Bidboek BUITENGEWOON NC2016 by woanderlust

BIDBOEK NC2016:

Buitengewoon is zo gek nog niet! oktober 2016 | JCI â&#x20AC;&#x2DC;s-Gravenhage | buitengewoonnc2016.nl 1

COLOFON

Dit bidbook is een uitgave van JCI â&#x20AC;&#x2DC;s-Gravenhage. Deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm, internet of op welke wijze dan ook. Wel hopen we dat je met respect voor de inhoud omgaat en de verveelvoudiging en/of openbaarmaking doet ten behoeve van de promotie van ons NC. Copyright ÂŠ 2015 Biboek NC2016: Buitengewoon is zo gek nog niet! Alle rechten voorbehouden Teksten: Kernteam bidfase Samenstelling: Kernteam bidfase Fotografie: Diverse online bronnen Vormgeving: woanderlust stijl en communicatie

BIDBOEK NC2016:

Buitengewoon is zo gek nog niet! oktober 2016 | JCI â&#x20AC;&#x2DC;s-Gravenhage | buitengewoonnc2016.nl 3

bedenk het, Doe het, Deel het. oktober 2016 | JCI â&#x20AC;&#x2DC;s-Gravenhage | buitengewoonnc2016.nl 4

Managementsamenvatting

Wij geloven dat we als JCI moeten handelen naar onze visie en gaan daarom voor lokale impact. Met een BUITENGEWOON NC2016 dragen we hieraan bij. Tijdens het NC motiveren en enthousiasmeren wij de JCI-leden een heel weekend lokale impact te realiseren voor het Rode Kruis.

We kiezen daarbij een anders dan anders aanpak. Met het thema: BUITENGEWOON denken, doen en delen, bieden we deelnemers kennis en tools die zij direct in de praktijk brengen door de handen uit de mouwen te steken en/of de grijze massa aan het werk te zetten voor een van onze maatschappelijke projecten. Tijdens het dagprogramma gaan we letterlijk naar buiten. Met activiteiten voor jonge werkzoekende, ouderen en bewoners uit andere culturen bieden we de doelgroepen van het Rode Kruis een helpende hand. Zoals het thema doet vermoeden, zullen wij het transport tussen de diverse locatie ook op een buitengewone manier aanbieden. Denk bijvoorbeeld aan historische trams, elektrische scooters en tuk tuks, of de fiets. Als centrale locatie voor het CvA is er gekozen voor de Caballero fabriek. Deze locatie past precies bij het gekozen thema van NC2016. Functioneel praktisch, betaalbaar maar buitengewoon hip! Uiteraard is na al het harde werken een feestje wel verdiend! Vanuit het Ketelhuis delen we ervaringen en wordt deze buitengewone dag in stijl afgesloten. Voor NC2016 streven we naar een buitengewone bijdrage van partners en relaties uit ons netwerk. Wij hebben onszelf tot doel gesteld om partners niet om een financiĂŤle bijdrage te vragen; wij gaan werken met een durf te vragen-lijst. Een durf te vragen-lijst is een lijst met locaties, materialen, diensten en voorzieningen die wij nodig hebben om een BUITENGEWOON NC2016 te organiseren. Dit ruilen we door het inzetten van onze eigen kennis, kunde en netwerk. Het uitgangspunt is daarbij het dagprogramma gratis aan te bieden. Bij een financieel positief resultaat zal de helft van de opbrengsten gedoneerd worden aan onze belangrijkste partner, het Haagse Rode Kruis We inspireren onze directe omgeving met het delen we de gemaakte impact in de lokale media middels buitengewone communicatie. Buitengewoon is duidelijk, opvallend en een tikkeltje eigenwijs. Dat betekent een kleurrijke campagne met veel durf en vrolijkheid, die je aan het denken zet en je uitdaagt om te doen, denken en delen.

Ons doel is gehaald wanneer we met z’n allen de handen uit de mouwen hebben gestoken en het Rode Kruis en hun doelgroepen hebben geholpen met concrete acties. We hebben de deelnemers geïnspireerd en onze resultaten gedeeld met de lokale media. Bovenal, zijn we echt blij als we naast het bovenstaande zelf terug kunnen kijken op een bijzonder weekend, waar we met z’n allen veel plezier aan hebben beleefd, en we hebben genoten van de weg er naar toe.

Inhoud Managementsamenvatting 5 Inleiding 11 1 Buitengewoon NC2016 15

1.1 Ons thema 16 1.2 Wanneer zijn wij blij? 17 1.3 Samenwerken met het Rode Kruis 17 1.4 De organisatie 18 1.4.1 Samenstelling kernteam in bidfase 19 1.4.2 Organogram in bidfase 21 1.4.3 Raad van Toezicht 22 1.4.4 ComitĂŠ van Aanbevelingen 22

2 Programma 25

2.1 Tijdschema 26 2.2 Denken, doen en delen 27 2.2.1 Drinken en delen: vrijdagavondborrel 27 2.2.2 Denken en doen: workshops 27 2.2.3 Doping: lunch 30 2.2.4 Denken, doen en delen: the senator edition 30 2.2.5 Denken en delen: CvA 30 2.2.6 Drinken en delen: borrel 30 2.2.7 Dineren en dansen: diner en feest 31 2.2.8 Dromen: overnachtingen 31 2.2.9 (Be)danken en doorzetten 31

3 Locaties 33

3.1 Locatie CvA 34 3.2 Activiteiten locaties 35 3.3 Diner- en feestlocatie 35 3.4 Overnachten 35

4 Logistiek en faciliteiten

5 Sponsoring en FinanciĂŤn

6 Marketing, Communicatie en PR

4.1 Vervoer 40 4.2 Communicatieplatform 40 5.1 Durf te vragen 44 5.2 Partners 44 5.3 Buitengewoon in balans 46 5.4 Begroting 47 5.4.1 Inkomten 48 5.4.2 Kosten programma 49 5.4.3 Kosten algemeen 50 5.4.4 Resultaat 50 5.5 ANBI-status 50

6.1 Ons doel! 54 6.1.1 Kennis, houding gedrag 54 6.2 Onze boodschap 55 6.3 Communicatie per doelgroep 55 6.4 Beknopte strategie 58 6.5 Communicatiemiddelen 59

7 Planning 63

gewoon, met een beetje extra oktober 2016 | JCI â&#x20AC;&#x2DC;s-Gravenhage | buitengewoonnc2016.nl 10

Inleiding

Voor je ligt het bidbook voor de organisatie van de Nationale Conventie van JCI Nederland in 2016. JCI â&#x20AC;&#x2122;s-Gravenhage presenteert met trots haar plannen voor de organisatie van NC2016: BUITENGEWOON.

We hebben dit gedaan met behulp van de training JCI Impact.

In december 2013 werd het eerste zaadje voor deze plannen in de Kamer geplant. Tijdens de ALV mocht iedereen aangeven welke projecten hij of zij graag met de Kamer zou willen oppakken. Op de lijst verscheen de organisatie van een NC. De reacties op dat voorstel waren divers: van ‘willen we dat wel op onze hals halen?’ tot een volmondig, enthousiast ‘ja, dat gaan we doen!’. Simone van Hengstum, Annemarie Boereboom en Renée van der Zwan zijn aan de slag gegaan met een blanco papier. De centrale vragen waren: wat willen wij? wat vinden wij belangrijk? wat moeten we behouden? wat kan anders? wat kan beter? Een eerste concept werd uitgewerkt en met brainstormsessies en kamertrainingen met de hele Kamer werd dat concept tot een plan ingekaderd. Tijdens de ALV van oktober 2014 besloot JCI ’s-Gravenhage een bid voor NC2016 in te dienen. Vanaf dat moment is hard gewerkt: het bestuur en teams werden gevormd, het eerste onderzoek voor programma en faciliteiten is verricht en de promotie werd opgestart. De grote bekendmaking van onze plannen volgde tijdens het CvA, georganiseerd door JCI ’t Sticht. De bezoekers zijn overladen met buitengewone puzzelstukjes, buitengewone posters, buitengewone Haagse Hopjes en buitengewoon enthousiaste leden van JCI ’s-Gravenhage die in hun buitengewone bodywarmers iedereen die het maar horen wilde (of kon) vertelden over hun plannen. Na het CvA is het team met het echte schrijfwerk begonnen. Eerst in de teams, daarna met alle teams en het bestuur op een gure, regenachtige zaterdag in Rotterdam bij Outside Inc. op kantoor. En dit is het resultaat. Wij zijn trots en hopen dat je na lezing van ons bidbook net zo enthousiast bent over onze plannen als wij:

want samen kunnen wij buitengewoon veel en buitengewoon mooie impact maken! Tot in Den Haag! JCI â&#x20AC;&#x2122;s-Gravenhage

