FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
REGISTRO DEL DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO –ROL TUTOR
INTRODUCCIÓN El presente documento tiene como finalidad dar a conocer de manera sencilla y precisa cada uno de los pasos que se deben tener en cuenta en el proceso de registro en la plataforma SIAFT de las acciones desarrolladas en el Acompañamiento realizado a los Establecimientos Educativos. Involucrando los actores del proceso Tutores, Formadores, Administración y Gerencia del Proyecto, por medio del uso adecuado de la plataforma SIAFT.
1 Registro del Acompañamiento en plataforma. 1.1 Objetivo Formalizar y registrar el proceso de acompañamiento realizado a Establecimientos Educativos y sus respectivas Sedes.
los
1.2 Responsables El proceso de registro en plataforma de los acompañamientos que se realizan a los establecimientos educativos cuentan con dos roles específicos que son: •
Tutor: Es el responsable de registrar las acciones que se realizaron en el desarrollo del Acompañamiento en la plataforma SIAFT.
•
Formador: Aprueba la información registrada por el tutor en la plataforma SIAFT que da cuenta de las acciones realizadas en los establecimientos educativos en el marco del proceso de acompañamiento.
1.3 Reporte del Desarrollo del Acompañamiento (Rol – Tutor) Una vez realizado el acompañamiento, el Tutor debe acceder a la página web siaft.ceinte.com.co, ingresa sus datos de acceso usuario y contraseña, una vez se encuentra en la plataforma encontrará al lado izquierdo de la pantalla un menú en donde se encuentra el enlace Desarrollo del acompañamiento, en el cual debe hacer clic, como se presenta la siguiente imagen.
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
Imagen 1. Reporte del Desarrollo del Acompañamiento.
Después de haber hecho clic en el link Desarrollo del acompañamiento se le despliega el siguiente menú:
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
En este menú se visualizan las agendas que han sido aprobadas por el formador, para realizar el registro de la información de la agenda desarrollada el tutor debe dar clic en el acompañamiento del cual se desea hacer el registro,- como lo indica la flecha azul, e inmediatamente la plataforma le muestra la información que ya había registrado en la planeación además de la información que debe diligenciar (Ver imagen 2).
Imagen 2. Información Registrada en la Planeación
1.3.1 Diligenciamiento Componentes En cada uno de los 4 componentes el tutor debe describir las principales acciones realizadas y los logros obtenidos, respecto a cada uno de los alcances que se consideraron en -la planeación del acompañamiento. En este sentido, el tutor identifica el componente para el cual va a llevar a cabo el diligenciamiento de la información así: •
Realiza la respectiva descripción en la caja de texto, como lo indica la flecha azul de la imagen 3.
•
Al finalizar la descripción debe hacer clic en el botón Agregar y luego clic en el botón Guardar, inmediatamente le aparece un letrero en color verde donde se le confirma que la actualización del componente se realizó correctamente –con la frase: El componente pedagógico se actualizo correctamente, como lo indica la flecha roja de la imagen 3.
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
FECHA: •
Si el tutor requiere hacer una modificación debe hacer clic en el botón Eliminar y volver a iniciar la descripción (Ver imagen 3).
Este mismo procedimiento se debe llevar a cabo para cada uno de los componentes.
Imagen 3. Diligenciamiento Componentes
Componente pedagógico: De acuerdo con el proceso de planeación que fue registrado en la plataforma, en cada cuadro de texto del componente pedagógico deben describirse de manera sucinta las actividades que se desarrollaron para cada alcance del componente, teniendo en cuenta los procesos de planeación, observación y reflexión de clases, partiendo de la matriz de indicadores de la plataforma SIEMPRE, específicamente en el Plan Estratégico de Mejoramiento. En ese sentido, es necesario adjuntar los soportes que deben adjuntarse para dar cuenta de la realización de las actividades Componente de formación situada: Lo relacionado al componente se registra con base en los alcances seleccionados en la planeación de la agenda del acompañamiento, describiendo de manera concisa y clara lo logrado con la comunidad educativa, dependiendo entonces de los alcances y las actividades desarrolladas, los soportes pueden ser:
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
El diligenciamiento de estos soportes, está explícito tanto en la guía Ruta del Acompañamiento como en el instructivo elaborado para cada uno. Componente de Gestión Educativa La información referente a este componente en cada visita del tutor al establecimiento educativo debe dar cuenta de los avances en las subactividades, las cuales describen el procedimiento para el logro de las actividades del componente. Componente de Condiciones Básicas La información referente a este componente en cada visita del tutor al establecimiento educativo debe dar cuenta de los avances en las subactividades, las cuales describen el procedimiento para el logro de las actividades del componente.
