"คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6"

หนังสือ : คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 ผู้เขียน : วสันต์ คุณดิลกเศวต, wasankds@gmail.com, www.facebook.com/wasankds, 08-1459-8343 จัดทําโดย : ชมรมสวรรค์บนดิน (PoE Club) จัดทําโดยใช้ซอฟต์แวร์ : Ubuntu Linux, LibreOffice, Inkscape, Gimp, Shutter

ISBN : 978-616-321-340-2 พิมพ์ครั้งที่ 1 : มกราคม 2013

ราคา 289 บาท (ฟรี)

สงวนลิขสิทธิ์ตามพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2537 หนังสือ “คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6” ฉบับ e-book (ไฟล์ PDF) อนุญาตให้แจกจ่าย ทําสําเนา โดยไม่คิดมูลค่า แต่ห้ามจําหน่าย ห้ามตีพมิ พ์เพื่อการพาณิชย์ ห้ามดัดแปลงหรือ แก้ไขส่วนหนึ่งส่วนใดในหนังสือเล่มนี้ นอกจากได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียน ชื่อและเครื่องหมายการค้าที่อ้างถึง เป็นของเจ้าของหรือบริษัทแต่ละราย นายวสันต์ คุณดิลกเศวต มิได้อ้างความเป็นเจ้าของ ตัวแทน หรือมีส่วนเกี่ยวข้องแต่อย่างใด หนังสือ e-book นี้ถูกออกแบบให้พิมพ์บนกระดาษ A4 ทั้งด้านหน้าและด้านหลัง

“ลดใช้กระดาษ ลดโลกร้อน”

บทนำำจำกผู้เขียน LibreOffice เป็นชุดซอฟต์แวร์สําหรับงานออฟฟิศ ประเภทเดียวกับ MS Office แต่ LibreOffice เป็นซอฟต์แวร์ โอเพ่นซอร์สที่สามารถดาวน์โหลดมาใช้ได้ฟรี ถูกกฎหมาย 100% คําพูดติดปาก “ของฟรี ไม่มีในโลก” ไม่จริงอีกแล้ว ถึงแม้ LibreOffice จะเป็นของฟรี แต่ศักยภาพของ LibreOffice นั้นไม่ธรรมดา จากประสบการณ์การใช้งาน กว่า 10 ปี(ตั้งแต่ยังเป็น OpenOffice.org)และจากการเป็นวิทยากรอบรม LibreOffice ตอบสนองต่องานประจําภายใน ออฟฟิ ศ ได้ เ ป็ น อย่ า งดี ไม่ ว่ า จะเป็ น งานพิ ม พ์ เ อกสารทั่ ว ๆไป, งานพิ ม พ์ ห นั ง สื อ เป็ น ร้ อ ยๆหน้ า , งานพิ ม พ์ ห นั ง สื อ e-book สวยๆ, งานสร้างตารางคํานวณต่างๆ, งานวิเคราะห์ข้อมูล, งานพรีเซ้นเทชั่น หรืองานสร้างผังต่างๆ เป็นต้น หากท่านเป็นคนหนึ่ง หรือเป็นองค์กรหนึ่ง ที่ต้องการประหยัดค่าใช่จ่ายด้านซอฟต์แวร์ LibreOffice คืออีกหนึ่ง คําตอบ เมื่อใครก็ตาม ถามผู้เขียนว่า “หากจะเปลี่ยนมาใช้ซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สที่เป็นของฟรี ถูกกฎหมาย ควรจะเริ่ม ต้นที่ตัวไหน” ผู้เขียนมักจะแนะนําที่ LibreOffice ก่อนเสมอ เพราะเป็นซอฟต์แวร์ที่ใกล้ตัว ใช้งานทุกวัน ประสิทธิภาพสูง และช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้มาก นอกจากนี้ LibreOffice ยังเป็นจุดเริ่มต้นที่จะช่วยสร้างทัศนคติดีๆเพื่อก้าวไปสู่การใช้ ซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สตัวอื่นๆต่อไป เมื่อกล่าวถึงซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์ส ซึ่งหลายท่านยังไม่รู้จัก จึงมักมีคําถามกลับมาว่า “ซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สคือ อะไร?” ซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์ส เป็นซอฟต์แวร์ที่มีลิขสิทธิ์ เหมือนกัน แต่เงื่อนไขของลิขสิทธิ์นั้นหลายคนรู้แล้วต้องตกใจ “มีลิขสิทธิ์แบบนี้ด้วยหรือ!” ซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์ส เป็นกลุ่มซอฟต์แวร์ที่เปิดเผยซอร์สโค้ด (รหัสในการสร้างโปรแกรม) ตัวซอฟต์แวร์และ ซอร์สโค้ดอนุญาตให้นําไปใช้ ทําสําเนา แจกจ่าย และแก้ไขปรับปรุงได้ โดยจะนําไปพัฒนาต่อเพื่อขายหรือแจกฟรีก็ได้ แต่ ประเด็นสําคัญก็คือ ต้องเปิดเผยซอร์สโค้ดที่ถือเป็นหัวใจสําคัญ ในการพัฒนาซอฟต์แวร์ตัวนั้นๆ ซอฟต์แวร์ตัวนั้นจึงจะถูก เรียกว่าซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์ส ด้วยเหตุที่ต้องเปิดเผยซอร์สโค้ดนี้เอง จึงเป็นจุดแข็ง เพราะซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สจะไม่ล้ม หายตายจากไปง่ายๆ คนเก่าไปคนใหม่มา ก็สามารถนําซอร์สโค้ดไปพัฒนาต่อยอดได้อย่างต่อเนื่อง ซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สส่วนใหญ่เป็นของฟรี ตัวที่ใช้งานกันอย่างกว้างขวางที่เป็นของฟรี ก็เช่น Ubuntu เทียบเท่า MS Windows, LibreOffice เที ย บเท่ า MS Office, Inkscape เที ย บเท่ า Adobe Illustrator หรื อ Corel Draw, Gimp เที ย บเท่ า Adobe PhotoShop หรื อ Corel PhotoPaint, Blender เที ย บเท่ า Maya หรื อ 3D Studio Max เป็นต้น “เขาแจกฟรีแล้วได้อะไร? เขาอยู่ได้อย่างไรกับการแจกฟรี ?” นี่เป็นอีกคําถามหนึ่งที่ผู้เขียนถูกถามบ่อยๆ คําตอบ นั้นง่ายมาก คนไทยน่าจะเข้าใจคํา ตอบดีอยู่แล้ว ก็เขาพอใจเท่านี้ พอใจที่จะทํา เพื่อสังคมเพื่อชาวโลก ไม่ต้องรํ่า รวย มหาศาล เป็นความพอเพียงในเวอร์ชั่นของซอฟต์แวร์ องค์กรผู้พัฒนาซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์ส มีรายได้จากเงินบริจาคบ้าง รายได้จากการขายสื่อการสอนหรือของชําร่วย บ้าง บริษัทผู้ผลิตฮาร์ ดแวร์รายใหญ่ก็สนับสนุน รัฐบาลของหลายๆประเทศก็ให้การสนับสนุน ประเทศอย่างรัสเซียถึงกับ ประกาศว่า องค์กรของรัฐจะเปลี่ยนมาใช้ซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สทั้งหมด ฉะนั้น รับรองเขาอยู่ได้ ให้ทุกท่านลองนึกตามดู หากองค์กรผู้พัฒนา LibreOffice (The Document Foundation) ออกมาประกาศสั้นๆ ว่า “ไม่มีเงิน” หรือ “จะหยุดพัฒนา” รับรองทั้งโลกได้สะเทือน เพราะผู้คนบนโลกใช้ LibreOffice ไม่น้อยเลยทีเดียว “ทําไมเราต้องให้ความสนใจ หรือ ต้องหันมาใช้ซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์ส ?” ประเด็นสําคัญก็คือ เพราะราคา ซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ มีราคาสูงถึงสูงมาก ผู้คนจํานวนมากจึงหันไปใช้ซอฟต์แวร์เถื่อน ซื้อแผ่นก๊อป ดาวน์โหลดของผิด กฎหมายมาใช้ หรือก็คือ เลือกที่จะใช้ซอฟต์แวร์ละเมิดลิขสิทธ์ ผิดกฎหมาย! นัน่ คือสิ่งที่ผู้ใช้ซอฟต์แวร์ละเมิดลิขสิทธิ์กระทําอยู่ เพียงแต่ยังไม่ถูกจับเท่านั้น

แท้จริงแล้ว องค์กรใดหรือใครก็ตาม ที่ใช้ซอฟต์แวร์ละเมิดลิขสิทธิ์ ท่านเพียงรอวันถูกพิพากษา เสรีภาพของ ท่านอยู่ในความเสี่ยง หากท่านยังเป็นองค์กรเล็ก ท่านก็เป็นเพียงปลาเล็กปลาน้อย แต่วันใดท่านเติบโตเป็นปลาใหญ่ ท่านมีโอกาสสูงที่จะถูกจับไปขาย หรือมีโอกาสสูง ที่จะถูกจับละเมิดลิขสิทธิ์ เขาไม่ยอมให้ท่านใช้ของเขาฟรีๆไปตลอด แน่นอน ท่านจะรู้ได้อย่างไรว่า พนักงานในองค์กรไม่พอใจท่านอย่างไร? ท่านทําให้ใครไม่พอใจไว้หรือเปล่า? เขาร้อนเงินอยู่ หรือเปล่า? เมื่อใดก็ตามที่มีการแจ้ง การละเมิดลิขสิทธิ์ไปยังองค์กรที่ตรวจจับโดยเฉพาะ ผู้แจ้งมีสิทธิ์ได้รับรางวัลสูงสุด 250,000 แต่องค์กรของท่านต้องเสียเงินเป็นจํานวนมาก ต้องว่ากันเป็นหลักล้านหลักสิบล้านเลยทีเดียว กรรมการองค์กร ทุกท่านต้องถูกดําเนินคดี ฉะนั้น เตรียมทนายไว้ได้เลย องค์กรที่เปลี่ยนมาใช้ซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์ส เหตุผลหลักๆ ก็คือ ต้องการลดค่าใช้จ่ ายด้า นซอฟต์แวร์ และไม่ ต้องการมีปัญหาเรื่องลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ เฉพาะคอมพิวเตอร์พื้นฐานที่ทํางานด้านเอกสารอย่างเดียว ต้นทุนซอฟต์แวร์ต่อ เครื่องยังแพงกว่าตัวเครื่องเสียอีก บางองค์กรมีคอมพิวเตอร์ นับพัน ต้นทุนปาเข้าไปหลายสิบล้านบาท ยังไม่รวม ถึงการปรับ รุ่นในอนาคต ซึ่งท่านจะบอกว่า “เราจะไม่ปรับรุ่นซอฟต์แวร์ต ามเขา แม้เขาจะออกรุ่นใหม่มาก็ตาม” อย่างไรก็ดี ผู้เขียน เชื่อว่าสักวันหนึ่ง อีก 5 ปี 7 ปี หรือ 10 ปีข้างหน้า ท่านจะต้องปรับรุ่นตามเขาแน่นอน และจะต้องจ่ายอีกไม่น้อยเลยที เดียว เพราะเขาตั้งใจให้เป็นอย่างนั้นอยู่แล้ว ฉะนั้นองค์กรต่างๆจึงหันมาใช้ซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สเพื่อลดต้นทุน ประเด็น ด้านการละเมิดลิขสิทธิ์ไม่ต้องพูดถึง ยิ่งองค์กรใหญ่ ยิ่งไม่สามารถใช้ของเถื่อนได้ เขาเป็นปลาใหญ่แล้ว โดยเฉพาะองค์กรที่ ขึ้นต้นด้วย บมจ. หรือลงท้ายด้วย มหาชน ยิ่งใช้ไม่ได้ ผลเสียจากการละเมิดลิขสิทธิ์ ไม่ได้เกิดต่อผู้ที่ใช้หรือองค์กรที่ใช้ซอฟต์แวร์ละเมิดลิขสิทธิ์เท่านั้น ผลเสียทางอ้อม แบบร้ายลึก มันเลวร้ายยิ่งกว่านั้นหลายเท่านัก ตัวเลขอัตราการละเมิดลิขสิทธิ์ทั่วโลกที่ผู้เขียนทราบมา มีประเด็นบางอย่างสะกิดใจให้ต้องคิด ประเทศอเมริกาซึ่ง เราทราบกันดีว่า เป็นผู้นําด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์หมายเลข 1 ของโลก ที่นี่มีอัตราการละเมิดลิขสิทธิ์ 20% ตํ่าที่สุดในโลก ญีป่ ุ่น 21% โซนยุโรปอยู่ที่ 25-50% ประเทศไทย 73% โซนแอฟริกาเกิน 75% แปลก! ที่ตัวเลขเหล่านี้สัมพันธ์กับความเจริญของประเทศด้วย ประเทศใดที่ตัวเลขการละเมิดลิขสิท ธิ์ตํ่าๆ เกือบจะ ฟันธงได้เลยว่า เป็นผู้นําด้านความคิดด้วย ฉะนั้นเขาจึง ทําน้อยแต่ได้มาก หันไปทางไหนชาติอื่นก็ต้องหันตาม ตัวเลขบ่ง บอกลําดับไล่ตามกันมาเลยทีเดียว ประเทศใดที่ตัวเลขการละเมิดลิขสิท ธิ์สูงๆ คล้ายกับว่า ต้องรอให้ประเทศอื่นคิดก่อน แล้วรอทําตาม ทํามากแต่ได้น้อย ปัญหาการละเมิดลิขสิทธิ์ รากมันฝังลึกมาก มองเผินๆเหมือนเราได้ประโยชน์ ได้ใช้ของฟรี ประหยัดเงิน แต่ถ้ามอง ในภาพรวม เราเสียเอกราชทางความคิดไปแล้ว ผู้เขียนเชื่อว่าหลายๆท่าน ตั้งแต่เกิดมาก็อยู่กับมันเลย(รวมทั้งผู้เขียนด้วย) ถูกปลูกนิสัย ถูกบ่มเพาะ ถูกสอนให้ใช้ของเถื่อนมาตั้งแต่เด็ก โดยไม่รู้ตัว จนไม่มีจิตสํานึกว่าการใช้ของเถื่อนนั้นผิดอีกแล้ว นี่ เป็นโครงสร้างที่ทําให้ประเทศไม่มีความคิดใหม่ๆ ต้องรอให้ต่างชาติคิดก่อนแล้วเราค่อยทําตาม “ใครจะไปคิด ในเมื่อมีคน คิดให้ มีคนทําให้ใช้ ฟรีๆ” หรือ “ใครจะไปคิด คิดไป ขายไปก็สู้ของเถื่อนไม่ได้” หากหลักสูตรการศึกษาในประเทศไทย จะบรรจุการเรียนการสอนซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สไว้เคียงคู่กับซอฟต์แวร์เชิง พาณิชย์ที่เล่าเรียนกันอยู่ในปัจจุบัน นี้บ้าง หลายอย่างคงจะดีขึ้นไม่น้อย ด้วยพื้นที่เพียงเท่านี้คงไม่อาจหาคําบรรยายสั้นๆ เพื่ออธิบายว่าอะไรจะดีขึ้นบ้าง เพราะมันเป็นลูกโซ่ที่เริ่มต้นมาจากความคิดและมีผลไปยังการกระทําอีกหลายต่อ ทุกวันนี้ เมื่อผู้เขียนถามนักเรียนนักศึกษาว่า “ที่โรงเรียนที่วิทยาลัยสอนโปรแกรมอะไร?” คําตอบที่ได้ล้วนเป็น ซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ทั้งสิ้น นักเรียนนักศึกษาก็ต้องไปขวยขวายหามาติดตั้งที่เครื่องส่วนตัว แน่นอนว่าไม่ได้ซื้อ รู้ๆกันอยู่ว่า สามารถหาได้จากที่ไหน ถ้าไม่หามาใช้จะทําการบ้านส่งอาจารย์ได้อย่างไร? ระบบการศึกษาในบ้านเรานี่แหละแหล่งเพาะ พันธุ์ปลาอย่างดี ใครที่ไหนจะจับปลาในแหล่งเพาะพันธุ์ เพราะในอนาคตก็จะกลายเป็น ปลาอ้วนๆ มีเนื้อให้บริโภค อย่างหนําใจ

