ROL DEL ÓRGANO DE GOBIERNO EN LA GESTIÓN DE RIESGOS DE LA OSN

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Desarrollo Institucional

© World Scout Bureau Inc. Rol del órgano de gobierno enla gestión del riesgo de una OSN Septiembre 2020 Oficina Scout Mundial Centro de Apoyo Interamérica Ciudad de Panamá, Edificio 172- Ciudad del Saber Ciudad de Panamá, Panamá tel: +507 317 18 08 fax: +507 317 11 58 interamerica@scout.org scout.org

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Introducción El objetivo de este documento es hacer que los órganos de gobierno de las OSN reconozcan la importancia y la conveniencia de realizar una apropiada gestión de riegos en sus organizaciones y, que conozcan, además, sus deberes y responsabilidades en la materia.

Adicionalmente, se describe la propuesta del mecanismo de implementación de los procesos de gestión de riesgos que ha formulado la OSM-CAI con la finalidad de apoyar a las OSN.

Justificación Plan Regional 2018-2021 “Visión Común, Compromiso Individual”: • Objetivo 11: Incrementar la calidad del Desarrollo Institucional haciendo énfasis en Planeación Estratégica, Buena Gobernanza, Desarrollo Financiero y Gestión de Riesgos.*

-Indicador 11.5: Al menos 17 OSN cuentan con Planes de Gestión de Riesgos que revisan y actualizan periódicamente.* 27a. Conferencia Scout Interamericana Panamá 2018, Resolución 1 / 2018: Compromisos del Plan Regional “Visión Común, Compromiso Individual”: La Conferencia: • Insta a las Organizaciones Miembros, al Comité Scout Interamericano y a la Oficina Scout Mundial - Centro de Apoyo Interamerica a asumir responsablemente los compromisos establecidos en el Plan Regional 2018-2021 “Visión Común, Compromiso Individual”.* • Invita a las OSN a difundir el contenido del Plan Regional 2018-2021 con el interior de sus organizaciones con el fin de lograr un mayor compromiso de sus líderes adultos: “Visión Común, Compromiso Individual”. (Duda si la intención comunicativa de la anterior redacción era esta) • Pide al Comité Scout Interamericano:

-Monitorear y evaluar constantemente la ejecución del Plan Regional 2018-2021

“Visión Común, Compromiso Individual”;

-Compartir regularmente los informes de progreso con las OSN;

-Desarrollar el Plan Regional 2022-2024 utilizando un enfoque similar, incorporando las lecciones aprendidas durante este proceso; •Pide a la Oficina Scout Mundial - Centro de Apoyo Interamerica:

-Que lleven a cabo las acciones necesarias para que los indicadores de logro

establecidos en el Plan Regional 2018-2021 “Visión Común, Compromiso

Individual” lleguen a un nivel óptimo de cumplimiento durante el trienio;*

-Hacer que estas mediciones estén disponibles regularmente al Comité Scout

Interamericano, lo que le permitirá orientar la implementación del Plan

Regional en la Región Interamericana.

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Funciones del Órgano de Gobierno Cada OSN tiene un marco regulatorio propio en el cual se detalla su estructura, los órganos que la componen y las funciones de cada uno de ellos. De manera general, el marco regulatorio de las OSNSin entrar en la casuística de dichas regulaciones , enuncia encontramos que las siguientes funciones básicas que desempeñan sus órganos de gobierno: OSN son las siguientes: 1. Representar los intereses de la institución en el período que transcurre entre las Asambleas Nacionales y tomar decisiones en su nombre.

2. Garantizar la permanencia y continuidad de la institución en el tiempo.

3. Proveer y mantener el direccionamiento estratégico.

4. Apoyar la función del Equipo Ejecutivo Nacional y supervisarla.

5. Salvaguardar la integridad del funcionamiento de la institución.

6. Rendir cuentas de su gestión a la Asamblea Nacional.

Para los efecto de este documento nos enfocaremos específicamente en la segunda de éstas funciones, nos referimos a “Garantizar la permanencia y continuidad de la institución en el tiempo”.

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Garantizar la permanencia y continuidad de la institución en el tiempo Cumplir esta función lleva implícito realizar un gran cúmulo de tareas cuya responsabilidad recae, principalmente, en el Órgano de Gobierno de la OSN, quien se apoya desde el punto de vista operativo en el Equipo Ejecutivo Nacional para su realización.

Una de las tareas más críticas es realizar el análisis y la implementación de la gestión de riesgos, la cual, se torna compleja cuando consideramos la Misión de la organización, las actividades que realiza para materializarla y lo extensa del área donde opera, todo lo cual requiere un enorme soporte logístico y administrativo.

Llevar a cabo la Misión de la organización implica que niños y jóvenes tengan contacto cercano, física y emocionalmente, con sus pares y, con los adultos responsables de proveerles orientación y cuidado. Los padres de familia o representantes de los jóvenes hacen un gran depósito de confianza en los adultos responsables de las actividades. Las actividades que realizan muchas veces tienen un componente físico que implica realizar ejercicios, utilizar materiales u operar herramientas y equipos de diferente naturaleza y grado de complejidad. Por otra parte, esas actividades se ejecutan en muchos lugares de la geografía del país de la OSN o en el extranjero, lo que con frecuencia implica desplazarse fuera de la zona de residencia de los participantes, tanto jóvenes como adultos. Por último, todo este despliegue demanda un importante soporte logístico y administrativo, que supone contrataciones de empresas que distribuyen bienes o prestan servicios, empleo de personal, compras, operaciones bancarias e implementación de controles de diferentes tipos, efectuar registros contables, entre otros procesos.

