YSoft SafeQ Kontrollert arbeidsflyt Kategori
Dokumentfangst og -håndtering
Kjennetegn –Dokumentfangst –Dokumentbehandling –Dokumentdistribusjon –Innholdstyring og dokumenthåndtering
EFFEKTIV SKANNINGSFLYT FOR EFFEKTIV DOKUMENTFANGST Evnen til å iverksette løsninger for dokumentfangst internt i selskapet, for å gjøre informasjonen tilgjengelig i alle bedriftsrelaterte sammenhenger er blitt stadig viktigere av mange grunner. Blant annet sikkerhet og innsyn, overensstemmelse og økt konkurranse. I Konica Minolta er vi klar over dette og prøver alltid å bringe effektive plattformer på markedet. Derfor arbeider vi sammen med Y Soft for å tilby YSoft SafeQ Workflow Suite - en altomfattende løsning som gir svar på alle de omtalte utfordringene.
Dokumentfangst vil si å skanne et fysisk dokument for så å lagre det som et digitalt bilde – i utgangspunktet en enkel prosess. Men når man tar i betraktning de store mengdene med informasjon som daglig genereres i en organisasjon, er det vanligvis ikke tilstrekkelige å bare lage et digitalt bilde for drive bedriften effektivt. Derfor krever fangst av papirbaserte dokumenter alltid optisk tekstgjenkjenning, eller OCR (optical character recognition), som gjør at man kan lese, redigere, forandre og integrere digitalisert informasjon inn i informasjonssystemene i bedriften, slik som Microsoft SharePoint. Mange organisasjoner strever med å håndtere digitalt innhold bedre, men får ikke utbytte av digitaliseringen, fordi det kan være tungvint å lage digital arbeidsflyt, og mange brukere blir ofte frustrert av å måtte forholde seg til mange menyvalg for å finne den ønskede skannefunksjonen.
Med styrt arbeidsflyt, bidrar YSoft SafeQ til å fjerne det komplekse mangfoldet i skanningen, både for administratorer og brukere. YSoft SafeQ gir administratorene forhåndsdefinerte maler som gjør det lettere å lage arbeidsflyt tilpasset brukere og brukergrupper. Den enkle menyen i YSoft SafeQ gjør valgene ved skanning enklere for brukerne, man unngår uklarheter, dokumentene fanges lettere og de blir lettere å distribuere til autoriserte mottakere. YSoft SafeQ benytter sofistikert teknologi til fangst og behandling av digitalt innhold. Optisk tekstgjenkjenning (OCR) i verdensklasse og bilderengjøring gir klar og presis datafangst. Vanlig filformat – inkludert sikker PDF og PDF/a og ISO standard egnet for arkivering – og manipulering av resultatfiler, som tilleggssider, fører digital arbeidsflyt til økt produktivitet, slik bedriftene forventer.
DATABLAD YSoft SafeQ Styrt arbeidsflyt
NØKKEL EGENSKAPER Dokumentfangst – Integrert på MFP-enheten: Arbeidsflyten starter direkte på panelet på MFP-en der tilleggsinformasjon som dokumentnavn, grunnleggende metadata og skannedestinasjonen oppgis. – Sikker MFP-tilgang: Brukere må autentisere seg med kort, Pin-kode, brukernavn/passord eller en kombinasjon av dette for å beskytte seg mot ikke-autorisert bruk. – Begrenset tilgang til skannealternativer: Administratorer kan tildele skanningsrettigheter individuelt til ulike brukere.
Dokumentbehandling – Strekkodegjenkjenning: Den integrerte strekkodeleseren leser 1D-strekkoder, slik at tallene kan brukes videre i behandlingen av dokumentet. – Pålitelig tekstgjenkjenning med OCR: Applikasjonen inkluderer en OCR-motor i verdensklasse, har funksjon for bilderengjøring, gjør at man kan tilføye sider og aktiverer oppretting av søkbare PDF-DOC, XLS-filer. – Bildeforbedring: Skannede dokumenter blir optimalisert på flere måter, som gjennom fjerning av blanke sider og oppretting av skeive dokumenter: Hvis et dokument ikke har blir skannet inn helt rett, vil det digitale bildet automatisk justere seg og det skannede resultatet blir forbedret. – Markering av tekstnavn: Brukeren kan markere en bestemt tekst i originaldokumenter med markeringspenner. Avhengig av markeringspennens farge kan denne teksten enten brukes som filnavn, dokument metadata eller ganske enkelt slettes fra den digitale kopien.
