Sistemas de Información de la Mercadotecnia “Registro de Cuentas por Cobrar”
Concepto Cuentas Por Cobrar Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y otorgamiento de préstamos, son créditos a cargo de clientes y otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes o valores más líquidos disponibles tales como efectivo, aceptaciones, etc., y que por lo tanto pueden ser cobrados. Las Cuentas por Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas a los departamentos de Crédito y Cobranza, Contabilidad, Tesorería y Finanzas. Las cuentas por cobrar son el total de todo el crédito extendido por una empresa a sus clientes; por lo consiguiente, esta cuenta del Estado de Posición Financiera Representa cuentas no pagadas adeudadas a la empresa. Desde el punto de vista del administrador financiero la cantidad en pesos de las cuentas por cobrar se puede dividir en dos partes. Una de ellas representa los desembolsos de caja efectuados por la empresa al proporcionar los productos que se han vendido; la otra, es la diferencia entre los desembolsos de caja y los precios de veta de los productos.
Clasificación de Cuentas por Cobrar
Las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata: Corto Plazo y Largo Plazo • A Corto Plazo.- Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año. • A Largo Plazo.- Su disponibilidad es a más de un año. Pueden sub clasificarse de acuerdo a su origen en dos grupos que son: a) A cargo de Clientes y b) A cargo de Otros Deudores CLIENTES.- como una introducción al concepto de clientes podemos mencionar que en la antigüedad la palabra clientes se refería a la careta que utilizaban los actores cuya finalidad era no revelar su identidad, actualmente clientes son todas aquellas personas que deben al negocio mercancías adquiridas a crédito y a quienes no se exige especial garantía documenta. La relación entre esta aceptación y la actual es imposible determinarla, sin embargo se tiene que aceptar, no siendo esta la más adecuada, la salvedad de que el mencionar clientes en forma aislada sólo se menciona el nombre genérico de los deudores. Bajo este rubro se registran las cuentas por cobrar que posee la empresa y que provienen de las ventas de los bienes y servicios que proporciona a entidad.
DEUDORES DIVERSOS.- Estas son las que provienen de operaciones diferentes a las ventas y a los servicios que proporciona la entidad. Este termino se refiere a los prestamos que hace la empresa ya sea a su personal o a otras terceras personas como accionistas, reclamaciones, ventas de activo fijo, impuestos pagados en exceso, etc.
Reseña Histórica Desde tiempo atrás las empresas han llevado todos sus informes manualmente por lo que resulta lento y problemático, lo cual no permitía ver el movimiento de la empresa en tiempo real, si no esperar hasta ver los estados de resultados, lo cual implicaba la acumulación de muchos documentos y manejo exagerado y desorganizado de papelería que ralentizaba el servicio a los clientes, se utilizaba tiempo demasiado valioso que bien podría usarse en otro tipo de actividades Gracias a la evolución de los sistemas información, este tipo de problemas presentados en el registro de las cuentas por cobrar se ha automatizado muchos programas de software pueden ayudarle a generar facturas y a llevar un registro del tiempo y los gastos relacionados con cada cliente. Estos programas pueden ahorrarle muchas horas al propietario de una empresa que utilicen las cuentas por cobrar.
Aplicación Cuentas por Cobrar •
En la mercadotecnia, para promover las ventas, el director de finanzas debe cuidar que su empleo ayude a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversión y que no se abuse del procedimiento hasta el grado en que el otorgamiento de créditos deje de ser rentable y atractivo en términos de rendimiento sobre inversión.
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El departamento de mercadotecnia de la empresa por lo general tiende a considerar las cuentas por cobrar como un medio para vender el producto y superar a la competencia. Por lo regular se observa que la mayoría de los vendedores, por ejemplo, se inclinan hacia una política de crédito muy liberal, porque favorece las ventas. Si la competencia ofrece crédito, la propia empresa tendrá que hacerlo también para proteger su posición en el mercado. Esto se puede aplicar a una tienda de departamentos que se ve obligada a ofrecer a sus clientes tarjetas de crédito para poder competir, lo mismo que a una empresa internacional de ingeniería que tiene que otorgar o arreglar crédito a largo plazo como parte de sus operaciones a fin de competir con éxito por la adjudicación de contratos de construcción de presas, refinerías y otros grandes proyectos de inversión de capital.
Empresas que Utilizan Cuentas Por Cobrar Si los productos o servicios se pagan contra entrega, no necesitará un sistema de registro de cuentas por cobrar. Sin embargo, si presta servicios o vende productos que sus clientes pagan en una fecha posterior, sus registros de cuentas por cobrar muestran el dinero que se le adeuda. Puede supervisar las cuentas por cobrar manteniendo una copia de todas las facturas enviadas o llevando un registro de las cuentas por cobrar. Cualquiera sea el método utilizado, la información que debe registrar incluye: fecha de la factura, número de la factura, monto de la factura, plazos, fecha de pago, monto pagado y nombre de la entidad a la que se emitió la factura. Ejemplo de estas empresas son cualquiera que otorgue créditos; Empresas manufactureras, Empresas Comerciales, Empresas de Servicios, tiendas departamentales, instituciones bancarias, Agencias automovilísticas, proveedores en general, etc.
Esquema de Registro de Cuentas por Cobrar Un ejemplo de la automatización mas clara y favorecedora de los sistemas de información en cuanto al registro de las cuentas por cobrar es el software Mexicano, Aspel-SAE que es el Sistema Administrativo Empresarial que controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa en forma segura, confiable y de acuerdo con la legislación vigente; proporciona herramientas de vanguardia tecnológica que permiten una administración y comercialización eficientes. La integración de sus módulos (clientes, facturación, vendedores, cuentas por cobrar, compras, proveedores, cuentas por pagar y estadísticas) asegura que la información se encuentre actualizada en todo momento. Genera reportes, estadísticas y gráficas de alto nivel e interactúa con los demás sistemas de la línea Aspel para lograr una completa integración de procesos.
Aspel ha realizado diversas alianzas con empresas líderes en su ramo, que permiten brindar mejores alternativas a los clientes. Desatacan las alianzas realizadas con Palm, Telmex, Intel, Microsoft, Samsung, OKI, Epson, Dell, IBM y HP, entre otras. Maneja: • • •
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Datos generales y comerciales: fecha de última venta, vendedor asignado, días de revisión y pagos de documentos, días de crédito, suspensión de clientes, entre otros. Control de anticipos, cálculo de intereses moratorios y división de cargos. Campañas de venta y seguimiento comercial de clientes (CRM): Integración del expediente del cliente con estados de cuenta, antigüedad de saldos, ventas, contactos y citas. Registro y seguimiento de clientes y prospectos. Elaboración, seguimiento y reportes de resultados de campañas de ventas y telemarketing: consulta del avance de las campañas, estado de atención a los clientes, desempeño de los ejecutivos de venta, entre otros.