Зборнік матэрыяла па кіраванні праектамі by 3sektar Hrodna

Кіраванне праектамі і сувязі з грамадскасцю (PR) Зборнік матэрыялаў

2014 Лана Руднік, Вітаўт Руднік

CЛОЎНІК ТЭРМІНАЎ Ацэнка (evaluation) – аналіз вынікаў дзейнасці ў межах праекту і суаднясенне гэта з запланаванымі крытэрыямі эфектыўнасці праекта. Грамадскасць – групы людзей з агульнымі інтарэсамі, якія ўплываюць альбо могуць паўплываць на поспех арганізацыі. (Паводле: Уэллс У., Бернет Д., Мориарти С. Реклама. Теория и практика. – Питер, Спб., 1999) Грамадская думка – комплекс лагічна і гістарычна ўзаемазвязаных ідэяў і меркаванняў, якія падтрымліваюцца пэўнымі групамі людзей і выказваюцца аўтарытэтнымі прадстаўнікамі гэтых груп. (Паводле: Богомолов М., PR для гражданского сектора) Імідж (ад ангельскага слова “image”) – вобраз, штучна сканструяваны з пэўнымі правіламі і мэтамі. Зваротная сувязь – гэта рэакцыя атрымальніка на змест і форму перададзенай яму інфармацыі. Зваротная сувязь дазваляе адсачыць, наколькі эфектыўным быў працэс камунікацыі. Зацікаўленыя асобы (Stakeholders) – людзі, якія маюць уплыў на рэалізацыю праекта (спонсары, іншыя арганізацыі, ключавыя эксперты і г.д.). Каманда - гэта група людзей, якая адчувае сябе адным цэлым, працуе для дасягнення агульнай мэты, стабільна сустракаецца, апісвае і вырашае праблемы, супрацоўнічае і ўзаемадзейнічае, рэалізуе працэс, дасягае выніку. Кампанія па сувязях з грамадскасцю – гэта серыя узаемазвязаных, спланаваных, кантралюемых дзеянняў, накіраваных на фармаванне станоўчага вобраза арганізацыі, яе дзейнасці і паслуг. Кампанія складаецца з распрацоўкі ідэй, сродкаў і этапаў усталявання камунікацыі паміж арганізацыяй і грамадскасцю. Камунікацыя – гэта працэс абмену інфармацыяй паміж яе адпраўляльнікамі і атрымальнікамі з дапамогай адпаведных каналаў і сродкаў перадачы інфармацыі з мэтай атрымання патрэбнай зваротнай сувязі. Кіраванне персаналам праекта – сукупнасць метадаў, працэдур, прыѐмаў уздзеяння на ўдзельнікаў праекта з мэтай максімальнага выкарыстання іх патэнцыялу для дасягнення мэтаў праекта. Кіраванне праектам – сістэма працэдур, правіл і падыходаў, якія забяспечваюць эфектыўнае выкананне праекта. Кіраванне праектам – планаванне, каардынацыя і кантроль работ па праекце для дасягнення яго мэтаў у межах усталяванага бюджэту і тэрмінаў, з належнай якасцю. Маніторынг праекта – функцыя кіравання, якая забяспечвае пастаяннае адсочванне ходу працы ў межах праекта для параўнання існага стану справаў з планам. Гэта працэдура, якая праводзіцца для таго, каб своечасова заўважаць адхіленні ад запланаванага і рэагаваць на гэтыя адхіленні. Матывацыя - працэс пабуджэння сябе і іншых да дзейнасці, накіраванай на дасягненне асабістых мэтаў альбо мэтаў арганізацыі. Медыя-палітыка – гэта асноўныя прынцыпы сувязяў вашай арганізацыі з грамадскасцю пры дапамозе СМІ. Канцэпцыя медыя-палітыкі фармулюе, што і як вы збіраецеся данесці да грамадскасці і прыкладныя формы працы з рэдакцыямі і журналістамі. Справаздача – дакумент, у якім падсумоўваюцца вынікі дзейнасці па праекце за пэўны прамежак часу. Сувязі з грамадскасцю - гэта практыка стварэння, замацавання і падтрымкі прэстыжа і аўтарытэта арганізацыі ў вачох шырокай грамадскасці. (Паводле: Мюррэй А. PR.- ФАІР-ПРЕСС, М., 2003) 2

Праект і кіраванне праектамі: асноўныя паняцці Праект – гэта сукупнасць задач і дзеянняў, накіраваных на рэалізацыю вызначанай мэты. Праект уключае любую паслядоўнасць фактараў і задач, якая: мае ясную мэту (канчатковы вынік), дасягненне якой магчыма пасля выканання вызначаных задач; мае акрэсленыя пачатак і канец дзейнасці; здзяйсняецца ва ўмовах пэўных часавых, эканамічных і іншых абмежаванняў; патрабуе забеспячэння ў выглядзе тых альбо іншых рэсурсаў. Сістэмны погляд на праекты Абмежаванні: фінансавыя нарматыўна-прававыя этычныя экалагічныя ў часе…..

