Quản lý kinh doanh VsoftBMS.trade

TÀI LIỆU HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH BMS.trade V2010 KHÁI QUÁT CHUNG

QUẢN LÝ MUA HÀNG

BẮT ĐẦU VỚI Vsoft.BMS.trade

QUẢN LÝ BÁN HÀNG

QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THU CHI

HỆ THỐNG DANH MỤC

CHẤM CÔNG – TÍNH LƢƠNG

QUẢN LÝ KHO

HỆ THỐNG BÁO CÁO

NĂM 2010

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

MỤC LỤC

KHÁI QUÁT CHUNG ................................................................................................. 4 Những ưu điểm của sản phẩm ........................................................................................ 4 Công nghệ tân tiến ........................................................................................................................... 4 Tổ chức hợp lý ................................................................................................................................. 4 Giao diện đẹp và thân thiện .............................................................................................................. 4 Phân quyền chặt chẽ ......................................................................................................................... 5 Ổn định, xử lý nhanh........................................................................................................................ 5 Tính năng mở và mềm dẻo............................................................................................................... 5 Tính kế thừa cao ............................................................................................................................... 5 Đa ngƣời dùng .................................................................................................................................. 5 Báo cáo, biểu mẫu phong phú, đa dạng ........................................................................................... 5 Quy trình phát triển và dịch vụ hỗ trợ ............................................................................. 6 Phát triển phần mềm......................................................................................................................... 6 Dịch vụ hỗ trợ .................................................................................................................................. 6 Đối tượng sử dụng ........................................................................................................... 6 Ngành nghề kinh doanh ................................................................................................................... 6 Quy mô doanh nghiệp ...................................................................................................................... 6

HƢỚNG DẪN CHI TIẾT SỬ DỤNG CHƢƠNG TRÌNH ......................................... 8 Bắt đầu với VsoftBMS.trade ............................................................................................. 9 Khởi động chƣơng trình ................................................................................................................... 9 Các thao tác và qui ƣớc dùng chung của chƣơng trình .................................................................. 10 Những công cụ tiện ích thƣờng dùng trong chƣơng trình .............................................................. 12 Các tính năng thƣờng dùng khác .................................................................................................... 15 Phân hệ Quản trị hệ thống – BMS.trade ........................................................................ 18 Sơ đồ chức năng ............................................................................................................................. 18 Thiết lập cấu hình hệ thống chƣơng trình ...................................................................................... 18 Thiết lập qui định khác................................................................................................................... 20 Thiết lập thông tin hiển thị trên báo cáo ........................................................................................ 20 Cấu hình lựa chọn màn hình hiển thị ............................................................................................. 20 Quản lý ngƣời dùng và phân quyền ............................................................................................... 21 Quản lý dữ liệu ............................................................................................................................... 23 Phân hệ Danh mục thông tin dùng chung .................................................................... 28 Sơ đồ chức năng ............................................................................................................................. 28 Danh mục đối tƣợng....................................................................................................................... 28 Danh mục khác............................................................................................................................... 39 Phân hệ Quản lý Kho hàng ............................................................................................ 46 Sơ đồ chức năng ............................................................................................................................. 46 Danh sách - thống kê ...................................................................................................................... 46 Nghiệp vụ liên quan ....................................................................................................................... 57 Báo cáo kho hàng ........................................................................................................................... 59 VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 2

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Phân hệ Quản lý mua hàng ............................................................................................ 60 Sơ đồ chức năng ............................................................................................................................. 60 Danh sách thống kê ........................................................................................................................ 60 Thực hiện: Mua hàng \ Quản lý mua hàng \ Danh sách Phiếu đặt nhập hàng ............................... 60 Báo cáo mua hàng .......................................................................................................................... 66 Phân hệ Quản lý bán hàng ............................................................................................. 68 Sơ đồ chức năng ............................................................................................................................. 68 Danh sách thống kê ........................................................................................................................ 68 Báo cáo bán hàng ........................................................................................................................... 79 Phân hệ Quản lý thu chi ................................................................................................. 82 Danh sách thống kê ........................................................................................................................ 82 Báo cáo thu chi - Quỹ tiền............................................................................................................. 84 Phân hệ Quản lý nhân sự - tiền lương .......................................................................... 86 Quản lý nhân viên .......................................................................................................................... 86 Địa chỉ liên lạc và hỗ trợ ..................................................................................................... 89

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 3

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

KHÁI QUÁT CHUNG Phần mềm “Quản lý kinh doanh – BMS.trade V2010” là phiên bản mới nhất của CTY CP Phần mềm Trí Tuệ Việt (Vsoft Corporation).

BMS.trade là dòng sản phẩm đƣợc xây dựng hoàn toàn mới trên công nghệ và qui trình phần mềm tiên tiến nhất hiện nay, bên cạnh đó là việc chú trọng vận dụng kinh nghiệm, kiến thức trong suốt quá trình nhiều năm triển khai “Quản lý kinh doanh” đến hơn 600 khách hàng và các yêu cầu phát sinh của khách hàng trong quá trình sử dụng.

Những ƣu điểm của sản phẩm Công nghệ tân tiến Sản phẩm BMS.trade đƣợc xây dựng trên công nghệ tân tiến và hiện đại. Sản phẩm đƣợc chạy trên nền của hệ điều hành Windows 32bit. Font chữ Unicode, cơ sở dữ liệu là SQL Server 2005, giao diện là công nghệ .NET. Tổ chức hợp lý BMS.trade là một sản phẩm phần mềm mức độ vừa, phù hợp với quy mô của các doanh nghiệp dạng vừa và nhỏ. Việc phân chia tổ chức đƣợc xác định một cách hợp lý, chia nhỏ thành các phân hệ

Thông tin danh mục dùng chung Quản lý kho hàng Quản lý mua hàng – công nợ phải trả Quản lý bán hàng – công nợ phải thu Quản lý thu chi – quỹ tiền Quản lý nhân viên – chấm công - lƣơng Phân hệ thống kê tất cả các báo cáo trong hệ thống Quản trị hệ thống

Giao diện đẹp và thân thiện Các màn hình đƣợc thiết kế đơn giản, tiện với công tác nhập liệu, giao diện hƣớng đến cá nhân hoá theo ngƣời dùng, ngƣời dùng có thể tự thiết lập các nghiệp vụ, màn hình thƣơng xuyên làm việc, có thể định dạng các danh sách dữ liệu theo yêu cầu công việc.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 4

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Phân quyền chặt chẽ BMS.trade quản lý quyền ngƣời dùng thông qua chức năng (màn hình) và dữ liệu. Các chức năng Xem, Thêm, Sửa, Xoá, In đƣợc thiết kế độc lập làm cho Khách hàng linh hoạt hơn trong việc tổ chức nhiều ngƣời dùng và kiểm soát dữ liệu Ổn định, xử lý nhanh Đặc điểm nổi bật nhất của BMS.trade là Tính ổn định. Ngƣời dùng hoàn toàn yên tâm về dữ liệu của mình. Các thao tác Thêm, Sửa, Xoá đƣợc quản lý chặt chẽ. Các số liệu đã nhập đƣợc ràng buộc trên nền tảng hệ thống quản lý tổng thể.

Cơ sở dữ liệu BMS.trade đƣợc xây dựng, tối ƣu hóa và khai thác triệt để điểm mạnh trên công nghệ của Microsoft SQL Server. Cho phép lƣu dữ liệu lớn hàng Tetrabyte (1 Tetrabyte = 1024 GB), do đó khách hàng hoàn toàn yên tâm với dữ liệu lớn của mình. Dữ liệu tuyệt đối an toàn nhờ sự sao lƣu dự phòng của công nghệ tiên tiến này.

Các thủ tục xử lý và truy xuất dữ liệu đƣợc phân chia tối ƣu, do đó tốc độ tính toán và xử lý rất nhanh.

Tính năng mở và mềm dẻo BMS.trade cung cấp nhiều lựa chọn để ngƣời dùng có thể tùy biến chƣơng trình phù hợp với phƣơng thức hoạt động của mình. Ngƣời dùng có thể quy định chi tiết hệ thống các phƣơng thức thu, chi, xuất nhập, các loại nguyên tệ, loại chứng từ, kiểu định dạng số (phần nguyên và phần thập phân). Hơn nữa, ngƣời dùng có thể tự mình điều chỉnh hoặc thiết lập mới các báo cáo cho riêng doanh nghiệp của mình.

Tính kế thừa cao Để giúp ngƣời dùng xử lý nhanh, BMS.trade xây dựng hệ thống các phân hệ kế thừa và xử lý tự động.

Dữ liệu và các báo cáo có thể kết xuất sang các dạng file khác nhau, dễ dàng kết nối với các hệ thống khác Đa ngƣời dùng BMS.trade đƣợc thiết kế, xây dựng nhằm tận dụng tối ƣu hệ thống mạng máy tính. Với một máy chủ đủ mạnh, BMS.trade không hạn chế về số lƣợng ngƣời sử dụng (hỗ trợ hàng trăm ngƣời dùng cùng một lúc).

Ngoài ra, BMS.trade chạy tốt trên máy đơn (chỉ có một máy) mà không gặp bất cứ trở ngại nào.

Báo cáo, biểu mẫu phong phú, đa dạng BMS.trade cung cấp hệ thống các báo cáo rất phong phú, đa dạng. BMS.trade luôn hƣớng tới các báo cáo quản trị toàn diện nhằm đánh giá một cách chính xác, khách quan về tình hình kinh doanh của các Doanh nghiệp.

Tất cả các báo cáo đều có thể lọc theo nhiều tiêu thức khác nhau. Từ đó làm cho các báo cáo trở nên sinh động, dễ hiểu và dễ so sánh.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 5

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Quy trình phát triển và dịch vụ hỗ trợ Việc phát triển phần mềm cùng các dịch vụ đi kèm nhƣ là tƣ vấn huấn luyện, khắc phục lỗi,… đƣợc tổ chức thành các phòng ban và thực hiện theo một quy trình chuẩn rất khoa học và chuyên nghiệp.

Phát triển phần mềm Quá trình phát triển BMS.trade đƣợc kiểm soát bằng một quy trình hết sức chặt chẽ. Các tính năng đƣa vào BMS.trade đƣợc khảo sát và nghiên cứu kỹ, việc thiết kế các chức năng và lập trình đƣợc triển khai đồng bộ dựa trên sự phân công và phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.

Bên cạnh đó, mỗi tính năng của chƣơng trình đều đƣợc trải qua quá trình kiểm tra chất lƣợng nghiêm khắc, tỉ mỉ trƣớc khi đƣa vào ứng dụng tại khách hàng. Nhằm đảm bảo tính ổn định cao nhất trong quá trình sử dụng BMS.trade.

Dịch vụ hỗ trợ Bên cạnh việc chú tâm cho công tác phát triển phần mềm, chúng tôi luôn luôn chú trọng khâu dịch vụ hỗ trợ đi kèm.

Công ty đã xây dựng đội ngũ nhân viên tƣ vấn và triển khai ứng dụng có chuyên môn cao Đảm bảo việc ứng dụng BMS.trade vào doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất.

BMS.trade xem dịch vụ bảo hành, bảo trì là một yếu tố “cốt lõi” của mình trong quá trình phát triển. Bộ phận bảo hành và bảo trì BMS.trade là các chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, tận tụy, nhiệt tâm với công việc, sẵn sàng phục vụ mọi yêu cầu của khách hàng.

Bên cạnh đó, việc ứng dụng các kỹ thuật mới trên môi trƣờng Internet là một điểm tiện lợi, tiết kiệm nhiều chi phí cho khách luôn đƣợc chúng tôi chú trọng

Đối tƣợng sử dụng Ngành nghề kinh doanh BMS.trade ứng dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp hoạt động trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh khác nhau nhƣ thƣơng mại, dịch vụ, dƣợc phẩm, xây dựng, sản xuất,.. Sự kết hợp chặt chẽ giữa các phân hệ và tiêu thức phân tích số liệu tạo ra giải pháp thích hợp cho từng ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh.

Quy mô doanh nghiệp Chƣơng trình đƣợc thiết kế mở và hết sức mềm dẻo, BMS.trade có thể ứng dụng đƣợc cho cả doanh nghiệp có quy mô nhỏ cho tới những doanh nghiệp có quy mô lớn.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 6

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 7

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

HƢỚNG DẪN CHI TIẾT SỬ DỤNG CHƢƠNG TRÌNH Phần này sẽ hƣớng dẫn chi tiết việc khai thác sử dụng toàn bộ Phần mềm quản lý kinh doanh BMS.trade, bao gồm các phân hệ và các nhiệm vụ cũng nhƣ tổ chức dữ liệu, cách thức xử lý số liệu và các chức năng của chƣơng trình.

(Màn hình chính của BMS.trade) VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 8

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Bắt đầu với VsoftBMS.trade Phần này sẽ hƣớng dẫn các bƣớc bắt đầu sử dụng BMS.trade và những qui định, thao tác dữ liệu dùng thƣờng xuyên trong phần mềm. Nắm bắt đƣợc phần này Bạn có thể tự tin sử dụng và triển khai BMS.trade dễ dàng, BMS.trade đƣợc thiết kế đồng nhất, thống nhất các qui định thao tác sử dụng.

Khởi động chƣơng trình Bạn có thể chạy chƣơng trình từ biểu tƣợng từ màn hình desktop hoặc từ đƣờng dẫn “Start -> Programs -> Vsoft Corporation -> BMS.trade -> Vsoft BMS.trade V2010”, hoặc từ thƣ mục cài đặt C:\ Program files\Vsoft Corp\BMS.trade\VsoftBMS.desktop.exe” Sau khi chạy chƣơng trình, nếu chƣơng trình của bạn có cấu hình kết nối với máy chủ CSDL là đúng và kết nối đƣợc thì hình đăng nhập xuất hiện: Tên đăng nhập mặc định ban đầu là admin với mật khẩu là 1 Có thể ghi nhớ lại mật khẩu để lần sau không cần phải nhập bằng cách chọn vào ô “Ghi nhớ mật khẩu” Chọn “Thông tin kết nối” trong trƣờng hợp muốn thay đổi máy chủ dữ liệu làm việc Sever key: là địa chỉ IP của máy tính gắn khoá cứng USB, nếu máy đơn sẽ là: 127.0.0.1 Nếu chƣơng trình chƣa có cấu hình kết nối với máy chủ CSDL hoặc cấu hình hiện tại bị sai không kết nối đƣợc với máy chủ thì màn hình yêu cầu nhập thông tin về máy chủ CSDL sẽ xuất hiện (đây cũng là màn hình cho phép thay đổi làm việc với một dữ liệu khác - nếu có nhiều sổ dữ liệu):

- Tên – IP máy chủ: là tên (có thể là địa chỉ mạng) của máy chủ dữ liệu cài đặt trong hệ thống, như nêu trong phần cài đặt máy chủ dữ liệu thì mặc định sẽ là tênmáytính\BMSServer, có nhập vào ô này.

- Nếu không biết chính xác máy chủ dữ liệu trên hệ thống của mình, Bạn có thể dùng tiện ích “Tìm máy chủ”, khi này chương trình sẽ tìm kiếm tất cả các máy chủ dữ liệu chạy MS SQL 2005 và đưa vào ô Tên – IP máy chủ. Bạn chỉ việc tìm và chọn trên ô này.

- Muốn kết nối đến máy chủ dữ liệu người dùng phải biệt tài khoản có quyền đăng nhập vào máy chủ dữ liệu này (tài khoản này không phải là tài khoản dùng để chạy chương trình) thường tên đăng VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 9

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

nhập là sa và mật khẩu do người quản trị máy chủ nắm giữ (Vsoft mặc định khi cài đặt máy chủ dữ liệu, nêu khi chạy chương trình chỉ cần để mặc định và kết nối) - Sau khi đã nhập tài khoản có quyền đăng nhập vào máy chủ dữ liệu đã chọn, nhấn “Kết nối”. Lúc này chương trình sẽ tìm trên máy chủ dữ liệu những dữ liệu nào phù hợp với BMS.trade (trường hợp bạn chạy nhiều dữ liệu thì sẽ có nhiều lựa chọn ở đây). Bạn chọn dữ liệu làm việc và nhấn lưu để quay lại màn hình đăng nhập đề vào làm việc.

