คู่มือการใช้งาน One Drive และ One Note เบื้องต้น !!
1. การฝากไฟล์ไว้ใน OneDrive คุณสามารถใช้ OneDrive ที่นี่ หรือเพื่อความสะดวกสบายสามารถโหลดแอพพลิเคชั่นฟรี ผ่านระบบ Android, iPhone, iPad, Pc และ MAC หลังจากที่ได้ติดตั้งแอพพลิเคชั่น ทั้งใช้ผ่านอุปกรณ์บนระะบบ Android หรือจากคอมพิวเตอร์ของคุณ โดยคุณสามารถใช้ File Explorer เพื่อเคลื่อนย้ายไฟล์ไปไว้ใน OneDrive สาหรับอุปกรณ์บนระบบ iOS ให้ใช้เมนู Share หรือ Export เพื่อจะแก้ไข เอกสารและตรวจสอบว่า OneDrive รองรับไฟล์นั้นๆ
บนระบบ Android ให้ใช้เมนู share เพื่อเพิ่มไฟล์ใน OneDrive
บนคอมพิวเตอร์ ให้ใช้ File Explorer เพื่อเพิ่มไฟล์ไปที่ OneDrive
แอพพลิเคชั่นบางประเภทบน iPad หรือ iPhone สามารถส่งไฟล์ไปยัง OneDrive ได้
2. การคัดลอกลิงค์ บน Android
เลือกไฟล์และคลิกเมนูสาหรับแชร์ และกดเมนู "Share link"
เมื่อมีหน้าต่างให้เลือก "View"
เลือก "Copy to clipboard"
บน iPad :
: เลือกไฟล์ในแอพพลิเคชั่น OneDrive กดไอคอนแชร์ข้อมูล และกด"Share a Link"
กด "View Only"
คัดลอกลิงค์ที่ต้องการจะแชร์ไปยัง clipboard
แชร์ไฟล์จากคอมพิวเตอร์ :
ให้ใช้ File Explorer เพื่อแชร์ไฟล์จาก OneDrive.
คลิกที่ "Get a link" แล้วเลือก "View only" จากนั้นคลิก"Create link"
สามารถคัดลอกลิงค์ที่ใช้แชร์ได้เลย 3. ใส่ลิงค์ในกล่องแก้ไขข้อความใน SimpleDifferent ในขั้นตอนสุดท้าย ให้กลับไปที่กล่องแก้ไขข้อความ และ สร้างลิงค์ภายนอก จากนั้นให้วางลิงค์ในช่อง URL หมายเหตุ : URL จะเริ่มต้นด้วย https://onedrive.live.com/ หลังจากคุณกดเผยแพร่เว็บไซต์ ลิงค์ที่คุณแชร์ก็สามารถเข้าถึงได้โดยช่องทาง OneDrive ผู้เข้าชมสามารถจะดาวน์โหลดไฟล์ได้ หรือสามารถเปิดไฟล์เพื่อดูออนไลน์ได้
ในบรรดาแอพพลิเคชั่นทั้งหลายใน Office 365 ดูเหมือนว่า OneNote จะกลายเป็นพระรองที่ผู้ใช้งานมักให้ ความสาคัญน้อยมากมาโดยตลอด ทั้งๆ ที่ในความเป็นจริงแล้ว OneNote ได้รับการพัฒนาให้เป็นผู้ช่วยชั้นดีมีบทบาทต่องาน เอกสารอย่างเต็มตัว แต่ด้วยความเคยชิน OneNote ก็เลยยังเป็นเพียงแค่โปรแกรม “Notepad” ในสายตาของผู้ใช้งานทั่วไป อยู่ดี เหตุนี้จึงทาให้ Office 365 ยกเครื่อง OneNote ใหม่จนไฉไลไม่น้อยทีเดียว เพราะถ้าไม่ดีจริงเขาก็คงไม่เอามาพัฒนาให้รวมอยู่ ในกลุ่มแอพพลิเคชั่นเพื่อการใช้งานร่วมกันในระบบ Cloud อยู่แล้วถูกมั้ยครับ วันนี้เราเลยอยาากจะยกให้ OneNote เป็น พระเอกของงาน ด้วยการแจกแจงข้อดีของการใช้ OneNote ที่ทาอะไรต่ออะไรได้สารพัด และไม่ใช่แอพฯ ไม้ประดับ แต่ อาจจะเป็นผู้ช่วยที่ขาดไม่ได้ของผูใ้ ช้ Office 365 อีกจานวนไม่น้อยในอนาคตอันใกล้นี้ก็ได้ ก่อนอื่น มาทาความเข้าใจกันก่อนว่า คุณสมบัติเด่นๆ ของ OneNote เพื่อผู้ใช้ Office 365 มีอะไรที่เป็นจุดขายบ้าง OneNote ถูกออกแบบมาให้สามารถซิงค์กระดาษจดข้อความไปยังหลายๆ แพลทฟอร์มที่คณ ุ ใช้งานเป็นประจา (ซึ่งรวมไปถึง Mac OSX ก็รู้จัก OneNote แล้วด้วย), OneNote ไม่ใช่แค่มีไว้ให้เรา copy/paste แล้ว save ข้อความเข้าเครื่องอย่างที่ ผ่านๆ มา แต่ยังสามารถแชร์ไปยังเพื่อนหรือแวดวงของคุณได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์มากกับการส่งข้อความนัดกหมายการประชุม และที่มันเทพมากก็คือ เราสามารถแทรกไฟล์เสียง, วิดีโอ, สเปรดชีทจากไฟล์ Excel, สไลด์จาก PowerPoint รวมถึงตาราง แจ้งกิจกรรมใน Outlook ลงไปใน OneNote ได้แล้วในตอนนี้ พอจะทราบแล้วว่า OneNote มีดียังไง ทีนี้ลองมาดูกันครับว่าในบรรดาผู้ใช้งานจริง (ซึ่งแน่นอนว่าใครมีบัญชี Microsoft Live อยู่แล้วก็จะยิ่งดีใหญ่) เขาใช้ OneNote ทาอะไรเจ๋งๆ กันบ้าง
1. ระบบป้องกันความปลอดภัยให้กับรหัสผ่าน (Password Protection) ฟีเจอร์ใหม่ที่เพิ่มเข้ามานี้ มองผ่านๆ หลายคนคงจะรูส้ ึกว่า ก็ไม่เห็นจะจาเป็นต้องมีเลย เราตั้งค่าตั้งแต่ทางเข้าระบบไว้แค่นั้นก็ น่าจะเพียงพอแล้ว แต่อย่าลืมว่า OneNote ไม่ได้มีบทบาทเป็นแค่กระดาษจดข้อความอีกต่อไปแล้ว การใช้งานร่วมกับแอพฯ ตัวอื่นๆ บน Cloud แบบนี้ย่อมจะต้องมีการเชื่อมโยงกับ service หลากหลายทั้งการทาธุรกรรมทางการเงิน เอกสารที่เป็น ความลับ หรือเนื้อหาที่มลี ิขสิทธิ์ ไมโครซอฟท์ก็เลยรอบคอบติดฟีเจอร์นี้มาให้ด้วย ส่วนฟีเจอร์ตัวนี้กห็ าไม่ยากครับ แค่คลิ้กขวา ในแท็บ section จากนัน้ ก็เข้าไปตัง้ ค่ารหัสผ่านได้เลย
2. การซิงค์ข้อมูล ฟีเจอร์ซิงค์ข้อมูลใน OneNote ถูกออกแบบมาให้เป็นระบบออโต้เลยก็ว่าได้ เพราะระบบจะสั่งให้ไฟล์ของเราซิงค์เข้ากันเอง โดยอัตโนมัตเิ มื่อมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขเกิดขึ้น แถมการซิงค์ข้ามอุปกรณ์ก็ทาได้ง่ายมากๆ อีกทั้งออพชั่นของมันก็ไม่ได้มีอะไร ที่ซับซ้อน ถือว่าเป็น syncing ที่ใช้ง่ายที่สุดเท่าที่เคยเห็นมาในหลายๆ โปรแกรมเลยครับ
3. การแชร์ลิงค์ร่วมกันในระบบ Office 365 การแชร์ลิงค์ตัวนีเ้ ทียบไปแล้วก็คล้ายกับการแชร์ document ในกูเกิ้ลไดรฟ์ด้วยหลักการเดียวกันครับ เพราะเราสามารถแชร์ ไปยังกลุ่มของเราให้สามารถเข้าถึงเอกสารได้รวมถึงการแก้ไขเอกสารด้วย อีกทั้งยังใช้งานได้ทั้งออฟไลน์และออนไลน์บน OneDrive นั่นเอง
4. แทรก PowerPoint Slides ได้ การแทรกสไลด์ลงไปใน OneNote ก็ง่ายแสนง่ายอีกเช่นกัน แค่เพียง copy/paste ก็จะได้งานสไลด์ฉบับเต็มใน PowerPoint มาอยู่บน OneNote ได้แล้ว แถมยัง pin หรือติดหมุดหน้าที่ต้องการให้อยู่ตาแหน่งบนสุดได้อีกต่างหาก
