Jaarverslag Ondernemingsraad VU 2015

DEMOCRATIE 2.0 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

Ondernemingsraad

INHOUD VAN DE VOORZITTER 5 JELLY REINDERS NEEMT AFSCHEID 6 DEMOCRATISERING 7 De afgekochte toekomst ‘Geen vervanging, maar verandering van het huidige besturingsmodel’ OR en USR werken mee aan initiatief Raadpleging Discussie invulling instemmingsrecht op universiteitsbegrotingen in volle gang

7 9 11 12

DE COMMISSIES DOEN VERSLAG

14

DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN OOK VERSLAG

46

Commissie Communicatie 14

Column: De Orwell-knop 16

Column: De Academische herfst 17

Column: Gesloten afdeling 17 Commissie Financiële en Economische Zaken 18

GV eist terugdraaien ‘kaasschaaf’ over faculteitsbegrotingen 20

CvB komt tegemoet aan breekpunten GV hoofdlijnen begroting 2016 21 Commissie Huisvesting 22 Commissie IT 24 Commissie Onderwijs & Onderzoek 25 Commissie Juridische Zaken 28 Commissie Personeel & Organisatie 30

FPP en FBW: een fusie zonder overtuiging en toekomstige koffiemomenten 32 Commissie Training, Ontwikkeling en Professionalisering 34

Strategische conferentie: hoe verder na de protesten 36

Kritische blik op de Ondernemingsraad 38 Verkiezingscommissie 40 Commissie veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu 43

De Ondernemingsraad eist opschorting reorganisatie Arbo & Milieu 44 ODC Communicatie & Marketing ODC Faculteit Aard- en Levenswetenschappen ODC Faculteit der Exacte Wetenschappen ODC Faculteit Gedrags- en Bewegingswetenschappen ODC Faculteit Geesteswetenschappen ODC Faculteit Godgeleerdheid ODC Faculteit Rechten ODC UB VU

46 46 47 48 48 49 49 50

AMBTELIJK SECRETARISSEN EN ADVISEURS 51 BIJLAGEN 52

Adviezen OR 53 Instemming OR 54 Initiatieven OR 55 Adviezen GV 56 Instemming GV 56 Samenstelling Ondernemingsraad 59 Samenstelling commissies 62 Expertcommissies 63 Lijst met afkortingen 64

INHOUDSOPGAVE | 3

Begin 2016 lijkt de rust teruggekeerd te zijn in de Nederlandse universitaire wereld.

Wat is er overgebleven van de ‘academische lente’ van 2015?

VAN DE VOORZITTER 2015 was een bijzonder jaar voor de Nederlandse universitaire medezeggenschap. De roep om meer zeggenschap voor de medewerker op de werkvloer en voor de student in de collegezaal is alom gehoord. In hetzelfde jaar is het instemmingsrecht voor de medezeggenschap op de universitaire begroting ingevoerd, waardoor studenten en medewerkers een veel grotere stem kregen in zowel het universitaire beleid als de uitvoering daarvan.

Begin 2016 lijkt de rust teruggekeerd te zijn in de Nederlandse universitaire wereld en wordt de vraag gesteld wat overgebleven is van de ‘academische lente’ van 2015. De bezetters zijn naar huis gegaan, studenten zijn weer fulltime aan de studie en docenten moeten nu écht die toetsdossiers verzamelen en accreditaties voorbereiden. Betekent dit dat het weer business as usual is?

Nee. De storm is misschien wel gaan liggen, maar niet nadat zij de universiteit een stukje heeft veranderd. Een aantal grote en kleine ontwikkelingen aan de VU getuigt van een daadwerkelijke wijziging in de mentaliteit van zowel bestuurders als medewerkers en studenten. Aan de VU zijn een nieuwe rector en een nieuw collegelid met een hoge mate van inspraak van de medezeggenschap en bredere universitaire gemeenschap benoemd. De rector houdt geregeld laagdrempelige, informele bijeenkomsten in het door studenten opgerichte academische café de Verrekijker om meer in contact te komen met de studenten en medewerkers die hij dient. Het CvB, de GV en universitaire actiegroepen organiseren daarnaast gezamenlijk een raadpleging om een beter beeld te krijgen van de wensen van de universitaire gemeenschap.

Voorts, na in 2015 gehoor te hebben gegeven aan de grote zorgen van de GV over het voornemen de facultaire democratie in te perken door het meerhoofdige bestuur af te schaffen, heeft het CvB de intentie uitgesproken om samen met de GV tot een democratischere besturing van de universiteit te komen, ook op decentraal niveau. Tot slot zet de Ondernemingsraad regelmatig signalen van zijn achterban om in initiatiefvoorstellen en treedt de GV proactief op in het vaststellen van haar eigen prioriteiten voor de begroting van 2016. Dit zijn allemaal tekenen van een blijvend streven naar democratische besluitvorming.

Het democratische bewustzijn en de bereidheid meer zeggenschap op te eisen zijn in 2016 nog volop aanwezig. Het is de taak van de medezeggenschap om deze een plek te bieden, ze levend te houden en tot uitvoering te brengen.

Laura Henderson, voorzitter Ondernemingsraad

VAN DE VOORZITTER | 5

JELLY REINDERS NEEMT AFSCHEID Op 1 januari 2016 heb ik het voorzitterschap overgedragen aan Laura Henderson. Het jaarverslag van 2015 is een terugblik op een intensief, maar zeker ook positief jaar. Ik sluit me graag aan bij het thema, want dit was zeker het jaar van ‘de democratie’. Aan veel universiteiten was de roep om democratie helder en de vertaling ervan in acties en maatregelen duidelijk.

De inspraak op de hoofdlijnen van de universiteitsbegroting en de afspraken rond het nieuwe besturingsmodel zijn de tastbare bewijzen. De kop is eraf, maar er is ook nog veel werk te verzetten. Het was namelijk geen eenvoudig jaar. De Ondernemingsraad werd geconfronteerd met ongemakkelijke omstandigheden door reorganisaties en boventalligheid, maar is doorgegaan om voor de organisatie en de werknemers te vechten. Medezeggenschap is onontbeerlijk in een tijd waarin het officiële toezicht zich vooral aan de kant van de bestuurder lijkt te scharen. Meer ruimte en status zijn belangrijk voor deze Ondernemingsraad. Ik dank iedereen voor de steun die ik daarbij als voorzitter heb gekregen en wens de raad en diens nieuwe voorzitter veel wijsheid en kracht toe om dit belangrijke werk te kunnen blijven doen!

Jelly Reinders, oud-voorzitter Ondernemingsraad Vrije Universiteit

De kop is eraf, maar er is ook nog veel werk te verzetten. 2015 was geen eenvoudig jaar.

DEMOCRATISERING De academische lente en de roep om democratisering van het bestuur

2015 was een historisch jaar voor de universiteiten. De al jarenlange sluimerende onvrede over de richting waarin het hoger onderwijs en onderzoek zich had ontwikkeld, culmineerde in de Academische Lente: een maandenlange periode van academisch activisme, een brede maatschappelijke discussie, Kamervragen en parlementaire debatten.

De meeste aandacht trok natuurlijk de toeeigening van het Maagdenhuis door studenten en medewerkers. Dit bestuurscentrum van de Universiteit van Amsterdam werd omgevormd tot een open podium, debatcentrum en vergaderruimte waar verschillende actiegroepen van studenten, wetenschappers en sympathisanten elkaar wekenlang vrijwel dagelijks ontmoetten. In deze periode werd de aanvankelijke ‘waslijst’ aan aanklachten en eisen getransformeerd tot een coherente analyse en een samenhangende hervormingsagenda voor de universiteiten.

Het belangrijkste uitgangspunt van die agenda was de stelling dat een hervorming van de universiteit slechts kans van slagen kan hebben als wetenschappers en studenten echte invloed uitoefenen op het universitaire bestuur.

Het nieuwe besturingsmodel: een voorwaardelijke instemming

De eerste en belangrijkste discussie ging over een nieuw besturingsmodel voor de VU. De raad werd in GV-verband geconfronteerd met een reeds vergevorderd voorstel van het CvB waarin de democratiseringsagenda nog geen plaats had gekregen. De raad werd voor een dilemma geplaatst: enerzijds was dit de uitgelezen mogelijkheid de democratiseringsagenda direct te realiseren; anderzijds was de druk om in te stemmen groot. Met het oog op de komende Instellingstoets in 2016 moest een nieuw besturingsmodel zijn vastgesteld.

De GV en het CvB bereikten daarom een compromis. Het voorstel voor een eenhoofdig bestuur van de faculteiten werd niet doorgevoerd. Daarnaast kwamen het CvB en de GV overeen in 2016 tot afspraken te zullen komen over de mogelijkheden van democratisering en decentralisering.

De afgekochte toekomst Het gaat gewoon over geld Ons gemeenschapsgeld maar hun begroting Het paard is Trojaans dood en we trekken aan zijn hoofd Ook hardleers hout Hakt zich tot spaanders Hoewel vaak Oost-Indisch doof Dus laat je geen inspraak In holle vaten beloven Het vuur niet doven Of overlopen door edele poten Onder het mom van grote stappen Ongelofelijk rendement Zijn we sneller thuis Maar het doel voorbij gerend Tijdelijke Toon, campusdichter

DEMOCRATISERING | 7

De Ondernemingsraad reageert: het Position Paper

Het spreekt voor zich dat de Ondernemingsraad van de VU niet aan de zijlijn kon blijven staan en stelling moest nemen. In april van dit jaar stelde de raad daarom een position paper op ’Naar een betere VU‘. De Ondernemingsraad verklaarde zich solidair en onderschreef een groot aantal punten uit de hervormingsagenda. Centraal stond ook de oproep tot democratisering en decentralisering: de Ondernemingsraad riep op af te zien van het nieuwe besturingsmodel en sprak zich uit voor gekozen Rector Magnificus en voor een medezeggenschap die verder gaat dan slechts advisering en instemming, maar een rol vervuld als echte coproducent van beleid. Het position paper werd de leidraad bij verdere discussies met het CvB in 2015.

8 | JAARVERSLAG 2015 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

‘Geen vervanging, maar verandering van het huidige besturingsmodel’ Zint eer gij begint. Dit was de conclusie van de meerderheid bij het forum dat op 15 januari plaatsvond. Deze levendige discussiebijeenkomst ging over het voorgestelde nieuw in te voeren besturingsmodel aan de VU. Het hete hangijzer, de vervanging van het faculteitsbestuur door een decaan als solobestuurder aan het hoofd van een faculteit, werd besproken.

De bijeenkomst was georganiseerd door de Ondernemingsraad en werd voorgezeten door Jelly Reinders (voorzitter Ondernemingsraad).

De sprekers waren Jaap Winter (voorzitter van het CvB), Willem Bouwens (hoogleraar arbeidsrecht en sociale zekerheidsrecht en tevens voormalig portefeuillehouder onderwijs en decaan), Sietske Beemster (vicevoorzitter USR) en Laura Henderson (Ondernemingsraad). Na elk een korte inleiding van circa tien minuten over hun visie op het nieuwe besturingsmodel te hebben gegeven, volgde een debat met verschillende reacties vanuit de zaal.

Jaap Winter legde uit dat de voorgestelde wijziging de onduidelijkheid rond de besluitvorming en verantwoordelijkheden op de VU moet wegnemen. ‘Nergens wordt zoveel overlegd als aan de universiteit,’ aldus Winter.

Hij benadrukte dat dit een kracht is, maar dat het ook veel onduidelijkheden schept over verantwoordelijkheden waardoor fricties en onzekerheden ontstaan. De tweede spreker Willem Bouwens kon zich daar wel wat bij voorstellen. In zijn vroegere positie als portefeuillehouder onderwijs en decaan bij de Faculteit der Rechtsgeleerdheid was hij diverse malen in aanraking gekomen met ondoorzichtige besluitvormingsprocessen met frustrerende uitkomsten.

Echter, Bouwens zag in het nieuwe model geen oplossing voor die problemen. Hij gaf aan weliswaar voorstander te zijn van het expliciet vastleggen van taken, maar zette vraagtekens bij het eenhoofdige leiderschap van de decaan.

In het huidige model is de decaan immers eindverantwoordelijk. Een wijziging van het besturingsmodel lijkt daarom op dat punt niet noodzakelijk. Bouwens gaf aan de indruk te krijgen dat de wijziging bedoeld is om ‘het CvB in staat te stellen in het overleg met de decaan spijkers met koppen slaan’. In het nieuwe model kan de decaan niet meer teruggefloten worden door het faculteitsbestuur: ‘academisch leiderschap is het meenemen van je medewerkers in je beslissing; niet het spreken van een machtswoord.’

Volgens Winter is het creëren van een dictatuur ‘natuurlijk niet het doel’.

Sietske Beemster, die veel onderzoek heeft gedaan op het gebied van besturingsmodellen,

zag daar toch wel een gevaar. ‘De totalitaire positie van de decaan in het nieuwe besturingsmodel zal zeer gevoelig zijn voor onzuiver gebruik,’ aldus Beemster. Correctie is niet ingebouwd.

Laura Henderson presenteerde vervolgens de resultaten van een enquête waarin werknemers bevraagd zijn naar de problemen die ze ervaren in het huidige besturingsmodel.

Uit de enquête bleek dat de problemen die ervaren werden niet te maken hebben met een onduidelijke positie van de decaan, maar met de communicatie naar de werkvloer en gebrek aan draagvlak. Dit werd beaamd door Michel Groen, die vanuit de zaal reageerde.

Vanuit zijn ervaringen met de reorganisatie FALW stelde hij dat ‘het huidige collegiale bestuur niet werkt’. Op dat punt moet dus iets gebeuren. Dit probleem is niet op te lossen door het faculteitsbestuur op te heffen. Dat lijkt de huidige situatie van disfunctioneren alleen maar te formaliseren.

Het echte probleem lijkt dus niet opgelost te worden door het nieuwe besturingsmodel.

De enquête bevestigt dat. Beemster was ervan overtuigd dat het beter is om voort te bouwen op het huidige besturingsmodel waarin plaats is voor een collegiaal bestuur.

Hierbij zou gebruikt gemaakt moeten worden van de kennis die op de vu aanwezig is.

‘Zelf was ik prettig verrast toen ik er tijdens het schrijven van mijn scriptie achter kwam hoeveel deskundigen op dit gebied op de VU rondlopen’. Volgens Groen moet de decaan niet alle macht krijgen, maar stelde in plaats daarvan voor om reële en kleinere eenheden te maken.

Henderson wilde graag – zoals als een goed VU-er betaamt – verder kijken dan het nieuwe besturingsmodel. Als er toch gekeken wordt naar een nieuw model dan zou er ook gekeken moet worden naar de grotere, moeilijkere vraag: hoe moet een universiteit bestuurd worden? Henderson stelde voor om ‘de vruchten te plukken van de democratie en medewerkers en studenten in een positie te stellen dat ze verantwoordelijkheid kunnen nemen voor hun universiteit’. Misschien gaat het om een verandering in cultuur in plaats van structuur.

VERVOLG VAN PAGINA 7

Een nieuwe rector: nog geen verkiezing, wel grotere betrokkenheid

Een ander belangrijk moment in het democratiseringsproces was het einde van de termijn van Rector Magnificus Frank van der Duyn-Schouten. Hiermee werd ook de eis van een verkozen rector direct een punt van discussie. Voor het realiseren van een verkozen Rector Magnificus bleek het echter nog te vroeg. De GV ging daarom akkoord met een beperkte betrokkenheid van de medezeggenschap bij de benoemingsprocedure, maar liet ook weten dat deze discussie wat haar betreft hiermee nog niet is afgelopen.

10 | JAARVERSLAG 2015 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

Het Instemmingsrecht op de hoofdlijnen van de begroting: in potentie een krachtig wapen

Een derde mogelijkheid tot democratisering kwam van de wetgever. De medezeggenschap heeft namelijk instemmingsrecht op de hoofdlijnen van de universiteitsbegroting gekregen. Iedereen die vertrouwd is met de geschiedenis van de parlementaire democratie weet dat het begrotingsrecht één van de oudste en belangrijkste democratische verworvenheden is. In potentie is dit recht daarom een krachtig wapen in handen om daadwerkelijk invloed uit te oefenen op het beleid van het CvB. Dit jaar was een zoektocht naar de beste manier om het instemmingsrecht ook een dergelijk krachtig wapen te laten zijn. Zo was er nog discussie over praktische vragen zoals wat nu precies ‘een hoofdlijn’ is, in welke fase van het begrotingsproces de OR in GV-verband betrokken wordt en of het instemmingsrecht ook voor de decentrale onderdeelcommissies geldt. Daarbovenop werd de raad geconfronteerd met forse bezuinigingen op de faculteiten en heeft zij veel energie gestoken om een begroting te realiseren waarbij de bezuinigingen onderwijs en onderzoek zo min mogelijk zou raken. De Ondernemingsraad zal zich in 2016 inzetten het instemmingsrecht te versterken en verder uit te werken.

Hoofddoelen zijn een uitbreiding van dit recht naar decentraal niveau, vroegtijdige betrokkenheid in het begrotingsproces en transparantie en openheid over de werkelijkheid achter de hoofdlijnen.

