WERKBOEK Versie 2.1 - Checklist
INHOUDSOPGAVE I.
Inleiding
Doel van het keurmerk Het werkboek Codering Definities Uitzonderingen
2
II.
Certificering
Aanmelden Betrokken instanties Controle en sancties Voorbeelddocumentatie
3
III. Wijzigingen
Wijzigingen t.o.v. laatste versie Wijzigingsprocedure
4
1.
Algemeen
Algemeen Administratie I&R
5
2.
Huisvesting
3.
Voeding, verzorg en welzijn
4. Gezondheid
6 Voeding Verzorging en welzijn Socialisatie HygiĂŤne
7
Preventieve gezondheidszorg Curatieve gezondheidszorg Dierenarts Dierengeneesmiddelen
8
5. Fokbeleid
10
6. Handel
11
7. Service
12
8. Onderzoek en evaluatie
Klanttevredenheid Afwijkingsprocedure
13
9. Kennis en bekwaamheid
Verantwoordelijke Uitvoerende
14
10. Notities
15
I. INLEIDING Doel van het keurmerk Het Keurmerk voor Hondenactiviteiten (KmvH) is een initiatief van de Vereniging Beroepsmatige Kennelhouders (VBK). De VBK beoogt met dit vrijwillig certificatiesysteem de transparantie en de kwaliteit van de hondenactiviteiten handel, fokkerij en pensions te verhogen. Daarnaast wordt middels dit certificatiesysteem ingespeeld op de verplichte identificatie en registratie van honden (I&R hond). Het doel van deze maatregelen is het verbeteren van het dierenwelzijn en de diergezondheid. Om het KmvH te behalen, moet voldaan worden aan een aantal voorwaarden. Deze voorwaarden staan beschreven in de Voorschriften Regeling Hondenactiviteiten voor handel, fokkerij en pensions. Met het voldoen aan alle voorschriften geeft u als deelnemer de garantie er alles aan te doen om het welzijn en de gezondheid van uw honden te waarborgen.
Het werkboek In dit werkboek zijn de voorschriften voor de regeling hondenactiviteiten voor handel, fokkerij en pensions kort beschreven in de vorm van een checklist. Deze checklist helpt u om een overzichtelijk beeld te krijgen van de tekortkomingen ten opzichte van de norm. U heeft enkel een uur nodig om te bepalen of u aan de voorschriften voldoet. Daarnaast zijn op de website www.keurmerkvoorhonden.nl voorbeeldformulieren en een concept overeenkomst dierenarts te downloaden die u kunnen helpen om te voldoen aan de administratieve verplichtingen die onderdeel zijn van deze regeling.
Coderingen In dit werkboek staat bij iedere controlepunt een code. Deze code komt overeen met de code die in de officiële Voorschriften Regeling Hondenactiviteiten voor handel, fokkerij en pensions staat vermeld. Mocht een omschrijving in het werkboek onduidelijk zijn, dan kunt u meer informatie vinden in de officiële voorschriften. Daarnaast wordt in de officiële voorschriften ook vermeld hoe het controlepunt gecontroleerd wordt en wat de zwaarte van een eventuele sanctie op dit controlepunt is.
Definities Een uitgebreid overzicht van alle relevante definities is terug te vinden in de officiële Voorschriften Regeling Hondenactiviteiten handel, fokkerij en pensions. Hier vindt u een beknopt overzicht van de meest belangrijke definities: Identificeren: een hond voorzien van een ISO transponder die is opgenomen of deel uitmaakt van een Tracking & Tracing systeem. Fokken: het door de mens selecteren en met elkaar laten paren van honden, met als doel de eigenschappen van de volgende generaties te veranderen. Handel: aankopen of anderszins verwerven van honden anders dan voor privé gebruik. Pension: instelling waar men zijn hond(en) tegen betaling enige dagen kan onderbrengen. Regelinghouder: rechtspersoon die verantwoordelijk is voor het beheer van de regeling, verwerken van aanvragen deelnemers en het verstrekken van certificaten.
Uitzonderingen Een deel van de normen kan beargumenteerd uitgesloten worden. Achter de codering van elk controlepunt staat aangegeven of de betreffende norm uitgesloten kan worden voor de fokkerij (F), de handel (H) en/of de pensions (P). Daarnaast gelden er een aantal uitsluitingen betreffende de huisvesting wanneer honden aantoonbaar in huiselijke kring gehouden worden: normregel 2B, 2J, 2K en 2L.
2
II. CERTIFICERING Aanmelden Deelname aan de regeling is mogelijk door een overeenkomst af te sluiten met de regelinghouder. De deelnemer kan zich via het inschrijfformulier op de website www.keurmerkvoorhonden.nl rechtstreeks aanmelden bij de regelinghouder. Na aanmelding krijgt de deelnemer de overeenkomst toegestuurd. De Voorschriften Regeling Hondenactiviteiten, bijbehorende formulieren en dit werkboek zijn via de website www.keurmerkvoorhonden.nl gratis te downloaden. De overeenkomst dient vervolgens ondertekend teruggestuurd te worden naar de regelinghouder. Na ondertekening van de overeenkomst is de deelnemer gebonden aan de certificatiecriteria Voorschriften Regeling Hondenactiviteiten voor handel, fokkerij en pensions. Verder geeft de deelnemer daarmee toestemming aan de controlerende instantie om een erkenningscontrole uit te voeren.
