حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
حزب مستقبل وطن
بروتوكول العالقات العامة الالئحة التنظيمية الداخلية المنظمة لقواعد (االتيكيت ،البرتوكول ،المراسم ،والمؤتمرات)
1
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
المحتويـــــــات م
البيان
الصفحة
1
كلمة السيد رئيس الحزب
3
2
كلمة السيد أمين العالقات العامة بالجمهورية
4
أوال
مقــــدمــــة السيـــاســى الــدبــــلـــوماســــى
5
ثانيا
التـــــــــعـــــــريــــــــفـــــات و المفاهـــــــــــيم
7
1
تعريف اإلتيكيت
8
2
تعريف البروتوكول
8
3
تعريف المراسم
9
4
العالقة بين االتيكيت و البروتوكول
9
ثالثا
مجاالت تطبيق االتيكيت و البروتوكول السياسى
10
1
اتيكيت المجامالت
11
2
اتيكيت المراسالت
17
3
اتيكيت المناسبات الرسمية
18
4
اتيكيت الزيارات غير الرسمية "المناسبات الخاصة "
23
5
اتيكيت توجيه الدعوة واالعتذار منها
26
6
اتيكيت االسبقية
28
7
اتيكيت التحية و المصافحة و التقديم والتعارف
33
8
اتيكيت الحديث واالستماع و اإلنصات والمتابعة
36
9
اتيكيت المائدة
41
10
اتيكيت المؤتمرات
45
11
اتيكيت اإلجتماعات
47
2
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
الســـادة أعضــاء الحــزب الكــــرام، تحية طيبة وبعد، كل عام وأنتم بألف خير ،عام جديد نتمنى من المولى عز وجل أن يجعله عاما سعيدا متميزا على كافة األصعدة لمصرنا الحبيبة ولحزبنا القوى بكم ومع بداية العــــام ،نصدر هذا البروتوكول الهــام بروتوكـــول العالقـــات العامــة والذى يعيننا جميعا على تمثيل الحزب بشكل أكثر فاعــلية في مختلف المناسبات ،ويمكننا من زيادة ثــقة المواطنيــن بالحــــزب ولذا أتوجه بالشكر مقدما لحضراتكم على تفعيل البروتوكول في كافة التعامالت داخل الحزب وخارجه مع مختلف الهيئات والمؤسسات انطالقا من ثقتى الكاملة في حضراتكم لتطوير الحزب وتمثيله التمثيل المشرف الذى يثبت يوما عن يوم بأننا بحـــق
مستــقـبـل وطـــن رئيــس الحــزب م أشرف رشــاد عبد الحميد
3
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
السادة أعضاء حزب مستقبل وطن األفاضل،
تحية طيبة وبعد، كل األمانى الطيبة بمناسبة العام الميالدى الجديد 2018والذى تتشرف أمانة العالقات العامة في مستهله بإصدار هذا البروتوكول الذى أعده أعضاء األمانة بالحزب بشكل متكامل ،مما يجعله أول اصدار حزبى من نوعه ،وأتوجه بالشكر لجميع أعضــاء األمانة بالجمهــورية وأخص بالشكر د .ايمـان السيــد حافـــظ و أ .بسـمة محمد إبراهــيم للمجهود الكبير في اعداد البرتوكول ،الذى سيكون فعاال فقــط بجهود حضراتكم لتحقيق المرجو منه ،وهو التمثيل األكثر فاعليه للحزب وأعضاءه بمختلف المناحى. ونؤكد على أن األمانة تسعد دوما باستقبال آرائكم ومقترحاتكم بمقرات الحزب بالمحافظات وبمقر األمانة العامة بالقاهرة او على البريد االلكترونى
publicrelations.mwatan@gmail.com
لتحقيق التحسن والتطوير
المستمر والعمل سويا نحو مستقبل وطن أفضل. وتفضلوا بقبول فائق االحترام والتقدير أمين العالقات العامة م /محمـــد علــى الضبـــع
4
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
الباب األول
مقدمة السياسى الدبلوماسي
5
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
يتمتع السياسى الدبلوماسى باالركان الثالث التالية مجتمعين: المظهر الخارجى
جوهر الشخصية الدبلوماسية
السلوك السياسى الدبلوماسى القويم
أنيق
فصاحة اللسان -التمكن
اللسان العفيف – رقى االخالق
حسن المظهر
الكاريزما السياسية
احترام االخرين -الذكاء االجتماعى
اللقب الحسن
االخالق الفاضلة – حسن السمعة
التواضع -الثقة – الحديث الجيد الراقى الصدق – حسن و سريع التصرف
• احترام قواعد البروتوكول هى الخط الدفاعي األول لحماية العالقات الدبلوماسية والسياسية ،القواعد ليست جامده ومتغيره طبقا ً للموقف والحالة ،فعلينا تقييم التفاصيل في كل حالة التخاذ الموقف الصحيح. • ألن العالقات الدبلوماسية هي أداة إلدارة العالقات السياسية ،فإن هذه األداة قد وضعت لها القواعد التي تكفل لها تحقيق تلك الحماية . • متانة العالقات الدبلوماسية تكون أكثر أهمية كلما توترت العالقات السياسية ،حيث تستخدم العالقات الدبلوماسية في معالجة األزمات بين الدول ،كذلك الحال للنظام السياسى الداخلى للدولة بين األحزاب والمؤسسات الداخلية فى الدولة الواحدة. ونحن نسترشد بتلك النقاط التالية لإللتزام بالسلوك القويم الراقى المتحضر فى: • بناء العالقات البينية لحزب مستقبل وطن و المؤسسات االخرى سواء (سياسية ،اقتصادية ،اجتماعية ، ثقافية ) ..من جهة •
صناعة كادر سياسى مثقل بأبعاد دبلوماسية من جهة أخرى .
6
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
الباب الثانى
التعريفـــــات و المفاهـــــــــــيم
7
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
الفصل األول :اإلتيكيت • "فن الخصال الحميدة" أو "السلوك بالغ التهذيب -آداب التعامل " . • تتعلق قواعد االتيكيت بآداب السلوك ،األخالق ،الصفات الحسنة والمجاملة التى تعد فن اإلرضاء لكى تعطى فكرة حسنة عن صاحبها. • يضم االتيكيت مجموعة القواعد والمبادئ المكتوبة ،وغير المكتوبة ،والتي تنظم المجامالت واألسبقية، ومختلف المناس بات والحفالت والمآدب الرسمية واالجتماعية ،وهذه القواعد والمبادئ تدل على الخلق القويم الذي يجمع بين الرقي ،البساطة ،والجمال. • االتيكيت هو فن له قواعد غنية وثرية ال تترك مجاأل وإال وتطرقت إليه ،فهى قواعد تحكم جميع تعامالت الشخص ،سلوكه ،وترتقى بحياته لألفضل ،وتنقله لمستوى عال من الرقى والتحضر ،وتقدم صورة إيجابية عنه لدى األخرين.
الفصل الثانى :البروتوكول • هو مجموع قواعد السلوك الرسمية وغيرالرسمية التى تستخدمها الدول وممثليها فى العالقات مع نظرائهم ،أى اللباقة والمهارة اللتين يتحلى بهما اإلنسان فى عالقاته األجتماعية ،ويعنى ذللك بأنه مجموعة القواعد السلوكية المتحضرة أو نظام يتفق عليه فى السلوك أوالتنفيذ. • محصلة لمجموع اإلجراءات والتقاليد وقواعد اللياقة التي تسود المعامالت واالتصاالت الدولية ،كما تقوم تنفيذاً للقواعد و األعراف الدولية والعامة. • مجموعة من القوانيين والعادات ،التقاليد والسلوكيات المتفق عليها فى المجتمعات ( الكبيرة والصغيرة ). • البروتوكول بمعناه الواسع هو ..الدبلوماسية بمعناها الضيق.
8
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
الفصل الثالث :المراسم • هى القواعد أو التقاليد المتبعة فى تنظيم االحداث الخاصة. • تقترن المراسم بالتشريفات فكليهما مرتبط باألخر ،فالمراسم ترتبط بأحداث يتفاعل خاللها أفراد من مستوى وطبقة معينة ،هؤالء االفراد بحاجة لمن يستقبلهم ويرحب بهم ،لذا اقترن كل المفهومين ببعضهم بعض ،و يظهر اتباع المراسم فى:
▪ ▪ ▪ ▪ ▪
تنظيم و إعداد برامج زيارات الرسمية (الوفدية -الفردية). مراسم االستقبال و المرافقة و الوداع للوفود. إعداد قائمة باألعياد الوطنية ،القومية ،الدينية ،والمناسبات االجتماعية. التجهيزات الخاصة بالحفالت ،المؤتمرات ،الندوات ،ومآدب الطعام. تحديد االسبقيات ،مراعاة القواعد والتقاليد الرسمية المتبعة.
الفصل الرابع :العالقة بين البروتوكول واالتيكيت • هي العالقة ما بين العام والخاص او ما بين المجمل والتفصيل. • مراعاة القواعد البرتوكولية ال تقتصر فقط علي العالقات الدبلوماسية مابين الدول والحكام ،الرؤساء، والسفراء فى المناسبات الرسمية على مستوى المجتمعات الراقية فحسب ،بل تمتد إلى العالقات السياسية واالجتماعية والمهنية. • البروتوكول كمثال هو اإللتزام بالزى الرسمى فى حفلة رسمية ،اما اإلتيكيت هو التفاصيل المتعلقة بذلك الزى الرسمى ( لون الزى – التصميم -نوعية القماش) .