การปลูกฝังเรื่องลิขสิทธิ์ ทางปัญญาในระบบการศึกษาเป็นสิ่งสําคัญมาก โดยเฉพาะลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ ที่เริ่มกลาย เป็นสิ่งทีข่ าดไม่ได้ ในการทํางานในปัจจุบัน หากเรายังไม่ปลูกฝังอย่างจริงจัง สิ่งที่เป็นไทยๆก็จะค่อยๆเลือนหายไป ลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ กับ สิ่งที่เป็นไทยๆ ดูเหมือนอยู่คนละฝาก ไม่เห็นจะเกี่ยวกัน ไม่รู้จะมาบรรจบกันได้อย่างไร แต่ลองตรองดูให้ดี หากโครงสร้างของสังคมไทย เริ่มตั้งแต่ระบบการศึกษา ไม่เปิดโอกาส ไม่ยอมให้ความคิดใหม่ๆได้เกิด เพราะถูก ข่มขู่หรือถูกฆาตกรรมด้วยฆาตกรที่ชื่อว่า “ละเมิดลิขสิทธิ์” ความคิดใหม่ๆ ก็ไม่เกิด แต่ในสถานการณ์ปัจจุบันที่ โลกเปิดเสรี มากขึ้น โดยเฉพาะด้านสื่อ ซึ่งต่อไปก็อีกหลายอย่างที่จะมาพร้อม AEC วัฒนธรรมและความคิดจากประเทศอื่นๆก็จะไหล เข้ามาทางช่องทางเหล่านั้น ใครๆก็ชอบสิ่งใหม่ๆ ชอบจินตนากรใหม่ๆ เพราะสิ่งเหล่านั้นทําให้เราตื่นเต้น มีความสุข ทําให้ โลกนี้ไ ม่น่ า เบื่ อ แต่ ถ้า สิ่งใหม่ๆจากความคิด ของคนไทยถูก ฆาตกรรมไปหมด ก็คงต้องรอรั บ จากประเทศอื่ น ๆ ที่เ ขา ทะนุบํารุงความคิดใหม่ๆเป็นอย่างดี และสิ่งเหล่านั้นจะค่อยๆปลูกฝังเข้ามาในระบบความคิดของเรา สอนเราให้คล้อยตาม วันแล้ววันเล่า สิ่งที่เป็นไทยๆ ก็จะค่อยๆเลือนหายไป เราจะกลายเป็นแต่ผู้ซื้อ เป็นหนี้ ทํามากได้น้อย เป็นผู้ตามฝ่ายเดียว ทั้งหมดนี้จะเกิดขึ้นอย่างแยบยล ถ้าเราสูญเสียเอกราชทางความคิด เพราะเราปล่อยให้ฆาตกรที่ชื่อว่า “ละเมิดลิขสิทธิ์” ลอยนวล ผู้เขียนเชื่อมั่นเป็นอย่างยิ่งว่า หากเราเริ่มต้นที่ลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ โดยมองว่า ซอฟต์แวร์เป็นสินค้าที่เราต้องเลือกใช้ เลือกซื้ออย่างไตร่ตรอง สิ่งนี้จะเป็นแรงเหนี่ยวนําไปยังลิขสิทธิ์ทางปัญญาในด้านอื่นๆด้วย ไม่ว่าจะเป็น เพลง,ภาพยนตร์, สินค้าต่างๆ ซึง่ ล้วนถูกฆาตกรรมไปมากด้วยฆาตกรที่ชื่อ “ละเมิดลิขสิทธิ์” เช่นเดียวกัน ความยากจน การไม่มีเงิน ไม่ใช่ข้อแก้ตัว ไปต่อสู้ที่ศาลไหนก็แพ้ แต่ทางออกนั้นมีเสมอ สําหรับลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ นัน้ ของฟรี ดีๆ ก็มีให้ใช้ เพียงแต่เรายอมเปลี่ยนแปลง เปิดใจยอมรับสิ่งใหม่ๆ แล้วอิสระภาพจะเป็นของเรา ประเทศของเรายังต้องการความคิด และจิ นตนาการอีก มากมายนัก หากเราเสีย เอกราชทางความคิ ดไปแล้ว ประเทศจะพัฒนาไปได้อย่างไร โลกนี้จะน่าเบื่อเพียงใดหากมนุษย์ไม่ใช้จินตนาการ เพื่อเป็นส่วนหนึ่งในการรณรงค์ส่งเสริมการใช้งานซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์ส ผู้เขียนจึงเขียนคู่มือการใช้งานซอฟต์แวร์ โอเพ่นซอร์ สบางตั วเพื่อ แจกฟรี (ฉบับ e-book) ท่ านสามารถเข้ า ไปดาวน์ โ หลดที่ www.poeclub.org หากมี ข้อ ติ ช ม ประการใดกรุณาส่งมาความคิดเห็นมาที่ wasankds@gmail.com วสันต์ คุณดิลกเศวต ผู้เขียนและวิทยากรอบรมซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์ส วศ.บ. โยธา มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ วท.ม. ธุรกรรมอิเล็คทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี wasankds@gmail.com, www.facebook.com/wasankds, 08-1459-8343

เหตุผลที่แจกฟรี ในช่วง 2 ปีที่ผ่านมา ผู้เขียนได้เขียนหนังสือคู่มือการใช้งานซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สแจกฟรีจํานวนหนึ่ง และก็ตั้งใจ จะทํา ให้ อ อกมาดี ที่ สุ ด แต่ เ มื่ อ ถึ ง คิว ของหนั ง สื อ Libreoffce ก็ ลัง เลใจว่ า จะแจกฟรี ดี ห รื อ ไม่ ? เหตุ เ พราะการอบรม LibreOffice ถือเป็นรายได้หลักของผู้เขียน หากแจกฟรีไป เกรงว่าจะกลายเป็นการทุบหม้อข้าวหม้อแกงตัวเองทิ้ง แต่เมื่อ คิดใคร่ครวญดีๆแล้ว การจะทําให้ซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สในเมืองไทยเติบโต จะต้องมี สื่อการเรียนการสอน และจะต้องมี ผู้ เสียสละ สละประโยชน์ของตนเองเพื่อส่วนรวม ฉะนั้น ผู้เขียนจึงขอสละงานเขียนหนังสือเล่มนี้ (อีก 1 เล่ม) แจกฟรี เพื่อ ประโยชน์แด่คนไทย ซึ่งผู้เขียนก็เชื่อว่า “การให้เป็นเหตุให้มีความสุขยิ่งกว่าการรับ” และก็เชื่อว่านี่จะไม่ใช่การทุบหม้อข้าว หม้อแกงของตัวเอง บางท่านทราบว่า ผู้เขียน เขียนหนังสือ e-book แจกฟรี จึงติดต่อมาเพื่อให้การสนับสนุนในด้านต่างๆ บ้างก็โอนเงิน เข้ามา บ้างก็ให้มาเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ บ้างก็โทรศัพท์มาให้กําลังใจ บ้างก็ติดต่อให้ไปเป็นวิทยากรประจํา เพื่ออบรม LibreOffice และโปรแกรมอื่นๆ ผู้เขียนขอขอบคุณทุกท่านที่ให้การสนับสนุน มา ณ ที่นี้ การสนับสนุนของท่านทําให้ผู้ เขียนมีเวลานั่งที่โต๊ะทํางานและเขียนหนังสือได้มากขึ้น ผู้เขียนตั้งใจจะเขียนหนังสือการใช้งานซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สแจกฟรีประมาณ 7-8 โปรแกรม ตามความรู้ความ ชํานาญที่มี และก็ตั้งใจจะปรับแก้ดูแลให้ใหม่เสมอ ตามเวอร์ชั่นของซอฟต์แวร์ที่ออกใหม่ นอกจากนี้ก็จะขยายเนื้อหา ที่จะเขียนไปสู่เนื้อหาด้านเศรษฐกิจพอเพียงในด้านอื่นๆ เพราะจริงๆแล้ว ชมรมสวรรค์บนดิน (PoE Club) ถูกตั้งขึ้นมาเพื่อ วัตถุประสงค์นี้ การเลือกใช้ซอฟต์แวร์ตามกําลังทรัพย์ของเรา โดยไม่หันไปใช้ซอฟต์แวร์อย่างผิดกฎหมาย ก็จัดเป็นความพอ เพียงในเวอร์ชั่นของเทคโนโลยี วสันต์ คุณดิลกเศวต

สำรบัญ บทนําจากผู้เขียน

5

เหตุผลที่แจกฟรี

9

สารบัญ

11

บทที่ 1 : ติดตั้ง LibreOffice

21

1.1) รู้จักกับ LibreOffice................................................................................................................... 22 ก. ข. ค. ง.

รูจ้ ักกับ LibreOffice 22 LibreOffice และ OpenOffice.org 22 LibreOffice สามารถติดตั้งบนระบบปฎิบัติการอะไรได้บ้าง? 23 ไฟล์มาตรฐานของ LibreOffice23

1.2) ดาวน์โหลด LibreOffice............................................................................................................. 24 1.3) การติดตั้ง LibreOffice บน Ubuntu.......................................................................................... 25 1.4) การติดตั้ง LibreOffice บน Windows....................................................................................... 25 1.5) การสํารองการตั้งค่า.................................................................................................................... 28 1.6) LibreOffice Portable............................................................................................................... 29

บทที่ 2 : การทํางานกับไฟล์

31

2.1) ไฟล์มาตรฐานของ Calc.............................................................................................................. 32 2.2) การบันทึกไฟล์............................................................................................................................. 32 ก. การบันทึกไฟล์ 32 ข. การบันทึกเป็นไฟล์ Excel

32

2.3) การเปิดไฟล์................................................................................................................................. 33 2.4) การตั้งรหัสป้องกันการเปิดไฟล์.................................................................................................... 34 2.5) การบันทึกเป็นไฟล์ CSV.............................................................................................................. 35 2.6) การเปิดไฟล์ CSV ด้วย Calc....................................................................................................... 36 2.7) เครื่องมือช่วยแปลงไฟล์ MS Office ไปเป็นไฟล์ LibreOffice.....................................................36

บทที่ 3 : หน้าจอ Calc

39

3.1) หน้าจอ Calc .............................................................................................................................. 40 3.2) การจัดการหน้าต่างลอย............................................................................................................... 40 3.3) การเรียกใช้คําสั่งใน Calc............................................................................................................ 42 3.4) แถบแสดงสถานะ (Statusbar).................................................................................................... 42 3.5) การปิดเปิดการแสดงปุ่มบนแถบเครื่องมือ................................................................................... 43 3.6) การจัดการแถบเครื่องมือเบื้องต้น................................................................................................ 43 3.7) การจัดการแถบเครื่องมือขั้นสูง.................................................................................................... 43 ก. การสร้างแถบเครื่องมือ 43 ข. เพิ่มหรือลบปุ่มบนแถบเครื่องมือ

44

3.8) หน้าจอ Calc พร้อมทํางานของผู้เขียน........................................................................................ 46

บทที่ 4 : การตั้งค่าที่สําคัญของ Calc

47

4.1) ตั้งอ็อพชั่นที่ใช้บ่อย...................................................................................................................... 48 4.2) การตั้งฟอนต์เริ่มต้น..................................................................................................................... 49 4.3) การแทนที่ฟอนต์......................................................................................................................... 51

บทที่ 5 : การจัดการพื้นที่ทํางาน

53

5.1) เซลล์(Cells), แถว(Rows), สดมน์(Columns), ชี้ท(Sheets).......................................................54 5.2) การอ้างอิงถึงเซลล์....................................................................................................................... 54 5.3) แอ็คทีฟเซลล์............................................................................................................................... 55 5.4) การเลือกเซลล์............................................................................................................................. 55 5.5) คีย์ลัดโดดไปยังเซลล์ต่างๆ........................................................................................................... 56 5.6) การจัดการชี้ท.............................................................................................................................. 57 5.7) การตรึงแนวและการแบ่งพื้นที่ทํางาน.......................................................................................... 59 5.8) การปรับขนาดแถว/สดมน์........................................................................................................... 60 5.9) การลบและการแทรก แถว/สดมน์............................................................................................... 61 5.10) การตั้งชื่อให้กลุ่มเซลล์และการใช้งาน........................................................................................ 62 5.11) การตั้งชื่อกลุ่มเซลล์จากหัวตาราง.............................................................................................. 65 5.12) การป้องกันเอกสาร ชี้ท และเซลล์............................................................................................. 65 5.13) การซ่อนชี้ท ซ่อนแถว หรือซ่อนสดมน์....................................................................................... 67 5.14) การสร้างเส้นโครงร่างกลุ่ม......................................................................................................... 68

บทที่ 6 : ข้อมูลในเซลล์

71

6.1) การพิมพ์ข้อความและตัวเลขลงในเซลล์....................................................................................... 72 6.2) การพิมพ์ข้อมูลลงในเซลล์............................................................................................................ 72 ก. โหมดเซลล์(Cell mode) และโหมดแก้ไข(Edit mode) ข. ข้อมูลในเซลล์ และ ข้อมูลในแถบใส่สูตร 73

72

6.3) การพิมพ์เลข 0 หน้าตัวเลข.......................................................................................................... 73 6.4) การพิมพ์อักขระพิเศษ................................................................................................................. 74 6.5) ข้อมูลชนิดวันที่และเวลา.............................................................................................................. 74 6.6) ระบบวันที่และเวลาของ Calc..................................................................................................... 75 ก. ระบบวันที่ 75 ข. ระบบเวลาใน 1 วัน

76

6.7) การเติมอัตโนมัติ (AutoFill)........................................................................................................ 77 6.8) การเติมอัตโนมัติแบบเรียงตามรายการ(Sort lists)......................................................................78 6.9) กรอกข้อมูลโดยเลือกจากรายการ................................................................................................ 79 6.10) การคัดลอก การตัด การย้าย การทําซํ้า และการวาง.................................................................80 6.11) การวางแบบพิเศษ (Paste Special)......................................................................................... 81 ก. ข. ค. ง.

การวางเฉพาะบางส่วนของข้อมูลในเซลล์ 81 การคัดลอกและวางข้อมูลจากเซลล์ที่ใช้สูตร 82 กลับแถวให้เป็นสดมน์ กลับสดมน์ให้เป็นแถว 82 การคํานวณโดยใช้การวางแบบพิเศษ 83

6.12) การลบข้อมูลในเซลล์ ............................................................................................................... 83 6.13) การใส่บันทึกข้อความ(Comment)........................................................................................... 84 6.14) การค้นหาและแทนที.่ ................................................................................................................ 85

บทที่ 7 : การจัดรูปแบบเซลล์

87

7.1) การเรียกใช้คําสั่งในการจัดรูปแบบเซลล์...................................................................................... 88 ก. แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ(Formatting Toolbar) ข. หน้าต่าง Format Cells 89

88

7.2) การล้างการจัดรูปแบบโดยตรง (Clear Direct Formatting)......................................................89 7.3) การจัดรูปแบบฟอนต์................................................................................................................... 90 ก. การจัดรูปแบบฟอนต์ 90 ข. การตกแต่งตัวอักษร 92

7.4) การระบายสีพื้นหลังเซลล์............................................................................................................ 93 7.5) การตกแต่งเส้นขอบเซลล์............................................................................................................. 93 7.6) การซ่อนเส้นลายนํ้า..................................................................................................................... 95 7.7) รูปแบบตารางอัตโนมัติ (AutoFormat)....................................................................................... 96 ก. การจัดรูปแบบตารางข้อมูลด้วยรูปแบบอัตโนมัติ ข. การบันทึกรูปแบบตาราง 97

96

7.8) หดข้อความอัตโนมัติให้พอดีกับความกว้างของเซลล์....................................................................97 7.9) ตัดข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์........................................................................................ 98 ก. ตัดข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์แบบอัตโนมัติ 98 ข. ตัดข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์แบบกําหนดเอง 98

7.10) การวางแนวข้อความในแนวดิ่ง.................................................................................................. 99 7.11) การหมุนข้อความในเซลล์........................................................................................................ 100 7.12) แปรงระบายรูปแบบ (Format Paintbrush).......................................................................... 101 7.13) การจัดรูปแบบตัวเลข.............................................................................................................. 101 7.14) ปุ่มและคีย์ลัดที่ใช้จัดรูปแบบตัวเลข......................................................................................... 102 7.15) รหัสรูปแบบ (Format code)................................................................................................. 103 7.16) การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional formatting).........................................................105 ก. ตัวอย่างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เพื่อเน้นคะแนนตกและคะแนนผ่าน ข. ตัวอย่างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยใช้สูตร 107

106

7.17) แถบข้อมูล (Data bar)............................................................................................................ 108 7.18) การบริหารจัดการการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข.......................................................................... 109

บทที่ 8 : สไตล์ (Styles) 8.1) สไตล์ใน Calc............................................................................................................................ 112 8.2) การสร้างสไตล์เซลล์................................................................................................................... 112 8.3) การใส่สไตล์เซลล์ให้กับเซลล์...................................................................................................... 114 8.4) การตั้งคีย์ลัดให้กับสไตล์............................................................................................................ 114 8.5) การแก้ไขสไตล์.......................................................................................................................... 115 8.6) การโยกย้ายสไตล์...................................................................................................................... 116

111

บทที่ 9 : แม่แบบเอกสาร บบเอกสาร(Template) (Template)

119

9.1) แม่แบบเอกสารคืออะไร............................................................................................................ 120 9.2) การบันทึกเอกสารเป็นแม่แบบเอกสาร...................................................................................... 120 9.3) การสร้างตารางคํานวณจากแม่แบบเอกสาร.............................................................................. 121 9.4) การส่งออกไฟล์แม่แบบเอกสารเป็นไฟล์ .ots............................................................................ 122 9.5) การนําเข้าไฟล์แม่แบบเอกสาร(เป็นไฟล์ .ots)........................................................................... 123 9.6) การตั้งแม่แบบเอกสารให้เป็นแม่แบบเอกสารปริยาย(Default template)...............................123 9.7) สร้างไฟล์ตารางคํานวณจากแม่แบบเอกสารที่มีมาโคร...............................................................124

บทที่ 10 : หน้ากระดาษ

127

10.1) มุมมองก่อนพิมพ์..................................................................................................................... 128 10.2) ดูมุมมองก่อนพิมพ์เฉพาะชี้ทที่ถูกเลือกหรือทุกชี้ท...................................................................129 10.3) รูปแบบหน้ากระดาษเริ่มต้น.................................................................................................... 129 10.4) การตั้งค่าหน้ากระดาษ............................................................................................................ 130 10.5) หัวกระดาษและท้ายกระดาษ.................................................................................................. 131 ก. การเปิดใช้หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ 131 ข. การใส่เนื้อหาในหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ 132 ค. การขีดเส้นขอบหรือระบายพื้นหลัง 133