5. Send To OneNote ฟีเอจร์ตัวนี้เป็น utility ตัวหนึ่งบนทาสก์บาร์ ช่วยให้เราไฮไลท์ส่วนสาคัญใน document จากแอพฯ ตัวอื่นๆ ไปยัง OneNote ได้ ด้วยเครื่องมือจัดการที่สามารถตัดแปะหน้าจอก็ได้ หรือส่งข้อความด่วนได้
6. Spreadsheet ความสามารถอีกอย่างหนึ่งของ OneNote ก็คือการทาหน้าที่คล้ายๆ shortcut แต่เสมือนจริง (และใช้งานได้จริง) ของแอพฯ กลุ่มdocument ตัวอื่นๆ รวมถึงการใช้งานรูปแบบตารางของ Spreadsheet ที่อยู่ใน Excel ก็ทาได้เทียบเท่ากันด้วย
7. Outlook คุณสมบัติเด่นๆ ใน Outlook อย่างเช่นฟีเจอร์หลักที่ใช้งานควบคู่กับระบบอีเมล์บ่อยครั้งอย่างเช่นปฏิทนิ , ตั้งเวลานัดหมาย หรือแม้แต่ฝากไฟล์แนบในอีเมล์ ก็ทาได้ครบถ้วนบน OneNote ซึ่งฟีเจอร์ตัวนี้จะอยู่ในเมนูของ Outlook ครับ
8. เปลี่ยนสีได้ เบื่อใช่มั้ยครับ ที่โปรแกรมจัดการเอกสารส่วนใหญ่มักไม่ใส่ลูกเล่นตรงนี้มาให้เราเลย ซึ่งก็ยังดีที่ Office 365 บังเกิดมาให้เรา ทันใช้ในยุคสมัยนี้ ก็เลยเป็นอานิสงส์ให้ OneNote ยังได้รับการเผื่อแผ่ฟีเจอร์ตกแต่งมาให้เราได้ใช้ด้วย ขั้นตอนคือคลิ้กขวาที่ แท็บ จากนั้นก็คลิ้กที่ Properties ก็จะเจอพาเลทท์สีให้เราเลือกเปลีย่ นเอาได้ตามใจชอบ
9. บันทึกไฟล์เสียงและไฟล์วิดโี อได้ อีกหนึ่งตัวช่วยที่ทาให้งานเอกสารมีมิติมากขึ้นก็คือการเพิ่มลูกเล่นด้าน media มาให้เราใช้ใน OneNote จริงๆ แล้วเราอาจจะ เคยเห็นหรือเคยใช้ฟีเจอร์นี้กันมาบ้างแล้วใน PowerPoint เวอร์ชั่นก่อนๆ แต่ OneNote ได้รับการออกแบบให้ใช้งานง่ายขึ้น มีการจัดการเพลย์เยอร์ให้เสร็จสรรพ บันทึกไฟล์ภาพ-เสียงผ่านตัวแอพเลยก็ยังได้ และการแสดงผลก็กลมกลืนกับอินเทอร์เฟซ ด้วย
10. เพิ่ม Checklist ได้ ฟีเจอร์นี้จะว่าเป็นของแปลกของแอพฯ ตระกูล document ก็ว่าได้ จะว่าไปก็คือการทาหน้าที่เป็นตัวช่วยจาในสิ่งที่ต้องทาหรือ บรรดา to do list ทั้งหลายของเรานั่นเอง ใครอยากจะลองใช้งานดูก็หาไม่ยากครับเพราะอยูต่ รงแท็บแรกเรียกแอพฯ ขึ้นมาก็ ใช้งานได้เลย ใครที่ใช้งาน Office 365 อยู่แล้ว ก็อย่าเพิ่งมองข้าม OneNote หรือคิดว่าเป็นแค่แอพเสริม เพราะโฉมใหม่ของเขานี่ช่วยให้เรา จัดการงานเอกสารได้จบในแอพเดียว ซึ่งข้อดีคือการเรียกดูหรือจัดการไฟล์จะสะดวกมากพอๆ กับใช้แท็บเล็ทเก่งๆ ตัวหนึ่งเลย ก็ว่าได้ (ซึ่งก็หวังว่าใครที่มีแท็บเล็ต Surface ใช้อยู่ด้วยแล้วก็น่าจะยิ่งฟินเข้าไปอีก) หรือหากใครลองใช้ไปสักพักแล้วเห็นว่าเจ้า OneNote ยังทาอะไรเจ๋งๆ ได้อีก ก็อย่าลืมแชร์ให้พวกเราได้ตามไปทดลองใช้บ้างนะครับ
VDO การใช้งาน One note
VDO การใช้งาน One drive