9
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
الباب الثالث
مجاالت تطبيق قواعد االتيكيت والبروتوكول السياسى
10
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
الفصل األول :اتيكيت المجامالت اوالا :التهانى و التبريكات التهانى المستمرة فى المناسبات من أهم أدوات بناء وتطوير وحماية العالقات والحفاظ عليها ،وليس هذا فقط بل انها اسلوب مميز و راقى لتجاوز الخالفات ان وجدت (التصالح المستتر).
مادة ( )1يتم حصر المناسبات التى تمر بها المؤسسات واألفراد ويتم إعداد قائمة بها تحتوى على: • األعياد الوطنية و الثورات و االنتصارات : (انتصار أكتوبر ،عيد تحرير سيناء ،ثورات يوليو ويناير ويونيو ،أعياد الشرطة والنصر والمحارب ...الخ ).
• االعياد القومية للمحافظات. • األعياد الدينية : (رأس السنة الهجرية ،عاشوراء ،المولد النبوى الشريف ،اإلسراء والمعراج ،ليلة النصف من شعبان ،شهر رمضان المعظم ،عيد الفطر ،عيد األضحى ،رأس السنة الميالدية ،عيد الميالد المجيد ،عيد القيامة المجيد ،عيد العذراء ،عيد النيروز ،عيد القديسين ...الخ)
• المناسبات اإلجتماعية (الفوز فى االنتخابات البرلمانية ،المحلية ،النقابية ،الخطبة ،الزواج ،أعياد الميالد ،الشفاء ،النجاه من حادث، الحج والعمرة ،التخرج ،النجاح ،الحصول على وظيفة او ترقية او جائزة ،الحصول على درجة علمية ...الخ).
11
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
مادة ( )2يتم مجاملة المؤسسات الزميلة سواء السياسية او العامة او غير ذلك فى العديد من
االحداث او االنجازات المحققة : • اندماج كيانات تجارية و صناعية كبيرة • افتتاح فروع او مقرات جديدة • انتخاب او تعيين مجلس ادارة جديد. • نجاح المؤسسة فى مشروع جديد – او اجتياز محنة معينة . • حصول المؤسسة على جائزة معينة. • التهنئة بقدوم محافظ جديد – مدير امن جديد – رئيس مجلس مدينة جديد..و هكذا حتى نهاية الهيكل التنظيمى .
مادة ( )3بروتوكول التهنئة هناك عدة طرق للتهنئة يمكن استخدام أحدهم منفردين او مجتمعين بناءا على عدة اعتبارات منها (قوة العالقة و الترابط بين مقدم التهنئة و متلقى التهنئة – طبيعة المناسبة – مكانة مقدم التهنئة و متلقى التهنئة )...مثل : • التهنئة بالزيارة ( شخصية فردية او مصحوبة بوفد). • تقديم الهدايا و التذكارات . • نشر التهنئة بالصحف. • إرسال باقات الورود و الزهور فقط . • إرسال باقات الورود و الزهور حتى موعد الزيارة . • التهنئة برسائل او مكالمات هاتفية . • التهنئة بإقامة احتفالية لمتلقى التهنئة.
12
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
ثانيا ا :التــــــــــــــعــــــــــــــــــــازى المجاملة فى األحداث األليمة أكثر أهمية وعظيمة األثر عن نظيراتها السعيدة.
مادة ( )1بروتوكول التعازى و المواساة: • يتم تقديم التعازى بالتساوى لجميع المكلومين بغض النظر عن مكانتهم. • يتم تقديم التعازى فى حالة فقدان االقارب حتى أقارب الدرجة الثالثة. • تقديم التعازى ليس فقط فى الوفاة وإنما التعرض ألى خسائر مادية (تحطم سيارة ،نشوب حريق، ...الخ).
مادة ( )2التعزية فى الوفاة: • المشاركة فى تشييع الجثمان سواء مشاركة ( فردية /وفدية). • المشاركة فى العزاء مشاركة ( فردية /وفدية ) لتقديم الدعم و المساندة المعنوية المباشرة بعيدة عن التكلف والشو اإلعالمى . • عند زيارة المكلوم ال نكتفى بمجرد الجلوس فقط و انما تبادل اطراف الحديث مع االلتزام بقول جمل قصيرة مقتضبة تعبر عن حزننا على خسارته و لكن بدون مبالغة حتى ال تثار أحزانه. • تستخدم برقيات التعازى او التعزية بالهواتف او بالرسائل في حالة عدم الحضور الفعلى ،واالفضل هو المشاركة الفعلية.
13
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
ثالثا ا :اإلعتـــــــــــذارات عن الضرر • قد نتسبب فى إلحاق الضرر بأشخاص او بمؤسسات سواء بالخطأ المتعمد او غير المتعمد او قد تصدر عنا تصريحات إعالمية غير دقيقة او مسيئة ألطراف اخرى او اتباع اى طرق من شأنها الحاق الضرر باالطراف المتعاملين معها. • فى تلك الحاالت يجب علينا االعتذار للمتضررو ذلك إلعادة العالقات الى سابق عهدها كما كانت قبل وقوع الضرر و التعهد واإللتزام بإنها الضرر الذى حدث.
مادة ( )1بروتوكول اإلعتذارات : يأخذ االعتذار عدة أشكال طبقا لدرجة الضرر الواقعة على المتضرر • زيارة الطرف المتضرر فى مكانه و اإلعتذار بشكل رسمى ومباشر. • االعتذار برسالة الكترونية او رسالة هاتفية. • ارسال رسالة اعتذار مع باقة زهور عبر وسيط له ذو مكانة هامة لدى الطرفين. • مقابلة المتضرر لدى وسيط (او فى مكان محايد) و تقديم االعتذار بشكل مباشر.
رابعا ا :الهدايـــــــــــــــا ال يجوز ان نقدم الهدية من اجل تحقيق اهداف و مصالح خاصة ،ألنها إذا اتسمت بالطابع المصلحى فقدت الهد ف الحقيقى منها.الن لو متلقى الهدية شعر بذلك ستأتى الهدية بمردود سلبى،ألن الهدية لتوطيد العالقات وليست للرشوة .
ماده ( )1تهدى الهدية فى حاالت كالتاليه: • المناسبات السعيدة • الترقيات والنجاحات 14
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
• الشكر واالمتنان • من اجل االعتذارات وتصحيح المواقف • عند الزيارات يكون هناك هدايا او تذكارات • نهاية الخدمة للموظف. • وغيرها من الحاالت أخرى طبقا ً لقييم األمانة.
ماده ( )2انواع الهدايا: • المصحف الشريف • الزهور والورود • االوسمة والدروع الخاصة بالحزب والتى تقدم كنوع من الهدايا اكثر قيمة من هدايا اخرى باهظة الثمن ،و تستخدم فى : oحفالت التكريم . oعند استقبال او زيارة شخصيات اعتبارية ذات مركز او مكانة رفيعة
ماده ( )3بروتوكول تقديم الهدايا: • التعامل مع الهدية على انها لتوطيد العالقات و للمحبة و للنية الصادقة. • الهدية ليست واجب اجبارى وانما يجب تقديمها عن رضا مدعوم بإبتسامة. • عدم انتظار تلقى الهدايا كرد للهدية المقدمة . • اختيار الهدية المناسبة للشخص المناسب مع مراعاة سن متلقى الهدية و مكانته. • تقديم الهدية بغالف مناسب. • إرفاق كارت شخصى او كارت هدايا مكتوب عليه كلمات رقيقة معبرة. • ال يفضل ان تفتح الهدية امام مقدمها. • عند رد الهدية ال يتم اختيار نفس الهدية التى تم تلقيها. 15
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
خامسا ا :زيارة المرافق المهمة • عند القيام بزيارة بعض المؤسسات من االفضل و االنسب للمضيف و لنا القيام بجولة تفقدية فى انحاء المؤسسة (محطات المياه و -محطات الكهرباء -مصانع –المستشفيات – جمعيات -االحزاب و مقراتها.).. • أى مؤسسة (كيان سياسى او اجتماعى او اقتصادى) يفخر بإنجازاته و اصوله المادية و المعنوية و التى البد من التعريف بها عند الزيارات و الدعاية لها والتباهى بها أمام الجميع فهى بمثابة إعالن غير مدفوع األجر. • ال يفضل ان يعتذر الضيف الزائر ( الفرد او الوفد) عن زيارة تلك المرافق ألنها بمثابة خطوط االنتاج لتلك المؤسسات و التى تفخر بها و بإنجازاتها. • كذلك يجب علينا كمسئولين سياسين عن الحزب االستعداد دائما للتباهى بإنجازتنا و الفخر بخطوط إنتاجنا لعرضها أمام الضيوف و الوفود الزائرة لنا و ذلك بتجهيز برامج لزيارة مقرات الحزب القريبة المتجاورة لبعضها او اى (عمل ايجابى خدمى ملموس مثل منافذ -مالعب –دعم مشروعات صغيرة) .
