kun tiden i mødelokalet, der spildes, for den dårlige kvalitet medfører, som nævnt, ekstra arbejde – her estimeret til 10 timer pr. præsentation. I alt har den manglende kvalitet i formidlingen i denne organisation kostet 1.092 timer.

Figur 3.1. Omkostninger ved ”dårlige” præsentationer. Hvad en time koster, kan også variere meget, men husk, at der ofte sidder beslutningstagere blandt publikum til disse præsentationer – og beslutningstagere er ofte i den højere ende af organisationernes (løn)hierarki. I dette eksempel anvender vi 500 kr. pr. time. Det giver en omkostning på 546.000 kr.

www.brydrammen.dk Prøv at lave regnestykket ud fra dine egne forudsætninger. Du vil blive overrasket over, hvor stort et tal, du rent faktisk kommer frem til. Prøv at forestille dig, hvor meget du kunne få ud af en sådan besparelse, hvis antallet af ”dårlige” præsentationer kan nedbringes. Du kan finde en skabelon til din beregning på www.brydrammen.dk/kap3.html. At du læser denne bog, indikerer, at du gerne vil træne dine egne evner for at opnå alle fordelene ved ovennævnte besparelser. Men den eller de organisationer, du indgår i, bør også tage træning af deres medlemmer alvorligt. Det er jo ikke fordi, folk i dag ikke ved, hvordan de kan klaske et par slides sammen ved hjælp af PowerPoint, men hvis ikke de bruger værktøjerne rigtigt, nytter det ikke meget. En vandrehistorie – jeg kender ikke dens oprindelse – fortæller

administrerende

direktør

økonomidirektør, der sidder og drøfter fremtiden for deres virksomhed. Økonomidirektøren spørger: ”Hvad nu, hvis vi investerer i udvikling af vores medarbejdere, og de så vælger at forlade virksomheden?” Den administrerende direktør svare: ”Hvad vil der ske, hvis vi ikke investerer i dem, og de bliver?” En simpel lille historie, men med en meget klar pointe – for som tallene ovenfor også klart viser, kan det betale sig at sætte fokus på evnen til at formidle.

www.brydrammen.dk

4 Hvorfor sker det ikke allerede? Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap4.html. Men hvis fordelene ved god visuel præsentationsteknik er så åbenlyse – så sker det vel allerede? Tja, det skulle man tro, men fakta viser (desværre) noget andet. Dave

Paradi

(www.thinkoutsidetheslide.com)

har

september 2011 foretaget en analyse, hvor han har spurgt mere end 600 personer, hvad de synes, er de tre mest irriterende ting ved PowerPoint-præsentationer. Og helt tydeligt er der stadig nogle klare problemer, der viser, at visuel præsentationsteknik endnu ikke er slået igennem som den almene måde at præsentere på. Analysen viser, at top 5-listen over irritationselementer er: -

Formidleren læser direkte op af sine slides – 73,8 %

Slides indeholder hele sætninger – 51,6 %

Teksten er for lille til at kunne læses – 48,1 %

Slides er svære at læse/se på grund af farve og kontrast – 34,0 %

Overkomplekse diagrammer og modeller – 26,0 %

Jeg vil tro, at dette er et problem, der vil blive mindre i takt med, at præsentationer bliver en mere og mere almindelig måde at formidle på. Men resultaterne fra Paradis analyse tyder ikke på dette. Besvarelserne viser, at næsten 43 % siger, at i mere end halvdelen af alle tilfælde lider

www.brydrammen.dk præsentationerne af en eller flere af de ovennævnte problemer, hvilket er en stigning på 39 % i forhold til den samme analyse, som Paradi lavede i 2009. Problemet bliver altså ikke mindre – men derimod større … Hvorfor gør vi ikke noget ved det? Vi vælger ”den lette vej” … Den amerikanske forfatter Ralph Waldo Emerson skulle engang have sagt: ”Det er en luksus at blive forstået.” Formidlere tager ofte det modsatte standpunkt, nemlig at det er en selvfølge at blive forstået. Problemet er, at Emerson har ret! Vi mennesker er genetisk programmeret til at lede efter ”den lette vej” til løsningen, og når det drejer sig om at formidle et budskab, er det letteste at tage udgangspunkt i sig selv. Derfor oplever du, at rigtig mange formidlere starter med et ”Hvem er jeg/vi”-afsnit. Ofte er dette fuldstændig ligegyldigt for publikum, der har taget sig tid til at komme og lytte. De vil bare gerne vide, hvilke problemer du kan løse for dem – og hvordan. I stedet for den lette vej skal du investere tid og energi i at sætte dig ind i publikums situation og behov (mere om dette senere i bogen) og i, hvordan du kan overbevise dem om, at du har løsningen på deres udfordring. “One size fits all” … Eller gør den? En anden klassisk problemstilling er, at formidleren ikke har udvalgt en målgruppe, der tales til. Som en slags misforstået høflighed forsøger du måske at behage alle i lokalet. Det

www.brydrammen.dk fører til ekstra information på dine slides – overkomplekse modeller, fordi du ønsker at få de sidste vinkler med. Og måske værst af alt: Du gør dine pointer pæne og uden kant for ikke at støde nogen. Resultat: en kedelig præsentation, hvor INGEN helt fik det, de kom efter. Du er nødt til at fokusere. Udvælg en målgruppe, og være tro mod dine egne pointer og holdninger. Hvis ikke du har dine holdninger og følelser involveret, vil dit materiale ikke have den kant, der skal til, for at gøre dig interessant. Vi bruger ikke den nødvendige tid … Formidling tager tid – og god formidling tager lidt længere tid. Endnu en gang skaber vores genetiske trang til at vælge den lette vej problemer for os. PowerPoint har med sine skabeloner og templates indbygget en fælde til fare for svage sjæle. For det er ALT for nemt at tro, at hvis blot du indsætter en overskrift og nogle bullet-punkter, så er du på vej imod god formidling. Resultatet er, som du kunne se af Paradis analyse, det stik modsatte. Analysens resultat viser også klart, at alt for mange præsentationer lider af ”informationsoverload”, som er et resultat af, at formidleren laver en 3-i-1-løsning for at spare tid. For som formidler har du brug for tre ting: et manuskript, en præsentation (til at understøtte dit budskab visuelt) og noget materiale, du kan give til deltagerne bagefter, og som de kan tage med hjem, til referatet og lignende.

www.brydrammen.dk Med 3-i-1-løsningen slår formidleren alle dokumenter sammen for på denne måde at spare tid i fremstillingen af præsentationen. Det resulterer i alt for meget tekst på de enkelte slides, fordi de skal kunne læses og forstås af udenforstående efter præsentationen – eller det resulterer i, at formidleren læser direkte op fra teksten, fordi det i virkeligheden var tekst til manuskriptet. I stedet for at beslutte hvilke informationer, der skal med i de tre forskellige typer af dokumenter, hældes det hele bare sammen i et sæt af slides. Handlingen retfærdiggøres ofte med, at ”så kan præsentationen sendes rundt på e-mail til dem, der ikke kunne være til stede”. Så i praktikkens hellige navn tager vi den lette vej og bruger ikke tid på at dele materialet op i tre dokumenter, der tjener hvert deres formål. Vi tror, at øvelse er for begyndere … Hvad enten dine slides er designet af dig selv eller af andre, er det et krav, at du skal kende dit materiale – og det gør du kun ved at øve. Det er en udbredt misforståelse, at præsentationer er noget, der kan klares på rygraden. Vælger du ikke at øve din præsentation med din specifikke målgruppe for øje, sker én af to ting: 1) Det bliver en dårlig præsentation, fordi du ender med at læse op fra dine slides og dermed mister respekten fra dit publikum

www.brydrammen.dk 2) Det bliver en kopi af, da du gav præsentationen sidste gang, uden at du har tilpasset den i forhold til det specifikke publikum eller den nye situation, du står i nu Når travle mænd som Steve Jobs og Barack Obama har insisteret på at finde tid til at øve deres taler – til trods for at de har præsenteret et utal af gange – så skal du også. Øvelse er ikke kun for begyndere. Vi tror ikke, at slidedesign udvikler sig … Ligesom alt andet udvikler måden vi designer slides på sig med tiden. En slags PowerPoint-evolution. Desværre har PowerPoint ikke formået at få deres templates til at følge med denne evolution, så vælger du at bruge disse templates, hænger du fast i måden, vi designede slides på tilbage i 1990erne. I dag er slidedesign i høj grad præget af frihed i formatet. Som et slags oprør mod de tusindvis af bullet-tunge slides, der har lignet hinanden så meget, at de er blevet til en standardvare. Vil du have dit budskab til at skille sig ud fra mængden, må du vide, hvor i evolutionen du er lige nu – og hvor du ønsker at bevæge dig hen. Slidedesign har gennemlevet fire faser: 

Slides som teleprompter



Slides som manuskriptnoter



Slides som grafisk redskab



Slides som visuel support

www.brydrammen.dk Se også min præsentation om evolutionen i slidedesign på www.brydrammen.dk/kap4.html

– her kan du også se

eksempler på slidedesign i de fire faser. Slides som teleprompter Som Paradis analyse tidligere viste, er der stadig formidlere, der bruger deres slides som en teleprompter og simpelthen bare læser højt, hvad der står på skærmen. Slides med sætninger skrevet fuldt ud, som hvis de skulle have været trykt i en bog. Sådanne slides kaldes også for ”tyskerslides”. Om det er den grundige tyske mentalitet, der er baggrunden for navnet, ved jeg ikke, men ”tysker-slides” er søvndyssende og nærmest det perfekte argument for IKKE at dukke op til præsentationen, for ”jeg kan jo bare læse slides bagefter …”. ”Tysker-slides” har et fundamentalt problem. Når folk læser, lytter de ikke, og dine slides bliver derfor en barriere i stedet for en hjælp til at få dit budskab igennem. Se eksempler på denne slidetype på www.brydrammen.dk/kap4.html. Slides som manuskriptnoter Næste fase i slidedesign-evolutionen er, når formidleren designer sine slides med henblik på at kunne bruge dem som sine egne stikord i stedet for et manuskript. En sådan liste af punktopstillede stikord er alt for unuanceret til at kunne fungere som support til dit budskab. Slidedesignet med denne type af korte bulletpoint-stikord kaldes også for ”Microsoft-slides”, da flere mener, at det er den typiske måde, der kommunikeres på fra chef til ansat i Microsoft.

www.brydrammen.dk Om det er helt rigtigt, ved jeg ikke, men faktum er, at Microsoft har udviklet PowerPoint-templates, der i høj grad lægger op til denne form for slidedesign. ”Microsoft-slides” virker dikterende og som ubegrundede påstande, der ikke står

til

diskussion

eller

behøver

nogen

form

for

argumentation, og ofte tjener de intet andet formål end at give formidleren de nødvendige stikord til at huske, hvad der skal nævnes. Se eksempler på denne slidetype på www.brydrammen.dk/kap4.html.

Slides som grafisk redskab På et tidspunkt i evolutionen opdager formidlerne de grafiske elementer og muligheder i PowerPoint. Det fører til tætpakkede

slides,

hvor

mængden

grafik

så

overvældende, at det forvirrer, mere end det gavner. Der er kort sagt tale om grafisk støj. Denne type af slidedesign kalder jeg for ”corporate slides”, hvor din organisation har besluttet sig for en fast template, som alle de PowerPoints, der udarbejdes i eller af organisationen, skal passes ind i (det kan også ske, selvom din organisation kun består af dig selv …). Slogans og logo er nu blevet til et fast grafisk element på ALLE slides i hele præsentationen, uanset om de gør noget for budskabet på den enkelte slide. Herefter presses cliparts af forskelligt design ind sammen med default PowerPoint-grafer. Selvom brugen af grafiske elementer er et skridt i den rigtige retning, bør du altid overveje hvert enkelt element, der tilføjes dine slides. Hver gang du tilføjer et element, tilføjer du samtidig også mere

www.brydrammen.dk kompleksitet for dit publikum. Husk, at det er dig, der formidler budskabet – ikke dine slides. Se eksempler på denne slidetype på www.brydrammen.dk/kap4.html. Slides som visuel support Mit håb med denne bog er at flytte flere formidlere ind i den fjerde fase, hvor slides bruges som visuel scenografi. Der findes fire personer, der i den grad har sat deres aftryk på denne fase. Du kan vælge at følge én eller en kombination af deres metoder – for som altid bør du se disse som en inspiration og ikke som en ubrydelig regel. De fire metoder er: -

Kawasaki-metoden

Zen-metoden

Takashi-metoden

Lessig-metoden

Herunder beskriver jeg kort de fire metoder og principperne bag

dem.

gennemgang

Nedenstående af

metoderne,

langt men

fra

det

en giver

komplet dig

fornemmelse af principperne, som vi vil bygge videre på gennem denne bog. Kawasaki-metoden Guy Kawasaki er manden bag denne metode (også kendt som 10-20-30-reglen). 10 slides på 20 minutter og ingen skriftstørrelser under 30. Kawasakis metode blev skabt som en hjælp til alle de (stakler), der har måttet sidde og lytte til

www.brydrammen.dk alt for mange alt for lange pitch-præsentationer fra potentielle leverandører og investeringsansøgere. Du tænker måske derfor, at denne metode ikke rigtigt kan anvendes til dit budskab. Men prøv lige at tænke over den situation, hvor du skal levere dit budskab. Kan du have fordel af at være kort og præcis? Ja, så er der noget at hente hos Kawasaki. Kawasakis opskrift på de ti emner, du skal dække med dine slides – hvis du f.eks. vil forklare en investor eller kunde om din idé – er: 1.

Problemet

Din løsning

Din forretningsmodel

Den bagvedliggende magi/teknologi

Marketing og salg

Markedet omkring dig / konkurrencen på markedet

Dit team

Budget, forecast og milepæle

Status og tidslinje

10. Resumé og ”næste skridt” De 20 minutter sikrer, at der er tid tilbage til at tage en dialog med dit publikum omkring det budskab, du netop har præsenteret, da alle nu kender princippet i din idé. Endelig sikrer din skriftstørrelse på minimum 30, at du ikke har skrevet alt, hvad du vil sige, ned på dine slides. Derved

www.brydrammen.dk undgår du et af problemerne, som nævnes i Paradis analyse, da det nu er umuligt udelukkede at læse op af dine slides. Vil du læse mere om Guy Kawasaki, kan jeg anbefale at følge ham på hans blog http://blog.guykawasaki.com. Se eksempler på denne slidetype på www.brydrammen.dk/kap4.html. Zen-metoden Denne metode indeholder ingen direkte regler eller retningslinjer i forhold til antal slides, fontstørrelser, tid eller hastighed.

Zen-metoden

handler

om mådeholdenhed,

enkelthed og et naturligt flow. Det handler om, at du som formidler

skal

frigøre

dig

fra

teksten

skabe

opmærksomhed omkring dine pointer. De enkelte slides indeholder ofte blot et enkelt ord eller billede. På en måde kan det sammenlignes med de gode gamle dage, hvor formidlingen skete med diasbilleder og et lysbilledeapparat. Det er en enkelt metode, men den stiller krav til, at du som formidler evner at binde dine slides sammen i en fortælling, og at du evner at holde den røde tråd igennem præsentationen. Steve Jobs, der generelt var kendt for at være en stor tilhænger af zen-filosofien, brugte i høj grad zen-metoden i sine fremragende produktpræsentationer for Apple. Måske kommer du ikke til at bygge hele din præsentation op omkring denne metode, men jeg vil stærkt anbefale, at du inddrager zen-elementer i dine slides.

www.brydrammen.dk Garr Reynolds er den mest kendte forfatter, der har beskrevet zen-metoden (og Steve Jobs’ måde at anvende den på). Jeg kan varmt anbefale hans bog Presentation Zen og hans blog om emnet: http://presentationzen.blogs.com. På www.brydrammen.dk/kap4.html kan du se, hvor du kan købe bogen. Her kan du også se eksempler på slides baseret på zen-design. Takashi-metoden Takashi bruger kun tekst, stor tekst … VIRKELIG STOR TEKST! Hans metode er, at han benytter ganske få karakterer på sine slides; sjældent mere end ti bogstaver eller tal. Målet er at bruge korte ord i stedet for længere og komplicerede sætninger. Metoden blev efter sigende opfundet, da Takashi selv skulle give en præsentation. På det tidspunkt havde han ikke kendskab til PowerPoint. Han havde

ingen

adgang

til

foto-

eller

avancerede

tegneprogrammer – så han var nødt til at basere sin præsentation på tekst. Han brugte derfor tid på at overveje, hvordan han kunne gøre sin tekst så præcis, fængende og visuel som mulig. Hans slides fremstod – på trods af at de udelukkende bestod af tekst – lette for publikum at afkode, og de understøttede de pointer, som han talte om. Takashi siger selv, at hans metode er designet til dem, der ikke er gode til at designe præsentationer. Jeg kunne tilføje, at metoden også er fremragende til de slides, hvor du ikke lige kan komme på et godt og sigende billede – eller hvis du er i tidsnød og ikke har mulighed for at afsætte tid til at arbejde med at finde billeder og andet visuelt materiale.

www.brydrammen.dk Se eksempler på denne slidetype på www.brydrammen.dk/kap4. Lessig-metoden I mange år har jeg arbejdet efter en tommelfinger regel, der siger: Afsæt 2 minutter pr. slide. Det vil sige, hvis jeg havde en time til min præsentation, måtte jeg maksimalt have 30 slides. Problemet er bare, at reglen ikke holder! Lad mig stille dig et spørgsmål. Hvad tager længst tid: En præsentation med ti slides, hvor du bruger to minutter pr. slide eller præsentation med tres slides, hvor du skifter slide hvert tyvende sekund? Svaret er naturligvis, at de begge tager tyve minutter. Men kan du virkelig nøjes med at bruge tyve sekunder pr. slide? Ja, det er juraprofessor Larry Lessig det bedste bevis på. Lessigs slides indeholder, som Takashis slides, ofte kun et enkelt ord, men han blander dem derudover med citater, billeder og andre visuelle elementer. Lessig formår at bladre gennem et par hundrede slides i løbet af en tyve minutter lang præsentation. Det siger sig selv, at det kræver, at du er perfekt synkroniseret i forholdet mellem hvad der er på skærmen, og hvad du siger. Det er en krævende metode, hvis du bruger den selvstændigt, som Lessig gør. Der er formodentlig ingen præsentationsbøger, der vil anbefale dig at bruge et par hundrede slides, hvoraf nogle kun er synlige i to sekunder, i en tyve minutter lang præsentation. Men Lessig er et bevis på, at det kan fungere.

www.brydrammen.dk Derfor vil du heller ikke i denne bog finde en regel for, hvor mange slides du skal have i din præsentation. Se et eksempel på Lessig i aktion på www.brydrammen.dk/kap4.html. Denne bog er ikke en direkte anbefaling af én af de fire visuelle metoder, som er beskrevet her. Derimod er jeg stærk fortaler

for at lade budskabet, publikum og

situationen, du skal formidle i, være afgørende for, hvordan du vil designe dine slides. De fire metoder indeholder hver især en række styrker. Vælg den metode – eller elementer fra dem alle – der passer bedst til det budskab, du skal formidle.

www.brydrammen.dk

5 Formidlingens grundlæggende elementer Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap5.html. Lad os prøve at tage tingen helt fra toppen. Hvorfor ønsker vi som udgangspunkt at formidle noget? Jo, vi har et budskab (det kunne være en idé, som nævnt i et af de tidligere afsnit), som vi gerne vil have overført fra en person (os selv) til den anden (publikum). Dette kaldes også for interpersonel

kommunikation

–

altså

kommunikation

mellem mennesker. I de gode gamle dage … Tidligere tog informations- og kommunikationsmodeller udgangspunkt i, at du som formidler – nærmest med kirurgisk præcision – kunne planlægge, hvad du ville formidle til hvem og hvornår. For derefter – som med en kanyle – at dosere dit budskab ind i hovederne på dit publikum. De ville så modtage budskabet og agere i henhold til din plan. Problemet med disse modeller og teorier er, at de betragter dit publikum som en passiv gruppe af modtagere, der nærmest forsvarsløst lader sig selv eksponere for formidlingen af budskaber. Måske er jeg ekstrem i min beskrivelse af de tidligere modeller, men faktum er, at denne måde at tænke på i dag er utilstrækkelig. Der eksisterer da også i dag langt mere raffinerede kommunikationsmodeller, men på trods af dette bliver et stort antal af de præsentationer, der afvikles

www.brydrammen.dk dagligt, stadig gennemført ud fra den tidligere tankegang. Mange

formidlere

tror

stadig,

hvis

budskab

kommunikeres (på skrift eller i tale) til et publikum, bliver det opfattet på den ønskede måde. Når det så alligevel ikke sker, er det de samme formidlere, der bliver dybt overraskede over ikke at have nået målet med formidlingen. Kend elementerne i spillet Hvis du betragter god præsentationsteknik som et spil, så bør du forstå de enkelte med- og modspillere i spillet og deres roller på banen. Spillet kan være komplekst med mange med- og modspillere, men i sin simple form omfatter formidling mindst følgende seks elementer: 1.

En meddelelse eller budskab. Oplysning, viden, inspiration i en eller anden form. Dette er årsagen til, at formidlingen overhovedet er nødvendig

En formidler. En, som ønsker at sende et budskab verbalt eller ikke-verbalt til en anden. Du er som formidler en afsender. Formidleren må vide, hvorfor budskabet er nødvendigt, og hvad målet er med formidlingen

Publikum. Nogen, som vil modtage en besked fra en anden person. Ofte vil der i de situationer, hvor du vil formidle, være flere modtagere på samme tid

www.brydrammen.dk 4.

Støj. Noget, der forstyrrer eller forårsager sletning, forvrængning

eller

misforstået

gentagelse

oplysningerne, der overføres 5.

Feedback. Både afsender og publikum afgiver hele tiden verbal og nonverbal feedback – gennem kommentarer, kropssprog eller stilhed. Du kan øge dine chancer for at få mere direkte feedback fra dit publikum ved at gå i dialog med dem gennem din formidling

Forståelse. Når dit publikum modtager dit budskab og tillægger det samme betydning, som du som afsender havde tiltænkt. Det kræver, at du har kendskab til dit publikum, og at dit budskab indeholder al den information, der er behov for

Fremragende kommunikation er derfor – i al sin enkelthed – evnen til at sende en besked fra en afsender til en modtager og genskabe budskabet i modtagerens hukommelse. Overalt, både hjemme og på arbejdet, hører man alt for ofte: ”Hvis det var det, du mente, hvorfor sagde du det så ikke?” eller ”Men det har du da aldrig sagt” i mere eller mindre aggressive tonefald. Begge udsagn er eksempler på, at budskabet ikke er blevet formidlet til modtageren på en måde eller et tidspunkt, der har gjort det muligt for ham/hende at modtage og forstå budskabet. Måske er det blevet modtaget og forstået, men kan nu ikke længere

www.brydrammen.dk huskes â&#x20AC;&#x201C; begge dele er forstyrrende for overdragelsen af en besked.

www.brydrammen.dk

6 Synliggør værdien i dit budskab Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap6.html. Du kender sikkert udmærket det gamle citat af Henry Ford om, at kunderne kan få deres bil i hvilken som helst farve, de ønsker – bare den skal være sort. Det er muligt, at Ford kunne slippe af sted med dette i de gode gamle dage, hvor han havde monopol på bilmarkedet, men behandler du dit publikum ud fra samme holdning i dag, holder du ikke længe som formidler. Valgmulighederne for dit publikum er i dag flere end nogensinde før, mens deres tid til at lytte er blevet den knappe faktor. Du må hurtigt få synliggjort, hvilken værdi de får ved at bruge deres sparsomme tid på at lytte til dig. Du skal levere værdi – ”What’s in it for me?” Du er i dag (som minimum) nødt til at levere den vare og det budskab, som dit publikum er mødt op for at høre. ”Betyder det, at jeg ikke længere bare kan bruge min standardpræsentation hver gang?” Det korte svar er: ”Ja, det betyder det.” Du behøver ikke at smide alt ud og starte forfra hver gang, men du slipper ikke for at tilpasse dit budskab til det publikum, du skal stå overfor netop i dag. Sæt dig ind i, hvorfor dit publikum møder op, og sørg for at levere i forhold til deres forventninger. Mange formidlere går på scenen med startreplikken: ”Jeg vil gerne fortælle jer om …” Det er ikke en god måde at starte på. For dit

www.brydrammen.dk publikum er i bund og grund ligeglade med, hvad du vil – de sidder jo og tænker: ”Hvad kan jeg få ud af at lytte til dig, og hvorfor skal jeg ofre min mentale energi på at lytte til dig de næste 45 minutter?” Så inden du går på scenen, må du hellere finde værdien i dit budskab for dit publikum. Når du har indkapslet værdien i dit budskab, så sig det højt fra starten af i din formidling – der er jo egentlig ingen grund til at gemme på det. Du kommer til at arbejde mere med din målsætning og dit publikum i de kommende kapitler. Me-mail og lilla køer … I en verden med alt for mange valgmuligheder og alt for lidt tid er det logiske valg at ignorere det almindelige. Kun ved at være anderledes har du en chance for at blive husket. Marketingguruen Seth Godin er et fremragende eksempel på en, der har synliggjort værdier i sine budskaber på en alt andet end almindelig måde. Hvis du aldrig har beskæftiget dig med begrebet ”What’s in it for me”, er Godin det helt rigtige sted at starte. På www.brydrammen.dk/kap6.html finder du en samling af Seth Godins bedste videoer og et link til hans blog. Her kan du høre ham tale om vigtigheden af at skille sig ud fra mængden. Du bliver også introduceret til hans berømte eksempler om Me-mail og Den Lilla Ko.

www.brydrammen.dk Relevans er lig med værdi Du har endnu en mulighed for at score nogle billige points fra starten af din præsentation. I de kommende kapitler vil du høre mere om, hvordan du forbereder dig på det publikum, du skal stå overfor, men i minutterne eller timen inden du skal stå over for dit publikum, kan du med fordel suge et par detaljer til dig, som gør dig superrelevant. Ved at være til stede sammen med dit publikum kan du lytte og observere dig til en nyttig viden. Personligt har jeg det bedst, hvis jeg kan være på stedet, hvor jeg skal levere min præsentation, en times tid inden. Bare det at være i salen, når publikum dukker op, eller høre deres spørgsmål og/eller afkode deres kropssprog under den præsentation, der kommer før min (hvis der er en sådan), er brugbart. Selv en kaffepause kan bruges til at opfange signaler omkring stemningen. Måske lyder det som lidt af en mundfuld, hvis det er første gang, du skal stå foran et publikum, men ret hurtigt vil du tilegne dig evnen til at gribe små signaler og få dem flettet ind i det budskab, du har forberedt – alt sammen er med til at øge din relevans og den opfattede værdi, du tilfører dit publikum.

www.brydrammen.dk

7 PowerPoint eller Keynote – skal, skal ikke? Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap7.html. Denne bog drejer sig i høj grad om, hvordan du kan bruge slides som dit primære redskab til at lave effektive visuelle præsentationer. Det betyder imidlertid IKKE, at slides altid er det rigtige valg for dit budskab. Bogens værktøjer er dog stadig

brugbare,

hvis

vælger

anden

præsentationsform end slides. For det drejer sig ikke om slides, men om dit indhold. I den forbindelse er der ingen regler, der siger, at du skal bruge PowerPoint. Faktisk har der i de seneste år været bevægelser, der taler for, at du skal holde dig langt væk fra slides og PowerPoint. For eksempel har man kunnet læse i New York Times, at General James N. Mattis fra det amerikanske marinekorps konkluderer, at et længerevarende misbrug af PowerPoint fører til dumhed: ”PowerPoint makes us stupid.” Der er ligefrem stiftet politiske protestpartier med det formål at forbyde brugen af PowerPoint, dog uden reel chance for at få politisk indflydelse, men nok nærmere som et succesfuldt mediestunt. Herhjemme har man kunnet læse indlæg, bl.a. på omatskrive.dk, hvor Per Salling skriver: ”PowerPoint er som sex: Det er kommet for at blive. Det kan dyrkes overalt; men

www.brydrammen.dk det anses almindeligvis for upassende at gøre det. Og så er det sjovere at gøre selv end at kigge på.” Så hvorfor overhovedet overveje at bruge slides – det kunne jo lyde som om, at det er den sikre vej til fiasko? Efter min bedste overbevisning er årsagen til denne negative omtale ikke slides eller PowerPoint i sig selv. Årsagen er en alt for udbredt brug af PowerPoint uden anden omtanke end: ”Hvis bare jeg laver 10 slides omkring emnet, så går det nok!” Det er kort sagt ikke slides, der skal forbydes – men misbrugen af disse. Du må jo heller ikke købe en riffel uden våbentilladelse – så hvorfor lader vi det være op til folk uden forstand på præsentationer at fremstille slides? Det er alt for let at lade sig friste af, hvor let PowerPoint leder (eller tvinger) dig til at indsætte titler og bulletpoints i programmets default-skabeloner. Det er også for let at lade sig forskrække af en tom plads på en slide og straks indsætte en prædefineret clipart-figur fra Microsoft eller et hurtigt diagram for lige at få det hele til at se lidt mere professionelt ud … Virker noget af det bare lidt bekendt? Med andre ord: Hvis du tror, at et dårligt disponeret indhold kan peppes op med en omgang slides, er du bagud på point fra

starten

af.

Det er

problem,

hvis

præsentationen i realiteten erstatter din fremlæggelse i stedet for at supplere den. Når dine slides bliver hovedsagen, og din egen rolle bliver reduceret til at

www.brydrammen.dk kommentere flimmershowet på den hvide væg, så er den gal, helt gal. PowerPoint eller Keynote? Et ligegyldigt spørgsmål Netop fordi det ikke drejer sig om slides eller ej (men om måden, du bruger dine slides på), er jeg heller ikke tilhænger af den religionskrig, der udkæmpes imellem brugerne af henholdsvis Microsofts PowerPoint og Apples Keynote. Og jo, jeg er udmærket klar over, at der er forskel på de to programmer. Er du interesseret i disse, vil jeg foreslå, at du tager et kig på en vældig pædagogisk infographic fra cursorgaze.com, som beskriver de to typer af programmer fra deres oprindelse i henholdsvis 1987 og 2003. Du finder grafikken

på

http://cursorgaze.com/?p=955

på

www.brydrammen.dk/kap7.html. Af samme grafik ses det også, at PowerPoint stadig klart er det mest udbredte program – noget du selvfølgelig er nødt til at overveje, hvis du planlægger, at dine slides skal kunne afvikles fra andre computere end din egen. Jeg har i januar 2012 gennemført en analyse, der bekræfter PowerPoints dominans på markedet. Hele 81 % angiver PowerPoint som deres foretrukne præsentationsværktøj. Er du interesseret i at se hele

analyseresultatet,

kan du finde

det

på

brugerne

www.brydrammen.dk/kap7.html. Langt

mere

interessant

det,

når

slideshare.com stemmer om, hvilke præsentationer der er de

www.brydrammen.dk absolut bedste på SlideShare. Her ligger Keynote-brugerne i top. Kun ca. 2 % af alle præsentationerne, der findes på SlideShare, er lavet med Keynote-software, men hele 16 % af de udvalgte toppræsentationer er lavet i Keynote – en klar overrepræsentation. Er det så, fordi Keynote og Mac er en bedre løsning? Jeg er stor fan af Apple, men jeg tror faktisk ikke, at forklaringen ligger i hverken software eller hardware. Jeg tror, at svaret ligger i indhold, og måden dette bliver fremstillet på. Det er et

faktum,

Apple-brugere

mere

visuelt

designorienteret end pc-brugere – og det er det, der gør forskellen. Flere opfatter den visuelle præsentation som interessant og relevant. Fordi den brænder sig fast, ender den også med at få flere stemmer. Den visuelle vinder! Husk på, at et af målene med din præsentation er, at publikum skal huske dit budskab. Ikke bare imens du præsenterer, men også efter at du har forladt lokalet. Hvis din præsentation udelukkende henvender sig til den sproglige del (processor) af hjernen, er du på vej til at kede dit publikum ihjel. John Medina beskriver i Brain Rules, hvordan du kun opnår ca. 10 % genkendelse af dit budskab, hvis du udelukkende baserer den på tekst og tale. (se figur 7.1. herunder).

www.brydrammen.dk Hvis du udelukkende baserer din præsentation på et visuelt input – det vil sige på en billedserie eller en video uden tale – forøges dit budskabs genkendelse med en faktor tre. Men den virkelige forøgelse opnår du i dine præsentationer, når du kombinerer brugen af visuelle og sproglige elementer. Effekten opnås, fordi du aktiverer både det sproglige og det visuelle center i hjernen og på denne måde – billedligt talt – arbejder med to processorer i stedet for kun en. Op til seks gange større genkendelse, end hvis du blot formidlede til den sproglige del af hjernen.

Figur 7.1. Forøgelse af budskabsgenkendelighed (John Medina: Brain Rules). Der er endnu en faktor, der spiller ind i forhold til, hvor effektivt dine slides virker på publikum. Den gemmer sig i måden, du vælger at designe dine slides på. Det er bevist, at der er en sammenhæng imellem, hvordan du designer dine

www.brydrammen.dk slides, og publikums evne til at huske pointer fra dit budskab. Du skal holde dit design simpelt og med fokus på ét budskab ad gangen. Tænk gerne på denne måde: Design dine slides som Google – ikke som Yahoo. Se figur 7.2. herunder.

