Activ'Assistante N°1 by Gwendoline PEDURAND

Assistante N01

ctiv’

Assistante ctiv’

www.activassistante.com

Carrière-Emploi

Comment faire évoluer votre carrière ? Formation

Prendre des notes rapides reportage

Johanne Llarden vous ouvre les portes du Moulin Rouge Dossier

Déplacements d’affaires, ce qui bougera en 2013 !

TEST

Vérifiez votre style de mémorisation

N01

Une belle revanche

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CARRIÈRE-EMPLOI

Comment faire évoluer votre carrière ? FORMATION

Prendre des notes rapides

algré les prophéties annonçant la disparition du métier, vous représentez aujourd’hui la deuxième profession française et les embauches ont progressé de 57 % en dix ans. Sur le terrain, si le secrétariat à l’ancienne survit encore dans quelques entreprises (au grand dam des dernières recrues), l’arrivée des nouvelles technologies a joué le rôle de déclencheur de compétences dans toute la profession. Depuis trois ans, le Groupe Réunir vous accueille au Carrousel du Louvre lors du Carrefour des Assistantes. À cette occasion, l’avis des consultants, formateurs et exposants est unanime : si la « racine » du métier est bien ancrée dans les entreprises, « l’arbre » a grandi, pris des forces et s’impose ! Polyvalent(e)s, compétent(e)s, l’esprit ouvert et en alerte, mais aussi force de proposition dans de nombreux domaines, vous êtes devenu(e)s le trait d’union entre vos entreprises et les organisations extérieures, en France comme à l’international. Belle revanche d’une profession qui a su s’adapter pour combattre l’adversité ! Pour vous aider à aller encore plus loin, Activ’Assistante vous offre un magazine à votre image : actif et proactif ! Bonne lecture,

REPORTAGE

Johanne Llarden vous ouvre les portes du Moulin Rouge DOSSIER

DÉPLACEMENTS D’AFFAIRES, CE QUI BOUGERA EN 2013 !

TEST

Vérifiez votre style de mémorisation

14 rue Sthrau, 75013 Paris Tel : 01 53 61 60 00 Fax : 01 44 24 28 28 www.reunir.com D irecteur d’édition : Eric Guillemin R édactrice en chef : Agnès Taupin ■ R égie Editoriale : Gwendoline Pédurand ■ S ervice Commercial : Nicolas Castinel Tél : 01 46 22 61 43 nicolas.castinel@reunir.com ■ A gence Ze Connexion Tél : 01 46 22 61 43 contact@zeconnexion.com ■ ■

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nt collaboré à ce numéro : O Carole Caillaud, Elisabeth DurandMirtain, Ellen Faivre, Jean-Charles Fauque, Juliette Georges, Vincent Nicolas, Gwendoline Pédurand, Emilien Osi, Agnès Taupin

Eric Guillemin

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M aquette : Noémie Legendre S ecrétaire de rédaction : Juliette Georges C rédits photos : Concepts : Istockphoto, Fotolia

I mprimé par Imaye Graphic R encontres et Communications : 14, rue Sthrau, 75013 Paris Tél : 01 53 61 60 00 Fax : 01 44 24 28 28 www.reunir.com Dépôt légal à parution - OJD en cours

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’ Abshu RRHRS@MSD

Nous Edito

Découvrez un magazine à votre image !

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La rédaction n’est pas responsable de la perte ou de la détérioration des textes et photos qui lui sont adressés pour appréciation. La reproduction, même partielle, de tout matériel publié dans le magazine est interdite.

des fiches outils à conserver... Chaque fiche aborde le résumé d’un sujet, les pas à pas détaillés sont en ligne sur notre site.

> Excel Superposer des séries sur un graphique > PowerPoint Créer un diaporama de visuels > Word 2010 Utiliser le volet de navigation > Bien rédiger Subjonctif ou non ?

Retrouvez-les sur : www.activassistante.com

Activ’Assistante - Mars 2013 -

Nous Activ’Assistante

Sommaire

le PRemIeR oPéRATeuR de SeRvIceS à concevoIR deS PRogRAmmeS de quAlITé de vIe eT mIeux-êTRe Au TRAvAIl

06 Vous

En bref Informations clés et actualités...

08 En direct Les réponses à vos questions 10 ZOOM

Reportage : Johanne Llarden vous ouvre les portes du Moulin Rouge Travailler dans... une multinationale

18 VIE PRO

26 28

Pour tenir compte des besoins spécifiques de chacun de nos clients, nous avons développé une multiplicité de modes d’intervention :

La ConCiergerie La ConCiergerie La ConCiergerie La ConCiergerie Les serviCes La ConCiergerie sur site mobiLe de Quartier® privée «impats / expats» à distanCe

Formation Accélérer sa prise de notes Carrière-Emploi Comment faire évoluer votre carrière ? Génération Y Au secours, je travaille comme il y a trente ans ! 10 trucs pour... cerner vos interlocuteurs Antisèche Réussir un entretien d’embauche

30 Dossier

Déplacements d’affaires, ce qui a bougé, bouge et bougera en 2013 !

36 VIE PRO

Salon Expolangues, à chacun son mode d’apprentissage

40 BUREAU PLUS

44 46

Mieux choisir Trois environnements dans l’air du temps Environnement Recyclage, ou comment réveiller les écogestes Achats pro Café, douceurs et chocolats Séminaires & Événements Lieux magiques pour événements festifs ! Culture & Formation

nos services sont conçus sur mesure pour répondre à votre problématique RH.

PouR PluS de RenSeIgnemenTS, n’HéSITez PAS à nouS conTAcTeR Au 01 56 90 62 00

49 VIE PERSO

Santé-Forme Prévenir les troubles musculo-squelettiques 50 Bon plan Marseille et ses trésors cachés 51 Info droit Le point sur vos congés payés 53 Test Vérifier votre style de mémorisation

45, Rue Boissière 75016 PARIS Tel. 01 59 90 62 00 / Fax. 01 56 90 62 11 contact@todotoday.fr www.todotoday.fr

vous En bref

Informations clés, actualités... Activ’Assistante vous informe

Insolite

Sécurité Partir, mais pas les mains vides Selon une enquête mondiale réalisée à la demande de Symantec, 60 % des employés français démissionnaires ou licenciés au cours des douze derniers mois ont conservé des données confidentielles appartenant à leur entreprise sur leur PC personnel, des supports amovibles, sur le Cloud... Mieux : quelque 52 % prévoient de les utiliser dans le cadre de leur nouvel emploi ! Source : Observatoire de l’Institut SAGE www.institut-sage.com (suivre les liens Observatoire > Toutes les études)

Le port du pantalon est enfin autorisé aux femmes depuis le 31 janvier... 2013 ! Jusqu’à cette date, toute femme revêtue d’un habit masculin s’exposait à une contravention. À l’origine de cette interdiction, une loi du 26 brumaire an IX (17 novembre 1800) assouplie par deux circulaires émises en 1892 et 1909. Ces dernières autorisaient le port de culottes longues aux femmes tenant, par la main, « un guidon de bicyclette ou les rênes d’un cheval ». Le ministère des Droits des femmes a abrogé le texte d’origine en janvier dernier pour incompatibilité avec « les principes d’égalité entre les femmes et les hommes ». Mieux vaut tard que jamais ! Source : JO Sénat du 31-01-2013, page 339

Agenda pro Forum Nouvelles Matières Premières Collecter, recycler, revaloriser les déchets, produire de nouvelles matières premières innovantes... autant de thèmes qui seront abordés et présentés aux visiteurs lors de ce 4e salon. Grand Palais, Lille, les 20 et 21 mars 2013 www.nouvellesmatierespremieres.com

Salon Documation

Événement

CERTIFICAT VOLTAIRE Certifiez votre niveau en orthographe sur votre CV grâce au Certificat Voltaire. * Orthographe : très bon niveau

Certificat Voltaire : 620 * En partenariat avec la FFMAS FLASHEZ-MOI

Assises Nationales de la FFMAS : une Fédération pour des métiers qui bougent ! Le 22 février dernier, la FFMAS a tenu ses 2e Assises Nationales à Paris La Défense sur le thème : « l’Assistant(e) du futur à l’aube du 3.0 : anticiper et préparer les compétences de demain ! » À cette occasion, François Granier, sociologue et chercheur associé au CNRS, a présenté l’Observatoire prospectif mis en place par la FFMAS pour « anticiper les missions des assistant(e)s de demain ». Depuis 2005, la FFMAS est le réseau officiel national qui représente les assistant(e)s, secrétaires et offices managers afin de valoriser leurs rôles dans les organisations et l’évolution de leurs métiers. Le site de référence : www.ffmas.com

Le 18 avril,

toute la profession fêtera :

la 22e édition de la Fête des secrétaires en France,

et la 62e édition aux États-Unis !

Entièrement dédié à la gestion de la documentation et au marché de l’information, Documation fêtera ses vingt ans l'an prochain. Cette année, cent soixante-quinze sociétés spécialisées dans la dématérialisation, la veille, l’intelligence économique seront sur place pour répondre à vos questions. Cnit, Paris la Défense, les 20 et 21 mars 2013 www.documation.fr

Salons Meedex et Market Place

Incontournables, les salons Meedex France, Meedex International et Market Place vont réunir, en un même lieu, tous les acteurs et organisateurs des déplacements professionnels. Un rendez-vous à ne pas manquer ! Carrousel du Louvre, Paris, les 3 et 4 avril 2013 www.meedex.fr & www.lmpva.com

Activ’Assistante, un site à votre image Pour vous informer au quotidien, abonnez-vous aux flux RSS de votre site www.activassistante.com.

Vous y découvrirez chaque semaine : • les dernières actualités et chiffres clés à connaître, • les rendez-vous incontournables, • de nombreux articles, dossiers et fiches pratiques,

• les réponses à vos questions adressées à redaction@activassistante.com !

www.certification-voltaire.fr

Activ’Assistante - Mars 2013 -

vous En direct

Activ’Assistante & Vous ! Une interrogation ? Une information à vérifier ?

La rédaction et ses experts répondent à toute question adressée à redaction@activassistante.com Tous les sujets sont ouverts, à vos claviers !

Sylvie R., Rouen

Sous Excel, et quelle que soit la version utilisée (2000 à 2010), ouvrez le classeur contenant la feuille à extraire. Là, pointez une feuille et cliquez sur le bouton droit de votre souris. Dans le menu déroulant, cliquez sur l’option Déplacer/Copier. Une boîte de dialogue s’affiche. Sous Avant la feuille, sélectionnez la feuille à copier puis cochez Créer une copie. Sous Dans le classeur, activez la flèche de choix et cliquez sur (nouveau classeur). Enfin, cliquez sur le bouton OK pour valider. Une copie de la feuille extraite s’ouvre dans un classeur vierge. Le piège à éviter : pensez à bien cocher l’option Créer une copie, sinon, la feuille sera déplacée !

