POLÍTICA DE CONFLICTO DE INTERES Comité Scout Interamericano
Acerca de los Conflictos de Interés.
El propósito de esta Política de Conflictos de Interés es prevenir sobre los conflictos de intereses institucionales o personales de los miembros del Comité Scout Interamericano ("CSI") de la Región Interamericana ("Región") de la Organización Mundial del Movimiento Scout ("OMMS") que puedan interferir con el desempeño de sus funciones y ver que no haya beneficio personal, profesional o político a expensas de la Región. Esta política no está diseñada para eliminar las relaciones y actividades que pueden crear una dualidad de intereses, sino para requerir la divulgación de cualquier conflicto de intereses y la no participación de cualquier parte interesada en una decisión relacionada con la misma. Se proporcionará una copia de esta Política de Conflicto de Intereses a cada miembro del CSI que esté sirviendo actualmente a este órgano o que pueda asociarse con él. En virtud de la Constitución de la Región, los miembros del CSI tienen la responsabilidad de actuar en el mejor interés de la Región por encima de todos los demás roles y responsabilidades que desempeñan como miembros del CSI, al tomar decisiones. Si se toma una decisión cuando los miembros del CSI tienen un interés personal u otro tipo de conflicto, esto se considera un "conflicto de interés" y el miembro del CSI en cuestión no podrá cumplir con sus responsabilidades a menos que se sigan ciertos pasos. En particular, un miembro de CSI tiene un conflicto de intereses si el CSI está considerando tomar una decisión que significaría cualquiera de los siguientes casos: •
Si un miembro del CSI, o la OSN a la que pertenece él o ella ,podría beneficiarse, o ser afectada, financieramente o de otra manera de esa decisión, ya sea de manera directa o indirecta.
•
si el deber o lealtad de un miembro del CSI se ven comprometidos por sus deberes o lealtad con otra organización, comité Scout o de manera individual.
Los conflictos de interés son comunes en las relaciones voluntarias, públicas y comerciales. Tener un conflicto de intereses no significa que un miembro de CSI ha hecho algo mal o que él o ella siempre debe dejar de participar en esa decisión. Sin embargo, él o ella debe actuar con prudencia para evitar que los conflictos de intereses interfieran con la capacidad del miembro del CSI de tomar una decisión en torno al mejor interés de la Región. Este proceso involucra tres pasos - Identificar, Prevenir, Registrar - para que los miembros del ISC puedan cumplir con sus deberes y evitar: - tomar decisiones que puedan ser impugnadas o revocadas por motivos de este procedimiento, -arriesgar la reputación del miembro del ISC o la reputación de la OMMS, y - lidiar con las consecuencias financieras, legales o de una auditoría.
Paso 1: Identificado conflictos de interés.
Los miembros del CSI deben declarar un conflicto de intereses inmediatamente tomen conciencia de cualquier posibilidad en que sus intereses personales o demás intereses puedan influir en su toma de decisiones. Una buena pauta es: "En caso de duda, declarar". Como un recordatorio para todos los miembros del CSI, se destinará un espacio para que los miembros del CSI declaren presentes o futuros conflictos de interés, al principio de cada una de las reuniones del CSI. La Secretaría del CSI mantendrá un registro de los intereses declarados, que estará siempre disponible a inspección. Dicho archivo se actualizará si el miembro del CSI cambia de
circunstancias o nuevos miembros son electos. Si durante la sesión el miembro del CSI se encuentran en un conflicto de interés que no haya declarado al principio, él o ella podrá declararlo en el momento. Es responsabilidad personal de cada miembro del CSI declarar un posible conflicto de intereses, ya sea propio o en relación con otro miembro en el momento en que surja en el trabajo del CSI o de sus subcomités, grupos de trabajo o redes, para que pueda ser tomado en cuenta. Si otro miembro del CSI identifica que otro (s) miembro (s) del CSI está (n) en un posible conflicto de interés durante la discusión de un tema específico, entonces él o ella pueden declararlo.
Paso 2: Tratando con Conflictos de Interés.
Una vez que se identifica un conflicto de interés, el CSI debe impedir que afecte la toma de decisiones de las siguientes maneras - Encontrar un camino alternativo que anule el conflicto de interés. -Tomar las medidas apropiadas para manejar el conflicto, lo que normalmente significa que la persona afectada no participa en discusiones o decisiones sobre el tema. Es importante declarar un posible conflicto de intereses, a pesar de que un miembro de CSI pueda creer que es irrelevante o poco importante, debe permitir que el CSI decida las consecuencias.
Paso 3: Registrando un Conflicto de Interés.
El CSI mantendrá un registro escrito de cada conflicto de interés declarado y de cómo el CSI lo trató, quedará en las actas de sus reuniones. Dicho registro debe detallar lo siguiente: • cuál fue el conflicto de interés; • qué miembro o miembros del CSI fueron afectados; • si se declaró por anticipado cualquier conflicto de intereses; • la discusión en torno al conflicto de intereses; • si alguien se retiró de la discusión; y • cómo el CSI tomó la decisión de acuerdo con la Constitución de la Región.