Verder kijken in 2016: naar een eigentijds bestuursmodel

De Ondernemingsraad heeft in 2015 een serieus begin gemaakt met de democratiseringsagenda. Het is echter een proces van langere adem, dat verdere uitwerking behoeft. In 2015 zijn de voorbereidingen daarvoor in gang gezet. Zo werkte de Ondernemingsraad mee aan het initiatief van studenten van De Nieuwe Universiteit om de VU-gemeenschap te raadplegen over de hervormingsagenda. Deze raadpleging zal in het voorjaar van 2016 plaatsvinden.

Daarnaast heeft de Ondernemingsraad samen met de USR een commissie Democratisering ingesteld, die samen met studenten en medewerkers de agenda verder zal uitwerken en realiseren.

Voor de Ondernemingsraad is democratisering een belangrijke missie. In tegenstelling tot wat sommige critici denken is democratisch universiteitsbestuur geen relict uit het verleden.

Integendeel: democratisch bestuur is bij uitstek een model dat past bij deze tijd van mondige en goed geïnformeerde medewerkers en studenten. Het is bovendien een model dat past bij een universiteit als publieke instelling met een publieke taak: dienstbaar ’aan wetenschap en samenleving’.

OR en USR werken mee aan initiatief Raadpleging

De Ondernemingsraad en de Universitaire Studentenraad hebben op 2 september 2015 in de Gezamenlijke Vergadering formeel hun medewerking toegezegd aan het initiatief tot een VU-brede raadpleging onder medewerkers en studenten over de steun voor mogelijke hervormingen van het bestuur en het beleid aan de VU. Een ad hoc-commissie denkt samen met het College van Bestuur, de Verontruste VU’ers, De Nieuwe Universiteit (DNU) en de bonden mee over de opzet en inhoud van deze raadpleging. Daarnaast verplichten de Ondernemingsraad en USR elk afzonderlijk om zich openbaar over de uitkomsten uit te spreken.

Het initiatief voor de raadpleging was één van de concrete uitkomsten van het debat op 30 maart 2015 tussen het CvB en de verschillende kritische groepen. Aan het eind van dit debat werd collegevoorzitter Jaap Winter uitgedaagd door DNU’er Koen Lemaire om op de VU een raadpleging te organiseren waarin studenten en medewerkers gevraagd worden zich uit te spreken over een aantal concrete hervormingsvoorstellen, voorgesteld vanuit de verschillende groepen. Jaap Winter ging ter plekke akkoord, met de kanttekening dat een dergelijke raadpleging slechts adviserend kon zijn.

In de maanden daarna is een projectteam – bestaande uit vertegenwoordigers van de verschillende partijen samen met het CvB – aan de slag gegaan om de opzet en inhoud te bespreken. Met het besluit op 2 september is de medewerking van de Ondernemingsraad en USR geformaliseerd. Inmiddels is binnen dit projectteam afgesproken dat de raadpleging als belangrijkste thema’s in de discussie over de universiteiten zal omvatten: het bestuursmodel (wel of geen democratisering), de kwaliteit van het onderwijs en het onderzoek (de outputfinanciering en publicatienormen) het personeelsbeleid en de bedrijfsvoering (de flexcontracten en de outsourcing), de toegenomen bureaucratisering en verantwoordingsdrift (de toetsdossiers) en de onafhankelijkheid van de universiteit van overheid, banken en bedrijfsleven (de profileringsthema’s en vastgoedrisico’s). De raadpleging zal uitgevoerd worden door een onafhankelijk onderzoeksbureau.

OR EN USR WERKEN MEE AAN INITIATIEF RAADPLEGING | 11

Discussie invulling instemmingsrecht op universiteitsbegrotingen in volle gang Waarom heeft de universitaire medezeggenschap instemmingsrecht op de universiteitsbegroting gekregen, in welk stadium gaat zij zich hiermee bemoeien en wat houden de hoofdlijnen concreet in? De vertegenwoordigers van het Landelijk Overleg Voorzitters Universitaire Medezeggenschap (LOVUM) spraken op 6 maart op de VU over de invulling van het nieuwe recht zoals dat door de minister aan de medezeggenschap is toegekend: het instemmingsrecht op hoofdlijnen van de universiteitsbegroting. De voorzitters bereikten consensus over drie aspecten waar instemming op moet komen: het financiële verdeel- of allocatiemodel, de kadernota en het verband tussen beleid en de uiteindelijke begroting. De VU zal hier zelf, net als de andere Nederlandse universiteiten, door onderhandelingen tussen de medezeggenschap en het College van Bestuur concretere invulling aan moeten gaan geven.

Waarom instemmingsrecht?

In ruil voor de hervorming van het stelsel van studiefinanciering in het hoger onderwijs heeft minister Bussemaker met ingang van 2015 de universiteitsraden en gezamenlijke vergaderingen (GV) van studenten en medewerkers instemmingsrecht gegeven op de hoofdlijnen van de jaarlijkse begrotingen van hun universiteiten. Bij dit recht draait het volgens de wet om het ‘gezamenlijk nadenken over het onderwijs- en onderzoeksbeleid en het profiel van de instelling’. Door de invoering van het studievoorschot zullen er volgens de wetswijziging in de toekomst investeringen mogelijk zijn gericht op kwaliteitsverbetering van het onderwijs.

Studenten en medewerkers worden daarom met het instemmingsrecht in staat gesteld hierover mee te beslissen.

De beleidsterreinen waar instemming op mogelijk is, zijn onderwijs, onderzoek, huisvesting en beheer, investeringen en personeel. De precieze hoofdlijnen waarop de begroting beoordeeld wordt, moeten bepaald worden door de betreffende instelling samen met de medezeggenschap.

12 | JAARVERSLAG 2015 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

Wat zijn de hoofdlijnen volgens het LOVUM?

Tijdens vergadering werd direct duidelijk dat de goedkeuring van de begroting in de praktijk niet ‘slechts tekenen bij het kruisje’ zal moeten gaan inhouden. Het LOVUM is van mening dat de precieze invulling van de hoofdlijnen verder moet gaan dan een minimale uitleg van de wet. ‘Hoe vager je het laat, hoe makkelijker voor het bestuur om eronderuit te komen,’ klinkt het vanuit de vergadering. De vertegenwoordigers van de verschillende universitaire medezeggenschapsorganen zijn het erover eens dat vroegtijdige betrokkenheid bij de totstandkoming van de begroting het meest zinvol is. Ook vinden ze bevordering van de deskundigheid van de medezeggenschapsleden door middel van scholing belangrijk.

De voorzitters bereiken consensus over de drie onderdelen waar instemming op nodig is: het financiële verdeel- of allocatiemodel, de kadernota en het verband tussen beleid en begroting. Bij het laatste punt zal de medezeggenschap bijvoorbeeld toetsen of de afspraken die gemaakt zijn in het instellingsplan ook in de begroting naar voren komen. ‘Deze drie voorwaarden willen we toetsen bij de minister, want we moeten op dit punt opereren in de geest zoals zij de wet heeft bedoeld,’ aldus Jelly Reinders, voorzitter van de Ondernemingsraad van de VU.

Tijdens de vergadering bleek dat de meeste universiteiten nog zoekende zijn en wellicht meer willen eisen dan deze drie onderdelen.

‘Elke universiteit is anders en heeft ook andere wensen, maar we gaan uit van deze minimale eisen.’

Wat zijn de hoofdlijnen volgens de Ondernemingsraad van de VU?

‘We zijn bang dat er op de VU een discrepantie bestaat tussen wat de minister beoogt en wat de bestuurders denken dat er bedoeld wordt,’ uitte Reinders. De bestuurder is bang voor vertraging, om zeggenschap kwijt te raken en controle te verliezen. ‘Wil het nieuwe recht de intentie van de wetgever tot zijn recht laten komen en wil men tevens voorkomen dat er aan het eind van het jaar niet ingestemd zal worden met de begroting, dan is het noodzakelijk dat de medezeggenschap niet alleen op het einde instemming heeft, maar in een eerder stadium op de uitgangspunten voor de uiteindelijke begroting. De medezeggenschap moet daarbij door middel van opleiding voldoende deskundig worden gemaakt om de begroting te beoordelen.

Overigens doelen we met “de begroting” op de begrotingen op alle niveaus. Dus daar horen de faculteitsbegrotingen ook bij.’

De commissie Financiële en Economische Zaken van de GV is aan het onderzoeken hoe de Gezamenlijke Vergadering zoveel mogelijk invloed op de hoofdlijnen kan hebben. Daarnaast is het belangrijk om te inventariseren welke kwaliteitsverbeteringen de studenten en medewerkers noodzakelijk achten. ‘Elk jaar zouden er bijvoorbeeld in gesprek met het bestuur andere, relevante onderwerpen gekozen kunnen worden, uiteraard rekening houdend met de al eerder gemaakte afspraken in bijvoorbeeld het instellingsplan. Door deze gesprekken in een vroeg stadium te laten plaatsvinden zal er voldoende ruimte zijn voor inhoudelijke discussie.’

DISCUSSIE INVULLING INSTEMMINGSRECHT OP UNIVERSITEITSBEGROTINGEN IN VOLLE GANG | 13

DE COMMISSIES DOEN VERSLAG Commissie Communicatie De commissie Communicatie (ComCom) wijkt af van de andere commissies van de Ondernemingsraad die zich voornamelijk bezighouden met specifieke thematische onderwerpen, terwijl ComCom de communicatie verzorgt van (bijna) alle onderwerpen waar deze themacommissies zich in verdiepen. Deze lopen uiteen van de democratiseringsonderwerpen – zoals het position paper van de OR, het instemmingsrecht op de begroting en het profiel van de nieuwe rector magnificus – tot interne kwesties – zoals de conferentie en studiedag van de Ondernemingsraad. Ook zijn de VU-overstijgende onderwerpen aan bod gekomen, zoals ontwikkelingen binnen het LOVUM en die omtrent het Amsterdam University College. Natuurlijk hebben ook de onderwerpen die speelden op de VU veel aandacht gekregen: de evaluaties van de reorganisaties, de reorganisatie van Arbo & Milieu, fusie FPP en FBW, de raadpleging, besturingsmodel en promovendi- en post doc-zaken, zoals de afschaffing van de dissertatievergoeding. Bovenstaande onderwerpen zijn kort behandeld in de digitale VU-nieuwsbrieven en uitgebreider op de maandelijkse OR-pagina’s in de Ad Valvas. Door de vele wisselingen binnen de raad is de column ‘Nieuw in de OR’ op de OR-pagina’s voortgezet, waarin telkens een

14 | JAARVERSLAG 2015 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

nieuw raadslid aan het woord is gekomen.

Tevens zijn er themacolumns verschenen over de Academische Herfst, het nieuwe (gesloten) toegangsbeleid en de Orwell-knop, als tegenhanger van de door Jaap Winter geopperde Kafka-knop. De stukken in Ad Valvas zijn dit jaar bijna volledig verzorgd door de commissie in overleg en in nauwe samenwerking met de themacommissies.

Daarnaast heeft ComCom een fORum georganiseerd over het besturingsmodel waar de Ondernemingsraad in GV-verband instemmingsrecht op had. Tijdens dit fORum hebben Jaap Winter, Willem Bouwens, Sietske Beemster en Laura Henderson gediscussieerd over dit nieuw in te voeren besturingsmodel aan de VU. Daarnaast heeft de commissie het nieuwe communicatieplan afgerond, zich ingezet voor het maken van een nieuwe website, een pagina op VUnet opgezet en flyers gemaakt om zo nieuwe en huidige werknemers te informeren over de Ondernemingsraad.

Het komende jaar is de commissie voornemens bovenstaande activiteiten te continueren, zich sterk te maken voor een nieuwe website, een fORum te organiseren over de uitkomsten van de raadpleging die in april 2016 heeft plaatsgevonden en om de communicatie met de onderdeelcommissies te versterken.

v.l.n.r. Henk Olijhoek, Jeroen Rodenberg, Sandra de Maesschalck, Boris Slijper, Esther Plomp, Karin Lurvink

Column

De Orwell-knop

Al jaren is bij medewerkers in organisaties de zogenaamde ‘bullshitbingo’ populair.

Daarbij mag je tijdens een vergadering, nadat iemand vijf woorden managementjargon heeft gebezigd die op je bingokaart voorkomen, heel hard ‘BULLSHIT’ roepen (denk aan: KPI’s, taskforce, hands-on). Waarschijnlijk is dit nooit echt gebeurd en het is ook een beetje plat.

Op de VU doen we dat chiquer: geïnspireerd door de jaarlijks wisselende literatoren op de VU introduceerde de collegevoorzitter onlangs de Kafka-knop, waarop medewerkers mogen drukken als ze overbodige bureaucratie aantreffen. Het is niet te hopen dat er ook een sirene gaat loeien als de knop wordt ingedrukt, anders krijgen medewerkers voortdurend het idee dat het gebouw ontruimd moet worden. Maar nu we toch literair bezig zijn en een nieuwe universiteit aan het creëren zijn, kan de installatie van een Orwell-knop niet uitblijven. Orwells ‘newspeak’, de taal van bureaucraten en politici die opzettelijk ambigu en misleidend is, domineerde de afgelopen jaren de communicatie door de Nederlandse universiteiten, ook die van de VU. Denk aan ‘operational excellence’: 30% van het ondersteunende personeel eruit gooien en tegen beter weten in hopen dat de ICT-voorzieningen die nodig zijn om dat mogelijk te maken op orde zijn tegen de tijd dat medewerkers er last van beginnen te krijgen. ‘Het nieuwe werken’: bezuiniging op het aantal vierkante meters waarop medewerkers hun werk moeten doen; was het een ‘slip of the tongue’ toen mevrouw Langius tijdens het debat met het CvB op 30 maart over dit punt zei dat de nieuwe VU-gebouwen tenslotte wel ergens van betaald moeten worden? ‘Kwaliteitsimpuls’; kan tenminste twee dingen betekenen: de introductie van nieuwe bureaucratische regels óf mensen ontslaan. Met de introductie van de Orwell-knop en de daaropvolgende verbanning van dit soort taalgebruik kan het CvB ervoor zorgen dat de VU eindelijk de toonaangevende universiteit wordt!

16 | JAARVERSLAG 2015 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

Column

De Academische herfst

Het voorjaar van 2015 is de geschiedenis ingegaan als De Academische Lente.

Natuurlijk hadden we aan de VU al de academische lentes van 2012 (Verontruste VU’ers) en die van 2014 (Titanic) meegemaakt. Maar het waren de studenten en collega’s van de UvA die het protest tegen de neoliberalisering van de universiteit echt op de kaart zetten.

De bestuurlijke elites konden het niet meer afdoen als het protest van een kleine groep gekkies en krakers. Er volgden steunbetuigingen, commissies, toezeggingen en een heus parlementair debat.

Na de lente volgt echter de zomer. En dan kan de zaak zomaar als een plumpudding in elkaar zakken. Ik was er niet gerust op.

Maar bij terugkomst van de vakantie leek het – althans aan de VU – nog een mooie Academische Nazomer te worden. Tijdens de opening van het academisch jaar bleek collegevoorzitter Jaap Winter tot de conclusie te zijn gekomen dat de critici niet slechts “een punt hadden”; in zijn openingsspeech gaf hij een diagnose van het universitaire bedrijf die integraal uit een van de vele manifesten van de actiegroepen leek te zijn overgeschreven.

Een kleine maand later lijkt de Academische Herfst echter alsnog te zijn ingezet. De VU moet de komende jaren miljoenen bezuinigen. Hervormen en bezuinigen gaan niet goed samen, en zo lijken we al vroeg in het seizoen de Academische Winter in te glijden.

Of alhoewel? De ervaring leert dat aan elke universitaire protestgolf een bezuinigingsvoornemen vooraf ging. Dus misschien kan die Academische Winter nog worden tegengehouden. Bijvoorbeeld door een Hete Herfst?

Column

Gesloten afdeling

Overal op de campus duiken ze op, de glazen wanden. Je kunt er niet omheen en zeker niet doorheen. Onverbiddelijk betekent het “tot hier en niet verder”, tenzij je een toegangspas hebt die met een zachte klik de glazen deur doet openspringen.

Het is weliswaar geen glazen plafond en de transparantie – heel modern in deze tijd – is optimaal, maar toch. Natuurlijk willen we dat onze persoonlijke eigendommen beschermd zijn, maar zijn er geen andere oplossingen denkbaar om dat doel te bereiken? Interfacultaire samenwerking, academische werkomgeving, spontane ontmoetingen: zomaar wat kreten die te lezen zijn in willekeurige beleidsdocumenten.

De vormgeving van de ideale werkomgeving zit vol goede bedoelingen, maar door steeds meer ruimtes af te sluiten lijkt wel of de VU de andere kant op beweegt.

Medewerkers en studenten ervaren dat de openbare ruimte meer en meer afneemt.

De compartimentering leidt ook tot onbedoelde neveneffecten. Wanhopig om zich heen kijkende studenten die op een verkeerde verdieping zijn uitgestapt. Wetenschappers die het gevoel hebben dat geen zeggenschap mee hebben over hun werkomgeving.

Een stomverbaasde medewerkster die erachter komt dat ze ook niet zonder hulp een afdeling kan verlaten. De term “gesloten afdeling” krijgt zo aan de VU een eigen invulling. Dat is toch niet wat we willen? Daarom ook de oproep om te kritisch te kijken naar dit concept en het waar nodig aan te passen, zodat we als VU-medewerkers en studenten weer het gevoel hebben overal welkom te zijn.

