APPORTI | Manual eConfACI by zoommais

manual

eConfACI

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INFORMAÇÕES DO DOCUMENTO

Versão Data 1.0 19/07/2017

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Descrição Criação do documento

Autor Israel Consoli

GLOSSÁRIO

Natureza jurídica

Conselho regional

Natureza jurídica é uma classificação que discrimina o tipo de organização contábil e a relação de uma pessoa jurídica com o sistema de fiscalização econômica de um estado. Toda pessoa jurídica registrada no cnpj declara a sua natureza jurídica. As naturezas jurídicas mais comuns do brasil são: sociedade anônima aberta; sociedade anônima fechada; limitada (ltda); empresa pública; associação; cooperativa etc.

Os conselhos regionais são braços menores do conselho federal, sendo representações destes nos estados da nação. O conselho regional tem a finalidade de controlar e fiscalizar estes profissionais em suas atividades, verificando se os mesmos estão cumprindo as leis impostas e criadas pelo conselho federal. São exemplos de conselhos regionais: conselho regional de medicina; conselho regional de enfermagem; conselho regional de nutrição; conselho regional de odontologia etc.

ÍNDICE INTRODUÇÃO  4 O QUE É O eConfACI  5

ACESSO AO SISTEMA  6 MANUTENÇÃO  9 Entidade  9 Temporalidade  12 Gerenciar Assinaturas  12 Usuário  14

CADASTRO  15 Estrutura Orçamentária  15 Controle Setorial  16

RELATÓRIOS  23

INTRODUÇÃO Este manual foi elaborado com o objetivo de orientar os usuários do eConfACI na correta utilização do sistema, assim como demonstrar o que há de novo nesta nova versão, procurando usufruir e extrair ao máximo todos os benefícios desta ferramenta.

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O QUE É O EConfACI

O eConfACI - Sistema de apoio ao Controle Interno é um software desenvolvido pela APPORTI – Controlando com Inteligência, observando a mesma estrutura do sistema e-Sfinge, do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina. Através da ferramenta, além de ser possível fazer uploads dos arquivos XML’s gerados pelo sistema de contabilidade de cada órgão e gerar uma série de análises automáticas que cabem ao Sistema de Controle Interno, também é possível abrir e gerenciar análises não automáticas, mas que também são de extrema importância para o funcionamento do sistema de Controle Interno e, ainda, gerar os ‘’custosos’’ relatórios e pareceres tão cobrados pela fiscalização do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina. Seguindo os preceitos do órgão fiscalizador do estado, o sistema sempre está atual, respeitando as novas metodologias decorrentes no exercício, buscando manter o usuário sempre atualizado com os novos embasamentos legais, segundo a ótica do tribunal em virtude de seus diversos demonstrativos. Em função destes mesmos preceitos é que o Controlador Técnico da entidade pública, com esta ferramenta poderosa e independente dos sistemas administrativos e contábeis locais, terá como focar com mais ênfase as diversas atribuições dos quais ele é responsável, contribuindo com a administração pública em seus diversos desdobramentos, respeitando os fundamentos legais.

ACESSO AO SISTEMA Para acessar o sistema, é necessário atender aos seguintes requisitos de configuração:

ÝÝ Possuir qualquer versão recente dos seguintes navegadores: Internet Explorer, Firefox, Chrome. ÝÝ Para visualização dos relatórios é necessário ter instalado o programa Adobe Acrobat Reader e o Microsoft Word nas versões mais recentes. O sistema eConfACI pode ser acessado através do endereço www.apporti.com.br, canal login, onde será solicitado o usuário e senha para acesso conforme ilustrado na figura abaixo:

Depois de efetuado o login no sistema aparecerá à tela inicial conforme figura abaixo:

Na parte superior da tela é exibido o menu do sistema, os Boletins (informando as novidades do sistema), o Apoio ao Controle Interno (demonstrando a situação da última avaliação, além das possíveis áreas/ quesitos que estejam com alguma inconsistência ou com informação faltante) e o Itens Compartilhados (que demonstra todos os compartilhamentos dos usuários, de outras entidades, que estejam também utilizando o sistema); Já na parte inferior, nos Principais Indicadores, um panorama resumido e demonstrado com gráficos dos principais indicadores da atual situação da entidade, após a última importação dos XML’s dos balancetes isolados (conta corrente e contábil).

Observação: Os menus são liberados de acordo com o perfil de cada usuário que utiliza o sistema, portanto, este manual pode conter rotinas que não são demonstradas para um usuário com restrições. Já o bate-papo minimizado e localizado no canto inferior direito da tela, caso o usuário esteja credenciado, aparecerá em todas as telas do sistema, facilitando o contato com o suporte técnico na tela onde encontrar dificuldades.

