Tips que facilitaran la creaci贸n de la filosof铆a institucional de tu empresa:
Misión: La Misión Describe el rol que desempeña actualmente la organización para el logro de su visión, es la razón de ser de la empresa.
Preguntas frecuentes que debes hacerte para elaborar la Misión de tu empresa:
¿Quiénes somos? ¿Qué buscamos? ¿Qué hacemos? ¿Dónde lo hacemos? ¿Por qué lo hacemos? ¿Para quién trabajamos?
Existen algunas preguntas fundamentales que guían al equipo de personas que se reúnen a definir una Misión. 1. ¿Por qué existimos (cuál es nuestro propósito básico)? 2. ¿En qué sector debemos estar? 3. ¿Quién es nuestro usuario o ciudadano objetivo? 4. ¿En dónde se encuentra nuestro usuario o ciudadano objetivo? 5. ¿Qué es valor para nuestro usuario o ciudadano? 6. ¿Qué necesidades podemos satisfacer? 7. ¿Cómo es que vamos a satisfacer estas necesidades? 8. ¿En qué nicho o sector queremos estar? 9. ¿Cuáles son nuestros productos o servicios presentes o futuros? 10. ¿En qué nos distinguimos? 11. ¿Qué característica especial tenemos o deseamos tener? 12. ¿Cómo mediremos el éxito de la misión? 13. ¿Qué aspectos filosóficos son importantes para el futuro de nuestra organización?
Normalmente la misión incluye los siguientes elementos: 1. Identidad: ¿Quiénes somos? Al no conocer de manera profunda las capacidades ocultas y talentos ocultos de los elementos del grupo de trabajo, no se va a poder explotarlos y utilizarlos en beneficio de los demás.
2. Actividad: ¿A qué nos dedicamos? La falta de conocimiento de lo que realmente estamos realizando dentro de la empresa, que producto estamos produciendo no tenemos entendido el alcance de él; por ejemplo, un operador que fabrica una pieza pequeña que lleva consigo dentro de un cinturón de seguridad de un automóvil, al no conocer la importancia de vida o muerte de a quién va dirigida esa pequeña pieza de metal que al parecer no tiene importancia, puede poner en riesgo la integridad del producto al cual pertenece y por lo tanto ocurrir una fatalidad.
3. Finalidad u objetivos: ¿Para quién lo hacemos? Es muy importante definir quiénes son nuestros clientes en realidad dado que, si se define qué es la calidad, la mayoría de los autores y filósofos coinciden en “Satisfacer los requerimientos un grupo de clientes”. Entonces, si en realidad no conocemos quienes son, nunca sabremos que requerimientos nos están exigiendo, es por eso que es de vital importancia definirlos en nuestra misión.
Considere los siguientes factores para evaluar el enunciado de la Misión de su empresa:
Claro y comprensible para todo el personal Breve (para facilitar el recordarlo) Específico de acuerdo con el negocio u organización de que se trate Contundente, es decir, que identifique las fuerzas que impulsan la visión
estratégica Refleja la ventaja competitiva Flexible, pero bien enfocada Sirve de modelo y medio para tomar decisiones gerenciales Refleja los Valores, Creencias y Filosofía de la organización Es realista Sirve como fuente de energía y punto de unión para la organización.
VISIÓN: La Visión denominado como el SUEÑO de la empresa, es una declaración de aspiración de la empresa a mediano o largo plazo, es la imagen a futuro de cómo deseamos que sea la empresa más adelante. Su propósito es ser el motor y la guía de la organización para poder alcanzar el estado deseado.
Preguntas frecuentes que debes hacerte para elaborar la Visión de tu empresa: ¿Cuál es la imagen deseada de nuestro negocio? ¿Cómo seremos en el futuro? ¿Qué haremos en el futuro? ¿Qué actividades desarrollaremos en el futuro?
Las visión debe caracterizarse por ser: 1. Medible: debe ser posible medir o verificar el éxito en el logro. 2. Atractiva: debe reflejar las aspiraciones y expectativas de directivos, empleados, Clientes y otros que tengan interacción con la organización. 3. Posible: hay que incluir objetivos realistas y alcanzables, aun cuando impliquen un reto. 4. Estratégica: debe incluir los asuntos decisivos para cumplir con éxito la misión. 5. Entendible: debe de tener claridad y precisión, por ejemplo realizarla con un lenguaje sencillo para ser identificada no solamente por el personal, sino también por los clientes. 6. Inspiradora: que estimule y provoque un efecto positivo en las personas, para ayudar así al enrolamiento de ella. 7. Tiempo: debe tener establecido el tiempo en años, por lo regular los autores coinciden en de 3 a 5 años, por lo cual al cumplir ese período de tiempo no debe pasar el ajustar o el cambiar los objetivos a alcanzar.
