คู่มือการใช้งาน Application
สอนวิธีการใช้งาน Trello ง้ายง่าย!! ลองนึกถึงตารางงานของทีมแบบเดิมๆ ที่ต้องแยกคิวงานต่างๆ งานที่ทาแล้ว หรืองานด่วน แปะด้วยกระดาษโพสอิท ตามคอลัมน์ของตารางงานจะง่ายกว่าไหม? หากได้ลองใช้การจัดการงาน ต่างๆด้วย Trello สามารถติดตามงาน ความคืบหน้าต่างๆ และมีการแจ้งเตือน รองรับการทางาน บนทุกอุปกรณ์ Trello มีความเกี่ยวข้องกับ Software Engineering คือ เป็นการนาเครื่องมือมาช่วย อานวยความสะดวก ที่ทาให้เพื่อนร่วมงานสามารถจัดการงานต่างๆ ร่วมกันได้ ทุกคนสามารถเข้า มาดูงานแต่ละส่วนช่วยให้การทางานเป็นทีมเป็นระบบมากขึ้น ใช้งานได้ฟรีไม่มีค่าใช้จ่าย Trello เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพและใช้งานง่ายมากสาหรับการควบคุมดูงาน เพราะ เมื่อพูดถึงเครื่องมือที่ใช้บริหารจัดการโครงการหรือ Project Management ประเภทนี้ มีให้ใช้ งานกันหลากหลายค่ายขึ้นอยู่กับผู้ใช้จะชอบค่ายไหน แต่จากเครื่องมือที่ฟรีและทีมงานใช้แล้วรู้สึก ว่ามันค่อนข้างดีคือ Trello การทางานที่ง่าย ไม่ซับซ้อน เหมาะสาหรับใช้ส่วนตัวและองค์กร ทีมงานหรือแม้แต่จะใช้กับลูกค้าเพื่อบริหารงานร่วมกันก็ได้ ลักษณะการใช้งานของ Trello จะเหมือนกับภาพตัวอย่างด้านล่างที่เป็นการแปะลาดับงาน ตามสถานะ ซึ่งเราอาจปรับประยุกต์ใช้ในลักษณะการจัดลาดับแบบอื่นได้ วิธีใช้ trello โปรแกรมบริหารจัดการงานของดีและฟรี trello คือ collaboration software ไว้สาหรับบริหารจัดการ การทางานร่วมกันระหว่าง ทีมพัฒนาและลูกค้า หรือทุก ๆ แผนกที่มีส่วนในการพัฒนาและตรวจสอบคุณภาพของงานและ process การทางาน ที่สาคัญ trello เป็นโปรแกรมที่เราสามารถใช้งานได้แบบฟรี ๆ ไม่มีค่าใช้จ่าย ต้องบอกว่า อยู่ในหมวดหมู่ ของฟรีและดีอีกโปรแกรมหนึ่ง มีให้เราสามรถใช้งานได้ทั้งเวอร์ชั่น mobile หรือจะใช้บนเว็บไซต์ หลักก็ได้ครับ ข้อดีของโปรแกรมคือ ทาให้ทั้งฝั่ง production คือทีมงานผู้พัฒนา เช่น Project Manager, Designer, Programmer สามารถรู้ความคืบหน้าของโปรเจค และทางฝั่ง client หรือ ลูกค้าเจ้าของโปรเจคเอง สามารถเข้ามาตรวจสอบขั้นตอนการทางานและระยะเวลาในการพัฒนา ว่า ตัวโปรเจคมีความคืบหน้าไปถึงไหนแล้ว
Trello แอพวางแผนงานชื่อดัง (ปัจจุบันเป็นของบริษัท Atlassian) ประกาศออกแอพ เวอร์ชันเดสก์ท็อป ทั้งบนวินโดวส์และแมค Trello บอกว่าแอพเดสก์ท็อปเป็นสิ่งที่ผู้ใช้เรียกร้องมาโดยตลอด เพราะผู้ใช้จาเป็นต้องเปิด Trello ค้างไว้บนเบราว์เซอร์ ข้อดีของแอพเดสก์ท็อปเหนือกว่าเวอร์ชันเว็บคือ สามารถกาหนดปุ่ม ลัดบนคีย์บอร์ดได้ตามต้องการ และมีระบบแจ้งเตือนแบบเนทีฟตามระบบปฏิบัตกิ าร นอกจากนี้ มันยังซัพพอร์ต Touch Bar ของ MacBook Pro ด้วย
