Dropp papiret med ViaWorks Rask og enkel overgang til digitalt system Et papirbasert system er ingen god løsning for dagens bedrifter. Det er store utgifter knyttet til oppbevaring og håndtering av papir, og man bruker ofte mye tid på å finne frem til de rette dokumentene. Derfor har mange selskaper investert i dokumentstyring og skanneteknologi fra Konica Minolta. Selv om mange kanskje har tatt steget mot et papirløst system, gjenstår det viktigste: Et indekseringssystem der brukerne kan søke etter og få tilgang til den informasjonen de trenger. Med et slikt system vil dere slippe bunkevis med papirer, og brukerne kan raskt og enkelt finne frem i all informasjonen.
ViaWorks fra VirtualWorks - gjør kunnskapen tilgjengelig ViaWorks er en indekseringsmotor som forbedrer Konica Minoltas skanneløsninger ved at brukerne raskt og trygt kan søke etter skannede dokumenter på lik linje med annen elektronisk informasjon. Nå er det slutt på nøye merking og organisering av skannede dokumenter. La rett og slett ViaWorks indeksere alt sammen ved hjelp av avansert OCRteknologi, så er innholdet straks tilgjengelig for brukerne som trenger det, og har tillatelse til å vise det.
For svært regulerte bransjer med stor papirflyt, for eksempel forsikring, rettsvesen, helsevesen, finans, bygg og offentlig forvaltning, er ViaWorks en enkel og målbar løsning som kan indeksere alle skannede data direkte – selv data som er lagret i dokumenter, tegninger, grafikkfiler eller e-postvedlegg – slik at innholdet er tilgjengelig når det trengs. For aller første gang kan kunnskapsarbeidere, kundebehandlere og prosessledere få tilgang til viktige data akkurat når de trenger det, og med godkjent tilgang gjennom et integrert og dynamisk sikkerhetssystem. Dette gir økt produktivitet, enkel håndtering av skannede dokumenter og bedre tilgjengelighet på dokumentert kunnskap. Uansett hvor langt dere er kommet på veien mot en papirløs bedrift, kan ViaWorks tilpasse, automatisere og få opp farten på prosessen.
ViaWorks fra VirtualWorks
Oversikt over løsningen ViaWorks lager automatisk en indeks over skannede dokumenter uten at det er behov for manuell merking. Alle skannede dokumenter er tilgjengelige fra samme sted – enten via bedriftens dokumentstyringssystem eller andre steder hvor elektronisk dokumentasjon lagres. Det oversiktlige oppsettet kan raskt og enkelt kombineres med eksisterende informasjonssystemer, og kan tas i bruk etter bare noen få dager.
Fordeler med ViaWorks Øker produktiviteten • Ett tilgangspunkt for alle skannede dokumenter og annet bedriftsinnhold, uansett hvor det er lagret. • Bruker mindre tid på å lete etter skannet innhold fordi man henter frem filene med ett klikk – inkludert informasjon i skannede dokumenter, tegninger, grafikkfiler og e-postmeldinger. • Brukerne kan selv velge hvilke enheter de vil bruke til å søke etter informasjonen de trenger, for eksempel iPad eller smarttelefon.
Enkel å integrere • Brukes sammen med skannesystemer fra Konica Minolta for å øke effektiviteten og få mest mulig ut av investeringen. • Ingen behov for manuell merking av dokumenter eller kostbare oppbevaringssystemer. VirtualWorks indekserer alt, katalogiserer det (uten løpende kostnader) og gjør innholdet tilgjengelig for godkjente brukere • Systemet benytter allerede eksisterende sikkerhetssytemer, for eksempel gjennom Active Directory, og sikrer at brukerne bare får tilgang til innhold de har tillatelse til å vise.
Lav driftsrisiko • Ferdig integrert og pakket programvare fjerner behovet for kostbar koding eller tilpassing. Rask utrulling innebærer at systemet kan tas i bruk i løpet av noen få dager. • Det modulbaserte systemet lar dere starte forsiktig og etterhvert som behovet melder seg, uansett antall brukere, dokumenter og lagringsplasser. • Får mest mulig ut av eksisterende investeringer innen DMS og skannesystemer ved å kombinere skannet innhold med annet bedriftsinnhold.