Si bien es necesario todo esto para materializar el cumplimiento de la Misión del Movimiento Scout, también, se constituye en fuentes de riesgos, que deben ser gestionados adecuadamente para elevar de manera significativa, el grado de certidumbre de la permanencia y continuidad de la institución en el tiempo, mitigando y manteniendo dichos riesgos en niveles que resulten aceptables.

El patrimonio de nuestras instituciones tiene diferentes componentes: su membresía, los adultos, y muy especialmente, los niños y jóvenes; ellos, adicionalmente, son sujetos de sistemas de tutela especial establecidos por las legislaciones de nuestros países, sus activos líquidos, bienes muebles e inmuebles y, por último, pero, no menos importante, su capital moral, es decir, su buen nombre y su reputación. Todo lo anterior debe ser protegido de los riesgos que enfrentan constantemente, y esto solo puede hacerse mediante una apropiada gestión de riesgos.

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Buena Práctica de la OMMS en materia de Gestión de Riesgos Surge entonces la pregunta: ¿Cómo llevar adelante la gestión de riesgos de las OSN de manera apropiada? La OMMS tiene una respuesta, pues, ya tiene varios años implementando una buena práctica en su nivel mundial y regional.

En líneas generales, la buena práctica consiste en entender que por mandato expreso de la Constitución Mundial de la OMMS (Art. XIV literal q), su órgano de gobierno, el Comité Scout Mundial, es el responsable de la gestión de riesgos de la institución, y éste ha delegado en la Oficina Scout Mundial su implementación.

Art. XIV 1.de la Constitución Mundial las funciones del Comité Scout Mundial son: … (q) Asegurar que los riesgos de cualquier naturaleza que enfrenta la Organización Mundial sean evaluados y se implementen las medidas de control que sean apropiadas.

Para ello, ha puesto en marcha la metodología internacionalmente aceptada, que consiste en designar un responsable del tema para coordinar la formulación de un registro de riesgos aplicando una matriz diseñada específicamente para ello. Esta permite identificar los riesgos a los que se encuentra expuesta la organización, la fuente donde se origina cada uno de ellos, su probabilidad de ocurrencia, la gravedad que revisten, el nivel de impacto que podrían generar si ocurren, y el plan de manejo que se le da a cada uno, detallando las medidas a tomar y sus responsables.

Este registro de riesgos es actualizado periódicamente (cada 6 meses). Es presentado al Comité Scout Mundial, durante cada una de sus sesiones ordinarias, para que tras ser revisado sea aprobado o rechazado. Si es el caso, indica las modificaciones que estime pertinentes. Este procedimiento se lleva a cabo en el nivel regional de manera idéntica.

Lo que ahora se propone es trasladar esta buena práctica al nivel nacional, y adaptarla e implementarla en cada una de las OSN de la Región.

Implementación de los procesos de Gestión de Riesgos dentro de las OSN Es muy importante que el Órgano de Gobierno de la OSN cumpla con su deber de garantizar la permanencia y continuidad de la institución en el tiempo y, que tome la decisión de solicitar al Equipo Ejecutivo Nacional, la implementación de estos procesos en sus operaciones. Este primer paso debe darse en el nivel estratégico para que el nivel operativo ejecución.

Conscientes de la naturaleza altamente técnica de la materia de gestión de riesgos, de las complejidades operativas que supone la ejecución adecuada de sus procesos y de la escasez de talento humano con formación profesional y experticia en el tema, la OSM-CAI ha construido un kit con diferentes recursos para ayudar a las OSN en su toma de decisiones e implementación de los procesos de gestión de riesgos.

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Kit de Implementación de Procesos de Gestión de Riesgos El Kit está compuesto por 4 documentos: 1. Rol de los Órganos de Gobierno en la Gestión de Riesgos de la OSN. Es un documento introductorio dirigido a un público específico, donde se expone el tema, la responsabilidad de estos actores en la materia y se presentan los recursos disponibles para apoyarles en su gestión.

2. Pauta de Políticas de Gestión de Riesgos “Movimiento Scout Seguro”. Es el documento base donde se explican todos los conceptos y la metodología que rige la materia.

3. Guía de Implementación de Procesos de Gestión Riesgos en una OSN. En este documento se describen los 10 pasos que una OSN debe seguir para implementar apropiadamente los procesos de gestión de riesgos en sus operaciones, el órgano responsable de ejecutarlo y los resultados que se deben obtener para continuar con el siguiente paso.

4. Formato Básico de Registro de Riesgos de una OSN. Es una matriz que contiene los riesgos a los que comúnmente está expuesta cualquier OSN. Este registro básico de riesgos sirve como punto de partida para que la OSN lo ajuste a su realidad individual y posteriormente a través del proceso de mejora continua lo vaya perfeccionando y adaptando cada vez mas a sus necesidades propias.

Asistencia técnica de la OMMS Las OSN pueden solicitar asistencia técnica de la OMMS para apoyar la implementación de procesos de gestión de riesgos mediante la plataforma del Modelo de Servicios, concretamente, dentro del menú correspondiente al servicio de “Buena Gobernanza”.

Una vez que la solicitud de la OSN es recibida, es procesada por el líder de servicio en la Oficina Regional, quien le asignará un consultor de la OMMS debidamente certificado. Éste se pondrá en contacto con la persona responsable de implementar el servicio dentro de la OSN y, ambos, determinarán la naturaleza y alcance de las actividades que componen el servicio, las cuales, irán desarrollando sistemáticamente hasta su efectiva culminación. En todo momento procuran, tanto la calidad de las actividades que componen el servicio, como desarrollar capacidades dentro de la OSN que garanticen la continuidad de los procesos de gestión de riesgos de manera apropiada.

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