Лабораторные работы - Планирование и анализ планов проектов в среде Microsoft Project 2002.doc

Планирование и анализ планов проектов в среде Microsoft Project 2002..........................................................2 1.Цель и содержание лабораторных работ.......................................................................................................2 2.Теоретические основы.....................................................................................................................................2 2.1Сетевые методы и модели.........................................................................................................................2 2.2Основная информация по Microsoft Project 2002....................................................................................6 3.Лабораторная работа №1 “Календарное планирование проектов при помощи MS Project 2002”...........9 3.1Содержание работы....................................................................................................................................9 3.2Порядок выполнения работы....................................................................................................................9 3.3Содержание отчета...................................................................................................................................16 4.Лабораторная работа №2 “Анализ и оптимизация плана проекта при помощи MS Project 2002”........17 4.1Содержание работы..................................................................................................................................17 4.2Порядок выполнения работы..................................................................................................................17 4.3Содержание отчета...................................................................................................................................21 5.Лабораторная работа №3 “Создание проекта «переезд офиса в новое здание» при помощи MS Project ”...........................................................................................................................................................................22 Лабораторная работа №4 .................................................................................................................................40 Лабораторная работа №5..................................................................................................................................68 1.Цель работы........................................................................................................................................................68 2.2.

Microsoft Project 2003................................................................................................................................68 Основные термины и понятия..........................................................................................................................68 Треугольник проекта.........................................................................................................................................70 Создание проекта..............................................................................................................................................70 График проекта..................................................................................................................................................73 Ввод задач проекта............................................................................................................................................78 Ввод ресурсов проекта......................................................................................................................................83 Редактирование сведений о ресурсе................................................................................................................85 Назначение ресурсов задачам..........................................................................................................................86 Сортировка, фильтрация и группировка данных в таблицах.......................................................................91 Отслеживание....................................................................................................................................................94 Использование ресурсов в разных проектах................................................................................................101 Совместная работа..........................................................................................................................................102 Экспорт проекта..............................................................................................................................................103 3.3. Задание.....................................................................................................................................................104

Планирование и анализ планов проектов в среде Microsoft Project 2002 Лабораторные работы 1. Цель и содержание лабораторных работ Настоящие лабораторные работы выполняются в рамках дисциплины “Проектный менеджмент” для подготовки дипломированных специалистов по специальности 061100 “Менеджмент организации” и бакалавров менеджмента по направлению 521500 “Менеджмент”. Целью лабораторных работ является освоение методики календарного планирования, а также методики анализа и оптимизации плана работ по проекту с использованием программного продукта Microsoft Project Standard 2002 В ходе выполнения каждой лабораторной работы бригадой студентов выполняются следующие действия: изучение содержания работы, получение задания от преподавателя, работа по заданию в среде Microsoft Project 2002, получение и сохранение результатов на дискете, самостоятельная распечатка результатов и анализ их, подготовка отчета.

2. Теоретические основы 2.1 Сетевые методы и модели Для описания, анализа и оптимизации проектов очень удобным инструментом являются сетевые модели, которые являются видом ориентированных (направленных) графов, состоящих из дуг и вершин. Иногда роль вершин графа могут играть события, определяющие начало и окончание отдельных работ, а дуги в этом случае соответствуют работам. Графы такого типа называют “работа-дуга”, а соответствующую сетевую модель - сетевой моделью с работами на дугах (Activities on Arrows, AoA). Эта модель является устаревшей и в настоящее время не поддерживается большинством систем управления проектами. Возможно, что в сетевой модели вершинами графа являются работы, а дуги отображают соответствие между окончанием одной работы и началом следующей. Графы такого типа называют “работа-вершина”,а соответствующую сетевую модель называют сетевой моделью с работами в узлах (Activities on Nodes, AoN), и в Microsoft Project реализуется именно этот тип модели. Необходимо отметить, что в переводной литературе работы часто называют задачами (это более точный перевод термина task). В рамках данного методического пособия, чтобы избежать разночтения с надписями пользовательского интерфейса Microsoft Project, термин “задача” будет использоваться в части, касающейся непосредственной работы с этим программным продуктом. Выделяются следующие виды работ: • простая • событие (работа с нулевой длительностью, работа - веха)

•

суммарная (состоящая из множества вложенных в нее работ любого вида)

В выполняемых лабораторных работах будут рассматриваться два основных представления сетевых моделей: сетевой график и временная диаграмма. Рассмотрим их подробнее. Сетевым графиком называется полное графическое отображение структуры сетевой модели на плоскости. В рассматриваемом сетевом графике (из Microsoft Project) модели типа AoN узлы сети, соответствующие работам, изображаются прямоугольниками (простые работы), параллелограммами (суммарные) или шестиугольниками (события). Пример сетевого графика для модели типа AoN представлен ниже на рисунке 1.

Рисунок1. Пример сетевого графика модели типа АоN. Внутреннее пространство фигур заполняется информацией о необходимых характеристиках соответствующих работ. Пример такой информации отображаемой Microsoft Project по умолчанию представлена на рисунке 2.

Рисунок 2. Пример отображаемой информации о работе. Описание сетевой модели в форме временной диаграммы (или диаграммы Ганта) предполагает размещение работ в координатной системе, где по оси абсцисс (X) откладывается время (t), а по оси ординат (Y) – работы. Точкой начала отсчета любой из работ будет момент окончания всех ее предшествующих работ. На рисунке 3 представлен график Ганта для сетевой модели (в левой части рисунка отображен перечень выполняемых работ)

Рисунок 3. График (диаграмма) Ганта для сетевой модели. На рисунке суммарные работы выделены серым и черным цветом, простые – голубым. События (вехи) представлены черными ромбиками. Из рисунка видно, что работы определенным образом связаны друг с другом. Определены 4 типа связей: • окончание-начало (ОН) При этом типе связи работа не может начаться пока не закончена предшествующая, то есть работы идут последовательно.

• начало-начало (НН) При этом типе связи работа не может начаться, пока не началась другая, связанная с ней, то есть работы идут параллельно.

• окончание-окончание (ОО) При этом типе связи работа не может закончиться, пока не закончена другая, связанная с ней.

• начало-окончание (НО) При этом типе связи работа не может закончиться, пока не началась другая, связанная с ней. Временные параметры (или временные характеристики) сетевой модели являются главными элементами аналитической системы проектного управления. Именно для их определения и последующего улучшения выполняется вся подготовительная, вспомогательная работа по составлению сетевой модели проекта и ее последующей оптимизации. Различают достаточно много временных параметров, но будем рассматривать лишь те, которые непосредственно будут вычисляться в Microsoft Project. Это: •

продолжительность работы;

•

раннее время начала работы;

•

раннее время окончания работы;

•

позднее время начала работы;

•

позднее время окончания работы;

•

общий резерв времени выполнения работы

Продолжительность работы – это календарное время, которое занимает выполнение работы. Любая последовательность непосредственно следующих друг за другом работ в сетевой модели называется путем. Путей в сетевой модели может быть много. Пути, связывающие исходное и завершающее события сетевой модели, называются полными, а все остальные – неполными. Сумма продолжительностей выполнения работ, составляющих тот или иной путь, называется продолжительностью этого пути. Самый продолжительный из всех полных путей называется критическим путем и, соответственно, продолжительность критического пути равна сумме продолжительностей всех работ, составляющих этот путь. Работы, критического пути, называются критическими работами, а события – критическими событиями. Понятие критического пути сетевой модели проекта является очень важным, так как на его основе строится метод организации управления всем комплексом работ – метод критического пути (Critical Path Method, CPM). Суть метода состоит в том, что именно продолжительность критического пути определяет длительность проекта, и, соответственно для сокращения длительности выполнения проекта необходимо сокращать длительность задач, лежащих на критическом пути (обычно распараллеливанием работ или назначением дополнительных трудовых ресурсов). Работы, лежащие на критическом пути не имеют резервов времени, у работ же, не находящихся на критическом пути, как правило, имеются резервы времени, позволяющие на некоторое время откладывать их выполнение, если это необходимо. Через понятие критического пути можно дать определения оставшихся временных параметров: Раннее время начала работы – это самая ранняя дата, с которой возможно начать работу с учетом необходимости выполнения всех предыдущих работ с имеющимися у них временными ограничениями Раннее время окончания работы – это самая ранняя дата, с которой возможно окончание работы с учетом ее длительности и с учетом необходимости выполнения всех предыдущих работ с имеющимися у них временными ограничениями Позднее время начала работы – это самая поздняя дата, с которой можно завершить работу без изменения продолжительности критического пути и даты окончания проекта Общий резерв времени выполнения работы– это интервал времени, в пределах которого приращение длительности рассматриваемой работы, не изменит даты окончания реализации проекта Наряду с сетевыми моделями, где продолжительность работ постоянна, существуют модели, где продолжительность выполнения работ считается величиной случайной. Такие методы моделирования называют PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Как показывает опыт, эмпирические законы распределения продолжительности выполнения работ достаточно хорошо согласуются с законом бета-распределения. В этих случаях для получения вероятностных оценок продолжительности работ используют следующие три задаваемые экспертами оценки: T min (минимальная или оптимистическая) - оценка продолжительности работы в предположении наиболее благоприятных условий ее выполнения Tcp (средняя) - оценка продолжительности работы в предположении наиболее часто встречающихся условий ее выполнения.

Tmax (пессимистическая) - оценка продолжительности работы в предположении наиболее неблагоприятных условий ее выполнения. Хотя в отличие от метода критического пути метод PERT предполагает случайную длительность выполнения работ с тремя экспертными оценками, он сводит ее к аналогичной методу критического пути модели взаимосвязи работ. На основе этих трех оценок вычисляется реалистичная продолжительность T: T = ( Tmin + 4Tcp + Tmax) / 6 2.2 Основная информация по Microsoft Project 2002 Возможности системы Microsoft Project таковы, что позволяют применять ее для управления небольшими или средними проектами промышленного назначения, а также изучать на ее примере характерные особенности систем управления проектами вообще. В рамках данного пособия невозможно коснуться всех особенностей данного программного средства, поэтому информация по Microsoft Project 2002 будет касаться лишь пользовательского интерфейса, используемых представлений и задач и ресурсов, что необходимо для выполнения лабораторных работ. Интерфейс системы Microsoft Project 2002 (рис.4) является типовым для всех программ семейства Microsoft Office.

Рисунок 4. Интерфейс Microsoft Project 2002. В самой верхней строке (в заголовке) окна выводится название программы и имя открытого файла (в рассматриваемом примере: Microsoft Project – Проект1). В правой части заголовка окна расположены характерные для ОС Windows три кнопки, позволяющие свернуть окно программы, не прерывая ее работы, изменить размеры окна программы и закрыть окно программы, прекратив ее работу. Прямо под заголовком расположено главное меню Microsoft Project, которое позволяет выполнить практически все доступные в программе команды. Для этого необходимо навести указатель мыши на нужную команду и щелкнуть левой кнопкой мыши. В результате раскроется вертикальное меню, связанное с выбранной командой. Команды меню могут быть активны (выделены черным цветом) или заблокированы (выделены серым цветом). Заблокированные команды выполнить невозможно. Прямо под главным меню расположена панель инструментов, на которой находятся кнопки со значками. Если навести указатель мыши на кнопку панели инструментов и нажать кнопку щелчком левой кнопки мыши, будет выполнена соответствующая кнопке команда. Необходимо отметить, что кнопки панели инструментов дублируют самые важные (по мнению разработчиков программы) команды меню. Существует возможность открывать и закрывать кнопки панели инструментов, формируя максимально удобный для конкретного пользователя интерфейс.

Под панелью инструментов расположена строка ввода, еще ниже - рабочая область программы и (в самом низу) - строка состояния. В строке состояния выводятся сообщения о состоянии программы и установленных режимах работы с клавиатурой. При работе Microsoft Project практически в любом положении указателя мыши, щелчок ее правой кнопкой открывает контекстное меню, состав команд которого зависит от того, на каком объекте установлен указатель мыши. Открытое окно программы снабжено полосами горизонтальной и вертикальной прокрутки, которые расположены вдоль нижней и правой сторон окна. Полосы прокрутки снабжены прямоугольными ползунками и кнопки со стрелками, предназначенными для прокрутки содержимого текущего документа. Возможности Project позволяют использовать следующие формы представления информации (или просто представления): • календарь • диаграмма Ганта • диаграмма Ганта с отслеживанием • использование задач • сетевой график • лист ресурсов • использование ресурсов • график ресурсов Форма представления информации формируются на основании содержимого базы данных Microsoft Project. Выбор того или иного представления ничего не изменяет в содержимом базы данных – просто используются те или иные средства его представления. Любое изменение, внесенное в одном представлении, автоматически отображается в других. Ни одна из используемых форм представления не в состоянии отобразить всю информацию о проекте – все формы дополняют друг друга. Формы представления информации могут быть однородными (например, представление Лист ресурсов отображает в рабочем поле только таблицу) или состоять из двух дополняющих друг друга частей окна (например, таблица и диаграмма в представлении диаграмма Ганта (рис. 3)) В выполняемых лабораторных работах будут использоваться два представления: сетевой график и диаграмма Ганта (с отслеживанием). Основным элементом Microsoft Project являются работы (задачи) на которые будут назначаться ресурсы (исполнители), то есть будут реализованы назначения. В рассматриваемом программном продукте каждая работа (задача) определяется очень большим числом показателей. В лабораторных работах будут рассматриваться лишь некоторые из них: название, длительность, названия ресурсов (то есть привлекаемые ресурсы), предшественники (то есть предшествующие задачи), связи. Будут рассмотрены задачи всех трех ранее определенных типов: простые, суммарные и события (в Project они названы вехами).

3. Лабораторная работа №1 “Календарное планирование проектов при помощи MS Project 2002” 3.1 Содержание работы • • • • • • • •

Общее знакомство с интерфейсом и предварительные настройки Открытие нового проекта Настройка параметров проекта Формирование иерархии и взаимосвязи задач проекта Назначение ресурсов задачам Построение сетевого графика с выделением критического пути и вывод основных временных характеристик работ Построение диаграммы Ганта с выделением критического пути и вывод основных временных характеристик работ Формирование базового проекта 3.2 Порядок выполнения работы

Общее знакомство с интерфейсом и предварительные настройки Запускаем Project и рассмотрим окно программы. Окно программы имеет стандартный вид, как и у всех продуктов фирмы Microsoft. В самом верху окна – строка меню и панели инструментов, ниже – строка ввода, рабочая область программы и строка состояния. Рабочая область MS Project содержит Область задач (крайнее слева), Панель представлений (в середине) и собственно поле, где отображаются проектные данные (крайнее справа). Если Область задач или Панель представлений закрыты, их необходимо открыть, выполнив, соответственно, команды Вид → Панели инструментов → Область задач Вид → Панель представлений Необходимо настроить MS Project таким образом, чтобы при открытии программы отображались панели Область задач, Консультант и Панель представлений (рис.5).

Открытие проекта из шаблона

Рисунок 5. Пользовательский интерфейс MS Project. Открытие нового проекта, используя шаблон заданного варианта задания В Области задач в подразделе Создание с помощью шаблона необходимо открыть Общие шаблоны… и в открывшемся окне на вкладке Общие открыть шаблон задания, выданного преподавателем (рис. 5). Необходимо проверить правильность установки основных сведений о проекте. Выполняем команды Проект→ Сведения о проекте В открывшемся окне должны быть следующие установки (если нет, то установить именно такие): Дата начала – определяется в Рекомендации для составления сетевого плана проекта (в задании) Дата окончания - не активна Планирование – от даты начала проекта Текущая дата – сегодняшняя дата Дата отчета – НД (то есть не определена) Календарь – стандартный (то есть 8-часовой рабочий день, суббота и воскресенье – выходные) Приоритет – 500 Когда установки соответствуют требуемым, принимаем их, нажав ОК.

Настройка параметров проекта Произведем настройки MS Project. Выберем команду меню Сервис→ Параметры и будем работать в открывшемся диалоговом окне с восьмью вкладками (рис.6).

Рисунок 6. Панель настройки параметров проекта. Вкладка Общие Вводим имя пользователя (свое) и сбрасываем флажки Открывать последний файл при запуске, Включать автофильтр для новых проектов. Все остальные чекбоксы должны быть помечены, ставки работ вводить не надо, а количество запоминаемых файлов пусть будет максимально и равно 9. Вкладка Правка Все чекбоксы должны быть помечены, с предлагаемыми цветами гиперссылок и параметрами отображения временных интервалов можно согласиться по умолчанию. Вкладка Календарь По умолчанию предлагаются параметры стандартной 40-часовой рабочей недели с 8 часовым рабочим днем с 9 до 18 часов. С этим предлагаемым вариантом тоже соглашаемся. Вкладка Планирование Здесь необходимо обязательно сбросить флажок Автоматическое связывание вставленных или перемещенных задач, так как в противном случае все задачи любого списка будут рассматриваться как последовательные. Остальные флажки нужно оставить, а в окошках должны быть следующие надписи

Новые задачи – начинаются в день начала проекта Длительность – в днях Трудозатраты – в днях Тип задач по умолчанию – фиксированный объем ресурсов Вкладка Интерфейс Здесь все прямоугольные чекбоксы должны быть помечены, а для круглых чекбоксов выбираем варианты Стандартная функция Microsoft Project и Стандартное содержимое Microsoft Project. Вкладка Сохранение Здесь для Сохранять файлы Microsoft Project как надо выбирать вариант. Проект (*.mpp), расположение файлов оставить по умолчанию. Также надо пометить чекбокс Автосохранение, задав значение этого параметра в 10 минут, и пометить чекбокс Запрос перед сохранением. Из оставшихся чекбоксов необходимо отметить только Сохранять только активный проект. Вкладка Совместная работа Пропускается, так как эта опция не используется. Вкладка Правописание Необходимо пометить все чекбоксы и оставить все неизменным в Поле для проверки. Вкладка Расчет В разделе Параметры расчета для Microsoft Project должны быть выбраны варианты Режим расчета – автоматический и Расчет – в активном проекте. Остальные чекбоксы (за исключением двух нижних) оставляем заполненными по умолчанию, нижние же должны быть следующими: Рассчитывать насколько критических путей - не помечается и Считать критическими задачи, имеющие резерв 0 дней. Вкладка Вид Должны быть произведены следующие установки: Представление по умолчанию – диаграмма Ганта Формат даты – по умолчанию Подраздел Показывать – отмечать все чекбоксы Подраздел Параметры перекрестной связи проектов - отмечать все чекбоксы Символ валюты – р Положение символа валюты – 1р. Цифр после запятой – 2 Подраздел Параметры структуры для проекта - отмечать все чекбоксы, кроме Показывать Номер задач. Присвоение индивидуальных данных проекту Произвести запись в задаче плана проекта с «0»-ым номером по образцу: «Вариант 2 гр.7777 - Иванов М, Петров П., Сидоров П.». Результаты работ принимаются преподавателем только при наличии этих данных. Формирование иерархии и взаимосвязи задач нового проекта

Производится по шаблону заданию и исходным данным по заданному преподавателем варианту Определение необходимого типа каждой задачи (в шаблоне по умолчанию все задачи представлены, как простые) Выделение задачи, как суммарной Необходимо выделить задачу в столбце Название задачи, лежащую ниже суммарной и ближайшую к ней, которая будет входить в суммарную и воспользоваться стрелкой На уровень ниже на панели инструментов. Требуемая задача будет выделена как суммарная (полужирный шрифт и специальный символ), а входящая в нее сдвинется в ячейке вправо от своего прежнего положения. Аналогичную процедуру проделать для всех остальных задач, которые должны входить в требуемую суммарную. Выделение задачи как события или вехи Необходимо выделить задачу в столбце Название задачи. Произвести действия Проект→Сведения о задаче→Дополнительно и пометить чекбокс Пометить задачу как веху и выставить длительность задачи, равную 0 дней. Формирование связи между задачами Произведем действия Проект→Сведения о задаче→Предшественники. На основании информации Рекомендаций для составления сетевого плана проекта (в задании) и информации п.2.1 в столбце Предшественники необходимо задать задачупредшественника, а в столбце Тип – выбрать необходимый тип связи. Суммарные задачи связывать не надо. Ввод длительности задач Произведем действия Проект→Сведения о задаче→Общие и в окно Длительность необходимо ввести длительность задачи в днях и на вкладке Дополнительно снять флажок в чекбоксе Фиксированный объем работ Важно помнить, что для суммарных задач длительности определяются по составным (вводить их длительность не надо), а длительности событий (вех) - нулевые Назначение задачам имеющегося ресурса Назначение ресурса осуществляется для каждой простой задачи. В таблице, с которой производится работа, необходимо пометить задачу и на панели инструментов нажать кнопку Назначить ресурсы.

