DOKUMENTFANGST OG -HÅNDTERING Kjennetegn – Dokumentfangst – Dokumentbehandling – Distribusjon av dokumenter – Innholdsstyring og dokumenthåndtering
APPLIKASJONER DOKUMENTFANGST OG -HÅNDTERING
Fargestyring
Web til utskrift
Variabel datautskrift
Automatisert utskrift
Klargjøring
Dokumentfangst og -håndtering
Sikkerhet
Tilkobling
Bruker- og kostnadsstyring
Utskriftsstyring
Enhetsstyring
Mobil utskrift og utskrift fra nettskyen
KONICA MINOLTA APPLIKASJONER
FOKUS PÅ EFFEKTIVISERING AV INFORMASJONSFLYTEN For å være konkurransedyktig er det viktig å effektivisere bedriftens interne og eksterne arbeidsprosesser, gjennom å digitalisere prosessene. De fleste bedrifter behandler store mengder papirbasert og elektronisk informasjon hver dag, og de opplever at mye tid går tapt med ineffektive prosesser. Dokumentvolumet har vokst sterkt de siste årene, og dokumentene er ofte lagret på ustrukturerte filsystemer. Dette medfører at de ansatte kan bruke 15 til 30 % av arbeidsdagen på å lete etter dokumenter. Oppgaver som manuell fordeling av bl.a. post, fakturaer og kontrakter til riktig person, avdeling eller arkivmappe er svært tidkrevende.
– Du ønsker ikke at de ansatte skal kaste bort tid på manuell dokumentbehandling, hvis arbeidsprosessene kan gjøres mer effektive ved digitalisering. – Du ønsker å unngå at de ansatte bruker mye tid på å finne og videresende riktige dokumentversjoner til riktig avdeling eller kollega.
– De ansatte bør slutte å laste opp og dele dokumenter via e-post, filservere eller andre distribusjonskanaler. Og du vil fremfor alt unngå at de ansatte må skrive teksten i en PDF- eller Excel-fil på nytt for å kunne lagre i et annet filformat.
Ved hjelp av profesjonelle løsninger for dokumentfangst og -håndtering optimaliserer du interne og eksterne kommunikasjons-prosesser. Effektive applikasjoner for skanning og dokumentfangst støtter prosessene for innkommende og utgående informasjon. Sammen med avanserte løsninger for innholdsstyring og dokumenthåndtering, sikrer du effektiv distribusjon, levering og håndtering av all informasjon.
APPLIKASJONER DOKUMENTFANGST OG -HÅNDTERING
TYPISKE FUNKSJONER OG HVA DE GIR DEG Dokumentfangst Konica Minoltas filosofi for dokumentfangst sikrer at digitaliseringen av papirbaserte dokumenter, inkludert direkte klassifisering for senere behandling, er like enkelt som selve skanneprosessen. Dette sikrer effektiv fangst av all informasjon, fra fakturaer, forretningsbrev, utfylte spørreskjema og andre dokumenter. Alle prosessene registrerer selv hvilke elementer som må inngå for den valgte dokumenttypen, som f.eks. kundenummer fra den sentrale databasen ved skanning av en kontrakt. De ulike forretningsprosessene kan startes fra ulike systemer, dette inkluderer skanning av papirdokumenter, arkivering av e-postmeldinger eller import av informasjon fra et eksisterende arkiv. Korrekt digitalisering er sentralt for å optimalisere effektiviteten. Brukere drar nytte av høyere fleksibilitet i dokumentbehandlingen og sparer tid de ellers ville ha brukt på å skrive inn informasjon på nytt i en lang rekke filformater. Digitalisering av papirdokumenter med ett klikk gjør det mulig å inkludere innholdet i andre elektroniske dokumenter, og gir en forenklet og raskere dokumentbehandling.
Dokumentbehandling Under dokumentfangsten gir OCR (Optical Character Recognition) og OMR (Optical Mark-up Recognition) støtte for automatisk gjenkjenning og direkte klassifisering av dokumenttype, som sikrer en korrekt og helautomatisk digital prosess. Prosessrelatert data kan også trekkes ut og inkluderes direkte i dokumenthåndteringssystemet eller andre forretningssystemer i en helautomatisk operasjon. På et mer grunnleggende nivå står dokumentbehandling selvsagt for den enkle konverteringen av dokument-formater, slik at man slipper tidkrevende innskriving av tekst. Tydelig definerte arbeidsflyter optimaliserer interne prosesser, effektiviserer rutinene og gjør at bedriften sparer mye tid. Automatiske prosesser, inkludert strekkodegjenkjenning, sone-OCR og skjemagjenkjenning, sikrer at det nesten ikke er behov for involvering fra brukeren.