El tutor identifica el componente en el cual va a llevar a cabo el diligenciamiento de la información, luego realiza la respectiva descripción y cuando finaliza debe hacer clic en el botón Agregar y luego clic en el botón Guardar, inmediatamente le aparece un letrero en color verde donde se le confirma que la actualización del componente se realizó correctamente con la frase: El componente pedagógico se actualizo correctamente, como lo indica la flecha roja. Si el tutor requiere hacer una modificación debe hacer clic en el botón eliminar y volver a iniciar la descripción (ver imagen 3). Este mismo procedimiento se debe llevar a cabo para cada uno de los componentes.
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
Imagen 3. Diligenciamiento Componentes
1.3.2 Docentes Participantes El tutor debe diligenciar cada uno de los campos solicitados en la información de los docentes que asistieron al acompañamiento, para ello hace clic en el botón agregar, para guardar la información el tutor tiene la posibilidad de guardar cada vez que ingresa un registro o cuando haya terminado el ingreso de todos los docentes, dando clic en el botón guardar, y el sistema le informa que la actualización se llevó a cabo por medio de una frase en color verde: La lista de docentes participantes se actualizó correctamente, como lo indica la flecha roja en la imagen 4. Si el tutor requiere retirar un docente de la lista registrada en la plataforma debe hacer clic en el botón Eliminar.
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
Imagen 4. Diligenciamiento Docentes Participantes
1.3.3 Tareas y Compromisos del PTA El tutor debe diligenciar la información de acuerdo a lo solicitado por cada uno de los alcances de los componentes. 1. Tarea o Compromiso: El tutor debe escribir los compromisos adquiridos durante la ejecución del acompañamiento. 2. Fecha límite de Cumplimiento: El tutor debe registrar la fecha en la que se planea cumplir el compromiso. 3. Nombre del Responsable: El tutor debe registrar el nombre de la persona responsable de la ejecución del compromiso y dar clic en el botón Agregar, se da la opción en plataforma de guardar uno a uno los compromisos o guardar al final cuando haya terminado el respectivo ingreso de las tareas y compromisos, al hacer clic en guardar el sistema le confirmará la actualización con la frase: Las tareas y compromisos para el PTA se han actualizado, como lo indica la flecha roja en la imagen 5. Si el tutor requiere hacer una modificación o retirar alguna tarea o compromiso debe hacer clic en el botón Eliminar.
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
Imagen 5. Diligenciamiento Tareas y Compromisos.
1.3.4 Adjuntar Documentos Soporte Después de registrar el acompañamiento, los tutores deben adjuntar diligenciados los siguientes documentos que se encuentran en la página de inicio de la plataforma:
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
1.3.4.1. Certificado de Cumplimiento: Este documento debe estar firmado por el rector o la persona que haga sus veces en el Establecimiento Educativo, es necesario que se diligencie la fecha y el horario en las que realizo el acompañamiento y que se evidencie de forma clara la firma del rector (Ver imagen 6).
Imagen 6. Certificado de Cumplimiento.
1.3.4.2. Soporte Docentes Participantes: Adjuntar el listado de los docentes participantes que estuvieron en el acompañamiento. El número de docentes participantes que se registra en el sistema debe coincidir con el que se encuentra en el soporte físico, solo se debe registrar una vez en SIAFT al docente. El soporte debe ser diligenciado en su totalidad por el participante (ver imagen 7).
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
Imagen 7. Soporte Docentes Participantes
1.3.4.3. Soporte de Transporte: Debe diligenciarlo completamente pero la firma debe ser manuscrita no se admite firma digitalizada.
