Excel 高级使用技巧 1.编辑技巧 2.单元格内容的合并 3.条件显示 4.自定义格式 5.绘制函数图象 6.自定义函数 7.矩阵计算 8.自动切换输入法 9.批量删除空行 10.如何避免错误信息 11.宏的使用 12.图标的应用技巧
1、编辑技巧 1 编辑技巧 （1） 分数的输入 如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1 月 5 日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格， 再输入分数“1/5”。 （2） 序列“001”的输入 如果直接输入“001”，系统会自动判断 001 为数据 1，解决办法是：首先输入“'”（西文单引 号），然后输入“001”。 （3） 日期的输入 如果要输入“4 月 5 日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下 “Ctrl+；”键。
（4） 填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填 入“*”或“~”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格 式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平 对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮（如图 1）。 图１ （5） 多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住 Ctrl 键，再单击 窗口左下角的 Sheet1、Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中 的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表 之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的 Ctrl 键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作 表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作 表内。 （6） 不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格，按住 Ctrl 键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在 编辑区中输入数据，然后按住 Ctrl 键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了 这一数据。 （7） 在单元格中显示公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便 编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话 框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮（如 图 2）。这时每个单元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，就再设 置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。 图２ （8） 利用 Ctrl＋*选取文本 如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下 Ctrl＋* 键可选定整个表格。Ctrl＋*选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据 单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方 法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。 （9） 快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格， 然后按 Delete 键的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法：选定想要清除的单元格或单 元格范围；单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。
2、单元格内容的合并 根据需要，有时想把 B 列与 C 列的内容进 行合并，如果行数 较少，可以直接用 “剪切”和“粘贴”来完 成操作，但如果有 几万行，就不能这样 办了。 解决办法是：在 C 行后插入一个空列 （如果 D 列没有内 容，就直接在 D 列 操作），在Ｄ 1 中输 入“=B1&C1”，D1 列 的内容就是 B、C 两 列的和了。选中 D1 单元格，用鼠标指 向单元格右下角的 小方块“■”，当光标变成"＋"后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了 B 列和 C 列的合并。这时先不要忙着把 B 列和 C 列删除，先要把 D 列的结果复制一下，再 用“选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。这时再删掉 B、C、D 列的数据。 下面是一个“&”实际应用的例子。用 AutoCAD 绘图时，有人喜欢在 EXCEL 中存储坐标点， 在绘制曲线时调用这些参数。存放数据格式为“x，y”的形式，首先在 Excel 中输入坐标值， 将 x 坐标值放入 A 列，y 坐标值放入到 B 列，然后利用“&”将 A 列和 B 列合并成 C 列，在 C1 中输入：=A1&"，"&B1，此时 C1 中的数据形式就符合要求了，再用鼠标向下拖动 C1 单元格，完成对 A 列和 B 列的所有内容的合并（如图 3-4）。 合并不同单元格的内容，还有一种方法是利用 CONCATENATE 函数，此函数的作用是将 若干文字串合并到一个字串中，具体操作为“=CONCATENATE（B1,C1）”。比如，假设在 某一河流生态调查工作表中，B2 包含“物种”、B3 包含“河鳟鱼”，B7 包含总数 45，那么： 输入“=CONCATENATE（"本次河流生态调查结果："，B2，""，B3，"为"，B7，"条/公 里。"）” 计算结果为：本次河流生态调查结果：河鳟鱼物种为 45 条/公里。 图３ 图４
3、条件显示 我们知道，利用 If 函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子，就是教师在统计学生 成绩时，希望输入 60 以下的分数时，能显示为“不及格”；输入 60 以上的分数时，显示为 “及格"。这样的效果，利用 IF 函数可以很方便地实现。假设成绩在 A2 单元格中，判断结果 在 A3 单元格中。那么在 A3 单元格中输入公式： =if（A2<60，“不及格”，“及格”） 同时， 在 IF 函数中还可以嵌套 IF 函数或其它函数。 例如，如果输入： =if（A2<60，“不及格”，if（A2<=90，“及格”，“优秀"）） 就把成绩分 成了三个等级。 如果输入 =if（A2<60，“差"，if（A2<=70，“中”，if（A2<90，“良”，“优”））） 就把成 绩分为了四个等级。 再比如，公式： =if（SUM（A1：A5>0，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函数，
意思是，当 A1 至 A5 的和大于 0 时，返回这个值，如果小于 0，那么就返回 0。还有一点要 提醒你注意：以上的符号均为半角，而且 IF 与括号之间也不能有空格。
4、自定义格 式 Excel 中预设了很多有用的数据格式，基本能够满足使用的要求，但对一些特殊的要求，如 强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等，就要使用自定义格式功能来完成。 Excel 的自定义格式使用下面的通用模型：正数格式，负数格式，零格式，文本格式，在这个通 用模型中，包含三个数字段和一个文本段：大于零的数据使用正数格式；小于零的数据使 用负数格式；等于零的数据使用零格式；输入单元格的正文使用文本格式。 我们还可以通 过使用条件测试，添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。 （1）使用颜色 要在自定义格式的某个段中设置颜色，只需在该段中增加用方括号括住 的颜色名或颜色编号。Excel 识别的颜色名为：[黑色]、[红色]、[白色]、[蓝色]、[绿色]、[青色]和 [洋红]。Excel 也识别按[颜色 X]指定的颜色，其中 X 是 1 至 56 之间的数字，代表 56 种颜色 (如图 5）。 图５ （2）添加描述文本 要在输入数字数据之后自动添加文本，使用自定义格式为：＂文本 内容＂@；要在输入数字数据之前自动添加文本，使用自定义格式为：@＂文本内容＂。@ 符号的位置决定了 Excel 输入的数字数据相对于添加文本的位置。 （3）创建条件格式 可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式：>（大于）、>=（大于 等于）、<（小于）、<=（小于等于）、=（等于）、<>（不等于），如果你觉得这些符号不好 记，就干脆使用“>”或“>=”号来表示。 由于自定义格式中最多只有 3 个数字段，Excel 规定最多只能在前两个数字段中包括 2 个条 件测试，满足某个测试条件的数字使用相应段中指定的格式，其余数字使用第 3 段格式。如 果仅包含一个条件测试，则要根据不同的情况来具体分析。 自定义格式的通用模型相当于下式：[>；0]正数格式；[<；0]负数格式；零格式；文本格式。 下面给出一个例子：选中一列，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框 中选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后在“类型”文本框中输入“"正 数:"($#,##0.00);"负数:"($ #,##0.00);"零";"文本:"@”，单击“确定”按钮，完成格式设置。这时
如果我们输入“12”，就会在单元格中显示“正数：（$12.00）”，如果输入“-0.3”，就会在单 元格中显示“负数：（$0.30）”，如果输入“0”，就会在单元格中显示“零”，如果输入文本 “this is a book”，就会在单元格中显示“文本：this is a book”。 如果改变自定义格式的内容， “[红色]"正数:"($#,##0.00);[蓝色]"负数:"($ #,##0.00);[黄色]"零";"文本:"@”，那么正数、负数、 零将显示为不同的颜色。如果输入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”，那么正数、负数、零和文 本将分别显示上面的颜色（如图 6）。 图６ 再举一个例子，假设正在进行帐目的结算，想要用蓝色显示结余超过$50，000 的帐目，负 数值用红色显示在括号中，其余的值用缺省颜色显示，可以创建如下的格式： “[蓝色] [>50000] $#,##0.00_);[红色][<0]( $#,##0.00); $#,##0.00_)” 使用条件运算符也可以作为缩放数 值的强有力的辅助方式，例如，如果所在单位生产几种产品，每个产品中只要几克某化合 物，而一天生产几千个此产品，那么在编制使用预算时，需要从克转为千克、吨，这时可以 定义下面的格式： “[>999999]#,##0,,_m"吨"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"” 可以看到，使 用条件格式，千分符和均匀间隔指示符的组合，不用增加公式的数目就可以改进工作表的 可读性和效率。 另外，我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的，比如格式＂；＃＃；0＂只 显示负数和零，输入的正数则不显示；格式“；；；”则隐藏所有的输入值。 自定义格式只 改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义 格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。
5、绘制函数图象 做教学工作的朋友们一定会遇到画函数曲线的问题吧！如果想快速准确地绘制一条函数曲 线，可以借助 EXCEL 的图表功能，它能使你画的曲线既标准又漂亮。你一定会问，是不是 很难学呀？其实这一点儿也不难，可以说非常简便，不信你就跟我试一试。 以绘制 y=|lg（6+x^3）|的曲线为例，其方法如下： 在某张空白的工作表中，先输入函数的 自变量：在 A 列的 A1 格输入"X="，表明这是自变量，再在 A 列的 A2 及以后的格内逐次 从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前二 个值，定出自变量中数与数之间的步长，然后选中 A2 和 A3 两个单元格，使这二项变成一
个带黑色边框的矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块“■”，当光标变成"＋"后， 按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入。 输入函数式：在 B 列的 B1 格输入函数式的一般书面表达形式，y=|lg（6+x^3）|；在 B2 格 输入“=ABS（LOG10（6+A2^3））”，B2 格内马上得出了计算的结果。这时，再选中 B2 格， 让光标指向 B2 矩形右下角的“■”，当光标变成"＋"时按住光标沿 B 列拖动到适当的位置即 完成函数值的计算。 图７ 绘制曲线：点击工具栏上的“图表向导”按钮，选择“X，Y 散点图”（如图 7），然后在出现 的“X，Y 散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；此时可察看即将绘制的函数图像， 发现并不是我们所要的函数曲线，单击“下一步”按钮，选中“数据产生在列”项，给出数据 区域，这时曲线就在我们面前了（如图 8）。 图８ 需要注意：如何确定自变量的初始值，数据点之间的步长是多少，这是要根据函数的具体 特点来判断，这也是对使用者能力的检验。如果想很快查到函数的极值或看出其发展趋势， 给出的数据点也不一定非得是等差的，可以根据需要任意给定。 从简单的三角函数到复杂的对数、指数函数，都可以用 EXCEL 画出曲线。如果用得到，你 还可以利用 EXCEL 来完成行列式、矩阵的各种计算，进行简单的积分运算，利用迭代求函 数值（如 x^2=x^7+4，可用迭代方法求 x 值），等等，凡是涉及计算方面的事，找 EXCEL 来帮忙，它一定会给你一个满意的答案。
6、自定义函数 虽然 Excel 中已有大量的内置函数，但有时可能还会碰到一些计算无函数可用的情况。假如 某公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买者的折扣，如果有一个函数来计算岂不更方 便？下面就说一下如何创建这样的自定义函数。 自定义函数，也叫用户定义函数，是 Excel 最富有创意和吸引力的功能之一，下面我们在 Visual Basic 模块中创建一个函数。 在下面的例子中，我们要给每个人的金额乘一个系数， 如果是上班时的工作餐，就打六折；如果是加班时的工作餐，就打五折；如果是休息日来 就餐，就打九折。首先打开“工具”菜单，单击“宏”命令中的“Visual Basic 编辑器”，进入
Visual Basic 编辑环境，在“工程－VBAobject”栏中的当前表上单击鼠标右键，选择“插入”“模块”，在右边栏创建下面的函数 rrr，代码如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = "上班" Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班" Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息日" Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function （如图 9）。 图９ 这时关闭编辑器，只要我们在相应的列中输入 rrr(F ２，B ２)，那么打完折后的金额就算出 来了（如图 10）。 图 10