COLUMN | 17

Commissie FinanciĂŤle en Economische Zaken De Commissie FEZ heeft zich in 2015 vooral beziggehouden met de Planning & Control Cyclus van de VU. De commissie heeft een preadvies opgesteld over het financieel jaarverslag 2014 en bijgedragen aan het opstellen van de standpunten van de GV over de hoofdlijnen van het jaarplan en de VU begroting 2016. De GV heeft enkele onderwerpen gekozen die veel aandacht kregen in het overleg met het bestuur, zoals het realiseren van besparingen in het inkoopproces in plaats van bezuinigingen.

De GV heeft gewezen op de forse budgettaire overschrijdingen van externe inhuur en heeft

COMMISSIE FEZ

gevraagd om bestuurlijke maatregelen.

Dit heeft geleid tot aanscherping van beleid en geplande kostenreductie op dit terrein.

De GV heeft ingestemd met de hoofdlijnen van de begroting, echter slechts nadat het college een generieke korting van 3,8 miljoen voor de faculteiten beperkte tot 3 ton.

Net als in 2014 heeft de commissie in samenwerking met SBI Formaat trainingen georganiseerd voor ondernemingsraadsleden en studentenraden om de financiĂŤle begrippen en onderdelen in een begroting op centraal en decentraal niveau beter te begrijpen. Centraal stond daarbij de

v.l.n.r. Laura Henderson, Lambert Truijens, Trudie van Kampen, Karin Lurvink

gedachte dat men zo vroeg mogelijk met het college en het bestuur van de eenheden in discussie moet treden over de inhoud van het conceptjaarplan. Op die manier kan de medezeggenschap het meest effectief zijn invloed uitoefenen.

De commissie bestaat nu uit acht leden; studenten en medewerkers op het gebied van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering.

Afhankelijk van het onderwerp nemen ook leden uit andere commissies deel om met hun specifieke kennis aan adviezen en nota’s bij te dragen. In vergelijking met 2014 is het aantal studentleden hoger.

De inbreng van studenten zal ook toenemen als de medezeggenschap het nieuwe instemmingsrecht vanaf het begin van de Planning & Control-cyclus gaat uitoefenen op de hoofdlijnen van de begroting 2017.

Er zullen extra aandacht en middelen moeten gaan naar de verbetering van de kwaliteit van het onderwijs en de kennis en kunde van de (vaak jonge) docenten, onderzoekers en ondersteunend personeel die dit verzorgen.

De verbetering van arbeidsrelatie en bekostiging van scholing van deze groepen zullen daarbij belangrijke hoofdlijnen van de begroting zijn voor de medezeggenschap.

COMMISSIE FINANCIĂ‹LE EN ECONOMISCHE ZAKEN | 19

GV eist terugdraaien ‘kaasschaaf’ over faculteitsbegrotingen De Gezamenlijke Vergadering (GV) eist dat het College van bestuur (CvB) de voorgenomen miljoenen aan bezuinigingen niet zo fors ten laste legt aan de Faculteiten. In plaats daarvan moeten inkoopbesparingen vooral op de huisvestigingslasten en externe inhuur gerealiseerd worden. Sinds dit jaar heeft de GV instemmingsrecht op hoofdlijnen van de universiteitsbegroting van het volgende jaar.

Eén van de vooraf aangekondigde hoofdlijnen waar de GV de kadernota en begroting van 2016 op zal beoordelen is dat onderwijs en onderzoek bij bezuinigingen zo veel mogelijk zal worden ontzien. 'Nu gebeurt dit niet,' aldus Lambert Truijens, voorzitter van de Commissie Financiële en Economische Zaken.

Onder andere door hogere huisvestingslasten dan gepland en een lagere bijdrage van het ministerie, stevent de VU af op een tekort van 25 miljoen. Een deel van dit tekort, 3,8 miljoen, dreigt nu ingehouden te worden op de faculteitsbegrotingen. 'Dergelijke bezuinigingen zullen negatieve gevolgen hebben voor de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. Dit is niet goed voor de VU in zijn geheel en het komt niet overeen met de doelstellingen zoals het CvB die geformuleerd heeft in het Instellingsplan. De GV heeft er bij het CvB daarom op aangedrongen om de 3,8 miljoen te zoeken in het terugdringen

van de kosten van twee van de belangrijkste kostenposten in de begroting, namelijk de huisvestingslasten en de externe inhuur.

In plaats van faculteiten min of meer te dwingen de 'kaasschaafmethode' op de faculteitsbegrotingen toe te passen, zou er door een meer centrale aanpak van het inkoopproces, bijvoorbeeld door scherpere onderhandelingen over nieuwe contracten, gunstigere of lagere inkoopkosten op de genoemde lasten bereikt kunnen worden. De kosten van de nieuwbouw, investeringen in IT en Facilitaire Campus Organisatie (FCO) vallen hoger uit dan begroot. Naast het wegwerken van hun begrotingsoverschrijdingen vindt de GV dat juist zij extra moeten bezuinigingen, bijvoorbeeld door te werken met een beter centraal – en dus goedkoper – inkoopbeleid.

Hierdoor zal niet of minder bezuinigd hoeven te worden op onderwijs en onderzoek.

‘Zo, waar kunnen we verder nog op bezuinigen?’

CvB komt tegemoet aan breekpunten GV hoofdlijnen begroting 2016 De Gezamenlijke Vergadering (Ondernemingsraad en Universitaire Studentenraad) van de Vrije Universiteit (GV) heeft tijdens de overlegvergadering met het College van Bestuur (CvB) op 9 december aangegeven onder voorwaarden in te stemmen met de universiteitsbegroting van 2016, onderdeel van het Jaarplan. Sinds 2015 heeft de GV instemmingsrecht op hoofdlijnen van de universiteitsbegroting van het volgende jaar. Vanaf 2016 heeft de facultaire medezeggenschap instemmingsrecht op de facultaire begrotingen.

Voorgeschiedenis

Op 16 september van dit jaar stemde de GV niet in met een hoofdlijn van de kadernota: de generieke korting van 3,8 miljoen over de faculteitsbegrotingen. Deze korting wilde het CvB toepassen onder andere doordat, door een lagere bijdrage van het ministerie en hogere huisvestingslasten, de VU afstevende op een tekort van 25 miljoen. Een deel van dit tekort – 3,8 miljoen – moest door de faculteiten worden opgehoest, terwijl veel faculteiten al een bezuinigingsslag moesten maken door bijvoorbeeld verminderde studentenaantallen. De generieke korting was daarom een dubbele klap voor onderwijs en onderzoek aan de VU. De GV eiste dat de korting werd teruggedraaid, omdat dergelijke bezuinigingen negatieve gevolgen zullen hebben voor de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. Dit is niet goed voor de VU in zijn geheel en komt niet overeen met de doelstellingen zoals het CvB die geformuleerd heeft in het Instellingsplan.

In plaats van faculteiten min of meer te dwingen de ‘kaasschaafmethode’ op de faculteitsbegrotingen toe te passen, zou er door een meer centrale aanpak van het inkoopproces, bijvoorbeeld door scherpere onderhandelingen over nieuwe contracten, gunstigere of lagere inkoopkosten op de genoemde lasten bereikt kunnen worden.

Jaarplan 2016

Uit het jaarplan blijkt dat de generieke korting van 3,8 miljoen grotendeels op een andere manier is gerealiseerd door extra bezuinigen op externe inhuur en besparingen op inkoop – suggesties van de GV. Door de extra bezuinigingen op inhuur en besparingen op inkoop hebben ook de diensten en met name IT minder hoeven te bezuinigen. Daarnaast zorgt een onverwachte meevaller van 9 ton in het begrotingsjaar van 2016 voor extra ruimte bij de faculteiten.

Randvoorwaarden

De GV heeft wel een aantal randvoorwaarden aan instemming met de begroting gesteld.

Allereerst moet de 9 ton die de faculteiten extra kunnen besteden in 2016 geheel ten goede komen aan verbetering van de kwaliteit van onderwijs en onderzoek – bijvoorbeeld door vergroting van de vacatureruimte – waarbij altijd wordt overlegd met de facultaire medezeggenschap. Een andere voorwaarde is dat de GV vanaf volgend jaar instemmingsrecht krijgt op de voorinvesteringen op het onderwijs en de onderwijsagenda. Dit jaar komen de voorinvesteringen al op de agenda van de decentrale medezeggenschap.

Begin 2016 zullen gesprekken plaatsvinden waaruit duidelijk wordt hoe volgend jaar het facultaire instemmingsrecht op de facultaire onderwijsagenda gestalte zal krijgen.

GCVB KOMT TEGEMOET AAN BREEKPUNTEN GV HOOFDLIJNEN BEGROTING 2016 | 21

Commissie Huisvesting De Ondernemingsraad heeft in 2015 twee adviesaanvragen ontvangen met betrekking tot huisvestingsinvesteringen door de VU. De eerste aanvraag ging over een uitbreiding van het VU Sportcentrum Uilenstede.

Door een verdubbeling van oppervlak kan het sportcentrum in de toekomst meer sporten aanbieden en komt er ruimte voor onderzoek door Bewegingswetenschappers.

Per saldo verwacht het Sportcentrum een lonendere exploitatie. Gezien het beperkte investeringsbedrag en het veelbelovende toekomstperspectief heeft de Ondernemingsraad zonder formele behandeling positief geadviseerd. De tweede aanvraag ging over de verzelfstandiging van het Energie Centrum VU-VUmc tot de BV Coördinatie Centrum Energie (CCE).

Verzelfstandiging werd noodzakelijk door de splitsing van VU-VUmc. CCE is een ‘exploitatie-BV’ en verantwoordelijk voor de levering van elektriciteit, warmte en kou aan VU en VUmc. VU en VUmc zijn allebei voor 50 procent eigenaar. Na de verzelfstandiging blijft de VU eigenaar van installaties en leidingen, en betaalt de VU toekomstige investeringen. Volgens de Ondernemingsraad was de organisatie van CCE helder opgezet.

Personeel blijft onder dezelfde arbeidsoorwaarden in dienst van de VU. Daarom heeft de Ondernemingsraad positief geadviseerd over CCE. In 2015 werden resultaten zichtbaar van de goedgekeurde nieuwbouw- en verbouwplannen uit de afgelopen jaren.

Het O|2 lab-gebouw kwam eind 2015 gereed en bij het NU.VU is gebouwd aan de parkeer- en fietskelder onder het onderwijsen kantoorgedeelte. Eind 2015 kreeg de commissie concrete plannen voorgelegd voor de het cultuurprogramma in NU.VU: het Cultuurhuis Griffioen en Filmhuis Rialto krijgen goede faciliteiten, waardoor het gebouw ook ’s avonds levendig blijft.

NU.VU is volgens de planning eind 2017 gereed. Ook is het hoofdgebouw verder gerenoveerd. De verbouwing van de A-toren

22 | COMMISSIE HUISVESTING

tot flexwerkplekken voor FSW is gevorderd en de vernieuwde mensa en D-vleugel kwamen gereed. De extra lifttoren komt in het voorjaar 2016 gereed. De renovatie van de Medische Faculteit is gestart op de begane grond.

Er zal onder andere een nieuwe kantine komen. Ook is de botanische tuin gerenoveerd. De eerste werkzaamheden voor het afgesproken inrichtingsplan vonden plaats, zoals de gewijzigde ingang. Andere investeringen, zoals de sloop van een kas en een nieuw toegangshek, volgen in het voorjaar van 2016.

Naast de vorderingen van de nieuw- en verbouw stond de pasjesregeling bij flexwerken regelmatig op de agenda.

Sinds de invoering van flexwerken bij Rechten in het Initium wordt geklaagd over de moeilijke toegang tot de afgesloten verdiepingen voor studenten, buitenstaanders en voor werknemers van andere afdelingen, en over het moeizame contact tussen studenten en docenten. In het hoofdgebouw startte FGW een proef met gedeeltelijke, gecontroleerde openstelling. Dit onderwerp blijft de gemoederen bezighouden en een bevredigende oplossing is nog niet in zicht.

Voor 2016 staan belangrijke onderwerpen op de agenda, zoals de herziening van het campusplan uit 2009. De vraag wordt gesteld of de VU zich de eerder geplande nieuwbouw nog veroorloven kan of dat het anders – creatiever – moet. Verder verschijnt het conceptplan voor het lab-onderwijsgebouw op de voormalige Schoolwerktuinen (SWT) op de plaats waar in 2016 nog De Boeletuin is gevestigd. Tenslotte is er nog het bouwplan op het Science Park UvA. Dit project wordt weliswaar betaald door de UvA, maar de VU is sterk betrokken via de bètafaculteiten.

Ook in 2015 was er maandelijks overleg tussen de Commissie Huisvesting en de directie van FCO. Dit blijft belangrijk om vroegtijdig zicht te krijgen op belangrijke dossiers en om mondeling veel informatie te krijgen. Het contact met FCO was open en constructief.

COMMISSIE HUISVESTING

v.l.n.r. Anita Charmant, Henk Olijhoek, Frans van der Woerd, Lambert Truijens

Commissie IT De Commissie IT houdt zich in de breedste zin van het woord bezig met alle ICTgerelateerde zaken op de VU. De inzet van commissie is vaak incident-gestuurd: niet alleen door gevraagde adviseringen, maar ook door actualiteiten die zich aandienen in de organisatie of uit de buitenwereld die IT-zaken op de VU raken.

Aandacht voor ICT(-beleid), implementatie en de uitvoer ervan vormen een substantieel onderdeel van het werk van de commissie.

Hierbij moet worden gedacht aan techniek, middelen, inzet personeel en juridische aspecten. De commissie focust zich daarbij op het VU-netportaal en het in 2014 uitgerolde e-HRM en SAP, en het functioneren ervan.

Ook heeft de commissie vragen gesteld over het lek in Acrobat reader in juni, een probleem dat alle flash-applicaties in digitale colleges op Blackboard en op de websites raakte. Er is intussen een fix ontwikkeld, maar deze is nog niet uitgerold in de organisatie.

De complexiteit van de te behandelen dossiers en de afhankelijkheid van bedrijfsprocessen met ICT-systemen vragen steeds vaker de inzet van kennis en vaardigheid uit andere commissies.

Een voorbeeld is de instemming met het

COMMISSIE IT

Beleid Datamanagement, dat twee keer ter instemming is ingediend en twee keer is beoordeeld door een samenwerkingsverband van de commissies JZ, O&O en de USR. De Ondernemingsraad hecht groot belang aan een zorgvuldig en compleet beleid rondom dit onderwerp, aangezien het de wetenschapsbeoefening in het hart raakt.

In de tweede tranche kwam het bestuur de GV op heel veel punten tegemoet. Ook heeft de commissie samen met de commissies JZ, O&O en de USR over de investeringskosten van het nieuwe Current Research Information System (CRIS) gediscussieerd.

In de toekomst zal de commissie de prestaties van VU-net 2.0 gaan monitoren, aandacht schenken aan e-HRM en SAP en de verdere ontwikkelingen rond CRIS in de gaten houden. Ook de privacy van VU-gebruikers, de gebruiksregels van sociale media door VU-personeel en het cookie beleid van VU-net zullen aandachtspunten zijn. Tevens blijft het ‘VU-mapping’-project, een door CvB geratificeerde app waarmee je door de VU kunt navigeren, ondanks de trage implementatie onverminderd op de agenda staan.

v.l.n.r. Peter Stol, Tamara Bouwman, Rick Vermunt

Commissie Onderwijs en Onderzoek De commissie O&O houdt zich bezig met de core business van de universiteit: de kwaliteit van het onderwijs en het onderzoek, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Omdat de visie van studenten hierin uiteraard onontbeerlijk is, vergadert de commissie altijd als een gezamenlijke commissie van de Ondernemingsraad en de USR. In de commissie zijn daarmee alle relevante stakeholders in O&O vertegenwoordigd: docenten, onderzoekers, promovendi, onderwijsondersteuners en studenten.

Daarnaast werkte de commissie O&O samen met andere commissies aan overkoepelende dossiers, zoals datamanagement.

Nieuwe leden, nieuwe gesprekspartner

De commissie heeft dit jaar een aantal wijzigingen ondergaan. Zo nam Jona Mijalkovic na de zomer afscheid als ORlid en voorzitter van de commissie O&O. Haar plaats werd ingenomen door een duovoorzitterschap van Boris Slijper (OR) en Juliëtte Ronteltap (USR). De commissie kreeg natuurlijk ook te maken met een nieuwe gesprekspartner. Rector Magnificus Frank van der Duyn-Schouten trad in september af om plaats te maken voor Vinod Subramaniam.

De commissie prijst zich gelukkig met deze openhartige en toegankelijke nieuwe rector en heeft in de tweede helft van het jaar reeds twee keer een informeel ‘benen-op-tafelgesprek’ kunnen voeren.

Het Onderwijs en Examenreglement: op weg naar meer beleidsvrijheid?

De commissie heeft in 2015 veel energie gestoken in de inhoud en status van het Model Onderwijs- en Examenreglement (MOER).

Het door de GV bevochten en uiteindelijk verkregen instemmingsrecht op de MOER leidde dit jaar direct tot veel discussie met het CvB. In onderhandeling over de MOER van 2016-2017 is lang gesproken over de herkansingsregeling, waarbij voldoendes mogen worden herkanst, maar waarbij het laatste cijfer geldt. De commissie stond op het standpunt deze regeling aan de

faculteiten over te laten en hierover geen VU-brede bepaling in de MOER op te nemen.

