Ysoft safeq suite brochure safeq no web by Konica Minolta Business Solutions Norway AS

YSoft SafeQ ENTERPRISE SUITE Kategorier

Dokumentfangst og -håndtering

Resultat Styring

Moduler

Bruker- og kostnadsstyring

Sikkerhet

–– –– –– –– –– –– –– ––

YSoft SafeQ Authentication YSoft SafeQ Print Roaming YSoft SafeQ Reporting YSoft SafeQ Rule-based Printing YSoft SafeQ Credit and Billing YSoft SafeQ Mobile Print YSoft SafeQ Core Workflows YSoft SafeQ Advanced Workflows

FOKUS PÅ SMARTERE MÅTER Å JOBBE PÅ Dagens bedrifter ser etter smartere måter å jobbe på når de velger kontorløsninger. Det er viktig å redusere utgiftene, øke produktiviteten og sikringen av innhold – uansett hvordan organisasjonen stiller seg til å optimalisere utskriftstyring og digitalisering. En smartere måte å jobbe på betyr en enklere tilnærming til prestasjonsløsninger. YSoft fanger opp disse behovene og presenterer den mest omfattende og fleksible plattformen for både store og små/middels store bedrifter. YSoft SafeQ-plattformen er en utskrifts- og dokumentstyringsløsning designet for å møte organisasjonenes voksende behov for effektiv håndtering og redusering av utskriftstjenester, for å lage mer effektiv digital arbeidsflyt og for å øke dokumentsikkerheten. YSoft SafeQ er en svært skalerbar og omfattende løsning for utskriftsstyring, som tilbyr tilnærmet alt man måtte ønske med hensyn til effektivitet og fleksibilitet på kontoret. Takket være den modulbaserte oppbyggingen, kan denne programpakken konfigureres nøyaktig til brukernes behov. I tillegg kan de ulike YSoft SafeQ-modulene kjøpes og installeres hver for seg, eller i kombinasjon ved behov.

YSoft SafeQ Enterprise Suite passer for deg hvis din organisasjon har krav som disse: –– Du ønsker å redusere kostnadene til utskrifter og liknende i hele selskapet. Samtidig må alle ansatte kunne skrive ut og kopiere, selv når en skriver er utilgjengelig. –– Du må rapportere hvem som skriver ut hva, når, hvor mye og hvor, for å sikre at bare jobbrelaterte dokumenter skrives ut og at alle kostnader blir allokert til den som skriver ut jobben. –– Du ønsker å sikre hele skrivermiljøet, fjerne uautorisert tilgang til konfidensielle dokumenter og kritisk forretningsinformasjon.

–– Du har behov for at alle avdelingskontorer er tilkoblet, slik at brukerne kan skrive ut dokumenter på alle skriverne i nettverket. –– Du ønsker å forenkle skanning og arbeidsflyt for dokumenter i hele bedriften. –– Du vil styre digitaliseringen fremover i ulike prosesser og arbeidsrutiner. –– Du ønsker å øke den generelle effektiviteten ved å gjøre arbeidsflyten mer automatisk. Kort sagt forventes det at du skal administrere og beskytte virksomhetens skriverinfrastruktur på en effektiv måte – og det er nettopp dette YSoft SafeQ kan hjelpe deg med!

YSoft SafeQ ENTERPRISE SUITE 3

YSoft SafeQ ENTERPRISE SUITE Den modulbaserte oppbyggingen gjør YSoft SafeQ Enterprise Suite til en svært anvendelig administrasjonsløsning, som tilbyr fleksibilitet og omfattende funksjonalitet, og sikrer at nesten alle brukerkrav blir oppfylt. Installert på virksomhetens servere kan denne løsningen spore alle utskriftsjobber sendt ut på nettverket, og det er ikke bare multifunksjonsmaskiner og skrivere som kan administreres med YSoft SafeQ. Funksjonene for overvåkning og utskriftskvoter kan også dekke lokale skrivere, slik at administrator får full oversikt over hva som skrives ut når, av hvem og på hvilken enhet. YSoft SafeQ Enterprise Suite er utstyrt med et koordinert webbasert administratorgrensesnitt som er svært intuitivt, takket være et instrumentpanel som kan spesialtilpasses. Dette gir enkel administrasjon av virksomhetens skriverløsningen uten en bratt læringskurve. Brukerne drar fordel av sikker utskrift fordi utskriftsjobber blir ikke liggende i utskuffen, hvor de kan havne i gale hender. YSoft SafeQ Enterprise Suite består totalt av syv selvstendige moduler, som sammen sikrer maksimal fleksibilitet og skalerbarhet:

YSoft SafeQ Suites and shared-moduler

MODULER

YSoft SafeQ YSoft SafeQ Print Enterprise Suite Management Suite

YSoft SafeQ Workflow Suite

Mobile Print

I nettskyen

Print Roaming

Credit and Billing

Kreditt og fakturering

Rapportering

Core Workflows

Sentrale arbeidsflytfunksjoner

Regelbasert utskrift

Autentisering

Avansert arbeidsflyt

I nettskyen Print Roaming

–– YSoft SafeQ Authentication tilbyr praktisk brukerautentisering på utskriftsenheter ved hjelp av brukernavn og passord, PIN-kode eller ID-kort, for økt sikkerhet. –– YSoft SafeQ Print Roaming lar brukerne sende utskriftsjobber til enhver skriver innenfor nettverket og foreta utskriften når og hvor det måtte passe. –– YSoft SafeQ Reporting tar hånd om sporing og telling av alle jobber, for virksomheter som ønsker å holde oversikt over "hvem/hva/hvor/når" i hele skrivermiljøet. –– YSoft SafeQ Rule-based Printing (RBP) setter administratoren i stand til å definere individuelle regler for forskjellige brukere, for eksempel begrense tilgang for bestemte brukere til fargeutskrift eller sette tosidig utskrift som obligatorisk. –– YSoft SafeQ Credit and Billing er en nødvendig modul for utdanningsinstitusjoner og prosjektbaserte miljøer hvor kostnader til utskrift, skanning og kopiering skal belastes kilden. –– YSoft SafeQ Core Workflows gir funksjoner for skannerstyring, inkludert Skann-Hjem-mappe, Skann-til-epost, Ett-klikk-skanning. Og i tilfeller der standardfunksjonene ikke er tilstrekkelig, kan brukerne skape sine egne tilpassede skanne-scripts. –– YSoft SafeQ Mobile Print lar brukerne sende utskriftsjobber fra mobile enheter via e-post eller en webside, en funksjonalitet som øker mobiliteten og gir større fleksibilitet ved at de slipper å sette seg ved en PC for å sende en utskrift. –– YSoft SafeQ Advanced Workflows har mange avanserte egenskaper, inkludert ordklasse OCRfunksjon, bildejustering, fjerning av blanke ark, fremheving av tekstmerking, søkbare PDF, Microsoft Word og Microsoft Excel.

Dessuten tilbyr YSoft SafeQ koblinger for å forbedre funksjonene med et voksende arkiv av valgfrie koblinger til tredjeparter, on-premise og skylagring som Box for Business, Google Drive og Microsoft OneDrive.

YSoft SafeQ AUTHENTICATION 4

AUTENTISERING: FORHINDRE UAUTORISERT TILGANG En stor utfordring som alle selskaper før eller senere står overfor er hvordan de skal sikre dokumenter og bedriftsinterne data. Dette innebærer at utskriftsenheter må være blokkert mot uautorisert tilgang, ved at brukerne må autentisere seg på MFP-enheten enten ved hjelp av PIN-kode, ID-kort eller brukernavn og passord, før de kan skrive ut, kopiere eller skanne dokumentene sine.

Din situasjon: –– Du ønsker å ha kontroll på hvem som skriver ut. –– Du trenger å fjerne enhver mulighet for at utskrifter skal bli liggende i utskuffer. –– Du må forhindre uautoriserte brukere fra å sende skannede dokumenter til mottakere utenfor virksomheten.

Vår løsning: YSoft SafeQ Authentication YSoft SafeQ Authentication-modulen hjelper organisasjoner med å forbedre sikkerhetsnivået for utskriftene. Den forhindrer ukontrollert tilgang til apparatene ved å blokkere dem helt til brukeren blir autentisert. Dette er mulig enten på den integrerte terminalen, eller via en ekstern terminal tilkoblet enheten. En ekstra fordel er at brukere som autentiseres via et ID-kort kan benytte kortets selvregistrering når de først bruker YSoft SafeQ.