« Assistante de communication, notre site d’entreprise est réalisé sous WordPress. Je suis à l’aise, mais j’aimerais aller plus loin dans ma démarche. Toutefois, aucune formation ne correspond vraiment à mes besoins. Auriez-vous des pistes à me conseiller ? » Mélanie W., Colmar

Extraire une feuille Excel vers un autre classeur « Je travaille sur un tableau de bord Excel qui contient de nombreuses feuilles. Quand je dois extraire une feuille, j’enregistre le fichier sous un autre nom et je supprime toutes les feuilles inutiles. C’est très long. Existe-t-il caché sur le ruban, une option pour extraire une feuille ? Je ne la trouve pas. »

Formation WordPress 3

Affichage d’agendas en liste « Bonjour, je dois mettre en place un calendrier commun à onze directeurs pour visualiser, sur un planning, les créneaux libres pour tous. Est-ce possible sous Outlook ? Merci de votre aide. » Mathilde B., Méaulte

Sous Outlook 2010, invitez chaque directeur à partager son agenda avec vous. Une fois les agendas visibles dans le volet gauche de votre Calendrier, et toutes les fois où vous devez planifier une réunion, cochez les agendas à visualiser puis cliquez sur l’icône Affichage de planification. Tous les agendas s’affichent en liste et les rendez-vous sont visibles. Pour fixer une réunion, choisissez un horaire où chacun est libre puis cliquez, en haut de la colonne (et sous l’horaire). Tous les noms sont sélectionnés. Ensuite, cliquez sur le bouton droit de votre souris puis sur Nouveau rendez-vous pour tous et paramétrez la réunion.

En premier lieu, contactez les organismes de formation repérés lors de vos recherches initiales et précisez vos besoins. Certains proposent, sur devis, des formations spécifiques ou des accompagnements. Vous pourriez être agréablement surprise. En parallèle, nous vous recommandons deux ouvrages conçus par des formateurs avertis : « Le guide pratique WordPress, créez et animez vos blogs et sites web » paru aux Éditions Eyrolles, et le coffret de deux livres « WordPress 3 et ses principales extensions » diffusé par les Éditions ENI.

Discrimination à la formation « Assistante formation, j’attribue les stages en fonction de critères précis. Il y a quelques semaines, une personne absente plusieurs mois pour une maladie professionnelle a repris son service. Je lui ai accordé trois formations en priorité pour qu’elle s’adapte à son nouveau poste de travail. Comme notre budget n’est pas élastique, j’ai dû, dans le même temps, supprimer d’autres actions de formation prévues. Une salariée évincée m’accuse de discrimination. Que puis-je lui répondre ? » Édith M., Clichy

La réponse de Gwénaëlle LERAY, diplômée en droit social et auteure du livre L’emploi des travailleurs handicapés (GERESO édition). « L’accès à la formation d'un salarié victime d'une maladie professionnelle est une priorité légale. Le fait que la mise en œuvre de cette priorité évince un autre candidat à la formation ne peut être considéré comme une discrimination répréhensible. Il s'agit en effet d'une inégalité de traitement en faveur des personnes malades légalement justifiée et dans l'intérêt de l'entreprise. »

Activ’Assistante - Mars 2013 -

zoom Reportage

Johanne Llarden

vous ouvre les portes du Moulin Rouge

élèbre pour son French Cancan, le Moulin Rouge présente, depuis cent vingt-trois ans, de somptueuses revues aux spectateurs venus du monde entier. Sur scène, plumes, strass et paillettes, décors somptueux, Doriss Dancers et… les plus belles filles du Monde ! Dans les coulisses quatre cents personnes qui s’activent. Pour quelques instants magiques, emboîtez les pas de Johanne Llarden et découvrez ce lieu mythique où l’ombre de Toulouse-Lautrec esquisse les courbes de Mistinguett sous le faisceau des Étoiles.

Assistante de communication et presse depuis deux ans, et sous les ailes du célèbre Cabaret parisien Le Moulin Rouge, Johanne Llarden, vit, tout éveillée, un rêve qu’elle n’aurait jamais osé imaginer.

Des missions passionnantes... Assistante du Directeur communication et marketing et de l’Attachée de presse du Moulin Rouge, Johanne vit au rythme de l’actualité du cabaret. « En travaillant aux côtés de deux managers, j’ai la chance de pouvoir intervenir, à mon niveau, dans toutes les étapes de la communication de notre établissement » explique-t-elle. Ses missions peuvent ainsi l’amener à « accueillir les journalistes, accompagner les équipes de tournage lors d’interviews de danseurs ou veiller au respect des consignes émises en matière de tournage d’extraits du spectacle ». Dans ce rôle d’accompagnement, où se côtoient des hommes et des femmes venus de tous pays, Johanne s’exprime majoritairement en anglais. Mais, le contraire aurait été surprenant.

... d’autres plus insolites Parfois, Johanne peut « à la demande d’écrivains, journalistes ou auteurs, effectuer des recherches dans les archives du Moulin Rouge, riches de textes anciens, de livres, de photos, de tableaux et croquis... ». Quelque part, elle participe ainsi à la mémoire du Cabaret et elle s’enrichit de toutes les découvertes faites en ces moments privilégiés. >

Le Moulin Rouge en chiffres 600 000 spectateurs par an, dont 50 % de clients internationaux et 2 représentations par soir, 365 jours par an. 240 000 bouteilles de champagne par an (1er consommateur dans le Monde, hors Grande distribution). 1 000 costumes de plumes (de la Maison Février), de strass et de paillettes et 800 paires de chaussures (du 37 au 47), créées sur mesure par la Maison Clairvoy. 400 personnes travaillent au Moulin Rouge dont 80 danseurs originaires de 14 pays (60 Doriss Girls et 20 Doriss Dancers) et 120 personnes rattachées à la plus grande Brigade de France. 1 aquarium de 40 tonnes d’eau, 5 pythons et 6 chevaux nains (toys et falabellas).

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zoom Reportage

> Des rencontres... à risques

“

Un métier féérique dans un lieu mythique !

Invitée à évoquer une anecdote sur son métier, Johanne réfléchit, mais aucun moment en particulier ne lui vient à l’esprit. Pour, quelques minutes plus tard, préciser très sérieusement qu’elle doit « veiller à ce qu’aucun visiteur externe ne soit renversé par un cheval, lorsqu’il emprunte un couloir ». S’il ne s’agit pas d’une anecdote, l’information mérite tout de même quelques explications ! « Dans la revue "Féerie", l’un des quatre tableaux invite sur la scène six petits chevaux. Dès leur arrivée au Cabaret, ils se ruent dans les couloirs et galopent vers leur loge (car ils en ont une !), bousculant toute personne qui se dresserait sur leur passage. Et le même scénario se répète avant et après le spectacle ou à leur départ vers leur écurie située à l’extérieur de Paris, en pleine campagne » précise Johanne. « Mais ce qui est vrai pour les visiteurs l’est aussi pour le personnel », ditelle en riant « et je veille personnellement à ne jamais me trouver dans leurs sabots ! »

Une chance inouïe et des projets À peine son Master en poche, Johanne est consciente d’avoir trouvé « une place de rêve » ! Née à Montpellier et vivant à Marseille, rien n’indiquait qu’elle serait sélectionnée à ce poste. « Parisienne d’adoption, je ne connaissais personne hormis les étudiants et le personnel de l’EFAP où j’ai fait mes études. C’est par mon école que j’ai reçu l’annonce et nous étions beaucoup à postuler . Quand j’ai annoncé à mes parents que je venais d’être engagée au Moulin Rouge, leur émotion était palpable et j’ai senti qu’ils étaient très fiers de moi. Pour l’instant, toutes les expériences que je cumule me sont bénéfiques. Plus tard, j’aimerais devenir Chargée de communication, puis continuer à évoluer ». À 25 ans, occuper un poste de rêve, dans un lieu de rêve, c’est un très beau début. Sous le ciel étoilé de la scène du Cabaret, strass et paillettes se reflètent dans les yeux des spectateurs. Quelle belle carte de visite pour une assistante à l’aube de sa carrière ! � Agnès Taupin

cv Express 2011 : Engagée au Moulin Rouge 2011 : Diplôme de l’EFAP (L’Ecole des métiers de la communication) 2009 - 2011 : vingt-deux mois de stage • dix mois dans un Bureau de Presse spécialisé dans les spectacles vivants • six mois au Service Communication d’une Maison de Prêt-à-Porter • trois mois dans un Bureau de Presse (culture) • trois mois dans un Bureau de Presse (mode)

zoom Travailler dans...

Être assistante de direction

dans une multinationale

Premier volet d’une série de portraits, Travailler dans vous présente trois assistantes de direction évoluant au sein d’une multinationale. Quels parcours ont-elles suivis ? Et que font-elles au quotidien ? � Agnès Taupin

’il y a vingt-cinq ans, les postes d’assistant(e) s de direction étaient surtout proposés à des personnes titulaires d’un BTS d’assistant de direction bilingue, depuis une dizaine d’année, ces mêmes postes s’ouvrent aux autodidactes. Découvrez trois approches différentes du métier et les conseils d’un directeur des ressources humaines pour cerner les attentes des hauts dirigeants.

Du secrétariat de direction au pilotage de projets Assistante de direction générale, Anne Roiret travaille chez Adecco depuis vingt-cinq ans et a rejoint la direction des ressources humaines il y a cinq ans. « Mon diplôme d’assistante de direction bilingue en poche, j’étais parfaitement consciente de mon faible niveau en langue. Pour évoluer en anglais, j’ai été surveillante d’internat aux USA pendant deux ans. Puis j’ai occupé un poste de répétitrice en Argentine ce qui m’a permis d’apprendre l’espagnol ». Dans ses nouvelles fonctions à la direction des ressources humaines, Anne a conduit un projet de mise en place d’un outil de gestion de la taxe d’apprentissage utilisé par le Groupe et piloté la création du site intranet Great Place to Work sous Sharepoint. Au quotidien, Anne est l’interlocutrice privilégiée du siège mondial. « Je peux intervenir sur des dossiers de fond (enquêtes, plans de communication, création de supports), c’est passionnant ! Lorsque je mène des projets, mon rôle est légitime et reconnu. Je communique en anglais au quotidien, avec notre Siège basé à Zurich et nos filiales implantées dans le monde entier. En ce moment, je participe à un programme qui implique la Chine et de nombreuses conférences téléphoniques sont organisées pour en assurer le pilotage ». La devise d’Anne Roiret :

« Mon directeur fait de A à Z. Je fais de B à X ». 14

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zoom Travailler dans...

Conseil d’expert

De la production à l’assistanat de direction

De l’animation au secrétariat de direction

Titulaire d’un diplôme de secrétariat obtenu en 1989, et engagée à 19 ans comme opératrice de fabrication dans une usine implantée dans les HautesVosges, Christelle Mougel a passé, « par correspondance un diplôme de secrétaire médicale en 2002 pour changer de vie » dit-elle. « Quand une opportunité de rejoindre les bureaux de mon usine s’est présentée à moi, pour une mission de trois semaines, je n’ai pas hésité une seconde ! » Depuis ce jour, elle n’a jamais repris le chemin des ateliers et a évolué au sein de plusieurs services administratifs : planning de production, paie, hygiène, sécurité et environnement. Aujourd’hui Christelle est assistante de direction multifacettes. En premier lieu, elle collecte les éléments en vue de réaliser les salaires de deux sites de production du groupe Prysmian et tous les éléments qui vont de pair. En parallèle, elle s’occupe du secrétariat de l’établissement, du service sécurité et environnement et son directeur envisage de lui confier la gestion des réservations de voyages. Consciente de travailler dans un secteur difficile et une région complexe et chahutée, Christelle perfectionne son anglais depuis trois ans et passe le TOEIC chaque année pour mesurer sa progression. Un jour, elle le sait, cette compétence supplémentaire sera le sésame qui lui permettra d’accéder à un poste d’assistante dans une direction générale.

