7 FRAGEN ZUM EVENT-ERFOLG

Wer eine Veranstaltung plant, muss einiges berücksichtigen. Die richtigen Fragen vor der eigentlichen Planung helfen dabei, Mehraufwand zu vermeiden und sinnvolle Entscheidungen zu treffen.

1.

Welche Intention steckt hinter meiner Veranstaltung?

Ein klares Ziel ist unabdingbar für das Konzept und die Auswahl der Event-Location. Ob Wissensaustausch, Fortbildung oder ein Tapetenwechsel, um neue Problemlösungsansätze zu entwickeln, die Absicht muss klar definiert und festgelegt werden.

2.

Wie viele Personen nehmen teil?

So früh wie möglich sollte die Größe des Seminars oder der Veranstaltung klar sein. Ein überfüllter, aber auch ein leerer Veranstaltungsraum sind problematisch. Dennoch sollte man sich in jedem Fall etwas Spielraum offenlassen , um flexibel auf Änderungen reagieren zu können.

3.

Wie kommen die Teilnehmenden zum Veranstaltungsort?

Transport- und Anreiseoptionen müssen an die Möglichkeiten der Besucher angepasst werden. Reisen die Teilnehmer mit Privatfahrzeugen an, braucht es ausreichend Parkmöglichkeiten. Reisen die meisten mit Bus und Bahn an, ist ein Shuttle-Service vom Bahnhof nicht nur kostengünstig, sondern auch nachhaltig.

Wo können Teilnehmende übernachten?

Je nach Dauer des Events muss an eine Unterbringung gedacht werden. An manchen Seminarstandorten können Komplettpakete mit Zimmern gebucht werden. Ist das nicht möglich, ist es wichtig, besonders in Hochsaisonen rechtzeitig Unterkünfte zu buchen.

5. 6.

Welche Technik soll zum Einsatz kommen?

Je nach Art der Veranstaltung wird verschiedenes Equipment benötigt. Beamer, Flipcharts und Internetzugang sind weitgehend schon Standard. Bei größerem Publikum muss aber eventuell auch an Mikrofone sowie weitere Technik gedacht werden.

Welchen Zeitrahmen hat das Event?

7. 4.

Ein grober Ablaufplan hilft nicht nur bei der Locationwahl, sondern auch bei der Koordination von möglichen Vortragenden. Diese müssen oft weit im Voraus gebucht werden.

Wie sieht das Programm rund um die Kernveranstaltung aus?

Eine gute Veranstaltung lebt vom Rahmenprogramm. Dabei spielt die kulinarische Versorgung eine tragende Rolle. Vegetarische und vegane Wünsche müssen schon im Vorab besprochen werden. Bei längeren Tagungen sollte auch Freizeit eingeplant werden. Etwa ein Waldspaziergang zur Erholung oder eine zum Event passende Stadt- oder Betriebsführung.