Праблема (Патрэбы)

ПРАЕКТ

Вынік (задавальненне патрэбаў)

Забеспячэнне: людзі веды і досвед тэхнічныя сродкі інфармацыя тэхналогіі…

Кіраванне праектамі – гэта ажыццяўленне планавання, арганізацыі працы, кіравання і кантролю над арганізацыйнымі рэсурсамі для дасягнення кароткатэрміновых мэтаў арганізацыі. Паспяховым кіраванне праекта можна лічыць, калі мэты праекта былі дасягнутыя якасна і своечасова, з выкарыстаннем і без перабольшвання прадугледжаных выдаткаў. Паспяховае кіраванне праектамі магчыма, калі: - дакладна вызначаныя мэты, уключаючы філасофію праекта; - ѐсць кампетэнтны кіраўнік праекта; - ѐсць кампетэнтная і стабільная праектная каманда; - у праектнай каманды ѐсць падтрымка з боку кіраўніцтва арганізацыі; - забяспечана дастатковая колькасць рэсурсаў; - арганізаваны абмен інфармацыяй; - ѐсць механізмы кантролю за рэалізацыяй праекта; - ѐсць арыентацыя на патрэбы кліентаў; - ѐсць механізмы вырашэння канфліктаў.

Прычыны няўдалых праектаў -

Праект не накіраваны на вырашэнне рэальных праблем мэтавай групы і іншых зацікаўленых бакоў.

Закрытая сістэма камунікацыі.

Недастаткова дакладна і рэалістычна акрэсленыя мэты і задачы.

Непразрыстая сістэма прыняцця рашэнняў.

Кепска размеркаваныя абавязкі.

Праект “выпадае” з кантэксту дзейнасці арганізацыі.

Нізкая матывацыя рэалізатараў праекта.

Нізкая матывацыя мэтавай групы.

Няправільна разлічаныя выдаткі і як следства – недахоп рэсурсаў на рэалізацыю праекта.

Кепска выбраныя метады рэалізацыі праекта (напр., іх неадпаведнасць мэтавым групам).

Адсутнасць супрацоўніцтва з зацікаўленымі бакамі.

Адсутнасць сістэмы маніторынгу і кантролю за ходам праекта.

Занадта шмат кіраўнікоў праекта, якія адказваюць за яго рэалізацыю пры недастатковым размежаванні паўнамоцтваў.

Не ўлічаныя магчымыя рызыкі і не вывучаныя меры па іх папярэджанні (пераадоленні).

…..

Кіраванне праектам. Складовыя часткі.

Кіраванне мэтамі Кіраванне інфармацый-

Кіраванне

нымі плынямі

коштамі

Кіраванне рызыкамі Кіраванне камандай

Кіраванне

праекта

часам

Кіраванне якасцю

Кіраванне мэтамі. Элементы. вызначэнне і ўдакладненне мэты праекта пастаноўка задач па дасягненні мэты

вызначэнне індыкатараў паспяховасці

маніторынг праекта кіраванне вынікамі праекта

Вызначэнне паказчыкаў паспяховасці праекта Што павінна ўтрымліваць фармулѐўка паказчыка? Што вызначаем?

Што апісваем?

Паказчык

Што і як павінна змяніцца? Як зменіцца паказчык?

Якасць Колькасць Час Мэтавая група Месца

На якую велічыню зменіцца паказчык? На працягу якога часу адбудуцца гэтыя змяненні? Каго закрануць гэтыя змяненні? Дзе (на якой тэрыторыі) адбудуцца гэтыя змяненні?

На якія пытанні трэба адказаць? Павялічыцца? Зменшыцца? Застанецца без змяненняў? На колькі? Які працэнт? Якая частка? Калі? За які час? Не пазней якога моманту? Хто? Дзе? Адкуль? Куды?

Паводле: Готин С.В., Калоша В.П. Логико-структурный подход и его применение для анализа и планирования деятельности. Москва, ООО «Вариант», 2007

Прыклады фармулѐўкі паказчыкаў і спосабаў іх праверкі Папярэдняя фармулѐўка паказчыка

Якасць Колькасць Час Мэтавая група Месца Удакладненая фармулѐўка паказчыка

Спосабы крыніцы

Прыклад 1 Павелічэнне колькасці працаўладкаваных маладых людзей з абмежаванымі фізічнымі магчымасцямі Павелічэнне 20 чалавек Год Маладыя людзі з абмежаванымі фізічнымі магчымасцямі г. Мінск На працягу года ад моманту пачатку рэалізацыі праекта на працу будзе ўладкавана 20 маладых людзей з абмежаванымі фізічнымі магчымасцямі

працоўных праверкі, Ксеракопіі кніжак, водгукі працадаўцаў, даведкі з фонду сацыяльнай абароны насельніцтва.