Sau khi đăng nhập thành công màn hình chính của chƣơng trình xuất hiện cho phép lựa chọn chức năng làm việc

Mặc định (trang chủ) sẽ là “Bàn làm việc” của ngƣời dùng tƣơng ứng, có thể tuỳ biến các chức năng nghiệp vụ mặc định cho từng ngƣời dùng.

Các thao tác và qui ƣớc dùng chung của chƣơng trình Qui ƣớc dùng phím tắt

F2:

Lƣu dữ liệu

F3:

Tìm kiếm nhanh trên các danh sách dữ liệu

F5:

Làm mới, nạp lại dữ liệu trên các danh sách dữ liệu

F6:

Hiệu chỉnh đối tƣợng, chứng từ nghiệp vụ đƣợc chọn

ESC:

Thoát màn hình hay dừng lệnh đang thực hiện

ENTER: Thực hiện nút lệnh đang chọn, hoặc xác nhận thao tác hoặc di chuyển sang ô chức năng khác TAB:

Di chuyển sang ô điều khiển tiếp theo

Ctrl+T:

Thêm mới đối tƣợng, chứng từ nghiệp vụ

Del:

Xoá đối tƣợng, chứng từ nghiệp vụ

Ctrl+V:

Điều chỉnh tiêu dề hiển thị, định dạng dữ liệu trên danh sách dữ liệu

Ctrl+P:

In Ấn

Ctrl+I:

Đƣa dữ liệu vào từ file Excell theo mẫu

Ctl+E:

Xuất dữ liệu ra file Excell

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 10

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Qui ƣớc nút lệnh chức năng

Thêm mới đối tƣợng, chứng từ Hiệu chỉnh đối tƣợng, chứng từ Xóa đối tƣợng, chứng từ Lƣu dữ liệu và tiếp tục nhập mới Thoát màn hình nhập liệu Lƣu dữ liệu và thoát màn hình nhập liệu In ấn chứng từ nghiệp vụ liên quan Duyệt thông tin chi tiết các chứng từ, đối tƣợng

Thanh nhóm phân hệ quản lý chính (Thanh công cụ chính)

Nút công cụ này chứa tất cả các nghiệp vụ về danh mục, các danh sách của hệ thống

Nút công cụ này chứa các nghiệp vụ về quản lý kho hàng

Gồm các nghiệp vụ quản lý mua hàng nhƣ: Đặt mua hàng, Nhập hàng mua…

Gồm các nghiệp vụ quản lý bán hàng nhƣ: Báo giá, Đặt hàng bán, Xuất hàng bán

Gồm các nghiệp vụ quản lý thu chi – quỹ tiền

Gồm các nghiệp vụ quản lý nhân viên nhƣ : chấm công; tính lƣơng

Gồm các hệ thống báo cáo – thống kê

Gồm các công cụ - tiện ích quản lý hệ thống chƣơng trình

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 11

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Hệ thống trợ giúp

Các nút duyệt màn hình chƣơng trình đã mở hay qua về Bàn làm việc

Thực hiện một chức năng, nghiệp vụ, báo cáo

Là các nút chức năng mà cần sử dụng để thực thị một nghiệp vụ hay các báo cáo. Thƣờng có hai nơi bạn có thể thực hiện việc này:

Khi chọn chức năng trên thanh công cụ chính, danh sách các nghiệp vụ tƣơng ứng xổ xuống, chọn nghiệp vụ cần thực hiện.

Cách khác, từ thanh menu truyền thống của chƣơng trình (menu chính) chọn chức năng cần thực hiện.

Những công cụ tiện ích thƣờng dùng trong chƣơng trình Dùng thực đơn chức năng (menu popup)

Hầu hết các nghiệp vụ, màn hình chƣơng trình đều cung cấp việc sử dụng các chức năng thông qua thực đơn phụ khi nhấn chuột phải trên màn hình (Menu popup). Một trong các menu popup thƣờng dùng nhất và các nhiều tính năng là menu popup trên các danh sách dữ liệu, sổ chứng từ

Chỉ cần chọn chức năng cần dùng trên menu popup là bạn có thể nhanh chóng mở nghiệp vụ liên quan tƣơng ứng.

Với nhiều đối tƣợng khác nhau, chƣơng trình có thêm những chức năng riêng trên menu popup để ngƣời dùng nhanh chóng tham khảo qua các đối tƣợng, nghiệp khác.

Ví dụ: có thể lập phiếu xuất hàng từ danh sách hàng hoá, hay từ danh sách khách hàng, …

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 12

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Tìm kiếm mở rộng

Trên từng danh sách ngoài các ô tìm kiếm trên mỗi cột ở đầu danh sách

Chỉ cần nhập giá trị vào trên các ô „màu đỏ‟ tƣơng ứng thì chƣơng trinh sẽ lọc ra các dữ liệu trùng với giá trị nhập.

Lưu ý: Mặc định việc tìm kiếm sẽ lọc theo từ trái sang phải để chọn ra dữ liệu cần tìm (hay gần đúng.

Ngoài ra, ngƣời dùng có thể tìm kiếm mở rộng (tìm theo cột liên quan không hiện thị trên danh sách, nhiều toán tử, …) bằng cách chọn chức năng “Tìm kiếm” trên menu popup, hoặc nhấn F3.

- Nhập giá trị cần so sánh vào “Giá trị cần tìm” - Chọn cột dữ liệu để so sách ở “Cột dữ liệu” - Chọn toán tử ở “So sách” - Nhấn nút “Tìm (F3): dữ liệu sẽ được tìm hiển thị trên danh sách gọi chức năng tìm kiếm.

Định dạng dữ liệu trên màn hình danh sách

Đây là tiện ích rất hữu dụng cho ngƣời dùng khai thác chƣơng trình. Bất kỳ danh sách đối tƣợng, danh sách chứng từ nghiệp vụ phát sinh, hay dữ liệu báo cáo (nói chúng là tất cả các danh sách dữ liệu có trong chƣơng trình) ngƣời dùng đề có thể thay đổi, tuỳ chỉnh định dạng của các danh sách dữ liệu này bao gồm: tiêu đề cột dữ liệu, chọn / bổ các cột, thay đổi vị trí các cột, định dạng hiển thị từng cột và vị trí dữ liệu, cho phép nhóm một hay nhiều cột, thiết lập cơ chế tự động chiều rộng cột, chiều cao dòng dữ liệu, tổng kết cột theo dạng tổng cộng hay đếm, …

Thực hiện: Tại các danh sách, nhấn Ctrl + V hay chọn „Điều chỉnh hiển thị‟ từ popup menu, màn hình dịnh dạng dữ liệu xuất hiện chƣơng trình hỗ trợ cho phép ngƣời dùng tự định nghĩa lại các tên cột, chọn hoặc ẩn các cột dữ liệu hiện trên danh sách, sổ chứng từ.

Muốn ẩn hay hiển thị cột trên danh sách thì chọn/ bỏ chọn trên cột 'Hiển thị'.

Muốn thay đổi tên cột hiển thị thì thay đổi trực tiếp trên cột 'Tựa đề' tƣơng ứng.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 13

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Muốn cấu hình định dạng dữ liệu dùng cột 'Định dạng dữ liệu': thông thƣờng định dạng hiển thị số (số lƣợng, số tiền) - #,##0.## (.00 : luôn hiển thị số thập phân dùng có giá trị là 0).

Cũng có thể canh trái, phải, giữa các dữ liệu trên danh sách cũng nhƣ tiêu đề.

Có thể chọn hiển thị cột tính tổng (sum) hay đếm số dòng của từng cột dữ liệu và xuất hiện vào cuối danh sách .

Có thể bật tắt tính năng cho phép nhóm cột trên danh sách: „Nhóm cột/ không‟ , khi bật tính năng này thì trên danh sách dữ liệu bạn có thể kéo một hay nhiều cột lên thành nhóm.

Xem báo cáo, dữ liệu báo cáo và in ấn

Chọn báo cáo muốn xem trong danh sách báo cáo:

Có thể xem nhanh định dạng, mẫu của báo cáo qua hình ví dụ khi click chuột vào tên báo cáo tƣơng ứng.

Có thể điều chỉnh lại mẫu báo cáo (yêu cầu: cần cài Crystall Report 9,2 và biết cách sử dụng). Chọn “mở file report” chƣơng trình sẽ mở file báo cáo gốc cho phép hiệu chỉnh.

Chọn các điều kiện cần báo cáo trên các ô “Chọn điều kiện”.

Chọn “In ấn (Ctrl+P) để xem mẫu báo cáo trƣớc khi in.

Nếu cần xem nhanh dữ liệu báo cáo với các điều kiện đã chọn, nhấn nút “Xem dữ liệu”.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 14

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Dữ liệu trên màn hình này giống với mẫu in. Đây là tiện ích rất mở rộng cho phép ngƣời dùng lọc và xem chi tiết các dòng dữ liệu báo cáo (vì ở mẫu in bạn không thể làm điều này). Bên cạnh đó có thể xuất ra file Excel với khung và định dạng nhƣ dữ liệu đã chọn trên danh sách dữ liệu (Mẫu in không cho phép tuỳ chỉnh có cột dữ liệu khi thực thi; Mẫu xuất Excel thƣờng có cột và dòng không theo ý muốn).

Các tính năng thƣờng dùng khác Lƣu ý khi nhập dữ liệu trên các màn hình

Các thông tin có dấu (*): là thông tin cần nhập và không đƣợc trùng với dữ liệu đã có.

Thông tin <Thứ tự>: dùng để sắp xếp ƣu tiên hiển thị trong các danh mục. <Thứ tự> càng nhỏ ƣu tiên càng cao.

Dòng chữ màu xanh có hiệu ứng: (vd : ) cho phép chọn nhanh từ danh sách đối tƣợng hoặc có thể thêm mới nhanh đối tƣợng từ danh sách này.

Chọn hình ảnh cho đối tượng (Nhân viên, KH-NCC, Hàng hoá) : trên vùng chứa hình ảnh nhấp phải chuột, xuất hiện menu chức năng để chọn hình hay nếu xoá chọn vào

. Ngoài ra có thể nhấp chọn để chọn lại hình khác.

Mục có danh sách sổ xuống: (ví dụ : phép liên kết đến màn hình thêm mới.

) dòng “Thêm mới” cho

Chọn dữ liệu theo khoảng thời gian

Chức năng xem danh sách chứng từ theo thời gian đƣợc bố trí theo các lựa chọn sau: chọn theo các gợi ý (hôm nay, hôm qua, tháng này, …) hoặc chọn theo khoảng thời gian bằng cách chọn vào “tuỳ chọn” trên danh sách thời gian. Màn hình tuỳ chọn xuất hiện và bạn tự chọn thời gian muốn xem báo cáo.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 15

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade



Làm việc với màn hình là danh sách dữ liệu

Trong chƣơng trình Bạn sẽ làm việc với nhiều các màn hình dạng danh sách, các danh sách này đƣợc xây dựng với nhiều tính năng thuận tiện trong việc sử dụng và tra cứu dữ liệu, và thống nhất ở mọi nơi.

Hai chức năng “Chọn dữ liệu theo thời gian” và “Định dạng dữ liệu trên màn hình danh sách” đã đƣợc trình bày ở trên. Ngoài ra còn có các thao tác, nghiệp khác: Ngoài các chức năng thƣờng dùng trên thanh công cụ của mỗi danh sách, có thể sử dụng thêm các chức năng khác bằng cách click chuột phải trên danh sách để dùng pop menu (như trình bày ở phần trước) hoặc dùng các phím tắt. Chức năng mở rộng thƣờng là: Thêm; Hiệu chỉnh/Xem (mặc định là Xem, Bạn có thể nhấn đúp chuột trên dòng dữ liệu đểm làm việc này); Xoá: có chức năng này đều đƣợc phân quyền.

Refesh (F5): là chức năng cập nhật lại dữ liệu mới nhất cho danh sách.

In ấn: thƣờng là In danh sách đang chọn, hoặc là chứng từ đối với các danh sách là sổ phiếu.

Nhập từ Excel: chức năng cho phép tạo dữ liệu cho danh sách đang chọn từ một file Excel, với các loại danh mục thì việc nhập từ file Excel sẽ theo công cụ “Import dữ liệu” sẽ trình bày ở phần sau, ngoài ra thì mẫu file Excel là file có dạng nhƣ khi “Xuất ra Excel”.

Xuất ra Excel: chức năng xuất ra danh sách dữ liệu hiện tại lƣu vào một file excel với định dạng tƣơng tự.

Nghiệp vụ: chức năng này tự động lập nghiệp vụ và đƣa dữ liệu đang chọn vào nghiệp vụ đó.

Sao chép thành: cho phép copy dữ liệu đang chọn thành dữ liệu của nghiệp vụ liên quan.

Có thể dùng chuột kéo / thả vị trí của các cột trên danh sách cũng nhƣ thay đổi chiều rộng.

Lưu ý: để lƣu các trạng thái thay đổi này cố định cho những lần mở chƣơng trình khác, sau khi thay đổi bạn vào chức năng “Điều chỉnh hiển thị” (Crtl+V) để lƣu lại.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 16

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 17

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Phân hệ Quản trị hệ thống – BMS.trade Là phân hệ cung cấp chức năng mang tính quản trị hệ thống nhƣ: Sao lƣu dữ liệu, phục hồi dữ liệu, quản lý ngƣời dùng, phân quyền, định nghĩa các giao diện của hệ thống, theo dõi sự kiện, kết sổ, khoá sổ, …

Sơ đồ chức năng

Thiết lập cấu hình hệ thống chƣơng trình Đây là chức năng quan trọng để thiết lập cấu hình, tổ chức dữ liệu phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp. Có nhiều thiết lập chỉ thực hiện một lần và không thể thay đổi trong quá trình sử dụng, cần lƣu ý các trƣờng hợp này.

Thực hiện: vào mục “HỆ THỐNG” trên thanh công cụ chính hoặc menu chính, chọn “Thiết lập thông tin hệ thống” Cấu hình chung

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 18

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Nhập các thông tin về công ty ở những ô tƣơng ứng trong phần “Thông tin công ty”, các giá trị này sẽ đƣợc dùng để hiển thị trong các mẫu chứng từ, báo cáo.

Chọn loại tiền tệ chính để sử dụng trong mục “Loại tiền tệ”. Lƣu ý khi chƣơng trình đã có phát sinh dữ liệu thì không đƣợc thay đổi.

Nhập số thập phân qui định cho tiền tệ và số lƣợng phù hợp với việc tính toán của bạn (Ví dụ: dùng mặc định tiền tệ VND thì số lẻ là 0, còn USD thì số lẻ nên là 2..).

“Kiểm tra hàng tồn / không”: mặc định không ràng buộc phải có hàng tồn mới xuất, nếu ràng buộc thì chọn vào ô này.

“Sử dụng barcode / không”: mặc định là không, các màn hình chọn hàng hoá sẽ thiết lập cho bạn chọn bằng tay, ngƣợc lại nếu dùng thiết bị đọc mã vạch thì bạn chọn vào đây.

“Tính thuế sau chiết khấu/trƣớc” giúp thiết lập phƣơng pháp tính thuế.

“Tính hoa hồng trƣớc giảm giá/sau”: giúp thiết lập phƣơng pháp tính tiền hoa hồng.

Cấu hình mã chứng từ, mã các đối tƣợng

Thiết lập cấu hình này chọ phép ngƣời dùng tự định nghĩa mã số chứng từ khi tạo lập phát sinh tự động cũng nhƣ mã các đối tƣợng: Khách hàng – nhà cung cấp, hàng hoá, nhân viên.

Cấu hình số phiếu chứng từ: theo định dạng xxx-prefixđịnhdạng hoặc xxx-địnhdạngprefix. Trong đó: xxx là số phát sinh tự động tăng theo cũng định dạng trong chứng từ.

