Ecopy sharescan by Konica Minolta Business Solutions Norway AS

Nuance ® ® eCopy ShareScan ®

Kategori

Dokumentfangst og -håndtering

Kjennetegn – Dokumentfangst – Dokumentbehandling – Dokumentdistribusjon – Innholdsstyring

ShareScan

ENKEL DOKUMENTFANGST FOR EFFEKTIV ELEKTRONISK BEHANDLING Ved hjelp av Nuance eCopy ShareScan kan brukerne fange dokumenter på multifunksjonsmaskiner fra Konica Minolta (MFP-er) og enkelt rute dem til flere mottakere og applikasjoner.

Nuance eCopy kobler Konica Minoltas bizhub-systemer til bedriftens forretningsapplikasjoner, for direkte fangst, distribusjon og håndtering av papirbasert informasjon. Brukerne kan raskt og sikkert skanne dokumenter på MFP‑en og sende dem til ulike forretningsapplikasjoner, som støtter elektroniske forretningsprosesser. Med Nuance eCopy ShareScan Elements, eCopy ShareScan Office og Nuance eCopy ShareScan Suite er det mulig å velge mellom tre versjoner av applikasjonen, slik at løsningene passer ulike krav og behov. Hver versjon kan utvides med et egendefinert sett med tilkoblinger til forretningsapplikasjoner innenfor områdene innholdsstyring, ressursplanlegging og arkivering.

på bizhub MFP-en. De blir dynamisk synkronisert med de sentrale eCopy ShareScan serverapplikasjonene, hvor flytene kun må konfigureres én gang. Alternativt kan Nuance eCopy ScanStation™ med ekstern maskinvare kobles til en bizhub-enhet uten muligheter for integrering. Løsningen kan også kobles til multifunksjonsmaskiner fra andre leverandører. Med Nuance eCopy ShareScan får brukeren effektive funksjoner for skanning og dokumentfangst, og de kan behandle og håndtere, distribuere og levere de skannede dokumentene elektronisk. De kan også benytte de mange funksjonene for dokumentfangst som er tilgjengelig fra skrivebordsapplikasjonen eCopy PDF Pro Office, som er inkludert med eCopy ShareScan.

eCopy ShareScan kan integreres i eksisterende kontor miljøer på to måter: Med Nuance eCopy ShareScan Embedded blir alle konfigurerte arbeidsflyter direkte tilgjengelig fra panelet

Avansert automatisk dokumentbehandling Samarbeid om og arkivering av generelle dokumenter

Samarbeid om og arkivering av generelle dokumenter

Enterprise Scan-to-eMail, mapper og PC

Dokumentoppretting, -fangst, -redigering

eCopy PDF Pro Office

eCopy PDF ShareScan Elements

eCopy PDF ShareScan Office

eCopy PDF ShareScan Suite

DATAARK Nuance eCopy ShareScan

SENTRALE EGENSKAPER Dokumentfangst – Skanning av papirdokumenter: Informasjon fra papirdokumenter kan fanges på MFP-en og deretter konverteres til elektroniske data. Person- og avdelingstilpasset skanning (bruker og gruppe) er også tilgjengelig. – Skanning til forhåndsdefinerte mottakere: Brukerne kan skanne dokumenter med relevant data til forretningsprosesser eller direkte til forhåndsdefinerte mottakere i bedriftens Active Directory-konto (skann til e-post, FTP, SMP). Digitalisering av papirdokumenter og sentral definisjon av skanneinnstillinger er enkelt å utføre i Active Directory (egen eller annen e-postadresse, hjemmekatalog eller annen katalog). Hvilke innstillinger som skal være tilgjengelig for sluttbrukeren kan defineres fra administratorkonsollen.

Dokumentbehandling – Skanneoptimalisering på MFP-panelet: Ved hjelp av forhåndsvisningsfunksjonen kan man se over alle sidene i dokumentet og foreta endringer i det. Dette inkluderer automatisk orientering, endring av rekkefølge og sletting av tomme sider. Videre kan skanneinnstillinger som format, oppløsning og farge stilles inn slik at de passer til prosessen. – Dokumentkonvertering med OCR og OMR: Den integrerte OCR-motoren kjenner igjen 120 språk og støtter automatisk konvertering til en lang rekke elektroniske formater. Ulike tekst- og lydformater (CSV, DOC, PDF, XLS m.fl.) samt bildeformater og PDF/A er støttet. Ved hjelp av tekstgjenkjenning med OCR er det mulig å trekke ut tekst fra elektroniske dokumenter og papir dokumenter, mens OMR (optical mark-up recognition) leser innholdet i skjema. Relevant tekst blir automatisk fanget under skanning og lagret på det definerte målområdet, som både kan være en forretningsapplikasjon, database, fil eller en e-post. – Oppdeling av dokumenter: Dokumenter kan bli delt opp side for side, etter hver blanke side eller etter bestemte sideantall. Ved hjelp av strekkodefunksjonen kan brukerne separere individuelt skannede sider eller hele dokumenter ved å sette inn ark med strekkoder mellom dokumentene før de skannes.