Fordelene: –– Kritisk informasjon og sensitiv bedriftsinformasjon blir sikret og beskyttet mot å falle i gale hender. –– Bare de som er autoriserte har tilgang, noe som redusere brudd på sikkerhetsrutinene. –– Du kan kontinuerlig holde oversikten over hvem som skriver ut og hvor mye.

YSoft SafeQ PRINT ROAMING 5

PRINT ROAMING: UTSKRIFT FRA HVOR OG NÅR SOM HELST Globale selskaper må sikre seg fleksibilitet i driften. Med hensyn til dokumentproduksjon og -styring inkluderer dette ideelt sett at man sender utskriftsjobber fra ett av avdelingskontorene, før man behandler og skriver ut jobben på et annet avdelingskontor.

Din situasjon: –– Du ønsker ikke at dokumentproduksjonen skal være begrenset til en enkelt bygning eller ett sted. –– Du forventer at de ansatte skal kunne sende inn utskriftsjobber på ett sted, og deretter ved behov frigi og skrive ut dokumentene et annet sted. –– Du har behov for denne funksjonaliteten for å øke effektiviteten i skrivernettverket og jobbe uavhengig av geografisk avstand.

Vår løsning: YSoft SafeQ Print Roaming* Med YSoft SafeQ Print Roaming kan brukerne sende utskriftsjobber fra ett sted og produsere dokumentene ved behov, uansett hvor dette måtte være innenfor organisasjonen. Uavhengig av om dette er et annet kontor, en

annen bygning eller et sted på et annet kontinent, kan brukerne frigi jobbene helt uten geografiske begrensninger. YSoft SafeQ tilbyr denne funksjonaliteten gjennom en unik teknologi som krever svært liten båndbredde til overføring av data. Nylig forbedret med kundebasert Print Roaming, kan YSoft SafeQ minske antallet utskriftsservere ved å bruke arbeidsstasjoner.

Fordelene: –– Praktisk og tidsbesparende henting av utskriftsjobber fra valgt skriver uavhengig av geografisk plassering. –– Enkel og direkte utskrift av samme jobb flere ganger takket være muligheten til å gjøre ofte bruke dokumenter til favoritter. –– Forbedret samarbeid takket være nyttig deling av skriverkøer innenfor et team eller avdeling.

* krever YSoft SafeQ Authentication

SAFEQ REPORTING 6

RAPPORTERING: FÅ KONTROLL PÅ UTGIFTENE MED UTSKRIFTS- OG SKANNEOVERVÅKING Overvåkning av de ansattes utskriftsjobber og den samlede ytelsen til skriverinfrastrukturen i organisasjonen, med sikte på langsiktig kostnadsreduksjon.

Din situasjon: –– Du har behov for å kontrollere at utskriftskostnadene forblir innenfor det avsatte budsjettet. –– Du ønsker å vite hvilke avdelinger, tjenester og brukere som er ansvarlig for kostnadene. –– Du har regelmessig behov for å generere rapporter, helst uten manuelle oppgaver, som dekker alle avdelingskontorer og datterselskaper. –– Du har behov for å sette sammen omfattende, men brukervennlige rapporter for ledelsen.

Vår løsning: YSoft SafeQ Reporting Få utskriftskostnadene under kontroll med YSoft SafeQ Reporting: som et sentralt installert rapporteringsverktøy kan det spore all utskriftsaktivitet gjennom hele organisasjonen og fremskaffe detaljerte oversikten presentert i tabeller og diagrammer. YSoft SafeQ overvåker alle utskrifts-, kopierings- og skannejobber* og samler inn detaljert informasjon om hver jobb. Dette inkluderer jobbnavn og dato, forhåndsvisning av første side, antall sider og tonerdekning. Denne informasjonen kan brukes til å opprette omfattende rapporter med bare noen få klikk. I tillegg er det også mulig å generere lederrapporter, med en nyttig og dekkende oversikt over hele skrivermiljøet fordelt

på kostnadssteder, enheter eller brukere, slik at man ser hvem som forårsaker hvilke kostnader. En annen nyttig funksjon i YSoft SafeQ er miljørapporter, som viser effekten dine besparelser har på forbruket av tremasse, forbruk av vann og CO2-utslipp. Rapporter kan være på årsbasis, kvartalsvise eller månedlige og kan inkludere firmalogoen. Disse rapportene kan eksporteres til ulike filformater for enkel deling, inkludert PDF, HTML og DOC.

