GESTﾃグ DE PROJETOS
Capítulo 2 Estruturas de administração de Projetos
Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
Uma boa organização tende a simplicidade – Sir Arthur Helps
Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
Capa da Obra
• Estruturas administrativas corretas são fundamentais para o sucesso do Projeto. • Varias iniciativas ambiciosas e caras não tem decisões claras e podem inviabilizar os Projetos : 1) Sobre responsabilidade gerencial. 2) Sobre linhas de comunicação. 3) Delegação de autoridade.
Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
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Fracasso em Projetos Pesquisas demonstram que entre os principais fatores de insucesso de projetos encontra-se em estrutura organização incorreta. Organização impropria. Falta de direção e controle. Dedicação parcial de tempo.
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Exemplo no Mundo atual – O Golfo árabe tem sido uma região intensa de projetos, particularmente na área de construção e engenharia civil, porem.... * Na região a Arábia Saudita possui a segunda maior reserva de Petróleo do Mundo e os Emirados Árabes a sétima.
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Principais problemas 1. As diferenças culturais . 2. Má interpretação entre gestores (gerentes de obra e de projetos) e da mão de obra. 3. O clima árido. 4. A religião.
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Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
EDIFICIO BURJ DUBAI (Emirados Árabes) Mais de 800 metros de altura. 167 andares. • 900 apartamentos de 1 e 2 dormitórios. • 37 andares de escritórios. • Um hotel com 160 quartos. • 57 elevadores. • 3000 vagas na garagem subterrânea. • 12 mil operários trabalharam na obra . • custo em torno de 10 bilhões de dolares. •
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Os 5 maiores edifícios do Mundo Ordem
1
Edifício
Cidade
País
Altura
Burj Khalifa
Dubai
Emirados Árabes 828 m Unidos
Ano Capa da Obra inaug.
Andares
167
2010
Mais de 828 metros de altura(antena/topo). Abraj Al Bait Towers Meca Arábia Saudita 601 m 95 2011 124 andares. Taipei 101 Taipei Taiwan 101 2004 •3 900 apartamentos de 1509 me 2 dormitórios. • 37 andares de escritórios. Shanghai World •4 Um hotelXangai com 160 China quartos. 492 m 101 2008 Financial • 57Center elevadores. • 3000 vagas na garagem subterrânea. •5 12International mil operários trabalharam na obra . 2009 Commerce Hong Kong China 484 m 93 Centre • custo em torno de 10 bilhões de dólares. •2
16- Empire State – Nova York – US - 438 m 102 1931 Mirante do Vale – SP – Brasil - 170 m 51 1966
CapĂtulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
Estrutura Organizacional
FORMATAÇÕES BÁSICAS
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
FORMAL
+
INFORMAL
Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
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• Estrutura Formal: É aquela planejada e formalmente representada pelo organograma. Objeto de grande parte de estudo das organizações empresariais. • Estrutura Estrutura Informal : É a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas. Apresenta relações que não aparecem no organograma.
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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
• Traça hierarquia administrativa, • Mostra os canais de comando, • Alimenta redes de comunicação formal, • Constitui um guia para funções paralelas e de coordenação, • Indica as áreas de delegação e elo entre as estruturas internas e externas.
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CONTRIBUIÇÕES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Identificação das tarefas necessárias ao alcance dos objetivos estabelecidos;
Organização das responsabilidades e níveis de autoridade; Estruturação do processo decisório; Contribui diretamente para a otimização das comunicações da empresa; Permite o estabelecimento de indicadores de desempenho compatíveis com os objetivos estabelecidos.
Relações na Alta Administração
s do lta su Re
Di r R e ec i cu on r so a m s f en t i na o Re su nc lta ei r do os s
Assembleia de Acionistas
Resultados
Conselho
Estratégias, diretrizes, informações
Controle e avaliação
CEO/Diretoria Executiva
Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
CEO é a sigla inglesa de Chief Executive Officer, que significa Diretor Executivo, em Português. CEO é a pessoa com maior autoridade na hierarquia operacional de uma organização. É o responsável pelas estratégias e pela visão da empresa. É mais utilizado em grandes empresas multinacionais.
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Organização de Projetos
Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
• Organizações Internas e Externas e Projetos múltiplos 1. Interna – No caso de um Projeto menor de uma Empresa. 2. Externa – Projetos de maior porte possuem patrocinadores, organizações financiadoras, consultores. 3. Projetos múltiplos – terão estruturas complexas. Ex. Grandes empresas nacionais e internacionais.