Buitengewoon is zo gek nog niet! oktober 2016 | JCI â&#x20AC;&#x2DC;s-Gravenhage | buitengewoonnc2016.nl 14

1. Buitengewoon NC2016

De afgelopen NC’s waren geweldig. Mooie feesten, goede workshops en mooie locaties. De onderlinge banden tussen de verschillende kamers worden aangehaald en na een weekend vertrekt iedereen weer geïnspireerd naar zijn of haar huis en werkplek. Maar wat als we het niet kunnen beperken tot inspiratie, wat als we ook kunnen doen waar JCI om draait: het creëren van (lokale) impact en zorgen voor persoonlijke ontwikkeling van onze leden. JCI ’s-Gravenhage weet dat dit kan en een NC is het uitgelezen moment om aan deze ambitie invulling te geven. We zijn met een grote groep JCI’ers. Hoeveel impact kunnen we wel niet leveren, wanneer we ons met zijn allen één dag inzetten voor de maatschappij? Met dit uitgangspunt zijn we begonnen aan het organiseren van een BUITENGEWOON NC2016.

1.1 Ons thema Waarom To provide development opportunities that empower young people to create positive change.

Wij geloven dat we als JCI moeten handelen naar onze visie en moeten gaan voor lokale impact. Met ons BUITENGEWOON NC2016 willen wij hier aan bijdragen. Tijdens ons NC motiveren wij de JCI-leden uit heel Nederland en enthousiasmeren wij hen lokale impact te realiseren tijdens het weekend in Den Haag en daarna in hun eigen omgeving.

Hoe

De gouden cirkel Met de gouden cirkel geeft Simon Sinek een verklaring voor de ‘Waarom’. Waarom sommige mensen zo inspireren en waarom sommige bedrijven zo succesvol en invloedrijk zijn. Waarom zij zoveel ambassadeurs, ‘believers’, mondtot-mond reclame hebben. Het plan voor NC2016 is ook ontstaan uit een waarom-vraag. Voor ons de reden om ons thema aan de hand van ‘why, what, how’ toe te lichten.

Tijdens alle onderdelen van het NC staat ‘denken, doen en delen’ centraal. Wij hebben ervoor gekozen samen te werken met het Rode Kruis Den Haag. Zo realiseren we concreet resultaat in de vorm van lokale impact in Den Haag. Dat concrete resultaat zetten we in als inspirator en motivator, zodat de JCI-leden de opgedane kennis en ervaringen in zullen zetten voor lokale impact in hun eigen omgeving.

Wat

We doen dit door het organiseren van de Nationale Conventie van 2016. Uiteraard kiezen we daarbij een anders dan anders aanpak, die past bij ons credo. Dit betekent dat we de deelnemers kennis en tools bieden (denken) die zij vervolgens direct in de praktijk kunnen brengen door zich in te zetten voor een van onze maatschappelijke projecten (doen). We sluiten het inhoudelijke programma af met de uitwisseling van kennis en ervaring (delen), zodat de leden handvatten hebben om met hun eigen kamer (meer) lokale impact te creëren. Omdat wij het belangrijk vinden met zoveel mogelijk mensen aan de slag te gaan en hen geïnspireerd Den Haag te laten verlaten, koop je in 2016 je kaartje voor ons BUITENGEWOON NC2016 voor minder dan €95,00.

1.2 Wanneer zijn wij blij? Lokale impact gecreëerd

We hebben met z’n allen de handen uit de mouwen gestoken en het Rode Kruis en hun doelgroepen geholpen met concrete acties. Belangrijk hierbij is dat het gaat om duurzame oplossingen waarmee we de mensen en organisaties echt een stap verder hebben geholpen. De doelstellingen spreken we samen met het Rode Kruis af.

Deelnemers geïnspireerd

Alle deelnemers waren betrokken en actief tijdens NC2016. Ze gaan naar huis met een glimlach op hun gezicht en een voldaan gevoel. Daarnaast nemen ze een flinke dosis inspiratie mee ook in hun eigen omgeving (met hun Kamer) lokale impact te gaan realiseren.

Aandacht in de media voor de Buitengewone impact

Wij willen met ons BUITENGEWOON NC2016 niet alleen een leuk evenement neerzetten voor onze leden. Nee wij willen lokale impact creëren en anderen inspireren om ook (lokale) impact te creëren. Niet alleen JCI-leden maar ook Hagenaren, Hagenezen en mensen in de regio Haaglanden. Daarom zijn we blij wanneer ons evenement in ieder geval de lokale en regionale media behaalt. En dat daar natuurlijk wordt aangegeven waar we als JCI voor staan. We zijn pas echt blij als we naast het bovenstaande zelf terug kunnen kijken op een bijzonder weekend, waar we met z’n allen veel plezier aan hebben beleefd. En we hebben genoten van de weg er naar toe.

1.3 Samenwerken met het Rode Kruis

In 2014 zijn JCI en Rode Kruis een strategisch partnerschap aangegaan. Met als doel de lokale kamers te koppelen aan de lokale organisaties van het Rode Kruis. Bij JCI ’s-Gravenhage heeft dit geresulteerd in een aantal inspirerende kennismakingsgesprekken en uiteindelijk in de samenwerking voor de organisatie van de Buitengewone NC2016. 17

Het Nederlandse Rode Kruis bestaat sinds 1867 en is een onafhankelijke vereniging. Het maakt deel uit van het grootste onafhankelijke hulpnetwerk ter wereld: de Internationale Rode Kruis- en Rode Halve Maanbeweging.

Het Rode Kruis en JCI hebben een vergelijkbare organisatiestructuur. Als kamers na ons buitengewone NC enthousiast naar huis gaan is het daardoor voor hen relatief eenvoudig om aansluiting te zoeken met hun lokale Rode Kruis afdeling. Dit past bij onze doelstelling om NC2016 een spin-off te laten zijn voor meer lokale impact. Het Rode Kruis heeft als doelstelling hulp te geven aan de meest kwetsbaren en is net als het JCI een onafhankelijke vereniging. Naast de internationale doelstellingen van het Rode Kruis richt het Rode Kruis zich met haar lokale afdelingen op het geven van hulp aan de meeste kwetsbaren in de regio. Dit in de vorm van praktische en concrete oplossingen. Dit sluit aan bij de lokale impact waar JCI voor staat en die wij met NC2016 willen realiseren.

1.4 De organisatie

Voor de organisatie van NC2016 zal na gunning een Stichting worden opgericht volgens de voorschriften van JCI Nederland. Vanuit deze Stichting zal de organisatie en exploitatie van NC2016 plaatshebben. De organisatie van NC2016 is feitelijk in handen van een kernteam (het algemeen bestuur), bestaande uit het NC Bestuur (het dagelijks bestuur) en een vertegenwoordiger uit elke ondersteunende commissie. Het NC Bestuur is tevens het bestuur van de Stichting. Het NC bestuur legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht en aan de leden van JCI â&#x20AC;&#x2122;s-Gravenhage. De ondersteunende commissies richten zich allemaal op een eigen kerntaak binnen de organisatie van NC2016. Binnen de kamer is er al een groot draagvlak om een BUITENGEWOON NC2016 te organiseren, wat maakt dat reeds de meerderheid van de leden al actief betrokken is bij NC2016 en dit bidbook.