Prefix là chuỗi ký tự ngƣời dùng tự định nghĩa, có thể ở trƣớc hoặc sau phần định dạng, đƣợc qui định trong “vị trí prefix”. Định dạng đƣợc qui ƣớc theo các tuỳ chọn: yyyy (theo năm hiện tại) MM/yy (theo tháng và năm hiện tại), dd/MM/yyyy hay dd/MM/yy (theo ngày tháng năm hiện tại).

Cấu hình phát sinh mã hàng hoá: có thể chọn phát sinh tự động hoặc nhập tay khi tạo, nếu phát sinh tự động, mã sẽ phát sinh có dạng xxxprefix hay prefixxxx. xxx có thể chọn tăng dần theo số tự nhiên không có prefix.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 19

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

xxx có thể chọn tăng dần theo mã nhóm hàng tƣơng ứng, lúc đó prefix chính là mã nhóm hàng, và vị trí có thể chọn trƣớc hoặc sau. xxx có thể chọn tăng dần với prefix tự định nghĩa.

Cấu hình phát sinh tự động mã khách hàng – nhà cung cấp, nhân viên tƣơng tự với mã hàng hoá.

Thiết lập qui định khác Đây là thiết lập về các phƣơng thức thu chi, xuất nhập đƣợc ngƣời dùng tự qui định trong hệ thống để khi làm việc chƣơng trình tự biết mà thực hiện các phƣơng thức hệ thống phù hợp nhƣ: Chi hoa hồng, chi tiền lƣơng, tạm ứng, …

Các phƣơng thức đƣợc chọn từ danh sách các phƣơng thức khác đƣợc định nghĩa trong phần danh mục.

Thiết lập thông tin hiển thị trên báo cáo Chức năng này cho phép tắt hay mở một thông tin nào cần hiển thị hoặc không hiển thị trên tiêu đề của báo cáo.

Cấu hình lựa chọn màn hình hiển thị Là tiện ích giúp tuỳ chọn màn hình làm việc mặc định ở tất cả các phân hệ hay nghiệp vụ liên quan, cá nhân hoá cho „bàn làm việc‟, mặc định các ngƣời dùng mới sẽ dùng cấu hình hiển thị này cho “ bàn làm việc” của mình”.

Cấu hình cho từng phân hệ (Module) chính trong chƣơng trình, module “Trang chủ” là màn hình chính của mỗi ngƣời dùng. Mỗi module có cấu hình chức năng, nghiệp vụ sẽ chạy tự động khi dùng module đó, cấu hình này có 3 lựa chọn: “Hiển thị địa chỉ website”: lựa chọn này chƣơng trình sẽ chạy tự động truy cập đến website với địa chỉ đƣợc nhập ở ô dƣới (máy tính bạn phải kết nối internet).

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 20

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

“Hiển thị danh sách”: lựa chọn này sẽ chạy nghiệp vụ tƣơng ứng bạn chọn, danh sách nghiệp vụ để bạn chọn sẽ đƣợc dùng mặc định.

“Hiển thị hình nền”: khi chọn chức năng này, chƣơng trình sẽ mở hình nền mà bạn đã chọn trên giữa màn hình khi module tƣơng ứng đƣợc dùng.

Riêng với “Trang chủ” còn có thể thiết lập các nghiệp vụ, báo cáo, danh sách chứng từ hiển thị trên phía trái màn hình làm việc mỗi khi vào “Trang chủ”. Ứng với từng loại danh sách ở phía bên phải trên màn hình thiết lập có thể chọn thêm vào hoặc gỡ bỏ nghiệp vụ tƣơng ứng.

Quản lý ngƣời dùng và phân quyền BMS.trade tổ chức ngƣời dùng chƣơng trình theo từng nhóm sử dụng, mỗi ngƣời dùng đƣợc liên kết với thông tin nhân viên danh sách nhân viên của doanh nghiệp, liên quan đến các nghiệp vụ, giao dịch khác.

Nhóm ngƣời dùng

Thực hiện: Hệ thống/ danh sách nhóm ngƣời dùng

Ngƣời dùng

Thực hiện: Hệ thống \ danh sách ngƣời dùng

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 21

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Các thao tác thêm mới / hiệu chỉnh có màn hình sau

“Hiệu lực”: cho phép ngƣời dùng này đƣợc quyền sử dụng chƣơng trình/ không.

“Quản trị”: cho phép ngƣời dùng đƣợc quyền hiệu chỉnh, thêm mới, xoá, thay đổi mật khẩu trên danh sách ngƣời dùng.

“Thay đổi mật khẩu”: tính năng này cho phép đổi mật khẩu của ngƣời dùng đang đƣợc hiệu chỉnh.

“Nhóm ngƣời dùng”: chọn từ danh sách nhóm ngƣời dùng.

“Tên nhân viên”: chọn từ danh sách nhân viên trong danh mục.

Thay đổi mật khẩu

Thực hiện: Hệ thống \ đổi mật khẩu hoặc từ màn hình hiệu chỉnh ngƣời dùng nhƣ trình bày ở trên.

Phân quyền sử dụng

Thực hiện: Hệ thống \ cấp quyền sử dụng

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 22

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Bên trái màn hình phân quyền là danh sách ngƣời dùng theo nhóm ngƣời dùng, tại danh sách này có thể Thêm mới / Xem / Hiệu chỉnh / Xoá ngƣời dùng bằng cách nhấp chuột để đến menu popup.

Màn hình bên phải là danh sách các chức năng cần phân quyền đƣợc nhóm theo từng nhóm nghiệp vụ quản lý, các danh mục quyền này đã đƣợc hệ thống qui định sẵn.

Các quyền trên một chức năng thƣờng sẽ là (không phải lúc nào một chức năng cũng có nhiều quyền): “Chạy\Xem” là quyền cho ngƣời dùng đƣợc truy cập chức năng này. Ví dụ: mở danh sách phiếu xuất, danh sách khách hàng, …

“Thêm” là quyền đƣợc thêm mới một nghiệp vụ, chứng từ, đối tƣợng.

Xoá, Sửa là quyền đƣợc hiệu chỉnh, xoá với chức năng nghiệp vụ tƣơng ứng.

Muốn cấp quyền hoặc gỡ bỏ chỉ cần chọn hoặc bỏ chọn chức năng của quyền.

Nếu phân quyền cho một nhóm ngƣời dùng thì các ngƣời dùng trong đó sẽ đƣợc cài đặt luôn quyền của nhóm.

Nếu phân quyền trên một nhóm chức năng thì các chức năng trong đó cũng đƣợc cài đặt luôn nhƣ nhóm.

Có thể chọn quyền riêng cho từng ngƣời dùng trong cùng một nhóm ngƣời dùng, hoặc chức năng riêng cho từng nhóm quyền.

Có thể lƣu lại việc cài đặt quyền sau khi đã chọn các quyền một lƣợt (không cần mỗi lần chọn mỗi lần lƣu).

Quản lý dữ liệu Import dữ liệu từ file Excel

Thực hiện: Hệ thống \ Import dữ liệu từ file Excel Chọn mục dữ liệu cần import vào chƣơng trình.

Chọn file dữ liệu (file Excel) từ nút “…”

Dữ liệu từ file Excel sẽ đƣợc hiển thị trên ô lƣới “Dữ liệu từ file Excel”, với các cột là cột từ file Excel.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 23

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Điểm tiện ích nhất ở chức năng này là bạn không cần phải có mẫu file Excel chính xác theo chƣơng trình và điền dữ liệu vào mẫu này mà ở đây ngƣời dùng có thể tự qui định, định nghĩa trong qua trình Import.

Tại ô lƣới “Cột dữ liệu tƣơng ứng”, tuỳ từng mục cần Import chƣơng trình sẽ liệt kê các cột (các trường dữ liệu) trong cột đầu tiên của lƣới này, các cột có màu hồng là những cột mà hệ thống bắt buộc phải có trong dữ liệu Import.

Cột thứ 2 của “Cột dữ liệu tƣơng ứng” là các cột có trong file Excel đƣợc chọn. Ứng với một cột dữ liệu trong mục cần Import, chọn một cột thích hợp trong file Excel để gán vào, khi Import chƣơng trình sẽ chuyển dữ liệu từ file Excel vào cột dữ liệu chƣơng trình tƣơng ứng. Lƣu ý là phải chọn dữ liệu cho các cột bắt buộc.

Cột “Chọn Import” cho phép bạn chỉ Import những cột dữ liệu tuỳ chọn.

Trên lƣới “Dữ liệu từ file Excel, có thể hiệu chỉnh, xoá, ... trƣớc khi chọn Import.

Sau khi xong các bƣớc nhấn nút “Nhập dữ liệu” để hoàn tất. Nút “Kiểm tra” giúp kiểm tra dữ liệu file Excel có phù hợp với mục cần Import hay không, cảnh báo các phần dữ liệu bị sai.

Import dữ liệu từ file Access

Tiện ích này là công cụ chuyển dữ liệu từ hệ thống chƣơng trình cũ chạy trên file Access vào hệ thống chƣơng trình mới. Công cụ chỉ hỗ trợ các dữ liệu chƣơng trình cũ đã kết sổ.

Thực hiện: Hệ thống \ Import dữ liệu từ file Access Nhấn nút “…” chọn fiel Access cần Import, chƣơng trình sẽ tự động phân tích dữ liệu trên file Access và chuyển vào danh sách tƣơng ứng. Quá trình chuyển vào hệ thống cũng tự động chuyển font chữ của hệ chƣơng trình cũ là ABC thành font Unicode tƣơng thích với chƣơng trình mới.

Bạn có thể kiểm tra lại dữ liệu và hiệu chỉnh trên đó trƣớc khi đƣa vào chƣơng trình. Lƣu ý: Có một số dữ liệu là liên quan với nhau, nên khi hiệu chỉnh bạn phải chú ý cẩn thận.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 24

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Nhấn “Nhập dữ liệu” để đƣa tất cả dữ liệu vào chƣơng trình.

Khi cần xuất ra file Excel để lƣu trữ hay xem các dữ liệu cũ, nhấn “Xuất Excel”.

Sao lƣu dự phòng

Thực hiện: Hệ thống \ Sao lƣu dự phòng

Lưu ý: Dữ liệu sẽ đƣợc dự phòng sẽ đƣợc lƣu tại đƣờng dẫn trên máy chủ (máy tính cài cơ sở dữ liệu đang thao tác).

Phục hồi dữ liệu Sao lƣu dự phòng

Thực hiện: Hệ thống \ Sao lƣu dự phòng

Chọn file dữ liệu đã dự phòng trƣớc đây và muốn phục hồi lại VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 25

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Chọn thƣ mục sẽ lƣu trữ các file sau khi phục hồi.

Lƣu ý các file và folder ở đây đều trên máy chủ làm việc.

Khoá sổ nghiệp vụ

Thực hiện: Hệ thống \ Khoá sổ nghiệp vụ

Đây là nghiệp vụ cho phép khoá sổ số liệu sổ sách theo từng nhóm nghiệp vụ, những nghiệp vụ đã khoá sổ, ngƣời dùng sẽ không đƣợc thay đổi các dữ liệu liên quan có ngày chứng từ nhỏ hơn thời gian chọn khoá sổ.

Trên màn hình sẽ hiển thị thời gian khoá sổ gần đây nhất (cột đến ngày) cho từng nghiệp vụ, để thiết lập ngày khoá sổ mới tƣơng ứng với từng nghiệp vụ chỉ cần thay đổi thời gian trên cột “Đến ngày”, và nếu muốn bỏ/ cài đặt khoá sổ nào thì chọn trên cột “Hiệu lực”.

Kết sổ

Thực hiện: Hệ thống \ Kết sổ

Đây là nghiệp vụ cho phép kết sổ tất cả các số liệu chuyển cuối kỳ (tại thời điểm kết sổ) lên thành đầu kỳ và xóa tất cả dữ liệu phát sinh trong hệ thống, trƣờng hợp này thƣờng sử dụng khi chuyển sang kỳ kế toán mới.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 26

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Bạn lƣu ý cần phải thực hiện dự phòng dữ liệu trƣớc khi thực hiện kết sổ. Dự phòng để khi cần xem dữ liệu chi tiết cũ bạn có thể phục hồi lại để xem.

Khi kết sổ hệ thống sẽ giữ lại một số thông tin chi tiết của số liệu kết sổ, ngƣời dùng có thể xem lại nhanh chóng.

Thiết lập bàn làm việc

Thực hiện: Hệ thống \ thiết lập bàn làm việc Nghiệp vụ này cũng giống phần thiết lập bàn làm việc mặc định trong mục “Thiết lập thông tin hệ thống” đã trình bày. Ở phần thiết lập này sẽ thiết lập riêng cho ngƣời dùng hiện tại.

Theo dõi sự kiện

Thực hiện: Hệ thống \ theo dõi sự kiện. Đây là danh sách thống kê lại các thao tác liên quan đến thay đổi chứng từ nghiệp vụ, hay các nghiệp vụ về hệ thống của tất cả các ngƣời dùng khi sử dung phần mềm.

Các sự kiện đƣợc theo phân loại để dễ dàng tra cứu.

Bạn có thể chọn khoảng thời gian cần tra cứu ở ô “Thời gian” hoặc là chọn tất cả. Bạn chọn loại sự kiện từ “Loại sự kiện” để lọc. Bạn có thể tìm kiếm các thông tin sự kiện bằng các tính năng tìm kiếm trên khung lƣới của chƣơng trình. Để xoá, Bạn có thể chọn dòng dữ liệu cần xoá, sau đó nhấn nút „Xoá‟.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 27

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Phân hệ Danh mục thông tin dùng chung Phân hệ danh mục thông tin dùng chung là một phân hệ quản lý liệu danh mục và thiết lập hệ thống ban đầu. Dữ liệu danh mục bao gồm: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hàng hoá, … Dữ liệu thiết lập bao gồm: các phƣơng thức thu – chi –nhập – xuất, mức giá, ca làm việc, kỳ hạn thanh toán, …

Sơ đồ chức năng

Danh mục đối tƣợng Nhóm Khách hàng – Nhà cung cấp

Dùng để phân nhóm các Khách hàng – Nhà cung cấp. Bạn có thể hiệu chỉnh, xóa hoặc thêm mới nhóm khách hàng – nhà cung cấp từ đây.

Thực hiện: Danh mục \ Nhóm khách hàng – nhà cung cấp

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 28

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ:

Tìm kiếm: muốn tìm kiếm nhanh nhóm khách hàng - nhà cung cấp có trong danh sách, bạn chỉ cần đánh ký tự tìm kiếm vào ô tìm kiếm tƣơng ứng theo thuộc tính đó.

Sắp xếp: có thể sắp xếp lại danh sách theo thứ tự tăng đến giảm hay ngƣợc lại. Bạn chỉ cần nhấp chuột vào tên cột thuộc tính cần sắp xếp, còn sắp xếp theo chiều ngƣợc lại thì nhấp chuột vào thuộc tính đó thêm một lần nữa.

Hiệu chỉnh: Trong danh sách nhóm đối tƣợng chọn nhóm cần hiệu chỉnh, nhấn vào nút hiệu chỉnh để hiệu chỉnh lại thông tin và nhấn lưu hoặc dùng phím tắt (F2) là hiệu chỉnh xong.

Xóa: nhấn vào nút xóa để xóa nhóm đối tƣợng. Điều kiện để xóa một nhóm đối tƣợng là nhóm đối tƣợng đó không chứa bất kỳ đối tƣợng nào phát sinh trong nghiệp vụ (nhập, xuất hàng).

Công cụ tiện ích: Nhấp phải chuột trên danh sách nhóm khách hàng – nhà cung cấp, màn hình hiển thị các tính năng của chƣơng trình, có thể chọn thao các các tính năng này nhƣ: thêm mới, hiệu chỉnh, xóa, in ấn,…(đã giới thiệu ở phần trên).