Прыклад 2 Змяншэнне ўзроўню падлеткавай злачыннасці

Змяншэнне 10% Два гады Падлеткі ва ўзросце ад 14 да 16 гадоў Мікрараѐн Н. г. Мінск На працягу двух гадоў з моманту рэалізацыі праекта ўзровень злачыннасці сярод падлеткаў ва ўзросце 1416 гадоў у мікрараѐне Н. г. Мінск зменшыцца на 10% Статыстычныя звесткі з камісій па справах непаўнагадовых, ворганаў аховы правапарадку, школаў і іншых навучальных установаў.

Плануемыя паказчыкі павінны быць рэальнымі і дасягальнымі, бо па іх будзе ацэньвацца поспех усяго праекта. У выпадку, калі не дасягаюцца вынікі, закладзеныя ва ўжо зацверджаным праекце, фінансаванне можа быць зменшана або прыпынена. Спонсар можа таксама запатрабаваць (у тым ліку і ў судовым парадку) вяртання выдаткаваных на рэалізацыю праекта сродкаў.

Кіраванне праектнай камандай Колькасны і якасны склад праектнай каманды наўпрост залежыць ад маштабнасці праекта (аб’ѐму работ, іх працягласці, ступені складанасці і г.д.). Для планавання праектнай каманды можна выкарыстоўваць наступныя табліцы: Адміністрацыйны персанал праекта Персанал праекта

Функцыі ў межах праекта

Досвед і кампетэнцыя

Час удзелу ў праекце (мес.)

Кіраўнік праекта Каардынатар адукацыйных праграм Бухгалтар

У гэтай табліцы падайце спіс адміністрацыйнага персанала праекта з пазначэннем іх функцый у праекце, неабходных досведу, кампетэнцыі і часу ўдзелу ў праекце ў месяцах. Кваліфікацыя персанала павінна быць адэкватнай пасадзе. Рэкамендуецца таксама зрабіць графічную схему размеркавання функцый адміністрацыйнага персанала, у якой трэба адлюстраваць вобласць кампетэнцыі адміністратараў, узаемасувязі адказнасці і падначалення. Схема павінна быць зразумелай, лагічнай, з пазначэннем узаемасувязей стрэлкамі. Пазначце таксама функцыі, досвед, кампетэнцыю і час удзелу ў праекце супрацоўнікаў. У гэтым пункце пазначаюцца асобы, якія працуюць па працоўных кантрактах і лічацца выканаўчым персаналам праекта.

Кіраванне праектнай камандай: падтрымка матывацыі Матывы ўступлення людзей у групу: Фінансавыя. Прызнанне і ўзнагарода. Жаданне дасягнуць мэты группы. Прыналежнасць, прэстыж, звязаны з прыналежнасцю да дадзенай группы. Дапамога. Абарона. Камунікацыя і сімпатыі. Самарэалізацыя.

Mадэль матывацыі паводзінаў

Паводле М. Мескана, М. Альберта і Ф. Хедоури «Основы менеджмента»

Узаемадзеяенне з партнѐрамі ў час рэалізацыі праекта У выпадку рэалізацыі праекта ў партнѐрстве з іншымі арганізацыямі, пазначце і апішыце функцыі і сферы адказнасці партнѐра (аў) у ажыццяўленні асобных работ па праекце. Партнѐр – юрыдычная асоба альбо нефармальная група людзей, якая ўдзельнічае ў рэалізацыі і/або фінансаванні праекта, падзяляе з заяўнікам вынікі праекта згодна дамоўленасцям, дасягнутымі паміж імі заранѐў. Пры выбары партнѐра сыходзьце з ведаў, уменняў, досведу партнэра, яго здольнасцей папаўняць праект неабходнымі рэсурсамі і рэалізоўваць узятыя на сябе абавязкі. Партнѐрам не можа лічыцца арганізацыя, якая падчас рэалізацыі праекта прадае паслугі заяўніку. Незалежна ад таго, самастойна ці не заяўнік ажыццяўляе праект, кантракт аб прадстаўленні фінансавання падпісваецца толькі з заяўнікам, таму рызыку і ўсю адказнасць за рэалізацыю праекта бярэ на сябе асноўны заяўнік. Размеркаванне адказнасці і функцый партнѐраў можна апісаць з дапамогай наступнай табліцы: Размеркаванне адказнасці і функцый партнѐраў па праекце

Праца па праекце Правядзенне інфармацыйнай кампаніі Арганізацыя трэнінгаў для трэнераў Арганізацыя навучальнага візіта

1 партнѐр A

2 партнѐр B

3 партнѐр B

4 партнѐр C

B A

A C

B C

.................

Запішыце ўсе работы па праекце згодна плану. Пры запаўненні табліцы ўключыце ўсіх партнѐраў і кожнаму прысвойце ролі/функцыі па кожным відзе дзейнасці. Узроўні адказнасці адлюструйце з дапамогай пэўных кодаў, напр. А, В, С. Кожны з узроўняў канкрэтна апішыце. Тады Вам застанецца толькі размеркаваць адказнасць і функцыі паміж партнѐрамі па кожнай з сфер дзейнасці. A – адказны за вынікі працы, прыняцце рашэнняў і арганізацыю работ; B – удзельнічае ў працы, даючы памяшканне для заняткаў і сваіх экспертаў; C – павінен быць праінфармаваны аб працы па праекце і яе выніках. D - ....................

