))**))مراحل المشروع((**(( إن كل مشاريع التصميم والنشاء تمر من خل ل مراحل معينة منذ بدايتها وحتى نهايتها ،مع متغيرات تعتمد على طبيعة العمل ،احتياجات المالك ،ونوع العقد. يوجد بعض المراحل في دورة المشروع يمكن اعتبارها عامة لمعظم مشاريع التصميم والنشاء
وهي: (1مرحلة التخطيط )ما قبل التصميم(. (2مرحلة التصميم: التصاميم الولية. تطوير التصاميم. الوثائق التنفيذية أو التصاميم النهائية. (3مرحلة طرح المناقصة/إحالة العطاءات للتقييم. (4مرحلة التنفيذ. (5مرحلة مابعد التنفيذ. *** تسنناقش مراحل المشروع المختلفة ،ودور ومسؤوليات المالك ،المهندس التستشاري ،والمقاو ل خل ل دورة عمر المشروع ،كما تسنتناو ل الوثائق التي يتم إنجازها في كل مرحلة من هذه المراحل.
(1مرحلة التخطيط : إن جميع المشاريع بغض النظر عن طبيعتها أو حجمها تبدأ بفكرة أو بحاجة ،فقد تنشأ فكرة لدى مستثمر )المالك( لنشاء مجمع تجاري أو قد تقوم وزارة التربية والتعليم )المالك( بطلب توتسعة لحدى المدارس لتلبية احتياجات السكان المتزايدة ،وقد تقوم إدارة الطرق )المالك( باقتراح تعبيد طريق معين لحاجة الناس إليه وأهميته. قد يقوم المالك بإجراء فعالية واحدة أو عدة فعاليات ضمن هذه المرحلة أو قد يوكل القيام بهذه الفعاليات إلى شركات هندتسية متخصصة للتصميم والدراتسة ) الجدوى القتصادية ،المالية ،الميزانية ،تحليلت الموقع ،دراتسة الثر البيئي(. إن دراتسات الجدوى القتصادية تساعد المالك على التعرف على الظروف السائدة والتوقعات المستقبلية والحتياجات الخاصة؛ *** على سبيل المثال : تقوم شركة كبرى متخصصة في مجا ل الفندقة ،قبل رصدها مبالغ لمشروع إنشاء فندق ،بدراتسة وتقييم الوضع القتصادي ،نمو السكان ،الحركة السياحية ،ودراتسة أوضاع الفنادق المنافسة ومدى أشغالها ،وكذلك أتسعار التشييد المحلية. إن مثل هذه المعلومات تساعد في تحديد إذا كانت هذه الفكرة مجدية اقتصاديا وإذا كانت كلفة النشاء وكلفة التشغيل والرباح المتوقعة تتضمن نتائج مرضية لمثل هذا التستثمار ،حيث إن عملية التخطيط بما فيها دراتسة الجدوى القتصادية تؤتسس برنامجاً لمتطلبات التصميم ) على تسبيل المثا ل :نوع المنشأة ،عدد الغرف ،نوع الخدمات( .....
(2مرحلة التصميم 1
أ -مرحلة التصاميم الولية : يقوم المهندس المستشار بمراجعة وتقييم برنامج المالك والميزانية المرصودة ويناقش خيارات متعددة للتصميم والتنفيذ بناء ًا على تلك المعطيات ،وحسبما يتم التفاق عليه يقوم المستشار بإعداد التصاميم الولية وقد تتضمن هذه التصاميم مخططات أولية بمقياس صغير ،واجهات ،منحنيات ،ووثائق أخرى عديدة تصف بشكل عام العما ل ،والعلقة بين أجزاء المشاريع بعضها ببعض كما تصف بشكل عام نوع النشاءات والمعدات المقترحة، وخل ل هذه المرحلة يمكن تحديد مخطط الموقع العام كما يمكن تحديد المساحات وعلقاتها ببعضها البعض بشكل وبالضافة عام كما يتم تحديد طرق التصميم النشائية والمعمارية والميكانيكية والكهربائية...............، لما تسبق يتم إعداد بعض الوثائق التي تتضمن وصفاً ابتدائياً للمشروع وكذلك تقدير الكلفة الولية للمشروع والطر العامة لمواصفات المواد التي تسيتم اتستخدامها.
ب -مرحلة تطوير التصاميم )اتستخدام أتساليب الهندتسة القيمية(: تبدأ هذه المرحلة بعد موافقة المالك على التصاميم الولية وأية تعديلت ضرورية على برنامج العمل أو الميزانية المطروحة ،وفي هذه المرحلة تتحو ل العلقة من العمومية إلى التفصيل والتعديلت. تلخص هذه المرحلة وتصف بشكل دقيق طبيعة وحجم المشروع بما في ذلك مكوناته النشائية والمعمارية والميكانيكية والكهربائية من خل ل المخططات والتفاصيل والمقاطع والجداو ل والمنحنيات ،كما يتم وضع المواصفات الولية للمشروع ويتم تطوير تقدير الكلفة على قدر أكبر من الدقة.
ملحظة: المقصود من الهندتسة القيمية هو عمل دراتسة بواتسطة منهج قيمي مدروس لتحقيق أهداف المشروع بجودة أعلى وتكلفة أقل في آن واحد.
ج -مرحلة إعداد وثائق المشروع : تعتمد هذه المرحلة على موافقة المالك على المرحلة السابقة وعلى أية تعديلت مقترحه من قبله تسواء فيما يخص النواحي الفنية أو ما يخص الميزانية المرصودة ،وخل ل هذه المرحلة يقوم المستشار بإعداد الوثائق التي تسيتم اتستخدامها لطرح التنفيذ أو اتستدراج عروض له. تتكون وثائق المناقصة من وثائق العقد كالمخططات والمواصفات والنماذج والشروط العامة والخاصة ،كل هذه الوثائق تصبح جزءا من العقد القانوني الموقع بين المالك والمقاو ل.
(3مرحلة طرح المناقصة : خل ل هذه المرحلة يتم العلن عن طرح المناقصة أو عن طريق الدعوة المباشرة للمقاولين أو عن طريق اتستدراج العروض التفاوضية ،يتم توزيع نسخ وثائق المناقصة بواتسطة المالك أو عن طريق المستشار ،وقد يقوم المستشار بإصدار ملحق أو ملحقات لتعديل أو تفسير أو لحذف أو إضافة معلومات لوثائق المناقصة.