Figur 7.2. Design dine slides som Google – ikke som Yahoo. Som figur 7.2. viser, er det langt nemmere for dit publikum at huske pointerne fra slides med et enkelt design. Studier viser, at op mod dobbelt så mange pointer huskes, når designet holdes simpelt og med ét budskab. Vær ikke bange for at bruge flere slides for at dække alle dine pointer. Der er langt større chancer for, at pointerne huskes, hvis du deler dem ud på en serie af slides, frem for at presse det hele ned på én. Så det du har som et enkelt

www.brydrammen.dk omr책de i dit storyboard, kan let blive til flere slides i dit endelige materiale.

www.brydrammen.dk

8 Bliv inspireret af de bedste Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap8.html. Vi har alle brug for inspiration, derfor har vi helte, idoler og folk, vi ser op til. Fodboldspillere i hele verden har deres øjne rettet mod Lionel Messi, og de studerer nøje, hvilke finter og tekniske mirakler, den lille troldmand kan udrette. Imens de (måske i smug) forsøger at kopiere hans bevægelser, næste gang de er i nærheden af en fodbold. Men hvor går du hen som formidler og finder din inspiration? Hvor finder du gnisten til at kaste dig ud i arbejdet med din næste præsentation? Internettet har gjort det hele meget nemmere. Herunder kommer der et par bud på, hvor jeg henter min inspiration. Der er helt sikkert også noget for dig – uanset om du har 2 minutter eller 2 timer. Apple = Steve Jobs Personligt er jeg vild med Apple, deres produkter og deres (afdøde) stifter Steve Jobs – så er det sagt! Men jeg er ikke den eneste. Hvis du spørger danske og internationale topledere om at nævne førende formidlere, bliver Steve Jobs nævnt meget ofte. Folk lå gerne i kø i dagene op til Jobs’ åbningstaler på Apples Mac World-konferencer – bare for at være sikre på at få gode pladser. Hvad var det, der gjorde Steve Jobs til så stærk en formidler? Først og fremmest tror jeg på, at det, der gjorde

www.brydrammen.dk en kæmpe forskel, var, at publikum kunne mærke, at han brændte for sit budskab. Han var dybt (næsten sygeligt) passioneret, når han gik på scenen, og så havde han en tendens til at overraske folk. Passion smitter, og det er et af dine stærkeste kort som formidler, når du vil nå helt ud til dit publikum. Når Steve Jobs gik på scenen, solgte han drømme og passion – ikke elektronik og computere. Ved at vinkle sine budskaber, så de ikke direkte handlede om tekniske produktspecifikationer, appellerede han til publikums hjerter førend til deres hjerne. Denne emotionelle appel opnåede han ved ikke at gribe fat i den åbenlyse beskrivende formidling af budskabet, men i stedet for ved at tale om de fordele, publikum kunne opnå. Jeg hører til blandt dem, der mener, at Jobs på mange måder var nytænkende, men at hans evner som formidler byggede på nogle klassiske virkemidler. Som f.eks. når han i sine præsentationer introducerede en helt og en skurk. Ikke overraskende er Apples nye produkt i denne sammenhæng helten, og de konkurrerende produkter er skurken. Skurken repræsenterer problemer for kunden (som ofte også er publikum), mens helten nu kommer på banen og løser disse problemer for kunderne. En klassisk disciplin inden for formidling, der kendes helt tilbage fra vandrehistorier og eventyrgenren. En anden af Apples styrker er deres evne til at erstatte produktspecifikationer med kundefordele. Som f.eks. da de

www.brydrammen.dk lancerede deres iPod. Her var der flere produkter på banen på samme tid, og et mindre kapløb om megabytes og hukommelsesstørrelse lå lige for. Apple gik ikke ud med deres iPod og talte om megabyte; de lancerede i stedet for produktet under overskriften ”1000 sange i din lomme”. Det fantastiske i denne overskrift er, at den gør noget superteknisk – nemlig megabytes – til noget, vi alle kan forholde os til. For det er præcis det, som det drejer sig om for kunden. Hvor mange sange kan jeg have med, og 1000 virker nok som rigeligt for de fleste – måske ligefrem overvældende. Denne evne til at tage dit budskab og sætte det ind i en relevant sammenhæng for dit publikum er endnu et stærkt virkemiddel – især når man gør det så godt, som Apple gør. Har du fået lyst til at blive inspireret af Steve Jobs, på samme måde som jeg er blevet det, så er der god mulighed for at opleve, hvad det var, han gjorde så godt. På YouTube findes der mere end 77.000 klip med eller om ham. Jeg kan også anbefale, at du kigger nærmere på Carmine Gallo, der har studeret Jobs’ teknikker og giver gode råd om, hvordan du kan tilegne dig nogle af de samme teknikker. Gallo har et inspirerende klip på YouTube: ”Sell Your Ideas the

Steve

Jobs

Way”,

som

www.brydrammen.dk/kap8.html.

finder

på

www.brydrammen.dk SlideShare – dit nye YouTube Hvis du ikke allerede kender til websitet slideshare.com, så er det på tide, at du klikker forbi. SlideShare har udviklet sig til at være en fantastisk database med præsentationer – nærmest

betragte

som

slags

YouTube

med

præsentationer. Flere og flere passionerede formidlere og organisationer er begyndt at lægge officielle og inspirerende præsentationer online. Alt sammen er frit tilgængeligt for dig og lige til at sidde at bladre igennem i ro og fred. Hvad enten du er ny eller kender til SlideShare, så kan jeg stærkt anbefale dig at se deres rapport om præsentationer i 2010. Denne præsentation indeholder også en top 5-liste over de præsentationer, de har kåret som de bedste fra 2010, og som du kan klikke dig videre ind på. Her er der et par virkeligt gode eksempler på brug af kreative illustrationer. Find præsentationen på www.brydrammen.dk/kap8.html. Du skal dog være opmærksom på én ting, når du henter inspiration fra SlideShare. Præsentationerne er lavet til at fungere uden en formidler. Det betyder, at der vil være mere tekst på de eksempler, du finder på SlideShare, end jeg vil anbefale, at du bruger til en traditionel formidling. Men når det er sagt, så er der rigtig meget god inspiration at hente. Bøger og magasiner Når det handler om at samle inspiration, så virker bøger altså stadigvæk rigtig godt. Jeg har derfor på hjemmesiden til dette kapitel samlet en liste med de bøger, som jeg selv har haft stor nytte af som inspirationskilde. Jeg opdaterer

www.brydrammen.dk løbende listen, men der er et par bøger, jeg gerne vil nævne her, da jeg ikke mener, at du som formidler kan komme uden om at læse dem: -

Made to stick – Chip & Dan Heath

Presentation Zen – Garr Reynolds

slide:ology – Nancy Duarte

Brain Rules – John Medina

Udover bøgerne bruger jeg magasiner og tryksager som inspiration til at arbejde med mit visuelle udtryk. Jeg ser især på måden, de bruger overskrifter, farver og fonte på. Synes du ikke lige, at du har råd til at købe hele hylden af magasiner i din lokale kiosk, så kan jeg varmt anbefale dig at kigge forbi deres elektroniske udgave, som du finder på http://issuu.com/. En anden inspirationskilde, som jeg har haft stor glæde af, er en side – og ikke mindst sidens nyhedsbrev – der hedder From up North (http://www.fromupnorth.com/). Herfra modtager jeg løbende utroligt smukke, udfordrende og provokerende billeder og illustrationer. For mig er det en let måde løbende at blive inspireret til brug af farve, fonte og billeder på.

www.brydrammen.dk

9 Research – det handler om din viden Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap9.html. Inspirationen har forhåbentlig tændt gnisten hos dig, for nu skal du til at arbejde målrettet med dit budskab og din formidling. Det hele begynder med din research. Research handler om, at du skaffer dig en konkret viden om det, du vil præsentere. Det kan være viden om faktuelle forhold, citater, analyser, artikler, blogs eller bøger omkring emnet. Du skal lade dig inspirere af din research – og den kan give dig spændende vinkler på dit budskab. Ofte sker det, at den indre ildsjæl løber af med dig, så du synes, at dit publikum ikke skal snydes for alle de fakta, data, teser og holdninger, du er stødt på undervejs. Du synes, det hele er rasende spændende (og det er det helt sikkert også!), så du tager alle mellemregningerne med i din præsentation. Det ender desværre ofte med at være temmelig kedeligt for modtageren at lytte til i længden. Vi glemmer nemlig én ting: Vi skal først åbne publikums øjne – de skal se, at de mangler den viden, vi besidder, inden vi giver den til dem. Kunsten ved researchfasen er at tage budskabet, få det bredt ud og indsamle yderligere viden, for så igen at få det hele kogt ned til konkrete, skarpe pointer. Specielt den sidste del, hvor du ikke indsamler mere viden, men koger dit materiale ned, er utrolig vigtig – ellers risikerer du at blive ved og ved med at indsamle viden, fordi der er så meget at grave frem.

www.brydrammen.dk Hvornår og hvordan begynder jeg min research? Når du får din idé, eller bliver bedt om at præsentere noget for nogen, så gå i gang, lige efter at du har sagt ja til opgaven. Tag et blankt stykke papir (fysisk eller på computeren), og begynd så at skrive dine umiddelbare tanker ned. Forsæt så længe, du har noget, der er værd at notere ned. På denne måde får du fastholdt dine første idéer til, hvordan du kan formidle dit budskab, imens du stadig er motiveret over selve opfordringen om at præsentere noget. Din hjerne er nu begyndt på opgaven og vil i det ubevidste forsætte med at arbejde med opgaven, både når du sover, og når du laver noget helt andet. Personligt sørger jeg altid for at have min lille notesbog på mig – eller lige i nærheden – i tilfælde af, at jeg pludselig finder en ny vinkel eller får en lys idé. Du kan også bruge en diktafon eller din smartphone, hvis det virker bedre for dig. Strukturér din indsamling Du kan lave en struktur til din indsamling, inden du kaster dig ud i at indsamle den konkrete viden. Stil dig selv tre enkle spørgsmål til emnet: -

Hvad ved du om emnet?

Hvilke formodninger har du allerede?

Hvad ved du absolut intet om?

Det siger sig selv, at de ting, du allerede ved meget om, skal du ikke bruge tid på at researche yderligere. Derimod skal du afsætte det meste af din tid til at researche de ting, du absolut intet ved om.

www.brydrammen.dk Et andet godt råd er at begynde med det lette først – og nej, det er ikke det samme, som at springe over, hvor gærdet er lavest. Begynder du med den research, der er lettest for dig, vil du føle fremdrift, og det vil fjerne din eventuelle frustration over ikke at være kommet i gang. Når du føler fremskridt i din research, giver det dig en tilfredsstillelse og en motivation til at tage fat på de områder, der kræver en større indsats fra din side. Personligt har jeg svært ved at lade spændende viden ligge, så jeg opretter gerne et ekstra dokument, hvor jeg gemmer den viden, som ikke skal bruges til den konkrete opgave, jeg arbejder på lige nu. Det er, som om jeg har lettere ved at slippe det, når jeg ved, at det ligger gemt på computeren til en anden god gang. Hvor leder du efter viden? Det er nok ikke nødvendigt at nævne, at internettet er et oplagt sted for dig at researche – og med din liste af nøgleord er det jo lige til at gå i gang med at google emnet. Tusindvis af sider, artikler m.m. vælter direkte ind på din skærm. Men husk kun at fokusere på det, du har behov for at vide mere om, for du kan let komme til at bruge alt for meget tid på research. Strækker din researchperiode sig over længere tid, eller er dit budskab noget, du regner med at skulle præsentere igen og igen, så vil jeg varmt anbefale dig at oprette en eller flere Google Alerts. Google Alerts holder øje med, om der bliver publiceret nye sider med relevante emner for dig. Du går ind på http://www.google.com/alerts og angiver det eller de

www.brydrammen.dk nøgleord, du gerne vil have Google til at finde for dig. Herefter modtager du løbende e-mails i din indbakke, når der kommer nye artikler om det emne, du har efterspurgt. Google Alerts er et utrolig godt værktøj til løbende at holde sig opdateret – og hvorfor ikke lade Google gøre arbejdet for sig? Men

glem

heller

ikke

traditionelle

kilder

til

informationssøgning. Undersøg om der findes bøger eller fagblade inden for dit emne, som du med fordel kan læse og sætte dig ind i. Noget så ”gammeldags” som en tur på dit lokale bibliotek kan vise sig at være en rigtig god investering – sæt gerne tid af til at udforske reolerne omkring lige netop den bog, du kom efter. Endelig har du med internettet også en spændende og yderst relevant mulighed for selv at tilegne dig helt ny og nyttig viden. Lav for eksempel elektroniske spørgeskemaer, hvor du kan samle ny viden om dit emne. Publicér spørgeskemaet på din hjemmeside, din blog eller din Facebook-profil, og få så samlet forskellige brugbare svar ind. Du får ikke et resultat, der kan opnå samme troværdighed som et svar fra Danmarks Statistik, Gallup eller et andet stort analyseinstitut, men derfor kan dine analyseresultater sagtens bruges som en del af din egen argumentation. Specielt hvis du kan henvise til, at svarene kommer fra en gruppe, der ligner dit publikum, din kundegruppe eller dine medarbejdere. Undersøgelser (surveys og quickpolls) kan sættes op og publiceres på for eksempel www.polldaddy.com eller

www.brydrammen.dk www.surveymonkey.com (den danske version finder du på http://da.surveymonkey.com). Tag dig tid til at finde ud af, hvad de helt rigtige spørgsmål er, og formulér dem neutralt, så dine data ikke bliver ”farvede” af dine egne holdninger. Når dit skema er publiceret, skal du lave reklame for skemaet. Invitér for eksempel dine venner på Facebook, Twitter eller LinkedIn til at give dig deres svar på dine spørgsmål. På denne måde kan du skabe en helt unik viden, som dit publikum ikke kender i forvejen, og som de kun kan få fra dig. Husk: Research er også billeder I din søgen efter brugbar viden vil du også støde på gode illustrationer, modeller eller billeder, som du kan bruge i formidlingen af dit budskab. Men i kampens hede kan du også let komme til at glemme helt grundlæggende ting i din indsamling af viden. Måske tager du for eksempel et hurtigt screendump af billedet, og senere kan du ikke huske, hvor du fandt billedet, eller hvem du skal rette henvendelse til i forhold til rettigheder. Gør det til en fast regel, at du planlægger, hvordan du gemmer dit billedmateriale. Gem f.eks. billedet i en udvalgt billedmappe, eller brug et billedprogram som for eksempel iPhoto (Mac). Her kan du nemt tilføje data til dit billede. Giv billedet et præcist og genkendeligt navn, tilføj hvor du mener, billedet kan være relevant for dig, angiv kilden til billedet samt eventuelle oplysninger omkring copyright. På

www.brydrammen.dk denne måde opbygger du dit helt eget, målrettede fotoarkiv, som du nemt kan trække på, når din endelige præsentation skal laves. “Things That Make You Go Hmmm …” Hvis der undervejs i din research dukker spørgsmål op, som ingen andre tidligere har besvaret, eller blot udsagn eller holdninger, der undrer dig, så hold fast i dem. Grav dybere, og finder du stadig ikke svaret, så reflektér over, hvad dit eget svar på de pågældende spørgsmål vil være. For sagen er, at det som du nu sidder og undrer dig over, sikkert også vil undre dit publikum. Så du kan enten bruge det til at skabe en fælles undren sammen med dit publikum, eller også kan du selv være den, der giver dem svaret på det, de også undres over. I begge tilfælde får du noget godt ud af det. Så glæd dig, når du finder noget, der undrer dig – og bliv for alt i verden ikke fortvivlet! Finder du ikke umiddelbart noget, som undrer dig, så er der et tip at hente fra den fremragende bog Made to Stick af brødrene Chip og Dan Heath. Hvis alt i dit budskab er helt indlysende, hvorfor sker det så ikke allerede af sig selv? Ved at stille dette spørgsmål (og besvare det) dukker der som regel nogle gode input op, som der kan arbejdes videre med i dit budskab (jeg har selv arbejdet sådan i kapitel 4 i nærværende bog). Brug gerne din undren til at overraske dit publikum undervejs i hele din præsentation, for som brødrene Heath

www.brydrammen.dk skriver, så er ”sund fornuft det ”klæbende” budskabs fjende”. Hvis dit budskab blot bekræfter dit publikum i, at det, de allerede ved og tænker, er det rigtige, ja, så er dine chancer for at fastholde deres opmærksomhed meget lille. Brug derfor din grundige research til at finde de steder, hvor du kan ”ruske op” i dit publikum og tvinge dem ud af deres traditionelle opfattelse af, hvad sund fornuft er. Mindmapping – et godt redskab til research Lige siden jeg blev introduceret til mindmapping, har jeg brugt teknikken til at strukturere min viden. Uanset om jeg er i første trin af en brainstorm, eller om jeg skal til at indsamle yderligere viden om et emne. Mindmapping er et kreativt værktøj, som giver et fantastisk overblik, og det kan bruges både individuelt, og hvis du skal udarbejde din præsentation i samarbejde med et team. Kender du slet ikke teknikkerne bag mindmapping, vil jeg foreslå dig, at du researcher emnet på nettet. Begynd med at læse

den

beskrivelse,

finder

på

Wikipedia

(http://en.wikipedia.org/wiki/Mindmap). Selv om du er en erfaren ”brainstormer”, vil du sikkert kunne nikke genkendende til, at det ikke altid er lige til at få hjernen i gang med at producere kreative tanker. Det er som at bede en løber om at spurte 100 meter – uden opvarmning! Det er derfor en rigtig god idé at varme hjernen op, inden du eller dit team kaster jer ud i en brainstormøvelse. Her kommer to eksempler på gode opvarmningsøvelser: Rasmus Modsat:

www.brydrammen.dk Vælg tre tilfældige ord, og skriv dem ned på papir. Find herefter for hvert af ordene det ord, som betyder det modsatte. For eksempel: Dag – Nat Glad – Sur Arbejde – Fornøjelse Find herefter et nyt ord for det modsatte af de ord, du netop har skrevet. Beskriv en genstand: Udvælg en helt almindelig genstand på kontoret, som alle kender, for eksempel en blyant. Lav nu så mange (gerne farverige) beskrivelser af, hvad denne genstand kan bruges til. Blyanten kan måske ligefrem blive til både en ”historiebevarende assistent”, ”en analog diktafon” og ”en håndstyret printer”. På www.brydrammen.dk/kap9.html finder du en kort præsentation af opvarmningsøvelser til brainstorming. Når du har varmet hjernen op, skal du skabe de helt rigtige rammer for din brainstormfase. Her kan du se, hvad jeg selv gør. Sæt dit stopur til 30 minutter. Tag et stykke papir (eller computeren), og gå så i gang. Skriv dit emne med en cirkel omkring midt på papiret – det sikrer, at du hele tiden bliver mindet om, hvad der er i fokus! I de næste 30 minutter skriver du alle de ting ned, du har i hovedet, og som relaterer sig til dit valgte emne. Når uret ringer efter 30

www.brydrammen.dk minutter, har du et fint edderkoppespind af nøgleord og idéer, der nu skal sorteres. I din sortering må du gerne være lidt hård i forhold til, hvad du tager med videre. Selvom din brainstormøvelse finder sted i den helt tidlige fase af udviklingen af din præsentation, vil du opleve, at mange af de nøgleord, du har noteret, ender som overskrifter på dine endelige slides. I det kommende kapitel skal du arbejde med din disposition, og her kan du igen få brug for dit mindmap, så brug gerne lidt tid på at få tingene skrevet pænt, så du senere kan tyde, hvad du har skrevet. Det digitale mindmap Tidligere foretrak jeg altid at skrive mine mindmaps ned på papir (gerne på et væld af gule post-it-sedler), men som nævnt har det nogle ulemper, for eksempel hvis man senere hen ikke kan tyde sine egne kragetæer. Hvis der er tale om emner, der skal grupperes lidt anderledes, kan processen også ende med at blive temmelig rodet. Fordelen ved papiret er dog, at det er fysisk, og at der ikke er nogen forstyrrende teknik i processen. Omvendt er der nogle åbenlyse fordele ved at bruge et digitalt mindmap. Her står alting klart og tydeligt. Du ender med at have en elektronisk fil, når processen er slut, og du kan nu sidde i ro og mag og reorganisere alle dine nedskrevne punkter. Jeg benytter selv det gratis program MindNode (Mac), som er en fin erstatning for mine mange gule post-it-sedler. Det har krævet lidt tilvænning at komme i gang med det, men

www.brydrammen.dk som sagt nyder jeg fordelene ved altid at have en (læsbar) elektronisk udgave af mine oprindelige notater. Endelig er der jo ikke tale om et enten-eller. Det er absolut muligt at kombinere det fysiske og det digitale mindmap. På www.brydrammen.dk/kap9.html har jeg samlet en håndfuld nyttige links til digital mindmapping – flere af dem kan hentes gratis på nettet! Prøv dig frem, og find den version, du arbejder bedst med.

www.brydrammen.dk

10 Du skal være relevant for din målgruppe! Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap10.html. At levere en præsentation uden at have publikum i tankerne er som at skrive et kærestebrev og adressere det ”Til dem, dette måtte vedrøre …”. Alt for ofte baserer vi vores viden om publikum på en formodning, og vi investerer ikke den nødvendige tid i at kortlægge, hvem vores publikum er, og hvad der er deres motiv for at lytte til os. Utålmodighed er i denne fase din værste fjende. For det er så fristende bare at kaste sig ud i at producere slides, men resultatet bliver en uoverskuelig mængde information, der forvirrer dit publikum. Husk, at hvis ikke du bryder rammen, bliver du ignoreret. Formidlere, der investerer tid i forståelsesfasen, leverer mere fokuserede præsentationer, som publikum forstår, husker og handler ud fra. Planlægning behøver ikke at tage oceaner af tid. Når du først har lært et par simple værktøjer, vil meget af det ske automatisk i din underbevidsthed lige fra det tidspunkt af, hvor du bliver bedt om at præsentere. Der er ikke noget mere irriterende for et publikum, end at du som formidler taler om noget andet end det, de troede de kom for at høre om. Så føler de, at de spilder deres tid, og så er det umulig for dig at få dine pointer igennem. Sæt tid af i din forberedelse til at arbejde med din målgruppe og din målsætning – og gerne i den rækkefølge.

www.brydrammen.dk Kend dit publikum Første skridt er at lære dit publikum at kende. Gennem dette arbejde opdager du måske, at dit publikum er en broget flok med forskellige interesser. Forsøger du at favne alle disse forskelligheder hos publikum, er der en meget stor risiko for at fejle. Simpelthen fordi du kun bliver en lille smule relevant for alle, og ”en lille smule” er bare ikke godt nok. Udvælg en målgruppe, og vær tro imod den. En målgruppe er den gruppe mennesker, du som formidler er (mest) interesseret i at kommunikere til. Uanset om dit mål er at oplyse dem om noget, at få dem til at udføre en handling, eller om du ønsker at sælge noget til dem. Når du ved, hvem du skal rette dit budskab imod, er næste skridt at få styr på, hvor du vil føre dem hen. Hvad er dit mål, og hvordan ser den rute ud, som du vil føre dit publikum ad. En knivskarp målsætning vil gøre det så meget lettere for dig at planlægge og fremstille dit materiale. For når to – eller flere - mennesker kommunikerer, er der flere ting, der skal gå op i en højere enhed, for at budskabet bliver modtaget, forstået og husket. Der skal være overensstemmelse mellem fire ting: -

Det, du tror, du siger

Det, du siger

Det, dit publikum hører

Det, dit publikum, tror de har hørt

www.brydrammen.dk Hvis ikke alle fire dele peger på det samme budskab, så fremstår du ikke 100 % klar. Det er nærmest unødvendigt at sige, at det kan kræve en del at sikre, at dette samspil er synkroniseret. Når dit publikum så vokser til 10 personer – eller 100 personer – ja, så bliver kompleksiteten selvsagt større. Og det kræver i endnu højere grad, at du sætter tid af til at lære dit publikum at kende, før du står foran dem. Skab din egen “Målgruppe-GPS” Arbejdet med din målgruppe er ikke bare noget, du skal igennem som en første fase, inden du kommer til fremstillingen af dine slides. Det er noget, du kommer til at vende tilbage til og have i baghovedet igennem både ”Forberedelsen”, ”Fremstillingen” og ”Fremlæggelsen”. Du har med andre ord brug for at få skabt dig en mental-GPS, der kan hjælpe dig med at navigere i forhold til din målgruppe og dit publikum. Hvis du ikke allerede har gjort det, er det nu tid til at investere lidt tid i at lave research på din målgruppe. Start med at kigge på invitationen eller mødeindkaldelsen. Den kan hurtigt give dig et praj om, hvem publikum er, og hvorfor de egentlig møder op. Tag også direkte kontakt til arrangøren, og stil hende eller ham nogle uddybende spørgsmål. Det kan lyde simpelt, men alt for ofte er det ikke noget, der bruges tid på. Her er en håndfuld eksempler på spørgsmål, jeg selv ønsker at få svar på for at lære mit publikum at kende: -

Hvem vil være til stede under præsentationen?

www.brydrammen.dk -

Hvad er deres alder?

Hvor mange vil der være?

Hvordan er kønsfordelingen?

Hvordan er de fordelt i forhold til nationaliteter og sprogområder?

Hvad er deres interesse i emnet/budskabet?

Er de kommet frivilligt, eller er de ”tvunget” til at lytte til mig?

Hvilket kendskab har de til emnet/budskabet i forvejen?

Hvad er deres uddannelsesmæssige og faglige baggrund?

Har

nogle

”ømme

tæer”

forhold

til

emnet/budskabet? -

Hvorfor er det netop mig, der er valgt til at skulle præsentere?

Hvem skal eventuelt tale før eller efter mig?

Svarene på disse spørgsmål bruger du til din mentale GPS. Lad det være sagt med det samme, at brugbarheden af det input, du får tilbage på dine spørgsmål, kan variere meget. Indstil dig på, at du selv skal bidrage med antagelser for at skabe dig et billede af, hvem dit publikum er. En mental-GPS kan lyde som en digital løsning, men i mit tilfælde går jeg analog – og helst med en stor bunke post-itsedler. For nu skal du samle de svar, du har fået, og selv tømme din egen hjerne for, hvem dit publikum er.

www.brydrammen.dk For hver type af ”publikum” du kan komme i tanke om, tager du en post-it-seddel og skriver en kort (to-tre ord) beskrivelse af, hvem de er – og en kort beskrivelse (også totre ord) af, hvad du vil med netop denne type af publikum. Forsæt med at lave post-it-sedler, indtil du ikke kan komme i tanke om flere typer af publikum. Hvis du har været grundig, har du nu en stor samling af publikumstyper, som alle vil være til stede, når du skal fremlægge dit materiale. Dine post-it-sedler vil sikkert vise, at dit publikum er en broget flok, og sammenligner du den ene yderlighed med den anden, vil der sikkert være temmelig stor forskel. Du skal nu have valgt din målgruppe blandt dine publikumstyper. Det vil sige den gruppe af dit publikum, som du primært vil målrette dit budskab imod for at sikre dig, at det ikke kun bliver ”lidt relevant” for alle. Vælg to og højest

tre

publikumstyper.

dine Det

post-it-sedler er

dem,

med vil

vigtigste

målrette

din

præsentation imod. Hvordan du vælger, hvem der er de vigtigste, kan jeg ikke præcist fortælle dig. Det kan være, at du vælger dem ud fra, hvilke grupper, der er størst, eller ud fra de grupper, du helst vil påvirke med dit budskab – eller ud fra noget helt tredje. Det vigtigste er, at du træffer et valg, inden du går videre. Tegn en profil af din målgruppe Nu da du har valgt din primære målgruppe, skal du tegne en profil af denne. Præcis, som når FBI- eller CSI-agenterne

www.brydrammen.dk på tv laver en profil af den morder, de jagter. Årsagen er, at det gør det lettere for dig at sætte dig i målgruppens (den jagedes) sted. Jeg er inspireret af personas-metoden, hvor du arbejder med din målgruppe. Personas-metoden hjælper dig med at leve dig ind i, hvilke tanker og behov og hvilken adfærd målgruppen hos dit publikum sidder med. Hvis du gerne vil dykke dybere ned i personas-metoden, kan du finde yderligere oplysninger og litteratur på www.brydrammen.dk/kap10.html. For at kunne sætte dig ind i din målgruppes situation kræver det, at du laver en levende beskrivelse af din målgruppe. Du skal give din beskrivelse liv – blandt andet ved at navngive dine grupper, så du kan forestille dig, hvordan publikum vil opfatte pointerne i dit budskab. Beskriv karakteristika ved din målgruppe, for eksempel ud fra nedenstående spørgeramme. Tænk på din målgruppe, og beskriv på dine post-it-sedler, hvad din målgruppe ser, hører, tænker, siger og gør i relation til dit budskab. Her er en række hjælpespørgsmål, der kan sætte dig i gang: Hvad ser din målgruppe? -

Hvordan er det miljø, som målgruppen færdes i?

Hvordan er de venner, som din målgruppe omgiver sig med?

www.brydrammen.dk -

Hvordan ser de tilbud ud, som målgruppen møder i dagligdagen?

Hvilke aviser ser/læser målgruppen?

Hvilke tv-programmer ser målgruppen?

Hvordan bruger de internettet?

Hvad hører din målgruppe? -

Hvad siger målgruppens mand eller kone om emnet?

Hvad

siger

personer

(kollegaer,

fodboldholdet o.a.), som målgruppen omgiver sig med, om dit budskab? -

Hvem har indflydelse på målgruppen, og hvordan opnår de denne indflydelse?

Hvad tænker din målgruppe? -

Hvad er det, der kan holde din målgruppe vågen om natten?

Hvad går målgruppen og tænker på lige nu?

Hvilke ambitioner har din målgruppe?

Hvor relevant synes målgruppen, dit emne er?

Hvorfor gør målgruppen ikke allerede det, som du vil præsentere?

Hvad bekymrer målgruppen ved dit budskab?

Hvad siger og gør din målgruppe? -

Hvad

vil

målgruppen

være vil

det have

brændende besvaret,

spørgsmål,

når

har

præsenteret dit budskab? -

Hvordan reagerer din målgruppe på dit budskab?

www.brydrammen.dk -

Hvordan er din målgruppes attitude i det offentlige rum (og i salen)?

Hvad fortæller din målgruppe til andre?

Hvilket sprog taler de nationalt og teknisk fagligt?

Hvad er målgruppen gode til i forvejen?

I hvilke situationer har målgruppen behov for at gøre noget anderledes og bedre?

Måske er det ikke muligt for dig at besvare alle spørgsmålene, men bare det, at du har forholdt dig til dem, er med til at synkronisere din mentale GPS. Tilføj en visuel dimension Sidste lag er at tænke visuelt. For præcis som den visuelle dimension kan hjælpe dit publikum til at forstå og huske dit budskab, kan den også hjælpe dig med at få forståelsen for dit publikum. Lav en visuel collage eller en samling af billeder, der repræsenterer din målgruppe. Jeg har selv i flere

sammenhænge

brugt

sådanne

personas-collager.

Specielt hvis målgruppen er ukendt for mig, har det virket godt, at slutte målgruppeøvelsen af med at visualisere målgruppen gennem en collage. På www.brydrammen.dk/kap10.html kan du hente en liste med hjælpespørgsmål, der giver dig inspiration til, hvad du kan bruge i din personas-collage. Collagen kan være en planche sammensat af udklip fra diverse dame-, mode- og boligmagasiner. Billeder, der viser, hvilken type bolig, de bor i? Hvilken bil kører de i? Er de til

www.brydrammen.dk frugt og grønt, eller er de nærmere til champagne? Er de til fodbold eller golf? Har de sommerhus og/eller lejlighed i Spanien? Er de by- eller landmennesker? Hæng gerne dine collager og post-it-sedler op et sted, hvor du ser dem, mens du arbejder på din præsentation. På den måde har du alle dine input – skrevne og visuelle – samlet på ét sted. Tilsammen udgør de din målgruppe-GPS, som vil guide dig. Plancherne vil løbende minde dig om, hvis du er på vildspor med dit materiale.

www.brydrammen.dk

11 Din målsætning og dit hovedbudskab Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap11.html. Nu skal du have kogt formålet med din præsentation ned til en målsætning og et hovedbudskab, som du kan bruge som ”ledestjerne” gennem fremstillingen og fremlæggelsen af dit materiale. Hovedbudskabet er den ene ting, som du bare vil have, at dit publikum skal huske eller gøre som resultat af din præsentation. Start med at definere, hvad det overordnede formål er med, at du giver din præsentation. Du kan sikkert tænke på mange forskellige formål, der har været med dine præsentationer gennem tiden. Ofte vil dit formål kunne beskrives med et af følgende udsagn: -

Formålet er handling

Formålet er handlingsændring

Formålet er refleksion

Formålet er forståelse

Formålet er enighed

Formålet er engagement

Formålet er holdningsskifte

Formålet er beslutning

En god metode til at arbejde med din målsætning er at præcisere, hvad det er, du vil lære dit publikum. Der er tre spørgsmål, som du kan stille dig selv for at blive skarp på, hvad din målsætning er. Her er de tre spørgsmål jeg bruger:

www.brydrammen.dk -

Hvilken holdning vil være ændret hos publikum efter min præsentation?

Hvad skal publikum gøre anderledes efter min præsentation?

Hvad vil publikum vide efter min præsentation, som de ikke vidste, før de kom?

Det næste, du skal spørge dig selv om, er, hvorfor dit budskab er relevant for dit publikum. Er det relevant for dine brugere, fordi det er: -

Aktuelt – er der tale om en nyhed eller en aktuel begivenhed?

Sensationelt – har du en sensation, du kan formidle?

Identifikation – er det noget, dit publikum kan identificere sig med?

Væsentlighed – hvor væsentligt er det for dit publikum på kortere eller længere sigt?

Med svarene på disse spørgsmål i baghovedet – eller nedfældet på papir – er du klar til lave dit målsætningskort, som

samler

retningen

for,

hvad

vil

med

din

præsentation. Målsætningskortet er mit bud på, hvordan du kan samle din målsætning og visualisere den for dig selv. Modellen, jeg bruger til dette, er stærkt inspireret af Alex Osterwalders model i hans whitepaper Good PPT Design! Du tager et stykke papir og inddeler det i fire felter – tre lodrette søjler og en vandret bjælke over de tre søjler. I den vandrette søjle skriver du overskrifterne ”Situation” og

www.brydrammen.dk ”Mission”. I de tre søjler skriver hhv. ”Punkt A”, ”Handling” og ”Punkt B”. Du kan downloade skabelonen til målsætningskortet på www.brydrammen.dk/kap11.html.

Figur 11.1. Målsætningskort, skabelon. Herefter skriver du en kort og præcis tekst for din målsætning ud for hvert punkt, som f.eks.: ”Situation”: Her beskriver du den situation og den sammenhæng, dit budskab indgår i, f.eks.: ”Antallet af præsentationer er stigende, og de fleste af disse er dødssyge og kedelige.” ”Mission”: Her beskriver du din rolle og dine ambitioner for, hvad du vil gøre ved situationen, f.eks.: ”Forbedre folks måde at forberede, fremstille og fremlægge præsentationer på.”

www.brydrammen.dk ”Punkt A”: Her beskriver du, hvad der vil ske, hvis ikke der handles på den nuværende situation, f.eks.: ”Publikum keder sig og bliver ikke påvirket til handling af budskabet.” ”Handling”: Her beskriver du, hvad du vil gøre for at undgå, at du bliver i

punkt

f.eks.:

”Introducere

målgruppeorienteret

forberedelse og visuel fremstilling.” ”Punkt B”: Her beskriver du, hvor du vil tage dit publikum hen, f.eks.: ”Levende præsentationer, der inspirerer og engagerer publikum.” I figur 11.2. herunder er mine egne eksempler sat op i målsætningskortet.

www.brydrammen.dk

Figur 11.1. Målsætningskort, udfyldt. Lad være med at blive fristet af at lave flere hovedbudskaber – hvilket i sig selv jo også er lidt af en selvmodsigelse. Ved kun at have ét hovedbudskab, er du sikker på, at dit fokus hele tiden er rettet mod dit mål. Du kan naturligvis godt have andre budskaber med i din præsentation, men kun ét hovedbudskab. På denne måde giver du dig selv et stærkt værktøj til at filtrere unødvendige informationer i dine slides fra. Hvis ikke de støtter op omkring dit hovedbudskab, kan du uden tøven fjerne dem – mere om det senere i bogen. Kig nu på dit målsætningskort, og find den ene sætning, der indkapsler situationen, din mission og din bevægelse fra punkt A til B. Synes du, det lyder svært? Så prøv at bruge denne formel. Udfyld de blanke linjer i sætningen herunder:

www.brydrammen.dk Mit budskab hjælper ___________________ med at _______________, så de kan opnå __________________. For eksempel kunne en sætning se således ud: Mit budskab hjælper formidlere med at anvende visuel præsentationsteknik, så de bliver set, hørt og husket. Denne slags reklame for dit eget budskab er relevant i mere end en betydning. Ikke blot som en forberedelse til dit eget arbejde med fremstillingen af dit materiale, men du kan også bruge det direkte i dit materiale til klart at kommunikere, hvad du leverer til dit publikum. Vær ikke bange for på den måde at reklamere for, hvad du vil levere til publikum gennem din præsentation. Brug din viden om din målgruppe og denne ”reklametekst” til klart at vise dit publikum, at der nu kommer et relevant budskab. Du kan downloade en skabelon med formelen på www.brydrammen.dk/kap11.html. Hvad sker der, hvis jeg ikke tilpasser til min målgruppe? I bedste fald sker der ingenting – ABSOLUT ingenting. I værste fald vil du opleve, at dit publikum mister koncentrationen, begynder at lave andre ting, mens du taler, udvandrer fra lokalet, falder i søvn m.m. En analyse fra 2011, udført af Online Conversations, viser, at en tredjedel af alle erhvervsfolk har været faldet i søvn

www.brydrammen.dk under afviklingen af en PowerPoint-præsentation – en tredjedel! På trods af dette fortsætter størstedelen af disse erhvervsfolk med at lave slides og præsentationer, der ligner dem, de selv er faldet i søvn til. Vågn dog op! Når du ikke har styr på din målgruppe og ikke tilpasser dit hovedbudskab efter dem, mister du deres interesse, fordi: -

De synes simpelthen, du er for kedelig

De kan ikke se, at dit budskab er relevant for dem

De føler, de har hørt det hele før

De synes, dit materiale er for langt

De er forvirrede over det, du fortæller dem

De fatter ikke, hvad du taler om …

For at fastholde dit publikums interesse og opmærksomhed må du sikre dig, at disse ting ikke sker.

www.brydrammen.dk

12 Dispositionen er din nye bedste ven Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap12.html. Traditionelt har dispositionen et dårligt ry. Den er noget, som rigtig mange drager et dybt suk over, inden de kaster sig ud i den. Den er noget, som de egentlig bare hurtigst muligt ønsker at få overstået. Måske stammer det fra din tid med danske stile i folkeskolen. Jeg håber, at jeg med dette kapitel kan påvirke dig til at se vigtigheden af dispositionen, og hvor let resten af dit arbejde med præsentationen bliver, hvis blot du investerer tid i at lave en god disposition. Har du først din disposition, dit budskab og dit flow klar, så er det min erfaring, at de visuelle elementer og de historier du vil bruge for at underbygge dit budskab, falder helt naturligt på plads under dine overskrifter. Den tid, du bruger på at skabe dette skelet for din præsentation, er hurtigt hentet hjem igen i den kreative del af fremstillingen af din præsentation. Simpelthen fordi du ved, præcis hvor du vil hen med dit budskab, og hvordan hvert enkelt afsnit passer ind i denne sammenhæng. Dispositionen stammer discipliner

(inventio,

fra retorikkens fem klassiske dispositio,

elocutio,

memoria,

pronuntiatio), hvor disposito handler om at ordne og strukturere materialet. Dispositionen skal fungere som dit værktøj til at få doceret dit materiale rigtigt, og den skal skabe et logisk flow (logisk for din målgruppe …). Det letter

www.brydrammen.dk forståelsen hos dit publikum og sikrer dig en langt større effekt. At blive set, hørt og husket handler jo netop om at skabe effekt og ikke blot om at gøre dine slides smukkere. Så du bør finde en opbygning af din præsentation, der trækker dit publikum igennem informationerne i den rækkefølge, det skal huskes. For det er på den måde, hjernen bedst kan genskabe viden. Prøv – som et lille eksempel – at tænke på dit telefonnummer. Du kan det forfra, men kan du det også bagfra? Måske, men det tager længere tid, fordi du skal til at bruge mere mental energi på at huske tallene og deres rækkefølge. Præcis sådan er det også med information. Sørg for at skabe en logisk og brugbar struktur, der passer til måden, publikum skal anvende budskabet på. Richard Mayer – professor i psykologi ved University of California – har bevist, at en klar struktur i præsentationer forbedrer forståelsen hos publikum. Dette er endda mere udbredt, hvis publikum ikke på forhånd er bekendt med emnet. En god struktur hjælper dem til at sætte budskabet ind i den rette sammenhæng. Ting huskes bedst i den rækkefølge, de er modtaget. Hvis vi, samtidig med at vi modtager information, også skal holde styr på, i hvilken rækkefølge den skal anvendes, mister vi let noget undervejs. Laver du en god disposition, skal du ikke være bange for at vise den frem. Den vil give dit publikum en mental knagerække at hænge dine budskaber op på. Men gør dig selv den tjeneste at tænke din disposition ind i en form for

www.brydrammen.dk model, figur eller tegning. Start ikke ud med en lang liste af punkter og kedelig tekst. Et eksempel er afsnitsmodellen fra denne bog. I figur 12.1. kan du se, hvordan denne disposition ville se ud som en traditionel agenda i forhold til en modelfremstilling.

