Manual de Gestión de Organismos de Scouts de Argentina Asociación Civil– Capítulo 2 -
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CAPÍTULO 2 Libros y elementos para la gestión administrativo-económica TÍTULO I Libros necesarios para la Gestión 1
Los siguientes Libros son necesarios para la gestión: • • • •
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Libros Rubricados de Actas Libros Rubricados de Registros de Miembros Beneficiarios y Adultos Libro Rubricado de Caja Libro Rubricado de Inventario de Bienes
LIBROS RUBRICADOS DE ACTAS Órganos de Gobierno que deberán contar con este libro. • Consejo de Grupo Scout, • Asamblea y Consejo de Distrito (el Consejo de Distrito puede optar por asentar las actas de las Asambleas en el Libro de Actas del Consejo de Distrito), • Consejo de Zona 2.1 Visado anual Los libros rubricados de actas serán visados anualmente por la respectiva autoridad de supervisión según corresponda: • • •
Director de Distrito (RG 3.4.4. inc g), Director de Zona (RG 4.2.10.inc 8) Director de Operaciones (RG 5.7.1. inc c)
2.2 Pautas para asentar las actas: Debe constar: A- el lugar, fecha y hora de la reunión, B- quien la preside y personas presentes, dejando constancia de las funciones y/o cargos que desempeñan. C-Se dará comienzo a la reunión con las oraciones conforme a la religión de los presentes (1) y una reflexión sobre la aplicación práctica de los Valores promovidos por Scouts de Argentina Asociación Civil. D-Acto seguido se pasa a la lectura del orden del día y el tratamiento de este.
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En caso de que estén presentes en la reunión personas que profesen distintas religiones, un representante de cada religión presente eleva una oración a su Dios conforme a su propia identidad, forma o estilo confesional. Este momento se puede concluir con instante de silencio en común, para permitir que cada uno eleve mentalmente su oración, respetando su forma de orar.
2 - Manual de Gestión de Organismos de Scouts de Argentina Asociación Civil– Capitulo 2 E-El encargado de tomar el acta deberá escribirla en el momento, de manera sucinta pero dejando claro lo que se quiso expresar. Por lo general las actas no deberían ser demasiado extensas, debiéndose reflejar explícitamente las decisiones adoptadas y las tareas encomendadas. F-Terminada la reunión se dará lectura al texto escrito, poniéndolo a consideración de los presentes quienes formularan las observaciones pertinentes si las hubiere, las que también serán asentadas en el acta. G-El acta se finaliza con la firma de todos los presentes. Notas: • •
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Los Consejos de Distritos puede optar por asentar las actas de las Asambleas en el Libro de Actas del Consejo de Distrito. Pueden existir libros de actas de otras áreas del Grupo Scout, Distrito y Zona (por ejemplo en un Grupo Scout: de las patrullas, equipos o Unidades; de reuniones del Equipo de Formación de la Zona, de las reuniones del Comité Ejecutivo de Distrito o Zona u otras).
LIBROS RUBRICADOS DE REGISTRO DE MIEMBROS 2.1
Visado anual Los libros rubricados de Registros de Miembros serán visados anualmente por la respectiva autoridad de supervisión según corresponda: • Director de Distrito (RG 3.4.4.inc g), • Director de Zona (RG 4.2.10.inc 8) • Director de Operaciones (RG 5.7.1. inc c)
2.2
Pautas para el registro de miembros 2.2.1 Libro Rubricado de Registro de Miembros Beneficiarios (Est. SAAC 9): Organismos que deberá contar con este libro: • Grupos Scouts Se asentarán los siguientes datos: • • • • • •
Apellidos y Nombres tal como figuran en el DNI Numero del DNI (también es el número del legajo institucional), fecha de nacimiento, nacionalidad, religión, fecha de ingreso en el Grupo Scout indicando si vienen con pase de otro organismo o son miembros con altas nuevas a la Asociación, • Reconocimientos y Sanciones • fecha de cesación como miembro beneficiario indicando la causa. Este libro servirá también para que los padres avalen la incorporación de sus hijos/as a la Asociación con su firmas, como así también para que queden registradas sus rubricas.