1.4.1 Samenstelling kernteam in bidfase Bestuur

Het bestuur faciliteert de teams bij het uitwerken van de activiteiten omtrent NC2016 en is het aanspreekpunt van onze partner het Rode Kruis, afdeling Den Haag. Daarnaast zorgt zij voor de Financiën en Juridisch advies.

Annemarie Boerenboom

RenÉe van der zwan

Babette Tresfon

Programma

De programmacommissie zorgt voor de opzet van het programma en het vastleggen van de sprekers en workshopleiders. Tijdens NC2016 zijn zij het centrale aanspreekpunt voor de coördinatie van het programma.

Thomas van der lans

Marieke Roos

eliÉnne croes

Logistiek en faciliteiten

Het organiseren van alle locaties, het vervoer, parkeren, slaaplocaties en logistieke schema is in handen van de commissie logistiek en faciliteiten.

Oene eversteijn

Maud winthagen

Bart van der Broek

Communicatie en PR

Bij een BUITENGEWOON NC2016 hoort natuurlijk een buitengewone communicatie. De Communicatie en PR commissie verzorgt de website www.buitengewoonnc2016.nl de Facebookpagina en zorgt ervoor dat iedereen in het land benaderd wordt met een buitengewoon promotiepakket.

Lotte Nijkamp

hÉlÈne hartlief

Monique Horsman

Sponsoring

De sponsorcommissie maakt het mogelijk dat wij al onze buitengewone ideeën ook daadwerkelijk kunnen uitvoeren. Ze treden op als relatiemanager naar de bedrijven en externe partners en dragen zorg voor het binnenhalen van de sponsoring.

maaike de rover

petra jorritsma

mathijs koper

1.4.2 Organogram in bidfase Raad van Toezicht Erna Bakker Vertegenwoordigers Gemeente Den Haag, ADO Den Haag en Rode Kruis Den Haag

Bestuur nc2016 Annemarie Boerenboom Renée van der Zwan Babette Tresfon

Sponsoring

Programma

Logistiek & faciliteiten

communicatie & PR

Maaike de Rover Petra Jorritsma Mathijs Koper

Thomas van der Lans Marieke Roos Eliénne Croes

Oene Eversteijn Maud Winthagen Bart van den Broek

Lotte Nijkamp Hélène Hartlief Monique Horsman

Figuur: Organogram van het kernteam tijdens de bidfase

1.4.3 Raad van Toezicht

Voor de samenstelling van de Raad van Toezicht hebben wij gekozen voor een diverse samenstelling met een breed spectrum aan kennis en netwerk. Het betreft mensen die midden in de Haagse samenleving staan en met wie JCI ’s-Gravenhage al lang relaties onderhoudt. Met vertegenwoordigers van de gemeente, ADO Den Haag en het Rode Kruis, afd. Den Haag wordt gesproken over hun positie in de RvT. Voor het financiële toezicht hebben wij onze oud-Kamergenoot Erna Bakker bereid gevonden plaats te nemen in de Raad van Toezicht. Erna is register-accountant bij BDO en is betrokken geweest bij de organisatie van NC2009. Met haar financiële kennis en ervaring met JCI-evenementen menen wij dat zij een waardevolle invulling aan haar functie in de RvT zal geven.

1.4.4 Comité van Aanbevelingen

Wij voelen ons gesteund in de organisatie van ons BUITENGEWOON NC2016 door verschillende partners. Na het winnen van het BID voor de realisatie van NC2016 zullen wij een Comité van Aanbeveling oprichten. De eerste beoogde leden zijn benaderd. Het Comité van Aanbeveling zullen wij inzetten bij het aangaan van sponsorovereenkomsten en samenwerkingsverbanden. Het Comité zullen wij bovendien als Raad van Advies laten functioneren om steeds een kritische toets op de maatschappelijke component van ons programma te houden. Daarnaast zijn we trots dat de heer Van Aartsen, burgemeester van de gemeente Den Haag een aanbeveling voor ons NC heeft geschreven, die wij graag met je delen.

Afbeelding: Aanbevelingsbrief zoals ontvangen van de heer Van Aartsen, burgermeester van de gemeente Den Haag.

Buitengewoon NC 2016 zoekt:

Doener (m/v) oktober 2016 | JCI â&#x20AC;&#x2DC;s-Gravenhage | buitengewoonnc2016.nl 24

2 Programma

Een programma waarmee we impact maken in de (lokale) samenleving is het doel. Dit betekent dat we dit keer geen trainingen volgen voor onszelf, maar naar buiten gaan en onze medemens een helpende hand bieden. Het gehele programma staat in het teken van denken, doen en delen. 25

2.1 Tijdschema

Zodra de deelnemers Den Haag binnen rijden, zal het ze niet ontgaan: er staat hier wat te gebeuren. Niet alleen is er het weerzien met vrienden en andere JCIers, er is iets anders. Delen is vermenigvuldigen en daarmee geven JCI â&#x20AC;&#x2122;s-Gravenhage ĂŠn JCI Haaglanden de aftrap voor een gezamenlijk welkom op de vrijdagavond. Foto: Onlangs was JCI de Heeren van Utrecht op bezoek in Den Haag. Zij werden hartelijk welkom geheten op Den Haag Centraal.

Zaterdag beginnen we met de inzet van onze denkkracht in de ochtend. In de middag gaan we aan de slag of is het CvA. We gaan de wijk in en bij onze medemens langs. Uiteraard is na al het harde werken een feestje wel verdiend! Op een centrale locatie wordt deze buitengewone dag in stijl afgesloten. Alvorens de deelnemers de stad van vrede en recht verlaten krijgen ze nog wat inspiratie mee op zondag. Het programma bestaat uit de volgende onderdelen:

vrijdag

zaterdag

zondag

Ochtend

registratie en welkom denken en doen: workshops

(be)danken en doorzetten: buitengewoon afscheid.

Middag

doping: lunch denken en doen: workshops denken en delen: CvA drinken en delen: borrel

Avond

drinken en delen: borrel dromen: overnachten

Tabel: schematisch overzicht van het programma.

dineren en dansen: feest dromen: overnachten

2.2Denken, doen en delen

Samen met alle deelnemers zorgen we de hele dag voor impact in Den Haag en haar bewoners en geven we verschillende doelgroepen van het Rode Kruis een steuntje in de rug. Hierbij kunnen de deelnemers kiezen uit de volgende programmaonderdelen:

2.2.1 Drinken en delen: vrijdagavondborrel met JCI Haaglanden

Delen is vermenigvuldigen en daarmee geven JCI ’s-Gravenhage én JCI Haaglanden de aftrap voor een gezamenlijk welkom op de vrijdagavond.

2.2.2 Denken en doen: workshops

Tijdens NC2016 kunnen de deelnemers hun steentje bijdragen door deel te nemen aan verschillende activiteiten. Na het welkom en de koffie hebben de deelnemers de keuze uit een divers aantal activiteiten. In verschillende groepen gaan ze op pad. Het merendeel van de activiteiten omvat de hele dag waarbij ‘s ochtends de denkkracht wordt ingezet om dit ‘s middags in de praktijk toe te passen. En alles wordt gedeeld: met de leden van de JCI én met de inwoners en organisaties van Den Haag. Voor de deelnemers die ‘s-middags willen deelnemen aan het CvA is er een apart ochtendprogramma.

City game

Begrip is de eerste stap naar integratie. Tijdens deze tocht leren deelnemers de stad en haar bewoners beter kennen. Samen met de lokale bewoners ga je op zoek naar de verschillen en overeenkomsten binnen de verschillende culturen.

Juridisch advies

Vanuit de doelgroep van het Rode Kruis is er veel vraag naar juridische ondersteuning. Wij beschikken over know how en juristen die deze mensen verder kunnen helpen. Tijdens een open spreekuur kunnen de bewoners hun probleemstelling neerleggen, waarna wij ze handvatten bieden en oplossingen geven voor deze vraagstukken.