(4مرحلة التنفيذ : تبدأ مرحلة تنفيذ المشروع بعد توقيع التفاقية بين المالك والمقاو ل ،وتتضمن هذه المرحلة جميع نشاطات المقاو ل المتعلقة بالعداد للمشروع ،شراء المواد والتجهيزات ،تصنيع وإعداد المواد داخل وخارج الموقع تسواء تم تنفيذها من قبل المقاو ل الرئيسي أو من قبل مقاولين فرعيين ،وكذلك جميع النشاطات المتعلقة بتنفيذ المشروع حتى تسليمه للمالك. وفي خل ل هذه المرحلة يقوم المقاو ل بإعداد قدر كبير من الوثائق مثل برامج تسير العمل ،المخططات التنفيذية، المطالبات المالية ،السجلت ،طلبات العمل ،دليل الصيانة ،حيث إن كل هذه الوثائق المذكورة تصبح جزءاً من السجلت الدارية ويجب أن تحفظ في ملف المشروع.
2
ومن الشائع أن يقوم المستشار خل ل هذه المرحلة بإعداد بعض التعديلت على وثائق العقد مثل الوامر التغييرية الناتجة عن الحاجة الماتسة لجراء بعض التعديلت على طبيعة العمل أو مدته أو قيمته CONTROL
) 5مرحلة ما بعد التنفيذ : بعد انتهاء المشروع واتستخدام المالك للمنشآت قد يكون المستشار والمقاو ل وبعض الموردين ملتزمين مع المالك في بعض الفعاليات وذلك حسب العقد الموقع بين المالك وهذه الطراف. وتتضمن مثل هذه الفعاليات صيانة وتعديل المعدات والمساعدة في تشغيلها وتدريب كوادر المالك على اتستخدامها وإزالة أية عيوب مصنعيه تظهر خل ل فترة الصيانة .
وفي بحثنا سوف نتطرق إلى المناقصات والسس الواجب إتباعها في طرح المناقصات وما هي أنواع المناقصات وما هي تفاصيلها وبعض التعريفات الهامة و خاصة في طرح المناقصات الحكومية.
المناقصات والعطاءات في المشاريع النشائية: بمجرد النتهاء من مرحلة التصميم في المشاريع الهندتسية ،فإنه يجب على المالك الحصو ل على شركة مقاولت لتنفيذ أعما ل المشروع ،وعليه فإن المناقصات في مجا ل هندتسة النشاءات وخاصة في المشاريع الحكومية – هي إحدى التساليب لختيار مقاو ل من قبل المالك أو من ينوب عنه ،وبذلك يمكن تعريف المناقصة على أنها: محاولة الحصول على أفضل العروض مقدمة من مقاولين لتنفيذ مشروع إنشائي ما في صورة عطاءات.
العلن عن المناقصة في المشاريع الحكومية: هناك إجراءات يجب إتباعها في المناقصات الحكومية ،والخطوات التالية تبين ذلك: ( 1يجب إشعار المقاولين المؤهلين في قطاع النشاءات قبل المناقصة وذلك بوضع العلنات في الجرائد والمجلت. ***ويتضمن العلن ما يلي: طبيعة أو نوع المشروع. مكان المشروع. نوع العقد المزمع إتباعه في تنفيذ المشروع. متطلبات الضمان زمن تنفيذ العمل. شروط الدفع. مكان الحصو ل على وثائق تخص المناقصة. زمن ومكان تقديم العطاءات تكاليف تنفيذ المشروع. الرتسوم المطلوبة للحصو ل على وثائق المناقصة. المتطلبات الخاصة بمعد ل الجور للموارد المختلفة. (2يجب أن يعلن على المناقصة في الوتسائل العامة. ( 3كل المتقدمين للمناقصة )المقاولين( يجب معاملتهم على السواء من حيث منحهم الفرصة لتقديم عطاء اتهم بشروط مشابهة. (4قد يضع المالك في بعض الحيان شروطاً معينة لتأهيل المتقدمين للمناقصة.
3
***طرق اختيار المقاو ل: (1الختيار عن طريق المناقصة. (2الختيار عن طريق التسناد المباشر.
أنواع المناقصات -1المناقصات المفتوحة أو العامة Open Tendering في هذا النوع من المناقصات يسمح لكافة المقاولين بتقديم عطاءاتهم بغض النظر على كفاءاتهم ،وتتم دعوتهم على طريق العلن في الوتسائل العامة )الجرائد والصحف( وبالرغم من أن قوانين معظم البلد تشترط اختيار العرض القل تسعر من بين العطاءات إل أن هذا قد يؤدي إلى ارتفاع في تكلفة المشروع إذا ما تأخر تنفيذ بعض بنوده ،أو وقع الختيار على مقاو ل غير كفء لتنفيذ المشروع.
مميزات المناقصات المفتوحة: السماح لكل من يرغب من المقاولين إلى الدخو ل في المناقصة بحيث يفسح المجا ل لشركات المقاولتالحديثة بالتنافس. تجنب اتفاق المقاولين فيما بينهم على تحديد قيمة معينة للمشروع بغرض رفع التسعار كما فيالمناقصات المحدودة. إمكانية الحصو ل على بدائل وعروض مختلفة قائمة بالتساس على التنافس المفتوح بين المتقدمينللمناقصة بصورة نزيهة.
عيوب المناقصات المفتوحة: يؤدي هذا النوع من المناقصات إلى زيادة التكلفة غير المباشرة في المشروعات المستقبلية بحيث يقوممعظم المقاولين الغير فائزين في المناقصة بترحيل تكاليفهم إلى مشروعات أخرى يتقدمون إليها. قد يؤدي هذا النوع من المناقصات إلى مخاطر أو مشاكل في تنفيذ المشروع في حالة اختيار المقاو لالمتقدم بأقل عطاء من حيث الثمن ،المر الذي يجعل المقاو ل أحياناً بأن يقلل من جودة العما ل المنفذة أو لجوئه لمطالبات مالية بدون وجه حق من المالك. يدخل في هذه المناقصات في أغلب الحيان شركات المقاولت الصغيرة والمتوتسطة الحجم ويتم إحجامشركات المقاولت الكبيرة نظرًا لرتفاع المصروفات الدارية والفنية في إعداد العطاء ،وكثيراً ما تضطر الشركات الكبيرة إلى خفض تسعر العطاء في حالة كساد العمل وذلك للدخو ل في المنافسة مع الشركات الصغيرة.
