YOHANA MATEUS GONZALEZ
ARCHIVOS DIGITALES BASES DE ARCHIVOS DIGITALES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO TRABAJOARCHIVOS PRESENTADO A: DIGITALES YILBERTFEBRERO MARTร NEZ 2013
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YOHANA MATEUS GONZALEZ
BIBLIOTECA NACIONAL ARCHIVOS DIGITALES FEBRERO 2014
INTRODUCCIÓN Hace ya algunos años las tecnologías de la información y las comunicaciones (TICs), se han ido incorporando como herramientas para facilitar la gestión en las organizaciones, y si bien es cierto han hecho que se agilicen los procesos y que se preste un mejor servicio a los ciudadanos, también las ha enfrentado a nuevos desafíos, es la gestión de la información y sus documentos en formato digital de cara a su búsqueda, recuperación y conservación a mediano y largo plazo.
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OBJETIVO GENERAL Definir y comprender los lineamientos generales de los archivos digitales que permitan agilizar los procesos y que se preste un mejor servicio.
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Reconocer las normas de los archivos 2. Proceso de los archivos digitales 3 .Acciones para conservar la información digital
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1. DEFINICIÓN DE ARCHIVO ARCHIVO: Son numerosos los conceptos que definen lo que es archivo pero todos se enfoca lo que dice el Archivo General de la Nación ¨archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia¨ También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. CLASES DE ARCHIVOS ARCHIVO DE GESTION: Es aquel que corresponde al de las oficinas productoras de documentos, en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que lo soliciten. ARCHIVO CENTRAL: Es la unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objetos de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo
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central o del archivo de gestión, que por decisión del correspondiente Comité de Archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
2. DEFINICIÓN DE BIBLIOTECA La Ley de Patrimonio Histórico (Ley 16/1985) define biblioteca como “instituciones culturales donde se conservan, reúnen, seleccionan e inventarían, catalogan, clasifican y difunden conjuntos o colecciones de libros, manuscritos y otros materiales bibliográficos o reproducidos para su lectura en cualquier sala pública o mediante préstamo para su investigación, estudio de la cultura y la información”. Se llama biblioteca a cualquier tipo de colección organizada ya sea libros, publicaciones o bien documentos gráficos o audiovisuales que mediante su organización se ponen disponibles para ser consultados o tomados en préstamo FUNCIONES DE LA BIBLIOTECA Son principalmente: La Colección, la Organización y la Difusión. • Colección El pilar básico de toda biblioteca radica en su colección. Esta debe ser organizada y difundida convenientemente. Entendemos por colección los fondos
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bibliográficos o documentales del centro de documentación o biblioteca (libros, publicaciones periódicas, folletos, manuscritos, música impresa) La colección no puede ser estática, ya que debe responder en todo momento a las necesidades de los usuarios, para lo cual se necesita mantener comunicación continúa con estos. La colección debe estar compuesta de todo tipo de documentos: impresos y electrónicos. Además del libro, pueden formar la colección otros documentos como folletos, hojas sueltas, publicaciones seriadas, manuscritos, documentos cartográficos, música impresa o reproducida. Para formar la colección se siguen los siguientes pasos: o Selección del fondo bibliográfico según las necesidades informativas del usuario o Adquisición: compra, donativos, canje, Depósito legal. Organización Es la función de la biblioteca que tiene por finalidad que el conocimiento se haga accesible a las demandas individuales de los usuarios. Se basa en unas técnicas basadas en conocimientos teórico-científicos que se han ido adaptando a los distintos soportes (como resultado de la automatización). Cuando el documento es adquirido, antes de formar parte de la colección, recibe tratamiento técnico en el que las operaciones más importantes son: clasificación y catalogación, que permiten la formación de los catálogos en las bibliotecas. La descripción bibliográfica o catalogación se ha normalizado internacionalmente mediante las RCA (Reglas de Catalogación Angloamericanas) Para la clasificación de los fondos bibliográficos existen varios sistemas como: • Clasification Decimal Dewey • Library of Congreso • BC of Bliss • CDU •
• Difusión Es la principal tarea y objetivo de la biblioteca, que el conocimiento se haga accesible. Los servicios que ofrece la biblioteca son: lectura de sala, servicio de préstamo, servicio de información y referencia, extensión bibliotecaria y cultural, etc. Para la difusión de la información se organizan las siguientes tareas: • Informar de las características de la colección, secciones de la biblioteca, horarios, cómo satisfacer la necesidad de información del usuario… • Ayudar a los usuarios a utilizar los recursos informativos.
La biblioteca existe para lograr determinados objetivos, que se logran sometiendo sus elementos a organización. Además se relaciona con su entorno, retroalimentándose. TIPOS
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Las necesidades informativas de los usuarios, cada vez más amplias han llevado a una diversificación de la biblioteca. Existen varias tipologías: • Clasificación Tradicional - Bibliotecas Nacionales cabeza del sistema bibliográfico de un país. Funciones centrales en el control bibliográfico. - Bibliotecas Públicas carácter general por sus fondos y usuarios. - Bibliotecas de Centros Docentes (escolares y /o universitarios) carácter general por sus fondos y pero no por sus usuarios. - Bibliotecas Especiales especiales por fondos y usuarios. •
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Clasificación de la UNESCO -
Bibliotecas Nacionales
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Bibliotecas de instituciones de enseñanza superior (universitarias centrales, de institutos y departamentos universitarios, de centros de enseñanza superior no universitaria)
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Bibliotecas importantes no especializadas que pueden ejercer como nacionales en un área geográfica determinada
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Bibliotecas escolares
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Bibliotecas Públicas o populares
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Bibliotecas Especializadas
Clasificación de la IFLA (Federación Internacional de Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias) -
Bibliotecas generales de investigación: incluyen aquí bibliotecas nacionales, parlamentarias y universitarias. Fondos científicos generales
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Bibliotecas especializadas: comprenden las que se ocupan de un tema o materia. Se distinguen dentro de este grupo las de administración, arte, ciencias biológicas y médicas, ciencia y tecnología, ciencias sociales, geografía y mapas.