Thêm mới: Để thêm mới Nhóm khách hàng - nhà cung cấp, nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Nhập thông tin: Nhập thông tin vào mã nhóm đối tượng (KL), ký tự tối đa cho mã đối tƣợng là 30 ký tự, nhập tên nhóm đối tượng (Khách lẻ).

Lƣu: Nhấn nút lưu với phím tắt (F2) là hoàn thành thêm mới một nhóm đối tƣợng và tiến hành nhập thông tin nhóm đối tƣợng tiếp theo cho đến khi hoàn thành việc thêm mới nhóm đối tƣợng.

Lƣu thoát: Nhấn vào nút lưu và thoát với phím tắt (F4) là hoàn thành việc thêm mới nhóm đối tƣợng và thoát khỏi màn hình thêm mới.

Thoát: Sau đó, nhấn vào nút thoát với phím tắt (ESC) để thoát khỏi màn hình nhóm đối tƣợng.

Lưu ý: Thông tin dầu (*) là thông tin bắt buộc phải nhập liệu trong chƣơng trình (Xem phần giới thiệu quy ƣớc nhập thông tin) Xóa: Khi muốn xóa nhóm khách hàng- nhà cung cấp, bạn phải xóa các khách hàng - nhà cung cấp có cấp thấp hơn chứa trong nhóm khách hàng - nhà cung cấp, khi đó mới tiếp tục xóa đƣợc nhóm khách hàng - nhà cung cấp.

Liệt kê danh mục: vào danh mục chọn thanh công cụ, hệ thống sẽ liệt kê danh mục (đã giới thiệu ở phần thanh công cụ chính).

Khách hàng – nhà cung cấp (KH-NCC)

Danh sách khách hàng – nhà cung cấp hiện tại. Có thể hiệu chỉnh hoặc thêm mới khách hàng.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 29

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Thực hiện: Danh mục \ Khách hàng – nhà cung cấp

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi bạn nhấp phải chuột đã giới thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Nghiệp vụ: Ngoài những chức năng tiện ích trên, còn thể hiện chức năng “Nghiệp vụ” liên quan.

Trong danh sách khách hàng - nhà cung cấp.

Nhà cung cấp: Nếu bạn chọn “Nhà cung cấp” thì là những nghiệp vụ liên quan: Đặt hàng nhập; Nhập hàng mua; Xuất hàng trả lại; Chi tiền công nợ Khách hàng: Nếu bạn chọn “Khách hàng” thì là những nghiệp vụ liên quan: Đơn giá; Đơn hàng xuất; Xuất hàng bán; Nhập hàng trả lại; Thu tiền công nợ Thêm mới: Để thêm mới khách hàng - nhà cung cấp nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Nhập thông tin: nhập thông tin về khách hàng – nhà cung cấp bao gồm những thông tin: Mã KHNCC, Tên KH-NCC,… Trong những thông tin nhƣ : Nhóm KH-NCC, Nhân viên phụ trách, Quốc gia, Tỉnh thành, Quận huyện thì bạn chọn thêm mới trực tiếp trên KH-NCC rất linh hoạt cho bạn trong việc nhập liệu. có thể chọn khách hàng hay nhà cung cấp, trong chƣơng trình còn cho phép có thể vừa chọn đối tƣợng khách hàng và nhà cung cấp. Chọn hình ảnh khách hàng – nhà cung cấp tƣơng ứng (nếu có).

Liên hệ: nhấp phải để thêm mới danh sách ngƣời liên hệ hay chọn từ danh sách.

Lƣu:Tiếp theo, nhấn nút lưu để lƣu thông tin khách hàng - nhà cung cấp.

Lƣu và thoát: Nhấn vào nút lưu và thoát là lƣu lại dữ liệu và thoát khỏi màn hình đang nhập liệu.

Thoát: Nhấn vào nút thoát để thoát khỏi việc nhập về thông tin khách hàng.

Lưu ý: khách hàng – nhà cung cấp viết tắt là KH-NCC

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 30

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Công nợ đầu kỳ

Thể hiện công nợ đầu kỳ của các khách hàng – nhà cung cấp. Đồng thời có thể cập nhật công nợ đầu kỳ của khách hàng – nhà cung cấp tại đây.

Thực hiện: Danh mục \ Công nợ đầu kỳ Công cụ tiện ích: có trong chƣơng trình khi bạn nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình) Thao tác các chức năng: Trong công nợ đầu kỳ nếu là đối tƣợng khách hàng thì chỉ cần nhập vào “Số tiền phải thu” , còn nếu là đối tƣợng nhà cung cấp thì chỉ cần nhập vào “Số tiền phải trả”. Còn đối tƣợng vừa nhà cung cấp và vừa là khách hàng thì nhập vào số tiền phải trả và số tiền phải thu.

Cập nhật: nhấn cập nhật để cập nhật công nợ đầu kỳ.

Lƣu ý: Sau khi cập nhập công nợ đầu kỳ khách hàng – nhà cung cấp, nhấn vào “cập nhật” để cập nhật vào “số tiền phải thu hiện tại” và “số tiền phải trả hiện tại”. Sau đó chƣơng trình tự động cập nhập cộng nợ phải thu và công nợ phải trả ở góc phải của các chứng từ phát sinh nghiệp vụ liên quan.

Khi thêm mới KH- NCC mà trong công nợ đầu kỳ không có danh sách khách hàng - nhà cung cấp thì nhấn vào nút “cập nhật”.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 31

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Nhân viên

Danh sách nhân viên trong doanh nghiệp, có thể thực hiện thêm mới, hiệu chỉnh thông tin nhân viên tại đây.

Thực hện: Danh mục \ Nhân viên

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi bạn nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Thêm mới: Để thêm mới nhân viên, nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 32

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Nhập thông tin: nhập thông tin nhân viên nhƣ: Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, ngày vào làm, …

Nhấn vào chọn hình để chọn hình ảnh nhân viên tƣơng ứng với mỗi nhân viên (nếu có).

Thêm mới chức vụ: Trong thông tin chức vụ nếu chƣa có chức vụ, có thể thêm mới tại đây hoặc chọn trong hệ thống hay có thể thêm mới chức vụ ở phần chức vụ (Danh mục\Đối tƣợng\Chức vụ).

Nhân viên nghỉ việc: Nếu nhân viên nghỉ việc ta chọn vào ô đã nghỉ việc và nhập lý do nghỉ việc thì nhân viên này không có trong danh sách tính lƣơng vào tháng tiếp theo hay từng nghiệp vụ liên quan.

Thông tin thu nhập: có thể chọn thông tin thu nhập theo lƣơng cơ bản hoặc lƣơng theo ca, sau đó nhập vào số ngày công trong tháng, số ngày công đƣợc tính trong một tháng.

Nếu tính lƣơng cho nhân viên có doanh số thì chọn vào ô “Theo doanh số”. Khi tính lƣơng cho nhân viên này có thêm khoản doanh số kèm theo lƣơng cơ bản hay lƣơng theo ca (nếu có) Lƣu: Nhấn nút lƣu để lƣu hay dùng phím tắt (F2) để lƣu thông tin nhân viên.

Lƣu và thoát: Nhấn vào nút lƣu và thoát là lƣu lại thông tin nhân viên và thoát khỏi màn hình đang nhập.

Thoát: Nhấn vào nút thoát để thoát khỏi việc nhập thông tin nhân viên.

Ca làm việc

Đây là phần quy định thời gian chia ca làm việc trong ngày.

Thực hiện: Danh mục \ Ca làm việc.

Xác định số ca trong ngày bằng cách chọn và các ô ca theo thứ tự.

Sau đó nhập các cận thời bắt đầu và kết thúc tƣơng ứng.

Lƣu: Sau đó bạn nhấn nút lƣu để ghi nhận lại ca làm việc.

Thoát: Thoát màn hình ca làm việc.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 33

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Kho hàng

Danh sách kho hàng, có thể thực hiện thêm mới, hiệu chỉnh thông tin kho hàng tại đây.

Thực hiện: Danh mục \ Kho hàng.

Công cụ tiện ích: Các tiện ích có trong chƣơng trình khi bạn nhập phải chuột đã giới thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Thêm mới: Để thêm mới Kho hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Tƣơng tự trong kho hàng bạn cũng làm thao tác giống nhƣ nhóm khách hàng – nhà cung cấp.

Tài khoản ngân hàng

Danh sách tài khoản ngân hàng, có thể thực hiện thêm mới, hiệu chỉnh thông tin tài khoản ngân hàng tại đây.

Tài khoản ngân hàng là nơi lƣu trữ thông tin các tài khoản trong ngân hàng. Các tài khoản ngân hàng liên quan đến nghiệp vụ thu – chi bằng tiền, chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng này sang tài khoản ngân hàng khác.

Thực hiện: Danh mục\ Tài khoản ngân hàng.

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi bạn nhập phải chuột đã giới thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chƣơng trình).

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 34

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Thêm mới: Để thêm mới Tài khoản ngân hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Nhập thông tin: nhập thông tin về mã tài khoản, tên ngân hàng là thông tin bắt buộc nhập.

Trong đơn vị tiền tệ có thể thêm mới tại đây hay bạn vào danh mục thêm mới đơn vị tiền tệ (Danh mục\ Đơn vị tiền tệ). Có thể nhập tiền tệ tài khoản ngân hàng đầu kỳ vào ô đầu kỳ. Đầu kỳ: Là số dƣ trong tài khoản cuối kỳ của quá trình quản lý cũ chuyển sang bắt đầu sử dụng chƣơng trình.

Lƣu: Sau đó bạn nhấn nút lƣu để lƣu thông tin và tiếp tục thêm tài khoản ngân hàng tiếp theo.

Lƣu và thoát: Nhấn vào nút lƣu và thoát là lƣu lại thông tin tài khoản ngân hàng và thoát khỏi màn hình đang nhập.

Thoát: nhấn nút thoát để thoát khỏi màn hình đang thực hiện.

Ngành hàng

Danh sách ngành hàng, có thể thực hiện thêm mới, hiệu chỉnh thông tin ngành hàng tại đây.

Thực hiện: Danh mục \ Ngành hàng Công cụ tiện ích: Các tiện ích có trong chƣơng trình khi nhập phải chuột đã giới thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Thêm mới: Để thêm mới Ngành hàng, nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Tƣơng tự trong ngành hàng cũng làm thao tác giống nhƣ nhóm khách hàng – nhà cung cấp.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 35

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Nhóm hàng

Danh sách nhóm hàng, có thể thực hiện thêm mới, hiệu chỉnh thông tin nhóm hàng tại đây.

Thực hiện: Danh mục \ Nhóm hàng Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Thêm mới: Để thêm mới Nhóm hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Nhập thông tin: nhập thông tin mã nhóm hàng, tên nhóm hàng.

Thông tin về ngành hàng có thể thêm mới tại đây hoặc vào danh mục để thêm mới ngành hàng (Danh mục\ Ngành hàng).

Lƣu: Sau đó nhấn nút lƣu để lƣu thông tin về nhóm hàng.

Lƣu và thoát: Nhấn vào nút Lƣu và thoát là lƣu lại thông tin nhóm hàng và thoát khỏi màn hình đang nhập.

Thoát: nhấn nút thoát để thoát khỏi màn hình đang thực hiện.

Hàng hóa

Danh sách mặt hàng, có thể thực hiện thêm mới, hiệu chỉnh thông tin mặt hàng tại đây.

Thực hiện: Danh mục \ Hàng hóa.

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình)

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 36

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Cập nhật giá: Trên danh sách hàng hóa có thể nhấp chuột phải trên danh sách, chọn nghiệp vụ -> cập nhật giá hoặc có thể vào kho hàng (kho hàng\ nghiệp vụ liên quan\ cập nhật giá cho hàng hóa).

Nghiệp vụ cho phép cho phép chỉnh sửa lại đơn giá bán và đơn giá mua hoặc cả hai loại đơn giá.

Có hai phƣơng thức cập nhật giá là cộng thêm hay theo tỷ lệ.

Chọn vào loại đơn giá để cập nhật giá và có thể chọn cả hai giá mua, giá bán để cập nhật, tiếp theo chọn mặt hàng và nhấn cập nhật sau đó nhấn nút lƣu để lƣu cập nhật giá.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 37

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Các nghiệp vụ liên quan: Mua hàng: Đặt hàng, nhập hàng (Tham khảo nghiệp vụ mua hàng trang (*) ).

Bán hàng: Báo giá, đặt hàng, xuất bán. (Tham khảo nghiệp vụ bán hàng trang (*) ).

Chuyến kho: (Tham khảo nghiệp vụ chuyển kho trang (*) ).

Lƣu ý: Nếu thay đổi đồng loạt một loại giá cùng đơn giá cập nhật, thì chọn các mặt hàng cần cập nhật và nhập giá vào loại đơn giá, sau đó nhấn cập nhật thì sẽ thay đổi đồng loạt.

Thêm mới: Để thêm mới Hàng hóa nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Nhập thông tin: Nhập các thông tin hàng hóa: Mã hàng, tên hàng, tên viết tắt, đơn vị tính,...

Nhóm hàng có thể thêm mới tại dây (chọn trong hệ thống) hoặc có thể nhấn vào nhóm hàng để thêm mới.

Nhập đơn giá mua, đơn giá bán thể hiện bao nhiêu phần trăm (%) của đơn giá mua, nếu không nhập thông tin đơn giá khi lƣu hàng hóa thì bạn có thể vào danh sách hàng hóa nhấp phải chuột chọn cấp nhật giá (xem phần cập nhật giá).

Nhấn vào chọn hình để chọn hình ảnh minh họa cho sản phẩm.

Trong phần mua và bán có số lƣợng tồn max, min: nhập vào đây để dể dàng kiểm soát số lƣợng trong kho.

Những mặt hàng có thuế thì ta chọn vào ô có thuế, còn đối với mặt hàng không tính thuế thì bạn bỏ chọn nút có thuế.

Lƣu: Sau đó nhấn nút lƣu để lƣu thông tin về hàng hóa.

Lƣu và thoát: Nhấn vào nút lƣu và thoát là lƣu lại thông tin hàng hóa và thoát khỏi màn hình đang nhập.

Thoát: nhấn nút thoát để thoát khỏi màn hình đang thực hiện.

Lƣu ý: Khi tạo hàng hóa có hiệu lực để thực hiện các nghiệp vụ liên quan, còn khi hàng hóa không có hiệu lực thì bỏ chọn ở nút hiệu lực, tức là hàng hóa tồn tại trong kho nhƣng không sử dụng.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 38

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Danh mục khác Phƣơng thức thu khác

Danh sách các phƣơng thức thu khác ngoài thu công nợ. Có thể hiệu chỉnh hoặc thêm mới phƣơng thức thu khác tại đây.

Thực hiện: Danh mục\ Phƣơng thức thu khác

Công cụ tiện ích: Các tiện ích có trong chƣơng trình khi bạn nhập phải chuột đã giới thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Thêm mới: Để thêm mới Phƣơng thức thu khác nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Nhập thông tin: Nhập thông tin mã phƣơng thức, tên phƣơng thức, ...

Lƣu: Sau đó nhấn nút lƣu để lƣu thông tin về phƣơng thức thu khác.

Lƣu và thoát: Nhấn vào nút Lƣu và thoát là lƣu lại thông tin phƣơng thức thu khác và thoát khỏi màn hình đang nhập.

Thoát: nhấn nút thoát để thoát khỏi màn hình đang thực hiện.

Phƣơng thức chi khác

Danh sách các phƣơng thức chi khác ngoài thu công nợ. Có thể hiệu chỉnh hoặc thêm mới phƣơng thức chi khác tại đây.

Thực hiện: Danh mục\ Phƣơng thức chi khác

Công cụ tiện ích: Các tiện ích có trong chƣơng trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Thêm mới: Để thêm mới Phƣơng thức chi khác nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Nhập thông tin: Nhập thông tin mã phƣơng thức, tên phƣơng thức, ...

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 39

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Lƣu: Sau đó nhấn nút lƣu để lƣu thông tin về phƣơng thức chi khác.

Lƣu và thoát: Nhấn vào nút Lƣu và thoát là lƣu lại thông tin phƣơng thức chi khác và thoát khỏi màn hình đang nhập.

