JEG ØNSKER Å BRUKE MINDRE TID PÅ PAPIRARBEID OG MER TID MED PASIENTENE
MER EFFEKTIVE ARBEIDSFLYT INNENFOR HELSESEKTOREN
FORBEDRET ARBEIDSFLYT INNENFOR HELSESEKTOREN 2
DEN ENKLE VEIEN TIL ELEKTRONISKE PASIENTJOURNALER Dagens helsesektor er sterkt berørt av trender i samfunnet, inkludert økte forventninger hos pasientene til individuelt tilpasset behandling kombinert med valgfrihet. Dette samtidig som helsesektoren må forholde seg til stramme budsjetter og økt press for å holde kostnadene under kontroll. Dette skjer parallelt med at offentlige myndigheter, som finansierer det offentlige helsevesenet krever stadig større innflytelse på hvordan oppgavene løses og hvordan sykehusene strukturerer IT-systemene for å kontrollere kostnadene. Det å forenkle IT-prosessene bør være det første man gjør for å håndtere utfordringene som helsesektoren står overfor. For å gjøre medisinsk informasjon mer tilgjengelig, er det nødvendig å effektivisere databehandlingen og redusere administrative kostnader. Konica Minolta kan støtte deg i arbeidet med å automatisere og optimalisere dokumentrelaterte prosesser, slik at du oppnår en enklere informasjonsflyt. På denne måten frigjør du både mer tid og penger til å fokusere på primæraktiviteten.
Dine fordeler Som et globalt selskap som er spesialister innenfor utskrift, dokumentbehandling og IT-tjenester, tilbyr vi helseinstitusjoner en rekke fordeler ved bruk av elektroniske pasientjournaler (EPJ) og helseinformasjonssystemer (HIS). Disse fordelene inkluderer: – Høyere effektivitet, færre manuelle oppgaver og kostnadsbesparelser gjennom digitalisering av pasientjournaler og eliminering av papirdokumenter – Mer oppdatert og relevant pasientdata gjennom tilgang til og utveksling av data mellom medisinsk personell – Mindre risiko for menneskelig feil og sikkerhetsbrudd – Raskere lagring, deling og henting av pasientjournaler
Slik kan du kutte kostnadene Besparelsene kommer i all hovedsak fra automatisering av tidkrevende og arbeidsintensive, papirbaserte prosesser: – Reduserte transkripsjonskostnader – Reduserte kostnader til henting, oppbevaring og rearkivering av journaler – Forbedret og mer nøyaktig fakturagrunnlag – Lavere risiko for behandlingsfeil gjennom bedre tilgang til pasientdata og varslinger skal forhindre feil – Høyere kvalitet på helsetjenestene gjennom bedre sykdomshåndtering og opplæring av pasientene
FORBEDRET ARBEIDSFLYT INNENFOR HELSESEKTOREN 3
Konica Minolta – en kompetent og betrodd partner innenfor helsesektoren Vår OCR-teknologi og smarte løsninger for dokumentbehandling gir raskt og enkel behandling og arkivering. Digitale dokumenter er enkle å hente. Teknologi for brukerautentisering på maskinene sikrer høy datasikkerhet, muligheter for sporing og overhold av offentlige forskrifter. Våre multifunksjonsmaskiner konverterer papirdokumenter enkelt og pålitelig til digital data. Konica Minolta Business Solutions har over 20 års erfaring innenfor helsesektoren. Mer enn 3500 helseinstitusjoner i Europa, Midtøsten og Afrika benytter allerede våre dokumentløsninger, og vi mottar jevnlig anbefalinger fra offentlige interessegrupper og rådgivningsgrupper innenfor helsesektoren. Vil du vite mer om hvordan vi kan hjelpe deg?
