event.ru
ТЕМА НОМЕРА
ɱɵɪɫɧGɻɯɴɧɴɸʂGɶɵʅɹG ɸɬɷɬɴɧɫʂGɧɪɬɴɹɸɹɩɺ ɯGɮɧɱɧɮɾɯɱɺ
8
event.ru | 2011 | №5 |
ПРОЗРАЧНОСТЬ Очевидна причина заинтересованности в ней заказчиков: они хотят знать правду о том, что сколько стоит! Почему же прозрачность так же важна и агентствам? Потому что и агентство хочет чувствовать удовлетворение от хорошо проделанной работы и заслуженной соразмерной оплаты, а не придумывать, «где спрятать часть своих денег, так как у нас не принято платить агентству больше 7%», и агентство хочет чувствовать себя таким же уважаемым специалистом, как адвокатское бюро или аудиторская компания, а не жуликом, прячущим заначки по углам. Конечно же, огромное значение в прозрачности финансов имеет взаимное доверие и уважение. И это свойственно абсолютно любому бизнесу, даже тому, который ведете вы, уважаемый заказчик.
ОПЛАТА УСЛУГ АГЕНТСТВА Обычно агентства рекомендуют заказчикам оплачивать их услуги в два этапа: предоплата прямых расходов агентства и постоплата комиссии агентства после успешной реализации проекта. Данная рекомендация весьма понятна: агентство не желает, а зачастую и не может вкладываться в проект своими деньгами по разным причинам, одна из которых такова: зачастую агентство значительно меньше в финансовом плане, нежели заказчик — крупная компания мирового уровня, и поэтому агентство не может себе позволить подобные значительные (для него) инвестиции в заказчика. Допустимым вариантом оплаты услуг агентства является так называемая поэтапная оплата проекта: например, 30%-30%-30%, а 10% комиссии агентства — уже после окончания проекта. Вариант полной постоплаты проекта возможен в отдельных случаях, например, при организации проекта в сжатые сроки. Но данный вид финансовых взаимоотношений весьма не рекомендуется, поскольку не является взаимовыгодным. Ведь ключевая компетенция агентства — это организация мероприятий, а не финансовое их обеспечение. В подобных случаях агентство будет сконцентрировано не только на организации мероприятия и ключевых моментах, с нею связанных, но и на том, как решить проблему отсутствия финансирования: минимизировать персонал, потратить значительное количе-
ство времени на переговоры о постоплате работы подрядчиков (да и сам выбор подрядчиков будет обусловлен не качеством их работы, а согласием на подобное финансовое решение), пожертвовать теми или иными идеями для мероприятия, осуществление которых невозможно без предоплаты. Кроме того, отсутствие предварительного платежа породит целую порочную цепочку. Подрядчики также будут вынуждены экономить на этом проекте. Здесь же хочу обратить внимание заказчиков на то, что данная опция (постоплата проекта) не является адекватным критерием для выбора EVENT-агентства, потому что... читайте выше. Пойдем дальше и рассмотрим вопросы, связанные с комиссией агентства. ЧТО ТАКОЕ КОМИССИЯ АГЕНТСТВА? Комиссия агентства — это его прибыль, которая позволяет оплачивать косвенные расходы компании (офис, персонал, операционные расходы) и инвестировать в развитие своих ресурсов: персонал, покупку новых технологий, привлечение лучших специалистов в команду, возможность изучения мирового опыта и так далее. Самой распространенной практикой формирования вознаграждения агентства является комиссия от бюджета проекта. Сейчас наиболее популярной является сумма вознаграждения в 10–15%. В некоторых случаях данный процент может варьироваться: агентство иногда позволяет себе снижать комиссию в соответствии с договоренностями с заказчиком, например, если речь идет о крупном проекте или о серии проектов, которые обеспечивают агентству постоянную загрузку. Обычно данная «скидка» не превышает 1-2%. Значительное снижение комиссии (ниже 8%) противоречит экономической логике процесса: агентство вынуждено или снижать качество своих услуг, или нарушать принцип прозрачности и зарабатывать на чем-то другом в рамках проекта.
| 2011 | №5| event.ru
9
ТЕМА НОМЕРА Т
СРОКИ ОПЛАТ В их соблюдении заинтересованы также обе стороны: заказчик хочет получить результат работы вовремя и смутно догадывается, что это может как-то зависеть от соблюдения графика оплат. А агентство желает видеть на своем счету своевременную оплату работы. Лучше и понятнее Ильфа и Петрова данный принцип работы не сформулировал никто: «Утром — деньги, вечером — стулья!» Как же платят агентствам? Раскроем карты и поведаем данную коммерческую тайну.
