4 minute read
Hoe vertaal je strategie naar concrete optimalisatie van afdelingen?
Malinda Miener
Malinda Miener is als Chief Compliance Officer, tevens lid van de Raad van Bestuur van Holland Casino, ook verantwoordelijk voor de afdeling Compliance. Een grote afdeling die bestaat uit 5 subafdelingen waaronder Legal. Malinda maakt binnen Holland Casino de vertaalslag van strategie naar Compliancedoelen, onder meer met ondersteuning van specifieke software. Hoe ze dat doet, lees je hier:
Advertisement
Als eerste: Missie & Visie Holland Casino verbindt door het creëren van een unieke beleving van spel en entertainment in een veilige en verantwoorde omgeving. Er wordt veel aandacht besteed aan het naleven van wet- en regelgeving, zoals het Preventiebeleid Kansspelen (PBK), waarmee met preventieve interventies gokverslaving zoveel mogelijk wordt voorkomen en de implementatie van de Wwft in processen en systemen om witwassen te voorkomen. Voor beide onderdelen worden gasten en hun spelgedrag actief gemonitord. Compliance is de license to operate voor Holland Casino en bepaalt mede hoe de strategie eruitziet. Maar hoe vertaal je uiteindelijk de gekozen strategie naar concrete afdelingsplannen, projecten en bijbehorende tools? 1. Intern samenwerken tussen afdelingen Goede samenwerking en communicatie tussen afdelingen en teams is vanzelfsprekend belangrijk. Als je streeft naar optimale kwaliteit, efficiëntie en productiviteit is het daarnaast belangrijk om alle afdelingen op één lijn te krijgen en te zorgen voor afstemming van de verschillende initiatieven. Uiteindelijk zijn deze verschillende afdelingen van elkaar afhankelijk en zijn ze allen gefocust op de missie en visie van de organisatie. Bij Holland Casino worden Clustermanagers ingezet wanneer er projecten worden gestart die betrekking hebben op verschillende afdelingen. Clustermanagers overleggen wekelijks over de lopende projecten om zeker te stellen dat de verschillende initiatieven op elkaar afgestemd worden. Daarnaast moeten afdelingen zekerstellen dat nieuw of veranderd beleid, het invoeren van een nieuwe regel of werkinstructie, goed is afgestemd met die afdelingen en de operatie waar dit beleid, regels of werkinstructie impact op heeft. Het is daarom cruciaal dat de juiste informatie tijdig wordt gedeeld, zowel binnen de eigen (sub)afdeling als met andere (sub)afdelingen. Vaak zijn afdelingen geneigd om informatiestromen, documenten en e-mails te structureren zonder hierbij rekening te houden met de informatiebehoefte van andere afdelingen en wordt het grotere geheel uit het oog verloren. Echte
optimalisatie in samenwerking realiseer je door breder te kijken dan je eigen afdeling en rekening te houden met de mogelijke impact op andere afdelingen.
2. Inzicht in lopende zaken De focus van veel afdelingen binnen Compliance ligt vaak op het reactief afhandelen van vraagstukken. Echter, het concrete overzicht van de vraagstukken die er worden behandeld zowel binnen de eigen afdeling als daarbuiten ontbreekt vaak. Om processen te optimaliseren dien je daarom goed te weten wat er speelt en waar het zwaartepunt van de tijdsbesteding zit. Zo kun je ook focus aanbrengen binnen de (sub)afdelingen.
3. Beslissingen op basis van data en feiten Wanneer je geen concreet overzicht hebt van alle dossiers/vraagstukken die worden behandeld, is het onmogelijk om goed onderbouwde beslissingen of investeringen te maken. Belangrijk is daarom dat de verschillende dossiers goed worden geregistreerd zodat duidelijk wordt waar de risico’s worden gelopen, waar het zwaartepunt van de werkzaamheden zich op richt en welke vraagstukken belangrijk zijn. Om dit inzicht te krijgen wordt van de medewerkers dan wel zelfdiscipline verwacht. De rol van technologie Hoewel technologie en automatisering de oplossing lijkt, is het belangrijk technologie niet als doel op zichzelf te zien, maar als middel. Uiteindelijk draait het om de realisatie van de strategie en niet om gebruik te moeten maken van de laatste software. Wanneer er overwogen wordt technologie in te zetten, is het belangrijk om concreet te formuleren welke problemen men wil oplossen en welke winst hiermee wordt verwacht te behalen. Maak deze doelen concreet voordat je gaat oriënteren naar een oplossing, dit maakt het toetsen van de match eenvoudiger.
De Holland Casino aanpak Holland Casino heeft gekozen voor de implementatie van Transform Data for Corporate (Legal) Departments (voormalig Custodian for Legal) van Transform Data. De integrale aanpak van deze implementatie zorgt ervoor dat we een volledig beeld krijgen van lopende zaken binnen alle teams en subafdelingen, en beslissingen berusten op data. Met deze oplossing structuren we tevens onze documenten en e-mails binnen Microsoft 365, het platform dat al geruime tijd de standaard is binnen Holland Casino.
Legal Operations Management
Oplossingen voor General Counsels die efficiënt & slim willen werken
Inmiddels actief in 8 landen en trots dat juridische afdelingen van o.a. ASML, Enexis, ForFarmers, Norsk Hydro, TÜV Rheinland en Terumo Europe op onze software vertrouwen.
Het betrouwbare Microsoft 365/ SharePoint cloudplatform vormt de basis van onze oplossingen, waardoor IT-afdelingen graag onze software ondersteunen.
Kennismaken?
Bel +31(0) 43 808 0104 of mail naar: info@transformdata.eu