Кіраванне інфармацыйнымі плынямі Мэтай кіравання на гэтым этапе з'яўляецца арганізацыя сістэмы абмену інфармацыяй, якая спрыяе дасягненню мэтаў праекта, а таксама прасоўванню вынікаў праекта. Элементы кіравання інфармацыйнымі плынямі:  вызначэнне важнага асяроддзя праекта;  вызначэнне мэтаў інфармавання найбольш важных мэтавых груп;  выбар каналаў і сродкаў абмену інфармацыяй;  стварэнне плана правядзення інфармацыйных кампаній па прасоўванні праекта і яго вынікаў. Вызначэнне важнага асяроддзя праекта Звычайна да важнага асяроддзя праекта можна аднесці: -кіраўніцтва арганізацыі; -праектную каманду; -кіраўніка праекта; -удзельнікаў праекта; -партнѐраў па праекце; -фонды; -падрадчыкаў; -канкурэнтаў; -улады; -мясцовую супольнасць. Асноўным крытэрам аднясення той ці іншай мэтавай групы да ліку важнага асяроддзя з'яўляецца ступень уплыву гэтай групы на дасягненне мэты праекта. Магчымыя мэты інфармавання найбольш важнага асяроддзя: 1. Далучэнне да ўдзелу ў праекце. 2. Атрыманне падтрымкі ў выглядзе рэкамендацыйных лістоў, лістоў падтрымкі. 3. Стварэнне і падтрымка пазітыўнага іміджу праекта і каманды, якая яго рэалізуе. 4. Дэманстрацыя прафесіяналізму арганізацыі-выканаўцы праекта. 5. Уплыў на прыняцце рашэнняў, важных для рэалізацыі праекта. 6. Падтрымка матывацыі і пазітыўнай атмасферы ўнутры праектнай группы. 7. Забеспячэнне ўзаемапаразумення паміж праектнай групай і кіраўніцтвам арганізацыі. 12

Што такое сувязі з грамадскасцю? Сувязі з грамадскасцю - гэта адна з функцыяў кіравання, якая спрыяе ўсталяванню і падтрымцы зносінаў, узаемаразумення і супрацоўніцтва паміж арганізацыяй і яе грамадскасцю. Яны ўключаюць у сябе вырашэнне разнастайных праблем: забяспечваюць кіраўніцтва арганізацыі інфармацыяй пра грамадскую думку і здзяйсняюць дапамогу ў выпрацоўцы захадаў у адказ; забяспечваюць дзейнасць кіраўніцтва ў інтарэсах грамадскасці; падтрымліваюць яго ў стане гатоўнасці да рознага кшталту пераменаў шляхам своечасовага прадбачання тэндэнцый; (Паводле: Блэк С. Паблик рилейшнз. Что это такое? М., Новости, 1990.)

Скот Катлін, Ален Сэнтр і Глен Брум у сваѐй кнізе "Эфектыўныя сувязі з грамадскасцю" вылучаюць пяць асноўных чыннікаў, паводле якіх для арганізацыі асабліва важныя сувязі з грамадскасцю: каб грамадства разумела і прымала місію арганізацыі; для фармавання камунікацыйных каналаў, з дапамогай якіх адбываюцца зносіны з людзьмі, на якіх накіравана дзейнасць арганізацыі; для прыцягнення фінансаў для працы арганізацыі; для фармавання і распаўсюджання ў сферы прыняцця палітычных рашэнняў ідэй, адпаведных місіі арганізацыі; для стымулявання валанцѐраў і навакольных людзей браць удзел у рэалізацыі місіі арганізацыі.

Складовыя часткі іміджу арганізацыі Імідж (вобраз) – комплекс ўяўленняў пра структуру з’явы, яе характарыстыкі і знешнія прыкметы, якія адрозніваюць яе ад іншых з’яваў і дазваляюць прагназаваць развіццѐ з’явы (паводзіны канкрэтнага чалавека, стыль дзейнасці арганізацыі і г.п.).

Складовыя часткі іміджу арганізацыі: інфармацыя ў СМІ, звязаная з дзейнасцю арганізацыі дзейнасць арганізацыі, яе справы назва арганізацыі гісторыя арганізацыі місія арганізацыі “тыпаж” арганізацыі вобраз лідэра (знешнасць, камунікабельнасць, манера паводзінаў і г.д.) сябры арганізацыі узровень адукаванасці, уменне правільна перадаць інфармацыю стасункі з іншымі арганізацыямі ступень актыўнасці арганізацыі стасункі з дзяржаўнымі арганізацыямі офіс, эмблема, дэвіз… уменне весці тэлефонныя размовы водгукі сябраў арганізацыі рэкамендацыі лісты падзякі колькасць сябраў наяўнасць вядомых донараў/спонсараў/партнѐраў. 14

Этапы кампаніі па сувязях з грамадскасцю Вызначэнне патрэбаў у правядзенні кампаніі. Ацэнка сітуацыі.