Figur 12.1. Agenda versus modelfremstilling. Alt for ofte bliver dispositionen vist som nummer to slide under overskriften ”Agenda”. Problemet er, at alle agendaslides ser ens ud, og at alle vil synes, at de har set den før. En disposition i en grafisk figur kan derimod bruges som en navigatør gennem din præsentation, og den kan på denne måde være med til at orientere dit publikum om, hvilken del af dit materiale det er, du nu taler om. Hver gang du bevæger dig til et nyt område i din dispositionsmodel, viser du en slide og forklarer ganske kort, hvilken del af budskabet du nu vil dykke ned i. Derved sikrer du dig, at publikum bevarer overblikket, og de kan se, hvor langt du

www.brydrammen.dk er kommet. De har en fornemmelse af, hvor lang tid det varer, før du er færdig. Du kan finde en række eksempler på agenda-modeller på www.brydrammen.dk/kap12.html. Sådan ser en disposition ud … Nej, der er ikke én formel for en god disposition – ligesom der heller ikke er én definition af god rødvin. Men derfor kan du selvfølgelig godt få et par af mine råd i forhold til, hvordan en disposition kan se ud. I en række bøger beskrives emnet disposition ud fra den klassiske teori for retorik og formidling. Her følger man et fast skema for, hvordan en disposition skal se ud – den består af fem afsnit: 1.

Exordium – indledningen, hvor du skal komme i kontakt med dit publikum

Narratio – en kort orientering om det budskab, som du vil overbringe i din præsentation

Partitio – inddeling af materialet i logiske afsnit og en orientering om rækkefølgen, de vil blive gennemgået i

Confimation – formidlingens hoveddel, hvor du gennemgår

skitserede

afsnit

med

dine

argumenter og pointer 5.

Conclusion – afslutningen, hvor du konkluderer og summerer op på budskabet

www.brydrammen.dk Er du en uøvet formidler? Så følg denne opskrift på en disposition. På den måde går du aldrig helt galt i byen. Men den hedder jo ikke en ”klassisk” teori for ingenting, så det er klart, at dit publikum sikkert har oplevet masser af forelæsninger eller præsentationer bygget op efter denne model. Så i takt med at du skaffer dig erfaring i at formidle, bør

naturligvis

udfordre

opbygningen

din

præsentation. Men teorien bag de fem elementer fra retorikken er gode at have med. Du kan betragte dem som fem brikker i det puslespil, som du skal have samlet. De vil næsten altid indgå i din præsentation, uanset hvordan du vælger at bygge den op. Det siger sig selv, at punkt 1 og 5 er umulige at komme uden om. Du skal i din disposition tage stilling, til hvordan du vil starte, og hvordan du vil slutte – for ingen af delene sker automatisk, bare fordi du tager ordet eller forlader scenen. Indledning og afslutning vil jeg komme ind på lidt senere. Udfordringen med punkt 2, 3 og 4 er, at du sagtens kan præsentere ud fra disse tre punkter uden at have din målgruppe med i opbygningen. Gå i stedet tilbage til din målgruppe-planche. Se på de ønsker, behov og spørgsmål, som du har fundet hos din målgruppe. Du vil opleve, at flere af dem peger i samme retning. Saml de post-it-sedler, der hører sammen (jeg laver helst en kopi af post-it-sedlen, så jeg stadig bevarer min

www.brydrammen.dk målgruppe-planche). Når du har samlet dine post-it-sedler i grupper – højest fire-fem grupper – så kig på de enkelte grupper, og giv dem en overskrift. Brug gerne lidt tid på at finde en kort og præcis overskrift, for det ender temmelig sikkert med at blive titlerne på dine afsnit i præsentationen. Når du har dine fire-fem overskrifter, så har du alt det, du har brug for til punkt 3, 4 og 5 i retorikkens model for dispositioner. Det, du mangler, er blot at indsætte historier, fortællinger,

visuelle

elementer,

statistikker,

ekspertudtalelser og citater i en logisk rækkefølge, så de bakker op omkring dit budskab under hver af dine overskrifter. Det gør du med et storyboard. Skab dit storyboard ”Jamen, fire-fem overskrifter er da ikke nok til en disposition!” Tja, for nogle er det mere end nok til både disposition og manuskript. Jeg har bevidst valgt at holde selve dispositionen kort, da de fleste som nævnt synes, at arbejdet med dispositionen lyder kedeligt. I stedet skal du bruge kræfterne på det langt mere sexede ord ”storyboard”. Wikipedia beskriver (ret usexet) et storyboard sådan: ”Et storyboard er det billedmateriale, som en instruktør og en storyboarder + evt. en kameramand laver sammen, for at have en visuel repræsentation af hvordan den færdige film skal se ud. Storyboardet beskriver hver ny kameraindstilling, og giver et overblik over hvilke vinkler af de givne rum det er nødvendigt at

www.brydrammen.dk visualisere og hvilke skuespillere det er nødvendigt at have tilstede samtidigt på sættet.” Det er præcis det samme, du nu skal gøre for din præsentation, så hver af dine overskrifter i dispositionen bliver bragt til ”live”. Nu er du klar til at definere indholdsdelen af din præsentation. Find et stort bord, og læg dine fire-fem overskrifter fra dispositionen op. Om du har dem på et stykke papir eller på post-it-sedler er lige meget, det skal blot være noget, du kan flytte rundt med. Nu starter du så med at skitsere, hvilke elementer der skal med under hver overskrift – igen enten på et ark papir eller på post-it-sedler. Denne analoge måde at opbygge din præsentation på er et rigtig godt udgangspunkt for at skabe et naturligt flow for din fortælling. Her er du ikke er begrænset af PowerPoint, slides og templates. Mens du arbejder med dit flow, vil du sikkert få behov for at flytte rundt på elementer for at skabe en bedre og mere logisk sammenhæng. Husk i den sammenhæng, at det er vigtigt, at du først skitserer helheder, sammenhæng og ”det store billede” for dit publikum, inden du begynder at give dem detaljer. På den måde giver du dem en ramme, som de kan sætte detaljerne ind i. Du vil opleve, at du let kan blive grebet af arbejdet med dit storyboard. Det er vigtigt, at du holder igen og begrænser dig selv. Øvelsen er ikke at fortælle dit publikum alt, hvad

www.brydrammen.dk du ved. Hvis en pointe ikke passer direkte ind og støtter op omkring dit hovedbudskab, skal den fjernes. Vær hård, og skær væk! Når du gør dette allerede i storyboardfasen, sikrer du, at du ikke kommer til at bruge tid på at designe slides, som til sidst må fjernes. Det er langt lettere at fjerne en enkelt post-it-seddel på et storyboard, end det er at fjerne en gennemdesignet slide. Fokusér på det materiale, der passer til dit hovedbudskab og gå i dybden med dette – i stedet for at brede dig ud over flere emner. Gå dybt – ikke bredt! Når du har skabt dig et skarpt og godt flow for selve indholdsdelen af din præsentation, er det tid til også at få koblet en indledning og en afslutning på dit storyboard.

www.brydrammen.dk

13 ”Der var engang …” Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap13.html. Alle gode fortællinger har en begyndelse og en slutning – og det skal din præsentation også have. Så lad os starte med indledningen. Et af de spørgsmål jeg ofte møder er: ”Hvor meget skal en indledning

fylde?”

Jeg

arbejder

oftest

med

tommelfingerregel, der siger 10 % til indledning, 5 % til afslutning og de resterende 85 % til selve indholdsdelen, sådan som det er beskrevet i det forrige kapitel. 10 % kan jo lyde af lidt, men indledningens 10 % er ekstremt vigtige for udfaldet af, hvor godt dit budskab bliver modtaget af publikum. Det er i indledningens 10 %, at du skal skabe nysgerrighed og lyst til at lytte til dit budskab. For at gøre dette må du sikre dig, at du i indledningen kommer ind under huden på dit publikum og fanger deres opmærksomhed lige fra starten af din præsentation. Alt for ofte bliver indledningen – fejlagtigt – opfattet som det punkt i præsentationen, hvor du skal præsentere dig selv. Det kan naturligvis indgå som en del af din indledning, men med mindre at du som person er det vigtigste i dit budskab, bør denne del ikke fylde ret meget og ALDRIG være det første, du siger.

www.brydrammen.dk Du skal selvfølgelig præsentere dig på et tidspunkt, og når du kommer hertil så pas på, at du ikke fortaber dig i personlige detaljer. Før du ser dig om, har du pludselig brugt 10 minutter på at tale om dig selv. Tid, som du i sidste ende vil mangle på dit egentlige budskab. Øv dig selv i at levere en kort og præcis præsentation af dig selv. Træn denne del igennem igen og igen, så du har den på rygraden. På den måde er du i stand til at lave små tilpasninger afhængigt af rammerne og dit publikum. Men lad være med at tro, at det er det vigtigste i din indledning. Hvor skal jeg starte? Hvordan du vælger at indlede din præsentation, afhænger helt af dit emne, dit publikum, situationen og den tone, som du selv ønsker at skabe i lokalet. En god indledning vil give dig det perfekte udgangspunkt for at blive set, hørt og husket – selvom det selvfølgelig ikke er en garanti for succes. Omvendt er det helt klart, at en rigtig dårlig indledning nærmest er en garanti for en dårlig præsentation. Generelt kan det siges, at indledningen skal være relevant for det budskab, der følger efter. Det gør ikke noget at starte lidt ude af en tangent, men sørg hurtigt for at få lavet en kobling mellem din indledning og dit overordnede budskab for præsentationen. Det er altså helt ok at gribe situationen og starte ud med en kort bemærkning om vejret, bygningen i befinder jer i, eller noget du har hørt i nyhederne om morgenen, blot du hurtigt får skabt en kobling til det sted, hvor du gerne vil tage dit publikum hen.

www.brydrammen.dk Her kommer en række bud på typer af indledninger, som du kan vælge imellem – eller måske kombinere til din helt personlige formel. Spørgende indledning: Et spørgsmål (det kan være retorisk), der vækker interesse og får dit publikum i gang med at tænke. Et tænkende publikum er lig med et engageret publikum. Når du selv besvarer dit spørgsmål, er du allerede godt på vej til at præsentere dine pointer og dit budskab. Du kan også bruge denne type indledning til at foregribe indvendinger eller modstand imod dit budskab ved at besvare de kritiske spørgsmål og gribe fat om nældens rod allerede i indledningen. Spørgsmål

kan

bruges

til

udfordre

publikums

traditionelle opfattelse af rigtigt og forkert – hvilket vil aktivere deres fantasi. ”Hvad vil du sige til at køre imellem Aarhus og København på en halv time? Umuligt? Tja, vel ikke, hvis vi kunne …” Mange formidlere og undervisere fejler i et forsøg på at transformere information fra formidler til publikum, som om publikum er en passiv gruppe mennesker. Men publikum er mest opmærksom, når du aktivt beder dem om at bruge deres hjerne for at gøre noget, der ligger uden for den almene opfattelse. Det gør du gennem spørgsmål.

www.brydrammen.dk Skab en fortælling: Start med en fortælling/historie for at vække nysgerrighed. Det kan være en anekdote eller måske blot et rammende citat fra en kendt person, der kan give din pointe yderligere troværdighed. En kort historie, der kan få dit publikum til at smile (eller grine). Humor er generelt et effektivt redskab til at ”bryde isen” og sætte tonen for måden, du ønsker at formidle dit budskab på. Intet er så befriende som et fælles grin. Det er godt for meget, og det smitter. Et publikum, der griner ad eller med dig, føler et langt større fællesskab med hinanden og med dig. Det skaber en god energi i lokalet, som kan mærkes helt ned på de bagerste pladser. Latter udløser endorfiner i hjernen, der får hele kroppen til at slappe af (også din, hvis der skulle være lidt nervøsitet). Garr Reynolds skriver: ”Hvis de griner, så lytter de.” Og det kan han jo have helt ret i. Hvis du bruger humor i din indledning, skal du følge det op gennem din præsentation – uden at du bliver sjov på bekostning af dit indhold. Hold din humor relevant og målrettet i forhold til budskabet. Kolde fakta: Find en chokerende statistik eller analyse. At starte med et interessant faktuelt indspark er også en virkelig god teknik. Det signalerer, at du bringer ny viden med dig, men kun hvis dine fakta er unikke og gerne lidt chokerende eller provokerende, så det vækker publikums opmærksomhed.

www.brydrammen.dk I forlængelse af at sige noget uventet og overraskende, kan du også få dit publikums opmærksomhed ved at vise dem noget nyt, de aldrig har set før. Det kan være et billede, et produkt eller et resultat fra en spritny analyse. Der er nemlig stor sandsynlighed for, at dit publikum er født med en naturlig nysgerrighed for det nye. Husk dog, at ”det nye” kan være skræmmende for nogen, så hvis ikke du har dit publikum i – for dem – nogle trygge rammer, skal du lige overveje, hvor stor kraft du vil tillægge ”det nye”. Mentale billeder: Skab et billede på nethinden. Du kan skabe et mentalt billede i hovedet på dit publikum. Gjort rigtig, er det et meget stærkt redskab, der straks sætter gang i fantasien hos dit publikum. Start ud med sætninger som: ”Forestil dig …”, ”Kan du se det for dig …” eller ”Kan du huske, da …” Prøv eventuelt at læse et godt gammelt eventyr (evt. for dine børn), hvis du gerne vil inspireres til, hvordan tekst og ord kan skabe mentale billeder. Skab et drama: Du kan skabe en effektfuld og dramatisk åbning på din præsentation ved at bruge lys, musik, billeder eller filmklip i sammenhæng med din egen stemme. Ved at bruge denne form for action-effekter, vil du helt automatisk vække flere af dit publikums sanser. Fremstilling af en video lyder måske i første omgang afskrækkende på dig. Det er der råd for. PowerPoint giver dig mulighed for at vise en samling af billeder i en sekvens,

www.brydrammen.dk så det – kombineret med din tale – vil fremstå som et filmklip. Tilføj en langsom zoom-effekt på dine slides, og billederne vil opleves som levende billeder. Se eksempler og en guide til, hvordan det gøres på www.brydrammen.dk/kap13.html. Gør det personligt: Vis dit publikum, at du er der for dem ved at gøre indledningen personlig og nærværende for dem. Et klassisk eksempel

denne

fortælling

fra

kursus

for

faldskærmsudspringere. Instruktøren lægger ud med at sige: ”Når I springer ud fra jeres fly i næste uge, så vil jeres faldskærm enten åbne sig eller ikke. Hvis den åbner sig, betyder det sandsynligvis, at I har hørt godt efter her og nu. Hvis ikke kan jeg trøste jer med, at I trods alt slipper for at møde op til en gentagelse af dette kursus.” Når du går på scenen og stiller dig foran dit publikum, skal du have værdien i dit budskab formidlet på en måde så det bliver synligt for publikum, hvad de får ud af at blive siddende og lytte til dig. Du kan f.eks. starte med at sige: -

”Emnet, jeg er blevet bedt om at tale om, er … Jeg har tænkt lidt over, i hvilke situationer I med fordel kan gøre brug af …”

”Hvorfor er … overhovedet relevant for jer? Hvornår kan I bruge …? Jeg tror, at nogle af jer f.eks. vil …”

Endelig kan du skabe lokal forankring ved at referere til tid og sted – det kan være ved at knytte en kommentar til det

www.brydrammen.dk sted, du er, vejret udenfor, kommentere dit publikum eller en aktuel begivenhed. Der er mange måder at være personlig på, men i dette tilfælde betyder det ikke en lang introduktion af dig selv, dine fortræffeligheder, og hvorfor du er kvalificeret til at stå på scenen. At have publikums opmærksomhed er ikke nok … Når du starter din præsentation, har du dit publikums opmærksomhed. Opgaven er derfor ikke at få deres opmærksomhed, men i stedet for aktivt at arbejde med den opmærksomhed, du har, og engagere dit publikum. I min verden er forskellen mellem opmærksomhed og engagement følgende: -

Hvis dit publikum er opmærksomt, kan du hælde information på dem

Hvis dit publikum er engageret, vil dit publikum suge information ud af dig

Du skal med andre ord væk fra, at de kun ”downloader” det, du siger, til at de aktivt bearbejder dit budskab. Så her kommer tre måder, hvorpå du kan flytte dit publikum fra opmærksomhed til engagement: Sælg din præsentation: For at få flyttet dit publikum har du brug for at sælge din præsentation. Lad dit publikum vide, hvad de får ud af at lytte til dig og til dit budskab. Sørg for at besvare

www.brydrammen.dk spørgsmålet: ”Hvad får jeg ud af det?” Sørg for at gøre det så klart som muligt. Lad dem vide, hvordan dit budskab kan forbedre

deres

livskvalitet

eller

kvaliteten

deres

organisation. Lad dem vide, hvis dit budskab hjælper dem med at spare tid eller på anden måde blive mere effektive. Væk deres nysgerrighed: At engagere folk gennem ”fascinationer” er en kendt disciplin blandt tekstforfattere. Fascinationer er korte, fængende sætninger, der pirrer læserens nysgerrighed nok til at give ham eller hende lyst til at læse (eller høre) mere. Se f.eks. hvordan bloggere, journalister og magasiner bruger denne teknik på deres forsider, til f.eks. at få deres publikum til at købe bladet for at læse mere. Vær modig: Hvis du fra starten af din præsentation er bekymret for, om du nu kommer til at sige noget, som ikke alle blandt publikum er enige i – så er du næsten 110 % sikker på, at du kommer til at lave en svag præsentation. Vil du derimod være sikker på at få engageret dit publikum i dit budskab, så gør dit hovedbudskab til et modigt – måske endda kontroversielt – udsagn. Hold dig ikke tilbage, men sig hvad du virkelig vil have sagt. DET vil engagere alle blandt publikum. Dem, der er uenige med dit udsagn, vil engagere sig og straks arbejde for at finde modargumenter. Dem, der er i tvivl, vil lytte intensivt for at se, om du kan underbygge dit budskab på en saglig måde. Dem, der er helt enige med dig, vil bakke dig op, og selv de, der ikke rigtigt interesserer

www.brydrammen.dk sig for emnet, vil blive hængende blot for at se, om du ender med at lave en total mavelanding med dit budskab. Tag det sidste først Er du typen, der gemmer din konklusion til sidst? Så skal du måske overveje, om det er tid til at prøve noget nyt. John Medina viser i sin bog Brain Rules, at den traditionelle opbygning af en præsentation, hvor alt data og information leveres inden konklusionen, IKKE er den mest effektive metode. Faktisk viser det sig, at det er langt mere effektivt at starte med konklusionen først og herefter underbygge denne med beviser, data, historier, argumenter og pointer. En af grundene er, at hvis du bare kører løs med dit materiale uden at fortælle dit publikum, hvilken konklusion du arbejder frem imod, så er der stor sandsynlighed for, at de ikke vil kunne følge din logik og opbygning undervejs. Det kan være fristende at ville overraske sit publikum med en stærk konklusion, næsten som i en film, der bygger op til et klimaks i sidste scene. Men faktum er, at dit publikum undervejs vil undre sig over, hvorfor du fortæller dem alle de ting. De vil ikke vide, hvor de skal fokusere undervejs. Så når du endelig kommer frem til konklusionen til sidst, vil den ikke være perfekt. Dit publikum kan nemlig ikke længere huske

alle de vigtige argumenter, du har

præsenteret. Du skal i stedet for – umiddelbart efter din korte indledning – give din anbefaling eller din konklusion: ”Jeg synes, I skal

100

www.brydrammen.dk …” Og hvorfor synes jeg det: ”Det synes jeg, fordi …” På den måde giver du et kort og præcist billede af, hvor du ønsker at tage dit publikum hen. De kan herefter sidde og fokusere på dine argumenter. Det er egentlig ret simpelt. Hvis du nu var en advokat, så ville du jo heller ikke stille dig op foran en jury og fremlægge alle dine beviser, uden at lade juryen vide, hvem du ønskede at få dømt. Nej, du vil naturligvis først fortælle dem, hvem du ønsker dømt for forbrydelsen, for derefter at fremlægge beviserne for det. Har jeg ret? Fire indledninger, du bør undgå … Ligesom der er klassiske eksempler på gode indledninger, er der bestemt også typer af indledninger, som du bør holde dig fra. Her kommer fire af slagsen – ligner din indledning en af dem, så smid den straks i skraldespanden. Den undskyldende indledning: Du kender den fra festtaler: ”Nu er jeg jo ikke den store taler” (og det er de så ofte heller ikke …). De kunne ligeså godt sige: ”Nu har jeg jo ikke forberedt mig særlig grundigt.” Din indledning skal helt ind under huden på dit publikum, og det sker kun, hvis du kommer med energi og glæde – og derfor duer den undskyldende indledning simpelthen ikke. Den formelle indledning: Den formelle indledning starter ud med en lang opremsning af

formalia

praktiske

101

informationer,

såsom

www.brydrammen.dk pausetidspunkter og toiletanvisninger. Er det et krav med denne

type

information

(nogle

organisationer

har

nedskrevne krav, som de ikke vil afvige fra), skal du sørge for, at det er en anden, der går på scenen og giver disse oplysninger. For DU skal ikke starte med dette. Det lange tilløb: Du tænker: ”Jeg starter lidt blødt ud, så stiger niveauet derfra,” så ender du op med at træde ind på scenen og indlede med sætninger som: ”Jeg har tænkt meget over, hvad jeg skulle tale om i dag. Jeg overvejede i første omgang …” Det kan bestemt heller ikke anbefales. Missionen: Virksomhedens missioner finder ofte vej til slide nummer tre i en præsentation – lige efter forsiden og agendaen. Værsgo! Her har du vores firma (eller organisation) i én sætning. Uden at tage højde for, at det har taget lang tid at udvikle dette præcise og komprimerede udsagn om virksomheden. Nu forventes det, at publikum fanger den på mindre end 30 sekunder. Men de mangler alle de mellemregninger,

virksomheden

har

lavet

gennem

udviklingen af missionen. Alle de ophedede debatter om dens værdier m.m. For virksomheden siger missionen dem alt – for os, der læser den for første gang er det bare (endnu) en sætning med nogle velklingende ord. Missioner og visioner er bestemt brugbare, men de er ikke ligefrem måden at kickstarte din præsentation på.

102

www.brydrammen.dk

14 Mist ikke dit publikum undervejs Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap14.html. Kig på dit storyboard, kig på din indledning – ser det ud som du gerne vil have det? Hvis det gør, er du på rette vej, men det betyder desværre ikke, at du er fri for at miste dit publikum undervejs. Faktisk skal du regne med, at de VIL miste interessen for dig og dit budskab undervejs. Med mindre du aktivt gør noget for at forhindre det, så vil interessen fra dit publikum helt naturligt falde, mens du taler. Du kan vælge at lukke øjnene for dette faktum, men alle

analyser

publikum,

elever

andre

formidlingssituationer viser, at du skal kæmpe for at fastholde dit publikums interesse. Olivia Mitchell har i artiklen ”What to do when you’re losing your audience” beskrevet, hvordan en analyse nærmest ved en tilfældighed afslørede, at der var en slags ”knap”, der kunne udløse øget opmærksomhed hos publikum. Igennem præsentationen blev der løbende målt en faldende opmærksomhed fra publikum – lige indtil formidleren ved afslutningen sagde: ”… og konklusionerne er derfor …” Det fik publikum til at genfinde deres fokus og rette øjne og ører mod formidleren. Olivia kalder dette for at trykke på ”opmærksomhedsknappen”. Det er præcis det, du skal gøre, når

ved

miste

103

dit

publikum.

Tryk

på

www.brydrammen.dk opmærksomhedsknappen, og sørg for at øjne og ører igen er rettet mod dig. Sådan trykker du på ”knappen” Her kommer syv forskellige knapper, du kan bruge, til at løfte interesse niveauet for dit publikum, men hold dig endelig ikke tilbage for selv at være kreativ. Fortæl en historie: Som mennesker er vi programmeret i vores gener til at lytte til historier. En historie fanger vores opmærksomhed med det samme og kræver ikke det helt store for at holde vores interesse fangen. Antropologer har sporet dette på tværs af kulturer og tider. De mener ligefrem, at det stammer helt tilbage fra, at vores tidligere forfædre brugte historier som et middel til at overleve, omgås andre mennesker og lære os, hvem (eller hvad) vi kan stole på. Du kan fange selv det mest sløve publikum ved at sige: ”Jeg kan fortælle jer om engang, det skete for mig …” Har du ikke selv erfaringer, du kan trække på, så led efter historier eller anekdoter på nettet, der passer på dit budskab. Her er tre steder, som jeg har brugt til at finde relevante historier: -

Awesome Stories – www.awesomestories.com

Story Arts Online – www.storyarts.org

Få dem til at grine: Som i indledningen er latter og humor fordelt på de rette steder i din præsentation et vigtigt redskab (jeg vil næsten sige nødvendigt!). Ingen kan forblive uinteresseret, hvis

104

www.brydrammen.dk resten af publikum griner med dig. Det springende punkt i god brug af humor er, at du sørger for at gøre den relevant for dit budskab, som jeg allerede tidligere har været inde på. Sider

som

http://www.101funjokes.com/

kan

være

udmærket til at hente inspiration fra, men vær kritisk i din udvælgelse af relevante historier. Humorens dårlige ry i sammenhæng med præsentationer stammer fra en alt for ukritisk brug af vittigheder som opmærksomhedsknapper. Slidte og irrelevante jokes giver i bedste fald kun en let sympati-latter, og i værste fald bliver du belønnet med en larmende stilhed i lokalet. Er humoren, vittigheden eller den sjove anekdote relevant, så er det en vigtig knap til at øge publikums opmærksomhed. Lav en runde med spørgsmål: Traditionelt set er

spørgsmål

noget

gemmer

til

afslutningen af præsentationen. Gør du det udelukkende på den måde, spilder du en oplagt mulighed for at genskabe opmærksomheden fra dit publikum under præsentationen. En

kort

runde

præsentationen

med

umiddelbare

genskaber

publikums

spørgsmål

under

opmærksomhed,

fordi: -

Det er en forandring fra, at du står alene og taler

Publikum kan spørge til specifikke ting, de har interesse i

Der er et ”live”-element i at lade publikum stille spørgsmål – de oplever dig upoleret og uden filter

Skulle du opleve at dit publikum er lidt stille (ikke en uvant situation

når

man

som

jeg

105

laver

præsentationer

www.brydrammen.dk Vestjylland), så har jeg et lille tip, der kan sætte liv i spørgsmålene. Prøv at starte spørgsmålsrunden med at hive to flasker rødvin frem, og sig så: ”Den af jer, der kommer med det bedste og mest kritiske spørgsmål i dag, vinder disse to gode flasker rødvin.” Prøv at ændre noget … hvad som helst!: Folk lægger mærke til forandringer. Du ligger formodentlig ikke mærke til en radio, der står og spiller i baggrunden, mens du laver mad, eller den svage brummen fra emhætten. Hvis lyden så pludseligt forsvinder, får det straks din opmærksomhed. Du kan ændre hvad som helst for at få øget opmærksomhed: -

Ændr din placering fra scenen til gulvet, eller til et andet sted på scenen, fra foran lærredet til bagerst i lokalet

Bed folk om at stå op i stedet for at sidde (du kan jo sætte dig ned, mens de står)

Ændr formidler – få en anden til at komme på scenen, også selvom det kun er for en kort bemærkning

Bed folk om at skifte plads i lokalet

Brug rekvisitter i stedet for slides (i kapitel 27 kan du læse mere om brugen af rekvisitter)

Få dem til at tale: At give publikum en mulighed for at bearbejde dine pointer ved at tale med personen ved siden af, er en glimrende måde at genskabe opmærksomheden på. Igen bliver de rykket ud af den passive, lyttende rolle. Du kan f.eks. bede

106

www.brydrammen.dk dem om at dele de tre ting, der har været mest interessante i din præsentation indtil videre, med hinanden. Få dem til at skrive: I samme boldgade, som når du får dem til at tale, kan du også bede dit publikum om at reflektere over dine pointer ved at bede dem om at skrive. For eksempel: ”Skriv de tre ting ned, som du vil gøre anderledes, som et resultat af min præsentation.” Tag en mikropause: I en længere præsentation (mere end 50 minutter) kan du tage en mikropause, så dit publikum lige kan nå at strække benene, hente en frisk kop kaffe eller et glas vand. Prøv at holde pausen på 2-3 minutter. Sæt eventuelt et ur eller telefon til at ringe, når pausen er slut – og du starter naturligvis med at fortælle publikum det, så de er klar over, at dette faktisk ER en mikropause. Ellers risikerer du, at den almindelige pausekultur stjæler alt for meget af din tid. Brug drama: Som i indledningen kan du lave en billedserie. Tilsæt musik, og skift hurtigt imellem billederne. Byg på denne måde en kort budskabs-”trailer” op, ligesom ved en filmpremiere. Byg den op som en auto-animation, så alt hvad du skal gøre er, at trykke en enkelt gang på knappen, og så lade teknikken klare resten.

107

www.brydrammen.dk Hvor ofte skal jeg trykke på knappen? Du

skal

regne

med

skulle

trykke

på

din

”opmærksomhedsknap” cirka hvert tiende minut. Det er en god tommelfingerregel, der gælder for stort set alle typer af publikum, at de mister fokus efter ti minutter. Ved at trykke på en opmærksomhedsknap i tide, undgår du at miste grebet om dem, og du får dem løbende bragt tilbage på niveau igen.

Figur 14.1. Rigtig brug af opmærksomhedsknapper. Design derfor dit storyboard, så du hvert tiende minut har en opmærksomhedsknap, du kan trykke på. Det kan være en fordel, hvis du i situationen kan flytte rundt på nogle af knapperne i tilfælde af et varmt lokale, eller hvis en lidt for god frokost viser sig at kræve, at du trykker på en opmærksomhedsknap allerede efter syv minutter. Variér brugen af dine knapper Du har sikkert allerede udset dig en eller to knapper, som du sagtens kan se dig selv bruge i din næste præsentation.

108

www.brydrammen.dk Inden du låser dig fast på dem, skal du være opmærksom på, at du skal bruge en række forskellige knapper, for at få dem til at virke. Hvis du bruger den samme type knap, hver gang du ønsker at genskabe opmærksomheden fra dit publikum,

vil

effekten

forsvinde,

din

opmærksomhedsgraf vil se ud som i figur 14.2.

Figur 14.2. Faldende effekt af opmærksomhedsknapper. Brug

stedet

for

opmærksomhedsknapper.

række Find

forskellige ud

af,

typer

hvor

mange

sekvenser af ti minutter, du har i din præsentation – og dermed hvor mange opmærksomhedsknapper, du skal bruge. Hvis din præsentation skal vare i 60 minutter, skal du planlægge at have fem opmærksomhedsknapper. Find 5 typer af knapper, som du vil bruge, og gå så tilbage til dit storyboard, og indsæt dem i dit forløb, dér hvor hver enkelt knap giver mest mening og vil være mest relevant.

109

www.brydrammen.dk

15 ”...og de levede lykkeligt til deres dages ende” Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap15.html. Som nævnt har alle fortællinger en indledning og en afslutning. Nu har du næsten dit storyboard på plads: Du har

styr

på

dit

indhold,

din

indledning

dine

opmærksomhedsknapper. Det eneste du mangler, er din afslutning. Alle, der interesserer sig for fodbold, ved, hvor vigtig en god afslutning er. Du kan have en fremragende målmand, et godt forsvar, en stærk midtbane – ja, du kan endda have den største andel af boldbesiddelse igennem hele kampen. MEN hvis ikke du kan afslutte, når du er foran mål, så vinder du ALDRIG en kamp (i bedste fald ender den uafgjort). Kan du afslutte, så elsker dine tilskuere og fans dig. Sådan er det også med din præsentation. Afslutningen er et af de steder hvor du på forhånd ved, at opmærksomheden fra dit publikum er god (om ikke andet, så fordi de kan mærke, at du snart er ved at være færdig). Derfor er det også en rigtig god mulighed for at sende dem ud af lokalet på den helt rigtige måde. Se på din afslutning som den del der skal få dit publikum til at huske, handle og reflektere over dit budskab – i lang tid efter du har forladt dem. Måske er det noget, du siger, måske noget, du viser dem, måske noget, du beder dem

110

www.brydrammen.dk gøre, men sørg for at din afslutning bliver mindst lige så spændstig og engagerende, som din indledning. Kort sagt: Du skal lægge noget energi i din afslutning. Så hvordan siger du STOP …? Pludselig, før du ved af det, er din tid gået. Du har afleveret dit budskab, og du har haft god kontakt med dit publikum. Nu mangler du kun at runde din formidling af på en optimal måde. Du må aldrig pludselig stoppe op og sige: ”Det var så det” eller overraske dit publikum med, at ”Nu er det slut”. Afslutningen er en god chance til at få den sidste opmærksomhed fra dit publikum. Så hvad gør du? Du gør tre ting. 1) Tager tilløb, 2) Runder af og 3) Åbner for spørgsmål. Tilløbet: Dit tilløb til afslutningen er en ganske lille ting, men den gør straks dit publikum opmærksom på, at der nu sker noget igen, og opmærksomheden stiger en sidste gang. Du kan lave dit tilløb ved at sige: ”Inden jeg slutter, vil jeg …” Sørg for, at tilløbet er skrevet ind i dit manuskript, når der er cirka 5 % tilbage af din tid. Afrundingen: Efter tilløbet, runder du af. Din afrunding kan bestå af en af flere ting – eller være en kombination af flere af dem. Vælg det vigtigste ud, så denne del bliver så kort og præcis som mulig. Vælg blandt følgende måder af afrunde på:

111

www.brydrammen.dk -

Opsamling af pointerne i dit budskab

Vend tilbage til din indledning, så du binder en sløjfe på præsentationen

Tegn et fremtidsscenarium, hvor præsentationens hovedpointe er (eller ikke er) realiseret

Sæt dit budskab i perspektiv for fremtiden

Igangsætning af konkrete handlinger

Skab

reference

fra

dit

budskab

til

den

efterfølgende taler -

Skab reference til strukturmodellen, som du har bygget dit materiale op efter – på denne måde giver du publikum et værktøj til at huske

Appellér til dit publikums følelser

Læg sagen i publikums hænder ved at bede dem tage action

Hvis en del af dit budskab er, at publikum skal gøre noget (noget anderledes end da de kom), så sørg for at få dette sagt. Giv et klart og tydeligt ”call-to-action”, så ingen er i tvivl om, hvad de skal gøre, når de forlader lokalet. Åbn for spørgsmål: Du takker pænt for publikums deltagelse og modtagelse, mens den sidste slide med dine korte kontaktoplysninger står på lærredet. Men her slutter det ikke, for du har nu en gylden chance for at for at få direkte feedback fra dit publikum samt en mulighed for at besvare de sidste spørgsmål, som aldrig stilles i den store forsamling.

112

www.brydrammen.dk Min erfaring er, at det opnås bedst ved, at du gør dig tilgængelig efter en præsentation, helt enkelt ved at være til stede i rummet til sidste tilhører har forladt lokalet. Du kan gøre dette – og samtidig sikre en større chance for, at du bliver husket – ved selv at være på det sted, hvor dit publikum kan få udleveret materialet vedrørende dit budskab. På den måde giver du også dit publikum en ”undskyldning” for at komme forbi dig. Du har naturligvis sørget for, at dine kontaktoplysninger er i materialet så dit publikum efterfølgende kan få fat i dig. Kør et servicetjek af dit storyboard Med et storyboard, der har styr på indhold, indledning og afslutning, er du godt rustet til at gå videre med din præsentation. Inden du kaster dig videre, anbefaler jeg dig, at du laver et tjek af dit storyboard. Kan du sige ”ja” til følgende: 1. Indeholder din præsentation et specielt budskab? 2. Er der værdi i dit budskab? 3. Formidler præsentationen en klar forståelse af din idé, din handling eller dit produkt? 4. Adresserer din præsentation de bekymringer og/eller udfordringer, som dit publikum sidder med? 5. Er præsentationen fokuseret omkring dit publikums behov? 6. Ville du selv anbefale præsentationen til andre? 7. Er der et klart ”call-to-action”, så publikum ved, hvad de skal gøre efter præsentationen?

113

www.brydrammen.dk Har du styr på disse syv punkter, er der en rigtig god chance for, at du har et indhold, som kan fange dit publikum. Sidste tip i dette kapitel … Notér, at du skal lave en blank slide efter din sidste slide, så du ikke lige pludselig står og viser hele din desktop til publikum. Det fjerner meget let fokus, hvis der pludselig er synlige chatbeskeder fra dine venner eller blot interessante programmer eller dokumentnavne på dit skrivebord. Det har jeg selv måttet erfare, da jeg var klar til spørgsmål, og al snak pludselig blev rettet imod, hvorfor der var installeret Postmand Per-spil på min arbejdscomputer.

114

www.brydrammen.dk

16 Pas på passionsgenet Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap16.html. Som passioneret formidler brænder du for din idé og dit budskab – og det SKAL du gøre for at have større gennemslagskraft. Alt for ofte sker det desværre også, at hjertet flyder over, og vi forsøger at stoppe alt for meget ned på alt for få slides i præsentationen. Du skal som udgangspunkt regne med, at du også tilhører gruppen, der falder i denne fælde. Du har helt sikkert også en tendens til at fortabe dig i detaljer – for det er jo din idé og dit budskab, der tales om. Det kan meget let resultere i meget detaljerede slides eller forklaringer. Du har tilbragt så mange timer med dit budskab, at du risikerer, at dine slides og modeller flyder over med detaljer, så publikum drukner i en flodbølge af information som de ikke har en chance for at forholde sig til. Personligt er jeg ofte blevet hægtet fuldstændigt af til møder eller præsentationer, hvor en passioneret ingeniør har optrådt på slap line – og jeg er ikke den eneste. Harry Motor, den gamle danske salgsguru, skriver i sin bog Succes som taler: ”Vor ven (ingeniøren) tabte os alle sammen i løbet af ca. 1½ minut. Man kunne ligefrem se det i lokalet … han var sikkert en dygtig ingeniør. Herregud, vi skulle jo blot købe et af disse nye vidundere, ikke reparere den.”