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Bibliotecas al servicio del público en general: se incluyen escolares, infantiles, para ciegos, hospitalarias, públicas, de minusválidos y minorías étnicas.
3. Diferencias entre archivo y biblioteca Centro 8
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Diferencias
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Origen Bibliot eca
Se origina por compra, donación o canje
Archiv o
Se origina naturalm ente y fluidame nte
Depende ncia No existe dependen cia de las institucion es, puede existir con total independe ncia
Crecimie nto Para enriquec er el acervo bibliográf ico se requiere de presupue sto
Metodol ogía Está orientado a seleccion ar, coleccion ar, conserva r, catalogar , clasificar y difundir la informaci ón de los libros
Marco legal Son reguladas por normas nacionales o internacion ales ley 1379 de 2010 y directrices ISO, IFLA, ALA, UNESCO
Los archivos están ligados a cualquier institución natural o jurídica, ya sea pública o privada
No necesita presupue sto para que se forme ni para crecer
Está encamin ado a recoger, conserva r, organizar , describir y servir los documen tos
Se fundament a con la ley 594 de 2000, ley 1904 de 2010
organiza ción El acervo puede estar organizad o por coleccion es (general, reserva, referencia , hemerote ca, tesis etc.) de acuerdo al sistema de clasificaci ón utilizado Posee un ciclo vital y están agrupado s por fondos, series, subseries .sus catálogos o bases de datos pueden estar en papel o formato electrónic o
4. Los documentos digitales Definición Es aquel documento que ha sido elaborado en un computador, se gestiona y se almacena en computadores. En el caso de un documento digital, la información 9
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está codificada en bits, y para leer, visualizar o grabar la información se precisa de un computador. Características Funcionales • Carácter Interactivo de los Documentos Digitales El lector no está en capacidad de preguntar sobre el contenido, debe preguntárselo a si mismo y continuar con la lectura para saber si la respuesta existe. Además, el lector es incapaz de poder agregar nuevos contenidos a los ya establecidos en el documento. Incapaz de incorporar a él las ideas que genera la lectura, enriqueciendo con las propias, las del autor y las de futuros lectores. • Carácter multimediático de los documentos digitales Un texto informa a través de la palabra; una foto con la imagen; una grabación con el sonido. Ciertamente, un texto se puede ilustrar con una imagen y una foto puede explicarse con un texto adyacente, pero el mensaje se transmite por un medio principal al que los otros complementan. • Carácter hipertextual de los documentos digitales En un documento digital, es posible establecer relaciones entre palabras, frases, imágenes, textos o sonidos ubicados en un documento, e información textual, visual o auditiva, ubicada en cualquier otro documento al cual se pueda acceder electrónicamente • Carácter “omniaccesible” de los documentos digitales La posibilidad de establecer relaciones entre documentos ubicados en distintos sitios Web, no importa la región o país donde se encuentren, permite que los documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar Mutabilidad e Identidad en los Documentos Digitales • Carácter “mutable” de los documentos digitales El documento digital se produce en el mismo medio en que se publica: un medio electrónico. Esto facilita enormemente efectuar cambios en él. • “volátilidad” de los documentos digitales Un documento electrónico es fácilmente publicable para que el mundo entero lo pueda consultar. Pero así como es fácil publicarlo, es igualmente fácil sacarlo de circulación. Tipos de documentos digitales • Impresos Digitalizados Un documento digital puede ser el resultado de haber procesado con un "scanner" un documento originalmente impreso 10
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• Digitales para Imprimir Un documento digital puede ser elaborado directamente en medio electrónico, con programas del tipo "procesador de palabras", como "Word" de Microsoft, pero con el objetivo de imprimirlo luego. 5. Porque conservar la información digital Procesos y servicios más eficaces y eficientes • Aumento de la productividad • Optimización de los recursos • Buenas prácticas en gestión documental • Disminución de los costos asociados a la administración de papel, tales como almacenamiento e insumos • Mejorar el acceso a la información dentro y entre las entidades • Mayor control y seguridad en el manejo de la información • Eliminar la duplicidad de documentos • Disminuir los tiempos de localización de los archivos • Reducir las necesidades de espacio de almacenamiento
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CONCLUSIONES Para garantizar la correcta administraciรณn de estos documentos digitales de archivo es necesario el uso de una aplicaciรณn que permita su captura, registro, clasificaciรณn, archivo, que controle el acceso, facilite la publicaciรณn y recuperaciรณn asรญ como su disposiciรณn final, con todas las medidas de seguridad necesarias. Para ello deberรกn implementar herramientas de gestiรณn de documentos electrรณnicos de archivo y de gestiรณn de contenido con el fin de asegurar un adecuado manejo de la informaciรณn.
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BIBLIOGRAFร A http://www.slideshare.net/Sarascr/manual-de-biblioteconoma http://sanidad.wikispaces.com/file/view/1_Biblioteconomia_25temas.pdf
http://www.definicionabc.com/general/biblioteca.php#ixzz2tooBgyHU
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