O suporte técnico também poderá ocorrer por aqui, pelo nosso “bate papo”

MANUTENÇÃO ÝÝ

ENTIDADE

ʃʃ O que é? Configurador de número de vereadores, número de habitantes, brasão do município, inserção e configuração de novos usuários ao sistema da entidade: dados de acesso ao e-Sfinge, dados populacionais, salários de deputados. As telas ilustradas abaixo permitem conferir alguns dados do órgão cadastrado, incluir o brasão, além de permitir ao usuário administrador do sistema de Controle Interno credenciar os usuários colaboradores na utilização do sistema (clicar em Adicionar Usuário):

Ao clicar no botão Adicionar Usuário a tela abaixo será exibida, devendo ser cadastrado os campos Nome do novo usuário, o e-mail utilizado na entidade pelo usuário, um nome para o Login do novo usuário cadastrado e a criação de uma senha:

Observações: Para o campo Login sugerimos que seja informado novamente o e-mail do usuário credenciado no sistema.

Ao clicar na figura do lápis (Ação), teremos a seguinte tela para as configurações do usuário selecionado:

Observação: Adicionando um novo usuário a tela acima também aparecerá, porém, sem os respectivos dados preenchidos.

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TEMPORALIDADE

ʃʃ O que é? Configurador do tempo das respostas dos quesitos avaliados no qual o controlador permitirá adequar o prazo equiparando com o grau de importância e complexidade. A tela ilustrada abaixo configura a quantidade de dias para cada uma das complexidades exibidas no cadastro, a complexidade do cadastro de temporalidade é utilizada na configuração dos quesitos de avaliação.

Observação: O sistema é configurado de fábrica como padrão, todo o quesito de avaliação está configurado para a complexidade média (quatro dias par resposta) que pode ser revisto.

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GERENCIAR ASSINATURAS

Responsável ʃʃ O que é? Configurador dos responsáveis que irão assinar os relatórios (demonstrativos) e pareceres emitidos pelo econfaci.

Após clicar no botão NOVO, canto superior direito da tela (ao lado do botão “Buscar”) o eConfACI trará a seguinte tela:

Relatório ʃʃ O que é? Configurador dos relatórios/demonstrativos/pareceres que receberão as assinaturas de acordo com os credenciamentos dos responsáveis. Caso seu relatório em questão pertencer ao âmbito do Poder Executivo, clicar no LÁPIS, de acordo com as imagens abaixo, para que se editem as assinaturas. Fazer o mesmo procedimento para os relatórios sequenciais: Poder Legislativo (caso for câmara), Educação, RGF, Saúde, Balanço Orçamentário por Categoria e RPPS.

Após clicar, a seguinte tela é apresentada:

De acordo com a imagem acima, clicar primeiramente em cima do campo “ASSINANTE” que irá aparecer os responsáveis, previamente, cadastrados; depois, clique em ADICIONAR ASSINANTE para que o responsável fique habilitado para as assinaturas dos relatórios.

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USUÁRIO

Log ʃʃ O que é? Controle de acesso de todos os usuários do sistema, demonstrando os dias de acesso ao sistema, de forma individual.

CADASTRO ÝÝ

ESTRUTURA ORÇAMENTÁRIA

Órgão

Unidade Orçamentária

Unidade Executora

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CONTROLE SETORIAL

Área Setorial ʃʃ O que é? Permite cadastrar/alterar as áreas setoriais da entidade adequando conforme as características da realidade da gestão.

O eConfACI sai de fábrica para atendimento de prefeituras, com, pelo menos, 23 áreas setoriais. Já em entidades como câmaras, institutos de previdências, autarquias, dentre outras na esfera pública, as áreas setoriais são geradas personalizadas em menor número atendendo, basicamente, as instruções sob a ótica do tribunal de contas. No entanto, as áreas são personalizáveis, ou seja, você poderá inserir novas áreas ou editar as existentes de acordo com a sua gestão. A seguir explanamos a tela, dívida em SUPERIOR, INTERMEDIÁRIA e INFERIOR para que você possa inserir/alterar as diversas áreas setoriais.

Credenciamento de Responsável por Área Setorial ʃʃ O que é? Permite credenciar/descredenciar os responsáveis da área setorial. É nesta tela abaixo que você irá informar os responsáveis pelos departamentos (áreas setoriais) que poderão além de responder os quesitos, responder os pareceres das áreas.