(2المناقصات المحدودة Selective Tendering في هذا النوع من المناقصات يتم التنافس بين عدد معين من المقاولين يتم دعوتهم من قبل المالك لتقديم عطاءاتهم بحيث تتوافر لديهم الصفات المناتسبة من حيث الكفاءة والمكانيات لتنفيذ المشروع و يكون ذلك نتيجة اعتماد المالك لتأهيل تسابق قد أعده مسبقا على أن ل يزيد عدد المقاولين عن خمسة مقاولين.
مميزات المناقصات المحدودة: تسهولة اختيار المقاو ل المناتسب لتنفيذ المشروع. التأكد من تحقيق الصورة النهائية المرجوة للمشروع من حيث جودة العمل بالمواصفات المطلوبة. تقليل المصروفات الدارية من قبل المالك حيث يتم دعوة عدد معين من المقاولين. -إعطاء المقاولين المتقدمين للمناقصة فرصة لوضع قيمة ربح مناتسبة مقارنة بالمناقصات المفتوحة.
عيوب المناقصات المحدودة: في أغلب الحيان يتوقف إرتساء العطاء على المحاباة والعلقات الشخصية.4
تكلفة المشروع تكون مرتفعة مقارنة بالمناقصات المفتوحة. عدم إعطاء فرص لشركات مقاولت جديدة للدخو ل في التنافس. قد تلجأ الشركات المدعوة للتنافس لعمل اتفاق فيما بينهم لرفع تكلفة المشروع وذلك نظير مصالحمتبادلة..
(3المناقصات المتعددة Serial Tendering يستخدم هذا النوع من المناقصات عند وجود عدة مشاريع لدى المالك ذات الطبيعة المتشابهة مثل مشروعات المباني السكنية ،والمدارس والمرافق العامة ،بحيث يتم عرض المناقصة على مقاو ل واحد لنفس المشاريع المتشابهة وبنفس التكاليف والشروط ،إضافة إلى تنفيذ المشاريع الموكلة إلى المقاو ل في الزمن المحدد لها وبالمواصفات الفنية المتفق عليها.
مميزات المناقصات المتعددة: إعطاء فرصة جيدة للمقاو ل لتخطيط المشاريع بصورة جيدة )نظراً لتشابه المشاريع من حيث طبيعتها(وبالتالي رفع كفاءة النتاج. نظر ًا للتعامل المتكرر بين المالك والمقاو ل فإن هذا النوع من المناقصات يؤدي إلى إقامة علقة جيدة بينالطرفين معرفة الطرفين بأتسلوب التعامل( وبالتالي يؤثر على جودة المشروع وارتفاع إنتاجية العمل(.
عيوب المناقصات المتعددة: عدم إعطاء فرص لمقاولين آخرين في الدخو ل في المناقصة.قد يلجأ المقاو ل إلى قبو ل مناقصة بتكلفة منخفضة )في حالة تضخم التسعار( المر الذي يؤثر على كفاءةتسير العمل وجودة العما ل المنفذة لبنود المشروع.
.2التسناد المباشر Forced Tendering تستخدم هذه الطريقة في المشروعات ذات الطبيعة الخاصة دون اللجوء إلى عمل مناقصة في الوتسائل العامة بحيث يتم تكليف أحد المقاولين أو عدة مقاولين بتنفيذ مشروع ما في حالت يمكن ذكرها كالتي: وجود خبرة معينة وقدرات من حيث العمالة والمعدات قد ل تتوفر إل في مقاو ل معين.تمويل المشروع مادياً من قبل المقاو ل في حالة صعوبة ذلك بواتسطة المالك.تستخدم هذه الطريقة أيضاً عند امتلك المالك شركة المقاولت أو جزء منها.يستخدم هذا التسلوب عند رغبة المالك التنفيذ المبكر للمشروع دون اللجوء إلى عمل مناقصة حيث يتمتوفير وقت وجهد كبيرين. يستخدم هذا التسلوب في حالة وجود مرجعية جيدة لمقاو ل ما لدى مالك المشروع من واقع أعما ل تسابقةتم تنفيذها بنجاح وجودة عالية. -السمعة و الثقة المتبادلة ؛ من أهم ما يميزها .
***مميزات أتسلوب التسناد المباشر: تنفيذ المشروع بجودة عالية وبالشروط الفنية المتفق عليها.التوفير الملموس في الوقت والجهد المبذو ل لعدم طرح المناقصة في الوتسائل العامة وتكليف مقاو ل معينمباشرة بتنفيذ المشروع. في هذا التسلوب يزيد احتمالية تنفيذ أعما ل بنود المشروع مبكرًا وبالتالي تسليم المشروع قبل الزمنالمستهدف. في هذا التسلوب يتم التعاون البناء والمستمر بين المقاو ل ومصمم المشروع وخاصة في تنفيذ البنودالمبكرة للمشروع مما يوفر الجهد والوقت. -في أغلب الحيان يتم توفير جزء من رأس ما ل المشروع وخاصة في بداية تنفيذ المشروع حيث يقوم
5
المقاو ل بالتمويل المبدئي له لضمان تسير العمل.
*** عيوب أتسلوب التسناد المباشر: احتمالية زيادة تكلفة المشروع على التكلفة المخطط لها لعدم طرح المشروع في المناقصة.في أغلب الحيان تعتبر العلقة الشخصية بين المالك والمقاو ل عنصراً أتساتسياً في إتسناد العمل لشركة ماوجود محاباة عند إتسناد العمل للمقاو ل. قد يستغل المقاو ل المالك من حيث تغيير أو إضافة شروط في العقد وذلك لعدم وجود مقاولين منافسين.صعوبة مراقبة المقاو ل )أو شركة المقاولت( من حيث المستخلصات وذلك عندما يكون المالك يملك جزءاًمن الشركة المنفذة للمشروع.