Рисунок 7. Панель “Назначение ресурсов”. В открывшемся окне Назначение ресурсов (рис.7) в соответствии с информацией таблицы задания выделить требуемый ресурс и в столбце Единицы выбрать 100%. Далее нажать последовательно кнопки Назначить и далее Закрыть. Для вех и суммарных задач ресурсы не назначаются. Добавление столбцов временных характеристик каждой задачи проекта Щелкаем правой кнопкой мыши по столбцу, перед которым необходимо вставить дополнительный столбец и в появившемся контекстном меню выбираем вариант Вставить столбец. В открывшемся окне в графе Имя поля выбираем соответственно Общий временной резерв (рис.8). Для определенности предлагается вставить столбец Общий временной резерв после столбца Окончание

Рисунок 8. Панель добавления столбца. Аналогичным образом вставляем столбцы Раннее начало, Ранее окончание, Позднее начало и Позднее окончание и нажимаем ОК. Для определенности предлагается вставить столбец в следующем порядке : Раннее начало, Позднее начало, Ранее окончание, Позднее окончание после столбца Общий временной резерв.

Сохранение файла проекта, как базового Производим действия Сервис→Отслеживание→Сохранить базовый план. В открывшемся окне Сохранение базового плана помечаем чекбокс Сохранить базовый план и чекбокс Всего проекта. Далее нажимаем ОК. План сохранится как базовый Построение сетевого графика с выделением критического пути и вывод основных временных характеристик работ Переходим от представления Вид→ диаграмма Ганта к Вид→ Сетевой график при этом результаты подготовленной таблицы представляются в виде сетевого графика типа “работа-вершина” и на графике красным цветом оказываются выделены критические задачи (работы). В каждом блоке, соответствующем задаче имеется информация о ней. Для сохранения для дальнейшего анализа сетевого графика в виде файла с последующей его распечаткой необходимо произвести следующие действия: • Со строки меню открываем Вид → Панели инструментов → Сетевой график и в открывшейся строке инструментов нажимаем кнопки Убрать суммарные задачи (чтобы не загромождать график) и Показать надписи связей.

• Уменьшаем масштаб сетевого графика, чтобы он весь разместился на экране монитора (проделываем действия Вид→Масштаб и выбираем масштаб примерно 50%). Чтобы максимально использовать площадь экрана можно закрыть Панель представлений и Область задач, выполнив уже известные действия Вид → Панели инструментов → Область задач Вид → Панель представлений • На панели инструментов нажимаем кнопку Копировать рисунок и из открывшейся панели выбираем вариант Для печати. Должны быть отмечены чекбоксы в Копировать – Отображаемые строки и в Шкала времени – Как на экране. По нажатии OK, график скопируется в буфер.

• Открываем в Microsoft Word пустой документ в альбомном формате и скопируем туда из буфера сетевой график. С ним можно теперь обращаться как с рисунком, растягивать, увеличивать для придания размеров, удобных для анализа и для последующей печати.

• Сохраняем результаты работы в виде *.doc файла на своей дискете. Построение диаграммы Ганта с выделением критического пути и вывод основных временных характеристик работ Переходим от представления Вид→ Сетевой график к Вид→ Диаграмма Ганта с отслеживанием. При этом красным цветом производится выделение критических задач. Для сохранения для дальнейшего анализа сохраняем таблицу и диаграмму, произведя следующие действия: • На панели инструментов нажимаем кнопку Копировать рисунок и из открывшейся панели выбираем вариант Для печати. Должны быть отмечены чекбоксы в Копировать – Отображаемые строки и в Шкала времени – Как на экране. По нажатии OK, таблица и диаграмма скопируется в буфер. Для того, чтобы на сохраняемом рисунке были видны необходимые столбцы с ранними/поздними временами начала/окончания и временным резервом перед копированием можно скрыть лишние столбцы таблицы, кликнув мышью по заголовку скрываемого столбца и из

•

•

открываемого правой кнопкой мыши контекстного меню выбрать Скрыть столбец. Также можно при помощи мыши сдвигать вертикальный разделитель между таблицей и диаграммой Ганта. Открываем в Microsoft Word пустой документ в альбомном формате и скопируем туда из буфера таблицу и диаграмму Ганта. С полученным изображением можно теперь обращаться как с рисунком, растягивать, увеличивать для придания размеров, удобных для анализа. Сохраняем результаты работы в виде *.doc файла на своей дискете. Примечание. Если таблица и диаграмма не умещаются на один рисунок, можно отдельно копировать таблицу и отдельно диаграмму (как два рисунка), сдвигая необходимым образом перед копированием вертикальный разделитель между таблицей и диаграммой Ганта.

3.3 Содержание отчета • • • • • •

Описание цели лабораторной работы и сущности задачи календарного планирования работ проекта Распечатка таблицы с исходными данными Обоснование выполняемых расчетов Пояснения к этапам выполнения работы Распечатка полученных результатов и характеристика каждого из используемых представлений Анализ полученных результатов и выводы по лабораторной работе

4. Лабораторная работа №2 “Анализ и оптимизация плана проекта при помощи MS Project 2002” 4.1 Содержание работы • • • •

Оптимизация плана проекта по методу критического пути при существовании ограничений Сравнение оптимизированного плана проекта по методу критического пути с базовым планом Анализ и оптимизация плана проекта по методу PERT Сравнение оптимизированного плана проекта по методу PERT с базовым планом 4.2 Порядок выполнения работы

Оптимизация плана проекта по методу критического пути при существовании ограничений В Области задач в подразделе Создание с помощью шаблона необходимо открыть Общие шаблоны… и в открывшемся окне на вкладке Общие открыть шаблон задания, выданного преподавателем (рис. 9). Настройки проекта должны соответствовать произведенным в лабораторной работе № 1.

Открытие проекта из шаблона

Рисунок 9. Открытие файла проекта. В рамках данной лабораторной работы работа будет производиться с представлением Диаграмма Ганта с отслеживанием, к которому необходимо перейти аналогично тому, как это делалось в лабораторной работе № 1. По выданному преподавателем заданию производим оптимизацию плана проекта, учитывая ограничения и резервные ресурсы:  дата окончания проекта должна быть на несколько рабочих дней ранее базовой;  распараллеливание - для последовательных, критических работ в проекте используются резервные временные ресурсы, то есть ряд задач могут выполняться параллельно;  сокращение длительности - для параллельных, последовательных, критических работ в проекте используются резервные трудовые ресурсы, то есть ряд задач могут выполняться за более короткие сроки за счет дополнительных исполнителей. Сокращение длительности работ В соответствием с условиями выданного задания, необходимо дважды, для одной и для второй выбранной задачи, назначить дополнительных исполнителей. Для выбранных работ надо увеличить загрузку во столько раз, сколько дополнительных исполнителей есть в резерве. Изменить загрузку можно, выполнив команды: Проект→ Сведения о задаче→ Ресурсы (рис 10).

В поле Единицы напротив ресурса выставить соответствующую загрузку (рис. 8). Например, если в задание указано, что, загрузка увеличивается в три раза, то она становится не 100%, а 300%. Проанализировать сокращение длительности каждой из задач после назначения дополнительных ресурсов.

Вкладка «Ресурсы»

Изменение загрузки в поле «Единицы»

Рисунок 10. Переход на вкладку Ресурсы и изменение загрузки ресурса в поле Единицы. Распараллеливание работ В задании, выданном преподавателем, указаны задачи, которые могут выполняться параллельно. Для указанных задач следует изменить тип связи между ними, тем самым сократив длительность выполнения проекта. Изменить тип связи для задачи можно, выполнив команды: Проект→ Сведения о задаче→ Предшественники В выпадающем списке столбца Тип задать соответствующие заданию типы связей (рис.

11). Проанализировать изменение длительности плана проекта после изменения загрузки и распараллеливания работ. Эти изменения будут заметны в сравнении с базовым планом проекта, который показан в виде полоски черного цвета для соответствующих задач (рис. 11).

Вкладка «Предшественники»

Смена «Типа» задачи

Базовый план для задачи

Рисунок 11. Переход на вкладку Предшественники в Сведениях о задаче и смена типа связи в выпадающем списке Тип. Сравнение оптимизированного плана проекта по методу критического пути с исходным планом По измененной после выполнения предыдущего пункта диаграммы Ганта сравнить полученный оптимизированный план проекта по методу критического пути с базовым планом. Проверить, выполнено ли условие окончания плана проекта. На панели инструментов, нажав кнопку Копировать рисунок, выбрать вариант Для отображении на экране. Предварительно необходимо настроить столбцы (можно менять ширину столбцов, следя, чтобы все нужные столбцы попали в картинку) и рисунок (нужно, чтобы на диаграмме был виден весь проект, для этого следует правой кнопкой мыши щелкнуть в сером поле заголовка диаграммы, выбрать Масштаб, выставить Весь проект и нажать ОК), сохранить диаграмму в буфер обмена. Открыть новый документ в Microsoft Word, вставить, сохраненный в буфере фрагмент. С полученным изображением можно теперь обращаться как с рисунком, растягивать, увеличивать для придания размеров, удобных для анализа. Сохраняются результаты работы в виде *.doc файла на своей дискете Анализ и оптимизация плана проекта по методу PERT В Области задач в подразделе Создание с помощью шаблона необходимо открыть Общие шаблоны… и в открывшемся окне на вкладке Общие открыть шаблон задания, выданного преподавателем (рис. 9). Настройки проекта должны соответствовать произведенным в лабораторной работе № 1.

Для удобства можно работать непосредственно с панелью инструментов, для этого следует произвести действия Вид→ Панели инструментов→ Анализ по методу PERT. На панели инструментов появится новый набор кнопок, позволяющих работать в режиме PERT - анализа Отобразить таблицу ввода данных по срокам с прибавками для анализа, нажав кнопку, Лист ввода PERT. Ввести в колонки Оптимистическая длительность, Ожидаемая длительность, Пессимистическая длительность соответствующие длительности с учетом прибавок из соответствующих полей таблицы задания к исходной длительности из колонки Длительность. На панели инструментов, нажав кнопку Копировать рисунок, выбрать вариант Для отображении на экране и сохранить таблицу в виде рисунка в файл формата *.doc. Провести анализ по методу PERT при заданных программой весовых коэффициентах Нажать кнопку Задание весовых коэффициентов по методу PERT. Программа откроет новое окно и предложит следующие коэффициенты  для оптимистической длительности -1;  для ожидаемой длительности – 4;  для пессимистической длительности – 1. Если преподавателем не предложен иной вариант (в любом случае сумма коэффициентов должна быть равна 6) согласиться, нажав ОК Произвести анализ, нажав кнопку Вычисление по методу PERT. Программа рассчитает реалистический план выполнения проекта. На панели инструментов, нажав кнопку Копировать рисунок, выбрать вариант Для отображении на экране и сохранить таблицу в виде рисунка в файл формата *.doc. Перейти в представление Диаграмма Ганта с отслеживанием. На панели инструментов, нажав кнопку Копировать рисунок, выбрать вариант Для отображении на экране и сохранить таблицу в виде рисунка в файл формата *.doc. Проанализировать и сравнить полученный оптимизированный план проекта по методу PERT с базовым планом. Проверить, нарушилась ли заданная дата окончания проекта.

4.3 Содержание отчета • • • • • • •

Описание цели лабораторной работы и сущности задачи календарного планирования работ проекта Распечатку таблицы с исходными данными Обоснование выполняемых расчетов Пояснения к этапам выполнения работы Распечатку таблицы с полученными результатами Распечатку результирующих представлений Анализ полученных результатов и выводы по лабораторной работе

5. Лабораторная работа №3 “Создание проекта «переезд офиса в новое здание» при помощи MS Project ” Цель работы - рассмотреть особенности системы MS Project Standard и разработать на ее основе собственный проект: организация переезда офиса в другое здание для того, чтобы открыть новую торговую точку. Эта система, как и множество других, обеспечивает возможность представления любого процесса, как производственного, так и непроизводственного в виде логической последовательности определенных задач с учетом их взаимосвязей. Это позволяет руководителю проводить наглядный анализ состава работ и обеспечить оптимальный порядок выполнения предстоящего комплекса задач, а также дает возможность объективно оценить действия исполнителей, ход выполнения работ и выработать дополнительные мероприятия по повышению эффективности производства.

1. Основные проектами

понятия

и

общие

принципы

управления

1.1 Основные понятия о проектах и управление ими Проект - это совокупность взаимосвязанных задач, направленных на достижение определенного результата (строительство какого-либо объекта, создание изделия, модернизация предприятия, написание отчета и т.д.). Для выполнения той или иной задачи проекта необходимы соответствующие ресурсы: материальные (оборудование, инструменты и т.д.) и людские (рабочие, инженеры, исследователи и т.д.). Выделение того или иного ресурса на задачу называется назначением, у каждой задачи может быть определенное число назначений. Управление проектами в широком смысле этого понятия интегрированная система организации, планирования и управления выполнением задач проекта и проекта в целом. Организация проекта - это определение и структурирование комплекса взаимосвязанных задач (работ, операций) и ресурсов, обеспечивающих выполнение проекта.

Планирование проекта - это разработка плана сроков выполнения комплекса взаимосвязанных задач (работ, операций) до начала его выполнения. Управление проектом в более узком смысле, как некоторая совокупность определенных этапов - это контроль, сравнение, анализ и принятие решения для внесения изменений в ход выполнения проекта. Во-первых, каждый проект характеризуется конкретной целью, ради которой он затевается (получение дополнительного дохода, победа на выборах, повышение эффективности боевых действий и т.д.). Во-вторых, каждый проект в чем-то уникален: либо по преследуемым целям, либо по составу исполнителей, либо по условиям, в которых он реализуется. А может, и по всем перечисленным параметрам. В-третьих, любой проект ограничен по времени «жизни». Успешный проект благопристойно «умирает» сразу, как только достигнута поставленная перед ним цель. При этом длительность «жизни» проекта может быть самой разной. Например, курсы по подготовке пользователей новой версии MS Project могут быть организованы и проведены в течение одного месяца, а проект по строительству кольцевой автодороги вокруг Санкт-Петербурга может длиться 4 года. В-четвертых (мы вернулись к определению проекта), каждый проект характеризуется конкретными ресурсами, выделенными на его выполнение. В реальной жизни ресурсы всегда ограничены. Либо по количеству, либо по периоду времени, в течение которого они могут использоваться, либо по качеству (в частности, по уровню подготовки исполнителей). В определенном смысле ограниченным ресурсом является и время, отводимое на реализацию проекта. Именно ограниченность ресурсов и располагаемого времени заставляет заинтересованную сторону предпринимать специальные меры, чтобы использовать их наилучшим образом в интересах достижения поставленной перед проектом цели. Вот эти-то меры и составляют суть управления проектом. Масштаб проекта (иногда этот термин заменяют словосочетанием «содержание и границы проекта») - это совокупность цели проекта и планируемых для ее достижения затрат времени и средств. Другими словами, это своеобразное трехмерное пространство (цель-время-деньги), в котором живут участники проекта, да и сам проект.

Опираясь на введенное понятие масштаба, можно сказать, что управление проектом направлено на сохранение его исходного масштаба («содержания и границ»). Более развернутое определение этого понятия может выглядеть так: Управление проектом (Project Management) - это процесс планирования, организации и контроля за состоянием задач и ресурсов проекта, направленный на своевременное достижение цели проекта. Так или иначе, руководитель любого проекта должен быть готов к тому, что на каком-то шаге между исходным планом и реальным положением возникнет некоторое расхождение. Поэтому одной из основных задач управления проектами является своевременная коррекция первоначального плана, причем с наименьшими накладными расходами. Современные системы управления проектами не требуют большой специальной подготовки пользователя и обеспечивают легкое и быстрое применение системы для решения самых разнообразных практических задач. Условно проекты, включающие до 80 задач (работ, операций) и 15 видов ресурсов, относят к проектам малых размеров. Проекты, включающие от 80 до 400 задач и от 15 до 50 видов ресурсов, относят к средним проектам, а включающие от 400 до 1200 задач и от 50 до 150 видов ресурсов и более к большим проектам. Для эффективной организации, планирования и управления ходом выполнения самых разнообразных работ необходимо весь процесс представить в виде логической последовательности определенных операций. Разработать, так называемую, структуру задач проекта. Логическая последовательность работ любого процесса может иметь различные визуальные отображения. Это может быть график Ганта с различной степенью представленности задач, сетевой график, календарный график или какое-либо другое представление. Каждый из видов представления имеет свои преимущества и недостатки, а в совокупности они значительно упрощают расчет, анализ и управление проектами. После представления структуры задач проекта в виде диаграммы Ганта, сетевого графика или другого представления производится их расчет по методу критического пути (МКП) или по методу PERT. Современная организация предприятий требует смягчения жесткого деления на отделы и разделения задач. Разработка продукта, например, в меньшей степени является работой изобретателя, а в большей -

результатом творческих идей и ноу-хау слаженной команды по их реализации. Чтобы гарантировать максимальный коэффициент полезного действия на всех фазах инновационного цикла, рекомендуется создать соответствующие организационные предпосылки.