7、矩阵计算 Excel 的强大 计算功能， 不但能够进 行简单的四 则运算，也 可以进行数组、 矩阵的计算。 （1）数组和 矩阵的定义 矩阵不是一 个数，而是一 个数组。在 Excel 里，数组占用一片单元域，单元域用大括号表示，例如{A1：C3}，以便和 普通单元域 A1：C3 相区别。设置时先选定单元域，同时按 Shift＋Ctrl＋Enter 键，大括弧即 自动产生，数组域得以确认。 一个单元格就是一个变量，一片单元域也可以视为一组变量。为了计算上的方便，一组变量 最好给一个数组名。例如 A={A1：C3}、B={E1:G3}等。数组名的设置步骤是：选定数组域， 单击“插入”菜单，选择“名称”项中的“定义”命令，输入数组名，单击“确定”按钮即可。更简 单的命名办法为：选择数组域，单击名称框，直接输入名称就行了。 矩阵函数是 Excel 进行矩阵计算的专用模块。用“插入”－“函数”命令打开“粘贴函数”对话框 （如图 11），选中函数分类栏中的“数学与三角函数”，在右边栏常用的矩阵函数有： MDETERM——计算一个矩阵的行列式； MINVERSE——计算一个矩阵的逆矩阵； MMULT——计算两个矩阵的乘积； SUMPRODUCT——计算所有矩阵对应元素乘积之和。 图 11 （2）矩阵的基本计算 数组计算和矩阵计算有很大的区别，比如下面这个例子中，A 和 B 都是定义好的数组，因 为这两个数组都是 3×3 的，输出结果也是 3×3 个单元格。计算时先选定矩阵计算结果的输出 域，为 3×3 的单元格区域，然后输入公式。如果输入“=A＋B”或“=A-B”，计算结果是数组对 应项相加或相减，输入“=A*B”表示数组 A 和 B 相乘，输入“=A/B”表示数组 A 除数组 B。如 果要进行矩阵计算，就要用到相应的矩阵函数。矩阵相加、相减与数组的加减表达形式是一 样的，也是“=A＋B”和“=A-B”，表示矩阵相乘可以输入“=MMULT(A，B)”，而矩阵相除是 矩阵 A 乘 B 的逆矩阵，所以计算公式是“=MMULT(A，MINVERSE（B）)”。公式输入后， 同时按 Shift＋Ctrl＋Enter 键得到计算结果。 对于更复杂的矩阵计算，可以采用分步计算。
8、自动切换输入法 在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反 复切换输入法，非常麻烦。 如果你要输入的东西很有规律性，比如这一列全是单词，下一 列全是汉语解释，你可以用以下方法实现自动切换。方法是： （1）选中要输入英文的列，单击“数据”菜单，选择“有效性...”命令，在弹出的“数据有效 性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”命令，单 击“确定”按钮（如图 12）。 图 12 （2）选中要输入汉字的列，在“有效数据”对话框中，单击“IME 模式”选项卡，在“模式”框 中选择“打开”命令，单击“确定”按钮。这样，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列 时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。 9、批量删除空行 有时我们需要删除 Excel 工作薄中的空行， 一般做法是将空行一一 找出，然后删除。如果 工作表的行数很多， 这样做就非常不方便。 我们可以利用“自动筛 选”功能，把空行全部 找到，然后一次性删除。 做法：先在表中插入 新的一个空行，然后 按下 Ctrl+A 键，选择 整个工作表，用鼠标 单击“数据”菜单，选择 “筛选”项中的“自动筛 选”命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空 白”，直到页面内已看不到数据为止（如图 13）。 图 13
在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。 这时所有的空行都已被删去，再单击“数据”菜单，选取“筛选”项中的“自动筛选”命令，工 作表中的数据就全恢复了。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。 如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先 复制 此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制， 粘贴到原工作表的相应位置上。 10、如何避免错误信息 在 Excel 中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，并在单元格内显示一个错误信息， 这些错误的产生，有的是因公式本身产生的，有的不是。下面就介绍一下几种常见的错误信 息，并提出避免出错的办法。 １）错误值：＃＃＃＃ 含义：输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显 示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。 解决办法：增加列的宽度，使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起 的，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。 ２）错误值：＃DIV/0! 含义：试图除以 0。这个错误的产生通常有下面几种情况：除数为 0、在公式中除数使用了空 单元格或是包含零值单元格的单元格引用。 解决办法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。 ３）错误值：＃VALUE! 含义：输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更 正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息＃VALUE!。 解决办法：这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包 含有效的数值。例如，单元格 C4 中有一个数字或逻辑值，而单元格 D4 包含文本，则在计 算公式=C4＋D4 时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值＃VALUE!。 ４）错误值：＃REF! 含义：删除了被公式引用的单元格范围。 解决办法：恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。 ５）错误值：＃N/A 含义：无信息可用于所要执行的计算。在建立模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，以 表明正在等待数据。任何引用含有#N/A 值的单元格都将返回#N/A。 解决办法：在等待数据的单元格内填充上数据。 ６）错误值：＃NAME? 含义：在公式中使用了 Excel 所不能识别的文本，比如可能是输错了名称，或是输入了一
个已删除的名称，如果没有将文字串括在双引号中，也会产生此错误值 解决办法：如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在；如 果是名称，函数名拼写错误应就改正过来；将文字串括在双引号中；确认公式中使用的所 有区域引用都使用了冒号（：）。例如：SUM（C1：C10）。 注意将公式中的文本括在 双引号中。 ７）错误值：＃NUM! 含义：提供了无效的参数给工作表函数，或是公式的结果太大或太 小而无法在工作表中表示。 解决办法：确认函数中使用的参数类型正确。如果是公式结果太大或太小，就要修改公式， 使其结果在-1×10307 和 1×10307 之间。 ８）错误值：＃NULL！ 含义：在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点，但 这两个范围没有公共单元格。比如输入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就会产生这种情况。 解决办法： 取消两个范围之间的空格。上式可改为“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)” 11、宏的应用 宏是一个指令集，用来告诉 EXCEL 来完成用户指定的动作。宏类似于计算机程序，但是它 是完全运行于 EXCEL 之中的，我们可以使用宏来完成枯燥的、频繁的重复性工作。 宏完成 动作的速度比用户自己做要快得多。例如，我们可以创建一个宏，用来在工作表的每一行上 输入一组日期，并在每一单元格内居中对齐日期，然后对此行应用边框格式。我们还可以创 建一个宏，在“页面设置”对话框中指定打印设置并打印文档。 由于宏病毒的影响和对编程的畏惧心理，使很多人不敢用“宏”，或是不知道什么时候可以 找宏来帮忙。其实你尽管放心大胆地去用，如果只是用“录制宏”的方法，根本就没有什么难 的，只是把一些操作象用录音机一样录下来，到用的时候，只要执行这个宏，系统就会把 那操作再执行一遍。 下面给出了宏的应用场合，只要用“录制宏”就可以帮你完成任务，而不需要编程。如果想对 所录制的宏再进行编辑，就要有一定的 VBA 知识了。 * 设定一个每个工作表中都需要的固定形式的表头； * 将单元格设置成一种有自己风格的形式； * 每次打印都固定的页面设置； * 频繁地或是重复地输入某些固定的内容，比如排好格式的公司地址、人员名单等； * 创建格式化表格； * 插入工作表或工作薄等。 需要指出的是，EXCEL 中的宏与 WORD 中的宏有些不同之处，对于录制的操作，它会记 住单元格的坐标（即所有的引用都是绝对的），所以在涉及到与位置有关的操作时，要格 外注意。如果相用相对引用，可以借助于 Offset 方法，比如下面的语句： ActiveCell.Offset(1,0). range("A1").select 宏的应用是很广的，上面提到的只是一点点，如果 真的用起来，你会发现它有更丰富的内容和更灵活的应用方法。 12、图表的应用技巧 Excel 提供了 14 种标准的图表类型，每一种都具有多种组合和变换。在众多的图表类型中， 选用那一种图表更好呢？ 根据数据的不同和使用要求的不同，可以选择不同类型的图表。 图表的选择主要同数据的形式有关，其次才考虑感觉效果和美观性。 下面给出了一些常见
的规则。 面积图：显示一段时间内变动的幅值。当有几个部分正在变动，而你对那些部分总和感兴趣 时，他们特别有用。面积图使你看见单独各部分的变动，同时也看到总体的变化。 条形图：由一系列水平条组成。使得对于时间轴上的某一点，两个或多个项目的相对尺寸具 有可比性。比如：它可以比较每个季度、三种产品中任意一种的销售数量。条形图中的每一条 在工作表上是一个单独的数据点或数。因为它与柱形图的行和列刚好是调过来了，所以有时 可以互换使用。 柱形图：由一系列垂直条组成，通常用来比较一段时间中两个或多个项目的相对尺寸。例如： 不同产品季度或年销售量对比、在几个项目中不同部门的经费分配情况、每年各类资料的数 目等。条形图是应用较广的图表类型，很多人用图表都是从它开始的。 折线图：被用来显示一段时间内的趋势。比如：数据在一段时间内是呈增长趋势的，另一段 时间内处于下降趋势，我们可以通过折线图，对将来作出预测。例如：速度-时间曲线、推 力-耗油量曲线、升力系数-马赫数曲线、压力-温度曲线、疲劳强度-转数曲线、转输功率代价传输距离曲线等，都可以利用折线图来表示，一般在工程上应用较多，若是其中一个数据 有几种情况，折线图里就有几条不同的线，比如五名运动员在万米过程中的速度变化，就 有五条折线，可以互相对比，也可以对添加趋势线对速度进行预测。 股价图：是具有三个数据序列的折线图，被用来显示一段给定时间内一种股标的最高价、最 低价和收盘价。通过在最高、最低数据点之间画线形成垂直线条，而轴上的小刻度代表收盘 价。股价图多用于金融、商贸等行业，用来描述商品价格、货币兑换率和温度、压力测量等， 当然对股价进行描述是最拿手的了。 饼形图：在用于对比几个数据在其形成的总和中所占百分比值时最有用。整个饼代表总和， 每一个数用一个楔形或薄片代表。比如：表示不同产品的销售量占总销售量的百分比，各单 位的经费占总经费的比例、收集的藏书中每一类占多少等。饼形图虽然只能表达一个数据列 的情况，但因为表达得清楚明了，又易学好用，所以在实际工作中用得比较多。如果想多个 系列的数据时，可以用环形图。 雷达图：显示数据如何按中心点或其他数据变动。每个类别的坐标值从中心点辐射。来源于 同一序列的数据同线条相连。你可以采用雷达图来绘制几个内部关联的序列，很容易地做出 可视的对比。比如：你有三台具有五个相同部件的机器，在雷达图上就可以绘制出每一台机 器上每一部件的磨损量。 XY 散点图：展示成对的数和它们所代表的趋势之间的关系。对于每一数对，一个数被绘制 在 X 轴上，而另一个被绘制在 Y 轴上。过两点作轴垂线，相交处在图表上有一个标记。当大 量的这种数对被绘制后，出现一个图形。散点图的重要作用是可以用来绘制函数曲线，从简 单的三角函数、指数函数、对数函数到更复杂的混合型函数，都可以利用它快速准确地绘制 出曲线，所以在教学、科学计算中会经常用到。 还有其他一些类型的图表，比如圆柱图、圆锥图、棱锥图，只是条形图和柱形图变化而来的， 没有突出的特点，而且用得相对较少，这里就不一一赘述。这里要说明的是：以上只是图表 的一般应用情况，有时一组数据，可以用多种图表来表现，那时就要根据具体情况加以选 择。 对有些图表，如果一个数据序列绘制成柱形，而另一个则绘制成折线图或面积图，则 该图表看上去会更好些。 在 EXCE 中 L 允许这创建这样的组合图表，但如果想创建一种 EXCEL 不允许的组合图表 类型，比如不可能将一个二维图同一个三维图表混在一起，这种组合是不可能的，系统就 会显示错误信息。怎么建立混合图表呢？单击“图表向导”按钮，选择“自定义类型”选项卡， 这里还躲着二十种图表类型（如图 14），也有各种组合形式。如果你对这些内部定义的形 式还不满意，就单击“自定义”选项钮，按照向导自己定义全新的图表类型。 Excel2000 应用指南 (2009-12-26 13:06)
• 分类：电脑应用 标签： 01、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？ 例如：在单位的人事资料，在 excel 中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部 再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数 13，如果一个一个改的话实在太麻烦 了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力： 1）假设证书号在 A 列，在 A 列后点击鼠标右键，插入一列，为 B 列； 2）在 B2 单元格写入： ="13" & A2 后回车； 3）看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到 B2 位置，单元格的下方不是有一个小方 点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。若是在原证 书号后面加 13 则在 B2 单元格中写入：=A2 & “13” 后回车。 02、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？ 打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中 改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单”前的 复选框去掉即可。 03、在 EXCEL 中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成 1 月 1 日，1 月 2 日等日期形式， 怎么办？ 这是由于 EXCEL 自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元 格”，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。 04、在 EXCEL 中如何使它象 WORD 一样的自动定时保存文件？ 点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有 “自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动保存”，“确定”。然后进行 设置即可。 05、用 Excel 做多页的表格时，怎样像 Word 的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或 几行）是一样的。但是不是用页眉来完成？ 在 EXCEL 的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通 过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即可。这样 Excel 就会自动在各页上加上你划定 的部分作为表头。 06、在 Excel 中如何设置加权平均？ 加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加 权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个 单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在 Excel 中可设置公式解决（其实就是一个除 法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的 加权平均值。 07、如果在一个 Excel 文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和 页脚？如何才能一次打印多个工作表？ 把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel 自动设置的名称是 “sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单 项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。