De GV heeft uiteindelijk ingestemd de huidige regeling te handhaven, onder voorwaarde dat er in 2016 voor de komende jaren een principiële discussie gevoerd kan worden over de wenselijkheid van minder uniformering.

De commissie staat daarbij op het standpunt dat er de afgelopen jaren een beweging is geweest van toenemende uniformering en daarmee minder beleidsvrijheid voor faculteiten en opleidingen. Alhoewel er soms goede redenen zijn voor uniforme regels, staat dit vaak ook eigenaarschap, creativiteit en innovatie in het onderwijs in de weg. De commissie weet zich hierin gesteund door een aanzienlijk deel van de diverse ODC’s (zie ook hieronder).

Het nieuwe promotiereglement: een goede invulling van de onderwijscomponent

Jarenlang is er gesproken over een nieuw promotiereglement. In 2015 werd deze uiteindelijk aangenomen. De commissie was kritisch over artikel 15, de 30 EC onderwijscomponent van het promotietraject. De commissie heeft zich hard gemaakt voor een uitwerking waarbij deze component echt nuttig is en niet belemmerend voor promovendi. Het onderwijsaanbod moet breder en beter, en er moeten voldoende financiële middelen zijn. Met de commissie, en later in de OR en met het CvB, is overeenstemming bereikt over de tekst en inhoud van artikel 15. De commissie zal de situatie van promovendi en de uitvoering van het nieuwe promotiereglement in 2016 nauwlettend in de gaten houden. Daarnaast is vanuit de Ondernemingsraad een initiatiefvoorstel gedaan voor de invulling van een deel van de 30 EC. De Ondernemingsraad heeft ervoor gepleit dat promovendi de mogelijkheid krijgen een deel van de EC in te vullen door extern aan te treden als embedded researcher. Dit initiatiefvoorstel is mede door leden van de commissie O&O opgesteld. De rector was erg positief over het voorstel en gaat er mee aan de slag.

COMMISSIE ONDERWIJS EN ONDERZOEK | 25

Nieuwe werkwijze: meer input vanuit de bredere VUgemeenschap door panels

In 2015 heeft de commissie zich voorgenomen de bredere VU-gemeenschap te betrekken bij haar activiteiten, en de gemeenschap te raadplegen bij specifieke dossiers. Daartoe ontwikkelde zij het voorstel voor een nieuwe werkwijze, waarbij de commissie werkt met ‘achterbanpanels’ voor algemene raadpleging van de achterban, en ‘expertpanels’ voor inhoudelijke en technische ondersteuning bij advies- en instemmingsverzoeken. In december van het jaar werd hiertoe een eerste pilot uitgevoerd. Onder de leden van de opleidingscommissies is een enquête uitgezet waarin naar hun mening werd gevraagd over de inhoud van de MOER en de status ervan (zie ook hierboven). De commissie was verheugd over de grote respons en de positieve reacties op dit initiatief.

De werkwijze zal in 2016 verder worden uitgewerkt en geperfectioneerd.

Verder kijken aan de VU over onderwijs en onderzoek

Uiteraard houdt de commissie ook een vinger aan pols over de langetermijnvisie op onderzoek en onderwijs. In de GV en de gesprekken met de oude en nieuwe de rector zijn de grote lijnen van onderwijs en onderzoek meerdere malen besproken.

Centrale thema’s waren de mogelijkheden en beperkingen van de VU-brede profileringsthema’s, de discussie over het rendement denken in het onderwijs en de zorgen over de kwaliteit van de studentenondersteuning.

COMMISSIE O&O

v.l.n.r. Tamara Bouwman, Frans van der Woerd, Aniko Kiss, Boris Slijper

COMMISSIE ONDERWIJS EN ONDERZOEK | 27

Commissie Juridische Zaken De commissie JZ behandelt dossiers die juridische implicaties kunnen hebben en adviseert over nieuwe of gewijzigde reglementen. De commissie heeft leden uit de Ondernemingsraad en de USR. Daarnaast wordt de commissie versterkt door drie adviseurs die onmisbaar zijn voor het werk van de commissie: Helen Overes, Jacques Spaapen en Vivian bij de Vaate.

Tot april 2015 heeft ook Willemijn Roozendaal de commissie als adviseur ondersteund.

In 2015 heeft de commissie JZ zich voornamelijk beziggehouden met het Reglement voor het CvB, de evaluatie van de Klachtenregeling Wetenschappelijke integriteit en het Reglement bescherming persoonsgegevens Arbodienst.

Het Reglement voor het College van Bestuur

Dit reglement bepaalt de interne werking van het CvB en is in 2014 ter kennisname aan de GV toegestuurd. Na beoordeling door de commissie JZ bleek echter dat het reglement een aantal zaken bevatte die duidelijk niet thuishoorde in een interne regeling en waarop geen instemmingsrecht van de GV van toepassing was. Begin 2015 heeft hierover een gesprek plaatsgevonden tussen de commissie en de collegevoorzitter.

De uitkomst hiervan was dat een aantal bepalingen uit het Reglement voor het CvB is gehaald en een plek heeft gevonden in het Bestuursreglement. Deze wijzigingen zijn eind 2015 ter instemming voorgelegd aan de GV. Begin 2016 werd het gesprek gevoerd over de verhouding van artikel 12 – dat het college de mogelijkheid geeft het reglement buitenwerking te stellen – en artikel 11 van het Reglement voor het CvB – dat bepaalt dat de universiteit geen persoonlijke leningen verstrekt aan leden van het CvB1.

Evaluatie van de Klachtenregeling Wetenschappelijke integriteit

In juli 2014 – na de instemming van de Ondernemingsraad – is de Klachtenregeling Wetenschappelijke integriteit in werking getreden. In de zomer van 2015 heeft het CvB deze regeling geëvalueerd. Op basis van de uitkomsten van deze evaluatie heeft het CvB de regeling aangepast en de wijzigingen ter instemming voorgelegd aan de OR. De commissie is in de gelegenheid geweest vroegtijdig informeel hierover te praten met de staf bij Bestuurszaken en heeft hierdoor al in een vroeg stadium de belangrijkste kwesties kunnen adresseren.

Dit voortraject is als erg productief ervaren door de commissie. In de overlegvergadering spitste de discussie zich toe op vragen over het beperken van de mogelijkheid tot anonieme klagen, over de geheimhouding en de bevoegdheden van de Commissie Wetenschappelijke Integriteit en de sancties die op te leggen zijn bij een constatering van een schending van de wetenschappelijke integriteit. Deze vragen zijn naar tevredenheid van de raad geadresseerd, waarna de Ondernemingsraad instemming kon verlenen met de wijziging van de regeling.

Reglement bescherming persoonsgegevens Arbodienst

De versie van het reglement die in 2015 behandeld is door de commissie JZ en de Ondernemingsraad werd in september 2015 ter instemming voorgelegd. Een eerdere versie van het reglement was – na informeel overleg tussen de commissies JZ, VGWM, P&O en Bestuurszaken – door het CvB ingetrokken. De commissie heeft over de nieuwe versie ook samen met de commissie VGWM en P&O geadviseerd aan de raad. De bespreking van het reglement

1 Hier wordt de nieuwe nummering van de artikelen in het reglement voor het CvB gebruikt.

28 | COMMISSIE JURIDISCHE ZAKEN

in de overlegvergadering ging in op welke personen het reglement van toepassing was, de verwerking van bijzondere persoonsgegevens – en vooral over de vraag met welk doel de VU gegevens omtrent de gezondheid en het seksuele leven van de medewerker verwerkt –, bijzondere omstandigheden en de functionaris gegevensbescherming. Er is met het CvB afgesproken dat een aangepaste versie van het reglement (aangepast naar aanleiding van de bespreking in de overlegvergadering)

aan de Ondernemingsraad zou worden gestuurd en dat de Ondernemingsraad pas daarna zou bepalen of hij instemming kon verlenen. Er is nog geen zicht op wanneer deze aangepaste versie aan de Ondernemingsraad toegestuurd zal worden.

Naast deze drie belangrijke dossiers, hebben leden van de commissie JZ ook deel uitgemaakt van de ad hoc-commissies over de splitsing VU-VUmc en over de nieuwe regeling Datamanagement en -opslag.

COMMISSIE JURIDISCHE ZAKEN

v.l.n.r. Kees van der Kooi, Laura Henderson, Seline van Andel

Commissie Personeel & Organisatie De commissie P&O heeft zich in 2015 vooral beziggehouden met reorganisaties en advisering.

De commissie laat zich niet alleen informeren door de aangeleverde stukken maar ook door de vele mondelinge en schriftelijke reacties en signalen uit de organisatie van zowel medewerkers als leidinggevenden. Hiertoe worden er bij elke reorganisatie hoorzittingen georganiseerd waarin trapsgewijs medezeggenschap, leidinggevenden en medewerkers worden ‘gehoord’.

De commissie P&O is vanwege wisselingen enigszins van samenstelling gewijzigd en heeft daarnaast twee adviseurs, Kees van der Veer en Joke Slingerland.

Reorganisatie Auditdienst VU-VUmc Het CvB heeft de OR-adviezen overgenomen en de werknemers in de gelegenheid gesteld eerder van werkgever te veranderen.

Reorganisatie BPR en VU-Pool Het OR-advies ten aanzien van BPR is niet overgenomen, maar het CvB heeft toegezegd de reorganisatie na één jaar te evalueren om te kijken hoe de zaken er dan voorstaat. De VU-pool is met positief OR-advies van start gegaan.

Aanpassing reorganisatie SO Deze reorganisatie is aangepast op kosten van de faculteiten omdat het opleveren van de benodigde systemen en het op één lijn brengen van de faculteiten meer tijd kost.

Er kan niet worden uitgesloten dat dit het komend jaar opnieuw tot aanpassingen gaat leiden.

Reorganisatie A&M Stralingsbeschermingseenheid (SBE) De SBE is door de splitsing VU-VUmc ontstaan. De betrokkenen zijn samen met het werk verhuisd naar het VUmc. Voor het uitvoeren van deze overgang zijn goede afspraken gemaakt.

Overname CNA HO De OR-adviezen zijn overgenomen en de overname wordt uitgevoerd. Na één jaar volgt een evaluatie.

30 | COMMISSIE PERSONEEL & ORGANISATIE

Fusie FPP en FBW De commissie is er van overtuigd dat alle betrokken partijen op de hoogte zijn van de problemen die gepaard gaan met de beoogde fusie. In de discussie met het CvB heeft het college de OR-adviezen overgenomen. In 2016, als alle verhuisbewegingen van start gaan, wordt duidelijk of dit zich ontwikkelt zoals gewenst.

Oprichting Coördinatie Centrum Energie BV Er is goed overleg geweest met de ODC FCO over de uitwerking van de oprichting van het Coördinatie Centrum Energie BV (CCE BV) omdat de medewerkers FCO het werk aldaar gaan uitvoeren. De commissie kon zich vinden in de plannen die voorgelegd waren. De CCE BV wordt omschreven als een ‘Exploitatie BV’, wat wil zeggen dat operationele zaken en geldelijke transacties via de BV lopen.

Personeel en infrastructuur blijven bij de VU. Evaluaties AMD, IO, IT, UB, FCO, facultaire secretaresses en C&M Deze evaluaties zijn lopende en krijgen een vervolg in 2016 als zij besproken worden met het CvB. Naast deze reorganisaties heeft P&O in samenwerking met andere commissies zich ook beziggehouden met onder andere de hervorming van AMD en het dossier democratisering. Deze dossiers lopen door in 2016.

Wijziging jaargesprekken De beoordeling ‘excellent’ zal verdwijnen uit de jaargesprekken en daarmee zou het voor de leidinggevende makkelijker moeten worden een ‘goed’ te geven. Of dit in de praktijk gaat werken moet de toekomst uitwijzen. Wij kijken dan ook uit naar de evaluatie volgend jaar.

Voorlichtingsbijeenkomst pilot Strategische Personeelsplanning De commissie P&O was uitgenodigd voor de voorlichtingsbijeenkomst over de pilot Strategische personeelsplanning, maar was helaas niet welkom voor de eindpresentatie.

P&O is daardoor niet op de hoogte wat de conclusies zijn en dit betreuren wij ten zeerste.

Inzake het jaarverslag ombudsman personeel De commissie vond dat het jaarverslag van de ombudsman personeel er goed uitzag. Er waren zorgen over de formatie die aan de werkzaamheden besteed kan worden in combinatie met de functie van studentenombudsman. Als de functie weer opgesplitst wordt, is er wellicht niet genoeg formatie beschikbaar om alle zaken goed te behandelen. We hopen dat er in de toekomst weer elk jaar een jaarverslag verschijnt, dit was voorheen niet het geval.

COMMISSIE PERSONEEL & ORGANISATIE v.l.n.r. Seline van Zanden, Dick de Gilder, Trudie van Kampen, Rieky van Walraven, Johan Rebel, Jeroen Rodenberg, Sandra de Maesschalck

FPP en FBW: een fusie zonder overtuiging en toekomstige koffiemomenten Op 1 juni 2015 gaan de faculteiten Psychologie en Pedagogiek (FPP) en Bewegingswetenschappen (FBW) fuseren. Op 4 februari besprak de Gezamenlijke Vergadering (GV) de fusie en op 18 februari werd de reactie op het instemmingsverzoek met het CvB besproken.

Wat is mening van de medezeggenschap?

Er heerst een gevoel van overeenstemming.

‘In de vooroverleggen, hoorzittingen en vergaderingen in de aanloop naar dit besluit, alsmede in de GV, is alles heel gemoedelijk gegaan,’ vertelt Renske van den Hurk, voorzitter van de commissie en voormalig USR-lid. Hoewel niemand echt overtuigd is van het nut en de noodzaak van de fusie waren er geen verhitte discussies. ‘In principe is deze fusie natuurlijk totale onzin. In het bedrijfsleven zou je worden uitgelachen,’ klinkt het tijdens de GV. Tegelijkertijd lijken er geen grote aanwijsbare nadelige gevolgen te zijn en daarom is ook de weerstand niet heel groot. ‘Het is een fusie die niet heel nadelig is, maar ook niet voordelig. We hebben hier altijd vrij neutraal in gestaan,’ aldus Björn de Koning, voorzitter van de Onderdeelcommissie (ODC) van FPP. John van der Kamp, ODC-voorzitter van FBW, is het daarmee eens. ‘We zijn niet voor, maar we zijn ook niet tegen. De voordelen spatten er niet vanaf, maar de nadelen ook niet.’

Waarom gaan FPP en FBW dan toch fuseren?

‘De redenen voor een fusie zijn niet heel helder. Het lijkt vooral een bestuurlijke fusie,’ aldus Van der Kamp. Het College van Bestuur (CvB) streeft naar minder faculteiten en decanen. Hier zijn de andere pluspunten bij gezocht. ‘Het college wil minder faculteiten, dus voegen ze faculteiten samen. Maar bijvoorbeeld Godgeleerdheid wordt niet samengevoegd. De logica ontbreekt.’ Van den Hurk vindt dit ook maar niets. ‘Het is een fusie om een fusie. We moeten niet zomaar faculteiten gaan fuseren omdat

32 | JAARVERSLAG 2015 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

het nou eenmaal kan. Er worden twee bestuurlijk, inhoudelijk en financieel gezonde faculteiten gefuseerd. We vragen ons nog steeds af waarom precies. Het is een slappe onderbouwing.’

Zitten er helemaal geen voordelen aan de fusie?

‘Jawel,’ vindt Van der Kamp. ‘Als één faculteit staan we strategisch sterker binnen het onderzoeksthema Human Health and Life Sciences (H2LS), een van de vier thema’s die centraal staan in het nieuwe Instellingsplan.

Maar het succes van H2LS moet zich nog wel bewijzen; het lijkt nu nog vooral een papieren constructie. Een ander mogelijk voordeel is de huisvesting. Het CvB heeft drie tot vier miljoen euro gereserveerd om in de volgende fase van de campusontwikkeling state-of-the-art laboratoria voor sportonderzoek te realiseren.

Als dat gaat lukken dan is dat zeker een pluspunt, maar het zal waarschijnlijk pas in 2023 plaatsvinden en de plannen blijven onzeker, omdat ze afhankelijk zijn van externe financiers.’

De fusie kan ook een stimulans zijn voor interdisciplinaire samenwerking. In 2019 moet de volledige nieuwe faculteit in de medische faculteit gehuisvest zijn. ‘Om een echte nieuwe faculteit te maken moet je in één gebouw bij elkaar zitten. Maar een garantie voor meer samenwerking biedt dit niet. Aangezien we niet op dezelfde verdieping komen, zullen gezamenlijke koffiemomenten schaars blijven.’ ‘Bovendien’, zo merkt De Koning op ‘wordt ook los van de fusie is interdisciplinair samenwerken ook steeds belangrijker. Hier is een fusie, zeker één die meer bestuurlijk dan inhoudelijk van aard is, niet voor nodig.’

Maar er zijn dus ook weinig nadelen?

‘Na de fusie zal iedereen gewoon weer overgaan tot de orde van de dag,’ denkt Van der Kamp. ‘FBW blijft grotendeels op dezelfde locatie, we blijven hetzelfde onderwijs geven en hetzelfde onderzoek doen. We worden een afdeling in plaats van een faculteit, maar ik denk dat de impact op onze dagelijkse werkzaamheden, zeker in het begin, niet groot zal zijn.