سادسا ا :التعاون و تقديم المساعدات للمؤسسات المتضررة من الخسائر • تقديم المساعدات داللة على نبل وأخالق الطرف الداعم و حسن النوايا تجاه المتضرر. • توكيد دور الحزب فى اإللتزام وتحمل المسئولية اإلجتماعية واألخالقية تجاه مجتمعنا والمؤسسات المتضررة فيه . • يحصل الطرف الداعم دائما (الحزب) على التأييد الشعبى و االحترام و التقدير. • الحفاظ على العالقات القائمة وتكوين عالقات جديدة مدعومة بتأييد الرأى العام. 16
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
الفصل الثانى :إتيكيت المراسالت أوالا المكاتبات الرسمية الورقية • استخدام الورق الرسمى الخاص بالحزب فى المراسالت الرسمية. • كتابة اسم المخاطب كامالً ،صفته ،مكانته و درجته العلمية . • تقديم التحية بدون مبالغة ،واستخدام العبارات المعبرة عن السرور . • استخدام عبارات المخاطبة التى تحتفظ مكانة المخاطب (معاليكم – سيادتكم -حضراتكم – انتم ). • تقديم االحترام فى نهاية الرسالة. • التأكيد على امكانية تقديم اية تفاصيل مطلوبة من طرف المراسل (لإلستفسار رجاء اإلتصال على /.......نسعد بتلقى استفساراتكم على رقم . )...... • تذييل الرسالة باسم المرسل وتوقيعه. • ترسل فى مظروف الحزب و يكون مغلق. • ال ننسى ختم الحزب على الرسالة . • وفى حال كون الرسالة رسمية جدا...يتم ختم المظروف من الخارج و يكتب على المظروف اسم الشخص و لقبه بالكامل و المكان المنتمى له ( .معالى محافظ القاهرة – ديوان عام المحافظة بالقاهرة /معالى وزير ...وزارة .)...
ثانيا ا المكاتبات الرسمية اإللكترونية • تكتب بنفس قواعد المكاتبات الورقية. • يتم استخدامها في حالة تفضيل الهيئة /المؤسسة المرسل اليها المكاتبات االلكترونية
17
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
ثالثا ا رسائل الشكر • من الممكن أن تكتب بخط اليد ولكن مزخرف و األفضل تكون الكتابة مطبوعة. • تكتب بطريقة قصيرة وموجزة ال تحمل مبالغة فى التعبير عن الشكر.
الفصل الثالث :اتيكيت المناسبات الرسمية اوالا إتيكيت السلوك المتبع فى الزيارات الرسمية (للضيف) • من اللياقة عند تلقي دعوة من اى مضيف لنا (سواء كان فرد -مؤسسة) قبول الدعوة. • اإللتزام بمواعيد الحضور فى الموعد المطلوب. • طالما تم قبول الدعوة الرسمية فنحن ملتزمون بكل ما تحويه من تفاصيل و علينا قبوله ( برنامج الزيارة -مدة البرنامج -األجنده) ما لم يتعارض مع المعتقدات و المصالح والبروتوكول. • اإللتزام بإتيكيت األسبقية المتعارف عليه (نظام الشرف) فى ركوب السيارة ،الجلوس فيها و النزول منها ،السير ،الخطابة ،و موائد الطعام . • فى حال اإلعتذار نستخدم صياغة كالتالية" :رجاء قبول إعتذارنا بسبب وجود إلتزامات و مواعيد مسبقة فى تلك الموعد ".
18
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
ثانيا ا إتيكيت السلوك المتبع فى المواعيد و المقابالت الرسمية (للضيف) • اإللتزام بالمواعيد من أداب التحضر و الرقى و تقدير الشخص األخر لذا يجب فى حالة الترتيب لزيارة شخصية كبيرة و مرموقة اإللتزام بالحضور فى الوقت المتفق عليه وعلينا اإلنتظار حتى يحضر الشخصية الرفيعة لمقابلتنا وال نبدى التذمر ،على الجانب األخر يجب على تلك الشخصية مقابلتنا فى الموعد المتفق عليه إال فى حالة الطوارئ كبادرة احترام. • فى حالة الحضور لتقديم التهانى تكون مدة الحضور أطول عنها فى تقديم التعازى.
ثالثا ا إتيكيت السلوك المتبع فى الزيارات الرسمية (للمضيف) • يتم توجيه الدعوة للضيوف للزيارة سواء كانت (زيارة فردية – او وفدية ) قبل موعد المناسبة بوقت كاف إلتاحة الوقت لقبول او لإلعتذار عن الدعوة (يفضل اإلرسال قبل الموعد باسبوعين). • توجيه للضيف لتحديد موعد الزيارة طبقا لجدول أعماله طالما يتعارض مع ظروفنا و جداول اعمالنا. • يجب علينا إخطار الضيف إذا ما كان يوجد برنامج زمنى للزيارة (جدول أعمال للزيارة ...مدة البرنامج ،وقت بداية الزيارة ،موعد الغذاء او العشاء ،مدة الفقرات الترفيهية (ثقافية) ان وجدت، ...الخ) • من أداب الضيافة التعرف على أسماء الوفد المرافق للضيف لتجهيز قائمة بأسماؤهم و مراكزهم . • إرسال رسالة تذكيرية للضيف قبل موعد الزيارة ( من ثالث – خمس أيام . • تقديم الهدايا التذكارية (تكريمية) للضيف • يجب ان تكون مراسم الوداع ال تقل عن حفاوة اإلستقبال.
19
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
رابعا ا إتيكيت المظهر المتبع فى الزيارات الرسمية للضيف و للمضيف • فى الزيارات الرسمية يجب اإللتزام بالزى الرسمى سواء (ضيف أو مضيف).
خامسا ا قواعد اإللتزام بالزى الرسمى (الفورمال) للرجال • الزى الرسمى ( الفورمال ) هو البدل الكاملة (الجاكيت والبنطلون نفس اللون ونفس الخامة). • اللون الرسمى للبدل :هو األزرق ،الرمادى واألسود أما البنى فيكون قبل الساعة الثامنة مساء. • تكون البدلة بزرارين ،عند الوقوف نغلق االول و عن الجلوس نفتحه. • طول كم البدلة (الذراع) ال يتعدى نصف كف اليد. • طول بنطلون البدلة اول الكعب (النعل). • اللون الرسمى للقميص: oالقميص اللبنى مع البدلة الزرقاء والرمادى. oالقميص األبيض مع البدلة السوداء. • يكون القميص سادة ،وليس كاروهات او مقلم. • طول كم القميص (الذراع) يتخطى كم البدلة ب 1سم على اقصى تقدير. • رابطة العنق الرسمية: oالكرافت من نفس لون البدلة ،ويكون طولها بعد الربط لنصف توكة الحزام. oالكرافت هى رابطة العنق الرسمية و تكون سادة و ليست منقطة ،و هى تصلح فى النهار و الليل و الحفالت الرسمية و الخاصة.
20
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
• البيبيون: oتصلح للمساء فى الحفالت (خطوبة -أعياد ميالد -زواج) وبالنهار فى حفالت الشاى والكوكتيل و يتم ارتدائها على بدل ذات تصميمات معينة. • الساعة :ذات استيك اسود او بنى ،وتكون لون الحزام و الحذاء ،اوتكون معدن. • الشراب :يكون نفس لون البنطلون وليس لون الحذاء ويكون طوله مناسب بحيث يغطى الساق ألعلى عند الجلوس و رفع البنطلون . • الحذاء :ان يكون رباط الحذاء له 3فتحات على األكثر. • النظارة الشمسية: oاختيار نظارة تتماشى مع لون البدلة (سواء سوداء او بنية اللون). oال نرتدى النظارة فى األماكن المغلقة او بعد الغروب. oعند خلع النظارة ال نضعها على الجبهة او على الشعر إطالقا oعند خلع النظارة الشمسية توضع فى الجيب األعلى للبدلة و ذراعها فقط هو الظاهر للخارج و جسم النظارة نفسه بأكمله داخل الجيب.
سادسا ا قواعد اإللتزام بالزى الرسمى ( الفورمال ) للنساء • الزى الرسمى (الفورمال) هو البدل الكاملة (الجاكيت والبنطلون نفس اللون ونفس الخامة). • اللون الرسمى للبدل :هو األزرق ،الرمادى واألسود أما البنى فيكون قبل الساعة الثامنة مساء. • تكون البدلة بزرار واحد ،عن الوقوف نغلقه و عن الجلوس نفتحه. • طول كم البدلة ( الذراع) ال يتعدى نصف كف اليد. • طول بنطلون البدلة على حرف الحذاء و كعبه. • لو الزى الفورمال (تايير قصير) الجيبة تكون فى منتصف عضمة الركبة.