08、EXCEL 中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号 实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？ 如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作 EXCEL 表格时就 应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响显示 美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响 序号了。 09、用 Excel2000 做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工 资.......)，想输出成工资条的形式。怎么做？ 这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打 印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置 成工资条的高度即可。 使用自定义方式重装了一遍中文 office，Excel 的打印纸选项中只有 A4 一种，怎么办？ 随便安装一个打印机驱动程序就可以了。 10、在 Excel 中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济于 事，该怎么办？ 这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。在 Windows 的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置” 里选择“中文（中国）”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.” （未改前是“，”），按“确定”按钮结束。这样再打开 Excel 就一切都正常了。
11、如何快速选取特定区域？ 使用 F5 键可以快速选取特定区域。例如，要选取 A2：A1000，最简便的方法是按 F5 键， 出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域 A2：A1000。 12、如何快速返回选中区域？ 按 Ctr+BacksPae（即退格键）。 13、如何快速定位到单元格？ 方法一：按 F5 键，出现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市“确定” 按钮即可。 方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。 14、“Ctrl＋*”的特殊功用 一般来说，当处理一个工作表中有很多数据的表格时，通过选定表格中某个单元格，然后 按下 Ctrl＋* 键可选定表格。Ctfl＋* 选定的区域是这样决定的：根据选定单元格向四周辐射 所涉及到的有数据单元格的最大区域。 15、如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格？ 有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜色， 以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。以下方法可以帮助快速选取所有包含公 式的单元格：选择“编辑”\“定位”，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“公 式”项，按“确定”按钮即可。 16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？ 选定单元格区域，输入值，然后按 Ctrl＋ Ener 键，即可实现在选定的单元格区域中一次性 输入相同的值。 17、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？ 如果你知道所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那么可以用键盘快捷键 把参数粘贴到编辑栏内。 具体方法是：在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按 Ctr＋ A 键，Excel 则自动进 入“函数指南——步骤 2 之 2”。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上述 方法显得特别有用。 18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？ 按住 Shift 键可以快速修改单元格内容的次序。 具体方法是： 选定单元格，按下 Shift 键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指 针箭头（空心箭头），然后按住鼠标左键进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处 会变为一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变为垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作 后，选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。 19、如何让屏幕上的工作空间变大？ 可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化 Excel 窗口，或者在“视图”菜单中选择“全屏显示” 命令。 20、如何使用快显菜单？ 快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一 个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。 21、如何使用快显菜单？ 快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一 个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。 22、如何防止 Excel 自动打开太多文件？ 当 Excel 启动时，它会自动打开 Xlstart 目录下的所有文件。当该目录下的文件过多时， Excel 加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于 Xlstart 目录下的文 件移走。另外，还要防止 EXcel 打开替补启动目录下的文件：选择“工具”\“选项”\“普通”， 将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。 23、如何去掉网格线？ 1）除去编辑窗口中的表格线 单击“工具”菜单中的“选项”，再选中“视图”，找到“网格线”，使之失效； 2）除去打印时的未定义表格线 有时会出现这样的情况：你在编辑时未定义的表格线（在编辑窗中看到的也是淡灰色表格 线），一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，特 别是一些所谓的“电脑”VCD 中编辑的 Excel 表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单击 “文件”、“页面设置”、“工作表”菜单，点击一下“网格线”左边的选择框，取消选择“网格线”就 行了。 24、如何快速格式化报表？
为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。有快捷方法，即自动套用 Excel 预设的表 格样式。方法是： 选定操作区域，选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，在格式列表框 中选取一款你满意的格式样式，按“确定”按钮即可。要注意的是，格式列表框下面有包括 “数字”、“边框线”、“字体”等 6 个“应用格式种类”选项，若某项前面的“x”不出现，则在套用 表格样式时就不会用该项。 25、如何快速地复制单元格的格式？ 要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮。选择含有所需源格式的 单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的 单元格即可将格式拷贝过去。 26、如何为表格添加斜线？ 一般我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。其实，我们可以使用绘图工 具来实现： 单击“绘图”按钮，选取“直线”，鼠标变成十字型．将其移至要添加斜线的开始 位置，按住鼠标左键拖动至终止位置，释放鼠标，斜线就画出来了。另外，使用“文字框”按 钮可以方便地在斜线上下方添加文字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字框， 调出快显菜单，选择“对象格式”\“图案”，选择“无边框”项即可。 27、如何快速地将数字作为文本输入？ 在输入数字前加一个单引号“”’，可以强制地将数字作为文本输入。 28、如何定义自己的函数？ 用户在 Excel 中可以自定义函数。切换至 Visual Basic 模块，或插入一页新的模块表 （Module），在出现的空白程序窗口中键入自定义函数 VBA 程序，按 Enter 确认后完成编 写工作，Excel 将自动检查其正确性。此后，在同一工作薄内，你就可以与使用 Exed 内部函 数一样在工作表中使用自定义函数，如： Function Zm(a) If a＜ 60 Then im＝‘不及格” Else Zm=“及格” End If End Function 29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义函数？ 可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下，采用链接的方法(也就是在调用函数时加上该 函数所在的工作簿名)。假设上例中的自定义函数 Zm 所在工作薄为 MYUDF.XLS，现要在另 一不同工作簿中的工作表公式中调用 Zm 函数，应首先确保 MYUDF.XLS 被打开，然后使 用下述链接的方法：=MYUDF.XLS！ ZM(b2) 30、如何快速输入数据序列？ 如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列，千万别逐条输入， 为何不让 Excel 自动填充呢？在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内输入第 二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖 动填充柄，拖过的单元格中会自动按 Excel 内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要 用到的某些有规律的数据（如办公室人员名单），定义成序列，以备日后自动填充，岂不 一劳永逸！选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”标签， 在输入框中输入 新序列，注意在新序列各项 2 间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如：张三，李四，王 二……），单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。 31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄 上例中，介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。其实，使用鼠标 右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿着要填充序 列的方向拖动填充柄，将会出现包含下列各项的菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格 式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充；序列……此时，你可 以根据需要选择一种填充方式。 32、如果你的工作表中已有某个序列项，想把它定义成自动填充序列以备后用，是否需要按 照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项？ 不需要。有快捷方法：选定包含序列项的单元格区域，选择“工具”\“选项”\“自定义序列”， 单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框，按“确定”按钮返回工作 表，下次就可以用这个序列项了。 33、上例中，如果你已拥育的序列项中含有许多重复项，应如何处理使其没有重复项，以便 使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列？ 选定单元格区域，选择“数据”\“筛选”\“高级筛选”，选定“不选重复的记录”选项，按“确定” 按钮即可。
34、如何对工作簿进行安全保护？ 如果你不想别人打开或修改你的工作簿，那么想法加个密码吧。打开工作薄，选择“文件”菜 单中的“另存为”命令，选取“选项”，根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件 D 令”，按“确定”退出。 工作簿（表）被保护之后，还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护，起到双 重保护的功能，此时你可以这样做：首先，选定需保护的单元格区域，选取“格式”菜单中 的“单元格”命令，选取“保护”，从对话框中选取“锁定”，单由“确定”按钮退出。然后选取“工 具”菜单中的“保护”命令，选取“保护工作表”，根据提示两次输入口令后退出。 注意：不要忘记你设置有“口令”。 35、如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来？ 对那些加了保护的单元格，还可以设置颜色和底纹，以便让用户一目了然，从颜色上看出 那些单元格加了保护不能修改，从而可增加数据输入时的直观感觉。但却带来了问题，即在 黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来，表格的可视性就大打折扣。解决办法是：选择“文 件”\“页面设置”\“工作表”，在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。之后，打印出来的表 格就面目如初了。 36、工作表保护的口令忘记了怎么办？ 如果你想使用一个保护了的工作表，但口令又忘记了，有办法吗？有。选定工作表，选择 “编辑”\“复制”、“粘贴”，将其拷贝到一个新的工作薄中（注意：一定要是新工作簿），即可 超越工作表保护。当然，提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表。 37、“$”的功用 Excel 一般使用相对地址来引用单元格的位置，当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一个 新的位置，公式中的单元格地址会随着改变。你可以在列号或行号前添加符号 “$”来冻结单 元格地址，使之在拷贝时保持固定不变。 38、如何用汉字名称代替单元格地址？ 如果你不想使用单元格地址，可以将其定义成一个名字。 定义名字的方法有两种：一种是选定单元格区域后在“名字框”直接输入名字，另一种是选 定想要命名的单元格区域，再选择“插入”\“名字”\“定义”，在“当前工作簿中名字”对话框内 键人名字即可。使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易于记忆和阅读，比如公式 “=SUM（实发工资）”显然比用单元格地址简单直观，而且不易出错。 39、如何在公式中快速输入不连续的单元格地址？ 在 SUM 函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦，尤其是当区域为许多不连续单元 格区域组成时。这时可按住 Ctrl 键，进行不连续区域的选取。区域选定后选择“插入”\“名字”\ “定义”，将此区域命名，如 Group1，然后在公式中使用这个区域名，如“＝ SUM（Group1）”。 40、如何定义局部名字？ 在默认情况下，工作薄中的所有名字都是全局的。其实，可以定义局部名字，使之只对某个 工作表有效，方法是将名字命名为“工作表名！名字”的形式即可。 41、如何命名常数？ 有时，为常数指定一个名字可以节省在整个工作簿中修改替换此常数的时间。例如，在某个 工作表中经常需用利率 4.9％来计算利息，可以选择“插入”\“名字”\“定 义”，在“当前工作薄 的名字”框内输入“利率”，在“引用位置”框中输入“＝ 0.04.9”，按“确定”按钮。 42、工作表名称中能含有空格吗？ 能。例如，你可以将某工作表命名为“Zhu Meng”。有一点结注意的是，当你在其他工作表中 调用该工作表中的数据时，不能使用类似“＝ Zhu Meng！A2”的公式，否则 Excel 将提示错 误信息“找不到文件 Meng”。解决的方法是，将调用公式改为“＝'Zhu Mg'! A2”就行了。当然， 输入公式时，你最好养成这样的习惯，即在输入“＝”号以后，用鼠标单由 Zhu Meng 工作表， 再输入余下的内容。 43、给工作表命名应注意的问题 有时为了直观，往往要给工作表重命名（Excel 默认的荼表名是 sheet1、sheet2.....），在重命 名时应注意最好不要用已存在的函数名来作荼表名，否则在下述情况下将产征收岂义。我们 知道，在工作薄中复制工作表的方法是，按住 Ctrl 健并沿着标签行拖动选中的工作表到达 新的位置，复制成的工作表以“源工作表的名字+（2）”形式命名。例如，源表为 ZM，则其 “克隆”表为 ZM（2）。在公式中 Excel 会把 ZM（2）作为函数来处理，从而出错。因而应给 ZM（2）工作表重起个名字。 44、如何拆分或取消拆分窗口？ 当我们给一个工作表输入数据时，在向下滚动过程中，尤其是当标题行消失后，有时会记 错各列标题的相对位置。这时可以将窗口拆分为几部分，然后将标题部分保留在屏幕上不动，