Capa da Obra
Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
• A forma da estrutura interna depende de alguns fatores tais como: 1. Caráter do projeto. 2. Tamanho e complexidade do projeto. 3. Tecnologia, processos ou procedimentos envolvidos. 4. Pontos geográficos de elementos do projeto. 5. Maturidade e caráter do pessoal do projeto.
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Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
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Patrocinador (Sponsor) •É um dos principais stakeholders do projeto. •Geralmente é um membro da alta Direção. •Tem autoridade para definir o escopo, os limites. •Participa ativamente do Projeto.
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Em gerenciamento de Projetos o Patrocinador cuida : •Financeira : tem a responsabilidade de conseguir os recursos necessários . •Patronal: auxilia nos entraves e negociações politicas para o bom andamento do projeto.
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Luecke apresenta uma lista com quatro afazeres para o Patrocinador: •Garantir que o progresso do projeto seja apresentado para toda a organização. •Assegurar que a Gerencia sênior apoie as decisões. •Esteja atento a qualquer mudança que venha a afetar o projeto. •Acompanhar os gerentes que podem não querer dividir o tempo de seus funcionários com o projeto.
CapĂtulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
Tipos de estrutura de Projetos
1.Estrutura Funcional. 2. Estrutura Projetizada. 3. Estrutura Matricial. 4. Estrutura Hibrida.
CapĂtulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
Tipos de estrutura de Projetos
Pesquisas recentes realizadas demonstram
que as organizaçþes no Brasil :
38,8% - Estruturas Funcionais 28,8% - Estruturas Matriciais balanceadas 22,6% - Estruturas Projetizadas. 9,8% - Estruturas Matriciais Fortes.
Matriz Funcional Capa da Obra
Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
Capa da Obra
1. Estrutura Funcional : • Provavelmente o mais antigo e comum nas organizações. • Conhecida também como estrutura tradicional. • É configurada de forma hierárquica. • Os colaboradores são subordinados a supervisores, que se subordinam a Gerentes , que estão subordinados a Diretores que estão ligados aos Vice-Presidentes que são subordinados ao CEO ou Presidente. • Os lideres tem conhecimento técnico aprofundado das áreas que coordenam.
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1. Estrutura Funcional - Vantagens:
• Os canais de comunicação são verticais. • Existe flexibilidade no uso de recursos humanos. • Grande disponibilidade de mão de obra. • Especialistas de um determinado assunto podem ser utilizados em diferentes projetos. • Existe facilidade de controle do orçamento e dos custos do projeto.
Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
Capa da Obra
1. Estrutura Funcional - Desvantagens:
• O cliente não é o foco das atividades do Departamento que gerencia o projeto. • A responsabilidade total do projeto não é delegada a nenhum funcionário especifico. • As decisões normalmente são tomadas em favor dos grupos funcionais mais fortes. • A inovação é decrescente. • As novas ideias tendem a ser orientadas as funções.
Matriz Projetizada Capa da Obra
Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
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2. Estrutura Projetizada :
• Estrutura completamente oposta a Funcional. • Conhecida também como “grupo tarefa”. • O “Foco” passar a ser o Projeto. • Na maioria dos casos o gerente de projetos tem autoridade sobre os recursos. • No organograma gerencial , não raro, apresenta o gerente de projeto ligado diretamente ao principal executivo da empresa.
Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
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2. Estrutura Projetizada - Vantagens:
• Os canais de comunicação são fortes. • A possibilidade de tomar decisões rápidas é maior. • O Gerente do projeto tem total autoridade sobre o mesmo. • Uma rápida resposta aos clientes é proporcionada. • Existe flexibilidade na determinação de tempo, custo e desempenho. • A alta gerencia possui mais tempo livre para tomada de decisões executivas.
Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
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2. Estrutura Projetizada - Desvantagens:
• Quando a organização tem vários projetos, é comum que vários novos grupos sejam criados ocasionando duplicidade de trabalho. • Existe uma incerteza sobre o que acontecerá com os membros da equipe quando o projeto terminar. • Há uma falta de continuidade de carreira e oportunidades para as pessoas que trabalham em projetos. •O custo de manter esta estrutura pode ser alto devido a duplicação de esforços, facilidades e pessoal.