10.6) มุมมองแบ่งหน้า (Page break preview)............................................................................... 134 10.7) การแบ่งหน้าโดยใช้เส้นแบ่งหน้า.............................................................................................. 135 10.8) สเกลการพิมพ์......................................................................................................................... 136 10.9) ขอบเขตการพิมพ์(Print ranges)............................................................................................ 137 10.10) ตั้งชื่อกลุ่มเซลล์ ให้เป็นขอบเขตการพิมพ์.............................................................................. 139 10.11) การพิมพ์แถวหรือสดมน์ซํ้าทุกหน้า....................................................................................... 140 10.12) ขึ้นหน้าใหม่แบบกําหนดเอง(Page Break)............................................................................ 141

บทที่ 11 : สไตล์หน้ากระดาษ

143

11.1) สไตล์หน้ากระดาษคืออะไร...................................................................................................... 144 11.2) การสร้างสไตล์หน้ากระดาษ.................................................................................................... 144 11.3) การใช้งานสไตล์หน้ากระดาษ.................................................................................................. 145 11.4) ชี้ทหนึ่งเป็นแนวตั้ง ชี้ดหนึ่งเป็นแนวนอน................................................................................ 145

บทที่ 12 : การพิมพ์และส่งออก

149

12.1) การตั้งค่าการพิมพ์................................................................................................................... 150 12.2) การส่งออกเป็นไฟล์ PDF......................................................................................................... 151 12.3) การป้องกันไฟล์ PDF............................................................................................................... 152

บทที่ 13 : การเรียงและกรองข้อมูล 13.1) การเรียงลําดับข้อมูล (Sorting)............................................................................................... 154 13.2) การแทรกแถวเว้นแถวจํานวนมาก........................................................................................... 156 13.3) การกรองข้อมูลโดยใช้ตัวกรองอัตโนมัติ(AutoFilter)...............................................................157

153

13.4) การกรองข้อมูลโดยใช้ตัวกรองมาตรฐาน(Standard Filter)....................................................159 13.5) การกรองข้อมูลโดยใช้ตัวกรองขั้นสูง(Advanced Filter)........................................................163

บทที่ 14 : สูตรและฟังก์ชั่นพื้นฐาน

167

14.1) สูตรและฟังก์ชั่นคืออะไร......................................................................................................... 168 ก. สูตร (Formula) 168 ข. ฟังก์ชั่น (Function) 168 ค. ตัวอย่างการใช้สูตรและฟังก์ชั่น 169

14.2) แถบใส่สูตร (Formula bar).................................................................................................... 170 14.3) ตัวดําเนินการ(Operator)....................................................................................................... 170 14.4) การอ้างอิงเซลล์....................................................................................................................... 172 14.5) การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ และ แบบตายตัว............................................................................... 173 14.6) การอ้างอิงทั้งแถวหรือทั้งสดมน์............................................................................................... 177 14.7) การแกะรอยการอ้างอิง........................................................................................................... 177 14.8) รหัสแจ้งความผิดพลาด(Error Codes).................................................................................... 178 14.9) อาเรย์(Array) และ สูตรแบบอาเรย์(Array formula)..............................................................179

บทที่ 15 : การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 1

185

15.1) IF............................................................................................................................................ 186 15.2) AND, OR................................................................................................................................ 187 15.3) ISEVEN, ISODD..................................................................................................................... 188 15.4) ISTEXT, ISNUMBER, ISLOGICAL......................................................................................... 189 15.5) ISBLANK................................................................................................................................ 189

บทที่ 16 : การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 2

191

16.1) SUM, SUMIF......................................................................................................................... 192 16.2) SUMPRODUCT..................................................................................................................... 194 16.3) MIN, MINA, MAX, MAXA..................................................................................................... 195 16.4) SMALL, LARGE..................................................................................................................... 196 16.5) AVERAGE, AVERAGEA.......................................................................................................... 197 16.6) MOD...................................................................................................................................... 198 16.7) PRODUCT.............................................................................................................................. 198 16.8) RAND, RANDBETWEEN........................................................................................................ 198

บทที่ 17 : การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 3

201

17.1) COUNT, COUNTA, COUNTBLANK..................................................................................... 202 17.2) COUNTIF............................................................................................................................... 202 17.3) DCOUNT............................................................................................................................... 203 17.4) FREQUENCY..................................................................................................................................... 205

บทที่ 18 : การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 4

207

18.1) INT......................................................................................................................................... 208 18.2) TRUNC................................................................................................................................... 208 18.3) EVEN, ODD........................................................................................................................... 208 18.4) CEILING, FLOOR, MROUND................................................................................................ 209 18.5) ROUND, ROUNDDOWN, ROUNDUP.................................................................................. 211

บทที่ 19 การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 5

213

19.1) TODAY, NOW........................................................................................................................ 214 19.2) DAY, MONTH, YEAR ........................................................................................................... 214 19.3) DAYS, WEEKS, MONTHS, YEARS...................................................................................... 215 19.4) DATEDIF................................................................................................................................ 217 19.5) DATE, DATEVALUE............................................................................................................... 218 19.6) DAYSINMONTH, DAYSINYEAR, WEEKSINYEAR.................................................................219 19.7) WEEKDAY, WEEKNUM......................................................................................................... 220 19.8) EOMONTH, EDATE ............................................................................................................. 221 19.9) ISLEAPYEAR.......................................................................................................................... 222 19.10) HOUR, MINUTE, SECOND............................................................................................... 222 19.11) TIME, TIMEVALUE.............................................................................................................. 223 19.12) การคํานวณความแตกต่างระหว่างเวลา................................................................................. 223

บทที่ 20 การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 6 20.1) VALUE.................................................................................................................................... 226 20.2) T, N........................................................................................................................................ 226 20.3) FIXED, TEXT......................................................................................................................... 226 20.4) LEN........................................................................................................................................ 227 20.5) TRIM...................................................................................................................................... 228 20.6) LEFT, RIGHT, MID ............................................................................................................... 228 20.7) SEARCH, FIND....................................................................................................................... 229 20.8) การตัดชื่อและนามสกุล........................................................................................................... 230 20.9) REPLACE, SUBSTITUTE....................................................................................................... 230 20.10) EXACT................................................................................................................................. 231 20.11) CONCATENATE................................................................................................................... 231 20.12) REPT.................................................................................................................................... 232 20.13) PROPER............................................................................................................................... 232 20.14) UNICHAR............................................................................................................................. 232 20.15) BAHTTEXT.......................................................................................................................... 233 20.16) HYPERLINK......................................................................................................................... 234

225

บทที่ 21 การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 7

235

21.1) CHOOSE................................................................................................................................ 236 21.2) VLOOKUP............................................................................................................................. 236 21.3) OFFSET.................................................................................................................................. 240 21.4) MATCH.................................................................................................................................. 242 21.5) CURRENT.............................................................................................................................. 244 21.6) STYLE.................................................................................................................................... 244 21.7) FORMULA............................................................................................................................. 245 21.8) CELL...................................................................................................................................... 246 21.9) ROW, COLUMN.................................................................................................................... 246 21.10) การใส่สีพื้นหลังเซลล์แบบสลับแถวอัตโนมัติ.......................................................................... 247

บทที่ 22 : Data Validity

249

22.1) ตรวจสอบข้อมูลด้วย Data validity....................................................................................... 250 22.2) การสร้างกล่องรายการ(List box) ด้วย Data validity...........................................................251 ก. การสร้างกล่องรายการโดยใช้การอนุญาตแบบ List 251 ข. การสร้างกล่องรายการโดยใช้การอนุญาตแบบ Cell Range 252

22.3) การใช้งานฟังก์ชั่น VLOOKUP ร่วมกับ Data Validity...........................................................253

บทที่ 23 : เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล

257

23.1) Subtotals (ผลรวมย่อย)........................................................................................................ 258 23.2) Consolidate (รวมเป็นหนึ่ง).................................................................................................. 262 23.3) Goal Seek ............................................................................................................................ 265 23.4) Multiple Operations (ทําหลายครั้ง)................................................................................... 266

บทที่ 24 : Pivot table 24.1) รู้จักกับ Pivot table............................................................................................................... 270 24.2) ตารางข้อมูลที่ใช้อธิบาย Pivot table ในบทนี.้ ....................................................................... 271 24.3) การสร้าง Pivot table............................................................................................................ 272 24.4) การจัดรูปแบบผลการคํานวณ................................................................................................. 274 24.5) การแก้ไข Pivot table........................................................................................................... 275 24.6) การย้ายฟิลด์บนพื้นที่ทํางาน................................................................................................... 276 24.7) ฟิลด์หน้า (Page fields).......................................................................................................... 277 24.8) ตัวเลือกเสริมในการสร้าง Pivot table................................................................................... 279 24.9) แสดงผลการคํานวณเป็นเปอร์เซ็นต์........................................................................................ 279 24.10) การคํานวณผลรวมย่อยใน Pivot table............................................................................... 281 24.11) การเรียงลําดับข้อมูลใน Pivot table.................................................................................... 282 ก. การเรียงข้อมูลใน Pivot table โดยใช้ป้ายฟิลด์ 282 ข. การเรียงข้อมูลใน Pivot table โดยใช้อ๊อพชั่นของฟิลด์ 283 ค. การเรียงข้อมูลในฟิลด์ข้อมูล 285

269

24.12) แสดงเฉพาะลําดับสูงสุดหรือตํ่าสุดที่กําหนด.......................................................................... 286 24.13) การจัดกลุ่มข้อมูล.................................................................................................................. 287 ก. จัดกลุ่มข้อมูลที่เป็นเวลา 287 ข. จัดกลุ่มข้อมูลที่เป็นตัวเลข 288 ค. จัดกลุม่ ข้อมูลที่เป็นข้อความ 289

24.14) ฟังก์ชั่น GETPIVOTDATA..................................................................................................... 290

บทที่ 25 : แผนภูมิ

293

25.1) การสร้างแผนภูม.ิ .................................................................................................................... 294 25.2) การย้ายตําแหน่ง, การปรับขนาด และ การลบแผนภูมิ...........................................................297 25.3) โหมดแผนภูม.ิ ......................................................................................................................... 297 25.4) องค์ประกอบของแผนภูม.ิ ....................................................................................................... 298 25.5) การเปลี่ยนชนิดแผนภูม.ิ .......................................................................................................... 299 25.6) การเคลื่อนย้ายและปรับขนาดองค์ประกอบของแผนภูมิ.........................................................302 25.7) แก้ไของค์ประกอบในกลุ่มป้ายชื่อ (กลุ่ม Titles)......................................................................302 ก. การแก้ไขข้อความ ข. การหมุนข้อความ ค. การเปลี่ยนฟอนต์

302 303 303

25.8) การปรับแต่งแกนแผนภูม.ิ ....................................................................................................... 304 25.9) การปรับแต่งกราฟิคชุดข้อมูล................................................................................................. 307 25.10) การเพิ่มป้ายแสดงข้อมูลให้กับชุดข้อมูล................................................................................ 308 25.11) การแก้ขอบเขตข้อมูลและการกลับแนวชุดข้อมูล..................................................................309 25.12) การเปิดใช้งานกริด................................................................................................................ 309 25.13) การปรับแต่งพื้นหลังแผนภูม.ิ ................................................................................................ 310 25.14) การใส่เส้นค่าเฉลี่ย (Mean value lines).............................................................................. 311 25.15) การใส่เส้นแนวโน้ม ( Trend Lines หรือ Regression )........................................................312

บทที่ 26 : มาโคร

313

26.1) มาโครคืออะไร?....................................................................................................................... 314 26.2) เปิดใช้งานการบันทึกมาโคร..................................................................................................... 314 26.3) การบันทึกมาโคร..................................................................................................................... 314 26.4) การใช้งานมาโคร..................................................................................................................... 315 26.5) การตั้งคีย์ลัดและการสร้างปุ่มให้กับมาโคร.............................................................................. 316

บทที่ 27 : อื่นๆ 27.1) ตารางสรุปคีย์ลัดที่ใช้บ่อย....................................................................................................... 320 27.2) การเปลี่ยนสีเส้นแบ่งหน้า........................................................................................................ 321 27.3) การเปลี่ยนสีฟอนต์เริ่มต้น....................................................................................................... 321

319

บทที่ 1 : ติดตัง้ LibreOffice

1.1 รูจ้ ักกับ LibreOffice ก. รูจ้ ักกับ LibreOffice LibreOffice เป็นซอฟต์แวร์ชุดสํา หรับงานออฟฟิศ ประเภทเดียวกับ MS Office แต่ LibreOffice เป็นซอฟต์แวร์ โอเพ่นซอร์สที่สามารถดาวน์โหลดมาใช้ได้ฟรี ถูกกฎหมาย 100% คําพูดที่ติดปาก “ของฟรี ไม่มีในโลก” ไม่จริงอีกแล้ว LibreOffice ประกอบไปด้วยโปรแกรม 6 ตัวด้วยกัน ก็คือ Writer (เทียบเท่า Word ) ใช้พิมพ์เอกสาร พิมพ์หนังสือ พิมพ์ป้ายฉลาก เป็นต้น Calc (เทียบเท่า Excel) ใช้สร้างตารางคํานวณ วิเคราะห์ข้อมูล สร้างผัง เป็นต้น Impress (เทียบเท่า Power Point) ใช้สร้างงานพรีเซ้นเทชั่น เป็นต้น Draw ใช้วาดภาพทั่วไป วาดผัง วาดโฟลว์ชาร์ต เป็นต้น Base (เทียบเท่า Access ) ใช้สร้างและจัดการฐานข้อมูล Math ใช้พิมพ์สูตรทางคณิตศาสตร์ ถึงแม้ LibreOffice จะเป็นของฟรี แต่ศักยภาพของ LibreOffice นั้นไม่ธรรมดา จากประสบการณ์การใช้งานกว่า 10 ปี (ตั้งแต่ยังเป็น OpenOffice.org)และจากการเป็นวิทยากรอบรม LibreOffice ตอบสนองต่องานประจําภายในออฟฟิศได้ เป็ น อย่ า งดี ไม่ ว่ า จะเป็ น งานพิ ม พ์ เ อกสารทั่ ว ไป, งานพิ ม พ์ ห นั ง สื อ เป็ น ร้ อ ยๆหน้ า (หนั ง สื อ เล่ ม นี้ พิ ม พ์ แ ละจั ด หน้ า ด้ ว ย LibreOffice), งานพิมพ์หนังสือ e-book สวยๆ, งานสร้างตารางคํานวณต่างๆ, งานวิเคราะห์ข้อมูล , งานพรีเซ้นเทชั่น หรืองาน สร้างผังต่างๆ เป็นต้น ผู้เขียนไม่ขอเปรียบเทียบศักยภาพระหว่าง LibreOffice กับ Microsoft Office ไว้ ณ ที่นี้ ดีหรือไม่ดีขึ้นอยู่กับผู้ใช้งาน และลักษณะของงานมากกว่า งานควรเป็นตัวกําหนดการใช้โปรแกรม ไม่ใช่โปรแกรมเป็นตัวกําหนดการทํางาน เท่าที่ทราบผู้ใช้ งานซอฟต์แวร์โดยทั่วๆไป ทํางานโดยใช้ศักยภาพของซอฟต์แวร์เพียง 10-20% ฉะนั้นใช้ของดีที่สุด ใช่ว่าจะใช้ได้ดีที่สุด ใช้ของ ฟรี ใช่ว่าจะไม่ดีกับงานของเรา

ข. LibreOffice และ OpenOffice.org หากเคยได้ยิ น ชื่ อ OpenOffice.org จะทํา ความเข้ า ใจกั บ LibreOffice ได้ง่ า ย LibreOffice ถื อเป็น ลู ก หลานของ OpenOffice.org เพราะถู ก พั ฒ นามาจากซอร์ ส โค้ ด ของ OpenOffice.org แต่ ผู้ ใ ช้ ง านโดยทั่ ว ไปรู้ จั ก OpenOffice.org มากกว่า เพราะ OpenOffice.org มีมาเป็นสิบๆปีแล้ว แต่ LibreOffce นั้นพึ่งถือกําเนิดเมื่อไม่กี่ปีนี้เอง แต่จากนี้ไปอนาคตของ LibreOffice จะสดใจมาก LibreOffice ถือกําเนิดขึน้ มาเพราะปัญหาภายในของ Oracle ซึ่ง ณ เวลานั้นเป็นผู้พัฒนา OpenOffice.org แต่เวลานี้ LibreOffice ถูกพัฒนาศักยภาพ แก้ไขปัญหาต่างๆที่มีใน OpenOffice.org ไปมากแล้ว คู่มือ OpenOffice.org แทบใช้ไม่ได้ แล้ ว กั บ LibreOffice ที่ สํา คั ญ LibreOffice มี อ งค์ ก รที่ ไ ม่ แ สวงหาผลกํา ไรเป็ น ผู้ พั ฒ นาอย่ า งชั ด เจนและต่ อ เนื่ อ ง(The Document Foundation) มีกําหนดการออกเวอร์ชั่นใหม่ๆ มีแผนงานอย่างชัดเจน อนาคตของ LibreOffice จึงสดใสมาก นอกจาก LibreOffice แล้ว ยังมีอีกตัวหนึ่งที่ถือเป็นลูกหลานของ OpenOffice.org ก็คือ Apache OpenOffice ซึ่ง ต่อยอดมาจาก OpenOffice.org อย่างเป็นทางการ แต่เปลี่ยนชื่อเป็น Apache OpenOffice เพราะผู้พัฒนาคือ Apache ในประเทศไทย ทั้ง Apache OpenOffice และ LibreOffice ได้รับการสนับสนุนจากองค์กรของรัฐมาอย่างต่อเนื่อง เพราะเป็นทางเลือกหนึ่งที่จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายด้านซอฟต์แวร์ให้กับประเทศ และยังช่วยแก้ไขปัญหาการละเมิดลิขสิทธิ์ที่ ประเทศไทยต้องเผชิญอยูด่ ้วย องค์กรใหญ่ๆอย่างเช่น การไฟฟ้าฝ่ายผลิตแห่งประเทศไทย , ธนาคารไทยพาณิชย์ หรือ บมจ.เอส แอนด์พี ซินดิเคท ก็นํา OpenOffice.org, Apache OpenOffice หรือ LibreOffice ไปใช้ในองค์กร ซึ่งก็ช่วยประหยัดค่าใช่ จ่ายได้นับสิบล้าน นับร้อยล้านบาท (เฉพาะ OpenOffice.org หรือ LibreOffice ตัวเดียว)