FORMULARIO DE CONFLICTO DE INTERÉS Comité Scout Interamericano He leído, entendido y acepto la Política de Conflicto de Intereses de CSI. Haciendo uso de mi conocimiento declaro (circulando las siguiente opciones) si tengo / no tengo uno o más conflictos de interés, como se describe en esta Política. A continuación describo los posibles conflictos de interés (si aplican). Además daré aviso de cualquier otro conflicto de interés de la manera más inmediata, a medida que surjan.
1.
Sí / No. Tengo una posición de liderazgo o autoridad a nivel nacional en mi OSN. En caso de ser afirmativo, proporcione detalles de su cargo y responsabilidades:
2.
3.
Sí / No. Tengo una posición de liderazgo o autoridad a nivel mundial.
En caso de ser afirmativo, proporcione detalles de su cargo y responsabilidades:
4.
Sí / No. Ofrezco servicios a cambio de una remuneración pagada a Organizaciones Scout Nacionales o al Movimiento Scout Mundial en cualquier nivel, de manera directa como persona, dirigiendo otra entidad o a través de mi familia. En caso de ser afirmativo, proporcione los detalles de los servicios que ofrece al Movimiento Scout a cambio de una remuneración pagada.
4.
SĂ / No. Yo, o un miembro de mi familia, poseen cargos o responsabilidades que pueden afectar mi capacidad para cumplir con los roles y obligaciones como miembro del CSI bajo la ConstituciĂłn de la RegiĂłn. En caso de ser afirmativo, proporcionar detalles de los cargos o responsabilidades que tiene dicho familiar tiene.
___________________________ firma _______________________________ Nombre (Favor llenar con letra de molde)
____________________________ fecha
CONFLICT OF INTEREST POLICY Interamerican Scout Committee
About Conflict of Interest
The purpose of this Conflict of Interest Policy is to prevent the institutional or personal interests of the Interamerican Scout Committee ("ISC") members of the Interamerican Region ("Region") of the World Organization of the Scout Movement ("WOSM") from interfering with the performance of their duties and to see that there is no personal, professional, or political gain at the expense of the Region. This policy is not designed to eliminate relationships and activities that may create a duality of interest, but to require the disclosure of any conflict of interest and the non-participation of any interested party in a decision relating thereto. A copy of this Conflict of Interest Policy shall be furnished to each ISC member who is presently serving this organization or who may become associated with it. Under Region’s Constitution, ISC members have a responsibility to act in the best interests of the Region as a whole above all other roles and responsibilities carried on by ISC members when making decisions. If a decision is to be made where the ISC members have a personal or other interest, this is regarded as a “conflict of interest” and the ISC member will not be able to comply with his or her responsibilities unless certain steps are followed. In particular, a ISC member has a conflict of interest if the ISC is considering making a decision that would mean either: •
a ISC member or the ISC member’s NSO could benefit, or be affected, financially or otherwise from that decision, either directly or indirectly
or •
a ISC member’s duty to the Region competes with a duty or loyalty through another appointment that the ISC member has to another organization, Scout committee or individual.
Conflicts of Interest are common in voluntary, public and commercial dealings. Having a conflict of interest does not mean that a ISC member has done something wrong or that he or she must always stand down from involvement in that decision. However, a ISC member needs to act with prudence to prevent conflicts of interest from interfering with the ISC member’s ability to make a decision only in the best interests of the Region. This process involves three steps - Identify, Prevent, Record - so that ISC members are able to comply with their duties and avoid: •
making decisions that could be challenged or overturned on procedural grounds,
•
risking the ISC member or WOSM’s reputation, and
•
having to deal with financial, legal or audit consequences.
Step 1: Identifying a Conflict of Interest
ISC members must declare a conflict of interest immediately they become aware of any possibility that their personal or wider interests could influence their decision-making. A good guideline is: “If in doubt, declare it.” To remind ISC members of their duties, the ISC has a standard agenda item at the beginning of each meeting to allow members to declare any actual or potential conflict of interest. The Secretariat of the ISC keeps a register of declared interests, which is open to inspection. This is updated if ISC members’ circumstances change and when new members are appointed. If during the meeting an ISC member identify that he or she is a conflict of interest and was not declared at the beginning, then he or she can declare it at this moment.
It is the personal responsibility of each ISC member to declare a potential conflict of interest, either their own or in relation to another member at the point where it arises in the work of the ISC or its sub-committees, task forces, networks or working groups so that it may be dealt with. If other ISC member identifies that other(s) ISC member(s) is (are) in a potential conflict of interest during the discussion of an specific topic, then she or he can declare it.
Step 2: Dealing with a Conflict of Interest
Once a conflict of interest is identified, the ISC must prevent it from affecting decision-making by: •
finding an alternative way forward which remedies the conflict of interest
or •
taking appropriate steps to manage the conflict, which will usually mean that the person affected does not take part in discussions or decisions regarding the issue.