Quesito de Avaliação/Relatórios ʃʃ O que é? Permite cadastrar/alterar os quesitos da entidade de acordo com as áreas setoriais, adequando com as características da gestão. Ao acessar a tela dos quesitos, procurando editá-los, inativá-los, dentre outras opções, a tela abaixo poderá auxiliá-lo na identificação e acessá-lo

Neste menu acima é possível cadastrar/alterar os quesitos no sistema, a seguinte tela foi dividida em 3 partes (tela superior, tela intermediária e tela inferior) orientando o entendimento de cada campo a ser preenchido:

Credenciamento de Responsável por Quesito de Avaliação ʃʃ O que é? Permite credenciar/descredenciar os responsáveis pelos quesitos de acordo com as áreas. Ao selecionar este menu a seguinte tela apresentará:

Selecionando uma área qualquer (área 1 neste caso) será apresentado a seguinte tela:

De acordo com os usuários, previamente, cadastrados basta selecioná-los em seus respectivos quesitos para que direcione a eles nas futuras avaliações.

Relatório de Usuário Credenciado Por Quesito de Avaliação ʃʃ O que é? Permite imprimir os relatórios contendo todos os responsáveis credenciados no sistema por quesitos. Com esta opção, permite imprimir a todos as áreas com todos os quesitos existentes, trazendo todos os responsáveis credenciados.

Cadastro de Quesito de Avaliação Automático Quesitos de Avaliação Compartilhada na Rede ʃʃ O que é? Através deste menu é possível editar, desativar, parametrizar os quesitos automáticos no sistema. Estas modificações podem ser, além das novas configurações, mais argumentos ao quesito selecionado.

A tela a seguir demonstra as possíveis configurações dentro de uma Hipótese de Avaliação que o usuário poderá incluir/alterar a um determinado quesito automático.

Quesitos de Avaliação Compartilhado na Rede ʃʃ O que é? Permite demonstrar todos os compartilhamentos de quesitos de todas as entidades É possível através desta opção, aproveitar os diversos compartilhamentos disponibilizados pelos outros usuários das entidades que, assim como ocorre em algumas redes sociais, o eConfACI traz objetivando a melhor integração entre os usuários do sistema.

Importar Quesitos de Avaliação Anterior ʃʃ O que é? Mecanismo que possibilita a importação de todas as áreas setoriais/quesitos do exercício anterior para o atual. Importante: Esta opção é executada apenas uma vez e no início do ano.

RELATÓRIOS Parecer Executivo Oficial Caminho: Relatórios | Parecer Controle Interno | Parecer Executivo Oficial ʃʃ O que é? É através deste menu que se emite o Parecer Oficial da avaliação desejada.

As opções indicadas na SETA VERMELHA correspondem às seguintes condições: Automático: O Parecer Oficial deverá trazer apenas os quesitos acerca dos quesitos que foram extraídos unicamente do XML (e-Sfinge), no qual, automaticamente, o eConfACI irá trazer já respondido, solicitando, de forma obrigatória, as possíveis justificativas em caso de respostas desfavoráveis; Manual: O Parecer Oficial irá trazer apenas os quesitos não automáticos, ou seja, quesitos que deverão ser respondidos de forma manual, não oriundos do XML. Automático e Manual: é o Parecer completo no qual associa as condições anteriores (automático e manual).

Parecer Executivo Preventivo Caminho: Parecer Controle Interno | Parecer Executivo (ou Legislativo/Administração Indireta/Instituto de Previdência) preventivo

ʃʃ O que é? É através deste menu que se emite o Parecer Preventivo da avaliação desejada.

Neste caso, a emissão do Parecer emitirá somente referente aos quesitos automáticos, para efeito de acompanhamento preventivo dos dados do e-Sfinge.

3.3 Demonstrativos Gerenciais (Gráficos) >> Execução Orçamentária >> 3.3.1 Execução Orçamentária >> Receita ʃʃ O que é? Os demonstrativos constantes dentro deste menu envolvem de uma forma comparativa a emissão da receita de em geral. As três imagens a seguir, após as prévias das informações inseridas (exercício, entidade, e mês final), demonstram a evolução das receitas comparando com o ano anterior, seguindo na ordem: RECEITA PREVISTA – RECEITA ATUALIZADA – RECEITA ARRECADADA, respectivamente. Sempre evidenciando, primeiramente, o quadro da evolução (tela de cima) e os respectivos gráficos (tela abaixo) evidenciando a evolução das receitas.

3.3.1.1 Execução Orçamentária >> Receita >> Prevista/Atualizada/Arrecadada

RECEITA PREVISTA:

RECEITA ATUALIZADA:

RECEITA ARRECADADA:

3.3.1 Execução Orçamentária >> Principais Receitas do Município ʃʃ O que é? O demonstrativo constante dentro deste menu evidencia a execução das principais receitas do município favorecendo o entendimento da situação da evolução das receitas fundamentais, no que tange à execução das despesas nas áreas que envolvem os quesitos comparativos.

