dokoni CASE Kategori
Dokumentfangst og -håndtering
Kjennetegn – Dokumentfangst – Dokumentbehandling – Dokumentdistribusjon – Innholdsstyring
GJØR DOKUMENTFLYTEN MER EFFEKTIV MED SHAREPOINT dokoni CASE er et brukervennlig dokumentbehandlingsprogram basert på Microsoft SharePoint-teknologi, som leverer verdifulle utvidelser og forbedringer til innholdsstyringsfunksjonaliteten i MS SharePoint. Med den innebygde støtten for definerte arbeidsflyter, støtter applikasjonen behandling av digitaliserte dokumenter.
I dag er dokumentbehandling og samarbeid nødvendige aspekter av det daglige arbeidet på nesten alle arbeidsplasser. Dokumenter blir vanligvis behandlet av og delt blant flere kollegaer, for eksempel for å godkjenne fakturaer, godkjenne og behandle ordre og delegere oppgaver. Det er helt nødvendig at riktig dokumentversjon blir videresendt til riktig person uten forsinkelser og uten at noe informasjon går tapt. dokoni CASE leverer en oversikt over hvor alle dokumenter befinner seg samt den aktuelle statusen på dokumentene: Det er for eksempel mulig å finne ut hvem som er ansvarlig
for en bestemt oppgave og begrense hvilke handlinger som er tilgjengelig for denne bestemte brukeren. Samtidig kan applikasjonen sikre at det aktuelle dokumentet bare blir sendt videre når alle de nødvendige oppgavene er utført. dokoni CASE kommer i de to versjonene Standard og Premium. Begge leverer omfattende fleksibilitet og skalerbarhet, hvor den nøyaktige funksjonaliteten avhenger av valgt versjon. Som en avansert modul, leverer dokoni CASE brukervennlige dokumentflytfunksjoner.
DATAARK dokoni CASE
SENTRALE EGENSKAPER Innholdsstyring – Indeksering av dokumenter: Dette angir en ansvarlig person for hver dokumenttype, spesifiserer tillatte handlinger i systemet og tilbyr fulltekstsøk. Alle obligatoriske indekser/metadata blir kontrollert før dokumentet overføres til neste fase av dets livssyklus (annen status eller endelig arkivering). – Modulbasert arbeidsflyt: De tilgjengelige arbeidsflytinnstillingene for videresending av dokumenter og informasjon er fleksible og enkle å administrere. Ansatte kan enkelt tilpasse egne flyter ved å velge de modulene som er nødvendig for ønsket funksjonalitet. Dette krever ingen støtte fra Konica Minoltas teknikere. Brukere kan også angi tilgangsrettigheter, behandle bindinger til komplette dokumenter før de settes til en annen status, legge til merknader osv. – Direkte forhåndsvisning: dokoni CASE tilbyr lister over dokumentkort, for visning av alle sentrale objekter. Hver bruker kan individuelt velge disse, samt starte felles og private oppgaver. Brukerne kan sette sammen sine egne visninger, inkludert "Mine oppgaver", "Forfaller i dag", "Aktive oppgaver" og "Oppgaver til fordeling".
– Makroknapper: Disse kan brukes til å fylle ut forhåndsdefinerte verdier i bestemte dokumentkortfelt, endre dokumentstatus og starte nye oppgaver, som forespørsel som kommentar eller ekstra godkjenning av dokumentet. – Varslingssystem: dokoni CASE utvider standard varslingsfunksjoner i MS SharePoint med korte e-postmeldinger, som informerer brukerne om alle endringer i dokumentene deres. Når en ny eier blir tilordnet et dokumentkort eller et nytt filvedlegg lagt til, en ny handling blir opprettet eller en ny forespørsel om kommentar blir lagt inn, genererer og sender dokoni CASE automatisk slike varsler på e-post. – Eksport/import av dokumenter til og fra andre kilder: Dokumenter kan eksporteres til og importeres fra dokoni CASE fra/til andre systemer som ERP og SAP, andre MS SharePoint-objekter, andre databaser eller skannet fra MFPer. Andre import-/eksport-alternativer er bl.a. import fra en mailboks eller databoks og eksport til en ekstern fillagringsenhet. Den nøyaktige funksjonaliteten avhenger av hvilke moduler som er valgt av brukeren. All eksporterte data må inneholde selve filen samt metadata i en vedlagte xml-filen. – Bedre utnyttelse av Konica Minolta MFPer: Dokumenter skannet på en Konica Minolta MFP utstyrt med løsning for dokumentfangst (som eCopy eller Document Navigator) kan behandles videre direkte av dokoni CASE. – Forbedret styring og sikkerhet: Dette bestemmer substitutbarhet og spesifiserer hvilke oppgaver som er tillatt utført av bestemte brukere i den bestemte dokumentstatusen, inkludert administratoren.
DATAARK dokoni CASE
ARBEIDSFLYT INNDATA
UTDATA
Administrere arbeidsflyter Dokumenter
– Indekser dokumenter – Ad-hoc-arbeidsflyt – Endre dokumenteier – Endre dokumenttype – Legg til metadata Levere
E-post
E-post
Hurtigmappe
ERP-system
Søke
Nettverkmappe
Lagre
Eksternt arkiv
TEKNISKE SPESIFIKASJONER MINIMUM SYSTEMKRAV Operativsystemer Minne Harddiskplass CPU Nettleser Støttede språk Støttede språk for admin
Windows Server 2008 (32/64) Windows Server 2008 R2 SP2 (32/64) Windows Server 2012 (32/64) 8 GB ledig RAM på fysisk eller virtuell server 200 GB 64 biters prosessor med fire kjerner Internet Explorer 8 Internet Explorer 9 Internet Explorer 10 Engelsk, finsk, (kroatisk), polsk, rumensk, russisk, slovakisk, slovensk, tsjekkisk, ukrainsk Engelsk
PROGRAMVAREKRAV Microsoft SharePoint Databaseserver Katalogtjeneste
SharePoint 2010 Foundation, Server eller Server Enterprise Edition SQL Server Express 2008 SQL Server Express 2012 Active Directory
Konica Minolta Business Solutions Norway AS Maridalsveien 323 0872 Oslo Norge www.konicaminolta.no
04/2014
Støtte for og tilgjengelighet av angitte spesifikasjoner og funksjonalitet varierer avhengig av operativsystem, applikasjoner, nettverksprotokoller samt nettverks- og systemkonfigurasjoner.