只滚动数据部分。其方法是在主菜单上单击“窗口”\“拆分窗口”。取消拆分窗口时除了使用“窗 口”\“撒消拆分窗口”命令外，有捷径：将鼠标指针置于水平拆分或垂直拆分线或双拆分钱 交点上，双击鼠标即可取消已拆分的窗口。 45、如何给工作簿扩容？ 选取“工具”\“选项”命令，选择“常规”项，在“新工作薄内的工作表数”对话栏用上下箭头改 变打开新工作表数。一个工作薄最多可以有 255 张工作表，系统默认值为 6。 46、如何减少重复劳动？ 我们在实际应用 Excel 时，经常遇到有些操作重复应用（如定义上下标等）。为了减少重复 劳动，我们可以把一些常用到的操作定义成宏。其方法是：选取“工具”菜单中的“宏”命令， 执行“记录新宏”，记录好后按“停止”按钮即可。也可以用 VBA 编程定义宏。 47、如何快速地批量修改数据？ 假如有一份 Excel 工作簿，里面有所有职工工资表。现在想将所有职工的补贴增加 50（元）， 当然你可以用公式进行计算，但除此之外还有更简单的批量修改的方法，即使用“选择性粘 贴”功能： 首先在某个空白单元格中输入 50，选定此单元格，选择“编辑”\“复制”。选取想修 改的单元格区域，例如从 E2 到 E150。然后选择“编辑”\“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话 框“运算”栏中选中“加”运算，按“确定”健即可。最后，要删除开始时在某个空白单元格中输 入的 50。 48、如何快速删除特定的数据？ 假如有一份 Excel 工作薄，其中有大量的产品单价、数量和金额。如果想将所有数量为 0 的 行删除，首先选定区域（包括标题行），然后选择“数据”\“筛选”\“自动筛选”。在“数量”列 下拉列表中选择“0”，那么将列出所有数量为 0 的行。此时在所有行都被选中的情况下，选 择“编辑”\“删除行”，然后按“确定”即可删除所有数量为 0 的行。最后，取消自动筛选。 49、如何快速删除工作表中的空行？ 以下几种方法可以快速删除空行： 方法一：如果行的顺序无关紧要，则可以根据某一列排序，然后可以方便地删掉空行。 方法二：如果行的顺序不可改变，你可以先选择“插入”\“列”，插入新的一列入在 A 列中顺 序填入整数。然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部，删去 所有空行。最后以 A 列重新排序，再删去 A 列，恢复工作表各行原来的顺序。 方法三：使用上例“如何快速删除特定的数据”的方法，只不过在所有列的下拉列表中都选 择“空白”。 50、如何使用数组公式？ Excel 中数组公式非常有用，它可建立产生多值或对一组值而不是单个值进行操作的公式。 要输入数组公式，首先必须选择用来存放结果的单元格区域，在编辑栏输入公式，然后按 ctrl＋Shift＋Enter 组合键锁定数组公式，Excel 将在公式两边自动加上括号“{}”。不要自己键 入花括号，否则，Excel 认为输入的是一个正文标签。要编辑或清除数组公式．需选择数组 区域并且激活编辑栏，公式两边的括号将消失，然后编辑或清除公式，最后按 Ctrl＋shift＋ Enter 键。 51、如何不使显示或打印出来的表格中包含有 0 值？ 通常情况下，我们不希望显示或打印出来的表格中包含有 0 值，而是将其内容置为空。例如， 图 1 合计列中如果使用“=b2+c2+d2”公式，将有可能出现 0 值的情况，如何让 0 值不显示？ 方法一；使用加上 If 函数判断值是否为 0 的公式，即： =if（b2＋c2＋d2＝0，“”， b2＋c2 ＋d2） 方法二：选择“工具”\“选项”\“视窗”，在“窗口选项”中去掉“零值”选项。 方法三：使 用自定义格式。 选中 E2：E5 区域，选择“格式”\“单元格”\“数字”，从“分类”列表框中选择 “自定义”，在“格式”框中输入“G/通用格式；G/通用格式；；”，按“确定”按钮即可。 52、在 Excel 中用 Average 函数计算单元格的平均值的，值为 0 的单元格也包含在内。有没有 办法在计算平均值时排除值为 0 的单元格？ 方法一：如果单元格中的值为 0，可用上例“0 值不显示的方法”将其内容置为空，此时空单 元格处理成文本，这样就可以直接用 Average 函数计算了。 方法二：巧用 Countif 函数 例如，下面的公式可计算出 b2:B10 区域中非 0 单元格的平均值： =sum（b2: b10）/countif（b2: b1o，"<>0"） 53、如何在 Excel 中实现“自动更正”功能？ Word 用户都知道，利用 Word 的“自动更正”功能可以实现数据的快速输入．但在 Excel 中 却没有类似“自动更正”功能的菜单命令。其实，使用 VloopuP 函数可以巧妙地解决这一问题。 EXCEL 的 53 个技巧 (2009-11-24 20:23) 1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？
例如：在单位的人事资料，在 excel 中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码 全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数 13，如果一个一个改的话实在太 麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力： 1）假设证书号在 A 列，在 A 列后点击鼠标右键，插入一列，为 B 列； 2）在 B2 单元格写入：="13"&A2 后回车； 3）看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到 B2 位置，单元格的下方不是有一个 小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。若是在 原证书号后面加 13 则在 B2 单元格中写入：=A2&“13”后回车。 2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？ 打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入 框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单” 前的复选框去掉即可。 3、在 EXCEL 中输入如“１-１”、“１-２”之类的格式后它即变成１月１日，１月２日等 日期形式，怎么办？ 这是由于 EXCEL 自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选 “单元格”，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。 4、在 EXCEL 中如何使它象 WORD 一样的自动定时保存文件？ 点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下 没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动保存”，“确定”。然后 进行设置即可。 5、用 Excel 做多页的表格时，怎样像 Word 的表格那样做一个标题，即每页的第一行 （或几行）是一样的。但是不是用页眉来完成？ 在 EXCEL 的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；可进行顶端或左端标题设置， 通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即可。这样 Excel 就会自动在各页上加上你划 定的部分作为表头。 6、在 Excel 中如何设置加权平均？ 加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理 解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将 各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在 Excel 中可设置公式解决（其实就是一 个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量 值的加权平均值。 7、如果在一个 Excel 文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页 眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？ 把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel 自动设置的名称是 “sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单 项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表 。 8、EXCEL 中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改 序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？
如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作 EXCEL 表格 时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响 显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会 影响序号了。 9、用 Excel2000 做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工 资.......)，想输出成工资条的形式。怎么做？ 这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设 置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长 设置成工资条的高度即可。使用自定义方式重装了一遍中文 office97，Ｅ xcel 的打印纸选项 中只有 A4 一种，怎么办？随便安装一个打印机驱动程序就可以了。 10、在Ｅ xcel 中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都 无济于事，该怎么办？ 这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。在Ｗ indows 的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域 设置”里选择“中文（中国）”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为 “.”（未改前是“，”），按“确定”按钮结束。这样再打开 Excel 就一切都正常了。 11、如何快速选取特定区域？ 使用 F5 键可以快速选取特定区域。例如，要选取 A2：A1000，最简便的方法是按 F5 键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域 A2：A1000。 12、如何快速返回选中区域？ 按 Ctr+BacksPae（即退格键）。 13、如何快速定位到单元格？ 方法一：按 F5 键，出现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市 “确定”按钮即可。 方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。 14、“Ctrl＋*”的特殊功用 一般来说，当处理一个工作表中有很多数据的表格时，通过选定表格中某个单元格， 然后按下 Ctrl＋*键可选定整个表格。Ctfl＋*选定的区域是这样决定的：根据选定单元格向 四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。 15．如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格？ 有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的 颜色，以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。以下方法可以帮助快速选取所有 包含公式的单元格：≡瘛氨嗉保堋岸ㄎ弧保セ鳌岸ㄎ惶跫卑磁ィ凇岸ㄎ惶跫倍曰翱 蛑醒≡瘛肮健毕睿础叭范 ā 卑磁ゼ纯伞? 16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？ 选定单元格区域，输入值，然后按 Ctrl＋Ener 键，即可实现在选定的单元格区域中一 次性输入相同的值。 17、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？
如果你知道所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那么可以用键盘快 捷键把参数粘贴到编辑栏内。 具体方法是：在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按 Ctr＋A 键，Excel 则自 动进入“函数指南——步骤 2 之 2”。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时， 上述方法显得特别有用。 18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？ 按住 Shift 键可以快速修改单元格内容的次序。 具体方法是：选定单元格，按下 Shift 键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放 指针箭头（空心箭头），然后按住鼠标左键进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界 处会变为一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变为垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操 作后，选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。 19、如何让屏幕上的工作空间变大？ 可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化 Excel 窗口，或者在“视图”菜单中选择“全屏 显示”命令。 20、如何使用快显菜单？ 快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选 定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。 21、如何使用快显菜单？ 快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选 定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。 22、如何防止 Excel 自动打开太多文件？ 当 Excel 启动时，它会自动打开 Xlstart 目录下的所有文件。当该目录下的文件过多时， Excel 加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于 Xlstart 目录下的文 件移走。另外，还要防止 EXcel 打开替补启动目录下的文件：选择“工具”＼“选项”＼“普通”， 将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。 23、如何去掉网格线？ 1）除去编辑窗口中的表格线 单击“工具”菜单中的“选项”，再选中“视图”，找到“网格线”，使之失效； 2）除去打印时的未定义表格线 有时会出现这样的情况：你在编辑时未定义的表格线（在编辑窗中看到的也是淡灰色 表格线），一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了， 特别是一些所谓的“电脑”VCD 中编辑的 Excel 表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单 击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单，点击一下“网格线”左边的选择框，取消选择“网格线” 就行了。 24、如何快速格式化报表？ 为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。有快捷方法，即自动套用 Excel 预设 的表格样式。方法是：选定操作区域，选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，在格式列 表框中选取一款你满意的格式样式，按“确定”按钮即可。要注意的是，格式列表框下面有包