DENKEN Doen

Doen

DENKEN

Doen

DENKEN

Doen

CV check

Met zoveel sollicitaties op één vacature is het belangrijk om een positieve indruk te maken. Jongeren hebben lang niet altijd (de kans gehad) om een goed cv op te bouwen, zowel op inhoud als structuur. Eén op één helpen we deze jongeren met het opstellen van een goed CV om hun kansen op de arbeidsmarkt te vergroten.

Sporten

Sport verbindt! Tijdens deze workshop werken de deelnemers zich goed in het zweet, terwijl ze samen werken met verschillende culturen om hun doel te bereiken.

Meubels opknappen

Het Rode Kruis helpt verschillende doelgroepen om in Nederland (weer) een bestaan op te bouwen. Zij hebben vaak niet de middelen om meubels of andere huisraad aan te schaffen. Deze dag zorgen we ervoor dat we een aantal van deze mensen kunnen verrassen met ‘nieuwe meubels’ door het opknappen en schilderen van afdankte tafels, stoelen etc om ze een tweede leven te geven.

EHBA: Eerste Hulp bij administratie

Iedereen is genoodzaakt zijn of haar persoonlijke administratie enigszins bij te houden. Heel veel mensen kunnen hier hulp bij gebruiken. Een van de populaire programma’s bij het Rode Kruis is de eerste hulp bij administratie. Met deze workshop geven wij deze mensen beter inzicht in het weer op orde te krijgen van hun eigen administratie.

Koken voor ouderen

Door het organiseren van verschillende activiteiten voor ouderen in de lokale wijkwinkel van het Rode Kruis willen zij het isolement onder ouderen tegen gaan. In de ochtend wordt het menu samengesteld met een chefkok waarna de deelnemers als groep op de Haagse Markt, de grootste multiculturele markt van Europa, inkopen doen. In de middag wordt er een heerlijk gerecht bereid voor de oudere doelgroep van het Rode Kruis.

EHBC: Eerste hulp bij computers

Veel ouderen leren graag beter omgaan met de computer en het internet. Om deze workshop te geven hoef je geen computernerd te zijn. De generatie van nu heeft voldoende computerkennis in huis om de cursisten verder te brengen met de computer en op het internet. In de ochtend wordt de inhoud van de workshop voorbereid en in de middag worden de ouderen verder op weg geholpen

Klussen aan huis

Met kleine klusjes kan men een groot verschil maken. In de ochtend gaan we aan de gang met handige tips en trucs voor de meest voorkomende klussen. In de middag gaan de deelnemers in groepjes langs bij de mensen in de wijk die wel wat hulp kunnen gebruiken.

1000kansen

Het 1000kansen-project kan uiteraard niet ontbreken tijdens deze dag. In de ochtend gaan de deelnemers aan de slag om gezamenlijk verschillende workshops voor te bereiden en leren ze hoe ze de jonge werkzoekende kunnen ondersteunen. Van solliciteren op Social Media, hoe een goed LinkedIn profiel te bouwen of een sollicitatiegesprek te voeren al deze onderwerpen komen in de middag terug wanneer de workshops gegeven worden aan werkzoekende jongeren.

EHBO voor ouders

Een ongeluk zit in een klein hoekje. Het kan onder andere het gevolg zijn van een ongeval, ziekte of plotselinge stoornis. Soms kunnen we er wat aan doen en soms niet. Een Eerste Hulp opleiding vergroot de kans om iemand adequaat te helpen. Deze workshop is speciaal gericht op ouders met (kleine) kinderen.

Business case

In navolging van de succesvolle Right Wave edities van JCI â&#x20AC;&#x2122;s-Gravenhage gaan we tijdens NC2016 weer aan de slag om oplossingen te vinden voor grote en kleine vraagstukken van verschillende stichtingen. In de ochtend bezoeken de deelnemers de organisatie om een goed beeld te krijgen van de

DENKEN

Doen

DENKEN

Doen

DENKEN

probleemstelling. In de middag gaan ze aan de slag om met succesvolle oplossingen te komen.

2.2.3 Doping: lunch

Gedurende de dag zijn de deelnemers verspreid over de stad bezig. Om de deelnemers van een goede dosis energie te voorzien, zijn er bij de activiteitenlocaties afspraken gemaakt voor een bijzondere doch eenvoudige en voedzame lunch verzorgd door lokale ondernemers. De deelnemers krijgen bijvoorbeeld de mogelijkheid om bij de vegetarische slager een broodje bal te proeven, geheel gemaakt op soja basis, bij de bakkerswinkel de producten uit de stadslandbouwprojecten in Den Haag proberen, aan te schuiven bij een lokale coöperatie ‘coöperatief eigenwijzer’ voor een Surinaamse of Marokkaanse lunch bereid door de lokale bewoners of op de Haagse markt hun eigen lunch samen te stellen.

DENKEN Doen Delen Delen DENKEN Delen

2.2.4 Denken, doen en delen: the senator edition

JCI ’s-Gravenhage is gezegend met een grote groep Senatoren, die nog altijd actief bij JCI en de Kamer betrokken zijn. Samen met onze oudere en jongere Senatoren zullen wij een Senatorenprogramma ontwikkelen in de stijl van Buitengewoon denken, doen en delen!

2.2.5 Denken en delen: CvA

Het CvA vindt plaats in de middag na de lunch. Naast de agenda zal hier de One year count down naar het Wereldcongres in 2017 starten.

2.2.6 Drinken en delen: borrel

Na een dag van denken en doen ontmoeten we elkaar weer bij de centrale locatie. Samen vieren we de successen van die dag onder het genot van een drankje, waarbij de Buitengewone Bitterballen natuurlijk niet mogen ontbreken! De ruimte zal zo worden ingericht dat het delen van de ervaringen van de dag integraal onderdeel van de borrel is.

2.2.7 Dineren en dansen: diner en feest

’s Avonds belooft net als het dagprogramma buitengewoon te worden! Verwacht geen gala of luxe 5-gangendiner. Wat het wordt houden we nog even als verrassing, maar reken op een goede bodem en een groots feest!

2.2.8 Dromen: overnachtingen

Naast het dagprogramma zorgt JCI ’s-Gravenhage ook voor een speciale overnachting (tegen betaling). Met de indoor camping, wanen de deelnemers zich even in zomerse sferen. Voor degenen die van iets meer luxe houden bieden we een pop-up hotel. De comfort van goede bedden gecombineerd met een buitengewone locatie.

2.2.9 (be)Danken en doorzetten

Om dit buitengewone weekend nog even te laten duren en deelnemers na te laten genieten van al hetgeen er in één weekend is gerealiseerd, is er na het ontbijt nog een gezamenlijke activiteit alvorens we afscheid nemen en ons opmaken voor een volgend congres.

Op deze foto zie je een bestaande indoorcamping. Onze camping zal niet hetzelfde zijn, maar het geeft een indruk van de beoogde sfeer.

Heb een open blik, Geen leeghoofd oktober 2016 | JCI â&#x20AC;&#x2DC;s-Gravenhage | buitengewoonnc2016.nl 32

3 Locaties

Duurzaam gebruik maken van locaties en vervoersmiddelen is het uitgangspunt bij dit BUITENGEWOON NC. De hoofdlocatie bestaat uit een oud fabriekspand wat is omgetoverd naar een creatieve ruimte voor ondernemers. Unieke overnachtingen worden aangeboden op de indoor camping of in het pop-up hotel.

3.1 Locatie CvA

Bij de keuze van de accommodatie voor de congreslocatie is rekening gehouden met de algemene eisen en de eisen voor de vergadering van het College van Afgevaardigden van JCI Nederland.