1.3.4.4. Soporte Componentes: Para el componente de formación situada, los soportes pueden ser:
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
De acuerdo al documento guía Ruta del Acompañamiento y al acompañamiento que se haya realizado en el establecimiento educativo. Recordamos que esta información y la de los demás componentes la puede encontrar en el siguiente link: https://www.dropbox.com/l/rI5yAMsaQwmHAB97EaovZ8 Pasos Para Adjuntar los Soportes: A continuación se hace una descripción de como el tutor debe hacer el cargue de los soportes de cumplimiento, docentes participantes y Componentes: 1. El tutor se ubica en el campo de los soportes
(Ver imagen 8).
Imagen 8. Campo soportes
2. Este proceso se realiza a través de seis pasos, que se describen a continuación: • Primero: Se en el campo del soporte a adjuntar, una vez allí, da clic en el botón seleccione archivo • Segundo: El sistema le solicita la ubicación del archivo, el tutor debe seleccionar el lugar del almacenamiento. • Tercero: Hacer clic en el soporte a adjuntar. • Cuarto: Hacer clic en el botón abrir. • Quinto: Hacer clic en el botón cargar. • Sexto: Confirma el documento cargado.
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
Le recordamos al tutor que este procedimiento se debe realizar para el cargue de cada uno de los soportes a adjuntar.
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
SOPORTES Componente de Gestión Educativa Los formatos que debe presentar el tutor como sustento a los procesos adelantados para el componente de Gestión Educativa, se especifican a continuación:
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
Formatos Actividad: fortalecimiento a la ruta de mejoramiento institucional a partir de las estrategias del PTA Formato 1.1 Lista de chequeo.
Documento 1.2 PMI con firma del rector y un representante de consejo directivo Este documento del PMI, no presenta un formato definido, pues cada establecimiento educativo es autónomo para definir el tipo de documento en formato word, excel, ….etc.
Formato 1.3 de registro de evidencia de la socialización del PMI (uno por corte)
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
Adicional al formato 1.3, se debe anexar una evidencia de la socialización del PMI, bien sea una fotografía, un acta, un producto de las jornadas de trabajo.
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
Formato 1.4 de registro de evidencia al seguimiento al PMI (uno por corte).
Adicional al formato 1.4, se debe anexar una evidencia del seguimiento al PMI, bien sea una fotografía, un acta, un producto de las jornadas de trabajo.
Documento 1.5 Autoevaluación institucional en la que se incluyan las estrategias (documento institucional). La autoevaluación institucion al no presenta un formato definido, pues cada establecimiento educativo es autónomo para definir el tipo de documento en formato word, excel, ….etc.
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
Formatos Actividad: fortalecimiento a las competencias en gestion institucional a directivos docentes
Formato 2.1 Acta de entrega de las guías al rector
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
Formato 2.2 Formato de planeación del desarrollo de las guías y seguimiento.
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
Formato 2.3 de registro de seguimiento y evaluación a las acciones desarrolladas (uno por corte).
Adicional al formato 2.3, se debe anexar una evidencia del seguimiento y evaluación a las acciones desarrolladas, bien sea una fotografía, un acta, un producto de las jornadas de trabajo
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
COMPONENTE CONDICIONES BÁSICAS
Los formatos qe debe presentar el tutor como sustento a los procesos adelantados para el componente de condiciones básicas, se especifican a continuación:
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
FORMATOS ALCANCE: EMPODERAMIENTO TERRITORIAL
1.1 Lista Chequeo Condiciones Basicas Este formato presenta los indicadores del empoderamiento territorial y sus respectivas evidencias, adicionalmente para cada indicador se mencionan las acciones de mejora, las cuales son referentes para que el tutor le sugiera al rector, con el ánimo de gestionar las condiciones básicas para el servicio educativo de calidad.
1.2 Formato acciones de mejora Condiciones Básicas Este documento, corresponde a un formato de seguimiento sobre las acciones que ha sugerido el tutor para que siendo lideradas por el rector se garanticen las condiciones básicas. En este sentido, es una evidencia de los avances que se tienen por establecimiento educativo y que deben reportarse en las fechas establecidas, o si hay avances, por cada acompañamiento del tutor al EE.