括“数字”、“边框线”、“字体”等 6 个 “应用格式种类”选项，若某项前面的“x”不出现，则在套 用表格样式时就不会用该项。 25、如何快速地复制单元格的格式？ 要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮。选择含有所需源格 式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式 化的单元格即可将格式拷贝过去。 26、如何为表格添加斜线？ 一般我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。其实，我们可以使用绘 图工具来实现：单击“绘图”按钮，选取“直线”，鼠标变成十字型．将其移至要添加斜线的 开始位置，按住鼠标左键拖动至终止位置，释放鼠标，斜线就画出来了。另外，使用“文字 框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字 框，调出快显菜单，选择“对象格式”＼“图案”，选择“无边框”项即可。 27、如何快速地将数字作为文本输入？ 在输入数字前加一个单引号“”’，可以强制地将数字作为文本输入。 28、如何定义自己的函数？ 用户在 Excel 中可以自定义函数。切换至 VisualBasic 模块，或插入一页新的模块表 （Module），在出现的空白程序窗口中键入自定义函数 VBA 程序，按 Enter 确认后完成编 写工作，Excel 将自动检查其正确性。此后，在同一工作薄内，你就可以与使用 Exed 内部函 数一样在工作表中使用自定义函数，如： FunctionZm(a) Ifa＜60Thenim＝'不及格” ElseZm=“及格” EndIf EndFunction 29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义函 数？ 可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下，采用链接的方法(也就是在调用函数时加 上该函数所在的工作簿名)。假设上例中的自定义函数 Zm 所在工作薄为 MYUDF.XLS，现要 在另一不同工作簿中的工作表公式中调用 Zm 函数，应首先确保 MYUDF.XLS 被打开，然 后使用下述链接的方法：= MYUDF.XLS！ZM(b2) 30、如何快速输入数据序列？ 如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列，千万别逐条 输入，为何不让 Excel 自动填充呢？在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内 输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的 方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按 Excel 内部规定的序列进行填充。如果能将自己 经常要用到的某些有规律的数据（如办公室人员名单），定义成序列，以备日后自动填充， 岂不一劳永逸！选择 “工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”标签，在输入框中 输入新序列，注意在新序列各项 2 间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如：张三，李四， 王二……），单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。
31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄 上例中，介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。其实，使用 鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿着要填 充序列的方向拖动填充柄，将会出现包含下列各项的菜单：复制单元格、以序列方式填充、 以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充；序列……此时， 你可以根据需要选择一种填充方式。 32．如果你的工作表中已有某个序列项，想把它定义成自动填充序列以备后用，是否 需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项？ 不需要。有快捷方法：选定包含序列项的单元格区域，选择“工具”＼“选项”＼“自定义 序列”，单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框，按“确定”按钮返 回工作表，下次就可以用这个序列项了。 33、上例中，如果你已拥育的序列项中含有许多重复项，应如何处理使其没有重复项， 以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列？ 选定单元格区域，选择“数据”＼“筛选”＼“高级筛选”，选定“不选重复的记录”选项， 按“确定”按钮即可。 34、如何对工作簿进行安全保护？ 如果你不想别人打开或修改你的工作簿，那么想法加个密码吧。打开工作薄，选择“文 件”菜单中的“另存为”命令，选取“选项”，根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修 改文件 D 令”，按“确定”退出。 工作簿（表）被保护之后，还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护，起 到双重保护的功能，此时你可以这样做：首先，选定需保护的单元格区域，选取“格式”菜 单中的“单元格”命令，选取“保护”，从对话框中选取“锁定”，单由“确定”按钮退出。然后选 取“工具”菜单中的“保护”命令，选取“保护工作表”，根据提示两次输入口令后退出。 注意：不要忘记你设置有“口令”。 35、如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来？ 对那些加了保护的单元格，还可以设置颜色和底纹，以便让用户一目了然，从颜色上 看出那些单元格加了保护不能修改，从而可增加数据输入时的直观感觉。但却带来了问题， 即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来，表格的可视性就大打折扣。解决办法是：选择 “文件”＼“页面设置”＼“工作表”，在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。之后，打印出 来的表格就面目如初了。 36、工作表保护的口令忘记了怎么办？ 如果你想使用一个保护了的工作表，但口令又忘记了，有办法吗？有。选定工作表，选 择“编辑”＼“复制”、“粘贴”，将其拷贝到一个新的工作薄中（注意：一定要是新工作簿）， 即可超越工作表保护。当然，提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表。 37、“$”的功用 Excel 一般使用相对地址来引用单元格的位置，当把一个含有单元格地址的公式拷贝到 一个新的位置，公式中的单元格地址会随着改变。你可以在列号或行号前添加符号“$”来冻 结单元格地址，使之在拷贝时保持固定不变。 38、如何用汉字名称代替单元格地址？ 如果你不想使用单元格地址，可以将其定义成一个名字。
定义名字的方法有两种：一种是选定单元格区域后在“名字框”直接输入名字，另一种 是选定想要命名的单元格区域，再选择“插入”＼“名字”＼“定义”，在“当前工作簿中名字” 对话框内键人名字即可。使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易于记忆和阅读， 比如公式“=SUM（实发工资）”显然比用单元格地址简单直观，而且不易出错。 39、如何在公式中快速输入不连续的单元格地址？ 在 SUM 函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦，尤其是当区域为许多不连续 单元格区域组成时。这时可按住 Ctrl 键，进行不连续区域的选取。区域选定后选择“插入”＼ “名字”＼“定义”，将此区域命名，如 Group1，然后在公式中使用这个区域名，如“＝ SUM（Group1）”。 40、如何定义局部名字？ 在默认情况下，工作薄中的所有名字都是全局的。其实，可以定义局部名字，使之只对 某个工作表有效，方法是将名字命名为“工作表名！名字”的形式即可。 41、如何命名常数？ 有时，为常数指定一个名字可以节省在整个工作簿中修改替换此常数的时间。例如，在 某个工作表中经常需用利率 4.9％来计算利息，可以选择“插入”＼ “名字”＼“定义”，在“当 前工作薄的名字”框内输入“利率”，在“引用位置”框中输入“＝0.04.9”，按“确定”按钮。 42、工作表名称中能含有空格吗？ 能。例如，你可以将某工作表命名为“ZhuMeng”。有一点结注意的是，当你在其他工作 表中调用该工作表中的数据时，不能使用类似“＝ ZhUMeng！A2”的公式，否则 Excel 将提 示错误信息“找不到文件 Meng”。解决的方法是，将调用公式改为“＝'ZhuMg'!A2”就行了。当 然，输入公式时，你最好养成这样的习惯，即在输入“＝”号以后，用鼠标单由 ZhuMeng 工 作表，再输入余下的内容。 43、给工作表命名应注意的问题 有时为了直观，往往要给工作表重命名（Excel 默认的荼表名是 sheet1、sheet2.....），在 重命名时应注意最好不要用已存在的函数名来作荼表名，否则在下述情况下将产征收岂义。 我们知道，在工作薄中复制工作表的方法是，按住 Ctrl 健并沿着标签行拖动选中的工作表 到达新的位置，复制成的工作表以“源工作表的名字+（2）”形式命名。例如，源表为 ZM， 则其“克隆”表为 ZM（2）。在公式中 Excel 会把 ZM（2）作为函数来处理，从而出错。因而 应给 ZM（2）工作表重起个名字。 44、如何拆分或取消拆分窗口？ 当我们给一个工作表输入数据时，在向下滚动过程中，尤其是当标题行消失后，有时 会记错各列标题的相对位置。这时可以将窗口拆分为几部分，然后将标题部分保留在屏幕上 不动，只滚动数据部分。其方法是在主菜单上单击“窗口”＼“拆分窗口”。取消拆分窗口时除 了使用“窗口”＼“撒消拆分窗口”命令外，有捷径：将鼠标指针置于水平拆分或垂直拆分线 或双拆分钱交点上，双击鼠标即可取消已拆分的窗口。 45、如何给工作簿扩容？ 选取“工具”＼“选项”命令，选择“常规”项，在“新工作薄内的工作表数”对话栏用上下 箭头改变打开新工作表数。一个工作薄最多可以有 255 张工作表，系统默认值为 6。 46、如何减少重复劳动？
我们在实际应用 Excel 时，经常遇到有些操作重复应用（如定义上下标等）。为了减少 重复劳动，我们可以把一些常用到的操作定义成宏。其方法是：选取“工具”菜单中的“宏”命 令，执行“记录新宏”，记录好后按“停止”按钮即可。也可以用 VBA 编程定义宏。 47、如何快速地批量修改数据？ 假如有一份 Excel 工作簿，里面有所有职工工资表。现在想将所有职工的补贴增加 50 （元），当然你可以用公式进行计算，但除此之外还有更简单的批量修改的方法，即使用 “选择性粘贴”功能：首先在某个空白单元格中输入 50，选定此单元格，选择“编辑”＼“复 制”。选取想修改的单元格区域，例如从 E2 到 E150。然后选择“编辑”＼“选择性粘贴”，在“选 择性粘贴”对话框“运算”栏中选中“加”运算，按“确定”健即可。最后，要删除开始时在某个 空白单元格中输入的 50。 48、如何快速删除特定的数据？ 假如有一份 Excel 工作薄，其中有大量的产品单价、数量和金额。如果想将所有数量为 0 的行删除，首先选定区域（包括标题行），然后选择“数据”＼ “筛选”＼“自动筛选”。在“数 量”列下拉列表中选择“0”，那么将列出所有数量为 0 的行。此时在所有行都被选中的情况下， 选择“编辑”＼“删除行”，然后按“确定”即可删除所有数量为 0 的行。最后，取消自动筛选。 49、如何快速删除工作表中的空行？ 以下几种方法可以快速删除空行： 方法一：如果行的顺序无关紧要，则可以根据某一列排序，然后可以方便地删掉空行 。 方法二：如果行的顺序不可改变，你可以先选择“插入”＼“列”，插入新的一列入在 A 列中顺序填入整数。然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部， 删去所有空行。最后以 A 列重新排序，再删去 A 列，恢复工作表各行原来的顺序。 方法三：使用上例“如何快速删除特定的数据”的方法，只不过在所有列的下拉列表中 都选择“空白”。 50、如何使用数组公式？ Excel 中数组公式非常有用，它可建立产生多值或对一组值而不是单个值进行操作的公 式。要输入数组公式，首先必须选择用来存放结果的单元格区域，在编辑栏输入公式，然后 按 ctrl＋Shift＋Enter 组合键锁定数组公式，Excel 将在公式两边自动加上括号“{}”。不要自 己键入花括号，否则， Excel 认为输入的是一个正文标签。要编辑或清除数组公式．需选择 数组区域并且激活编辑栏，公式两边的括号将消失，然后编辑或清除公式，最后按 Ctrl ＋ shift＋Enter 键。 51、如何不使显示或打印出来的表格中包含有 0 值？ 通常情况下，我们不希望显示或打印出来的表格中包含有 0 值，而是将其内容置为空。 例如，图 1 合计列中如果使用“=b2+c2+d2”公式，将有可能出现 0 值的情况，如何让 0 值不 显示？方法一；使用加上 If 函数判断值是否为 0 的公式，即：=if（b2＋c2＋d2＝0，“”，b2 ＋c2＋d2）方法二：选择“工具”＼“选项”＼“视窗”，在“窗口选项”中去掉“零值”选项。方法 三：使用自定义格式。选中 E2：E5 区域，选择“格式”＼“单元格”＼“数字”，从“分类”列表 框中选择“自定义”，在“格式”框中输入“G/通用格式；G/通用格式；；”，按“确定”按钮即 可。 52、在 Excel 中用 Average 函数计算单元格的平均值的，值为 0 的单元格也包含在内。有 没有办法在计算平均值时排除值为 0 的单元格？