Fordelene: –– Mulighet til å optimalisere den samlede effektiviteten på bakgrunn av detaljerte rapporter, som viser hvor utskriftskostnadene oppstår. –– Få detaljert oversikt over ratioen mellom utskrift og skanning. –– Tidsbesparelser for administratoren takket være automatiske rapportinnstillinger og videresending av rapporter via e-post til forhåndsvalgte brukere. –– Øyeblikkelig generering av omfattende og skreddersydde rapporter tilpasset ledelsen. –– Enkel oppretting av miljørapporter, for eksempel for CSR og lignende dokumentasjon, som viser mengde ressurser som virksomheten sparer ved å bruke YSoft SafeQ.

YSoft SafeQ RULE-BASED PRINTING 7

REGELBASERT UTSKRIFT: SPART PENGER OG FÅ KONTROLL MED REGLEBASERT UTSKRIFT Regelbasert utskrift er sentralt for virksomheter som ønsker å administrere skriverinfrastrukturen effektivt og dermed redusere de samlede utskriftskostnadene.

Din situasjon: –– Du ønsker å stille inn og kontrollere regler som optimaliserer arbeidsflyten. –– Du har behov for å redusere kostnaden med utskrift ved å kontrollere hva og hvordan brukerne skriver ut. –– Du ønsker å unngå fargeutskrift, for å redusere tonerkostnader. –– Du ønsker å unngå utskrift av e-post. Hvis det er nødvendig å skrive ut en e-post vil du at disse bare skal skrives ut i sort/hvitt.

Vår løsning: YSoft SafeQ Rule-based Printing YSoft SafeQ Rule-based Printing er den riktige modulen for alle som ønsker å kunne redusere utskriftskostnadene på en rask, sikker og effektiv måte. Du har valget mellom en rekke forskjellige brukerroller, som kan benyttes på individuelle brukere eller brukergrupper. YSoft SafeQ benytter deretter

de definerte reglene på alle innkommende jobber fra den bestemte brukeren eller brukergruppen, og jobbene blir bare skrevet ut hvis de overholder reglene. Alle utskriftsjobber som ikke tilfredsstiller de definerte vilkårene blir avvist, med tilhørende melding til brukeren. Denne funksjonaliteten gjør YSoft SafeQ Rule-based Printing til det perfekte verktøy for alle som ønsker å få utskriftskostnadene under kontroll.

Fordelene: –– Effektiv reduksjon i de samlede utskriftskostnadene ved hjelp av utskriftsregler, som f.eks. kun tilgang til utskrift i sort/hvitt. –– Effektiv utnyttelse av hele skriverparken ved at jobbene sendes til egnede enheter, f.eks. at store jobber sendes til enheter tilpasset store volum. –– Styrket konfidensialitet med automatisk bruk av vannmerker på dokumenter med sensitiv eller kritisk innhold.

YSOFT SAFEQ CREDIT AND BILLING 8

CREDIT AND BILLING: ENKEL BETALING MED BETALING PER UTSKRIFT Utdanningsinstitusjoner som universiteter, biblioteker og lignende må kunne tilby utskrift, kopiering og skanning, samtidig som de må kunne ta betalt for disse tjenestene.

Din situasjon: –– Du må kunne forhindre brukere fra å skrive ut, kopiere eller skanne uten å betale for det. –– Du trenger å bruke individuelle pristabeller på forskjellige brukergrupper. –– Du ønsker å tilby brukerne muligheten til gjøre innbetalinger til sine kontoer via nettbetalingsløsninger (for eksempel PayPal) eller betale kontant i en terminal.

Vår løsning: YSoft SafeQ Credit and Billing YSoft SafeQ Credit and Billing er en brukervennlig løsning for å deponere penger på eksisterende kontoer. Disse pengene kan brukes til å kjøpe tjenester i hele organisasjonen, for eksempel et måltid eller en kaffe i universitetets kantine. Fordelene for brukerne inkluderer en lang rekke administrerte skrivertjenester, inkludert en praktisk betal per utskrifttjeneste, samt muligheten til å frigi jobber på alle skriver i nettverket.