3.3.1.3 Receita >> Evolução das Principais Receitas do Município ʃʃ O que é? Os demonstrativos constantes dentro deste menu apresentam-se de forma que evidencia, além de comparar, a emissão das principais receitas.

IPTU

ISS

FUNDEB

FPM

ICMS

IPVA

DEMAIS RECEITAS CORRENTES

DEDUÇÕES

RECEITAS DE CAPITAL

RECEITAS INTRA-ORÇAMENTÁRIAS

IMPORTANTE: Sempre ao final de todos os Demonstrativos/Relatórios Gerenciais, o eConfACI traz todas as entidades envolvidas seguidas das respectivas competências no processo de geração dos relatórios.

3.3.1.4 Demonstrativos Gerenciais (Gráficos) >> Despesas>> Execução Orçamentária >> Despesas >> ʃʃ O que é? Os demonstrativos constantes dentro deste menu evidenciam as diversas formas possíveis, extraída do XML, as despesas previstas e executadas no exercício

3.3.1.4.1 Demonstrativos Gerenciais (Gráficos) >> Despesas >> Execução Orçamentária >> Despesas >> Fixada, Atualizada e Empenhada A partir das telas a seguir, separada pelos respectivos menus, demonstraremos as funcionalidades de cada tipo de demonstrativo:

FIXADA:

ATUALIZADA:

EMPENHADA:

3.3.1.4.2 Demonstrativos Gerenciais (Gráficos) >> Despesas >> Execução Orçamentária >> Despesas >>. Fixada, atualizada e Empenhada >> Mensal

3.3.1.4.3 Demonstrativos Gerenciais (Gráficos) >> Despesas >> Execução Orçamentária >> Despesas >> Por Função e Sub-função

3.3.1.4.4 Demonstrativos Gerenciais (Gráficos) >> Despesas >> Execução Orçamentária >> Despesas >> Por Categ. Econ. E Elem. Desp.

3.3.1.4.5 Demonstrativos Gerenciais (Gráficos) >> Despesas >> Execução Orçamentária >> Despesas >> Por Fonte de Recurso

3.3.1.4.6 Demonstrativos Gerenciais (Gráficos) >> Despesas >> Execução Orçamentária >> Despesas >> Análise Orçamentária por Categoria Econômica

3.3.2 Demonstrativos Gerenciais (Gráficos) >> Restos a Pagar ʃʃ O que é? Os demonstrativos constantes dentro deste menu evidenciam as diversas formas possíveis, extraída do XML, a situação dos Restos a Pagar na entidade

3.3.2.1 Demonstrativos Gerenciais (Gráficos) >> Restos a Pagar >> Mensal

3.3.2.2 Demonstrativos Gerenciais (Gráficos) >> Restos a Pagar >> Por Função e Sub-função

3.3.2.3 Demonstrativos Gerenciais (Grรกficos) >> Restos a Pagar >> Por Categ. Econ. e Elem. Desp. Por Categ. Econ. e Elem. Desp.

3.3.2.4 Demonstrativos Gerenciais (Gráficos) >> Restos a Pagar >> Por Fonte de Recursos

3.3.3 Demonstrativos Gerenciais (Gráficos) >> Financeiro>> Análise Financeira ʃʃ O que é? Uma síntese da situação evolutiva financeiro entre o arrecadado, empenhado, liquidado e pago mês a mês, além de um comparativo com o exercício anterior.

3.3.4 Demonstrativos Gerenciais (Gráficos) >> Aplicação na Saúde >> Evolução da Aplicação na Saúde ʃʃ O que é? Uma síntese da situação evolutiva financeiro entre o arrecadado, empenhado, liquidado e pago mês a mês, além de um comparativo com o exercício anterior.

3.3.5 Relatórios >> Demonstrativos Gerenciais (Gráficos) >> Aplicação na Educação 3.3.5.1 Aplicação na Educação >> Evolução da Aplicação na Educação com Recursos Próprios ʃʃ O que é? Demonstra a evolução da aplicação no ensino com recursos próprios, limite mínimo constitucional (25%)

3.3.5.2 Aplicação na Educação >> Evolução da Aplicação na Educação com Recursos FUNDEB ʃʃ O que é? Demonstra a evolução da aplicação no ensino com recurso Fundeb, (limites 60% magistério e 40% manutenção).

3.3.6 Demonstrativos Gerenciais (Gráficos) >> Pessoal 3.3.6.1 Pessoal >> Evolução da Receita Corrente Líquida ʃʃ O que é? Os demonstrativos apresentados a partir deste menu indicam o acompanhamento e a evolução da receita corrente líquida (RCL) e gastos com pessoal.