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2.2.2 Legajo por beneficiario (Est. SAAC, 9): Deberá contar con los siguientes datos y documentación necesaria que acompañe los requisitos: •
•
Ficha de ingreso a Scouts de Argentina Asociación Civil. (ver punto 3.3.2) cuyo original será provisto en la carpeta de formularios oficiales para legajos de SAAC que provee la Oficina Scout Nacional (Administración). Datos personales: Datos de Domicilio, Teléfono, fecha de nacimiento, datos de los Padres, estado civil de los padres y quien posee la patria potestad, teléfono de emergencia núcleo familiar, estudios, y
otros que se consideren necesarios. • • • • • • • •
2.2.3
Fotocopias de las paginas 1, 2 y 3 del DNI del Beneficiario Fotocopias de las paginas 1, 2 y 3 del DNI de la madre/ padre/ tutor/ guardador o quien ejerza legalmente la tenencia del menor Fotocopia de la Partida de Nacimiento del beneficiario. Ficha Medica actualizada Historia Clínica Fotocopia de la credencial de la Obra Social o Pre-paga, Historial Scout (progresión personal, especialidades, campamentos u otra), Es aconsejable que el legajo contemple un apartado denominado “Observaciones”, en donde se consignará consideraciones especiales a ser tenidas en cuenta por el dirigente a cargo del Beneficiario, en caso de pase de Rama ó a otro Grupo Scout. Libro Rubricado de Registro de Miembros Adultos (Miembros Colaboradores, Activos, Asesores y Cooperadores) (Est. SAAC, 10, 11, 13 y 14):
Organismos que deberán contar con este libro: Grupo Scout, Distrito, Zona En el caso de Distritos y Zonas se registran todos los miembros aunque simultáneamente desempeñan funciones en otros organismos. Se asentarán los siguientes datos: • Apellidos y Nombres tal como figuran en el DNI, • Numero del DNI (también es el numero del legajo institucional), • fecha de nacimiento, • nacionalidad, • religión, • fecha de ingreso al organismo –indicando si provienen de Beneficiario, si vienen con pase de otro organismo o son miembros con altas nuevas a la Asociación-, • categoría de miembro • registros de cambio de categoría, • reconocimientos y sanciones, • fecha de cesación como miembro del organismo indicando la causa.
4 - Manual de Gestión de Organismos de Scouts de Argentina Asociación Civil– Capitulo 2 2.2.4 Legajo por Miembro Adulto Deberá contar con los siguientes datos y documentación necesaria que acompañe los requisitos: • Ficha de ingreso a Scouts de Argentina Asociación Civil. cuyo original será provisto en la carpeta de formularios oficiales para legajos de SAAC que provee la Oficina Scout Nacional (Administración). • Datos personales: Datos de Domicilio, Teléfono, fecha de nacimiento, datos de los Padres, estudios. Además, en caso de miembros colaboradores menores de edad (Est. SAAC 11): estado civil de los padres y quien posee la patria potestad, teléfono de emergencia, núcleo familiar, y otros que se consideren necesarios. • Fotocopias de las paginas 1, 2 y 3 del DNI • Autorización de los padres, en caso de miembros colaboradores menores de edad (Est. SAAC 11), conforme al punto 3.3.2 de este Capitulo. • Ficha Medica actualizada, • Historia Clínica, • Fotocopia de la credencial de la Obra Social o Pre-paga, • Historial Scout: cursos / módulos realizados, evaluaciones de desempeño, reconocimientos y sanciones, etc. 3.3 NOTAS IMPORTANTES PARA LOS LEGAJOS: 3.3.1
Guarda de Legajos: •
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3.3.2
Los Legajos personales tanto de los adultos como de los beneficiarios, si bien no se considera un Libro Rubricado, será documentación que los Grupos Scouts archivaran en carpetas asignadas a tal fin en lugares resguardados. Los legajos correspondientes a miembros dados de baja del Grupo se guardarán en carpetas aparte, que a tal afecto se asignen. La Autorización de los Padres, Historia Clínica y la Ficha Medica es conveniente que se encuentre en una carpeta especial. en caso de salidas, acantonamientos y campamentos de cada Unidad, el dirigente a cargo o el jefe de campo, deberá llevar copia de las mismas, resguardando siempre los originales.