6
))**))مراحل تنفيذ العطاء((**(( .1إعلن العطاءات -: .1 .2
.3
.4 .5
يعلن المدير العام أو المين العام عن طرح العطاءات بأرقام متسلسلة تسنوية بما ل يقل عن ثل ث صحف محلية في أكثر من يوم ،وبوتسائل العلن التي يراها مناتسبة . يجب أن يشتمل العلن عن العطاءات إيضاحاً عن رقم العطاء ،ونوع اللوازم ،وآخر موعد لبيع دعوة العطاء ،وآخر موعد لتقديم العروض ،وثمن دعوة العطاء وأي أمور أخرى يرى المين العام أو المدير العام ضرورة العلن عنها . للمدير العام أو المين العام بناء على طلب أكثر من مناقص أو لضرورة يراها ،أن يمدد موعد تقديم العروض لفترة زمنية مناتسبة ،إذا اقتنع بجدية الطلب ،ويتم العلن عن ذلك بنفس وتسائل العلن التي تسبق وأعلن عن العطاء من خللها . يعلن المدير العام أو المين العام عن العطاء الذي تقرر إعادة طرحه . يتم تجهيز العلن من خل ل تسكرتير لجنة العطاءات المركزية في الدائرة .
.2بيع العطاءات -: .1 .2
.3 .4
يتم بيع العطاءات عن طريق قسم المحاتسبة في الدائرة . يقدم المناقص الذي يرغب بشراء دعوة العطاء نسخة مصدقة عن رخصة مهن تسارية المفعو ل تخوله صناعة أو بيع أو توريد اللوازم المطلوبة أو التجار بها ،والسجل التجاري الذي يبين كافة الشروط التي تطلبها وزارة الصناعة والتجارة للتسجيل في السجل التجاري ،ويجوز للموظف المختص أن يطلب ذلك عند بيع أي دعوة عطاء أو أن يطلبها مرة أو أكثر في السنة الواحدة . على المناقص الذي يشارك للمرة الولى في عطاءات الدائرة إرفاق صورة مصدقة عن رخصة المهن والسجل التجاري مع عرضه . يدفع المناقص ثمن دعوة العطاء المقرر )غير مسترد( مقابل وصو ل مقبوضات حسب الصو ل ،ويتسلم كافة وثائق دعوة العطاء ومرفقاتها .
.3اتستقبا ل الملحظات أو العتراضات على المواصفات أو الشروط -: إذا اعترض المناقص على أي من الشروط الواردة في دعوة العطاء أو كان لديه أي اتستفسار بخصوص دعوة العطاء ،يقوم بتوجيه كتاب رتسمي يورد إلى قسم الديوان في الدائرة ومن ثم يحو ل إلى قسم المختص بذلك العطاء .
7
.4اتستقبا ل العروض -: .1
.2 .3 .4
.5 .6 .7 .8 .9
يعد المناقص عرضه وأتسعاره على الجداو ل والنماذج المرفقة بدعوة العطاء ويختم ويوقع كافة الوثائق ويقدمها ضمن العرض كاملة ،ويحق له أن يضيف ما يراه مناتسباً لتوضيح عرضه إضافة إلى كتابة عنوانه كام ً ل وواضح لترتسل إليه المكاتبات المتعلقة بالعطاء . يعد العرض على نسختين متطابقتين )الصل ونسخة عنها( كتابة أو طباعة خالية من المحو أو التعديل أو الكشط وإذا اقتضت الظروف ذلك عليه أن يوقع بالحبر الحمر بجانب الكشط أو التعديل . على المناقص كتابة تسعره بالرقام والحروف وعليه كذلك كتابة السعر الفرادي للوحدة ولمجموع الوحدات لكل مادة والسعر الجمالي للعرض . يقدم المناقص مع عرضه تأمين الدخو ل في العطاء في مغلف واحد مغلق بإحكام إل إذا طلب في دعوة العطاء غير ذلك ،ويكتب على المغلف إتسم الدائرة التي طرحت العطاء وعنوانها وإتسككم المنككاقص كككاملً ورقم العطاء . يودع العرض من قبل المناقص في صندوق العطاءات لدى الدائرة التي طرحت العطاء قبل انتهاء المدة المحددة لذلك . ل تقبل العروض التي ترد للدائرة مباشرة برقياً أو بالفاكس أو التلكس أو الهاتف أو أي طريقة أخرى إل إذا ورد بدعوة العطاء نص صريح بخلف ذلك . ل تقبل العروض الموقعة وغير المختومة حسب الصو ل أو التي ترد ناقصة أو غامضة . يلتزم المناقص أن يبقى عرضه تساري المفعو ل . تقبل العروض لكامل الكميات أو لبعضها أو لمادة واحدة إل إذا اشترطت دعوة العطاء غير ذلك .
تأمينات الدخو ل -: على المناقص أن يرفق بعرضه أن يرفق بعرضه تأمينا ً مالياً على شكل كفالككة بنكيككة أو شككيك مصككدق .1 صادر عن أحد البنوك أو المؤتسسات المالية المرخصة والعاملككة محليككا لحسككاب المككدير العككام أو الميككن العكام بالضكافة لكوظيفته وبقيمكة ل تقكل عكن ) (%3مكن قيمكة اللكوازم الكواردة فكي عرضكه أو القيمكة ( يوم من تاريخ آخر موعككد لتقككديم العككروض إل إذا المحددة بدعوة العطاء وأن يكون صالحاً لمدة ) ورد خلف ذلك بدعوة العطاء . .2أ -تعاد تأمينات الدخو ل إلى مقدميها في حالة -: -1الذين لم تجر الحالة عليهم بعد اكتساب قرار الحالة الدرجة القطعية . -2الذين انتهت مدة تسريان عروضهم ولم يرغبوا بتمديدها بناء على طلبهم الخطي. -3الذين جرت الحالة عليهم بعد تقديم تأمين ُحسن التنفيذ . ب -إذا اتستنكف المناقص عن اللتزام بعرضه أو لم يقم بإتمام المتطلبات اللزمة للتعاقد وتوقيع أمر الشراء أو ما يقوم مقامه خل ل المدة التي يحددها المدير العام أو المين العام أو من يفوضه ، تصادر لجنة العطاءات قيمة تأمين الدخو ل إيراداً للخزينة .
.5اتستقبا ل العينات -: .1يقدم المناقص مع عرضه العينات المطلوبة في دعوة العطاء ويتم وضع العينة في مستودع العينات في الدائرة أو القسم المختص . .2يوضع على العينة لصق يحمل رقم العطاء وإتسم المناقص وتاريخ تقديم العينة .
