Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/209
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/209
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur
Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 11 mei 2022 diende xxx (hierna: verzoeker) een verzoek in bij de stad Mortsel om een afschrift te krijgen van een aantal documenten die verband houden met de door de deputatie van de provincie Antwerpen op 3 februari 2022 geweigerde omgevingsvergunning (xxx). Op 30 mei 2022 ontving verzoeker een beslissing van de stad Mortsel. Op 28 juni 2022 werd tegen vermelde beslissing beroep ingesteld door verzoeker. Op 28 juni 2022 werd dit beroep geregistreerd door de beroepsinstantie. Op 15 juli 2022 werd, in toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet, de beslissingstermijn door de beroepsinstantie verlengd van dertig kalenderdagen tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 11 mei 2022.
www.vlaanderen.be
De bestreden beslissing van de stad Mortsel dateert van 30 mei 2022. Deze beslissing maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (verder ‘Bestuursdecreet’). Op 28 juni 2022 diende verzoeker beroep in tegen voormelde gedeeltelijke weigeringsbeslissing. Het ingediende beroep is bijgevolg tijdig ingediend en is ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Oorspronkelijk verzoek
Middels een verzoekschrift van 11 mei 2022 wenste verzoeker een afschrift te verkrijgen van een aantal documenten die verband houden met de door de deputatie van de provincie Antwerpen op 3 februari 2022 geweigerde omgevingsvergunning (xxx). Meer bepaald vroeg verzoeker, als mede-eigenaar van de aanpalende woning, xxx, aan de stad Mortsel, in het kader van de openbaarheid van bestuur, een afschrift van de volgende informatie en documenten: -
-
2.
“een kopie van alle communicatie gevoerd tussen xxx (of een vertegenwoordiger in haar naam) en stad Mortsel. Hierbij worden alle vertegenwoordigers van Stad Mortsel bedoeld in verband met bovenvermeld dossier. Met communicatie wordt zowel per brief, per email, per fax of enig ander communicatiemiddel bedoeld. een kopie van alle werfverslagen die opgemaakt werden naar aanleiding van werfbezoeken door de diensten van Stad Mortsel ter plaatste xxx werden uitgevoerd. een kopie van alle communicatie gevoerd tussen xxx en/of in zijn naam of in naam van het advocatenkantoor waar hij werkzaam is en stad Mortsel en dit omtrent bovenvermeld dossier. een overzicht van alle besprekingen die xxx (of iemand die haar vertegenwoordigde) met de diensten van stad Mortsel in verband met de bouwaanvra(a)g(en) voor xxx heeft gevoerd, alsook de verslagen die van deze vergaderingen gemaakt werden.” Antwoord van de stad Mortsel en beroepschrift van verzoeker
Het antwoord dat verzoeker op 30 mei 2022 ontving van de stad Mortsel willigt de aanvraag (grotendeels) in, doch wordt via het voorliggende beroep bekritiseerd om volgende redenen (= voorwerp van het huidige beroep):
“In de bijlage die met deze mail meegestuurd wordt, ontbreken volgende stukken: Bijlage Stuk G: mail vanwege xxx (in opdracht van xxx). Dit onderwerp krijgt een markeringsstatus 'voltooid' en eerst 'opvolgingsmarkering 'op te volgen'. Het document / antwoord / actie op deze mail ontbreekt bij de documenten;
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/209
pagina 2 van 4
Verslagen van de bijeenkomsten en gesprekken tussen xxx (administratie van stad Mortsel) en xxx (jaar 2020-2021) ontbreken in het antwoord op mijn vraag tot openbaarheid. Nochtans wordt xxx in stuk D (zie bijlage bij deze mail) in een mail van xxx van 13 maart 2020 uitdrukkelijk bedankt.” 3.