Ulike innbetalingsløsninger er mulig med YSoft SafeQ Credit and Billing: –– Påfylling via operatør: Brukerne kan oppsøke et kontor og betale en operatør, som krediterer brukerens konto med beløpet. –– Selvbetjent påfylling: Dette involverer en YSoft betalingsmaskin, som brukerne må mate med mynter og sedler. –– Nettbetaling: Brukere kan etterfylle sine kontoer via PayPal eller andre betalingsløsninger.

Fordelene: –– Redusert administrasjon til tross for øke fleksibilitet: enkel innføring av individuelle prisplaner for ulike brukere, kostnadssteder og/eller utskriftsenheter. –– Tidsbesparelser og høy brukervennlighet med fleksibel oppfylling av kontoer, inkludert fra nettet.

YSoft SafeQ MOBILE PRINT 9

I NETTSKYEN: FLEKSIBILITET OG EFFEKTIVITET FOR DINE MOBILE MEDARBEIDERE Dagens fleksible og innovative arbeidsmiljøer er ikke lenger avhengig av arbeidsstasjoner plassert ut på kontoret. Kontoransatte arbeider i økende grad fra sine mobile enheter.

Din situasjon: –– Du ønsker å gi de ansatte større fleksibilitet ved utskrift, dette er særlig viktig for selgere som reiser mye og som trenger å skrive ut ved alle avdelingskontorer. –– Du og dine ansatte må uten planlegging kunne skrive ut på forskjellige kontorer, for eksempel dokumenter som kommer i siste øyeblikk til et møte.

Vår løsning: YSoft SafeQ Mobile Print YSoft SafeQ Mobile Print tilbyr deg alle fordelene med dagens moderne og mobile arbeidsmåte: Start utskrift når og hvor det måtte passe og hent dokumentene dine når du trenger dem på fritt valgt skriver. Takket være den innebygde dokumentkonverteringen, er det ikke behov for MS Office eller LibreOffice, noe som gir ytterligere besparelser. YSoft SafeQ Mobile Print kan levere maksimal fleksibilitet og effektivitet, og sikre at brukerne slipper å måtte skrive ut fra en arbeidsstasjon.

Fordelene: –– Med muligheten til å sende jobber når som helst og fra hvor som helst, får brukerne friheten til å jobbe der det måtte passe. –– Forbedret mobilitet og fleksibilitet takket være at brukeren blir mindre avhengig av arbeidsplassen, gir økt effektivitet og produktivitet. –– Praktisk og enkel å bruke med e-postutsendelse, opplasting av utskriftjobber via netter, og ved å sende dokumenter fra iOSenheter via egne utskriftsfuksjoner integrert i iOS og OS X-enheter. Og siden ingen App er nødvendig på kundenes enheter sparer man tid samtidig som løsningen er svært effektiv.

YSOFT SAFEQ MANAGED WORKFLOWS 10

YSOFT SAFEQ MANAGED WORKFLOWS: ARBEIDSFLYT FOR SKANNING SOM STØTTER DIGITALISERING I tillegg til utskrift og kopiering av dokumenter, er arbeidsflyt for digitale dokumenter en viktig del av altomfattende utskriftsstyring. I dagens samfunn er slike egenskaper svært viktige i de fleste arbeidsmiljøer for å skaffe fremdrift i digital arbeidsflyt som igjen sørger for mer effektiv og smart levering.

Din situasjon: –– Du ønsker å få mer automatikk i prosessene som involverer arbeidsflyt for dokumentfangst. –– Du trenger en effektiv og omfattende skannefunksjon som fremmer distribusjon og deling av dokumenter over hele organisasjonen. –– Du ønsker å forenkle skanneprosessen både for brukere og administratorer.