.6فتح العروض -: 8
.1 .2
.3 .4 .5
تفتح العروض من قبل لجنة العطاءات كاملة أو بأكثرية أعضائها بصورة علنية ويوقع كل عرض من قبلها وللجنة قراءة التسعار الجمالية لكل عرض ويجوز لكل مناقص أو لممثله حضور فتح العروض . ينظم جدو ل )محضر فتح العروض( من قبل تسكرتير لجنة العطاءات يسجل فيه أتسماء المناقصين المشاركين في العطاء بأرقام متسلسلة وقيمة تأمين الدخو ل ونوعه لكل عرض وأي معلومات أخرى يراها رئيس اللجنة ويوقع من قبل أعضاء اللجنة بعد فتح جميع العروض مباشرة . ل تقبل العروض أو أي تعديلت عليها ترد بعد التاريخ والموعد المحدد كآخر موعد لتقديم العروض . إذا وجدت لجنة العطاءات عند موعد فتح العروض أن عدد المناقصين يقل عن ثلثة أو أقل من العدد الممثل فلها أن تقرر تمديد موعد تقديم العروض أو تحويل العطاء إلى الشراء بالتستدراج. يحق للجنة إذا اقتنعت بعدم جدوى التمديد أن تقوم بفتح العرض أو العروض الواردة إلى الصندوق وإجراء الدراتسة والحالة إذا وجدت التسعار واللوازم المعروضة مناتسبة .
.7الدراتسة الفنية -: تحدد لجنة العطاءات او المدير العام الشخاص أو الجهات الذين تتكون منهم اللجنة الفنية التي تقومبدراتسة العروض من النواحي الفنية والمالية والقانونية التي تتطلب ذلك ,وتقدم التوصية المناتسبة للجنة العطاءات ل ينظر في اي عرض غير معزز بتأمين دخو ل العطاء . تتم دراتسة العروض المقدمة للعطاء حسب تسلسلها في السعر وفقا ً لما يلي:. .1تدرس العروض من الناحية الفنية بحيث تحدد المعايير الفنية وفقاً لمواصفات اللوازم المطلوبة على جدو ل يعد لهذه الغاية ,وتخضع كافة العروض لنفس المعايير من حيث التزام المناقص بعرضه بمواصفات وشروط دعوة العطاء. .2تؤخذ بعين العتبار كفاءة المناقص من الناحيتين المالية ,والفنية ومقدرته على الوفاء بإلتزامات العطاء . .3تبدأ الدراتسة بالعرض الذي يقدم أرخص التسعار ثم الذي يليه حتى تتم دراتسة العروض المقدمة . .4اذا توفرت في العرض كافة الشروط والمواصفات والجودة توصي اللجنة الفنية بالحالة على مقدم أرخص التسعار . .5تتم مقارنة أتسعار العروض للوازم المطلوبه في دعوة العطاء وذلك لتحديد مقدم أرخص التسعار ,على أن يتم اتستبعاد قيمة اي اضافات او قطع غيارغير مطلوب تسعيرها في دعوة العطاء ويحق للجنة العطاءات قبو ل الضافات وقطع الغيار في العرض الفائز بالعطاء وبعد فوزه. .6في حالة عدم توافر المتطلبات في العرض الذي يتضمن ارخص التسعار تنتقل الدراتسة الى العرض الذي يليه بالسعر ,الى ان تصل الى العرض الذي تتوافر فيه المتطلبات للحالة ,على ان تبين اتسباب اتستبعاد العروض الرخص بشكل واضح . .7عند عدم مطابقة كافة العروض أو وجود نقص فيها يجوز شراء اللوازم المعروضة التي تلبي احتياجات الدائرة المستفيدة ,وتتوافر فيها الجودة وبأتسعار مناتسبة )أنسب العروض( . .8يؤخذ بعين العتبار عند الدراتسة اتستمرار توافر قطع الغيار او الصيانة وأي امور أخرى يتطلبها نظام اللوازم والتعليمات . .9يراعى عند الدراتسة السعر التفصيلي الممنوح للمنتجات المحلية .
.8الحالة المبدئية -: .1يتم دراتسة جميع العروض المقدمة لدعوة العطاء وبعد أخذ المطابق للمواصفات المطلوبة وأفضل التسعار يتم الحالة على المناقصين مبدئيا ً . .2على تسكرتارية لجنة العطاءات أن تعلن أتسماء الفائزين من المناقصين وذلك بوضعها على لوحة إعلنات خاصة ،أو بالطريقة التي يحددها المدير العام أو المين العام للطلع عليها لمدة أربعة أيام 9
عمل للعتراض عليها من قبل أي مناقص في العطاء ،على أنه يجوز للجنة العطاءات في الحالت التستثنائية اختصار مدة العتراض إلى فترة ل تقل عن ) (48ثماٍن وأربعين تساعة .
.9اتستقبا ل اعتراضات وملحظات عن الحالة المبدئية -: .1يقوم قسم الديوان في الدائرة باتستقبا ل ملحظات واعتراضات المناقصين على الحالة المبدئية ضمن الفترة الزمنية المحددة لقبو ل العتراضات ثم يقوم بتحويلها إلى القسم المختص . .2تقبل العتراضات التي ترد الى الدائرة ضمن الفترة الزمنية المحددة للعتراضات ضمن الحالة المبدئية. .3
تنظر لجنة العطاءات في العتراضات المقدمة إليها وتصدر قراراتها بشأنها .
.10الحالة النهائية -: .1يتولى المدير العام أو المين العام – بواتسطة موظفي الدائرة -صياغة قرارات لجنة العطاءات وإعطاءها رقما ً متسلسلً تسنوياً ،وبعد التصديق عليها تصاغ على شكل إتفاقيات )أوامر شراء( يوقع عليها الطرفان المتعاقدان ،وتوزع نسخ من التفاقيات )أوامر الشراء( والقرارات على الجهات المعنية للعمل على تنفيذها . .2ترتسل نسخة من قرارات لجان العطاءات إلى دائرة اللوازم العامة /السجل المركزي . .3تحتفظ لجنة العطاءات بحقها في إلغاء أي دعوة عطاء في أي وقت أو أي مرحلة دون بيان التسباب ، ولها أن ترفض كل أو بعض العروض المقدمة إليها دون أن يكون لي من المناقصين الحق في الرجوع إليها بأي خسارة أو ضرر ناشئ عن تقديم عرضه ،ول يترتب على اللجنة أي التزامات مادية أو غير مادية مقابل ذلك .