21
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
• اللون الرسمى للبلوزة (القميص) oالقميص اللبنى مع البدلة الزرقاء والرمادى دون كرانيش. oالقميص األبيض مع البدلة السوداء دون كرانيش. • يكون القميص سادة ،وليس كاروهات او مقلم. • طول كم القميص (الذراع) يتخطى كم البدلة ب 1سم على اقصى تقدير. • اإلكسسورات: oتعتبر كل قطعة ترتديها النساء هى اكسسوار فى حد ذاتها ( االيشارب او توكة الشعر الساعة –النظارة –الخاتم او الدبلة –الحلق – االنسيال -السلسلة –الشراب – الحذاء – حقيبة اليد )...لذا يجب اإللتزام بأال يتخطى عدد تلك اإلكسسورات عدد 15قطعة. • اكسسوار الرأس : oالحجاب يكون من نفس لون البدلة . oالحجاب يكون سادة فى اللون و التصميم و ليس مشجر او ملون . oيلف الحجاب بطريقة تغطى الذقن الرقبة (اى ال لفات اسبنش او بندانات ). oيتم ربط الشعر لو طويل باستيك الشعرلعقده بحيث ال ينهدل او تركه لو قصير. oال نرتدى توكة طوق فى بداية الشعر . • لغير المحجبات :الحلق باالذن على هيئة زراير (حمصة) و ليست منهدل .وللمحجبات ال يظهر من الحجاب. • الساعة :ذات استيك اسود او بنى -وتكون لون الحذاء ،اوتكون معدن. • اكسسوار اليد و الرقبة: oانسيال واحد فقط فى يد واحدة و يكون بسيط جدا وليست غوايش.. oخاتم على االكثر فى كل يد فى اإلصبع الخنصر oخاتم الزواج او الخطوبة يعتبر اكسسوار . oاكسسوار الرقبة سلسلة بسيطة جدا بها دالية صغيرة و ليس عقد و كوليه. • 22
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
• الشراب :يكون أسود فوال ،ويكون طوله مناسب بحيث يغطى الساق ألعلى عن الجلوس و رفع البنطلون. • الحذاء :يكون نفس لون البدلة او أغمق • كعب الحذاء من ( 3:5سم) و يفضل ان يكون أرضى فالت. • حقيبة اليد :تكون نفس لون البدلة او أغمق • النظارة الشمسية: oاختيار نظارة تتماشى مع لون البدلة (سواء سوداء او بنية اللون). oال نرتدى النظارة فى األماكن المغلقة او بعد الغروب . oعند خلع النظارة ال نضعها على الجبهة او على الشعر إطالقا oعند خلع النظارة الشمسية توضع فى الجيب األعلى للبدلة و ذراعها فقط هو الظاهر للخارج و جسم النظارة نفسه بأكمله داخل الجيب.
الفصل الرابع :اتيكيت المناسبات غير الرسمية أوالا قواعد عامة هى المناسبات التى يتم تنظيمها لكسر الروتين المتبع ،ويشارك بها عدد جماهيرى ليس بالقليل • حفل استقبال او وداع وزير ،سفير (شخصية عامة) لدولتنا او لدولة اخرى . •
تدشين أمانة جديدة للحزب ،او افتتاح مقر جديد .
• اإلحتفال بمرور فترة زمنية معينة على ( ميالد الحزب – انتصارات معينة) •
احتفال فوز نواب الحزب فى اإلنتخابات .
• احتفال وزارة معينة بنجاحها ،او احتفال سفارة بعيدها الوطنى . 23
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
• لإلعالن عن ( حدث ،خبر مهم ،او لعرض نتائج أعمال و نجاحات فترة ماضية) • المؤتمرات ،المعسكرات ،المهرجانات و المسابقات الخاصة بالحزب . • الندوات و المحاضرات وورش العمل
ثانيا ا إتيكيت الحفالت ذات الطابع الرسمى مادة ( )1بطاقة الدعوة • يتم ذكر سبب الحفل و ميعاده فى بطاقة الدعوة الرسمية . •
نوع الزى ( رسمى ،قومى ،تراثى ،...ال يشترط زى معين...وهكذا)..
• تحديد نوع الطعام ( بوفيه مفتوح – مقاعد مخصصة لكل ضيف ) (اختيارى)
مادة ( )2اإلعداد و التنظيم • إعداد رسم توضيحى بالمقاعد وأرقامها ، • إعداد كشف بأسماء الحضور و طريقة تجليسهم على مقاعدهم طبقا لألسبقية ، • وضع بطاقات بأسماء الضيوف على مقاعدهم لسهولة جلوسهم طبقا ألسبقيتهم. • إلتزام الحضور بالموعد المحدد بالبطاقة حتى و لو كان مبكرا عن بدء اإلحتفال و ال نحضر بعده أبدا حتى ال نتصادم بإغالق األبواب . • اذا كان لدى المدعو فى حالة حداد ال يظهر ابدا فى اى احتفالية حتى لو رسمية . • ال يصح للزوج إرسال زوجته الحفل عوضا عنه لطالما الدعوة موجهه لشخصه. • يدخل ضيف الشرف وحرمه أوال -يليهم النساء -ثم يليهم الرجال طبقا ألسبقيتهم. مادة ( )3فى حالة حضور شخصية رفيعة المستوى يكون لها األسبقية األولى بحيث يدخل كافة الحضور اوال ويظلوا واقفون خلف مقاعدهم ،بحيث تكون الشخصية الرفيعة " ذات االسبقية االولى" أخر من يدخل ،ثم يجلس الضيوف بعد جلوسه. • يجلس المدعوون عن يمين الضيف أوال -ثم المدعون عن يساره ثانيا-طبقا لألسبقية. 24
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
• يقدم صاحب الحفل (شخصية الحفل األولى "المقام على شرفه الحفل" ) أوال . • يبدأ الحفل بعد دخول الشخصية األولى. • ال(يخرج -يدخل)أحد عقب دخول تلك الشخصية مباشرة ،بل ينتظر قليال ثم يتحرك.
مادة ( )4فى حال الرغبة فى المغادرة • يكون بعد نصف ساعة من بداية الحفل على األقل. • ال تكون المغادرة سرا ،وإنما بإخطار صاحب الحفل او من ينوب عنه. • ال يجوز المغادرة دون شكر صاحب الحفل او من ينوب عنه حتى لو لم تعجبه. • ال يصح المغادرة بعد تناول الطعام مباشرة بأى حال من األحوال (غذاء -عشاء)
ثانيا ا إتيكيت الحفالت ذات الطابع غير الرسمي • توجيه الدعوة للحضور مبكرا إلتاحة الفرصة لهم لترتيب مواعيدهم او إلعتذارهم. • تنظيم الحفالت تكون ضمن أيام اإلسبوع ألن عطلة األسبوع للراحة من العمل . • عدم اإلصرار على دعوة نفس الحضور فى كل مناسبات و حفالت الحزب حتى تتصف تلك الحفالت بالنمطية و بالتالى يكثر اإلعتذارات من الضيوف. • اإللتزام بإتيكيت األسبقية فى ركوب السيارة ،الجلوس ،السير ،الخروج،الطعام . • ال يوجد موعد معين للحضور المهم أال يكون الحضور فى نهاية الحفل. في حالة أن الحفل لتكريم شخصية معينة: • نترك للشخص نفسه اختيار الموعد المناسب إلقامة الحفلة طبقا لظروفه. • تقترح لنا تلك الشخصية المكرمة الضيوف التى ترغب فى دعوتها للحفل. • ال يصح للشخص المكرم دعوة ضيوفه بنفسه . • نذكر فى بطاقة الدعوة للحفل انها (حفلة تكريمية للسيد .../تقديرا لجهوده فى ).. 25
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
الفصل الخامس :اتيكيت توجيه الدعوة واإلعتذار عنها لتكلل جهود العالقات العامة بالنجاح فى المناسبات عليها توجيه الدعوة للسادة الضيوف بالشكل الالئق تقديرا وإحتراما لهم و لمكانتهم لتشجيعهم على الحضور
أوالا أشكال الدعوات مادة ( )1بطاقة الدعوة الرسمية للمشاركة • يتم إعدادها و صياغتها خصيصا للمدعو ،بطريقة تحمل اإلحترام و التقدير مباشرة. • ترسل لطلب مشاركة المدعو ببحث او تقديم ورقة عمل في (مؤتمر-ندوة .) ..- • تكتب الدعوة على ورقة الحزب و يكون مقاسها ( )A4يرفق معها الدعوة العادية. • ترسل بالطريقة المناسبة التى يرغب فيها المدعو(البريد العادى ،E-mail،الفاكس).
مادة ( )2بطاقة الدعوة العادية • ترسل للمدعوين لحضور المناسبة فقط دون ان يشاركوا بأى اعمال . • ترسل (البريد العادى ،E-mail ،الواتساب ،الفاكس).
مادة ( )3الدعوة االعامة • يتم اإلعالن والدعوة فى وسائل االعالم والتواصل اإلجتماعى مادة ( )4الدعوة بالهاتف • هى أدنى مستويات الدعوات و ال نلجأ لها إال نادرا ( تعذر الوصول للمدعو ) • عند المحادثة نذكر اننا لم نستطع التواصل مع المدعو (،E-mailالواتساب،الفاكس) 26
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
ثانيا ا اتيكيت توجيه الدعوة • إرسال الدعوات للمدعويين قبل المناسبة مبكرا (يفضل بإسبوعين على األقل). • بدء الدعوة بعبارات تبدى السعادة و السرور والتشرف بحضور المدعو ومشاركته. • استخدام عبارات المخاطبة التى تحفظ مكانة المخاطب مثل: ( oسيادتكم -حضراتكم – أنتم) ..لألشخاص ذو المكانة اإلجتماعية المرموقة oمعاليكم :للوزير والمحافظ oفخامتكم :للرئيس . oجاللتكم :للملوك . oسموكم :األمراء . oسيادة :تستخدم عن المخاطبة (سيادة النائب-سيادة الوزير-سيادة الرئيس). • إستخدام المخاطبة المباشرة لصفة المدعو :سيادة وزيرالصناعة المحترم.../ • الثناء و المديح على الدور البارز للمدعو للنهوض (....مجال مشاركته) • على المدعو فى حالة تعذر حضوره ،تقديم اإلعتذار بوقت كاف حتى يتسنى لمنظمى المناسبة إعادة ترتيب أوراقهم خاصة إذا كان مدعو مشارك بإلقاء كلمة. عند توجيه الدعوات للنساء للمشاركة فى المناسبات: • في المناسبات اإلجتماعية oيكتب على بطاقة الدعوة سيادة حرم (...... /وال يكتب اسمها هى شخصيا) • فى المناسبات الرسمية : oيتم مخاطبة المدعوة رسميا بإسمها و ال تنسب لزوجها . oيتم مخاطبة المدعوة رسميا عندما تكون هى صاحبة األسبقية. oالتأكيد على امكانية تقديم اية تفاصيل مطلوبة من طرف الداعى (لتاكيد الحضور - - لإلستفسار او اإلعتذار رجاء االتواصل على /........و . ).......e-mail
27
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
• ترسل الدعوة مختومة فى مظروف مغلق و مختوم ،مكتوب (مطبوع )عليه من الخارج اسم المدعو و لقبه بالكامل -سيادة المهندس ..... /وزير الصناعة
ثالثا ا اتيكيت االعتذار عن الدعوة فى حال تعذر المدعو عن حضور المناسبة لظروف قهرية عليه مراعاة : • أن يبدى سبب اإلعتذار ،وإن لم يرغب فى الحضور عليه اإلكتفاء بذكرأنها أسباب شخصية. • يقوم المدعو باإلعتذار بنفس طريقة تلقيه الدعوة. • يوجه اإلعتذار للداعى مباشرة او للشخص المحدد اإلتصال فى به فى بطاقة الدعوة.
