sikkerhet Kjennetegn – Utskriftssikkerhet – Tilgangsstyring på enheter – Forebygging av informasjonslekkasje – Dokumentsikkerhet
APPLIKASJONER sikkerhet
Fargestyring
Web til utskrift
Variabel datautskrift
Automatisert utskrift
Klargjøring
Dokumentfangst og -håndtering
Sikkerhet
Tilkobling
Bruker- og kostnadsstyring
Utskriftsstyring
Enhetsstyring
Mobil utskrift og utskrift fra nettskyen
APPLIKASJONER
FOKUS PÅ SIKKERHET OG KONTROLL Sikkerhet er viktig i dagens forretningsliv og elektroniske data har stor verdi i de fleste moderne virksomheter. Behovet for høy datasikkerhet kombinert med at forretningsprosessene må løpe uavbrutt, gjør tilpasning av det riktige settet med sikkerhetsmekanismer til bedriftens spesifikke behov viktigere enn noensinne. "IT-sikkerhet" inkluderer utvilsomt utskriftssikkerhet, og det er derfor svært viktig at bedriften har riktige sikkerhetsmekanismer, som skal beskytte bedriftens viktigste områder, på plass. Hvis bedriften har mange gigabyte med data flytende rundt i systemene hver dag, er det viktig å ha vanntette kontrollmekanismer på plass for å sikre at bare de riktige personene har tilgang. Konica Minolta er oppmerksom på denne situasjonen og arbeider derfor aktivt med å stoppe informasjonslekkasje via utskrift og dokumenter. – Når du skriver ut dokumenter i et større forretningsmiljø eller i et delvis offentlig miljø, vil du for enhver pris unngå at informasjon blir liggende åpent tilgjengelig, slik at alle kan se dokumentene i utskuffen. – Du har behov for å redusere den risikoen for informasjonslekkasjer som kan inntreffe når dokumenter blir håndtert av mange personer eller blir skrevet ut. – Administratoren har behov for raske og pålitelige metoder for å kontrollere sikkerheten på skriverne eller identifisere potensielle lekkasjer.
Lignende krav gjelder for offentlige eller delvis offentlige områder som universiteter, skoler og biblioteker, hvor dokumentene i utskuffen kan plukkes opp av hvem som helst. Alle middels til store bedrifter har behov for å ta denne situasjonen på alvor, når potensielle innbruddstyver kan være bare noen få Google-klikk unna. Dette er grunnen til at mekanismene for utskriftssikkerhet og tilgangsstyring på enhetene må utvikles kontinuerlig. Kun på denne måten kan man forebygge informasjonslekkasje og sikre en høy dokumentsikkerhet.
APPLIKASJONER sikkerhet
TYPISKE FUNKSJONER OG HVA DE BETYR FOR DEG Utskriftssikkerhet Hele avdelinger deler i stadig større grad kun én MFP-enhet, noe som innebærer at utskrifter som blir liggende representerer en stadig økende risiko for sikkerhetsbrudd. Skriftlig informasjon bør være umulig å fange opp både i elektronisk form og på papiret. Konica Minolta leverer flere løsninger som fjerner denne risikoen. Drivere og enheter kan utstyret med autentisering teknologier som overholder bedriftens policyer, enten basert på brukerinnlogging eller praktiske autentiseringskort, eventuelt på biometrisk informasjon som fingerveneskanning. Dokumentene blir da først skrevet ut etter godkjent autentisering. Innføring av sikkerhetsmekanismer ved utskrift reduserer muligheten for at konfidensiell informasjon skal komme i gale hender. I tillegg reduserer løsningene utskriftskostnadene ved at man unngår tilfeldige utskrifter som blir kastet når brukerne glemmer å hente dem.