Dokumentdistribusjon Avhengig av dokumenttype eller klassifisering blir ikke dokumentene kun behandlet og informasjon trukket ut; informasjon blir også i løpet av sekunder overført til korrekt mottaker i bedriften, noe som forbedrer forretnings-prosessene ytterligere. Ved hjelp av egnede programmer sikrer man nødvendig fleksibilitet i forhold til ulike backend-systemer, samt sikrer at løsningen forstår i hvilke formater og med hvilke metadata dokumenter og den tilhørende informasjonen må være lagret i, for å være digitalt tilgjengelig. Denne funksjonaliteten sikrer at løsningen er kompatibel med eksisterende systemer (ERP, DMS, CRM, etc.), og at den er enkel å integrere i eksisterende infrastruktur. Dette effektiviserer de interne prosessene og medfører at bedriften sparer mye tid.
Innholdsstyring og dokumenthåndtering Denne funksjonen omfatter enkelt og praktisk samarbeid om og deling av digitale dokumenter, samt enkel redigering og sikker arkivering av all informasjon. Funksjonen omfatter også styring av tilgang til arkiver og dokumenter. Dokumentredigeringen må inkludere muligheten for å legge til kommentarer for personer som går gjennom dokumentene og godkjenning av individuelle brukere. Alle endringer må loggføres på alle trinn i redigeringen, slik at man har full oversikt over alle endringer som er gjort. Innføring av denne typen arbeidsflyter hjelper bedriftene med å effektivisere den interne organisasjonen. Fordelene inkluderer lavere kostnader med håndtering av informasjon, kortere reaksjonstid på innkommende informasjon, enklere samarbeid og økt effektivitet og produktivitet. På grunnlag av dette kan bedriften styrke lønnsomheten og sikre at både bedriftsinterne og offentlige forskrifter blir etterlevd.
Ved hjelp av våre applikasjoner for dokumentfangst og -håndtering kan du optimalisere prosessene, og få en effektiv dokument- og informasjonsflyt i organisasjonen. Styrk det interne samarbeidet, gi direkte tilgang til informasjon og dra nytte av den raske konverteringen av papirbaserte dokumenter til data, som kan redigeres, lagres og arkiveres i bedriftens database. Med Konica Minoltas omfattende utvalg av programmer for dokumentfangst og -håndtering, øker du produktiviteten og oppnår raskt avkastning på investeringen.
APPLIKASJONER DOKUMENTFANGST OG -HÅNDTERING
ARBEIDSFLYT 2
1a
3 innkjøpsavdeling daglig leder
resepsjon
1b
4 5
avdeling for markedsundersøkelser
markedsføringsavdeling
Noen eksempler på bruk
Papir til digital med sonegjenkjenning
Godkjenning av faktura
1 All innkommende post blir distribuert via resepsjonen. Fakturaer blir automatisk digitalisert, indeksert og rutet til inn-mappen til fakturabehandlerne på innkjøpsavdelingen (delt inn i leverandør A-M og N-Å). Programmet som distribuerer fakturaene gir automatisk filene nytt navn med dagens dato, et løpenummer og navn på leverandøren. Programmet varsler også fakturabehandlerne om nye fakturaer som må kontrolleres og godkjennes.
2 Innkjøpsavdelingen ser over innkommende fakturaer i fakturaprogrammet og endrer dokumentegenskapene til "godkjent", slik at fakturaen blir betalt.
Raskt søk etter dokumenter
Automatisk sammendrag av undersøkelser
3 Innkjøperen ønsker å se de siste fakturaene fra en bestemt leverandør, for å se på endringene i kjøpsvilkårene. Ved hjelp av fulltekstindekseringen av de skannede dokumentene kan han enkelt hente opp de nyeste fakturaene på bare noen få sekunder. Han legger inn noen kommentarer og sender dokumentet videre til lederen for innkjøpsavdelingen, slik at vedkommende kan se nærmere på kjøpsvilkårene.
4 Avdeling for markedsundersøkelser har sendt ut en markedsundersøkelse. MFP-enheten gjenkjenner strukturen og resultatene fra de returnerte spørreskjemaene og overfører automatisk resultatene til en strukturert fil, som inneholder svarene fra alle spørreskjemaene.
Innholdssamarbeid
Konica Minolta Business Solutions Norway AS Maridalsveien 323 0872 Oslo Norge www.konicaminolta.no
02/2013
5 Markedsavdelingen lager en ny produktkatalog på grunnlag av resultatene fra markedsundersøkelsen. Dette arbeidet krever at flere medarbeidere bidrar med informasjon og bilder, og at andre kvalitetssikrer innholdet. Avanserte funksjoner for kommentarer, versjonsstyring og tilgangsrettigheter sikrer at de riktige personene alltid arbeider på den nyeste versjonen og at alle endringer er enkle å spore.