FORBEDRET ARBEIDSFLYT INNENFOR HELSESEKTOREN 4
INNLEGGELSE OG UTSKRIVING AUTOMATISERING AV PAPIRINTENSIVE PROSESSER Problemområder i papirbaserte prosesser På de fleste sykehus er innleggelse og utskriving fremdeles i stor grad papirbasert. Innleggelse involverer blant annet registrering av pasientens opplysninger og behandling av informasjon fra en rekke eksterne kilder inkludert fastlege og andre avdelinger på sykehuset. Automatisering av disse prosessene gir en rekke fordeler.
Vanlige problemer: – Høyt papirforbruk – Ukomplette eller utdaterte papirbaserte pasientjournaler – Begrenset tilgang til journaler, kun én person kan jobbe med en bestemt journal til enhver tid – Stadig økende utskriftskostnader pga. sløsing med papir og mangel på en intern utskriftspolicy – Sikkerhetsproblemer knyttet til ikke-autorisert tilgang til pasientjournaler
BEHANDLE
Behandling
FANGE
LEVERE
PC
Windows eller Novell nettverksmapper
E-post
Faks
Nettbrett/ iPad
Åpen tekst faksserver
Mappe/FTP/ Webdav/ mottakerliste
Helse informasjons system
SQL-/Oracle-/ Access-database
Microsoft SharePoint
– Konvertere til PDF, PFD/A, TIF, JPEG, Excel, Word – Forhåndsvisning av skannet fil
Manuell eller automatisk indeksering av dokumenter
– Forbedrede skanneinnstillinger inkludert fjerning av tom side – Automatisk navngiving av filer – Bildeforbedring – Full OCR, sonebasert OCR – Strekkodegjenkjenning – Løpenummerering – Kostnadsdekning – Automatisk oppdeling av skanneoppdrag – Toveis integrasjon – Kommunikasjon med helseinformasjonssystem
Slik blir papirdokumenter til digital informasjon En applikasjon kobler Konica Minolta bizhub-systemer til helseinformasjonssystemer for direkte fangst, distribusjon og håndtering av papirbasert informasjon. Du kan enkelt og sikkert skanne dokumenter ved å trykke på en knapp.
FORBEDRET ARBEIDSFLYT INNENFOR HELSESEKTOREN 5
AUTOMATISERING AV AMBULANSE- OG AKUTTPROSESSER Den mest kritiske faktoren på akuttmottaket, er tidlig diagnose og nøyaktig informasjon – hvor minutter kan utgjøre forskjellen på liv eller død.
Løsningen vår tilbyr muligheten til å overføre pasientinformasjon fra ambulanseteamet mens de er ute hos pasienten eller på vei til sykehuset. Ambulanse- og akuttskjema sendes direkte til nettbrettet til ambulanseteamet. Hvert skjema inneholder en unik referanse, som skal sikre at det kan spores fra utsending til ankomst på sykehuset. Innkommende data fra skjemaet kan formateres som en e-post, nettside eller PDF-fil (velegnet for arkivering) for å maksimere lesbarheten og for rask distribusjon til sykehusteamet. Det er også mulig å opprette en
Fordelene med automatiserte arbeidsflyter – Ambulansetjenester: Tilby sykehuset kritisk informasjon i sanntid, slik at teamet er forberedt på pasientens ankomst og sparer verdifulle minutter – Færre overflødige eller dupliserte prosesser Det er bl.a. kun nødvendig å registrere innleggelsesdata én gang i helseinformasjonssystemet – Redusert risiko for feil på grunn av automatisk verifisering på hvert trinn av arbeidsflyten – Mindre administrasjon pga. automatisk verifisering av pasient-ID og tilgang til kun gyldige prosesser – Mindre tid nødvendig for å sette sammen journaler ved innleggelse pga. bruk av strekkoder på informasjonsark, skjema, samtykkeskjema, armbånd og etiketter – Dokumentasjon blir automatisk rutet til riktig profesjon, som sykepleier ansvarlig for utskriving, ansvarlig lege eller ekstern lege – Automatisk innsamling av data og dokumenter for utskriving – Krav til personvern blir overholdt – Bedre ressursplanlegging (f.eks. senger og legens tid) pga. mer effektiv organisering av utskrivingsprosessen
databasepost for hvert ambulanseoppdrag, som inkluderer tidspunkt for ankommet anrop, GPS-lokasjon og tidspunkt ambulansen kjørte ut. Straks sykehuset har mottatt opplysningene, begynner det medisinske teamet å gjøre seg klart for å motta pasienten. I tillegg er det mulig å søke i databasen for å generere rapporter om hvor effektiv prosessen er. Med vår løsning er de ansatte klare til å levere akuttmedisinsk behandling, noe som kan bety forskjellen på liv og død.