3.3.6.2 Pessoal >> Evolução da Despesa com Pessoal

3.4 Relatórios >> e-Sfinge >> 3.4.1.1 e-Sfinge >> Educação >> Base de Cálculo para Aplicação no Ensino ʃʃ O que é? Os demonstrativos apresentados a partir deste demonstram os relatórios nos mesmos moldes, conforme apresentado pelo portal e-Sfinge.

3.4.1.2 e-Sfinge >> Educação >> Despesa com Educação

De acordo com a demonstração na tela acima, as despesas demonstradas apresentam-se com suas respectivas funcionais programáticas, respeitando o layout do tribunal. Já abaixo, as receitas de impostos com as despesas evidenciando o total empenhado, liquidado e pago.

3.4.1.3 e-Sfinge >> Educação >> Aplicação com Recursos Próprios em Ensino

3.4.1.4 e-Sfinge >> Educação >> Aplicação com Recursos do Fundeb

Assim como nas telas anteriores, o demonstrativo anterior, com recursos do Fundeb, segue o mesmo layout.

3.4.2.1 e-Sfinge >> Saúde >> Base de Cálculo para Aplicação em Saúde Seguindo os moldes do layout do tribunal, na tela anterior, a base de cálculo da saúde também segue os mesmos princípios acerca da base de cálculo do ensino.

3.4.2.2 e-Sfinge >> Saúde >> Despesas com Saúde

3.4.2.3 e-Sfinge >> Saúde >> Aplicação com Recursos Próprios em Saúde

3.4.3.1 e-Sfinge >> RGF >>Evolução da Receita Corrente Líquida Realizada nos Últimos Doze Meses

3.4.3.2 e-Sfinge >> RGF >> Evolução da Despesa Líquida de Pessoal nos Últimos Doze Meses

3.4.3.3 e-Sfinge >> RGF >> Relatório Gestão Fiscal

3.4.4.1 e-Sfinge >> Demonstrativos >> Balancete Conta Contábil

3.4.5.1 e-Sfinge >> Limites da Dívida >> Dívida Consolidada Líquida - DCL

3.4.5.2 e-Sfinge >> Limites da Dívida >> Resultado Primário

3.4.5.3 e-Sfinge >> Limites da Dívida >> Resultado Nominal

3.5 Relatórios >> Indicadores >> Resumo dos Indicadores ʃʃ O que é? Um resumo, através de gráficos, dos principais indicadores , tais como Ensino, Saúde, Gastos com Pessoal, DCL, bem como o equilíbrio financeiro e orçamentário de uma forma bem simplificada . IMPORTANTE: Assim como na tela inicial ao acessar o sistema, o eConfACI permite que estes gráficos sejam destacados e imprimíveis. No entanto, além dos gráficos, este quadro também traz os valores evidenciados com os percentuais obtidos, informando suas respectivas variáveis no intuito de demonstrar, de uma forma simples e prática, a gestão da entidade facilitando uma possível futura apresentação ou

simplesmente anexá-lo em um processo de acompanhamento da sua gestão.

Conforme mencionado anteriormente, através da imagem acima, é possível acompanhar de uma forma sucinta e prática, o andamento da gestão, acompanhado de gráficos, valores e percentuais aplicados.

3.6 Relatórios >> Outros ʃʃ O que é? Relatórios específicos que evidencia, tanto a Receita quanto a Despesa, a execução orçamentária organizando por categorias, em conformidade com a estrutura legal, que contribuem com o acompanhamento da gestão.

3.6.1 Relatรณrios >> Outros >> Balanรงo Orรงamentรกrio por Categoria

3.6.2 Relatรณrios >> Outros >> Balancete da Receita

3.7 Relatórios >> Relatórios para Apresentação ʃʃ O que é? Através desta opção o sistema possibilita a emitir todos os relatórios simultaneamente para efeito de uma demonstração ou relatório final. Este menu permite que o eConfACI possa emitir simultaneamente a todos os relatórios existentes, no entanto, há também a possibilidade de emitir apenas os selecionáveis, conforme interesse no momento da impressão, segue a imagem abaixo:

4 MENU: GESTÃO CONTROLE INTERNO 4.1 Gestão Controle Interno >> Avaliação do Controle Interno ʃʃ O que é? É através deste menu que se iniciam as avaliações dos períodos. Gerando mês a mês, avaliações automáticas e, quadrimestral as automáticas e manuais (completa e oficial). É através dele, também, que possibilita gerenciar, dar pareceres e reabertura de determinadas avaliações.