Voorkeurslocatie : Caballero fabriek

Deze locatie past precies bij het gekozen thema van NC2016. Functioneel praktisch, betaalbaar maar buitengewoon hip! Deze locatie bestaat uit twee oude bedrijfspanden, beide met een lange Nederlandse historie. De eerste keuze voor het CvA is de Caballero fabriek en het diner en feest het Ketelhuis. Het Ketelhuis ligt op het terrein van de Caballero Fabriek. De Caballero Fabriek zelf is een bedrijfsverzamelgebouw voor een heleboel creatieve, innovatieve en culturele bedrijven en ondernemingen. Het Ketelhuis ligt op een uitstekend bereikbare locatie aan het water, tegen het centrum van Den Haag aan en heeft zeer ruime eigen parkeergelegenheid. De Caballero Fabriek heet, sinds het geen fabriek meer is, maar een bedrijfsverzamelgebouw, ook wel CabFab

Tweede keuze : BINK36

Mocht door omstandigheden de primaire locatie komen te vervallen dan hebben wij ook al een tweede buitengewone locatie op het oog. Voor de locatie hebben wij BINK36 gekozen. BINK36 is een creatieve hotspot in het voormalig PTT gebouw. De transformatie die dit gebouw heeft ondergaan is een voorbeeld geweest voor vele andere projecten in heel Nederland die oude leegstand van kantoren heeft veranderd in zeer inspirerende ruimtes. De combinatie van het oude industriĂŤle uiterlijk van het gebouw met de ultra hippe inrichting geeft dit een unieke sfeer. In BINK36 zit een grote zaal die voorzien is van alle moderne gemakken. Naast de grote zaal beschikt BINK36 over verschillende lichte vergaderzalen met inspirerende themaâ&#x20AC;&#x2122;s.

3.2 Activiteiten locaties

Onderstaand is een opsomming gegeven van de verschillende deellocaties, waar verschillende onderdelen worden uitgevoerd:

• • • • • • •

Rode Kruis academie – verschillende ruimtes; Rode Kruis Strandpost – 1 ruimte; Rode Kruis Wijkwinkel Leyweg – verschillende ruimtes; Rode Kruis Wijkwinkel Steenwijklaan – verschillende ruimtes De Caballerofabriek – verschillende ruimtes Bink36 – verschillende ruimtes Fokker Terminal – verschillende ruimtes

3.3 Diner- en feestlocatie

Naast de Caballero fabriek bevindt zich het Ketelhuis. Het Ketelhuis is met zijn industriële look een buitengewone locatie voor het diner en feest. De grote oude ketels hangen nog zichtbaar in de ruimte en in het hoogste gedeelte van het ketelhuis is het plafond wel 12 meter hoog. Op een aantal details na, zoals een nieuwe entree en toiletruimtes, heeft de ruimte zoveel mogelijk de oude robuuste staat en sfeer behouden waardoor dit een bijzondere combinatie geeft tussen oud en modern. Het Ketelhuis is met mobiele bars en horeca-inrichting om te toveren tot de perfecte dineren feestlocatie met een buitengewone uitstraling. In samenwerking met een lokaal opleidingsinstituut zullen de deelnemers verrast worden met buitengewone smaaksensaties. Aansluitend zal de dag worden afgesloten met een spetterend feest.

3.4 Overnachten

Ook van de overnachting willen wij een buitengewone ervaring maken. Uiteraard is er een ruime keuze in de gangbare hotels. Echter, in het kader van dit NC willen wij de deelnemers uitdagen om eens te kiezen voor een pop-up hotel of een indoorcamping naast de vertrouwde mogelijkheden.

Verwacht hier geen standaardhotel, vergeet alles wat je ooit hebt verwacht van een hotel. JCI â&#x20AC;&#x2122;s-Gravenhage is momenteel in overleg met de Rijksgebouwendienst voor NC2016 een buitengewone overnachtingsplek mogelijk te maken. Het duurzaam gebruiken van leegstaande gebouwen is ons uitgangspunt.

Ben jij al betrapt op het zaaien van goede ideeĂ&#x2039;n? oktober 2016 | JCI â&#x20AC;&#x2DC;s-Gravenhage | buitengewoonnc2016.nl 38

4 Logistiek en faciliteiten

Bijzondere activiteiten worden bereikt met een diversiteit aan vervoersmiddelen. In groepen gaan de deelnemers op pad met de fiets, tuktuk, historische tram of op de segway. Activiteiten vinden verspreid in de stad plaats, maar komen allen bijeen op het online communicatieplatform met live stream en updates voor en van de deelnemers.

4.1 Vervoer

Zowel de Caballero Fabriek als Binck36 zijn gelegen aan de rand van het bruisende centrum van Den Haag. Beide beschikken uiteraard over voldoende parkeerruimte. De congreslocaties zijn ook met het openbaar vervoer perfect te bereiken vanaf Station Den Haag Centraal en Den Haag Holland Spoor. Waar nodig zullen pendelbusjes worden ingezet voor vervoer naar de congreslocatie. Als het programma op de hoofdlocatie is afgelopen, reizen de kleinere groepen naar de locaties voor de denken en doen-activiteiten. Deze locaties zijn verspreid over de stad. Zoals het thema doet vermoeden, zullen wij het transport tussen de diverse locatie ook op een buitengewone manier aanbieden. Denk bijvoorbeeld aan historische trams, elektrische scooters en tuk tuks of aan de fiets. Wij zullen samenwerken met de Haagse vervoersmaatschappijen om te zorgen dat iedere deelnemer op eenvoudige wijze van en naar zijn bestemming komt.

4.2 Communicatieplatform

De leden van JCI zijn inmiddels bijna vergroeid met hun smartphones. Dit instrument zullen wij inzetten om tijdens de denken en doen-activiteiten het delen mogelijk te maken. De (web)applicatie zal alle informatie over NC2016 bevatten en als communicatieplatform dienen. De organisatie zal via deze weg informatie verstrekken en de deelnemers zullen hun ervaringen delen. De (web)applicatie is uiteraard voor iedere JCIâ&#x20AC;&#x2122;er gratis te downloaden, zodat ook diegenen die er helaas niet bij kunnen zijn, kunnen zien wat voor buitengewoons er tijdens NC2016 gedaan wordt.

Kennis = macht Delen= Kracht oktober 2016 | JCI â&#x20AC;&#x2DC;s-Gravenhage | buitengewoonnc2016.nl 42

5 Sponsoring en FinanciĂŤn

Voor NC2016 streven we naar een buitengewone bijdrage van partners en relaties uit ons netwerk. Wij hebben onszelf tot doel gesteld om niemand om een financiĂŤle bijdrage te vragen; lekker makkelijk voor onze penningmeester! Wel hebben we buitengewoon helder bepaald wat er nodig is voor het organiseren een BUITENGEWOON NC2016. We vragen onze huidige partners, zoals het Rode Kruis, onze 1.000 (oud) leden en senatoren, en ook onze toekomstige partners om vanuit hun eigen kracht een buitengewone bijdrage te leveren. 43

5.1 Durf te vragen

Durf te vragen? Ja, wij gaan werken met durf te vragen. Durf te vragen is een lijst met locaties, materialen, diensten en voorzieningen die wij nodig hebben om een BUITENGEWOON NC2016 te organiseren. Dus geen exorbitante cashbedragen van sponsoren maar concrete zaken, toegespitst op het profiel van onze (beoogde) sponsor. Figuur: De schematische weergave van onze buitengewone durf te vragen-lijst geeft (beknopt) weer welke wensen we als JCI ’s-Gravenhage hebben en wat we onze toekomstige partners kunnen bieden. Aan de zogenaamde ‘partners bieden aan- en partners geven door-lijst zal in een later stadium – na toekenning – verder invulling worden gegeven.

durf te vragen

Partners bieden aan

durf aan te bieden

Partners geven door

Onze partners kunnen de items op de durf aan te bieden lijst doorgegeven aan relaties van hen die dit nodig hebben of beter kunnen gebruiken. Zo heeft een groot bedrijf wellicht geen behoefte aan juridische ondersteuning, maar een ngo die zij ondersteunen in het kader van maatschappelijk ondernemen wel. De partner kan een voucher voor bijvoorbeeld juridisch advies dan doorgeven aan die stichting waar zij mee samenwerken en dit goed kan gebruiken; wat resulteert in een partner doorgeef-lijst.