115

www.brydrammen.dk Det er så let at blive grebet af og fortælle alt, hvad du ved om dit budskab, men lad være. Overvej nøje, hvilken detaljeringsgrad der er den rigtige over for dit publikum. Du er først en rigtig ekspert på dit område, når du formår at tilpasse mængden af information om dit speciale i forhold til dit publikum og se tingene fra en lægmands perspektiv. Steve Jobs (som jeg tidligere har nævnt som en stor inspirationskilde) blev i 1998 citeret af magasinet Newsweek for at sige: ”That’s been one of my mantras – focus and simplicity. Simple can be harder than complex: You have to work hard to get your thinking clean to make it simple. But it’s worth it in the end because once you get there, you can move mountains.” Jeg kan ikke være mere enig! Slår du på tromme? Lad os kigge på et eksempel (hvis ikke du tror blindt på Jobs og mig). Chip og Dan Heath skriver i Made to stick om et eksperiment gennemført af Elizabeth Newton tilbage i 1990. Eksperimentet gik i alt sin enkelthed ud på at en gruppe af mennesker skulle tromme nogle sange (kun med trommer) for en gruppe af tilhørere. Prøv selv at tromme en sang med dine fingre lige nu. Prøv med ”Der er et yndigt land”. Du vil opleve, at sangen kører som et lydspor inde i din hjerne, og at du selv synes, at dine trommelyde fint understøtter sangen. Men hvad nu, hvis du

116

www.brydrammen.dk var tilhøreren og ikke på forhånd vidste, at det var ”Der er et yndigt land”, du lyttede til? Eksperimentet viste, at kun 3 ud af 120 sange blev gættet af lytterne – dvs. 2,5 %. Trommerne troede derimod selv, at omkring 50 % af sangene ville blive gættet, fordi de var så åbenlyse. Eksperimentet bekræfter, at det er meget lettere at forstå et budskab, når du ved, hvad det drejer sig om. Men når dit publikum ikke på forhånd har et indgående kendskab til dit budskab, risikerer du, at dine pointer bliver til en omgang underlige bankelyde – som trommerne – hvis ikke du sørger for at gøre tingene simple. Udfordringen

er,

ved

så

meget.

Denne

vidensforbandelse gør det svært for dig at sætte dig ind i, hvad det vil sige, ikke at have denne baggrundsviden. Feature creap & TBF’s …? Langt hen ad vejen minder udviklingen af den gode præsentation Formidleren

udviklingen

kan

derfor

stærke lære

produkter. noget

produktudviklingsprocessen og de faldgrupper, som den indeholder. Et typisk problem i udviklingen af et produkt er, hvad designere og ingeniører beskriver som ”feature creap”. Feature

creap

er,

når

ellers

simpelt

enkelt

produktkoncept langsomt bliver forurenet af flere og flere funktioner (features). Funktioner, som egentlig ikke i

117

www.brydrammen.dk udgangspunktet var nødvendige for at levere den primære idé. Funktionerne sniger sig ind, fordi det er teknisk muligt at få med. Hvis ikke der blive sat en stopper for det, ender alle produkter med at blive en ”Schweizer-lommerkniv” – de kan alt, men er ikke specialiseret til noget. Du undgår dette ved altid at spørge dig selv: ”Hvorfor?” Hvorfor du vil tage dette med i dit materiale? Hvis ikke du har en grund (en god en), så fjern det. Det er en klassisk udfordring og ganske nemt for udenforstående at pege fingre ad. Men rent faktisk er det præcis det samme, der sker for os formidlere, når vi laver præsentationer. Der bliver lige stoppet en ekstra faktaboks ind, der bliver skrevet lidt mere tekst, lavet en ekstra graf, en ny animation osv. Vi er mindst lige så gode til at lave ”feature creap” i vores slides, som ingeniørerne er i deres produkter. At få fjernet denne dårlige vane er et stort skridt til at udvikle simple budskaber. Forkortelser … En

anden

dårlig

vane,

kan

fra

produktudviklingsprocessen, er evnen til at forkorte alting ned til ord på tre bogstaver. Prøv at læse et mødereferat – eller endnu værre – at sidde i et møde med en flok passionerede ingeniører. De anvender et hav af forkortelser, som i deres verden giver god mening, men som for udenforstående er umulige at afkode. Samtalerne forsætter i dette interne sprog, indtil der er én (og det har ofte været mig), der til sidst beder om at få forklaret, hvad f.eks. EMC står for.

118

www.brydrammen.dk Jeg

har

selv

haft

fornøjelsen

arbejde

udviklingsafdelinger i to større danske virksomheder – selv sagt et miljø præget af rigtig mange ingeniører. Om det er ingeniørernes skyld, kan jeg ikke helt bevise – men fakta er, at der i begge virksomheder afholdes (for jeg er sikker på, at det stadig forholder sig sådan) møder, hvor der i stor udstrækning anvendes forkortelser på kun tre bogstaver, som f.eks. LCD, VPM, ESD, LPF og ALT. Siger det dig noget? Nej, vel? Men ikke desto mindre finder disse forkortelser vej til præsentationen og selv salgsbrochurer – hvor folk med lige så lille forudsætning for at forstå dette, bliver udsat for dem. Du skal derfor tænke dig rigtig godt om, hver gang du er ved at anvende forkortelser i din præsentation, for hvis ikke du er 100 % sikker på, at modtageren kender denne forkortelse, så risikerer du at tabe dem på gulvet. Og det er ikke bare forståelsen, du mister. Også dit publikums evne til at huske, hvad du har sagt, forringes. Præcis, hvor svært det er at huske forkortelser, der ikke giver mening, kan du selv teste med denne lille øvelse. Herunder er en række bogstavforkortelser. Kig på dem i ti sekunder, luk bogen og se, hvor mange af dem, du kan huske. Lad være med at læse længere frem, hvis du vil have noget ud af øvelsen. DBE VT TNAO UE BSD RD LDC RK PGS ESO P3M DH CP AMC DDV DI LUK BOGEN – og se hvor mange, du kan huske.

119

www.brydrammen.dk Nu prøver vi så at gentage øvelsen med en ny række bogstavforkortelser. Det er præcis de samme bogstaver, som i øvelsen fra før, nu indgår de blot i nogle forkortelser, som du formodentlig har en større chance for at kende til – og som din hjerne dermed kan relatere til. Kig på forkortelserne i cirka ti sekunder, og luk så bogen.

EDB TV NATO EU DSB DR LCD KR GPS SEO MP3 HD PC MAC DVD ID

Jeg vil gætte på (hvis du er ligesom langt de fleste mennesker), at du kan huske langt flere forkortelser fra den sidste række bogstaver, fordi de giver mening for dig. Jeg har ikke taget øvelsen med for at opfordre dig til brug af forkortelser, men for at synliggøre ulempen ved brugen af disse, når dit publikum ikke kender til dem i forvejen. Så tænk dig om, inden du bruger forkortelser. Brug færre ord – brug flere slides En måde at reducere kompleksiteten i dine præsentationer på er ved at bruge flere slides – og faktum er, at det ikke koster dig noget at bruge en slide ekstra. Så gør brug af dette, når du sidder med en overfyldt ”ildsjæls-slide” foran dig. Ved at presse alt ned på én slide, gør du det måske nemmere for dig selv, men du øger kompleksiteten for dit publikum.

120

www.brydrammen.dk Har du flere pointer eller konklusioner på samme slide, gør du det svært for dit publikum at fokusere, og de har svært ved at forstå, hvad der er det vigtige. Derfor kræver det ekstra meget af dig som formidler mundtligt at skille dette ad, og du risikerer at tabe dit publikum, mens du udreder opbygningen af dine slides. Hjælp derfor dig selv ved at bruge flere slides med mere simpel information. Det koster dig ikke ekstra. Heller ikke ekstra tid. For komplekse slides tager langt mere tid end simple. Det er min erfaring, at tre slides med én konklusion hver tager kortere tid at præsentere, end én slide med tre konklusioner. Og det er af den simple grund, at budskabet er mere simpelt og lettere for dit publikum at forstå, når der kun er ét budskab pr. slide. Bryd dit budskab op, og gør det komplekse simpelt.

121

www.brydrammen.dk

FREMSTILLING

122

www.brydrammen.dk

17 Slides, manuskript og handouts Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap17.html. ”Nej, du må ikke få min præsentation…!” Første gang, jeg sagde dette til arrangøren af et møde, hvor jeg havde sagt ja til at præsentere, blev jeg mødt med stor overraskelse. Det var da også en smule grænseoverskridende for mig selv. For hvad var det lige, han sagde? Kan vi ikke få hans præsentation til mødereferatet? Men jeg mener det! Hvis din præsentation er beskrivende nok til at kunne indgå i et referat, har du ikke været grundig nok i fremstillingen af den. Så er din præsentation i virkeligheden et dokument eller en rapport, som du bare har puttet ind i et slide-format. Det optimale præsentationsdesign består i virkeligheden af tre dokumenter: -

Dine visuelle slides – der bliver set af dit publikum

Dit manuskript – der bliver hørt og oplevet af dit publikum

Dit handout-materiale – som publikum tager med i hånden

fra

præsentationen

(eller

som

bliver

vedhæftet til mødereferatet) Visuelle slides Ved at holde dine slides så simple og visuelle som muligt, fastholder du dit publikum og øger chancen for, at de vil kunne huske det, du viser under præsentationen.

123

www.brydrammen.dk Så hvordan reducerer du mængden af tekst på dine slides? Hvordan får du gjort dem simple? Her kommer fem måder, der kan reducere mængden af din tekst. Du kan finde alle de viste figurer som slides på: www.brydrammen.dk/kap17.html. 1) Start med at fjerne al tekst fra din slide, og indsæt den i notefeltet i PowerPoint. Dette er det første sted, du kan starte. På den måde sikrer du dig, at teksten stadig er tilgængelig i samme dokument, og du kan bruge din tekst i notefeltet, mens du øver dig på din præsentation

Figur 17.1. Fjern din tekst. 2) Find et billede, der repræsenterer din pointe. Og ja, det er lettere sagt end gjort. I de følgende kapitler kommer vi ind på, hvor du kan søge efter godt billedmateriale. Det kan tage tid at finde det helt rigtige billede, men fortvivl ikke. Selv om dit publikum ikke helt automatisk kan se din pointe fra billedet, så er du der til at guide dem med dine

124

www.brydrammen.dk supplerende ord. Når de ser billedet, har du alle muligheder for at få deres fulde opmærksomhed til at forklare din pointe. Havde alt stået på din slide, behøvede de jo ikke at bruge energi på at høre på dig – vel?

Figur 17.2. Et billede der illustrere din pointe. 3) Hvis det er nødvendigt, tilføjer du en hjælpetekst. Ikke alle slides kan koges ned til et sigende billede. Af og til behøver du lidt mere for at få dit publikum til at se sammenhængen. Brug en kort titel, en statistik eller et citat. Sørg for at holde teksten kort og i en størrelse, der kan læses af alle

125

www.brydrammen.dk

Figur 17.3. Billede med hjælpetekst. 4) Bryd dine punkter op i flere slides. Har du en liste af punkter på din slide, og er du nødt til at beholde teksten, som den er, ja, så er der kun ét at gøre. Sæt hvert punkt op på sin egen slide. Det vil sige, drop punktopstillingen, og gør hvert punkt til en selvstændig, visuel oplevelse. Derved får du plads nok til at give teksten en ordentlig fontstørrelse, og dit publikum har ikke mulighed for at læse i forvejen 5) Brug farver og fontstørrelser til at fremhæve det vigtigste. Det her reducerer jo teknisk set ikke mængden af tekst, men det kan hjælpe dig med at understrege det vigtigste i dine tekster. Vælg en kontrastfarve, der fanger øjet hos dit publikum

126

www.brydrammen.dk Hvor resten af denne bog i høj grad er fokuseret på, hvordan du fremstiller de mest effektive slides, så handler de næste par afsnit om dit manuskript og dit handout-materiale. Manuskriptet Når du ser de smilende tv-værter, Dronningens nytårstale eller den amerikanske præsident fremføre deres taler, så har de alle en teleprompter at støtte sig til. På den måde ser det ud som om, at de husker deres tekster helt uden ad. Du har temmelig sikkert ikke en teleprompter til at støtte dig til, så du (og jeg) må ty til et manuskript. Undgå for alt i verden, at dine slides udvikler sig til at være dit huskeværktøj – det er det, du skal bruge dit manuskript til. Det helt centrale omkring manuskriptet er, at det er DIT hjælpeværktøj, så det er dig, der bestemmer, hvilken form du helst vil have dit manuskript i. For det er lavet til dig og kun til dig. Dit manuskript er et tekstdokument. Om du vælger at lave det i Word, PowerPoint, som et mindmap eller som et håndskrevet dokument er lige meget. Det vigtigste er, at du finder den form, der passer til dig. Måske kan du bedst lide at have et fuldt ud skrevet manuskript, hvor alt er skrevet ned. Så længe du ikke vælger at stå og læse direkte op af det, så kan det være helt fint. Dit publikum er jo ikke kommet for at høre dig læse højt, men for at opleve dig præsentere! Personligt bruger jeg

127

www.brydrammen.dk aldrig et fuldt manuskript, da jeg godt kan lide at have stor fleksibilitet, når jeg står over for publikum. Prøv i stedet for at tænke på dit manuskript som et talepapir. Et talepapir, hvor de vigtigste pointer står klart, og hvor du kun skriver hele, lange sætninger, når det er vigtig for dig at huske alle detaljer. Jeg foretrækker at bruge en blanding af sætninger og stikord – gerne med god luft imellem – så jeg har let ved hurtigt at skille ordene fra hinanden blot ved at kaste et hurtigt blik på manuskriptet. På den måde har jeg lettere ved at bevare talesproget, fordi jeg ikke kan komme til at læse op. Stikordene gør også, at jeg kan have flere pointer samlet på mindre plads. Et vigtigt tip, hvis du vælger – som jeg – at bruge et talepapir som manuskript, er at notere det, du ikke kan huske. Det er let udelukkende at komme til at notere nøgleordene som stikord, men spørgsmålet er, om det egentlig er dem, du har risiko for at glemme. Min erfaring er, at det oftere er overgangene eller specifikke detaljer, hvor jeg har brug for et hurtigt kig i mit talepapir. Ofte oplever jeg, at det med ganske få ord på mit talepapir, er let at huske selve indholdet til de enkelte slides, mens mit talepapir ofte er mere beskrivende i forhold til overgange og flowet i min præsentation.

128

www.brydrammen.dk Husk, at dit talepapir også skal fortælle dig, hvornår du skal klikke dine animationer frem, afspille videosekvenser, bruge rekvisitter eller blot skifte til næste slide. Brug også gerne lidt ekstra plads og tid i dit talepapir til indledningen og afslutningen af din præsentation. Jeg vælger ofte at være mere detaljeret i beskrivelsen af min indledning, så jeg (måske som tryghed) sikrer mig, at jeg kommer godt i gang med mit budskab. Det er rart med en klar start til at fange opmærksomheden fra dit publikum og til lige at få fjernet de værste præstationsnerver. Se et eksempel på et af mine manuskripter til et talepapir på www.brydrammen.dk/kap17.html. Handout-materialet Når

designer

din

præsentation

som

visuel

præsentation, egner den sig ikke til at udlevere til publikum efter fremlæggelsen. Her har du brug for dit tredje dokument, handoutdokumentet. Handout-dokumentet er – som navnet antyder – et dokument, du kan udlevere til publikum. Der gør det lettere for dem at huske og finde detaljer fra din præsentation, efter at du har forladt lokalet. På den måde spiller handout-materialet en vigtig rolle for den totale effekt af din præsentation. Der er en række fordele ved at lave et godt handoutmateriale:

129

www.brydrammen.dk 1) Først og fremmest giver et handout-materiale dig det nødvendige redskab til at skære al overflødig tekst væk fra dine slides og i stedet indsætte det i dit handout-materiale 2) Publikum kan let henvende sig til dig efter præsentationen og stille spørgsmål til konkrete områder af din præsentation. Og du sørger naturligvis for, at handout-materialet klart og tydeligt fortæller dem, hvordan de kan komme i kontakt med dig 3) Nævn altid, at du efterfølgende vil udlevere handout-materiale. Det vil få dit publikum til at slappe af og ikke tage unødvendigt mange noter, men i stedet rette fokus mod dig og din præsentation Kvalitet kommer ikke af sig selv – heller ikke som handouts. Gør

udvikling

handout-materiale

til

del

planlægningen af din præsentation. Løsningen med bare at printe dine slides duer ikke – hverken med eller uden bullets. Det er dog vigtigt, at der er en klar visuel sammenhæng imellem det, du viser på dine slides og i dit handoutmateriale. På den måde genskaber du billederne fra din præsentation, og dit publikum vil huske dine pointer suppleret med de ekstra detaljer, du har valgt at indsætte i dine handouts.

130

www.brydrammen.dk Giv dem noget mere … Brug dit handout-materiale til at give dit publikum noget mere end blot en 1:1-genfortælling af det, du netop har præsenteret. Tilføj ekstra information eller ekstra detaljer, som du har skåret bort fra dine slides for at holde dem simple. Indsæt gerne dine referencer og links til yderligere kilder omkring dit emne. Brug også worksheets i dit handout-materiale, hvor publikum

selv

kan

indsætte

idéer

eller

fakta

fra

præsentationen. På den måde begynder de at arbejde med dit materiale. Det kan være et worksheet, hvor publikum skriver, hvilke ting fra præsentationen de vil gå ”hjem” og implementere i deres dagligdag, f.eks. tre personer, som de vil kontakte, når de forlader mødet, eller noget helt andet. Dit handout-materiale

skal

naturligvis være

lige

så

appellerende som din præsentation. Det er jo trods alt en væsentlig del af det aftryk, du efterlader, når du går ud af lokalet. Personligt foretrækker jeg at designe mit handout-materiale, så jeg let kan opdatere og tilpasse det præcist til de ting, jeg har diskuteret med mit publikum under præsentationen. Jeg synes, det giver en ekstra indikation af, at dette er lavet specielt til dem. Det betyder dog, at jeg er nødt til at sende handoutmaterialet til deltagerne efterfølgende. For mig er det en god

131

www.brydrammen.dk måde at vende tilbage til mit publikum på og minde dem om mit budskab. Der er dog situationer, hvor det vil være nødvendigt at kunne udlevere noget til publikum umiddelbart efter præsentationen – eller måske ligefrem inden præsentationen – for at de på den måde kan arbejde med worksheets i handout-materialet undervejs i din præsentation. Ingen af delene er forkert, blot du tager stilling til, hvorfor du vælger at gøre det på den måde. HUSK: I modsætning til din præsentation skal dit handoutmateriale kunne stå alene. Sørg for, at materialet er beskrivende nok til, at det kan gives til folk, der ikke har hørt din præsentation. Sørg altid for, at materialet indeholder en kort og beskrivende faktaboks om, hvem du er, og hvordan du kan kontaktes. Se eksempler på handoutfaktabokse på www.brydrammen.dk/kap17.html.

132

www.brydrammen.dk

18 Brug billeder … fordi det virker! Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap18.html. I dette og de kommende kapitler vil vi kigge nærmere på selve fremstillingen af dine slides, og på hvordan du kan designe dem mest effektivt. Der findes tre forståelsesniveauer af præsentationsdesign: 1) Et niveau, hvor du kan se, når en præsentation er designet og ser godt ud. 99 % af alle folk kan leve op til dette 2) Et niveau, hvor du er i stand til at se, når en præsentation ikke ser godt ud. Du evner at spotte øje-bæ og grafiske forstyrrelser. Det er stadig relativt let, men du vil blive overrasket over, hvor mange der faktisk ikke er i stand til dette 3) Et

niveau,

hvor

evner

selv

skabe

præsentationer, der er designet, så de ser godt ud og er effektive til at kommunikere deres budskab. Det er her, det bliver svært Fremstillingsafsnittet i denne bog skal hjælpe dig med en række konkrete værktøjer, der sætter dig i stand til at levere præsentationer, som dem i punkt 3. Vejen dertil hedder visuel præsentationsteknik og handler i høj grad om brug af billeder.

133

www.brydrammen.dk Vi har altid brugt billeder … At bruge billeder til at formidle et budskab er bestemt ikke noget nyt – tværtimod. Vi mennesker har brugt billeder i flere tusinde år. Hvorfor? Fordi det virker! Nancy Duarte beskriver i bogen slide:ology, hvordan hulemalerier i Frankrig, der kan dateres helt tilbage til 15.000 år f. Kr., måske er det ældste bevis på, at vi mennesker har dyrket visuel formidling af budskaber og historier. Egypterne er et andet godt og kendt eksempel på visuel

formidling.

brugte

billeder,

symboler

hieroglyffer i stor stil ca. 3.000 år f. Kr. Men også i nyere tid har billedformidlingen været brugt til at formidle budskaber til den brede befolkning. Den katolske kirke benyttede sig af billeder (og gør det sådan set stadig), når de med deres maleriske blyindfattede ruder i kirkerne, gengav bibelske fortællinger for folket, der på denne tid kun i ringe udstrækning havde evnen til at kunne læse. Man mener, at 1350 var året, hvor det første søjlediagram blev brugt til at forklare sammenhængen imellem størrelser – og visuel formidling af kvantitative budskaber var dermed en kendsgerning. I 1845 udvikler schweizeren Rudolphe Töpffer det, vi i dag kender som en tegneseriestribe, dvs. en række af tegninger, der samlet fortæller en historie. Herefter går det stærkt. I 1945 kommer den gode gamle overheadprojektor, 1950 er

134

www.brydrammen.dk året for lysbilleder, og i 1987 kommer så programmet PowerPoint, som i dag må siges at være reference for, hvordan vi strukturerer fortællinger med billeder. Design dine PowerPoint-slides, så de ikke bliver læst! Det

kan

lyde

lidt

paradoksalt,

men

med

visuel

præsentationsteknik skal du vænne dig til at designe dine slides, så de ikke bliver læst. Du skal grundigt overveje, hvor meget (eller rettere hvor lidt) tekst, der bør anvendes på dine slides. Slides med tekst har en uheldig egenskab – de bliver læst af dit publikum. Imens de læser, er fokus forsvundet fra det, du siger. Den menneskelige hjerne er slet ikke gearet til at håndtere så meget ny information på én gang! Ved at have flere budskaber på samme slide overfodres vores hjerne med for mange informationer. Resultatet er, at vi stort set intet husker – eller kun meget lidt – af præsentationen bagefter. Analyser har vist, at en gennemsnitlig slide indeholder ca. 40 ord. 40 ord er det samme som denne sætning: ”På denne slide kan du læse om spændende muligheder. Du kan både rejse, vinde i lotto, finde lykken, blive forelsket osv. Alt dette skal du læse for at forstå budskabet, alt imens jeg vil fortælle dig det samme med ord.” Det er rigtig mange ord at forholde sig til som publikum – og så er 40 ord endda et gennemsnit. Rigtig mange slides indeholder langt flere ord end dette.

135

www.brydrammen.dk Stærke, visuelle slides med store billeder, stor grafik og næsten lige så store skriftstørrelser bør være dit foretrukne valg, når du designer dine slides til præsentationen. Hvorfor? Fordi, som John Medina skriver i bogen Brain rules: ”Vision trumps all other senses.” Så skal du vælge én af de menneskelige sanser at satse på i din præsentation, så er det den visuelle sans. Skulle du være i tvivl om, hvordan du IKKE skal gøre, kan du se en samling skrækeksempler på virkelige (alvorlige) slides, der i den grad forfejler deres budskab. Du finder samlingen på: http://anti-powerpoint-party.com/the-cause/horror-slide-ofthe-month/ og på www.brydrammen.dk/kap18.html. Din måde til at undgå at fremstille katastrofe-slides på er en blanding af tekst, billeder, grafer og modeller. Det skal vi kigge lidt nærmere på nu.

136

www.brydrammen.dk

19 Bryd rammerne – skrot dine templates Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap19.html. I PowerPoint findes en række standarddesigns, der giver din præsentation lidt farve og udtryk – disse kaldes templates eller skabeloner. Søger du på internettet, vil du se, at der er rigtig mange firmaer, der udbyder templates, som er lige til at fylde ud. Et sådant eksempel er powerpointing.com (der er hverken bedre eller ringere, end de andre udbydere på markedet). Fakta er, at færdige skabeloner er: -

Nemme at gå til – få klik så er du i gang

De er nemme at anvende – alle kan bruge dem

De er nemme at støtte sig til – de giver tryghed

De bliver nemt SÅÅÅ kedelige – bullets og farvelade er set så mange gange før!

For problemet med denne type færdiglavede skabeloner er: -

De giver dig ikke fleksibilitet til at arbejde med det visuelle indtryk

Dit design vil minde folk om de slides, der blev lavet tilbage i 90’erne (det er ikke en god ting i denne sammenhæng)

De leder dig direkte i fælden med at bruge bullets og punktopstillinger

Dine slides bliver meget ens og stereotype

137

www.brydrammen.dk -

Dine slides vil ligne noget, dit publikum har set fra andre præsentationer

Du mister hurtigt interessen fra dit publikum, der tænker: ”Åh nej, ikke endnu en PowerPoint!”

Jeg vil klart anbefale, at du laver dit eget design (mere om dette lidt senere …). Hav mod til at bryde ud af ”coporate templates” Du oplever måske at være ansat i en virksomhed eller organisation, der ”påtvinger” dig at bruge en bestemt template, hver gang du skal lave en præsentation. Det er IKKE optimalt, men nogle gange umuligt at undgå. For virksomhedernes vedkommende er rigtig mange af disse templates opstået som et mindre tillægsprodukt fra deres marketingbureau (i det hellige navn Coporate Identity), eller måske som en startopgave for en nyansat grafiker – jeg har selv prøvet begge versioner. Jeg er helt med på, at en præsentation, der er lavet på vegne af en virksomhed eller en organisation, skal have et afsenderelement fra organisationen. Men det må ikke gå ud over evnen til klart at formidle budskabet. For ingen organisation kan vel ønske sig at blive kædet sammen med et uklart – og måske ligefrem kedeligt – budskab? Problemet med alle disse typer af templates er, at de ikke er designet til at understøtte præcis det budskab, du står med. De kommer derfor til at virke som en spændetrøje for dig, når du sidder og forsøger at få dit indhold mast ned i en fast defineret ramme.

138

www.brydrammen.dk

Figur 19.1. Når layout-templates bliver til en spændetrøje for dit budskab. Figur 19.1. illustrerer et helt klassisk eksempel på problemet med templates. Siderne er allerede fast designet med ”bjælker”, dvs. farvede kasser i enten top, bund eller sider. Organisationens logo og pay-off eller slogan står fast på alle sider. Når du som publikum ser logo m.m. på side 1, 2, 3, 4, 5 … osv., så bliver det simpelthen bare til støj, der stjæler båndbredde fra publikums opmærksomhed. Jeg nævner dette eksempel, fordi det er et klassisk problem, og fordi løsningen på problemet er super simpel. Brug kun logo, slogan og pay-off på din forside og slutside; det vil være rigeligt til at give dit publikum en klar indikation af, hvem eller hvad du repræsenterer. Lad, som tidligere nævnt, logo og coporate identity være en større del af dit handout-materiale. Her kan du efterlade et tydeligt afsendersignal i for eksempel brevhovedet eller bunden af dokumentet sammen med sidenummer m.m.

139

www.brydrammen.dk Undtagelsen: Jeg ved, at der findes situationer, hvor du ikke kommer uden om at skulle aflevere din præsentation, og hvor det kræves, at det på hver side fremgår, hvem der har udviklet og produceret indholdet. Lav denne obligatoriske tekst i punktstørrelse 5 i en svag kontrast til din baggrundsfarve, så den er der, men bliver så anonym som muligt.

140

www.brydrammen.dk

20 Byg dine egne temaer … sådan! Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap20.html. Når du ikke må bruge de færdiglavede skabeloner, hvad gør du så? Du laver naturligvis dit eget tema, som du kan bygge din præsentation op i. For at kunne gøre det, har du brug for at kende lidt til elementerne, der indgår i et godt design. Du har brug for at vide, hvordan du udvælger og finder de rigtige farver, billeder og fonte – og hvordan du får dem blandet rigtigt, så de hænger sammen i et godt layout. Copyright = you have the right to copy! Jeg vil på ingen måde opfordre dig til at bryde med andre folks ophavsret. Når det så er sagt, så kan jeg ikke opfordre dig nok til at søge inspiration til, hvor godt det kan gøres. I Danmark har vi et ordsprog der siger: ”Du må ikke abe efter …” Vi har nærmest gjort det til en del af vores kultur, at vi alle skal udvikle selvstændige løsninger. I det her tilfælde bør du gå imod strømmen. Gør i stedet som børn, når de lærer af hinanden. Se, hvad de andre gør, prøv selv at gøre noget lignende, gør dig nogle erfaringer og tilpas så måden, du gør det på, så den passer helt præcist til dig. Så du skal væk fra dit eget materiale og se på, hvad andre gør. Inspirationen er kun ganske få klik væk. Start med at gå på www.slideshare.com. Som tidligere nævnt er SlideShare

141

www.brydrammen.dk præsentationernes svar på YouTube. En komplet platform fyldt med inspirerende præsentationer. Præsentationerne kan svinge i kvalitet, så du skal naturligvis være kritisk i forhold til, hvordan du lader dig inspirere. Leder du efter én præsentation, der kan give dig en bred palet af inspiration, kan jeg varmt anbefale, at du tager et kig på: http://portal.sliderocket.com/sliderocket/Best-Presentationsof-the-Decade. På www.brydrammen.dk/kap20.html samler jeg løbende mine egne inspirationsfavoritter, så du hurtigt kan få et overblik over min opdaterede top 3-liste. Typer af temaer For at skabe klarhed og sammenhæng gennem din præsentation, anbefaler jeg, at du udvikler en håndfuld tema-layouts, som du kan bruge til dine slides. Temaerne er ikke faste skabeloner, men en ”layout-retning”, hvor du for den specifikke præsentation træffer nogle valg, der sikrer, at dine slides ikke bliver én stor blanding af alt godt fra hylderne. Du kan muligvis slippe af sted med kun at bruge et enkelt layout-tema gennem hele din præsentation, men ofte oplever jeg, at der er brug for følgende layouts: -

Afsnit-layout

Layout kun med billeder

Layout kun med tekst

142

www.brydrammen.dk -

Blandet layout

Forsiden

Herunder er der en kort beskrivelse og et eksempel på hver type af layout, og på www.brydrammen.dk/kap20.html finder du yderligere materiale og inspiration til de forskellige typer af layouts. Afsnit-layout: En slide,

der

bruges

til

at adskille

dine

afsnit i

præsentationen, så publikum er klar over, at du nu skifter til et nyt afsnit. Her har du mulighed for at vise din dispositionsmodel,

der

grafisk

viser,

hvor

præsentationen.

Figur 20.1. Afsnit-layout. Layout kun med billeder: Slides, der udelukkende anvender billeder som budskab. Denne type findes også i en variant, hvor korte tekster

143

www.brydrammen.dk integreres i billedet for at underbygge budskabet og gøre sammenhængen tydeligere for publikum.

Figur 20.2. Layout kun med billeder – foto: Haa-Wee. Layout kun med tekst: Slides, der udelukkende anvender tekst. Dit layout for denne type af tekst skal tage højde for valg af fonte, størrelser og farver, du skal bruge (se kommende kapitler).

Figur 20.3. Layout kun med tekst.

144

www.brydrammen.dk

Blandet layout: Et tema, der anviser et layout for de slides, hvor du ønsker at bruge flere elementer (tekst, billeder, grafer, modeller, diagrammer m.m.).

Figur 20.4. Blandet layout Forsiden: Er ikke et egentligt tema, men jeg har taget den med her for at understrege vigtigheden af, at du arbejder med din forside. Forsiden er det første indtryk, du giver dit publikum. Som i alle andre situationer her i livet, så tæller det første indtryk også, når du skal præsentere. Du kan finde en række inspirerende forsider på: www.brydrammen.dk/kap20.html.

145

www.brydrammen.dk

Figur 20.5. Forsiden Hvordan får jeg begyndt? Virker det hele lidt overvældende? Din målgruppe-planche, din målsætning, dit storyboard … og nu dine layout-temaer. Er din kreativitet helt blokeret, og kan du slet ikke se, hvordan du kommer videre herfra, så prøv en af disse to metoder: 1) Den lette slide. Vælg en slide (ud fra dit storyboard), som er let at lave. En, som du straks kan give et godt design. Det kan være et analyseresultat eller andet indhold, der er givet på forhånd.

Åbn dit

præsentationsprogram, og kast dig ud i at designe denne ene slide. Ved at designe et praktisk eksempel, begynder du automatisk at arbejde med de overordnede principper for, hvordan resten af dine slides skal se ud

146

www.brydrammen.dk 2) Dræber-slide. Start ud med at skitsere din ”dræberslide”. Den slide i din præsentation, der er kernen i hele dit budskab. Én slide, der samler op på din vigtigste pointe i hele præsentationen. Skal den fremstilles som et billede, en model eller et kraftfuldt tekst-statement? Ved at bruge en af de to ovenstående metoder får du brudt din

kreative

blokering.

kommer

gang

med

fremstillingen af din præsentation. Resten er et spørgsmål om at få omsat dit storyboard til slides og slide-sekvenser. I de kommende kapitler får du redskaber og viden om, hvordan du kan inddrage de vigtige layout-elementer i dit materiale.

147

www.brydrammen.dk

21 Farver – en vigtig del af designet Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap21.html. Et af de vigtige elementer i et stærkt visuelt slide-design er farverne. Farver kan gøre utrolige ting i forhold til at gøre dit design levende og inspirerende at se på. De kan desværre også gøre det stik modsatte. Forkert valg af farver kan gøre dine slides forvirrende eller kedelige. Du bør vælge et sæt farver, som er gennemgående på dine slides,

så der

skabes en sammenhæng.

Brugen af

afbalancerede farvepaletter giver dig mulighed for at lade dine præsentationer skille sig ud fra de traditionelle templates ved hjælp af farver, men samtidig sikrer det, at der er balance i designet. En farvepalet sikrer, at din præsentation ikke vil ligne noget, du har strikket sammen fra en række tilfældige præsentationer, og den vil give en rød tråd gennem præsentationen. Du skal bruge en farve til din baggrund (husk, at hvid er også en brugbar farve), en farve til din tekst, en farve til det, du vil fremhæve, en eller flere farver til brug i dine modeller og tegninger. Kort sagt: Du har brug for at få styr på dine farver. Vælg en farvepalet med fem farver, der både giver dig mulighed for at lave svage kontraster, hvor farverne ligger tæt op ad hinanden, og stærke kontraster, der får elementer

148

www.brydrammen.dk på din slide til at skille sig ud og fange opmærksomheden fra dit publikum. Dit valg af farver kan i høj grad påvirke følelserne hos dit publikum. På tværs af kulturer har farver gennem tiden været brugt til at skabe symboleffekter. Det er derfor vigtigt, at du er opmærksom på, om de farver, du vælger, symboliserer noget andet for dit publikum end det, du ønsker at præsentere. Brugt rigtigt kan du selvfølgelig også udnytte disse symboleffekter af farverne til at understrege dine pointer. En udfordring med farver er, at den samme farve godt kan have forskellige betydninger på tværs af forskellige kulturer. I nogle kulturer er rød f.eks. en meget negativ farve, mens andre vil tolke rød som en varm og kærlig farve. Selv lovgivningen i de forskellige lande er med til at påvirke,

hvordan

opfatter

symboleffekten

forskellige farver. Det udspringer bl.a. i måden, landene vælger at give deres skilte farver. For eksempel er grøn = flugtvej, rød = førstehjælp og brandmateriale og gul = fare. Brug billeder som inspiration til dit valg af farver Har du nogensinde prøvet at tage et billede og zoome helt tæt ind på det? Hvis du bliver ved med at zoome, vil du til sidst kunne se, at billedet består af små pixels med hver deres farve. Bittesmå firkanter, der – med deres mosaik af farvenuancer – tilsammen udgør det billede, du ser i fuld størrelse.

149

www.brydrammen.dk Ved at bruge billedet til at udvælge dine farver fra, har du mulighed for at udvælge farverne fra specifikke pixels i billedet og på den måde sammensætte en farvepalet, der passer perfekt til den type billeder, du har valgt at bruge i din præsentation. Det siger sig selv, at med alle de pixels, der gemmer sig i billedet, er der et hav af kombinationsmuligheder. Det endelige indtryk vil derfor også variere, afhængigt af hvilke kombinationer du vælger. Der kan være paletter, der gør din slide ”varm” i udtrykket, mens andre kombinationer af pixelfarver vil give et ”cool” indtryk. Ingen af delene er forkert, men afhænger af hvad du ønsker at sige med netop denne slide. Se

eksempler

på

billeder

farvepaletter

på

www.brydrammen.dk/kap21.html. Her finder du også en fremragende (gratis) e-bog fra designfirmaet Before & After. E-bogen How to find the perfect color giver dig en teoretisk gennemgang trin for trin af, hvordan du ud fra et billede kan udvælge balancerede farvepaletter. Føler du, at farveteori lyder lidt kedeligt? Så husk, at det er tilladt at bryde rammen. Det er med farver, som det er med f.eks. et godt jazz-beat. Beaten begynder for alvor at swinge, når trommeslageren træder lidt ud af den faste rytme. På samme måde med farverne: Hvis du kun følger teorien og bruger farver, der passer perfekt i harmoni, begrænser du dig selv. Hav mod til at bryde ud af rammen, og lav en farvepalet, der på en og samme tid er i harmoni og en smule ude af rytme.