จุดเด่นของ Trello เป็นซอฟต์แวร์ฟรี มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการบริหารจัดการงานแต่ละส่วนได้เป็นอย่างดี สามารถลด กระบวนการการทางานบางอย่างลงไปได้ มีความเป็น CRM สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าได้ เพราะลูกค้าเองสามารถตรวจสอบ ขั้นตอนการทางานได้เอง ไม่ซับซ้อน UX และ UI สามารถเรียนรู้ ทาความเข้าใจได้ง่าย ใช้งานง่าย ที่สาคัญเร็วมาก มีให้เราสามารถใช้งานได้ทั้ง Mobile Apps และบน Website การสร้าง Trello Board, List และ Card Board ในโปรแกรม Trello เปรียบได้กบั การสร้าง 1 โปรเจค และภายใน Board ก็จะมี List หรือ ส่วนการทางานหลัก ๆ ของโปรเจคว่า มีองค์ประกอบอะไรบ้าง ส่วน Card คือหัวข้อย่อยของานที่ อยู่ภายใน List
Trello นับเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพและใช้งานง่ายมากสาหรับตอนนี้ พูดถึงเครื่องมือ สาหรับบริหารจัดการโครงการหรือ Project Management ประเภทนี้ปัจจุบันมีใช้งานกันเยอะ หลากหลาย แต่ผมว่า เทลโล่ เกิดได้เพราะเน้นการทางานที่ง่าย ไม่ซับซ้อน เหมาะสาหรับใช้ ส่วนตัว หรือจะใช้กับองค์กร ทีมงานก็เยี่ยมหรือแม้แต่เป็น Freelance จะใช้กับลูกค้าเพื่อ บริหารงานร่วมกันก็ยิ่งดี
Trello it’s powerful project management ผมอยากให้คุณลองนึกถึงตารางหรือกระดานที่ทีมงานของคุณเคยใช้มา ซึ่งผมเชื่อว่าในชีวิต หนึ่งคุณคงต้องเคยเห็นมันซักครั้ง กระดานที่คุณจะเขียน Column แยกออกไปเป็น คิวงาน, งาน เร่ง, งานด่วน, งานด่วนที่สุด ประมาณนี้แล้วเราก็จะเขียนข้อคามเป็นข้อๆลงไปเพื่อบอกว่ามีงาน อะไรในช่วงสาคัญๆแบบไหนบ้าง หรืออาจจะเป็นกระดาษ Post It สีสันสวยงามแทนก็ดูเข้าท่าดี แต่ผมว่าช่องที่มีงานเยอะสุดคงเป็นช่อง “‘งานด่วนที่สุด” แน่ๆเลย หากคุณเป็นคนหนึ่งที่เคยพบ ภาพแบบนี้มาเวลาทางานร่วมกันกับทีมของคุณละก็ ชัดเลยผมว่าคุณกาลังมองหาระบบ Project Management อยู่แน่ๆ ระบบพวกนี้ปัจจุบนั มีหลายค่ายให้เราเลือกใช้งานกันครับ มีหลากหลาย รูปแบบทั้งเป็นเว็บไซต์อย่างเดียว ทั้งเป็น App บน Smart Phone อย่างเดียวหรือบางค่ายก็มี ครบทุกรูปแบบกันไปเลย
Trello เป็นระบบที่คล้ายกับกระดานนั้นมากที่สุด ให้คุณนึกภาพถึงกระดานตามรูปนี้ดูนะอยู่และทาได้ดีคือการออกแบบด้วย Card UI ซึ่งผม มองว่ามันทาให้ทุกอย่างดูลงตัว เพราะเมื่อเราคิดถึงกระดานแบบนี้ขึ้นมาทีไรภาพการ์ดแบบนี้ก็ โผล่ขึ้นมาในหัวเลยทุกที และมันก็เหมาะกับการทางานแบบนี้ดีครับ เวลาที่เราทางาน และแน่นอน ว่ามันไม่ได้มีความสวยงามเอาซะเลย แต่สิ่งหนึ่งที่ผมว่า เทลโล่มี
มาดูวิธีการใช้งาน Trello อย่างง่ายๆกันค่ะ 1. เข้าสู่เว็บไซต์ https://trello.com/ สร้าง Account เพื่อเข้าสู่ระบบหรือเข้าสู่ระบบผ่านบัญชี ของ Google
2. เลือกสร้างกระดานใหม่กดสร้างตารางใหม่ และตั้งชื่อหัวข้อของงาน
3. เพิ่มรายการที่ต้องทา ดังตัวอย่างแผนการทางาน จะบอกว่ารายการที่ต้อง สิ่งที่ทาเสร็จแล้ว อภิปรายผล