22

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ค. LibreOffice สามารถติดตั้งบนระบบปฎิบัติการอะไรได้บ้าง? เมื่อเข้าไปที่หน้าดาวน์โหลด ของ www.libreoffice.org (ตามภาพที่ 14) จะพบ LibreOffice เวอร์ชั่นสําหรับระบบ ปฏิบตั ิการ Windows, Mac และ Linux ให้เลือกดาวน์โหลด หนังสือเล่มนี้อธิบายโดยใช้ LibreOffice สําหรับระบบปฏิบัติการ Ubuntu (เป็น Linux ตระกูลหนึ่งที่ได้รับความนิยม มาก) อย่างไรก็ดี การใช้งาน LibreOffice ไม่ว่าจะเป็นบนระะบบไหน เกือบจะเหมือนกัน 100% Ubuntu เป็นซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สเช่นเดียวกับ LibreOffice เป็นของฟรีเช่นเดียวกัน ก่อนที่จะเปลี่ยนมาใช้ Ubuntu ผู้เขียนก็ใช้ Windows มาก่อน พบว่า LibreOffce ที่ใช้งานบน Windows และ Ubuntu ต่างกันเพียงเล็กน้อย เฉพาะการ ทํางาน 1-2 อย่างเท่านั้น สําหรับท่านใดที่ไม่เคยใช้หรือไม่รู้จัก Ubuntu หรือ Linux เลย ไม่ต้องกลัว เพราะแทบจะไม่ได้อ้างถึงเลยในการใช้งาน LibreOffice จะมีบ้างเพียงขัน้ ตอนการติดตั้ง, ระบบพาธที่จะบันทึกหรือเปิดไฟล์ ซึ่งเป็นเรื่องพื้นฐานเมื่อเทียบกับ Windows

ภาพที่ 1 : หน้าดาวน์โหลด LibreOffice (www.libreoffice.org/download/?nodetect)

ง. ไฟล์มาตรฐานของ LibreOffice ผู้ที่ต้องการเปลี่ยนมาใช้ LibreOffice มักกังวลว่าจะสามารถทํางานกับไฟล์ของ MS Office ได้หรือไม่? LibreOffice สามารถเปิดอ่านและเขียนทับไฟล์ของ MS Office ได้ เช่นไฟล์ xls, xlsx, doc, docx, ppt, pptx เป็นต้น แต่ความสมบูรณ์ นั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่ง บ้างก็สมบูรณ์ 100% บ้างก็ผิดเพี้ยนไปบ้าง ยุ่งยากบ้างในช่วงแรกของการย้ายระบบ แต่พอผ่านไปสัก ระยะก็สบายแล้ว ประหยัดค่าใช้จ่ายสําหรับซอฟต์แวร์ประจําออฟฟิศได้ตลอดไป ไม่ต้องระแวงเรื่องละเมิดลิขสิทธิ์อีก อนาคต ก็ไม่ต้องเสียเงินอัพเดตเวอร์ชั่นใหม่ๆอีก ระบบไฟล์มาตรฐานของ LibreOffice เรียกว่า ODF (Open Documnet Format) เป็นมาตรฐานเปิด หากแยกย่อย ลงไปอีก ไฟล์มาตรฐานของ Writer ก็คือไฟล์นามสกุล .odt (Open Document Text) แม้ไฟล์มาตรฐานของ Writer จะเป็น .odt แต่ Writer สามารถเปิดไฟล์ .doc หรือ .docx ของ MS Office ได้ และใน ทางกลับกัน MS Office ก็สามารถเปิดไฟล์ .odt ได้ด้วย ทั้งนี้เพราะ MS Office เองก็รองรับมาตรฐาน ODF ด้วยเหมือนกัน

บทที่ 1 : ติดตั้ง LibreOffice

23

1.2 ดาวน์โหลด LibreOffice LibreOffice สามารถดาวน์โหลด ได้ฟรีที่ www.libreoffice.org ขั้นตอนการดาวน์โหลดไฟล์ตดิ ตั้ง LibreOffice (ตามภาพที่ 15) 1. ที่หน้าแรกของ www.libreoffice.org คลิกที่ Download LibreOffice 2. คลิกที่ Change System, Version or Language (เปลี่ยนระบบ, เวอร์ชั่น หรือภาษา) 3. คลิกเลือก LibreOffice ที่ตรงกับระบบปฎิบตั ิการ (ระบบปฏิบตั ิการ Ubuntu ให้เลือก Linux(deb) ) 4. คลิกเลือกภาษาไทย 5. คลิกเลือกเวอร์ชั่นของ LibreOffice 6. คลิกที่ Main installer (ตัวติดตั้ง) จากนั้นไฟล์สําหรับติดตั้ง LibreOffice ก็จะถูกดาวน์โหลดลงมา

ภาพที่ 2 : ขั้นตอนการดาวน์โหลดไฟล์สําหรับติดตั้ง LibreOffice

24

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

1.3 การติดตั้ง LibreOffice บน Ubuntu การติดตั้ง LibreOffice บน Windows นั้นไม่ยาก เพียงดับเบิ้ลคลิกไฟล์ที่ดาวน์โหลดมา จากนั้นโปรแกรมจะติดตั้งให้ อย่างอัตโนมัติ ระหว่างติดตั้งมีเพียงการกรอกข้อมูลไม่กี่อย่างซึ่งไม่ยากนัก ก็ติดตั้งได้แล้ว แต่การติดตั้ง LibreOffice บนระบบปฏิบัติการ Ubuntu นั้นแตกต่าง โดยปกติเมื่อติดตั้ง Ubuntu จะมี LibreOffice มาให้ด้วยอยู่แล้ว แต่ทั้งนี้ หากต้องการติดตั้งเป็นเวอร์ชั่นอื่น สามารถทําได้ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้ ขั้นตอนที่อธิบายในหัวข้อนี้ เป็นการติดตั้ง LibreOffice บนระบบปฏิบัติการ Ubuntu ไฟล์ที่ดาวน์โหลดมา(ตามขั้น ตอนในข้อ 1.2) มีชื่อว่า LibO_3.6.0_Linux_x86-64_langpack-deb_th.tar.gz เป็น LibreOffice สําหรับเครื่อง 64 บิต ขัน้ ตอนการถอด LibreOffice (เวอร์ชั่นเก่า) ก่อนติดตั้ง LibreOffice หากมีเวอร์ชั่นเก่าอยู่ให้ถอดออกจากเครื่องก่อน โดยมีขั้นตอนดังนี้ 1. เปิด Terminal (กด <Ctrl><Alt><T>) 2. พิมพ์คําสั่ง sudo apt-get remove --purge libreoffice-core ขัน้ ตอนการติดตัง้ LibreOffice 1. แตกไฟล์ LibO_3.6.0_Linux_x86-64_langpack-deb_th.tar.gz ที่ดาวน์โหลดมา จะได้โฟลเดอร์ที่มชี ื่อเดียวกับ ชื่อไฟล์ สมมุตแิ ตกไว้ที่ Desktop จะได้พาธเต็มของตําแหน่งโฟลเดอร์ ก็คือ /home/(User name)/Desktop/LibO_3.6.0_Linux_x86-64_langpack-deb_th 2. เพื่อให้ง่ายต่อการใช้คําสั่งใน Terminal ให้เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ใหม่ให้สั้นลง ในที่นี้ตั้งชื่อว่า “LibO3.6”จะได้พาธเต็ม ก็คือ /home/(User name)/Desktop/LibO3.6 3. เปิด Terminal (<Ctrl><Alt><T>) จากนั้นเข้าไปที่โฟลเดอร์ LibO3.6/DEBS (ตามภาพที่ 16)

ภาพที่ 3 : ที่ Terminal เข้าไปที่ LibO3.6/DEBS

4. พิมพ์คําสั่ง

sudo dpkg -i *.deb (แตกแพ็คเกจ) cd desktop-integration (เข้าไปที่โฟลเดอร์ desktop-integration) sudo dpkg -i *.deb (แตกแพ็คเกจ)

เท่านี้ก็เสร็จเรียบร้อย

1.4 การติดตั้ง LibreOffice บน Windows ติดตัง้ JRE การใช้งาน LibreOffice บน Windows จะให้ดีที่สุด ต้องติดตั้ง JRE (Java Runtiome Environment) ด้วย เพราะ ความสามารถบางส่วนของโปรแกรม เช่น การสร้างฐานข้อมูลใน LibreOffice Base จะต้องใช้ JRE ด้วย เป็นต้น JRE สามารถดาวนโหลดได้จาก www.java.com เมื่อเข้าสู่เว็บไซต์ดังกล่าว เว็บไซต์จะตรวจสอบระบบปฏิบัติการของ เราอย่างอัตโนมัติ และเสนอ JRE ตัวที่เหมาะสมให้ดาวน์โหลดตามภาพที่ 17 บทที่ 1 : ติดตั้ง LibreOffice

25

ภาพที่ 4 : หน้าดาวน์โหลด JRE

หลังดาวน์โหลดไฟล์ติดตั้ง JRE มาแล้ว ก็ให้ดบั เบิ้ลคลิกที่ไฟล์ดังกล่าวเพื่อติดตั้ง การติดตั้งนั้นง่ายมากไม่มีอะไรให้กรอก เพียงคลิก Next ไปเรื่อยๆ จนติดตั้งเสร็จ

ภาพที่ 5 : (ซ้าย) หลังดับเบิ้ลคลิกที่ไฟล์ตดิ ตั้ง จะปรากฎหน้าต่าง Welcome (ขวา) ติดตั้ง JRE เสร็จแล้ว

ติดตั้ง LibreOffice ไฟล์ติดตั้ง LibreOffice บน Windows ที่ดาวน์โหลดมา ก็คือ LibO_3.6.3_Win_x86_install_multi.msi ให้ดับเบิ้ล คลิกที่ไฟล์ติดตั้ง จะปรากฎหน้าต่างตัวช่วยติดตั้ง ตามภาพที่ 6 จากนั้นทําตามขั้นตอนติดตั้งดังต่อไปนี้ คลิกปุ่ม “ถัดไป” เพื่อเริ่มติดตั้ง

ภาพที่ 6 : ขั้นตอนที่ 1

26

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

เลือกประเภทการติดตั้ง ตามภาพเลือกเป็น Typical ติดตั้งตามที่กําหนดมาให้แล้ว

ภาพที่ 7 : ขั้นตอนที่ 2

เลือกรายละเอียดการเริ่มโปรแกรม ตามภาพเลือกเพียงตัวเดียวก็คือ ให้สร้างไอ ค่อนไว้บน Desktop

ภาพที่ 8 : ขั้นตอนที่ 3

กําลังติดตั้ง LibreOffice

ภาพที่ 9 : ขั้นตอนที่ 4

บทที่ 1 : ติดตั้ง LibreOffice

27

คลิกทีป่ ุ่ม “เสร็จสิ้น” เพื่อจบการติดตั้ง

ภาพที่ 10 : ขั้นตอนที่ 5

หลังติดตั้งเสร็จแล้ว หากต้องการติดตั้งส่วนประกอบเพิ่มเติม เช่น ดิกชันนารี , ActiveX เป็นต้น ให้ทําซํ้ากระบวนการ เดิม เพียงแต่ในขั้นตอนที่ 2.1 ให้เลือกเป็น Custom เพื่อเข้าไปกําหนดรายละเอียดส่วนประกอบที่ต้องการถอดออกหรือติดตั้ง เพิ่มเติม

1.5 การสํารองการตั้งค่า การทํา งานใน LibreOffice เรามักจะเข้าไปตั้งค่าต่างๆของโปรแกรม เช่น ตั้งระบบภาษา, สร้างปุ่ม หรือตั้งคีย์ลัด เป็นต้น เราสามารถสํารองไฟล์การตั้งค่าเก็บไว้ เผื่อในกรณีที่ต้องติดตั้งโปรแกรมใหม่ หรือนําไฟล์สํารองการตั้งค่าไปใส่ให้ กับเครื่องอื่นๆ จึงสะดวกสําหรับท่านที่ต้องบริหารจัดการการติดตั้ง LibreOffice ในองค์กร ตรวจสอบตําแหน่งเก็บไฟล์การตัง้ ค่า ขั้นตอนนี้เป็นการตรวจสอบว่าไฟล์บันทึกการตั้งค่าเก็บอยู่ตรงไหน ไปที่ Tool → Options → (เมนู ) LibreOffice → (เมนู ย่ อ ย) Paths จะปรากฎหน้ า ต่ า ง Options ตาม Error: Reference source not found สังเกตุที่ กรอบขวามือ การตั้ง ค่า ประเภทต่า งๆ(ช่อ ง Type)จะแยกเก็ บไว้ห ลายที่ ให้ ดูที่ โฟลเดอร์เลข 3 โฟลเดอร์นี้เก็บการตั้งค่าที่สําคัญๆไว้ ให้ไปตามพาธแล้วคัดลอกทั้งโฟลเดอร์เลข 3 เก็บไว้ เท่านี้ก็ได้ไฟล์สํารอง การตั้งค่าแล้ว ตามภาพที่ 11 โฟลเดอร์เลข 3 เก็บอยู่ที่ /home/wasankds/.config/.libreoffice/3

ภาพที่ 11 : หน้าต่าง Options เมนูย่อย Paths

1

โฟลเดอร์เลข 3 สามารถลบได้

โฟลเดอร์เลข 3 สามารถลบได้ ซึ่งก็คือ การรีเซ็ตโปรแกรม เป็นการล้างการตั้งค่าต่างๆ เกือบทุกอย่างจะกลับมาเป็นเหมือนตอนลงโปรแกรมใหม่ๆ

28

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

การคืนการตั้งค่าจากไฟล์สํารอง การคืนการตั้งค่าจากไฟล์สํารอง สามารถทําได้ง่ายๆ ด้วยการคัดลอกโฟลเดอร์เลข 3 ที่สํารองไว้ ไปทับตําแหน่งเดิม เท่านี้การตั้งค่าต่างๆที่ทําไว้ ก็จะกลับคืนมา (แต่ไม่ทั้งหมด)

1.6 LibreOffice Portable นอกจาก LibreOffice ตัว Main Installer ที่ต้องติดตั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์จึงจะใช้งานได้แล้ว ยังมี LibreOffice Portable หรือ LibreOffice แบบพกพา ให้ได้ใช้งานด้วย เพียงดาวน์โหลด LibreOffice Portable จาก www.libreoffice.org/download/portable ก็จะได้ไฟล์มา 1 ไฟล์ ตัวอย่างเช่น ไฟล์ LibreOfficePortable_3.5.5_MultilingualAll.paf.exe ซึ่งเป็นไฟล์ .exe แต่ จริงๆเวลาใช้งานไม่ต้องติดตั้ง เมื่อดับเบิ้ลคลิกไฟล์ดังกล่าว จะเป็นกระบวนการแตก ไฟล์(แม้ในขั้นตอนจะบอกว่าเป็นการติดตั้งก็ตาม) สุดท้ายจะได้โฟลเดอร์ชื่อ LibreOfficePortable มา ภายในโฟลเดอร์นี้ มีไฟล์ให้เรียกเปิดโปรแกรมต่างๆใน ชุดของ LibreOffice ตาม Error: Reference source not found

ภาพที่ 12 : ไฟล์ต่างๆในโฟลเดอร์ LibreOfficePortable

ภาพที่ 13 : หน้าดาวน์โหลด LibreOffice Portable

โฟลเดอร์ LibreOfficePortable นี้ สามารถนําใส่แฟรชไดรว์ แล้วนํา LibreOffice ไปใช้กับเครื่องอื่นๆได้ มีประโยชน์ มากสําหรับท่านที่ต้องไปใช้เครื่องคนอื่น แล้วไม่สามารถติดตั้ง LibreOffice หรือเครื่องนั้นไม่ได้ตดิ ตั้ง LibreOffice ไว้

บทที่ 1 : ติดตั้ง LibreOffice

29

30

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 2 : กำรทำำงำนกับไฟล์

2.1 ไฟล์มาตรฐานของ Calc ระบบไฟล์มาตรฐานของ LibreOffice เรียกว่า ODF (Open Documnet Format) เป็นมาตรฐานเปิด หากแยกย่อย ลงไปอีก ไฟล์มาตรฐานของ Calc ก็คือไฟล์นามสกุล .ods (Open Document Spreadsheet) แม้ไฟล์มาตรฐานของ Calc จะเป็น .ods แต่ Calc สามารถเปิดไฟล์ .xls หรือ .xlsx ของ MS Office ได้ และในทาง กลับกัน MS Office ก็สามารถเปิดไฟล์ .ods ได้ด้วย ทั้งนี้เพราะ MS Office เองก็รองรับมาตรฐาน ODF ด้วยเหมือนกัน