5.2 Partners

Op dit moment zijn wij stiekem al buitengewoon tevreden met onze huidige partners. De goede samenwerking met het Rode Kruis in het verleden (nationaal, maar ook lokaal in Den Haag) en nu ook in relatie tot het voornemen om NC2016 te organiseren, belooft veel goeds. Waarin wij, met elkaar en onze partners,

zullen zorgen voor een buitengewoon geslaagd NC voor iedere betrokken stakeholder of deelnemer.

Onze huidige partners

•

• • • • • •

Rode Kruis Den Haag *Partners van het Rode Kruis Den Haag (onder andere); • Shell • Chevron • SBM Offshore • Politie Haaglanden Senatoren JCI ‘s-Gravenhage Oude Uilen: oud-leden netwerk van JCI ‘s-Gravenhage Gemeente Den Haag Fonds 1818 AFAS woanderlust stijl en communicatie

Vanzelfsprekend zal de lijst met partners in de loop van het proces – en na toekenning van NC2016 – verder groeien. Het doel is niet om zoveel mogelijk partners om ons heen te verzamelen, we geven de voorkeur aan een buitengewoon constructieve samenwerking met een beperkt aantal (sterke) partijen. Dit zodat we ons gezamenlijk kunnen focussen op het einddoel en we niet verzanden in (te) veel belangen en stroperige processen. Ter informatie staat hieronder een selectie van de partners weergegeven waarmee we in 2009 succesvol hebben samengewerkt;

Selectie van partners van de NC in 2009

• • • • •

Rabobank Ballast Nedam Zwitserleven Gemeente Den Haag HTM

5.3 Buitengewoon in balans

Hoe buitengewoon onze visie op sponsoring en partnerschappen ook is, we ontkomen (nog) niet aan een aantal vaste- en variabele kosten waarvoor we keiharde euro’s nodig hebben. Een groot deel is echter (en daarmee niet ‘helaas’) afhankelijk van het aantal bezoekers dat wij gaan ontvangen op onze NC. Wij zien dit niet als een risico, in tegendeel. De variabele kosten hebben met name betrekking op de feestelijke activiteiten op de zaterdagavond. Deze kosten kunnen wij als JCI leden prima zelf opbrengen. Concreet; de sponsoring wordt voornamelijk besteed aan het programma overdag – zoals het hoort, zo vinden wij – waarbij we een belangrijke bijdrage zullen leveren aan de maatschappij. De (alcoholische) versnaperingen die we daarna met elkaar nuttigen komen voor onze eigen rekening. We streven er echter wel naar dit buitengewoon betaalbaar te houden. De relatief kleine bijdrage die aan onze leden gevraagd wordt, zal de kosten van het avondprogramma dan ook grotendeels dekken. Zoals gezegd, het financiële risico is hierdoor minimaal en goed beheersbaar. Figuur: Schematische weergave van de verdeling vaste en variabele kosten.

Delen, Drinken, Dineren & dansen

Variabele kosten, afhankelijk van aantal deelnemers

denken & Doen Buitengewone bijdragen

aantal deelnemers aan de NC2016 (oplopend)

De opbrengsten van de inschrijvingen in bovenstaand figuur zijn gebaseerd op een bijdrage max EUR 95 per persoon. Vanzelfsprekend is het bedrag aan inkomsten afhankelijk van het aantal deelnemers. Zo kunnen de kosten lager uitvallen bij een

buitengewoon hoog aantal aanmeldingen, maar kunnen kosten ook wat hoger uitvallen als er minder deelnemers zijn. Bij een financieel positief resultaat zal de helft van de opbrengsten gedoneerd worden aan onze belangrijkste partner, het Haagse Rode Kruis. De andere helft wordt gereserveerd in de buitengewoon vangnet voor kamers die samen met hun lokale Rode Kruis-afdeling een project opstarten om lokale impact te realiseren.

5.4 Begroting

De begroting is gebaseerd op de uitgangspunten die geformuleerd zijn in de voorafgaande paragrafen over sponsoring. Wij streven er naar de vaste lasten gedekt te krijgen via de durf te vragen-lijst. Voor een goed financieel inzicht hebben wij ervoor gekozen alle kosten wel te waarderen tegen de daadwerkelijke kosten. Dit leidt tot de begroting zoals te lezen op de volgende pagina. Deze bedragen zijn gebaseerd op de ervaring van diverse betrokkenen bij de organisatie van gelijksoortige evenementen en op offertes van diverse aanbieders. De begroting sluit nu met een klein positief saldo. Zoals al toegelicht zal een eventueel positief resultaat deels ten goede komen aan het Rode Kruis Den Haag en deels aan Kamers die in samenwerking met een lokale afdeling van het Rode Kruis een project starten. De stand van de financiën zal steeds door de penningmeester met het NC bestuur en de Raad van Toezicht gemonitord worden, zodat tijdig kan worden ingegrepen. De afspraken met onze partners zullen wij – voor zover mogelijk – afhankelijk stellen van het daadwerkelijk aantal deelnemers, waarmee het risico klein blijft. Het werken met de durf te vragen-lijst verkleint het financiële risico ook aanzienlijk, juist omdat er geen geld van hand wisselt, maar ruilen en samenwerken de kern van de sponsoring vormen.

5.4.1 inkomsten

Sponsoring

Inschrijfgelden

Donaties

Totaal

350 pax

500 pax

In euro’s

€ 35.000,00

Waarde naturabijdragen

€ 40.000,00

€ 50.000,00

leden

€ 14.000,00

€ 24.500,00

senatoren

€ 1.250,00

€ 2.500,00

kinderen

€ 225,00

€ 600,00

JCI ‘s-Gravenhage

€ 10.000,00

oud leden

€ 5.000,00

Gemeente den Haag

€ 15.000,00

€ 120.475,00

€ 142.600,00

5.4.2 Kosten programma

Vrijdag

350 pax

500 pax

Locatie

€ 500,00

F&B

€ 3.500,00

€ 6.125,00

Burgemeestersborrel

€ 1.225,00

Locatie CvA

€ 10.000,00

F&B

€ 7.000,00

€ 10.000,00

Lokalen

€ 5.000,00

Vervoer

€ 5.000,00

Fietsen

€ 1.500,00

Materiaal

€ 5.000,00

Senatorenprogramma

€ 1.250,00

€ 2.500,00

kinderprogramma

€ 225,00

€ 600,00

Locatie

€ 10.000,00

Borrel

€ 6.125,00

€ 8.750,00

Diner

€ 7.000,00

€ 12.250,00

Muziek

€ 4.000,00

Licht & Geluid

€ 7.500,00

Aankleding

€ 2.500,00

F&B

€ 7.000,00

€ 12.250,00

€ 625,00

€ 2.500,00

€ 84.950,00

€ 107.200,00

Zaterdag Overdag

Workshops

Avond

Feest

Zondag Brunch

Totaal

5.4.3 Kosten algemeen

350 pax

500 pax

Communicatie Stichting Promotie Verzekering Kantoorkosten

€ 10.000,00

€ 2.500,00

€ 4.000,00

€ 2.500,00

Onvoorzien

€ 12.500,00

5.4.4 Resultaat

350 pax

500 pax

Totale inkomsten Totale kosten

€ 120.475,00

€ 142.600,00

€ 118.950,00

€ 141.200,00

Resultaat

€ 1.525,00

€ 1.400,00

5.5 ANBI-status

JCI ’s-Gravenhage zal na gunning van NC2016 de ANBI-status voor de Stichting aanvragen. Wij zijn er van overtuigd dat met die status onze durf te vragen-lijst snel leeg zal zijn.