4.1.1 Avaliação do Controle Interno >> Gerar Avaliação do Controle Interno

Clicando em SELECIONE, de acordo com a seta demonstrada na imagem acima, teremos as seguintes situações:

Automática: Será gerada uma avaliação abreviada, trazendo unicamente os quesitos já PREVIAMENTE respondidos de forma automática, de acordo com o que ele analisou no XML da entidade, nos quais considera as memórias de cálculo do tribunal de contas do estado de Santa Catarina; Contudo, em situação que o eConfACI apontar como uma resposta desfavorável, o usuário deverá informar, obrigatoriamente, a justificativa demonstrando de uma forma transparente o motivo pelo qual o quesito encontra-se desfavorável. Normalmente, este tipo de avaliação é emitido mensalmente, para efeito de acompanhamento das avaliações, compreendendo que em uma situação adversa em um determinado mês, poderá ser readequado no período subsequente.

Manual: Será gerada uma avaliação ignorando os quesitos de respostas automáticas, trazendo apenas os quesitos dos quais o usuário deverá informar manualmente as respostas. O eConfACI após a resposta, deverá advertir se a resposta está favorável ou não, obrigando ao usuário a justificar uma situação adversa.

Automática e Manual: É a avaliação completa ou oficial, ou seja, a junção das opções acima em apenas uma avaliação. Normalmente, este tipo de avaliação, obrigatória, é realizada de forma quadrimestral, procurando atender as solicitações do Tribunal de Contas.

4.1.2 Avaliação do Controle Interno >> Gerenciar Avaliação do Controle Interno ʃʃ O que é? Após a geração da avaliação, conforme procedimento anterior, este menu demonstra todos as avaliações geradas (concluídas e em aberto).

Busca uma avaliação existente

Atalho: uma nova avaliação Avaliação aberta

Avaliação fechada

Ao clicar na avaliação “figura do lápis” (imagem acima) teremos a seguinte situação:

“X” remove e o “lápis” abre a área

Clique nesta opção para enviar notificações aos responsáveis, em caso de atraso nas respostas aos quesitos.

A imagem ilustra as diversas ÁREAS SETORIAIS envolvidas na avaliação, separadas por responsável. O eConfACI demonstra as áreas setoriais destacando o status com as respectivas cores: Vermelho: Em andamento; Amarelo: Aguardando o Parecer do Responsável pela Área; Azul Escuro: Aguardando o Parecer Conclusivo do Controlador Interno; Verde: Concluído. IMPORTANTE: A partir do momento da geração da avaliação, o eConfACI, automaticamente, envia e-mails aos responsáveis credenciados nas avaliações, notificando-os da existência da nova avaliação e os prazos para a conclusão de acordo com que foi configurado no cadastro da temporalidade do sistema (menu: manutenção – entidade – configuração de temporalidade). Ao abrir a área setorial, temos a imagem a seguir:

Respondendo um Quesito de Avaliação Para responder os quesitos de avaliação de uma área setorial é muito simples, de acordo com a imagem anterior, ao clicar na opção “resposta” que o sistema irá trazer as seguintes opções: SIM, NÃO, NÃO SE APLICA, SEM RESPOSTA NO PRAZO e NOTA EXPLICATIVA. Dependendo da opção selecionada, automaticamente, o sistema informará um status como “desfavorável”, inserindo um campo de justificativa no qual o usuário, de forma obrigatória, deverá redigir a razão do motivo. O eConfACI, inclusive, permite que o usuário adicione mais campos para as respostas, além de poder anexar um documento pronto (emitido pelo Word, por exemplo) para incrementar as respostas com maior riqueza de conteúdo.

Quesito Manual:

Permite copiar históricos de quesitos anteriores

Em respostas desfavoráveis, o sistema adiciona o campo Justificativa.

Mais/menos campos às respostas

Anexa arquivos

Quesito Automático ( resposta de acordo com o XML) :

O quesito, quando respondido de forma automática, vem com o desenho da engrenagem logo ao lado da resposta (seta vermelha), seguido do “Detalhar Análise” (seta amarela), para que você possa entender o motivo da resposta. Assinalando “Concluir Item” (seta verde) você estará concluindo o quesito. Clicando em “Detalhar Análise” o sistema apresenta em detalhes a razão da resposta, extraída do XML:

Remove o quesito da avaliação gerada.

Conclusão da Área Setorial Após o término de preenchimento de todos os quesitos da Área Setorial envolvida, que deverá ser concluída ao assinalar o botão “Concluir Item” (seta verde), logo ao final da tela, no canto inferior direito haverá o botão SALVAR.

Ao clicar neste botão, o sistema lhe dará a opção do PARECER que, de forma obrigatória, deverá ser redigido unicamente pelo responsável pela área setorial, conforme imagem a seguir:

Parecer do Responsável pela Área Setorial

Além das opções de atalho acima, o usuário responsável poderá acessar o Parecer também pelo método convencional através do menu: Gestão do Controle Interno >> Avaliação do Controle Interno >> Parecer do Responsável Pela Área Setorial:

Em todas as situações de acesso (telas anteriores), a seguinte tela apresentará o Parecer para que se conclua a área:

Percebe-se pela imagem acima (imagem da seta), que há possibilidades de anexar arquivos também ao Parecer da Área, contribuindo com o enunciado do mesmo. Já na próxima imagem (restante da tela do Parecer), haverá um resumo dos quesitos respondidos, informando também o percentual das respostas favoráveis e desfavoráveis dentro desta área.