Matriz Matricial Capa da Obra
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3. Estrutura Matricial : • Criada para balancear as vantagens e desvantagens das organizações Funcionais e Projetizadas. • Usadas em empresas grandes e de múltiplos projetos. • Neste tipo de estruturação existe uma grande confusão de comunicação. • O executante tem se reportar ao seu superior funcional e ao Gerente do projeto. • Grande volume de informações são trocadas entre o Gerente do projeto e o supervisor funcional.
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3. Estrutura Matricial:
Possuem três tipos: – Matriz fraca: • O Gerente funcional tem mais força que o Gerente de Projetos.
– Matriz balanceada • Poder equilibrado entre o Gerente de projeto e Gerente funcional.
– Matriz forte • Gerente de Projetos tem mais poder que os Gerentes funcionais.
Capa da Obra
Matricial Fraca
Matricial Balanceada
Matricial Forte
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3. Estrutura Matricial - Vantagens:
• Existe um responsável pelo projeto como um todo: O gerente do Projeto. • As respostas as necessidade dos clientes são rápidas. • A estrutura matricial é flexível. • Ocorre um rápido desenvolvimento de especialistas e generalistas. • Devido ao fato dos recursos serem compartilhados, os custos são minimizados.
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3. Estrutura Matricial - Desvantagens:
• Existem fluxos de informação e trabalho multidimensionais. • Dificuldade de monitoramento e controle. • As prioridades são alteradas continuamente. • Existe um grande potencial para ocorrência de conflitos. • Funcionários e Gerentes são mais suscetíveis a ambiguidade de papeis em comparação a estrutura funcional. • Os funcionários não sentem que possuem controle sob o seu próprio destino quando estão se reportando continuamente a vários gerentes.
Capa da Obra
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Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
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4. Estrutura Híbrida : • São combinações dos modelos anteriores. • Utilizadas em projetos internos. • O sucesso de projetos que utilizam tais estruturas depende muito da disposição dos gerentes funcionais em aceitar a contribuição com o projeto independente de suas atividades. • Os Departamentos internos podem ser clientes do Projeto.
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Estruturas modulares: • É utilizada em situações
em que é possível desenvolver
pequenos grupos com capacidade técnica de lidar com
tarefas
especiais. • É baseado em projetos de engenharia simultânea. • Por exemplo: para fornecer componentes funcionais de um projeto de desenvolvimento interno. • Os especialistas podem ser compartilhados entre diversos projetos, que muitas vezes podem ser empreendidos ao mesmo tempo
Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
Projetos Globais e de cooperação técnica
Capa da Obra
Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
SÃO GRANDES PROJETOS QUE : - Operam sob limites e condições muito diferentes, - Diversos consultores, - Transitam por diversas áreas como: a) Pesquisa b) Produção saúde d) segurança.
c) padrões de
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Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos ONU – ORGANIZAÇÃO DAS NAÇÕES UNIDAS -
Criada em 1945.
-
Atualmente com 193 estados-membros
- Possui um estrutura complexa com muitas áreas administrativas. - Possui vários órgãos como por exemplo: - UNICEF – Fundo das Nações Unidas para a Infância - OMS – Organização mundial de saúde. - O orçamento aprovado para o Biênio 2014-2015 foi de 5,53 BILHOES DE DOLARES.
Capa da Obra
Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
Capa da Obra
Como os Gerentes de Projetos distribuem seu tempo:
instruções regulares sobre o escopo, os objetivos e o andamento, contato com clientes e outros interessados;
acordo claro quanto aos resultados (receptíveis) exigidos de cada atividade e “padrões” em relação aos quais os resultados serão avaliados; condições sob as quais seja possível trabalhar com eficiência, sem entraves;
Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
Capa da Obra
Como os Gerentes de Projetos distribuem seu tempo:
coordenação e liderança eficaz de equipe; proteção contra interferências burocrática ou política; melhores condições possíveis de trabalho, segurança pessoal e familiar (dentro dos limites razoáveis da localidade, situação e condições vigentes na área do projeto); provisão de recursos do projeto segundo as especificações, conforme e quando necessários;
Capítulo 2 Estruturas de Adm de Projetos
Capa da Obra
Como os Gerentes de Projetos distribuem seu tempo:
apoio pessoal no trabalho e administração do projeto, bem como na administração pessoal; segurança, garantia à saúde e apoio ao bem-estar; administração eficiente de pessoal e da folha de pagamento e fornecimento de uma força de trabalho com as qualificações necessárias. delegação de atividades para atingir melhores resultados.