Op lange termijn kan dit natuurlijk veranderen. ’ Voor FPP zullen de eerste jaren juist onrustig worden. ‘Er zijn veel verhuisbewegingen voordat FPP uiteindelijk in de medische faculteit belandt. Een aantal jaar is er onrust in waar je zit en hoe lang je er zit. Dat is voor de medewerkers niet fijn,’ vindt De Koning.

Van der Kamp vindt een ander nadeel dat het Onderwijscentrum VU en Exposz – afdelingen die vooral leven van externe geldstromen en opdrachten – na de fusie op een andere locatie, buiten de faculteit, gehuisvest worden.

‘Waarschijnlijk komen ze uiteindelijk in het nieuwe NU.VU gebouw terecht. Veel medewerkers vinden dit jammer en vervelend, omdat ze hierdoor het directe contact met hun collega’s dreigen te verliezen. Informele contacten op de werkvloer – waaronder het gezamenlijk koffie drinken – zijn ontzettend belangrijk in de dynamiek voor goed onderwijs en goed onderzoek.’

Andere zorgpunten betreffen de uitvoering.

‘Het is niet duidelijk of het communicatieplan goed op de rails staat. Als er geconcludeerd moet worden dat 1 juni niet haalbaar is,

dan moeten ze realistisch zijn en misschien besluiten pas later met de fusie naar buiten te treden. De bestuurlijke en administratieve fusie kan dan gewoon doorgaan,’ verwacht De Koning.

Waarom wordt de fusie dan niet afgeblazen?

De Koning denkt dat afblazen meer heibel zal veroorzaken dan de fusie doorzetten. ‘Er zijn al zoveel dingen in gang gezet. Als deze allemaal teruggedraaid of aangepast worden brengt dit meer ellende met zich mee dan wanneer het gewoon doorgaat.’ Van der Kamp voegt toe dat veel medewerkers zich in het proces naar de besluitvorming toe al minstens een beetje aan de fusie gecommitteerd hebben. ‘Hoe meer stapjes er gezet zijn, hoe moeilijker het is om te stoppen.’

Wat kan de Ondernemingsraad nu nog doen?

‘We hebben een vijftal adviezen gegeven’, zegt Van den Hurk. ‘Het belangrijkste advies is dat de nieuwe faculteit dezelfde financiële compensatie krijgt als faculteiten die eerder gefuseerd zijn.’ Van der Kamp voegt daar een meer toekomstgerichte visie aan toe. ‘Voor de Ondernemingsraad is het belangrijk de fusie te blijven volgen, vooral ook met het oog op toekomstige plannen. Wat levert een fusie nou echt op? Hiervan moet geleerd worden voor het geval er in de toekomst besloten wordt andere faculteiten of instituten samen te voegen.’

Commissie Training, Ontwikkeling en Professionalisering De commissie TOP heeft opnieuw een druk jaar achter de rug. In juni werd een grote strategische conferentie gehouden voor de gehele medezeggenschap inclusief de vakbonden, onder auspiciĂŤn van de commissie TOP zelf.

In september organiseerde de commissie een scholingsweek, waarin de leden van de centrale en de decentrale medezeggenschap gelegenheid hadden om zich te laten bijscholen op het gebied van financiĂŤn en de begroting.

34 | JAARVERSLAG 2015 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

Dit is van toenemend belang, omdat de medezeggenschap in 2015 instemmingsrecht kreeg op de hoofdlijnen van de universiteitsbegroting. Ongeveer 55 medezeggenschappers namen deel, verdeeld over drie dagen. De dagen werden geleid door Geertrude van Amerongen van SBI Formaat.

De commissie organiseerde aansluitend op de OR-vergadering van 4 november een interne scholingsmiddag met tijd voor reflectie op het eigen handelen:

COMMISSIE TOP

v.l.n.r. Peter Stol, Rick Vermunt, Frans van der Woerd, Kitty Jong

We starten het cursusprogramma met verwachtingen, drijfveren, ervaringen en zienswijzen van de individuele OR-leden. Hoe verloopt de inhoudelijke samenwerking in de praktijk?

Hoe ‘stroomt’ de informatie binnen de OR? We zoomen verder in op verhouding DB en OR, toeschouwers en deelnemers in de discussies en eventuele drempels om goede en gedragen besluitvorming te komen. Uiteraard doen we dit aan de hand van concrete thema’s en de bevindingen opgedaan bij de ochtendvergadering. Op basis daarvan maken we (in de loop van de training) een gemeenschappelijke analyse van mogelijke fricties bij, oorzaken van en oplossingen voor goede onderlinge samenwerking en gedragen besluitvorming.

Deze middag, onder leiding van Ariane Blokzijl van SBI Formaat, werd als zeer zinvol ervaren en als inspirerend voor de tweede helft van de zittingstermijn.

In december werd René Snel, opnieuw van SBI Formaat, uitgenodigd om de GV-vergadering van 2 december bij te wonen en van kritisch commentaar te voorzien. René heeft de GV van een groot aantal praktische en inhoudelijke adviezen voorzien, maar sprak vooral zijn waardering uit voor de wijze waarop de 34 deelnemers in de vergadering participeerden.

COMMISSIE TRAINING, ONTWIKKELING EN PROFESSONALISERING | 35

Strategische conferentie: hoe verder na de protesten Bij de universitaire protesten in het voorjaar is een pijnlijke zenuw blootgelegd: men eist grotere participatie van medewerkers en studenten en de kwaliteit van onderzoek en onderwijs moet weer centraal komen te staan. De gezamenlijke medezeggenschap, inclusief een grote delegatie vanuit de facultaire studentenraden en onderdeelcommissies, de bonden en de Nieuwe Universiteit hebben vlak voor de zomer het medezeggenschapsjaar afgesloten met een grote conferentie over onder andere democratisering. Tijdens deze conferentie werd de wijze waarop een aantal grote thema’s opgepakt moeten gaan besproken, om na de protesten ook de gewenste veranderingen te realiseren.

De focus tijdens de conferentie lag op universitaire besturing, benoemingen en begroting. Medezeggenschap en bestuur hebben bij de discussie over het nieuwe besturingsmodel vastgesteld dat gezamenlijk moet worden nagedacht over wat voor eisen een universiteit stelt aan een adequate besturing. Zo zijn de benoemingsprocedures dringend aan revisie toe. De instemming op de hoofdlijnen van de universitaire begroting was verder een belangrijk gespreksthema. Er werd nagedacht over hoe we hier een adequate wijze invulling aan kunnen geven en hoe hierbij ook de decentrale medezeggenschap goed kan aanhaken. Duidelijk werd dat mocht het instemmingsrecht ook op decentraal niveau geĂŤffectueerd worden, de onderdeelcommissies hier een volwaardige rol moeten spelen. De verdere invulling van de instemming op de hoofdlijnen van de universitaire begroting zijn cruciaal voor de democratisering van de universiteit. Inspraak op waar de gelden aan besteed worden, is een belangrijk breekijzer om ook echte verandering te realiseren.

36 | JAARVERSLAG 2015 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

STRATEGISCHE CONFERENTIE | 37

Kritische blik op de Ondernemingsraad Op 4 november organiseerde de Ondernemingsraad een studiedag onder de titel ‘hoe samen doorpakken?’ een dag waarop de Ondernemingsraad de tijd nam om eens kritisch naar zijn eigen functioneren te kijken, met behulp van trainster Ariane Blokzijl van bureau SBI Formaat. De Ondernemingsraad moest even met zijn billen bloot: men kan efficiënter vergaderen en het contact met de achterban kan beter.

Blokzijl begon de dag met het observeren van de ‘gewone’ ondernemingsraadvergadering.

Na afloop merkte ze op dat het af en toe wat rommelig was geweest: ‘een paar keer gebeurde het dat een besluit was genomen, maar sommige leden dan plots weer fundamentele vragen gingen stellen’.

Zij adviseerde de Ondernemingsraad om de verschillende fase van beeldvorming – informatie –, oordeelsvorming – argumenten – en besluitvorming duidelijker te scheiden.

In het middagprogramma gingen de leden in kleine groepen uiteen, waarin ze aan de hand van een check-list analyseerden hoe zij bij verschillende dossiers te werk waren gegaan.

Hieruit kwam naar voren dat er onvoldoende gebruik werd gemaakt van de expertise en input van de onderdeelcommissies.

Veel leden (h)erkenden dit probleem. Met sommige ODC’s is het contact zeer intensief, ‘maar een aantal faculteiten zijn praktisch uit beeld’, zo merkte een OR-lid op.

Bij de afsluiting werden een groot aantal suggesties genoteerd. Om efficiënter te vergaderen zouden dossiers bijvoorbeeld voorzien moeten worden van een korte samenvatting met de belangrijkste informatie en de fase waarin het dossier zich bevindt.

Het contact met de ODC’s kan worden verbeterd door de ODC-voorzitters gericht uit te nodigen voor OR-vergaderingen.

Voorzitter Jelly Reinders merkte op dat ‘we ook moeten durven denken aan een ander model voor de OR’: het model van een Centrale Ondernemingsraad, waarbij de leden afgevaardigden zijn van faculteiten en diensten. De Ondernemingsraad gaat er de komende maanden met de kleine en grote verbeterpunten en suggesties aan de slag.

38 | KRITISCHE BLIK OP DE ONDERNEMINGSRAAD

IMPRESSIE VAN DE STRATEGISCHE VOORJAARSCONFERENTIE

Verkiezingscommissie Normaal gesproken is het tweede jaar van een OR-zittingsperiode een rustig jaar voor de verkiezingscommissie: de verkiezingen zijn afgerond, de verslaglegging is gedaan en de eerstvolgende verkiezingen zijn nog dermate ver weg dat geen onmiddellijke actie is geboden.

Tot zover de theorie: in de praktijk heeft de verkiezingscommissie een druk jaar achter de rug.

Tussentijdse verkiezingen voor de dienst Communicatie en Marketing De dienst C&M heeft niet meegedaan aan de reguliere OR- en ODC-verkiezingen van maart 2014. In het najaar van 2013 werd besloten om de verkiezingen een jaar uit te stellen tot het voorjaar van 2015. Dit omdat de dienst zich tijdens de reguliere verkiezingen van maart 2014 midden in de reorganisatie van het domein bevond. De ODC van C&M heeft recht op zeven zetels. Er waren meer kandidaten dan beschikbare zetels en daarom organiseerde de verkiezingscommissie schriftelijke verkiezingen. In plaats van drie jaar is de zittingstermijn twee jaar: tot aan de reguliere verkiezingen van maart 2017.

Instelling onderdeelcommissie faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen Nadat de faculteiten der Psychologie en Pedagogiek, en Bewegingswetenschappen waren gefuseerd tot de FGB, deed zich de noodzaak voor om te komen tot één ODC. Immers: medezeggenschap volgt zeggenschap. Verkiezingen hadden kunnen worden uitgeschreven, maar bij andere fusies was het samenvoegen van de bestaande ODC’s goed verlopen. De ODC FBW had voor de fusie zes leden en de ODC FPP negen.

Bij elkaar zou de samenvoeging dus leiden tot een ODC van vijftien leden. Op basis van de telling van de personeelsleden op de fusiedatum van 1 juni 2015 had de ODC FGB recht op dertien leden (698 medewerkers).

De toekomstige ODC leek dus een overschot in leden te hebben; twee leden namen echter bij de samenvoeging van de ODC’s afscheid van de medezeggenschap. Er werd een nieuwe ODC ingesteld door middel van een formeel instellingsbesluit en de leden ontvingen een nieuwe benoemingsbrief.

40 | VERKIEZINGSCOMMISSIE

Vacatures in de OR Er ontstond in 2015 een zevental vacatures in de Ondernemingsraad. Vier ervan werden opgevuld in 2015, de laatste drie in de eerste week van januari 2016. De verkiezingscommissie monitorde de correcte gang van zaken rond de opvulling van de vacatures. In de meeste gevallen was artikel 14 lid 1 van het OR-reglement van toepassing.

Dat bepaalt dat als er een vacature is, de eerstvolgende kandidaat op de reservelijst (zoals vastgesteld bij de verkiezingsuitslag in maart 2014) recht heeft om deze zetel in te nemen. In sommige gevallen moest echter artikel 14 lid 3 van toepassing worden verklaard: als geen van de reservekandidaten in staat is om de zetel in te vullen, dan mag de fractie die het betreft op zoek gaan naar kandidaten van buiten de lijst. De kandidaat die op deze wijze wordt gevonden moet door de desbetreffende fractie unaniem aan de raad worden voorgedragen. De raad benoemt de kandidaat vervolgens tot lid van de OR. Tweejarige zittingstermijn De bovenstaande gang van zaken en met name de toepassing van artikel 14 lid 3 is de commissie eigenlijk een doorn in het oog. Het is immers een ondemocratische oplossing voor een probleem dat zich steeds vaker voordoet. Een probleem waar vooral de fractie van ProVU mee te kampen heeft, omdat promovendi een tijdelijk contract hebben dat hen over het algemeen verhindert om de zittingstermijn in de Ondernemingsraad helemaal af te maken. Datzelfde geldt voor de kandidaten op de reservelijst. Omdat ook in algemene zin de VU steeds meer tijdelijke medewerkers heeft, is al eerder geconstateerd dat hiervoor een structurele oplossing moet komen. Met andere woorden:

hoe betrekken we tijdelijke medewerkers bij de medezeggenschap waardoor de Ondernemingsraad ook aan representativiteit wint? De meest ‘eenvoudige’ oplossing hiervoor lijkt de terugbrenging van de zittingstermijn van drie naar twee jaar.

Verreweg het grootste aantal universiteiten in het land is de VU hierin al voorgegaan.

De verkiezingscommissie heeft daarom een notitie voorbereid die in het najaar in de Ondernemingsraad werd besproken.

De raad bleek echter geen voorstander van het verkorten van de zittingstermijn.

De voornaamste zorg is dat de continuïteit en daarmee de deskundigheid van de raad gevaar loopt. Afgesproken is dat dit onderwerp wordt meegenomen in de grotere discussie over de zogenoemde heroriëntatie van de medezeggenschap die in 2016 haar beslag moet krijgen.

Nieuw digitaal verkiezingssysteem Het is al lang bekend dat het digitale verkiezingssysteem op zijn (technische) einde loopt. Het systeem is ongeveer tien jaar geleden overgenomen van de Tilburg University, ten behoeve van de verkiezingen van de USR. In 2007 is het systeem ook geschikt gemaakt voor de Ondernemingsraadverkiezingen en gebruikt voor de verkiezingen van de Ondernemingsraad in 2008, 2011 en 2014, en alle jaarlijkse USR-verkiezingen. De USR had al eerder de wens om tot een moderner en veiliger systeem te komen en heeft daarover in 2012 al eens serieus gesproken.

Bezuinigingen verhinderden destijds de aanschaf van een nieuw systeem. In 2015 zijn de gesprekken hervat. Inmiddels zijn er weer meer mogelijkheden ontstaan; cloudoplossingen bijvoorbeeld. De secretaris neemt namens de commissie deel aan de gesprekken. De verwachting is dat er in het vroege voorjaar van 2016 een beslissing wordt genomen en dat de OR-verkiezingen van 2017 met het nieuwe systeem kunnen worden gerealiseerd.

VERKIEZINGSCOMMISSIE

v.l.n.r. Aniko Kiss, Laura Henderson, Kitty Jong, Sandra de Maesschalck, Dick de Gilder

COMMISSIE VGWM

v.l.n.r. Willem Reijnders, Rick Vermunt, Peter Stol, Anita Charmant

Commissie Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu Arbeidsomstandigheden zijn een belangrijk aandachtspunt voor de Ondernemingsraad. De commissie VGWM toetst of de organisatie voldoet aan haar verplichtingen en focust zich op knelpunten. In 2015 is de reorganisatie bedrijfsvoering afgerond en probeert de VU haar rust en veiligheid terug te vinden. De VGWM-commissie had als doel om in 2015 Arbo meer onder de aandacht te brengen.

Verzuimbeleid Dit instemmingsdossier is afgerond in Q1, nadat in overleg met HRAM de regeling is uitgebreid.

Introductie nieuwe medewerkers Veilig werken in een vertrouwde omgeving is geen sluitpost, maar maakt deel uit van de dagelijkse werkzaamheden. Nieuwe medewerkers wordt het belang hiervan bij de introductie door het bestuur meegegeven.

Calamiteiten wachten niet tot de VU alles netjes op papier heeft en medewerkers heeft opgeleid.

Regelmatig worden mensen onwel en vinden (kleine) ongelukken plaats. Het afgelopen jaar werd de VU bijvoorbeeld getroffen door een regionale stroomstoring en wateroverlast.

Nieuw bedrijfsnoodplan Het bedrijfsnoodplan is na 10 jaar van een update voorzien. Medewerkers, leidinggevenden en bedrijfshulpverleners vinden hierin naast het beleid en verantwoordelijkheden bij calamiteiten ook taakgerichte actiekaarten. De actiekaarten worden naar aanleiding van oefeningen en calamiteiten bijgewerkt. De Ondernemingsraad vindt communicatie (in het Engels), preventie en het trainen van medewerkers en studenten belangrijk. Het toegezegde communicatieplan is echter nog niet ontvangen.

Werkbelevingsonderzoek Het werkbelevingsonderzoek in 2015 liet helaas geen verbetering zien ten opzichte van 2012. Op een workshop tijdens de strategische conferentie zijn de knelpunten besproken: werkdruk, informatievoorziening, sociale veiligheid, digitalisering werkprocessen, flexibele werkomgeving en het bestuursklimaat.