150

www.brydrammen.dk Sådan finder du din perfekte farvepalet Hvis du – ligesom jeg – ikke har en baggrund som grafiker, og dermed heller ikke har lært håndværket at sammensætte farver rigtigt, så er der hjælp at hente i en række gratis applikationer på internettet. Min liste af foretrukne værktøjer til valg af farver er: -

Colorlovers.com – http://www.colourlovers.com

Kuler.adobe – http://kuler.adobe.com/

Color Scheme Designer – http://www.colorschemedesigner.com/

ColourHunter – http://www.colourhunter.com/

Fælles for dem alle er, at her kan du vælge imellem en række forudbestemte farveskalaer, eller du har mulighed for at uploade et billede som repræsenterer den stil, du holder i din præsentation. Ud fra dette billede danner værktøjerne din helt egen farveskala. Værktøjerne giver dig herefter farvekoderne (tre numre) på de enkelte farver i paletten. Koderne kan du taste direkte ind i PowerPoint, hvorefter farverne vil være en del af din standard farvepalet i præsentationen. På www.brydrammen.dk/kap21.html har jeg lavet en kort video, der viser, hvor let det er at lave dine helt egne farvepaletter baseret på billeder. Mangler du inspiration til at finde billeder med stærke farvesammensætninger, så kan jeg varmt anbefale siden

151

www.brydrammen.dk www.fromupnorth.com. Kig dig lidt rundt, og vælg billeder og farver, der tiltaler dig. Husk kontraster og fokusfarven! Stærke kontraster kan få dine slides til at fremstå skarpe og velorganiserede. Mangel på kontrast er en væsentlig grund til, at mange præsentationer er svære at se på lærredet, når de fremlægges. Hvis ikke dine farver har nok kontrast, vil farverne flyde sammen og være svære for publikum at adskille. Tænk over kontrasten, når du vælger din farvepalet og ikke mindst din baggrundsfarve. Nogle kombinationer, der normalt vil fungere godt, er mørkegrøn, mørk lilla eller mørkeblå baggrund med hvid eller gul tekst. Lyseblå, lysegrønne, lysegrå eller hvide baggrunde med sort, mørkeblå eller mørkegrønne tekster. Skab gode kontraster imellem din tekstfarve og den farve, du bruger som baggrundsfarve. I mange tilfælde er der intet i vejen for at holde sig til afarter af sort og hvid. Det er trods alt den stærkeste kontrast, vi har. Sørg for at én af dine farver skiller sig markant ud fra de andre. Vælg en man virkelig får øje på. Betragt denne farve som din ”fokusfarve”. Fokusfarven bruger du til at fremhæve ord eller detaljer i dine billeder og i din grafik. Ganske enkelt ved at farve et ord i din sætning med fokusfarven. Eller ved at lave en cirkel i fokusfarven, der sætte fokus på en detalje i et billede, eller som markerer pointen i en graf osv.

152

www.brydrammen.dk Ved at have ĂŠn fokusfarve lĂŚrer du hurtigt dit publikum, at denne farve markerer de vĂŚsentligste pointer i dit materiale.

153

www.brydrammen.dk

22 Valg af fonte Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap22.html. Er du en af dem, der tænker på, hvilken font du bruger? Eller bruger du bare den, Powerpoint har valgt som standard? Hvis du blot vælger standardfonten, så undlader du at bruge et stærkt element i at gøre din præsentation visuel. Tekstens farve, font, størrelse, vægt og placering på sliden er alt sammen elementer, du skal gøre brug af. Hvilke fonte skal jeg bruge? Et godt råd i forhold til fonte, der bruges i præsentationer, på lærred eller skærme, er at holde sig fra fonte med ”fødder”. Fødder på fonte (også kaldet seriffer) er små grafiske tilføjelser på bogstavets krop, der giver en bedre læsbarhed, når fonten bruges på trykte materialer (f.eks. er nærværende bog skrevet med en font med fødder). Når det drejer sig om digital gengivelse på en skærm eller på et lærred, bliver denne type af fonte anstrengende for dit publikum at læse. Du bør vælge en font uden fødder, med mindre det grafiske udtryk i en font med fødder er væsentligt for at understøtte dit budskab. Herunder illustrerer figur 22.2. to typer af fonte - en uden fødder (Arial) og en med fødder (Times New Roman):

154

www.brydrammen.dk

Figur 22.1. Fonte med og uden fødder. Find din font! Der

findes

rigtig

mange

standardfonte

dit

præsentationsprogram. Hertil kommer, at du selv kan tilføje flere fonte. Disse specielle fonte kan give dine slides det helt specielle udtryk, du er på jagt efter. Hvad enten det er en seriøs font eller en mere løssluppen font. En sådan specialfont vil kunne adskille din præsentation og dine slides fra, hvad publikum tidligere har set. Der findes et utal af fonte at vælge imellem, og du behøver på ingen måde at lade dig begrænse af de standardfonte, som kommer med dit præsentationsprogram. Internettet giver dig nærmest uendelige muligheder for at vælge mellem specielle og spændende fonte. Du har mulighed for at vælge imellem fonte, der er designet og klar til brug, eller du har mulighed for at designe din helt egen font. Mine favoritsteder til at lede efter fonte er:

155

www.brydrammen.dk -

Fontsquirrel.com – www.fontsquirrel.com – håndplukkede fonte til gratis afbenyttelse.

Fontspace.com – www.fontspace.com – mere end 12.000 gratis fonte at vælge imellem

FontLab-com – www.fontlab.com – her kan du designe dine egne fonte

Dafont.com – www.dafont.com – kan bl.a. også genkende fonts ud fra billeder

1001FreeFonts – www.1001freefonts.com – en af de største databaser over fonte på internettet

Når du finder den font, du ønsker at bruge, downloader du den til din computer og placerer filen, så fonten bliver mulig at vælge fra dit præsentationsprogram. På

www.brydrammen.dk/kap22.html

finder

vejledning til, hvordan du installerer nye fonte på både pc (Windows) og Mac. Der er dog én vigtig detalje, du skal være opmærksom på, hvis du vælger at downloade og bruge en special-font. Ønsker du at dele din fil med andre, skal de også have denne specielle font installeret på deres computer. Ellers risikerer du, at PowerPoint erstatter din valgte font med en tilfældig standardfont – og det er der aldrig kommet et godt resultat ud af. Alternativt kan du gemme dine filer i et pdf-format – hvilket dog ikke giver modtageren af filen mulighed for at foretage ændringer i dokumentet.

156

www.brydrammen.dk Men er du sikker på at afviklingen af din fil sker fra din egen computer, ja, så er det bare om at finde din helt specielle font. Hvor stor skal min font være? Jeg er sikker på, at du har hørt en formidler stå og sige noget i retning af: ”Jeg ved, at I sikkert ikke kan læse den her nede bagved …” Hvis du er ligesom mig, så er det eneste, du har lyst til at råbe tilbage: ”Jamen, hvorfor gjorde du så ikke teksten stor nok til, at vi kan læse den hernede bagved?” Vær ikke bange for at lave dine tekster i fontstørrelse 30 eller større. Jo lettere, du gør det for dit publikum hurtigt at læse din tekst, jo mere mental båndbredde, vil de have til at forstå dit budskab. Her er en let måde til at vurdere, om du bruger den rigtige størrelse på dine slides. Lav en (let) lille praktisk test, der vil afsløre, om størrelsen på din font er for lille: -

Stil dig foran den skærm eller det lærred, hvor du skal afvikle dine slides (eller noget tilsvarende)

Knyt din hånd, og hold den i strakt arm foran dig

Gå nu baglæns fra din skærm, indtil din knyttede hånd dækker for din slide (på skærm eller lærred)

Sænk din arm

Hvis du fra den afstand er i stand til at læse teksten på dine slides, er den font, du har valgt, ikke for lille. Det er en simpel test, men bruger du denne metode, sikrer du dig, at du forholder dig til din font i sammenhæng med den

157

www.brydrammen.dk skærmstørrelse, du vil bruge. Vælger du en fast font, som du bruger hver gang, du laver en præsentation, vil du – når du har brugt testen nogle gange – kende din font godt nok til at vide, hvilke størrelser der fungerer. Gør dine power-ord visuelt stærke Mange præsentationer viser tydeligt, at tekster er noget, der er indsat uden anden indsats end at vælge ”tekstboks”værktøjet og bestemme skriftstørrelsen. Det er ikke godt nok! Har du sat et nøglebudskab på en slide, for at få det til at fremstå helt klart og fokuseret, bør du overveje at ændre siden fra at være en tekstslide til at være en grafisk slide. Ved at betragte din sætning som et billede kan du tillægge teksten forskellige designelementer. Tekst kan bearbejdes grafisk og bidrage til det samlede visuelle indtryk af dine slides på nøjagtig samme måde, som når du arbejder med din grafik, dine billeder og modeller. Du kan arbejde med dine tekster ved hjælp af skygger og refleksioner og ved at sammensætte dine sætninger af flere tekstbokse, flere farver eller skriftstørrelser. Kig dig omkring, og bliv inspireret af, hvordan grafiske designere har arbejdet med tekster i logoer, på plakater, cdcovers, bogomslag, blade m.m. Jeg har samlet en række inspirationskilder

på

www.brydrammen.dk/kap22.html,

som du frit kan bruge til få idéer til, hvordan tekster kan gøres visuelt inspirerende.

158

www.brydrammen.dk Inden du nu gør alle dine slides i hele præsentationen til smukke malerier, så husk på, at en af de stærkeste måder til at få en tekst til at fremstå helt klar og tydelig er ved at fjerne alt andet. Skriv din tekst – gerne med sort på hvidt eller hvidt på sort – og fremhæv et enkelt ord med en kontrastfarve fra den farveskala, du har valgt at bruge … Og BANG: Dit budskab står helt rent og skarpt. De ”gyldne regler” … Selvom denne bog fokuserer på at bryde reglerne for “Sådan plejer vi at gøre …”, så er der dog stadig et par gyldne regler, der er udmærkede at kende til, når du skal fastlægge dine fonte: -

Antal af fonte – som med alt andet skal du ikke overgøre valg af fonte. Læg dig fast på to-tre forskellige fonte, du vil bruge. Ellers risikerer du, at dit publikum bliver font-forvirrede

Vælg mindst en font, der skiller sig ud, og som du kan

bruge

til

fokusområder

kommentarer på dine slides

159

specielle

www.brydrammen.dk

Figur 22.2. Brug ikke for mange forskellige fonte. -

Blinkende, drejende og animerede tekster er bare ikke moderne, og de fremmer sjældent publikums opfattelse af dit budskab

Skab i stedet for effekt i din tekst ved at rotere den svagt, så den ikke står helt lige på siden

Figur 22.3. Svag roteret tekst.

160

www.brydrammen.dk -

Leg gerne med placeringen af ord og deres størrelse i din sætning. Placering og størrelse er gode måder til at give dine tekster effekter på

Figur 22.4. Placering af ord og størrelser -

Vælg en font til dine overskrifter, en til brødteksten og en til dine fokus- og kommentartekster

161

www.brydrammen.dk

Figur 22.5. Overskrift, brødtekst og fokustekst. Selvom de gyldne regler kan lyde simple, vil de adskille dig markant fra mængden. Ved at bruge disse guidelines og spændende fonte i dine præsentationer, tager du et stort skridt væk fra de kedelige standardpræsentationer.

162

www.brydrammen.dk

23 Brug billeder Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap23.html. Som tidligere nævnt har vi mennesker brugt billeder gennem tiderne til at formidle budskaber. I nyere tid er der dog sket en markant ændring i vores måde at anvende billeder på. Personligt tror jeg at det har noget at gøre med, hvor let det er blevet at tage billeder (digitale kameraer i smartphones), og hvor let det er blevet at dele billeder med andre (sociale medier på internettet). At andre også tror på, at brugen af billeder har værdi, så man f.eks. i foråret 2012, da Facebook opkøbte fototjenesten Instagram for et svimlende beløb. Facebook er helt bevidst om, at den visuelle kraft i billeder kan fange, engagere og fastholde deres brugere. “Stå stille, jeg tager lige et billede …” At tage et billede var engang noget særligt. Det var en tid, hvor kameraet var ”ladt” med en rulle film fra Kodak, og spejlreflekskameraet var noget, der krævede en særskilt taske fyldt med blitz, linser og andet udstyr for at være komplet. Vi tog billeder ved særlige lejligheder som fødselsdage og bryllupper – og ikke mindst, når vi var med familien på ferie. Vi fik billederne fremkaldt og sat i album, eller vi viste dem frem for resten af familien i form af lysbilleder.

163

www.brydrammen.dk Nu tager vi billeder konstant. 10 % af alle de billeder, der nogensinde er taget igennem tiden, er taget inden for de seneste 12 måneder. Vildt! Årsagen? Vi går i dag konstant rundt med et kamera på os i vores smartphones. Kameraer, der ikke er større, end at vi kan have dem sammen med vores kreditkort og andre ting, vi betragter som nødvendige. Ifølge

http://blog.1000memories.com/%20119-mobile-is-

changing-the-way-%20we-share-our-lives blev der i 2011 solgt mere end to milliarder kameraer (eller digitale enheder, der kan tage billeder). De er overalt! “Prøv lige at se den her …” Tiden med fremkaldelse af billeder og lysbilledfremvisere er overstået for længe siden. Digitale billeder er klar til at blive vist og delt med familien og venner, så snart de er taget. De bliver straks sendt som mms eller delt via Facebook. Billederne er lynhurtigt spredt ud til dem, vi gerne vil dele en situation eller begivenhed med. Hvorfor? Forbi billeder er fantastiske til at sige så meget mere end ord. Det vil kræve lange sms’er eller lange statusopdateringer på Facebook at sige det samme som et godt billede. Vi er fantastiske til at huske billeder. Tænk bare på iTunes’ musikbibliotek. Du kan se din musik listet med tekst, men din evne til at huske musik og bladre igennem din samling øges, når du i stedet for kigger på coverbilleder af din musik.

164

www.brydrammen.dk Det faktum, at billeder er blevet en langt større del af, hvordan vi kommunikerer til hinanden i hverdagen, skal du udnytte i dine præsentationer. Og udbredelsen af digitale billeder betyder heldigvis, at du har masser af muligheder for at bruge billeder. Billeder i praksis Når du laver dine slides, så skriv straks dine tanker ned (på sliden) omkring, hvad der vil være det ideelle billede til at understøtte

budskabet

med

på

sliden.

Vælg

som

udgangspunkt fotografier som billeder, med mindre du er på jagt efter et ikon eller symbol – i så fald kan illustrationer (tegnede billeder) sagtens være et stærkt alternativ. Vær gerne lidt modig, udfordrende og provokerende, når du vælger dine billeder. De må gerne overraske dit publikum en smule, når de dukker op på lærredet. Denne slags overraskelser påvirker følelserne hos dit publikum, får dem til bedre at huske din pointe. Billeder kan også bruges til at sætte dine lidt ”tørre” fakta i perspektiv og gøre dem lettere for dit publikum at forholde sig til. Tal kan i mange tilfælde være abstrakte – store tal kan være meget abstrakte! Ofte indeholder dit budskab tal som en

del

argumentationen

eller

som

bevis

dokumentation, men for mange kan det være svært at forholde sig til. Det

samme

var

gældende

for

den

danske

vindmølleproducent Vestas, da de skulle lancere deres

165

www.brydrammen.dk V164-mølle. Som en del af lanceringen udviklede Vestas en lille video, der satte denne nye kæmpemølle i perspektiv til kendte ting, som f.eks. arealet på en fodboldbane, højden på en rød dobbeltdækkerbus i London, eller for den sags skyld længden af ni af disse busser – det er nemlig længden af en enkelt vinge. De kunne selvfølgelig bare have skrevet, at vingen er 80 meter lang – men det er som om, at det giver mere effekt at tænke på ni røde dobbeltdækkerbusser i halen efter hinanden. Tænk over, hvordan du kan sætte dine egne tal i perspektiv for dit publikum – du kan lade dig inspirere af Vestas-videoen og andre eksempler her: www.brydrammen.dk/kap23.html.

166

www.brydrammen.dk

24 Sådan finder og bruger du billeder Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap24.html. Jeg håber, at du på nuværende tidspunkt er blevet overbevist om, at billeder SKAL være en del af dine præsentationer, og at du derfor også er ivrig efter at komme i gang med at finde de rigtige billeder til din næste præsentation. Generelt er der fire typer af billeder, du kan bruge i dine slides – og så en outsider, som jeg vil komme ind på. De fire typer billeder, du kan bruge, er: -

Dine egne billeder – som du selv har taget med dit kamera eller en smartphone

Royalty free-billeder

Creative Commons-billeder

Screenshots

Dine egne billeder: Billeder, som du selv har taget med dit kamera eller din smartphone, er udmærkede at bruge. De tilføjer et autentisk element til din præsentation. På den måde er du sikker på, at ingen har set billedet før, og at dit publikum ikke kan forbinde det med et andet budskab, hvor de tidligere har set billedet. Ulempen er, at det i nogle situationer kan være meget tidskrævende, hvis du selv skal ud at tage billedet. Kvaliteten af billederne er måske ikke altid i top, men de er

167

www.brydrammen.dk gratis at bruge, og du har fuld kontrol over rettigheden til at bruge billedet. Royalty free-billeder: Professionelle billeder og illustrationer, som du for et mindre beløb kan frikøbe og bruge i dine præsentationer. Royalty free betyder, at du ikke skal betale et beløb, hver gang du viser billedet, men i stedet køber billedet fri til brug i en bestemt situation. Kvaliteten af billederne er høj, og det koster lidt, men ikke mere end alle har råd til. Creative Commons-billeder: Creative Commons er en ny form for copyright, hvor ejeren af billedet giver lov til at, du kan anvende et billede gratis – typisk mod at de får deres navn nævnt. (se mere om Creative Commons senere). Kvaliteten er svingende, men der er mange virkeligt gode billeder tilgængelige som Creative Commons. Screenshots: Er billeder af din computerskærm og dens indhold. Screenshots er super gode at bruge til at vise og forklare noget på din skærm. Der findes indbyggede værktøjer på både pc og Mac, der kan tage screenshots. På internettet kan du yderligere finde en række mere avancerede værktøjer til dette, f.eks. på skitch.com. Kvaliteten af billederne er høj, da alt er digitalt. Husk blot at nævne, hvor skærmbilledet er fra, hvis du viser andres websites eller produkter. Creative Commons Tjenesten Creative Commons er det moderne svar på

168

www.brydrammen.dk copyright. Tjenesten består af en palet af ophavsretslicenser, der er mere i tråd med nutidens måde at dele indhold på via internettet, end det er tilfældet med den traditionelle copyright-ordning. Tjenesten giver alle – lige fra enkeltpersoner til store virksomheder og institutioner – en enkel, standardiseret måde til at få ophavsretlige tilladelser til deres kreative arbejde. Creative Commons giver en digital pulje af indhold, der kan kopieres, distribueres, redigeres, remixes og bygges videre på – alt sammen inden for grænserne af loven om ophavsret. Du kan læse mere om selve tjenesten på http://creativecommons.org/licenses/. Peter Leth har udgivet e-bogen Creative Commons for alle, der stærkt kan anbefales som en god introduktion til dig, der gerne vil i gang med at bruge Creative Commons-billeder. Du

kan

finde

link

til

hente

bogen

gratis

på

www.brydrammen.dk/kap24.html. Mens du leder efter Creative Commons-billeder, vil du møde en række logoer, som dem du kan se på nedenstående figur. Logoerne angiver, under hvilke omstændigheder du må bruge de enkelte billeder. Når du først har lært at forstå logoernes betydning, er det en nem og hurtig måde at finde de billeder, som passer til dit behov.

169

www.brydrammen.dk

Figur 24.1. Creative Commons Når du bruger Creative Commons-billeder, skal du typisk give kredit til personen, der har taget billedet. Det kan gøres helt simpelt ved at sætte navnet på fotografen nedenunder billedet, eller ved at lave en afslutningsslide, hvor du lister navnene op på alle de personer, du har brugt billeder fra. Hvis du ikke nævner deres navne, bryder du deres ophavsrettigheder og hele princippet bag den frie deling i Creative Commons. Jeg synes, at Creative Commons er intet mindre end fantastisk – og er du ikke allerede en flittig bruger af billederne, må du straks få det prøvet af. Her finder du dine billeder … Lad det være sagt med det samme: Der er ufatteligt mange steder på nettet, hvor du kan finde billeder – enten gratis eller for relativt få penge. Så dette er ikke et forsøg på at lave en oversigt over, hvor mange steder du kan lede, men jeg vil gerne dele med dig, hvor jeg selv finder mine billeder –

170

www.brydrammen.dk hvad enten du er helt ny i denne disciplin eller en erfaren bruger, så kan du jo lade dig inspirere af dette. www.brydrammen.dk/kap24.html

indeholder

mit

personlige bibliotek over steder, hvor jeg finder mine billeder. Listen bliver løbende opdateret, så gem linket til denne side, og klik forbi med jævne mellemrum for at se, om der er kommet nye spændende inspirationskilder til. På nuværende tidspunkt ser min liste således ud: -

CompFight – www.compfight.com – min absolutte favoritside til at søge efter Creative Commonsbilleder

Morguefile – www.morguefile.com – der er nærmest ingen restriktioner på brugen af deres billeder. Siden slår sig op at tilbyde billeder til de kreative fra andre kreative

iStockphoto – www.istockphoto.com – måske nok det mest kendte arkiv med royalty free-billeder

Shutterstock – www.shutterstock.com – mere end 15 millioner virkeligt flotte royalty free-billeder og illustrationer

Fotolia – www.fotolia.com – royalty free-billeder

StockVault

–

www.stockvault.net

–

flot

inspirerende søge-site til billeder -

FreeRange – www.freerangestock.com – kræver, at du skriver dig op som bruger af siden

Free Media Goo – www.freemediagoo.com – gratis samling af billeder

171

www.brydrammen.dk -

OpenPhoto – www.openphoto.net – endnu en gratis samling af billeder

Everystockphoto

–

www.everystockphoto.com

–

søgemaskine, der samler billeder fra andre sites -

Microsoft – http://office.microsoft.com/en-us/images – det indbyggede billedarkiv i Microsofts produkter

Brug Google som inspirationskilde Fordi de forskellige billedsites alle har ufattelig mange billeder at vælge imellem, kræver det lidt tid at finde det helt rigtige billede. Et godt råd er derfor at lave søgninger, der indkredser, hvilket motiv du er på jagt efter. Søgefunktionerne på de forskellige sites er af forskellig kvalitet, men så er det jo godt, at vi har Google. Brug billedsøgningen på Google. Indtast dit nøgleord eller budskab, og med et enkelt klik har du tonsvis af billeder. Kan jeg så ikke bare kopiere dem derfra til min præsentation? Desværre, den går ikke. De billeder, Google finder til dig, er billeder, som andre har rettighederne til. Jeg kan derfor ikke anbefale at bruge Google-søgninger som kilde til dine billeder. Det kan i værste fald føre til nogle ret omfattende erstatningskrav fra ejeren af et billede. Det, du kan bruge Google til, er, at hente inspiration til, hvordan du bedst kan illustrere dit nøgleord eller budskab. Lad os prøve med et lille eksempel, hvor budskabet er ”Vores mål er nået med succes”. Du kan nu prøve at søge på Google på både den fulde sætning eller på nogle af nøgleordene i sætningen, f.eks. ”mål”, ”målet”, ”målet nået”

172

www.brydrammen.dk og ”succes”. Ved disse søgninger får du så forskellige billeder som: -

Et skilt med ordet succes

En skydeskive med et pletskud

En fodbold i netmaskerne

En løber, der krydser målstregen

En nøgle med ordet succes og mange mange flere

Min pointe er, at det nu er op til dig at finde det motiv, der bedst understøtter dit budskab. På den måde er Google fuldstændig overlegen som søgemaskine og inspirationskilde. Når du så er sporet ind på, hvad det er for et motiv, du skal bruge, kan du gå på jagt i de diverse billedbanker. Og så de lidt mere oversete typer af billeder Inden du blindt kaster dig ud i at finde billeder fra en af de nævnte kategorier, så kan du jo lige overveje, om du skulle vælge en lidt mere alternativ vej. Du bør overveje, om du kan gøre brug af ikoner eller piktogrammer. Et piktogram er vel

nærmest

det

tætteste,

kommer

på

nutidens

hulemalerier. Et piktogram er som bekendt et symbol, der repræsenterer et objekt eller et begreb ved en illustration. Selv min 4-årige datter kan afkode de budskaber, som symbolerne formidler, uanset om det drejer sig om skiltene, der viser forskellen imellem herre- og dametoilettet, eller skiltet, der indikerer, at her er det forbudt at spise is (et sådant skilt ses f.eks. ofte i dametøjsforretninger).

173

www.brydrammen.dk

Figur 24.2. Piktogrammer På www.piktogrammer.dk finder du en glimrende oversigt over

piktogrammer

til

inspiration,

på

www.iconfinder.com finder du mere end 150.000 ikoner til fri og gratis afbenyttelse. Tænk over, om der et budskab eller sætning, der kan formidles skarpt ved brug af et ikon eller et piktogram. Andre gode websites, jeg bruger, når jeg skal finde ikoner, er: -

Icons etc. – http://icons.mysitemyway.com/

Free Icons Web – www.freeiconsweb.com/

Det fantastiske ved ikoner og piktogrammer, er at de forstås på tværs af geografi og kulturer. Du kender dem fra alle offentlige steder – man lægger knap nok mærke til dem, fordi vores hjerne lynhurtigt afkoder deres budskab.

174

www.brydrammen.dk Indsæt dit billede med omtanke En ting er at vælge det rigtige billede (eller piktogram), men hvordan får du det til at se godt ud på din slide? Her kommer et simpelt tip, som har hjulpet mig mange gange. Hvis din slide både skal indeholde tekst og billede, foreslår PowerPoint dig et layout som eksemplet herunder. Denne måde at designe billed- og tekstslides på er meget almindelig, men desværre ikke særlig spændende at se på.

Figur 24.3. PowerPoint standard layout. Her kommer mit tip. Lad i stedet for billedet røre mindst tre af siderne på din slide. Når du gør dette, vil dine slides være mere klare, og budskabet fremhæves. Effekten af billedet vil være kraftigere. Kort sagt: Det vil simpelthen se bedre ud. Der er tre måder til at få dit billede til at røre mindst tre af siderne på din slide. Det er:

175

www.brydrammen.dk 1) Et lodret billede, der dækker halvdelen af din slide

Figur 24.4. Lodret billede, der dækker halvdelen 2) Et vandret billede, der dækker det meste af din slide

Figur 24.5. Vandret billede, der dækker det meste

176

www.brydrammen.dk 3) Et vandret billede, der dækker hele din slide

Figur 24.6. Vandret billede, der dækker det hele Hvis du vælger løsningen med et billede, der dækker hele din slide, skal du lede efter et område i billedet, hvor der er plads til din tekst. Området skal gerne enten være et mørkt eller et lyst område, så du laver teksten i en god kontrastfarve til billedets baggrund. Hvis der er for mange farver i dit billede til, at du kan finde et ”roligt” område, kan du i stedet for tilføje et delvist gennemsigtigt felt på dit billede. På den måde skaber du ro til din tekst, mens man stadig kan ane, hvad der sker på billedet indenunder. Alternativt kan du endelig fjerne alt det, der sker på baggrunden af din slide (fritlægning), så kun det helt væsentlige element fra billedet står tilbage på hvid baggrund.

177

www.brydrammen.dk Jeg har lavet en kort video, hvor jeg gennemgår mit tip til brug af billeder, og du kan se, hvordan jeg arbejder med delvist gennemsigtige felter og fritlægning af billeder. Videoen finder du på www.brydrammen.dk/kap24.html.

178

www.brydrammen.dk

25 Grafer, diagrammer, modeller og effekter Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap25.html. En anden måde at illustrere dit budskab på er ved at bruge de indbyggede grafer i dit slide-program … MEN før du gør det, ved du så egentlig, hvad du vil sige med dine data? Det første, du skal gøre dig klart, er, at dit publikum ikke er interesseret i dine data, men i de informationer de kan bruge fra dine data. Du skal med andre ord gøre dine data brugbare for publikum på en måde, så oplysninger bliver meningsfyldte og engagerer publikum i stedet for at dræne tilhørerne for energi. Når du i din forberedelse arbejder med dine data, vil du opleve, at du går igennem tre faser. Du starter ud med et simpelt spørgsmål, men i takt med at du graver dig ned i materialet, oplever du en større kompleksitet, som du naturligvis mestrer med dit avancerede Excel-ark. Når du nu skal have denne viden ind i din præsentation, er opgaven at få det komplekse gjort simpelt og forståeligt for andre, der ikke har været en del af alle dine mellemregninger i Excel. Du er den eneste der kan gøre dette, for kun du har denne viden fra arbejdet med dine mellemregninger. Hvad vil jeg sige med det eksempel? Jo, alt for mange præsentationer strander i det komplekse felt og glemmer den sidste fase – at gøre informationerne simple igen. Det

179

www.brydrammen.dk resulterer i, at alt for mange detaljer og mellemregninger slipper med helt ned på de endelige slides, og de bidrager med intet andet end forvirring og frustration. Tilbage til de indbyggede graf-værktøjer. Det er et godt værktøj til hurtigt at skabe et visuelt overblik over nogle data – ofte blot med nogle få klik med musen. Men de har altså nogle uheldige sider, når vi taler om at designe dine præsentationer og slides. Ofte er farverne ikke, som du ønsker, og labels på de forskellige akser er ikke, som du vil have dem. Du ender ofte med at skulle justere en del manuelt for at få tilpasset grafen til dine øvrige grafiske valg. Husk på, hvad det er, du ønsker at sige med netop den graf, du har valgt. Brug så nogle ekstra minutter på at fremhæve den del i grafen, som du ønsker at tale om. Det kan du f.eks. gøre ved at lave alle søjler i dit diagram sorte med undtagelse af den, der illustrerer din pointe – lad den være fremhævet med din fokusfarve, så publikums fokus er på det rette sted. Når du så alligevel skal til at bruge tid på at designe dine slides, kan du lige så godt overveje, om det overhovedet er et traditionelt lagkage-diagram eller en søjlegraf, som er det rigtige valg. Prøv at give slip på de traditionelle graftyper, og vrid din hjerne for idéer til, hvordan du kan ”pimpe” dine tal.

180

www.brydrammen.dk Se et par før- og eftereksempler på www.brydrammen.dk/kap25.html. Husk, at 30 % er det samme som 3 ud af 10 og lige så let kan vises som 3 røde og 7 grønne bilister, personer, computere, husmødre, eller hvad dit argument nu måtte være. Ved at bruge denne type af sigende eksempler i stedet for de kendte lagkage-diagrammer, får du kommunikeret dit budskab præcist og i en visuel sammenhæng, der giver rigtig god mening for dit publikum. Jeg foretrækker at bruge illustrationer og ikoner, som jeg eventuelt selv har skabt med simple elementer fra PowerPoint. Vil du gerne se, hvor let det er at lave farvede personer og figurer i PowerPoint, så klik ind forbi www.brydrammen.dk/kap25.html. Her viser jeg i en kort video, hvordan det kan gøres. Det gode ved denne type af figurer er, at du kan give dem et unikt præg og bruge dem igen og igen i de præsentationer, du laver. Diagrammer og modeller … Du kan bruge diagrammer og modeller i din præsentation til at forklare sammenhænge imellem de pointer, du har i dit budskab. En god model giver dit publikum et præcist billede af en proces, et hierarki eller et flow i dit budskab. HUSK: Modeller og diagrammer er et forsimplet billede af virkeligheden – pas på, at dine modeller ikke bliver for avancerede. Eller som statistikeren George E. P. Box har sagt

181

www.brydrammen.dk det: ”Essentially, all models are wrong, but some are useful.” En god – og ret praktisk – regel er, at din model aldrig må blive mere kompliceret, end at du selv kan tegne den på en tavle, et stykke papir eller på bagsiden af en serviet – når som helst. Det kan være meget nyttigt i andre sammenhænge, hvor du ikke lige kan vise dine slides. En god model kan være samlende for dit budskab; den kan være noget, du vender tilbage til flere gange i løbet af præsentationen og fungere som en guide for dit publikum. Senere i bogen vil jeg også komme ind på, hvorfor en model også sagtens kan bruges som afslutning på din sidste slide, når du spørger efter flere spørgsmål fra dit publikum. Hvis der er brug for at gå i detaljer med dele af modellen, så dyk ned i de enkelte områder af modellen og forklar dem nærmere. Lad altid det overordnede billede af din model stå så klart og simpelt i hovederne på dit publikum som muligt. Byg modellerne i farver, der passer ind med dit layout-tema, også selvom det kan betyde, at du er nødt til at rentegne en model fra bunden af igen. Pædagogisk opbygning Du kan med fordel opbygge modellerne foran dit publikum. I stedet for at vise modellen som ét statisk billede, opbygger du den element for element, så tilhørerne har mulighed for at følge opbygningen. Undersøgelser viser nemlig, at det giver det bedste resultat, da det giver tilhørerne mulighed

182

www.brydrammen.dk for bedre at overskue modellen, når de følger skabelsen af den. Til selve opbygningen af modellen i din præsentation, kan du med fordel anvende nogle moderate animationseffekter, efterhånden som du tilføjer elementer til modellen. Det er præcis i denne slags situationer, at det er helt perfekt at bruge effekter – kodeordet er pædagogisk opbygning. Det vil sige, hvis du på pædagogisk vis med effekter kan opbygge dine modeller eller grafer for øjnene af dit publikum – som hvis du tegnede det for dem på en tavle – så giver effekter god mening. Desværre er PowerPoint udviklet, så grafer vises på én gang – bang! Så her skal dit publikum til at forholde sig til x- og yakser, farvekoder og skalaer. Hvis du i stedet for bygger din graf (eller model) op del for del, giver det dig mulighed for at diskutere og forklare hvert trin, du tager. Hvis du f.eks. for hver søjle af data, du tilfører grafen, kan tale om, hvad den enkelte værdi repræsenterer, og hvad dit publikum skal fokusere på i netop denne søjle – for HUSK: Du viser jo kun søjler og data, hvor der er noget, du vil have dit publikum til at fokusere på, ikke? Når du bygger grafen op med effekter i PowerPoint, skal du ikke bruge de mere overdrevne funktioner, hvor ting kommer hvirvlende hen over skærmen eller hoppende ind fra højre. Brug en helt almindelig standardeffekt, hvor ting

183

www.brydrammen.dk blot dukker op (f.eks. ”Appear”). Mit råd er også at vælge én effekt og så kun bruge denne ene. Er der dele af grafen, der ”hænger sammen” i måden, du ønsker at formidle grafen på, så sørg for at få disse elementer til at dukke op på samme tid, så du ikke skal stå og klikke flere gange for at komme til næste skridt i din opbygning. Pas på med effekterne Det kan virkelig være fristende at give den gas med de mange effekter, der er i PowerPoint. Her tænker jeg på muligheden for at lade elementer flyve ind på lærredet fra højre og venstre. Men du skal tænke dig rigtig godt om, inden du begynder at tilføje effekter. I mange situationer vil de blot virke forstyrrende og tage fokus fra det, du fortæller, og i værste fald vil de ligefrem virke lidt latterlige og let gennemskuelige for dit publikum – det kan virke som om, effekterne er lagt på, fordi det var nemt. Vælger du at bruge effekter i din præsentation, er der en vigtig regel at huske på – vi kan kalde den for 5-sekundersreglen. Ganske simpelt: Hold en pause på 5 sekunder i din tale, mens effekten eller animationen afvikles på skærmen eller lærredet. På den måde giver du dit publikum en chance for at se og forstå, hvorfor animationen var vigtig for dig at bruge netop her.

184

www.brydrammen.dk

26 Ord med power Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap26.html. Ved at bruge flere billeder og færre ord på dine slides, så siger det sig selv, at det gælder om at vælge de rigtige ord. Ord med power og gennemslagskraft. Ord, der støtter 110 % op omkring det budskab, du taler om. Selv den mindste ændring af ord kan have en ret stor betydning for effekten af dit budskab. Det er bestemt ikke ligegyldigt, hvad du vælger at skrive på dine slides. Nu kunne det så være nærliggende at tro, at jeg vil bede dig om at afsætte lang tid til at udvælge de rette ord, læse dem igen og igen og så lige rette lidt på dem igen. Kunsten i denne del er for mig at finde balancen imellem vilkårligt valgte ord og det, som let bliver en omgang ”ordkløveri”. Den ekstremt grundige form for tekstbearbejdelse er vigtig og yderst værdifuld, hvis du skriver tryksager eller juridiske dokumenter. Mens tekst på slides ikke på samme måde skal bære hele budskabet, idet tekst indgår visuelt sammen med resten af dit materiale og det, du vælger at sige. Lad være med at bruge for lang tid på at skabe den perfekt skrevne sætning – dit publikum vil ikke kunne huske den præcise formulering alligevel. Brug hellere kræfterne på at lade nuancerne fremgå af det, du siger.