.11تأمينات ُحسن التنفيذ -: .1يعتبر المناقص ملتزماً بتقديم تأمين ُحسن التنفيذ للعطاء المحا ل عليه على شكل كفالة بنكية أو شيك مصدق صادر عن أحد البنوك أو المؤتسسات المالية المرخصة والعاملة محليا بمبلغ ل يقكل عكن ) (% 10عشرة بالمائة من القيمة الجمالية للوازم المحالة عليه أو من القيمة التي تقدرها لجنة العطاءات للقرارات غير محددة القيمة ،يقدمه قبل توقيعه على أمر الشراء )التفاقية( . .2ل يقبل تأمين واحد لكثر من عطاء ،ويجوز قبو ل تأمين واحد للدخو ل بالعطاء وُحسن التنفيذ لنفس العطاء إذا تضمن التأمين نصا ً صريحاً بذلك مع مراعاة كفاية قيمة التأمين . .3يلتزم المناقص بتقديم تأمين ُحسن التنفيذ خل ل المدة المحددة في كتاب تبليغ الحالة الصادر عن الدائرة التي أحالت العطاء . .4تتابع الدائرة التي تطرح العطاءات صلحية التأمينات والضمانات للعطاءات ،وتطلب تمديد مدة صلحية تلك التأمينات والضمانات قبل أتسبوعين على القل من تاريخ انتهاء مدة السريان للفترة التي تراها مناتسبة ،أو تحجز قيمة التأمينات وتعيدها أمانات لدى وزارة المالية أو لدى الدائرة التي طرحت العطاء بإتسم المدير العام أو المين العام بالضافة لوظيفته حسب مقتضى الحا ل للتصرف به على أنه تأمين للعطاء أو قرار الحالة .
10
.12تأمينات الصيانة -: يقدم تأمين الصيانة على شكل كفالة أو شيك مصدق صادر عن بنك أو مؤتسسة مالية مرخصة وعاملة محليا ويعاد هذا التأمين إلى المتعهد بعد أن يقوم بكافة اللتزامات المترتبة عليه بموجب كتاب خطي من الدائرة المستفيدة ،وإذا أخل المتعهد بتقديم الصيانة المطلوبة فيحق للجنة العطاءات مصادرة قيمة التأمين وإجراء الصيانة على حساب المتعهد وتحميله فروق التسعار .
.13الفراج عن تأمين ُحسن التنفيذ -: يعاد تأمين ُحسن التنفيذ إلى المتعهد بعد تنفيذه كافة شروط العقد بموجب طلب خطي بالفراج عن التأمين من الدائرة المستفيدة وكذلك الوثائق الصولية المرتسلة منها إلى دائرة اللوازم العامة أو الدائرة التي طرحت العطاء )ضبط التستلم ،مستند إدخالت أو شهادة تقديم الخدمة ( وتقديم تأمين الصيانة والضمانة من تسوء المصنعية إذا تضمنتها شروط العقد .
.14الفراج عن تأمين الصيانة -: يعاد تأمين الصيانة إلى المتعهد بعد أن يقوم بكافة اللتزامات المترتبة عليه بموجب كتاب خطي من الدائرة المستفيدة ،وإذا أخل المتعهد بتقديم الصيانة المطلوبة فيحق للجنة العطاءات مصادرة قيمة التأمين وإجراء الصيانة على حساب المتعهد وتحميله فروق التسعار .
.15إرجاع العينة -: ترد العينات المقدمة من المناقصين غير الفائزين عند طلبها خطياً خل ل اتسبوعين من تاريخ الحالة القطعية ول تكون دائرة اللوازم العامة او الدائرة المستفيدة مسؤولة عن فقدها أو تلفها بعد هذا الموعد ,وفي جميع الحوا ل يفقد المناقص الحق بالمطالبة بهذه العينات إذا لم يطالب بها خطياً خل ل شهرين من الحالة القطعية ,وتدخل في قيود الدائرة حسب الصو ل ,إل إذا قدمت أتسباب خطية مقنعة فيجوز ان ترد بقرار من المدير العام أو المين العام خل ل مدة أقصاها ) (3أشهر من تاريخ ادخالها القيود ويذكر القرار الذي اعيدت بموجبه في تسجلت اللوازم الرتسمية قبل إخراجها.
.16لفتح عملية شرائية في الدائرة بموجب طلب الشراء-: .1يتسلم الديوان )الجهة المعنية( طلبات الشراء الواردة للدائرة وتسجيلها وفتح ملفين لها أحدهما للصل والثاني للصورة ويتم تحويل ملف الصل إلى قسم الشراء المختص في الدائرة ،ويحفظ الملف الخر في الديوان )الجهة المعنية( . .2يقوم رئيس قسم الشراء المختص بتحويل الملف إلى أحد موظفي القسم )الموظف المختص( الذي بدوره يتولى مراجعة وثائق الملف من حيث وجود مستند التزام مالي مصدق أو إذن بالشراء صادر عن دائرة الموازنة العامة حسب الصو ل ،وكذلك عمومية المواصفات ودقتها ،والتأكد مككن اكتمككا ل متطلبات شراء اللوازم المطلوبة لجميع الوثائق لطرحها بعطاء ،ويقككوم بعد ذلك بإعداد وثائق دعوة العطاء وتحويلها إلى رئيسه المباشر. .3يقوم رئيس قسم الشراء بمراجعة متطلبات طرح العطاء وبعد التأكد من اتستكمالها يقوم بتحويل ملف العملية الشرائية إلى قسم السكرتاريا )الجهة المعنية( .
11
.4يقوم قسم السكرتاريا )الجهة المعنية( بمراجعة جميع الوثائق ويجهز دعوة العطاء بشكلها النهائي ، ويقترح تحديد ثمن وثائق دعوة العطاء وآخر موعد لبيع دعوة العطاء وآخر موعد لتقديم العروض ضمن التسس المعتمدة لذلك إلى المين العام .