Takler utfordringen med papirløse systemer Det er lurt å velge et digitalt fremfor et papirbasert system. Da kan dere nemlig oppnå dette: • Bedre samsvar generelt og generell sikkerhetspolicy også for skannede dokumenter • Mindre fysisk plass til oppbevaring av dokumenter • Enklere å sende papirer elektronisk Men det holder ikke å skanne dokumenter og lagre dem i et dokumentstyringssystem.
Takler utfordringen med skanning Brukerne finner ikke det de trenger De fleste skanne- og DMS-systemer har begrensede indekseringsfunksjoner, i tillegg har de ofte egne sikkerhetsmekanismer og påloggingsrutiner. Brukerne må ikke bare endre måten de arbeider på, men de strever dessuten ofte med å finne det de trenger for å gjøre jobben. Dermed er det vanskelig for brukerne å godta løsningen.
Merkingen avgjør om brukerne finner skannede dokumenter Det er ofte kostbart å få tilgang til skannede dokumenter fordi de fleste systemer krever omfattende manuell merking av hvert enkelt dokument for at indeksen skal fungere. Dette er tidkrevende og dyrt – det er faktisk en av de største kostnadene ved skanning.
DMS kan ikke søke i skannede dokumenter Brukerne vil ofte søke etter spesifikk informasjon som ligger i skannede dokumenter, for eksempel bilder. De fleste DMS-systemer kan bare søke på dokumentnivå.
Øker sikkerheten Nå som alle dokumentene ligger på ett og samme digitale sted, blir det lettere å forhindre uautorisert tilgang.
Neste steget i den digitale overgangen Dere har investert i en skanneløsning fra Konica Minolta for å bli kvitt alle papirbunkene. ViaWorks er det neste avgjørende steget fordi den gjør at dere raskere, enklere og med bedre oversikt når frem til målet med et digitalt system. ViaWorks øker effektiviteten og reduserer kostnadene. Bruk Konica Minoltas løsning til å skanne papirdokumentene og lagre dem der dere vil – selv over flere lokasjoner og filområder. Bare skann og lagre, så tar ViaWorks seg av resten.
ViaWorks fra VirtualWorks
Slik fungerer ViaWorks ViaWorks takler utfordringen med å overføre informasjon fra papir til skannede dokumenter ved å sette inn et skjult virtualiseringslag for innholdet over hvert enkelt dokumentdatabase, og indekserer og registrerer alt innholdet i én enkelt fellesindeks. Deretter gjøres informasjonen tilgjengelig for de brukerne som er godkjent.
Skann med den Konica Minolta løsningen du foretrekker Dere kan skanne til alle filformater og trenger ikke tenke på manuell merking. ViaWorks bruker avansert OCR-teknologi til å indeksere selv den minste tekstsnutten som ligger lagret langt inni filene.
Lagre hvor dere vil Dere trenger ikke et kostbart dokumentstyringssystem. La bare ViaWorks indeksere alt sammen, så er det straks tilgjengelig for dem som trenger informasjonen.
Sikker tilgang En policystyrt godkjenningsinfrastruktur i sanntid (som er integrert med andre sikkerhetsordninger, slik som Active Directory) gir direkte sikkerhetskontroll. Hvis brukeren har tillatelse til å se et dokument, så vises det. Hvis ikke, vises det ikke.
Samle skannet innhold med alle andre data Med ViaWorks brukervennlige og ferdig integrerte kryssindekseringsprogrammer kan dere kombinere skannede data med alle bedriftens datalagre, både organiserte og uorganiserte, bak brannmuren eller ute i nettskyen. Dere bestemmer selv hvilke programmer og filservere som skal tas med, så vil våre kryssindekseringsprogrammer føre dem til fellesindeksen.