الفصل السادس :اتيكيت األسبقية يجب اإللتزام بإحترام مكانة الناس وإنزالهم منازلهم طبقا لمكانتهم وأسبقيتهم فى المجتمع و إعطائهم تلك األسبقية تكون طبقا لإلعتبارات التالية:
أوالا األسبقية المكتسبة حسب المكانة األجتماعية والمنصب • األولوية لرئيس الدولة ،ثم رئيس الوزراء ،الوزراء ذوى المناصب العسكرية ،الوزارات السيادية، الوزراء المدنيين. • األولوية واألسبقية للموظفين العاملين عن المتقاعدين (األولوية للوزير الحالى عن السابق). • ال يجرد المسئول السابق من لقبه بعد تقاعده او تخليه عن منصبه ،اى ذكر اللقب السابق مثل ( المحافظ السابق -الوزير األسبق).
28
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
• تعطى األسبقية لألجانب عن المصريين. • من الممكن تنازل شخصية رسمية (وزير) لشخصية مرموقة عن أسبقيته. • ايضا تعطى االسبقية ألصحاب األلقاب الفخرية • ( الدكتوراة الفخرية ،سفير النوايا الحسنة ) . • حاملى األوسمة الرفيعة و النياشين. • أصحاب المراكز الدينية ،العلمية ،المهنية ،النقابية و اإلعالميين.
ثانيا ا األسبقية المكتسبة حسب األهمية • األمانة العامة المركزية تتقدم على امانات المحافظات،وداخل أمانة المحافظة فاالمانة العامة بالمحافظة تتقدم على المراكز.
ثالثا ا األسبقية المكتسبة حسب األقدمية • يحصل على تلك االسبقية من يمضى فى منصب معين فترة أطول من األخرين. • بعض اصحاب االسبقيات يتنازلوا عن اسبقيتهم لصالح من هم أقدم منهم فى المنصب،او من سبق شغل نفس المنصب لكن يكبرونهم سنا كبادرة إحترام.
رابعا ا األسبقية المكتسبة حسب األهمية والدرجة العلمية • يتقدم صاحب الدرجة العلمية األعلى على صاحب الدرجة العلمية األقل فى جميع المواقف سواء (عند التحدث ،كتابة األسماء على شكل قوائم ،او حتى عند إدارة الجلسات العلمية)
29
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
خامسا ا األسبقية المكتسبة بحكم األستضافة • الضيف هو صاحب األولوية و األسبقية األولى حتى لو على حساب المضيف.
سادسا ا األسبقية المكتسبة بحكم فارق
السن .
• عندما تتساوى المكانة االجتماعية و المناصب و الدرجة العلمية و األقدمية يكون السن هو الفيصل فى تحديد االسبقية .
سابعا ا األسبقية المكتسبة حسب الدور والقرعة والترتيب األبجدى • عندما يتساوى الضيوف المشاركون فى جميع االسبقيات يتم اللجوء الى الترتيب األبجدى كما فى المحافل الدولية الرسمية ( اجتماعات الجمعية العامة لألمم المتحدة ،إجتماعات جامعة الدول العربية ). • يستخدم ايضا اتيكيت اسبقية االبجدية عند كتابة األسماء فى شكل قائمة و عند االستقبال والتقديم للضيوف عند تساويهم فى جميع االسبقيات سابقة الذكر.
ثامنا ا أسبقيات النساء • تأخذ النساء أسبقية زوجها ( حرم الوزير – زوجة النائب ). • تحتفظ األرملة بأسبقية زوجها المتوفى ( أرملة الرئيس الراحل ...أرملة الشهيد عميد. ) ... • تتقدم المتزوجة فى األسبقية و األولوية عن المطلقة. • تتقدم المتزوجة فى األسبقية و األولوية عن األرملة. • تتقدم السيدة على األنسة.
30
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
تاسعا ا مواقف مختلفة طبقا لقواعد األسبقيات و معاييرها و أسس منحها فيتوجب علينا هنا اإللتزام بقواعدها فى جميع التعامالت و المواقف التالية : • أسبقية التقديم و التعارف :يقدم صاحب األسبقية األقل ويعرف لصاحب األسبقية األعلى -األقل يقدم لألعلى • أسبقية التحدث :يتحدث صاحب األسبقية األولى أوأل . • أسبقية التكريم :يكرم صاحب االسبقية األولى فى األول ويليه أخرين . • أسبقية اإلستقبال :يتم اإلستقبال والترحيب بصاحب األسبقية األولى أوالً. • أسبقية موائد الطعام :يجلس صاحب األسبقية األولى فى المقعد البارز . • أسبقية الدخول والخروج :تعطى االولية والحق لصاحب االسبقية األولى. • أسبقية الخطابة :فى الحفالت و اللقاءات التى يغلب عليها الخطابة صاحب األسبقية األولى يكون هو أخر من يلقى الخطاب (حتى يكتمل الحضور و اإلعالميين) • أسبقية السيارة oأسبقية ركوب السيارة :يجلس صاحب االسبقية االولى فى المقعد الخلفى عكس ناحية السائق وصاحب االسبقية الثانية فى المقعد الخلفى خلف مقعد السائق مباشرة وصاحب االسبقية الثالث فى باألمام او بالمنتصف في حالة وجود حارس /مساعد باألمام. oأسبقية النزول من السيارة :ينزل صاحب االسبقية االولى من الباب األيمن الخلفى للسيارة ،وصاحب االسبقية الثانية والثالثة من الباب االيسر الخلفى للسيارة. oاألسبقية عند قيادة السيارة :عندما يقود صاحب األسبقية األولى بقيادة السيارة بنفسه يكون المقعد المجاور للسائق من نصيب صاحب األسبقية الثانية
31
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
• أسبقية الجلوس :فى حال وجود شخصين ،يجلس صاحب االسبقية الثانية على يمين صاحب االسبقية األولى ,فى حال وجود 3اشخاص فأكثر ،يجلس صاحب االسبقية االولى فى المنتصف و على يمينه صاحب االسبقية الثانية ثم الرابعة ،وعلى يساره صاحب االسبقية الثالثة والخامسة (االسبقيات الزوجية على اليمين ،و الفردية على اليسار). • األسبقية عند السير :عند السير بدون وفد او موكب (شخصين) يكون صاحب االسبقية االولى على اليمين. • السير فى موكب رسمي :فى حال وجود 5-3اشخاص فى الصف الواحد(موكب فردى) يسير صاحب االسبقية االولى فى المنتصف و على يمينه صاحب االسبقية الثانية ثم الرابعة ،وعلى يساره صاحب االسبقية الثالثة و الخامسة (اى االسبقيات الزوجية على اليمين ،االسبقيات الفردية على اليسار) .فى حال وجود 4اشخاص فى الصف الواحد (موكب زوجى ) يكون صاحب االسبقية االولى على اليمين .وعلى يساره صاحب االسبقية الثانية و الثالثة و الرابعة على الترتيب.
32
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
الفصل السابع :اتيكيت التحية والمصافحة والتقديم والتعارف أوالا اتيكيت التحية • يلقى القادم (المار)التحية على الجالس وليس العكس ويجب رد التحية بتهذيب. • البدء بإلقاء التحية قبل بداية الحديث ،و ختام الحديث بالسالم و الشكر. • يبادر صاحب المكانة الرفيعة السالم والتحية على من هو اقل منه مكانة. • يفضل المصافحة باليد عن إلقاء التحية اإليماء بالرأس (دون اإلنحناء). • البشاشة و االبتسامة الدائمة . • التحية بصوت معتدل . • ال يصح إلقاء التحية من بعيد ،إال لو تعذر اإلقتراب فيمكن التلويح باليد. • ال يفضل إلقاء التحية على من هو( يقرأ القرأن -يصلى – يلقى محاضرة او ندوة يعقد جلسة فى مؤتمر -يتناول الطعام) وإنما نكتفى باإليماء بالرأس مع اإلبتسام .
ثانيا ا اتيكيت المصافحة • التحية ال تكتمل اإل بالمصافحة ،وتكتمل المصافحة باإلتصال البصرى. •
المصافحة تكون بكامل اليد و ليس بأطراف األصابع فقط.
