Orientações para Digitalização de Documentos Arquivísticos
DIGA NÃO A PEDOFILIA E AS DROGAS - DISK 100
Portaria de Autorização de Funcionamento nº 6313 de 11/09/2000 Cadastro Escolar: M:653 313 Código INEP: 26152479 Rua 22, nº 90 – Bairro Alto do Cocar juliaelisaescola@hotmail.com INSTAGRAM: @esc.jec_oficial
Considerando propiciar o acesso e a disseminação dos documentos custodiados pelos arquivos por meio da digitalização, uma das tecnologias da informação e comunicação aplicadas a arquivos; Considerando a necessidade de disciplinar e recomendar padrões técnicos e metodologia adequados à digitalização de acervos convencionais de valor permanente, para acesso em longo prazo, RESOLVE: Recomendar aos responsáveis pela setorização dos Serviços em Educação da Escola Municipal Julia Elisa Coelho – JEC, a adoção das Orientações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes dos alunos regularmente matriculados.
→ APRESENTAÇÃO A digitalização das matriculas dos alunos é uma das ferramentas essenciais ao acesso e à difusão dos dados em nuvem, contribuir para a extinção do método tradicional com uso de papeis, constituindo-se como instrumento capaz de dar acesso simultâneo local ou remoto aos responsáveis pelo manuseio destas informações. São documentos textuais, fotocópias e planilhas em suportes convencionais, objeto desta recomendação:
FICHA DE MATRICULA/FOTO
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DECLARAÇÃO PROVISÓRIA TRANSFERÊNCIA RG E CPF DO ALUNO RG E CPF DO RESPONSÁVEL COMPROVANTE DE RESIDÊNCIA Portaria de Autorização de Funcionamento nº 6313 de 11/09/2000 Cadastro Escolar: M:653 313 Código INEP: 26152479 Rua 22, nº 90 – Bairro Alto do Cocar juliaelisaescola@hotmail.com INSTAGRAM: @esc.jec_oficial
O QUE ESSA ORIENTAÇÃO TRATA • Captura digital em imagem de documentos planos: impressos, manuscritos, planilha, cópias e ampliações fotográficas; • Padrões e boas práticas mínimas para a captura digital de imagens; produção de matrizes e derivadas, identificação do representante digital e controle de qualidade; • Formatos digitais para acessos local e remoto; • Dados técnicos; • Boas práticas gerais para armazenamento, segurança e acesso dos representantes digitais; O QUE É A DIGITALIZAÇÃO Entendemos a digitalização como um processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binários, denominadas de bits - que são 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados. De acordo com a natureza do documento original, com passiva extinção do processo tradicional. No entanto, o produto deverá substituir o original que deve ser preservado por um ano, indo para um arquivo morto após esse período.. A digitalização, portanto é dirigida ao acesso, difusão e acesso local ou remoto do acervo documental. POR QUE DIGITALIZAR • Contribuir para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio da Tecnologia da Informação e Comunicação;
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• Permitir o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas; • Promover a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos não digitais, em formatos e apresentações diferenciados do formato original; • Extinguir o processo de matricula tradicional, diminuindo o uso de papeis e de espaços. PROJETO DE DIGITALIZAÇÃO O processo de digitalização deverá ser realizado, preferencialmente, no formato home office ou nas instalações da instituição detentora do acervo documental. SIGA AS INSTRUÇÕES Portaria de Autorização de Funcionamento nº 6313 de 11/09/2000 Cadastro Escolar: M:653 313 Código INEP: 26152479 Rua 22, nº 90 – Bairro Alto do Cocar juliaelisaescola@hotmail.com INSTAGRAM: @esc.jec_oficial
Na área de trabalho, abra uma nova pasta em seu PC ou Notebook;
Nomeie com letra em caixa alta o nome da modalidade de ensino, por exemplo, “ENSINO FUNDAMENTAL I”.
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ENSINO FUNDAMENTAL 1|
Dentro desta pasta, recém-criada, crie outra pasta e, em caixa alta, nomeie o ano/turma correspondente, por exemplo, “5º ANO B”.
5º ANO A
5º ANO B|
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Dentro da pasta do ano/turma correspondente, crie uma nova pasta que receberá os dados digitalizados por aluno. Assim a pasta deverá conter o nome do aluno, em caixa alta, por exemplo, “FULANO DE TAL DA SILVA”.
SICRANO DE TAL DOS SANTOS
BELTRANO DE TAL FERREIRA
FULANO DE TAL DA SILVA|
Após finalizado o processo de digitalização de todos os alunos das respectivas turmas, de sua responsabilidade, favor passar a “Pasta Mãe” para um pendrive e entregar a gestão em tempo hábil para inserção destas pastas em nuvens.
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Tenha um excelente Home office!
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