Вызначэнне мэты кампаніі і мэтавых груп.

Вызначэнне стратэгіі кампаніі

Стварэнне ключавога паведамлення для кантактных групаў (message)

Выбар сродкаў данясення інфармацыі мэтавым групам

Складанне працоўнага плана і каштарыса кампаніі

Рэалізацыя і ацэнка кампаніі Паводле: Зв'язки з громадськістю: як іх встонавлювати і пітримувати? –Кіеў., 1998.

Працэс камунікацыі «Хто паведамляе, што менавіта, па якіх каналах, каму і з якім эфектам?» (Гарольд Ласуэл).

адпраўляльнік Фармулюе ідэю, адбірае інфармацыю

паведамленне

канал

словы, жэсты, друкаваны тэкст, малюнак і г.п.

кадуе

атрымальнік

Вербальны, невербальны, пісьмовы, электронны абірае

дэкадуе, рэагуе

перадае

зваротная сувязь

Схема камунікацыі кадуе

дэкадуе

зваротная сувязь

Вызначэнне мэты кампаніі па сувязях з грамадскасцю Вызначэнне канкрэтных мэтаў з’яўляецца найважнейшым этапам кампаніі па сувязях з грамадскасцю. Магчымыя мэты кампаніі па сувязях з грамадскасцю

1. Усталяванне спрыяльнага іміджу для канкрэтнай з’явы (напрыклад – дзяржаўнай сацыяльнай замовы) і людзей, занятых у гэтай галіне.

2. Даць грамадскасці матывіроўку да дабразычлівай рэакцыі і актыўнай падтрымкі пазіцыяў і намаганняў арганізацыі па канкрэтным пытанні. 3. Прадставіць грамадскасці карысную і дакладную інфармацыю, якую яна (грамадскасць) не атрымала б ў іншы спосаб. 4. Спрыяць росту колькасці сябраў арганізацыі, падкрэсліваючы выгоды гэтага сяброўства з дапамогай сродкаў масавай інфармацыі. 5. Зняць пры неабходнасці эмацыйную напругу вакол імя арганізацыі. 6. Фармаванне каналаў стасункаў з людзьмі, для якіх арганізацыя прадстаўляе паслугі. 7. Стварэнне і падтрыманне ўмоваў, неабходных для прыцягнення сродкаў у арганізацыю. 8. Матываванне людзей (ад сябраў кіруючых ворганаў і персанала да дабраахвотнікаў) да працы на карысць дасягнення місіі арганізацыі. Праца з грамадскасцю не ў стане: Зрабіць цуд Паспяхова рэалізоўвацца пры недахопе інфармацыі Быць вартай даверу ў выпадку толькі прыўпрыгожвання і прыхоўвання інфармацыі Быць рэальнай, калі арганізацыя пераацэньвае ўласныя магчымасці

Стратэгіі кампаніі па сувязях з грамадскасцю Існуюць тры асноўныя віды стратэгій кампаній па сувязях з грамадскасцю: Наладжванне кантактаў – галоўным элементам такой стратэгіі з’яўляецца забеспячэнне грамадскасці інфармацыяй, якая будзе спрыяць усталяванню важных для арганізацыі кантактаў. “Барацьба” – гэтая стратэгія будзе прымальнай у выпадках нападкаў на арганізацыю з боку іншых арганізацый альбо асобаў, неабходнасці бараніць сваѐ “добрае імя”. Часта такая стратэгія палягае на стварэнні кепскага іміджу канкурэнтаў (недабразычліўцаў) для прасоўвання сваѐй арганізацыі. Супрацоўніцтва – такая стратэгія накіравана на ўсталяванне ўзаемапаразумення паміж арганізацыяй і важным для яе асяроддзем праз развіццѐ дыялога і абмен інфармацыяй з патэнцыйнымі партнѐрамі.

Вызначэнне і аналіз мэтавых груп кампаніі Пад мэтавымі групамі кампаніі па сувязях з грамадскасцю прынята разумець людзей, на якіх будзе накіравана інфармацыйнае ўздзеянне ў межах кампаніі. Чым больш дакладна вы вызначыце і прааналізуеце гэтых людзей, тым больш будзеце мець шансаў скласці адпаведнае інтарэсам гэтых людзей ключавое паведамленне, выбраць даступныя для іх сродкі перадачы інфармацыі і, самае галоўнае, атрымаць патрэбную зваротную сувязь. Прыведзеныя ніжэй пытанні дапамогуць прааналізаваць абраныя вамі мэтавыя групы сваѐй кампаніі па сувязях з грамадскасцю: -Пералічыце асноўныя мэтавыя групы сваѐй кампаніі?

-На чым палягаюць нашыя інтарэсы адносна кожнай з іх?

-Што гэтыя групы ведаюць і думаюць пра нас?

-Да якіх інтарэсаў гэтых людзей мы можам апеляваць у час сваѐй кампаніі?

-Якім крыніцам інфармацыі давяраюць гэтыя людзі? Чыя думка для іх з’яўляецца аўтарытэтнай?

Аналіз значнага акружэння Органы дзяржаўнай улады

Бізнэс-арганізацыі

НГА Арганізацыі, з якімі супрацоўніцтва ѐсць зараз

Арганізацыі, з якімі плануецца супрацоўнічаць

Сродкі масавай інфармацыі

Іншыя НГА

Аналіз значнага акружэння дазваляе наглядна прадставіць ступень развіцця партнѐрскіх сувязяў у знешнім асяроддзі, а таксама паставіць затым задачы па пабудове канкрэтных партнѐрскіх стасункаў, якія могуць спатрэбіцца для папулярызацыі ідэі дзяржаўнай сацыяльнай замовы, фармавання і рэалізацыі гэтай замовы . Пры правядзенні аналіза неабходна, па-першае, вызначыць тыя арганізацыі, з якімі вы ўжо працуеце (больш менш стала – “бліжняе кола” на схеме), а па-другое, тыя арганізацыі, якія з'яўляюцца прываблівымі для партнѐрства (“дальняе кола” на схеме). Важна правесці гэты аналіз максімальна канкрэтна, вызначыўшы пры гэтым назвы канкрэтных арганізацый, імѐны службовых асобаў і г.п. Толькі такі паўнавартасны аналіз дае карціну, з якой можна працаваць далей у справе развіцця сувязей з грамадскасцю ў кантэксце фармавання і рэалізацыі дзяржаўнай сацыяльнай замовы.

Паводле: В.В.Матросов, В.Л.Вайнер, Некоммерческий сектор и бизнес: построение социального партнерства., Калуга, 2000

Выбар сродкаў перадачы інфармацыі На першы погляд, існуюць тры альбо пяць асноўных сродкаў перадачы інфармацыі, дастатковых для ўсталявання патрэбных сувязяў з тымі альбо іншымі групамі людзей. На справе, спіс гэтых сродкаў шмат шырэйшы. Дасведчаны спецыяліст па сувязях з грамадскасцю павінен умець абіраць адпаведныя той альбо іншай мэтавай групе і ўласным рэсурсам сродкі перадачы інфармацыі. Пададзены ніжэй спіс не ѐсць поўным і не абавязкова будзе аднолькавым для двух розных арганізацыяў.

Часопіс, інфармацыйны бюлетэнь Сацыяльныя сеткі Вэб-сайты Артыкулы і нарысы Прэзентацыі Відэаматэрыялы Улѐткі Прамовы Брашуры Буклеты Кнігі, манаграфіі Узнагароджанні Зборнікі дакументаў Спецыяльныя справаздачы Даследаванні Мемарандумы Спансараваныя акцыі Спецыяльна падрыхтаваныя акцыі Адкрытыя слуханні Штогадовыя справаздачы \ рапарты Форумы (у тым ліку Інтэрнэт-форумы) Прэсавыя рэлізы Персанальныя кантакты з прэсай Выступы на тэлебачанні і радыѐ Плакаты Дзелавыя абеды

Крытэрыі выбару сродкаў перадачы інфармацыі: Шырыня ахопу аўдыторыі; Аператыўнасць; Даступнасць; Кошт выкарыстання; Эфектыўнасць перадачы інфармацыі; Давер з боку мэтавай аўдыторыі

“Рэчы першай неабходнасці”, альбо што павінна быць у арсенале арганізацыі, якая не забывае пра сувязі з грамадскасцю З дапамогай гэтай табліцы спраўдзіце гатоўнасць сваѐй арганізацыі да эфектыўнай працы па сувязях з грамадскасцю.

Што варта мець Чалавек, адказны за сувязі з грамадскасцю (не абавязкова штатны супрацоўнік) Інфармацыя пра арганізацыю ў пісьмовым альбо электронным выглядзе (пашыраная і скарочаная версіі) Інфармацыя пра арганізацыю, перакладзеная як мінімум на адну замежную мову Апісаная гісторыя арганізацыі (кроніка найважнейшых падзей) Фотаальбом пра дзейнасць арганізацыі Візітоўкі арганізацыі альбо кантактных асобаў арганізацыі Спіс СМІ і журналістаў План працы арганізацыі Буклет альбо брашура арганізацыі Публікацыі пра дзейнасць арганізацыі Спіс донараў і спонсараў, якія падтрымлівалі арганізацыю Даступная вачам сябраў і наведвальнікаў місія арганізацыі Доступ да тэлефона, факса, электроннай пошты Тэлефонная кніга Звесткі пра арганізацыю як мінімум у адным даведніку Інфармацыя пра праблемы, якімі займаецца арганізацыя (статыстыка, публікацыі, даследаванні і г.п.) Гісторыі і сведчанні поспехаў арганізацыі (узнагароды, лісты падзякі і г.п.)

Ёсць

Няма

Буклет арганізацыі Буклет з’яўляецца адной з найбольш распаўсюджаных формаў перадачы інфармацыі пра арганізацыю. Гэта свайго роду візітоўка арганізацыі. Буклет можа складаецца з наступнай інфармацыі: назвы арганізацыі; місія, асноўныя накірункі дзейнасці; лаканічнае апісанне гісторыі арганізацыі; апісанне паслугаў арганізацыі; апісанне найвялікшых дасягненняў арганізацыі; пераліку фундатараў і асноўных партнѐраў арганізацыі адрас, тэлефон і іншыя кантакты; прозвішча кантактнай асобы; … Увага! Змест буклета залежыць ад таго, на якія мэтавыя групы ѐн найперш разлічаны. Стандартная форма буклета: 1 аркуш паперы фармату А4, перагнуты на 2-3 часткі ; прывабліва аздоблены тытульны ліст; зручны для чытання памер шрыфту і інтэрвал паміж радкамі; спалучэнне тэксту і ілюстрацый

 (сімволіка, фотаздымкі,

малюнкі і г.д.); акцэнтаванне ўвагі на найважнейшай інфармацыі праз вылучэнне яе іншымі колерам, шрыфтам альбо рамкамі; …

Улѐтка Улѐткі звычайна выкарыстоўваюцца для хуткага прыцягнення ўвагі вялікай колькасці людзей і закліка іх да тых альбо іншых дзеянняў. Улѐткі з’яўляюцца адным з найбольш папулярных інструмантаў кампаній па сувязях з грамадскасцю, таму што не патрабуюць вялікіх выдаткаў на іх выраб. Пры стварэнні ўлѐтак неабходна ўлічваць наступныя парады:

Улѐтка павінна мець яркі загаловак; Улѐтка павінна быць кароткай па зместу (да прыкладу, жыццѐ ўлѐткі, раздаваемай на вуліцы, звычайна абмяжоўваецца часам, за які чалавек дойдзе да першай на яго шляху сметніцы);

Найбольш важныя моманты ва ўлѐтцы пажадана вылучыць іншым шрыфтам альбо колерам; ТЭКСТ УЛЁТКІ ПАВІНЕН БЫЦЬ НАБРАНЫ ВЯЛІКІМ ШРЫФТАМ, АСАБЛІВА КАЛІ ЎЛЁТКА РАЗВЕШВАЕЦЦА Ў ТРАНСПАРЦЕ АЛЬБО НА ДОШКАХ АБВЕСТАК; Калі ўлѐтка раздаецца ў публічных месцах альбо раскідаецца па паштовых скрынях, пажадана выкарыстоўваць абодва бакі. На адным з іх можа быць фотаздымак, калаж альбо іншая ілюстрацыя ў спалучэнні з слоганам кампаніі, а на другім – асноўная інфармацыя; Не трэба наклейваць улѐтку на месцы, дзе гэта можа выклікаць раздражненне людзей: на вітрыны крамаў, расклад руху транспарта, дзверы і вокны жылых дамоў і г.д.

Інструменты кампаніі па сувязях з грамадскасцю. PR-акцыі Пад PR-акцыямі прынята разумець спецыяльна арганізаваныя мерапрыемствы, падзеі, накіраваныя зазвычай на прыцягненне ўвагі мэтавых груп. Некаторыя парады па арганізацыі PR-акцый 1.

Акцыі павінны мець элементы навізны (форма і/ альбо змест) ў плане перадачы інфармацыі мэтавым групам;

Акцыі павінны мець свой сюжэт (з чаго ўсѐ пачнецца, дзе будзе кульмінацыя, як усѐ павінна скончыцца);

Акцыі павінны ствараць “карцінку”: людзі павінны не толькі чуць, але і бачыць;

Сутнасць акцый павінна быць зразумелай людзям;

Акцыі павінны ствараць адпаведны сітуацыі эмацыйны настрой сярод мэтавых груп;

Не забывайце пра інфармацыйнае забеспячэнне акцый: буклеты, улѐткі, плакаты, запрашэнні, анкеты – усѐ гэта можа дапамагчы вам яшчэ больш эфектыўна наладзіць кантакты з людзьмі ў час акцый.

Інструменты кампаніі па сувязях з грамадскасцю. Прэзентацыя Пад прэзентацыяй звычайна прынята разумець першае афіцыйнае прадстаўленне зацікаўленай аўдыторыі чагосці новага: новай арганізацыі, новай паслугі, новай кнігі, новага праекта і г.д. Галоўны сэнс прэзентацыі – забяспечыць дабразычлівае стаўленне з боку грамадскасці да прадмета прэзентацыі. Як і любая групавая сустрэча, прэзентацыя мае свой “сюжэт”, які складаецца з трох асноўных частак: уступ, асноўная частка і закрыццѐ. Уступ звычайна складаецца з 5 асноўных элементаў: ► Прывітанне, падзяка прысутным, за тое што аддалі свой час на ўдзел у сустрэчы; ► Прадстаўленне (імя і прозвішча, пасада ў арганізацыі, калі трэба – прадстаўленне іншых калегаў, якія прысутнічаюць на сустрэчы); ► Дэкларацыя мэты (тлумачэнне сутнасці сустрэчы з акцэнтам на яе магчымую карысць для ўдзельнікаў); ► Рамачныя ўмовы (інфармацыя пра тое, колькі будзе доўжыцца прэзентацыя, ці будуць перапынкі і г.д.); ► Тлумачэнне парадку працы (што за чым будзе адбывацца, калі можна задаваць пытанні і г.д.) Асноўная частка можа складацца з наступных элементаў: ► Уводзіны ў тэму. Апісанне існуючай сітуацыі (“Усе вы добра ведаеце, што...”); ► Фіксацыя праблем; ► Прадстаўленне перспектыў (што адбудзецца, калі праблемы не будуць вырашацца, альбо наадварот, якія пазітыўныя перамены чакаюць удзельнікаў прэзентацыі); ► Прапановы (што мы гатовы прапанаваць для вырашэння праблемаў, заклік да канкрэтных дзеянняў, якіх мы чакаем ад прысутных і г.п.). Заключная частка звычайна складаецца з: ► Кароткага падсумавання найважнейшай інфармацыі; ► Прапановаў па канкрэтных найбліжэйшых кроках; ► Падзякі за ўдзел

Інструменты працы са сродкамі масавай інфармацыі Для арганізацыі рэгулярнай працы са СМІ можна выкарыстоўваць цэлы шэраг бясплатных альбо недарагіх інструментаў. Вось пералік асноўных з іх: Прэс-рэлізы; Прэс-канферэнцыі; Брыфінгі; Тэлефанаванні ў рэдакцыі з прапановай цікавых для СМІ матэрыялаў; Спецыяльныя мерапрыемствы, арганізаваныя для СМІ (прэс-туры для знаѐмства з сітуацыяй на месцы, дзелавыя абеды і г.п.); Інтэрв'ю; Арганізацыя ток-шоў альбо ўдзел у ток-шоў; Вядзенне газэтнай рубрыкі альбо перадачы на тэлебачанні альбо радыѐ; Артыкулы, якія адлюстроўваюць ваш пункт гледжання па пэўных пытаннях; Запрашэнні журналістаў на мерапрыемствы; Лісты ў рэдакцыю; Выступы на радыѐ альбо на тэлебачанні; Інфармаванне СМІ пра бягучыя падзеі, звязаныя з дзейнасцю арганізацыі (у т.л. праз электронныя рассылкі); Камплекты матэрыялаў для СМІ; Заявы для друку; Фотаздымкі

Этапы медыя-кампаніі 1. Мэты дзейнасці арганізацыі 2. Мэта медыя-кампаніі 3. Вызначэнне мэтавай аўдыторыі 4. Вызначэнне ключавога паведамлення кампаніі 5. Вызначэнне асобаў, якія будуць кантактаваць са СМІ 6. Вызначэнне СМІ, на якія будзе накіравана кампанія 7. Інструменты 8. Тактыка 9. Графік рэалізацыі 10. Каштарыс Паводле: A Media Relations Handbook for Non-Governmental Organizations, Independent Journalism Foundation

Эфектыўнасць медыя-кампаніі залежыць ад наступных фактараў: правільны аналіз рынку СМІ ў дадзеным рэгіѐне (від СМІ, яго характарыстыка – ахоп аўдыторыі, папулярнасць сярод розных групаў насельніцтва, прафесійны ўзровень журналістаў і г.д.); рэальная ацэнка ўласных медыя-магчымасцяў (адміністрацыйных, фінансавых, палітычных); узровень прафесійнай падрыхтоўкі ўласнай прэс-службы; мабільнасць уласнай прэс-службы (здольнасць хутка рэагаваць на магчымую крытыку, на змяненне сітуацыі на рынку СМІ). (Паводле: http://www.prnarod.ru/tech/)

Ацэнка кампаніі па сувязях з грамадскасцю Ацэнка кампаніі па сувязях з грамадскасцю заключаецца ў вызначэнні адноснай эфектыўнасці кампаніі праз вымярэнне і суаднясенне прамежкавых вынікаў, наступстваў і асноўных вынікаў з заранѐм вызначанымі мэтамі і задачамі. Асноўныя кампаненты ацэнкі - Вызначэнне спецыфічных і вымяральных мэтаў і задач кампаніі. - Ацэнка прамежкавых вынікаў. - Ацэнка асноўных вынікаў кампаніі. - Ацэнка вынікаў у сэнсе дасягнення арганізацыйных мэтаў. Асноўныя метады ацэнкі вынікаў кампаніі па сувязях з грамадскасцю ■ Кантэнт-аналіз СМІ - працэс вывучэння зместа і адсочвання інфармацыі, якая трапляе ў СМІ. ■ Аналіз гіперпрасторы – аналіз інфармацыі пра арганізацыю, якая з’яўляецца ў Інтэрнэце (на вэб-пляцоўках, чатах, дыскусійных форумах, электронных канферэнцыях і г.д.). ■ Ацэнка эфектыўнасці спецыяльна падрыхтаваных мерапрыемстваў. ■ Апытанне грамадскай думкі.