Programa Nacional de Formaciﾃｳn en Ciencias de la Informaciﾃｳn CAPACITAR AL PERSONAL DEL ARCHIVO DE GESTION DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO MEDIANTE UN TALLER DE CARﾃ，TER INFORMATIVO SOBRE LOS LINEAMIENTOS TECNICOS DEL USO Y MANEJO DE LA DOCUMENACION
Barquisimeto, Mayo 2016
Participantes: Andri Rivero Yorman Belandia Yonathan Vasquez Tutora: Marﾃｭa Medina
OBJETIVOS Los lineamientos técnicos para la organización y conservación de la documentación del Archivo de Gestión del Departamento de Talento Humano, tiene como finalidad de ser guía de apoyo a la organización y al personal encargado que cumple con ciertos objetivos, los cuales son los siguientes: Garantizar su ordenación y el resguardo de la documentación para su simple consulta dentro del fondo documental. Aplicar las técnicas archivísticas de las secciones de los documentos que se almacenan en el archivo. Mantener actualizado la descripción documental para el archivo de gestión para su mejor control de documento que genera la organización. Facilitar la recuperación de información de forma rápida y eficaz, para los usuarios que requiera información acerca del expediente que brinda el Archivo del departamento.
¿Que es un documento? Se entiende por documento la información registrada, en cualquier soporte y de cualquier edad, producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad del cabildo y que consta de contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar prueba fiel de la actividad que refleja.
¿Que es un Archivo de Gestión? El Archivo de gestión del departamento es el órgano transversal responsable de la gestión, control y servicio para su consulta y explotación de todos los expedientes.
Cómo Organizar un Archivo? Hay una idea que debe predominar por encima de todo, y es que los Archivos de gestión se deben organizar pensando no sólo en el presente sino también en el futuro. Esto quiere decir que el sistema que diseñemos deberá servir para cubrir las necesidades futuras de la organización y la comunidad. Conseguir esto sólo será posible elaborando un buen plan de trabajo y adquiriendo un conocimiento de las técnicas archivística.
Funciones del archivo: La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. Estos documentos se conservarán debidamente ordenados y clasificados.
PROCESO Los procesos técnicos que se deben utilizar para mantener una buena organización documentación en el Archivo de Gestión son los siguientes procesos que se aplicaron:
Clasificación Documental Según Heredia (1993) define que clasificación es "separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos dentro de un archivo o los fondos de un archivo, Es una operación fundamentalmente intelectual". En la Clasificación documental se debe seguir los siguientes pasos:
Identificar los asuntos y tipologías documentales de la sección que se encuentre en buenas condiciones. Jerarquizar los asuntos y tipología de los documentos. Codificar los asuntos y tipología documental. Elaborar un cuadro de clasificación que se establecerán los instrumentos jurídicos, de organización y normatividad de la dependencia y entidad.
Cuadro de Clasificación Documental Elaboración de un cuadro general de clasificación archivística es una de lo requerimiento importante en los lineamientos técnicos para el del archivo, es requisito previo e indispensable contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos de archivo.
Código TH.A
Descripción Expediente del
Sección.
personal
Funcional
TH.A.01
Serie Expediente empelado Activo
TH.A.03
Serie Expediente Obreros Activo
TH.A.05
Expediente
Serie
empleado
Para la elaboración de un cuadro de clasificación además de contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos de archivo, se deben tomar en consideración:
Inactivo TH.A.07
•Los recursos con se cuenta para ello.
serie
obrero inactivo TH.A.09
Expediente
serie
empleado
•Los instrumentos jurídicos, de organización y normatividad de dependencia o entidad. •Los esquemas de clasificación existentes.
Expediente
jubilado TH.A.11
Expediente obrero jubilado
serie
TH.B TH.B.13
Nรณminas del personal Nรณminas de empleados fijo
Secciรณn funcional serie
TH.B.15
Nรณminas de obreros fijo
serie
TH.B.17
Nรณminas de empleado por
serie
TH.B.19
contrato Nรณminas de obreros por contrato
serie
TH.C
Permisos administrativos
Secciรณn funcional
TH.C.21
Permisos de Empleados
serie
TH.C.23
Permisos de Obreros
serie
TH.C.25
Permisos Sindicales
serie
TH.C.27
Permisos de Producciรณn
serie
Permisos de clausuras
serie
TH.D
Recibos y Pagos
Secciรณn funcional
TH.D.31
Recibos de Pagos de Empleados
Serie
TH.D.33
Recibo de Pago de Obreros
TH.D.35
Recibos de Pagos de Liquidaciรณn
Serie
TH.D.37
Facturas Administrativas
Serie
TH.E
Beneficios del personal
Secciรณn funcional
TH.E. 39
Beneficios de Guarderรญas
Serie
TH.E.41
Beneficios de Becas Escolares
Serie
TH.E.43
Dotaciรณn de Uniformes
Serie
TH.C.29
Serie
ORDENACIÓN La ordenación de lo expediente de la sección debe de estar por orden alfabética dependiendo de la documentación que genera la organización, por el cual establecerá el criterio más adecuado para la localización y recuperación de los documentos, de esta manera seria de más fácil acceso para la búsqueda consulta de la documentación.
De esta manera la ordenación permite la instalación o colocación material de los expedientes en el espacio y mobiliario disponible en los archivos, trátese de archivos formalmente establecidos que cuenten con la estructura organizacional y los recursos operativos para su funcionamiento, asignado en forma oficial o de unidades archivísticas.
Por consiguiente, para ordenar la documentación de la sección del archivo se debe de tomar en cuenta los siguientes pasos: •Identificar las series documentales de la sección. •Separar los documentos por asuntos. •La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes. •Se debe ordenar los documentos principio de orden original.
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Expediente:
Los expedientes se les irán añadiendo los documentos en el orden en que se produzcan, que será el que establezcan la norma de procedimientos que regule el trámite, en decir que la ordenación interna del expediente de la sección, será de un Sistema Cronológico, de esta manera estas actividades tendrán una secuencia del documento de forma que el primero documento será el antiguo de acuerdo a su fecha y el ultimo será el reciente en donde culmina el año del documento.
Foliación: Se debe establecer que foliación es un proceso que archivístico impredecible siendo base de la organización, pues identificar cada documento ayuda a que cada expediente se encuentre enumerado y contenga la documentación requerida para ser archivado
Rotulación Proceso que normaliza el correcto uso de los marbetes y la información para luego recuperar la información oportunamente.
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Sistema de Ordenación
Esto sistema de ordenación que se manejara en la sección es a través de un sistema alfanumérico que te va a permitir una documentación exacta, con la finalidad de tener un buen manejo de documento al ser localizado por el personal encargado y consultado por la comunidad, entre esto sistema de ordenación mencionaremos el siguiente concepto:
GRACIAS POR TU ATENCION