• تكون راحة اليد مبسوطة وال نضغط فى السالم و ال نقبض اليد بشدة فى السالم ألنها دليل للتنافر و اإلستهزاء. •
يبدأ القادم (المار) بمصافحة الجالس (صاحب الدعوة) يليه السيدات ثم الشخصيات الكبيرة ،ثم الرجال " حسب أسبقيتهم وفقا للسن و المقام ".
33
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
• ال يصح السالم بالتقاطع فوق يدين أشخاص أخرين يتصافحان. • ال يصح السالم بإرتداء القفازات. • اليصح المصافحة بالتقبيل اوالعناق لشخص معين دون الجميع. • الحفاظ على مسافة مناسبة فى السالم -هى مسافة مد اليد -عدم المبالغة فى مدة المصافحة وإطالة السالم. • عند المصافحة الودودة و إلثبات السرور يمكن لنا الربت على كتف المصافح ،او وضع اليد اليسرى على ظهر اليد اليمنى للشخص المصافح.
ثالثا ا مصافحة النساء جرت العادة ان النساء هى المبادرة بالسالم،أما فى حالة عدم رغبة النساء فى السالم فعليها: • الحفاظ على مسافة ال تسمح للرجل بمد يده للمصافحة ،نفس الحال للرجل الذى ال يرغب فى السالم • أن تكتفى المرأة باإليماء للرجل ،و الحفاظ على يديها منسدلتين بحيث تعطى انطباع صامت بأنها ال ترغب بالمصافحة . • على المرأة او الرجل الذين ال يرغبون فى التصافح (إخبار أحد الزمالء المقربين-اوصاحب الدعوة) بأنهم ال يرغبون فى التالمس بالسالم لعدم اإلحراج.
رابعا ا اتيكيت التقديم و التعارف • يبادر صاحب الدعوة بتقديم الضيوف لبعضهم البعض . • على ان يكون التعريف ببعض الصفات الجيدة و المميزة للشخص (كلقب العائلة -المهنة – الدرجة العلمية – المركز اإلجتماعى ) • يقدم الشخص ذو المركز (المكانة ) األقل للشخص ذو المكانة األكبر. • 34
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
• يكون التقديم و التعريف بذكر اإلسم األول و إسم العائلة لكل منهما " ذو المركز األقل والمركز األعلى" ومركزهم وعملهم ،وذلك يكون فى حالة الـتأكد من من تحديد المقامات االعلى و االقل للضيوف المدعويين . • فى حالة نسيان المضيف ألسماء ضيوفه عند التعريف بهم عليه إستخدام تلك العبارة " اسمحوا لى بأن أعرفكم ببعض " و يطلب المضيف وقتها من الشخص صاحب المكانة األقل أن يعرف نفسه لصاحب المكانة األكبر. • فى حالة وجود ضيف شرف فى الحفل يتم تقديم المدعويين له ،بإعتباره صاحب االسبقية االولى فى تلك الحالة .. • يقدم الرجل للسيدة . • تقدم السيدة للرجل المسن. • تقدم األنسة للسيدة . • يقدم الرجل للشخصية الكبيرة . • تقدم السيدة األقل مركزا للسيدة األعلى. • تقدم اآلنسة أو (األرملة و المطلقة) إلى السيدة المتزوجة إال إذا كن يتمتعن بمركز رفيع في المجتمع فوقتها العكس صحيح. • تكون تحية السيدات قبل الرجال ،او طبقا لألسبقية التى سبق تناولها. • السيدات اليقفن عند التعارف أو المصافحة ،أما صاحبة الدعوة فتقوم لتحية ضيوفها رجال أونساء. • يقدم األصغر سنا الى األكبر سنا فى حالة "مالم يشغل االصغر مركز أعلى ". • يقدم الشخص القادم للتو الى الموجودين ما لم يكن ذو مكانة مرموقة . • ينهض الرجل اذا كان جالسا من مقعده لمصافحة رجل آخر. • تنهض السيدة للسيدة اذا كانت جالسة ،وال تنهض للرجل اال اذا كان شخصية مرموقة او رجل مسن .
35
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
• عند تقديم سيدة لسيدة أخرى جالسة على مائدة الطعام ال تقف حتى لو كانت اصغر سنا ،و كذلك نفس الحال للرجال. • فى حالة الرغبة فى التعرف على شخص ما ال يطلب منه ان يعرف نفسه أوال ...بل يتم البدء بتعريف أنفسنا أوال. • ال يقدم الزوج زوجته بإسمها و كذلك األمر بالنسبة للزوجة ،إذ يكتفى بذكر الصفة ( زوجى أو زوجتى ). • فى نهاية اى تعارف البد لنا من إبداء سعادتنا بالتعارف مثل ( سعدت كثيرا بالتعرف علي حضرتك ..الخ)
الفصل الثامن :اتيكيت الحديث واإلنصات والتليفون أوالا اتيكيت الحديث • المستمع الجيد متحدث جيد . • تميز الحديث فى جودته و ليست فى كثرته. • األحاديث والخطب هى أسلوب للكسب و ليس للخسارة و علينا اإللتزام بقواعد أصول و أدبيات الحديث للتحقيق فوائد مثل (لفت انتباه الحضور – كسب احترامهم و تأييدهم و إلتفافهم حولنا – إقتناعهم بما نقول ).
36
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
علينا اإللتزام بقواعد إتيكيت الحديث كالتالى : • بدء الحديث بالتحية والترحيب بالحضور المستمعين. • التحدث بصوت معتدل واإلعتدال فى سرعة الحديث . • ترك مسافة مناسبة بين المتحدث و الحضور. • مناداة الحضور بألقابهم ان وجدت ( الدكتور .../معالى المحافظ)../ • توزيع النظر الى جميع المشاركين وفى اعينهم مباشرة. • عدم اإلكثار فى التحدث عن الذات. • استخدام العبارات المناسبة لكل المناسبات واختيار الموضوع الذى يتناسب مع الحضور و عدم استخدام المصطلحات الغريبة او االجنبية فى الحديث . • فى حال تعرض المتحدث للمقاطعة المتكررة ينظر الى الشخص المقاطع و يطلب منه بتهذيب وأدب و يخاطبه بأسمه و يطلب منه ان يدعه يستكمل حديثه عسى أن يجد ما يريد اإلجابه عليه فى نهاية حديث المتكلم. • فى حال تعرض المتحدث من جانب الحضور لإلستفزاز يفضل إنهاء الحديث تجنبا للتوتر. • عدم التحدث فى ظل وجود اى شىء فى الفم ( السجائر – اللبان -الطعام ). • تجنب الحديث في موضوع لسنا على دراية كافية به • عدم التلويح او اإلشارة باليد بشكل مبالغ فيه. • يتوجب علينا فى حال اضطرارانا للحديث على مائدة طعام عدم فتح موضوعات تثير اشمئزاز او غضب اآلخرين. • عدم اإلنشغال بأى اشياء قد تشتت انتباه المستمعين ( التكتكة بالقلم -الوالعة) • عدم استخدام الفاظ جارحة او مسيئة حتى لو لتوصيل المعنى • ترك مساحة للمداخالت ومشاركات الحضور. • استخدام الكلمات المعبرة عن الذوق و األدب فى كل اوقات الحديث و شكر الحضور على االنصات الجيد. 37
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
ثانيا ا اتيكيت اإلنصات • مرة ثانية ،المستمع الجيد متحدث جيد. • السياسى الذكى هو من يتسم بمهارات التحدث واإلنصات الجيدة التى تجعله يركز على حديث األخر ليفهم ما يقوله (سواء إلستيعاب الموضوع او لتبادل األدوار و الرد عليه فى تساؤالته).
علينا اإللتزام بقواعد إتيكيت اإلنصات كالتالى : • عدم تصحيح أخطاء المتحدث أمام الحضور حتى لو تكرر الخطأ. • عدم اإلكثار من ألسئلة للمتحدث إال للضرورة . •
ال أتطوع بتقديم نصيحة للمتحدث أمام الحضور إال لو طلب منى .
• فى حالة تقديم مداخلة او التعقيب رجاء إلحاقها بكلمات معبرة عن الذوق (من فضلك -لو تكرمت – اذا سمحتلى) • يمكن لنا فى حالة عدم الرضى عن الحديث وقتها بلباقة وأدب تحويل الحديث لموضوع اخر ذات صلة بالموضوع األساسى وعدم إحراج المتحدث. • المشاركة فى الحديث و ال نبقى مستمعين أصماء حتى لو بالقليل كاإلماءات و اإلبتسامات و الوجوه البشوشة.
ثالثا ا اتيكيت متابعة األحداث و المؤتمرات • فى بعض األحيان يتوجب علينا حضور(المؤتمرات – الندوات -الحلقات النقاشية) • ونكون فى تلك المناسبات أحد األطراف المشاركة كمتحدثا – أو إلدارة الجلسات -او كمعقب - اوضيف شرف -او حتى ضيف عادى.
38
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
قواعد االتيكيت و اللياقة عند حضور و متابعة تلك المناسبات • تسجيل البيانات الشخصية عند الدخول. • عدم التهافت على البورشورات و االوراق الخاصة بالمناسبة التى نحضرها و اإلنتظار حتى نستلمها من اللجنة المنظمة لتلك المناسبة ( الندوات ،المؤتمرات).. • اإللتزام باإلرشادات والتعليمات المكتوبة من قبل اللجنة المنظمة . • الدخول بهدوء وعدم إثارة إزعاج الحاضرين و الجلوس فى األماكن المحددة لنا. • عدم فتح أحاديث جانبية عند قيام أحد المتحدثين بإلقاء كلمته اوعند الجلسات الرسمية. • عدم التنقل اثناء الجلسات الرسمية من مقعد ألخر . • غير مسموح بالتدخين فى تلك القاعات المقام بها تلك المناسبات. • عند الحاجة لإلستفسار او الحدث مع الغير يمكن لنا كتابة ورقة و تمريرها له. • عدم الوقوف فى الممرات لطالما حدد لنا اماكن الجلوس. • عدم الوقوف بجانب المنصة الرئيسية. • عدم الوقوف بجانب من يتحدثون لوسائل اإلعالم. • عدم مقاطعة المتحدث وعدم المبادرة بالحديث وإنتظار األذن. • إغالق الهاتف –او وضعه على خاصية ( الصامت -اإلجتماع ) بقدر اإلمكان عد الرد على الهاتف فى حين لم ينته المتحدث من حديثه.
رابعا ا اتيكيت الحديث في الهاتف /التليفون • االستئذان قبل الرد على التليفون فى حال وجودنا فى تجمعات. • يستحسن إستخدامنا للسماعة عوضا عن رفع الهاتف على أذننا. • اغالق التليفون فى االماكن التى اليسمح فيها به. • عدم االلحاح فى تبادل ارقام الهواتف فى المناسبات او التعارف خصيصا ً فى المرة األولى.
39
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
• فى حالة الرد على مكالمة ال ننشغل (بتناول الطعام -مضغ اللبان -التدخين -المفاتيح). • يحذر إرسال "رنة" منتظرين إتصال الطرف االخر. • عدم ترك الهاتف بين ايدى األطفال لترد على المكالمات. • االدب و اللباقة عند الرد على التليفون حتى لو كنا فى حالة عصبية سيئة ويفضل عدم الرد فى تلك الحالة اذا كانت المكالمة غير ضرورية. • عدم التقليل من أنفسنا عند تلقينا تعليق جميل و كذلك ايضا عدم ابراز الثقة الزائدة (مثل التعليق على مالبسنا). • ال يستحب من الضيف أن يستخدم هاتف مضيفه اوهواتف الضيوف االخرين
خامسا ا المكالمة الهاتفية مع كبار الشخصيات • فى حالة االتصال بشخص مهم تم أخذ رقمه فى مناسبة ما ،علينا فى بداية االتصال تقديم أنفسنا ( االسم ،الصفة ،العمل ،والتذكير بالمناسبة التى تعرفنا فيها على الطرف االخر للمكالمة) • فى حالة المكالمة مع شخصيات كبيرة ذو المكانة الرفيعة علينا عدم اإلطالة فى الحديث من جانب المتصل ،أيضا ال يجوز استعجال هذه الشخصية فى اإلنتهاء من المكالمة إن هي أرادت إطالة الحديث ،واالنتظار حتى تنهى تلك الشخصية المرموقة هى الحديث و المكالمة. •
األخذ فى االعتبار ان يكون المتصل منتبه إلى العبارات او الرسائل الضمنية الصادرة من تلك الشخصية لرغبتها فى انهاء المكالمة مثل ( :سعدت جدا بالمكالمة -لدى جدول اعمال كثيرة اليوم – اشكرك على المكالمة – رجاء تكرار االتصال مرة اخرى.)...
40
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
الفصل التاسع :اتيكيت المائدة أوالا إتيكيت إعداد مائدة الطعام مادة ( )1قواعد التحضير للموائد الرسمية • فى موائد الطعام الرسمية في المناسبات والحفالت الكبرى من الضرورى وجود قائمة للطعام الذي سيقدم على المائدة (غذاء أو عشاء )وتوضع على يسار طبق الطعام. • كتابة اسم المدعو على مائدة الطعام المخصصة له ،بحيث يكون إرشاد للمدعو إلى مكان جلوسه ،و يرفع مقعد المعتذر حتى ال يظل خاليا . • ترك قائمة بالطعام توضع على يسار طبق الطعام عليها اسم المدعو فى حال ان المائدة تحمل اكثر من مدعو . • يحضر الضيوف قبل موعد الطعام بقليل،ويجلسون فى مكان مخصص لإلستراحة • من الضرورى االهتمام بأناقة نوع ورق قائمة الطعام ،و طباعته ،وإحاطتها بالزخارف ،وشعار الحزب . • وتطبع قائمة الطعام باللغة العربية إذا كان جميع المدعوين يتحدثون العربية ،أما إذا كان من بين المدعوين بعض األجانب ،فمن الضروري أن تكتب القائمة بطريقة مزدوجة أي باللغة العربية وما يقابلها بالفرنسية أو اإلنجليزية. • قد يحتفظ بعض المدعوين بهذه القائمة على سبيل التذكار خاصة إذا كان إخراجها وشكلها أنيق. • فى حالة إلغاء الحفل يتم تقديم اإلعتذار للمدعوين ( إما بإرسال بطاقات لإلعتذار – او عبر الهاتف مع توضيح سبب اإللغاء ). • يجلس الضيف و المضيف متقابالن إما ( على طرفى المائدة –او فى وسطها). • فى الحفالت الكبيرة يقدم برنامج الحفل مكتوبا فى بطاقة على الموائد. • يغادر المدعويين مكان تناول الطعام بعد اإلنتهاء منه لتناول المشروبات. • فى حال رغبة الداعى بإلقاء كلمته فتكون قبل تناول ( الحلويات او الفاكهة). 41
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
مادة ( )2انواع الموائد دائرية – على شكل حرف – Uمستطيلة -مائدة يرأسها الداعى وضيف الشرف -مائدة يرأسها الداعى و ضيف الشرف و كبار المدعويين – الموائد المزدوجة على شكل حرف .H
مادة ( )3قواعد ترتيب المائدة الرسمية • اإللتزام بقاعدة العين تأكل قبل الفم • تقديم نوعين منفصلين من كال من ( السلطات و المشهيات و الشوربات ). • نوع خضار واحد يكفى. • يفضل وجود بوفيه مشكل (اللحوم ،األسماك والدجاج ). • تغطية الجزء الفارغ من الطاوالت. • تجهيز معدات الموائد و وضع كل أداة فى مكانها الصحيح (مفارش المائدة ،فوطة لكل ضيف ، االطباق ،جميع انواع الشوك و المعالق و السكاكين ،المالحات ،الزهور ،المناديل المبللة ، زجاجات واكواب المياه و العصائر).. • مراعاة توحيد األلوان واألشكال والخامات الجيدة فى مفارش الموائد والكراسى. • مراعاة مواعيد الصيام للمسلمين و أنواع األكل الصيامى للمسيحيين. • الطعام المغلف يصلح (لورش العمل – الندوات -المحاضرات). • فى المؤتمرات ال يفضل ان نضع بطاقات بأسماء الضيوف على موائد الطعام.
42
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
ثانيا ا إتيكيت تناول الطعام على المائدة • عدم البدء فى الجلوس الى المائدة اال بعد االذن لنا من صاحب الدعوة. • عدم البدء فى تناول الطعام قبل اإلذن لنا من صاحب الدعوة (صاحب الضيافة) • نعرف انفسنا لألخرين لو اول مرة نتقابل. • نضع الفوطة على الرجل قبل البدء بتناول الطعام. • عدم المساس بأطعمة األخرين ،وال ننظر بطعام األخرين وال لكمياته. • السند على المائدة بالرسغ فقط و ليس بالكوع. • عدم النفخ فى الطعام ليبرد ،و عدم إصدار اصوات عند شرب السوائل.. • شرب الشوربة من داخل الطبق لخارجه،نقطع الدجاج و اللحم على قدر المضغة •
يستحسن عدم البدء بتناول الخبز.
• عدم اضافة الملح االعند التذوق ،وعند طلب الملح مننا نعطى الملح والفلفل معا. • فى حال وقوع أدوات المائدة على األرض نطلب غيرها وال نأكل بها مرة تانية. • عدم وضع المتعلقات الشخصية على المائدة (المفاتيح-المناديل -الهاتف-السجائر) • نضع العظام على يسار الطبق ،وبذورالفاكهة من الفم للمعلقة للطبق عالترتيب. • عدم التلويح بأدوات المائدة اثناء الحديث. • نضع الفوطة على مقعد الكرسى للعودة و الفوطة على يسار الطبق فى النهاية. • عدم مناولة األطباق للجرسون،وفى حالة استحساننا للطعام علينا توجيه الشكرله. • فى حالة البوفيه المفتوح نلتزم بدورنا و ال نقدم طبقنا على من يسبقنا. • عدم استخدام ادوات المائدة الخاصة باألخرين ،ونطلب من الجرسون أدوات لنا • عند ترك المائدة ألى سبب (نترك الشوكة و السكين على الطبق ،و أسنان الشوكة لألعلى ، ومقابضها خارج الطبق كأنها شكل رقم 7سبعة باللغة العربية – و تترك الفوطة على يسار الطبق ..ومن الممكن وضع الشوكة و السكين على يمين الطلب ،و الفوطة على المقعد).
43
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
• عند اإلنتهاء من تناول الطعام نضع الشوكة و السكين جنب بعضهم فى الطبق الرئيسى ،و الفوطة على يمين الطبق الرئيسى. • يجب علينا توجيه الشكر لمن استقبلنا و ضايفنا (سواء كان فرد او مؤسسة).