Dokumentdistribusjon – Automatisk ruting og flyter: Brukerne kan bli varslet når et nytt dokument blir levert til en bestemt mappe. Skannealternativene og knappene på MFP-enheten kan tilpasses for å gi egendefinerte skannemottakere og automatiske arbeidsflyter. Med Business Automation Services add-in er kryptering av dataoverføringen støttet. – Ruting og lagring av dokumenter: Denne funksjonen inkluderer skann til skrivebord, fil-/nettverksmappe, SMTP via LDAP Mail, Exchange og Notes Mail og SharePoint. Arbeidsflytene kan startes ved å sende filer fra MFP-en til ulike mottakere (mapper, applikasjoner og interne/eksterne e-postadresser). Skannede filer kan leveres til alle nettverkssteder eller lastes direkte opp til en FTP-server eller hurtigmappe. Sensitive dokumenter og kritisk informasjon kan beskyttes med sikker kryptering og tilgangskontroller. – Postruting: Skannede filer kan sendes til databaser (MS Access, SCL, Oracle, Excel, CSV), http, e-post mottakere, skrivere, SFTP, SharePoint, WebDav, etc. – Tilkoblinger til ERP, DMS, CRM, ECM: Et stort utvalg tilkoblinger til tredjeparts forretningsapplikasjoner/ backend-applikasjoner er tilgjengelig, for integrasjon med populære Enterprise Content Management-løsninger. Tilkoblinger til ERP-, DMS-, CRM- og ECM-miljøer (som SharePoint, DocuWare og Windream) er tilgjengelig. Brukerne vil ha stor nytte av den dynamiske, innebygde tilkoblingen mellom MFP-en og SharePoint, hvor alle endringer gjort i SharePoint automatisk vises på MFPpanelet.

Innholdsstyring og dokumenthåndtering – Effektivt og sikkert samarbeid: Ved hjelp av eCopy PDF Pro Office, som følger med eCopy ShareScan, kan brukeren annotere og utheve tekst i skannede dokumenter. Det er mulig å legge til merknader, stempler, nummereringer og vannmerker. Feilorienterte eller skjeve dokumenter kan rettes opp og man kan konvertere til andre formater. Det er også mulig å slå sammen (kombinere i virtuelle mapper) og dele opp dokumenter. Denne funksjonaliteten inkluderer også støtte for redigering og sammenstilling av dokumenter direkte i en PDF-fil. Det er mulig å legge til sider, endre rekkefølgen på ord og til å endre grafiske elementer. Dokumentene kan sikres med passord og digitale signaturer. – Tilkobling til ECM-applikasjoner: Det store utvalget av tilgjengelige tilkoblinger til eksisterende dokument håndteringssystemer, arkiv og andre backend-systemer, gjør eCopy ShareScan til et kraftig verktøy for logisk elektronisk arkivering og effektiv innholdsstyring.

DATAARK Nuance eCopy ShareScan

ARBEIDSFLYT BEHANDLING

FANGST

Behandling

LEVERING

Skrivebord/ hjemmemappe

Windows- eller Novell- nettverksmapper

E-post

Faks

– Konvertering til PDF, PFD/A, TIF, JPEG, Excel, Word

Manuell eller automatisk indeksering av dokumenter

– Forhåndsvisning av skannet fil – Forbedrede skanneinnstillinger, inkludert fjerning av tom side – Automatisk navn giving av fil

– Vise FTPmapper

Åpen tekst/ faksserver

eCopy ShareScan® integrert

– Full OCR. sonevis OCR – Strekkode gjenkjenning

– Slå sammen – Sette sammen – Kommentere

– Bildeforbedring

– Sikre Mappe/FTP/ Webdav/ mottakerliste

Forretningapplikasjoner

SQL-/Oracle-/ Access-database

Microsoft SharePoint

– Signere digitalt

– Løpenummerering – Kostnadsoversikt – Automatisk oppdeling

Fargestyring

Web til utskrift

Variabel datautskrift

Automatisert utskrift

Klargjøring

Dokumentfangst og -håndtering

Sikkerhet

Tilkobling

Bruker- og kostnadsstyring

Utskriftsstyring

Enhetsstyring

Mobil utskrift og utskrift fra nettskyen

Konica minota APPLIKASJONER Konica Minolta Business Solutions Norway AS Maridalsveien 323 0872 Oslo Norge www.konicaminolta.no

02/2013

eCopy PDF Pro Office (tilleggsutstyr)