2.2 การบันทึกไฟล์ ก. การบันทึกไฟล์ ขั้นตอนการบันทึกไฟล์ 1. ที่หน้าจอของ Calc ไปที่ File → Save หรือกด <Ctrl><S> จะปรากฎหน้าต่าง Save 2. ตั้งชื่อไฟล์และระบุตําแหน่งเก็บไฟล์ หากไม่ระบุนามสกุล จะบันทึกเป็นไฟล์มาตรฐานของ Calc ก็คือ ไฟล์ .ods 3. คลิกปุ่ม Save

ภาพที่ 14 : ขั้นตอนการบันทึกไฟล์

ข. การบันทึกเป็นไฟล์ Excel Calc สามารถบันทึกเป็นไฟล์ได้หลายประเภท รวมทั้งไฟล์ .xls หรือ .xlsx ด้วย ขั้นตอนการบันทึกนั้นเหมือนกับข้อ ก. เพียงแต่ให้เลือกชนิดของไฟล์เป็น .xls หรือ .xlsx ขั้นตอนการบันทึกไฟล์เป็น .xls หรือ .xlsx 1. ที่หน้าจอของ Calc ไปที่ File → Save as... หรือกด <Shift><Ctrl><S> จะปรากฎหน้าต่าง Save 2. ตั้งชื่อไฟล์และระบุตําแหน่งเก็บไฟล์ 3. เลือกชนิดไฟล์ที่ต้องการบันทึก (.xls หรือ .xlsx) 4. คลิกปุ่ม Save

32

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 15 : ขั้นตอนการบันทึกเป็นไฟล์ .xlsx

2.3 การเปิดไฟล์ ที่หน้าจอของ Calc ไปที่ File → Open... (หรือกด <Ctrl><O>) จะปรากฎหน้าต่าง Open ให้เลือกไฟล์ที่ต้องการ เปิด ที่หน้าต่าง Open หากติ๊กที่กล่องตัวเลือก Read only(ตามภาพที่ 16) ไฟล์นั้นจะถูกเปิดเพื่ออ่านอย่างเดียว ไม่สามารถ แก้ไขข้อมูลในไฟล์ได้

ภาพที่ 16 : ขั้นตอนการเปิดไฟล์

อีกวิธีหนึ่ง ให้ ไปยังโฟลเดอร์ตําแหน่งที่เก็บไฟล์ จากนั้น ดับเบิ้ลคลิกที่ไอค่อน ไฟล์ จะถูกเปิดขึ้นมาทันที หรือ คลิกขวาที่ ไอค่อน → Open with LibreOffice Calc ก็ได้ บทที่ 2 : การทํางานกับไฟล์

33

2.4 การ การตัตั้งรหัสป้องกันการเปิดไฟล์ Calc สามารถป้องกันเอกสารได้หลายระดับ เช่น ป้องกันชี้ท , ป้องกันเซลล์, ป้องกันเป็นบางเซลล์, ซ่อนสูตร, ป้องกัน การแก้ไขเอกสาร เป็นต้น (ดูเพิ่มเติมในหัวข้อ 5.12 การป้องกันเอกสาร ชี้ท และเซลล์ หน้า 65) การป้องกันการเปิดไฟล์ในที่นี้ จะใช้การตั้งรหัสเพื่อป้องกันการเปิดไฟล์ เมื่อเปิดไฟล์ที่ถูกป้องกันจะมีหน้าต่างมาถาม รหัส ถ้าใส่ถูกก็เปิดได้ ใส่ไม่ถูกก็เปิดไม่ได้ ขั้นตอนการตั้งรหัสป้องกันการเปิดไฟล์ 1. ที่หน้าจอของ Calc ไปที่ File → Save as... หรือกด <Shiftl><Ctrl><S> จะปรากฎหน้าต่าง Save 2. ตั้งชื่อไฟล์และระบุตําแหน่งเก็บไฟล์ 3. ที่ส่วนล่างของหน้าต่าง Save ติ๊กที่ กล่องตัวเลือก Save with password (บันทึกด้วยรหัส) 4. คลิกปุ่ม OK จะปรากฎหน้าต่าง Set Password มาให้ตั้งรหัสผ่าน 5. ตั้งรหัสผ่าน 6. คลิกทีป่ ุ่ม OK ก็จะได้ไฟล์ที่ถูกใส่รหัสไว้

ภาพที่ 17 : การตั้งรหัสป้องกันการเปิดไฟล์

การเปิดไฟล์ที่ถูกตั้งรหัสป้องกัน ก็ให้เปิดไฟล์ตามขั้นตอนปกติ ตาม ตามที่อธิบายในข้อ 2.3 แต่ทั้งนี้จะปรากฎหน้าต่างมาถามรหัสผ่าน จากนั้นก็ให้ใส่รหัสลงไป ภาพที่ 18 : หน้าต่างถามรหัสผ่าน

34

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

2.5 การบันทึกเป็นไฟล์ CSV Comma-separated-values (CSV) เป็นไฟล์ข้อความ(Text file) ที่สามารถเก็บข้อมูลของไฟล์ตารางคํานวณไว้ได้ โดย ข้อมูลในเซลล์เมื่อเก็บเป็นไฟล์ CSV จะถูกแปลงเป็นข้อความ ข้อมูลที่อยู่คนละเซลล์จะถูกขั้นด้วย “,” (จุลภาค) หรือสัญลักษณ์ อื่นๆตามแต่จะกําหนด แต่ส่วนใหญ่จะใช้ “,” Comma-separated-values (CSV) มักถูกใช้ในการโยกย้ายถ่ายโอนข้อมูลไปยังโปรแกรมที่ต่างกัน เช่น จาก Calc ไปยัง MySQL เป็นต้น การแปลงเป็นไฟล์ CSV 1. ไปที่ File → Save As.. จะปรากฎหน้าต่าง Save 2. ทีห่ น้าต่าง Save ตั้งชื่อไฟล์และเลือกประเภทไฟล์เป็น Text CSV(.csv) จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Save

ภาพที่ 19 : เลือกไฟล์ที่จะบันทึกเป็น CSV

3. ปรากฎหน้าต่างลอยมาถาม ให้กดตอบ Use Text CSV Format เพื่อยืนยันการบันทึก เป็นไฟล์ CSV จากนั้น จะปรากฎหน้าต่าง Export Text File มาให้ตั้งค่าการส่งออก เป็นไฟล์ .CSV ภาพที่ 20 : เลือกไฟล์ที่จะบันทึกเป็น CSV

4. ตั้งค่าการบันทึกเป็นไฟล์ CSV เช่น เลือกสัญลักษณ์แบ่งข้อมูล เป็นต้น จากนั้นคลิก OK ก็จะได้ไฟล์ CSV

ภาพที่ 21 : ตั้งค่าการบนทึกเป็นไฟล์ CSV

บทที่ 2 : การทํางานกับไฟล์

35

ภาพที่ 22 เป็นตัวอย่างข้อมูลใน Calc ที่ถูกบันทึกเป็นไฟล์ CSV

ภาพที่ 22 : ตัวอย่างก่อนและหลังบันทึกเป็นไฟล์ CSV

2.6 การเปิดไฟล์ CSV ด้วย Calc การเปิดไฟล์ CSV ด้วย Calc เป็นกระบวนการย้อนกลับกับข้อ 2.5 ขั้นตอนการเปิดไฟล์ CSV ด้วย Calc 1. ไปที่ File → Open... จะปรากฎหน้าต่าง Open มาให้เลือกไฟล์ที่ต้องการเปิด 2. เลือกไฟล์ CSV จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Open จะปรากฎหน้าต่าง Text Import ตามภาพที่ 23 3. ทีห่ น้าต่าง Text Import กําหนดการนําเข้าข้อมูลจากไฟล์ CSV จากนั้นคลิกปุ่ม OK

ภาพที่ 23 : หน้าต่างตั้งค่าการนําข้อมูลจากไฟล์ CSV มาใน Calc

2.7 เครื่องมือช่วยแปลงไฟล์ MS Office ไปเป็นไฟล์ LibreOffice การแปลงไฟล์จาก MS Office ไปเป็นไฟล์ LibreOffice (มาตรฐาน ODF) หากทําทีละไฟล์ สามารถใช้การเปิดไฟล์ MS Office แล้วบันทึกเป็นไฟล์ LibreOffice ได้เลย แต่ถ้าไฟล์มีเป็นจํานวนมาก วิธีนี้คงไม่สะดวกนัก LibreOffice มีเครื่องมือที่ใช้แปลงไฟล์ MS Office จํานวนมากไปเป็น LibreOffice ได้อย่างสะดวกกว่า เครื่องมือนั้นก็ คือ Document Converter(ตัวแปลงเอกสาร)

36

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ขั้นตอนการแปลงไฟล์ด้วย Document Converter 1. เตรียมไฟล์ MS Office ที่จะแปลงไปเป็นไฟล์ LibreOffice ไว้ยังโฟลเดอร์หนึ่ง (ตามภาพที่ 24-ซ้าย) 2. สร้างโฟลเดอร์ว่างๆ เตรียมไว้สําหรับเก็บไฟล์ที่เป็นผลจากการแปลงไฟล์ (ตามภาพที่ 24-ขวา)

ภาพที่ 24 : ขั้นตอนที่ 1 และ 2

3. ทีโ่ ปรแกรม LibreOffice ไปที่ File → Wizards → Document Converter... จะปรากฎหน้าต่าง Document Converter 4. ทีห่ น้าต่าง Document Converter ตามภาพที่ 25 ติ๊กเลือกชนิดไฟล์ของ MS Office ที่จะแปลง 5. คลิกปุ่ม Next จะไปที่หน้าต่าง Document Converter หน้าต่อไป

ภาพที่ 25 : ขั้นตอนที่ 3-5

6. ทีห่ น้าต่าง Document Converter ตามภาพที่ 26 เลือกโฟลเดอร์ตน้ ทาง(โฟลเดอร์เก็บไฟล์ MS Office) และ เลือกโฟลเดอร์ปลายทาง(โฟลเดอร์เปล่าๆ) สําหรับการแปลงไฟล์ MS Word 7. คลิกปุ่ม Next จะไปที่หน้าต่าง Document Converter หน้าต่อไป

ภาพที่ 26 : ขั้นตอนที่ 6-7

บทที่ 2 : การทํางานกับไฟล์

37

8. ที่หน้าต่าง Document Converter ตามภาพที่ 27(ซ้าย) เลือกโฟลเดอร์ ต้นทาง(โฟลเดอร์ เก็บไฟล์ MS Office) และเลือกโฟลเดอร์ปลายทาง(โฟลเดอร์เปล่าๆ) สําหรับการแปลงไฟล์ MS Excel 9. คลิกปุ่ม Next จะไปที่หน้าต่าง Document Converter หน้าต่อไป 10. ทีห่ น้าต่าง Document Converter ตามภาพที่ 27(ขวา) เลือกโฟลเดอร์ต้นทาง(โฟลเดอร์เก็บไฟล์ MS Office) และเลือกโฟลเดอร์ปลายทาง(โฟลเดอร์เปล่าๆ) สําหรับการแปลงไฟล์ MS PowerPoint 11. คลิกปุ่ม Next จะไปที่หน้าต่าง Document Converter หน้าต่อไป

ภาพที่ 27 : ขั้นตอนที่ 8-11

12. ทีห่ น้าต่าง Document Converter ตามภาพที่ 28(ซ้าย) เป็นการสรุปตําแหน่งไฟล์ของ MS Office ที่จะแปลงไป เป็นไฟล์ LibreOffice คลิกทีป่ ุ่ม Convert จะเข้าสู่กระบวนการแปลงไฟล์ 13. ระหว่างแปลงไฟล์ ทีห่ น้าต่าง Document Converter จะมีข้อมูลแจ้งความคืบหน้า ตามภาพที่ 28(ขวา) เมื่อแปลงเสร็จแล้ว คลิกที่ปุ่ม Close เพือ่ จบกระบวนการ

ภาพที่ 28 : ขั้นตอนที่ 12-13

เมื่อจบขั้นตอน ไฟล์ต่างๆก็จะถูกแปลงเป็นไฟล์ LibreOffice และถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่กําหนด

38

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 3 : หน้ำจอ Calc

3.1 หน้าจอ Calc เมื่อเปิดโปรแกรม Calc ขึ้นมา หน้าจอเริ่มต้นของ Calc มีลักษณะและองค์ประกอบพื้นฐานดังต่อไปนี้

ภาพที่ 29 : หน้าจอเริ่มต้นของ Calc

2

การเปิด/ปิดองค์ประกอบในหน้าจอ Calc

หากองค์ประกอบในหน้าจอ Calc หายไปด้วยสาเหตุใดก็ตาม เช่น เผลอปิด ให้ไปที่เมนู View ที่แถบเมนู คําสั่ง(Menu bar) เพื่อเปิดกลับมา View → Toolbars → Standard = ซ่อน/แสดงแถบเครื่องมือมาตรฐาน View → Toolbars → Formatting = ซ่อน/แสดงแถบเครื่องจัดรูปแบบ View → Status Bar = ซ่อน/แสดงแถบแสดงสถานะ View → Column & Row Headers = ซ่อน/แสดงหัวแถวและหัวสดมน์ View → Formula Bar = ซ่อน/แสดงแถบใส่สูตร

3.2 การจัดการหน้าต่างลอย หน้าต่างลอย(Floating window) มีอยู่หลายหน้าต่างด้วยกัน แต่ละหน้าต่างลอยสามารถย้ายไปฝัง ไว้ที่ด้านข้างของ หน้าจอได้ ซึ่งสามารถทําได้ 2 วิธี

40

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ให้กด <F5> หรือ <F11> เพื่อเปิดหน้าต่าง Styles and Formatting และ Navigator ตามลําดับ สําหรับใช้ทดสอบในการปฏิบัติ (ทั้ง 2 หน้าต่างใช้งานบ่อยมาก สําหรับผู้เขียนจะเปิดทิ้งไว้ตลอดเวลา) วิธีที่ 1 : คลิกค้างที่แถบแสดงชื่อ จากนั้นลากเม้าส์ไปวางแถวๆ สกอลบาร์ จะปรากฎเป็นกรอบสีเทา บ่งบอกถึงหน้าต่างลอยจะฝังอยู่ ตามแนวดังกล่าว จากนั้นให้ปล่อยเม้าส์ การทําให้หน้าต่างลอยกลับมาลอยเหมือนเดิม ก็ให้ทําวิธีเดียวกัน ก็คือ คลิกค้างแถวๆส่วนหัวแล้วลากออกมา (ฝังแล้วจะไม่มีแถบแสดงชื่อ)

ภาพที่ 30 : ย้ายหน้าต่างลอยวิธีที่ 1

วิธีที่ 2 : กด <Ctrl> + ดับเบิ้ลคลิกบนพืน้ ที่ว่างด้านล่างในหน้าต่างลอย(ด้านข้าง ไม่ได้) หน้าต่างลอยจะโดดไปฝังอยู่ที่ด้านข้างของหน้าจอทันที การทําให้หน้าต่างลอยกลับมาลอยเหมือนเดิม ก็ให้ทําวิธีเดียวกัน

ภาพที่ 31 : ย้ายหน้าต่างลอยวิธีที่ 2

หากมีหน้าต่างลอยมากกว่า 1 สามารถวางซ้อนกันได้

ภาพที่ 32 : หน้าต่างลอยที่ถูกฝังอยู่ด้านข้างของหน้าจอ

หน้าต่างลอยที่ฝังเข้ากับหน้าจอแล้ว จะมีปุ่มเล็กๆ(ตามภาพที่ 32) ใช้สําหรับซ่อนหรือแสดงหน้าต่างลอยไว้ที่ขอบของ หน้าจอ ฉะนั้นหากกด <F5> หรือ <F11> แล้วหน้าต่างลอยไม่ขึ้น อาจเป็นเพราะหน้าต่างลอยถูกซ่อนอยู่ที่ขอบของหน้าจอ ก็ได้ บทที่ 3 : หน้าจอ Calc

41

3.3 การเรียกใช้คคํ​ําสั่งใน Calc การเรียกใช้คําสั่งใน Calc สามารถเรียกได้ 3 วิธีก็คือ 1. แถบเมนูคําสั่ง(Menu bar) : แถบเมนูคําสั่ง เป็นศูนย์รวมคําสั่งเกือบทุกคําสั่ง 2. คีย์ลัด(Shortcut keys) : เรียกใช้คําสั่งโดยการกดปุ่มบนคีย์บอร์ด 3. เมนูลอย(Floating menu) : เกือบทุกแห่ง ใน Calc เมื่อคลิกเม้าส์ขวา จะ ปรากฏเมนูลอย เพื่อแสดงรายการคําสั่งที่สามารถกระทําได้ต่อสิ่งที่คลิกได้