Dit heeft geleid tot een initiatiefadvies.

Samenwerking commissie P&O Er is een aantal jaar een trend om jaarverslagen van de VU in te korten en samen te voegen. Het samenvoegen van meerdere rapportages in een document kan alleen voldoende rekenschap

afleggen en een integraal beeld geven als de afzonderlijke onderwerpen elk zorgvuldig zijn uitgewerkt. Een gevaar van dit soort integratie is dat formele jaarverslagen minder rijk aan informatie worden. De Ondernemingsraad heeft geadviseerd om over maatschappelijke aspecten, met name de sociale aspecten, te rapporteren in een afzonderlijk sociaal jaarverslag.

Arbodienst Zorgen om arbeidsomstandigheden, certificering en gevolgen van de reorganisatie bij de arbodienst medio zomer hebben geleid tot meerdere brandbrieven. De Ondernemingsraad heeft negatief geadviseerd op de reorganisatie in 2013. Ondanks toezeggingen door het CvB destijds is de arbodienst kwetsbaar als afdeling van HRM. De Ondernemingsraad heeft sterke rechten waar het om keuze van arbodienstverlening gaat. Vooralsnog is er geen gedeelde visie anders dan het instellingsplan. In december is ingestemd met het organisatorisch verplaatsen van de Stralingsbeschermingseenheid (SBE) naar het VUmc, waar de meeste werkzaamheden liggen. De werkzaamheden als interne vergunninghouder binnen de kernenergiewet veranderen hierdoor niet.

Overlast Rook bij de luchtinlaat van het W&N-gebouw door rokers en de hamburgertent hebben in 2015 tot overlast gezorgd. Uitleg en beter toezicht moeten in 2016 leiden tot vermindering van de overlast.

2016 De splitsing met het VUmc, verhuizingen, nieuwe wetgeving en communicatie zorgen voor nieuwe uitdagingen in 2016. De commissie bedankt de leden die in 2015 de commissie hebben moeten verlaten wegens reorganisatie of afronden van hun proefschrift: Janneke Eppinga, Jona Mijalkovic en Lotte Anemaet.

COMMISSIE VEILIGHEID, GEZONDHEID, WELZIJN EN MILIEU | 43

De Ondernemingsraad eist opschorting reorganisatie Arbo & Milieu Eind augustus heeft de Ondernemingsraad het voornemen van het College van Bestuur ontvangen om de Arbo- en Milieudienst (A&M) opnieuw te reorganiseren. De Ondernemingsraad vindt dit voorbarig, aangezien ze nog met het college in gesprek is over de situatie bij de arbodienst en overeenstemmingsrecht heeft op de invoering van een maatwerkregeling als alternatief voor de huidige gecontracteerde arbodienst.

Een stukje voorgeschiedenis

Sinds de reorganisatie van 2013 maakt A&M deel uit van de afdeling Human Resource Management (HRM). De Ondernemingsraad heeft destijds gewaarschuwd dat voor een samenvoeging de kerntaken, doelstellingen en belangen van beide afdelingen te veel van elkaar verschillen. Een negatief advies van de Ondernemingsraad op deze reorganisatie werd door het CvB terzijde geschoven en het CvB bracht de eerste geldstroomformatie terug van 13,5 fte tot 9,4 fte.

Klantverlies

Door het terugbrengen van het aantal fte’s is het voor A&M vrijwel onmogelijk geworden de continuïteit van de dienstverlening te handhaven. ‘Vóór de reorganisatie van 2013 voorspelde adviesbureau Boer & Croon al dat de bezuinigingen bij de VU impact zouden hebben op de dienstverlening aan VUmc,’ herinnert Peter Stol van de Ondernemingsraad en Commissie Veiligheid Gezondheid Welzijn Milieu (VGWM) zich. ‘En inderdaad, het vertrouwen van het VUmc in A&M, diens grootste klant, is afgenomen.’

Het plan van het VUmc om in de toekomst arbodiensten van elders te gaan betrekken is een van de redenen dat het CvB de afdeling opnieuw wil gaan reorganiseren.

Slechte score

De problemen die het VUmc ertoe brengen om de verzuimbegeleiding elders te willen betrekken, beginnen nu ook bij de VU op te treden: gebrek aan zichtbaarheid en gebrekkige aansturing van de bedrijfsartsen door HRM. ‘Het CvB heeft in het reorganisatiebesluit van 2013 de herkenbaarheid van A&M

44 | JAARVERSLAG 2015 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

proberen te waarborgen door A&M een relatief autonomistische positie te geven, maar dit is mislukt. A&M heeft alarmerend slecht gescoord in het medewerkersbelevingsonderzoek. Er is een groot aantal klachten over interne spanningen binnengekomen – anoniem, want men vreest represailles. Er is een interimmanager uit de HRM gelederen aangesteld om de boel op orde te krijgen, maar dit heeft niets opgeleverd. Medewerkers met een lange staat van dienst zijn intussen vertrokken.

Het CvB is door de Ondernemingsraad op de hoogte gesteld van deze alarmerende situatie, maar tot dusver heeft dat weinig resultaat opgeleverd.’

Voorbarig besluit

De Ondernemingsraad acht het reorganisatiebesluit van A&M voorbarig, aangezien de raad nog met het college in gesprek is over de situatie bij de arbodienst.

‘Er is op dit moment nog veel onduidelijk: wat het effect van de splitsing van de stichting VU-VUmc zal zijn, of de certificering van de arbodienst in gevaar is, of er een verdere verdeling van taken zal plaatsvinden en hoe het overleg met de medezeggenschap wordt geborgd. Voor de Ondernemingsraad komen de arbeidsomstandigheden en het welzijn en de vitaliteit van de medewerkers op de eerste plaats.’ Ook heeft de Ondernemingsraad geconstateerd dat de afgesproken evaluatie van de reorganisatie van A&M uit 2013, tegen de afspraak in, eenzijdig is uitgevoerd.

De Onderdeelcommissie is niet in het proces betrokken geweest. ‘Eerst is een gemeenschappelijk gedragen evaluatie nodig voordat er opnieuw gereorganiseerd

‘Hebben we eigenlijk ooit weleens geprobeerd of we die lui van de arbodienst ook gek kunnen maken?’

gaat worden,’ aldus Kees van der Veer, als adviseur verbonden aan de commissie Personeel en Organisatie van de OR.

Overeenstemmingsrecht

De Ondernemingsraad heeft in de overlegvergadering met het college van 16 september aangegeven dat een verder gesprek over bovenstaande punten prioriteit heeft. Daarnaast heeft de Ondernemingsraad overeenstemmingsrecht op de keuze om over te stappen op de zogenaamde maatwerkregeling. ‘De maatwerkregeling houdt in dat er geen contract meer is met een gecertificeerde arbodienst of interne arbodienst, maar dat een organisatie haar eigen vorm van arbodienstverlening inricht.

Zonder overeenstemming – en die is er dus

niet – volgt automatisch de vangnetregeling, waarin een gecertificeerde arbodienst op basis van instemmingsrecht opereert. Pas als het gesprek over de toekomst van de arbodienst naar tevredenheid van beide partijen is gevoerd, kunnen andere stappen – zoals een reorganisatie – plaatshebben.

Verder overleg tussen de raad en het college over de ontstane situatie is noodzakelijk op korte termijn. Een herinrichting van A&M zonder overeenstemming met de ondernemingsraad is ondenkbaar.’ Totdat overeenstemming is bereikt tussen de Ondernemingsraad en het CvB over toekomst van de arbodienstverlening eist de Ondernemingsraad daarom dat de reorganisatie AMD wordt opgeschort.

DE ONDERNEMINGSRAAD EIST OPSCHORTING REORGANISATIE ARBO & MILIEU | 45

DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN OOK VERSLAG ODC Communicatie & Marketing Overzicht onderwerpen ODC C&M: • Convenant ODC – directie C&M, waarin de spelregels voor het overleg zijn vastgelegd.

• Plannen naar aanleiding van de resultaten van het werkbelevingsonderzoek en ODC on tour langs clusters en teams.

• Opleidingsplan C&M 2015 – inbreng via enkele commentaarrondes.

• Enquête van ODC over de Samen Werken-cursus, te verzorgen in 2016 door bureau GITP. • Evaluatie reorganisatie – inbreng in concepten geleverd.

• Jaarplan en begroting 2016 – inbreng in concept jaarplan 2016 geleverd.

• Speerpunten voor 2016 – vastgesteld in strategisch overleg met MT, aanspreekpunten ODC per issue.

ODC Faculteit Aard- en Levenswetenschappen De ODC FALW heeft het afgelopen jaar de volgende adviezen gegeven: • Op voorstel voor de ‘procedure medezeggenschap bij wijzigingen in het onderwijsaanbod Science in Amsterdam’.

• Op voorstel voor beëindiging Master opleiding Biology.

• Inzake voorgesteld besturingsmodel.

• Positioning leerstoelgroep.

• Afwegingskader locatiekeuzes bètaopleidingen VU en UvA. • Voorgenomen inhoudelijke uitgangspunten samenwerking bètafaculteiten VU en FNWI UvA. • Voorgenomen besluit tot voorbereiding van de vorming van drie samenwerkingsinstituten uit afdelingen van FALW, FEW (VU) en instituten van FNWI (UvA).

• Instemming OER-en.

De ODC FALW is gehoord door de commissie die onderzoek deed naar de reorganisatie FALW en is teleurgesteld door de uitkomsten van het rapport. De ODC heeft zich verder bezig gehouden met de financiën en heeft daar tweemaandelijkse gesprekken over. Daarnaast houdt de ODC twee keer per jaar een strategische conferentie waarvoor de voorzitters van ODC en FSR uitgenodigd zijn.

46 | JAARVERSLAG 2015 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

ODC Faculteit der Exacte Wetenschappen De ODC FEW is een klankbord voor het FB en zorgt dat de werkvloer wordt gehoord waardoor zij een afspiegeling is van de faculteit. De ODC FEW vergadercyclus is eens per zes weken. Dan vinden een interne ODC FEW vergadering en een FGOV plaats, sinds dit jaar ook gezamenlijk met onze zusterfaculteit FALW. Deze super-FGOV bestaat uit het FB, de ODC FEW, de ODC FALW, de FSR FEW en de FSR FALW. In de super-FGOV worden bèta-facultaire ontwikkelingen en beleid besproken.

Leden van de ODC FEW hebben deelgenomen aan de medezeggenschapsconferentie van de Ondernemingsraad in het voorjaar van 2015 waar naast competentietraining ook inhoudelijke onderwerpen werden behandeld, zoals ‘Sturen op prestaties’, ‘het Werkbelevingsonderzoek’ en de ‘Instemming op Hoofdlijnen Begroting’.

Punten waarop de ODC FEW in 2015 instemming, advies of steun heeft gegeven zijn • Steun aan het plan SRON. • Instemming met het voorstel om Joint Degrees aan te vragen voor de bachelor Scheikunde en de master Chemistry.

• Akkoord met de uitwerking van de procedure rond de medezeggenschap van de gezamenlijke opleidingen VU/UvA. • De ODC FEW staat positief tegenover de door de decaan opgerichte Klankbordgroep U(H)D/ tenure track. De VU en UvA heb elk afzonderlijk een klankbordgroep.

• Steun aan het conceptadvies van de GV om niet in te stemmen met het voorgestelde Besturingsmodel.

• Instemming met deel A van de OER-en.

• Advies over het nieuwe Promotiereglement.

• Advies over het afwegingskader locatiekeuzes bètaopleidingen VU en UvA. • Hoofdlijnen advies voor bespreking jaarplan met het CvB. Punten waarover de ODC FEW in 2015 heeft gesproken met het FB en haar bezorgdheid heeft getoond • PURE, het nieuwe Research and Information System voor onderzoek, dat in de plaats komt van METIS. • Reorganisatie studentgerichte ondersteuning en het samengaan van de onderwijsbureaus FALW en FEW. • Problemen met de reorganisatie van de VU bedrijfsvoering, met name bij F&A en HRM. De subcommissie Financiën, bestaande uit twee ODC-leden, bespreekt tweemaandelijks de voortgangsrapportages met de bètacontroller, samen met de subcommissies Financiën van de ODC FALW, de FSR-FEW en de FSR-FALW. Dit zijn belangrijke vergaderingen waar de medezeggenschap meer inzicht krijgt en vragen kan stellen. In het moeizame begrotingsproces is de subcommissie Financiën ook verschillende malen op de hoogte gehouden van de voortgang en heeft gediscussieerd over de dilemma’s.

De voorzitter is als toehoorder aanwezig geweest bij de strategische conferenties van de afdelingshoofden, bij een brainstorm over het meerjarenplan van de bètafaculteiten, en bij het finale begrotingsoverleg van de afdelingshoofden met het faculteitsbestuur. Het is een goede ontwikkeling dat de medezeggenschap beter geïnformeerd wordt en meer betrokken wordt bij de meningsvorming en besluitvorming binnen de bètafaculteiten.

Op 11 juni hebben de ODC FEW, ODC FALW, de FSR FEW en de FSR FALW een bètadebat georganiseerd, waarbij een honderdtal aanwezigen discussieerden met het FB over drie actuele thema’s Onderwijs en Onderzoek, Besturing en Samenwerking met de UvA, en Bedrijfsvoering en smart@work. Over dit laatste merkte een deelnemer snedig op: ‘het is beter om het beestje gewoon bij de naam te noemen: cheap@work’.

DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN OOK VERSLAG | 47

ODC Faculteit Gedrags- en Bewegingswetenschappen De ODC FGB is een samenvoeging van de ODC’s van de voormalige FPP en FBW, die op 1 juni 2015 zijn gefuseerd. De ODC FGB komt twee keer per maand bijeen, waarvan een bijeenkomst ter voorbereiding van de GV is. De ODC FGB overlegt ook maandelijks met de FSR. De ODC kent daarnaast een aantal interne commissies die zich met specifieke onderwerpen bezighouden, zoals onderwijs, onderzoek, bedrijfsvoering, personeelszaken, financiën, huisvesting en (interne) communicatie.

Voor de ODC FGB was 2015 een bewogen jaar, niet in het minst omdat – naast de besluitvorming die vooraf ging aan fusie van FPP en FBW – meteen de benoeming van een nieuw bestuur en het nieuwe faculteitsreglement op de agenda stonden. De wittebroodsweken van de nieuwe faculteit duurden maar kort, want de kadernota kondigde – onverwacht – financieel zwaar weer aan met noodzakelijke bezuinigingen van ongeveer 10 procent van de eerste geldstroom. Deze financiële taakstelling heeft eind 2015 geleid tot de aankondiging van een reeks bezuinigingsmaatregelen voor 2016. Die financiële werkelijkheid was meteen al voelbaar binnen de faculteit en zal naar alle waarschijnlijkheid ook het komende jaar en mogelijk de jaren daarna negatieve effecten hebben voor de faculteit. De ODC FGB zal nieuwe voorstellen voor ombuigingen vooral beoordelen op de gevolgen voor werkdruk, onderwijs en onderzoek. De hoge werkdruk is naast interne communicatie en huisvesting in elk geval een belangrijk aandachtspunt.

De ODC FGB en haar voorlopers heeft de Ondernemingsraad geadviseerd over de fusie tussen FPP en FGB (positief), het voorgestelde bestuursreglement (negatief), de overname van CNA door UCGB (positief), en de generieke korting uit de kadernota (negatief). Daarnaast heeft de ODC FGB een aantal reorganisaties geëvalueerd en daar de Ondernemingsraad over ingelicht, waaronder de facultaire secretariaten en Onderzoek en Onderwijs,. Ook de reorganisaties van Communicatie en Marketing, Studentgerichte ondersteuning en Finance & Audit hebben de aandacht van de ODC FGB.

ODC Faculteit Geesteswetenschappen Afgelopen jaar heeft de ODC zich bezig gehouden met de normale gang van zaken, zoals de bespreking van de OER’en en de financiële jaarcyclus. In het kader van dit laatste hebben we, vooruitlopend op het decentraal instemmingsrecht dat dit jaar ingaat, afspraken gemaakt over het afstemmen van de begrotingscyclus met de ODC in de GV. Een aanzet hiertoe was een in maart 2015 door de ODC opgestelde brandbrief aan het FB in het kader van de onrusten op de UvA. Hierin hebben wij onder andere gevraagd om meer transparantie over de gevolgen van VUSAM voor de financiering van FGW en om afspraken te maken over de behandeling van de facultaire begroting in de GV. Helaas is onze nieuwe directeur bedrijfsvoering, waar we dit overleg mee opgestart hadden, na een korte periode gestopt. Hierdoor moesten wij het gesprek opnieuw voeren met een interim directeur. Inmiddels is deze interim, met instemming van de ODC, als vaste directeur aangesteld en kunnen wij de gesprekken over de nieuwe rol en verantwoordelijkheid van de ODC met betrekking tot de begrotingscyclus verder uitwerken en effectueren.

Andere benoemingen waar de ODC ook bij betrokken was, zijn die van de nieuwe portefeuillehouder onderzoek en de herbenoeming van de decaan van Geesteswetenschappen, prof. dr. Michel ter Hark.