Avant de venir renforcer l’équipe d’Edelman France à Paris, Jennifer Chamberlin a suivi un parcours atypique et original. « Après deux années d’étude d’orthophonie à Londres, je suis devenue opératrice/animatrice d’attraction chez Mickey (Eurodisney SCA) en 1999 » dit-elle amusée. « Pour, deux ans plus tard, décider qu’il était temps d’exercer un métier plus sérieux » ! Depuis, Jennifer a enchaîné cinq CDI dans des secteurs différents (juridique, bancaire, ressources humaines ainsi qu’au sein d’une organisation humanitaire) et préparé, en 2012, une licence professionnelle en Gestion et pilotage des ressources humaines. Aujourd’hui assistante de la Directrice Générale d’Edelman France, Jennifer gère entre autres les agendas, les voyages, les réunions avec les partenaires externes, les feuilles de temps et les notes de frais (pour lesquels elle utilise un logiciel spécifique). Elle participe également aux Comités de direction et dresse, à leurs termes, les listes d’actions en découlant. Elle communique beaucoup par mails, par téléphone et organise les voyages des visiteurs étrangers (en provenance d’autres pays européens et des États-Unis). Pour simplifier leur séjour à Paris, elle a réalisé un guide d’informations pratiques. Les visiteurs peuvent s’y référer s’ils disposent d’une heure, d’un après-midi ou d’une journée de libre. Enfin, elle participe également à la réalisation d’une newsletter interne. Ponctuellement, elle intervient sur certaines missions auprès de la RRH. Si elle pratique l’anglais (sa langue maternelle) au quotidien, elle s’en sert aussi pour communiquer avec les services informatiques externalisés en Inde.

La devise de Christelle Mougel :

« Ne refusez rien ! Toute expérience nous enrichit ! » 16

La devise de Jennifer Chamberlin :

« Pour y arriver, il faut oser ! »

Trois questions à Monsieur Raphaël Marcy, directeur des ressources humaines d’Adecco France et membre du comité de direction.

Activ’Assistante : Aujourd’hui, quels sont les savoir-faire indispensables pour être recruté(e) à un poste clé au sein d’une multinationale et travailler au côté d’un haut dirigeant ? R. Marcy : Au-delà des savoir-faire classiques, les savoir-être priment et un(e) assistant(e) de direction

générale doit surtout avoir un sens inné de l’accueil, du service, de la bonne humeur et de l’enthousiasme. L’autonomie et la prise d’initiative sont également des fondamentaux. Une fois en confiance réciproque, un(e) assistant(e) de direction doit pouvoir prétraiter des dossiers, gérer des mails et l’agenda de son responsable avec le même style et état d’esprit que s’il l’avait fait lui-même. AA : Faut-il maîtriser l’anglais ? R. Marcy : Il est essentiel d’être à l’aise dans au moins une langue étrangère. Un séjour à l’étranger ou dans un

environnement international est de plus en plus demandé pour des postes de cadres dirigeants quelle que soit la taille de l’entreprise. Cela sera progressivement la même chose pour une assistante de direction générale. AA : Faut-il être « surdiplômé(e) », expérimenté(e) et quels savoir-être clés sont appréciés ? R. Marcy : S’il est indispensable d’être au moins titulaire d’un diplôme de niveau III (Bac+2), l’expérience est

capitale. En revanche, ce n’est pas l’accumulation d’expériences qui compte, mais ce que la personne en a fait. Comment s’est-il/elle adapté(e) aux différentes personnalités rencontrées, quelles stratégies ont été mises en œuvre pour répondre à leurs attentes. C’est fondamental. Pour toutes ces raisons, la personne qui souhaite intégrer un poste d’assistant(e) de direction d’un dirigeant doit, outre faire preuve d’un excellent relationnel, être capable de gérer l’imprévu, savoir se coordonner avec son manager, aimer un environnement mouvant. La personne idéale doit être d’une redoutable efficacité, réactive et faire preuve de souplesse et d’adaptabilité. Les changements réguliers dans les agendas, réunions, consignes… ne doivent être ni un problème, ni source de stress. C’est un quotidien. Un credo à retenir ?

« Dans tous les domaines, l’assistant(e) d’un directeur général doit savoir défaire ce qui vient d’être fait » !

Activ’Assistante - Mars 2013 -

VIE PRO Formation

De 30 mots minute sans formation... De l’écriture classique, à l’écriture rapide « Formatés par notre culture, nous avons toutes et tous appris à bien écrire, à faire de belles phrases, à respecter les règles d’orthographe. Si, au final, ces savoir-faire sont indispensables, en situation de prise de notes rapide, ils sont contre-productifs », explique Sabine. La méthode MERAS®, basée sur la phonétique avec suppression des lettres inutiles à la compréhension du mot, simplifie l’écriture et la lecture des mots. Pour exemple, la lettre « j » se lit « je ». Associée à d’autres consonnes, on peut lire « jp » (jupe) ou « jll » (gélule), peu importe l’orthographe, le son reste primordial. Bien entendu, les voyelles indispensables en début et fin de mots uniquement, ont leurs propres transcriptions, tout comme les expressions ou mots usuels, transformés en abréviations. « Mais si la méthode est facile à apprendre », ajoute Sabine, « il est indispensable de s’entraîner un peu chaque jour. Ce que j’ai fait en m’appliquant, car ce challenge correspondait à l’un de mes objectifs personnels à atteindre ».

Accélerer

sa prise de notes

Sabine Polifonte, assistante de direction, a suivi la formation Prise de notes rapide avec la méthode MERAS®. Découvrez comment, en quelques semaines, elle est passée de trente mots minute à quatre-vingts, sans effort, mais avec de l’entraînement. 18

embre d’une équipe de treize personnes, chez Secretary Plus, à Paris (filiale du groupe USG People France qui compte au total huit cents salariés), la prise de notes rapide est le quotidien de Sabine. Mais si elle a pu, pendant des années, se contenter de quelques abréviations, force est de constater que le mouvement s’est accéléré. Aujourd’hui, le besoin de maîtriser une vraie technique de saisie rapide de la parole s’est imposé à elle. À ses côtés, découvrez une méthode simple à assimiler et à mettre en œuvre.

Du mot à mot, à l’ordonnancement des idées « À tout bien réfléchir, est-il utile de tout noter, en tout temps », remarque Sabine. « Grâce aux outils découverts pendant le stage, j’ai vite abandonné le mot à mot systématique pour noter, dans des tableaux ou schémas associés à la méthode MERAS®, les idées essentielles à retenir. Le gain de temps est considérable à la saisie comme à la transcription, car mes idées sont déjà ordonnancées. En revanche, j’utilise la méthode littérale pour noter les propos de chacun lors des réunions où il est essentiel de conserver la mémoire fidèle des échanges ».

Du français, à l’anglais... Pour aller plus loin, Sabine envisage de suivre, cette année, une journée complémentaire de formation pour adapter la méthode de prise de notes rapide française à l’anglais. Autre projet, autre défi à relever. Nul doute, Sabine va réussir ! �

Les

... passez à

80 mots minute !

conseils

de Sabine

Changez de regard ! Tout ce que vous avez appris jusqu’à ce jour peut s’écrire en langage abrégé et l’ordre des mots reste le même. Seules les lettres inutiles s’envolent au profit de sons et abréviations logiques.

2. Refoulez vos mauvais souvenirs

Par le passé, vous aviez appris une méthode en deux ans et gribouillé « vos gammes » sur des centaines de carnets ? Ici, la méthode s’apprend en trois jours pour les aspects techniques et deux ou trois mois d’entraînement à la vitesse pour une saisie régulière.

3. Entraînez-vous en ligne...

Pour vous entraîner, connectez-vous gratuitement au site www.meras-prisedenotes.com et accédez à une bibliothèque d’exercices pratiques.

Agnès Taupin

Activ’Assistante - Mars 2013 -

VIE PRO Carrière-Emploi

Comment réussir un parcours certifiant ? Assiduité aux modules, expérimentation et exercices de validation pendant les intersessions, mémoire fouillé et bien rédigé sont les garants de votre réussite. Mais, deux éléments viennent appuyer ce succès : l’organisation mise en place pour mener de front travail et certification (faire un rétroplanning des actions à mener) et l’investissement dans la rédaction du mémoire. Et si la présentation orale lors de la soutenance est correcte… c'est gagné !

les formations courtes

Comment faire

Vous manquez de temps ? Optez pour les formations issues du Plan de formation de votre entreprise. Il rassemble l’ensemble des actions qui vous permettent d’évoluer ou de vous adapter à votre poste. Réalisé d’après les besoins recensés, n’hésitez pas à faire connaître les vôtres lors de votre entretien annuel d’évaluation. >

Témoignage

Faites le bon choix ! Dominique Leszczynski, assistante indépendante, Versailles

Le choix d’entreprendre une démarche VAE visant un BTS s’est imposé à moi, car je ressentais le besoin de valider mes expériences professionnelles. Auparavant, ma carrière d’assistante souffrait du manque de diplôme pour asseoir ma légitimité. Mais l’investissement personnel important requis en valait la peine : plus grande assurance devant un employeur, reconnaissance de mes compétences et meilleure connaissance de moi-même.

évoluer votre carrière ?

Une carrière qui évolue n’est pas seulement liée à la maîtrise des savoir-faire. Encore faut-il prouver que l’on sait faire !

adresses utiles

Les parcours sur mesure

Consciente des besoins spécifiques des entreprises et des salariés, la Fédération de la Formation Professionnelle a mis en place la Certification professionnelle. En pratique, chaque cursus s’inscrit dans un parcours de formation validé avec votre entreprise à l’issue duquel est délivré un Certificat Professionnel. C’est une aide précieuse au développement des compétences et une reconnaissance de la maîtrise d’un métier.

L’idée de suivre un parcours certifiant en lien ou non avec une université vous tente ? Notre sélection et vos mots clés de recherche. • www.sciencespo.fr (mots-clés : parcours certifiant) • www.cegos.fr (mots-clés : certification, formations diplômantes) • www.efe.fr (mot-clé : certification) Autres sites utiles : www.cnam-idf.fr, www.ffp.org

ujourd'hui, quel cursus choisir pour améliorer votre visibilité professionnelle ? Comment obtenir le diplôme souhaité ou la certification visée et quel « dispositif » choisir : VAE, CIF ou DIF ?

Comment ça marche ? Il y a d’abord l’admission : un dossier de candidature, parfois un questionnaire adapté au parcours choisi, voire un entretien téléphonique. Le parcours est organisé en modules séparés par des intersessions durant lesquelles les acquis sont mis en pratique sous forme d’exercices, d’études de cas, de quiz ! Deux tuteurs sont vos « supports » : le tuteur formation et le tuteur entreprise. Puis, vient le moment de rédiger un mémoire qu'il faut soutenir devant un jury de professionnels. Fin du parcours !

Activ’Assistante - Mars 2013 -

VIE PRO Carrière-Emploi

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Les dispositifs classiques

En France, chaque salarié qui souhaite se former peut faire appel à des dispositifs conçus à cet effet. Les connaissez-vous ?