Thoát: nhấn nút thoát để thoát khỏi màn hình đang thực hiện.

Lƣu ý: Thông thƣờng trong hệ thống quy định sẽ có 3 phƣơng thức chi: chi hoa hồng, chi tạm ứng lƣơng, chi lƣơng.

Phƣơng thức nhập khác

Danh sách các phƣơng thức nhập khác ngoài nhập mua và nhập hàng trả. Có thể hiệu chỉnh hoặc thêm mới phƣơng thức nhập khác tại đây.

Thực hiện: Danh mục \ Phƣơng thức nhập khác Công cụ tiện ích: Các tiện ích có trong chƣơng trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Thêm mới: Để thêm mới Phƣơng thức nhập khác nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Nhập thông tin: Nhập thông tin mã phƣơng thức, tên phƣơng thức,..

Chọn đối tƣợng liên quan: nếu chọn nhà cung cấp khi đó phƣơng thức nhập khác sẽ yêu cầu khai báo nhà cung cấp áp dụng cho phƣơng thức này.

Lƣu: Sau đó nhấn nút lƣu để lƣu thông tin về phƣơng thức nhập khác.

Lƣu và thoát: Nhấn vào nút lƣu và thoát là lƣu lại thông tin phƣơng thức nhập khác và thoát khỏi màn hình đang nhập.

Thoát: nhấn nút thoát để thoát khỏi màn hình đang thực hiện.

Phƣớng thức xuất khác

Danh sách các phƣơng thức xuất khác ngoài xuất bán và xuất trả hàng. Có thể hiệu chỉnh hoặc thêm mới phƣơng thức xuất khác tại đây.

Thực hiện: Danh mục \ Phƣơng thức xuất khác Công cụ tiện ích: Các tiện ích có trong chƣơng trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình) Thêm mới: Để thêm mới Phƣơng thức xuất khác nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 40

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Nhập thông tin: Nhập thông tin mã phƣơng thức, tên phƣơng thức,...

Chọn đối tƣợng liên quan: nếu chọn khách hàng khi đó phƣơng thức xuất khác sẽ yêu cầu khai báo nhà cung cấp áp dụng cho phƣơng thức này.

Lƣu: Sau đó nhấn nút lƣu để lƣu thông tin về phƣơng thức xuất khác.

Lƣu và thoát: Nhấn vào nút Lƣu và thoát là lƣu lại thông tin phƣơng thức xuất khác và thoát khỏi màn hình đang nhập.

Thoát: nhấn nút thoát để thoát khỏi màn hình đang thực hiện.

Kỳ hạn thanh toán

Danh sách các kỳ hạn thanh toán, có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin kỳ hạn thanh toán tại đây.

Thực hiện: Danh mục \ Kỳ hạn thanh toán Công cụ tiện ích: Các tiện ích có trong chƣơng trình khi bạn nhập phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Thêm mới: Để thêm mới Kỳ hạn thanh toán nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Nhập thông tin: Nhập thông tin mã kỳ hạn, tên kỳ hạn, thời gian thanh toán là thông tin bắt buộc không trùng.

Thông tin chiết khấu: mức chiết khấu là quy định thời gian thanh toán trong vòng bao nhiêu ngày thì chiết khấu bao nhiêu phần trăm, còn không có thông tin này thì có thể bỏ qua.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 41

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Lƣu: Sau đó nhấn nút lƣu để lƣu thông tin về kỳ hạn thanh toán.

Lƣu và thoát: Nhấn vào nút lƣu và thoát là lƣu lại thông tin kỳ hạn thanh toán và thoát khỏi màn hình đang nhập.

Thoát: nhấn nút thoát để thoát khỏi màn hình đang thực hiện.

Đơn vị tiền tệ

Danh sách đơn vị tiền tệ, có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin đơn vị tiền tệ tại đây.

Thực hiện: Danh mục \ Đơn vị tiền tệ

Công cụ tiện ích: Các tiện ích có trong chƣơng trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình) Thêm mới: Để thêm mới Đơn vị tiền tệ nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Nhập thông tin: Nhập thông tin mã đơn vị, tên đơn vị, nhập tỷ giá tham khảo,… Đầu kỳ: Là số dƣ trong quỹ tiền cuối kỳ của quá trình quản lý cũ chuyển sang bắt đầu sử dụng chƣơng trình.

Lƣu: Sau đó nhấn nút lƣu để lƣu thông tin về kỳ hạn thanh toán.

Thoát: nhấn nút thoát để thoát khỏi màn hình đang thực hiện.

Địa danh

Quốc gia Danh sách quốc gia, có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin quốc gia tại đây.

Thực hiện: Danh mục \ Quốc gia Công cụ tiện ích: Các tiện ích có trong chƣơng trình khi bạn nhập phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Thêm mới: Để thêm mới Quốc gia bạn nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Nhập thông tin: Nhập thông tin mã quốc gia, tên quốc gia,….

Lƣu: Sau đó nhấn nút lƣu để lƣu thông tin về quốc gia.

Thoát: nhấn nút thoát để thoát khỏi màn hình đang thực hiện.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 42

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Tỉnh thành

Danh sách tỉnh thành, có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin tỉnh thành tại đây.

Thực hiện: Danh mục \ Tỉnh thành Công cụ tiện ích: Các tiện ích có trong chƣơng trình khi bạn nhập phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình) Thêm mới: Để thêm mới Tỉnh thành nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Nhập thông tin: Nhập thông tin mã tình thành, tên tỉnh thành, …

Lƣu: Sau đó nhấn nút lƣu để lƣu thông tin về tỉnh thành.

Thoát: nhấn nút thoát để thoát khỏi màn hình đang thực hiện.

Quận huyện

Danh sách quận huyện, có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin quận huyện tại đây.

Thực hiện: Danh mục \ Quận huyện Công cụ tiện ích: Các tiện ích có trong chƣơng trình khi bạn nhập phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Thêm mới: Để thêm mới Quận huyện nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 43

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Nhập thông tin: Nhập thông tin mã quận huyện, tên quận huyện,….

Lƣu: Sau đó nhấn nút lƣu để lƣu thông tin về quận huyện.

Thoát: nhấn nút thoát để thoát khỏi màn hình đang thực hiện.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 44

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 45

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Phân hệ Quản lý Kho hàng Đây là một phân hệ nghiệp vụ về quản lý kho – hàng tồn.

Hệ thống quản lý chi tiết nhập xuất tồn mặt hàng, nhóm loại hàng, … Các báo cáo phân tích hàng tồn kho đa dạng, tuỳ biến cho phép ngƣời dùng quản lý hàng hoá tốt nhất.

Các báo cáo về tồn kho rất đa dạng: Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn; Sổ chi tiết vật tƣ; Thẻ kho.

Sơ đồ chức năng

Danh sách - thống kê Danh sách phiếu nhập khác

Danh sách phiếu nhập khác liên quan đến nghiệp vụ kho hàng, điều chỉnh kho, nhập kho nội bộ, có thể thực hiện thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin phiếu nhập khác tại đây.

Thực hiện: Kho hàng \ Danh sách Phiếu nhập khác Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ: Công cụ tiện ích: Khi nhấp phải chuột trên danh sách phiếu nhập khác, hệ thống sẽ hiển thị các tính năng của chƣơng trình, chọn thao tác muốn thực hiện: thêm mới, hiệu chỉnh, xóa, in ấn, …(đã giới thiệu ở phần trên).

Tìm kiếm: Muốn tìm kiếm nhanh những phiếu nhập khác có trong danh sách, chỉ cần nhập ký tự tìm kiếm vào ô tìm kiếm tƣơng ứng theo thuộc tính đó.

Sắp xếp: hệ thống hỗ trợ sắp xếp danh sách theo thứ tự tăng đến giảm hay ngƣợc lại. Khi muốn sắp xếp chỉ cần nhấp chuột vào tên cột muốn sắp xếp hệ thống tự động sắp xếp danh sách theo thứ tự A-Z, nếu muốn sắp xếp theo chiều ngƣợc lại thì nhấp chuột vào cột đó thêm một lần nữa.

Hiệu chỉnh: chọn phiếu cần hiệu chỉnh trong danh sách phiếu nhập khác, nhấn vào nút hiệu chỉnh để hiệu chỉnh lại thông tin và nhấn lưu hoặc dùng phím tắt (F2).

Xóa: nhấn vào nút xóa để xóa danh sách phiếu nhập khác. Điều kiện để xóa một hay nhiều danh sách phiếu nhập khác là phiếu nhập khác đó chƣa phát sinh trong nghiệp vụ.

Thời gian: Có thể xem tất cả thời gian hay theo từng thời gian trong chƣơng trình hoặc bạn chọn theo khoảng thời gian “tùy chọn” hiển thị danh sách theo thời gian.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 46

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Thêm mới: Để thêm mới Phiếu nhập khác nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Thao tác nghiệp vụ: Đơn hàng: nhập thông tin số phiếu, ngày, số hóa đơn, chứng từ. Trong phiếu nhập khác, nhân viên, nhà cung cấp có thể chọn trong hệ thống hoặc thêm mới trong thông tin này.

Hàng hóa: chọn hàng hóa theo mã hàng hay tên hàng trong từng nhóm hàng của kho hàng và nhập số lƣợng, đơn giá. Sau đó cập nhật hàng hóa vào danh sách hàng nhập khác.

Thể hiện số lƣợng hàng tồn cho từng hàng hóa.

Lƣu: Nhấn nút lƣu hay dùng phím tắt (F2) để lƣu phiếu nhập khác và tiếp tục làm phiếu nhập khác tiếp theo.

Lƣu và thoát: Nhấn nút lƣu và thoát hay dùng phím tắt (F4) để lƣu phiếu nhập khác và thoát khỏi màn hình đang nhập.

Thoát: Nhấn nút thoát hay dùng phím tắt (ESC) để thoát khỏi phiếu nhập khác.

Lƣu ý: Những thông tin phƣơng thức nhập, nhà cung cấp, nhân viên, nhấn trên từng thông tin đó và thêm mới những thông tin đó.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 47

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Danh sách phiếu xuất khác

Danh sách phiếu xuất khác liên quan đến nghiệp vụ kho hàng, điều chỉnh kho, xuất kho nội bộ, có thể thực hiện thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin phiếu xuất khác tại đây.

Thực hiện: Kho hàng \ Danh sách Phiếu xuất khác

Công cụ tiện ích: Có thể nhấp phải chuột trên danh sách phiếu xuất khác hiển thị các tính năng của chƣơng trình, có thể thao tác ở các tính năng này nhƣ: thêm mới, hiệu chỉnh, xóa, in ấn,…(đã giới thiệu ở phần trên).

Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ: tƣơng tự nhƣ danh sách Phiếu nhập khác.

Thêm mới: Để thêm mới Phiếu xuất khác bạn nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Thao tác nghiệp vụ: Đơn hàng: Nhập thông tin số phiếu, ngày, số hóa đơn, chứng từ. Trong phƣơng thức xuất khác, nhân viên, khách hàng có thể chọn trong hệ thống hoặc thêm mới trong thông tin này.

Hàng hóa: Chọn hàng hóa theo mã hàng hay tên hàng trong từng nhóm hàng của kho hàng và nhập số lƣợng, đơn giá. Sau đó cập nhật hàng hóa vào danh sách hàng xuất khác.

Thể hiện số lƣợng hàng tồn cho từng hàng hóa.

Lƣu: Nhấn nút lƣu hay dùng phím tắt (F2) để lƣu phiếu xuất khác và tiếp tục làm phiếu xuất khác tiếp theo.

Lƣu và thoát: Nhấn nút lƣu và thoát hay dùng phím tắt (F4) để lƣu phiếu xuất khác và thoát khỏi màn hình đang nhập.

Thoát: Nhấn nút thoát hay dùng phím tắt (ESC) để thoát khỏi phiếu xuất khác.

Lƣu ý: Khi muốn xuất âm ta vào hệ thống bỏ chọn “Kiểm tra hàng tồn” thì chƣơng trình cho phép xuất âm, nếu chọn “kiểm tra hàng tồn” chƣơng trình không cho phép xuất vƣợt số lƣợng tồn trong kho.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 48

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Danh sách phiếu chuyển kho

Danh sách các phiếu chuyển kho liên quan đến nghiệp vụ kho hàng, luân chuyển giữa các kho nội bộ, có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin phiếu chuyển kho tại đây.

Thực hiện: Kho hàng \ Danh sách phiếu chuyển kho.

Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ: Công cụ tiện ích: Bạn có thể nhấp phải chuột trên danh sách phiếu chuyển kho hiển thị các tính năng của chƣơng trình, bạn có thể thao tác ở các tính năng này nhƣ: thêm mới, hiệu chỉnh, xóa, in ấn, …(đã giới thiệu ở phần trên).

Tìm kiếm: Khi muốn tìm kiếm nhanh danh sách phiếu chuyển kho có trong danh sách, bạn chỉ cần đánh ký tự tìm kiếm vào ô tìm kiếm tƣơng ứng theo thuộc tính đó.

Sắp xếp: Bạn có thể sắp xếp lại danh sách theo thứ tự tăng đến giảm hay ngƣợc lại. Bạn chỉ cần nhấp chuột vào tên cột thuộc tính cần sắp xếp, còn sắp xếp theo chiều ngƣợc lại thì bạn nhấp chuột vào thuộc tính đó thêm một lần nữa.

Hiệu chỉnh: Trong danh sách phiếu chuyển kho bạn chọn phiếu cần hiệu chỉnh, bạn nhấn vào nút hiệu chỉnh để hiệu chỉnh lại thông tin và nhấn lưu hoặc dùng phím tắt (F2) là hiệu chỉnh xong.

Xóa: Bạn nhấn vào nút xóa để xóa danh sách phiếu chuyển kho. Điều kiện để xóa một hay nhiều danh sách phiếu chuyển kho là phiếu chuyển kho đến đó chƣa phát sinh trong nghiệp vụ xuất hàng.

Thời gian: Bạn có thể xem tất cả thời gian hay theo từng thời gian trong chƣơng trình hoặc bạn chọn theo khoảng thời gian “tùy chọn” hiển thị danh sách theo thời gian.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 49

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Thêm mới: Để thêm mới Phiếu chuyển kho bạn nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”

Thao tác nghiệp vụ: Thông tin phiếu chuyển: Bạn nhập thông tin số phiếu, ngày, từ kho, đến kho, nhân viên giao, nhân viên nhận. Sau đó bạn chọn hàng hóa trong từng nhóm hàng và nhập số lƣợng cần chuyển kho.

Lƣu: Bạn nhấn nút lƣu hay dùng phím tắt (F2) để lƣu phiếu chuyển kho và tiếp tục làm phiếu chuyển kho tiếp theo.

Lƣu và thoát: Bạn nhấn nút lƣu và thoát hay dùng phím tắt (F4) để lƣu phiếu chuyển kho và thoát khỏi màn hình đang nhập Thoát: Bạn nhấn nút thoát hay dùng phím tắt (ESC) để thoát khỏi phiếu chuyển kho.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 50

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Danh sách kỳ kiểm kho

Danh sách các kỳ kiểm kho, có thể thực hiện thêm mới hoặc hiệu chỉnh chi tiết kỳ kiểm kho tại đây. Đồng thời có thể thực hiện cập nhật lại số liệu trên sổ sách bằng phƣơng thức nhập xuất điều chỉnh kho.

Thực hiện: Kho hàng \ Danh sách kỳ kiểm kho

Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ: Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi bạn nhập phải chuột đã giới thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chƣơng trình) Thông tin: chọn kho hàng và thời gian của kỳ kiểm kho để biết số lƣợng hàng tồn thực tế trong kho.

Số lƣợng hàng tồn thực tế chênh lệch so với số lƣợng hàng tồn sổ sách, thì bạn có thể cân đối lại kho hàng bằng cách là điều chỉnh tăng và điều chỉnh giảm. (Điều chỉnh sổ sách cân đối so với thực tế) Điều chỉnh tăng: Là số lƣợng hàng tồn thực tế lớn hơn số lƣợng tồn sổ sách thì bạn thì bạn chọn “Điều chỉnh tăng” xuất hiện phiếu nhập khác, làm phiếu nhập khác để cân đối kho so với thực tế.