Dossiers die de revue passeerden waren huisvesting, de fysieke samenvoeging van Letteren met Wijsbegeerte, het wegvallen van de balie en de grote zorgen die de ODC heeft over de afgenomen

48 | JAARVERSLAG 2015 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

slagkracht van het onderwijsbureau als gevolg van bezuinigen die onze faculteit moet maken. In het kader van de bezuinigen zijn ook zaken over tafel gekomen zoals het instellen van een tenure track in plaats van het aantrekken van hoogleraren bij de noodzakelijke invulling van een leerstoel en het beperken of geheel afschaffen van het trekkingsrecht van onderzoekers.

De financiële situatie van de faculteit is (en blijft nog) een hekel punt. Hierdoor zijn er – en zullen er in de toekomst – maatregelen worden genomen die bij velen in de faculteit pijn (gaan) doen. De ODC ziet het als haar taak om scherp toezicht te houden op deze maatregelen, in de hoop dat de betuigingen geen spiraal naar beneden betekenen. Ook wil de commissie de communicatie over beleid en maatregelen binnen de faculteit zo transparant mogelijk maken en voeren met zoveel mogelijk betrokkenheid, zodat onrust wordt voorkomen.

ODC Faculteit Godgeleerdheid In 2014 drong de ODC er bij het FB op aan dat het OBP mede betrokken zou worden bij de werving van een nieuwe directeur bedrijfsvoering die in maart 2015 zou aantreden. De nieuwe huisvesting bleef ook in 2015 op de agenda van de ODC, waarbij vooral de toegankelijkheid voor mensen met een lichamelijke beperking, de bewegwijzering en de veiligheid de aandacht had.

In 2015 heeft de ODC advies gegeven over een aantal notities. De notitie Connecting religious identities beschreef het onderzoek van de faculteit, alsmede de organisatorische indeling in twee afdelingen. In de notitie Naar een nieuwe interne organisatie werd de organisatorische indeling uitgewerkt in hoofdlijnen van de nieuwe interne organisatiestructuur. De Onderwijsnotitie beschreef de organisatiestructuur die betrekking heeft op het onderwijs. Het advies werd voorbereid door middel van collegiaal overleg waarvoor de medewerkers van de faculteit werden uitgenodigd. De vragen richtten zich met name op de aansluiting bij onze partners uit andere religieuze en levensbeschouwelijke tradities, het stimuleren van ontmoeting en dialoog en het bevorderen van interdisciplinariteit. In haar advies benadrukte de ODC het belang van optimale organisatorische condities om diversiteit te waarderen; wrijvingen en conflicten op een hoger plan te brengen; joint power te ontwikkelen; en het gebruik van macht zoveel mogelijk in te dammen ten gunste van ‘joint power’.

Voorts heeft de ODC advies gegeven over de benoeming van twee afdelingshoofden.

Ten slotte heeft de ODC advies gegeven over de reorganisatie O&O en secretariaten.

ODC Faculteit Rechten De ODC heeft in 2015, zoals voorgaande jaren, gekozen voor een opstelling die zowel kritisch en waakzaam als constructief is. De verstandhouding met het FB was goed in 2015 en de samenwerking met de FSR in de GV is, zoals gebruikelijk, prettig verlopen. De ODC is altijd onverzettelijk geweest wanneer haar medezeggenschapsrechten in het geding waren. Potentiële conflicten zijn tijdig voorkomen. Hieronder volgt een selectie uit de inhoudelijke zaken waarmee de ODC zich het afgelopen jaar heeft bezig gehouden.

• Veel tijd is gemoeid geweest met het Jaarplan 2015 dat de ODC in eerste instantie onvoldragen en te vaag geformuleerd achtte. Bovendien was de ODC ontstemd over het tijdstip waarop het plan aan haar werd voorgelegd. Dit gebeurde immers pas nadat het al door het CvB was goedgekeurd. Uiteindelijk rolde uit dit alles een compromis met het FB. De ODC heeft niet ingestemd met het plan van het FB om de smart phone-vergoeding voor medewerkers van de faculteit af te schaffen. Deze bezuiniging is vervolgens niet doorgegaan.

• Hoewel de ODC zich geheel in de uitkomst kon vinden, heeft zij zich kritisch opgesteld ten aanzien van de procedure inzake de benoeming van de nieuwe decaan van de faculteit. Dat heeft er mede toe bijgedragen dat deze procedure in de toekomst waarschijnlijk universiteit breed transparanter en democratischer zal worden.

• Als altijd hebben wij, samen met de FSR, een belangrijke rol gespeeld bij tal van wijzigingen in de Onderwijs- en Examenregelingen.

DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN OOK VERSLAG | 49

ODC UB VU De implementatie van de reorganisatie van de UB is zonder noemenswaardige hindernissen voltooid, alleen de invulling van enkele vacatures duurde langer dan verwacht. De ODC onderschrijft de inhoud van het rapport: Evaluatie reorganisatie Universiteitsbibliotheek 1 jaar na 1 oktober 2014 . De geuite zorgen worden benoemd, evenals de gekozen oplossingen voor de gesignaleerde problemen. De ODC heeft na de implementatie meer tijd kunnen steken in de behandeling van reguliere onderwerpen.

De Richtlijn Gratificaties Universiteitsbibliotheek is op ODC-initiatief uitgebreid door naast direct leidinggevenden ook projectleiders de mogelijkheid te geven medewerkers voor te dragen. Omdat er vaker in projectvorm gewerkt wordt doet deze toevoeging meer recht aan de positie van de medewerkers.

In de nota Communicatiebeleid Universiteitsbibliotheek, Leidraad voor communicatie 20152020, is eveneens op ODC-initiatief de werking van het begrip aansprakelijkheid verduidelijkt in relatie tot uitingen op social media. Medewerkers worden hierdoor zich meer bewust dat anderen, waaronder leidinggevenden, hen kunnen aanspreken op de inhoud van hun uiting.

De zorgen om de fysieke werkbelasting van de medewerkers logistiek worden mede op aandrang van de ODC onderzocht door de AMD. In 2016 wordt het advies verwacht, dat vervolgens besproken gaat worden met de ODC. Het Meerjarenperspectief 2020 en het Jaarplan 2016 Universiteitsbibliotheek houden de gemoederen flink bezig. De medewerkers herkennen zich allerminst in de sterkte- en zwakteanalyse van het personeel. Men vindt de toon bij het jaarplan 2016 eenzijdig negatief.

Aan deze onbalans wordt tegemoetgekomen in een goed overleg met de directeur, waarbij ODC-voorstellen worden overgenomen.

De ODC heeft zijn zorgen geuit bij het geven van cijfers bij de jaarlijkse beoordeling.

Er is afgesproken dat waar bij de jaargesprekken in de beoordeling cijfers zijn gebruikt, deze zullen worden vervangen door woorden.

De ODC is positief over het voornemen substantieel te investeren in de opleiding van de medewerkers. Ook is de ODC zeer verheugd dat de UB op strategisch niveau vertegenwoordigd is in verschillende governance-gremia, zowel op het gebied van onderwijs als op dat van onderzoek.

50 | JAARVERSLAG 2015 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

AMBTELIJK SECRETARISSEN EN ADVISEURS Ambtelijk secretarissen

De secretarissen, Annemarie Bibo en Kitty Jong begeleiden, adviseren en staan de universitaire medezeggenschap bij in de breedste zin van het woord. Zij treden ook op als secretaris van de overlegvergaderingen met het college. Verder maken zij deel uit van de Verkiezingscommissie, de commissie Communicatie, de commissies TOP en O&O, en het overleg van het dagelijks bestuur.

In 2015 is het secretariaat een deel van het jaar ondersteund door Mirjam Kool en Peter Clark van Flex-AS, een klein bureau gespecialiseerd in interim ambtelijke ondersteuning voor medezeggenschap. Het ambtelijk secretariaat bevindt zich in het hoofdgebouw, kamer 15A-88 en is te bereiken via de telefoonnummers (020) 598 5312 en (020) 598 5340. Het e-mailadres is or@vu.nl.

Het secretariaat is dagelijks geopend van 08.00 tot 12.00 uur en van 13.00 tot 16.00 uur.

De vergaderingen van de Ondernemingsraad en GV zijn openbaar, evenals de agenda, het verslag en de stukken. Agenda, vastgestelde verslagen en uitgebrachte adviezen staan op VUnet en op de website van de OR: www. ondernemingsraadvu.nl.

Adviseurs

ANNEMARIE BIBO

KITTY JONG

De Ondernemingsraad heeft ook in 2015 ruimschoots gebruik gemaakt van de deskundigheid van zijn vaste adviseurs.

Jacques Spaapen, oud-medewerker van de UB VU en voormalig OR-lid, adviseerde de verkiezingscommissie en de commissie JZ. De commissie JZ kon ook een beroep doen op mr. Helen Overes, universitaire hoofddocent Privaatrecht. In 2015 is ook mr. dr. Vivian Bij de Vaate toegetreden als adviseur.

De commissie P&O werd in 2015 geadviseerd door de oud OR-leden Joke Slingerland en dr. Kees van der Veer, met name waar het de reorganisaties bedrijfsvoering betrof.

Bij de commissie VGWM is Willem Reijnders als adviseur toegetreden.

MIRJAM KOOL

BIJLAGEN

Adviezen OR Onderwerp

Zondagsopenstelling

Referentienummer ORVU-2015/042 v

De Ondernemingsraad stemt in met de zondagsopenstelling, echter onder een aantal voorwaarden, zoals het in stand blijven van de overwerkvergoeding en dat medewerkers alleen op vrijwillige basis op zondag hoeven te werken.

Eigenregiemodel ziekteverzuim

ORVU-2015/043 v

De raad stemt in met het voorstel op voorwaarde dat er ook gekozen mag worden voor een onafhankelijk casemanager (in plaats van de voorgestelde leidinggevende) en een beroep op de bedrijfsarts mogelijk blijft. Een evaluatie in 2016 volgt.

Fusie FPP en FSW

ORVU-2015/051 v

De raad adviseert positief over de fusie, maar heeft een groot aantal adviezen die kunnen helpen de fusie tot een succes te maken, waaronder: vorm een brede commissie om tot een breed gedragen profiel voor de nieuwe faculteit te komen en zorg voor een goede regisseur die de ontwikkeling en implementatie van een communicatieplan tot prioriteit maakt.

Sociaal Jaarverslag

ORVU-2015/095 v

De raad liet weten geen advies te kunnen uitbrengen, omdat de informatievoorziening enerzijds te globaal en anderzijds te summier was.

Dit ondanks dat de Ondernemingsraad toch al jaren aandringt op een fatsoenlijke verslaglegging.

Reorganisatie van de Auditdienst

ORVU-2015/114 v

De Ondernemingsraad adviseert om niet tot uitvoering van dit reorganisatieplan over te gaan en bestempelt het als inhoudelijk onverstandig en financieel onnodig.

Werkbelevingsonderzoek VU 2015

ORVU-2015/127 v

De raad reageert op de uitkomsten als volgt: de raad ervaart een déjà VU bij het lezen van de uitkomsten ten opzichte van die van 2012. Er lijkt weinig met die uitkomsten te zijn gedaan. De raad wil herhaling daarvan voorkomen en heeft een groot aantal aanvullende vragen en opmerkingen.

Reorganisatie Stralingsbeschermingseenheid

ORVU-2015/196 v

De Ondernemingsraad steunt het voornemen uit het plan om de SBE te plaatsen in de instelling waar de meeste toepassingen plaatsvinden en dat is het VUmc.

Coördinatie Centrum Energie (CCE) b.v.

ORVU-2015/197 v

De raad adviseert positief op dit uitwerkingsplan, mits aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Daaronder: dat toekomstige strategische beslissingen rond aandeelhouders en inbreng van derden ter advies worden voorgelegd.

Wijzigingen in reorganisatie Studentgerichte ondersteuning

ORVU-2015/215 v

De raad adviseert positief over de voorgenomen meest recente aanpassing van het reorganisatieplan, maar is erg ongelukkig met de daaraan voorafgaande gang van zaken. Hij dringt aan op grotere zorgvuldigheid.

Overname Centrum voor nascholing hoger onderwijs

ORVU-2015/216 v

De raad verzet zich niet tegen de overname, maar heeft een groot aantal bedenkingen. De raad verwacht na een jaar een evaluatie om te zien hoe de overname heeft uitgepakt en of de meerwaarde voor de VU daadwerkelijk is gerealiseerd.

BIJLAGEN | 53

Instemming OR Onderwerp

Promotiereglement (artikel 15)

Referentienummer ORVU-2015/017 v

Nadat het college een aantal toezeggingen had gedaan omtrent de invulling ervan, stemde de raad in met de toevoeging van artikel 15 aan het promotiereglement. Daarin wordt vastgelegd dat promovendi 30 EC moeten besteden aan volgen van onderwijs.

Bedrijfsnoodplan en –organisatie

ORVU-2015/067 v

In de overlegvergadering zijn een aantal toezeggingen gedaan rond onder meer zorgplicht voor kwetsbare groepen en bewustwording rond veiligheid.

Met inachtneming van die toezeggingen stemde de Ondernemingsraad in met het BNO-beleid en de gewijzigde opzet van de BNP.

Raamwerk onderwijsprestaties

ORVU-2015/084 v

De raad stemde onder een aantal voorwaarden in met het raamwerk.

Speciale aandacht had de raad voor de SKO. Hij hoopt dat de instemmingsvraag daaromtrent niet op de lange baan wordt geschoven.

Wijziging beoordelingscriteria Jaargesprekken

ORVU-2015/147 v

De raad stemt in met de gewijzigde beoordelingscategorieĂŤn.

Wijzigingen in regeling Wetenschappelijke Integriteit

Nadat de raad in een voorstadium uitgebreid gelegenheid heeft gehad om de wijzigingen door te spreken, stemt de raad in met de gewijzigde regeling.

54 | JAARVERSLAG 2015 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

ORVU-2015/220 v

Initiatieven OR Onderwerp

Verklaring omtrent gedrag

Referentienummer ORVU-2015/015 v

De raad maakt het college erop attent dat er organisatieonderdelen zijn die een VOG van medewerkers vraagt, zonder dat de medezeggenschap betrokken is bij de invoering daarvan.

Principe-uitspraak tegen experiment met promotieonderwijs

ORVU-2015/054 v

In een brief aan het college benadrukt de Ondernemingsraad dat hij principieel tegen een experiment met beurspromovendi aan de VU is.

Promovendi zijn medewerkers die een waardevolle bijdrage leveren aan het primaire proces. Zij zijn geen studenten.

Brandbrief over reorganisatie Studentgerichte ondersteuning

ORVU-2015/055 v

De raad spreekt na het definitieve besluit over de reorganisatie SO nogmaals zijn zorgen uit en benadrukt dat het besluit om niet naar de OK te gaan na het terzijde leggen van het negatieve advies door het college, niet betekent dat er vanuit de Ondernemingsraad nu een zegen rust op de reorganisatie.

VUzon

ORVU-2015/058 v

Dit initiatief heeft als doel om het vanuit de VU mogelijk te maken om de aanschaf van zonnepanelen (deels) te bekostigen via het Keuzemodel.

Brandbrief over Arbo en Milieu

ORVU-2015/113 v

Promovendi in de wereld

ORVU-2015/162 v

In de zomer stuurde de Ondernemingsraad een brandbrief over de AMD naar het college naar aanleiding van de zorgelijke scores die bij het werkbelevingsonderzoek van de dienst naar boven kwamen. Er was onder meer grote zorg over het werkklimaat.

Met dit initiatiefvoorstel wilde de Ondernemingsraad bewerkstelligen dat promovendi de kans geboden krijgen om zich niet alleen te oriĂŤnteren op een baan buiten de academie, maar ook om zich daar actief te profileren.

Die mogelijkheid zou geboden moeten worden binnen het aanbod van de 30 EC aan scholing, uit artikel 15 van het promotiereglement.

Promotievergoeding

ORVU-2015/170 v

De Ondernemingsraad verzet zich met kracht tegen de eenzijdige opheffing van de dissertatievergoeding, die ooit is ontstaan om onder meer de verplichte drukkosten van het proefschrift te dekken.

Post doc appreciation day

ORVU-2015/187 v

Het voorstel was om op de VU een postdoc appreciation day in het leven te roepen, met als doel om meer zichtbaarheid te creĂŤren voor postdocs binnen de universitaire gemeenschap, de mogelijkheid te geven aan postdocs om zichzelf te profileren en een stem te krijgen binnen de universitaire gemeenschap, om zo aan te geven waar zij behoefte aan hebben om hun werk optimaal te kunnen uitvoeren en voor de VU om te laten zien dat zij post docs en hun werk erkent en waardeert. De invulling van de dag zou kunnen bestaan uit een activiteit of een lunch voor post docs of een discussiemiddag over de toekomstmogelijkheden voor post docs.

BIJLAGEN| 55

Adviezen GV Onderwerp

Profiel rector magnificus

Referentienummer GV-2015/032 v

De GV bevestigt dat haar input op het profiel voor een nieuwe rector is verwerkt: enthousiasme, integriteit, vermogen tot verbinden, daadkracht, communicatie, innoverend en inspirerend. Daarnaast benadrukt zij dat de rector nadrukkelijk dient te monitoren hoe de faculteiten invulling geven aan het Instellingsplan.