Fordelene med ViaWorks Mer produktive brukere Ett tilgangspunkt: Med ViaWorks tar det mindre tid å lete etter innhold ettersom brukerne har ett tilgangspunkt for alle skannede dokumenter (sammen med annet bedriftsinnhold), uavhengig av hvor innholdet er lagret. I tillegg til å indeksere alle skannede data kan dere integrere det med andre dokumenter, e-postmeldinger og vedlegg og dermed lage ett innholdssystem for hele bedriften. Henting med ett klikk: Med ViaWorks kan man søke dypt inni hvert enkelt skannet dokument – inkludert e-postvedlegg, tegninger, PDF-, JPG- og TIFF-filer. Med bare ett klikk kan brukerne få tilgang til og åpne originale kildedokumenter (uavhengig av antall) uten å måtte logge seg på arbeidsflyten for skanning eller DMSprogrammet.
Ingen større endring for IT Oversiktlig arkitektur: ViaWorks er en enkel løsning når dere skal gå over til et papirfritt kontormiljø. Dere trenger ikke ta i bruk kostbare merkeprogrammer for å finne frem til dokumentene. Dere trenger heller ikke å investere i nye datalagre eller be brukerne om å gjøre ting annerledes. Høy ytelse: ViaWorks fjerner indekseringsbyrden for hver enkelt og øker ytelsen i betydelig grad. Skannede data blir liggende der de er, og all indeksering foregår på en egen server samtidig som indeksen gjøres tilgjengelig for hver enkelt bruker. Helt trygt: ViaWorks hindrer brukerne i å hente ut data og dokumenter som de ikke har tillatelse til, ved å foreta en sikkerhetskontroll for hvert enkelt dataelement for å avdekke hvorvidt brukeren har de nødvendige tilgangene. Hvis brukeren har tillatelse til å se et dokument, så vises det i søkeresultatet. Hvis ikke, så vises ikke dokumentet. Denne sikkerhetsmetoden fungerer uansett, uten at man trenger omfattende og kostbare sikkerhetsløsninger.
Lav driftsrisiko Ferdig integrert og pakket programvare: ViaWorks er klar til bruk som den er, uten tidkrevende og kostbar systemintegrering. Ingen koding betyr raskere implementering, som raskt og enkelt kan håndteres av Konica Minoltas forhandler. ViaWorks kan installeres på noen få dager og er nyttig fra første dag. Få mer ut av eksisterende systemer: Få mest mulig ut av investeringen i eksisterende dokumentstyringssystemer og digitale skannesystemer, og velg papirfritt til en lavere kostnad. Spar penger på kostbare kunnskapsstyringssystemer eller få nye funksjoner til eksisterende DMS-systemer. Start forsiktig og øk raskt: Få en strategisk oversikt over viktig, skannet innhold som er vanskelig å indeksere, og inkluder deretter alle fillagre og programmer på huset eller i nettskyen. Med brukervennlige, ferdig integrerte kryssindekseringsprogrammer kan dere kombinere skannede data med annen bedriftsinformasjon fra e-postlagre, nettskyprogrammer, databaser, spesialprogrammer og intranettsystemer, inkludert SharePoint.
Tekniske spesifikasjoner Krav til software Operativsystem: Windows 2008, R2 (64-bit) Filsystem: NTFS IIS webserver: Internet Information Services (IIS) vil bli innstallert under installasjon
Krav til hardware # dokumenter
CPU
# kjerner
0 -100.000 100.000 500.000
-2.0GHz
2
4 GB 100 GB
-2.5GHz
2
4 GB 100 -150 GB
500.000 1. 000.000
-3.0GHz
4
6 GB 150 - 250 GB
Over 1.000.000
Over 3GHz
4+
8 GB 300 GB+
Konica Minolta Business Solutions Norway AS Maridalsveien 323 0872 Oslo Tel.: 09400 Faks: 22 78 98 50 www.konicaminolta.no
RAM
Ledig harddiskplass
Resultatet Overgangen fra papir til digitale dokumenter er det første steget mot en moderne bedrift. Med ViaWorks kan kunnskapsarbeiderne bli mer effektive og bedriften kan spare penger. Og de kan straks gå i gang med arbeidet, uten kostbar integrering eller koding av skannede papirer. .