方法一：如果单元格中的值为 0，可用上例“0 值不显示的方法”将其内容置为空，此时 空单元格处理成文本，这样就可以直接用 Average 函数计算了。 方法二：巧用 Countif 函数例如，下面的公式可计算出 b2:B10 区域中非 0 单元格的平 均值： =sum（b2:b10）/countif（b2:b1o，"<>0"） 53、如何在 Excel 中实现“自动更正”功能？ Word 用户都知道，利用 Word 的“自动更正”功能可以实现数据的快速输入．但在 Excel 中却没有类似“自动更正”功能的菜单命令。其实，使用 VloopuP 函数可以巧妙地解决这一问 题。 Excel35 招必学秘技 也许你已经在 Excel 中完成过上百张财务报表，也许你已利用 Excel 函数实现过上千次的复 杂运算，也许你认为 Excel 也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应 手的使用方法只不过是 Excel 全部技巧的百分之一。本专题从 Excel 中的一些鲜为人知的技 巧入手，领略一下关于 Excel 的别样风情。 一、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中，如果想让大于等于 2000 元的工资总额以“红色”显示，大于等于 1500 元的工资总额以“蓝色”显示，低于 1000 元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色” 显示，我们可以这样设置。 1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令， 打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在 后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字 体”的“颜色”设置为“红色”。 2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于 1500，字体设置为 “蓝色”；小于 1000，字体设置为“棕色”)。 3.设置完成后，按下“确定”按钮。 看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。 二、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效 性”功能建了一个分类下拉列表填充项。 1.在 Sheet2 中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分 别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。 2.选中 A 列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后， 按“回车”键进行确认。 仿照上面的操作，将 B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”…… 3.切换到 Sheet1 中，选中需要输入“企业类别”的列(如 C 列)，执行“数据→有效 性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮， 选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个 体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。 再选中需要输入企业名称的列(如 D 列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序 列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。 4.选中 C 列任意单元格(如 C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单 元格中。然后选中该单元格对应的 D 列单元格(如 D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的 企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。 提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠 标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。 三、建立“常用文档”新菜单 在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时 调用。 1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令” 标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。
按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称 (如“常用文 档”)。 2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如 “超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工 资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。 重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。 3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜 单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右 侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。 重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。 4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜 单，单击其中的相应选项即可。 提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入” 菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。 5.删除自定义菜单项： 把 C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Excel\EXCEL11 删除 四、制作“专业符号”工具栏 在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制 作一个属于自己的“专业符号”工具栏。 1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏 名 ?如 “fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏” 工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录 制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。 仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。 2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工 具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。 切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按 钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。 3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第 2 个秘技的第 1 点对它们进行命名。 4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指 定宏”对话框，选中相应的宏(如 fuhao1 等)，确定退出。 重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。 5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具 栏，向单元格中快速输入专业符号了。 五、用“视面管理器”保存多个打印页面 有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。 1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击 鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。 2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮， 弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。 3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。 4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击 “显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具 栏上的“打印”按钮，一切就 OK 了。 六、让数据按需排序 如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺 序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。 1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在 “输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间” 等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。 2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话 框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义 的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。
七、把数据彻底隐藏起来 工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。 1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格 式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型” 下面的方框中输入“；；；”(三个英文状态下的分号)。 2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。 3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码 后，“确定”返回。 经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用 Excel 的透明功 能也不能让其现形。 提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以 防止别人删除你隐藏起来的数据。 八、让中、英文输入法智能化地出现 在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入 法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢? 选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性” 对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项 后，“确定”退出。 以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表 中的第 1 个中文输入法)自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。 九、让“自动更正”输入统一的文本 你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。 1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。 2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小写)，在 “替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。 3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大 小写?，然后确认一下就成了。 十、在 Excel 中自定义函数 Excel 函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完 成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数： 1.执行“工具→宏→Visual Basic 编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开 Visual Basic 编辑窗口。 2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块 1。 3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码： Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function 4.关闭窗口，自定义函数完成。 以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。 提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。 十一、表头下面衬张图片 为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢? 1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背 景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。 2.在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些 单元格(区域)。 3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中， 选中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格 (区域)下面就没有衬图片了(其实，是图片被“白色”遮盖了)。 提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。 十二、用连字符“&”来合并文本 如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&” 就能将它搞定(此处假定将 B、C、D 列合并到一列中)。 1.在 D 列后面插入两个空列(E、F 列)，然后在 D1 单元格中输入公式：=B1&C1&D1。 2. 再 次 选 中 D1 单 元 格 ， 用 “ 填 充 柄 ” 将 上 述 公 式 复 制 到 D 列 下 面 的 单 元 格 中 ， B 、C 、D 列的内容即被合并到 E 列对应的单元格中。 3.选中 E 列，执行“复制”操作，然后选中 F 列，执行“编辑→选择性粘贴”命令， 打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E 列的内容
(不是公式)即被复制到 F 列中。 4.将 B、C、D、E 列删除，完成合并工作。 提示：完成第 1、2 步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除 B、C、D 列，公式会 出现错误。故须进行第 3 步操作，将公式转换为不变的“值”。