La vae Et si vous transformiez votre expérience (trois ans minimum) et vos compétences acquises au travail en diplôme ou certification professionnelle ? Vous pourriez ainsi développer votre potentiel et assumer de nouvelles responsabilités. Cette démarche individuelle consiste à présenter à l’écrit les compétences acquises en situations de travail et d’en apporter les preuves, puis de réaliser un entretien devant un jury d’enseignants et de professionnels. Au terme de votre parcours, et si vos compétences sont validées, à vous le diplôme ou la certification visé(e) ! www.vae.gouv.fr

Le DIF

Avis d’expert

Quel retour sur investissement? Christophe Dumout, Responsable Formation, société d’assurances, Paris

Le Cif pose la question de l’utilisation des nouvelles compétences acquises par la formation : étendue des compétences ou changement de poste ? Quand l’évolution en interne est impossible, le salarié reprend son poste ou un poste similaire. La déception peut avoir une incidence sur la bonne réalisation de son travail. La VAE entretient, quant à elle, la motivation du salarié qui a à cœur d’évoluer vers un poste à la hauteur de son diplôme ou qui vise une augmentation de salaire.

Depuis 2004, tout salarié en CDI ayant au moins un an d’ancienneté se constitue un capital d’heures de formation de vingt heures par an, cumulable sur six ans dans la limite de cent vingt heures. Le choix de la formation est arrêté par accord écrit entre le salarié et l’employeur. Renseignez-vous sur votre capital Dif et sur ses modalités (hors temps de travail ou non). Une opportunité de vous doter de compétences en lien indirect avec votre poste actuel est à votre portée. http://travail-emploi.gouv.fr

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Le CIF C’est le dispositif idéal pour accéder à une qualification supérieure via une formation longue. Vous cumulez vingt-quatre mois d’ancienneté (consécutifs ou non) dont douze dans l’entreprise ? Vous pouvez adresser à votre employeur une demande d’autorisation d’absence pour suivre la formation de votre choix. Vous resterez salarié(e), conserverez vos droits et préparerez soit une reconversion, soit un examen, ou encore une évolution significative. Les Fongecif présents dans chaque région se chargent du financement du Cif. http://travail-emploi.gouv.fr www.fongecif.fr � Elisabeth

www.csp.fr – info2@csp.fr

Durand-Mirtain

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Ensemble, cultivons le talent ! CSP FORMATION - 66, rue La Fayette, 75009 Paris - www.csp.fr - www.rich-learning.fr

VIE PRO Génération Y

J’imprime tous les e-mails, je les classe dans des parapheurs, il les annote et me les rend.

reproché de me mêler de ce qui ne me regardait pas. Je me sens sous-employée, j’ai même l’impression de régresser. Je m’en sors en conservant les propositions au cas où, un jour, il change d’avis. Je garde ainsi mes acquis ».

Je m’étiole. À l’ère de la communication, je suis démunie. Pour ne pas sombrer, je me consacre à mes tâches que je réalise le mieux possible, je respecte les règles du cabinet et je conjugue le verbe "patienter" à tous les temps ». � Elisabeth Durand-Mirtain

Travailler avec du matériel obsolète

Au secours, je travaille

comme il y a trente ans !

Imaginez une entreprise où le temps s’est arrêté... où tout, ou presque, est en mode « pause ». Comment, dans ces conditions, aller travailler le cœur léger ?

’adaptation à des méthodes « anciennes » est aussi difficile pour une assistante génération Y - ou qui a évolué avec le métier que le contraire. Pour preuve, découvrez le témoignage de trois jeunes femmes bloquées dans l’espace temps.

S’accommoder d’un management autoritaire Chloé B., 24 ans, BTS assistant de manager en poche était heureuse de trouver un poste dans une grande entreprise de la région parisienne, auprès d’un mana-

ger senior. Elle a vite déchanté. « C’est dur de ne pas pouvoir prendre d’initiatives ni faire de propositions, comme je l’ai appris en BTS. Systématiquement, mon manager croit que je remets en cause son organisation. Il n’accepte pas une suggestion d’amélioration, même nécessaire. J’ai proposé d’établir l’ordre du jour des réunions du comité de direction, car il n’y en avait pas. J’ai fait le tour des collaborateurs, j’ai demandé à chacun ses points, je les ai rassemblés et j’ai rédigé un projet d’ordre du jour. Lorsque je l’ai transmis à mon manager, expliquant son utilité (optimiser l’organisation de la réunion, donner la parole à tous, rédiger un compte-rendu structuré, etc.), il m’a

Claire M., 28 ans, est assistante du directeur d’une entreprise de quinze salariés du BTP en Bretagne depuis ses débuts. Elle se dit même « geek ». Son manager ne possède pas d’ordinateur et n’en souhaite pas ! « J’imprime tous les e-mails et leurs pièces jointes, les classe dans des parapheurs par expéditeur et par ordre chronologique. Il les annote et me les rend. Cela représente environ cinquante e-mails par jour et cinq parapheurs ! Il rédige tout sur des bouts de papier qu’il colle, découpe et assemble. Il corrige systématiquement tout, à la virgule près, jusqu’à dix fois. Je perds un temps fou ; il me le reproche. Je n’imaginais pas qu’à notre époque, on pouvait encore travailler ainsi ! Pour rester professionnelle, je prends du recul, je me tiens au courant des évolutions technologiques pour rester à jour et je transforme les situations difficiles avec humour ».

S’adapter à toute absence de communication Alice T., 22 ans est assistante de gestion dans un cabinet d’avocats. Jeune diplômée, elle faisait de grands projets d’avenir professionnel. Mais, dans ce cabinet, le mode de communication a fini par peser ; voire lui faire commettre quelques erreurs. « J’ai du mal à vouvoyer les collègues en particulier ceux de mon âge. Pourtant, c’est ce que l’on m’a demandé à mon arrivée. Ici, on s’appelle Maître, Madame ou Monsieur, jamais par son prénom. Il n’y a aucune communication, les informations ne circulent pas. J’ai l’impression d’être un numéro. Personne ne s’intéresse à personne. J’ai été choquée d’apprendre qu’un manager ignorait que sa collègue était mère de deux enfants avant qu’elle ne demande un congé pour enfant malade. Pas d’entretien annuel, pas de réunion de service, bref pas de communication.

Avis d’expert

Chaque expérience vécue est un plus Christine Harache, Manager de l’offre assistante, Cegos

Quand on est jeune et enthousiaste, il est frustrant de se voir bloqué par des méthodes de travail qu’on juge rétrogrades. On aurait envie de tout révolutionner. C’est compréhensible, mais est-ce pour autant efficace ? Si vous cherchez à tout bouleverser, il y a peu de chances que vous y parveniez. La plupart des personnes n’aiment pas changer et freineront des quatre fers face à vos innovations. Le mieux est encore de prendre le temps d’observer la situation et de repérer les vraies améliorations que vous pourriez apporter. Vos propositions passeront d’autant mieux que vous saurez mettre en avant les bénéfices que les « méthodes à l’ancienne » pourraient en retirer. Un autre moyen de vous rendre la situation plus supportable est de la positiver et de considérer que chaque expérience vécue apporte un plus. Vous avez forcément des choses à apprendre des autres, ne serait-ce que de leur connaissance de l’entreprise.

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VIE PRO Savoir-être

10 trucs pour...

cerner vos interlocuteurs Au quotidien, vos savoir-être permettent d’accroître vos performances relationnelles. Découvrez comment vous mettre « en conditions » pour mieux cerner vos interlocuteurs et obtenir les informations attendues. � Elisabeth Durand-Mirtain

Combattez vos idées préconçues et vos filtres éducatifs. Imprimées dans votre inconscient, ces « fausses » croyances provoquent des interprétations rapides comme : « il a fait une grande école, donc c’est un bon manager », « elle a du mal à dire bonjour, elle est mal élevée... »

Laissez l’autre s’exprimer. Même en cas de désaccord, ne dites rien. Votre interlocuteur pourra ainsi aller jusqu’au bout de sa pensée et vous, mieux le connaître.

Observez les expressions de son visage. Elles traduisent les émotions, voire trahissent les pensées. Votre interlocuteur a du mal à soutenir votre regard ? Il ment ou il n’est pas franc. S’il adopte une attitude ouverte et sourit, il est honnête. S’il est gêné, il est mal à l’aise et rit nerveusement.

Questionnez votre interlocuteur : « pourquoi dis-tu cela ? », « qu’est-ce qui te fait dire que... ? »

Aidez votre interlocuteur à préciser sa pensée si vous la trouvez imprécise ou basée sur des opinions. Posez des questions ouvertes et factuelles (qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi). Elles apportent l’information attendue et évitent les interprétations.

Intéressez-vous à l’autre

et pratiquez l’empathie pour comprendre et ressentir ses émotions (« qu’avez-vous ressenti à l’annonce de ? Pourquoi ? » « Oui je vous comprends »).

Mains moites, perles de transpiration sur le front, dos du siège humide lorsqu’il se relève s’il est assis... votre interlocuteur est mal à l’aise.

Décryptez le registre sensoriel de votre interlocuteur. Est-il visuel ? (il vous regarde attentivement et lève les yeux au ciel). Est-il auditif ? (ses yeux vont de droite à gauche, il « répète » vos paroles). Est-il kinesthésique ? (ses yeux sont baissés, il ressent).

Cernez son degré de stress.

Décodez ses gestes.

Les postures de son corps traduisent ses non-dits, il croise les bras et/ou les jambes, il fait un rempart (ce que vous dites ne lui convient pas). Il pose sa main sous son menton, il est intéressé par vos propos.

Supprimez les stéréotypes. Restrictifs, ils concernent le groupe (à la différence des préjugés). « les Anglais sont politiquement corrects », « les femmes sont bavardes », autant de stéréotypes qui vous empêchent de cerner l’autre.

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VIE PRO Antisèche Secretary plus du groupe USG People, 4ème groupe européen en Ressources Humaines, met à votre

Réussir

un entretien d’embauche

disposition son expertise « L’ Assistanat qualifié » (notamment bilingue / trilingue /quadrilingue) en intérim - CDD - CDI. ASSISTANT(E)S DE DIRECTION / TOP Management Assistant(e) personnel(le) de PDG Assistant(e) de directeur / DG / CODIR / COMEX … Assistant(e) responsable des relations clients Assistant(e) de Manager, Responsable d’entité ASSISTANT(E)S DE DEPARTEMENT Secrétaire et Assistant(e)s juridiques Assistant(e) Marketing / communication / publicité

Trop souvent, les entretiens de recrutement basculent en défaveur des postulants pour d’infimes détails. Comment faire bonne impression et réussir là où d’autres échouent ?

Assistant(e) commercial(e) Assistant(e) paies Assistant(e) Ressources Humaines Assistant(e) des Ventes / Assistant(e) Après-vente Assistant(e) Achats Assistant(e) Logistique Assistant(e) Import / export ASSISTANT(E)S POLYVALENT(E)S

Assistant(e) de projets

i les candidats affirment bien préparer leurs entretiens d’embauche, de leurs côtés, les témoignages des recruteurs sont ponctués d’anecdotes certifiant le contraire. Des reproches, aux conseils, il n’y a qu’un pas. Découvrez leurs attentes.

Assistant(e) des opérations Assistant(e) Administrative Assistant(e) junior

Avant l’entretien

Conseil d’expert

Si malgré tous vos efforts, vous êtes en retard…

Apprenez à vous présenter en trois minutes. Qui êtes-vous, que savez-vous faire ? Renseignez-vous sur l’entreprise. Que fait-elle, qui la dirige, qui vous reçoit ? Arrivez à l’heure ! Si les retards ont mauvaise presse, arriver trop tôt est également mal perçu.