1.2 Фазы работы над проектом В начале проекта стоит задача детального формулирования руководством проекта (например, определенные инновации продуктов или процессов, открытие новой сферы деятельности, подготовка к кооперации) и основной стратегии. Определяется руководитель проекта, выбираются сотрудники проекта, устанавливается длительность и бюджет проекта. Чем яснее формулирование целей проекта, промежуточных целей и рубежей, тем с большим коэффициентом полезного действия может быть позднее проведен контроллинг проекта. Работа над проектом тем самым подразделяется на три временные фазы: сбор информации; проверка спроса на рынке; реализация. В каждой из этих фаз команда проекта должна обращать внимание на три сферы деятельности - рынок, технику и организацию - для того, чтобы можно было планировать и руководить каждым последующим шагом. Конечно же, соответствующие направления варьируются в зависимости от постановки задачи. В первой фазе (сбор информации) собираются все важные данные по рынку, технике и организации, соответствующим образом подготавливаются и предварительно структурируются и обобщаются в промежуточном балансе экспертами из различных сфер. Вторая фаза (проверка спроса на рынке) посвящается прежде всего вопросам оценки. На основе ранее полученных знаний и совместно разработанных идей детально проверяется спрос на рынке запланированной инновации, опять же в трех сферах деятельности - рынке, технике и организации и делается общее заключение. В конце концов, третья фаза (реализация) фиксирует конкретные цели и реалистичные мероприятия для претворения в жизнь инновации на рынке и предприятии. И здесь мероприятия также охватывают сферы рынка, техники и организации.

Работа над проектом требует постоянной проверки целесообразности и действенного контроллинга проекта. Рекомендуется немедленное прекращение проекта, если результаты работы над проектом более не дают права считать имеющуюся цель проекта реалистичной. В ходе управления любым проектом должно быть обеспечено решение следующих задач: * соблюдение директивных сроков завершения проекта; * рациональное распределение материальных исполнителей между задачами проекта, а также во времени;

ресурсов

и

* своевременная коррекция исходного плана в соответствии с реальным положением дел. Эти три задачи тесно связаны между собой, и недостаточное внимание к одной из них неизбежно приведет к проблемам по двум другим направлениям. Например, неудачное распределение ресурсов непременно вызовет отклонение от запланированных сроков выполнения задач проекта, а неумение скорректировать исходный план может свести на нет всю выполненную работу. Именно поэтому для управления проектами должна применяться специальная технология. Разумеется, достаточно опытный (или самонадеянный) менеджер проекта может посчитать, что для достижения поставленных целей вполне достаточно его опыта и интуиции, однако грамотный руководитель вряд ли решится поставить успех предприятия в зависимость от одного человека. Тем более что людям, как известно, свойственно ошибаться. Поэтому субъективные оценки, полученные умозрительно, лучше сверить с объективными результатами, полученными с помощью соответствующих методов, имеющих достаточно строгое математическое обоснование. Речь идет о так называемых методах сетевого планирования и управления проектами (СПУ). Организация управления проектами В качестве организационных форм в основном существует три возможности: а) Работа над проектом как дополнительная задача. Это означает вплетение в обычный ритм работы. Руководство определяет ответственного руководителя проекта, который одновременно в рамках организационной схемы выполняет и свои обычные обязанности,

однако дополнительно руководит проектной командой и имеет профессиональный доступ к значимым сотрудникам, вне зависимости от границ отделов, планирует ресурсы и координирует всю инновационную деятельность. Эта модель выбирается в случае с ограниченными по времени и ресурсам проектами. Проблемы могут заключаться в том, что менеджер проекта лишь в незначительной степени может влиять на сотрудников из других отделов из-за жесткой иерархии предприятия. Работа над проектом из-за каждодневной работы оттесняется на второй план и "засыпает". Двойная нагрузка из работы над проектом и основной функции может привести к небрежностям. Поэтому инновационному проекту должно быть предоставлено достаточно свободных помещений, мощностей и ресурсов. б) Классическая предприятии").

организация

проекта

("предприятие

в

В этой модели, которая выбирается при комплексных и объемных задачах, особенно сильно подчеркнуто значение работы над проектом в организационной схеме предприятия. Работа в команде проекта имеет однозначный приоритет перед дисциплинарными отношениями подчинения классической структуры отделов. Проект опекается непосредственно руководством, и руководитель проекта, а отчасти даже и отдельные сотрудники проекта, полностью или частично освобождаются от своей обычной деятельности. в) Смешанные формы. На практике и, прежде всего, преобладают подчас смешанные формы.

на

средних

предприятиях

Возможность состоит в том, что освобождается опытный руководитель проекта и, в зависимости от проекта, привлекаются специализированные сотрудники, которые, однако, одновременно занимаются своей обычной деятельностью. При этом вся ответственность лежит на "проектном профессионале", который полностью может сконцентрироваться на реализации проекта и благодаря прикрытию силами руководства имеет больше свободы при назначении сотрудников проекта. Вторая возможность - назначение внутреннего координатора проекта, занимающего высокую иерархическую позицию на предприятии и ведущего проект дополнительно к своей обычной работе, которому, однако, выделен более молодой инженер проекта, который посвящает себя исключительно проекту.

Таким образом, соответствующая организационная форма должна быть индивидуально подобрана под проект. Работа над проектом будет успешной тогда, когда будут устранены следующие препятствия: застарелое мышление в границах отделов; старое понимание ролей ("это не мое дело, и потому это меня не интересует, потому Вы должны спросить моего шефа"); доминирование иерархии; инертность структур, принимающих решения; противостояние устойчивых сфер.

1.3 Сетевое планирование и управление проектами Метод сетевого (или календарного) планирования проектов относительно молод, но его ярко выраженная практическая направленность обеспечила ему популярность сразу после «рождения». В 1956 году специалисту в области вычислительной техники из фирмы «Дюпон» М. Уолкеру, совместно с Д. Келли, работавшим в группе планирования капитального строительства фирмы «Ремингтон Рэд», удалось разработать простой и эффективный метод планирования работ по модернизации заводов фирмы «Дюпон». Метод был основан на построении так называемых сетевых графиков и получил название «метод критического пути», сокращенно МКП (англоязычный вариант - Critical Path Method -СРМ). Практически в то же время в военно-морских силах США был создан метод анализа и оценки программ (как ни странно, русская аббревиатура для его обозначения так и не появилась, и продолжает использоваться англоязычный вариант - PERT, от Program Evaluation end Review Technique). Метод был разработан в процессе проектирования корпорацией «Локхид» ракетной системы «Поларис», предназначенной для оснащения подводных лодок ВМС США. Основное различие между методами СРМ и PERT заключалось в том, что в первом из них длительности входящих в проект работ полагались детерминированными, а во втором рассчитывалась вероятностная оценка длительности работ. Впоследствии оба метода были объединены под общим названием PERT-CPM (наиболее распространенный русскоязычный вариант - метод сетевого планирования и управления).

К настоящему времени технология сетевого планирования и управления уже достаточно хорошо отлажена и отлично зарекомендовала себя в таких областях деятельности, как разработка и подготовка к производству новых видов изделий, строительство и реконструкция, проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, и, наконец, разработка программных продуктов. Сетевое планирование и управление содержит три основных этапа: структурное планирование, календарное планирование и оперативное управление. Основная цель структурного планирования заключается в описании состава и взаимосвязи технологических операций, которые требуется выполнить для реализации проекта. В теории сетевого планирования такие операции называются работами или задачами. Кроме того, на данном шаге требуется определить (или хотя бы предварительно оценить) продолжительности работ. Результатом структурного планирования является сетевой график проекта. Сетевой график состоит из элементов двух видов - работ и событий - и позволяет в наглядной форме представить структуру проекта с точки зрения входящих в него работ. Другими словами, сетевой график отображает взаимосвязи между работами внутри проекта и порядок их выполнения. С математической точки зрения он является направленным графом, в котором каждая работа отображается ориентированной дугой (стрелкой), а каждое событие - вершиной (узлом). Каждое событие определяется как момент времени, когда завершается одна работа (или группа работ) и начинается другая. Любая работа, включенная в сетевой график, считается описанной (заданной), если указаны номера событий, между которыми она заключена, и ее длительность. Сформулируем основные правила построения сетевого графика: Каждая работа представляется одной и только одной дугой, то есть ни одна работа не должна появляться в графике дважды. При этом любая работа в случае необходимости может быть разбита на две или более частей, каждой из которых будет соответствовать своя дуга. Например, программирование модуля можно представить как две работы: ввод текста программы и ее отладку.

Ни одна пара работ не должна определяться одинаковыми начальным и конечным событиями (в противном случае две различные работы будут идентифицированы одинаково). Возможность такого неоднозначного задания работ существует в тех случаях, когда две (или более) работы могут выполняться одновременно. Ни одно событие не может произойти до тех пор, пока не будут закончены все входящие в него работы; Ни одна работа, выходящая из данного события, не может начинаться до тех пор, пока не произойдет данное событие; например, программирование первого модуля не может начаться, если не закончена разработка его алгоритма. Чтобы исключить неоднозначность, вводят фиктивную работу и фиктивное промежуточное событие. Затраты времени и ресурсов на выполнение фиктивной работы принимаются равными нулю. Сетевой график позволяет прежде всего оценить (определить) временные характеристики проекта и входящих в него работ.

1.4 Критические работы и критические пути Сетевой график позволяет прежде всего оценить (определить) временные характеристики проекта и входящих в него работ. В этом отношении наиболее важное значение в построении плана проекта имеют так называемые критические работы. Работа считается критической, если задержка ее начала приводит к задержке срока окончания проекта в целом. Некритическая работа отличается тем, что промежуток времени между ее ранним началом и поздним окончанием больше ее фактической продолжительности. Другими словами, любая некритическая работа имеет резерв времени. На основе критического пути.

понятия

критической

работы

введем

понятие

Критический путь представляет собой непрерывную последовательность критических работ, связывающую исходное и завершающее события сети (сетевого графика). С содержательной точки зрения, длительность критического пути определяет минимально возможную продолжительность проекта в целом (то есть для построенного сетевого графика работ быстрее завершить проект не получится). Если вычисленная длительность критического пути вас не устраивает, необходимо пересмотреть структуру сетевого графика.

Но, как было указано выше, для построения критического пути требуется выявить все критические работы проекта. Для этого необходимо найти такие работы, для которых резерв времени равен нулю.

1.5 Расчёт резервов времени проекта Расчет резервов времени для работ проекта включает в себя два этапа: прямой проход и обратный проход. Прямой проход Вычисления начинаются с исходного события и продолжаются до тех пор, пока не будет достигнуто завершающее событие всей сети. При прямом проходе для каждого события вычисляется ранний срок его наступления Tp(i). На втором этапе, называемом обратным проходом, вычисления начинаются с завершающего события сети и продолжаются до достижения исходного события. При этом для каждого события вычисляется поздний допустимый срок его наступления Tn(i). После этого остается только найти такие работы, фактическая длительность которых совпадает с промежутком времени между их ранним началом и поздним окончанием, то есть такие, для которых резерв времени равен нулю. Поясним технологию расчета резервов времени подробнее. Для этого предварительно рассмотрим порядок вычисления упомянутых выше величин - раннего и позднего сроков наступления события - Тр и Тп.

1. Наиболее раннее возможное время наступления j-го события Tp(j) определяется из следующего соотношения: Tp(j) = max {Tp(i) + tjj}, i где i, j - номера предшествующего и последующего событий соответственно; tjj - фактическая продолжительность работы Ац; Tp(i) - наиболее раннее возможное время наступления события i. С содержательной точки зрения величина Tp(j) представляет собой момент времени, когда будет завершена наиболее «поздняя» из работ, влияющих на j-e событие сети.

2. Наиболее позднее допустимое время наступления i-гo события Tn(i) определяется из следующего соотношения: Tn(i) = min{Tn(j)-tij}, j

где i, j - номера предшествующего и последующего событий соответственно; tjj - фактическая продолжительность работы Ау Tn(i) наиболее позднее допустимое время наступления события i. С содержательной точки зрения величина Tn(i) представляет собой момент времени, когда должна быть начата наиболее продолжительная (и/или поздно начинающаяся) из работ, выходящих из i-ro события, чтобы не вызвать задержку связанного с ней последующего события сети. На основании раннего и позднего сроков наступления событий сети могут быть рассчитаны следующие виды резервов времени. Резерв времени i-ro события: R(i) = Tn(i)-Tp(i). Если резерв времени события больше нуля, это означает, что такое событие может быть помещено на временной оси в любой точке, лежащей в промежутке между ранним и поздним сроками наступления этого события, и это не приведет к задержке последующих событий сети. Полный резерв времени работы А: Rn(ij) = Tn(j)-Tp(i)-tij Смысл полного резерва времени работы заключается в том, что задержка в выполнении работы на величину, меньшую Rn(ij), не приведет к задержке завершающего события сети (т.е. не вызовет задержку завершения проекта в целом). Свободный резерв времени работы АуRc(ij)=Tp(i)-Tn(i)-tij Смысл свободного резерва времени заключается в том, что если для события j существует возможность раннего его наступления, то увеличение длительности работы на величину, не превышающую свободного резерва времени, не приведет к задержке ни одной из последующих работ. Обратный проход Чтобы выполнить обратный проход, то есть рассчитать наиболее поздние допустимые сроки наступления событий сети, предполагается, что для завершающего события ранний и поздний сроки равны. Затем рассчитываются соотношения для остальных событий (Tn(i)).

Следующим шагом является расчет резервов времени для работ, входящих в сетевой график. При анализе проектов ориентируются в основном на полный резерв времени. Построение и анализ календарного графика, диаграмма Ганта Календарный график строится на основе так называемой диаграммы Ганта (Gantt). Диаграмма Ганта - это линейный график, задающий сроки начала и окончания взаимосвязанных работ, с указанием ресурсов, используемых для их выполнения. Модифицированный вариант диаграммы Ганта На диаграмме Ганта линии, обозначающие работы проекта, в отличие от дуг сетевого графика, отражают относительную продолжительность работ. Основное достоинство диаграммы Ганта наглядное представление работ, выполняемых одновременно. Кроме того, она позволяет достаточно просто (правда, не очень точно) оценить загруженность ресурсов. Вместе с тем, диаграмма Ганта не приспособлена к проведению количественного анализа рассматриваемых процессов. Поэтому истинную популярность эта форма графиков получила лишь после того, как была использована в модифицированном виде в сетевом планировании. Календарный график представляет собой модифицированный вариант диаграммы Ганта. В качестве исходных данных для его построения используются: структура работ проекта, полученная на основе сетевого графика; состав используемых ресурсов и их распределение между работами; реальные (календарные) даты, к которым привязываются моменты начала и завершения работ и проекта в целом. Задачи, решаемые с помощью календарного графика При анализе полученного календарного графика, как и при анализе сетевого графика, основное внимание уделяется критическому пути. Это вполне объяснимо: ведь задержка в выполнении любой из работ, лежащих на этом пути, неизбежно приведет к задержке в завершении всего проекта. Именно поэтому ресурсное планирование (то есть распределение ресурсов между работами проекта) начинают с работ критического пути. После первоначального распределения ресурсов с помощью календарного графика могут решаться следующие виды задач: анализ загруженности ресурсов;

изменение сроков начала и/или окончания некритических работ с целью более рационального (например, более равномерного) использования ресурсов; планирование рабочего графика (календаря) исполнителей; стоимостной анализ проекта. Если полученные результаты окажутся неудовлетворительными по какому-либо показателю, придется скорректировать календарный график, изменив сроки выполнения работ и/или распределение ресурсов, либо вообще вернуться к сетевому графику и внести поправки в него. Метод сетевого планирования, в отличие от других математических методов исследования операций (например, линейного и динамического программирования) не обеспечивает «автоматического» вычисления оптимальных параметров проекта. Он лишь позволяет получить объективную оценку этих параметров при заданном (выбранном) варианте структуры работ и распределения ресурсов. Соответственно, полученные с его помощью результаты следует рассматривать как рекомендацию, с которой менеджер проекта может либо согласиться, либо нет. Чтобы ответить на вопрос, насколько плох или хорош данный вариант проекта, менеджер должен четко представлять себе (либо добиться от руководства), какую основную цель преследует планирование: сокращение сроков работ, экономию ресурсов, либо поиск некоего компромиссного варианта. Поскольку на практике в конечном счете все упирается в имеющиеся ресурсы (будь они безграничны, все было бы намного проще), остановимся на этом понятии подробнее. Учет ресурсов В методе сетевого планирования различают два основных типа ресурсов: возобновляемые и невозобновляемые (расходуемые). К первому типу относятся так называемые исполнители - люди и/ или механизмы, которые, завершив одну работу, могут быть «переброшены» на другую. Разумеется, исполнители также подвержены износу, однако предполагается, что в рамках одного проекта их работоспособность остается неизменной. С учетом сделанного замечания очевидно, что для ресурсов типа «исполнитель» очень важное значение имеет понятие рабочего графика, или календаря. Именно благодаря ему объем работ получает свое конкретное временное выражение. Например, если один землекоп считает, что его рабочий день составляет 4 часа, то он будет работать над

упоминавшейся выше траншеей 6 часов, а другой, для которого продолжительность рабочего дня установлена 12 часов, «отпашет» все 18. К невозобновляемым ресурсам относятся сырье и материалы, а также энергоносители. Очевидно, что после использования тонны гравия при строительстве одного объекта, ее нельзя назначить повторно при строительстве следующего объекта (хотя, конечно, бывают случаи). Вследствие этого учет использованных невозобновляемых ресурсов при реализации проекта всегда идет по нарастающей.