185

www.brydrammen.dk Misforstå mig ikke. Jeg har stor respekt for tekstforfattere og deres håndværk. Men hvis du skal prioritere dit arbejde med præsentationen, så investér hellere mere tid i den visuelle fremstilling end i de eksakte ord, du vælger. Synonymordbogen - dit uundværlige værktøj Mit foretrukne værktøj nummer ét, når det gælder om at finde

mest

slagkraftige

ord,

helt

klart

synonymordbogen. Find ud af, om du bedst kan arbejde med den gode gamle version på tryk eller med en af de mange online-versioner, som er tilgængelige på nettet. For ud over at synonymordbogen hjælper dig med at finde ”bedre” ord med større effekt, så forhindrer den dig også i en overdreven brug af det samme ord igen og igen. Noget, du sikkert ikke er opmærksom på, men som de fleste af os har som en halvdårlig vane med. Der

findes

række

gratis

lettilgængelige

synonymordbøger på internettet – her er links til et par stykker af dem. Find den, du bedst kan lide, og gem den som et ”favoritlink” på din browser. Så har du den altid lige ved hånden: http://www.synonymordbog.dk (dansk – indeholder også en slangordbog … min personlige favorit) http://synonym.oooforum.dk/ (dansk) http://thesaurus.com/ (engelsk)

186

www.brydrammen.dk Drop buzzwords … Mange glimrende og simple budskaber lider desværre af, at formidleren eller afsenderen forsøger at give sine tekster et ”professionelt” præg. Det stammer fra en misforstået opfattelse af, at det vi går og siger til hinanden i hverdagen ikke er godt nok til at sætte på skrift. Det er en stor misforståelse. Så i stedet for at skrive tingene lige ud, bliver der brugt stor energi på at finde mere sofistikerede ord. Med mindre du skriver skønprosa, så vil jeg klart fraråde dette. Dit publikum vil gerne vide præcist, hvad det er, dit budskab kan gøre for dem, og hvilke beviser og argumenter du har, for at din løsning hjælper. De vil gerne have det serveret i et helt enkelt og letforståeligt sprog! Du skal derfor henvende dig direkte til dem – både i dine tekster og i de ord, du vælger at bruge i din tale. Simple ændringer som at bruge ”du” i stedet for ”jer”, ”Dem”, ”Deres” og ”De” gør dig mere direkte og personlig. Vælg de enkle løsninger, og brug ord, som er klare og lette at forstå, men vær opmærksom på, at selv ord, som jævnligt bruges i det danske sprog, ikke nødvendigvis betyder det samme for alle. Personligt blev jeg for nylig overrasket over at læse, at kun 37 % af de adspurgte i en analyse kender den rette betydningen af ordet ”bureaukrati”, 31 % kender betydningen af ”kriterier”, og kun 27 % kender betydningen af ordet ”portal”.

187

www.brydrammen.dk Når betydningen af (for mig) almindelige ord som disse kun kendes af så relativt få, så forestil dig, hvor galt det kan gå, hvis du står over for publikum med slides, der indeholder mange smarte ord (buzzwords eller forkortelser). Det er fristende at anvende smarte ord enten for at spare plads, eller fordi du føler, de vil få din tekst (og dermed dig selv) til at fremstå mere professionel. Denne sminkning af dine velvalgte ord påvirker din evne til skabe god kontakt til publikum. Ingen vil stille det ”dumme” spørgsmål – på trods af at det meste af publikum tænker præcis det samme. Så vær ærlig. Kald en spade for en spade – så alle forstår, hvad du taler om. Lad mig give dig et eksempel: “Universiteterne kan maximere det akademiske udbytte for deres brugere gennem en højnelse af sundheden på uddannelsesstedet” På en slide vil jeg koge det ned til: ”Eleverne opnår bedre resultater, når de har det godt” Du kan ligefrem opleve en lettelse og et befriende smil fra dit publikum, når de mærker, at her er der en, der siger tingene, som de er. Langt de fleste blandt dit publikum har hørt nok ”corporate crap” til f.eks. at vide, at ordet ”strategi” betyder ”to-tre menneskers diffuse beregninger af, hvor meget hurtigere vi skal løbe næste år”, at ordet ”proaktivitet” handler om ikke at begå fejl, og at ordet ”medejerskab” handler om at få skylden, når det alligevel sker.

188

www.brydrammen.dk Fortvivl ikke, hvis du indimellem ryger i fælden og bruger et par buzzwords eller forkortelser – det er, hvad der sker for en ildsjæl. Du skal blot være bevidst om, at du bruger dem. Du kan eventuelt bruge humor til at demonstrere over for dit publikum, at du godt ved, at du netop har talt til dem i et indforstået sprog. Det drejer sig ikke om, at det er forbudt at bruge disse smarte ord. Det drejer sig om, at du skal mene, hvad du siger, og gerne sige, hvad du mener – både i tekst og i ord – og gerne i et nogenlunde klart dansk. Er du ærlig og passioneret, behøver du faktisk ikke være den store retoriker for at få succes som formidler. Lad dig inspirere af Twitter De sociale medier har ændret måden, vi kommunikerer med hinanden på. Det begyndte faktisk allerede med sms’erne, hvor – især teenagere – skabte et helt nyt sprog bestående af forkortelser og ordlyde. Jeg kan generelt ikke anbefale, at du bruger sms-sprog i dine præsentationer, da det er lige så intetsigende som ingeniørernes forkortelser for de ikkeindviede. Twitter er derimod værd at lade sig inspirere af. Twitter tvinger deres brugere til at holde sig inden for 140 tegn i deres opdateringer / tweets. Mange af de gode tweets er glimrende eksempler på, hvordan et budskab renses for overflødige ord og tegn og herefter fremstår helt klart og tydeligt. Der er naturligvis også eksempler på dårlige tweets…

189

www.brydrammen.dk Hvis du bruger overskrifter eller tekster på din slide, der ikke overskrider 140 tegn, får du lettere ved at skabe det klare budskab. En anden inspirerende ting ved de dygtige brugere af Twitter er, at de med 140 tegn ofte får engageret deres publikum. De gør det ved at vende deres budskab om til et spørgsmål. Det er en kendt tekstforfatterteknik, der kaldes Writers Response. Writers Response-metoden giver hjernen noget at arbejde med. I præsentationssammenhæng giver den dig den fordel, at du nu har alle muligheder for at give dit publikum svaret på det spørgsmål, som du netop selv har sat dem i gang med at reflektere over. Spørgsmålet vil dermed både: -

Aktivere dit publikum

Give dig rammen for at levere løsningen på spørgsmålet

Fungere som guide for dig, så du ved, hvilken del af dit emne, du nu skal fortælle om

Citater – brug dem med omtanke Citater indgår også i kategorien af ord med power. Gode citater har ofte overlevet, netop fordi de har været skarpe, ukomplicerede og lette for folk at huske. Et godt citat kan derfor også være godt at bruge i din præsentation. Jeg kan selv godt lide at finde velvalgte citater fra berømte (eller mere ukendte) personer. Ofte bruger jeg disse citater som indgang til mit emne eller som forstærker til en af mine

190

www.brydrammen.dk pointer i mit budskab og til at demonstrere, at andre end jeg selv er nået til de samme konklusioner. Men det er med citater som med så meget andet – det skal ikke overdrives. For mange citater eller for lange citater vil blive en klods om benet for din præsentation. Det er selvfølgelig et rent selvmål, hvis dit citat er forkert eller komplet irrelevant for det budskab, du ønsker at formidle – så undgå dette! Der er mange steder, du kan finde inspiration til dine citater. Hvis du er typen, der læser meget, hvad enten det er artikler, skønlitteratur eller faglitteratur, så har du en fordel. For med alt det materiale du pløjer dig igennem, gemmer der sig helt sikkert gode citater, du vil kunne bruge. Mine egne bøger er fyldt med gule overstregninger og bøjede hjørner, for at jeg kan finde tilbage til de gode passager, hvor jeg tror, jeg vil kunne finde et relevant citat. Er du ikke typen, der får læst så meget, så gemmer internettet naturligvis også på uendelige mængder af citater. Her er de tilgængelige i mere eller mindre struktureret form. Google er som altid din ven, når du skal søge efter noget specifikt, men er du mere ude på at finde lidt inspiration til et citat, så kunne jeg foreslå dig at klikke forbi en af fire følgende sider: http://www.tompeters.com/freestuff/index.php (find dokumentet ”Top 41 quotes”) http://www.brainyquote.com/

191

www.brydrammen.dk http://www.quotationspage.com/ http://en.wikiquote.org/wiki/David_Ogilvy Jeg opdaterer løbende listen med gode citatsider. Du finder hele listen på www.brydrammen.dk/kap26.html. Hvor meget er for meget (tekst)? Der findes ingen absolutte regler for, hvor meget tekst der er for meget – det er og vil altid være et skøn fra din side. MEN, jeg håber, at dette afsnit kan være med til at installere nogle alarmklokker i din underbevidsthed, der gør, at du vil se på dine slides med kritiske og konstruktive øjne, og at du vil tænke: ”Kunne dette skrives mere simpelt?” Disse alarmklokker skulle gerne begynde at ringe, hvis du ser dine slides have et eller flere af disse ”symptomer”: -

Mere end 10 ord pr. slide

Mere end 140 tegn pr. slide

Bulletpoints

Tekster i andet niveau under et bullet-punkt

Hvis du skal læse for at afkode budskabet (citater undtaget)

Hvis du synes, det er svært at vurdere, så overvej at bruge Kawasaki-metoden, som tidligere nævnt. Den metode, der siger, at du aldrig må bruge mindre end fontstørrelse 30. At skrive med stor skrift vil automatisk begrænse dig i, hvor meget tekst du kan få plads til på dine slides.

192

www.brydrammen.dk Du kan teste, om dit publikum kan afkode dine slides uden at skulle læse dem. Forretningsudvikleren Vinod Khosla har igennem mere end 25 år vurderet forretningsidéer, som har været præsenteret af iværksættere og forretningsfolk. Han har i den tid nok set flere PowerPoint-præsentationer end de fleste. Han har derfor også reflekteret over, hvad der afgør, om en præsentation når igennem til ham med sit budskab. Hans test går ud på, om slides kan afkodes i løbet af fem sekunder. Måden, du gør dette på, er at tage en eller flere udvalgte slides og vise dem til en, der ikke har været en del af fremstillingen af disse slides. Du viser en slide frem i fem sekunder og fjerner den igen. Så beder du testpersonen om at fortælle dig, hvad budskabet er på denne slide. Kan din testperson gøre dette, er din slide bestået. Kan din testperson ikke klart fortælle dig, hvad budskabet er, eller har hun misforstået dit budskab, så er det tilbage til tegnebordet og arbejde videre med at gøre sliden mere klar. En simpel test, men prøv bare at tænke på den sidste præsentation, du leverede. Hvor mange af dine slides ville kunne bestå 5-sekunders-testen?

193

www.brydrammen.dk

27 Rekvisitter gør din præsentation levende Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap27.html. I din disponering af dit materiale (kapitel 7) arbejdede du med at skabe flow af sekvenser og afbræk i din præsentation for på den måde at fastholde interessen fra dit publikum. En af opmærksomhedsknapperne, som du blev introduceret til, var brugen af rekvisitter. Brugen af rekvisitter er et vigtigt element – som du helt sikkert ikke bruger nok. Rekvisitter kan være mange ting, f.eks. et videoklip, en flipover, et fysisk produkt, legoklodser eller en samling boligtilbehør fra ”rodeafdelingen” i Ikea. Brugt rigtigt er rekvisitter noget, du kan bruge til at understrege dit budskab med, og samtidig kan du bruge dem til at overraske dit publikum for at fastholde deres interesse. "Tell me and I'll forget. Show me and I'll remember. Involve me and I'll understand," skulle Confusius efter sigende have sagt, og det er lige præcis det, som rekvisitter er så pokkers gode til. Et af de mest berømte eksempler på brugen af en rekvisit er vel nok Steve Jobs præsentation af MacBook Air i 2008, hvor han elegant, og for at understrege det tynde produktdesign, afslørede produktet ved at tage det ud af en almindelig brun

194

www.brydrammen.dk kuvert. Har du ingen anelse om, hvad jeg taler om, skal du se Jobs’ præsentation her: http://youtu.be/oeQlgdZZJBw. Du kan ligefrem høre, at publikum bliver overraskede, da Jobs hiver MacBook Air ud af kuverten. Det eneste, der er på lærredet imens, er et STORT billede af kuverten. Ingen salgsargumenter, ingen tekniske specifikationer – nej, der var simpelthen blot kuverten for visuelt at understrege pointen om det ultra tynde design. En anden mulighed er simpelthen at slukke (hold CTRL + B knapperne nede på samme tid) for din projektor, mens du bruger dine rekvisitter. Det at lave sort skærm af og til, er faktisk en fremragende idé. For det første signalerer det spontanitet og vækker dermed tilhørerne med det samme: Hovsa, nu sker der noget, frem med notesblokken! For det andet signalerer det en mulighed for spørgsmål, kommentarer og debat. Dit publikum vil have lettere ved at overskride den barriere, det kan være, at stille spørgsmål i en

forsamling,

hvis

vælger

bruge

sortskærmsteknikken. I stedet for bør du have en flipover og en tusch inden for rækkevidde, så du hurtigt kan illustrere eller notere spørgsmål ned. ”Demo or Die …” Har du et produkt, et værktøj eller en færdighed, der kan demonstreres

–

så

GØR

DET!

Intet

virker

mere

overbevisende end en formidler, der kender sine produkter godt nok til, at han/hun ikke bare taler om dem ud fra pæne

195

www.brydrammen.dk slides, men i stedet for giver publikum en ahaoplevelse og lader dem opleve produktet ved en god demonstration. Hvis ikke du kan demonstrere for dit publikum, risikerer du, at hele din troværdighed ryger på gulvet. Hvad gør du, hvis dette spørgsmål kommer fra salen: ”Kan du vise, hvordan det virker?” Der er kun én ting at gøre: ”Show it, don’t tell it.” Og nej, du skal ikke hive teknikere eller ingeniører ind på scenen for at lave din demo. Hvis du gør det, så demonstrerer du ikke meget andet, end at dit produkt eller værktøj er så kompliceret, at det kræver (højtlønnede) specialister for at kunne bruges. Hvad enten du er direktør, produktchef, leder eller selvstændig iværksætter, så træn dig selv i at demonstrere dit produkt. Media Lab på Massachussets Institute of Technology har igennem mange år arbejdet med begrebet ”Demo or Die”. De har et simpelt krav til deres forskere om, at de kort og præcist skal kunne forklare, hvad de laver. De ansatte på Media Lab kan hver især give dig en 5-minutters, en 15minutters eller en 30-minutters version af alle deres forskningsprojekter – når som helst, nogen beder om det. Med risiko for at overgeneralisere virker det som om, at virksomheder er meget gode til levere demonstrationer af deres produkter, hvor alle detaljerne kommer med. Derimod lægges der ikke stor nok vægt på at arbejde med den korte

196

www.brydrammen.dk version. Det er en skam, for netop de korte demonstrationer er perfekte at bruge som en del af dine præsentationer. Bruger du den korte version af produktdemonstrationen i din præsentation, er det næsten garanteret, at du har vækket nysgerrigheden hos dit publikum til at ville vide mere – og et perfekt afsæt til en videre dialog er skabt. Video, video, VIDEO … Med de sociale mediers lynhurtige fremdrift er video virkelig gået hen og blevet det nye sort. For med YouTube – som i 2011 blev den næststørste søgemaskine efter Google – er video nok den hotteste trend inden for præsentationer og formidling. Dit publikum elsker det. Studier viser, at hele 86,5 % af amerikanske internetbrugere ser videoer online, og de ser i gennemsnit seks af dem om dagen. Fra vores eget lille land ved vi, at: -

50 % af internetbrugerne ser tv eller hører radio (kilde: Danmarks Statistik)

80-90 % af indholdet på nettet vil om fem år være levende billeder (kilde: Harddisken, P3)

Video

sælger

produkter,

også

selvom

internetbrugeren ikke ser hele videoen (kilde: reelseo.com) -

Næste halvdelen af alle brugere af smartphones og iPhones ser regelmæssigt video på disse (kilde: reelseo.com)

197

www.brydrammen.dk Hvis video er måden, dit publikum indsamler informationer på, når de surfer på nettet, så skal der ikke meget fantasi til at forestille sig, at de også vil forvente, at du har videosekvenser med i din præsentation. Det kan umiddelbart virke både svært og dyrt at komme i gang med at arbejde med video i dine præsentationer, men det behøver det ikke at være. Dine videoer behøver ikke at ligne skarpt klippede musikvideoer eller HD-optagelser fra Discovery

Channel.

kan

lave

glimrende

videomateriale, også uden dyrt udstyr eller specielt software. Videoer kan være en stærk rekvisit til at opbygge troværdigheden omkring dit budskab. Ofte tænker vi, at vi skal have eksperter eller berømtheder til at udtale sig om vores budskab – vi tror, det giver større troværdighed. Men i YouTube-alderen er vi alle blevet eksperter, og kunder eller personer, der ligner dit publikum, kan nu bruges som dine eksperter. Du kan have dine kunder med ”direkte” på et videoklip i din præsentation. Det giver et stærkt ”socialt bevis” og viser, at det, du siger, faktisk er rigtigt. Samtidig fungerer videoen som en effektiv opmærksomhedsknap. I min tid som leder af en lille analyseafdeling skulle vi på et tidspunkt præsentere en analyse, vi havde lavet gennem et online-panel af kunder. Vi havde data, masser af data, flotte grafer og klare budskaber. Men det, der stod klarest i hovedet på direktionen efter præsentationen, var vores kombination af statistiske data og små videoklip med

198

www.brydrammen.dk udtalelser fra kunder. Udtalelserne understøttede vores budskaber i vores data. Kombinationen var så stærk, at kundevideoer blev et nyt referencepunkt for, hvordan forskellige

kundetyper

blev

omtalt

virksomheden.

Videoerne satte navn og ansigt på dem – præcis ligesom personas-øvelsen tidligere i bogen. Hvis du gerne vil vide mere om, hvordan du selv kan komme i gang med at lave lavbudget-film med et anstændigt kamera og en mikrofon, kan jeg anbefale at kigge forbi www.clickfilm.dk. Her rådgiver Mikael Johnsen iværksættere

filmproduktion.

kan

finde

introduktioner til hans ”Glad-kunde-film”-koncept og høre, hvorfor han mener, at du skal glemme alt om den klassiske præsentationsfilm, hvor du tegner et glansbillede af dig selv eller din organisation. Film din skærm Jeg er en praktiker, der holder af at vise folk, hvordan man gør tingene og give dig konkrete instruktioner til det. Ofte vil du også have brug for at lave en hurtig demonstration på skærmen som en del af din præsentation. Det kan være en demo af et stykke software, en internetportal eller lignende. Og hvad gør du så, når du står med din præsentation, og alle kigger på dig? Du stiller dig hen til computeren og taler videre, mens du navigerer og koncentreret stirrer ned på din skærm, din mus og dit tastatur … (= ingen øjenkontakt med dit publikum).

199

www.brydrammen.dk Niks – lav i stedet for en pædagogisk video på din skærm, mens du viser din demo. Afspil nu dette som et lille videoklip for dit publikum. Fordelene ved denne type af videoer er mange. Udover at du kan koncentrere dig om at præsentere, er du også sikker på, at din demo bliver leveret 100 %, som du ønsker det hver gang. Du er ikke afhængig af stabile internetforbindelser osv. Til at lave denne type af film har du brug for et værktøj, der kan lave en simpel optagelse af, hvad du laver på skærmen, og som du så kan afspille som en video i din præsentation. Der findes en række værktøjer til at lave denne type videoer (kaldet ”screen recordings”). Personligt bruger jeg www.screencast-o-matic.com, der simpelt og let dækker mine behov for at få videoer på mine websites, på YouTube og på de sociale medier. Har du lyst til at se, hvor let det er, så se min lille demovideo af programmet

på

www.brydrammen.dk/kap27.html

eller

direkte på min YouTube-kanal: http://youtu.be/IzJsnUt84HU.

Tegn og skriv på flipover I næsten alle mødelokaler, klasseværelser, foredragssale findes der enten en tavle, et whiteboard eller en flipover. Alle er glimrende rekvisitter, som du kan inddrage i din præsentation,

når

ønsker

opmærksomhedsknap ind imellem dine slides.

200

lægge

www.brydrammen.dk Ligesom mange har en frygt for at tale foran andre, har mange også en frygt for at skrive på tavlen. Måske fordi de ikke tror, de kan tegne, eller at folk ikke kan læse, hvad de skriver. Er du en af dem? Hvis du er, så er det tid til at få overskredet nogle grænser. Sandheden er nemlig, at du tegner rigeligt godt til at kunne formidle ved hjælp af en tavle. Alt, hvad du skal gøre, er, at holde dig til simple symboler, trekanter, firkanter, cirkler, pile og måske en tændstikmand. Har du fulgt mit tidligere råd, har du udviklet modeller til illustration af dit budskab, der er så simple, at du let kan tegne en hurtig version af dem på en tavle og tale ud fra dem. Så er der den med skriften. Tro mig, hvis min håndskrift kan bruges, så kan din også. Det eneste, du bør øve dig i, er at skrive blokbogstaver – det vil sikre dig den nødvendige læsbarhed. Glem alt om, at du ikke er god nok til at bruge tavlen – bare gør det! Det vil falde dig naturligt at skrive på tavlen og derefter læse det op, men det er IKKE en god idé. Dit publikum er intelligente mennesker, der alle har lært at læse, så du behøver ikke læse højt for dem. Prøv at gøre tingene i omvendt rækkefølge. Forklar det, du ønsker at sige, og gå derefter til tavlen og skriv eller tegn det, du har fortalt. Når du går til tavlen, så sørg for ikke at vende ryggen til dit publikum ved at bruge lang tid på at stå og skrive – eller endnu værre ved at vende rygge til dem for at skrive, mens

201

www.brydrammen.dk du forsat taler videre ind i tavlen. I det hele taget er det en dårlig idé at skrive og tale samtidigt. Dit publikum vil nemlig kigge mere på, hvad du gør, og hvad du skriver, end at lytte til hvad du siger, mens du skriver. Stil dig i stedet for lidt ved siden af tavlen med siden til, så du ikke spærrer for udsynet til tavlen, mens du skriver. På den måde lader du dit publikum se, hvad du skriver, mens du gør det. Det kan være lidt en akavet måde at skrive på, så øv dig lidt på forhånd i denne måde at stå og skrive på. Øv dig gerne i at skrive hurtigt, så den tid, du skriver på tavlen, bliver så kort som muligt. Godt nok findes der tavler og flipovers i de fleste lokaler, hvor du vil komme til at afvikle præsentationer. Men kommer du i gang med at bruge tavle og flipover, kan det varmt anbefales, at du anskaffer dig din egen tavle, som du altid kender. Der findes en række transportable flipovers i både A4- og A3-formater, som er lette at transportere. Jeg har

selv

fundet

A3-model

hos

lomax.dk

på

http://www.lomax.dk/vis/varebeskrivelse.asp?vi=3&ci=4&va renr=8325457. En anden mulighed er at investere i et ark papir i traditionel flipover-størrelse, men med den velkendte post-it-lim i toppen af arket. Siderne kan nemt sættes fast på væggen, og på den måde kan dine flipovers være synlige gennem hele præsentationen. Hæng dem op som en del af den kulisse, du afvikler din præsentation i. Flipover-papir med post-it-lim

202

www.brydrammen.dk på kan f.eks. købes hos grafical.dk – jeg har fundet mine på http://www.grafical.dk/post-it-3m-flipover-blok-559.aspx. Uanset hvilken løsning du vælger, kan jeg kun varmt anbefale, at du køber dig et par gode tuscher – sort, rød og grøn (grøn og rød er altid gode til at signalere hhv. positive og negative ord). Køb dem gerne i et par forskellige tykkelser. Pak dine tuscher ned i din præsentationstaske (den kommer du til at høre mere om i kapitel 31), så du altid har dem klar til ”udrykning”. Brug simple ting Når du vælger rekvisitter, behøver du ikke lade dig begrænse til dyre tekniske produkter eller traditionelt avudstyr i mødelokalet. Lad din fantasi løbe, og tænk kreativt, måske skal du på jagt efter dine rekvisitter hos Søstrene Grene, Tiger eller Ikea. De fysiske rekvisitter er en glimrende måde at gøre dine statistiske beviser håndgribelige på, og de gør det også langt nemmere for dit publikum at huske pointerne. Det er langt bedre end endeløse baner af lagkage- og søjlediagrammer. Alt, hvad det kræver, er, at du kigger på din statistik og stiller helt skarpt på, hvad du vil sige med den. Derefter skal du tænke den over i en fysisk verden – så f.eks. 90 % bliver til 9 ud af 10 krukker med guldkarameller, Legoklodser, balloner osv. (spræng gerne ballonerne – det giver en ekstra effekt).

203

www.brydrammen.dk For ofte er det jo ikke det præcise tal, der er det væsentlige, men at du ønsker, at folk skal huske, om tallene var MEGET STORE eller meget små, eller om det var godt eller skidt, at tallene var store. Det er med andre ord vigtigere, at dit publikum husker sammenhængene i dine tal, end at de husker de eksakte tal. Brug gerne konkrete sammenligninger – f.eks. der elleve mand på et fodboldhold – hvis dit statistiske bevis viser, at kun et fåtal i en organisation bakker op omkring din idé, så brug analogien omkring dit fodboldhold, hvor kun to ud af de elleve spillere ved, hvilket mål de skal score i … Synes du, at det lyder useriøst? Så prøv en gang at se nedenstående video med Hans Rosling, der er berømt for sin

måde

udfordre

traditionelle

former

for

præsentationer af statistiske fakta på. I denne video bruger han billige farvede kasser fra Ikea til en præsentation af den globale befolkningstilvækst – ikke just den overskrift, du forventer, kan holde gang i festen. Men se, hvordan Rosling griber

det

dette

klip

på

YouTube:

http://youtu.be/fTznEIZRkLg. Du kan også se klippet på www.brydrammen.dk/kap27.html. Da jeg arbejdede som produktchef for Bang & Olufsen med ansvar for højttalerprogrammet, havde jeg selv fornøjelsen af at opleve, hvordan jeg med en simpel MagLitelommelygte kunne formidle en kompliceret højttalerlinseteknologi for selv den mindst teknisk orienterede designjournalist. Ved at demonstrere forskellen imellem den

204

www.brydrammen.dk almindelige lommelygte og lyskeglen fra en skibslanterne kunne jeg synliggøre noget, som ellers ikke normalt kan ses – nemlig spredningen af lydbølger. Tusindvis af komplicerede ingeniørberegninger, fysiske love og testtimer – alt sammen kogt ned til et ultra kort budskab, der var gjort forståeligt med en lanterne og en lommelygte – fantastisk. Jeg kan ikke selv tage ære for at have fundet på denne sammenligning, men fakta er, at det virkede ekstremt godt. Hvilke sammenligninger kan du bruge i forhold til dit budskab?

205

www.brydrammen.dk

FREMLÆGGELSE

206

www.brydrammen.dk

28 Dit publikum VIL reagere Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap28.html. Som formidler har du noget på hjertet og er passioneret omkring det budskab, du vil formidle. Hver gang du går på scenen og præsenterer, er det for at overbevise dit publikum om det fornuftige i dit budskab. Det er derfor ikke bare nødvendigt, men også naturligt, at du vil påvirke dit publikums følelser. Forvent derfor også, at der blandt dit publikum sidder en eller flere, der er uenige med dig, eller som ikke ønsker, at blive overbevist. Er det tilfældet (og det er det oftest), må du forberede dig på, at dit budskab bliver angrebet. Et ”angreb” kan lyde voldsomt, men det er faktisk værre, hvis der slet ikke er nogle reaktioner, indvendinger eller kritiske spørgsmål, for det betyder, at du ikke har fået påvirket følelserne hos dit publikum – og i værste tilfælde, at de er ligeglade med dit budskab. Den tidligere britiske premierminister Winston Churchill er citeret for at have sagt: “You have enemies? Good. That means you’ve stood up for something in your life.” Du må tro på dit budskab, også selvom det betyder, at ikke alle altid vil være helt enige med dig. Hvis du ikke har troen på dit eget budskab, mister du din kant, og du vil ikke blive husket i flodbølgen af informationer.

207

www.brydrammen.dk Grunde til, at publikum reagerer Det letteste er at antage, at dit publikum ser tingene fra samme vinkel, som du gør. Så for at overbevise dem, vælger du bare at vise dem de samme fakta og historier, som fik dig overbevist. Desværre er det ikke altid vejen frem. For virkeligheden er, at dit publikum sandsynligvis ikke ser tingene fra præcis samme vinkel som dig. Der er en række grunde til, at dit publikum vil reagere på dit budskab. Du kan med din præsentation bringe dem i en eller flere af nedenstående situationer: -

De føler sig utrygge

De føler sig truet

De føler, at de er ude af kontrol

De er bekymrede

De føler sig ignoreret

Du gør dem forvirrede

De er skeptiske

De føler sig misforstået

De er mistroiske

Alle disse følelser er helt naturlige reaktioner. Du vil løbe ind i problemer, hvis du overser dem. Det gælder for dig om, at du hurtigst muligt skal have aflæst dit publikum, så du kan fange deres reaktioner og håndtere dem, mens du præsenterer og besvarer spørgsmål.

208

www.brydrammen.dk Se tilbage på din målgruppe-GPS – og forbered dig på, hvad det er i dit budskab, der vil kunne få dit publikum til at reagere. Måder, publikum vil reagere på Hvis du har studeret dit publikum på forhånd, kender du til mulige årsager til dit publikums reaktioner. Nu skal du forberede dig på måden, hvorpå de vil udtrykke deres reaktioner. Når publikum reagerer, kan du sammenligne det med et angreb på dine pointer og din argumentation. Du kan derfor hente lidt hjælp fra debattørernes verden. Her tales der om fire strategier, der kan anvendes til angreb: -

Forvirring

Død via forhandling

Fremkaldelse af angst

Latterliggørelse eller karaktermord

Forvirring: Det er, når angrebet går på at skabe forvirring omkring dit klare budskab. Hvis angrebet lykkes, vil angriberen have skabt forvirring blandt det øvrige publikum og derigennem ødelægge effekten af dine klare pointer. Død via forhandling: Det er, når angriberen kaster sig ud i lange forhandlinger med dig omkring rigtigheden af en eller flere af dine pointer. Du kender måske også denne strategi fra dine børn,

209

www.brydrammen.dk når de igen og igen bliver ved med at forhandle om f.eks. slik, indtil du sidst giver op (går død). Fremkaldelse af angst: Angst er ikke nogen god ting at tage med på scenen – og bestemt heller ikke en god ting blandt publikum. En angriber kan derfor med denne strategi forsøge at skabe angst blandt publikum. Angst for, hvad der kan ske, hvis du lykkes med at overbevise andre om dit budskab. Latterliggørelse eller karaktermord: Det er måske nok den mest ubehagelige strategi at blive udsat for som formidler. Her kan det nemlig meget let føles som om, angriberen går mere efter manden end efter bolden. Ved at latterliggøre dine pointer eller direkte angribe din baggrund eller dine motiver for at stå på scenen, ønsker de at påvirke din troværdighed over for det øvrige publikum. Ved

kende

disse

fire

strategier

kan

lettere

gennemskue, hvad det er, din angriber ønsker at opnå, og du kan tilpasse dine svar og håndteringen af angrebet derefter. John P. Kotter og Lorne Whitehead viser i deres bog Slå igennem – sådan undgår du, at din gode idé bliver skudt ned, hvordan argumentationen i disse angreb ser ud. De når frem til, at dit publikum ofte vil argumentere ud fra ét af tre scenarier, når de vil skyde din idé eller dit budskab i sænk:

210

www.brydrammen.dk 1.

Vi har ikke brug for din idé, for det ”problem”, den løser, eksisterer ikke hos os

Ok, vi har det problem, men det er ikke en god løsning, du har

Ok, vi har et problem, og du har en god løsning, men den vil aldrig virke her

Disse tre typer af argumentationer kan dit publikum vælge at kombinere med en af de fire tidligere nævnte strategier for angrebet. Forbered dig på, hvad du vil sige, hvis du præsenterer dit budskab og bliver mødt med et af de tre argumenter. Husk, at selve argumentationen og de ord, som dit publikum bruger, kan være forskellige fra gang til gang, men at den underliggende mening i ovenstående eksempler skulle nok være til at genkende for dig. Sådan håndterer du publikum, når det reagerer At kende til hvorfor og hvordan dit publikum vil reagere, er vigtige brikker for at nå frem til at håndtere reaktionerne, når de kommer. Husk, du er først en virkelig fremragende formidler, når du evner at håndtere de forskellige reaktioner fra dit publikum og få dem til at se dit budskab som noget, han eller hun kan gå fuldt ind for – eller i det mindste acceptere, at I ser forskelligt på sagen. Én måde at imødegå en række af de reaktioner, som dit publikum kan forventes at komme med, er ved at vise dem et ”socialt bevis” i dit budskab. Det sociale bevis er, når du

211

www.brydrammen.dk kan demonstrere, at andre deler din holdning og køber ind i dit budskab. Det bør du udnytte i din præsentation ved løbende at bruge videoklip, citater eller anekdoter, der viser, hvordan andre med samme baggrund som dit publikum har haft succes med at følge samme budskab. En gammel regel i krig hedder: ”Ingen plan overlever mødet med fjenden.” Derfor udstyres soldater med et såkaldt ”Commanders Intent”, der klart definerer målsætningen for aktionen. Det betyder også, at soldaterne er klar over, hvilke ting de kan give lavere prioritet – og ofre. Du bør også finde ud af, hvad der er dit primære formål med, at du går på scenen. Måske er du ikke i stand til at tvinge alle dine argumenter igennem til et kritisk publikum. Med dit ”Commanders Intent” ved du inderst inde, hvor du skal fokusere, og hvad du som minimum skal holde fast i. Kog det gerne ned til én sætning, som du kan vende tilbage til og gentage under spørgsmål. Skab klarhed over (for dig selv), hvad du VIL stå fast på, så kan du tillade dig at vise imødekommenhed på mindre væsentlige punkter. Når reaktionerne kommer, er der også en række ting, du altid bør undgå at gøre. Undgå alle former for løgn, fortielser og fordrejninger. Mister du først troværdigheden foran dit publikum (hvis de fanger dig i en løgn), kan du lige så godt pakke sammen. Undgå også at være aggressiv i dine argumenter – din modpart vil lynhurtigt få sympati fra resten af publikum. Respektér i stedet for, at andre kan have en anden holdning end dig. Det gør du bedst i at lytte til

212

www.brydrammen.dk kritiske spørgsmål eller reaktioner og besvare dem i samme toneleje, som du har fremført den øvrige del af din præsentation. ”Don’t raise your voice – Improve your argument.” Når reaktionen udebliver Du ved, at dit budskab har kant. Du ved, at der blandt publikum er én eller flere, der ikke er enige med dig. Du har forberedt dig på deres kritiske spørgsmål, men … de kommer bare ikke. Det betyder ikke, at alt er godt, og at dit budskab er accepteret. Ofte er det sådan, at dit publikum sidder med et spørgsmål, men hvem tør bryde isen? Hvem rejser sig og stiller spørgsmålet? Stilheden kan næsten blive pinlig, og det kræver mod blandt publikum at bryde isen, når stilheden først har sænket sig. I en sådan situation skal du selv svare på de spørgsmål, du ved, der er blandt publikum. Står jeg i stilheden, gør jeg det ofte med en henvisning til, at jeg ofte bliver spurgt andre steder – f.eks. ved at sige: ”Sidst jeg talte om det emne, blev jeg bl.a. spurgt om …” Nu er isen brudt, du har vist imødekommenhed ved åbent at tage fat i noget af det, du ved bekymrer dit publikum. Du gør det på en måde, hvor du selv er i kontrol med både spørgsmål og svar. Nu kan du forvente, at der kommer spørgsmål – hvis ikke, tager du selv et mere.

213

www.brydrammen.dk Spørgsmål & svar (Q&A) Er du en af dem, der puster ud og ånder lettet op, når du er igennem dine slides og når dertil, hvor du beder om spørgsmål? Så har du lidt at arbejde med. For den tid, du har sat af til spørgsmål og svar, er uhyre vigtig. Det er nu, du skal være skarp på de reaktioner, der kommer fra dit publikum. Du kan dog ”varme op” til denne runde af spørgsmål ved løbende igennem din præsentation at være i dialog med dit publikum (som nævnt i tidligere kapitler).

Stil dem

spørgsmål, f.eks. i forhold til relevansen af den pointe, du netop har afleveret. På den måde fastholder du dit publikum, men du sikrer også hele tiden relevansen og accepten af de budskaber, du formidler. Igennem den løbende dialog kan der sagtens komme et spørgsmål, som vil være forstyrrende eller for komplekst at besvare

på

dette

tidspunkt.

Her

bør

udskyde

spørgsmålet og sige, at du gerne vil besvare spørgsmålet senere i præsentationen. Skriv det op, og vend tilbage til det under ”Spørgsmål & svar”. Skriv det gerne op på en tavle, så dit publikum kan se, at du har husket det – og sørg for alt i verden for, som lovet, at besvare spørgsmålet – din troværdighed vil være ødelagt, hvis ikke du holder løftet.