生成绩条 常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或 VBA 的方法来实 现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方 法。 此处假定学生成绩保存在 Sheet1 工作表的 A1 至 G64 单元格区域中，其中第 1 行为标 题，第 2 行为学科名称。 1.切换到 Sheet2 工作表中，选中 A1 单元格，输入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″ ″ ， IF(0MOD?ROW() ， 3(=1 ， sheet1 ！ Aū ， INDEX(sheet1 ！ $A ： $G ， INT(((ROW() +4)/3)+1)，COLUMN())))。 2.再次选中 A1 单元格，用“填充柄”将上述公式复制到 B1 至 G1 单元格中；然后， 再同时选中 A1 至 G1 单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到 A2 至 G185 单元格中。 至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。 3.调整好行高和列宽后，同时选中 A1 至 G2 单元格区域(第 1 位学生的成绩条区域)， 按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框 线”选项，为选中的区域添加边框(如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作)。 4.同时选中 A1 至 G3 单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按 住鼠标左键，自 A4 拖拉至 G186 单元格区域，为所有的成绩条添加边框。 按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。 十四、Excel 帮你选函数 在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel 的“搜索函数”功能 可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。 执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中 输入要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选 出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定 所需要的函数。 十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据 有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某 个单元格的内容，可以利用 Excel 的“监视窗口”功能来实现。 执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监 视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添 加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。 以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格 内的数据和相关信息。 十六、为单元格快速画边框 在 Excel 2002 以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦， Excel 2002 对 此功能进行了全新的拓展。 单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘 图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。 单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区 域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。 提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误 的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按 工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即 可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。 十七、控制特定单元格输入文本的长度 你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的 单元格中你却输入了数字的时候，Excel 就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊! 要实现这一功能，对 Excel 来说，也并不难。
例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便 我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性” 选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在 “数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告” 卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信 息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。 很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel 就会弹出示的警告 对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧 ? 其实，在 Excel 的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文 本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计 一种检测标准，让你的 Excel 展示出与众不同的光彩呢。 十八、成组填充多张表格的固定单元格 我们知道每次打开 Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出 Excel 除了拥 有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当 然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输 入同样的内容。 那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然 后按住 Shift 键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起， 可以按住 Ctrl 键进行点选)。此时，我们看到 Excel 的标题栏上的名称出现了“工作组”字样， 我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点 什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。 但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一 改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的 “填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，Excel 会弹出“填充成组 工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位 置的数据格式都改变了。 十九、改变文本的大小写 在 Excel 中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而 是函数。不要以为 Excel 中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel 都 有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。 在 Excel 2002 中 ， 至 少 提 供 了 三 种 有 关 文 本 大 小 写 转 换 的 函 数 。 它 们 分 别 是 ： “=UPPER(源数据格)”，将文本全部转换为大写；“=LOWER(源数据格)”，将文本全部 转换成小写；“=PROPER(源数据格)”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词 的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的 A1 单元格中输入小写的“excel”，然后在目 标单元格中输入“=UPPER(A1)”，回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样，如果我们 在 A3 单元格中输入“mr.weiwei”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”，那 么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。 二十、提取字符串中的特定字符 除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省 事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。 如果我们想快速从 A4 单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT(源数据格，提取 的字符数)”函数，它表示“从 A4 单元格最右侧的字符开始提取 2 个字符”输入到此位置。 当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT(源数据格，提取的字符数)”函数了。还 有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从 A5 单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就可以 了。意思是：在 A5 单元格中提取第 4 个字符后的两个字符，也就是第 4 和第 5 两个字。 二十一、把基数词转换成序数词 将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。 因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀，但 大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且， “11”、“12”、“13”这 3 个数字又不一样，它们却仍然是以“th”结尾的。因此，实现起 来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。 不 信 ， 请 看 ： “ =A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th ″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th ″))”。该公式尽管一长串，不过含义却很明确：①如果数字是以“11”、“12”、“13”结 尾的，则加上“th”后缀；②如果第 1 原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用 “st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”；③如果第 1、2 原则都无效，那么
就用“th”。因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。 二十二、用特殊符号补齐位数 和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那就 是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实，在 Excel 中 也有类似的输入方法，那就是“REPT”函数。它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”，填 充位数)”。 比如，我们要在中 A2 单元格里的数字结尾处用“#”号填充至 16 位，就只须将公式改 为“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我们要将 A3 单元格中的数字从左侧用 “#”号填充至 16 位，就要改为“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”；另外，如果我们想 用 “ #” 号 将 A4 中 的 数 值 从 两 侧 填 充 ， 则 需 要 改 为 “ =REPT(″#″,8LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果你还嫌不够专业，要在 A5 单元格数 字的顶头加上“$”符号的话，那就改为：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能满足你的要求。 二十三、创建文本直方图 除了重复输入之外，“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯 文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中 的计算结果表现出长短不一的比较效果。 比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E 列”作为直方图中“预算内”月 份的显示区，将“G 列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D 列”的数值，用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下： 在 E3 单元格中写入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖动 填充柄至 G14。我们看到，一个没有动用 Excel 图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便 直观，简单明了。 二十四、计算单元格中的总字数 有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数。要 解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数 来删除空格。比如现在 A1 单元格中输入有“how many words?”字样，那么我们就可以用如 下的表达式来帮忙： “=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)” 该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用“TRIM”函数 删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的数 量，最后将空格数+1，就得出单元格中字符的数量了。 二十五、关于欧元的转换 这是 Excel 2002 中的新工具。如果你在安装 Excel 2002 时选择的是默认方式，那么很可 能不能在“工具”菜单中找到它。不过，我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”，然 后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项，“确定”后 Excel 2002 就会自行安装了。 完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的专门用于欧元和 欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与 Excel 的其他函数窗口一样，我们可以通过鼠标设 置货币转换的“源区域”和“目标区域”，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就 是“100 欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然，为了使欧元的显示更 显专业，我们还可以点击 Excel 工具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换后的货币数值都 是欧元的样式了。 EXCEL 快速操作技巧 Excel 是我们经常使用的表格处理工具，用它处理，即使有再多的数据也不是什么难事。不 过，对于有较多数据的工作表来说，在具体的操作过程中却存在很多比较麻烦的地方，比 如：我们不得不多次点击滚动条来到达数据区的末尾或标题行；我们不得不多次调整行高 或列宽，以使单元格数据完整显示，甚至这种调整得逐行或逐列完成，如此等等。 以下几个小技巧，可以使我们在 Excel 的表格操作过程中避免类似的麻烦，呵呵，可以使 操作更快、更准确、更方便。好了，不多说了，咱们进入正题。 1、快速得到合适列宽和行高 如果各列中数据宽度一致的话，我们可以选中各列，然后把鼠标移至列标题的右边框，待
鼠标变成双向箭头时拖动至合适的宽度，这样就可以得到统一列宽的各列了。如果各列中数 据宽度不一致的话，我们经常要逐列进行调整，非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列， 同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框，当鼠标指针变成双向箭头时双击鼠标左键，可 以立刻将各列的列宽设置为“最适合的列宽”，即各列宽度为恰好可以完整显示单元格数 据，如图 1 所示。
用这个方法也可以得到“最适合的行高”。只是要双击行标题的下边框。 2、快速移动活动单元格 经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端和最右端处来回折腾吗？其实，用不着多次 单击滚动条，也不用多次滚动鼠标的滚轮的。只要将鼠标指向当前单元格的下边框，当鼠标 指针变为四个箭头的十字形时双击，就可以使活动单元格迅速定位于当前数据区域中当前 列的最后一行，如图 2 所示。双击单元格的上边框可以到达最上一行，而双击左边框和右边 框则可以分别迅速到达最左端和最右端。快吧？