Gaëlle Marre, Directrice Associée d’OfficeTeam

... avant de quitter votre domicile, assurez-vous d’avoir sur vous le nom et les coordonnées de votre interlocuteur pour l’informer de la situation ; ... dès votre arrivée, présentez vos excuses le plus poliment possible sans vous étendre sur le sujet.

Lors de l’entretien

Saluez votre interlocuteur par son nom de famille. Répondez avec concision. Évitez les détails, les anecdotes. Démontrez vos compétences si l’occasion se présente. Privilégiez les faits, les chiffres. Saluez et remerciez votre interlocuteur pour le temps qu’il vous a consacré et relevez ses attentes : sous quels délais prendra-t-il sa décision ? Qu’attend-il de vous ?

Dès le lendemain

Secretary Plus Management Support Paris 14, rue Pergolèse, 75116 - PARIS Tél : 01 49 52 94 60 Fax : 01 49 52 94 61 recrutement-paris@secretary-plus.fr

Secretary Plus Management Support Lille 2, rue du Priez, 59000 - LILLE Tél : 03 20 10 16 60 Fax : 03 20 10 16 69 recrutement-lille@secretary-plus.fr

Adressez un courrier au recruteur pour le remercier des éclairages apportés sur le poste à pourvoir, reformuler ses attentes et confirmer l’intérêt que vous portez aux missions. En actant l’entretien, vous ferez une « seconde » bonne impression ! � Juliette Georges France - Belgique - Hollande - Espagne - Suisse - Autriche - Allemagne

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dossier Voyage d’affaires

Déplacements d’affaires, ce qui a bougé, bouge et bougera en 2013 !

SOMMAIRE

1. Voyages d’affaires : quand

les budgets se resserrent

2. MICE : les tendances de l’art de se réunir

3. Trois salons pour faire le tour de la question

algré Internet, les Smarphones et les tablettes, se déplacer pour échanger, faire connaissance et gagner la confiance, reste et demeurera indispensable. Mais avec l’évolution des techniques et la crise économique, les budgets se resserrent et on ne se déplace plus, et se réunit encore moins, comme il y a encore peu. Si certaines grandes structures se sont dotées d’un « travel manager » ou d’acheteurs spécialisés, c’est bien souvent aux assistantes que revient la tâche d’organiser des voyages et séminaires toujours plus courts, plus près, moins chers. Comment réussir ce challenge ? >

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dossier Voyage d’affaires

Voyages d’affaires : quand les budgets se resserrent

Comment réduire les budgets ? Pour optimiser les coûts, les bonnes vieilles méthodes restent les plus sûres : prendre le rail plutôt que l’air ; en train, passer de la première classe à la seconde (à la condition, rédhibitoire, que chaque place soit équipée d’une prise électrique) ; en avion, muter de la classe affaire à l’éco, à l’hôtel, du 4 étoiles au 3 étoiles… Les dernières études réalisées* montrent que la tendance dans ce sens est lourde.

ourquoi le tourisme d’affaires n’a-t-il plus la cote ? » demandait en février dernier Philippe Lefebvre, journaliste sur France Inter. En fait, son chiffre d’affaires n’a baissé l’an dernier que de 4,9 %1, une baisse due essentiellement à la recherche effrénée d’économies.

Les limites d’Internet Internet joue là un rôle de premier plan. Comme le touriste de loisirs, le voyageur d’affaires (ou son assistante dans 80 % des cas) cherche le meilleur prix sur les nombreux sites de comparaisons de tarifs. Cela peut se révéler complexe et chronophage et orienter vers un « low cost » peu opérationnel : réservation à l’avance, fréquences de vols peu élevées, aéroports secondaires, manque de correspondances et d’allers-retours dans la journée, confort sommaire... se révèlent à l’usage peu compatibles avec les exigences du voyage d’affaires. D’où les tentatives d’amélioration du service à bas prix, chez Air France par exemple avec la nouvelle offre « Hop ! »

Avis d’expert Où trouver des informations ? Caroline Moulin-Schwartz Directrice du Market Place des Déplacements Professionnels

« Se rendre à un salon, comme celui qui sera organisé en avril au Carrousel du Louvre, permet aux assistantes de rencontrer des professionnels en matière d’hôtellerie, de transports, de cartes de paiement, de solutions technologiques. Les exposants leur proposent des offres corporate et répondent à leurs besoins spécifiques. Leur visite va leur permettre de réaliser de réelles économies. »

* Par Coach Omnium, Carlson Wagonlit Travel, Air France

de l’art de se réunir

n matière de réunions d’entreprises (MICE 2), ces dernières seraient de plus en plus nombreuses à ne plus confier l’organisation d’un événement à une agence spécialisée, mais à tout réaliser en interne3. Du coup, Internet (mais pas encore les réseaux sociaux) est devenu le principal outil de recherche de lieux de réunion4. Assistantes, à vos souris ! L’essentiel consiste alors à ne pas céder à la routine et à vous brancher sur les dernières tendances.

L’essor des resorts Le piège du « yield management » Autre piège d’Internet : le « yield management ». Il consiste à faire monter les prix quand la demande augmente, et inversement. Ainsi les prix des billets peuvent changer d’une minute à l’autre ! Ce serait impossible sans l'outil informatique, mais celui-ci ne joue pas toujours le jeu du consommateur, victime de « l’IP Tracking » : si un internaute consulte un tarif sur un site, le quitte pour en consulter d’autres, puis y revient, le premier site reconnait l’adresse IP du demandeur et l’algorythme de son logiciel fait immédiatement monter le prix. Une puissante incitation à acheter au plus vite, qui n’a plus rien à voir avec la loi de l’offre et de la demande !

Tendance, par exemple, de se réunir dans un resort. Cet anglicisme au sens indécis désigne en principe (qui souffre quelques exceptions) un ou plusieurs hôtels et leurs installations annexes, implantés en

pleine nature, aménagés avec un certain luxe, offrant une grande capacité d’hébergement et où les activités se déroulent, sans transferts ni déplacements. Archétypes du resort : Disneyland Paris ou le Futuroscope, ou ces resorts flottants que sont les navires de croisière. Dans le « Guide Réunir des lieux de réunion », qui fait autorité, on trouve nombre de resorts dans la catégorie « hors ville ».

Des hôtels spécifiquement équipés Autre tendance dans l’hôtellerie : mettre à la disposition des entreprises des espaces de réunion de mieux en mieux équipés. Ainsi, la chaîne Novotel dans son offre Meeting@Novotel, propose deux concepts originaux : Eurek@ pour les réunions à vocation créative, et ProAct, pour les réunions complexes à fort enjeu. Chez Pullman, un concept de réunion comparable se nomme Pullman Co-Meeting. Meetings, Incentives, Conferences and exhibitions Enquête Anaé septembre 2012. 4 Enquête Coach Omnium décembre 2012. 2 3

Les PVE, Politiques Voyages d’Entreprise Les entreprises de toutes tailles, y compris 80 % des PME, ont mis en place des politiques voyages (les PVE) qui fixent les règles des déplacements. Pour faire appliquer ces politiques, elles s’adjoignent les services d’agences spécialisées dans le voyage d’affaires, dont les assistantes sont l’interface. L’agence unique permet à l’entreprise de mieux consolider son budget, prenant en compte transport, hébergement, et ce qu’on nomme joliment « les frais ancillaires » (c'est-à-dire tout le reste : taxis, location de voiture, péages…). L’agence simplifie les procédures de réservation, impose aux entreprises les classes et les catégories autorisées par la PVE, faisant fi des programmes de fidélité. D’où le déclin de ces derniers, que n’explique pas seulement la crise économique. 1

MICE, les tendances

Étude Coach Omnium, décembre 2012

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dossier Voyage d’affaires

Trois salons pour faire le tour de la question

Château de Montvillargenne Paris - Chantilly

52 % des voyageurs d’affaires se déplacent une à trois fois par an, 25 % au moins une fois par mois

our tout savoir sur les déplacements professionnels, il suffit de se rendre au Carrousel du Louvre ! En une seule journée, le 3 ou le 4 avril 2013, et avec une seule invitation, vous pourrez accéder à trois salons consacrés aux déplacements professionnels ! Les assistantes et assistants sont de plus en plus nombreux à s’y rendre, car c’est à eux que l’on demande de réaliser des économies sur les voyages et les MICE sans pour autant trop les restreindre.

Le Meedex International Il réunit, pour la 5 année consécutive, 300 exposants venus de 60 pays que viennent rencontrer 1 500 visiteurs organisateurs d’événements. Conférences, workshops et soirée événementielle favorisent les contacts dans une ambiance très professionnelle mais détendue et conviviale. e

Avis d’expert

« Des packages aux mêmes tarifs que l’offre française » Georges Freiha Directeur de Meedex International et Meedex France

« Les organisateurs arrivent de nos jours, en jouant sur les facteurs destinations, périodes, etc., à trouver des packages à l’étranger aux mêmes tarifs que l’offre française, sinon moins chers. Le prix n’est pas le seul facteur de décision : une destination à l’étranger peut être mieux desservie pour des participants provenant de plusieurs pays. »

Le Market Place des Déplacements Professionnels C’est le salon où rencontrer les professionnels des transports, des cartes et moyens de paiements, des compagnies d’assurances et sociétés d’assistance, des nouvelles solutions technologiques on line, comme les applications pour Smartphones.

Le Meedex France Point de rencontre de 1 000 exposants et co-exposants venus du Grand Paris et des principales régions françaises, ces derniers y présentent les destinations françaises aux acheteurs étrangers et aux responsables de sociétés, d’agences et d’associations françaises et européennes en charge de l’organisation d’événements. � Jean-Charles Fauque

Soirée Chic Andalouse * • À 35 km de Paris et 25 mn de Roissy CDG • 120 chambres de grand confort • 21 salles de réunion à la lumière du jour

Retrouvez la chaleur et l’ambiance des « bars à tapas » chics et gourmands, autour de buffets généreux aux couleurs ibériques, de planchas savoureuses, pour une soirée de partage et de détente sur fond de musique andalouse ! *À partir de 290 € par personne du 1er mai au 30 septembre 2013 Offre soumise à conditions

www.chateaudemontvillargenne.com Tél : 03 44 62 36 36

www.hotels-classeaffaires.fr 34

« Il y a une vie après le travail »

VIE PRO Salon

Expolangues,

à chacun son mode d’apprentissage ! Organisé chaque année depuis plus de trente ans, Expolangues a pour objectifs d’encourager le dialogue interculturel et de découvrir de nombreux pays à travers leur patrimoine linguistique. Activ’Assistante a suivi l’événement pour vous. 36

n Europe, il existe six niveaux de maîtrise d’une langue, allant de Débutant (introductif) à Maîtrise (utilisateur expérimenté ou expert). On considère, en général, qu’il faut soixante heures d’apprentissage d’une langue pour passer d’un niveau à l’autre. Découvrez les entreprises présentes sur le salon et repérez les offres de formation anglophones proches de vos besoins et attentes.

Formations à distance, à chacun sa formule et son rythme Au bureau, dans les transports, chez vous (ou ailleurs)... quels que soient votre métier et votre disponibilité, les offres de formations à distance se développent.