Ví dụ: Mặt hàng A111số lƣợng thực tế 100, số lƣợng sổ sách 75, thì bạn chọn điều chỉnh tăng làm phiếu nhập khác để cân đối với số lƣợng trong kho. Điều chỉnh giảm: Là số lƣợng hàng tồn thực tế nhỏ hơn số lƣợng tồn sổ sách thì bạn thì bạn chọn “Điều chỉnh giảm” xuất hiện phiếu xuất khác, làm phiếu nhập khác để cân đối kho so với thực tế.

Thêm mới: Để thêm mới Kỳ kiểm kho nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T” Thao tác nghiệp vụ: Kiểm kho thực tế: Chọn kho hàng và thời gian cần kiểm. Trong thông tin hàng kiểm bạn có thể kiểm kê hàng hóa tồn thực tế theo từng nhóm hàng.

Cập nhật hàng tồn sổ sách: Nhấn vào nút cập nhật hàng tồn trong sổ sách là hàng hóa tồn trong quá trình phát sinh nghiệp vụ (xuất, nhập hàng).

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 51

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Nhập số lƣợng kiểm kho: Sau khi kiểm kho số lƣợng hàng tồn thực tế chênh lệch so với số lƣợng hàng tồn sổ sách thì cập nhật số lƣợng hàng tồn thực tế vào. Có thể nhập trực tiếp trên cột hàng tồn thực tế hay nhận từ file excel.

Lƣu: Nhấn nút lƣu hay dùng phím tắt (F2) để lƣu kiểm kho thực tế.

Lƣu và thoát: Nhấn nút lƣu và thoát hay dùng phím tắt (F4) để lƣu kiểm kho thực tế và thoát khỏi màn hình kiểm kho.

Thoát: Nhấn nút thoát hay dùng phím tắt (ESC) để thoát khỏi kiểm kho.

Lƣu ý: Khi nhập từ file excel, bạn chỉ cần tạo cột mã hàng và hàng tồn thực tế thì nhập từ file excel vào đƣợc số lƣợng hàng tồn thực tế hoặc nhấp phải xuất ra excel và nhập số lƣợng tồn thực tế, sau đó nhập file từ file excel vào là hoàn thành số liệu hàng tồn thực tế.

Danh sách lắp ráp

Danh sách lắp ráp là xuất những nguyên liệu trong kho để lắp ráp tạo thành thành phẩm mới nhập vào kho làm tăng kho thành phẩm và giảm kho nguyên liệu, có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin lắp ráp tại đây.

Thực hiện: Kho hàng \ Danh sách lắp ráp Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ: Công cụ tiện ích: Bạn có thể nhấp phải chuột trên danh sách lắp ráp hiển thị các tính năng của chƣơng trình, bạn có thể thao tác ở các tính năng này nhƣ: thêm mới, hiệu chỉnh, xóa, in ấn,…(đã giới thiệu ở phần trên) Tìm kiếm: Bạn muốn tìm kiếm nhanh danh sách phiếu lắp ráp có trong danh sách, bạn chỉ cần đánh ký tự tìm kiếm vào ô tìm kiếm tƣơng ứng theo thuộc tính đó.

Sắp xếp: Bạn có thể sắp xếp lại danh sách theo thứ tự tăng đến giảm hay ngƣợc lại. Bạn chỉ cần nhấp chuột vào tên cột thuộc tính cần sắp xếp, còn sắp xếp theo chiều ngƣợc lại thì bạn nhấp chuột vào thuộc tính đó thêm một lần nữa.

Hiệu chỉnh: Trong danh sách phiếu lắp ráp bạn chọn phiếu cần hiệu chỉnh, bạn nhấn vào nút hiệu chỉnh để hiệu chỉnh lại thông tin và nhấn lưu hoặc dùng phím tắt (F6) là hiệu chỉnh xong.

Xóa: Bạn nhấn vào nút xóa để xóa danh sách phiếu lắp ráp. Điều kiện để xóa một hay nhiều danh sách phiếu lắp ráp là phiếu lắp ráp đó chƣa phát sinh trong nghiệp vụ xuất hàng.

Thời gian: Bạn có thể xem tất cả thời gian hay theo từng thời gian trong chƣơng trình hoặc bạn chọn theo khoảng thời gian “tùy chọn” hiển thị danh sách theo thời gian.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 52

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Thêm mới: Để thêm mới Phiếu lắp ráp bạn nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”

Thao tác nghiệp vụ: Thông tin chi tiết: Bạn nhập thông tin số phiếu, ngày, nhân viên.

Kho nhập thành phẩm: Khi nhập thành phẩm vào kho số lƣợng thành phẩm trong kho tăng lên.

Kho xuất nguyên liệu: khi xuất nguyên liệu trong kho để tạo thành thành phẩm thì số lƣợng trong kho nguyên liệu giảm Khi bạn tạo thêm thành phẩm với những nguyên liệu tham khảo bên dƣới có trong kho nguyên liệu để tạo thành thành phẩm hay bạn có thể thêm những nguyên liệu mới thì bạn vào (danh mục → hàng hóa) để thêm mới nguyên liệu.

Lƣu: Bạn nhấn nút lƣu hay dùng phím tắt (F2) để lƣu phiếu lắp ráp và tiếp tục làm phiếu lắp ráp tiếp theo.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 53

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Lƣu và thoát: Bạn nhấn nút lƣu và thoát hay dùng phím tắt (F4) để lƣu phiếu lắp ráp và thoát khỏi màn hình đang nhập Thoát: Bạn nhấn nút thoát hay dùng phím tắt (ESC) để thoát khỏi phiếu lắp ráp.

Thao tác nghiệp vụ: Kiểm kho thực tế: Bạn chọn kho hàng và thời gian cần kiểm. Trong thông tin hàng kiểm bạn có thể kiểm kê hàng hóa tồn thực tế theo từng nhóm hàng.

Cập nhật hàng tồn sổ sách: bạn nhấn vào nút cập nhật hàng tồn trong sổ sách là hàng hóa tồn trong quá trình phát sinh nghiệp vụ (xuất, nhập hàng) Nhập số lƣợng kiểm kho: Sau khi kiểm kho số lƣợng hàng tồn thực tế chênh lệch so với số lƣợng hàng tồn sổ sách thì bạn cập nhật số lƣợng hàng tồn thực tế vào. Bạn có thể nhập trực tiếp trên cột hàng tồn thực tế hay bạn nhận từ file excel.

Lƣu: Bạn nhấn nút lƣu hay dùng phím tắt (F2) để lƣu kiểm kho thực tế.

Lƣu và thoát: Bạn nhấn nút lƣu và thoát hay dùng phím tắt (F4) để lƣu kiểm kho thực tế và thoát khỏi màn hình kiểm kho.

Thoát: Bạn nhấn nút thoát hay dùng phím tắt (ESC) để thoát khỏi kiểm kho.

Lƣu ý: Khi bạn nhập từ file excel, bạn chỉ cần tạo cột mã hàng và hàng tồn thực tế thì bạn nhập từ file excel vào đƣợc số lƣợng hàng tồn thực tế hoặc bạn nhấp phải xuất ra excel và bạn nhập số lƣợng tồn thực tế, sau đó bạn nhập file từ file excel vào là hoàn thành số liệu hàng tồn thực tế.

Danh sách tháo dỡ

Danh sách tháo dỡ là xuất thành phẩm trong kho để tháo dỡ tạo thành nguyên liệu mới nhập vào kho làm giảm kho thành phẩm và tăng kho nguyên liệu, có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin tháo dỡ tại đây.

Thực hiện: Kho hàng \ Danh sách tháo dỡ

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 54

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ: Công cụ tiện ích: Bạn có thể nhấp phải chuột trên danh sách lắp ráp hiển thị các tính năng của chƣơng trình, bạn có thể thao tác ở các tính năng này nhƣ: thêm mới, hiệu chỉnh, xóa, in ấn,…(đã giớ\i thiệu ở phần trên) Tìm kiếm: Bạn muốn tìm kiếm nhanh danh sách phiếu lắp ráp có trong danh sách, bạn chỉ cần đánh ký tự tìm kiếm vào ô tìm kiếm tƣơng ứng theo thuộc tính đó.

Sắp xếp: Bạn có thể sắp xếp lại danh sách theo thứ tự tăng đến giảm hay ngƣợc lại. Bạn chỉ cần nhấp chuột vào tên cột thuộc tính cần sắp xếp, còn sắp xếp theo chiều ngƣợc lại thì bạn nhấp chuột vào thuộc tính đó thêm một lần nữa.

Hiệu chỉnh: Trong danh sách phiếu lắp ráp bạn chọn phiếu cần hiệu chỉnh, bạn nhấn vào nút hiệu chỉnh để hiệu chỉnh lại thông tin và nhấn lưu hoặc dùng phím tắt (F6) là hiệu chỉnh xong.

Xóa: Bạn nhấn vào nút xóa để xóa danh sách phiếu lắp ráp. Điều kiện để xóa một hay nhiều danh sách phiếu lắp ráp là phiếu lắp ráp đó chƣa phát sinh trong nghiệp vụ xuất hàng.

Thời gian: Bạn có thể xem tất cả thời gian hay theo từng thời gian trong chƣơng trình hoặc bạn chọn theo khoảng thời gian “tùy chọn” hiển thị danh sách theo thời gian.

Thêm mới: Để thêm mới Phiếu tháo dỡ bạn nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 55

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Thao tác nghiệp vụ: Thông tin chi tiết: Bạn nhập thông tin số phiếu, ngày, nhân viên.

Kho xuất thành phẩm: Khi xuất thành phẩm trong kho số lƣợng thành phẩm trong kho giảm xuống.

Kho nhập nguyên liệu: khi nhập nguyên liệu vào trong kho từ thành phẩm tháo dỡ số lƣợng nguyên liệu trong kho tăng lên.

Lƣu: Bạn nhấn nút lƣu hay dùng phím tắt (F2) để lƣu phiếu tháo dỡ và tiếp tục làm phiếu tháo dỡ tiếp theo.

Lƣu và thoát: Bạn nhấn nút lƣu và thoát hay dùng phím tắt (F4) để lƣu phiếu tháo dỡ và thoát khỏi màn hình đang nhập.

Thoát: Bạn nhấn nút thoát hay dùng phím tắt (ESC) để thoát khỏi phiếu tháo dỡ.

Thống kê hàng tồn

Thống kê số lƣợng hàng tồn hiện tại trong kho dể dàng theo dõi số lƣợng hàng tồn vƣợt định mức và tồn dƣới định mức trong các kho.

Thực hiện: Kho hàng \ Thống kê hàng tồn Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ: Điều kiện thống kê hàng tồn: chọn kho hàng, nhóm hàng và trạng thái (tồn vƣợt định mức, tồn dƣới định mức) để biết số lƣợng hàng tồn. Định mức về tồn max, min nhập số lƣợng ở phần thêm mới hàng hóa (Xem phần hàng hóa) Tồn vƣợt định mức: Khi số lƣợng tồn max lớn hơn so với số lƣợng tồn thể hiện danh sách màu đỏ tồn vƣợt định mức.

Tồn dƣới định mức: Khi số lƣợng tốn max nhỏ hơn so với số lƣợng tồn thể hiện danh sách màu xanh tồn dƣới định mức.

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi bạn nhập phải chuột đã giới thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chƣơng trình).

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 56

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Nghiệp vụ liên quan Khởi tạo hàng tồn đầu

Thực hiện nhập số liệu đầu kỳ của hàng hóa vào chƣơng trình.

Thực hiện: Kho hàng \ Nghiệp vụ liên quan \ Thống kê hàng tồn

Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ: Điều kiện khởi tạo hàng tồn đầu kỳ: chọn kho hàng, nhóm hàng để biết số lƣợng, đơn giá đầu kỳ.

Bạn nhập số lƣợng, đơn giá đầu kỳ của từng mặt hàng vào cột số lƣợng đầu kỳ, đơn giá đầu kỳ, sau đó bạn nhấn “cập nhật” là cập nhật hàng hóa đầu kỳ.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 57

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Hoặc bạn vào công cụ tiện ích của chƣơng trình: là bạn nhấp phải trên danh sách hàng hóa xuất ra excel, nhập số lƣợng, đơn giá đầu kỳ rồi bạn nhập từ excel vào chƣơng trình sau đó nhấn cập nhật.

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi bạn nhập phải chuột đã giới thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Cập nhật giá cho hàng hóa

Thực hiện: Kho hàng \ Nghiệp vụ liên quan \ Cập nhật giá cho hàng hóa

Cấu tạo thành phẩm của hàng hóa

Thực hiện cấu tạo thành phẩm của hàng hóa.

Thực hiện: Kho hàng \ Nghiệp vụ liên quan \ Cấu tạo thành phẩm của hàng hóa

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 58

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Báo cáo kho hàng Danh sách báo cáo kho hàng

Thực hiện: Kho hàng \ Nghiệp vụ kho hàng \ Báo cáo kho hàng

Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ: Chọn báo cáo: chọn báo cáo cần in Chọn điều kiện: Bạn chọn điều kiện thời gian xem thông báo về thẻ kho trong khoảng thời gian từ ngày đến ngày, chọn hàng hóa trong kho cần xem thông báo.

Xem dữ liệu: Bạn nhấn xem dữ liệu hay nhấn phím tắt (F5) để xem dữ liệu.

In ấn: Bạn nhấn vào in ấn hay dùng phím tắt (Ctrl + P) để in ấn.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 59

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Phân hệ Quản lý mua hàng Phân hệ quản lý mua hàng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quá trình đặt hàng, quá trình giao hàng của nhà cung cấp, quản lý quá trình nhập kho và theo dõi hàng xuất trả về cho nhà cung cấp. Đồng thời ghi nhận lại công nợ nhà cung cấp và theo dõi quá trình chi trả công nợ cho nhà cung cấp.

Sơ đồ chức năng

Danh sách thống kê Danh sách Phiếu đặt nhập hàng

Danh sách các phiếu đặt hàng, có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin phiếu đặt hàng hoặc chuyển thành phiếu nhập hàng, hoặc copy thành phiếu đặt hàng mới, phiếu nhập hàng tại đây.

Thực hiện: Mua hàng \ Quản lý mua hàng \ Danh sách Phiếu đặt nhập hàng

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 60

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Ngoài chức năng chính thông thƣờng trên công cụ tiện ích, Phiếu đặt nhập hàng còn có một số chức năng riêng sau : Cập nhật trạng thái: Cho phép chuyển trạng thái của đơn đặt hàng từ “đang đặt hàng” sang “đã huỷ” hay ngƣợc lại. Đã huỷ nếu không duyệt đơn đặt hàng.

Chuyển thành phiếu nhập hàng: Cho phép chuyển đơn đặt nhập mua hàng thành phiếu nhập mua hàng. Nếu đơn đặt hàng đã đƣợc chuyển thành Phiếu nhập hàng khi đó cột “Trạng thái” của đơn đặt hàng này sẽ chuyển thành “Đang nhậphàng”. Sau đó ngƣời dùng cập nhật trạng thái “hoàn thành” thì chƣơng trình tự động check vào cột hoàn thành và ngƣợc lại. Nếu xuất với số lƣợng nhỏ hơn, lớn hơn hay bằng so với đơn đặt nhập hàng thì thể hiện ở cột trạng thái hoàn thành nhập thiếu, nhập vƣợt, nhập đủ.

Sao chép: Cho phép sao chép thành Đơn đặt hàng mới có chi tiết giống đơn đặt hàng chọn để sao chép. Ngoài ra không muốn chuyển thẳng thành Phiếu nhập mua hàng thì chọn sao chép thành phiếu nhập mua hàng. (Chú ý: Chức năng sao chép thành Phiếu nhập mua hàng này gần giống chức năng chuyển thành phiếu nhập mua hàng. Nhƣng khác ở chỗ nó không làm thay đổi trạng thái của Đơn đặt hàng thành “Đã huỷ” mà vẫn cho đơn đặt hàng này còn hiệu lực).