ภาพที่ 33 : เมนูลอย

3.4 แถบแสดงสถานะ (Statusbar) แถบแสดงสถานะ(Statusbar) มีส่วนประกอบดังต่อไปนี้

ภาพที่ 34 : ส่วนต่างๆของแถบบอกสถานะ

ลําดับชี้ท แสดงลําดับที่ของชี้ท / จํานวนชี้ททั้งหมด สไตล์หน้ากระดาษ แสดงชื่อสไตล์หน้ากระดาษที่ใช้อยู่ โหมดการเลือก แสดงโหมดการใช้เม้าส์เลือกข้อความ มีอยู่ 4 โหมดด้วยกัน Standard selection : โหมดการเลือกแบบมาตรฐาน Extending selection : โหมดขยายการเลือก Adding selection : โหมดเลือกเพิ่ม Block selection : โหมดเลือกเป็นบล็อค (ใน Calc โหมดเลือกเป็นบล็อค ไม่แตกต่างจากโหมดมาตรฐาน) ตัวแจ้งการบันทึก แสดงสัญลักษณ์เตือนการบึนทึกข้อมูล หากมีเครื่องหมายดอกจันแสดงว่ายังไม่ได้บันทึก ให้ดบั เบิ้ลคลิกที่ตัวแจ้งฯ เพื่อบันทึกข้อมูล ผลการคํานวณ แสดงผลการคํานวณ เมื่อใช้เม้าส์เลือกที่เซลล์หรือช่วงของเซลล์ สามารถเปลี่ยนฟังก์ชั่นการคํานวณได้โดยคลิกเม้าส์ ขวา จะปรากฎรายการฟังก์ชั่นการคํานวณให้เลือก ภาพที่ 35 : รายการวิธีการคํานวณ

ตัวเลื่อนปรับการซูม การซูมเอกสารสามารถทําได้โดย 1. คลิกทีป่ ุ่ม + หรือ – เพื่อซูมเข้า/ออกตามลําดับ 2. เลื่อนตัวเลื่อนปรับการซูมไปมา 3. กด <Ctrl> + เลื่อนลูกกลิ้งเม้าส์เข้าหรือออก (วิธนี ี้เป็นวิธีที่สะดวกที่สุด) เปอร์เซ็นต์การซูม แสดงเปอร์เซ็นต์การซูม (ดับเบิ้ลคลิกที่นี่ จะปรากฎหน้าต่างมาให้เลือกการซูมขนาดต่างๆ)

42

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

3.5 การปิดเปิดการแสดง การแสดงปุปุ่มบนแถบเครื่องมือ แถบเครื่องมือแต่ละแถบ มีปุ่มเก็บไว้มากกว่าที่แสดงอยู่ ขึ้นอยู่กับว่าเราต้องการให้ปุ่มไหนแสดงหรือเปล่า ซี่งสามารถ ทําได้โดย คลิกเม้าส์ขวาบนแถบเครื่องมือ → Visible Buttons → เลือกปุ่มที่ต้องการซ่อนหรือแสดงบนแถบเครื่องมือ… (ปุ่ม ที่เปิดแสดงอยู่แล้ว จะดูบุ๋มลง )

ภาพที่ 36 : การปิดเปิดแสดงปุ่มบนแถบ เครื่องมือ

3.6 การจัดการ การแถบเครื แถบเครื่องมือเบื้องต้น แถบเครื่องมือ(Toolbar) เป็นแถบที่เก็บปุ่มคําสั่งไว้เป็นหมวดๆ ซึ่งมีอยู่หลายแถบด้วยกัน เริ่มต้น โปรแกรมมีมาให้ 2 แถบ ก็คือ แถบเครื่องมือมาตรฐาน(Standard toolbar) และ แถบเครื่องจัดรูปแบบ (Formatting toolbar) ตามภาพที่ 29 ในข้อ 3.1 การปิดเปิดแถบเครื่องมือ ไปที่ View → Toolbars → (เลือกแถบเครื่องมือที่ต้องการปิดหรือเปิด) แถบเครื่องมือที่เปิดไว้จะมีเครื่องหมายบอก การย้ายแถบเครื่องมือ แถบเครื่องมือสามารถย้ายตําแหน่งไปไว้ที่ด้านล่าง หรือสลับตําแหน่ง บนล่างได้ ซึ่งสามารถทําได้โดย คลิกค้างที่ส่วนหัวของแถบเครื่องมือ (ขีดสาม ขีด) จากนั้นลากไปวางยังตําแหน่งที่ต้องการ การล็อคแถบเครื่องมือ คลิ ก เม้ า ส์ข วาที่แถบเครื่ อ งมื อ → Lock Toolbar Position ขีด สามขีด ที่ส่ วนหัว ของแถบเครื่ อ งมื อ จะหายไป ไม่ สามารถย้ายตําแหน่งแถบเครื่องมือได้อีก

3.7 การจัดการแถบเครื่องมือขั้นสูง ก. การสร้างแถบเครื่องมือ เราสามารถสร้างแถบเครื่องมือเพิ่มเติม เพื่อเก็บปุ่มคําสั่งเฉพาะที่เราใช้บ่อยๆได้ ขั้นตอนการสร้างแถบเครื่องมือ 1. ไปที่ Tools → Customize... จะปรากฎหน้าต่าง Customize 2. ทีแ่ ท็บ Toolbars คลิกที่ปุ่ม New... จะปรากฎหน้าต่าง Names มาให้ตั้งชื่อแถบเครื่องมือ 3. ทีห่ น้าต่าง Names 3.1 ตั้งชื่อแถบเครื่องมือ 3.2 คลิกปุ่ม OK บทที่ 3 : หน้าจอ Calc

43

4. ได้แถบเครื่องมือตามที่ตั้งชื่อไป แต่ยังไม่มีปุ่มใดๆต้องเพิ่มเข้ามาในภายหลัง

ภาพที่ 37 : ขั้นตอนการสร้างแถบเครื่องมือ

แถบเครื่องมือ ที่สร้างไป จะปรากฎเป็นรายการอยู่ในเมนูคํา สั่งด้วย หากสร้า งแล้วมองไม่เห็นแถบเครื่องมือ ให้ไปที่ View → Toolbar → … (ชื่อแถบเครื่องมือ) เพื่อตรวจสอบ

ข. เพิ่มหรือลบปุ่มบนแถบเครื่องมือ แถบเครื่องมือแต่ละแถบ สามารถเพิ่มหรือลบปุ่ม ได้ด้วย ซึ่งจะช่วยให้เราเพิ่มปุ่มที่ใช้งานบ่อยๆเข้ามา หรือลบปุ่มที่ไม่ได้ ใช้ออกไป ขั้นตอนการเพิ่มปุ่มลงบนแถบเครื่องมือ 1. ไปที่ Tools → Customize... จะปรากฎหน้าต่าง Customize 2. ทีแ่ ท็บ Toolbars เลือกแถบเครื่องมือ (ตามภาพที่ 38 เลือกแถบเครื่องมือที่ได้สร้างไปในข้อ ก.)

3. คลิกปุ่ม Add... จะปรากฎหน้าต่างลอย Add commands 4. ทีห่ น้าต่าง Add commands 4.1 เลือกหมวดหมู่(Category) 4.2 เลือกปุ่ม(Commands) 4.3 คลิกทีป่ ุ่ม Add จะปรากฎปุ่มทีเ่ ลือกที่หน้าต่าง Customize 5. ทําซํ้าข้อ 4 เพื่อเพิ่มปุ่มอื่นๆ 6. เมื่อเพิ่มปุ่มจนพอใจแล้ว ที่หน้าต่างลอย Add commands คลิกทีป่ ุ่ม Close เพื่อกลับมาที่หน้าต่าง Customize 7. ทีห่ น้าต่าง Customize กรอบ Command ติ๊กที่กล่องตัวเลือกด้านหน้าปุ่ม เพื่อซ่อนหรือแสดงปุ่ม เมื่อเสร็จแล้ว คลิกที่ปุ่ม OK เพื่อจบการเพิ่มปุ่ม 8. ได้ปุ่มต่างๆ บนแถบเครื่องมือ

44

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 38 : ขั้นตอนการเพิ่มปุ่มลงในแถบเครื่องมือ

3

การใส่ภาพไอค่อนให้กับปุ่มที่ไม่มีไอค่อน

บางปุ่มทีไ่ ม่มีไอค่อน มีแต่ข้อความล้วนๆ เราสามารถใส่ไอค่อนให้กับปุ่มดังกล่าวได้ ที่หน้าต่าง Customize คลิกเลือกปุ่ม(ที่ไม่มีไอค่อน) จากนั้นคลิกที่ ปุ่ม Modify → Change icon... จะปรากฎ หน้าต่าง Change Icon เพื่อให้เลือกไอค่อนมาใส่ หรือถ้าสร้างไอค่อนไว้ ก็สามารถนํามาใช้ได้ โดยคลิกที่ปุ่ม Import... ที่หน้าต่าง Change Icon เพื่อนําเข้าภาพไอค่อนมาใช้งาน

ภาพที่ 39 : หน้าต่าง Change Icon

บทที่ 3 : หน้าจอ Calc

45

จะรู้ได้อย่างไรว่าควรจะเพิ่มปุ่มใดเข้ามาบ้าง? คําตอบคือ ทํางานกับ Calc ไปเรื่อยๆ ก็จะทราบเองว่า คําสั่งไหนที่เรา ใช้บ่อย คําสั่งนั้นแหละที่เราจะเพิ่มปุ่มเข้ามา ซึ่งก็ต้องค้นหาสักเล็กน้อย ว่าคําสั่งดังกล่าวอยู่ ในหมวดหมู่ใด คําสั่งที่มีใน เมนู ส่วนใหญ่ มีปุ่มคําสั่งเกือบทั้งหมด

3.8 หน้าจอ Calc พร้อมทํางานของผู้เขียน ภาพที่ 40 เป็นหน้าจอ Calc ของผู้เขียนที่พร้อมทํางานและใช้งานได้อย่างสะดวก หน้าจอ Calc ของผู้เขียน มีแถบเครื่องมือที่สร้างเอง 2 แถบ เพิ่มปุ่มต่างๆเข้ามามากกมาย ออกแบบไอค่อนไว้ใช้เอง จํานวนหนึ่ง เปิดหน้าต่าง Style and Formatting และ หน้าต่าง Navigator ซ้อนกันไว้ที่ขอบของหน้าจอตลอดเวลา

ภาพที่ 40 : หน้าจอ Calc พร้อมทํางานของผู้เขียน

46

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 4 : กำรตัง้ ค่ำที่สำำคัญของ Calc

หลังติดตั้ง LibreOffice ใหม่ๆ สิ่งที่ต้องทําก่อนคือการตั้งค่า ต่างๆ ให้เหมาะสมกับการใช้งาน บางอย่างก็อาจใช้ไปตั้งไปก็ได้ จนกระทั่ง ลงตัว บทนี้อธิบายถึงการตั้งค่าต่างๆที่สําคัญๆไว้

4.1 ตั้งอ็อพชั่นที่ใช้บ่อย ก่อนใช้งาน Calc จําเป็นต้องตั้งค่าต่างๆ เพื่อให้สภาพแวดล้อมของ Calc เหมาะกับการทํางาน โดยศูนย์รวมการตั้งค่า ส่วนใหญ่อยู่ที่เมนู Tools → Options ... การตั้งค่าต่อไปนี้ เป็นการตั้งค่าที่สําคัญๆ เมื่อตั้งตามนี้แล้วปัญหาจะน้อยลงมาก • ที่ Tools → Options

→

เมนู LibreOffice

เมนูย่อย View : (กรอบ User Interface) ทีช่ ่อง Icon size and Style เลือกเป็น Small ปุ่มเล็กๆ เพิ่มพื้นที่หน้าจอ ภาพที่ 41 : เมนูย่อย View

เมนูย่อย Path : เป็นตําแหน่งเก็บไฟล์การตั้งค่าต่างๆ เมื่อตั้งค่าต่างๆจนอยู่ตัวแล้ว ให้บันทึกไฟล์ที่อยู่ในพาธนี้ไว้ เมื่อ ลงโปรแกรมใหม่หรือลงให้เครื่องอื่น ให้คัดลอกไปวางทับไว้ตําแหน่งเดิม เพื่อตั้งค่าให้เหมือนกัน (ดูเพิ่มเติมในข้อ 1.5 หน้า 28)

ภาพที่ 42 : เมนูย่อย Path

• ที่ Tools → Options → เมนู Load/Save เมนูย่อย General : (กรอบ Save) กล่องตัวเลือก Save AutoRecovery information every... minutes ใช้ตั้ง เวลาสําหรับการบันทึกอัตโนมัติ ( ผู้เขียนมักจะติ๊กออก เพราะบันทึกอัตโนมัติมักขัดจังหวะการทํางาน โดยเฉพาะไฟล์ใหญ่ๆ)

ภาพที่ 43 : กล่องตัวเลือก Save AutoRecovery information every

• ที่ Tools → Options

→

เมนู LibreOffice Calc

เมนูย่อย General : (กรอบ Matrics) ที่ช่อง Measurement Unit(หน่วยวัด) เลือกเป็น Centimeter หน่วยวัดที่เลือก มีผลต่อหน่วยวัด ทั้งหมดในเอกสาร เช่น หน่วยวัดของหน้ากระดาษ เป็นต้น เมนูย่อย Print : (กรอบ Sheet) ติ๊กที่ กล่องตัวเลือก Print only selected sheets ผลก็คือ เมื่อคลิกปุ่ม (Page Preview)บนแถบเครื่องมือ มาตรฐาน เพื่อดูมุมมองก่อนพิมพ์ จะขึ้นให้เฉพาะชี้ทที่เลือกเท่านั้น แต่ตอนสั่ง พิมพ์สามารถเลือกพิมพ์ชิ้ดใดก็ได้

48

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 44 : เลือกหน่วยวัด

ภาพที่ 45 : ดูมุมมองก่อนพิมพ์เฉพาะชีท้ ที่เลือก

• ที่ Tools → Options → Language setting *** (สําคัญมาก) เมนูย่อย Languages : ให้ตั้งค่าตามภาพแล้วจะไม่มีปัญหากับภาษาไทย

ภาพที่ 46 : ตัง้ ค่าระบบภาษา

ช่อง User Interface : ใช้สํา หรับเลือกภาษาของเมนู สามารถเปลี่ย นเป็นเมนูภาษาไทยได้ แต่ต้องติดตั้งเพิ่มเติม แนะนําให้ใช้ภาษาอังกฤษ เพราะคู่มือต่างๆล้วนใช้เมนูภาษาอังกฤษ การแสดงผลไม่มีปญ ั หา ช่อง Local setting : ตั้งค่าพื้นที่ ที่ใช้งาน ซึ่งมีผลต่อระบบวันที่ ค่าปริยายของวันที่จะเป็นระบบของ USA ก็คือ เดือน/วัน/ปี สกุลเงินเป็น $ แต่ของไทยเป็น วัน/เดือน/ปี สกุลเงินเป็น ฿ ช่ อ ง Default currency : สกุ ล เงิ น เริ่ ม ต้ น มี ผ ลเมื่ อ จั ด รู ป แบบของตั ว เลขในเซลล์ เ ป็ น สกุ ล เงิ น โปรแกรมจะใส่ เครื่องหมายสกุลเงินที่ตั้งไว้ที่นี่ให้โดยอัตโนมัติ แต่ทั้งนี้สามารถเปลี่ยนไปเป็นอย่างอื่นได้ในภายหลัง ช่อง CTL (Complex text language) : เลือกภาษา ให้กับภาษาที่ 2 ในที่นี้คือภาษาไทย กล่องตัวเลือก Enabled for complex text layout(CTL) : เปิดใช้ภาษาที่ 2(ปกติจะติ๊กอยู่แล้ว ) หากไม่ ติ๊ก จะไม่ สามารถตั้งฟอนต์ภาษาที่ 2 ได้ มีผลต่อช่อง CTL (Complex text language)

4.2 การตั้งฟอนต์เริ่มต้น เมื่อเริ่มต้นพิมพ์อะไรก็ตามลงไปในเซลล์ โปรแกรมได้ตั้งฟอนต์เริ่มต้นไว้ให้แล้ว ซึ่งโดยปกติเราจะไม่ใช้ฟอนต์ดังกล่าว จึงต้องเปลี่ยนฟอนต์เสมอ สร้างความยุ่งยากในการใช้งานพอสมควร แต่ทั้งนี้ เราสามารถตั้งฟอนต์เริ่มต้นได้เอง การตั้งฟอนต์เริ่มต้น สามารถทําได้โดย การแก้สไตล์เซลล์ที่ชื่อ Default “ทําไมต้องแก้ที่นี่?” เหตุเพราะทุกเซลล์ถูกจัดรูปแบบเบื้องต้นไว้แล้ว ซึง่ ถูกกํากับรูปแบบโดย สไตล์เซลล์ที่ชื่อ Default การแก้ที่นี่จะมีผลต่อทุกเซลล์ ณ ตอนนี้ ยังไม่รู้จักสไตล์เซลล์ไม่เป็นไร ให้ทําตามขั้นตอนนี้ไปก่อน (ดูเรื่องเซลล์สตไล์เพิ่มเติมในบทที่ 8 หน้า 111)

บทที่ 4 : การตั้งค่าที่สําคัญของ Calc

49

ขั้นตอนการตั้งฟอนต์เริ่มต้น 1. กด <F11> เพื่อเปิดหน้าต่างลอย Style and formatting 2. คลิกปุ่ม

(Cell Styles)

3. คลิกเม้าส์ขวาที่สไตล์เซลล์ Default → Modify… จะปรากฏหน้าต่าง Cell Style : Defalut ตามภาพที่ 48 ภาพที่ 47 : คลิกเม้าส์ขวาที่สไตล์เซลล์ Default

4. ที่แท็บ Font เลือกฟอนต์ตามต้องการ โดยพยายามเลือกฟอนต์ไทย(CTL font) และอังกฤษ (Western text font) ให้เหมือนกัน แล้วจะไม่มีปัญหาเมื่อพิมพ์ภาษาไทยและอังกฤษในบรรทัดเดียวกัน