Apprendre à distance via le CNED Accessible à tous, le Cned propose aux salariés des formations à distance éligibles au Dif (droit individuel à la formation). D’une durée de vingt heures, chaque module vous permet de progresser à votre rythme et aux horaires de votre choix. Le contenu des cours est commun à tous les secteurs d’activité (à l’exception des métiers très spécialisés, comme par exemple, l’architecture...). Les modules sont consultables en ligne sur tout type d’ordinateur et le développement de leçons adaptées aux plateformes mobiles est en cours. À ce jour, les trois langues les plus enseignées par le Cned sont l’anglais, l’espagnol et le chinois. Pour en savoir plus, consultez le site www.cned.fr et suivez les liens Étudiant > Langues étrangères.

Quand la CCI certifie... Multiculturelle ou non, votre entreprise a recruté (ou envisage de recruter) une personne venue travailler en France. Pour mesurer son niveau en langue, notez que le Centre de langue française de la CCI Paris Ile-de-France évalue, forme et propose une Certification en français langue professionnelle. Le site à visiter : www.francais.cci-paris-idf.fr CCI : Chambre de Commerce et d'industrie

Écouter et parler avec SpeedLingua Axée sur les fréquences émises par nos voix (chaque langue possède les siennes), cette méthode brevetée en Suisse par SpeedLingua privilégie l’écoute et la parole. Les cours peuvent être suivis à distance ou en centre dans neuf langues. Elle est idéale pour toute personne qui cherche >

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VIE PRO Salon

Une équipe à votre écoute !

> à comprendre tout interlocuteur en conversa-

tion directe, et ce, quel que soit son accent. Chaque séance commence par une séquence d’écoute de cinq à dix minutes pour éduquer votre oreille aux rythmes musicaux de la langue. S'ensuit une phase de prononciation où vous êtes invité(e) à répéter mots et phrases dans votre micro-casque. Aussitôt, le logiciel corrige en direct votre fréquence vocale pour l’adapter à la langue étudiée et vous aider à améliorer votre élocution. La séance se clôture par l’écoute de phrases de « discriminations auditives » au terme de laquelle vous devez choisir, sur écran, celle que vous pensez avoir entendue. Des tests d’évaluations, dont les niveaux correspondent au CECRL (Cadre européen commun de référence pour les langues), sont proposés toutes les huit séances. Dernier point à souligner, les cours s’adressent à un public de professionnels et les contenus peuvent être classiques ou spécifiques au métier exercé. Enfin, les cours sont dispensés en ligne et vous devez disposer d’un micro-casque.

Si des voyages linguistiques d’une durée de deux semaines à un an sont possibles dans l’Empire du milieu (ou, pour une traduction littérale de l'idéogramme chinois, le « Pays du milieu »), Chinese Institute conseille de découvrir le chinois sur le sol français (à Paris, si vous résidez en Ile-de-France, ou par visio-formation, si vous vivez en province). L’apprentissage de la langue s’effectue en deux étapes. La première pour apprendre les bases du chinois et plus particulièrement l’oral. La seconde, ouverte aux personnes ayant atteint un niveau suffisant en phase une, pour progresser dans la langue en suivant des cours professionnels spécifiques à chaque métier. Le site de référence : http://www.chineseinstitute.fr

Pour tout savoir à ce sujet, connectez-vous à http://mysl.speedlingua.com.

Séjourner chez des Bretons... anglais

Suivre des Visio-formations avec Clic to Speak !

S’il est courant de s’expatrier pour s’immerger dans une famille anglaise installée dans un pays anglophone, English for Success joue une carte renversante : l’immersion linguistique en France. Et ça marche ! Accueilli(e) dans une famille comprenant au moins un enseignant habilité, vous serez invité(e) à vous exprimer exclusivement en anglais tout au long du séjour (un week-end, une ou deux semaines). Si le concept est ouvert à tout le monde, des programmes spécifiques sont mis en place pour les entreprises et leurs salariés (en fonction, notamment, du métier exercé et de son vocabulaire, des besoins recensés...), et les séjours sont éligibles au Dif. Pour tout savoir sur cette méthode originale, connectez-vous au site www.englishforsuccess.fr.

traditionnels ont lieu le matin, l’après-midi est réservé aux cours spécifiques avec, là encore, une inscription aux modules de son choix. Pour en savoir plus, connectez-vous au site www. celticschoolofenglish.com.

S’offrir un été irlandais

Partir tout près, ou très loin !

Pour joindre l’utile à l’agréable, l’Irlande est une destination de rêve pour conforter votre anglais pendant la période estivale. Avec Celtic School of English, les vacances se transforment en séjour linguistique. L’accueil peut se faire en famille, en campus ou à l’hôtel. Dispensés dans une université, les cours se déroulent tout au long de la journée et à la carte en fonction des budgets de chacun. Si les modules

Avec Nacel, organisme agréé par l'Unosel (l’union professionnelle qui fédère des écoles de langue), de nombreuses formules de voyages linguistiques sont proposées. Pour faire votre choix, visitez le site www.nacel.fr. La zone de Recherche, sous forme de listes de choix, vous permettra de sélectionner vos propres critères et de trouver un panel de formations adaptées à votre profil et à votre budget, large ou serré. � Emilien Osi & Agnès Taupin

Très original, le concept de Clic to Speak permet de suivre des cours en ligne en One to One et par visioconférence sur un iPad. Les points abordés balaient un large spectre : grammaire, écoute, discussion... À la fin de chaque leçon, le professeur dresse le bilan des connaissances apprises et peut synthétiser les éléments clés par mail. Chaque leçon correspond à un crédit payable en ligne via le site www. boutique.clic2speak.com. Le tarif comprend ou non la location d’un iPad. Lors de l’inscription en ligne, vous êtes invité(e) à choisir à la fois votre langue d’apprentissage et votre professeur. Dès validation de votre panier, ce dernier vous contacte et définit avec vous l’horaire de votre session. Lors de la séance, en face à face, l’échange est total et interactif. Vous travaillez ainsi à la fois le cours, la prononciation et les expressions corporelles.

Immersions en langue : se former en petits ou grands plongeons...

Pour apprendre une langue, rien de mieux que l’immersion totale ! Vous êtes prêt(e) ? Partez...

et le Chinois dans tout ça ?

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bureau plus Mieux choisir

Trois environnements dans l’air du temps Depuis peu, vous entendez parler de Windows 8, Windows Azure, Windows Intune™. Découvrez leurs particularités pour évoquer ces offres avec votre manager si elles se révèlent utiles dans votre environnement, ou pour votre culture personnelle. En matière de nouvelles technologies, mieux vaut en savoir un peu trop, qu’ignorer les nouveautés et avoir à en rougir.

Windows 8 Beaucoup plus rapide que les précédentes versions, Windows 8 démarre et sort du mode Veille en un clin d’œil. Il peut être utilisé avec un PC classique (clavier, souris), un PC équipé d’un écran tactile ou un PC hybride. Mais surtout, le passage d’une application à l’autre est très fluide et le déplacement des éléments s’effectue avec aisance. Le plus : le contrôleur de vitesse de transfert de fichiers (et son mode pause), l’onglet Historique du gestionnaire des tâches (pour visualiser les applications lancées et leur utilisation de bande passante), la prise en charge de l’USB 3.0 et de disques durs de très grandes capacités (3 téraoctets). www.microsoft.com/fr-fr (suivre les liens Produits > Windows 8)

Windows Azure

Windows Intune™

Quelques chiffres... « En France, 8 400 ordinateurs sont vendus par jour. Entre le premier janvier et fin février 2013, 456 519 PC ont été achetés. Toutefois, depuis 2012, le marché est en baisse au profit des portables et des tablettes. » Source : www.planetoscope.com (suivre les liens Conso > Électronique et informatique pour découvrir les chiffres du jour)

Windows Intune est une solution unifiée de gestion des PC et des appareils mobiles pour l'entreprise. Grâce à elle, les administrateurs systèmes peuvent permettre aux utilisateurs d'accéder aux ressources de l'entreprise à partir des appareils de leur choix. Avec une infrastructure unique, le département informatique peut gérer aussi bien les appareils de l'entreprise que ceux des employés, ce qui simplifie l'application des règles de conformité. Le plus : les salariés qui utilisent leurs propres appareils (BYOD) peuvent ainsi accéder aux ressources et applications dont ils ont besoin, tout en respectant la politique de sécurité informatique de leur entreprise. www.microsoft.com/fr-fr (suivre les liens Produits > Tous les produits > Windows Intune)

Windows Azure est une Platform as a Service (PaaS) qui permet de développer et exécuter des applications sans se préoccuper de l’infrastructure (serveur, logiciels...). Disponible sur le cloud, la plateforme est en libre-service après abonnement. Le réseau virtuel Windows Azure permet de fournir et de gérer des réseaux privés virtuels (VPN) et de lier ces réseaux à l'infrastructure informatique locale en toute sécurité. Le plus : les utilisateurs peuvent accéder à leurs données à tout moment et en tout lieu, même avec des terminaux légers, utiliser les applications disponibles ou celles développées par leur entreprise. www.windowsazure.com/ fr-fr

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bureau plus Mieux choisir

Bureau plus Environnement

questions réponses

Recyclage, ou comment réveiller les écogestes

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Qu’est-ce que le Cloud ? Le cloud computing (pour « Informatique dans le nuage ») est un service qui permet aux utilisateurs d’accéder, par Internet, à un ensemble d’applications (logiciels, services...). Le nuage est composé de plusieurs serveurs distants interconnectés au sein de fermes de serveurs géantes. Le nuage est dit « privé » quand il est déployé dans le centre de données du client (entreprise ou administration).

Vous avez dit : USB 3.0 ? L’USB 3 (ou SuperSpeed USB) est la norme USB la plus récente. Elle permet de transférer des données à une vitesse allant jusqu’à 5 Gbit/s (contre 480 Mbit/s avec un adaptateur USB 2 et 12 Mbit/s en USB 1). En principe, les fabricants utilisent des languettes bleues pour identifier un port ou un périphérique USB 3.

Qu’est-ce que le BYOD ? Le BYOD (pour Bring Your Own Device) se généralise dans les entreprises. Sur le terrain, cette pratique se caractérise par l’utilisation d’outils de communication appartenant aux salariés à des fins professionnelles. En français, BYOD se traduit par « Apportez votre appareil personnel » et peut laisser supposer qu’il s’agit d’une recommandation. De leur côté, les services informatiques sont loin d’apprécier cette pratique au regard des nombreux problèmes de sécurité qui en découlent. � Vincent Nicolas

Les écogestes, c’est comme les consignes de sécurité, tout le monde les connaît (ou presque), chacun les applique (un moment), beaucoup les oublient (peu à peu).

Le chat a neuf vies, le papier en a cinq En moyenne, un employé de bureau jette 75 kg de papiers par an. Or, 10 kg de papier usagé peuvent créer 9 kg de papier recyclé. Sachant que seulement 55 % du papier jeté est collecté, même si quelques actions ont déjà été mises en place dans votre entreprise, il faut « revenir à la charge » ! Le chat vit neuf vies (à ce qu’on dit), le papier en vit cinq (si on lui offre cette chance). Pour vous aider à réactiver les écogestes dans votre entreprise, vous trouverez sur le Net des sites d’informations dignes d’intérêt... Notre sélection : www.lepapier.fr (onglet Papier et recyclage) et www. recyclons-les-papiers.fr (ludique et instructif...).