Doe eens iets buiten gewoons oktober 2016 | JCI â&#x20AC;&#x2DC;s-Gravenhage | buitengewoonnc2016.nl 52

6 Communicatie en PR Communicatie is de eerste die aan de bak moet en de laatste die naar huis mag. Vanaf de dag dat wij als kamer hebben besloten voor NC2016 te gaan hebben wij de grote communicatiemachine aangezet. Iedereen mag het weten, iedereen moet het weten: JCI â&#x20AC;&#x2122;s-Gravenhage gaat voor NC2016. En niet zo maar een. Nee wij gaan het anders dan anders doen. Wij organiseren een BUITENGEWOON NC2016. Onze eerste mijlpaal is de BID-verkiezing tijdens het CvA, Pluk de dag, in Tiel op 9 mei. Dat is het moment van de waarheid. Gunnen de JCI leden het BID aan ons? Hebben zij het vertrouwen in ons als organisatie en het allerbelangrijkste: hebben zij zin in een buitengewone ervaring. Wij denken van wel! Met het BID op zak begint het echte werk. Wij willen natuurlijk zoveel mogelijk (oud-)JCIâ&#x20AC;&#x2122;ers ontvangen tijdens ons NC. Dat vraagt om een goede promotie van het evenement en niet onbelangrijk een goede basis, waar de juiste informatie vindbaar is en waar men zich kan registreren al deelnemer. We gaan jullie overtuigen. Met een Buitengewoon effectieve, zuinige en interactieve campagne. Uiteraard in een geheel eigen stijl: duidelijke, opvallend en een tikkeltje eigenwijs.

6.1 Ons doel!

Ons doel is duidelijk! Een geslaagd NC2016. Voor het slagen van NC2016 is een actieve deelname van (oud-)JCI-Leden noodzakelijk. Zonder jullie geen feestje. De communicatie richt zich er dan ook volledig op om te informeren over NC2016 zodat iedereen zich beseft dat je deze NC echt niet wilt missen. Kennis Kennis gaat over het informeren van doelgroepen. Je geeft hen bijvoorbeeld inzicht in wat je doet als organisatie, wat een project inhoudt, hoe een product werkt, waar een merk voor staat, wat een probleem, oorzaak of oplossing is. Kennis is in feite informatie-uitwisseling. Voorbeeld: Ik ken product X. Houding Houding gaat erover dat je de doelgroepen wilt beïnvloeden hoe zij tegenover de organisatie, het product, het project, het merk etc. staan. Deze houding kan negatief, neutraal of positief zijn. Op basis van voldoende juiste kennis, kan de houding van de doelgroep worden veranderd. Ik vind product X erg goed. Gedrag Gedrag betekent dat de doelgroep in actie komt. De doelgroep gaat bijvoorbeeld een product kopen, rijdt een andere route, wordt lid van een vereniging of houdt zich nu wel aan de regels. De doelgroep zal alleen veranderen wanneer de houding voldoende positief is. Ik koop product X.

6.1.1 Kennis, houding gedrag

We gebruiken hiervoor een beproefd model. Het model van kennis, houding en gedrag. Eerst gaan we informeren, zodat iedereen de weet dat wij NC2016 gaan organiseren en wat NC2016 zo buitengewoon maakt. Vervolgens enthousiasmeren we de (oud-)JCI leden zodat ze positief (of beter dol enthousiast) zijn over een BUITENGEWOON NC2016. En de laatste stap, niet onbelangrijk is natuurlijk dat er een ticket gekocht gaat worden en dat mensen massaal afreizen naar Den Haag om samen met ons een geweldig NC-weekend neer te zetten.

Doelstelling BID-fase

In de BID-fase is het doel van onze communicatie om tijdens het CvA in Tiel de gunning van het BID in de wacht te slepen. Hiervoor moeten we de JCI-leden:

• • •

Kenbaar maken dat JCI ’s-Gravenhage meedingt naar de BID voor NC2016 Zichtbaar maken dat wij het buitengewoon anders gaan doen Vertrouwen wekken dat wij een goed NC gaan neerzetten

Doelstelling Buitengewoon NC2016

Wanneer wij NC2016 mogen organiseren is ons doel om zo veel mogelijk leden naar Den Haag te laten komen, zodat we daar tijdens NC2016 buitengewone, lokale impact kunnen creëren. Hiervoor moeten we de JCI-leden:

• •

Kenbaar maken dat JCI ’s-Gravenhage NC2016 organiseert Zichtbaar maken wat een BUITENGWOON NC2016 inhoudt

•

Een positieve merkbeleving creëren, mensen moeten BUITENGEWOON NC2016 leuk vinden

Overige doelstellingen

• • •

Met ons evenement in ieder geval de lokale en regionale media halen Online zichtbaar zijn Kennis en ervaringen delen

6.2 Onze boodschap

JCI ‘s-Gravenhage gaat voor NC 2016. En niet zomaar een NC. Wij gaan het eens flink anders doen. Kortom een BUITENGEWOON NC2016. We gaan voor (lokale) impact in samenwerking met het Rode Kruis. Je gaat een dag denken, doen en delen, om zo concreet een bijdrage te leveren aan enkele vraagstukken en projecten voor mensen in Den Haag die onze hulp het hardst nodig hebben. Dat betekent niet (alleen) luisteren, maar ook je handen uit de mouwen steken en/of de grijze massa aan het werk zetten. Kortom, een actieve dag vol inspiratie, zodat na het weekend ook in je eigen omgeving het verschil kan maken. We inspireren onze directe omgeving met het delen we de gemaakte impact in de lokale media middels buitengewone communicatie Deze communicatieboodschap is een directe vertaling van onze waarom, hoe en wat.

6.3 Communicatie per doelgroep

Als NC2016 hebben wij meerdere doelgroepen waar wij mee in gesprek mogen en moeten. Uiteraard zijn de actieve leden van JCI Nederland onze belangrijkste doelgroep. Zij zijn degene die

bepalen of wij Ăźberhaupt een BUITENGEWOON NC2016 mogen gaan organiseren en zij zijn onze toekomstige deelnemers. Zonder hen geen (geslaagd) NC. Daarnaast hebben wij de volgende doelgroepen gedefinieerd:

JCI Kamerbesturen

De JCI-Kamerbesturen zijn de afgevaardigden van de JCI-Kamers. Zij zijn uiteindelijk degene die de stem uitbrengen tijdens het mei-CvA in Tiel. Daarnaast zijn zij ook het aanspreekpunt van de kamer voor informatie van externen, zoals de organisatie van de BUITENGEWOON NC2016. Wij zullen hen daarom tijdens onze communicatie inzetten als onze ambassadeur richting hun eigen kamer. Op de momenten dat we niet alle leden direct kunnen aanspreken, zullen wij de kamerbesturen informeren en vragen deze informatie met hun leden te delen.

Oude-Uilen

JCI â&#x20AC;&#x2122;s-Gravenhage heeft een actieve oud-leden club (de Oude Uilen). We willen hen uiteraard betrekken bij de organisatie van ons BUITENGEWOON NC2016. Zij hebben veel kennis en een groot netwerk en kunnen ons wellicht helpen enkele van onze doelen (bijv. sponsoring) te behalen. Daarnaast ontvangen wij ook graag een grote delegatie Oude Uilen op ons NC2016. Hiervoor is het belangrijk dat wij in contact blijven met onze alumni-club. Dat wij hen regelmatig een update geven over de laatste stand van zaken en dat wij hen actief benaderen wanneer wij hun hulp kunnen gebruiken.

Senatoren JCI Nederland

JCI kent een actieve groep senatoren, die gevraagd en ongevraagd mogen advies mogen geven over allerlei zaken binnen JCI Nederland. Wij willen hun kennis, ervaring en netwerk graag benutten tijdens de organisatie van de BUITENGEWOON NC2016. Hierbij zal een duidelijke focus liggen op de kennis en ervaring van de Senatoren binnen onze eigen kamer. Daarnaast

ontvangen wij ook graag een grote delegatie senatoren (uit eigen kamer, maar zeker ook uit de rest van het land) op ons NC2016. Om in contact te blijven met de Senatoren van JCI Nederland is het belangrijk hen te informeren. Hiervoor zullen wij vooral de bestaande communicatiemiddelen gebruiken van het JCI en de middelen specifiek gericht op de senatoren, denk aan de senatoren nieuwsbrief of een promotiedelegatie tijdens een van de activiteiten gericht op senatoren.