.17اتستقبا ل كتب ومخاطبات رتسمية بأية لوازم فائضة أو راكدة لدى الوزارات والدوائر -: .1يقوم أمين المستودع بإعلم المين العام من خل ل التسلسل الداري عن وجود لوازم غير صالحة أو فائضة عن الحاجة أو راكدة ويرفق كشوفات تتضمن أنواع وكميات تلك اللوازم ،ويتم ذلك كل تستة أشهر ) نصف تسنوي ( كمكا يتكم وفقك اً لحككام نظكام اللكوازم المعمكو ل بكه والتعليمات الصادرة بموجبه . .2يشكل المين العام لجنة فنية للكشف على تلك اللوازم ،وتحديد الصالح منها للتستعما ل وغير الصالح بكشوفات منفصلة لكل مجموعة متماثلة ،وتقديم تقريراً مفص ً ل بحالتها وترفع توصياتها للمين العام عن حالتها فيما إذا كانت صالكحة للتستعمكا ل ،أو غير صالحة وقابلة للبيع ،أو غير صالحة وغير قابلة للبيع . .3يعلم المين العام دائرة اللوازم العامة عن اللوازم الصالحة للتستعما ل أو الراكدة التي ل تحتاجها الدائرة المختصة لتخاذ الجراء المناتسب بشأنها .
.18تعميم اللوازم الراكدة والفائضة عن مختلف الوزارات والدوائر لعادة توزيعها حسب الصو ل -: يتم التعميم عن اللوازم الخاصكة الفائضة عن الحاجة على الدوائر التي تستعملها وذلك لتحويلها إلى دائرة أخرى بحاجة إليهكا ،وإذا لم يكن هناك أي دائرة بحاجة لها يتكم العلن عنها وبيعها بالتنسيق مع دائرة اللوازم العامة .
.19بيع اللوازم الفائضة أو الراكدة بمزاد علني بظرف مختوم أو مزايدة علنية-: .1
.2 .3 .4 .5
إذا اقتنع المين العام بناًء على تنسيب اللجنة الفنية بوجود لوازم غير صالحة للتستعما ل ،يجب بيعهككا بواتسطكة لجنكة ثلثية مككن مككوظفي الككدائرة المختصككة يعينهككا الميككن العككام بمشككاركة منككدوباً عكن ديككوان المحاتسبة . تنظم الدائرة المختصة قوائم أصولية بأنواع اللوازم المراد بيعها حسب تماثلها وكمياتهككا ومواصككفاتها ورقم صفحة تسجل اللوازم المسجلة به واتسم المادة والوحدة . تقوم لجنة البيع بتدقيق قوائم اللوازم المقرر بيعها من حيككث النككوع والعككدد وتتأكككد مكن دقككة وشككمولية المعلومات الموجودة فيها . تفصل اللجنة بمشاركة أمين المستودع اللوازم المراد بيعها عن اللوازم الخرى الككتي فككي المسككتودع ، وعلى أن تكون في مكان خاص بها . تقوم لجنة البيع بتقدير قيمة اللوازم المراد بيعها ووضع الشروط اللزمة لعملية الككبيع وتحديككد طريقككة البيع بحيث تكون المزاودة بالظرف المغلف أو المزاودة العلنية . 12
.6يعلن عن بيع اللوازم المراد بيعها في الصحف اليومية أو بكأي وتسكيلة مناتسككبة يحكددها الميكن العككام ، وتحدد فترة كافية للكشف على اللوازم مككن قبككل الراغككبين بالشككراء وتزويككدهم بكشككوفات اللككوازم المككراد بيعها ،ويحدد مكان اللوازم ،وآخر موعد لتقديم عروض المزاودة الخطية أو لجراء المزاد العلني . .7يتم البيع بعد الحصو ل على العدد المناتسب من المزاودين والسعر المقبو ل . في حا ل عدم تقدم عدد كاف للمزاودة أو كككانت التسككعار غيككر مقبولككة وحسككب قناعككة لجنككة الككبيع تعككاد .8 المنافسة من خل ل وتسائل العلن المناتسبة حسب ما تراه لجنة البيع . .9تقوم اللجنة بإعداد قرار البيع ويوقع من جميع العضاء ويصدق من المين العام . .10يتم قبض قيمة اللوازم المباعة بموجب وصو ل مقبوضات أصولي . .11تقوم لجنة البيع بمشاركة أمين المسككتودع الككذي بعهككدته اللككوازم بتسككليم اللككوازم إلككى المشككتري مقابككل توقيعه على مستند الخراجات حسب الصو ل ويثبت على مسكتند الخراجكات قكرار الكبيع وتكاريخه ورقكم مستند وصو ل المقبوضات الذي تم قبض الثمن بموجبه . .12إذا اقتنع المين العام بعدم جدوى عرض اللوازم غير الصالحة للبيع أو أن نفقككات بيعهككا تتجككاوز الثمككن الذي يمكن الحصو ل عليه يتم تكليف لجنة التلف بإتلفهككا وشككطبها بعكككد تنظيككم مستنكككد إخراجككات وفقكاً لنظام اللوازم ،ويتم توقيعه من قبل أعضاء اللجنة وأمين المستودع ،ويذكر عليه قرار التلف وتاريخه . .13يقوم أمين المستودع بتنزيل اللوازم المباعة أو المتلفة من تسجل اللككوازم ومككن بطاقككة الصكنف بمككوجب مستند الخراجات بناًء على الموافقة الواردة في البند رقم ) (15أعله ،وترصد حسب الصو ل . .14تزود الدائرة المختصة دائرة اللوازم العامة /السجل المركزي بنسخة عن أي قككرار بيككع أو قككرار إتلف وشطب لوازم .