Lampes à basse consommation, attention ! Parce qu’elles consomment 5 fois moins d’énergie et durent 8 fois plus longtemps que les ampoules à incandescences, l’achat d’ampoules à basse consommation est un écogeste en soi. Pourtant, ce geste ne suffit pas ! Recyclables à 93 %, ces lampes doivent être collectées pour séparer les différents matériaux qui les composent : le verre (pour fabriquer de nouvelles lampes), les métaux (pour les revendre), les poudres démercurisées (pour être enfouies) et Le logo le mercure (pour être revendu). À lui seul, un tube fluorescent de Moebius pollue 20 000 litres d’eau potable. « Le mercure est ensuite absorbé par des organismes vivants et s’accumule tout au Connaissez-vous long de la chaîne alimentaire pour atteindre l’Homme. Il prola signification** du logo voque alors des lésions irréversibles aux reins et au système de Moebius ? Bravo ! nerveux* ». Mais respectez-vous « bien » les consignes Pour vous aider à activer les écogestes dans votre entrede tri qu’il sous-entend ? Pour vérifier ce prise, indiquez à tous le point de collecte des lampes point, connectez-vous à l’URL : usagées. Notre sélection : www.malampe.org (pour tout http://ecocitoyens.ademe.fr/mes-dechets/ apprendre sur les lampes et leur recyclage). � Agnès Taupin trier/conseils ** Produit ou emballage recyclable

*Source ADEME (Agence de l'Environnement et de la Maîtrise de l'Énergie)

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bureau plus Achats Pro

et chocolats

Parfumez les pauses détente Envie de séduire un partenaire clé lors d’un rendez-vous ? Présentez-lui l’une des quatre tasses Pixie Lungo de Nespresso. Un café d’excellence aux arômes délicats. www.nespresso.com

Cadeaux d’entreprise, de bienvenue ou de remerciement, Activ’Assistante a sélectionné quelques délicates attentions à offrir lors de rendez-vous importants. Gourmandises, confiseries, chocolats... sublimez les papilles de vos interlocuteurs privilégiés. � Ellen Faivre

Charmez vos hôtes

Ajoutez une note de couleur Proposez un Mètre de chocolat

Par ses couleurs subtiles, la boîte de macarons Napoléon de la Maison Ladurée saura égayer les rendez-vous de fin d’après-midi. Un biscuit de Roi au prénom d’Empereur. www.laduree.fr

Offrez un thé au parfum délicat Un amateur de thé s’est glissé dans l’assemblée ? Proposez-lui un thé blanc et vert à la pêche et abricot Løv Organic pour embellir sa journée. Un thé d’exception pour quelques minutes de plaisir. www.lov-organic.com

Pour accompagner vos pauses café, Vincent Guerlais, chocolatier nantais, vous convie à un voyage extraordinaire avec son Mètre Chocolatier. Un mariage de chocolats grands crus pour un plaisir fondant. www.vincentguerlais.com

Séduisez, tout simplement L’épouse de l’un de vos partenaires étrangers se déplacera avec lui ? Invitez votre directeur à lui offrir un coffret conçu par les chocolatiers de La Maison du Chocolat. Une attention gourmande composée de 61 à 141 ganaches ou pralinés disposés dans un coffret raffiné. www.lamaisonduchocolat.fr

Comment souhaiter discrètement la bienvenue et un excellent séjour à un contact privilégié pour lequel vous avez réservé une chambre d’hôtel ? Faites déposer sur son oreiller un écrin de marrons glacés de chez Fauchon. www.fauchon.com/fr

Épicez une réunion d’exception ! Signature d’un gros contrat, conseil d’administration, colloque important... les occasions de réunir d’importants visiteurs sont rares et précieuses. Pour épicer la pause détente, placez sur la table de service cette merveilleuse Cabosse fabriquée par Lenôtre ! Composée de mini-tablettes rehaussées de feuilles d’or et de fèves au chocolat Alto el Sol, elle signera, de sa touche, cette rencontre exceptionnelle. Cabosse Lenôtre - www.lenotre.fr

Café, douceurs

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bureau plus Séminaires & Événements

Le Club Haussmann Emblème du chic parisien, le Club Haussmann est situé à deux pas des Galeries Lafayette. Son architecture haussmannienne, typique du XIXème siècle, révèle ferronneries authentiques, moulures d’époque, et hauteur sous plafond... L’établissement présente un vaste volume réparti sur deux niveaux. Au cœur de la salle, une superbe scène montée sur cylindres hydrauliques se lève et s’abaisse au gré des envies. Pièce maîtresse du Club Haussmann, elle réservera à vos invités bien des surprises. Féérique ! Paris 9e, 23 rue de Taitbout

lieux magiques

L’Élysée Lounge Dédié aux événements de prestige, l’Élysée Lounge propose, en un même lieu, plusieurs ambiances et univers, dont un élégant jardin japonais couvert où vos invités apprécieront de se reposer quelques instants. Les plus intrépides pourront même aller se défouler à la discothèque installée au sous-sol de l’établissement, au rythme de musiques sélectionnées par vos soins. La décoration colorée, soignée et moderne, conjuguée à une ambiance tamisée rendent ce lieu définitivement chic et tendance. Fantastique !

En matière de réservation de lieux festifs, rien ne sert de courir, il faut partir à point ! Et le mois de mars est le moment idéal pour définir le lieu de votre prochaine fête annuelle. Avril passé, en mai tout ce qui vous plaît aura déjà été réservé !

Le Salon 105 Au cœur de Paris et près des Champs-Élysées, le personnel du Salon 105 recevra vos invités dans un cadre feutré, résolument chic et design. Moderne et à la hauteur des meilleures tendances parisiennes, l’établissement met à votre disposition un salon de réception de 90 m², un salon lounge de 110 m² et une mezzanine de 20 m². Privatisable, le Salon 105 surprendra vos convives par la légèreté de ses voilages, ses écrans géants et ses murs blancs. Magique ! Paris 8e, 105 rue du Faubourg Saint Honoré

pour évènements de fin d'année

Paris 8e, 3 Rue des Saussaies Capacité (en personnes)

Elysée Lounge

Club Haussmann

Salon 105

Cocktail dînatoire

200

800

180

Buffet dînatoire

120

450

180

Dîner assis

300

Conférence

200

1000

180

Soirée dansante

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bureau plus Culture

vie perso Santé-Forme

Culture & formation

L’emailing efficace Guillaume Fleureau – Eyrolles Le taux d’ouverture de vos emailings est loin des objectifs fixés par votre direction ? Découvrez, dans un ouvrage accessible aux non-spécialistes, comment gérer vos listes de destinataires, déjouer le piège des filtres antispams et augmenter les clics vers votre offre en ligne.

À quoi ressemblera le travail demain ? Sandra Enlart & Olivier Charbonnier – Dunod Internet, réseaux sociaux, serious games... Les nouvelles technologies bouleversent notre façon de travailler. Pour faire face, nous allons devoir développer de nouvelles capacités comme vivre en réseau, s’autogérer et réapprendre à penser. Comment les pratiques de management s’adapteront-elles à ces évolutions ?

Prévenir les troubles musculosquelettiques

Comment détecter les mensonges ? Au bureau, nombre de gestes et postures peuvent, à la longue, provoquer des pathologies d’hypersollicitation. Comment vous en préserver ?

Eric Goulard – Zen business Comportement, voix, regard, expressions du visage, lorsqu’une personne ment, son corps dément ! Apprenez à reconnaître et à détecter les signes qui accompagnent les mensonges. Avec un peu d’entraînement, vous pourrez percer à jour vos interlocuteurs et savoir qui cherche à vous entourlouper !

remière cause de maladies professionnelles, les troubles musculosquelettiques (TMS) se manifestent, dans les métiers administratifs, par des douleurs répétitives aux poignets, coudes, nuque, dos... Sans soins, elles peuvent être à l’origine d’une incapacité de travail ou devenir invalidantes.

Changer votre posture de travail

Gérez efficacement vos mails Luc Démaret – Éditions Eni Utilisateur d’Outlook 2010, votre boîte de réception est noyée sous les courriels. Après un diagnostic de votre utilisation, ce guide vous apprendra les techniques indispensables à connaître et comment paramétrer votre logiciel pour gagner du temps et l’adapter à vos besoins.

Revue de sites

Installé(e) bien en face de votre ordinateur, l’écran doit être à hauteur de vos yeux. La barre d’espace de votre clavier, posé à plat, doit être à environ douze centimètres du bord de la table. Pour bien maintenir votre dos, le dossier de votre chaise doit avoir une hauteur de quarante à cinquante-cinq centimètres et vos pieds doivent toucher le sol. Enfin, vos mains doivent se trouver dans le prolongement de vos avant-bras.

> Sur le site www.inrs.fr,

consultez la brochure « Le travail sur écran en 50 questions » rédigée par François Cail, chercheur à l’INRS. Saisir la référence ED 923 dans la zone Rechercher.

> Sur le site www.travailler-mieux. gouv.fr, suivez les liens Outils et publications > Troubles musculo-squelettiques.

Réorganiser votre rythme de travail En conservant trop longtemps la même position, vous augmentez le risque de développer des TMS. Toutes les deux heures, levez-vous pour effectuer un travail manuel ou prendre une vraie pause. Dans l’idéal, ouvrez votre fenêtre et respirer l’air frais quelques instants. Au passage, vous diminuerez votre stress, troisième facteur des TMS après les mouvements répétitifs et les mauvaises postures. �

Juliette Georges

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vie perso Bon plan

vie perso Info droit

Marseille et ses

trésors cachés

Le point sur vos congés payés...

Élue Capitale européenne de la Culture en janvier 2013, la Cité Phocéenne a le vent en poupe. Laissez-vous séduire.

Vous allez être invité(e) à déposer vos dates de congés, mais vous n’avez pas encore épuré ceux de l’an dernier. Que faire ?

e passage à Marseille à titre professionnel ou personnel, vous avez repéré sur le site www.mp2013.fr quelques festivités, animations culturelles, ouvertures de musées... Découvrez, aux abords de cette ville aux multiples facettes, quelques perles rares.

Les plans un peu fous... Partez à la découverte des calanques en canoë-kayak ! www.active-road.com (suivre les liens Activités plein air > Canoë Kayak) Visitez Marseille en 2CV ! www.marseille-en-2cv.fr

Un panorama juste « magique » Fief de Dominique Frérard, Maître Cuisinier de France, le restaurant les Trois Forts est une escale incontournable Situé au 7e étage du Sofitel Marseille Vieux Port, le restaurant les Trois Forts offre une vue exceptionnelle sur la ville, la mer, le port et les bateaux. C’est ici, autour de tables qui semblent postées sur le pont d’un navire, que vous pourrez apprécier une cuisine méditerranéenne « haute-couture » et atteindre le 7e ciel... Tél. : 04 91 15 59 56

Au cœur de la ville historique, dans le 2e arrondissement, le quartier du Panier vous invite à vous balader au gré de vos envies, le long de ses rues de caractère. L’ascension à ne pas rater : la symbolique montée des Accoules. Elle a donné au quartier son surnom de « village pour les chèvres », tant les montées y sont ardues !

À proximité du Vieux-Port

Autre petit coin de paradis à découvrir, la célèbre place de Lenche et sa vue imprenable sur le Vieux-Port. Un lieu baigné de soleil, idéal pour déjeuner en terrasse, siroter un verre ou savourer une glace en fin d’après-midi.