Lƣu ý: Trong danh sách hàng cho phép ngƣời dùng có thể xem chi tiết thông tin hàng đang chọn hoặc bổ sung thêm hàng mới vào hệ thống hàng trong chƣơng trình.

Thêm mới: Để thêm mới đơn đặt hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”

Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ: Thông tin đơn đặt hàng: Số phiếu, ngày lập, chứng từ, ngày dự kiến nhận hàng. Còn những thông tin về nhà cung cấp, nhân viên, kỳ hạn thanh toán có thể chọn trên hệ thống hay thêm mới tại đây.

Tiếp theo chọn các mặt hàng cần đặt trong nhóm hàng để tạo đơn đặt hàng với mặt hàng đó nhập số lƣợng cần đặt, đơn giá, % chiết khấu, thuế suất , giám giá (nếu có). Sau khi nhập xong bạn nhấn nút “Lƣu”.

Lƣu ý: Trong phần chiết khấu chỉ thể hiện % chiết khấu hoặc tiền chiết khấu, chƣơng trình không thể hiện đồng thời % chiết khấu và tiền chiết khấu.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 61

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Danh sách Phiếu nhập mua hàng

Danh sách các phiếu nhập mua hàng, có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin phiếu nhập hàng hoặc copy thành phiếu đặt hàng, phiếu nhập mua hàng mới tại đây.Thực hiện khi nhập hàng từ nhà cung cấp, ta sẽ lập phiếu nhập mua hàng từ nhà cung cấp. Có thể tạo phiếu nhập từ Đơn đặt mua hàng hoặc có thể tạo trực tiếp mà không cần có đơn đặt hàng trƣớc đó.

Thực hiện: Mua hàng \ Quản lý mua hàng \ Danh sách Phiếu nhập mua hàng.

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Ngoài chức năng chính thông thƣờng trên công cụ tiện ích, Phiếu nhập hàng còn có một số chức năng riêng sau : Sao chép: Sao chép thành phiếu nhập mua hàng từ phiếu nhập mua hàng đang chọn.

Lập phiếu chi: Thực hiện việc chi tiền từ phiếu nhập mua hàng (xem chi tiết phần phiếu chi tiền).

In mã vạch: Trên phiếu nhập mua hàng cho phép ngƣời dùng in mã vạch trên từng phiếu nhập.

Thêm mới: Để thêm mới Phiếu nhập mua hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ: Thông tin đơn hàng: Số phiếu, ngày nhập, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, chứng từ. Còn những thông tin về nhà cung cấp, nhân viên, kỳ hạn thanh toán có thể chọn trên hệ thống hay thêm mới tại đây.

Tiếp theo chọn các mặt hàng của nhóm hàng cần nhập trong kho để tạo phiếu nhập hàng với mặt hàng đó, nhập số lƣợng cần nhập, đơn giá, % chiết khấu, thuế suất (nếu có).

Phƣơng thức thanh toán: Gồm 03 phƣơng thức thanh toán, mặc định chƣơng trình chọn phƣơng thức thanh toán là công nợ.

Tiền mặt: Khi đó chƣơng trình sẽ tự động tạo phiếu chi bằng tiền mặt từ phiếu nhập này.

Thanh toán trƣớc: Nếu chọn tiền thanh toán và nhập số tiền lớn hơn tổng trị giá của phiếu xuất khi đó chƣơng trình tự động phát sinh 2 phiếu chi: 01 phiếu chi với thƣơng thức hạch toán tự động

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 62

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

để thanh toán cho chứng từ nhập này. 01 phiếu chi vào tiền gối đầu phần tiền dƣ ra sau khi thanh toán công nợ.

Nếu chọn vào gối đầu: Hệ thống sẽ tạo phiếu chi chi vào tiền gối đầu của nhà cung cấp này.

Công nợ (mặc định): Chƣơng trình sẽ không tự động tạo phiếu chi tƣơng ứng. Sau này khi cần thanh toán công nợ cho phiếu nhập mua hàng này, vào phiếu chi theo nhà cung cấp này phần danh sách chứng từ chi sẽ liệt kê các phiếu nhập mua chƣa đƣợc thanh toán (phƣơng thức thanh toán là “Công nợ”).

Lƣu: Sau khi nhập xong nhấn nút “Lƣu”.

Lƣu ý: Trong phần chiết khấu chỉ thể hiện % chiết khấu hoặc tiền chiết khấu, chƣơng trình không thể hiện đồng thời % chiết khấu và tiền chiết khấu.

Danh sách Phiếu xuất trả hàng

Danh sách các phiếu xuất trả hàng mà bạn đã tạo, có thể xem, hiệu chỉnh hoặc copy thành phiếu nhập hàng trả khác tại đây.

Thực hiện: Mua hàng \ Quản lý mua hàng \ Danh sách Phiếu xuất trả hàng

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 63

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Thêm mới: Để thêm mới Phiếu xuất trả hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ: Thông tin trả hàng: Số phiếu, ngày xuất, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn. Còn những thông tin về nhà cung cấp, nhân viên có thể chọn trên hệ thống hay thêm mới tại đây.

Trong phiếu xuất trả hàng chọn vào chứng từ nhập để chọn phiếu nhập cần trả hàng, chọn vào nhà cung cấp cần trả chƣơng trình tự động hiển thị các phiếu nhập mua tƣơng ứng. Sau đó chọn phiếu nhập và nhập số lƣợng cần trả. Trƣờng hợp ngƣời dùng trả hàng không có chứng từ nhập thì chọn trên danh sách hàng hóa của mặt hàng cần trả và nhập số lƣợng tƣơng ứng.Tiếp theo với mặt hàng đó nhập % thuế suất, % giảm giá (nếu có).

Lƣu: Sau khi nhập xong nhấn nút “Lƣu” để lƣu phiếu xuất trả hàng.

Danh sách Phiếu chi

Danh sách các phiếu thu tiền mà bạn đã lập.

Thực hiện: Mua hàng \ Quản lý mua hàng \ Danh sách Phiếu chi tiền

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 64

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Thêm mới: Để thêm mới Phiếu chi nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ: Thông tin phiếu chi: Số phiếu, ngày lập, số tiền chi, số tiền chiết khấu.

Lý do chi: Bao gồm chi công nợ và chi khác.

Chi công nợ bao gồm: Chi trực tiếp: Có liên quan đến chứng từ (chứng từ nhập). Hình thức thanh toán có thể là bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Khi chọn thanh toán bằng chuyển khoản thì phải nhập vào số tài khoản.

Chi từ tiền gối đầu: Khi mình đã đặt cọc cho nhà cung cấp, thì khi đó sẽ đƣợc trừ công nợ vào tiền gối đầu (Số tiền chi phải nhỏ hơn tiền gối đầu hiện tại). Phần chi này cũng liên quan đến chứng từ.

Chi vào tiền gối đầu: Đây là số tiền mình đặt cọc cho nhà cung cấp. Sẽ không liên quan gì đến chứng từ.

Chi khác: Gồm các nhóm phƣơng thức chi khác đã nhập ở phần danh mục “Các nhóm phƣơng thức chi khác”. Đây là nhóm phƣơng thức chi khác trong hệ thống bao gồm các phƣơng thức chi nhƣ: chi phí bán hàng, thuế, chi phí tạm ứng lƣơng, chi phí tiền hoa hồng, chi lƣơng.

Hình thức hoạch toán chứng từ chi theo 03 phƣơng pháp.

Hoạch toán bằng tay: Khi chọn vào hoạch toán bằng tay thì nhập số tiền tƣơng ứng vào từng phiếu chi.

Hoạch toán tự động: Khi chọn vào hoạch toán tự động thì số tiền nhập tự động cho từng phiếu chi.

Hoạch toán theo chứng từ: Khi chọn vào hoạch toán theo chứng từ, thì ngƣời dùng nhập vào chứng từ cần hoạch toán sau đó nhấn thực hiện để hoạch toán phiếu chi tiền.

Lƣu: Sau khi nhập xong nhấn nút “Lƣu” để lƣu phiếu chi tiền.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 65

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Báo cáo mua hàng Danh sách báo cáo mua hàng

Thể hiện chi tiết và tổng hợp công nợ phải trả của một nhà cung cấp, thống kê công nợ quá hạn,….

Thực hiện: Mua hàng \ Quản lý mua hàng \ Báo cáo mua hàng

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 66

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 67

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Phân hệ Quản lý bán hàng Sơ đồ chức năng

Danh sách thống kê Danh sách Phiếu báo giá

Danh sách các phiếu báo giá là nghiệp vụ báo giá tới khách hàng, có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin phiếu báo giá hoặc chuyển thành phiếu đặt hàng, xuất hàng, hoặc copy thành phiếu báo giá, phiếu đặt hàng, phiếu xuất hàng tại đây.

Thực hiện: Bán hàng \ Quản lý bán hàng \ Danh sách Báo giá

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Ngoài chức năng chính thông thƣờng trên công cụ tiện ích, Phiếu báo giá còn có một số chức năng riêng sau:

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 68

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Cập nhật trạng thái: Cho phép chuyển trạng thái của Phiếu báo giá “đang báo giá” sang “thất bại” hay ngƣợc lại. Thất bại nếu không thành công phiếu báo giá.

Chuyển thành: Cho phép chuyển phiếu báo giá thành phiếu đặt hàng khi cần đặt hàng, có thể chuyển thẳng phiếu báo giá thành phiếu xuất hàng. (Chú ý: Nếu phiếu báo giá đã đƣợc chuyển thành Phiếu đặt hàng, phiếu xuất hàng khi đó cột “Trạng thái” của Phiếu báo giá này sẽ chuyển sang “Thành công”.

Sao chép thành: Cho phép sao chép thành Phiếu báo giá mới có chi tiết giống phiếu báo giá chọn để sao chép. Ngoài ra không muốn chuyển thẳng thành Phiếu xuất hàng thì chọn sao chép thành phiếu xuất hàng. (Chú ý: Chức năng sao chép thành Phiếu xuất hàng này gần giống chức năng chuyển sang phiếu xuất hàng. Nhƣng khác ở chỗ nó không làm thay đổi trạng thái của phiếu báo giá thành “Thất bại” mà vẫn cho phiếu báo giá này còn hiệu lực).

Thêm mới: Để thêm mới Phiếu báo giá nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Thông tin chính: Số phiếu, ngày lập, ngày hiệu lực. Khi chọn vào hiệu lực bảng báo giá có hiệu lực đến các nghiệp vụ liên quan và ngƣợc lại. Ngoài ra, còn các thông tin khách hàng, nhân viên, kỳ hạn thanh toán thì bạn có thể thêm mới tại đây hay chọn trong hệ thống (Đã khai báo ở phần Danh mục).

Danh sách hàng báo giá: Nhập danh sách hàng cần báo giá mà khách hàng có nhu cầu. Chọn hàng từ danh sách hàng hóa, nhập vào số lƣợng, đơn vị tính, % chiết khấu của mặt hàng cần báo giá. Sau đó nhập % thuế, giảm giá (nếu có).

Sau khi nhập xong bạn nhấn lƣu (F2) hoặc Lƣu và Thoát (F4)) để lƣu thông tin.

Nếu muốn thực hiện in chứng từ phiếu báo giá vừa nhập thành công nhấp phải chuột trên danh sách phiếu báo giá chọn in ấn. Sau đó chọn In (Ctrl+I).

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 69

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Danh sách Phiếu đặt hàng

Danh sách các phiếu đặt hàng là thoả thuận giữa khách hàng và nhà cung cấp về các mặt hàng cần bán cho khách nhƣng chƣa thực sự xuất bán, bạn có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin phiếu đặt hàng hoặc chuyển thành phiếu xuất hàng, hoặc copy thành phiếu báo giá, phiếu đặt hàng mới, phiếu xuất hàng tại đây.

Thực hiện: Bán hàng \ Quản lý bán hàng \ Danh sách Phiếu đặt hàng

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi nhấp phải chuột đã giới thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Ngoài chức năng chính thông thƣờng trên công cụ tiện ích, Phiếu đặt hàng còn có một số chức năng riêng sau : Cập nhật trạng thái: Cho phép chuyển trạng thái của Phiếu đặt hàng “Đang đặt hàng” sang “Hủy đặt hàng”. Hủy đặt hàng nếu muốn hủy phiếu đặt hàng.

Chuyển thành: Cho phép chuyển Phiếu đặt hàng thành phiếu xuất hàng. Nếu Phiếu đặt hàng đã đƣợc chuyển thành Phiếu xuất hàng khi đó cột “Trạng thái” của đơn đặt hàng này sẽ chuyển thành “đang xuất”. (Chú ý: Phiếu đặt hàng này không thể xóa đƣợc vì đã chuyển sang phiếu xuất, nếu muốn xóa muốn xóa phiếu đặt hàng này thì ngƣời dùng xóa phiếu xuất liên quan).

Sao chép thành: Cho phép sao chép Phiếu đặt hàng này thành Phiếu đặt hàng mới có chi tiết giống phiếu đặt hàng chọn để sao chép. Ngoài ra không muốn chuyển thẳng thành Phiếu xuất hàng thì chọn sao chép thành phiếu xuất hàng. Nhƣng khác ở chỗ nó không làm thay đổi trạng thái.

Thêm mới: Để thêm mới Phiếu đặt hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Thực hiện thao tác giống thêm mới phiếu báo giá.

Ngoài ra, ngƣời dùng muốn chuyển bảng báo giá sang đơn đặt hàng thì chọn vào chức năng tạo đơn đặt hàng từ bảng báo giá, sẽ chuyển thành đơn đặt hàng.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 70

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Nếu muốn thực hiện in chứng từ đơn đặt hàng vừa nhập thành công nhấp phải chuột trên danh sách phiếu đặt hàng chọn in ấn. Sau đó chọn In (Ctrl+P).

Danh sách Phiếu xuất hàng bán

Danh sách các phiếu xuất hàng là nghiệp vụ xuất hàng phát sinh sẽ ảnh hƣởng đến trừ hàng trong kho, và đồng thời phát sinh công nợ cho khách hàng, bạn có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin phiếu xuất hàng hoặc copy thành phiếu báo giá, phiếu đặt hàng, phiếu xuất hàng mới tại đây.

Thực hiện: Bán hàng \ Quản lý bán hàng \ Danh sách Phiếu xuất bán hàng Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Ngoài chức năng chính thông thƣờng trên công cụ tiện ích, Phiếu xuất hàng còn có một số chức năng riêng sau: Sao chép thành: Tính năng này cũng hỗ trợ ngƣời dùng lập một phiếu xuất giống phiếu xuất đang chọn trên danh sách, có thể sao chép thành: Phiếu xuất hàng mới, Phiếu báo giá, Phiếu đặt hàng.

Trên từng phiếu xuất hàng bán có thể liên kết đến các nghiệp vụ sau.

Lập phiếu thu: là nghiệp vụ hoạch toán thu tiền chứng từ phiếu xuất hàng đang chọn.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 71

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Thêm mới: Để thêm mới Phiếu xuất bán hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Thực hiện thao tác giống thêm mới phiếu báo giá.

Ngoài ra, ngƣời dùng muốn chuyển bảng báo giá hay đơn đặt hàng sang phiếu xuất hàng bán thì chọn vào chức năng tạo phiếu từ bảng báo giá hay đơn đặt hàng, sẽ chuyển sang phiếu xuất tƣơng ứng.

Chọn phƣơng thức thanh toán: Tiền mặt: Thu tiền trực tiếp, tạo phiếu thu tiền đồng thời với phiếu xuất hàng, công nợ tại thời điểm xuất hàng của khách hàng không phát sinh.

Thanh toán trƣớc: Tiền thanh toán: Tạo phiếu thu tiền cho khách hàng với số tiền tạm ứng.

Nếu số tiền tạm ứng bằng số tiền trên hóa đơn bán hàng thì chƣơng trình tạo phiếu thu tƣơng ứng.