FORBEDRET ARBEIDSFLYT INNENFOR HELSESEKTOREN 6
MER EFFEKTIV PASIENTBEHANDLING Et av de største hindrene for effektive arbeidsprosesser på et sykehus er det store antallet systemer som de ansatte må forholde seg til – hvor hvert system har ulike krav til inn- og utdata. Enhver kombinasjon av papirbaserte og elektroniske dokumenter har en negativ effekt på effektiviteten. Uansett hvilke prosesser man ønsker å forbedre, har Konica Minolta den nødvendige teknologiske ekspertisen og erfaringen til å innføre automatiske arbeidsflyter, som gir betydelige gevinster.
Blodprøver – fordelene med automatisering Den tradisjonelle arbeidsprosessen ved blodprøvetaking involverer registrering av pasientens opplysninger og hvilke prøver som skal tas i et papirdokument, som sendes videre til en ansatt på laboratoriet. Resultatet av blodprøven blir deretter skrevet ut og en strekkodeetikett med pasientens opplysninger blir festet på skjemaet. En kopi av dette blir deretter lagt inn i pasientjournalen. Resultatene av blodprøven blir deretter distribuert internt eller transportert til fots eller ved hjelp av bil, dersom laboratoriet og sykehuset ikke er samlokalisert. Dataene blir senere registrert i HIS- eller EPJ-systemet og skjemaet blir i noen tilfeller skannet for arkivering. Denne prosessen er tidkrevende og kostbar, samt utsatt for menneskelige feil.
Fordeler med automatisering i blodprøveeksemplet: – Ett enkelt dokument som inneholder pasientens opplysninger har ferdigtrykte avmerkingsbokser for legen og laboranten – Testresultatene kan sendes elektronisk til HIS-systemet – Resultatene blir umiddelbart tilgjengelig for autoriserte brukere på e-post eller mobiltelefon – Dataene blir automatisk lagt inn i pasientjournalen – Kravene til personvern sikres ved at kun autoriserte brukere får tilgang til pasientens opplysninger
FORBEDRET ARBEIDSFLYT INNENFOR HELSESEKTOREN 7
Følg meg-utskrift
Fordelene med følg meg-utskrift En lege har nettopp forklar et behandlings opplegg for en pasient, som sannsynligvis ikke husker alle detaljene. Dette lar seg enkelt løse ved tilgang til følg meg-utskrift. Informasjonen som legen har skrevet inn på mobiltelefonen eller nettbrettet kan skrives ut på den nærmeste skriveren ved hjelp av det trådløse nettet. En sikker og brukervennlig løsning som ikke bare forbedrer kommunikasjonen mellom lege og pasient, men som også sparer ressurser for sykehuset.