Profiel en procedure lid CvB

GV-2015/083 v

De GV geeft aan nauwer betrokken te willen worden bij de procedure rond de benoeming van collegeleden en dringt aan op een gesprek over een wenselijk model daarvoor. Voor deze procedure geeft de GV aan betrokken te willen zijn bij de totstandkoming van de longlist naar de shortlist en wil bovendien met de GV in haar geheel een gesprek met de laatst overgebleven kandidaten. Als aanvulling op de profielschets stelt de GV nog een aantal toevoegingen voor: in staat om draagvlak te verwerven en om een koers bij te stellen als organisatie daarom vraagt, contact maken met werknemers lager in de organisatie, economisch inzicht en aantoonbaar ervaring met medezeggenschap.

Jaarstukken 2014

GV-2015/105 v

De GV laat zich positief uit over de jaarrekening en het jaarverslag, maar heeft wel een aantal dringende adviezen. Daaronder: breng de externe inhuur terug tot maximaal 10%, geef medewerkers een vast contract als dat van toepassing is en zorg dat de bezoldiging van nieuwe bestuurders binnen de normen van de WNT blijven.

Splitsing VU-VUmc

GV-2015/106 v

De GV begrijpt de noodzaak van de splitsing, maar heeft zorgen over de financiĂŤle situatie van de VU, onderwijs en onderzoek aan VUmc, dreigende reorganisaties als gevolg van de splitsing zoals bij de AMD en over de rol van de universitaire medezeggenschap. De GV stelt daarom een aantal wijzigingen in de GR voor.

Instemming GV Onderwerp

Fusie FPP en FBW

Referentienummer GV-2015/031 v

De GV stemt in met de voorgenomen fusie. De organisatorische gevolgen zijn voor advies aan de Ondernemingsraad voorgelegd.

Besturingsmodel

GV-2015/036 v

In maart 2015 geeft de GV na rijp beraad aan niet in te kunnen stemmen met het nieuwe besturingsmodel dat door het college is voorgelegd. Breekpunt is de afschaffing van het faculteitsbestuur ten gunste van de eenhoofdige leiding van een faculteit door de decaan.

Model OER 2015-2016

De GV stemt in met de MOER 15-16 onder de voorwaarden dat een aantal punten die de GV aandraagt worden verwerkt, dat over de herkansing opnieuw wordt gediscussieerd in de MOER 16-17 en dat de MOER in het vervolg altijd ter instemming wordt voorgelegd aan de GV.

56 | JAARVERSLAG 2015 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

GV-2015/038 v

Onderwerp

Besturingsmodel (vervolg)

Referentienummer GV-2015/082 v

De GV verleent voorwaardelijke instemming op de nieuwe versie van het besturingsmodel, waarin de eenhoofdige leiding van de faculteit, dat in het eerder concept werd voorgesteld, niet meer voorkomt. Het model is nog niet naar de zin van de GV, maar onder druk van de aankomende instellingsaccreditatie vindt de GV het onverantwoord haar instemming te onthouden. De GV wil echter wel dat het CvB zich committeert aan een onderzoek op welke wijze democratisering en decentralisatie vertaald moeten worden in een besturingsmodel en andere regelingen van de VU. Ook zal eind 2016 een evaluatie moeten plaatsvinden.

2

Invulling instemming op hoofdlijnen van de begroting

GV-2015/084 v

Onderdeel van de invoering van het sociale leenstelsel was de instelling van het instemmingsrecht van de medezeggenschap op de hoofdlijnen van de begroting van een universiteit. In deze notitie doet de GV voorstellen voor de invulling daarvan bij de VU. Wat de GV betreft strekt het instemmingsrecht zich uit tot de kadernota, de middelen voor onderwijs, het kostendoorbelastingsmodel en claimt ook het instemmingsrecht namens de decentrale medezeggenschap op de begrotingshoofdlijnen van de faculteiten en diensten.

Kadernota 2016

GV-2015/138 v

De GV stemt niet in met één van de hoofdlijnen van de begroting: de voorgestelde zogenoemde generieke korting op de faculteiten. Als gevolg van deze korting krijgen de faculteiten – naast de korting via VUSAM – met een extra bezuiniging te kampen krijgen van 6 miljoen euro. De GV vindt dit onverantwoord.

Model OER 2016-2017

GV-2015/141 v

De GV stemt in met de MOER 16-17 onder twee voorwaarden: dat er in de MOER een expliciete verwijzing komt naar de mogelijkheid tot het aanvragen van een derde tentamenmogelijkheid als de student nog maar één vak heeft openstaan aan het einde van zijn studie, en dat er in een vroegtijdig stadium een open dialoog wordt aangegaan over de mate waarin de MOER in het vervolg bindend en uniform moet worden vastgesteld.

Jaarplan 2016

GV-2015/162 v

De GV stemt voorwaardelijk in met de begroting 2016. De generieke korting uit de kadernota is aanzienlijk teruggebracht, de GV krijgt instemmingsrecht op de voorinvesteringen op het onderwijs, en op de onderwijsagenda en de decentrale medezeggenschap krijgt instemmingsrecht op de decentrale begrotingen (hoofdlijnen). Als deze toezeggingen gestand worden gedaan, heeft de begroting de goedkeuring van de medezeggenschap.

Datamanagementbeleid

GV-2015/163 v

Nadat het college tegemoet aan een aantal bezwaren van de GV waarna de GV instemt met de notitie en het bijbehorende implementatieplan.

Gemeenschappelijke Regeling AUC

GV-2015/165 v

Ondanks afspraken die daarover werden gemaakt in de laatste overlegvergadering van 2015, heeft het college de bezwaren van de GV jegens de gewijzigde regeling niet overgenomen. De GV stemde daarop niet in met de nieuwe GR van het AUC. Begin 2016 worden de overleggen met alle betrokken colleges en medezeggenschapsraden hervat.

2 In de overlegvergadering die volgde nadat het CvB deze brief ontving, heeft het CvB laten weten niet akkoord te kunnen gaan met deze formulering. ‘Voorwaardelijke instemming’ is daarom gewijzigd in ‘instemming’, maar de voorwaarden op zich zijn gehandhaafd.

BIJLAGEN | 57

DAGELIJKS BESTUUR

NIEUW TOEGETREDEN LEDEN

v.l.n.r. Boris Slijper, Laura Henderson, Henk Olijhoek

Seline van Andel

Esther Plomp

Hans van Eyghen

Jeroen Rodenberg

Peter Roelofsma

Kees van der Kooi

Boris Slijper

SAMENSTELLING ONDERNEMINGSRAAD S.W. (Seline) van Andel

ProVU

vanaf 1 november 2015

L. (Lotte) Anemaet

ProVU

tot 1 september 2015

H. (Henk) Boswijk

CNV Connectief

T.E. (Tamara) Bouwman

ProVU

S.F. (StĂŠphanie) ter Brake

ProVU

tot 1 april 2015

S. (Serge) ter Braake

ProVU

tot 1 september 2015

A. (Anita) Charmant

FNV Overheid

H.M.R.A. (Hans) van Eyghen

ProVU

T.C. (Dick) de Gilder

CNV Connectief

L.M. (Laura) Henderson

ProVU

G.M.J. (Trudie) van Kampen

CNV Connectief

A. (Aniko) Kiss

FNV Overheid

C. (Kees) van der Kooi

CNV Connectief

K. (Karin) Lurvink

ProVU

A.A. (Sandra) de Maesschalck

FNV Overheid

S. (Sanassin) Maftouhi

FNV Overheid

J. (Jona) Mijalkovic

ProVU

H.J.M. (Henk) Olijhoek

FNV Overheid

D. (Dimitris) Pavlopoulos

FNV Overheid

E. (Esther) Plomp

ProVU

J. W. (Johan) Rebel

FNV Overheid

P.J. (Jelly) Reinders

CNV Connectief

J. (Jeroen) Rodenberg

FNV Overheid

vanaf 1 november 2015

P.H.M.P. (Peter) Roelofsma

CNV Connectief

vanaf 1 januari 2016

B. (Boris) Slijper

ProVU

vanaf 1 april 2015

P. (Peter) Stol

FNV Overheid

L.L.J. (Lambert) Truijens

FNV Overheid

R.E. (Rick) Vermunt

FNV Overheid

H.S. (Rieky) van Walraven

FNV Overheid

K.F. (Frans) van der Woerd

CNV Connectief

vanaf 1 november 2015

vanaf 1 februari 2016

tot 1 oktober 2015

vanaf 1 januari 2016

BIJLAGEN | 59

ONDERNEMINGSRAAD 2016

niet op de foto: Annemarie Bibo, Hans van Eyghen en Dimitris Pavlopoulos

60 | JAARVERSLAG 2015 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

1. A.A. (Sandra) de Maesschalck FNV Overheid

7. H.J.M. (Henk) Olijhoek Abvakabo FNV

2. L.M. (Laura) Henderson ProVU

8. G.M.J. (Trudie) van Kampen CNV Publieke Zaak

3. K. (Karin) Lurvink ProVU

9. K.F. (Frans) van der Woerd CNV Publieke Zaak

4. H.S. (Rieky) van Walraven FVN Overheid

10. T.E. (Tamara) Bouwman ProVU

5. A. (Anita) Charmant Abvakabo FNV

11. P. (Peter) Stol Abvakabo FNV

6. B. (Boris) Slijper ProVU

12. C.G. (Kitty) Jong Secretaris

19

18 6

15

14

13 7 1

2

8

20 9 3

16

21

10

22 17

11 4

13. J. (Jeroen) Rodenburg FNV Overheid

18. S.W. (Seline) van Andel ProVU

14. E. (Esther) Plomp ProVU

19. T.C. (Dick) de Gilder CNV Publieke Zaak

15. A. (Aniko) Kiss FNV Overheid

20. C. (Kees) van der Kooi CNV Publieke Zaak

16. L.L.J. (Lambert) Truijens FNV Overheid

21. J.W. (Johan) Rebel FNV Overheid

17. P.H.M.P (Peter) Roelofsma CNV Publieke Zaak

22. R.E. (Rick) Vermunt FNV Overheid

5

12

BIJLAGEN | 61

Samenstelling commissies De Ondernemingsraad kent een groot aantal commissies. De Wet op de Ondernemingsraden onderscheidt drie soorten commissies: de onderdeelcommissies, de voorbereidingscommissies en de vaste commissies. Commissies worden formeel ingesteld overeenkomstig artikel van 15 van de Wet op de ondernemingsraden door middel van de instellingsbesluit dat ook aan het bestuur dient te worden voorgelegd. Hieronder een opsomming van de vaste commissies en de voorbereidingscommissies (zogeheten expertcommissies). De GV telt een drietal commissies: O&O, JZ en FEZ. Dit zijn de gelijknamige OR-commissies aangevuld met leden van de USR. USR-leden maken ook deel uit van de expertcommissies.

Commissie Communicatie (COM) Karin Lurvink (voorzitter) Henk Olijhoek Sandra de Maesschalck Boris Slijper Jeroen Rodenberg

Commissie FinanciĂŤle en Economische Zaken (FEZ) Lambert Truijens (voorzitter) Karin Lurvink Laura Henderson Trudie van Kampen Dimitris Pavlopoulos Henk Boswijk Hans van Eyghen Hajar Marcouch (USR) Dimitri Lindijer (USR) Deniz Celik (USR)

Commissie Huisvesting (HV) Frans van der Woerd (voorzitter) Anita Charmant Henk Olijhoek Lambert Truijens Juliette Ronteltap (USR) Laura van der Harst (USR)

Commissie IT

Rick Vermunt (voorzitter) Tamara Bouwman Peter Stol

62 | JAARVERSLAG 2015 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

Commissie Juridische Zaken (JZ) Laura Henderson (voorzitter) Seline van Andel Hajar Marcouch Laura van der Harst Dimitri Lindijer Deniz Celik Vivian Bij de Vaate, adviseur Jacques Spaapen, adviseur Helen Overès, adviseur

Commissie Onderwijs en Onderzoek (O&O) Jona Mijalkovic (voorzitter) Boris Slijper Tamara Bouwman Frans van der Woerd Dimitris Pavlopoulos Aniko Kiss Hans van Eyghen Desiree Baaleman (USR) Ibtissam Benmoussa (USR) Juliette Ronteltap (USR)

Commissie Personeel en Organisatie (P&O) Trudie van Kampen (voorzitter) Sandra de Maesschalck Dick de Gilder Henk Boswijk Johan Rebel Rieky van Walraven Seline van Andel Jeroen Rodenberg Kees van der Veer, adviseur Joke Slingerland, adviseur

Expertcommissies Commissie Training, Ontwikkeling en Professionalisering (TOP) Peter Stol Frans van der Woerd Rick Vermunt Kitty Jong, secretaris

Verkiezingscommissie (VC) Dick de Gilder (voorzitter) Laura Henderson Sandra de Maesschalck Aniko Kiss Jacques Spaapen, adviseur Kitty Jong, secretaris

Commissie VGWM

Peter Stol (voorzitter) Jona Mijalkovic Anita Charmant Rick Vermunt Willem Reijnders, adviseur

Expertcommissie Besturingsmodel Laura Henderson Jelly Reinders Trudie van Kampen Stephanie ter Brake Sietske Beemster (USR) Valentine Vetter (USR)

Expertcommissie Splitsing VUVUmc Laura Henderson Tamara Bouwman Dick de Gilder Stéphanie ter Brake Henk Olijhoek Jelly Reinders Lambert Truijens Ilyes Machkor (USR) Renske van den Hurk (USR) Valentine Vetter (USR)

Fusie FBW – FPP

Renske van den Hurk (USR) Mohsin Kadim (USR) Tamara Bouwman (OR) Lambert Truijens (OR) Leden van ODC’s en FSR’en FBW en FPP

BIJLAGEN | 63

LIJST MET AFKORTINGEN A&M

Arbo & Milieu

AMD

Arbo- en Milieudienst

AUC

Amsterdam University College

BPR

Bureau Project Registratie

C&M

Communicatie & Marketing

CCE

Coördinatie Centrum Energie

CNA-HO

Centrum voor Nascholing Hoger Onderwijs

ComCom

Commissie Communicatie

CRIS

Current Research Information System

CvB

College van Bestuur

DB Dagelijks Bestuur DNU

De Nieuwe Universiteit

EC European Credit(system) F&A

Finance & Audit

FALW

Faculteit der Aard- en Levenswetenschappen

FB Faculteitsbestuur FBW

Faculteit der Bewegingswetenschappen

FCO Facilitaire Campusorganisatie FEW

Faculteit der Exacte Wetenschappen

FEZ

Financiële en Economische Zaken

FGB

Faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen

FGOV

Facultaire Gezamenlijke Overlegvergadering

FGW

faculteit der Geesteswetenschappen

FPP

Faculteit der Psychologie & Pedagogiek

FSW

Faculteit der Sociale Wetenschappen

FSR Facultaire Studentenraad GR Gemeenschappelijk Reglement GV Gezamenlijke Vergadering H2LS

Human Health and Life Sciences

HRM

Human Resource Management

64 | JAARVERSLAG 2015 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

ICT

Informatie- en communicatietechnologie

IT Informatietechnologie JZ Juridische Zaken KPI Kritische Prestatieindicator LOVUM

Landelijk Overleg Voorzitters Universitaire Medezeggenschap

Ma Master MOER

Model Onderwijs- en Examenregeling

O&O

Onderwijs en Onderzoek

OBP

Ondersteunend en beheerspersoneel

ODC Onderdeelcommissie OER

Onderwijs- en Examenregeling

OK Ondernemingskamer OR Ondernemingsraad P&O

Personeel & Organisatie

ProVU

Promovendioverleg Vrije Universiteit

Q1 Eerste kwartaal SBE Stralingsbeschermingseenheid SO Studentgerichte ondersteuning SOZ

Student en Onderwijszaken

SWT Schoolwerktuinen TOP

Training, Ontwikkeling en Professionalisering

UB(VU) Universiteitsbibliotheek (VU) UCGB

Universitair Centrum voor Gedrag en Bewegen

USR Universitaire Studentenraad UvA

Universiteit van Amsterdam

VGWM

Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu

VU Vrije Universiteit VUmc

VU medisch centrum

VUSAM

Vrije Universiteit Sturings- en Allocatiemodel

WP Wetenschappelijk personeel

BIJLAGEN | 65

COLOFON Uitgave

Ondernemingsraad Vrije Universiteit De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam

Tekst

Laura Henderson Kitty Jong Trudie van Kampen Karin Lurvink Jona Mijalkovic Jelly Reinders Boris Slijper Peter Stol Lambert Truijens Rick Vermunt Frans van der Woerd De artikelen op pagina 9, 11-12, 16-17, 20-21, 32-33, 36-39 en 44-55 zijn geschreven door Karin Lurvink, Sandra de Maesschalck, Jelly Reinders, Boris Slijper en Henk Olijhoek en in de loop van 2015 gepubliceerd in Ad Valvas.

Het gedicht is van de hand van campusdichter Tijdelijke Toon. De bijdragen van de onderdeelcommissies zijn geschreven door de ODC’s zelf.

(Eind)redactie

Kitty Jong Karin Lurvink Sandra de Maesschalck Esther Plomp

Grafisch ontwerp

vanhulzen•gummo•kicks, Voorschoten

Fotografie

Peter Gerritsen Charley Ranzijn Marieke Wijntjes

Cartoons

Merlijn Draisma

Druk

ReproVU

Ondernemingsraad Vrije Universiteit Amsterdam De Boelelaan 1105, kamer 15A-38 1081 HV Amsterdam T 020 598 5312 en 598 5340 E or@vu.nl I www.ondernemingsraadvu.nl www.facebook.com/Ondernemingsraad.vu @OR_VU

Ondernemingsraad