Nếu số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền trên hóa đơn bán hàng, số tiền chênh lệch giữa tiền tạm ứng với hóa đơn bán hàng sẽ đƣa vào tiền gối đầu.

Nếu số tiền tạm ứng nhỏ hơn số tiền trên hóa đơn bán hàng thì chƣơng trình phát sinh phiếu thu công nợ với số tiền chênh lệch còn lại.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 72

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Gối đầu: Đƣa số tiền gối đầu vào quỹ gối đầu của khách hàng.

Công nợ: Đƣợc chọn mặc định khi làm phiếu xuất hàng. Khi tạo phiếu thu công nợ sẽ có thông tin phiếu xuất hàng công nợ, để lập phiếu thu tiền.

Tiếp theo nhập % thuế, %giảm giá (nếu có). Sau khi nhập xong nhấn Lƣu (F2) hoặc Lƣu và Thoát (F4) để lƣu thông tin.

Nếu muốn thực hiện in chứng từ hóa đơn bán hàng vừa nhập thành công nhấp phải chuột trên danh sách phiếu xuất hàng bán chọn in ấn. Sau đó chọn In (Ctrl+I).

Danh sách Phiếu nhập hàng trả

Thực hiện: Bán hàng \ Quản lý bán hàng \ Danh sách Phiếu nhập trả hàng

Danh sách các phiếu nhập hàng trả là khi trả hàng có chứng từ kèm theo ngƣời dùng chọn đúng chứng từ và trừ công nợ tƣơng ứng, còn khi trả hàng không có chứng từ kèm theo thì ngƣời dùng nhập hàng trả công nợ trừ theo thứ tự từ thấp đến cao (Ví dụ: 01/10/2009 -> 30/10/2009), ngƣời dùng có thể xem, hiệu chỉnh hoặc copy thành phiếu nhập hàng trả khác tại đây.

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Thêm mới: Để thêm mới Phiếu nhập hàng trả bạn nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 73

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Thực hiện thao tác giống thêm mới phiếu báo giá.

Ngoài ra trong phiếu nhập hàng trả, nếu theo chứng từ thì ngƣời dùng chọn chứng từ xuất là nhập hàng trả theo chứng từ xuất. Còn không có chứng từ xuất thì ngƣời dùng chọn theo danh sách hàng hóa để nhập trả, nhƣng trong danh sách hàng hóa khách hàng chƣa có mua mặt hàng thì hiển thị thông báo.

Danh sách Phiếu thu tiền

Danh sách các phiếu thu tiền là thực hiện thu công nợ và thu tiền ứng trƣớc của khách hàng. Ngoài ra ngƣời dùng có thể thu các khoản công nợ khác theo các phƣơng thức thu khác.

Thực hiện: Bán hàng \ Quản lý bán hàng \ Danh sách Phiếu thu tiền Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 74

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Thêm mới: Để thêm mới Phiếu thu tiền nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Thao tác thực hiện: Thông tin phiếu thu: Số phiếu, ngày lập phiếu thu tiền.Trên màn hình thêm mới Phiếu thu, chƣơng trình có hỗ trợ thu tiền bằng tiền mặt theo nguyên tắc mặc định đƣợc ấn định trong phần “Cấu hình chƣơng trình” hoặc tiền mặt theo nhiều đơn vị tiền tệ. Ngoài ra, còn có thể thanh toán bằng chuyển khoản nếu không chọn thanh toán bằng tiền mặt.

Lý do thu: Gồm có thu công nợ và thu khác.

Thu công nợ: Một phiếu thu có thể thu cho nhiều chứng từ công nợ phát sinh và một phiếu thu có thể thu toàn bộ công nợ phát sinh của chứng từ (phiếu xuất) hoặc thu một phần. Thu công nợ nếu là: Thu trực tiếp: Thu trực tiếp tiền của khách hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Khi thu theo hình thức này có liên quan đến chứng từ nhập.

Thu từ tiền gối đầu: Thu từ tiền gối đầu của khách hàng, số tiền này sẽ đƣợc trừ vào công nợ thu.

Chú ý nếu thu tiền từ gối đầu thì sẽ không phát sinh quỹ tiền mặt.

Thu vào tiền gối đầu: Đây là tiền đặt cọc của khách hàng. Số tiền này sẽ làm tăng quỹ tiền mặt.

Hình thức thu này không liên quan đến chứng từ.

Thu khác: các hình thức thu khác (đƣợc tạo trong danh mục các phƣơng thức thu khác). Khi chọn lý do thu này thì sẽ chọn tiếp phƣơng thức thu tƣơng ứng. Hình thức thu này không liên quan đến chứng từ.

Thực hiện một phiếu thu công nợ: Chƣơng trình chỉ chấp nhận các khoản thu có chứng từ xuất cụ thể và hỗ trợ thu nhiều chứng từ của một khách hàng cụ thể. Có 3 cách hoạch toán lựa chọn trong nghiệp vụ này.

Hoạch toán tự động (Mặc định đƣợc chọn): Ngƣời dùng nhập Tổng số tiền cần thu, chƣơng trình tự động chia số tiền thu vào các chứng từ theo thứ tự từ trên xuống. Với lựa chọn này, ngƣời dùng không cần can thiệp vào danh sách chứng từ xuất.

Hoạch toán bằng tay: Ngƣời dùng nhấp chuột trên mục hoạch toán bằng tay, trên mỗi chứng từ, ngƣời dùng muốn hoạch toán chứng từ nào chỉ cần nhấp phải chuột chọn thanh toán hoặc gõ số tiền trực tiếp vào cột tiền thanh toán của chứng từ cần hoạch toán không cần gõ vào ô số tiền thu chƣơng trình tự động tính tổng số tiền đó.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 75

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Hoạch toán theo chứng từ: khi chọn vào hoạch toán theo chứng từ ngƣời dùng biết chính xác chứng từ cần phải thu là chứng từ nào thì chỉ cần nhập số phiếu của chứng từ đó rồi nhấn nút thực hiện, chƣơng trình tự động tính tổng số tiền trên chứng từ đó.

Sau khi nhập xong thì nhấn nút "Lƣu" để lƣu dữ liệu. Tƣơng tự nhƣ phiếu xuất hàng hay phiếu nhập hàng trả, phiếu thu tiền cũng có chức năng In ấn để hỗ trợ ngƣời dùng có thể xuất phiếu thu một cách trực tiếp sau khi đã lƣu xong.

Danh sách Phiếu xuất tổng hợp

Danh sách các phiếu xuất tổng hợp là tổng hợp lại các phiếu xuất. Đối với một số doanh nghiệp đặc thù có đội ngũ cán bộ kinh doanh thƣờng xuyên ra ngoài làm dự án. Khi có nhu cầu cần xuất hàng cho nhiều nhân viên giao hàng cùng một lƣợt nhân viên kho sẽ dùng phiếu xuất tổng hợp để xuất hàng cho nhiều đơn hàng.

Thực hiện: Bán hàng \ Quản lý bán hàng \ Danh sách Phiếu xuất tổng hợp

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi nhập phải chuột đã giới thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Thêm mới: Để thêm mới Phiếu xuất tổng hợp nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 76

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Thực hiện thao tác: Trên tiêu đề phiếu xuất tổng hợp nhập số phiếu xuất tổng hợp, tìm kiếm số phiếu để cần xuất phiếu tổng hợp thì ngƣời dùng chọn từ ngày đến ngày rồi nhấn tìm phiếu, chƣơng trình tự động hiển thị tất cả danh sách phiếu xuất hàng. Từ danh sách phiếu xuất hàng nhấn vào nút di chuyển để chuyển sang danh sách đã lọc những phiếu cần xuất. Còn ngƣợc lại nhấn nút di chuyển trở về những phiếu không cần xuất. Sau đó ngƣời dùng nhấn nút lƣu phiếu xuất tổng hợp.

Chiết khấu - khuyến mãi theo phiếu xuất

Chiết khấu – khuyến mãi theo phiếu xuất là từng đợt chiết khấu – khuyến mãi.

Thực hiện: Bán hàng \ Quản lý bán hàng \ Chiết khấu – khuyến mãi theo phiếu xuất.

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi nhập phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 77

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Ngoài những chức năng (thêm mới, hiệu chỉnh, xóa) trong định mức doanh số. Còn trong khuyến mãi kèm theo nhấp chuột phải chọn khuyến mãi kèm theo để khuyến mãi thêm những mặt hàng trong đợt chiết khấu.

Thêm mới: Để thêm mới chiết khấu ngƣời dùng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Thực hiện thao tác: Ngƣời dùng nhập thông tin tên đợt chiết khấu và khoảng thời gian chiết khấu sản phẩm. Sau đó trên danh sách định mức doanh số nhấp phải chuột thêm mới hay dùng phím tắt (Ctr + T) để nhập định mức doanh số nhỏ nhất, phần trăm hoa hồng và tiền hoa hồng (Lưu ý: Trong phần trăm hoa hồng và tiền hoa hồng cho phép ngƣời dùng chỉ nhập phần trăm hoa hồng hoặc tiền hoa hồng).

Chiết khấu - khuyến mãi theo hàng hóa

. Danh sách các phiếu xuất tổng hợp mà bạn đã lập.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 78

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Thực hiện: Bán hàng \ Quản lý bán hàng \ Chiết khấu – khuyến mãi theo hàng hóa Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi nhập phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Ngoài những chức năng (thêm mới, hiệu chỉnh, xóa) trong định mức số lƣợng. Còn trong khuyến mãi kèm theo nhấp chuột phải chọn khuyến mãi kèm theo để khuyến mãi thêm những mặt hàng trong đợt chiết khấu – khuyến mãi theo hàng hóa.

Thêm mới: Để thêm mới chiết khấu - khuyến mãi theo hàng hóa ngƣời dùng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Thực hiện thao tác: Ngƣời dùng nhập thông tin tên đợt chiết khấu và khoảng thời gian chiết khấu - khuyến mãi theo hàng hóa.

Trên tiêu đề phiếu xuất tổng hợp nhập số phiếu xuất tổng hợp, tìm kiếm số phiếu để cần xuất phiếu tổng hợp thì ngƣời dùng chọn từ ngày đến ngày rồi nhấn tìm phiếu, chƣơng trình tự động hiển thị tất cả danh sách phiếu xuất hàng. Từ danh sách hàng hóa ngƣời dùng chọn hàng hóa trong nhóm hàng cần chiết khấu sau đó nhấn vào nút di chuyển để chuyển sang danh sách hàng chiết khấu những mặt hàng chiết khấu. Còn ngƣợc lại nhấn nút di chuyển trở về những hàng hóa không cần chiết khấu. Sau đó ngƣời dùng nhấn nút lƣu đợt chiết khấu.

Báo cáo bán hàng Gồm các báo cáo tổng kết, thống kê doanh thu bán hàng, công nợ của khách hàng.

Thực hiện: Nhân viên\ Quản lý nhân viên\ Báo cáo chấm công - Lƣơng Thực hiện thao tác: Chọn báo cáo cần xem, xem báo cáo theo tháng, năm, chọn từng nhân viên hay chọn tất cả nhân viên cần xem báo cáo. Sau đó ngƣời dùng nhấn vào xem dữ liệu (F5) để xem kết quả trƣớc khi in báo cáo, còn nhấn vào in ấn (Ctrl+P) để in ấn

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 79

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 80

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 81

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Phân hệ Quản lý thu chi Danh sách thống kê Danh sách Phiếu thu

Thực hiện: Tiền tệ \ Quản lý thu chi \ Danh sách Phiếu thu.

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Thêm mới: Để thêm mới Phiếu thu ngƣời dùng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

(Xem chi tiết thao tác thực hiện phiếu thu tiền ở phần hƣớng dẫn trong nghiệp vụ Bán hàng).

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 82

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Danh sách Phiếu chi

Thực hiện: Bán hàng \ Quản lý thu chi \ Danh sách Phiếu chi,

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

Thêm mới: Để thêm mới Phiếu chi ngƣời dùng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

(Xem chi tiết thao tác thực hiện phiếu chi tiền ở phần hƣớng dẫn trong nghiệp vụ Mua hàng)

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 83

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Báo cáo thu chi - Quỹ tiền Gồm các báo cáo tổng hợp tình hình thu, chi của doanh nghiệp

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 84

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 85

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Phân hệ Quản lý nhân sự - tiền lƣơng Quản lý nhân viên Danh sách nhân viên

Danh sách các nhân viên trong doanh nghiệp, có thể thực hiện thêm mới nhân viên hoặc hiệu chỉnh thông tin nhân viên tại đây.

Thực hiện: Nhân viên\ Quản lý nhân viên\ Danh sách nhân viên.

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chƣơng trình khi bạn nhập phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chƣơng trình).

(Xem chi tiết thao tác ở phần hƣớng dẫn trong danh mục Nhân Viên) Hiệu chỉnh (F6): Hiệu chỉnh lại thông tin nhân viên đã tồn tại.

Xóa (Del): Xóa một hoặc nhiều nhân viên đã có trong hệ thống.

Thêm mới: Để thêm mới Nhân viên ngƣời dùng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 86

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Chấm công

Thực hiện chấm công cho nhân viên, số ngày công là căn cứ để tính lƣơng cho nhân viên trong từng tháng. Bảng chấm công cho phép chấm công tất cả hay từng nhân viên theo ngày, theo tuần, theo tháng.

Thực hiện: Nhân viên\ Quản lý nhân viên\ Chấm công

Thực hiện thao tác: Thông tin trên bảng chấm công: ngƣời dùng chọn tháng để chấm công và khoảng thời gian chấm công. Sau đó chấm công cho toàn bộ nhân viên hay từng nhân viên.

Bảng chấm công: Trên danh sách các ngày làm việc thao tác rất đơn giản bằng cách nhấp phải chuột để chấm công có mặt ( C), vắng mặt (V) hay chọn hủy để thiết lập lại trạng thái (nếu có), trên thông tin chọn vào ghi chú để ghi chú ngày làm việc của nhân viên.

Tính lƣơng

Thực hiện tính lƣơng cho nhân viên.

Thực hiện: Nhân viên\ Quản lý nhân viên\ Tính lƣơng Thao tác thực hiện:

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 87

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Tính lƣơng cho tất cả danh sách nhân viên hay từng nhân viên, chọn tháng cần tính lƣơng cho nhân viên. Sau đó nhấn nút tính lƣơng hay nhấn phím tắt (F7) để tính lƣơng cho nhân viên.

Chiết khấu cho nhân viên

Chiết khấu cho nhân viên bán hàng.

Thực hiện: Nhân viên\ Quản lý nhân viên\ Chiết khấu cho nhân viên

Thực hiện thao tác: Thông tin chiết khấu nhân viên: ngƣời dùng chọn nhân viên để chiết khấu, tạo những nhóm hàng cần chiết khấu. Sau đó chiết khấu theo chu kỳ (tháng, quý, năm) chọn nhóm chiết khấu, mức phần trăm hoa hồng mà nhân viên đạt trong khoảng thời gian bán.

Báo cáo chấm công – lƣơng

Bao gồm các báo cáo liên quan Chấm công – Tính lƣơng của nhân viên.

Thực hiện: Nhân viên\ Quản lý nhân viên\ Báo cáo chấm công - Lƣơng Thực hiện thao tác:

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 88

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Chọn báo cáo cần xem, xem báo cáo theo tháng, năm, chọn từng nhân viên hay chọn tất cả nhân viên cần xem báo cáo. Sau đó ngƣời dùng nhấn vào xem dữ liệu (F5) để xem kết quả trƣớc khi in báo cáo, còn nhấn vào in ấn (Ctrl+P) để in ấn.

Địa chỉ liên lạc và hỗ trợ Phòng hỗ trợ sản phẩm BMS.trade – Công ty Trí Tuệ Việt Địa chỉ: 10 Phổ Quang, Phƣờng 02, Quận Tân Bình, TPHCM Tel: 08.39977460- 39977461 – 39977462 Email: hotro@vsoftgroup.com Website: www.vsoftgroup.com forum.vsoftgroup.com

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 89