70 FORMAZIONE E IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI

• Fascicolo ibrido, con documenti sia cartacei che digitali, che vengono conservati in due fascicoli distinti (uno cartaceo ed uno informatico). Si suggerisce di creare le opportune copie per immagine dei documenti nativi analogici a completare il fascicolo informatico. Il fascicolo è individuato dai seguenti elementi: a) anno di apertura; b) titolo e classe; c) numero di repertorio, cioè un numero progressivo attribuito al fascicolo su base cronologica durante l'anno di riferimento; d) oggetto, cioè una stringa di testo per descrivere compiutamente un affare o un procedimento amministrativo; e) l’UOR responsabile del procedimento amministrativo o dell’affare cui quel documento si riferisce. Ogni fascicolo cartaceo ha una copertina (detta anche “camicia”), conforme al modello descritto in Allegato 6 al presente manuale.

70 Formazione e identificazione dei fascicoli

Tutti i documenti registrati al protocollo informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono forniti, possono essere riuniti in fascicoli attraverso l’opportuna funzione del sistema di protocollo informatico. La formazione di un nuovo fascicolo è effettuata su richiesta del dal Responsabile del procedimento ed avviene attraverso l'operazione di apertura, con richiesta scritta oppure, se informatica, regolata dal manuale operativo del sistema, che prevede la registrazione sul repertorio/elenco dei fascicoli o nel sistema informatico delle seguenti informazioni: a) titolo e classe del titolario di classificazione; b) numero del fascicolo (la numerazione dei fascicoli è annuale e indipendente per ogni classe); c) oggetto del fascicolo; d) data di apertura; e) ufficio a cui è assegnato; f) livello di riservatezza eventualmente previsto; g) tempo previsto di conservazione

71 Formazione e identificazione dei fascicoli e delle aggregazioni documentali informatiche

71.1 Le pubbliche amministrazioni danno luogo a fascicoli informatici contenenti atti, documenti e dati relativi ad un procedimento amministrativo, al fine di adempiere agli obblighi imposti dalla normativa per una corretta gestione documentale. Ai sensi del comma 2-bis dell’art. 41 del D.lgs. 85/2005 (CAD), “Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento […].” 71.2 Le abilitazioni per le diverse attività previste nella gestione di fascicoli nel sistema informatico di gestione documentale sono rilasciate dal responsabile della gestione documentale con il supporto del servizio informatico. 71.3 La formazione di un nuovo fascicolo e aggregazione documentale informatica avviene attraverso l'operazione di apertura nel sistema informatico inserendo le seguenti informazioni: • indice di classificazione; • oggetto (descrizione sintetica ed esaustiva); • ufficio competente; 71.4 Il sistema genera automaticamente: • numero di repertorio; • data di apertura; 71.5 Possono essere aggiunti contestualmente all’apertura inoltre: • livello di riservatezza/condivisioni; • annotazioni. 71.6 Ad ogni fascicolo e aggregazione documentale informatica è associato l’insieme minimo dei metadati definiti nelle regole tecniche D.P.C.M.13 novembre 2014.

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