.20اتستقبا ل ضبوطات التستلم ومستندات الدخالت من مختلف الوزارات والدوائر للوازم التي تم شراؤها عن طريق الدائرة -: .1
.2 .3 .4 .5
.6
أ .في حالة قبو ل اللوازم واتستلمها من قبل لجنة التستلم يقوم أمين المستودع بتنظيككم مسككتند إدخككككالت بموجب ضبط التستلم والفاتورة المقدمة من قبككل المككورد ووضككع اللككوازم وترتيبهككا حسككب التسككس المعتمدة في التخزين . ب .في حالة رفض اللوازم يشكعر أميكن المسكتودع مكن خل ل وحكدة اللكوازم المكورد برفكع اللكوازم خل ل المدة المحددة في نظام اللوازم وتوريد لوازم مطابقة ضمن مدة التوريد . تسجل اللوازم المستلمة في تسجل اللوازم في المستودع الخاص بها حيث يذكر نوع اللككوازم ومواصكفاتها وكمياتها وأتسعارها . تخزن اللوازم في الماكن المخصصة لها في المستودع حسب التسس المعتمدة في التخزيككن وتعليمككات رقم ) (5لسنة 1994م )تعليمات إدارة وتنظيم المستودعات الحكومية والرقابة على المخزون( . تسجل اللوازم في بطاقة الصنف المثبتة على كل رف والتي تبين اتسم اللوازم المخزنة ورصيدها . تصرف اللوازم بموجب )مستند طلب صكرف لكوازم( موقككع مكن رئيككس الكدائرة )الميككن العكام( أو مكن يفوضككه خطي ك ًا وتحككدد بمككوجبه النككواع والكميككات المطلككوب صككرفها ،ويتككم الصككرف بمككوجب مسككتند إخرجات ،ويعزز بمستند إدخالت من الجهة المصروفة اللوازم لها إذا كانت مصروفه مككن مسككتودع إلككى أخر أو من دائرة إلككى أخككرى ،وإذا كككان صككرف اللككوازم للتسككتعما ل ،مباشككرة تسككجل فككي تسككجل العهككدة وتراقب إذا كانت غير مستهلكة وإذا كانت مستهلكة يثبت ذلك على مستند الخراجات . تنكز ل اللوازم المصروفة بموجب مستند الخراجات من تسجلت اللوازم وبطاقككات الصككنف ويتككم إعككادة ترصيدها ومطابقتها مع الموجود الفعلي .
.21الكككية اتستلم اللكوازم -: تشحن وتورد جميع اللوازم المتعاقد عليها من داخل وخارج المملكة بإتسم الدائرة المستفيدة . تتولى الدائرة المستفيدة مايلي -: -1متابعة تنفيذ عقود شراء اللوازم .
13
-2إجراءات التخليص على اللوازم المشتراه من الخارج . تشكل كل دائرة لجنة اتستلم او اكثر تتألف من ثلثة من موظفيها ,يعينهم المين العام ,وتناط بهم مهمة تسلم اللوازم التي ترد للدائرة من الموردين او المتعهدين التي تزيد قيمتها على ) ( دينار ,ويجوز لها التستعانه بالفنيين والخبراء عند الضرورة من أي دائرة . يقوم أمين المستودع بتسلم اللوازم كأمانه بصفة مبدئية فور وصولها لموقع التوريد. أ .تقوم لجنة التستلم بالجراءات التالية . .1اجراء الفحص والتثبت من مواصفات اللوازم الموردة ومطابقتها للشروط المقررة في عقود التوريد من حيث النوعية والكمية ومكان وموعد التوريد ,مع مراعاة التفاقيات المبرمة بشأنها. .2تسلم اللوازم الموردة خل ل) (10عشرة أيام من تاريخ توريدها ,مع مراعاة ماورد في الفقرة )أ( هذه المادة . .3تنظيم ضبط تسلم اللوازم الموردة مع بيان قبو ل او رفض اللوازم لمخالفتها للمواصات او الشروط او بيان نسبة النحراف مع تسليم نسخة من الضبط للمورد ولمين المستودع المعني ,وتعتبر النسخة المسلمة الى المورد اشعاراً له بالقبو ل او الرفض . ب .إذا نشأ خلف بالرأي بين أعضاء لجنة التستلم يرفع المر الى المين العام للبت فيه ويكون قراره قطعيًا. ج .إذا قررت لجنة إتستلم اللوازم رفض تسلم اللوازم الموردة لمخالفتها للمواصفات والشروط المقررة ,فللمتعهد الذي ورد اللوازم العتراض على قرار اللجنة من خل ل مدة أقصاها ) ( عشرة أيام من تاريخ تسلم المتعهد لضبط التستلم الى الجهة التي اصدرت قرار الشراء ,ويكون قرارها في القبو ل أو الرفض قطعياً ,وتعتبر اللوازم المرفوضة بحكم المانة. د .يرفع المورد اللوازم المرفوضة على نفقته خل ل مدة اقصاها ) (يوم من تاريخ اشعاره بضرورة رفعها أو إتلفها قبل ذلك الموعد ,فإذا تأخر في القيام بذلك عن الموعد المحدد له ,فيعتبر متنازًل عنها للحكومة ,وللحكومة الرجوع عليه بنفقات الرفع أو التلف إن اقتضى ذلك . ه .يجري تسلم المساعدات والهبات من اللوازم بمطابقتها مع وثائق الشحن او الفواتير او اي وثيقة اخرى تبين مواصفات اللوازم زكمياتها ,وإظهار اي انحراف في النوعية والكمية عن المواصفات والشروط الواردة في التفاقية ,او الفواتير او وثائق الشحن ,ويجري ادخالها في القيود حسب الصو ل .
.22اليكة صرف فواتير الشراء -: المرفقات )المعززات( -: -1مطالبة من صاحب العلقة مذكور بها تفصيل كافة المشتريات من عدد وقيمة لكل نوع من الثا ث والقيمة الجمالية وتفقيطها ومن ثم المصادقة على الفاتورة من صاحب الصلحية . -2أرفاق نسخة من العطاء . -3إذا كان العطاء لم يسلم كام ً ل ان يتم التأكد من وجود كفالة حسن التنفيذ بقيمة %10من قيمة العطاء . -4التأكد من وجود كفالة من تسوء المصنعية مصادق عليها من كاتب العد ل وملصقاً عليها الطوابع القانونية . -5إذا نفذ العطاء كام ً ل التأكد من وجود كفالة صيانة بما ليقل عن 3%من قيمتها على القل . -6إذا كانت قيمة المشتريات تزيد على ) ( دينار التأكد من وجود ضبط اتستلم موقعاً من لجنة ضبط التستلم بالضافة الى مراقب ديوان المحاتسبة إذا كانت القيمة فوق ا ل) ( ديناراً .
14
- 7التأكد من وجود صورة عن براءة الذمة من دائرة ضريبة الدخل إذا كانت قيمة العطاء تزيد على ( دينار على ان يتم الطلع على اصل براءة الذمة والتوقيع على الصورة بمشاهدة الصل . -8مستند إدخالت موقعاً عليه حسب الصو ل ومفصلً به كافة المواد نوعا ً وكمًا.
15
ا ل)