1.6 Средства автоматизации управления проектами Первые системы позволяли представить проект в виде сети, рассчитать ранние и поздние сроки начала и окончания работ проекта и отобразить работы на временной оси в виде диаграммы Ганта. Позже такие системы были дополнены функциями ресурсного и стоимостного планирования, а также средствами контроля за ходом выполнения работ. К настоящему времени количество таких продуктов измеряется десятками, а то и сотнями. Имеющиеся на рынке программного обеспечения продукты различаются набором предоставляемых функций, уровнем поддержки пользователя, надежностью и, соответственно, стоимостью. Существует два подхода к классификации таких продуктов: по цене (неявно предполагается, что она отражает уровень продукта) и по набору реализуемых функций. По первому из названных критериев продукты обычно делят на системы высокого уровня (их стоимость составляет $1000 и выше) и системы начального уровня (дешевле $1000). По второму критерию средства сетевого планирования и управления также разделяют на две группы (которые чаще всего соответствуют ценовому делению): на профессиональные и настольные. Считается, что профессиональные системы реализуют более сложные алгоритмы планирования и анализа проектов, и для их освоения требуются более глубокие знания в области менеджмента. Вместе с тем, подобное разделение инструментальных средств становится с каждым годом все более условным, поскольку даже наиболее простые из них обеспечивают вполне приемлемое качество планирования, обеспечивают планирование проектов, состоящих из десятков тысяч задач и использующих тысячи видов ресурсов, поддерживают групповую работу над проектами и многое другое. К достаточно устоявшемуся, «базовому» набору функций, реализованному на сегодняшний день практически во всех системах, можно отнести следующие:

описание логической структуры проекта с указанием иерархии работ; расчет критического пути, а также вычисление резервов времени для некритических работ; возможность указания произвольного типа связи между работами, в отличие от «классического» варианта метода PERT-CPM, в котором предусмотрен только один тип связи - «конец-начало»; возможность указания для каждой некритической работы способа ее планирования («как можно раньше», «как можно позже», «фиксированная дата начала», «фиксированная дата окончания»); поддержка расписания из неограниченного количества работ с учетом их приоритетов; возможность выбора минимальной единицы измерения длительности работ и проекта в целом (в минутах, в часах, днях и т.д.); работа с календарем (указание рабочего и нерабочего времени, выходных и праздничных дней) с возможностью индивидуальной настройки календаря для каждого ресурса; назначение ресурсов работам с (возобновляемый или невозобновляемый);

указанием

типа

ресурса

выявление конфликтующих и перегруженных ресурсов, возможность их «выравнивания» (устранения перегруженности); фиксация исходного (базового) плана проекта и регистрация фактического текущего состояния работ и проекта в целом; применение графических средств представления структуры проекта (как в виде диаграммы Ганта, так и в виде сетевого графика, который в некоторых пакетах называется PERT-диаграммой); возможность импорта/экспорта данных по проекту в другие системы управления проектами, а также поддержка стандартов SQL и ODBC; возможность создания различных отчетов по проекту, необходимых для планирования и контроля. Системы управления проектами, представленные на российском рынке Microsoft Project

Производитель Microsoft Corp. (США). Microsoft Project является на сегодня самой распространенной в мире системой управления. Open Plan Производитель Welcom Corp. (США), дистрибьютор в России компания ЛАНИТ.

Primavera Project Planner Производитель Primavera Systems, Inc. (США), дистрибьютор в России - компания ПМСОФТ применяется для календарно-сетевого планирования и управления с учетом потребностей в материальных, трудовых и финансовых ресурсах средними и крупными проектами в самых различных областях.

SureTrak Project Manager Производитель Primavera Systems, Inc. (США), дистрибьютор в России - компания ПМСОФТ - полностью русифицированный продукт ориентирован на контроль выполнения небольших проектов или/и фрагментов крупных проектов.

Spider Project Производитель Spider Technologies Group (Россия) - отличается мощными алгоритмами распределения ограниченных ресурсов и большим количеством дополнительных функций. Система спроектирована с учетом потребностей, особенностей и приоритетов Российского рынка.

Project Expert Производитель Про-Инвест Консалтинг (Россия) - обеспечивает построение финансовой модели предприятия, анализ финансовой эффективности бизнес-проектов, разработку стратегического плана развития и подготовку бизнес-плана.

1С-Рарус: Управление проектами Производитель 1С-Рарус (Россия) - предназначена для планирования, организации, координации и контроля проектных работ и ресурсов.

2. Создание проекта с помощью MS Project 2.1 Планирование проекта Рассмотрим создание проекта переезда офиса с помощью MS Project.

Цель проекта: организовать переезд офиса в другое здание для того, чтобы открыть новую торговую точку (офис, магазин и т.д.) Процесс переезда включает в себя ремонт нового офиса, перенос телефона погрузочные работы и т.д. Длительности перечисленных работ составляют: изучение рынка товаров 7д определение примерного ассортимента 7д изучение состояния конкурентов 3д поиск аренды 4д ремонт 14д оформление документов на аренду Зд получение ссуды в банке 7д закупка оборудования 6д установка оборудования 2д получение разрешения пожарников, СЭС и т.д. 7д 11 .поиск персонала 15д заключение договоров с поставщиками 4д рекламные мероприятия 19д завоз товара 2д поиск бригады строителей 2д 2.2 Создание проекта и установка параметров Будем считать, что проект начинаем его строить «с нуля». Для этого необходимо: 1. Щелкнуть на панели инструментов основного окна кнопку Создать.

2. Убедиться, что параметры проекта, установленные по умолчанию и представленные в окне Сведения о проекте, нас устраивают; если это действительно так, щелкнуть на кнопке Отменить, чтобы закрыть окно без изменений; в противном случае после внесения изменений требуется щелкнуть на кнопке ОК.

3. Будем считать, что в качестве начальной даты проекта используется ближайший к текущей дате понедельник; соответственно, в поле Дата начала с помощью раскрывающегося календаря следует выбрать указанную дату и затем щелкнуть на кнопке ОК.

4. В меню Сервис выбрать команду Параметры и на вкладке Планирование в поле Трудозатраты вводятся в... указать, что объем работ должен вводиться в человеко-днях, а не в человеко-часах, как предлагает MS Project по умолчанию; для этого в списке следует выбрать пункт днях (см. рис. 1). Рис. 1 - Из всех параметров проекта пока изменим только один единицы трудозатрат 5. Остальные параметры мы пока оставим без изменения, когда будем выполнять назначение ресурсов на работы проекта.

6. Выполненные установки никак не отражаются на внешнем виде окна диаграммы Ганта, поскольку влияют только на расчет параметров проекта.

2.3 Разработка сетевого графика проекта Начертим эскиз сетевого графика проекта, воспроизведем его средствами MS Project в окне сетевого графика (помня о том, что в MS Project работам соответствуют вершины графика, а не дуги). Для построения сетевого графика необходимо: 1. Перейти в окно сетевого графика; для этого на Панели представлений требуется щелкнуть на кнопке Сетевой график (или выбрать одноименную команду в меню Вид).

2. В рабочем поле окна создать рамку первой задачи проекта и ввести ее наименование, а также длительность (в поле Длит.).

3. Последовательно добавить рамки для остальных задач проекта и ввести в них названия задач и значения длительностей.

4. В результате получим схематически такой сетевой график:

Лабораторная работа №4 «Составление расписаний выполнения работ в Microsoft Project»

При запуске Microsoft Project выглядит так, как показано на рисунке 1.

Рис. 1 Microsoft Project после первого запуска

Сверху расположена строка меню, под ней – панель инструментов, ниже – рабочая область программы. Среди панелей инструментов есть особая панель Консультант (Project Guide), которая расположена над рабочей областью программы. Названия кнопок этой панели соответствуют основным объектам, с которыми может

работать MS Project: Задачи (Tasks), Ресурсы (Resources), Отслеживание (Track), Отчет (Report). При щелчке по любой из этих кнопок на панели в левой части рабочей области, которая называется Областью задач (Task Pane) отображается список возможных действий с выбранным объектом.

1 Настройка параметров программы Перед началом работы MS Project необходимо настроить некоторые параметры программы. Для перехода к настройке нужно выбрать команду Сервис → Параметры (Tools → Options). На экране появится диалоговое окно настроек с несколькими закладками, на которых сгруппированы параметры, определяющие работу программы. Почти на каждой закладке есть кнопка По умолчанию (Set as default), позволяющая сохранить сделанные настройки так, чтобы они автоматически применялись во всех последующих проектах. На рисунке 2 представлена закладка Вид (View).

Рис. 2 Закладка «Вид» окна «Параметры» В списке Представление по умолчанию (Default view) указывается, какое представление открываться при создании нового проекта или при запуске программы. Представление – это способ отображения проектных

данных для просмотра и редактирования, который может содержать в себе таблицы, диаграммы и формы. В представлении на экране отображается ограниченный набор нужной информации о проекте, что облегчает ее просмотр и редактирование. С помощью списка Формат даты (Date format) можно установить формат представления дат. В разделе Показывать (Show) расположены флажки, управляющие отображением стандартных и нестандартных элементов интерфейса программы. Закладка Общие (General) (рисунок 3) состоит из трех разделов. В разделе Общие параметры для Microsoft Project (Genera option for Microsoft Office Project) расположены элементы настройки общих параметров программы, в третьем Общие параметры для…(General options for…) – элементы настройки общих параметров открытого проекта. В разделе Мастер планирования (Planning Wizard) определяется, каким образом будут отображаться подсказки при составлении плана проекта. Прежде чем начать составление плана проекта необходимо ввести в диалоговом окне начальные данные о проекте. Флажок Запрос на ввод сведений о проекте для новых проектов (Prompt for project info for new projects) обеспечивает автоматический вывод на экран необходимого диалогового окна при создании нового проекта. В MS Project имеется особый режим просмотра таблиц – Автофильтр (AutoFilter), при котором в заголовке каждой таблицы отображается кнопка для ее сортировки. Поскольку этот режим требуется не всегда и его можно включить кнопкой Форматирование (Formatting) панели инструментов, флажок Включать автофильтр для новых проектов (Set AutoFilter for new projects) удобнее сбросить. В последнем блоке настроек нужно установить флажок Автоматически добавлять новые ресурсы и задачи (Automatically add new resources and tasks). Это обеспечит удобный ввод данных в проект.

Рис. 3 Закладка «Общие» окна «Параметры» Настройки редактирования помещены в закладке Правка(Edit) (рисунок 4) и сгруппированы в двух разделах (вверху закладки), один из которых содержит элементы настройки, относящиеся к программе целиком, а второй (внизу закладки) к открытому в данный момент проекту. Флажок Перетаскивание ячеек (Allow cell drag and drop) определяет, будет ли можно перетаскивать ячейки таблиц с помощью мыши, а флажок Переход к следующему полю после ввода (Move selection after enter) – будет ли перемещаться курсор в следующую ячейку, после того как при редактировании текущей ячейки нажата клавиша Enter. Флажок Правка прямо в ячейке(Edit directly to cell) определяет, можно ли редактировать данные непосредственно в ячейке таблицы. Если этот флажок сбросить, то для редактирования данных будет необходимо выделить ячейку и вводить ее содержимое в строку ввода.

Рис. 4 Закладка «Правка» окна «Параметры»

Флажок Запрос на обновление автоматических связей (Ask to update automatic links) управляет способом обновления объектов из других файлов, внедренных в файл проекта. Обновление может происходить автоматически или по запросу. Для автоматического обновления внедренных объектов флажок необходимо сбросить. От состояния флажка Добавлять пробел перед надписями (Add space before label) зависит, будет ли вставляться пробел между количеством единиц и их обозначением. По умолчанию флажок установлен, и сбрасывать его не желательно. Закладка Календарь (рисунок 5) используется для ввода, просмотра и изменения параметров даты и времени. Все эти параметры являются локальными и сохраняются вместе с текущим проектом. Имеются следующие возможности. · Задание первого дня недели и первого месяца финансового года для данного проекта. · Задание времени начала и окончания по умолчанию для тех ограничений задач, в которых вводится дата, но не вводится время.

· Задание количества часов в дне или неделе, а также количества дней в месяце для ввода значений длительности и трудозатрат.

Рис. 5 Закладка «Календарь» окна «Параметры» Изменение параметров данного диалогового окна не влияет ни на календарь проекта, ни на календари рабочего времени ресурсов. Оно влияет только на преобразование длительностей в соответствующие временные интервалы. Заданный на этой вкладке временной интервал применяется также к преобразованию длительности в значения трудозатрат. Подобным же образом осуществляется преобразование временных значений полей Часов в неделе и Дней в месяце. Закладка Планирование (рисунок 6) используется для ввода, просмотра и изменения параметров планирования задач. Возможны как установка глобальных параметров планирования для программы в целом, так и установка локальных параметров планирования для текущего проекта, включая даты начала новых задач, единицы измерения времени, используемые для длительности и трудозатрат, и стандартный тип задачи. Длительность вводится в - этот параметр определяет единицу измерения времени, используемую по умолчанию в поле «Длительность». Программа будет вводить ее автоматически, если пользователь при вводе значения в поле «Длительность» не укажет единицу измерения времени. Если в поле «Длительность» ввести другую единицу измерения времени,

программа будет автоматически вводить новую единицу, если значение времени будет введено без указания единицы измерения.

Рис . 6 Закладка «Планирование» окна «Параметры» Тип задач по умолчанию - определяет влияние изменения существующих сведений о назначениях — трудозатрат, единиц назначения или длительности — на расчет двух других полей назначений для данной задачи. По умолчанию он задает тип для всех новых задач. Существуют следующие типы задач. Фиксированная длительность. Этот тип задачи выбирается в случае, если требуется сохранить постоянной длительность задачи независимо от любых изменений единиц назначения или трудозатрат. В задачах с фиксированной длительностью выполняются следующие действия. · При изменении единиц заново вычисляет трудозатраты. · При изменении длительности в задаче длительностью заново вычисляются трудозатраты.

с

фиксированной

· При изменении количества трудозатрат заново вычисляются единицы. Фиксированные единицы. Тип задачи Фиксированные единицы выбирается в случае, если требуется сохранить постоянным число единиц назначения независимо от каких-либо изменений длительности или

трудозатрат. Этот параметр применяется по умолчанию. В задачах с фиксированными единицами выполняются следующие действия. · При изменении единиц в задаче с фиксированными единицами заново вычисляется длительность. · При изменении длительности заново вычисляются трудозатраты. · При изменении количества трудозатрат заново вычисляется длительность. Фиксированные трудозатраты. Этот тип задачи выбирается в случае, если требуется сохранить постоянным количество трудозатрат независимо от каких-либо изменений длительности или единиц назначения ресурсов для задачи. Поскольку задачи с фиксированными трудозатратами по определению являются задачами с фиксированным объемом работ, флажок Фиксированный объем работ устанавливается для них автоматически. В задачах с фиксированными трудозатратами выполняются следующие действия: · при изменении единиц заново вычисляется длительность; · при изменении длительности заново вычисляются единицы; · при изменении количества трудозатрат для задач с фиксированными трудозатратами производится перерасчет длительности. Флажок Показывать сообщения о планировании (Show scheduling messages) определяет, будет ли MS Project сообщать о несоответствиях в плане проекта.

2 Таблицы

Таблицы являются основным средством хранения данных в MS Project. В проектном файле все данные хранятся в виде двух таблиц, одна из которых содержит информацию о задачах, а вторая – о ресурсах проекта, то есть задействованных при выполнении проекта людях и материальных ценностях. Две этих внутренних таблицы состоят из множества полей, большинство из которых не используется. Отображаются только столбцы, включенные в определенные представления. В MS Project заложен набор предопределенных таблиц, каждая из которых содержит несколько полей одной из внутренних таблиц проектного файла. Списки предопределенных таблиц MS Project с информацией о задачах и ресурсах приведены в таблицах 1 и 2.

Табл. 1 Таблицы с информацией о задачах Таблица

Содержание

Исходный план Данные из базового плана проекта (Baseline) Даты ограничений Ограничения задачи (даты ограничений и (Constraint Dates) типы) Затраты (Cost) Стоимость задач и проекта Задержка (Delay) Информация для выравнивания загрузки ресурсов Освоенный объем Общая таблица для сравнения (Earned Value) запланированного и фактического объемов работ, запланированной и фактической стоимости Индикаторы Сравнение запланированного и календарного плана фактического графиков выполнения проекта освоенного объема (Earned Value Schedule Indicators) Показатели затрат для Сравнение запланированного и освоенного объема фактического проектного бюджета (Earned Value Cost Indicators) Ввод (Enter) Таблица для ввода общей информации о задаче Экспорт (Export) Информация для экспорта данных о задачах во внешний файл Гиперссылка Связанные с задачей ссылки, ведущие на (Hyperlink) внешние сайты Три таблицы для анализа проекта по Ожидаемый сценарий методике PERT. Идентичны по структуре и (PA_Expected Case) содержат данные об ожидаемом, Оптимистичный оптимистичном и пессимистичном планах сценарий (PA_Optimistic проекта Case) Пессимистичный сценарий (PA_Pessimistic Case) Ввод для анализа PERT Таблица для ввода данных, используемых (PA_PERT Entry Sheet) при проведении анализа плана по методике PERT

Сводные задачи (Rollup Служит для оптимизации отображения Table) сводных задач Schedule (календарный Расписание начала и окончания выполнения план) задач, интервалы между задачами Суммарные (Summary) Общая информация о задачах проекта Отслеживание Информация о ходе выполнения проекта (Tracking) Использование (Usage) Задачи проекта, объемы работ, длительность, даты начала и окончания Расхождение (Variance) Данные об отклонении от плана при выполнении работ Трудозатраты (Work) Информация об объеме работы по проекту Табл. 2 Таблицы с информацией о ресурсах Таблица

Содержание

Стоимость (Cost) Приобретенная стоимость (Earned Value) Ввод (Entry)

Стоимость ресурсов проекта Сравнение запланированной и фактической стоимостей ресурса в проекте Таблица ввода общей информации о ресурсе Ввод материального Таблица для ввода общей информации о ресурса (Entry – Material материальном ресурсе Resources) Ввод нематериального Таблица для ввода общей информации о ресурса (Entry – Work нематериальном ресурсе Resources) Экспорт (Export) Информация для экспорта данных о ресурсах во внешний файл Гиперссылка Связанные с ресурсом ссылки, ведущие на (Hyperlink) внешние сайты в Internet и Intranet Сводная (Summary) Общая информация о ресурсах проекта Использование (Usage) Информация о работе, на которую выделены ресурсы Работа (Work) Информация об объеме работы, на которую выделены ресурсы Таблицы отображаются в представлениях, причем есть представления, в которых таблицы совмещены с диаграммой, например диаграммой Ганта (Gantt Chart). Существуют и представления, состоящие только из таблицы. Какая из таблиц загружается по умолчанию при загрузке программы, определяется в настройках.

Переключение между таблицами осуществляется с помощью команды Вид→Таблица (View→Table). В пункте меню Вид→Таблица перечислены наиболее часто используемые таблицы для текущего представления. Если в этом пункте меню нет нужной таблицы, то ее можно найти в пункте Другие таблицы (More tables).

3 Подготовка к составлению плана

Управление проектом заключается в составлении плана и отслеживании хода работ по нему. Проекты могут осуществляться в любой области деятельности. Так проектом может быть разработка информационной системы, выполнение курсового или дипломного проекта, постройка здания, проведение предвыборной компании и т.д. Проект предпринимается для достижения определенного результата в определенные сроки и за определенные деньги. План проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование будут нужны для выполнения работ, в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи (tasks), ресурсы (resource) и назначения (assignment). Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Поскольку проект обычно содержит много задач, то для удобства отслеживания плана их объединяют в группы, или фазы. Совокупность фаз проекта называется его жизненным циклом. Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта. Если для достижения результатов задачи нужно выполнить только ее, то для достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. В этом заключается отличие фазы от задачи – ее результат суммирует результаты других задач. Поэтому в MS Project фазы называются суммарными задачами (summary task). Фазы могут состоять как из задач, так и других фаз. Проект разбивается на фазы для удобства контроля хода работы. По завершении проектной фазы обычно осуществляется анализ полученных результатов, чтобы с минимальными затратами определить и исправить ошибки.