OBJETIVOS: Establecer objetivos es esencial para el éxito de una empresa, éstos establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivación para todos los miembros de la empresa.
permiten enfocar esfuerzos hacia una misma dirección. Sirven de guía para la formulación de estrategias. Sirven de guía para la asignación de recursos. Sirven de base para la realización de tareas o actividades.
Para definir claramente un objetivo, existe el modelo “SMART”, que nos permite identificar claramente las características de un objetivo bien establecido:
Específico:Los objetivos deben ser Concretos, claros y fáciles de entender. Medible: Deben crearse identificadores para observar, de manera tangible el éxito. Alcanzable: Realizable en función de los recursos y la misión de la organización. Retador: Que no sean sencillas de lograr, que inspiren reto, impliquen esfuerzo y sean relevantes. Tiempo: Límite para medir y obtener los resultados.
Requisitos que se deben cumplir para establecer buenos objetivos en la empresa: Realistas: Los objetivos deben basarse en unos históricos reales de la empresa, contemplando aquellos acontecimientos que pueden aumentar o disminuir la cuenta de resultados. Ambiciosos: En este punto debemos contemplar, aparte de los indicativos económicos (inflación, históricos mensuales etc.) aquellos productos, servicios, mercados, nichos en las que estamos dispuestos a dar batalla.
Medibles: Unos objetivos deben ser controlados mes a mes. No es aconsejable esperar al trimestre a ver qué sucede. Claros: Los objetivos deben tener una definición clara, entendible y precisa, no deben prestarse a confusiones ni dejar demasiados márgenes de interpretación.
Coherentes: Deben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos, con la visión, la misión, las políticas, la cultura organizacional y valores de la empresa.
Recomendaciones sobre el uso de objetivos: 1. Se deben establecer objetivos generales, pero siempre y cuando éstos sirvan de referencia para establecer objetivos específicos. Establecer solamente objetivos generales, puede generar confusión y falta de conciencia de hacia dónde realmente se quiere llegar, siempre es necesario acompañarlos con objetivos específicos. 2. Es necesario establecer objetivos para la empresa en general, para cada división o área, y para cada equipo de trabajo. Los objetivos para cada equipo se establecen en función de los objetivos de cada área, y los objetivos de cada área se formulan en función de los objetivos de la empresa. 3. Los objetivos no deben ser estáticos, se debe tener la suficiente flexibilidad como para poder adaptarlos a los cambios inesperados que podrían suceder en el entorno, por ejemplo, los cambios repentinos en los gustos de los consumidores como producto de nuevas modas. 4. siempre se deben establecer prioridades, cumpliendo los objetivos en orden de importancia o urgencia. 5. Los objetivos deben ser conocidos por todos los niveles de la empresa, y siempre deben hacerse recordar permanentemente.
VALORES: Los valores son los principios básicos que se deben observar en el actuar dentro de la organización para el logro de la misión. Existen muchas formas de actuar para alcanzar los objetivos y algunas de ellas podrán infringir leyes, reglas básicas de convivencia humana y otras normas que las sociedades han establecido para lograr una convivencia pacífica, así como son también los valores por los cuales se identifica a la organización desde afuera tales como la puntualidad, el compromiso, el respeto, la responsabilidad con el medio ambiente, etc. que harán ver al público o a los clientes como identidad a la empresa que se están dirigiendo
Cómo establecer los valores : 1. Competitividad: analice que valores se reflejan en la competitividad de la empresa, por ejemplo si estamos hablando de una empresa de paquetería o de entregas a domicilio en la cual los clientes buscan la puntualidad, ese valor tiene que ser transmitido a los empleados para que se vea reflejado en el servicio. 2.Convivencia: hay valores que tienen que regir a la organización para asegurar la sana interacción entre ellos, por ejemplo el respeto de creencia, religiosa o afinidad sexual que puede poner en riesgo la productividad e imagen de la empresa.
Para establecer los valores organizacionales es necesario después de citarlos dar una breve explicación de lo que significa cada uno de ellos para la empresa, tomando en cuenta que para cada una de ellas la puntualidad es un valor subjetivo, no es lo mismo la puntualidad para alguien que entrega pizzas que para alguien que entrega insumos médicos en una cirugía.
POLITICAS ORGANIZACIONALES: Una política es la orientación o directriz que debe ser divulgada, entendida y acatada por todos los miembros de la organización, en ella se contemplan las normas y responsabilidades de cada área de la organización. Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización. En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que complementan el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias. Las políticas deben ser dictadas desde el nivel jerárquico más alto de la empresa.
Es recomendable:
1. Su redacción debe ser sencilla y con lenguaje claro, concreto y preciso, no deben existir ambigüedades. 2. La política es parte esencial de la vida organizacional de una empresa, por lo cual su letra no debe ser muerta (definir, aplicar y cumplir). 3. Debe ser adaptable a través del tiempo, por lo cual entra en juego la fase de mantenimiento.