214

www.brydrammen.dk

29 Når dit materiale er klar, skal du ØVE Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap29.html. Der er mange gode grunde til, at du ikke skal lave din præsentation i sidste øjeblik, inden du skal aflevere dit budskab. Den vigtigste er, at du så ikke har tid til at øve dit materiale. Du SKAL kende dit materiale fra start til slut, og det opnår du kun ved at øve det under så realistiske forhold som muligt. Jeg er vokset op i en landsby i det midtjyske nær Herning. Jeg gik i en landsbyskole, hvor kristendomskundskab var en selvfølge på skoleskemaet. Som en del af dette, skulle der læres salmevers udenad. Det var jeg faktisk god til. Faktisk så god, at jeg stadig den dag i dag kan synge med på salmerne, når jeg har brug for det. MEN spørger du mig til indholdet og betydningen af de enkelte salmer, er jeg helt blank. Hvorfor nu dette eksempel? Jo, jeg er et glimrende eksempel på, at man sagtens kan lære tekster udenad uden at have indholdet på plads … Det er IKKE på den måde, du skal øve din præsentation. Du skal øve dig på indholdet. Samtidig skal du bruge de samme redskaber, som du planlægger at bruge ved den endelige præsentation. På engelsk skelner formidlere imellem ordene ”practice” og ”rehearse”. Practice er, når du løber dit materiale og dine

215

www.brydrammen.dk idéer igennem i dit hoved, mens du sidder ved dit skrivebord. Det hjælper dig med at få helt styr på dit flow og overbevisningen i dine pointer. Rehearse er, når du rejser dig op og fremlægger din præsentation. Du anvender det udstyr og de rekvisitter, du har planlagt at bruge. Kort sagt, kommer så tæt på den endelige situation som muligt. På dansk bruger vi ofte begrebet ”at øve” om begge dele, så når du i dette kapitel læser mere om at øve sig, drejer det sig både om ”practice”, men i højere grad også om ”rehearse”. At øve dit materiale Mange (selvfølgelig ikke dig …) tror, at de kan ”skyde fra hoften”, ”tage den på rutinen” og bare fyre deres budskaber af fuldstændig uden øvelse. Glem det! Du slipper måske igennem dine slides – og måske også inden for den fastsatte tid – men det bliver aldrig helt godt. Der er faktisk en ganske god grund til, at ordsproget ”øvelse gør mester” engang er blevet til. Langt de fleste dygtige formidlere er blevet dygtige, fordi de har fremlagt mange præsentationer. Men selv de rigtigt dygtige formidlere øver stadig deres materiale, inden de ”går på”. Det er f.eks. en kendt sag, at Barack Obama begyndte at forberede sin indsættelsestale tre måneder før, den skulle holdes. Læs biografien om Steve Jobs, og du vil også se, at han bestemt heller ikke overlod denne sidste del til andre end sig selv. Når du vil levere en ordentlig præstation, så SKAL du øve dit materiale igennem flere gange. I denne sammenhæng betyder ”flere” mere end to gange. Det kan være svært at

216

www.brydrammen.dk finde tid til, men når nogle af de mest efterspurgte foredragsholdere og administrerende direktører kan finde tid til det, så kan du nok også. Specielt når du følger rådene fra de forrige kapitler og bruger dine slides som visuel scenografi – og dermed (heldigvis) ikke længere har dine lister med bulletpoints at læne dig op ad – så kræver det, at du har styr på dit materiale og kender fortællingerne og nøglebudskaberne til de enkelte slides. Som med så meget andet gælder det om at finde en balance i, hvor stramt du er bundet af dit materiale. Lange pauser, hvor du står og tænker over, hvad det nu var, du skulle sige, duer ikke – så tag hellere et kig i dine noter. På den anden side må du heller ikke være bundet til dine noter – du skal være fri på scenen. Men ikke så fri at du konstant bryder ud af dit planlagte materiale og bruger al din tid på at tale dig ud ad skæve tangenter. Det er en balance, og du skal finde den formel, der virker for dig. En metode, der virker rigtig godt for mig, er at øve med mine slides på print. Det foregår ganske simpelt ved, at jeg printer alle mine slides i A4-størrelse (så jeg stadig kan læse og genkende dem på afstand). Jeg ligger dem ud på spisebordet eller et stort mødebord i den rækkefølge, de skal vises – gerne med et lille ophold imellem de enkelte afsnit. Simpelt – men det giver et rigtig godt overblik over, hvordan budskabet flyder igennem præsentationen, og om

217

www.brydrammen.dk de enkelte afsnit er afstemt med hinanden. Nærmest som et kvalitetscheck af dit storyboard fra din forberedelse. Det sker ret ofte, at jeg vælger at flytte rundt på slides, når jeg først står foran køkkenbordet. Specielt er metoden god, hvis du oplever, at der er steder, hvor præsentationen ikke helt hænger sammen og dine overgange imellem afsnit ikke fungerer. Med alle slides foran dig vil du opleve, at du hurtigt kan gennemskue, hvor der skal flyttes lidt rundt og ændres noget. Endelig er metoden også rigtig god til at få øje på, hvor dine slides er lidt for tynde i det. Hvor der er for mange dataslides i træk med tekst eller tal? Og hvor kan du undlade nogle slides og gøre dit budskab endnu skarpere? Brug et par timer på at øve dit materiale igennem på denne måde, ret dit materiale til, og skift så over til den digitale version af dine slides. Så er der kun tilbage at øve, øve, øve. Jeg skal være den første til at indrømme, at det kan føles ret dumt at stå i stuen, på hjemmekontoret eller i et tomt mødelokale og tale for sig selv, men tiden er givet rigtig godt ud. Så bid forfængeligheden i dig, klem ballerne sammen og brug den tid, der skal til for at få styr på dit materiale. Husk: At øve sig er en god ting, men at få præsentationen ind i hovedet, så du kan den udenad, er ikke nødvendigvis særlig godt. Problemet er nemlig, at hvis du prøver på at huske dit materiale helt udenad, så vil du komme til at

218

www.brydrammen.dk recitere (altså forsøge at gengive materialet, præcist som det er skrevet – som en skuespiller, der fremføre sine replikker), og det ønsker du ikke. Du skal ikke recitere, men derimod formidle – fokusér på nøglebudskaberne og ikke på en præcis gengivelse af hvert enkelt ord. Prøv at optage dig selv, når du øver din præsentation, og lyt så til det bagefter. Det er min erfaring, at når jeg lytter til mit eget materiale, finder jeg ting, jeg vil rette, og steder i materialet, der kan strammes op. Ting, som jeg ikke ser, når jeg ser på mit materiale eller taler det igennem. At øve din indledning Som tidligere nævnt er din indledning utrolig vigtig. Vigtig for din evne til at fange dit publikum, vigtig for din egen fornemmelse af, at du er kommet godt i gang. Sæt derfor gerne tid af til at øve denne del af dit materiale. Du skal bruge præcis lige så meget energi og omtanke på at øve din indledning, som hvis du ville forføre dit publikum – for det er faktisk lige nøjagtig det, du vil. Du skal have den så godt ind under huden, at du virker både komfortabel, selvsikker og afslappet, når du går på scenen og siger de første ord. Brug også lidt tid på at øve, hvordan du vil gøre din entré på scenen. Du har fuldt fokus fra dit publikum, så udnyt chancen for at gøre dette til en markering af, at der nu kommer en formidler med noget på hjerte.

219

www.brydrammen.dk At øve din levering på scenen Du skal også benytte lejligheden til at øve selve din fremlæggelse foran et ”live”-publikum. Desværre kan øvelsestimer – uanset hvor tæt på den endelig situation, de er – aldrig gøre det ud for følelsen af at stå foran et rigtigt publikum. Det tager tid at føle sig naturligt tilpas foran et publikum – og alle formidlere føler, at der er noget, de kan forbedre. Der er kun én måde at øve dette på: GØR det! Mit råd (som jeg selv praktiserer) er at sige ja til så mange præsentationer

som

muligt.

Uanset

det

husmoderforeninger, studerende, erfa-grupper – ja, hvad som helst, så sig ja, hvis du har plads i kalenderen. Grunden, til at jeg siger ja (på trods af en fyldt kalender), er, at det giver god øvelse – og så er det sjovt, for jeg får jo lov til at formidle budskaber, som jeg brænder for. Hver gang jeg har præsenteret, har jeg fået noget nyt at tænke over. Jeg har opdaget noget, jeg vil forbedre, eller oplevet, at et nyt virkemiddel virker som tiltænkt. På denne måde kan du stille og roligt lære, hvad der kan gå galt, hvordan du kan tage højde for forskellighederne blandt publikum, og hvordan du selv har det med forskellige typer af lokaler osv. Ting, du aldrig kan læse dig til i teoretiske øvelser. Så se at komme i gang. Tjek dine venner på Facebook, Twitter og LinkedIn, og find dem, som du kan tage fat i for at høre, om du må komme forbi og præsentere for dem, deres virksomhed eller organisation. Min erfaring er klart, at det er en rigtig god træning, samtidig med at det er en god reklame for dig som formidler og for dit budskab.

220

www.brydrammen.dk

30 Din mentale forberedelse Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap30.html. I de forrige kapitler har du læst om alle de praktiske ting, der skal tænkes over, udvikles og forberedes, inden du er klar til at møde dit publikum. En ting er udviklingen af dit materiale, men tit glemmer vi, at forberedelsen også gælder de ting, der foregår oppe i dit hoved. Du skal have ”ryddet op” i de unødvendige ting, der rumsterer rent mentalt. På den måde opnår du det mentale overskud, der skal til for at kunne håndtere uforudsete ting, der dukke op. Tro på dig selv Se sådan på det: Hvis ikke du selv tror på det, hvorfor skulle andre så? Det er utrolig vigtigt, at du selv tror på dit materiale og dit budskab. For gør du det, vil din overbevisning stråle ud af dig, og det er bl.a. det, din mentale forberedelse skal hjælpe dig med at få at pudset af. Håndboldikonet Ulrik Wilbek nævner i sin bog Tro på dig selv – min vej til at udvikle og motivere mennesker fem helt enkle spørgsmål, som han bruger i sin coaching. Nu har du jo (formodentlig) ikke personlig adgang til Ulrik Wilbek, hver gang du skal formidle et budskab, men du kan stadig bruge hans fem coaching-spørgsmål til ”selv-coaching”. Besvar dem for dig selv, og bliv bekræftet i, at du er klar til opgaven.

221

www.brydrammen.dk Spørgsmålene er: 1) Hvordan griber du opgaven an? 2) Hvorfor har du valgt denne metode? 3) Hvad vil du opnå med det? 4) Kunne du have gjort det på en anden måde? 5) Hvordan ville det have virket? For travle mennesker som du og jeg, kan det virke som spild af tid at sætte sig ned og stille sig selv disse spørgsmål, men tro mig – denne form for simpel selv-coaching virker. Du vil opleve, at troen på at dine valg og dit materiale bliver større. Det vil kunne mærkes af dit publikum. Mere fra sportens verden … Professionelle idrætsfolk kender til værdien af mental træning og evnen til at ramme det rigtige spændingsniveau. Inden vigtige kampe eller stævner lader de mentalt op ved at gennemtænke de mulige scenarier, de kan komme til at stå overfor. Det kan være dårlige dommere, reaktioner fra tilskuerne, temperaturen i hallen osv. På samme måde kan du dagen inden en vigtig præsentation sætte tid af til at gennemtænke de scenarier, du kan komme ud for. Dog er der en vigtig ting, du skal huske: Sørg altid for i din mentale forberedelse at tænke på, hvordan du løser en situation med et positivt resultat. Din mentale forberedelse skal give dig mere tro på dig selv og positiv energi til den opgave, du står overfor. Hvorfor? Fordi hvis du kun tænker på en situation, som noget der kan gå galt, så går det galt.

222

www.brydrammen.dk Lad

mig

give

dig

eksempel.

jeg

som

badmintoninstruktør uddannede unge trænere, prøvede vi dette af i praksis. Vi bad de unge trænere om at gå ind på banen og fokusere på, at deres korte serv skulle komme lige hen over nettet – en vigtig teknik, du skal beherske som badmintonspiller. Først bad vi dem om at gøre dette ved at fokusere på kanten af nettet. Resultatet var, at 8-9 ud af 10 server, ramte kanten af nettet og dermed fejlede. Herefter bad vi dem om at rette fokus mod et punkt lige over kanten af nettet. Det resulterede i, at 8-9 ud af 10 server nu gik tæt henover nettet. Pointen med dette eksempel er, at hvis du som formidler fokuserer stærkt på noget, der ikke må ske, så risikerer du at havne i netop den situation. Så brug din mentale træning til at vende situationerne, så du ser dig selv løse situationen og vende den til en positiv oplevelse. Ret hele dit fokus mod, hvordan du løser situationen. Sådan klæder du dig bedst på mentalt. Brug motion som doping Motion er godt for mange ting – også for din mentale forberedelse til en vigtig præstation. Motionen fungerer som et pusterum for din hjerne, og samtidig giver den dig et fysisk overskud, som du kan udnytte, når du skal levere fra scenen. Glem doping, kaffe, energidrik og andre kunstige former for præstationsfremmende

midler.

Der

ingen

andre

stimulanser, der kan måle sig med at få pulsen op. Kroppen

223

www.brydrammen.dk er så smart indrettet, at den har sin egen humørmedicin, der hjælper hjernen til positiv tænkning og godt humør. Det er stoffet endorfin, som hjernen bl.a. udskiller i forbindelse med motion (og sex … men det er en helt anden historie). Stoffet kan betegnes som hjernens naturlige doping. Det smarte er, at mens du stimulerer din krop med endorfiner og styrker dine positive tanker, så arbejder din hjerne og din underbevidsthed stadig med din forberedelse. I Brain Rules viser John Medina, hvordan en gruppe personer

forbedrer

deres

hjernepræstationer

markant

igennem et 12 ugers motionsprogram. Figuren herunder viser den målte forbedring i deres præstationer igennem det 12 ugers forløb. Kurven viser også, at de hurtigt falder i niveau igen, når motionsprogrammet stopper.

Figur 30.1. Forbedring gennem motion http://www.brainrules.net/exercise?scene=

224

www.brydrammen.dk Uden mad og drikke duer helten ikke Fejlagtigt nok tror mange, at det kun er vigtigt, hvad du spiser og drikker, hvis du er professionel idrætsudøver og skal præstere fysisk hårdt. Specielt din væskebalance – i form af vand – er vigtig. Forberedelsen til din præsentation kan være en stresset periode, og her er det ekstra vigtigt at være opmærksom på at få rigeligt med væske. Indtager du for lidt væske i denne periode, risikerer du at blive træt og få hovedpine. Din hjernes funktioner nedsættes, og det har en negativ effekt på din kropskoordination, dine beslutningsevner og din koncentration. Vand er livsvigtigt for din krop, men mange glemmer at drikke nok i løbet af dagen. Du bør indtage omkring halvanden liter vand om dagen – men lad være med at drikke det hele på én gang (især lige inden du skal på scenen …), for det resulterer i hyppige toiletbesøg. Tænk også over, hvad du spiser dagen inden og op til, du skal levere din formidling. Undgå gerne tung og meget fed mad, som din krop skal bruge masser af energi på at fordøje. Skift det gerne ud med grove madvaner og masser af frugt. Især hvis morgenmåltidet er lige inden, du skal på scenen, er det vigtigt med et godt og nærende måltid til at starte kroppen op med. Endelig – for dit publikums skyld – undgå hvidløg dagen inden. Gem hellere den store hvidløgsstegte T-bone-steak med pommes frites og den gode rødvin til bagefter – når du skal fejre din gode præstation.

225

www.brydrammen.dk Min egen mentale forberedelse – i praksis Selvfølgelig bruger jeg også mental forberedelse som en del af min forberedelse til formidlinger. I min egen lille værktøjskasse griber jeg oftest ned og gør brug af følgende fire redskaber: Mad, frugt og vand: Ro i maven og en god mæthedsfornemmelse er for mig et vigtigt fundament, og det begynder allerede dage inden. Musik: Jeg bruger i høj grad musikken på min iPod som mental forberedelse. Dagen før og helt op til leveringen af mit budskab giver det mig en god fornemmelse af overskud. AC/DC, DAD og Nephew virker for mig, men du må hellere selv afgøre, hvad der virker for dig. Motion: Afhængigt af tid og sted kan dette være alt fra en tur i motionscenteret, en tur på (spinning)cyklen eller blot en gåtur i rask tempo. Timeout: Jeg sætter mig og løber hele forløbet af den kommende dag (eller time) igennem i hovedet og gør brug af Wilbeks fem spørgsmål til selv-coaching. Du skal være velkommen til at kopiere min personlige liste, men jeg vil opfordre dig til at prøve dig selv af og finde din egen formel for, hvad der virker for dig.

226

www.brydrammen.dk Tjek, tjek og tjek! Er du typen, der har det godt med tjeklister? Du ved lister, som i detaljer beskriver, hvad du skal have med på ferie, hvad du skal nå i weekenden, eller hvad der skal til for at løse en opgave. Tjeklister er glimrende til at give ro og mental afklaring på, hvad der er gjort, og hvad du mangler for at nå i mål. Det kan du også udnytte, når du skal forberede dig på din præsentation.

Stærkt inspireret af

John Zimmer

fra

mannerofspeaking.org har jeg lavet en tjekliste, som du kan bruge, som afslutning på din forberedelse. Jeg har lagt et pdf-dokument ud på www.brydrammen.dk/kap30.html. Her kan du hente og printe tjeklisten og bruge den til afkrydsning. Listen er fokuseret på de praktiske detaljer. Jeg har forsøgt at få så mange punkter med på listen som muligt, og du vil derfor ikke have brug for alle punkter hver gang. Som med alle andre tjeklister skal du bruge dem med en omgang sund fornuft, og du skal aldrig være 100 % styret af dine tjeklister. Punkterne på tjeklisten er grupperet i kategorier, og der er også lavet plads til, at du kan tilføje et par af dine helt egne punkter på listen.

227

www.brydrammen.dk

31 Hvad gør du, når det alligevel går galt? Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap31.html. På trods af at du har forberedt dig efter alle tænkelige (og utænkelige) regler, så må du acceptere, at ting kan gå galt. Det KAN du bare ikke garantere dig imod. Jeg har prøvet det på egen hånd adskillige gange. Forbered dig ud fra en holdning om, at noget ”vil” gå galt, i stedet for ”hvis” noget går galt. Der er mange ting, der kan gå galt. Det kan være med det tekniske udstyr, lokalet, lyden, publikum og tonsvis af andre ting. Når noget går galt, gælder det om at have en ”plan B” i skuffen. En plan, du er klar til at sætte i søen, når det brænder på. En sådan plan får du kun, hvis du, inden du kaster dig ud i at præsentere, har tænkt over de mulige ting, der kan gå galt. Hvad gør jeg? Det er heldigvis ret simpelt. Tag et blankt stykke papir (eller et tomt regneark), og start med at lave en liste over alle de ting, der kan gå galt. Tænk på alle skrækhistorierne, som du selv har oplevet eller hørt andre fortælle om, og tilføj så lige et par stykker, som du aldrig kan drømme om, vil ske. Tænk på de forskellige faser i din præsentation – fra forberedelsen, til transporten, til lokaler, til udstyr, til forplejning – og list så op, hvad der kan gå galt.

228

www.brydrammen.dk Når du har din liste, skal du kigge på den enkelte situation og overveje, hvordan du kan undgå dette, og hvad din plan B vil være, hvis det endelig skulle ske. Start med at liste måder, hvorpå du kan imødegå og undgå, at problemerne sker – eller find i det mindste en måde, så de ikke vil få betydning for din formidling. Strategier til at imødegå situationerne kan bl.a. være tjeklister, som du bruger ved afrejse, ankomst, forberedelse og nedpakning. Efter at du har listet alt det op, du kan gøre for at undgå at tingene går galt, skal du tænke over, hvad du gør, hvis det alligevel går galt (for det kan ske trods alle gode forberedelser). For eksempel: Hvad gør du, hvis projektoren i lokalet pludselig ikke virker længere? Du bliver nødt til at bruge kropssprog, tavler og et malerisk ordsprog for at skabe de samme billeder i hovedet på dit publikum, som du ville have vist dem med dine slides. I sådanne situationer skal du tænke over, hvordan du kan bruge whiteboards og flipovers – hvis ikke de allerede indgår som et element i din formidling. I takt med at du udvikler dine planer, skal du notere ikke bare selve planen, men også de ”redskaber”, du har brug for. Det kan både være fysiske redskaber som en pakke tuscher i forskellige farver – eller færdigheder, som du skal træne for at kunne bruge dem, hvis situationen opstår. Lav et skema som i nedenstående figur 31.1. I kolonne 1 noterer du det problem eller den situation, der kan gå galt. I kolonne 2 skriver du, hvad du kan gøre for at undgå, at situationen opstår, og i kolonne 3 skriver du din plan B for,

229

www.brydrammen.dk hvordan du tackler situationen, hvis det går galt. Endelig noterer du i kolonne 4 de redskaber, du har brug for. Listen i kolonne 4 udgør en fin liste af ting, du skal huske at medbringe, eller sikre dig vil være til stede i lokalet, hvor du skal præsentere.

Figur 31.1. Plan B skema Du kan downloade en skabelon af ovenstående skema på www.brydrammen.dk/kap31.html. Problemhåndtering i praksis Herunder kan du se tre eksempler fra min egen personlige liste. Den er baseret på egne erfaringer, egne fejl og input fra gode kollegaer. Det er langt fra en facitliste, men du er velkommen til at lade dig inspirere af den til din egen liste ud fra de eksempler, jeg har valgt at tage med her i bogen. UDFORDRING A: PowerPoint-filen virker ikke. Undgå dette ved: Medbring og brug altid egen computer til afvikling af præsentationen. Hav en back-up på et USB-stik samt en

230

www.brydrammen.dk online-back-up, der kan hentes via Dropbox (se på www.brydrammen.dk/kap31.html, hvordan du får din egen gratis Dropbox-konto). Håndtér dette ved: Prøv at hente back-up-versionen fra dit USB-stik eller Dropbox, inden publikum ankommer. Hvis du ikke gør det – eller hvis filen bryder ned under præsentationen – så brug flipover og handouts. Hæng disse op rundt i lokalet i takt med at de ”udvikles”. Få arrangørerne til at kopiere medbragte prints af slides og dele dem ud. Redskaber: -

Flipover

Pakke med tykke tuscher

Tape eller sticky gum

Farvekopier af slides (2 eksemplarer – et sæt til mig og et som kopi)

Manuskript, inklusiv illustrationer af nøgleslides og modeller

UDFORDRING B: Tekniske problemer med lokalets udstyr Undgå dette ved: Afprøv alt udstyr, inden du starter – hvis fejl ikke kan udbedres (evt. nye batterier) inden start, så undskyld ikke, men bevis over for publikum, at du har en plan for formidlingen.

Minimér

påvirkning

231

ved

forberede

www.brydrammen.dk rekvisitter

dialogskabende

aktiviteter,

der

kan

gennemføres upåvirket af teknik, og ved at have en forenkling af dit primære budskab til en model, der kan tegnes på en flipover. Medbring altid batterier – de kan ofte løse en stor del af de tekniske problemer. Håndtér dette ved: Bed arrangøren om at løse problemet, mens du starter eller forsætter ved hjælp af offline medier. Hvis hjælperen begynder at være forstyrrende i lokalet, så stop ham, og gennemfør resten med offline medier. Anvend tegningen af din primære model på flipover, og brug denne som udgangspunkt for dit budskab. Redskaber: -

Batterier (AA + AAA)

Primær model for budskab på flipover

Offline-rekvisitter

Dialogskabende aktiviteter

UDFORDRING C: Publikum mister koncentrationen og fokus, bliver fjerne i blikket, kigger ud af vinduet eller (den værste efter min mening) falder i søvn. Undgå dette ved: Målret dit budskab til det specifikke publikum, og planlæg områder af præsentationen, der kan perspektiveres i forhold deres egen situation. I forberedelsen af præsentation

232

www.brydrammen.dk identificeres de svage områder af budskabet. Forbered rekvisitter og dialogskabende aktiviteter for at fastholde publikums opmærksomhed. Vær parat til at reagere, hvis situationen opstår og bliver synlig for alle i lokalet. Håndtér dette ved: Kom hurtigst muligt til et punkt, hvor du kan tale med eller på anden måde kan engagere dit publikum. Det kan være ret simple spørgsmål: ”Kan du se, hvordan dette kan hjælpe dig? ”Hvis ikke, hvorfor ikke?” Bryd ud af den planlagte ramme, hvis det er nødvendigt. Hvis publikum viser, at det er ”uinteressant”, så fang dem ind igen, få dem engageret og brug deres feedback og kommentarer til at vende tilbage til budskabet. Spring gerne over slides eller planlagte pointer, hvis det er nødvendigt. Det vigtigste er at fastholde publikums fokus. Redskaber: -

Publikumsanalyse og deres interesseområder

Rekvisitter

Spørgeramme til dialog

Som du kan, se er der en række praktiske redskaber som tusch, kridt, tape, post-it-blokke, batterier osv., der er nyttige at have med. Pak derfor en fast taske, som du medbringer til dine præsentationer – brug den som en værktøjskasse, du altid kan dykke ned i, når du har brug for godt stykke værktøj til en uforudset situation.

233

www.brydrammen.dk På www.brydrammen.dk/kap31.html kan du finde en liste over, hvad jeg har i min ”præsentationstaske”. Forberedelse er vejen til spontanitet Der er praktisk talt hundredvis af problemer og situationer, du kan komme til at stå i som formidler. En kort liste, som den jeg har vist her, vil aldrig kunne være fuldt dækkende. Nøglen til succes ligger i at være forberedt på, at noget uventet kan ske – ikke at gå i panik – men reagere og håndtere situationen bedst muligt. Fordelen ved at have arbejdet

med

plan

er,

som

vores

tidligere

udenrigsminister Uffe Ellemann-Jensen engang sagde: ”Hvis man har tænkt tingene igennem, så er det lettere at være spontan.” Overmodighed er derimod den største risiko for at fejle totalt, hvis noget går galt. Du skal med jævne mellemrum tage din plan B frem og tilføje nye situationer, som du har oplevet eller kan forestille dig. På den måde holder du hjernen skarp og parat til at imødegå flest mulige situationer. Tag denne del alvorlig – når du står i situationen, er det for sent.

234

www.brydrammen.dk

32 Bliver du også nervøs? Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap32.html. Bliver du nervøs, når du skal præsentere? Så har du det stort set som alle andre. Selv garvede talere oplever nervøsitet, når de taler over for et publikum. Vi får alle sommerfugle i maven, den velkendte sved i håndfladerne, og måske ryster vores ben. Og det er faktisk ikke så ringe. For nervøsiteten er med til at skærpe din præstation – når ikke den tager overhånd. I det øjeblik hvor nervøsiteten får overtaget, bliver det problematisk. Du har ikke længere ro og kontrol over din krop og din hjerne. Hvorfor bliver vi nervøse? I Danmark er der generelt ikke meget at være bange for. Men ifølge hjerneforsker Peter Lund Madsen har vi stadig angsten dybt inde i os. Der ligger den så i vores gener og venter på at blive brugt. Faktisk mener han, at vi som moderne mennesker har angst i overskud, og at den derfor nærmest som en radar ligger og arbejder med at finde noget, vi kan blive bange for. Fordi din hjerne VIL bruge den overskudsangst til noget. Derfor er angsthistorier også gode til at sælge aviser, hvad enten det er finanskriser, fugleinfluenza eller naturkatastrofer. Den menneskelige hjerne søger helt tilbage til vores dyriske gener, når vi bliver sat under pres. Den del af hjernen, der

235

www.brydrammen.dk træder i kraft, når vi begynder at miste kontrollen (kaldet reptilhjernen), kender kun til tre reaktionsmønster: -

Angreb

At søge i skjul

Flugt

Problemet er bare, at ingen af dem passer særlig godt til det moderne samfund – og da slet ikke, hvis du står på en scene foran dit publikum. Man dør jo ikke af det! Nu er der ingen (så vidt jeg har kunnet finde ud af), der nogensinde er døde af at stå foran et publikum og tale. Så er det ikke noget pjat at snakke om nervøsitet? Nej, bestemt ikke. Det er meget udbredt, at du oplever nervøsitet og ligefrem frygt, når du skal stå foran et publikum. Se bare på resultatet i de to nedenstående undersøgelser. Resultaterne viser, at ”frygten for at stå foran et publikum” er nummer to på begge lister. Det er det næstmest frygtede – så du er bestemt ikke alene.

236

www.brydrammen.dk

Figur 32.1. Angst for at tale foran andre Tallene i den højre søjle er resultatet af en traditionel Galluprundspørge blandt mere end tusind personer i USA. Tallene i den venstre søjle er fundet ved at holde øje med, hvilke søgeord folk bruger på nettet, når de leder efter hjælp til at håndtere frygt og angst. Tallene viser med al tydelighed, at du ikke er alene. Det er jo ganske tankevækkende, at frygten for at stille sig op på scenen eller podiet er langt større end frygten for døden. Men hvis det er tilfældet, er der jo ikke noget at sige til, at en præsentation kan give lidt hjertebanken og svedige håndflader. Men hvad gør jeg ved det? Først og fremmest: Acceptér, at du bliver nervøs. Det ER helt normalt! Lad være med at blive irriteret over nervøsiteten. Lær i stedet for at udnytte sommerfuglene i maven til at give dig et ekstra spark. Brug den som en motivation til at tage

237

www.brydrammen.dk dig sammen, HVER gang du står foran et publikum. Det skylder du dem faktisk. Frygten for at blive nervøs må for alt i verden ikke holde dig tilbage fra at formidle, tale eller afholde præsentationer. Et af

mine

yndlingscitater

fra

største

ishockeystjerner gennem tiden, Wayne Gretzky, der har sagt: ”You miss 100 % of the shots you never take.” Så i stedet for at være nervøs for at fejle, så tag skuddet og kast dig ud i det. Ved at anvende nogle simple tips kan du bearbejde din nervøsitet, så den ikke udvikler sig til frygt. Brug i stedet for sommerfuglene i maven som et ekstra adrenalinkick. Tro mig, det er en fornemmelse, du bliver afhængig af med tiden. I de næste afsnit har jeg listet nogle af de tips, som jeg selv bruger til at kontrollere nervøsiteten. Tips til forberedelsen: Vær altid top forberedt: Det er nærmest en selvfølge (og jeg har nævnt det tidligere), men det kan ikke siges for tit: Forbered dig på dit materiale, så du selv føler dig klar. Det giver dig en følelse af overblik over den situation, du står i. At vide hvad du vil sige, og hvordan du vil sige det, er en uvurderlig hjælp til at undgå panik.

238

www.brydrammen.dk Øve, øve, øve: Det er helt afgørende, at man øver sig. Ved at holde sine oplæg for bogreolen, før man holder dem for publikum, får man nemlig: -

Smagt på ordene og trænet hukommelsen

Tjekket tempoet og afprøvet tiden

Set situationen for sig og mærket suget i maven

Kend dit hovedbudskab: Gør dig klart, hvad det vigtigste er, du gerne vil have sagt, så skal du nok komme sikkert og hurtigt frem til det, når du taler – tro mig! Uanset om der er tale om en større præsentation, en eksamen eller et mindre møde kan tiden skride, teknikken strejke, eller noget helt tredje kan forstyrre det planlagte. Vær derfor bevidst om, hvad der er dit vigtigste budskab, så du er sikker på at efterlade dit publikum med dette. Nervøsiteten viser sig som regel lige før og imens, du er på. Derfor tror de fleste også, at det er i ”fremlæggelsesfasen”, at den skal kureres. Sandheden er imidlertid, at vil du arbejde med din nervøsitet, så er det i forberedelsesfasen, du skal sætte ind. Jo mere sikker du er på, hvad du vil sige, og i hvilken rækkefølge du vil sige det, jo mindre er risikoen for, at klappen går ned, eller stemmen svigter. Mentale og fysiologiske tips: Bliv fysisk: Fysiske

bevægelser

fjerner

overskudsadrenalinen

spændinger. Lav nogle gadedrengehop, ryst dine hænder,

239

www.brydrammen.dk sving armene – alt efter, hvad forholdene tillader. Det er et kendt tip, som bl.a. også stand-up-komikere bruger, før de går på scenen. En af mine personlige favoritter er at skubbe til vægge. Stil dig tæt ved en væg med let spredte ben – ligesom hvis du skulle lave en strækøvelse efter en løbetur. Placér begge hænder på væggen, og skub nu, alt hvad du kan. Skub så hårdt, at du kan mærke, hvordan dine muskler arbejder. Jeg har skubbet på toiletvægge, vægge i forhaller og i kantiner. Tro mig: Det virker! Træk vejret: Lav dybe vejrtrækninger, hvor du trækker luften helt ned i lungerne – gerne ind gennem næsen – hold vejret et kort stykke tid – og pust ud gennem munden, stille og roligt. Gentag dette ti gange. De dybe vejtrækninger sænker nervøsiteten og fjerner sommerfuglene fra maven. Tag tøjet af dit publikum: Lad mig sige med det samme: Dette skal forstås i overført betydning. Men det er et gammelt tip, at du kan fjerne nervøsitet ved at gå ind på scenen, kigge lidt rundt og for dit indre blik se publikum på forreste række uden tøj på (undertøj skulle også kunne gøre det …). Det er et tip, jeg aldrig selv har benyttet, men det nævnes ofte som et tip, der har virket for andre. Spis og drik ordentligt: Kroppen og din hjerne er en motor – og en motor kræver brændstof. Sørg for at spise et ordentligt måltid mad – gerne groft og noget frugt og grønt – som fylder maven. Når din

240

www.brydrammen.dk mave er fyldt, har du opfyldt et af kroppens basale behov, og det giver ro, samtidig med at du har tanket energi. Til måltidet hører også væske, så din væskebalance er ok. Kaffe alene er ikke ok. Sørg for at få hældt noget vand i kroppen. De praktiske rutiner: Tag den med ro: Sørg for at ankomme i god tid, så du har mulighed for at blive bekendt med rummet og teknikken. Tal med arrangørerne, og gør dig mentalt klar. Så er der også tid til at gøre brug af nogle af de efterfølgende tips. Det giver ro at være der så tidligt, at du kan lytte til den taler, der er på før dig. På den måde fornemmer du, hvilket humør og hvilken stemning publikum er i. Det giver mulighed for at brygge videre på nogle af de pointer, den forrige taler nævner. Jeg bruger også tiden inden til at notere mig eventuelle ulemper ved lokalet, som jeg kan se, jeg kan undgå. Påklædning: Vælg noget tøj, som du føler dig godt tilpas i. Det gælder også dit fodtøj. Ingen nye sko eller ekstrem høje hæle. Find noget, du ved, du føler dig tilpas i. Ved du med dig selv, at du er typen, der let får svedpletter under armene, når nervøsiteten kommer, så tag en mørk T-shirt eller skjorte på. På den måde behøver du ikke bekymre dig om at holde armene nede, når du pludselig mærke et par fugtige pletter. Hænderne op: Hold hænderne fra lommerne. Det får dig til at fremstå ekstra nervøs og forstyrrende for dit publikum. Hvis du ikke

241

www.brydrammen.dk kan holde hænderne fra lommerne, må du finde dig noget tøj uden lommer! Intet er mere forstyrrende end en formidler, der roder med nøgler, mønter eller lignende i lommerne. Tag en flaske vand med: Mærker du, at nervøsiteten tager magten, så tag en slurk vand. Det hjælper dig også, hvis du er begyndt at tale alt for hurtigt. Du får pulsen ned, og rent praktisk betyder det, at du ikke kan tale (hurtigt), mens du drikker vand. Sæt dit præg på rummet: Gør rummet til dit eget (det er et af mine personlige yndlingstips). Placér bordene på din egen måde. Medbring plancher, rekvisitter og plakater. Kendte ting i rummet giver dig en tryghed og fjerner nervøsiteten. Din egen musik i lokalet, inden du går på scenen, giver også tryghed. Hav noget i hånden: Det hjælper mod nervøsitet at have noget i hånden, gerne din fjernbetjening – ikke en kuglepen, som du kan komme til at stå og trykke mere eller mindre rytmisk på. Tips til scenen: De første 20 sekunder: De første sekunder er afgørende for, om du føler dig godt tilpas. Så vær sikker på, at du præcis ved, hvordan du vil starte, når du træder ind foran dit publikum. Gå tilbage til dit arbejde med indledningen, som vi gennemgik i kapitel 13.

242

www.brydrammen.dk Start på sikker grund. En måde kan være at tale om en oplevelse, du har haft (selvfølgelig med relation til dit budskab). Ingen vil kunne sige dig imod, for det er jo noget, du har oplevet. Du er eksperten, men sørg for at historien ikke griber om sig, og at du pludselig har brugt 5 minutter på din indledning. Din indledning skal være kort og præcis, så den fungerer som startbane for dit budskab. En startbane, der sikrer, at du kommer ”op i fart” og ”sikkert i luften” – for nu at blive i flyveranalogien. Ret ikke dig selv: Du vil opleve, at du undervejs laver små talefejl – det er helt naturligt. Lad være med at stå og rette på dig selv og de små fejl, du laver. Det får dig til at fremstå nervøs over for dit publikum, og det vil forstærke din egen indre uro. Kun hvis de fejl, du laver, er alvorlige i forhold til det budskab, du formidler, skal du rette op med det samme. Tal langsomt: Du har forberedt dig på dit budskab og kender dit materiale. Faren er nu, at du er så godt forberedt, at nervøsiteten får dig til at tale alt for hurtigt (for at få det overstået …). Tving dig selv til at tale langsomt, det giver dig en bedre ro, og dit publikum får en chance for rent faktisk at opfatte og reflektere over det, du siger. Stop op: Det er ikke en falliterklæring at gå i stå. Hvis det sker, så stop op, træk vejret dybt eller hold en kort pause (tag en tår

243

www.brydrammen.dk vand af din flaske). Nu bruger du dit forberedte manuskript og finder tilbage i din rytme igen. Selvom du følger alle disse råd, undgår du ikke at blive nervøs. Men du kommer til at være mere tryg, mens du er det.