Задачи, в результате выполнения которых достигаются промежуточные цели, называются завершающими задачами. В MS Project они называются вехами (milestone). Обычно результатом фазы является достижение некоторой промежуточной цели, поэтому вехой в плане проекта принято обозначать последнюю задачу фазы, в результате которой достигается ее результат. Если такой задачи нет, а фазовый результат достигается, например, одновременным завершением нескольких задач, то создается фиктивная завершающая задача, длительность которой устанавливается равной 0 дней, и на нее не выделяются исполнители. Она присутствует в плане исключительно для обозначения момента завершения фазы, что облегчает отслеживание плана проекта. Длительность задачи - это период рабочего времени, необходимый для выполнения задачи. Длительность задачи может не соответствовать трудозатратам занимающегося задачей сотрудника. Длительность (duration) соответствует времени, через которое будет получен результат работы, а трудозатраты (work) – времени, затраченному сотрудниками на получение результата. Задачи в плане проекта взаимосвязаны, например, часто одна задача не может начаться до тех пор, пока не будет закончена другая. На плане проекта зависимости (dependencies) обозначаются с помощью связей (links). Оба этих термина – зависимость и связь - используются с одним и тем же смыслом, обозначая логику, определяющую последовательность выполнения работ в плане проекта. Под ресурсами понимаются сотрудники и оборудование, необходимые для выполнения проектных задач. Каждый сотрудник, участвующий в проекте, получает определенную роль, соответствующую его квалификации. При составлении списка ресурсов часто используется ролевое планирование. Например, сначала определяется, что для исполнения работ требуются три программиста и один менеджер, а затем, когда план проекта утвержден, подбираются конкретные сотрудники для этих ролей. Важное свойство ресурсов – стоимость (cost) их использования в проекте. В MS Project существуют два типа стоимости ресурсов: повременная ставка (rate) и стоимость за использование (cost per use). Повременная ставка выражается в стоимости использования ресурса за единицу времени. Обычно почасовая ставка используется для учета стоимости не материальных ресурсов. Величина затрат на использование обозначает стоимость использования оборудования или сотрудника в задаче, которая не зависит от того, сколько времени задействован в задаче сотрудник или материальный ресурс. Общие затраты на использование

такого ресурса определяются путем умножения стоимости использования на число задач, в которых он задействован. У ресурса может быть указана стоимость как одного из двух типов, так и обоих. Назначения – это связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для ее выполнения. На одну задачу может быть назначено несколько ресурсов, причем как материальных, так и нематериальных. Назначения объединяют в плане задачи и ресурсы, делая план целостным. Благодаря назначениям решается целый ряд задач планирования: - определяются ответственные лица за исполнение задач; - когда определены задачи, за которые отвечает ресурс, можно рассчитать общий объем времени, затрачиваемый им на проект, а значит и его стоимость; - определив стоимость участия всех ресурсов в проекте, можно определить общую стоимость проекта; - назначая ресурсы на задачи, можно сокращать срок выполнения работ, выделяя на них больше ресурсов, и тем самым, сокращая общую длительность проекта. Большинство проектов имеют определенную дату окончания, бюджет и объем работ. Тройку «время», «деньги», «объем работ» часто называют проектным треугольником потому, что при внесении изменений в один из этих элементов, меняются оба другие. Хотя для проекта в равной степени важны все три элемента, один из них, как правило, имеет наибольшее влияние на другие в зависимости от выбранного приоритета. Например, если изменить план проекта, укоротив расписание, то либо возрастает стоимость проекта, либо уменьшается объем выполненных работ. Если изменить план проекта с целью уменьшения его бюджета, то может возрасти длительность выполнения проекта и уменьшиться объем работ. Если увеличить объем работ, то проект будет длиться дольше и стоить дороже. В общем случае изменения в плане зависят от специфики проекта. В некоторых случаях сокращение времени увеличивает стоимость, а в других – уменьшает ее. Качество – четвертый элемент проектного треугольника. Изменения, вносимые в любую из сторон треугольника, практически всегда влияют на качество. Качество не является стороной треугольника – это результат действий со временем, стоимостью и объемом работ. Например, если существует лишнее время в расписании, то можно увеличить объем работ, добавив новые задачи и, возможно, увеличив длительность проекта. С этими дополнительными задачами и временем можно добиться более высокого качества выполнения проекта. С уменьшением объемов работ у

проекта будет меньше шансов выйти на требуемый уровень качества, поэтому снижение расходов может привести к ухудшению качества проекта.

4 Составление плана проекта в MS Project

Составление плана проекта в общем виде заключается в описании задач проекта, доступных ресурсов и определении взаимосвязей между ними с помощью назначений. Однако, при составлении расписания работ в MS Project, количество операций несколько увеличивается. Планирование начинается с определения проекта, то есть описания его ключевых характеристик. Затем составляется список фаз и задач, а также список необходимых для их выполнения ресурсов. После этого в план вносится дополнительная информация о задачах и ресурсах, которая будет использоваться при определении назначений и в дальнейшем при проведении работ по плану (отслеживание работ). Далее осуществляются назначения, после чего проект оптимизируется, если его длительность или бюджет окажутся больше ожидаемых. Составление плана невозможно без задания ключевых параметров проекта, таких как его длительность, рабочее время и методика планирования. Чтобы составить расписание (план) работ в MS Project нужно создать файл нового проекта, щелкну по кнопке Создать (New) на панели инструментов. Если установлен соответствующий флажок в настройках программы, то откроется диалоговое окно Сведения о проекте (Project Information) (рисунок 7). Чтобы изменить параметры проекта в дальнейшем, это диалоговое окно можно вызвать командой Проект→ Сведения о проекте(Project→Project Information).

Рисунок 7 Окно сведений о проекте

Проект можно планировать двумя способами: от даты начала проекта или от даты окончания. Если у проекта нет жесткой даты окончания, то при планировании применяется первый способ: фиксируется дата, когда необходимо начать выполнение проекта, и в ходе составления плана определяется дата его завершения. Если же проект должен быть завершен к фиксированной дате, то используется противоположный способ: фиксируется дата окончания и в ходе составления плана определяется, когда выполнение проекта должно быть начато, чтобы все работы были выполнены в срок. Способ планирования выбирается Планирование от (Schedule from).

в

раскрывающемся

списке

Даты начала и окончания проекта выбираются в списках Дата начала (Start date) или Дата окончания(Finish date). Зафиксировать можно только одну из дат в соответствии с выбранным способом планирования. Значения текущей даты и даты отсчета выбираются в раскрывающихся списках Текущая дата (Current date) и Дата отчета (Status date). По умолчанию текущая дата соответствует системной дате операционной системы, а дата отсчета равна текущей дате и поэтому в окне сведений о проекте в качестве ее значения выбрано НД (NA). Любое из значений можно изменить независимо от другого. При отслеживании проекта и вводе сводной информации используется дата отсчета, а не текущая дата. По умолчанию программа считает, что все выполненные трудозатраты относятся ко времени до даты отсчета, а все оставшиеся трудозатраты – ко времени после даты отчета. Если выполнение задачи запланировано после даты отсчета, но вносятся данные о фактических трудозатратах по этой задаче, то MS Project изменит выполненную часть задачи так, чтобы она закончилась к дате отсчета, а выполнение оставшихся трудозатрат остается на будущее. Чтобы определить рабочее время, в рамках которого будут выполняться работы в раскрывающемся списке Календарь (Calendar) нужно выбрать один из доступных календарей. Календарем в MS Project называется набор параметров, определяющих перечень рабочих и нерабочих дней, а также рабочее время в каждом из рабочих дней. В стандартной поставке в этом списке присутствуют три пункта: 1) стандартный (Standard); 2) 24 часа (24 Hours); 3) ночная смена (Night shift).

Первый календарь соответствует стандартному расписанию с 8 часовым рабочим днем, второй – круглосуточному рабочему дню, а третий предполагает круглосуточный режим работы с перерывами. Очень часто входящие в состав поставки календари не подходят для проекта. В этом случае можно изменить существующий календарь или создать новый. В MS Project существует возможность создавать как групповые (или базовые), так и личные календари. Последние отражают персональные расписания отдельных сотрудников. Поэтому при создании базового календаря в него следует вносить только настройки, общие для всех участников проекта или группы, к которой относится календарь. Специфические настройки заносятся в личный календарь каждого сотрудника. В поле Приоритет указывается число в диапазоне от 0 до 1000, которое используется при выравнивании загрузки ресурсов между разными проектами. Чем больше число, тем выше приоритет проекта. После нажатия кнопки Ок создается новый файл проекта. Первым шагом в планировании является составление списка задач. Только после этого можно оценить сроки и стоимость выполнения каждой задачи. Определение состава проектных работ начинается с определения этапов (или фаз) проекта. После того, как состав фаз и результаты определены, нужно определить последовательность фаз относительно друг друга и крайние сроки их выполнения. Затем нужно выяснить, из каких работ состоят фазы, в какой последовательности выполняются работы внутри фаз и в какие сроки необходимо уложиться при выполнении каждой работы. Определять состав работ удобно поэтапно. Сначала создается скелет плана работ, состоящий из фаз, их результатов и нескольких основных задач. Затем в план добавляются остальные задачи, определяются их длительности и связи. Затем определяются ключевые даты проекта, которые включают крайние сроки достижения результатов проекта и некоторые другие ограничения по времени. Наконец, в план добавляется дополнительная информация о задачах. Создадим новый проект с методикой планирования от даты начала. Используем стандартный календарь. В качестве даты проекта выберем предлагаемую по умолчанию. План работ удобнее всего составлять в представлении Диаграмма Ганта (Gantt Chart). Диаграмма Ганта [2] представляет собой хронограмму на

полный набор работ, которая широко используется в настоящее время. Для добавления задачи в план проекта нужно установит курсор в таблицу слева от диаграммы и ввести название задачи в поле Название задачи (Task name). После этого отрезок, символизирующий задачу, появится на диаграмме. Добавление в план фазы не отличается от добавления задачи – любая задача автоматически становится фазой, как только у нее появляется вложенная задача, то есть задача, находящаяся на следующем уровне структуры плана. До тех пор пока у задачи нет вложенных задач, она не является фазой. Чтобы поместить задачу на более низкий уровень структуры, нужно установить курсор в строку с задачей и на панели инструментов щелкнуть по кнопке На уровень ниже (Þ) в панели инструментов или нажать комбинацию клавиш Alt+Shift+®. Для перемещения задачи на более высокий уровень структуры нужно щелкнуть на кнопке На уровень выше (Ü) панели инструментов или использовать комбинацию клавиш Alt+Shift+¬. Пример создания скелетного плана приведен на рисунке 8.

Рисунок 8 Пример создания скелетного плана Из рисунка 8 видна разница графического отображения фазы «Выполнение курсового проекта» от задачи «Получит задание на выполнение курсового проекта». Результаты фаз вводятся в виде завершающих задач, и эти задачи могут не обозначать реальной деятельности. Например, результатом фазы «Выполнение курсового проекта» является сданный курсовой проект. Для того, чтобы указать тот факт, что данная задача является завершающей, ее длительность устанавливается равной 0 (рисунок 9).

Рисунок 9 Добавление завершающей задачи Добавим теперь завершающие работы к фазам «Получить задание на выполнение курсового проекта», «Выполнить курсовой проект», «Защитить курсовой проект». Сейчас это не фазы, но они станут фазами, если к этим работам добавить подчиненные работы (рисунок 10).

Рисунок 10 Добавление завершающей задачи к каждой фазе

Поскольку сейчас каждая фаза содержит только завершающую задачу, то есть задачу длительности 0, а длительность выполнения фазы определяется длительностями входящих в фазу задач, то длительность каждой фазы равно 0. Поэтому фазы помечены как завершающие задачи. Добавим в фазы задачи, решением которых достигается цель фазы (рисунок 11).

Рисунок 11 Фазы с добавленными задачами После определения состава работ можно переходить к определению длительностей задач и связей между ними. Длительность задач определяется значением, вводимым в поле Длительность (Duration). Длительность фаз вводить нельзя – она рассчитывается автоматически. При создании задач, им автоматически присваивается длительность 1 день. После единицы измерения времени добавляется вопросительный знак (?). Этот знак означает, что указанная длительность является приблизительной (estimated) и требует уточнения в дальнейшем. После того, как значение длительности задачи будет отредактировано, вопросительный знак исчезнет. При желании вопросительный знак можно поставить и самостоятельно, чтобы отметить тот факт, что длительность помеченной таким образом задачи, должна быть скорректирована (рисунок 12).

Рисунок 12 Задачи с добавленными длительностями После определения длительностей задач, можно переходить к определению зависимостей между задачами. Например, разработка программного обеспечения по проекту невозможна до тех пор, пока не будет определена тема работы и не будет изучен соответствующий теоретический материал. Задача, влияющая на другую задачу, называется предшественником (Predecessor), а задача, зависящая от другой, называется последователем (Successor). Например, задача «Изучить необходимый теоретический материал» является предшественником для задачи «Разработать необходимое программное обеспечение», а задач «Разработать необходимое программное обеспечение» последователь для задачи «Изучить необходимый теоретический материал». Каждая задача может иметь неограниченное количество предшествующих и последующих задач. Связи могут объединять и фазы. Все принципы организации связей между задачами применимы и к фазам. В MS Project имеется четыре типа связей между задачами.

1) Связь типа «Окончание – начало » (Finish to Start), или сокращенно ОН (FS). Это наиболее распространенный тип связи между задачами, при котором задача В не может начаться раньше, чем закончиться задача А. Графически этот тип связи описывается следующим образом: 2) Связь типа «Начало – Начало» (Start to Start), или сокращенно НН (SS), обозначает

зависимость, при которой задача В не может начаться до тех пор, пока не началась задача А. С помощью такой связи обычно объединяются задачи, которые должны выполняться почти параллельно. Графически этот тип связи описывается следующим образом: 3) Связь типа «ОкончаниеОкончание» (Finish to Finish), или сокращенно ОО (FF) обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончилась задача А. Обычно такой связью объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно, но при этом одна не может закончиться, пока не завершена другая. Например, сдача программы идет одновременно с исправлением ошибок, и пока исправление ошибок не завершено, сдача программы не может завершиться.

4) Связь типа «Начало - Окончание» (Start to Finish), или сокращенно НО (SF). Обычно такая связь используется в том случае, когда А является задачей с фиксированной датой начала, а задача В не может закончиться до тех пор, пока не началась задача А.

Связь создается перетаскиванием мышью одного отрезка диаграммы Ганта на другой, при этом тип связи по умолчанию определяется как ОН (Окончание - Начало). Предшествующей считается задача, с которой началось перетаскивание, а последующей та, на которой перетаскивание

закончилось (на последующую задачу указывает стрелка в конце связи) (рисунок 13).

Рисунок 13 Диаграмма Ганта со связями между задачами Для удаления связи или изменения ее типа необходимо дважды щелкнуть на ней и произвести соответствующие операции в открывшемся диалоговом окне (рисунок 14).

Рисунок 14 Окно настройки зависимости задач

В раскрывающемся списке Тип (Type) можно выбрать тип связи, в поле со счетчиком Запаздывание (Lag) указать временной интервал между связанными задачами. Кнопка Удалить (Delete) позволяет удалить связь.

5 Форматирование диаграмм Ганта Диаграмма Ганта (Gant Chart) названа в честь Генри Ганта (1861-1919). В MS Project диаграмма Ганта является основным средством визуализации плана проекта. Все элементы диаграммы Ганта в MS Project являются

настраиваемыми отрезками, каждый из которых может состоять из трех элементов: точки начала, точки окончания и промежуточной части (при этом любой их этих элементов может отсутствовать). При стандартной настройке отрезки, обозначающие фазы, состоят из трех элементов, отрезки, обозначающие задачи – только из промежуточной части, а завершающие задачи только из начальной точки. Длина отрезков, обозначающих фазы и задачи пропорциональна их длительности. На диаграмме Ганта рядом с отрезками может отображаться дополнительная информация. Состав этой информации определяется настройками программы. В MS Project входит несколько заранее настроенных версий диаграммы Ганта, список которых приведен в таблице 3. Таблица 3 Предопределенные версии диаграмм Ганта Название диаграммы

Описание

Подробная диаграмма Ганта Диаграмма используется при (Detail Gantt) оптимизации плана проекта, когда требуется равномерно распределить нагрузку между ресурсами. На ней отображаются возможные периоды времени, на которые исполнение задачи можно отложить, не сдвигая срока окончания проекта Диаграмма Ганта с Диаграмма используется для выравниванием (Leveling Gantt) выравнивания нагрузки ресурсов. На ней отображаются все изменения, осуществленные в процессе выравнивания Диаграмма Ганта с Диаграмма используется для отслеживанием (Tracking Gantt) сравнения запланированных сроков выполнения проекта и реальных сроков исполнения работ. Для каждой задачи и фазы отображаются запланированный и реальный сроки исполнения Диаграмма Ганта с Диаграмма используется для несколькими планами (Multiple сравнения трех первых базовых планов Baseline Gantt) проекта

Диаграммы предназначены для Диаграмма Ганта с ожидаемым планом проекта анализа плана работ по методу PERT (PERT Analysis, или сокращенно PA).

(PA_Expected Gantt), Поскольку метод заключается в Диаграмма Ганта с построении трех планов оптимистичным планом проекта (реалистичного, оптимистичного и (PA_Optimistic Gantt), пессимистичного) и их дальнейшем анализе, то для работы с ним Диаграмма Ганта с используются три диаграммы пессимистичным планом проекта (PA_Pessimistic Gantt) Чтобы воспользоваться предопределенной версией диаграммы Ганта, необходимо выбрать ее название в пункте меню Вид ® Другие представления… В том случае, если необходимо изменить вид стандартной диаграммы Ганта или ее версии, можно использовать средства форматирования диаграмм, которые позволяют: - изменять форму и цвет составляющих диаграмму отрезков; - определять, какая проектная информация отображается на диаграмме рядом с отрезками; - отображать дополнительную графическую информацию (например, отклонение от базового плана); - форматировать шкалу времени, уменьшая или увеличивая масштаб отображения плана. Чтобы изменить внешний вид отрезков диаграммы Ганта необходимо щелкнуть правой клавишей мыши над необходимым отрезком, в контекстном меню выбрать пункт Форматировать отрезок… и изменить необходимые значения настроек. Существует также возможность группового форматирования элементов диаграммы, которое позволяет полностью настраивать вид диаграммы, определяя, какая именно информация из проектного файла и каким образом отображается на диаграмме. Для этого в диалоговом окне, вызываемом с помощью команды Формат ® Стили отрезков (рисунок 15). Окно состоит из двух основных блоков. Верхний блок содержит таблицу, в которой определяются отражаемые на диаграмме типы отрезков. Нижний блок содержит две вкладки с параметрами, определяющими внешний вид типов отрезков, указанных в верхнем блоке.