Ten en cuenta:
La política más efectiva es la que busca hacer lo indicado, en el momento Preciso y con un control absoluto de la situación. Las políticas deberían generar como primer producto : confianza Una buena política empresarial se concentra en pocos y grandes objetivos, y sigue un solo camino, el correcto, hasta alcanzarlos. Algunas acciones superan rápidamente a las directivas, las que tienen que ser revisadas y actualizadas periódicamente. Las políticas no sólo deben normar a la empresa y sus trabajadores, sino principalmente generar confianza. Las políticas son indispensables para una adecuada delegación de autoridad.
Las políticas reflejan la imagen de la empresa y deben reajustarse a tiempo. Las políticas deberían ser unificadoras. Sin políticas no habrían bases ni sustentos para empezar. El primer paso para solucionar problemas es establecer confianza y reconocer que el problema existe. Las políticas deben ser escritas y también se tiene que verificar que son comprendidas por todos. Las políticas deben ser dictadas desde el nivel jerárquico más alto de la empresa. Las políticas deben ser coincidentes con el estilo general de la empresa. Los procedimientos deben fijarse por escrito y, de preferencia prácticamente.
Una buena política empresarial es vender productos o servicios con calidad tal, que logre siempre la satisfacción del cliente.
ESTRETIGIAS: Son acciones que se llevan a cabo con el fin de alcanzar determinados objetivos, son acciones que al momento de formularlas, requieren de cierto análisis; y que al momento de ejecutarlas, requieren de cierto esfuerzo.
A la hora de establecer estrategias debes tener en cuenta las siguientes características: Deben ser los medios o las formas que permitan lograr los objetivos; los objetivos deben ser los “fines” y las estrategias “los medios” que permitan alcanzarlos. Deben guiar al logro de los objetivos con la menor cantidad de recursos, y en el menor tiempo posible. Deben ser claras y comprensibles para todos. Deben estar alineadas y ser coherentes con los valores, principios y cultura de la empresa.
Deben considerar adecuadamente la capacidad y los recursos de la empresa. Deben representar un reto para la empresa. Deben poder ejecutarse en un tiempo razonable.
Diseña la Estrategia entendiendo muy bien el Contexto en la que se va a llevar a cabo Las
Estrategias que tienen en cuenta el Contexto en el que se despliegan son de un nivel superior. Por ejemplo: No es lo mismo implementar un plan de marketing en un mercado emergente que en un mercado maduro, en un sector en crisis que en un sector en fase de crecimiento, o en un contexto de liquidez en el mercado que en un contexto de sequía económica.
Orientar la Estrategia no sólo al qué o cómo se quiere hacer sino también al quién la tiene que llevar a cabo De aquí el sentido de la célebre frase ‘es mejor una estrategia mediocre en manos de un equipo sólido que una estrategia buena en manos de un equipo mediocre’. Bastante evidente. Sin embargo, hay una explicación más avanzada del tema. La explicación es que al final una Estrategia debería coserse a medida de las personas que la van a llevar a cabo. Cada cual tiene sus cualidades, puntos fuertes y débiles. Una Estrategia brillante aprovecha los puntos fuertes del equipo que la tiene que llevar a cabo no sólo porque es el camino más natural para llevarla a cabo sino también porque cuanto más a medida esté diseñada la estrategia más probable es que su ejecución sea exitosa.
Estructura la Estrategia de manera que haya una armonía correcta entre la secuencia y el timming de implementación de la misma Una buena estrategia marca un camino a seguir. Si es muy buena define la secuencia a seguir en este camino. Primero haremos esto, luego aquello, después en función de los resultados haremos esto o aquello. Pero existe un nivel superior que posiciona la secuencia de los pasos a seguir en el tiempo, de forma que su implementación fluya de forma natural. Veamos dos ejemplos: Una organización puede tener que madurar (o profesionalizarse) hasta poder asumir un cambio determinado. Entonces quizá necesitaremos ‘cortar’ la estrategia en fases de manera que se consigan éxitos en el camino y que nos permitan ganar apoyo para reforzar el compromiso con la estrategia y asegurar las siguientes fases de implementación. Imaginemos que estamos jugando a ajedrez y queremos plantear la partida de una manera determinada. Si en las primeras jugadas ya orientamos la partida hacia esta dirección nuestra estrategia quedará desvelada desde el principio. En cambio, si damos una serie de pasos que no desvelen nuestra estrategia y la revelamos ya en la fase final, conseguiremos cierto efecto sorpresa que podrá jugar a nuestro favor. En Conclusión, una estrategia brillante tendrá en cuenta la secuencia pero también el momento adecuado para realizar cada uno de los pasos.