4. เพิ่มการ์ด เป็นการใส่รายละเอียดของงาน จัดการสิ่งต่างๆได้ เช่น การมอบหมายงานให้คนใน ทีมรับผิดชอบ ต้องทาอะไรอย่างไร เช็คสถานะรายการต่างๆเป็นเปอร์เซ็นต์ได้เพื่อทาตาม กระบวนการที่วางไว้ มีส่วนแสดงความคิดเห็นให้เพื่อนๆสามารถเข้ามาตามงานและติดปัญหา อะไรในงานก็คอมเม้นไว้ได้
5. สามารถกาหนด label เป็นสีที่ต้องการได้เอาไว้บอกสถานะหรือจัดกลุ่มได้ทาให้มีความชัดเจน ขึ้น
6. สามารถระบุวัน เดือน ปี ทีจะต้องส่งมอบงานได้ จะมีการแจ้งเตือนเมื่อถึงวันครบกาหนด
7. หากทางานเสร็จแล้ว สามารถย้าย List รายการไปไว้ในคอลัมน์ถัดไปได้ Done โดย List รายการต่างๆสามารถสลับหน้าและจัดหน้าเรียงหน้าใหม่ได้ เพื่อความเหมาะสม
8. กาหนดสิทธิ์ได้ว่าจะให้ใครสามารถเข้าทีมได้บ้าง บุคคลที่เรากาหนดไว้จะสามารถมองเห็น รายการของงานได้
9. เพิ่มสมาชิกในทีม จะเป็นการส่ง Emailและตอบรับเราเป็นเพื่อนต้องตอบรับทั้งสองฝ่าย จึงจะ มองเห็นงานของกันและกันได้
ฟีเจอร์ที่น่าสนใจของ Asana Asana มีฟีเจอร์ที่น่าสนใจหลายอย่างที่ช่วยให้การจัดการและติดตามงานโครงการเป็นเรื่องง่าย ไม่ ซับซ้อนและต่อเนื่องและประหยัดเวลาในการทางาน ไปดูกันว่าเขามีฟีเจอร์อะไรบ้างครับ 1. Tasks – สร้างงานของตัวคุณเองหรือมอบหมายงานให้กับเพื่อนร่วมทีม 2. Projects – สร้างโครงการที่ต้องทา, การประชุม, หรือโครงการอื่นๆ ที่ต้องทาร่วมกับทีม 3. Section และ Columns – ช่วยให้คุณสามารถปรับแต่ง Asana เพื่อให้ตรงกับเวิร์กโฟลว์ของคุณ และเพิ่มโครงสร้างให้กับโครงการ 4. Project templates – เพิ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่ให้ Asana อย่างรวดเร็วและง่ายดายโดยใช้แม่แบบทีท่ า ไว้ล่วงหน้าซึ่งเขามีให้ 5. Subtasks – แบ่งงานออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ หรือแบ่งงานระหว่างคนหลาย ๆ คน ภายในงานหลัก 6. Convert task to project – เมื่องานเดียวกลายเป็นโครงการใหญ่คุณสามารถจะเปลี่ยนเป็น โครงการได้อย่างรวดเร็ว 7. Start and due dates – ตั้งวันเริ่มต้นของงานและวันที่ครบกาหนดเพื่อคุณสามารถทางานให้ เสร็จทันเวลา 8. Attachments – แนบไฟล์จากคอมพิวเตอร์, Dropbox, Box, OneDrive หรือ Google Drive ใน งานหรือการสนทนา 9. Likes – กล่าวขอบคุณ, ไลค์ หรือโหวตให้กับงานที่ชื่นชอบ 10. Task conversations – แสดงความคิดเห็นโดยตรงกับงานเพื่อชี้แจงว่าต้องทาอะไรบ้าง 11. Project conversations – อภิปรายความคืบหน้าของโครงการเพื่อความคืบหน้าต่อไป 12. Team pages – สนทนาและดูโครงการทั้งหมดของทีมในที่เดียว