Reabertura Para a Revisão das Respostas Também acessível pelo menu: Gestão Controle Interno >> Reabrir Avaliação da Área Setorial Para a Revisão das Respostas – Depois informe o ano e o mês para que acesse a área interessada.

Assinalando esta opção, o quesito ficará selecionado para a reabertura.

Após clicar em CONFIRMAR (rodapé da página), a área poderá ser alterada para que se corrijam os quesitos selecionados, apresentando a mensagem: “Esta avaliação foi reaberta com sucesso”. Na mesma tela, também no rodapé da página, clique no botão VOLTAR para que se possam fazer as alterações, ou poderá ir diretamente ao menu: Gestão Controle Interno – Avaliação do Controle Interno – Gerenciar Avaliação do Controle Interno. Selecionando a área reaberta para possibilitar as correções.

Salvar e Encaminhar para Controladoria Clicado no botão de encaminhamento à controladoria, subtende-se que a área está encerrada, enviando uma ação ao controlador que, por sua vez, deverá também dar o Parecer desta área, colhendo as informações respondidas pelos responsáveis pelos quesitos, além de concordar (ou não) com o Parecer do responsável pela área. Este parecer aparecerá no Parecer Oficial final.

Após o aparecimento desta tela, o controlador poderá dar o seu Parecer Conclusivo, que encerrará esta área em definitivo. Para isso, basta ele acessar o menu: Gestão Controle Interno >> Avaliação do Controle Interno >> Parecer Conclusivo da Controladoria. Ou na notificação no círculo vermelho, como demonstrado na situação anterior, apresentada na tela abaixo.

Clique para abrir

Parecer Conclusivo da Controladoria

Neste parecer conclusivo, o Controlador terá as informações do Parecer do Responsável pela Área e, logo em seguida, o seu Parecer Conclusivo em que ele vai redigir em conformidade a realidade da mesma, podendo concordar ou não. Na imagem abaixo (continuação da tela) ele terá também o Resumo de todos os quesitos respondidos, podendo analisar um a um, respostas e justificativas. Assim como no Parecer na Área Setorial, o Parecer Conclusivo segue a mesma linha de raciocínio, ou seja, poderá também devolver ao responsável da área a avaliação que esteja discordante da realidade. IMPORTANTE: Em situações que ocorrerem discordância ou ausência de justificativas de respostas, o Controlador poderá intervir, clicando no botão “Intervenção” (indicado pela seta na imagem acima), podendo assumir o mecanismo de resposta, assumindo a autoria da resposta. Este procedimento também poderá ser estendido ao Parecer da Área. Este procedimento será demonstrado com maiores detalhes logo nas próximas páginas para uma melhor compreensão.

Intervenção pelo Controlador Interno

Devolve ao responsável pela área para que se possa corrigir um parecer/quesito que esteja discordante.

Conclui a Área em definitivo. Não podendo ser alterado após clicar neste botão.

Intervenção nos Quesitos Após clicar em “intervenção” no quesito abrirá uma tela onde, somente o Controlador, poderá intervir nas justificativas ou, ao menos, adicionar um parecer sobre a própria justificativa redigida pelo autor responsável pelo quesito. Este procedimento, também poderá ser utilizado em caso de ausência de resposta do responsável.

Intervenção nos Pareceres da Área Setorial Além da intervenção dos quesitos, o Controlador poderá intervir nos Pareceres das Áreas Setoriais. Esta situação pode ocorrer em que o responsável pela área não responde dentro dos prazos pré-estabelecidos através da temporalidade credenciada no sistema, menu: Manutenção >> Entidade >> Configuração de Temporalidade, ou após acionar as NOTIFICAÇÕES (pág.73) sem retorno do responsável, gerados pelo Controle Interno localizados abaixo na área envolvida. Desta forma, o Controlador responsável poderá responder para que não fique este campo em branco, ou com algum dado que não corresponde à realidade da entidade avaliada, menu: Avaliação do Controle Interno >> Parecer do Responsável Pela Área Setorial.

É comum um usuário responsável por um quesito ou pela área setorial não responder até um determinado prazo pré-estabelecido pela Controladoria Interna da entidade, diante disso o sistema permite que o Controlador emita uma notificação, através do botão na imagem acima, no qual estará encaminhando ao remetente.