3、快速选中单元格区域 选中单元格区域有两种较为快速的方法。其一是利用名称框。如果我们清楚地知道应该选择 哪些区域，那么直接在编辑栏左侧的“名称框”内填写选择区域是最简便的了。比如我们要 同时选中 A2:D15 单元格区域和 H 列，那么就可以在名称框内直接输入“A2:D15,H:H”， 按下回车键，则这些区域就被直接选中了，如图 3 所示。 如果要选择的 区域本身已经 命名，那么， 直接输入该名 称，就更是简单 了。 其二，是利用 定位功能 我们的工作表 中有些数据是 用公式计算出来的，还有一部分是手工输入的数据。如果要单独选中公式部分，那么只需要 点击菜单命令“编辑→定位”，打开“定位”对话框。在这里您可以看到已经命名的单元格 区域。不过，我们要点击的是下方的“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框。如图 4 所示。要选择含公式的单元格区域，那就选中此对话框中的“公式”单选项，并且还可以对 其下方的四个复选项进行选择，以便在工作表中对单元格区域进行更精确的选择。
图4 在此对话框中，我们 还可以尝试其他单选项。 比如选中“当前区 域”单选项可以选择 活动单元格所在表格。 而选中“常量”单选 项则可以选择表格中 我们输入的那些数据。 还可以利用“条件格 式”单选项选择表格 中我们设置了条件格 式的那些单元格区域。 如此等等，不再罗嗦。 但无论怎样，比起我 们 逐 行 逐 列 按 下 “ Ctrl” 键 靠 鼠 标 手 工 选择都要简单得多。 4、快速拆分窗口 为方便查看表格的不同部分，我们经常要对工作表进行垂直或水平拆分。快速拆分的方法是： 先在需要拆分的位置单击鼠标，激活活动单元格，然后将鼠标指向垂直滚动条顶端的拆分 框，待鼠标指针变成拆分指针时，双击鼠标，那么窗口就会在活动单元格上方将窗口水平 拆分，如图 5 所示。再次双击拆分框，则拆分取消。
如果双击水平滚动条右端的拆分框，则会在活动单元格的左侧进行垂直拆分。 5、快速进行页面设置 一个工作簿中有多个工作表应该是常有的事儿。各个工作表需要打印时，怎样进行页面设置 最快？当然是将这些工作表同时选中同时设置最快了。方法是在工作表标签处右击鼠标，在 弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”，如图 6 所示。然后再点击菜单命令“文件→页 面设置”就可以对它们同时进行页面设置了。 如果要选中的只是部 分工作表，那么可以 按 住 “ Ctrl” 键 依 次 单 击各工作表标签。 6、快速输入相同内容
如果需要在不同工作表的同一单元格区域输入相同内容，我们可以先同时选中那些工作表 然 后选 择需 要输 入内 容的 单元 格区 域， 在区 域的 左上 角单 元格 输入 内容 ，然 后按 下 “Ctrl+Shift+Enter”快捷键，那么所有选中的工作表中的单元格区域都会自动填充相同的 内容。如果需要在不同工作表的同一单元格输入相同的公式，也可以采用这个办法，如图 7 所示。
Excel 实用技巧九则 Excel 是我们大家常用的办公软件，笔者在使用过程中总结出了一些经验，现在写出来 供大家参考。 1、不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格 因工作需要，笔者在 Excel 多个单元格中输入大量文本，大家都知道，在 Excel 中，如 果要选定已选定单元格右侧的单元格，可以按下方向键进行移动，可为了节省时间，让操 作的速度更高，可以按下 Tab 键，这样就可以快速选定已选定单元格右侧的单元格了，因 为打字的时候两只手都在主键区上工作，如果要按方向键，则必须把右手腾出来，这样无 疑会降低效率； 那么如果想选定已选定单元格左侧的单元格该怎么办呢？笔者经过试验发现，可以同 时按下“Shift+Tab”组合键，这样所选定的单元格就会左移了。 上面我们知道了快速向左和向右移动所选定单元格的方法，那向下选定单元格是按下 “Enter”键，相同的道理，如果想向上选定单元格就是同时按下组合键“ Shift+Enter”了， 怎么样，这样你在 Excel 中输入大量文本速度就会快多了。 2、选中包含超链接的单元格 在 Excel 中的一个单元格中输入一个电子信箱地址，默认状态下此单元格就会自动转 化为超链接，用鼠标点击它就会打开超链接，这样一来，如何才能选中此单元格而不打开 此超链接呢？方法很简单，用鼠标点住此单元格持续几秒钟不放，就可以选中它了。 3、持续显示单元格内的公式 在 Excel 中的单元格内任意输入一个公式，如=1+1，按下回车键，这时此单元格就会 不再显示公式，而显示出计算结果 2，可有的时候我们并不想马上看到结果，而是希望此 单元格能继续显示出公式，如何解决这个问题呢？方法很简单，在单元格内输入公式之后 依次点击菜单栏中的“工具”——“公式审核”——“公式审核模式”，这样就可以使公 式继续保持原样；而如果想显示出公式计算结果时，可以再次点击“公式审核模式”即可。 4、快速计算出矩形对角线长度 已知矩形的长和宽，现要求计算它的对角线长度，用 Excel 就可以快速计算出答案。如 何操作呢？ 设矩形长为 X，宽为 Y，对角线长度为 Z，那么，从这个公式可以看出，要求出 Z，有
两个步骤。一，算出 X 的平方值和 Y 的平方值，并把它们相加；二，把第一步求出的值开 方，所得出的数字就是 Z。很明显，我们要使用到 Excel 中的两个函数，一个是计算某个数 值的平方，即对数字进行幂运算；二是计算数字的平方根。下面介绍这两个数学函数的使用 方法。 ■返回给定数字的乘幂：POWER POWER 函数可以对数字进行乘幂运算，它的语法是：POWER(number,power) 其中 Number 是底数，可以为任意实数。 Power 是指数，底数按该指数次幂乘方。 比如我们要求 5 的二次方，也就是平方，就可以在单元格内输入： “=POWER（5，2）”，即可得出答案 25。 ■返回给定数字的正平方根：SQRT 它的语法是：SQRT(number) 其中 Number 是要计算平方根的数。 比如我们要求出 16 的平方根，就可以在单元格中输入：“=SQRT(16)”，即可得出答 案 4。 知道了这两个函数的用法，我们就可以轻松的得出 Z 的值了。 先分别求出 X 和 Y 的平方，然后把它们相加，再相加得出的值开方，就可以得出答案。 如果你还是觉得这样的速度慢，还有更好的方法。下面介绍一个函数：SUMSQ ■返回参数的平方和：SUMSQ 它的语法是：SUMSQ(number1,number2, ...)。number1,number2 等 30 个以内的数，用此 函数可以求出它们的平方和，这样一来，只需输入 X 和 Y 的值，就可以求出它们的平方和 了，再用 SQRT 函数一计算，最后 Z 值就可以求出。 最好的方法是只在一个单元格内输入函数，就可以求出最终的 Z 值。 上面介绍过了返回参数的平方和的函数：SUMSQ，假设 X，Y 的值分别是 3 和 4，在 一个单元格内输入 SUMSQ（3，4），然后按 Enter 键，单元格内就会显示出数字 25，这就 是 X 和 Y 值的平方和，我们要算出 25 这个数的正平方根，就需要另外一个函数：SQRT， 这样一来，函数 SUMSQ 成了函数 SQRT 的参数，这在 Excel 里面叫做嵌套函数，即某个函 数成为另一个函数的参数，要想在一个单元格内输入 X 和 Y 的值，并求出 Z 值，经过笔者 试验，是完全可行的，因为这里使用了嵌套函数。假设 X 和 Y 值分别为 3 和 4，在单元格中 输入=SQRT(SUMSQ(3,4))，并按下回车键，就可以马上得到 Z 值——5。输入此嵌套函数后， SUMSQ 函数的参数 3 和 4 外边的小括号会变成绿色，而 SQRT 函数的参数外边的括号的颜 色则不发生变化，这表明软件已经读懂此嵌套函数的意思。 有 兴 趣 的 读 者 可 以 亲 自 试 一 下 ， 在 Excel 的 任 意 一 个 单 元 格 中 ， 输 入 “=SQRT(SUMSQ(X，Y))”，注意这里可以把 X，Y 换成任意两个正数，然后按一下回车 键，就会得出 Z 值了。 另外说一下，Excel 可以支持多级嵌套函数。 5、让数值完全或部分替换公式
在一个单元格任意输入一个公式，如=1+1，再按回车键，此单元格的值就是自动计算 出是 2，能不能把这个公式删除掉，而永久转换成数值呢？ 就以 1+1 这个公式为例，我来介绍一下如何用数值来永久性替换公式的方法：先选中 包含公式的单元格，然后点击“复制”，然后再点击“粘贴”，这时再点击右侧的箭头， 再点击“只有值”，这样一来，单元格中的公式就永久性转化为数值了。 如果已经执行了上面的步骤，又想把数值变回公式，该怎么办呢？方法很简单，点击 “常用”工具栏上的“撤消”按钮就可以了。 有时候我们并不想把整个公式都转换为数值，而只是想把公式的一部分转换为数值， 如何做呢？ 先选中包含公式的单元格，然后在编辑栏中，选定要转换为数值的部分，然后按下 F9，再按回车，这个部分就转换为了数值，而不再是公式了。 6、去除“最近使用过的工作簿”列表 在 Excel 的“文件”菜单下，有几个最近编辑的工作簿，有时候我们不想让它显示出 来，如何隐藏这些工作簿呢？ 点击“工具”菜单中的“选项”，再弹出的对话框中点击“常规”选项卡，然后去除 “最近使用的文件列表”前面的对勾。 如果想更改“文件”菜单下显示的最近使用的文件数目，可以先选中此复选框，然后 在后面输入项数。 7、显示出包含公式的单元格 在一个 Excel 工作表中，有大量数据，这些数据有的是直接输入的，而有的是用公式 计算出来的。现在想要把用公式计算出的数据的单元格显示出来。 方法：先选中所有待选单元格，然后点击菜单“编辑”——“定位”，这时弹出“定 位”对话框，点击“定位条件”，选中“公式”，再点击“确定”，这样一来，包含公式 的单元格就会被显示出来。 8、简单方法移动复制工具栏按钮 根据工作需要，我们需要把一些自己最常用的工具栏按钮放在较为集中的地方，也就 是移动工具栏按钮，这是非常容易实现的，要想移动工具栏按钮，可以在按下“ALT”键 的同时拖运工具栏按钮，把它移动到其它位置。 而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏的其它地方，可以在按下 “ATL+CTRL”组合键的同时拖动按钮到其它地方。 这 里 要 注 意 的 是 ， 移 动 和 复 制 工 具 栏 按 钮 的 时 候 ， 必 须 先 按 下 “ ALT” 和 “ALT+CTRL”组合键，然后再用鼠标进行拖动。 如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了，怎么办呢？方法很简单，只需要再次按下 “ALT+CTRL”组合键的同时，把不想要的按钮拖动到工具栏以外的区域即可。 9、用快捷键快速插入函数 在 Excel 中，如果想插入函数，可以使用快捷键“Shift+F3”，按下此组合键，就可以 弹出“插入函数”对话框。
用 Excel 制作自动记录的考勤表 单位传统的考勤登记方式有工作量大、出错几率高、统计分析麻烦等特点，现在已经进入 了信息时代，为何不用电脑来帮我们进行考勤呢？用 Excel 2002 制作简单、快捷、准确的考 勤表，你就能切身体会到信息时代的方便与快捷。 一、基本框架设置 首先要进行的工作当然就是新建工作簿，在工作表中输入姓名、日期，制订考勤表的基 本框架。 1. 启动 Excel 2002，新建一个工作簿，命名为“2004 年员工考勤表”，在工作簿中建 立 12 个工作表。 2. 在当月工作表的 A1、B1 单元格中分别输入“姓名”、“日期”，在 A2 单元格中输入 第 1 个员工的姓名，接着选择 A2、A3 单元格，然后单击“合并及居中”按钮将两个单元格 合并为 1 个单元格，按照以上方法录入其他员工的姓名（如图 1）。 图 1 创建考勤表 3.在单元格 C1 中 输 入 “ 71” ， 程 序 将 自 动转成“7 月 1 日”（这里假 定考勤从 7 月 1 日开始）。用鼠 标点选单元格 C1 ， 并 移 动 鼠 标到单元格的 右下角，待出 现实心“十” 字的填充柄后， 按住左键拖动到需要的位置，这样在 7 月 1 日后便形成了一个日期序列。 4.单击日期序列最后的“自动填充选项”智能填充标记，在弹出来的菜单中点选“以 工作日填充”项，程序便自动将星期六、日去掉，不记入考勤日期。 5.选中整个日期行，在“单元格格式”对话框中点选“日期”选项卡。在“分类”列表 中点选“自定义”项，在类型框中输入“d"日"”，然后单击“确定”按钮。 二、录制宏 1.点选工作表中的任意一个单元格，然后单击“工具→宏→录制新宏”菜单项，进入 “录制新宏”对话框。在“宏名”框中输入准备录制的宏的名称——“返回当前时间”， “确定”后即进入宏的录制阶段（如图 2）。 图 2“录制新宏”对话 框 2. 输 入 公 式 “ =now( )” ， 然 后 按 回车键，接着单击 “停止录制”工具栏 中的“停止录制”按钮
结束录制。 三、制作宏按钮 1.单击“视图→工具栏→绘图”菜单项，调出“绘图”工具栏，接着选择“绘图”工 具栏中的“绘图→对齐→对齐网格”项。 2.单击“视图→工具栏→窗体”菜单项，调出“窗体”工具栏，然后单击“窗体”工 具栏上的“按钮”，接着在单元格 B2 中拖动鼠标绘制一个按钮，Excel 将自动打开“指定 宏”对话框，点选其中的“返回当前时间”宏，并单击“确定”按钮（如图 3）。 图 3 选择“返回当 前时间”宏 3.单击按钮， 将按钮上的文字 更改为“上班”， 并对文字大小、字 体进行设置。然后 单击“绘图”工 具栏上的“选择 对象”按钮，并 按 住 “ Ctrl” 键 ， 用鼠标将刚才制 作的按钮拖到 B3 中，即将制作好的按钮复制到 B3 中，并将按钮上的问题更改为“下班”。 4.确认“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮被选中，单击“下班”按钮，然后按住 “Shift”键再单击“上班”按钮，将两个按钮同时选中。单击“Ctrl”键，用鼠标将选中的 两个按钮拖动复制到 B 列的其余单元格中。最后效果如图 4。
图 4 创建“上、下班”按钮宏 四、记录出勤 选中待插入上下班时间的单元格，单击同一行中的“上班”或“下班”按钮即可。在单 击“上班”、“下班”按钮时会返回很长一串数字，其实我们只需输入诸如“ 13:30”这样
的时间即可。单击“格式→单元格”菜单项，在弹出来的“单元格格式”对话框中点选“数 字”选项卡，在分类框中点选“时间”，在“类型”框中点选“ 13:30”，最后单击“确 定”即可。 要把出勤记录由公式结果转换成具体的时间数值，否则当公式被重新计算后，其结果 将更改。选中表中的所有数据单元格，单击右键选择“复制”，点选“编辑→选择性粘贴” 菜单项，在“选择性粘贴”对话框中选中“数值”项，然后单击“确定”。 五、统计结果 1.在日期行之后的单元格中依次输入“迟到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要统 计的项目。并将这几列中的单元格上下两两合并，使之对应于姓名行（如图 5）。
图 5 创建相关统计项目 2.单击单元格 Y2，然后键入公式“=COUNTIF(C2:X2,">8：30")”（这里假设上班时间 为 8:30），并按回车键，Z2 单元格中便会出现选中员工所有迟于 8:30 上班的工作日天数。 同理在 Z2 单元格中输入公式“=COUNTIF(C3:X3,">17：00")”(假设下班时间为 17:00)，并 按回车键，Z2 单元格中便会出现选中员工所有早于 17:00 下班的工作日天数。 3.单击 AB2 单元格输入公式“=COUNTIF(C2:X3,"事假")”，并按回车键确认，AB2 单 元格中便出现了选中员工本月的事假次数。 4.其他人的统计方法可以利用 Excel 的公式和相对引用功能来完成。 5.单击“工具→选项”菜单项，在弹出的对话框中点选“重新计算”选项卡，并单击 “重算活动工作表”按钮。这样所有员工的考勤就全部统计出来了。 Excel 自定义公式防止输入重复数据 大家在使用 Excel2007 编辑工作表格时经常要输入大量数据，有时要求输入的这些数 据是不允许重复的，例如常见的身份证号码等，一旦错误输入查找起来那可是相当麻烦的 一件事。对于这个问题，其实我们可以自定义公式，让 Excel 对重复数据能够自动弹出警告 信息，以便及时提醒操作人员。 Step1：运行 Excel 2007 程序并新建一个工作表格，然后按下“Ctrl+A ”组合键全选该 表格。
Step2：单击“数据”菜单，然后在“数据工具”功能区域中选择“数据有效性”选项， 接下来在随即弹出的“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表 框 中 选 择 “ 自 定 义 ” 标 签 ， 在 “ 公 式 ” 下 面 的 文 本 框 中 输 入 “=COUNTIF($1:$65535，A1)=1”(不含双引号)。
注意：这里的“$1:$65535”表示对全工作表范围进行重复检查。 如果你需要检查的只 是某一特定的单元格范围，可以根据实际情况重新进行调整，但必须使用绝对方式。 Step3：切换到“出错警告”选项卡，在这里程序已经自动勾选了“输入无效数据时显 示出错警告”的复选框，接下来将“样式”设置为“停止”选项，然后在右侧的“标题” 和“错误信息”两个文本框中可以自行输入相关的内容、具体的警告信息等等，然后单击 “确定”按钮即可。 经过设置之后，今后重复输入相关数据时，程序会自动弹出一个对话框，提示“有重 复数据出现”，提供“重试”、“取消”、“帮助”三个选项。选择“重试”，则对现有数 据进行检查校核；选择“取消”可以重新输入。