13. My tasks – วางแผนแต่ละวันของคุณด้วยการจัดลาดับความสาคัญรายการสิ่งที่ต้องทา 14. Inbox – รับการอัปเดตอัตโนมัติเกี่ยวกับงานที่คุณเกี่ยวข้อง 15. Search – ช่วยคุณค้นหางานที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว 16. Dashboards – ตรวจสอบความคืบหน้าเกี่ยวกับโครงการทั้งหมดที่คุณสนใจในการวิวที่สามารถ กาหนดรูปแบบได้ 17. Calendars – ดูรายการงานต่างๆในปฏิทินเพื่อให้ได้ภาพที่ชัดเจนว่างานถึงกาหนดเมื่อไหร่ 18. Files view – ค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็วหรือดูมุมมองแกลเลอรีของสิ่งที่แนบมากับ โครงการใด ๆ 19. Task assignees – กาหนดเจ้าของงานที่ชัดเจนเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ 20. Followers – รับเฉพาะอัปเดตสาหรับงานที่คุณสนใจโดยติดตาม (หรือยกเลิกการติดตาม) งาน และโครงการต่างๆ 21. Guests – ทางานร่วมกับผู้จัดจาหน่าย, ผู้รับเหมา, และผู้ร่วมหุ้น หรือคนนอกองค์กร 22. Private projects – จากัดการเข้าถึงโครงการใดๆ, สร้างทีมที่ซ่อนไว้สาหรับงานที่ละเอียดอ่อน หรือทาให้ทีมงานเป็นแบบสาธารณะ 23. Admin controls – ผู้ดูแลระบบสามารถลบสมาชิกออก, ตั้งใช้งาน SSO หรือ SAML, และ ส่งออกข้อมูลได้ 24. Task dependencies – ทาเครื่องหมายงานว่ากาลังรอผู้อื่นและรับการแจ้งเตือนเมื่อคุณสามารถ เริ่มต้นได้ 25. Custom fields – เพิ่มฟิลด์ลงในโครงการใดๆ เพื่อให้คุณสามารถติดตามว่าสิ่งที่สาคัญที่สุด สาหรับองค์กรของคุณคืออะไร 26. Find the info you need – ปรับแต่งการค้นหาของคุณด้วยฟิลด์เพิ่มเติมโดยใช้การค้นหาขั้นสูง รวมทั้งสร้างและบันทึกมุมมองที่กาหนดเองในโครงการ, ผู้รับโอน, วันครบกาหนดและอื่น ๆ 27. Priority support – ให้ความช่วยเหลือเมื่อคุณต้องการ 28. Unlimited dashboards – เพิ่มโครงการในแดชบอร์ดได้ไม่จากัดและสามารถสร้างรายงานแดช บอร์ดใน Google Sheets 29. Comment-only projects – ล็อกโครงการเพื่อให้คุณสามารถแชร์ข้อมูลกับทีมของคุณโดยไม่ ต้องกังวลเกี่ยวกับการแก้ไขที่ไม่พึงประสงค์
มาเริ่มต้นการใช้งาน Asana กันดีกว่า หลังจากคุณลงทะเบียนใน Asana.com แล้วคุณจะสามารถเริ่มต้นเพิ่มรายการงานที่ต้องทา, มอบหมายงานให้ทีม, สร้างหรือเข้าร่วมโครงการ, หรือทางานร่วมกับทีม และอีกหลากหลายวิธีใน การทางานร่วมกับทีมเพื่อให้โครงการต่างๆ เดินต่อไปอย่างราบรื่น, ประหยัดเวลาในการทางาน และลดการทางานซ้าซ้อน มาดูวิธีเริ่มต้นการใช้งานเบื้องต้นกันครับ 1. เพิ่มงานแรกของคุณ (Add Tasks) เพิ่มงานแรกโดยคลิกที่ปุ่ม + สีส้มในแถบด้านบน คุณสามารถสร้างรายการงานให้กับงานที่คุณ ต้องการทาในวันนี้, สัปดาห์นี้, ภายหลังหรือเพื่อเก็บข้อมูล นอกจากนี้คุณยังสามารถทางานให้กับ คนอื่น ๆ ในทีมของคุณ, หรือใส่สตาร์งานที่สาคัญ, เลือกดูเฉพาะงานหรือให้จัดเรียงข้อมูลตาม โครงการหรือวันครบกาหนดหรืองานที่ชื่นชอบก็ได้เช่นกัน