E-resept – et mer effektivt alternativ En lege skriver ut medikamenter til en pasient – dette er en av de vanligste oppgavene på et sykehus, og en oppgave som med fordel kan automatiseres. Legen sjekker pasientens digitale journal for å kontrollere at det ikke forekommer andre medisinske problemer eller ikke-kompatible medikamenter, før resepten skrives ut. Farmasøyten mottar resepten på e-post og verifiserer ektheten. Hvis nødvendig kan lagerbeholdningen kontrolleres elektronisk og nye varer bestilles. Medikamentet blir deretter levert til sykepleieren og opplysningene automatisk lagret i pasientens journal. Denne løsningen gir mange fordeler: – Økt effektivitet – Redusert risiko for feil i forbindelse med medisinering – Raskere levering av medikamenter siden resepten når apoteket raskere – Relevant informasjon umiddelbart tilgjengelig for alle som er involvert med pasienten – Krav til personvern blir overholdt
FORBEDRET ARBEIDSFLYT INNENFOR HELSESEKTOREN 8
AUTOMATISERT FAKTURERING GJØR FORRETNINGSPROSESSENE MER EFFEKTIVE Fakturering og arkivering er fremdeles papir- og arbeidsintensive prosesser på mange sykehus og legekontorer. Faktisk i den grad at eksterne leverandører ofte blir leid inn for å ta seg av fakturering, skanning og arkivering. Konica Minolta kan hjelpe deg med å innføre et effektivt dokumentstyringssystem med automatiske dokumentflyter, som dekker alle prosesser fra dokumentering og generering av resepter til arkivering. I tillegg til å øke effektiviteten, bidrar også disse løsningene til redusere kostnadene.
Fordelene med digitale løsninger – Medisinsk personell slipper å bruke kostbar tid på manuell sortering, sammenstilling og arkivering av dokumenter – områder som alle utgjør betydelige feilkilder. – Enkel innleggelse av strekkoder og optisk lesbare merker gjør det mulig å automatisere postutsendelse og kombinere flere dokumenter i samme konvolutt. – Sykehuset sikrer seg betydelige besparelser ved å kvitte seg med forhåndstrykt papir, og ved å kunne skrive ut fakturaer, purringer og annet på alle tilgjengelige skrivere. – Digitale arkiver gjør det raskere å hente opp alle typer informasjon. – Med intelligent innholdsgenerering, for eksempel ved å kombinere innkallelsesbrev automatisk med relevant informasjon som kart, skjema, generell informasjon for avtalen, reduserer du mengden manuelt arbeid. – Du kan selv velge hvordan dokumentet skal sendes ved å skrive ut brevet og levere det til pasienten eller sende det på e-post, noe som reduserer både utskriftsvolum og sparer porto. – Via en forhåndsdefinert arbeidsflyt kan dokumentene behandles enkelt og automatisk, inkludert arkivering, generering av faktura og videresending til andre enheter.
FORBEDRET ARBEIDSFLYT INNENFOR HELSESEKTOREN 9
Gjør papirskjemaet intelligent Intelligente applikasjoner støtter deg i arbeidet med å definere og automatisere arbeidsflyter for vanlige sykehusprosedyrer, og slår sammen papirbaserte og digitale prosesser. Bruk ønsket programvare til å lage ønskede skjema for f.eks. innleggelse eller utskriving fra sykehus. Innleggelses- eller utskrivingsprosessen kan deretter utføres betydelig raskere ved å bruke en digital penn til å krysse av i riktige bokser, slik at all relevant pasientinformasjon blir registrert. Straks skjemaet er ferdig utfylt blir pasientopplysningene automatisk digitalisert og overført til sykehusets informasjonssystem. Ingen videre dataregistrering eller manuelle oppgaver er nødvendig. Den samme applikasjonen kan også brukes til å definere alle typer arbeidsflyter knyttet til behandling av pasientjournaler, vurdere behandlingsalternativer og andre oppgaver. Løsningen støtter omfattende automatisering av prosesser, slik at man kan spare betydelig arbeidstid med helautomatiske prosesser for f.eks. fakturering og overføring av relevant data til en arkivløsning.