ФИНАНСЫ И КРЕДИТ ДОВЕРИЯ
К
лючевую роль в формировании отношений между агентством и заказчиком играют, конечно же, финансы. Часто в кругу заказчиков можно слышать фразы: «Да у них цены там — ого-го!», или «Ребята работают отлично, но берут много», или «Почему они не могут подождать оплаты два дня?». И в это же время в агентствах ведутся похожие разговоры: «Я что, должен работать за бесплатно?», или «Они серьезно думают, что цены за три года не поменялись?», или «Я обязан предоставить и то и другое бесплатно только потому, что у них урезали бюджет?». Поэтому кривить душой не будем, дорогие заказчики и агентства, а скажем прямо: хорошие отношения между вами стоят на прочном финансовом фундаменте, который нравится обеим сторонам. Не так ли? Сегодня мы сконцентрируемся на тех финансовых моментах, которые позволят не только создать данный фундамент, но и укрепить его. Иначе говоря, давайте заставим наши финансы петь нам не романсы, а серенады! Существуют два ключевых момента, способствующих закладке основы финансового фундамента.
event.ru
ТЕМА НОМЕРА
И так далее. Удивляться этому не стоит, поскольку даже если данные сотрудники и состоят в штате агентства, то эти работы не входят в то, что принято включать в понятие агентской деятельности. Если бы таких сотрудников в компании не было, то они нанимали бы их на проект и включали бы их гонорары в смету. Спорными моментами в смете зачастую являются пункты, которые заказчик оплачивает напрямую. В данных случаях на помощь приходит так называемая логика комиссии, которая заключается в следующем: если агентство берет комиссию с позиции (например, с площадки), то оно несет ответственность за эту позицию в рамках проекта. Если позиция не облагается комиссией (например, заказчик оплачивает ее напрямую), то всю ответственность за этот блок несет сам заказчик. Если же по какимлибо причинам заказчик желает оплачивать позицию сам, но не 10
event.ru | 2011 | №5 |
готов быть ответственным за нее, за проект. В данном случае агентагентство может предложить фикси- ство в смете подробно прописывает рованный гонорар за управление состав рабочей группы, указывает данной позицией. Третьего не дано! количество часов, которые потреХотя и первый вариант практически буются специалистам на неприемлем. Например, подготовку и провезаказчик сам оплатил дение мероприплощадку и взял на ятия, указывает Помимо комиссебя ответственколичество ность за этот часов работы сии агентство может блок работы. привлеченных включать в смеНо в резульспециалиту оплату специальтате возникла стов и другие но привлеченных для проблема с подобные реализации проекнесогласованмелочи. При та специалистов ными графиками использовании работ по монтажу такого подхода, техники и декораций. если бюджет Тогда уже заказчик проекта значительно будет предъявлять агентизменяется или изменяству претензии по качеству работ в ется сам проект, агентство имеет этих блоках, хотя причина была в его право также изменить свой гонорар. действиях. А теперь перейдем к урокам по Альтернативный подход к форми- истреблению базовой юридичерованию вознаграждения агент- ской безграмотности в отношении ства — это фиксированный гонорар договоров.
ство может неверно оформлять документацию, поскольку все привыкли работать по некоему общепринятому, но юридически неверному шаблону (в частности в отношении принадлежности скидок или отчетных материалов, о которых мы говорили). И второе: никакие копии договоров не гарантируют заказчику того, что все скидки ему были предоставлены вне зависимости от вида договора. Как с этим бороться? Только взаимодоверием и уважением! Еще раз подчеркну: взаимным. Так как если вы хотите гарантировать свое право на получение наиболее выгодных цен, вы должны прежде всего гарантировать агентству достойную оплату его работы. В противном случае компании, практикующие сокрытие доходов, будут иметь конкурентное преимущество, а честные и открытые быстро уйдут из бизнеса. Желаем вам, дорогие заказчики и агентства, хороших финансовых отношений! Ольга Костюк
| 2011 | №5| event.ru
11
ТЕМА НОМЕРА Т
заказчиком — агентский договор. В данном случае после мероприятия на плечи агентства ложится составление отчета с приложенными копиями всех документов от подрядчиков, задействованных в проекте. Этот тип договора означает большую нагрузку не только на финансовый блок агентства, но и на отдел финансов заказчика, что и замедляет закрытие проекта. Самое главное неудобство агентского договора заключается в том, что, согласно ему, агентство обязано все работы делегировать, а не делать самостоятельно. Кроме того, все скидки от подрядчиков, заслуженные агентством долгими годами совместной работы и сложившимися хорошими отношениями, в агентском договоре достаются заказчику (смета подтверждается договорами с подрядчиками — с учетом всех скидок, и если агентство их забирает себе, то это прямой обман)... Конечно же, здесь существует большое но, точнее, даже два но. Первое: заказчик часто не вдается в юридические вопросы, а агент-
ФИНАНСЫ И КРЕДИТ ДОВЕРИЯ
ТИПЫ ДОГОВОРОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ МЕЖДУ ЗАКАЗЧИКОМ И АГЕНТСТВОМ Базовый вариант — стандартный договор на оказание услуг В случае использования данного договора к нему прикладывается более или менее подробная смета с общей итоговой стоимостью проекта. После завершения проекта обе стороны в указанные сроки подписывают акт оказанных услуг на данную стоимость. В договоре на оказание услуг агентство не обязано делегировать полномочия третьим лицам: все скидки, полученные от поставщиков, принадлежат ему самому, что представляется более удобным, а также позволяет агентству вести довольно гибкую работу с подрядами, выполняя ряд задач самостоятельно, привлекая собственных специалистов необходимого профиля (режиссеров, сценаристов, дизайнеров и т. п.). Агентский договор Другой вид оформления отношений между агентством и