O sistema permite enviar as notificações pelo próprio sistema (imagens a seguir) e/ou por e-mails. O responsável pela área, no caso o remetente, além do e-mail recebido se caso assinalasse a opção, receberá uma notificação, na tela principal do sistema assim que acessar o sistema eConfACI e precisa visualizar esta notificação para que se possa responder o quesito. Para acessar, basta ir ao atalho das notificações, clicando em VISUALIZAR, que irá direcioná-lo exatamente a área do quesito ou pelo menu: Gestão Controle Interno>> Avaliação do Controle Interno >> Gerenciar Avaliação do Controle Interno: Clicar no mês em aberto:

Selecionar a Área em Questão:

Selecionar o quesito em Questão:

Emissão dos Pareceres Oficiais e Preventivos Após a conclusão de todas as áreas setoriais, basta emitirem os Pareceres (Oficial ou Preventivos) no menu: Parecer Controle Interno – Poder Executivo (Legislativo, Administração Indireta, Instituto de Previdência). Oficial, conforme orientado na página 18 deste manual. IMPORTANTE: Para emitir um Parecer Preventivo, menu: Parecer Controle Interno – Poder Executivo (Legislativo, Administração Indireta, Instituto de Previdência). Preventivo, não é necessário ter uma avaliação gerada ou em andamento. O motivo deste, objetiva apenas o acompanhamento dos dados gerados e enviados ao e-Sfinge para um acompanhamento da gestão mais detalhada, acerca dos dados colhidos pelo Tribunal.

4.2. Gestão Controle Interno >> Avaliação de Risco ʃʃ O que é? Com esta opção, é possível gerar Avaliações de Riscos, à parte, de acordo com um determinado quesito desfavorável oriundo de uma Avaliação.

Dependendo do grau de um determinado quesito desfavorável, o eConfACI entende que o referido (s) quesito poderá fazer uma avaliação à parte e incisiva, separadamente da avaliação principal. Esta avaliação de risco poderá ser feita atribuindo uma maior atenção à gravidade deste quesito. O andamento deste tipo de avaliação dependerá do controlador ou responsável pela área em questão, se ele (s) entender (em) se há ou não a necessidade da importância nisso.

4.2.1 Avaliação de Risco >> Gerar Avaliação de Risco Cria uma nova Avaliação de Risco de acordo com os quesitos desfavoráveis, o próprio eConfACI executa este procedimento de forma prévia e automática, após o Parecer do Controlador, sugerindo ao responsável gerar ou apenas ignorar.

Ao gerar a Avaliação de Risco teremos a seguinte situação:

Após SALVAR E ENVIAR AVALIAÇÃO DE RISCO PARA OS USUÁRIOS, o eConfACI encaminha as notificações via sistema e também por e-mail, em forma de notificação, aos usuários envolvidos. Basta o usuário acessar o sistema, menu Avaliação de Risco >> Leitura Notificação da Avaliação de Risco.

Clicando em cima do botão “Item de risco adicionado” mudará o status ignorando a avaliação deste quesito.

4.2.2 Avaliação de Risco >> Gerenciar Avaliação de Risco Permite selecionar uma ou várias avaliações para o andamento da mesma (não é necessária a conclusão de uma para a geração de uma nova) imagem abaixo;

Ao abrir, temos a seguinte tela:

4.2.3 Avaliação de Risco >> Leitura Notificação da Avaliação de Risco Após a notificação (enviada automaticamente aos usuários envolvidos no momento da geração) o usuário notificado necessita acessar este caminho para que possa concluir o processo. Este é um procedimento do sistema em que certifica o usuário envolvido alertando sobre esta situação encontrada, comprovando o

recebimento desta ocorrência em que deverá tomar as providências pertinentes na avaliação ou na próxima.

4.2.4 Avaliação de Risco >> Concluir Avaliação de Risco Encerra a avaliação de risco em definitivo.

4.3 Gestão Controle Interno >> Avaliação de Risco >> Anexo das Avaliações ʃʃ O que é? Através deste menu, poderemos identificar e baixar todos os arquivos anexos aos pareceres/quesitos, caso haja.

5 MENU: IMPORTAÇÃO DE ARQUIVO 5.1 Importação de Arquivo>>Importação de Arquivo XML ʃʃ O que é? Permite importar os arquivos XML’s para alimentar o sistema. Após a importação dos XML’s (em especial os Balancetes Isolados – Conta Contábil e Corrente), já será possível ter informações dos dados do mês importado, independentemente da avaliação gerada ou não.

Selecione os 2 balancetes, simultaneamente.

www.apporti.com.br +55 48 3333 3486 Av. Rio Branco, 404 - Torre II, Sala 1203 Centro, Florianรณpolis - SC