Gestion Documental by María Zoraida Izquierdo Ochoa

GESTIÓN DOCUMENTAL

MARÍA ZORAIDA IZQUIERDO OCHOA

Profesora LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística de la Universidad del Quindío.

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO Facultad de Bellas Artes, Programa de Ciencia de la Información, Documentación, Bibliotecología y Archivística - CIDBA Santiago de Cali, Valle del Cauca Octubre 13 de 2011

GESTION DOCUMENTAL

MARÍA ZORAIDA IZQUIERDO OCHOA

Grupo 3, Tema 1: Gestión Documental Tercer Semestre

Profesora: LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística de la Universidad del Quindío. Profesora de Fundamentos de CIDBA

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN OBJETIVO 1.

CONCEPTO DE ARCHIVO, DOCUMENTO Y DOCUMENTO DE ARCHIVO.

DERECHOS DE LOS CIUDADANOS SOBRE LA PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN EL TÍTULO V, GESTIÓN DE DOCUMENTOS, ARTÍCULO 21

DEFINICIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL A PARTIR DEL CONCEPTO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

OBJETIVOS PARA ALCANZAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

ASPECTOS PARA ELABORAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

IMPORTANTAN Y VENTAJAS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LAS EMPRESAS.

CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

10.

IMPORTANCIA DE ADOPTAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Y CUÁLES SON SUS ETAPAS.

CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA

INTRODUCCIÓN

En este trabajo es conocer

los conceptos de Gestión Documental, la

normatividad de la ley general de archivos, la producción y flujo documental en las empresas, los componentes de un Programa de Gestión Documental como también la importancia de las Tablas de Retención Documental (TRD).

OBJETIVOS

El objetivo est谩 dirigido asegurar una documentaci贸n adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creaci贸n y uso del papeleo, mejorar la forma de organizar y recuperar los documentos proporcionar el adecuado y el dep贸sito a bajo costo de los archivos intermedios y asegurar el expurgo de los documentos.

1. CONCEPTO DE ARCHIVO, DOCUMENTO Y DOCUMENTO DE ARCHIVO

ARCHIVO Es un conjunto de documentos a los cuales se les ha realizado al proceso de gestión documental, para que puedan ofrecer información o testimonio a la humanidad. También puede llamarse archivo al lugar donde se preservan los documentos importantes de una organización o natural.

DOCUMENTO Es una fuente que provee información y puede ser de diferentes soportes: impreso, electrónico, imágenes, medios magnéticos.

DOCUMENTO DE ARCHIVO Es aquella fuente de información a la que se le ha aplicado el proceso documental para que sirva de transmisor de información de una organización.

2. DERECHOS DE LOS CIUDADANOS SOBRE LA PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS

CONSTITUCION POLÍTICA DE COLOMBIA DE 1991.

ARTICULO 8. “Es obligación del Estado y de las personas de proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”. Tenemos el deber tanto ciudadanos y ente gubernamental de procurar preservar todo recurso cultural y recursos naturales de nuestra patria, para tener nuestros museos, parques y demás a disposición y para nuestro enriquecimiento cultural. ARTÍCULO 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar”. Como ciudadanos poseemos el derecho a nuestra intimidad ya sea personal, familiar y donde el gobierno debe tener límites en esta documentación privada, donde solo con orden judicial se podrá hacer uso y en casos de prevenir actos terroristas. Los funcionarios que falten a este derecho de privacidad incurrirá en un acto gravísimo (Reforma acto legislativo 2 de 2003) ARTICULO 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.”

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura. Somos libres como ciudadanos de la libre expresión donde podemos mostrar y producir nuestros pensamientos ideas, opiniones y objeciones, donde sean éstos datos verídicos y verdaderos, también de crear medios de comunicación y publicitarios. ARTICULO 27. “El estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”. Todo ciudadano es libre de obtener su educación, adquiere el derecho de poder realizar investigación y de dar cátedra. ARTICULO 70. “El estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional”. El gobierno deberá emplear mecanismos que permitan a los ciudadanos participar, crear y propagar tendencias culturales, donde todos por igual tengan un aprendizaje que sea libre en todos los campos científico, técnico, artístico y profesional en cada uno de sus etapas.

3. LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Es la LEY 594 del 14 de Julio de 2000. Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4124 de 2004 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. El Congreso de Colombia

4. LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN EL TÍTULO V, GESTIÓN DE DOCUMENTOS, ARTÍCULO 21 ARTÍCULO 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar

el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

5. DEFINICIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL A PARTIR DEL CONCEPTO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Es el proceso que se le hace a los documentos de una organización para ser preservados y que sirvan de soporte y provean información y faciliten su utilización a quien lo requiera. 6. OBJETIVOS PARA ALCANZAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1. El diseño normalizado de los documentos 2. Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas. 3. Simplificar los procedimientos. 4. Controlar el uso y la circulación de los documentos. 5. Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada exploración al servicio de la gestión y de la toma de decisiones. 6. La conservación y la instalación de los documentos a bajo coste en los archivos intermedios. 7. Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de valor para la gestión y para el futuro. 8. Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones crisis o emergencia

7. ASPECTOS PARA ELABORAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Para elaborar un programa de gestión documental, debe considerar los siguientes aspectos: Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración.

Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original. 8. IMPORTANCIA Y VENTAJAS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LAS EMPRESAS Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas:             

Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque: Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. Ayudan a controlar la producción y trámite documental. Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

9. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA

TITULO DE LA NORMA

DESCRIPCION

Información y documentación – Procesos de Gestión de DocumentosParte 2 : Elementos de implementación y conceptuales

Establece un marco para definir los elementos de los metadatos consistente sobre los principios y las consideraciones sobre la implementación esbozados en la primera parte. Es norma española (UNE)

Decreto 1382 de 1995 (Agosto 18)

Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones

Tienen un plazo de sesenta (60) días siguientes , contados a partir de la fecha de su publicación, los Secretarios Generales de los organismos del orden nacional, deben presentar al Archivo General de la Nación, sus tablas de retención documental. Ver art. 1 Ley 57 de 1985 , Ver art. 1 Acuerdo Archivo General de la Nación 09 de 1995

UNE-ISO 23081-1: 2008

Información y documentación – Procesos de Gestión de DocumentosParte 1 : Principios

Norma que cubre los principios que sostienen y regulan los metadatos para la gestión de documentos. Estos principios se aplican a lo largo del tiempo a los documentos y sus metadatos, los procesos que los afectan, cualquier sistema en que residan y cualquier organización que sea responsable de su gestión. Es norma española (UNE)

Por el cual se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Con esta norma se establecen la forma de cómo se regiría las unidades de correspondencia tanto de las entidades públicas como de las privadas que cumplen funciones públicas, estas políticas nos llevarían a llevar a cabalidad los programas de gestión documental, donde se controla los registros de la organización en todos sus estados CREACION, DISTRIBUCIÓN, USO,

UNE-ISO 23081-2: 2008

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001)

RETENCIÓN, ALMACENAMIENTO,RECUPERACIÓN, PROTECCION, PRESERVACION, DISPOSICION FINAL ACUERDO Por el cual se regula 039 , 2002 el procedimiento (Octubre 31 para la elaboración y de 2002) aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000

Regular la moderación de las actividades que las entidades del Estado deberán implementar en su parte administrativa para que apliquen las normas de Tablas de Retención Documental, donde deberán conocer el procedimiento para poder manejarlas y su importancia para cada una de las áreas o departamentos que las producen.

10. IMPORTANCIA DE ADOPTAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Y CUÁLES SON SUS ETAPAS. Importancia de las TRD    

Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.  Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.  Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.  Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos Pasos o etapas metodológicos para elaboración de T R D 1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. 2. Análisis de la información recolectada 3. Elaboración y representación de las Tablas de Retención.  Elaboración de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia)  Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación. Reglamento General de Archivos, Art. 19:  Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir

las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Documento de Archivo  Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Organización Archivos de Gestión Paso 1:  Clasificación de Documentos  Documentos de Archivo  Documentos de Apoyo PASO 2: Elaboración de Separadores  Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación. Paso 3 Clasificación Documental Series y Subseries  Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries. Paso 4: Principio De Orden Original  Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. Paso 5: Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos)  Se debe identificar cada una de las unidades documentales así:  Código de la Oficina  Código de la Serie  Código de la Subserie  Nombre del Expediente. Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta. Paso 6: Ordenación  Ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos), pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información.  Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar).

Paso 7: Depuración  Retirar de la Unidad Documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como:  Duplicados  Constancias Paso 8: Foliación  Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente. Paso 9: Ubicación Física  Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental Paso 10: Identificación de Archivadores  Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes Paso 11 : Clasificación Documentos de Apoyo  Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.  Se organizan con base al Sistema de Clasificación de Documentos de Apoyo y después de cumplir su función el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruye y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002). PASO 12: Elaboración de separadores  Elaborar separadores para cada uno de los asuntos identificados en el paso anterior Paso 13. Ubicación Física: Documentos de Apoyo

PASO 14. Eliminación Documentos De Apoyo ➢ Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia ➢ Diligenciar Formato Eliminación en Archivo de Gestión. Paso 15: Inventario Documental

 Levante el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato Único de Inventario Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002. 1

1Tablas

de Retención documental [en línea]http://aleidapulgarin.blogspot.com/.

[consultada 12 de 2011]

CONCLUSIONES

Aprendí la importancia de las Tablas de Retención Documental (TRD) y sus etapas. Aprendí sobre los conceptos de archivo, documento, documentos de archivo y gestión documental Conocimos sobre el Plan de Gestión Documental, los aspectos a tener en cuenta y su importancia y ventajas al implementarlo. Conocí los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

WEBGRAFIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN. Aspectos generales de un programa de gestión. [en línea] disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?view=article&catid=25%3Apgd&id =84%3Apgd&option=om_content&Itemid=59[ Consultado 10 de 2011]

Archivística [en línea]. http://www.slideshare.net/jackebt/archivistica-1557310. [consultada 10 de 2011]

La importancia de los archivos.[en línea]. http://www.slideshare.net/aracelosa/gestin-documental-1113021 [consultada 11 de 2011]

Tablas de Retención documental [en línea]http://aleidapulgarin.blogspot.com/. [consultada 12 de 2011]