2. สร้างหรือเข้าร่วมโครงการ (Create or join a project) โครงการช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับความคิดริเริ่ม, เป้าหมายหรือ ชิ้นงานที่เฉพาะเจาะจงลงในรายการหรือบอร์ด อย่างเข่น ติดตามการเปิดตัวผลิตภัณฑ์, ติดตาม ผู้สมัคร, วาระการประชุมและอื่นๆ หากทีมงานของคุณใช้ Asana อยู่แล้วให้ดูที่แถบด้านข้างและคุณจะเห็นชื่อของทีมที่คุณเข้าร่วมใน Asana คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงทางด้านซ้ายของชื่อทีมเพื่อดูรายการโครงการสาธารณะทั้งหมดใน ทีม เริ่มต้นสารวจงานของพวกเขาและขอให้เพื่อนร่วมทีมของคุณแนะนาเกี่ยวกับโครงการที่คุณ ควรเข้าร่วม หากต้องการเข้าร่วมโครงการให้คลิกปุ่ม + ที่มุมขวาบนของโครงการ คุณสามารถ สร้างโครงการของคุณเองด้วย วิธีสร้างโครงการง่ายๆ : ใช้ Quick Add: เพียงกดปุ่มสีส้ม + ในแถบด้านบนและเลือก Project คุณสามารถเลือกว่าให้เป็น รายการหรือบอร์ดและเพิ่มคาอธิบาย จากนั้นสร้างโครงการ
เมื่อคุณสร้าง Project แล้วคุณสามารถเริ่มงานเพิ่มได้โดยคลิกปุ่มเพิ่มงานในรายการหรือปุ่ม + บน กระดานหรือโดยการกด Enter นอกจากนี้คุณยังสามารถย้ายงานที่คุณสร้างขึ้นในขั้นตอนที่หนึ่งลง ในโครงการใหม่ด้วยการลากและวางหรือโดยการเพิ่มโครงการลงในงาน สุดท้ายคุณสามารถเพิ่ม วันครบกาหนดและสมาชิกโครงการได้
3. ทางานร่วมกับทีมของคุณ (Work together with your team) การติดตามงานใน Asana ทุกคนในทีมจะรู้วา่ ใครกาลังทาอะไรเมื่อไหร่ดังนั้นคุณจึงมีความชัดเจน ในขอบเขตความรับผิดชอบในการทางาน คุณสามารถเชิญเพื่อนร่วมทีมให้เข้ามาร่วมงานกับทีมที่ สร้างไว้แล้ว เทคนิคที่ช่วยให้การเริ่มต้นทางานร่วมกันและติดตามผลงานของทีมง่ายขึ้น 1. มอบหมายงานการทางานร่วมกัน – การมอบหมายงานให้กับตัวเองและเพื่อนร่วมทีมของคุณ ลองใช้งานและมอบหมายงานให้กับคนในทีมของคุณ (แม้ว่าจะยังไม่ได้ใช้ Asana ก็ตาม) ให้ รายละเอียดและข้อมูลที่พวกเขาต้องการในการทางานให้เสร็จสมบูรณ์ 2. เพิ่มผู้ติดตาม – ตั้งให้ผู้ที่มีส่วนร่วมเป็นผู้ติดตามงานเพื่อให้พวกเขาสามารถเห็นการทางานใน Task,การสนทนาเกี่ยวกับงานนั้น, และรับแจ้งเกี่ยวกับความคืบหน้า คุณสามารถเพิ่ม / ลบ ผู้ติดตามที่ด้านล่างของบานหน้าต่างด้านขวา 3. แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงาน – คุณสามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานด้วยการถามคาถาม , ตอบเพื่อนร่วมทีม, หรือให้ข้อมูลเพิ่มเติมและข้อมูลเชิงลึก, แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานที่คุณ สร้างขึ้นเพื่อให้เห็นการอัพเดทเกี่ยวกับงานนั้น 4. @ mention – พิมพ์ @ ในความคิดเห็นหรือคาอธิบายเพื่อพูดถึงเพื่อนร่วมทีมและสร้างการ เชื่อมโยงโดยตรงกับบทสนทนางานหรือโครงการต่างๆ 5. ตรวจสอบกล่องขาเข้าของฉัน – กล่องขาเข้าของฉันเป็นศูนย์แจ้งเตือนของคุณ ในขณะที่คุณและ เพื่อนร่วมทีมมีการอัพเดตและทางานเสร็จสมบูรณ์คุณจะเห็นการแจ้งเตือนปรากฏในกล่องขาเข้า ของฉันสาหรับงานที่คุณกาลังติดตาม จะเห็นจุดสีส้มปรากฏหมายความว่าคุณมีการแจ้งเตือนใหม่
วิธีการใช้งาน Trello และ Asana
Trello
Asana