Tilgangsstyring på enheter Det er nødvendig å kunne definere tilgang til skrivere og andre enheter som kan generere store kostnader ved uautorisert utskrift eller føre til informasjonslekkasjer, med stor nøyaktighet. Tilgangen til enhetene kan gis ved hjelp av eksisterende løsninger for adgangskontroll, som systemer for adgang via dører, ved å bruke tilgangskort eller personlige PIN-koder. Det er utfordrende å finne den riktige balansen mellom for mye og for lite sikkerhet. Riktig detaljeringsnivå er nøkkelen. Det er for eksempel mulig å definere at utskrift er tillatt, mens skanning og utskrift fra USB-minne ikke er tillatt. Administrasjon av denne tilgangen er et annet utfordrende område for IT-avdelingen, fordi administratorpassordet må endres jevnlig.
Forebygging av informasjonslekkasje For å minimere risikoen for at konfidensiell informasjon skal komme i hendene på uvedkommende, må dokumentoverføringene undersøkes for all uønsket aktivitet. Det er også viktig å spore alle overføringer som kan ha ført til at informasjon har kommet i gale hender, som overføringer utenfor arbeidstid. Bruk av programvare for å overføre utskrifter og dataflyt sikrer informasjon om produktutvikling og planer, samt minimerer den potensielle kostnaden forårsaket av data som kommer på avveier.
Dokumentsikkerhet Kontroll av den enorme datamengden i en større virksomhet, samt sikring av at dokumenter og informasjon ikke faller i gale hender, krever en dedikert strategi for dokumentsikkerhet og et verktøysett for å støtte dette. Verktøysettet inkluderer alt fra enkel tilgangsstyring til dokumentbehandlingssystemer. Verktøysettet inkluderer også løsninger for å administrere brukertilgang på dokumentnivå til overvåkning av tilgang og endringer i et dokument. En annen forsvarslinje er kryptering av dokumenter, som beskytter dokumentene mot nysgjerrige øyne. Dokumentsikkerhet fra Konica Minolta sikrer sensitiv informasjon med en gang etter at informasjonen er opprettet. Dette inkluderer både store arkivsystemer med omfattende tilgangsstyring og informasjon i selve dokumentet.
Sentral administrasjon av tilgangspolicyer støtter maksimal sikkerhet med minimal innsats.
Enten du ønsker å forbedre sikkerheten ved utskrift, opprettholde streng tilgangskontroll på enhetene, forhindre at informasjon havner i gale hender eller være trygg på at bedriften har tilstrekkelige systemer for dokumentsikkerhet på plass, kan du stole på at Konica Minoltas sikkerhetsløsninger sikrer bedriftens viktige data. Tilgangsstyring, overvåkning og sporing av overføringer, overvåkning av dokumenter og pull-utskrift er alle funksjoner som styrker sikkerheten og reduserer faren for at informasjon skal havne i gale hender.
APPLIKASJONER sikkerhet
ARBEIDSFLYT kontor
Møterom
2
3
1
IT
4
LEDER
Utskriftssikkerhet
Tilgangsstyring
1 Operatøren skriver ut en konfidensiell servicebestilling fra en webapplikasjon. Utskriftsjobben blir bare akseptert hvis brukeropplysningene matcher det som er registrert i applikasjonen som styrer sikker utskrift. Alternativt kan operatøren velge å sikre sendingen for å unngå avlytting av data.
2 En bruker ønsker å hente en utskrift vedkommende tidligere har sendt fra PC-en sin. Enheten ber om autentisering ved hjelp av kort, før jobben blir hentet frem fra skriverserveren og skrevet ut.
Forebygging av informasjonslekkasje
Dokumentsikkerhet
3 IT-administratoren leter etter kilden til en informasjonslekkasje ved å filtrere skanneloggen. Han filtrerer etter dokumenter som er skannet de siste 12 timene.
4 Lederen sender den nye planen over produkter som skal utvikles i løpet av kommende år. For å forhindre at informasjonen skal komme på avveier endrer han dokumentegenskapene til "ingen redigering tillatt", "ingen utskrift" og "ingen digitale kopier".
Konica Minolta Business Solutions Norway AS Maridalsveien 323 0872 Oslo Norge www.konicaminolta.no
04/2013
Noen eksempler på bruk