В столбцах таблицы верхнего блока задаются основные свойства типов отрезков диаграмм. В столбце Название (Name) определяется название типа отрезка, которое будет отображаться во всплывающей подсказке при наведении указателя мыши на отрезок.

Рисунок 15 Окно «Стили отрезков»

Поле Вид (Appearance) отражает внешний вид элемента диаграммы в соответствии с настройками в нижнем блоке таблицы. Для того, чтобы это поле изменилось, нужно установить курсор в строку с нужным типом отрезков и настроить параметры отображения на вкладках нижней части окна. Поле Отображать для след. задач (Show for …Tasks) определяет, какие задачи отбирать для отображения данным стилем. Отбор происходит на основании полей типа Флаг (Flag), которые могут содержать только значения Да (Yes) и Нет (No). Чтобы определить тип задач, нужно выбрать одно или несколько таких полей в раскрывающемся списке. В тех случаях, когда необходимо вывести на диаграмме несколько типов фигур для одного типа задач, но не желательно, чтобы они наслаивались друг на друга, можно воспользоваться полем Строка (Row).

Номером в поле Строка определяется порядок отображения фигур: первым отображается отрезок номер 1, вторым – 2 и т.д. В полях С (From) и По (To) определяются начальные и конечные точки отрезка на диаграмме.

6 Сетевой график

Хотя подавляющее большинство операций по планированию и анализу проекта выполняется с использованием диаграммы Ганта, для работы с сетевым графиком также предусмотрен богатый набор функций. Наибольший эффект от их применения можно получить на этапе разработки структуры нового проекта «с нуля», а также при анализе проекта с точки зрения возможных рисков. В отличие от классического сетевого графика, на котором работам соответствуют дуги, а события – вершины, в MS Project используется другой вариант графика, при котором работам соответствуют вершины, а дуги переходам от одной работы к другой. В MS Project есть три вида графиков, которые можно отнести к сетевым: собственно сетевой график (Network Diagram), сетевой график с описанием (Descriptive Network Diagram) и схема данных (Relationship Diagram). Отличие сетевого графика с описанием от обычного сетевого графика заключается только в повышенной информативности блоков: по умолчанию в них отображается больше информации. Принцип построения и внешний вид схемы данных отличается от первых двух графиков. Разница состоит в том, что на первых двух графиках можно сразу просматривать информацию обо всем плане проекта, а на схеме данных – только об одной задаче этого плана. Блоки сетевого графика могут различаться цветом и формой в зависимости от типа задачи (обычная задача, завершающая задача или фаза) и ее состояния (исполняется, не исполняется, завершена). На блоке может быть указана любая дополнительная информация: даты начала и окончания, длительность, задействованные ресурсы. По умолчанию фазы обозначаются параллелограммами, задачи – прямоугольниками, завершающие задачи – шестиугольниками. Начатые задачи перечеркиваются одной линией, а завершенные двумя. Стрелки соответствуют связям между задачами.

В MS Project включен большой набор средств для форматирования сетевых графиков. Принципы форматирования сетевого графика не отличаются от принципов форматирования диаграмм Ганта: можно отформатировать отдельный элемент графика, группу элементов и настроить дополнительные параметры группы. Чтобы отформатировать блок, нужно щелкнуть на нем правой клавишей мыши и выбрать пункт контекстного меню Формат рамки (Format Box). Возможности форматирования групп блоков сетевого графика завися от того, какие типы задач эти блоки символизируют на графике. Групповое форматирование блоков осуществляется в диалоговом окне, определяющем свойства групп блоков – пункт меню Формат – Стили рамок. Сетевой график, как и диаграмма Ганта, позволяет редактировать план проекта. Двойной щелчок на блоке позволяет редактировать свойства задачи. Для редактирования отдельного свойства задачи, отображенного на блоке, нужно щелчком мыши установить курсор в соответствующую ячейку блока и затем отредактировать ее. Для создания задачи (блока) нужно нажать кнопку мыши на свободном месте графика, растянуть на нем прямоугольную рамку, определяющую размер будущего блока, и отпустить кнопку мыши. Создавать задачу на графике не очень удобно, потому что не всегда можно точно предсказать, к какой фазе проекта будет отнесена новая задача. Изменение уровня вложенности задачи производится с помощью комбинаций клавиш Shift+Alt+¬ и Shift+Alt+®. Удалить задачу можно нажатием клавиши Delete. Связи между задачами создаются перетаскиванием задач друг на друга с помощью мыши, как и в диаграмме Ганта. Сетевой график удобно настраивать с помощью панели инструментов Сетевой график (Network Diagram), которая вызывается с помощью окна Сервис – Настройка – Панели инструментов. Схема данных – это особый вид сетевого графика, предназначенный только для анализа связей между задачами проекта. Схема данных разделена на страницы, которые можно пролистывать с помощью полосы прокрутки. На одной странице можно просматривать информацию только об одной задаче. Страницы с задачами расположены в порядке возрастания номеров задач. Диаграмма не позволяет редактировать блоки или проектные данные – их можно только просматривать. Использовать эту диаграмму удобно для анализа плана проекта с множеством

зависимостей, поскольку с ее помощью легко сфокусироваться на задачах, связанных с выбранной.

Лабораторная работа №5 Создание проекта «Конференция технологии в промышленности»»

«Новые

информационные

1. Цель работы Целью работы является изучение программного продукта Microsoft Project, а также создание плана предложенного в задании проекта.

Microsoft Project – программный продукт компании Microsoft, призванный помочь менеджерам и руководителям в планированнии и управлении проектами. При планировании проекта нужно составить список задач, требующих решения, и список ресурсов, которые могут в этом помочь, а затем назначить ресурсы задачам. На этапе осуществления проекта необходимо следить за ходом работы, сроками и затраченными средствами. Microsoft Project автоматизирует эти процессы – процессы планирования и управления проектами.

2. 2.

Microsoft Project 2003

Основные термины и понятия Проект подразумевает выполнение ряда связанных между собой задач. Для выполнения проекта можно выделить строго определенные ресурсы (человеко-часы, материалы). У проектов существуют даты начала и окончания, а также другие различные ограничения (например, графики работы). Так как проект разрабатывается для достижения некоторых результатов за определенный срок и за определенную стоимость, то удобно составить план, какие нужно провести работы, кем, в какое время и какие средства могут понадобиться для этого. Все проекты содержат три основных элемента – задачи, ресурсы и назначения. Задача – это некоторая работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Задачи можно объединить в фазы. Фаза проекта включает в себя одну или несколько задач, при выполнении которых достигается один из основных результатов проекта.

Например, при подготовке журнального номера фазой проекта является верстка. Проект должен быть разбит на задачи как можно более детально. Это позволит лучше им управлять. Целесообразность деления задачи на подзадачи зависит от ее длительности. Как правило, если длительность составляет больше трех дней, то ее можно разделить на более мелкие задачи. Не всегда задачи в проекте выполняются последовательно одна за другой. Иногда выполнение следующей задачи можно начать раньше, чем закончится предыдущая. Такое планирование называется быстрым путем. Например, для выпуска журнала нужны статьи (материалы) и обложка. Обычно не обязательно выполнять фазы создания статей и обложки последовательно. Microsoft Project учитывает, заняты ли работники выполнением какой-либо задачи или свободны и могут выполнять новую. Однако существуют задачи, которые следует обязательно завершить, прежде чем перейти к следующим. Например, нельзя составить оглавление, пока окончательно не решено, какие именно материалы войдут в номер. Такие задачи называются завершающими. Длительность – это период рабочего времени, который необходим для выполнения задачи. При планировании Microsoft Project не учитывает выходные дни. Например, если длительность выполнения задачи составляет три дня, а выполнение начинается в пятницу, и при этом используется стандартный график, то окончание выполнения задачи будет запланировано на вторник, а не на воскресенье. При этом длительность все равно будет равна трем дням, а не пяти. Вехи – это наиболее важные задачи в проекте. Например, окончание подготовки всех статей для журнала может быть вехой. Ресурсы в Microsoft Project – это сотрудники и оборудование. Каждый сотрудник, участвующий в проекте, выполняет определенную функцию. Один сотрудник может быть, например, фотографом в одной задаче и дизайнером в другой. В Project используются два типа стоимости ресурсов: повременная ставка и стоимость за использование. В случае повременной ставки стоимость участия ресурса в проекте рассчитывается в зависимости от времени, которые было затрачено при работе ресурса над задачей (ставка умножается на количество часов). В случае стоимости за использование затраты вычисляются умножением стоимости использования на количество задач, в которых задействован ресурс. Для каждого ресурса можно указать как повременную ставку, так и стоимость за использование. Бюджет – это оценочные затраты на проект, заданные в плане. Область охвата – это комбинация всех целей и задач проекта, а также работ, необходимых для их выполнения.

Назначения – это связи между ресурсами и задачами. Для выполнения одной задачи может быть назначено несколько ресурсов. Треугольник проекта Многие проекты имеют строго определенные дату окончания, доступный бюджет и область охвата. Это сочетание данных о времени, стоимости и области охвата называют треугольником проекта (рисунок 1).

Рисунок 1 - Треугольник проекта Изменение одного из этих трех элементов обязательно повлияет на два других. Несмотря на то что важны все три элемента, чаще всего наиболее критичным является только один из них. Например, если необходимо изменить план проекта так, чтобы приблизить дату окончания, то возможно увеличение затрат (в этом случае следует задействовать дополнительных сотрудников) или сокращение области охвата (удаление из проекта каких-либо второстепенных задач). Не всегда сокращение времени выполнения проекта увеличивает затраты. В некоторых случаях, напротив, сокращение времени выполнения уменьшает и затраты, необходимые для реализации проекта. Создание проекта Новый проект можно создать с помощью пункта меню File > New (Файл > Создать). Как правило, при запуске Microsoft Project эта команда выполняется автоматически. Проще всего при создании проекта воспользоваться консультантом. Окно консультанта открывается в левой части экрана (рисунок 2) при запуске Microsoft Project. Если этого окна на экране нет, то открыть его можно, нажав кнопку Tasks (Задачи) на панели инструментов консультанта.

Рисунок 2 – Окно Tasks (Задачи) консультанта Для создания нового проекта нужно щелкнуть на надписи Define the project (Определение проекта) в окне консультанта. После этого можно будет вводить сведения о проекте. Все сведения будут запрашиваться автоматически, поэтому не придется запоминать, что еще нужно ввести для полного и правильного определения нового проекта. В первую очередь следует ввести дату начала проекта и щелкнуть мышью на надписи Save and go to Step 2 (Сохранить и перейти к шагу 2) в нижней части окна консультанта (рисунок 3).

Рисунок 3 – Ввод даты начала проекта Для задания и при необходимости изменения основных параметров проекта можно также воспользоваться командой Project > Project Information (Проект > Сведения о проекте). В результате откроется одноименное окно (рисунок 4). В нем нужно указать дату начала проекта в поле Start date (Дата начала) или дату окончания проекта в поле Finish date (Дата окончания). Указывать следует только одну дату из двух, так как в Microsoft Project проекты можно планировать двумя способами: от даты начала или от даты окончания. Первый способ применяется, если у проекта нет жесткой даты окончания. В этом случае дата завершения проекта определяется во время планирования. Метод планирования следует указать в списке Schedule from (Планирование от). Следующим шагом будет определение того, планируется ли совместная работа над проектом или нет. Если предполагается работать над небольшим проектом и планировать все самостоятельно, то следует выбрать вариант No (Нет). Если же необходимо публиковать проект на сервере, чтобы он был доступен другим сотрудникам, то следует выбрать Yes (Да) и щелкнуть на надписи Set connection information for the Project Server (Ввести данные для подключения к серверу Microsoft Project Server), после чего заполнить все поля. Что именно указывать в этих полях, необходимо узнать у администратора сети организации.

Рисунок 4 – Окно Project Information (Сведения о проекте) Эту же операцию можно выполнить, воспользовавшись командой Tools > Options (Сервис > Параметры). В открывшемся окне на вкладке Collaborate (Совместная работа) указывают параметры совместной работы. Третьим шагом будет сохранение проекта на диск. Для этого нужно выбрать в меню File > Save (Файл > Сохранить), задать имя проекта и нажать кнопку Save (Сохранить). К примеру, назовем проект Журнал. После сохранения следует щелкнуть на надписи Save and Finish (Сохранить и закончить работу) в нижней части окна и перейти к этапу Define general working times (Определение рабочего времени проекта). График проекта Прежде чем приступить к планированию рабочего времени, следует сказать несколько слов о том, что такое календари (применительно к Microsoft Project). Календари определяют порядок планирования ресурсов, назначаемых задачам, и, соответственно, порядок планирования самих задач. Основным является базовый календарь. Его используют календари проекта, ресурса и задачи, но у каждого ресурса может быть собственный календарь, отличающийся от остальных. Например, если большинство сотрудников работают по календарю со стандартным рабочим временем, то некоторые сотрудники могут работать по особому графику, поэтому для них нужен отдельный календарь.

Календари создаются для трудовых ресурсов (сотрудников), но не для материальных, то есть считается, что, например, копировальный аппарат доступен всегда, а сотрудник, работающий с этим аппаратом, имеет свой рабочий график. Не следует путать календарь в качестве рабочего графика (календарь проекта, календарь ресурса, календарь задачи) и представление Calendar (Календарь). Во втором случае это просто один из вариантов отображения информации. Существует возможность создать календарь с помощью шаблонов, которые содержит Microsoft Project. Можно также использовать другие шаблоны, например используемые в вашей организации. После создания проекта следует перейти к этапу Define general working times (Определение рабочего времени проекта) (рисунок 5).

Рисунок 5 – Определение рабочего времени проекта Сначала нужно выбрать шаблон календаря: Standard (Стандартный), 24 Hours (24 часа) или Night shift (Ночная смена). Для проекта Журнал, который взят в качестве примера, выберем шаблон Standard (Стандартный). Затем следует щелкнуть на надписи Save and go to Step2 (Сохранить и перейти к шагу 2). На этом шаге будет предложено определить рабочие дни и рабочие часы проекта (рисунок 6). Это позволит настроить

календарь на основе стандартного шаблона так, как требуется в каждом конкретном случае.

Рисунок 6 – Настройка рабочих дней и часов На календаре, представленном в правой части экрана, рабочее время выделено темным цветом. Чтобы настроить рабочие дни, следует установить соответствующие флажки. Для проекта Журнал флажки установлены по умолчанию, то есть рабочие дни – с понедельника по пятницу, а выходные – суббота и воскресенье. Рабочие часы можно оставить стандартные (которые отображены в правой части экрана). В этом случае нужно оставить без изменения переключатель I'll use the hours shown in the preview on the right (Использовать рабочие часы, показанные в области просмотра справа). Для изменения рабочих часов нужно установить переключатель в положение I want to adjust the working hours shown for one or more days of the week (Изменить рабочие часы для одного или нескольких дней недели). При этом в окне консультанта появятся дополнительные элементы (рисунок 7).

Рисунок 7 – Изменение рабочих часов В поле Hours for (День) выбирают день, для которого нужно настроить рабочее время. В полях From (С) и То (До) указывают рабочие часы. Четыре поля предназначены для того, чтобы можно было указать рабочее время до йбеденного перерыва и после него. Например, для проекта Журнал заданы рабочие часы с 10 до 14 и с 15 до 19. Как правило, во все дни недели рабочие часы одинаковые, поэтому указывать одни и те же часы для каждого дня необязательно. В Microsoft Project можно указать рабочее время для одного из дней и нажать кнопку Apply to All Days (Применить для всех дней). Если не хватает двух смен, то следует щелкнуть на надписи Specify additional shifts (Указать дополнительные смены), тогда можно будет создавать до пяти смен в сутки. Следующим шагом задают дополнительные праздничные и выходные дни. Для этого следует щелкнуть на надписи Change Working Time (Изменить рабочее время). В результате откроется окно Change Working Time (Изменение рабочего времени) (рисунок 8), в котором можно установить для каждого дня переключатель в одно из следующих положений: Use default (Стандартное время), Nonworking time (Нерабочее время) или Nondefault working time (Нестандартное рабочее время).

Рисунок 8 – Окно Change Working Time (Изменение рабочего времени) При установке переключателя в положение Use default (Стандартное время) задают рабочее время в соответствии с календарем (те часы, которые были выбраны на предыдущем шаге). При установке переключателя в положение Nondefault working time (Нестандартное рабочее время) день считается полностью нерабочим (выходным). С его помощью можно также установить сокращенный рабочий день. Чтобы задать рабочее время для нескольких определенных рабочих дней, следует выделить их мышью, удерживая клавишу Ctrl. Тогда изменения будут касаться всех выделенных дней и распространяться на другие месяцы. Кроме того, можно не только изменять рабочее время обычных дней, но и делать выходные дни рабочими. Для создания нового календаря следует выполнить команду Tools > Change Working Time (Сервис > Изменить рабочее время). При нажатии кнопки New (Создать) появится окно Create Base Calendar (Создание базового календаря). В нем следует установить переключатель Create new base calendar (Создать новый базовый календарь), задать имя нового календаря и нажать ОК. Созданный календарь можно изменять так же, как стандартные календари. На четвертом шаге определяют такие параметры, как количество часов в рабочем дне, количество рабочих часов в неделе и количество рабочих дней в месяце. При этом нужно иметь в виду график, который был указан на предыдущих шагах. Эти параметры будут использоваться для вычисления, сколько часов требуется для выполнения задачи, если

длительность задана, например, в днях. Microsoft Project при планировании изменяет все единицы времени на часы. После задания этих параметров переходим к пятому шагу – сохранению и завершению установки рабочего времени проекта. Ввод задач проекта Следующим шагом в создании проекта и следующей строкой в окне консультанта является List the tasks in the project (Ввод задач проекта). Эту операцию уже нужно выполнять в таблице в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) (рисунок 9).