Autorización de ingreso a Scouts de Argentina Asociación Civil para el Legajo, +La autorización de Ingreso a Scouts de Argentina Asociación Civil debe existir para todos los Miembros Beneficiarios y para los Miembros Colaboradores menores de 21 años -salvo el caso de los que se encuentren legalmente emancipados (guardar fotocopia de la emancipación en el legajo). +La autorización debe ser firmada por el padre y la madre, o tutor, guardador o quienes ejerzan la Patria Potestad o tenencia del/a menor, a tal fin será necesario contar con copia de la Partida de Nacimiento del Menor, del DNI de la madre y/o
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padre que autoriza, o de la constancia judicial/ administrativa que acredite el carácter de guardador, tutor, adoptante, etc. En estos últimos casos también se debe contar en el Legajo con la fotocopia del respectivo DNI del autorizante. +Es recomendable que la autorización de Ingreso sea firmada ante al menos dos dirigentes del Grupo Scout, los que firmarán al pie como testigos presenciales de la autorización en cuestión. +Conforme a la legislación vigente, en caso de que uno de los padres ejerza la patria potestad en forma unipersonal (por ejemplo: madres solteras), deberá tenerse constancia a la vista de tal condición (siguiendo el ejemplo: para una madre soltera sirve la partida de nacimiento) y archivarse fotocopia simple en el Legajo. +Si el menor tiene los padres separados o si no existiera separación legal y uno de los progenitores tiene paradero desconocido, las autorizaciones las deben otorgar el padre que ejerza legalmente la tenencia o guarda judicial (lo que corresponda según el caso). Para ello, deben solicitar fotocopia de la copia certificada por el juzgado interviniente que acredite que la madre o el padre puede autorizar a los hijos para las actividades de la Asociación. El Jefe de Grupo debe verificar el original y guardar en el Legajo del menor una fotocopia, haciéndole firmar a la madre o padre dicha fotocopia manifestando con su letra “que es fiel de su original y se encuentra vigente”. Esta pauta es obligatoria pues la Asociación tiene que verificar que quien autoriza sea quien tiene la guarda o tenencia judicial del menor. No basta con verificar una situación de hecho o que la madre o el padre nos lo aseguren de palabra pero sin la documentación que lo acredite. +Los formularios para autorización de salidas, acantonamientos y campamentos obran en la Norma CE 004. 3.3.3
La Historia Clínica + Ver indicaciones en la Norma CE 004 +El formulario de Historia Clínica es el que obra en la Norma CE 004
3.3.4
La Ficha Médica + Ver indicaciones en la Norma CE 004. +El formulario de Ficha Medica es el que obra en la Norma CE 004
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LIBRO RUBRICADO DE CAJA, Organismos que deberán contar con este libro: • Grupo Scout, • Distrito, • Zona 4.1
Visado anual El Libro rubricado de Caja será visado anualmente por la respectiva autoridad de supervisión según corresponda: • Director de Distrito (RG 3.4.4. g), • Director de Zona (RG 4.2.10.) • Director de Administración y Finanzas (RG 5.8)
4.2 Informe anual de Cuenta de Gastos y Recursos El respectivo Consejo de Grupo o de Zona, debe aprobar el informe anual de Cuenta de Gastos y Recursos al cierre del ejercicio; en el caso de los Distritos, corresponde la aprobación de la Asamblea de Distrito. Este informe obligatoriamente se eleva a la Oficina Scout Nacional (Finanzas) con copia a la respectiva autoridad de supervisión: Director de Distrito o Director de Zona, según corresponda. (RG 5.8.1. g) 4.3 Asientos: En el libro de caja de deben incluir todos los movimientos de dinero: 4.3.1 Ingresos: se deben identificar claramente el monto y a que corresponden (por ejemplo: cuota social, donación, eventos especiales) 4.3.2 Egresos: se deben identificar claramente el monto y a que corresponden (por ejemplo: compra de material de librería, pago de social, pago de eventos especiales, etc). El asiento de egresos es independiente del registro de comprobantes de gastos (punto 7 del presente capitulo) pero en coherencia con él. 5
LIBRO RUBRICADO DE INVENTARIO DE BIENES Organismos que deberán contar con este libro: • Grupo Scout, • Distrito, • Zona 5.1. Visado anual El Libro rubricado de Inventario de Bienes será visado anualmente por la respectiva autoridad de supervisión según corresponda • Director de Distrito (RG 3.4.4. g), • Director de Zona (RG 4.2.10.a 8) • Director de Administración y Finanzas (RG 5.8) 5.1 Informe anual del Inventario de Bienes El respectivo Consejo de Grupo o de Zona, debe aprobar el Informe Anual del Inventario de Bienes; en el caso de los Distritos, corresponde la aprobación de la Asamblea de Distrito. Este informe obligatoriamente se eleva a la Oficina Scout Nacional (Finanzas) con copia a la respectiva autoridad de supervisión: Director de Distrito o Director de Zona, según corresponda. (RG 5.8.1. g)
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TÍTULO II Archivos necesarios para la Gestión 6
REGISTROS DE COMPROBANTES DE GASTOS. 6.1 Se archivarán comprobantes fiscalmente validos por todos los gastos efectuados en el organismo. 6.2 En archivo aparte y claramente identificados deben estar los registros de las facturas y tickets que se abonan en concepto de impuestos y servicios por el usufructo de los bienes inmuebles o muebles registrables propiedad de Scouts de Argentina Asociación Civil o que estén en Comodato.