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
Formato 1.3 Plan Mantenimiento Educativo Este formato constituye una sugerencia o guía para que el educativo construya el Plan Mantenimiento Educativo, el cual, movilice a varios actores de la comunidad para evaluar el condiciones físicas y de los recursos del establecimiento e incite de estrategias para mejorar las mismas.
establecimiento preferiblemente estado de las a la generación
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
1.3.5 Requiere pago de Transporte: Debe hacer clic en el cuadro, de acuerdo con lo que indica la flecha roja de la siguiente imagen, con lo que se le desplegará un cuadro para el diligenciamiento de la información:
1 Sede Visitada: El tutor debe seleccionar la Sede(s) en las que se desarrolló el acompañamiento según el cubrimiento de la visita al EE, para los casos con más de dos sedes y que se centralizan solo en una, se debe registrar el desplazamiento a la sede objeto del acompañamiento.
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
2 Tipo de transporte: El tutor debe seleccionar el tipo de transporte utilizado para el desplazamiento hacia el EE, las opciones que se presentan son: Terrestre, fluvial y aéreo. 3 Detalle: De acuerdo al tipo de transporte seleccionado, se despliega la opción del medio de transporte utilizado para el desplazamiento, alguna de las opciones son: Bus, buseta, taxi, chalupa, canoa, avioneta, animal entre otras. 4 Valor: Registrar el valor desplazamiento de ida y regreso de acuerdo a la selección anterior, tal como se presenta en los soportes de legalización. El costo debe escribirse sin comas ni puntos. Para finalizar el tutor debe dar clic en el botón seleccionar y continuar con el mismo procedimiento del adjunto de soportes, debe subir a plataforma el soporte de transporte debidamente diligenciado y hace clic en el botón Agregar.
1.3.6 Su desplazamiento al Establecimiento Educativo es fuera del Municipio donde vive: Le permite confirmar si requiere salir del municipio donde vive para poder ir al EE (1). En caso que requiera salir del municipio debe dar clic en el cuadrado como muestra la flecha azul, este valor se generará una vez identifique que requiere pernoctar.
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
Al marcar el cuadrado cuando se requiere salir del municipio, se despliega la opción Requiere Pernoctar (2), si se requiere debe marcar el cuadro y el sistema automáticamente le muestra el valor total a pagar.
1.4 Total valor Fijo: Es la sumatoria del costo del transporte y el valor fijo día y noche, en caso que se requiera. 1.5 Reconocimiento Gasto Real: A los tutores que le aplique esta forma de reconocimiento de los desplazamientos, el tutor debe dirigirse al campo denominado Gasto Real y deberá registrar los gastos reales generados por alimentación y hospedaje durante el acompañamiento al EE. El tutor debe describir el detalle-, el valor y debe adjuntar el respectivo soporte y dar clic en el botón agregar, luego se le despliega la información registrada y debe hacer clic en el botón Guardar. La plataforma automáticamente le muestra el valor total de la suma del transporte y del gasto real -reportado (ver imagen 9).
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
Imagen 9. Detalle Gasto Real.
1.6 Observaciones: Este campo está diseñado para que el tutor realice observaciones en cuanto a solicitud de ajustes, inconvenientes al momento de realizar el acompañamiento y otras situaciones que se pueden generar. Una vez realizada la observación debe hacer clic en el botón denominado Registrar Desarrollo.
Inmediatamente la plataforma le muestra un mensaje de confirmación de datos al cual el tutor debe indicar la opción de aceptar o cancelar. Al dar clic en la opción aceptar le aparecerá un letrero en color verde Desarrollo Acompañamiento Exitoso con el cual se le confirma que el proceso de desarrollo quedo realizado.
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
Una vez finaliza el proceso de registro del desarrollo del acompañamiento este debe ser revisado y aprobado por parte del formador para continuar con el proceso de legalización. Reporte de Materiales Educativos Cuando el formador apruebe y habilite el registro del desarrollo, la plataforma le habilitara automáticamente el mes de materiales a reportar, para esto es necesario que tenga en cuenta los siguientes pasos: Identificar el link en rojo Materiales Educativos al lado izquierdo de la pantalla, hacer clic sobre este link e inmediatamente se le muestra la opción para cargar el mes correspondiente, debe hacer clic en el botón Browse, selecciona el archivo a adjuntar el cual debe estar debidamente diligenciado y con firma manuscrita, hace clic en Abrir y luego clic en el botón Reportar mes y finalmente confirma el documento.
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO CÓDIGO: Página xxxxxxxx