Рисунок 9 – Ввод задач в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) В Microsoft Project существует иерархия задач. Задачи можно делать подзадачами (перемещаясь на уровень ниже, задача становится вложенной по отношению к другой задаче, а перемещаясь на уровень выше – перестает быть вложенной). Допускается несколько уровней вложенности. Чтобы ввести задачу, следует установить табличный курсор на первую Строку таблицы Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и ввести с клавиатуры название задачи, затем необходимо нажать Enter или перейти к другой ячейке таблицы с помощью мыши или клавиш управления курсором. После ввода новой задачи ее длительность принимается равной одному рабочему дню. Чтобы изменить длительность, следует подвести

указатель мыши к правому краю отрезка в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо. Затем нужно нажать левую кнопку мыши и двигать мышь вправо или влево, чтобы увеличить или уменьшить длительность выполнения задачи. При перемещении появляется всплывающее окно, в котором отображается время окончания задачи и ее длительность. Выходные дни не учитываются (когда вы перемещаете мышь на диаграмме над выходным днем, длительность задачи не увеличивается). Длительность можно также задать в окне Task Information (Сведения о задаче) (рисунок 10). Это окно вызывается, если щелкнуть на задаче правой кнопкой мыши и в меню выбрать пункт Task Information (Сведения о задаче).

Рисунок 10 – Окно Task Information (Сведения о задаче) На вкладке General (Общие) сведений о задаче расположены поля Name (Название) и Duration (Длительность). Флажок Estimated (Предварительная оценка) говорит о том, что длительность установлена приблизительно или вообще не установлена (по умолчанию этот флажок установлен). Если вручную изменить длительность задачи, то флажок автоматически снимается. В поле Percent complete (Процент завершения) показано, какая часть задачи выполнена на текущий момент. В поле Priority (Приоритет) можно изменять приоритет задачи. Этот параметр используется при выравнивании ресурсов. Типы зависимостей Одни задачи должны выполняться непосредственно после других, а третьи должны быть совершенно независимыми. Все это можно устроить при помощи создания зависимостей между задачами. Зависимость задач – это отношение между двумя задачами, при котором начало или завершение одной из них должно определять начало или завершение другой. Существуют следующие типы связей между задачами: • «окончание – начало» (ОН) (рисунок 11) – используется чаще всего. Задача В не может начаться, пока не будет завершена задача А. Наглядный пример: задача А – построить стену, задача В –

покрасить стену. Пока стена не будет построена, ее нельзя покрасить;

Рисунок 11 – Связь «окончание – начало» •

«начало – начало» (НН) (рисунок 12) – используется для задач, которые должны начинаться одновременно. Задача В не может начаться, пока не начнется задача А;

Рисунок 12 – Связь «начало – начало» •

«окончание – окончание» (ОО) (рисунок 13) – используется для задач, которые должны завершаться одновременно. Задача В не может завершиться, пока не завершится задача А;

Рисунок 13 – Связь «окончание – окончание» •

«начало – окончание» (НО) (рисунок 14) – задача В не может завершиться, пока не начнется задача А.

Рисунок 14 – Связь «начало – окончание» Создание зависимостей Зависимости между задачами можно создавать мышью в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта). Для этого следует поместить указатель мыши на полосу, обозначающую задачу так, чтобы он принял вид четырехсторонней черной стрелки. Затем необходимо нажать левую кнопку и перемещать мышь к другой задаче (к ее началу или окончанию). Когда вы отпустите кнопку мыши, будет создана связь между

задачами, которая на диаграмме будет показана в виде стрелки (рисунок 15).

Рисунок 15 – Gantt Chart (Диаграмма Ганта) с зависимостями между задачами Стрелки наглядно показывают, какая именно зависимость установлена между задачами. При необходимости можно переназначить зависимость или удалить ее. Для этого нужно дважды щелкнуть мышью на стрелке, обозначающей зависимость. При этом откроется окно Task Dependency (Зависимость задач) (рисунок 16), в котором указывают, от какой задачи к какой установлена зависимость, а в раскрывающемся списке задают значение параметра Туре (Тип). При помощи списка Туре (Тип) можно изменить зависимость. После нажатия кнопки ОК изменение типа зависимости отобразится на диаграмме.

Рисунок 16 – Окно Task Dependency (Зависимость задач)

Кроме обычных зависимостей можно создать зависимости с запаздыванием. Это означает, что следующая задача должна начинаться не сразу после завершения предыдущей, а с некоторым запаздыванием. Запаздывание указывается в окне Task Dependency (Зависимость задач) в поле Lag (Запаздывание). По умолчанию запаздывание равно нулю. При отрицательном запаздывании (например, -1 день) выполнение следующей задачи начнется раньше, чем завершится предыдущая. При указывании запаздывания можно вводить значения как в днях (в поле вводится число и буква d (д)), так и в часах (буква h (ч)). Удалить зависимость можно, выбрав в списке Туре (Тип) вариант None (Нет) или нажав клавишу Delete (Удалить). Другие действия с задачами Диаграмма Ганта позволяет выполнять также другие действия с задачами. Задачу можно прервать (например, если сотрудник, выполняющий задачу, заболел). Для прерывания задачи следует щелкнуть правой кнопкой мыши на отрезке задачи и выбрать в контекстном меню пункт Split Task (Прервать задачу), а затем указать мышью, где именно следует прервать задачу. Отрезок задачи разделится на два (рисунок 17).

Рисунок 17 – Задача с прерыванием Чтобы отменить прерывание задачи, нужно перетащить один отрезок к другому мышью. Тогда отрезки соединятся.

Можно также указывать для задачи процент завершения. Для этого следует поместить указатель мыши на начало отрезка (при этом курсор примет форму стрелки со значком процента), после чего нужно нажать левую кнопку и двигать мышь вправо. Чтобы точно указать процент выполнения задачи, необходимо открыть окно Task Information (Сведения о задаче) и на вкладке General (Общие) в поле Percent complete (Процент завершения) указать, насколько задача выполнена. Ввод ресурсов проекта После ввода задач проекта необходимо ввести ресурсы. Можно сделать и наоборот, но так как мы пользуемся консультантом, вводить будем в том порядке, в котором пункты следуют один за другим на панели консультанта. Для ввода ресурсов при помощи консультанта следует нажать кнопку Resources (Ресурсы) на панели консультанта, после чего в окне слева откроется список действий (рисунок 18), которые можно выполнять с ресурсами.

Рисунок 18 – Действия с ресурсами Первый пункт в окне консультанта – Specify people and equipment for the project (Выбор людей и оборудования для проекта). Этот пункт предназначен для добавления ресурсов из адресной книги, с сервера

Microsoft Project или вручную. Для ввода ресурсов вручную служит переключатель Enter resources manually (Ввести ресурсы вручную) (рисунок 19). Microsoft Project откроет окно Resource Sheet (Лист ресурсов), которое также доступно через меню View > Resource Sheet (Вид > Лист ресурсов).

Рисунок 19 – Ввод ресурсов Ввод ресурсов очень напоминает ввод данных в таблицу Excel. Нужно поставить табличный курсор в первую строку поля Resource Name (Название ресурса) таблицы и ввести название с клавиатуры. Для трудовых ресурсов, как правило, название – это фамилия и инициалы. После ввода значения следует нажать Enter или клавишу управления табличным курсором, чтобы перейти к другой ячейке таблицы. После ввода всех ресурсов следует щелкнуть на надписи Done (Готово) в окне консультанта и перейти к пункту Define working times for resources (Определение рабочих часов ресурсов). Для назначения рабочего времени ресурсу следует выделить его и щелкнуть на надписи Define additional calendars (Определите дополнительные календари) в окне консультанта (она выделена еиним цветом, так же как и другие ссылки). Этой ссылки не будет, если на предыдущем шаге в таблицу не был введен ни один ресурс. На следующем шаге необходимо установить переключатель в положение Edit an existing calendar (Изменить существующий календарь)

или Define a new base calendar (Определение нового базового календаря). Последний переключатель установлен по умолчанию. Календарь ресурса создается и изменяется так же, как календарь проекта (см. выше). Редактирование сведений о ресурсе После ввода ресурса бывает необходимо ввести или отредактировать дополнительные сведения о нем. Для этого существует окно Resource Information (Сведения о ресурсе) (рисунок 20), которое вызывается, если щелкнуть на ресурсе в таблице правой кнопкой мыши, и в появившемся меню выбрать одноименный пункт. Данное окно также откроется, если дважды щелкнуть мышью на строке с этим ресурсом.

Рисунок 20 – Окно Resource Information (Сведения о ресурсе) В этом окне несколько вкладок. На вкладке General (Общие) можно ввести и отредактировать те же данные, что и в таблице. На вкладке Working Time (Рабочее время) можно сменить календарь, который будет использоваться ресурсом для определения рабочих часов, а также задать нестандартное рабочее время для выбранного ресурса. Вкладка Costs (Затраты) позволяет ввести стоимость использования ресурсов в проекте (рисунок 21). Для каждого ресурса допускается заполнять до пяти различных вариантов стоимости и при необходимости переключаться между ними.

Рисунок 21 – Вкладка Costs (Затраты) В нижней части вкладки в раскрывающемся списке Cost accural (Начисление затрат) выбирают способ начисления затрат: Start (В начале), End (По окончании) или Prorated (Пропорциональное). В последнем случае затраты будут вычисляться по ходу выполнения задачи, пропорционально времени. Вкладка Notes (Заметки) нужна лишь для того, чтобы хранить заметки пользователя о ресурсе. Эти заметки не участвуют в вычислениях и отчетах проекта. Что касается вкладки Custom Fields (Настраиваемые поля), то при создании настраиваемого поля фактически изменяется существующее поле Microsoft Project, то есть ячейка, которая содержит определенный тип данных проекта. Можно настроить поле, щелкнув правой кнопкой мыши на столбце и выбрав строку Customize Fields (Настройка полей). На практике настраиваемые поля удобно использовать, например, задав несколько возможных значений затрат (30р., 50р., 100р.), а потом просто выбирая их из списка. Назначение ресурсов задачам В небольшом проекте назначать ресурсы задачам можно вручную. В простейшем случае, когда одной задаче назначается один ресурс, это делается прямо в таблице в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта).

Для этого следует переместить табличный курсор в столбец Resource Names (Названия ресурсов) (обычно этот столбец крайний справа) и в раскрывающемся списке назначить выбранной задаче один из доступных ресурсов (рисунок 22).

Рисунок 22 – Назначение ресурса задаче прямо в таблице Несколько ресурсов одной задаче также можно назначить прямо в таблице. Для этого ресурсы следует ввести в соответствующую строку столбца Resource Names (Названия ресурсов) через точку с запятой. Если один из перечисленных ресурсов не существует, то он автоматически будет создан и появится среди ресурсов в таблице окна Resource Sheet (Лист ресурсов). Удобно также назначать ресурсы с помощью команды меню Tools > Assign Resources (Сервис > Назначить ресурсы), которая дублируется сочетанием клавиш Att+F10. В открывшемся окне Assign Resources (Назначение ресурсов) (рисунок 23) для назначения ресурса выделенной задаче следует нажать кнопку Assign (Назначить). Чтобы снять ресурс с задачи, следует нажать кнопку Remove (Удалить). При этом ресурс перестанет быть назначенным задаче, хотя из списка ресурсов удален не будет. Можно выделять сразу несколько ресурсов в списке, для чего следует удерживать клавишу Ctrl.

Рисунок 23 – Окно Assign Resources (Назначение ресурсов) При необходимости можно отфильтровать список ресурсов. Для этого следует нажать кнопку с изображением знака «+» рядом с надписью Resource list options (Параметры списка ресурсов). Появится возможность установить фильтр с помощью флажка Filter by (Фильтр), где в раскрывающемся списке следует выбрать нужное условие. Флажок Available to work (Доступные не менее) предназначен для того, чтобы отображать только ресурсы, доступные не менее указанного количества часов (рисунок 24).

Рисунок 24 – Настройка фильтра в области Resource list options (Параметры списка ресурсов) Например, если нужно отобразить в списке только ресурсы, относящиеся к группе Журналисты и при этом доступные не менее шести часов, то следует установить флажок Filter by (Фильтр), выбрать из списка фильтр Group (Группа) и в поле Group name (Имя группы) ввести Журналисты. Затем следует установить флажок Available to work (Доступные не менее) и указать в поле 6h (6ч) (рисунок 25).

Рисунок 25 – Задание фильтра по группе Тогда в списке останутся только те журналисты, которые достаточно свободны. Если установить фильтр, то гораздо проще назначать ресурсы задачам. При назначении ресурсов следует упомянуть такое понятие, как типы задач. В Microsoft Project задачи бывают трех типов: Fixed Duration (С фиксированной длительностью), Fixed Work (С фиксированными трудозатратами) и Fixed Units (С фиксированным объемом ресурсов). Тип задачи выбирается на вкладке Advanced (Дополнительно) окна Task Information (Сведения о задаче), которое открывается двойным щелчком мышью на задаче. При выборе определенного типа одно из трех свойств задачи фиксируется. Например, если задать тип Fixed Duration (С фиксированной длительностью), то изменение количества сотрудников не повлияет на длительность задачи. Задачи типа Fixed Work (С фиксированными трудозатратами), наоборот, используются в плане проекта, когда для выполнения задачи нужно затратить строго определенное количество часов. Тогда при увеличении количества сотрудников, работающих над задачей, ее длительность будет пропорционально уменьшаться. Если увеличить длительность задачи с фиксированными трудозатратами, то Microsoft Project уменьшит ежедневную нагрузку каждого сотрудника.

Сортировка, фильтрация и группировка данных в таблицах Сортировка Сортировка предназначена для упорядочивания записей в таблице так, чтобы их было проще воспринимать. Она позволяет изменять порядок записей в таблице по возрастанию или по убыванию значений в одном или нескольких ее полях. Сортировать таблицы можно также по тем полям, которые в данный момент не отображаются на экране. Сортировка осуществляется с помощью команды Project > Sort (Проект > Сортировка), после выполнения которой необходимо выбрать поле, по которому следует сортировать. Задачи сортируются по следующим полям: by Start Date (По дате начала), by Finish Date (По дате окончания), by Priority (По приоритету), by Cost (По затратам) и by ID (По идентификатору). Ресурсы могут быть отсортированы по полям by Cost (По затратам), by Name (По названию) и by ID (По идентификатору). Если выбрать пункт Sort by (Сортировать по), то откроется окно, в котором можно более детально задать параметры сортировки (рисунок 26).

Рисунок 26 – Окно Sort (Сортировка) Если требуется отсортировать еще по одному или двум полям, то их нужно выбрать из списков Then by (Затем по). Предоставляется возможность выбрать поле, по которому следует сортировать (включая невидимые на данный момент), и направление сортировки (по возрастанию или по убыванию). Сортировка выполняется в алфавитном порядке для буквенных данных (например, для наименований) и в порядке возрастания/убывания чисел для числовых и денежных данных. Если установить флажок Permanently renumber resources (Перенумеровать задачи), то задачи будут

перенумерованы в соответствии с новым расположением в таблице. Вернуть старую нумерацию можно будет, отменив сортировку. Если при сортировке нужно сохранить структуру, то следует установить флажок Sort resources by project (Сохранить структуру). Тогда подзадачи останутся в составе соответствующих суммарных задач, а не будут разбросаны по всей таблице. Фильтрация Фильтрация, как и сортировка, предназначена для облегчения восприятия больших объемов информации, но данные не упорядочиваются, а становятся невидимыми. Строки, которые не удовлетворяют условию фильтра, перестают отображаться на экране и становятся видимыми только тогда, когда фильтр отменяется. Самой простой и быстро устанавливаемой фильтрацией является структурная. Показать или скрыть вложенные задачи можно с помощью команды Project > Outline > Show/Hide Subtasks (Проект > Структура > Показать/Скрыть подзадачи). Команда дублируется щелчком мыши на значках «+» и «-» слева от названия задачи. По умолчанию в таблице отображаются все задачи, в том числе вложенные.

Рисунок 27 – Таблица с включенным автофильтром Упомянутая выше команда работает, если выделить конкретную задачу. Когда требуется показать или скрыть все подзадачи в таблице, то следует выбрать команду Project > Outline > Show > All Subtasks (Проект > Структура > Показать > Все подзадачи). Здесь же можно включить отображение только подзадач до определенного уровня включительно. Например, команда Project > Outline > Show > Outline Level2 (Проект >

Структура > Показать > Уровень 2) отобразит задачи и подзадачи первого и второго уровней, а задачи третьего, четвертого и следующих уровней показаны не будут. Еще одной методикой фильтрации является автофильтр, который включается командой Project > Filtered for > Autofilter (Проект > Фильтр > Автофильтр). При выполнении данной команды в заголовках столбцов появляются кнопки, с помощью которых фильтруются строки таблицы. Нажатием кнопки вызывается меню, позволяющее определить значение, которое должен содержать столбец (рисунок 27). После выбора значения в таблице отображаются только строки, в которых столбец содержит определенное значение. Автофильтр полезен в случаях, когда таблица содержит строки с одинаковыми значениями. Группировка В Microsoft Project существует возможность группировать ресурсы и задачи по определенному признаку. После группировки сходные строки таблиц объединяются в группы, в результате чего данные в таблице проще воспринимать (рисунок 28).

Рисунок 28 – Сгруппированные ресурсы Чтобы сгруппировать ресурсы или задачи, нужно в меню Project > Group by (Проект > Группировка) выбрать нужный тип группировки.

Отслеживание Составление плана проекта заключается в том, чтобы ввести задачи и ресурсы и связать их между собой. После того как составлен план проекта, начинается выполнение запланированных действий. Главной целью отслеживания проекта является своевременное обнаружение отклонения фактических работ от запланированных. Чтобы получить возможность сравнивать и обнаруживать такие отклонения, необходимо зафиксировать базовый план. В Microsoft Project это возможно благодаря наличию команды сохранения базового плана. После сохранения базового плана его нельзя будет редактировать. Все изменения, которые будут внесены в дальнейшем, повлияют лишь на текущий план, но не на базовый. Можно также сохранять несколько базовых планов (до 11). Первый базовый план называется Baseline (Базовый план), а последующие нумеруются от 1 до 10. Помимо базового плана в Microsoft Project существует возможность сохранять промежуточные планы. Они не содержат информацию о задачах, ресурсах и назначениях, а только даты начала и окончания задач. Сохранение планов Сохранение базового плана выполняется в окне Save Baseline (Сохранение базового плана) (рисунок 29), вызываемом командой Tools > Tracking > Save Baseline (Сервис > Отслеживание > Сохранить базовый план).

Рисунок 29 – Окно Save Baseline (Сохранение базового плана)

В этом окне можно выбирать одно из двух действий: Save baseline (Сохранить базовый план) или Save interim plan (Сохранить промежуточный план). При сохранении базового плана в раскрывающемся списке нужно выбрать, какой именно базовый план сохранять. Можно выбирать сохранение плана для всего проекта или только для выбранных задач. Для этого используются переключатели Entire project (Для всего проекта) и Selected tasks (Для выбранных задач). Удаление планов Для удаления базового плана предназначена команда Tools > Tracking > Clear Baseline (Сервис > Отслеживание > Очистить базовый план). Выбор этой команды приведет к появлению на экране окна Clear Baseline (Очистка базового плана) (рисунок 30).