Controle en sancties Ten behoeve van de erkenningscontrole zal de controlerende instantie controles uitvoeren op het voldoen aan de regeling (zowel administratief, fysiek als mondeling) in de vorm van een audit. Leidraad voor deze audit is de checklist die opgenomen is in dit werkboek. De controlerende instantie zal op basis van de resultaten van de audit een rapportage opstellen, welke voorgelegd wordt aan de certificerende instantie. Indien naar het oordeel van de certificerende instantie, uit het rapportage van de controlerende instantie blijkt dat de deelnemer voldoet aan de regeling en er daarnaast geen bezwaar is tegen deelname, zendt de certificerende instantie het certificaat (Keurmerk voor Hondenactiviteiten) naar de deelnemer. Gecertificeerde deelnemers mogen: • Eigen gefokte pups afleveren met gebruikmaking in het dierenpaspoort van het bij de regeling behorende beeldmerk; • Gebruikmaken van het bij de regeling behorende beeldmerk.
Betrokken instanties De commissie van deskundigen bestaande uit het bestuur van de Vereniging Beroepsmatige Kennelhouders (VBK) aangevuld met een deskundig veterinair en geneticus, treedt op als regelinghouder. In deze hoedanigheid is zij verantwoordelijk voor het beheer van de regeling en het verstrekken van de certificaten. Daarnaast is zij verantwoordelijk voor het contact met (potentiĂŤle) deelnemers en het opstellen van overeenkomsten. CBD treedt op als controlerende instantie. Dit betekent dat de CBD verantwoordelijk is voor de planning en uitvoering van de controle bezoeken (audits). Daarnaast is de CBD verantwoordelijk voor het opstellen van de rapportage van de audits. VERIN treedt op als certificerende instantie. Dit betekent dat VERIN bevoegd is tot het certificeren cq. verlengen van certificaten op basis van controleresultaten.
Voorbeelddocumentatie Via de website wordt gratis voorbeelddocumentatie beschikbaar gesteld welke gebruikt kan worden om aan de controlepunten te voldoen. Denk hierbij aan een conceptovereenkomst dierenarts, honden- en werpkaarten.
3
III. WIJZIGINGEN Wijzigingen in de norm De regeling kent een commissie van deskundigen. De commissie van deskundigen is regelinghouder en is bevoegd tot het doen van aanpassingen aan de normen. De commissie van deskundigen bestaat uit het bestuur van de Vereniging Beroepsmatige Kennelhouders, aangevuld met een deskundige veterinair en een geneticus. Minimaal eenmaal per jaar voert de commissie van deskundigen een audit uit op de inhoud en uitvoering van de regeling. Normen die vanwege nieuwe ontwikkelingen niet meer up-to-date zijn zullen door de commissie worden herzien. Bij aanpassing of uitbreiding van de Voorschriften Regeling Hondenactiviteiten voor handel, fokkerij en pensions zal de commissie van deskundigen de officiële norm reviseren en de aanpassingen communiceren met zowel de controlerende alsook de certificerende instantie. Deelnemers en geïnteresseerden worden op de hoogte gebracht van wijzigingen via de website www.keurmerkvoorhonden.nl. Daarnaast kunnen deelnemers en geïnteresseerden via deze website zelf wijzigingen initiëren. Daartoe dienen zij contact op te nemen met de regelinghouder. De commissie van deskundigen zal daarop beslissen het voorstel wel of niet te accepteren.
Meest recente wijzigingen Versie 2.1: 10-12-2011 Naar aanleiding van de eerste audits heeft de commissie van deskundigen besloten de norm op een aantal punten te wijzigen. - Vanwege de vertraging in de invoering van de verplichte I&R en de daarbij behorende administratieve verplichtingen is besloten om een groot deel van administratieve verplichtingen uit het normdocument nog niet te bestraffen. Daartoe is de beoordelingscategorie “aanbeveling” toegevoegd aan het sanctiekader. Normregels die vallen in de sanctiecategorie aanbeveling, worden nog niet meegenomen in de eindbeoordeling van de deelnemer. In de toekomst kan het niet voldoen aan deze normregels echter wel tot sancties leiden. De deelnemer wordt bij de volgende controle geacht actie genomen te hebben op deze aanbevelingen. • In de laatste kolom van de checklist is aangegeven of de normregel een aanbeveling is. In dat geval wordt de desbetreffende normregel nog niet meegenomen in de eindbeoordeling van de deelnemer. - Er is besloten om de weging van sancties op diverse normregels te verlagen.
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15