INNDATA
ARBEIDSFLYT
UTDATA
Sende Følg meg-utskrift Vertsapplikasjoner
Fange
– MIS – ERP – HIS
– Starte prosessen – Matche – Indeksere – og/eller skanne – Arkivere
Office-programmer – PDF – DOCX – XLSX – PPTX – TIFF – JPEG
Digital penn
Web
Sikker utskrift
Distribuere
Arkivere
– Sortere – False – Stifte – Konvoluttering – Postsending – Sende per e-post – Arkivering
Skrive ut
Kommunikasjon med eksterne applikasjoner, e-handelsapplikasjoner eller webapplikasjoner for direkte behandling av data
FORBEDRET ARBEIDSFLYT INNENFOR HELSESEKTOREN 10
DIAGNOSTISERE BEHOV OG FORESLÅ LØSNINGER Kostnadsorienterte ledere innenfor helsesektoren er kontinuerlig på leting etter nye måter å spare tid og penger på. Én metode er gjennom mer effektiv håndtering av utskrifts- og skannejobber, samt infrastruktur. Her kan du stole på hjelp fra Konica Minolta. Vårt Optimized Print Services-program (OPS) hjelper administratorer innenfor helsesektoren med å vurdere dokumentflyten, overvåke bruk av skanning og utskrift samt måte og kontrollere kostnader på en mer effektiv måte. For å redusere administrasjonsoppgaver knyttet til infrastruktur, kan varsler om for eksempel manglende toner og tid for service sendes automatisk til Konica Minolta, som sørger for levering eller support. Dette sikrer at skrivere og multifunksjonsmaskiner kan jobbe optimalt med maksimal tilgjengelighet. Programvaren vår hjelper sykehusadministrasjonen med å utvikle et veikart for hvordan de kan konsolidere funksjoner og bytte ut enheter som ikke blir benyttet. Sist, men ikke minst kan vi hjelpe deg med å redusere unødvendig kopiering og utskrift, slik at man reduserer papirforbruket og dermed henter ut gevinstene ved digitale journaler.
Slik fungerer det
Her er det mulig å spare mye penger En optimalisert skanne- og utskriftsstrategi gir følgende gjennomsnittlige besparelser: – – – –
40 % på reparasjon av utstyr 25 % på forbruksartikler 20 % på reparasjon av utstyr 5 % på installasjons- og oppdateringskostnader
Vi kombinerer rådgivning, maskin- og programvare implementering med drift for å utvikle forbedringsstrategier på grunnlag av tall og fakta. – Rådgivning: Analyse av den aktuelle skriverinfra strukturen og identifisering av områder som kan øke produktiviteten, redusere kostnadene og forbedre datasikkerheten gjennom optimal konfigurering av utstyret. – Implementering: Migrering av skriverinfrastrukturen til en optimal løsning; utforming og gjennomføring av intern markedsføring og opplæring av ansatte, for å sikre sluttbrukeraksept – Administrasjon: Sikre at utstyret fortsetter å virke optimalt ved hjelp av førsteklasses support og fjernovervåkning.
Fordeler for din organisasjon – Én leverandør – ett kontaktpunkt – Minimal administrativ innsats, risiko og innblanding i den daglige driften – Reduserte kostnader f.eks. gjennom intelligent ruting av utskriftsjobber til den best egnede skriveren – Problemfri behandling av dokumenter – Enklere administrative prosesser og eliminering av overflødig informasjon – Rask og intuitiv tilgang til data som er nødvendig for å behandle pasientjournalen – Sikker utskrift, kopiering og skanning av opptegnelser – Automatisk sikring av dataoverføringsprosesser – Kontroll av at ulike dokumentbehandlingsoppgaver er riktig utført
SIKKERHET FØRST – FOR BÅDE DATAENE OG MILJØET Det er avgjørende for alle organisasjoner at de setter datasikkerheten og miljøet først. Når dere overlater fangst, distribusjon og håndtering av dokumentene deres til Konica Minolta, samarbeider dere med et selskap som er bransjeledende innen datasikkerhet og miljøstandarder.