Рисунок 30 – Окно Clear Baseline (Очистка базового плана) В раскрывающемся списке Clear baseline plan (Очистить базовый план) или Clear interim plan (Очистить промежуточный план) следует выбрать, какой именно из базовых или промежуточных планов нужно очистить. После выбора плана, из которого нужно удалить учетные данные, необходимо определить, для всего проекта или только для выбранных задач следует удалять данные. Для этого служат переключатели Entire project (Для всего проекта) и Selected tasks (Для выбранных задач). После нажатия кнопки О К выбранный план будет очищен (удален).

Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием) Для отслеживания выполнения плана используется представление Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием), вызываемое на экран с помощью меню View (Вид). Использование Tracking Gantt (Диаграммы Ганта с отслеживанием) имеет смысл только в случае, если предварительно был сохранен базовый план. Тогда на диаграмме для каждой задачи отображаются сразу два отрезка – то, что запланировано, и то, что действительно выполнено. Так как отрезки размещены рядом, сразу становится заметно, когда выполнение задачи отстает от плана (рисунок 31). Кроме того, если выполнение задачи отстает от запланированного, то отрезок отображается красным цветом, а если со сроками выполнения все в порядке, то синим. Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник не успевает уложиться в срок на

примере проекта Журнал (рисунки 32-34). В этом случае потребуется увеличить длительность задачи, что повлечет за собой увеличение стоимости ее выполнения.

Рисунок 31 – Задачи 1, 2, 3 и 5 завершены полностью, а задача 4 только частично

Рисунок 32 – Таблица в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)

Рисунок 33 – Диаграмма в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)

Рисунок 34 – Представление Resource Sheet (Лист ресурсов) При составлении плана данного проекта сначала был определен только один художник. После того как каждой задаче был назначен сотрудник, оказалось, что художник загружен почти 22 часа в сутки.

Microsoft Project заставил обратить на это внимание, выделив строку ресурса красным цветом. Тогда в проект был добавлен еще один художник. Другим решением являлась бы оптимизация проекта без добавления еще одного сотрудника, но это все равно повлекло бы увеличение сроков выполнения. После создания проекта следует сохранить базовый план с помощью команды Tools > Tracking > Save Baseline (Сервис > Отслеживание > Сохранить базовый план). Допустим, сотрудник, который не успевает завершить свою задачу, сообщает об этом руководителю. В связи с этим следует увеличить время выполнения задачи на два дня (в окне Task Informarion (Сведения о задаче) на вкладке General (Общие) требуется изменить параметр Duration (Длительность)). Для задачи Подготовка статьи 1 длительность увеличена с семи до девяти рабочих дней (рисунок 35).

Рисунок 35 – Изменение длительности задачи Теперь следует открыть представление Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием). Поскольку по умолчанию в таблице нет столбцов, в которых отображаются базовые и фактические затраты, их необходимо добавить. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и выбрать в контекстном меню пункт Insert Column (Вставить столбец). В открывшемся окне Column Definition (Определение столбца) (рисунок 36) в раскрывающемся списке Field name (Имя поля) сначала выбираем наименование Cost (Затраты), а затем, повторив операцию, – Baseline Cost (Базовые затраты). Теперь в таблице в представлении Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием) появились данные о стоимости выполнения задач – базовые и фактические.

Рисунок 36 – Вставка столбца в таблицу Теперь можно сравнить, насколько отличается базовая стоимость выполнения от фактической для задачи, длительность которой была увеличена (рисунок 37). Если бы длительность задачи не увеличилась на два дня, то стоимость выполнения задачи была бы на 800 руб. меньше. Но увеличения стоимости не произошло бы, если бы вместо использования почасовой оплаты сотрудников задавалась стоимость выполнения задачи. Отслеживание проекта требует постоянного ввода фактических значений о выполнении задач. Для этого нужно открывать сведения о задаче (двойным щелчком мышью на строке задачи в таблице) и устанавливать, сколько процентов задачи выполнено в данный момент. Эту операцию следует выполнять последовательно для каждой незавершенной задачи. Чем чаще обновлять информацию о выполнении задач, тем достовернее и точнее будет информация в отчетах и на диаграмме с отслеживанием. Вполне допустимо вносить информацию не раз в день, а, например, раз в неделю, но это скажется на точности – узнать о запаздывании можно будет не через день, а только через неделю. В этом случае удобно будет изменить масштаб диаграммы. Для изменения масштаба следует щелкнуть правой кнопкой мыши на линейке диаграммы (полоса в верхней части с изображением дней недели, чисел и т. д.) и выбрать пункт Zoom (Масштаб) или выполнить команду View > Zoom (Вид > Масштаб).

Рисунок 37 – Сравнение фактической и запланированной изначально стоимости Процесс отслеживания проекта заключается не только в сборе фактических данных и сравнении их с базовыми. Во время отслеживания постоянно изменяется текущий план проекта. Если сотрудник не успевает выполнить задачу в срок, то нужно запланировать ее выполнение на более поздний срок. При этом базовый план изменяется. Использование ресурсов в разных проектах Практически во всех современных программах компании Microsoft очень большое внимание уделено интеграции. Ресурсы одного проекта можно свободно использовать в другом. Для этого следует одновременно открыть два проекта (переключаться между ними можно с помощью сочетания клавиш Alt+Tab). Чтобы пользоваться ресурсами другого проекта, нужно выполнить команду Tools > Resources Sharing К Share Resources (Сервис > Общие ресурсы > Доступ к ресурсам). В результате откроется окно Share Resources (Общий доступ к ресурсам) (рисунок 38). Для использования ресурсов другого проекта нужно установить переключатель в положение Use resources (Использовать ресурсы) и выбрать в раскрывающемся списке From (Из) проект, ресурсы которого

требуется использовать. По умолчанию переключатель установлен в положение Use own resources (Использовать собственные ресурсы), и проект использует только собственные ресурсы.

Рисунок 38 - Окно Share Resources (Общий доступ к ресурсам) Нижняя пара переключателей – Pool takes precedence (Преимущество имеет пул) и Sharer takes precedence (Преимущество имеет клиент пула) – определяет, кто имеет преимущество при конфликте (несовпадении данных). Рекомендуется оставить этот параметр без изменений. Использование ресурсов других проектов не так надежно, как исключительно собственных ресурсов. Поэтому рекомендуется использовать общие ресурсы только тогда, когда это действительно нужно. Совместная работа Средства совместной работы предназначены для обмена информацией между сотрудниками, работающими над проектом. С помощью этих средств можно автоматизировать сбор данных о трудозатратах и обеспечить более точное отслеживание выполнения проекта. Особенно это важно при отслеживании крупных проектов. Перед использованием средств совместной работы их необходимо настроить (см. гл. 1). Когда для совместной работы используется электронная почта, обмен данными между людьми, работающими над проектом (например, руководителем проекта и сотрудниками), происходит посредством писем с вложенными файлами в специальном формате. Для организации совместной работы необходимо установить программу для чтения электронной почты, совместимую с интерфейсом MAPI. Такие программы, как Microsoft Outlook и Outlook Express, поддерживают MAPI. Microsoft Outlook Express поставляется вместе с системой Windows, a Microsoft Outlook есть в пакете Office. Кроме того, необходимо установить специальную программу Microsoft Workgroup Message Handler, которая поставляется вместе с Microsoft Project. Для установки этой программы необходимо запустить

файл \Files\Support\Wgsetup.exe, расположенный на компакт-диске, с которого устанавливается Microsoft Project. Установка этой программы выполняется без указания каких-либо настроек (кроме папки на диске, в которую следует устанавливать программу). Для отправки данных проекта получателям следует выбрать в меню Collaborate > Publish (Совместная работа > Опубликовать) пункт All Information (Все данные) для отправки всех введенных данных, пункт New and Changed Assignment (Новые и измененные назначения) для опубликования только новых и измененных назначений ресурсов задачам, пункт Project Plan (План проекта) для опубликования плана проекта или Republish Assignments (Опубликовать назначения) для отправки назначений. Проект следует предварительно сохранить. Каждый ресурс, входящий в рабочую группу, при опубликовании проекта получает письмо, к которому прикреплен файл с данными проекта. Если попытаться открыть этот файл, то запустится программа Microsoft Workgroup Message Handler, которая отобразит присланные данные на экране. Экспорт проекта В Microsoft Project существует возможность экспортировать данные в файлы форматов других программ. Для экспорта проекта в файлы различных форматов следует воспользоваться командой меню File > Save As (Файл > Сохранить как). В раскрывающемся списке Save as type (Тип файла), расположенном в нижней части окна Save As (Сохранение документа) (рисунок 39), можно выбрать один из форматов, поддерживаемых Microsoft Project. Ниже приведен список форматов, в которых можно сохранить файл проекта (в скобках указаны расширения файлов).

• Проект (МРР) – обычный файл проекта. По умолчанию сохранение происходит именно в этом формате.

• Шаблон (МРТ) – шаблон проекта может содержать представления, календари, формы, отчеты, таблицы, фильтры, панели инструментов, строки меню, макросы и параметры настройки. Полезно сохранять проект в качестве шаблона, когда нужно использовать созданные представления, календари и другие элементы в дальнейшем в других проектах. Файл шаблона Global. mpt содержит настройки проектов по умолчанию.

• База данных проекта (MPD) – позволяет хранить данные о проекте в структуре, доступной в Microsoft Access.

• Web-страница (HTML, HTM) – страница, предназначенная для опубликования данных в Интернете. Если необходимо разместить проект в Интернете, то сохранение в виде web-страницы может избавить от утомительного форматирования.

Рисунок 39 – Список доступных форматов в окне Save As (Сохранение документа) •

•

Microsoft Project 98 (МРР) – если требуется, чтобы проект можно было открыть на компьютерах, где установлена старая версия Project, то следует сохранить проект в этом формате. База данных Microsoft Access (MDB) – формат баз данных, который предназначен для СУБД Access.

3. 3.

1.

1.

Создать план предложенного ниже проекта.

Свойства проекта: Поле Title Subject

Author

Задание

Значение «Конференция «Новые информационные технологии в промышленности»» «Проведение конференции, посвященной использованию новых информационных технологий в промышленности. Конференция должна привлечь внимание новых потенциальных заказчиков к услугам фирмы» Укажите свое имя

Company Category Comments

«МФПУ» «PR-акции» «Место проведения – актовый зал МФПУ г. N. Конференция будет проводится 4–5 июня 2012 г.»

Список задач с указанием длительностей: 1. Разработка концепции конференции 8,5d 1.1. Выработка предложений по темам докладов и участникам 2d 1.2. Разработка начального расписания докладов 1d 1.3. Обсуждение предложений 0,5d 1.4. Создание окончательного списка докладов и участников 1d 1.5. Приглашение докладчиков из других организаций 3d 1.6. Создание окончательного варианта расписания 1d 2. Проведение рекламной кампании 10d 2.1. Организация почтовой рассылки 3d 2.2. Организация рекламы в средствах массовой информации и Интернет 3d 2.3. Регистрация участников конференции 1d 2.4. Рассылка приглашений 3d 3. Создание информационных материалов 1d 3.1. Материалы от докладчиков получены 0d 3.2. Разработка информационной брошюры 1d 3.3. Разработка анкет участников конференции 1d 4. Договор об аренде актового зала 2,5d 4.1. Разработка своего варианта договора с Университетом 0,5d 4.2. Согласование договора с представителями Университета 1d 4.3. Договор подписан 0d 4.4. Проплата по договору 1d 5. Договор об аренде презентационного оборудования 4d 5.1. Заключение договора с фирмой «Экраны и проекторы» 2d 5.2. Проплата по договору 1d 5.3. Получение от фирмы «Экраны и проекторы» презентационного оборудования 1d 6. Установка презентационного оборудования 3d 6.1.. Обеспечение электропитания в актовом зале Университета 0,5d 6.2. Монтирование сети в актовом зале 1d 6.3. Установка экрана и проектора 0,5d 6.4. Установка микрофонов 0,5d 6.5. Установка компьютеров 0,5d 7. Организация питания участников 4,5d 7.1. Заключение договора с Кафе «Росинка» 2d

7.2. Проплата по договору 1d 7.3. Определение меню 0,5d 7.4. Закупка продуктов 1d 8. Организация проживания иногородних участников 1,5d 8.1.Бронирование мест в гостинице 0,5d 8.2.Оповещение иногородних участников о месте проживания 1d 9. Конференция 2d 10.Демонтаж и возврат оборудования 1d 11.Анализ отзывов и анкет участников 2d Информация о ресурсах: Рабочие ресурсы: 1. Иванов П.А.

2. Самохвалов М.К.

3. Васильев А.П.

4. Маринина В.И.

5. Федорова М.П.

6. Петров М.П.

7. Прохоров В.Я.

8. Прохоренко М.И.

9. Иволгин А.М.

10.Кафе «Росинка» 11.Фирма «Экраны и проекторы» Материальные ресурсы: Материал Кабель Бумага Конверт

Единица измерения М Пачка Шт

Группы для ресурсов проекта: Ресурс Иванов П.А. Самохвалов М.К. Васильев А.П. Маринина В.И. Федорова М.П. Петров М.П. Прохоров В.Я. Прохоренко М.И. Иволгин А.М.

Группа Менеджеры Менеджеры Менеджеры Менеджеры Менеджеры Инженеры Монтажники Секретари Водители

Кафе «Росинка» Фирма «Экраны и проекторы»

Подрядчики Подрядчики

Настройка типов задач: Код Название задачи задачи Выработка предложений по темам 1.1 докладов и участникам Разработка начального расписания 1.2 докладов Создание окончательного списка 1.4 докладов и участников Приглашение докладчиков из других 1.5 организаций Создание окончательного варианта 1.6 расписания 2.1 2.2

Организация почтовой рассылки Организация рекламы в средствах массовой информации и Интернет

2.3

Регистрация участников конференции

2.4 3.2

Рассылка приглашений Разработка информационной брошюры Разработка анкет участников конференции Разработка своего варианта договора с Университетом Согласование договора с представителями Университета

3.3 4.1 4.2 4.4 5.1 5.3 6.1 6.2 6.3

Проплата по договору Заключение договора с фирмой «Экраны и проекторы» Получение от фирмы «Экраны и договоры» презентационного оборудования Обеспечение электропитания в актовом зале Университета Монтирование сети в актовом зале Установка экрана и проектора

Тип задачи Effort Driven Fixed Duration Да Fixed Duration Да Fixed Duration Да Fixed Duration Да Fixed Duration Да Fixed Duration Да Fixed Duration Да Fixed Duration Да Fixed Duration Да Fixed Work Да Fixed Work

Да

Fixed Work Fixed Duration Fixed Duration Fixed Duration

Да Да Да Да

Fixed Duration

Да

Fixed Work Fixed Work Fixed Work

Да Да Да

6.4 6.5 7.1

Установка микрофонов Установка компьютеров Заключение договора с Кафе «Росинка»

7.2

Проплата по договору

7.3

Определение меню

7.4

Закупка продуктов

8.1

Бронирование мест в гостинице Оповещение иногородних участников о месте проживания Демонтаж и возврат оборудования Анализ отзывов и анкет участников

8.2 10 11 Назначения: 1.1

1.2

1.4 1.5

1.6 2.1

2.2

Fixed Work Fixed Work Fixed Duration Fixed Duration Fixed Duration Fixed Duration Fixed Duration Fixed Duration Fixed Work Fixed Work

Выработка предложений по темам докладов и участникам Самохвалов М.К. Васильев А.П. Маринина В.И. Федорова М.П. Разработка начального расписания докладов Самохвалов М.К. Васильев А.П. Маринина В.И. Федорова М.П. Создание окончательного списка докладов и участников Самохвалов М.К. Приглашение докладчиков из других организаций Маринина В.И. Федорова М.П. Создание окончательного варианта расписания Самохвалов М.К. Организация почтовой рассылки Маринина В.И. Федорова М.П. Организация рекламы в средствах массовой информации и Интернет Маринина В.И.

Да Да Да Да Да Да Да Да Да Да

25% 25% 25% 25% 25% 25% 25% 25% 100% 50% 50% 100% 50% 50%

50%

2.3

2.4

3.2 3.3 4.1 4.2 5.1

5.3

6.1

6.2

6.3

6.4

6.5

7.1

Федорова М.П. Регистрация участников конференции Маринина В.И. Федорова М.П. Рассылка приглашений Маринина В.И. Федорова М.П.

50% 50% 50% 50% 50% 5 пачка 500 шт

Бумага Конверт Разработка информационной брошюры Иванов П.А.

100% Разработка анкет участников конференции Иванов П.А.

100% Разработка своего варианта договора с Университетом Маринина В.И.

100% Согласование договора с представителями Университета Маринина В.И.

100% Заключение договора с фирмой «Экраны и проекторы» Маринина В.И.

100% Получение от фирмы «Экраны и договоры» презентационного оборудования Маринина В.И.

50% Иволгин А.М.

50% Обеспечение электропитания в актовом зале Университета Петров М.П.

100% Прохоров В.Я.

100% Монтирование сети в актовом зале Петров М.П.

100% Прохоров В.Я.

100% Кабель 200 м Установка экрана и проектора Петров М.П.

100% Прохоров В.Я.

100% Установка микрофонов Петров М.П.

100% Прохоров В.Я.

100% Установка компьютеров Петров М.П.

100% Прохоров В.Я.

100% Заключение договора с Кафе «Росинка»

7.2 7.3 7.4 8.1 8.2 10

11

Маринина В.И. Проплата по договору Маринина В.И. Определение меню Маринина В.И. Закупка продуктов Кафе "Росинка" Бронирование мест в гостинице Прохоренко М.И. Оповещение иногородних участников о месте проживания Прохоренко М.И. Демонтаж и возврат оборудования Петров М.П. Прохоров В.Я. Иволгин А.М. Анализ отзывов и анкет участников Самохвалов М.К. Маринина В.И.

Расходы по ресурсам: Ресурс Прохоров В.Я Кафе «Росинка» Кабель Бумага Конверт Способ выплат по ресурсам: Ресурс Прохоров В.Я Кафе «Росинка» Кабель Бумага Конверт

Std.Rate 25 0 30 р/м 100 р/пачка 5 р/шт

Ovt. Rate 35 0 – – –

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Cost/Use 0 10000 – – –

Accrue At. Prorated Start Start Start Start

Фиксированные расходы по задачам: Код Наименование задачи задач и 2.2 Организация рекламы в средствах массовой информации и Интернет

Фиксирован ные расходы 20 000,00р.

2.4 3 4 5 7 2.

3.

2.

3.

Рассылка приглашений Создание информационных материалов Договор об аренде актового зала Договор об аренде презентационного оборудования Организация питания участников

2 000,00р.

5 000,00р.

10 000,00р.

10 000,00р.

10 000,00р.

Продемонстрировать план проекта преподавателю. Оформить отчет о проделанной работе.