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ARCHIVO DE CONTRATOS Este archivo esta compuesto por • Copia del convenio de Patrocinio, • Copia de los Comodatos de uso de instalaciones, • Reconocimiento como entidad de bien publico u otros, • Contratos de trasportes, • Comodato de lugares de acampe, • Otros contratos firmados. Nota: los originales de los convenios de Patrocinio y Comodatos de uso de instalaciones, se archivan en la Sede Social de Scouts de Argentina Asociación Civil -Oficina Scout Nacional-.
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ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN CLASIFICADA COMO IMPORTANTE
Esta clasificación es dada por el respectivo Consejo del Organismo. Compondrán este archivo: • Permisos de acampe, • informes de miembros, • informes de accidentes por seguro, • notas enviadas y recibidas, ante otros organismos de la Asociación o de terceros, • otro tipo de documentación.
TÍTULO III Generalidades 9
OTROS LIBROS DEFINIDOS POR LA METODOLOGÍA DE CADA UNIDAD:
Los libros propios que deben observar cada una de las Unidades (Libro de Caza, de Comunidad, etc.) o, asimismo, otros recomendables por la gestión interna que realizan cada una de ellas. 10 De la Rúbrica de los Libros La rubrica de los libros mencionados en los puntos 2 (libros de actas), 3 (libro de registro de miembros), 4 (libro de caja) y 5 (libro de inventario de bienes) de este capitulo, será
8 - Manual de Gestión de Organismos de Scouts de Argentina Asociación Civil– Capitulo 2 realizada por el Presidente de la Asociación o quien este explícitamente delegue, en Libros provistos exclusivamente por la Oficina Scout Nacional (Administración). • •
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Para solicitar la rubrica de un nuevo Libro, sea cual fuere, el responsable del Organismo presentará una nota ante la Oficina Scout Nacional (Administración), Se debe contar con el aval de la autoridad de supervisión (Grupos Scouts, el Director de Distrito; Distritos, el Director de Zona; Zonas, el Director de Operaciones) quien verificara que se haya completado por lo menos el 80 % del libro anterior. La Oficina Scout Nacional (Administración) enviará el Libro al domicilio de la sede del organismo -declarada ante la Oficina Scout Nacional- en un plazo no mayor a los quince (15) días corridos de recibido el pedido.
11 Del resguardo de los libros y documentos 11.1
Responsables de los registros De acuerdo al Reglamento General, los responsables de los registros en cada organismo son: • Grupo Scout: Jefe de Grupo (RG 2.5.1. y 2.5.6) • Distrito: Director de Distrito (RG 3.4.4) • Zona: Director de Zona (RG 4.2.10) • Sede Nacional: Director de Administración y Finanzas: (RG 5.8)
11.2
Ubicación de los libros Los libros y documentación enumerados en los puntos 1 al 9 de este capitulo, deberán hallarse en la sede del organismo -declarada ante la Oficina Scout Nacional- y tendrán libre acceso a los mismos: • Los miembros registrados en ese organismo (en caso de Beneficiarios, sus padres o tutores) • Los responsables de toda la línea de supervisión conforme al Reglamento General de Scouts de Argentina Asociación Civil. • Los integrantes de la Comisión Revisora de Cuentas de Scouts de Argentina Asociación Civil. • Los veedores que designen -si lo estiman pertinente- la Inspección General de Justicia o la Administración Federal de Ingresos Públicos.
12 Del proceso de normalización A fin de que las Zonas, Distritos y Grupos Scouts se ajusten al punto 10 del presente Capitulo, se procederá conforme a la Resolución que el Director Ejecutivo establezca para el procedimiento de normalización.