244

www.brydrammen.dk

33 Du er på … NYD det! Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap33.html Så er det tid til, at du skal fremlægge dit budskab på en overbevisende måde. Du skal ind og høste frugten af hele dit arbejde med materialet. Det er svært at måle sig frem til, præcis hvor vigtig denne del er. Et kvalificeret bud er, at op mod 65 % af det, som dit publikum forlader din præsentation med, kommer fra din evne til at beherske scenen. Dit budskab, dit materiale, dine ord, dine billeder og din forberedelse kan være nok så gode. Men du vil aldrig trænge igennem til dit publikum, hvis du går på ”scenen” og gennemfører din præsentation på en måde, så dit publikum mister interessen for, hvad du har at sige. Du skal med andre ord lave en præsentation af dit budskab, der kommer

”ud

over

scenekanten”

overbeviser

dit

publikum. Der kan nævnes en række gode vaner, som du bør tillægge dig selv, når du går på scenen. Det kan f.eks. være: -

Vær til stede på scenen

Få øjenkontakt med dit publikum

Smil!

Få det til at se ubesværet ud

Sørg for passende påklædning

245

www.brydrammen.dk -

Gør dig fri af manuskriptet

Lav sjov

Men ét råd overtrumfer alle: Du skal udvise entusiasme, når du går på scenen. Entusiasme – dit stærkeste kort Intet vil hjælpe dig mere i forhold til at få dit budskab igennem end en god portion entusiasme. Jeg argumenterer ikke for, at du skal være fanatisk i din argumentation og uimodtagelig for modargumentation, men du skal brænde for dit budskab, når du står foran dit publikum. De vil mærke,

brænder

for

det,

det

vil

øge

troværdigheden i dit budskab. Hvad er entusiasme egentlig for en størrelse? Slår man ordet op, vil man se forklaringer, der beskriver begrebet som iver, interesse, begejstring, henrykkelse og ildhu. Det er det, du skal have frem, når du går på scenen. Jeg hader at se folk forsøge at formidle et budskab, de ikke brænder for. Det bliver aldrig andet end en omgang ligegyldig tidsspilde for både den, der står på scenen, og for publikum. Derfor er fornøjelsen også ekstra stor, når scenen indtages af en formidler, der brænder for sit emne. Jeg har oplevet at være dybt engageret (og godt underholdt) med emner om erhvervsret og paragraffer – et område, der normalt ikke ville kunne fremtvinge den mindste pupilreaktion fra min side. Alt sammen fordi formidleren leverede varen. Jo, jo,

246

www.brydrammen.dk han var naturligvis forberedt og dybt professionel inden for sit område, men det ville aldrig have været nok til at holde mig fanget. Jeg elsker min kone og min familie, men næst efter dem er noget af det mest inspirerende for mig at tilbringe tid sammen med entusiastiske mennesker. Og sjovt nok har de folk, der emmer af entusiasme, også en nærmest magnetisk effekt på andre mennesker. De evner at trække folk til sig. Efter at have talt med sådanne folk, plejer jeg selv at blive voldsomt motiveret og fyldt med ny energi. Et kendetegn ved folk, vi betragter som succesfulde, er, at de er passionerede og har et drive, der gør, at de giver sig selv 110 %, når de er på. Nogle er mere udadvendte end andre, og derfor er de oftere i medierne, mens andre er mere afdæmpede i deres kommunikation. Jeg hører dog også til dem, der mener, at det kan gå for vidt. På YouTube kan du finde klip med Microsofts CEO Steve Ballmer, der går fuldstændig amok i sin version af at levere passion og begejstring fra scenen. Indrømmet: Det er meget underholdende, men jeg mener faktisk, at han krydser grænsen for, hvad der kan gavne budskabet. Klippet med Steve Balmer og andre eksempler på entusiastiske

formidlere

finder

på

www.brydrammen.dk/kap33.html. De fleste formidlere ville nok få svært ved at blive taget seriøst, hvis de, som Steve

247

www.brydrammen.dk Ballmer, indledte deres præsentation med at råbe og skrige, som han gør. Men klippet med Steve Ballmer er godt for noget. Nemlig at det måske kan rykke din grænse for, hvad du tror, du kan tillade dig. Det kan ruske lidt af janteloven ud af dig og få dig til at vise lidt mere begejstring, end du normalt ville have gjort. Et af dine mål som formidler – uanset hvad dit budskab måtte være – bør derfor være at skabe entusiasme og begejstring blandt publikum. Glade mennesker lever længere og smitter andre med deres glæde. Faktisk er der kun én ting, der smitter mere end begejstring, og det er mangel på samme! Derfor SKAL du altid udvise lyst og energi, når du går på scenen. Hvad gør du, når du ikke føler dig entusiastisk? Hvad så når du har en rigtig offday? Pludselig er den der ikke – gnisten – den, der skal få os til at sprudle foran publikum. Man vågner og føler sig uinspireret og allerede dér, er vi ubevidst i gang med at sætte hjernen til at arbejde i de forkerte baner. For når vi ser verden og dagen som uinspirerende, så starter hjernen med at indsamle beviser – ikke for at få os på andre tanker – nej, men for at bevise, at vi har ret i, at verden er uinspirerende og uden energi. Det gælder derfor om, at få hjernen bragt tilbage på sporet og sat i gang med at finde beviser på, at der er masser af god, positiv energi.

248

www.brydrammen.dk En hurtig måde til at kickstarte disse tankebaner kommer her. Du tager en blok og en kuglepen. Nu begynder du så at skrive alle de ting ned, du forbinder med succes. Det kan være folk, du kender, ting, du har, kvaliteter, du har fået ros for, dine succeser, dine muligheder – kort sagt: Alt det, du kommer i tanke om, der har en positiv værdi for dig. Skriv, indtil du har fyldt blokken. Nu ligger du kuglepennen og begynder at læse din liste højt – og ja, du skal læse den højt for dig selv. Det skal ud af munden og ind i øret. For hver gang du har læst en ting op, skal du sige tak for denne positive ting, mens du tænker på dem, du kan takke for, at det har været muligt for dig at skrive denne ting på listen. Det er meget svært at bevare det negative syn, når man er taknemmelig. Du vender hjernen imod positive tanker, der giver energi – frem for at dræne dig selv for energi. Synes du, at det lyder lidt for alternativt? Gør, som jeg gjorde. Prøv øvelsen, næste gang du er drænet for entusiasme og motivation. Tro mig: Du vil blive overrasket. Vil du have mere inspiration til at finde gnisten, så har jeg har fundet denne lille øvelse i positiv psykologi hos www.go-ginger.com. Du kan finde hele klippet med hende på www.brydrammen.dk/kap33.html.

249

www.brydrammen.dk

34 Brug hele kroppen Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap34.html. Et værktøj, som du kan bruge til at få din entusiasme helt ud til publikum, er dit kropssprog. Forskning i kropssprog er en relativ ny videnskab, selvom selve kropssproget naturligvis har eksisteret lige så længe, som vi mennesker har eksisteret. Men for ca. 60 år siden begyndte psykologer og antropologer (ja, sågar zoologer) at interessere sig for dette nonverbale sprog, der findes hos både mennesker og dyr. Din krop taler hele tiden, selv når du forsøger at tie helt stille. Prøv selv (for eksempel næste gang du er i et storcenter) at lægge mærke til, hvordan folk omkring dig bruger deres krop, og hvordan du hurtigt ud fra din afkodning af dette sprog skaber et billede af, hvordan personerne er. Tale er, sammenlignet med kropssprog, en nyere form for kommunikation. Talen er mere velegnet til at formidle fakta og data. Kropssproget er et utrolig stærkt værktøj til formidling (og understregning) af følelser og emotionelle budskaber. I mange henseender er kropssproget langt mere afslørende og vanskeligere at lyve med end det talte sprog. Derfor har du sikkert også oplevet at tale med folk, mens du tænkte:

250

www.brydrammen.dk ”Det mener de ikke” – simpelthen fordi deres kropssprog helt tydeligt har vist, at de ikke mente, hvad de sagde. Professor Albert Mehrabian fra University of California satte sig for at undersøge, hvor meget publikum påvirkes af kropssproget under en mundtlig præsentation. Studiet viste, at hele 55 % af den følelsesmæssige påvirkning af publikum kom fra kropssproget, 38 % fra stemmeføringen og bare 7 % fra de ord, der blev brugt. Tallene er i sig selv ikke så væsentlige. Det væsentlige er, at selv struktur- og faktaorienterede personer (som jeg selv) er nødt til at tage kropssproget og adfærden på scenen alvorligt. Det hele tæller – fra første sekund … Forestil dig, at … du står til en reception, hvor du ikke kender andre end værten. Hun er lige nu travlt optaget af at byde flere gæster velkommen. Du lader blikket vandre rundt i lokalet, og i et ganske kort øjeblik får du øje på en kvinde, der netop er ankommet. Hun smiler til folk og griner lidt, når de taler til hende. Hendes hænder og arme bevæger sig frit og åbent, og hun står sikkert på gulvet med let spredte fødder. Du kender hende ikke, du har aldrig set hende før, men hun stråler langt væk af selvtillid og har en energi omkring sig, der tiltrækker andre mennesker. Alt dette afkoder du fra kvinden i løbet af ganske få sekunder. Hvad vil jeg sige med den smøre? Fra det øjeblik, du ser dit publikum, nej, faktisk mere rigtigt: Fra det øjeblik dit

251

www.brydrammen.dk publikum ser dig, begynder du at kommunikere med dem. Alt tyder på, at de første 20 sekunder er afgørende for, hvad vi synes om den person, der står foran os. Det skal du vide og udnytte i rollen som formidler. Gode råd Jeg tror ikke på dem, der siger, at der er noget, der hedder rigtigt eller forkert kropssprog. Dette vil altid afhænge af, hvem du er som formidler, hvem der er dit publikum, og i hvilken situation du står over for dem. Dit kropssprog skal være afstemt med dit budskab. Det er ikke spor forskelligt fra, at du også vil klæde og opføre dig forskelligt ved en begravelse sammenlignet med et bryllup. Der findes dog en række generelle råd, som i de fleste situationer vil være gode for dig at følge. Jeg har samlet nogle af de råd, jeg selv benytter og tænker over, inden jeg går på scenen: Håndtrykket: Er du så heldig at møde nogle fra dit publikum, inden du starter din officielle formidling, så giv dem et godt, fast håndtryk, når du hilser på dem (mest henvendt til mænd). Det signalerer overskud og styrke. Ret ryggen: Vær rank i ryggen, når du rejser dig og går på scenen. At være rank signalerer ro og tillid, og samtidig oplever jeg personligt, at det også giver mig en ro og hjælper mig med ikke at få startet i et for højt tempo. Pas dog på, at du ikke

252

www.brydrammen.dk ender med at se stiv og låst ud – prøv gerne lidt derhjemme foran spejlet. Smid jakken: Når jeg skal præsentere, har jeg ofte en jakke på, når jeg træder ind i lokalet (det er en påklædning, jeg befinder mig godt i). Men når jeg går på scenen og starter op, så starter jeg gerne med at tage jakken af og hænge den på stolen. Jeg har fået feedback på, at det opfattes som om, at jeg har klædt mig på, så managementtyper tager mig seriøst, mens praktikere blandt publikum opfatter det, at jeg tager jakken af som et signal om, at ”nu skal der arbejdes”. Smil: Vær gerne den første i lokalet, der smiler. Vær ikke bange for at smile til dit publikum, hvis du altså mener det. Igen gælder det, at smilet måske er temmelig upassende, hvis dit budskab handler om elendighed og nød, mens det helt sikkert har positive egenskaber i andre sammenhænge. Placér dig rigtigt: Find det rigtige sted på gulvet, hvor du føler dig godt tilpas. Der, hvor du kan navigere i dine slides og bruge dine medbragte rekvisitter. Undgå at stå bagved talerstolen; hvis du placerer dig der, forsvinder halvdelen af dit kropssprog, og du vil blive meget låst i dine muligheder for at agere med dit publikum. Er lokalet et mindre mødelokale, så få borde placeret i et U, så du kan indtage kongepladsen lige i åbningen af U’et. Det giver dig også plads midt blandt

253

www.brydrammen.dk publikum, som du kan benytte til at skabe variation i din placering. Skab øjenkontakt: Intet giver en person en større følelse af kontakt end øjenkontakt. Du må sikre dig, at så mange som muligt blandt dit publikum sidder med følelsen af, at du har øjenkontakt med dem. For at du ikke skal ligne en forvirret person, der febrilsk lader blikket flakke rundt i salen, kan du lave en øvelse, mens du øver dit materiale. Den går kort og godt ud på, at du tæller til 10 inde i hovedet, mens du taler. Hver gang du når til 10, lader du stille og roligt blikket skifte til en ny person. Du vil opleve, at dette lynhurtigt bliver til en fast rytme, som din underbevidsthed kontrollerer for dig, mens du formidler dit budskab. Altid front mod publikum: Når du bruger slides, flipover, tavle eller på anden måde retter blikket mod et medie, er der stor sandsynlighed for, at du vender ryggen til dit publikum – langt mere end du egentlig har lyst til. Sørg for at bruge din computer som monitor, så du på den måde kan følge med i, hvad der er på lærredet, samtidig med at du stadig har front mod dit publikum. Brug endelig en fjernbetjening til at skifte slides, så du ikke bliver bundet fast til at stå i nærheden af din computer. Bevægelse: Det bliver yderst kedeligt at se på i længden, hvis du står på samme sted gennem hele din præsentation. Bevæg dig rundt

254

www.brydrammen.dk på scenen, og skab noget dynamik. En hovedregel er, at det er bedre, at du bevæger dig på tværs af lokalet end frem mod publikum. Pas på, at du ikke overgør dine bevægelser. Det bliver meget let distraherende, hvis du bevæger dig hvileløst op og ned ad gulvet. Endnu en gang: alt med måde. Undgå låste stillinger: Der er en række kropsstillinger, som du bør lade ligge ude i garderoben, når du skal formidle. Armene over kors, foldede hænder, hænder i siden, hænderne i lommen eller ”politimanden” med hænderne på ryggen (som en gammel betjent, der patruljerer på gaden) – alle er låste stillinger. De giver dig ikke mulighed for at bruge kroppen som et aktivt værktøj.

255

www.brydrammen.dk

35 Husk altid at fejre din succes Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap35.html. Når din præsentation er godt overstået, så giv dig selv et klap på skulderen. Giv dig selv et par minutter til at nyde fornemmelsen af at have præsteret og af at have haft et godt greb om dit publikum. Tillykke, du er nu en række erfaringer rigere! Og så er det tid til at komme videre, for du kan – og skal – bruge de erfaringer, du netop har gjort dig til at blive en endnu bedre formidler. Var det godt for dig? Når vi skal evaluere ting, har vi ofte en tendens til at lege ”Find fem fejl”. Men hvad nu, hvis du i stedet for tog de positive briller på og fandt de ting, som faktisk gik rigtigt godt ved din formidling? Så kunne du bruge det til at sikre, at du bliver ved med at gøre de gode ting. Selvfølgelig skal du også kigge kritisk på den præstation, du netop har lavet. For at finde det, som du vil gøre bedre næste gang. Enig – men vent bare lidt med kritikken, og start i stedet for med at kigge på, hvad der gik godt. Sæt dig ned i ro og fred, og hiv din notesblok frem (du ved den, du altid har på dig, når du formidler). Find minimum

256

www.brydrammen.dk fem ting – gerne flere – som du er glad for i din præstation – og ros dig selv for det. Altså: ROS dig selv. Det er noget, de færreste har som fast rutine. Men du risikerer at gå glip af værdifuld feedback, selvom den i første omgang kommer fra dig selv. Hvorfor skal du skrive tingene ned? For det første er det min erfaring, at en præsentation eller formidling næsten altid er gået bedre, end du selv umiddelbart føler, når du træder ned fra scenen. Det er tid til at smide janteloven over bord og give dig selv den ros, du fortjener, for der er altid noget, der er gået godt. For det andet: Hvis du hver gang, du har været på scenen, kun behandler dig selv med kritik, vil du langsomt dræne dig selv for lysten til at stå i formidlerens rolle – og din entusiasme, som du har brug for, forsvinder helt. Når du skriver din positivliste, har du mulighed for at tage den frem, næste gang du skal forberede dig til en præsentation, eller når du kan mærke, at din entusiasme trænger til et boost. Fremhæv alt det gode! Prøv det, og du vil blive i bedre humør af det. Prøv at se dette eksempel på en positivliste, som jeg lavede til mig selv efter min seneste formidling: -

Jeg fik fanget publikum fra starten ved at stille dem et spørgsmål

257

www.brydrammen.dk -

Jeg fik nedbrudt deres skepsis ved at illustrere, at vi arbejder for det samme mål

Jeg fik illustreret en detaljeret og struktureret tilgang til emnet, der gav tryghed og tiltro

Jeg fik skabt klare ”næste skridt”-opgaver for publikum ved at demonstrere værktøjer til rådighed

Jeg havde en god kontakt til alle i lokalet

Jeg gik på scenen med energi og humør og fastholdt publikum med et relevant højt tempo

Prøv selv. Tag en blok og en blyant, og lav din egen liste. Tænk på sidst du gav en præsentation, og find frem til de ting, der gik godt – klap dig selv på skulderen … Sig ja tak til evaluering Af og til kan du være så heldig, at de, der har bedt dig om at præsentere, også selv afvikler en evaluering hos publikum. Du skal altid sige ja tak til at være en del af en sådan evaluering og bede om at få lov til at se resultatet fra denne. Det er altid interessant at få en umiddelbar feedback på, hvad dit publikum synes om dig – og måske ligefrem få mulighed for at kunne benchmarke dig selv op imod nogle af de præsentationer. Men der er også ting, du skal være opmærksom på ved sådan en evaluering. Foretages den mundtligt i salen, vil du typisk kun høre de positive kommentarer, da de, der ikke brød sig om dit budskab, vil vente med deres kritik, indtil de kan give udtryk for den i en skriftlig evaluering.

258

www.brydrammen.dk I den umiddelbare skriftlige evaluering vil du så til gengæld oftest kun få uddybende feedback fra kritikerne, mens de positive vil holde sig til de foruddefinerede skalaspørgsmål. Dermed ikke sagt, at du ikke kan bruge denne type feedback til noget, men vær blot opmærksom på, hvad det er for en situation, dit publikum har svaret i. Lav din egen publikumsevaluering – den er guld værd … Hvad enten du bliver tilbudt en evaluering fra arrangøren eller ej, så bør du selv have et evalueringsskema med, som du kan bede dit publikum om at udfylde. Spørg gerne i den sammenhæng, om du må få publikums e-mail-adresse. På den måde har du selv kontrollen over, hvornår du ønsker, at de skal evaluere din præstation. Hvorfor er det vigtigt? Det er det fordi, det ikke nødvendigvis er det rigtige tidspunkt at teste, om publikum har fanget dit budskab, lige efter at du har præsenteret det. Måske bør du vente med dit evalueringsskema i et par dage eller en uge for at teste, om dit budskab stadig hænger ved hos dit publikum. At blive husket er jo er et væsentligt parameter i forhold til at måle, hvor god en formidling du har lavet. På internettet kan du finde en række skabeloner til spørgeskemaer og evalueringsskemaer. Jeg er ikke afvisende overfor, at du kan finde god inspiration imellem dem, men det er utrolig vigtigt, at du gør dig nogle tanker om, hvad der er vigtigst for dig at få spurgt ind til. Måske er det i

259

www.brydrammen.dk virkeligheden ikke feedback på selve præstationen, du ønsker at måle, men i stedet en måling af hvor meget dine værktøjer bliver brugt. Ønsker du at gå mere struktureret til værks, har Henning Olsen udgivet bogen Guide til gode spørgeskemaer (se litteraturlisten), der gennemgår de klassiske discipliner for spørgeskemaer. Du kan finde bogen frit tilgængeligt på internettet, hvis ikke du vil tage turen til det lokale bibliotek. På www.brydrammen.dk/kap35.html kan du downloade det evalueringsskema, som jeg bruger. Du kan tilpasse det eller bruge det, som det er. Når du så skal lave dit evalueringsskema, vil jeg klart anbefale, at du gør det elektronisk. Det at håndtere besvarelser og gemme data er bare så meget lettere for dig, når det fra starten af er gjort elektronisk. Der findes en række værktøjer på internettet, der tilbyder løsninger til udsendelse af spørgeskemaer (surveys). Jeg bruger et program, der hedder SurveyMonkey (du finder link til det på

www.brydrammen.dk/kap35.html).

Programmet

gratis og dækker mine behov. Men er du en del af en større organisation,

bør

starte

med

spørge

din

marketingafdeling, om deres web-statistik-program ikke allerede har denne funktionalitet. På den måde kan du og din virksomhed slippe for at få et nyt system i huset.

260

www.brydrammen.dk Et tilfreds publikum er kilden til din succes Hvad enten din primære indtægtskilde er at formidle, eller formidling er en del af din jobbeskrivelse, så er du afhængig af en ting – et tilfreds publikum. Hvis ikke du er i stand til at gøre publikum tilfredse, så kommer du nok til at lede efter nyt job inden længe. Har du derimod en stor samling af tilfredse publikummer, der har oplevet dig som formidler, vil du opleve, at de direkte eller indirekte vil hjælpe dig til større succes. Tænk bare på, hvordan tilfredse kunder i dag spreder deres positive eller negative kommentarer om produkter, de har købt på nettet. Tror du, at alle de positive anmeldelser havner på internettet af sig selv? Nogle af dem gør, men langt størstedelen af dem bearbejdes struktureret af dem, der sælger produkterne. På samme måde skal du arbejde struktureret med de positive tilbagemeldinger, du får og sikre, at du får det optimale ud af disse. Du skal med andre ord have aktiveret dit tilfredse publikum og have dem til at fortælle om den positive oplevelse, de har haft med din formidling. Og ja, det skal du også gøre, selvom du ikke er ansat i en salgs- eller marketingafdeling. En positiv udtalelse fra dit publikum kan altid bruges til noget. En måde at få aktiveret dit publikum på er ved at skrive til dem. Skriv for eksempel en uge efter, at du har haft dem

261

www.brydrammen.dk som dit publikum. Lad det eventuelt være en del af den evaluering,

vil

sende

til

dem.

Under

alle

omstændigheder er det endnu en grund til, at du behøver deres e-mail, så du kan starte denne dialog. Din mail kunne lyde noget i retning af dette: Kære [navn] Det er nu en lille uge siden, jeg havde fornøjelsen at præsentere dig for [budskab], og jeg vil sikre mig, at du ikke efterfølgende har spørgsmål, som du mangler svar på. Jeg håber, at du allerede nu har haft glæde af [budskab], og at du kunne have lyst til at hjælpe mig ved at besvare en kort evaluering på [link til online skema]. Hvis du synes, der er mangler, eller du har forslag til, hvordan jeg kan gøre[budskabet] bedre, så hører jeg meget gerne fra dig. Send mig en mail på minmail@minmail.dk, eller giv mig et kald på 1234567890. Kender du nogen, der også kunne have gavn af at kende til [budskab], vil jeg naturligvis blive meget glad, hvis du vil gøre dem opmærksom på min hjemmeside www.minside.dk. Og husk at holde dig løbende opdateret om [budskab] ved at abonnere på min nyhedsmail – på den måde får du hele tiden nyeste viden sendt direkte til din mailboks. Venligst xXx

262

www.brydrammen.dk Du kan hente skabelonen til dette brev på www.brydrammen.dk/kap35.html Når du får de første positive tilbagemeldinger, har du nu muligheden for at skrive tilbage til personen og spørge til, om hans eller hendes positive feedback må bruges som citat på dit website, i en brochure eller i et kursusmateriale – kun din fantasi og accepten fra dit tilfredse publikum sætter grænsen. Husk også, at et skuffet publikum farer hurtigere i blækhuset end de tilfredse. Han eller hun vil formodentlig straks fortælle alle sine venner om den dårlige oplevelse, så de ikke begår samme fejl – at bruge tid på dit budskab. Vær derfor altid ydmyg, og hav respekt for dit publikum – det er dem, der afgør, om din formidling er en succes eller ej.

263

www.brydrammen.dk

36 Visuel præsentationsteknik – trin for trin Du finder links og relevant materiale til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/kap36.html. Så er det tid til en opsamling. Herunder finder du de trin, du skal igennem for at lave den gode præsentation. Bogen her har givet dig eksempler på værktøjer, du kan bruge for hvert trin. Brug den som en slags tjekliste, hver gang du skal lave en præsentation. Du kan finde tjeklisten som et Worddokument på www.brydrammen.dk/kap36.html, hvis du gerne vil have en printet version, som du kan bruge til afkrydsning. Trin for trin ser arbejdet med din visuelle præsentation sådan ud: FORBEREDELSE: 1) Vælg dit emne 2) Lav din grundlæggende research 3) Lav et mindmap over din viden 4) Vælg din målgruppe 5) Lav din målgruppe-GPS 6) Lav din målsætning og dit målsætningskort 7) Lav dit hovedbudskab 8) Lav reklamebudskab for værdien i dit budskab, og gør det synligt for dit publikum 9) Lav din disposition og dit storyboard 10) Indsæt din indledning 11) Indsæt dine opmærksomhedsknapper

264

www.brydrammen.dk 12) Indsæt din afslutning 13) Beskær dit storyboard, så det matcher med tiden, du har til rådighed FREMSTILLING 14) Opret dine 3 dokumenter – Præsentation, Manuskript og Handout 15) Byg dine personlige temaer 16) Lav din farvepalet, og find en fokusfarve 17) Vælg dine fonte 18) Find billeder 19) Skab slide-indholdet fra dit storyboard 20) Supplér med grafer, diagrammer og modeller 21) Design dine slides 22) Find dine rekvisitter, og tænk dem ind i dit slideflow FREMLÆGGELSE 23) Identificér reaktioner fra dit publikum 24) Øv dig på materialet 25) Forbered en plan B – hvis noget går galt 26) Behersk din nervøsitet 27) Gå på scenen med entusiasme – ”put on a show” 28) Brug dit kropssprog 29) Fejr din succes 30) Evaluering og forbedring

265

www.brydrammen.dk

Epilog ”Hvordan bliver jeg en ægte entusiastisk formidler?” Bøger, guides og e-kurser hjælper dig på vej, men det afgørende for at du bliver bedre til entusiastisk at fremføre dit materiale er at gøre det! Du bliver kun bedre til at stå på en scene og foran et publikum ved at kaste dig ud i det. Øvelser i enerum kan ikke tage dig det sidste stykke. Du er nødt til at prøve dig selv af foran et rigtigt publikum. Opsøg muligheder for at få lov til at præsentere. Det er præcis samme måde, som stand-up-komikere har lært deres fag på. De har også måttet tage til takke med små scener og et lille publikum, før de har evnet at fylde de store koncertsale rundt om i landet. Kom i gang med at lede efter dine ”små scener”, hvor du kan træne dine evner som formidler. Giv dig selv en udfordring allerede i dag. Find et emne, og book dig selv en mulighed for at præsentere om tre måneder. Det kan være et simpelt 10-minutters indlæg på et uddannelsessted,

på

dit

næste

netværksmøde,

personaleforeningen, i den lokale erhvervsforening. Rammerne for at aflevere dit budskab ved sådanne aftaler er måske ikke perfekte – og du er måske heller ikke selv 100 % sikker på dit budskab, men det vil starte din udvikling som formidler med en fart, som intet andet kan.

266

www.brydrammen.dk Hvad enten du er en rutineret formidler eller først nu skal til at tage hul på denne herlige disciplin, så håber jeg, at denne bog har givet dig stof til eftertanke. Jeg håber, du har fået lyst til at bekæmpe de kedelige præsentationer sammen med mig. Livet ER for kort til kedelige præsentationer, og hvem ved, måske sidder jeg og skal inspireres af dig en dag. Har du fået lyst til mere inspiration, eller vil du bare være sikker på hele tiden at have den nyeste viden omkring visuel præsentationsteknik

–

så

www.claushandberg.dk/gratis,

klik og

dig

ind

på

tilmeld

dig

mit

nyhedsbrev. Er du mere til Facebook, så følg med på www.facebook.com/SlideMarketing. Her finder du også andre spændende tilbud, der kan gøre dig til en fremragende formidler. Tilbage er der kun at sige TAK. TAK, fordi du købte min bog. TAK, fordi du brugte din tid på at læse den. TAK, fordi du tager din præsentationsteknik alvorligt. … og held og lykke med præsentationerne! Claus Handberg

267

www.brydrammen.dk

Litteratur Du finder alle links til dette kapitel på: www.brydrammen.dk/litteratur.html. Litteraturlisten omfatter bøger, magasiner, artikler og websites, der har været anvendt som kilder i bogen, eller som har tjent som inspiration. Listet efter forfatter i alfabetisk orden: Bøger: Altitude Associates (2011) – The Best of Cover Design, Rockport Publishers, Inc. Aslett, Don (1988) – Sig noget – med succes, Hernov. Bay, Poul (2006) – Hjælp, jeg skal give en præsentation, Libris. Before & After (2012) – How to find the perfect color, e-bog, Before & After. Duarte, Nancy (2008) – slide:ology – the Art and Science of Creating Great Presentations, Duarte. Fabicius, Julie og Roksvold, Thore (2004) – Anvendt retorik – tag sproget i munden, Akademisk Forlag. Forsyth, Patrick (2004) – Få din vilje, Forlaget Globe. Gabrielsen, Jonas og Christiansen, Tanja (2010) – Talens Magt – indføring i mundtlig retorik, Hans Reitzels Forlag.

268

www.brydrammen.dk Gallo, Carmine (2011) – The Presentatio Secrets of Steve Jobs, McGraw-Hill. Greve, Linda (2010) – Den gode præsentation, Samfundslitteratur. Hald, Mette (2008) – Præsentation og formidling, Academica. Heath, Chip og Heath, Dan (2009) – Skabt til at klæbe, Montecristo. Kotter, John P. og Whitehead, Lorne (2011) – Slå igennem – sådan undgår du, at din gode idé bliver skudt ned, Gyldendal Business. Lund, Preben (1994) – Sig noget – og slip godt fra det!, Hernov. Medina, John (2008) – Brain rules – 12 Principles for Surviving and Thriving at Work, Home and School, Pear Press. Mooney, Kelly & Rollins, Nita (2008) – The Open Brand – When Push Comes to Pull in a Web-Made World, AIGA Design Press. Motor, Harry (1989) – Succes som taler, Borgen. Olsen, Henning (2006) – Guiden til gode spørgeskemaer, Socialforskningsinstituttet. Sloth, Karin (2011) – Mål dine resultater – analyse, evaluering, måling af kommunikation, Samfundslitteratur.

269

www.brydrammen.dk Wilbek, Ulrik (2007) – Tro på dig selv – min vej til at udvikle og motivere mennesker, People’s Press.

Artikler, blogs, magasiner og websites: Andersen, Simon (2011), Hvad leder-hjertet er fuldt af, ledelseidag.dk nr. 4, https://www.lederne.dk/ledelseidag/Artikler/Seogeftermndo gaar/2011/nr4april/hvadlederhjerteterfuldtaf.htm?utm_sourc e=Nytfraledelseidagdk&utm_medium=email&utm_campaig n=Nytfra%20ledelseidagdk Anti PowerPoint party, The PowerPoint horror-slides, http://anti-powerpoint-party.com/the-cause/horror-slide-ofthe-month/ Clark, Brian (dato ukendt), 5 Simple Ways to Open Your Blog Post With a Bang, Copyblogger, http://www.copyblogger.com/5-simple-ways-to-open-yourblog-post-with-a-bang/ Danmarks Statistik, Befolkningens brug af internet – 2010, Danmarks Statistik, http://www.dst.dk/pukora/epub/upload/15239/it.pdf

Finkelstein, Ellen (dato ukendt), From Death by PowerPoint To Life by PowerPoint, tellnshow.com, http://www.ellenfinkelstein.com/images/white_paper_life_b y_powerpoint.pdf

270

www.brydrammen.dk Hansen, Andreas Wester (2002), Demo or Die – erfaringer fra MIT Media lab, kommunikationsforum.dk, http://www.kommunikationsforum.dk/artikler/demo-ordie-erfaringerne-fra-mit-media-lab Johnsen, Mikael (2011), Click Film gør dig levende, Click Film, http://clickfilm.dk/freebie/ Jyllands-Posten (2012), Ildsjælene, http://jp.dk/aarhus/meninger/leder/article2670604.ece Kawasaki, Guy (2005), The 10/20/30 Rule of PowerPoint, http://blog.guykawasaki.com/2005/12/the_102030_rule.html# tp Katchen, Michael (2011), Mobile is changing the way we share our lives, http://blog.1000memories.com/%20119-mobile-ischanging-the-way-%20we-share-our-lives Ledo, Frank (2011), Bullshit Bingo! Buzzword Bingo, http://www.bullshitbingo.net/ Leth, Per (2011), Creative Commons for alle, http://www.creativecommons.dk/?p=537 Mitchell, Olivia (2011), What to do when you’re losing your audience, Speaking about presenting, http://www.speakingaboutpresenting.com/audience/losingaudience/

271

www.brydrammen.dk Nikulin, David (2011), En blog om gode præsentationer, design, præsentationsteknikker, PowerPoint, Keynote og formidling under mottoet: Død over Bullets, David Nikulin, http://praesentationer.blogspot.com Paradi, Dave (2003), Are We Wasting $250 Million per Day Due to Bad PowerPoint? Think Outside The Slide, http://www.thinkoutsidetheslide.com/articles/wasting_250 M_bad_ppt.htm Paradi, Dave (2008-2012), Think Outside The Slide™, http://www.thinkoutsidetheslide.com Paradi, Dave (2003), Summary of the Annoying PowerPoint Survey, Communicate using technology, http://www.communicateusingtechnology.com/pptresults.ht m Reynold, Garr (2010), Start your Presentation with PUNCH, Presentation Zen, http://www.presentationzen.com/presentationzen/2010/10/st art-your-presentation-with-punch.html Reynold, Garr (2005), Living large: “Takahashi Method” uses king-sized text as a visual, http://presentationzen.blogs.com/presentationzen/2005/09/li ving_large_ta.html Reynold, Garr (2005), The “Lessig Method” of presentation, http://www.presentationzen.com/presentationzen/2005/10/t he_lessig_meth.html

272

www.brydrammen.dk Ryhede, Annette Bjerre (2011), Det var s책 fedt!!!!!, Artikulation, http://artikulation.dk/2011/02/det-var-sa-fedt/ Salling, Per (dato ukendt): PowerPoint p책 den rigtige m책de, omatskrive.dk, http://www.omatskrive.dk/Tekster/PowerPoint1.html Sandal, Jesper Stein (2011), Internettet i 2010: 294 milliarder emails om dagen, Version2, http://www.version2.dk/artikel/17612-internettet-i-2010-294milliarder-emails-om-dagen selfhelpcollective.com (dato ukendt), Are These Your Top 10 Fears?, selfhelpcollective.com, www.selfhelpcollective.com/top-10-fears.html Towers Watson (2010), Capitalizing on Effective Communication, Watson Wyatt Worldwide, http://www.towerswatson.com/assets/pdf/670/NA-200914890.pdf Weissman, Jerry (2011), Vinod Khosla's Five-Second Rule, Forbes, http://www.forbes.com/sites/jerryweissman/2011/10/26/vino d-khoslas-five-second-rule/

273

www.brydrammen.dk Videoer: BNETvideo (2008), Present Like Steve Jobs, BNETvideo, http://www.youtube.com/watch?v=2ntLGOyHw4&feature=youtu.be Duarte, Nancy (2010), Engage Through Story, Duarte, http://www.youtube.com/watch?v=GY3u6QuZXEs&feature =youtu.be Gallo, Carmine (2011), Sell Your Ideas the Steve Jobs Way, Stanford Graduate School and Business, http://youtu.be/0qwvAIeUgk Lessig, Larry (2007), Laws that choke creativity, TED, http://www.ted.com/talks/view/lang/eng//id/187 McMillan, Don (2010), Life After Death by PowerPoint, www.technicallyfunny.com, http://youtu.be/KbSPPFYxx3o Purplefeather (2010): The Power of Words, purplefeather.co.uk http://www.youtube.com/watch?v=Hzgzim5m7oU&feature =youtu.be RSA Animate (2010), Changing Education Paradigms, RSA Animate, http://www.youtube.com/watch?v=zDZFcDGpL4U&feature =youtu.be

274

www.brydrammen.dk Præsentationer: Atherton, Dr Chris (2009), Visual attention – a psychologist’s perspective, SlideShare, http://www.slideshare.net/CJAtherton/chris-atherton-attcuk09 Iab Social Media Research (2010): European Social Media Trends, http://www.slideshare.net/Tomtrendstream/iabsocial-media-research-october-22nd-2010 IT- og Telestyrelsen (2011), Telecommunication Markets in the Nordic Countries, itst.dk, http://www.itst.dk/statistik/Telestatistik/International%20St atistik/Telecommunication%20markets%20in%20the%20Nor dic%20countries%202009.pdf Osterwalder, Alex PhD (2008), Good PPT Design!, SlideShare, http://www.slideshare.net/Alex.Osterwalder/goodpowerpoint-design-for-business-presenters-presentation

275