Partners

Voor de organisatie van de BUITENGEWOON NC2016 zullen wij samenwerking met diverse partners waaronder in ieder geval het Rode Kruis. Onze partners staan er dichtbij en zijn niet alleen onze doelgroep, zij zijn ook betrokken bij de organisatie en communicatie. Daarom is het belangrijk de communicatie af te stemmen met onze partners en hen op te nemen in onze communicatie uitingen. De communicatie met onze partners is persoonlijk en direct. De lijntjes zijn kort en we zullen directe afstemming hebben.

Sponsoren

Om ons BUITENGEWOON NC2016 te organiseren zijn we voor een deel afhankelijk van sponsorinkomsten, al dan niet in natura. Om sponsoren aan ons te binden moet het voor hen erg duidelijk zijn wat wij gaan doen en wat zij er aan hebben (WIIFM). Dat betekent een persoonlijke benadering waarin duidelijk geluisterd wordt naar de wensen van de sponsor. En een duidelijk informatiepakket, waarin de sponsor terug kan vinden waarom het voor hem interessant is om een bijdrage te leveren aan ons NC. Uiteraard houden wij onze sponsoren in aanloop naar NC2016 op de hoogte van de voortgang en zullen wij hen zoveel mogelijk onder de aandacht brengen bij onze doelgroep.

WIIFM staat voor ‘What Is in It For Me’, vrij vertaald ‘wat levert het MIJ op?’.

6.4 Beknopte strategie Borst bedrukking is 8x8cm Rug bedrukking 25x98cm

10 %

De communicatie voor een BUITENGEWOON NC2016 kan natuurlijk niet normaal zijn. We gaan niet voor sjiek en luxe maar voor sober en creatief. Sober betekent niet saai. In tegendeel! Buitengewoon is duidelijk, opvallend en een tikkeltje eigenwijs. Dat betekent een kleurrijke campagne met veel durf en vrolijkheid, die je aan het denken zet en je uitdaagt om te doen, denken en delen.

Duidelijk en opvallend

Bovenstaand een voorbeeld van onze bodywarmers. Deze worden gedragen door alle leden van JCI â&#x20AC;&#x2DC;s-Gravenhage om zo gezamenlijk bij te dragen aan de promotie van ons NC2016.

JCI is een organisatie voor ondernemende mensen tot 40 jaar.

Om duidelijk te zijn is eenduidige communicatie belangrijk, in beeld en tekst. Daarom is er gekozen voor een opvallende huisstijl met daarin duidelijke richtlijnen voor vormgeving en schrijfstijl. Met vier knallende kleuren en duidelijke fonts (lettertypes) en de keuze voor (voornamelijk) tekstuele communicatiemiddelen vallen wij op.

Duidelijke taal

De teksten in onze communicatie uitingen zetten aan te denken, ze kietelen je een beetje. Ze geven je een inkijkje in wat wij willen bereiken met ons NC2016. Wij zijn jong (voornamelijk onder de 40) en fris. Dus geen u maar jij. Geen moeilijke termen maar duidelijke en begrijpelijke taal.

Online en interactief

Merendeel van JCI-leden is actief op facebook

Wij willen interactie. Het liefst live. Het gesprek aangaan en met al ons enthousiasme vertellen over de BUITENGEWOON NC2016. Helaas is dat in de praktijk niet altijd mogelijk. Dus, hoewel we ons best doen zoveel mogelijk echt aanwezig te zijn, kiezen we ook voor online interactie. We kiezen voor facebook, niet bijzonder spannend, wel buitengewoon effectief. Onze interactieve benadering vertaalt zich ook naar onze promo-momenten en presentaties, al dan niet live of digitaal.

Digitaal is onze thuisbasis

Voor onze communicatie werken we met een een klein budget. Dit betekent slim nadenken over je communicatie en kiezen voor effectieve en goedkope (liefst gratis) oplossingen. Digitaal is zoâ&#x20AC;&#x2122;n oplossing. Onze website is de thuisbasis van onze communica-

tie. Hier is alle informatie te vinden en alle overige communicatiemiddelen zullen naar de website verwijzen.

Impact door creativiteit

Dit vraagt om een flinke dosis creativiteit. En dat wij over deze creativiteit bezitten zullen we laten zien. Soms op verrassende plaatsen, dan weer op een bijzondere manier. Opvallen doen we daardoor des te meer.

6.5 Communicatiemiddelen

Uiteraard zetten wij de standaard communicatiemiddelen in om ons doel te bereiken. Denk hierbij aan de bekende middelen zoals onze website, een facebookpagina, updates via JCI.nl en/of onze eigen nieuwsbrief. Deze middelen zijn duidelijk en spreken voor zich. Maar wat doen wij nog meer?

Guerrilla

Bij een tikkeltje eigenwijs hoort ook een beetje ondeugend. En dat uit zich vooral in spontane acties. Variërend van het ‘wildplakken’ van posters tijdens nationale evenementen, tot een flashmob en andere opvallende acties.

Promotieteam

Wij gaan graag op pad om met veel enthousiasme over onze plannen te vertellen. We bezoeken landelijke activiteiten, internationale congressen, regioborrels, ALV’s en alle andere momenten die zich lenen voor onze buitengewone promotie. Wij houden uiteraard zelf de JCI-activiteitenkalender goed in de gaten. Maar hopen zeker ook dat leden van JCI Nederland ons uit nodigen voor hun eigen ALV of andere activiteit.

Buitengewone ALV

Zoals gezegd ons promo-team gaat graag bij alle kamers op bezoek. Dit zullen we dan ook zeker actief bij de kamers aanbieden. Maar soms is het qua planning helaas niet mogelijk om een kamer te bezoeken. Dan bieden wij een verassend alternatief. De kamer ontvangt een pakket om de standaard ALV voor een

keer up te graden naar een buitengewone ALV.

Geen magazine

Het is gebruikelijk om vooraf aan een NC een magazine te sturen naar de deelnemers met daarin, zogenaamd, veel informatie over de NC. In werkelijkheid is het met name een blad met veel advertenties en betaalde content. En beland het bij veel ontvangers na kort bladeren of zelfs volledig ongelezen in de prullenbak. Zonde! Van onze inspanning, van het geld en de nutteloze verspilling van papier. Dus geen magazine. Maar uiteraard willen we jullie wel informeren en willen we onze sponsoren ook da kans bieden zich aan jullie voor te stellen. Ook hier gaan we voor interactief en digitaal. De exacte vorm (website, digitaal magazine of app) blijft nog even een verrassing. Maar we beloven dat het zeker net leuk wordt als een echt magazine.

In de media

Tijdens en kort voorafgaand aan NC2016 zullen we de regionale pers benaderen om zo onze doelstelling om in de lokale/regionale en misschien zelfs landelijke media te komen te behalen.

De beste ideeĂŤn bedenk je samen

oktober 2016 | JCI â&#x20AC;&#x2DC;s-Gravenhage | buitengewoonnc2016.nl 62

7 Planning

De planning op de volgende pagina geeft een overzicht van de mijlpalen binnen de organisatie van het BUITENGEWOON NC in oktober 2016. Na gunning zal de planning verder worden uitgewerkt in concrete acties per onderdeel.

oktober 2014

november 2014

februari 2015

maart 2015

mei 2015

kamerstemming go / no go bidfase

bid-team compleet start ontwikkeling bidboek

presentatie bidboek aan de Kamer

stemming Kamer voor indienen bidboek

vekiezing NC2016 tijdens CVA in Tiel

promotieteam op pad voor buitengewone ALV

evaluatie bidfase en samenstellen team uitvoering

In deze globale planning zijn de belangrijkste beslismomenten en de grootste aandachtspunten opgenomen. Indien we de bid binnenhalen zal er uiteraard een meer gedetailleerde planning worden opgezet.

juni december 2015

januari mei 2016

juni oktober 2016

oprichting RvT, stichting en focus op sponsoring

inschrijving open, locaties regelen en programma

inschrijvingen, logistiek, faciliteiten en draaiboeken

oktober 2016

oktober december 2016

BUITENGEWOON NC2016

evaluatie en bedankjes

oktober 2016 | JCI â&#x20AC;&#x2DC;s-Gravenhage | buitengewoonnc2016.nl 68