Dokumentdistribusjon – Velge mapper: På panelet på MFP-en kan brukeren velge mappen der dokumentet skal lagres. – Skanningsalternativer: Skanne til e-post eller egen mappe. Forhåndsdefinerte steder kan velges som innstilling via scripts. - Sikker skanning med ett klikk: Sikker skanning er mulig til forhåndsdefinert SharePoint og Dropbox Business / Dropbox Enterprise dokumentarkiv. – Eksterne tilkoblinger: I tillegg til SharePoint og Dropbox, er det er voksende arkiv av tilkoblinger til tredjepartsapplikasjoner, på betingede eller nettskydestinasjoner som Box for Business, Google Drive og Microsoft One Drive for Business.
Tilleggsegenskaper: Rapportering – Forhåndsdefinert eller tilpasset rapport styring – Administrative og grønne rapporter – Sentralrapportering tilgjengelig for lang varige trendanalyser
DATABLAD YSoft SafeQ Styrt arbeidsflyt
ARBEIDSFLYT FANGE
BEHANDLE
LEVERE
Autorisert bruker velger skannet arbeidsflyt, sender inn metadata og skanner et papirdokument
YSoft SafeQ OCR-er og velger annen behandling for skannet dokument
Mange leveringsdestinasjoner
Dropbox
OCRSharePoint
Bruker MFP-klient
YSoft SafeQ-server
E-post
Lokalt/Nettverksfilsystem
TEKNISKE SPESIFIKASJONER ANBEFALT MASKINVARE
STØTTEDE SPRÅK
Minne 2 GB ledig RAM; 4 GB anbefalt Harddiskplass 20 GB Egnet tilkobling for lagring, f.eks. med en kapasitet på minst 120 Mb/s og 100 IOPS for 50 enheter. Kontakt din lokale servicerepresentant for dine individuelle krav. CPU Dual Core 2 GHz prosessor eller høyere Nettverk 1 Gbit/s Ytterligere informasjon Alternativt installasjon av en VM med minst 2 kjerner og minnereservasjon satt til maks. allokering av RAM
Brukergrensesnitt YSoft SafeQ Kunde: Engelsk, fransk, japansk, kinesisk (forenklet), polsk, russisk, slovakisk, spansk, tsjekkisk, tysk, ungarsk Eksterne og integrerte terminaler: Bulgarsk, dansk, engelsk, estisk, finsk, fransk, italiensk, japansk, georgisk, gresk, kasakhisk, kinesisk (forenklet/ tradisjonell), koreansk, kroatisk, latvisk, litauisk, nederlandsk, norsk, polsk, portugisisk (Brasil/Portugal), rumensk, russisk, serbisk (kyrillisk/latinsk), slovakisk, slovensk, spansk, thai, tsjekkisk, tyrkisk, tysk, ukrainsk, ungarsk Administrator- Engelsk, fransk, japansk, kinesisk (forenklet), polsk, grensesnitt portugisisk (Brasil/Portugal), russisk, slovakisk, spansk, tsjekkisk, tysk, ungarsk
OPERATIVSYSTEMER Windows Server 2008 (32/64) Windows Server 2008 R2 SP1 (32/64) Windows Server 2012 (64)
Støtte for og tilgjengelighet av oppførte spesifikasjoner og funksjonalitet varierer avhengig av operativsystem, applikasjoner, nettverksprotokoller samt nettverks- og systemkonfigurasjoner.
Konica Minolta Business Solutions Norge AS Nydalsveien 26 0484 Oslo Norge www.konicaminolta.no
05/2016
Operativsystemer