ภาพที่ 48 : ตั้งฟอนต์ให้กับสไตล์เซลล์ Default

4

หากมีกรอบให้เลือกฟอนต์เพียงภาษาเดียว

ตามภาพที่ 48 หากมีกรอบให้เลือกฟอนต์เพียงภาษาเดียว ให้ย้อนกลับไปตั้งระบบภาษา ตามหัวข้อ 4.1 ภาพที่ 46 (หน้า 49) การตั้งฟอนต์ใน LibreOffice จะต้องตั้งทั้ง 2 ภาษา หากเราใช้ภาษาที่ 2 ด้วย ซึง่ ปกติจะใช้กันแบบนั้น เพราะเราใช้ทั้ง ภาษาไทยและภาษาอังกฤษ หากตั้งทั้ง 2 ภาษาไม่เหมือนกัน เมื่อพิมพ์ข้อความลงไป จากนั้นสลับไปใช้ภาษาอื่น ภาษาอื่นก็จะใช้ฟอนต์อื่น ไปด้วย โดยปกติ ผู้เขียนจะตั้งฟอนต์ทั้ง 2 ภาษาให้เหมือนกัน ปัญหาเรื่องฟอนต์ไม่ได้ดั่งใจก็จะไม่มีมารบกวนเลย ขั้นตอนการตั้งภาษาดูเหมือนยุ่งยากเพราะต้องตั้งทั้ง 2 ภาษา แต่ถ้าเข้าใจระบบการทํา งานของ LibreOffice ก็จะ ทราบว่า การตั้งฟอนต์จะทําเฉพาะช่วงแรกๆเท่านั้น หลังจากนั้นจะใฃ้เครื่องมืออื่นๆ เช่น สไตล์ หรือการคัดลอกรูปแบบมา ทํางานแทน ซึ่งจะไม่ยุ่งยากอีกแล้ว ประเด็นสําคัญของการตั้งฟอนต์เริ่มต้นอีกประการ ก็คือ เนื่องจากสไตล์ผูกติดกับไฟล์ เมื่อสร้างเอกสารใหม่ สไตล์ เซลล์จะเริ่มต้นจากค่าปริยายเสมอ ก็คือ กลับไปเป็นเหมือนก่อนตั้งฟอนต์เริ่มต้นใหม่ ฉะนั้นการตั้งฟอนต์เริ่มต้นจึงต้องแก้สไตล์ เซลล์ Default ทุกครั้งเมื่อสร้างเอกสารใหม่ วิธีสร้างเอกสารใหม่ โดยใช้สไตล์เซลล์ Default ที่เราตั้งค่าเองไปตลอด สามารถทําได้โดย ตั้งเอกสารที่ปรับแต่งสไตล์ เซลล์แล้ว ให้เป็นแม่แบบเอกสารปริยาย(Default template) ดูวิธีทําในหัวข้อ 9.6 การตั้งแม่แบบเอกสารให้เป็นแม่แบบ เอกสารปริยาย(Default template) หน้า 123 จากนั้น เมื่อสร้างเอกสารใหม่ จะเริ่มที่ต้นที่แม่แบบเอกสารดังกล่าวทุกครั้ง ทั้งนี้ มีผลต่อทุกอย่างที่ปรับแต่งก่อนตั้งเป็นแม่แบบเอกสารปริยาย

50

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

4.3 การแทนที่ฟอนต์ กรณีได้รับไฟล์หรือต้องเปิดไฟล์ ที่ใช้ฟอนต์ที่เครื่องเราไม่มี สิ่งนี้เกิดขึ้นบ่อยๆ กับผู้ที่ใช้ ระบบปฏิบัติการ Ubuntu ซึ่ง ไม่มีฟอนต์อย่างเช่น Angsana, Browallia หรือ Cordia เป็นต้น หรือกรณี ต้องการใช้ฟอนต์หนึ่ง แสดงแทนอีกฟอนต์หนึ่ง ชั่วคราว กรณีดังกล่าว เราสามารถเลือกใช้ฟอนต์ในเครื่องที่มีแสดงแทนฟอนต์ที่ไม่มีได้ ซึ่งเรียกว่า การแทนที่ฟอนต์ (Font Replacement) การแทนที่ฟอนต์ ในที่นี้ไม่ใช่การเปลี่ยนฟอนต์ เป็นเพียงการนําฟอนต์ที่มีมาแสดงแทนเท่านั้น ฟอนต์ที่มากับ ไฟล์ยังคงเป็นฟอนต์เดิม เช่น ฟอนต์ที่มากับไฟล์เป็น AngsanaUPC เมื่อทําการแทนที่ด้วยฟอนต์ Th Sarabun New ฟอนต์ Angsana จะถูกแสดงแทนด้วยฟอนต์ Th Sarabun New เท่านั้น แต่จริงๆยังเป็นฟอนต์ AngsanaUPC อยู่ การแทนที่ฟอนต์ ให้ไ ป Tools → Options → เมนู LibreOffice → เมนูย่อย Font จะปรากฎหน้าต่างตามภาพที่ 49 ภาพที่ 49 เป็นตัวอย่าง การตั้งแทนที่ฟอนต์ Angsana New ด้วยฟอนต์ TH Sarabun New

ภาพที่ 49 : ตัง้ แทนที่ฟอนต์ Angsana ด้วยฟอนต์ Th Sarabun New

5

ฟอนต์มาตรฐาน

ฟอนต์ TH SarabunPSK, TH Sarabun New หรือ TH SarabunIT ๙ ถูกใช้เป็นฟอนต์มาตรฐานใน หน่วยงานราชการกันอย่างกว้างขวาง

บทที่ 4 : การตั้งค่าที่สําคัญของ Calc

51

52

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 5 : กำรจัดกำรพื้นที่ทำำงำน

5.1 เซลล์((Cells), Cells), แถว Columns), ชี้ท(Sheets) แถว(Rows), (Rows), สดมน์((Columns Calc เป็นโปรแกรมประเภทตารางคํานวณ(Spreadsheets) มีส่วนประกอบดังนี้ 1 ไฟล์ตารางคํานวณ(Spreadsheet) ประกอบไปด้วยหลายชี้ท 1 ชี้ท(Sheet) ประกอบไปด้วยหลายแถวและหลายสดมน์ ตําแหน่งของแถว ถูกระบุเป็นตัวเลข เช่น แถวที่ 1 ,2 หรือ 3 ตําแหน่งของสดมน์ ถูกระบุเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ เช่น สดมน์ A, B หรือ C 1 แถว(Row) หรือ 1 สดมน์(Column) ประกอบไปด้วยหลายเซลล์เรียง ต่อกัน เซลล์(Cell) หรือ ช่อง เป็นหน่วยที่เล็กที่สุด ตําแหน่งของเซลล์ ถูกระบุเป็นจุดตัดระหว่างแถวและสดมน์ เช่น เซลล์ A5, B9 เป็นต้น

ภาพที่ 50 : เซลล์, แถว, สดมน์ และชีท้

5.2 การอ้างอิงถึงเซลล์ จุดเด่นของ Calc ก็คือ ความสามารถในการคํานวณ ซึ่งการคํานวณมักจะต้องอ้างอิงค่าที่อยู่ในเซลล์ ต่างๆเสมอ เช่น พิมพ์ =SUM(B2:B10) ลงในเซลล์ A1 หมายถึง นําค่าในเซลล์ B2 ถึง B10 มาบวกกัน แล้วนํามาใส่ไว้ในเซลล์ A1 เป็นต้น การอ้างอิงถึงเซลล์ที่อยู่ในชี้ทเดียวกัน การอ้างอิงถึงเซลล์ที่อยู่ในชี้ทเดียวกัน จะเขียนเฉพาะตําแหน่งของเซลล์ เช่น A1 หมายถึงเซลล์ A1 ในชี้ทเดียวกัน, A1:A10 หมายถึงเซลล์ A1 ถึง A10(จํานวน 10 เซลล์) ในชี้ทเดียวกัน เป็นต้น การอ้างอิงถึงเซลล์ที่อยู่ในชี้ทอื่น การอ้างอิงถึงเซลล์ที่อยู่ในชี้ทอื่น จะระบุชื่อชี้ทตามด้วย . (จุด) จากนั้นเป็นตําแหน่งของเซลล์ เช่น Sheet1.A1:A20 หมายถึง เซลล์ A1 ถึง A20 ในชี้ทที่ชื่อ Sheet1 การอ้างอิงถึงเซลล์ที่อยู่ในไฟล์อื่น การอ้างอิงถึงเซลล์ที่อยู่ในไฟล์อื่น จะระบุพาธไปยังชื่อไฟล์อยู่ในเครื่องหมาย ' ' ตามด้วยเครื่องหมาย # จากนั้นเป็นชื่อ ชี้ทและตําแหน่งเซลล์ เช่น 'file:///home/wasankds/Desktop/WK_calc_default.ods'#$Sheet3.A1:A4 โดยปกติ หากจะอ้างอิงถึงเซลล์ที่อยู่ในไฟล์อื่น จะไม่ใช้การพิมพ์ เพราะไม่สะดวกและยาวจึงมีโอกาสผิดสูงมาก แต่จะ ใช้วิธีคลิกเม้าส์แทน ซึ่งสามารถทําได้ดังนี้ เปิดไฟล์ที่จะถูกอ้างอิงถึงขึ้นมา(ไฟล์ B) จากนั้นที่ไฟล์ A (ไฟล์ที่จะอ้างอิงถึงเซลล์ในไฟล์ B) พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ(=) ในเซลล์ใดก็ได้ เพื่อเริ่มต้นใช้สูตร จากนั้นเลือกเซลล์ที่อยู่ในไฟล์ B เสร็จแล้วกลับมาที่ไฟล์ที่ A กด <Enter> จะปรากฎการ อ้างอิงถึงเซลล์ที่อยู่ในไฟล์ B อย่างอัตโนมัติ การอ้างอิงแบบตายตัวและแบบสัมพัทธ์ (ดูรายละเอียดเพิ่มเติมในข้อ 14.5 หน้า 173) การอ้ างอิ ง แบบปกติเป็นแบบสัม พัท ธ์ (Relative Addressing) เช่น A1 เป็นต้น การอ้ างอิ ง แบบตายตัว (Absolute Addressing) จะมีเครื่องหมาย $ เพิ่มเข้ามา เช่น $A$1, $A1, A$1 เป็นต้น การอ้างอิงทั้ง 2 แบบ มีความหมายเหมือนกัน $A$1, $A1, A$1 และ A1 อ้างอิงไปที่เซลล์ A1 เหมือนกัน แต่การอ้างอิงทั้ง 2 แบบ จะต่างกันในกรณีคัดลอกเซลล์ที่มีการใช้ สูตร

54

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

5.3 แอ็คทีฟเซลล์ เมื่อเลือกเซลล์ใดๆ เซลล์ที่ถูกเลือกกรอบจะเป็นสีดํา เส้นหนา เซลล์ดังกล่าวเรีย กว่า แอ็คทีฟเซลล์ (Active cell) ตําแหน่งของเซลล์ที่ถูกเลือกจะปรากฎอยู่ที่ กล่องแสดงชื่อเซลล์(Name box) ที่แถบใส่สูตร หากเลือกหลายเซลล์ ที่กล่อง แสดงชื่อเซลล์ จะแสดงเป็นช่วงของกลุ่มเซลล์ เช่น B2:C7 ตามภาพที่ 51

ภาพที่ 51 : แอ็คทีฟเซลล์

5.4 การเลือกกเซลล์ เซลล์ การเลือกทีละเซลล์ และ การเลือกเพิ่ม คลิกเม้าส์ที่เซลล์เพื่อเลือกเซลล์ที่ถูกคลิก ภาพที่ 52 : เลือกเซลล์เดียว

หลังจากเลือกเซลล์ เดีย วแล้ว หากต้องการเลือกเพิ่มให้กด <Shift>+คลิก เม้าส์ เพื่อเลือกเพิ่ม เป็นบล็อค หรือ กด <Ctrl>+คลิกเม้าส์ เพื่อเลือกเพิ่มทีละ 1 เซลล์

ภาพที่ 53 : (ซ้าย)เลือกเพิ่มเป็นบล็อค, (ขวา)เลือกเพิ่มทีละเซลล์

การเลือกทัง้ แถว, ทั้งสดมน์ หรือทุกเซลล์

ภาพที่ 54 : การเลือกทั้งสดมน์, ทัง้ แถว และทุกเซลล์ ตามลําดับ

บทที่ 5 : การจัดการพื้นที่ทํางาน

55

คีย์ลัดเพื่อเลือกทั้งแถว ทัง้ สดมน์ หรือเลือกทุกเซลล์ <Shift><Spacebar>

'=

เลือกทั้งแถว (ให้ผลเหมือนการคลิกที่หัวแถว)

<Shift><Ctrl><Spacebar>

'=

เลือกทั้งสดมน์ (ให้ผลเหมือนการคลิกที่หัวสดมน์)

<Ctrl><A>

'=

เลือกทุกเซลล์ (ให้ผลเหมือนการคลิกที่มุมซ้ายบนสุด)

คีย์ลัดเพื่อเลือกเซลล์ในตารางข้อมูล หากชี้ทมีเซลล์ที่มีข้อมูลติดๆกัน จนเป็นตารางข้อมูล หากตารางมีข้อมูลเป็นจํานวนมาก การใช้คีย์ลัดจะช่วยให้ เลือก ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว <Ctrl><*>

'=

เลือกทั้งตารางข้อมูล (ต้องเป็นเครื่องหมาย * ที่ NumPad จึงจะใช้ได้)

<Shift><Ctrl><←> หรือ <→>

'=

เลือกข้อมูลทั้งแถว นับจากแอ็คทีฟเซลล์

<Shift><Ctrl><↑> หรือ <↓>

'=

เลือกข้อมูลทั้งสดมน์ นับจากแอ็คทีฟเซลล์

ภาพที่ 55 : การเลือกเซลล์ในตารางข้อมูล

5.5 คีย์ลลั​ัดโดดไปยังเซลล์ต่างๆ ขณะเลือกเซลล์ใดๆอยู่ กดคีย์ลัดดังต่อไปนี้ เพื่อโดดไปยังเซลล์ต่างๆ คีย์ลัดโดดไปยังเซลล์ต่างๆ

56

<Ctrl><PgDn>

'=

เลือกชี้ทก่อนหน้า

<Ctrl><PgUp>

'=

เลือกชี้ทถัดไป

<→> หรือ <Tab>

'=

ไปทางซ้าย 1 เซลล์

<←> หรือ <Shift><Tab>

'=

ไปทางขวา 1 เซลล์

<↓> หรือ <Enter>

'=

ไปด้านล่าง 1 เซลล์

<↑> หรือ <Shift><Enter>

'=

ไปด้านบน 1 เซลล์

<Ctrl><→>

'=

ไปที่เซลล์ด้านขวาที่มีข้อมูล หรือไปที่สดมน์ AMJ หากไม่มีข้อมูล

<Ctrl><←>

'=

ไปที่เซลล์ด้านซ้ายที่มีข้อมูล หรือไปที่สดมน์ A หากไม่มีข้อมูล

<Ctrl><↑>

'=

ไปที่เซลล์ด้านบนที่มีข้อมูล หรือไปที่แถวที่ 1 หากไม่มีข้อมูล

<Ctrl><↓>

'=

ไปที่เซลล์ด้านล่างที่มีข้อมูล หรือไปที่แถวที่ 1048576 หากไม่มีข้อมูล

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

<Ctrl><Home>

'=

ไปที่เซลล์ A1

<Ctrl><End>

'=

ไปที่เซลล์ขวาล่างสุดของบล็อคข้อมูล

<Altl><PgDn>

'=

เลือกเซลล์ที่อยูห่ น้าจอถัดไป (ทางขวา)

<Altl><PgUp>

'=

เลือกเซลล์ที่อยูห่ น้าจอก่อนหน้า (ทางซ้าย)

5.6 การจัดการชี้ท เราสามารถกระทํา ได้หลายอย่างกับชี้ทเพื่อบริหารจัดการ เช่น เปลี่ยนชื่อ , ลบ, คัดลอก, ใส่สีให้ป้ายชี้ท หรือซ่อน เป็นต้น ปุ่มเลื่อนดูชี้ท โดยปกติปุ่มเลื่อนดูชี้ท 4 ปุ่ม(ตามภาพที่ 56) จะไม่ ทํางาน จะทําเฉพาะในกรณีที่มีชี้ทเป็นจํานวนมาก จนแสดง ป้ายชี้ททั้งหมดไม่พอในครั้งเดียว ภาพที่ 56 : ปุ่มเลื่อนชี้ทและป้ายชี้ด

การแทรกชี้ทใหม่ คลิกทีป่ ุ่มเครื่องหมาย + (ตามภาพที่ 57) จะแทรกชี้ทใหม่ไว้ท้ายสุดให้ทันที พร้อมตั้งชื่อให้อย่างอัตโนมัติ หรืออีกวิธีหนึ่ง ให้คลิกเม้าส์ขวาที่ป้ายชี้ท → Insert Sheet... จะปรากฎ หน้าต่าง Insert Sheet(ตามภาพที่ 58) มาให้กําหนดรายละเอียดการแทรกชี้ท

