N°001
Mayo / 2014
Auditoria
Administrativa
por Áreas
GRUPO EDITORIAL
Rainer Sanoja
“La inteligencia es útil para todo, suficiente para nada” Amiel, Henri Frédéric
La Auditoría Utiliza diferentes instrumentos de recolección de información. Dentro de estos se
encuentra: los cuestionarios, las cedulas, los formatos entre otros.
Los cuestionarios: son formatos que se emplean para obtener información de forma homogénea, y están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas por capítulos o temática especifica.
La cedulas: se utilizan para obtener la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoria. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que faciliten la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis de la información.
Auditoria de Ventas La auditoría de ventas examina todo el proceso de ventas, desde los sistemas que utilizan hasta las personas que los utilizan. Las empresas realizan auditorías de ventas para evaluar la estructura y la estrategia de sus esfuerzos de ventas y dar respuestas a las preguntas más importantes. Estas respuestas son la base para las decisiones que los gerentes de ventas hacen en relación a las políticas relativas, procedimientos y capacitación. Aunque algunos prefieren llevar a cabo esta auditoría interna, otros llaman a un tercero para una revisión más objetiva.
Objetivos de una Auditoria de Ventas El plan de auditoría de ventas sigue el paso del progreso hacia las estrategias a largo plazo, las tácticas de ventas puestas en marcha para ayudar a lograr estas metas, y el progreso hacia el éxito o el total de metas a corto plazo. Los informes y datos históricos de numerosos departamentos como finanzas, desarrollo de productos y recursos humanos ofrecen a los directores de ventas la información que necesitan para su comparación. Las reuniones individuales o grupales con miembros del personal de ventas pueden ayudar a identificar hasta qué punto el personal de ventas percibe el cliente, sus deseos y necesidades y su motivación para comprar. La auditoría del plan de ventas consiste en hacer una mirada hacia atrás y una mirada hacia adelante.
Alcance de la auditoria La revisión de la estructura orgánica, sus objetivos, planes, y normas de ejecución, proporcionara un indicativo anticipado del alcance de esta operación dentro de una empresa. Una manera de abordar la auditoria administrativa de la función de ventas comienza con la identificación de la función dentro de la estructura de un organismo, incluyendo un análisis de los objetivos y las normas de actuación.
Plan de Auditoria
Diseñar un plan de auditoría consiste en identificar los pasos necesarios para asegurar la precisión y calidad en el desarrollo de un producto o servicio. El plan para examinar y evaluar esta área funcional se puede estructurar mediante dos amplios aspectos de las actividades de ventas: la distribución y la comercialización. Cada una tiene sub-funciones distintas y requisitos de información que se pueden estudiar por separado.
Auditoria de Compras La función de compras se conceptúa como la operación que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles de calidad, cantidad, precio y tiempo, a los distintos sectores de la misma, los materiales (materias primas y productos semi acabados, accesorios, bienes de consumo, maquinas, servicios etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos. El departamento de compras en la mayoría de organizaciones es vital porque representa un gran porcentaje del total gastado para toda la organización y porque mantiene a la misma suministrada con los bienes y servicios que necesita para operar. Las auditorías operacionales del departamento de compras pueden ayudar a eliminar los desperdicios, la ineficiencia y el fraude, además añade valor a los resultados de la organización.
Auditoria Recursos Humanos
El propósito principal de la auditoria de recursos humanos es mostrar como está funcionado el programa, localizando prácticas y condiciones que son perjudiciales par la empresa o que no están justificando su costo, o prácticas y condiciones que deben incrementarse. La auditoria de recursos humanos no puede realizarse exclusivamente en los registros y elemento de control que posee el departamento de recursos humanos, sino que tendrá un alcance muy amplio, por ejemplo, áreas como: objetivos, políticas, funciones, reclutamiento, capacitación, relaciones con el sindicato, rotación, y movimiento del personal entre otros. Planear una auditoria es decir como va a practicarse el examen, cuales serán los procedimientos a seguir, con que limitaciones, el tiempo oportuno de su aplicación y el personal que debe asignarse al trabajo. El examen y la evaluación de los recursos humanos son difíciles; el éxito de este trabajo dependerá, en gran parte, del auditor, en cuanto a los aspectos generales de la función y las actividades más significativas.
AUDITORIA DE CRÉDITO Y COBRANZA El gerente de crédito debe desarrollar un sistema para identificar cuentas vencidas y para clasificarlas de acuerdo con la duración del tiempo que ha estado por cobrarse. El área de crédito y cobranza ofrece una oportunidad para examinar los controles financieros, los procedimientos y la información en general. El crédito es la confianza dada o recibida a cambio de un valor. El crédito coloca una obligación a pagar por el comprador y da el derecho de cobro al vendedor. El crédito se utiliza como un medio de cambio y un agente de producción.