Standpunt van de stad Mortsel
Om met kennis van zaken over het beroep te kunnen oordelen, heeft de beroepsinstantie op 29 juni 2022 contact opgenomen met de stad Mortsel, om de gevraagde documenten te krijgen en de stad Mortsel in de gelegenheid te stellen om wat meer duiding te verstrekken betreffende dit dossier. In haar antwoord van 8 juli 2022 stelt de stad Mortsel vooreerst dat artikel II.32 van het Bestuursdecreet bepaalt dat een bestuursdocument een document is dat in het bezit is van een (personeelslid van een) overheidsinstantie: “De bedoelde bestuursdocumenten die de verzoeker in zijn bezwaar aanhaalt zijn
onbestaande waardoor ze niet in het bezit zijn van een overheidsinstantie en bijgevolg onmogelijk kunnen afgeleverd worden. Hierdoor kunnen we uw vraag om alle gevraagde documenten te bezorgen niet inwilligen.” Verder gaat de stad Mortsel in op de argumentatie van verzoeker als volgt (eigen markering):
“Verzoeker beweert: “In de bijlage die met deze mail meegestuurd wordt, ontbreken volgende stukken:” “Bijlage Stuk G: mail vanwege xxx (in opdracht van xxx). Dit onderwerp krijgt een markeringsstatus 'voltooid' en eerst 'opvolgingsmarkering 'op te volgen'. Het document / antwoord / actie op deze mail ontbreekt bij de documenten” De status van de mail “actie voltooid” betekent dat de mail werd opgevolgd. In dit geval werd de mail doorgestuurd naar xxx. Maar omdat xxx niet meer werkt bij lokaal bestuur Mortsel en haar mailbox inmiddels werd verwijderd kunnen we niet met zekerheid bevestigen of de mail ook werd beantwoord. De gerecupereerde mails waren digitaal opgeslagen in het dossier of ingevoegd uit de mailboxen van collega’s. Het bedoelde bestuursdocument is onbestaande. Artikel II.32 van het bestuursdecreet bepaalt dat een bestuursdocument een document is dat in het bezit is van een personeelslid van een overheidsinstantie. De bedoelde bestuursdocumenten die de verzoeker in zijn bezwaar aanhaalt zijn onbestaande waardoor ze niet in het bezit zijn van een overheidsinstantie en bijgevolg onmogelijk kunnen afgeleverd worden. Zijn verzoek kan dus niet ingewilligd worden. “Verslagen van de bijeenkomsten en gesprekken tussen xxx (administratie van stad Mortsel) en xxx (jaar 2020-2021) ontbreken in het antwoord op mijn vraag tot openbaarheid. Nochtans wordt xxx in stuk D (zie bijlage bij deze mail) in een mail van xxx van 13 maart 2020 uitdrukkelijk bedankt.” xxx werkt inmiddels niet meer bij lokaal bestuur Mortsel, de mailbox werd verwijderd, De gerecupereerde mails waren digitaal opgeslagen in het dossier of ingevoegd uit de mailboxen van collega’s en konden bezorgd worden in het kader van de openbaarheidsaanvraag. Er is verder geen rechtstreekse/ aparte geschreven communicatie of verslag opgemaakt, het gevraagde bestuursdocument waar de verzoeker in de beroepsprocedure op doelt is onbestaande.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/209
pagina 3 van 4
Artikel II.32 van het bestuursdecreet bepaalt dat een bestuursdocument een document is dat in het bezit is van een personeelslid van een overheidsinstantie. De bedoelde bestuursdocumenten die de verzoeker in zijn bezwaar aanhaalt zijn onbestaande waardoor ze niet in het bezit zijn van een overheidsinstantie en bijgevolg onmogelijk kunnen afgeleverd worden.” 4.
Beoordeling door de beroepsinstantie
Betreffende de bijlage Stuk G: mail vanwege xxx (in opdracht van xxx). De beroepsinstantie kan enkel vaststellen dat de stad Mortsel de mailbox van xxx, die mogelijks het betrokken mailbericht vanwege xxx (in opdracht van xxx) heeft beantwoord, inmiddels heeft verwijderd nu betrokkene niet meer werkt bij het lokaal bestuur Mortsel. Bijgevolg kan niet meer nagegaan worden welke opvolgingsactie door xxx nog werd ondernomen. Nu een openbaarheidsverzoek enkel maar betrekking kan hebben op informatie die in het bezit is van een overheidsinstantie, zoals omschreven in artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet, dient het beroep voor wat betreft dit onderdeel als ongegrond te worden beschouwd.
Betreffende de verslagen van de bijeenkomsten en gesprekken tussen xxx (administratie van stad Mortsel) en xxx (jaar 2020-2021) De beroepsinstantie kan enkel vaststellen dat de stad Mortsel de mailbox van xxx inmiddels heeft verwijderd nu betrokkene niet meer werkt bij het lokaal bestuur Mortsel. De gevraagde verslagen van de bijeenkomsten tussen xxx en xxx zijn dan ook niet meer in het bezit van de stad Mortsel. Nu een openbaarheidsverzoek enkel maar betrekking kan hebben op informatie die in het bezit is van een overheidsinstantie, zoals omschreven in artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet, dient het beroep voor wat betreft dit onderdeel als ongegrond te worden beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift d.d. 28 juni 2022 van xxx tegen de beslissing d.d. 30 mei 2022 van de stad Mortsel is ontvankelijk doch ongegrond. Brussel, 9 augustus 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/209
pagina 4 van 4