Le long du littoral

Marseille, ses quinze Calanques. Le bon plan est connu. Mais connaissez-vous la Calanque de Sormiou ? Bordée de sable blanc et de restaurants au bord de l’eau, c’est la plus appréciée des visiteurs. Au programme : le départ de randonnées, de l’escalade, des locations de bateaux, de canoëkayak, de paddleboard. Les spécialités du cru : coquillages et crustacés... sur une plage ensoleillée... � Gwendoline

Un village dans la ville

Pédurand

our les salariés en CDI, le Code du travail impose que les congés payés acquis l'année précédente soient pris pendant la période légale de référence c’est-à-dire du 1er mai 2012 au 30 avril 2013. S'il vous reste des congés non pris au 1er mai à venir, ils seront donc perdus et non indemnisés. Toutefois, deux alternatives s’offrent à vous.

La question Un salarié avec enfant(s) est-il prioritaire sur les autres pour prendre ses congés pendant les vacances scolaires ? Oui, car l'ordre des départs en congé est fixé par l’employeur selon des critères de priorité. En cas de désaccord sur les dates, il peut trancher en tenant compte des situations familiales de chacun (parent ou pas), des possibilités de congés du conjoint ou du partenaire d'un Pacs, d’une activité chez d’autres employeurs et de l’ancienneté dans l'entreprise. Les parents d’enfants scolarisés bénéficient donc d’un critère prioritaire.

Le paiement des congés non pris

Vous n’avez pas pu solder vos congés avant le 30 avril et votre employeur se propose de vous en régler le solde. Cela n’est pas légal mais vous pouvez accepter car lui seul prend un risque.

L’épargne temps du reliquat

Si vous disposez d’un compte épargne temps (CET), vous pouvez les ajouter à votre compte dans la limite de dix jours par an et pendant six années au maximum. Vous pourrez utiliser les droits épargnés en numéraire ou pour compenser une période de congé sans solde, congé parental, congé sabbatique, une période de formation en dehors du temps de travail ou un passage à temps partiel. Bon à savoir : on vous propose de prendre le solde de vos congés avant le 31 mai ou le 30 juin ? Si le choix vous appartient, épurez plutôt vos congés avant le 1er mai. � Carole Caillaud

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vie perso Test

3 et 4 AVRIL 2013 CARROUSEL DU LOUVRE

vérifier votre style

de mémorisation

LE SALON GESTION, ACHAT POUR TOUTES LES ENTREPRISES

Pour optimiser vos • VOYAGES ET DÉPLACEMENTS • MEETINGS ET RÉUNIONS Pour découvir les innovations • SÉCURITÉ, MOBILITÉ, TECHNOLOGIE www.marketplace-voyagedaffaires.com

Partenaires officiels

Pour résoudre un problème, il suffit que j’en parle à quelqu’un pour trouver la solution.

Pour dicter au téléphone le code d’accès de la porte d’entrée, je dois imaginer le clavier.

En réunion, je prends des notes dans un tableau ou sous forme de schéma.

Un collègue m’explique un process, je préfère l’écouter et lui poser des questions.

Je préfère noter tous les messages reçus sous Outlook, c’est plus rapide !

Une personne m’est présentée ? Je sens tout de suite si nous allons nous entendre.

J’aime que l'on me regarde quand je parle. Sinon, je pense qu’on ne m'écoute pas.

Mon manager cherche un dossier. Je peux lui décrire où il est, même à distance.

Lorsque je découvre une nouvelle mission, je reformule les étapes une à une.

Pour m’organiser dans mon travail, j’utilise une check-list et je la suis.

Quand je cherche un dossier, je peux me souvenir si le contenant était rugueux ou lisse.

Quand je repense à un moment précis, je peux même entendre les bruits ambiants.

Dans l’ascenseur, quelqu’un me confirme un chiffre, je le visualise mentalement.

On m’explique un nouvel itinéraire ? Je suis incapable de le retenir.

Quand je dois saisir un code d’accès compliqué, je l’épelle : SZCZYRK12@20...

Je suis sensible aux couleurs, certaines m’apaisent, d’autres m’irritent.

Au début d’un entretien, j’apprécie qu’on commence par me mettre à l’aise.

Mon bloc-notes préféré ? Le dictaphone de mon Smartphone !

Pour retrouver une information, vous faites appel à votre mémoire. Mais comment les données sont-elles arrivées jusqu’à votre cerveau ?

Cochez les affirmations qui vous correspondent et relevez le nombre d’items.

Total

Certaines catégories sont ex aequo ? Votre style de mémorisation est plus riche qu’il n’y paraît. Consultez les profils concernés pour booster vos performances.

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vie perso Test

êtes-vous

visuel, auditif ou kinesthésique ? Les coeurs dominent

Vous êtes visuel(le)

Vous retenez mieux les informations vues, dessinées ou schématisées. Pour mémoriser de nouvelles données, votre cerveau s’appuie sur des informations similaires qu’il reconnaît. Il peut, très facilement, dégager un plan, trouver des associations d'idées... Le plus Vous allez à l’essentiel et vos synthèses sont claires et concises. Le moins Vos argumentaires peuvent manquer de précision, d’exemples... L’astuce Volatile, votre mémoire visuelle a besoin d’une béquille. Transposez les informations en images, surlignez, soulignez, annotez... toutes les informations à retenir !

Les trèfles l’emportent

Vous êtes kinesthésique

Une ambiance, une odeur, un geste peuvent s’associer à vos souvenirs. Plus que toute autre personne, vous avez besoin de comprendre les choses, de

À la découverte du Mind Mapping

Ludique, simple à mettre en œuvre, le mind mapping est une méthode qui permet, à tout utilisateur, de doubler ses capacités de mémorisation. En cours de création, le support (mind map) simplifie la saisie des idées, mais aussi leur classement. En phase de lecture ou de relecture, l’esprit s’ouvre à la fois aux notes existantes, mais s’autorise ses propres pensées et ajouts d’informations. À découvrir sans tarder ! s Mémoriser sans peine... avec le Mind Mapping – Xavier Delengaigne – InterÉditions

CMY

remonter à leurs sources avant de les appliquer concrètement. Le plus Intuitif(ve) et créatif(ve), vos souvenirs vous font rarement défaut et sont très précis. Le moins Vous détestez les explications théoriques et il vous est difficile de vous concentrer un long moment. L’astuce Dans vos notes, exprimez (pour vousmême) l’émotion ressentie en quelques mots (ex. : M. Duval, très énervé, affirme...). En parallèle, développez votre attention et focalisez-vous sur les échanges et non les émotions.

Les carreaux s’imposent

Vous êtes auditif(ve) !

Quand une information vous intéresse, il vous suffit d’aiguiser votre écoute pour la retenir. Pour comprendre quelque chose, vous lisez à voix basse, vous changez certains mots s’il le faut. Le plus À l’aise à l’oral, apprendre par cœur ne vous fait pas peur. Le moins Le flux de données retenues vous empêche d’aller à l’essentiel et de nombreux détails parasitent vos souvenirs. L’astuce Lisez à voix haute, articulez mentalement et reformulez ce qui est dit dans votre propre vocabulaire. � Agnès Taupin

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boîte à outils Fiches pratiques

Excel

Superposer des séries sur un graphique Dans l’option Graphique du Pack Office Microsoft, il est possible de superposer des séries pour créer un graphique sans ambiguïté d’interprétation. Explications ! 1. Pour concevoir ce type de présentation, sélectionner les données puis créer, en 2D, un Histogramme empilé. 2. Ensuite, appliquer à la série la plus petite un Intervalle à 50%, régler la Largeur de l’intervalle à 300%, préciser qu’il s’agit d’un Axe secondaire et valider les choix. 3. Enfin, corriger les paramètres de l’échelle de l’Axe vertical principal (sous Minimum, cocher Fixe et saisir 0. Sous Maximum, cocher Fixe et saisir 1. Dans l’Axe horizontal coupe, cocher Valeur de l’axe et saisir 0 ). Valider et appliquer les mêmes paramètres à l’échelle de l’Axe vertical secondaire. Le tour est joué !

o Pas à pas détaillé sur www.activassistante.com rubrique Bureautique>Excel.

PowerPoint 2007 & 2010

Créer un diaporama de visuels Idéal pour mettre en forme en quelques clics des visuels de produits, photos d’entreprises ou toute série de visuels, découvrez l’option Album photo. 1. Dans votre logiciel d’exploitation (Windows XP, Windows 7 ou 8...), Créer un répertoire spécifique, pour y copier ou déplacer les visuels de votre choix. De préférence, nommer ou renommer chaque visuel. 2. Sous l’onglet Insertion de PowerPoint, cliquer sur l’icône Album photo puis sur Nouvel album photo. 3. Dans la boîte de dialogue Album photo, cliquer sur Fichier/Disque puis rechercher et insérer les visuels. L’assistant est très intuitif, cliquer sur chaque élément pour choisir les réglages puis valider en cliquant sur Créer. L’album s’affiche à l’écran !

o Pas à pas détaillé sur www.activassistante.com rubrique Bureautique>PowerPoint. Activ’Assistante - Mars 2013 -

boîte à outils Fiches pratiques

Word 2010

Secretary Plus, expert de l’Assistanat, vous propose un choix de missions Interim, CDD et CDI à votre mesure.

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Utiliser le volet de navigation Sous Word, la fonction Styles simplifie la navigation dans les documents longs et autorise le déplacement des paragraphes par un simple cliqué-glissé. Démonstration ! 1. Pour appliquer des styles aux titres et sous-titres d’un document long, se placer devant un titre. Sous Accueil > Style, cliquer sur Titre1 (s’il s’agit d’un paragraphe principal) ou Titre2 (s’il s’agit d’un paragraphe secondaire). Appliquer à chaque paragraphe ou sous-paragraphe le style adéquat. 2. Pour naviguer dans le document long, sous Affichage > Afficher cocher l’option Volet de navigation. 3. Enfin, pour déplacer un paragraphe, cliquer sur le titre (ou sous-titre) présent dans le Volet de navigation et glisser le paragraphe vers son nouvel emplacement. C’est magique !

o Pas à pas détaillé sur www.activassistante.com rubrique Bureautique>Word.

Bien rédiger

Subordonnée : subjonctif ou indicatif ? Quand le doute s’installe ! Quand une phrase contient au moins une subordonnée, l’emploi du subjonctif ou de l’indicatif dépend du sens de la phrase principale. Si elle-même inclut le verbe Douter, que faut-il utiliser ? ■ La règle à connaître : l’indicatif permet d’exprimer une affirmation, une certitude, un fait réel (ex. : « Il est indéniable que vous devez partir ce soir »). Le subjonctif est réservé à l’expression d’un fait envisagé (ex. : « Il désire que vous partiez ce soir »). ■ Le piège à éviter : quand le verbe Douter s’invite, il faut tenir compte du « vrai » sens de la phrase. L’indicatif s’impose si le doute est associé à une négation (ex. : « je ne doute pas qu’il est déjà en route »). ■ En revanche, le subjonctif est indispensable dans les phrases qui laissent subsister une interrogation ou une faible possibilité (ex. : « je doute qu’il soit déjà en route »). Sans aucun doute, méfiez-vous !

o Pas à pas détaillé sur www.activassistante.com rubrique Pro>Communication.

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