Prioriter datasikkerheten Ved å prioritere datasikkerheten i alle dokumentløsningene, kan vi levere klare fordeler til enhver organisasjon: – Sikker nettverksintegrasjon: Våre godkjennings metoder for IEEE 802.1X SSL- og IPsec-protokoller sikrer både enkel integrasjon i beskyttede nettverk og sikker nettverkskommunikasjon. Så godt som alle våre multifunksjonelle systemer overholder de strenge sikkerhetsstandardene i ISO 15408 EAL3. – Beskyttelse av konfidensielle dokumenter: Vi sikrer at konfidensielle data beskyttes på skriverens harddisk eller utskuff med løsninger som datakryptering, sikker sletting, vannmerker, kopibeskyttelse og PDF-signaturer. – Tilgangskontroll og brukerrettigheter: Det kan defineres egne tilgangsrettigheter for hver enkelt bruker med godkjenning via magnetkort, PIN-kode eller biometrisk lesing av fingeravtrykk. – Sikker utskrift: Siden en enhet krever godkjenning før den skriver ut, hindrer funksjonen "sikker utskrift" at sensitive opplysninger havner i feil hender.
Dokumentert miljøbevisst ansvar Konica Minolta viser sitt ansvar overfor miljøet ved å bruke bærekraftige strategier og miljøvennlige løsninger gjennom hele livssyklusen til selskapets produkter. Vi jobber for å fremme samfunn som er opptatt av gjenvinning, unngå forurensning og minimalisere potensielle risikoer. Alt dette bidrar til å redusere karbonutslippet fra skriverparken deres. Fordelene inkluderer: – Lavere strømregninger: Mer energieffektive enheter med verktøy som Dynamic Eco Timer (for definering av en automatisk på/av-funksjon), lysdioder på skannerne og Eco Print – Lavere papirforbruk: Det går med mindre papir til utarbeiding av dokumentene fordi tosidig utskrift kan angis som standard, og fordi man kan velge å skrive ut flere sider på samme ark. – Mindre sløsing med papir: Funksjoner som automatisk forbigåelse av tomme sider, tosidig utskrift som standard, følg meg-utskrift og forhåndsvisning av dokumenter reduserer papirforbruket. – Bedre arbeidsforhold: Mindre støy fra maskinene gir et bedre arbeidsmiljø på kontoret – Forpliktelser overfor resirkulering: Gjenvinnbare enheter og forbruksartikler samt bruk av resirkulert plastikk (PC/PET) i maskindekslene – Miljøvennlige nyvinninger: Slik som polymerisert toner, som fremstilles med en tredjedel mindre CO₂-utslipp enn vanlig toner I september 2014 ble Konica Minolta tatt med i Dow Jones Sustainability World Index (DJSI World) for andre år på rad, som en anerkjennelse av selskapets økonomiske, miljømessige og sosiale arbeid. For mer informasjon om våre miljøsertifikater, se www.konicaminolta.eu/environment
–– Alle spesifikasjoner viser til papir i A4-størrelse med en kvalitet på 80 g/m². –– Støtte for og tilgjengelighet av oppførte spesifikasjoner og funksjonalitet varierer avhengig av operativsystem, applikasjoner, nettverksprotokoller samt nettverks- og systemkonfigurasjoner. –– Oppgitt levetid til forbruksartiklene er basert på spesifikke bruksforhold, slik som sidedekning for en bestemt papirstørrelse (5 % dekning på A4). Den faktiske levetiden til forbruksartiklene avhenger av bruk og andre utskriftsvariabler, inkludert sidedekning, sidestørrelse, medietype, kontinuerlig eller avbrutt utskrift, lufttemperatur og luftfuktighet. –– Noen av produktbildene inneholder valgfritt tilleggsutstyr. –– Spesifikasjoner og tilleggsutstyr er basert på informasjon som var tilgjengelig ved trykkingen, og kan endres uten varsel. –– Konica Minolta garanterer ikke at oppgitte priser eller spesifikasjoner er fri for feil. –– Alle merker og produktnavn kan være registrerte varemerker eller varemerker tilhørende sine respektive eiere, og anerkjennes herved.
Konica Minolta Business Solutions Norway AS Maridalsveien 323 0872 Oslo Norge Tlf.: 09400 Faks: 22 78 98 50 www.konicaminolta.no
07/2015
Din Konica Minolta Business Solutions Partner: