Bruker- og kostnadsstyring Stikkord – Sentralisert bruker- og rolleadministrasjon – Kostnadsfordeling – Kvoteadministrasjon – Detaljerte utskrifts- og kostnadsrapporter – Egendefinerte paneler
APPLIKASJONER Bruker- og kostnadsstyring
Fargestyring
Web til utskrift
Variabel datautskrift
Automatisert utskrift
Klargjøring
Dokumentfangst og -håndtering
Sikkerhet
Tilkobling
Bruker- og kostnadsstyring
Utskriftsstyring
Enhetsstyring
Mobil utskrift og utskrift fra nettskyen
APPLIKASJONER
FOKUS PÅ KOSTNADSKONTROLL Moderne utskriftsmiljøer tilbyr en lang rekke funksjoner, og hvem som skal få tilgang til hvilke funksjoner blir derfor raskt et sentralt spørsmål. Manglende kontroll over dette fører gjerne til voksende utskriftsvolum og økte kostnader. Konica Minoltas løsninger for brukeradministrasjon og kostnadskontroll inneholder profesjonelle funksjoner for overvåkning, kontroll og rapportering. Utskrift er en spesielt etterspurt tjeneste av de fleste ansatte, og noen ganger også på vegne av tredjeparter. Uten et verktøy som holder oversikt over kostnadene, er det nesten umulig å finne ut hvem som står for den største andelen av utskriftskostnadene. Dette er særlig aktuelt for skrivere som er allment tilgjengelige, der utskrift kun bør være mulig dersom brukerne betaler for det. I større bedrifter kan det være en stor oppgave å definere, tildele og administrere brukerroller og tilgang til utskrift, kopiering og skanning, og administratorene får en nesten umulig oppgave uten et nøyaktig og effektivt verktøy som overvåker hvor mye som skrives ut og hvor jobbene skrives ut.
– Du forventer detaljert informasjon om hvor utskriftskostnadene oppstår og du ønsker å fordele kostnadene til kostnadssteder, brukergrupper, enheter, steder og typer skrivere. Bare på denne måten klarer du å vedlikeholde en stor skriverpark og sikre at enhetene blir brukt som tilsiktet.
– Du er avhengig av å kunne definere brukerroller på en enkel måte, slik at du kan gi riktig tilgang for nye brukere. – Du forventer å kunne automatisere analyser av brukere, enheter og antall kopier ved hjelp av intelligente analyser som presenterer disse rapportene visuelt.
– Du ønsker å kontrollere enheter og brukerne fra ett sted, og dette stedet bør være koblet sammen med brukerdatabasen. Konica Minoltas løsninger for brukeradministrasjon og kostnadsstyring omfatter både sentralisert bruker- og rolleadministrasjon, funksjonalitet for fordeling av kostnader, inkludert støtte for budsjett og kvoter, og tilbyr en rekke muligheter for rapportering av antall utskrifter med tilhørende kostnader. Fordelene er mange og Konica Minoltas løsninger tilfredsstiller de fleste krav i et komplekst utskriftsmiljø.
APPLIKASJONER BRUKER- og kostnadsstyring
TYPISKE FUNKSJONER OG HVA DE BETYR FOR DEG Sentralisert bruker- og rolleadministrasjon Administratorene har behov for å kontrollere tilgangen og gi tilgang fra en sentral applikasjon. Denne tilgangen må ta hensyn til ulike jobbkrav og restriksjoner på bl.a. fargeutskrift. Brukerrollene må være enkle å opprette og det må være mulighet for direkte kontroll av tilgangsnivå. Brukervennlige maler gjør det raskere å definere og sette opp brukerroller og tilgangsrettigheter, og de automatiserte prosessene gjør at administratoren kan bruke tiden på andre oppgaver.
Kostnadsfordeling For at bedriften skal kunne fordele kostnadene på en effektiv måte må innhentingen av data være automatisert, samtidig som løsningen må være fleksibel nok til at man kan gjøre endringer i hvilke kontoer eller kunder jobben blir belastet. Bedrifter som utfører prosjekter for eksterne kunder er spesielt avhengig av å få en pålitelig oversikt over alle kostnader, slik at de kan fakturere hver kunde for den faktiske bruken. Effektiv kostnadsfordeling sikrer at man identifiserer hvem som genererer kostnaden og at ikke alle utskriftene havner i kategorien "generelle utskriftskostnader", som har vist seg å øke kostnadene. Kostnader blir korrekt fordelt på prosjekt eller avdeling og man kan fakturere for faktisk bruk. Dette gjøres i stor grad automatisk, slik at man unngår å forstyrre brukernes arbeidsoppgaver.
Kvoteadministrasjon
Detaljerte utskrifts- og kostnadsrapporter Et av de klassiske spørsmålene er "Hvem skriver ut hva, når og i hvor mange eksemplarer?" Mange ulike typer utstyr, utstyr på flere steder og utstyr fra mange ulike leverandører er alle faktorer som bidrar til at datainnsamling blir en overveldende oppgave. I tillegg til de fysiske utskriftene genererer også utskrift direkte fra USB-pinner og utskrift av dokumenter lagret på harddisken til MFP-en kostnader. Den visuelle presentasjonen av de innsamlede dataene må være fleksibel og mulig å se fra ulike perspektiver. Et annet behov er rask oppretting og kjøring av rapporter på alle nivåer. Funksjoner som dekke disse behovene er svært nyttige både for administratorer og brukere, og sparer dem for betydelige mengder manuelt arbeid.
Egendefinerte paneler Alle brukere er forskjellige og de bruker gjerne ulike arbeidsflyter. Så istedenfor store adressebøker som inneholder alle ansatte, ønsker de sine egne tilpassede versjoner. En annen nyttig funksjon er individuelle paneler med brukerens egen startskjerm etter pålogging og personlige snarveier til ofte brukte funksjoner. Brukeren behøver bare å definere panelet én gang, siden det automatisk blir tilgjengelig på alle enheter i nettverket. Disse funksjonene forbedrer den samlede produktiviteten for hele MFP-infrastrukturen, og det går raskere å produsere ønsket jobb.
Utskrifter er kostbare, og dette er grunnen til at utskriftskvoter bør være enkle å sette opp og administrere for enkeltpersoner, arbeidsgrupper, avdelinger, kontoer og prosjekter. Organisasjoner med eksterne besøkende bør også tilby utskrift mot betaling for besøkende, kunder og gjester. Ved hjelp av fleksible løsninger for påfylling av kvoten bør brukeren selv kunne fylle opp kontoen når kvoten er brukt opp. Denne typen løsningen krever fleksible betalingsløsninger, inkludert både debet- og kredittkort og pengeløse betalingsalternativer (PayPal). Uansett miljø er det viktig med gode mekanismer for kostnadsfordeling og påfylling av utskriftskonto, og løsningen bør gi en god balanse mellom sentral kontroll og individuell fleksibilitet.
Med profesjonell programvare for brukeradministrasjon og kostnadsstyring får du oversikt over alle utskriftsaktivitetene med tilhørende kostnader, du kan holde utskriftsvolumet nede og gjøre slutt på unødvendige utskrifter. Dedikert programvare støtter definisjon og vedlikehold av brukerroller og utskriftskvoter, samt analyse og visuell presentasjon av utskriftsaktiviteten. Konica Minoltas omfattende programvareportefølje inneholder en rekke løsninger for brukeradministrasjon og kostnadsstyring tilpasset ulike behov.
APPLIKASJONER BRUKER- og kostnadsstyring
ARBEIDSFLYT Møterom
1
Kontor
4
IT-AVDELINGEN
2
Kontor
3
LEDER
Kostnadsfordeling på prosjekter og kunder
Administrasjon av utskriftsbudsjetter
1 I et stort kundeprosjekt skriver prosjektlederen ut det nyeste forslaget i farger. Når hun henter jobber fra skriveren fordeler hun også kostnadene til prosjektet, slik at det blir fakturert kunden.
2 En ansatt ønsker å skrive ut et fargedokument på 200 sider. Siden det er på slutten av måneden kommer han til å gå over månedens kvote. Han får en melding fra systemet om at han må skrive ut jobben i sort/hvitt eller få godkjenning fra leder på utskrift i farger.
Detaljert kostnadsanalyse
Utskriftstilgang for nye ansatte
3 Lederen ser over den nyeste rapporten som viser utskriftskostnader fordelt på avdeling. Diagrammet viser at 42 % av alle utskriftskostnader blir generert i markedsavdeling og at 90 % av disse kostnadene kommer fra fargeutskrift.
4 IT-administratoren får beskjed om at det kommer flere nye ansatte og at disse må være registrerte i systemet før utgangen av måneden. Han oppretter kontoen i bedriftens brukerdatabase. Dette betyr at nye brukere får automatisk tilgang til skriverne med de tilgangs rettighetene som er definert i deres respektive roller.
Konica Minolta Business Solutions Norway AS Maridalsveien 323 0872 Oslo Norge www.konicaminolta.no
03/2013
Noen eksempler på bruk