It is important to declare a potential conflict of interest, even though a ISC member may believe it is irrelevant or unimportant, to allow the ISC to decide the consequences.
Step 3: Recording a Conflict of Interest
The ISC keeps a written record of each declared conflict of interest and how the ISC dealt with it in the minutes of its meetings. This record must detail: •
what was the conflict of interest;
•
which ISC member or members were affected;
•
whether any conflict of interest was declared in advance;
•
the discussion surrounding the conflict of interest;
•
whether anyone withdrew from the discussion; and
•
how the ISC member and other ISC members made the decision in accordance with the Region Constitution.
CONFLICT CERTIFICATION FORM Interamerican Scout Committee I have read, understood and agree to abide by the ISC Conflict of Interest Policy. To the best of my knowledge, I (circle one) have / do not have one or more conflicts as described in this Policy. If applicable, all known conflicts are noted below. I will give prompt notice of any additional conflict of interest as it arises. 1.
Yes / No. I hold a Scouting position of leadership or authority at the national level in my NSO. If yes, please provide details of your position and responsibilities:
2. Yes / No. I hold a position of leadership or authority at the World level. If yes, please provide details of your position and responsibilities:
3.
Yes / No. I, a member of my family, a related party or other organisation that I control, offer services in exchange for paid remuneration to Scout Organizations or related activities at any level. If yes, please provide details of the services you provide to Scouting in exchange for paid remuneration.
4.
Yes / No. I, or a member of my family, have other appointments or responsibilities, which may affect my ability to fulfill the roles and obligations as a ISC member under the Constitution of the Region. If yes, please provide details of the appointments or responsibilities held by you.
___________________________ Signature _______________________________ Name (please print)
____________________________ Date
INTERAMERICAN SCOUT COMMITTEE 2016-2018 Conflict of Interest Policy – Register of declared interests (Internal) Conflict of Interest Question no. 1: Yes / No. I hold a Scouting position of leadership or authority at the national level in my NSO.
No.
Name
Question no. 2: Yes / No. I hold a position of leadership or authority at the World level.
Question no. 3: Yes / No. I, a member of my family, a related party or other organisation that I control, offer services in exchange for paid remuneration to Scout Organizations or related activities at any level.
Pregunta 2: Sí / No. Tengo una Pregunta 1: posición de liderazgo o Sí / No. Tengo una autoridad a nivel posición de liderazgo o mundial. Pregunta 3: autoridad a nivel Sí / No. Ofrezco servicios a cambio de una nacional en mi OSN. remuneración pagada a Organizaciones Scout Nacionales o al Movimiento Scout Mundial en cualquier nivel, de manera directa como persona, dirigiendo otra entidad o a través de mi familia.
Question no. 4: Yes / No. I, or a member of my family, have other appointments or responsibilities, which may affect my ability to fulfill the roles and obligations as a ISC member under the Constitution of the Region. Pregunta 4: Sí / No. Yo, o un miembro de mi familia, poseen cargos o responsabilidades que pueden afectar mi capacidad para cumplir con los roles y obligaciones como miembro del CSI bajo la Constitución de la Región.
Elected Members / Miembros electos 1
Ricardo Stuber
NO
NO
2
Daniel Corsen
3
Lorena Gudiño
NO
NO
4
NO
Rosario Mayorga
SI, Soy past-president, por lo tanto miembro del Consejo Nacional
5
Zaida Joaquín
YES, Deputy Chief Commissioner Training /Programmes
YES, a member of the GSAT team
SI, Corte de Honor
NO
6
7
8
NO
NO
NO
YES, My Sister Iliene Corsen works for the Interamerica Support Centre
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
Luis Silvestri
NO
Formador de Formadores NO
Raúl Alpizar
Al momento actual NO tengo posición de autoridad. No obstante participo en la Comisión de Planificación Estratégica como colaborador
NO
Armando Aguirre
YES, I´m one of several members of the International Committee for BSA, but I don´t hold any position of leadership or authority within the
Committee
9
Enzo Defilippi
NO
NO
NO
NO
José Antonio Tapia
Sí, Miembro del Consejo Nacional de Guías y Scouts de Chile y Tesorero Nacional
NO
NO
NO
Gus Sanchez
NO
NO
NO
NO
12
Daniel Petroche
SI, Coordinador del Programa Reconocimiento Scouts del Mundo. Dirección del Equipo Evaluador de Proyectos canidadots a Reconocimiento Scouts del Mundo en Ecuador Coordinación de talleres de “Descubrimiento” a nivel Ecuador
NO
NO
NO
13
William Wallace
NO
YES, Treasurer IASF
NO
NO
14
José Antonio Hernández
Sí, Miembro del Consejo Nacional de Scouts de México y Tesorero Nacional
NO
NO
NO
15
Raúl Sánchez
NO
NO
NO
NO
10
Ex-Officio Members / Miembros Ex-oficio
11