ثالثا ا المحذورات على مائدة الطعام • القاعدة العامة هي البعد عن كل مايثير اإلشمئزاز لدى الغير. • التحدث أثناء وجود طعام في فمك. • عدم فتح مواضيع مقززة على الطعام . • البعد عن التجشأ ،البصق ،السعال والعطس دون أن تغطي فمك أو أنفك،التمخط في كم المالبس،العبث في األنف،الضغط على البثورفى الوجه او حك الجسم ،الحفر في أذنيك بإصابعك او بالمفاتيح والنظر إلى ما تخرجه منها ،قضم األظافر وشد الجلد الميت ،إزالة طالء األظافر، تمشيط الشعر بالقرب من أحد. • شد المالبس الداخلية ،االستمرار في غلق المالبس بعد الخروج من الحمام. • عدم تخلية األسنان على مائدة الطعام ،مضغ اللبان أو فرقعته في وجه اآلخرين. • خلع الحذاء في المناسبات الرسمية تحت الترابيزات . • وضع المكياج في األماكن العامة. • يحذر إطفاء السجائر في فناجين القهوة أو الشاي أو على األرض. • عدم ترك رماد السجائر يتساقط على أرض المكان. • يجب االمتناع عن التدخين في المآدب الرسمية. • االمتناع عن التدخين عند الدخول إلى حفل استقبال. • االمتناع عن التدخين عند الحديث مع شخص ال يدخن • يراعى اإللتزام تماما ً عند وجود الفتة تشير إلى منع التدخين
44
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
الفصل العاشر :إتيكيت قواعد تنظيم المؤتمرات أوالا قبل المؤتمر مادة ( )1تحديد الهدف من المؤتمر • الوسائل المساعدة إلنجاح المؤتمر. • الموازنة المخصصة المؤتمر. • تحديد مكان إقامة المؤتمر واللوجيستيات الخاصة به.
مادة ( )2تعيين فرق العمل • فريق عمل تنظيمي (تجهيز المكان والدعوات والخطابات) . • فريق عمل اتصاالت وعالقات واستقبال . • فريق عمل إلعداد المواد اإلعالمية للمؤتمر . • فريق عمل خدمات مساعدة لتوصيل المراسالت . • اختيار الشخصيات المشاركة ،وكتابة خطابات رسمية للمدعويين وتحديد طرق االتصال بها ومخاطبتها. • اختيار عنوان للمؤتمر و أجندته ( جدول الوقت والجلسات) .. • فريق للتفاوض على تفاصيل مكان عقد المؤتمرلإلتفاق على األسعار وتوقيع العقد. • تحضير المكان (المنصة الرئيسية -الصوت -اإلضاءة -الترجمة -البوفية -تخصيص المقاعد حسب الحاضرين و أسبقيتهم) . • طباعة األوراق المطلوب توزيعها.
45
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
• دعوة وسائل اإلعالم لتغطية المؤتمر . • إعداد المادة الصحفية المطلوب تقديمها لإلعالميين . • إعداد النشرة أو الملف الذي يوزع على الحاضرين . • لوحة الخلفية الرئيسية للنشاط . • لوحات بأسماء المتحدثين والمعلقين . • االتصال لتأكيد مواعيد المؤتمر . • تحضير كلمة رئيس المؤتمر .
ثانيا ا اثناء المؤتمر • مراقبة العمل ومتابعة المشكالت الناتجة . • االستعداد لتوزيع األوراق والمواد المطلوب توزيعها من هدايا وملفات . • تقديم واجب الضيافة من شاي وقهوة وتحديد طرق وكيفية تقديمها . • متابعة طلبات الضيوف والمدعويين . • متابعة البوفيه وتقديم الغذاء للجميع . • تنظيم السيارات في حالة وجود برنامج ترفيهي أو زيادة ميدانية للضيوف . • إدارة األجهزة أثناء الجلسات (صوت -بروجكتور ،وتحديد مسؤوليتها).
46
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
ثالثا ا بعد المؤتمر • تقويم األداء ومقارنته بما تم التخطيط له . • تحديد اإليجابيات و السلبيات ومناقشتها وتحديد المسئول عنها لمعالجة القصور. • رفع تقرير عن إجمالى أعمال المؤتمر للمسئولون (نجاحاته و إخفاقاته ).
الفصل الحادى عشر :اتيكيت االجتماعات على من يدير اإلجتماعات الجمع بين عدة مهارات كمهارات إدارة اإلجتماعات ،المهارات الفنية فى الجوانب التفصيلية التى على أساسها تمت الدعوة لعقد اجتماع باإلضافة إلى المعرفة التفصيلية إلتيكيت وبروتوكول إدارة االجتماعات.
اوالا قواعد االتيكيت والبروتوكول الواجب مراعاتها عند (إدارة االجتماع ) • إختيار موضوع اإلجتماع بدقة و وضع أجندة محددة التفاصيل (جدول أعمال). • تحديد و إختيار السادة المشاركين فى اإلجتماع بعناية شديدة . • إختيار موعد يتناسب مع السادة المشاركين فى اإلجتماع . •
إخطار المشاركين في االجتماع قبل عقده بفترة مناسبة .
• تقديم االعتذار في حالة عدم إخطار المشاركين قبل االجتماع بفترة كافية. • إرسال أجندة (جدول أعمال االجتماع ) قبل موعد عقده بفترة مناسبة . • يوضح فى أجندة اإلجتماع الفترة المسموح بها إلنتظار المشاركين المتأخرين. • تقديم المشاركون الجدد إلى االجتماع بطريقة مهذبة . • توزيع النظر الى جميع المشاركين وفى اعينهم مباشرة ،مناداة الحضور بألقابهم . 47
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
• معاملة المسئولين التنفيذيين األصغر سنا ً بطريقة محترمة دون اإلقالل منهم. • إتباع إتيكيت الحديث ومهارات حسن التصرف إلدارة المناوشات التى قد تحدث . • تعيين شخصان من قبل رئيس اإلجتماع أحدهم إلدارة الوقت طبقا لجدول األعمال ،و األخر لتسجيل جلسة اإلجتماع كاملة "أمين سر". • تجهيز غرفة اإلجتماعات من حيث التهوية و اإلضاءة لتناسب راحة الجميع.. • مراعاة وجود فترات الراحة لتناول المشروبات و األطعمة و التدخين فى حالة طول اإلجتماع و يتم ذكرها أيضا فى أجندة اإلجتماع. • إبالغ السادة المشاركين بموعد اإلجتماع المقبل و تسليمهم محضر اإلجتماع • توجيه كلمات الشكر والتقدير المغلفة بالذوق من جانب رئيس اإلجتماع لكالً : oمن شارك فى حضور اإلجتماع . oمن تقدم بإلقاء كلمته او أقدم على تقديم أفكار جديدة او وضح مواقف قائمة . oمن ساعد في اإلعداد لإلجتماع و إنجاحه .
ثانيا ا قواعد االتيكيت الواجب مراعاتها عند(حضور االجتماع كمشاركين) • علينا الوصول إلى مكان االجتماع في الموعد المحدد أو قبله بخمس دقائق. • في حالة حضور اجتماع ألول مرة علينا تقديم أنفسنا للجميع بجمل ودية قصيرة. • إذ لم يحدد لنا مكان محدد للجلوس فى االجتماع ،فيجب أال نتسابق لإلستحواذ على مكان معين قبل أن يسمح لنا رئيس االجتماع أو أحد معاونيه . • إذا تأخر موعد بدء االجتماع يستحسن لنا فتح حوارات ودية مع االمشاركين. • علينا اإلطالع و القرأة الدقيقة ألجندة اإلجتماع قبل الحضور و نستعد جيدا لمناقشة المواضيع التى سيتم تناولها .
48
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
• إذا رغبنا فى تسجيل حوار االجتماع ،فيجب االستئذان أوال من رئيس االجتماع. • عدم مقاطعة اآلخرين أثناء الحديث أو اإلنشغال بالرسم بطريقة (نصف واعية) على أوراق اإلجتماع (الشخابيط) . • علينا التفكير جيدا قبل التحدث ،وفى حال تعرض المتحدث للمقاطعة المتكررة ينظر الى الشخص المقاطع و يطلب منه بتهذيب وأدب و يخاطبه بأسمه و يطلب منه ان يدعه يستكمل حديثه . • اإللتزام بقواعد إتيكيت اإلنصات • عدم التحدث فى ظل وجود اى شىء فى الفم ( السجائر – اللبان -الطعام ). • عدم التدخين إذا كان ذلك غير مسموح به في غرفة االجتماعات. • فى حالة تقديم مداخلة او التعقيب رجاء إلحاقها بكلمات معبرة عن الذوق (من فضلك -لو تكرمت – اذا سمحتلى) . • عدم إحتكار وقت المناقشة لنا أو اإلطالة في عرض وجهات النظر. • اإلظهار الدائم للمشاعر الودية الطيبة ،مع تجنب الخالف العنيف في أي مناقشة.. • يجب شكر رئيس االجتماع في نهاية الجلسة و السادة الزمالء على شرف التعارف.
49
حزب مستقبل وطن أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة
تـــم بحمـــــــد هللا حزب مستقبل وطن -األمانة العامة أمانة العالقات العامة بالجمهورية بروتوكول العالقات العامة 2018/2017 اعداد
د .ايمــان السيد حافظ أ .بسمــة محمد إبراهيم اشراف وإخراج
م .محمـــد علـى الضبـع
50