Vår løsning: YSoft SafeQ Managed Workflows* YSoft SafeQ lar deg ikke bare administrere og holde oversikt over alle utskriftsoperasjoner, men dekker også alle skanneoperasjoner. Dette har blitt virkeliggjort ved å kombinere kjernemoduler fra YSoft SafeQ Print Management Suite med spesifikke arbeidsflytmoduler fra YSoft SafeQ Workflow Suite. Dette sørger for avanserte skanneregenskaper, inkludert ordklasse OCR, bildejustering, strekkodeleser, mappesøking, et voksende arkiv av valgfrie koblinger til tredjepartsapplikasjoner som OneDrive, Google Drive eller Box for praktisk lagring av dokumenter der. Videre kan individuell arbeidsflyt av skanning opprettes basert på bestemte enheter, beliggenheter, brukere, roller og avdelinger. I tilfelle

denne funksjonen ikke skulle være tilstrekkelig til å dekke dine krav, finnes det også en skann til script-funksjon, som kan benyttes til å starte en bestemte arbeidsflyt. –– Core workflows* – Standard i YSoft SafeQ Print Management Suite, denne modulen dekker behovet for grunnleggende fangstjobber som skann-til-epost, skann-hjem, ett-klikk-skanning. Skann-til- scriptfuksjonen lar deg også lage tilpasset arbeidsflyt for skanning. –– Advanced workflows* – Denne modulen tilbyr førsteklasses fangstegenskaper som en avansert OCR-motor, søkbare PDF, MS Word, MS Excel, fjerning av blanke sider, bildejustering, tilføying av sider, i tillegg til en helt spesiell egenskap som kalles fremheving av tekstmerking som lar brukerne markere bestemt tekst i originaldokumentet med farget tusj. Avhengig av fargen på tusjen blir enten teksten brukt som filnavn, dokument metadata eller bare redigert fra den digitale kopien. YSoft SafeQs Managed Workflows forenkler skanningen både for administratorer og brukere. For administratorer gir YSoft SafeQ forhåndsdefinerte maler som forenkler arbeidsflyten for brukere og grupper. For brukerne gjør YSoft SafeQsenkle meny jobben med velge skanning enkel, og den fjerner forvirringen som sørger for at dokumentene fanges riktig og distribueres til autoriserte mottakere.

Fordelene: –– Strømlinjeformede hverdagsrutiner for kontoret med økt effektivitet takket være forhåndsdefinerte maler for arbeidsflyt og tilpasset arbeidsflyt for skanning. –– Mer produktivt og mer praktisk for brukere med en enkel intuitiv meny som gjøre valgene for skanning enkle, fjerner forvirring og sørger for at dokumentene blir fanget og distribuert til bestemte mottakere. –– Enkel deling av dokumenter via skanning til SharePoint og Dropbox for Business eller med valgfrie koblinger til populære On-Premise eller skylagring og systemer for gjenvinning som Box for Business, Google Drive og Microsoft OneDrive.

* krever YSoft SafeQ Authentication

YSoft SafeQ SUITE 11

ARBEIDSFLYT MILANO

Sentralstyring

ID-kort

I nettskyen

Nettverksenhet

Skanning, utskrift og kopiering

NEW YORK Jobb roaming til forskjel lige steder

E-post

Brukernavn/ passord

Nettverksenhet

Skanning, utskrift og kopiering

TOKYO Opplasting til nettet

Kreditt og fakturering YSoft SafeQ-server PINkode

Arbeidsstasjon/ bærbar Kundebasert print roaming

Nettverksenhet

Skanning, utskrift og kopiering

YSoft SafeQ ENTERPRISE SUITE 12

–– Document Capture & Management Workflow Suite-modulene styrer dokumentfangst, behandling og fordeling av innhold fra alle multifuksjonsenheter til autoriserte mottakere basert på bedriftens utskriftspolicy. –– Støtter sentral administrasjon av utskriftskø og egenskaper for køene, for å balansere belastning på ulike enheter, basert på bedriftens retningslinjer. –– Det er enkelt å få full oversikt over bruk og kostnader med sentral administrasjon av brukergrupper og kostnadssteder. –– Med enkel definering av tilgangsregler for brukerne og sentral overvåkning av brukeraktiviteter, blir risikoen for ukontrollert tilgang til virksomhetens utstyr og konfidensielle data sterkt redusert.

Konica Minoltas applikasjonsportefølje består av tolv kategorier. For å finne ut mer om de andre kategoriene og hele sortimentet av applikasjoner, kan du skanne denne QR-koden.

Konica Minolta Business Solutions Norge AS Nydalsveien 26 0484 Oslo Norge www.konicaminolta.no

06/2016

http://www.konicaminolta.no/no/ business-solutions/produkter/ programvare-loesninger.html