ภาพที่ 57 : ปุ่มแทรกชีท้

ภาพที่ 58 : หน้าต่าง Insert Sheet

การแทรกชี้ทจากไฟล์ตารางคํานวณอืน่ ๆ ตัวเลือกวงกลม From file ในหน้าต่าง Insert Sheet ในภาพที่ 58 ใช้แทรกชี้ทจากไฟล์ตารางคํา นวณอื่นๆเข้ามา หลังติ๊กที่ตัวเลือกนี้ ให้คลิกที่ ปุ่ม Browse...(ค้นดู) จะปรากฎหน้าต่างมาให้เลือกไฟล์ หลังเลือกไฟล์แล้ว จะปรากฎรายการชี้ท ต่างๆที่มีในไฟล์มาให้เลือก (ตัวอย่างตามภาพที่ 59)

ภาพที่ 59 : แทรกชี้ทจากไฟล์ ตารางคํานวณอื่นๆ

บทที่ 5 : การจัดการพื้นที่ทํางาน

57

การเปลี่ยนชื่อชี้ท ดับเบิ้ลคลิกที่ป้ายชี้ท(ที่จะเปลี่ยนชื่อ) หรือ คลิกเม้าส์ขวาที่ป้ายชี้ท(ที่จะเปลี่ยนชื่อ) → Rename Sheet... จะปรากฎ หน้าต่าง Rename sheet มาใหัตั้งชื่อชี้ทใหม่ การเปลี่ยนสีป้ายชี้ท คลิกเม้าส์ขวาที่ป้ายชี้ท(ที่จะลบ) → Tab Color... จะ ปรากฎหน้าต่าง Tab Color มาให้เลือกสีให้กับป้ายชี้ท ภาพที่ 60 : ป้ายชี้ทสีต่างๆ

การลบชี้ท คลิกเม้าส์ขวาที่ป้ายชี้ท(ที่จะลบ) → Delete Sheet... การย้ายชี้ท และ การคัดลอก การย้ายชี้ท ให้คลิกค้างที่ป้ายชี้ด แล้วลากไปวางยัง ตําแหน่งที่ต้องการ หากกด <Ctrl> ค้างไว้ระหว่างลากเม้าส์ จะเป็นการคัดลอกชี้ด

ภาพที่ 61 : การย้ายตําแหน่งชี้ทโดยใช้เม้าส์

หรืออีกวิธีหนึ่ง ให้ คลิกเม้าส์ขวาที่ป้ายชี้ท → Move/Copy Sheet... จะปรากฎหน้าต่าง Move/Copy Sheet (ตามภาพที่ 62) มา ให้กําหนดรายละเอียดการคัดลอกหรือการย้ายชี้ท การคัดลอกหรือการย้ายชี้ทด้วยวิธีนี้ สามารถย้ายหรือคัดลอก ชีท้ ข้ามไปยังไฟล์ตารางคํานวณอื่นๆได้ด้วย โดย ที่ช่อง To document จะมีรายการไฟล์ตารางคํานวณที่เปิดอยู่ ณ ขณะนั้นมาให้เลือก

ภาพที่ 62 : หน้าต่าง Move/Copy Sheet

การเลือกหลายชี้ท ในกรณีที่ต้องการใช้คํา สั่งกับหลายชี้ท เช่น ลบ, คัดลอก หรือย้ายชี้ท ให้กด<Shift>+คลิกเม้าส์ที่ป้ายชี้ท เพื่อเลือก หลายชี้ทแบบคร่อม กด<Ctrlt>+คลิกเม้าส์ที่ป้ายชี้ท เพื่อเลือกเพิ่มทีละชี้ท หลังเลือกแล้ว เมื่อใช้คําสั่งจะกระทําต่อชี้ททั้งหมด ทีถ่ ูกเลือก การเลือกหลายชี้ท มีผลต่อการกรอกข้อมูลลงในชี้ทด้วย เมื่อกรอกข้อมูลลงในชี้ ทใดชี้ทหนึ่งที่ถูกเลือก เซลล์อื่นๆ ณ ตําแหน่งเดียวกัน จะถูกกรอกข้อมูลลงไปพร้อมๆกัน การยกเลิกการเลือกหลายชี้ด ให้ คลิกเม้าส์ขวาที่ป้ายชี้ท → Deselect All Sheets หรือ คลิกที่ป้ายชี้ทที่ไม่ถูกเลือก เพื่อเลือกชี้ทอื่นเพียงชี้ทเดียว คีย์ลัดในการเลือกชี้ท <Ctrl><PgDn> '= เลือกชี้ทก่อนหน้า <Ctrl><PgUp> '= เลือกชี้ทถัดไป

58

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

5.7 การ การตรึ ตรึงแนวและการ แนวและการแบ่ แบ่งพื้นที่ทํางาน ทุกๆเซลล์ในตารางคํานวณ ก็คือ พื้นที่ทํางาน ซึ่งมีจํานวนเซลล์มหาศาล ดังนั้นเพื่อความสะดวกในการทํางาน Calc จึงมีคําสั่งสําหรับ ตรึงแนวและแบ่งพื้นที่ทํางานออกเป็นส่วนๆเพื่อความสะดวกในการเลื่อนหน้าจอเพื่อดูเซลล์ในพื้นที่ต่างๆ การตรึงแนว (Freeze) การตรึงแนว ก็คือ การตรึงแถว(ช่วงบน)หรือสดมน์(ด้านซ้าย) ไม่ให้ขยับไปไหนเมื่อมีการเลื่อนพืน้ ที่ทํางาน ขั้นตอนการตรึงแนว 1. เลือกเซลล์ ที่จะใช้เป็นตัวแบ่งการตรึงแนว (ส่วนที่อยู่เหนือเซลล์หรืออยู่ด้านซ้ายเซลล์จะถูกตรึง) 2. ไปที่ Windows → Freeze

ภาพที่ 63 : เลือกเซลล์ B2 แล้วใช้คําสั่ง Freeze

การแบ่งพื้นที่ทํางาน (Split) การแบ่งพืน้ ที่ทํางาน คล้ายกับการตรึงแนว เพียงแต่เมื่อแบ่งแล้ว สามารถเลื่อนดูพนื้ ที่ทํางานที่ถูกแบ่งได้ทุกส่วน ขั้นตอนการแบ่งพืน้ ที่ทํางาน 1. เลือกเซลล์ ที่จะเป็นตัวแบ่ง 2. ไปที่ Windows → Split

ภาพที่ 64 : เลือกเซลล์ A4 แล้วใช้คําสั่ง Split

อีกวิธีหนึ่งในการแบ่งพื้นที่ทํางาน ก็คือ ใช้เม้าส์ลากเส้นแบ่งพื้นที่ทํางานแนวนอนหรือแนวตั้งที่อยู่บนสกอลบาร์ เข้ามา ในพืน้ ที่ทํางาน

ภาพที่ 65 : เส้นแบ่งพื้นที่ทํางาน

การยกเลิกการตรึงแนวและการยกเลิกการแบ่งพืน้ ที่ทํางาน ให้ทวนคําสั่งอีกครั้ง

บทที่ 5 : การจัดการพื้นที่ทํางาน

59

5.8 การปรับขนาด ขนาดแถว แถว//สดมน์ การปรับขนาดโดยใช้เส้นแบ่งหัวแถว/เส้นแบ่งหัวสดมน์ ใช้เม้าส์ลากเส้นแบ่งหัวแถว/เส้นแบ่งหัวสดมน์ ไปตามทิศทางต่างๆ เพื่อปรับขนาดแถว/สดมน์ตามลําดับ

ภาพที่ 66 : ปรับขนาดแถวและสดมน์ทเี่ ส้นแบ่งหัวแถวหรือหัวสดมน์

หากเลือกไว้หลายแถว/หลายสดมน์ จากนั้นปรับขนาด จะเป็นการปรับขนาดแถว/ขนาดสดมน์ทั้งหมดที่เลือก ให้มี ขนาดเท่ากัน

ภาพที่ 67 : เลือกไว้หลายสดมน์แล้วปรับขนาด

การปรับขนาดให้พอดีกับข้อมูลในเซลล์ ในกรณีเซลล์มีข้อมูลอยู่ เราสามารถปรับความสูง ของแถวหรือปรับความกว้างสดมน์ ให้มีขนาดพอดีกับความสูงหรือ ความยาวของข้อมูลในเซลล์ได้ แต่ถ้าในเซลล์ไม่มีข้อมูล ขนาดของเซลล์จะถูกรีเซ็ตเป็นค่าปริยาย วิธีที่ 1 : ดับเบิ้ลคลิกที่เส้นแบ่งหัวแถว/เส้นแบ่งหัวสดมน์ (ตัวอย่างตามภาพที่ 68)

ภาพที่ 68 : ดับเบิ้ลคลิกที่เส้นแบ่งหัวสดมน์ เพื่อปรับความกว้างของสดมน์ให้พอดีกับข้อมูลในเซลล์

60

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

วิธีที่ 2 : กําหนดขนาดโดยการกรอกตัวเลข ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกทั้งแถว/ทั้งสดมน์(จํานวนเท่าไรก็ได้) โดยเลือกที่ส่วนหัว 2. คลิกขวาที่หัวแถว/หัวสดมน์ → Optimal Row Height.../ Optimal Column Width... จะปรากฎหน้าต่างมาให้ กําหนดขนาด 3. กําหนดขนาด - หากติ๊กที่กล่องตัวเลือก Default value(ค่าปริยาย) ตัวเลขในช่อง Add จะเป็น 0.0cm ความสูงของแถวหรือความกว้างของสดมน์จะถูกคํานวณให้พอดีกับขนาดของข้อความในเซลล์ - หากใส่ตวั เลขลงในช่อง Add (ไม่ใช่ 0.0cm) หมายถึงให้เพิ่มขนาดจากค่าของ Default value ขึ้นไปอีก ตามที่ระบุ 4. คลิกปุ่ม OK

ภาพที่ 69 : ปรับความสูงของแถวให้พอดีกับความสูงของข้อความในเซลล์

คีย์ลัดที่ใช้ปรับขนาด <Alt><→> '= ขยายความกว้างของสดมน์ 1 ระดับ <Alt><←> '= ลดความกว้างของสดมน์ 1 ระดับ <Alt><↑> '= ลดความสูงของแถว 1 ระดับ <Shift><Alt><↑> หรือ <↓> '= ปรับความสูงของแถวให้พอดีกบั ความสูงของตัวอักษรในแอ็คทีฟเซลล์ <Shift><Alt><→> หรือ <←> '= ปรับความกว้างของสดมน์ให้พอดีกับความกว้างของข้อความในแอ็คทีฟเซลล์

5.9 การ การลบ ลบและการแทรก และการแทรก แถว แถว//สดมน์ การลบแถว/สดมน์ ขั้นตอนการลบแถว/สดมน์ 1. เลือกเซลล์ 2. คลิกขวา → Delete... จะปรากฎหน้าต่าง Delete Cells (หากเลือกที่หัวแถว/หัวสดมน์ จะลบแถว/สดมน์ทนั ที ไม่มีข้อ 3 หรือข้อ 4 ต่อ) 3. ที่หน้าต่าง Delete Cells เลือกสิ่งที่จะลบ 4. คลิกปุ่ม OK บทที่ 5 : การจัดการพื้นที่ทํางาน

61

ภาพที่ 70 เป็นตัวอย่างการลบเซลล์เดียว โดยเลื่อนเซลล์ที่อยู่ข้างล่างขึ้นมาแทนที่

ภาพที่ 70 : ขั้นตอนการลบเซลล์

การแทรกแถว/สดมน์ การแทรกแถว/สดมน์ มีขั้นตอนเหมือนกับการลบแถว/สดมน์ เพีย งแต่ใช้คนละคํา สั่ ง การแทรกแถว/สดมน์ ให้ คลิกเม้าส์ขวา → Insert... คีย์ลัดที่ใช้ลบหรือแทรก แถว/สดมน์ <Ctrl><+> '= แทรกแถว/สดมน์ (หากเลือกที่หัวแถว/หัวสดมน์ จะไม่มีหน้าต่างมาถาม) <Ctrl><-> '= ลบแถว/สดมน์ (หากเลือกที่หัวแถว/หัวสดมน์ จะไม่มีหน้าต่างมาถาม) 6

การใช้คีย์ลัดผสมเพื่อความสะดวก

คีย์ลัด <Shfit><Space> และ <Shfit><Ctrl><Space> ใช้เลือกทั้งแถวหรือทั้งสดมน์ตามลําดับ จะช่วยให้การ ลบหรือแทรก แถว/สดมน์ โดยใช้คยี ์ลัด <Ctrl><-> หรือ <Ctrl><+> สะดวกมากขึ้น เพราะจะลบหรือแทรก ทันทีโดยไม่มีหน้าต่างใดๆมาถาม หากต้องการเลือกหลายแถว/หลายสดม์ก่อนใช้คําสั่ง ให้กด <Shfit><Space> และ <Shfit><Ctrl><Space> ก่อน จากนั้นกด <Shift>+<ลูกศร> เพื่อเลือกเพิ่ม

5.10 การตั้งชื่อให้กลุ่มเซลล์แและการใช้ ละการใช้งาน การตัง้ ชื่อให้กลุ่มเซลล์ เราสามารถตั้งชื่อให้กลุ่มเซลล์ เพื่ออํานวยความสะดวกในกรณีที่ต้องเลือกหรืออ้างอิงถึงกลุ่มเซลล์ดังกล่าวบ่อยๆ ขั้นตอนการตั้งชื่อกลุ่มเซลล์ 1. เลือกกลุ่มเซลล์ 2. ไปที่ Insert → Name → Define... จะปรากฎหน้าต่าง Define Name 3. ทีห่ น้าต่าง Define Name ตั้งชื่อกลุ่มเซลล์ ตามภาพที่ 71 ตั้งชื่อกลุ่มเซลล์ว่า “WK_CellGroup_01” ช่อง Name : ใช้พิมพ์ชื่อของกลุ่มเซลล์ ช่อง Range : แสดงขอบเขตของกลุ่มเซลล์ ช่อง Scope : ใช้กําหนดขอบข่ายการใช้ชื่อของกลุ่มเซลล์ Document(Global) หมายถึง ใช้ชื่อนี้ทุกแห่งในเอกสาร

62

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

4. คลิกปุ่ม Add เพื่อเพิ่มชื่อกลุ่มเซลล์เข้าในรายการชื่อกลุ่มเซลล์

ภาพที่ 71 : ขั้นตอนการตั้งชื่อให้กลุ่มเซลล์

การเลือกกลุ่มเซลล์จากชื่อ หลังจากตั้งชื่อให้กลุ่มเซลล์แล้ว ชื่อกลุ่มเซลล์จะปรากฎอยู่ 2 แห่งก็คือที่ กล่องแสดงชื่อ(Name box)บนแถบใส่สูตร (ตามภาพที่ 72) และที่ หน้าต่าง Navigator(ตามภาพที่ 73) ซึ่งเราสามารถเลือกกลุ่มเซลล์จากชื่อที่ปรากฎได้ การเปิดหน้าต่าง Navigator ให้กด <F5> หรือ คลิกที่ปุ่ม (Naviagator)บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน

ภาพที่ 72 : ชื่อกลุ่มเซลล์ที่กล่องแสดงชื่อ

ภาพที่ 73 : ชื่อกลุ่มเซลล์ทหี่ น้าต่าง Navigator

7

โหมดการลาก กับ ชื่อกลุ่มเซลล์

เมื่อใช้เม้าส์ลากที่ชื่อกลุ่มเซลล์ ในหน้าต่าง Navigator(กด<F5>) ลงมามาวางในพื้นที่ทํางาน จะเป็นการสร้างลิงค์ หรือคัดลอกข้อมูลจากกลุ่มเซลล์มาวาง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งโหมดการลาก (Drag mode)

ภาพที่ 74 : ลากชื่อกลุ่มเซลล์ลงไปวางในพื้นที่ทํางาน

โหมดการลากแบบ Insert as Hyperlink จะสร้างลิงค์เพื่อโดดไปเลือกกลุ่มเซลล์ โหมดการลากแบบ Insert as Link จะแทรกข้อมูลลงมาแบบลิงค์ (ไม่ทํางานสําหรับชื่อของกลุ่มเซลล์) โหมดการลากแบบ Insert as Copy คัดลอกกลุ่มเซลล์ลงมาวาง บทที่ 5 : การจัดการพื้นที่ทํางาน

63

การบริการจัดการชื่อกลุ่มเซลล์ หลังจากตั้งชื่อกลุ่มเซลล์แล้ว เรา สามารถบริหารจัดการกลุ่มเซลล์ได้ เช่น เปลี่ยนชื่อ, ปรับจํานวนเซลล์ เป็นต้น ให้ไปที่ Insert → Name → Manage Name... หรือกด <Ctrl><F3> จะ ปรากฎหน้าต่าง Manage Names เพื่อให้ แก้ไขหรือกําหนดค่าต่างๆ ช่อง Name : ใช้กําหนดชื่อของกลุ่ม เซลล์ ช่อง Range : แสดงขอบเขตของกลุ่ม เซลล์ หากต้องการแก้ ให้คลิกที่ช่อง Range จากนั้นเลือกกลุ่มเซลล์บนพืน้ ที่ทํางาน หรือ พิมพ์ช่วงของเซลล์ลงไปในช่องก็ได้ ช่อง Scope : ใช้กําหนดขอบข่ายการ ใช้ชื่อของกลุ่มเซลล์ ว่าให้มีผลเฉพาะในชี้ท หรือมีผลต่อทั้งไฟล์ตารางคํานวณ

ภาพที่ 75 : หน้าต่าง Manage Names

กรอบ Range Options : ที่ด้านล่างของหน้าต่าง Manage Names ใช้ กําหนดให้ชื่อของกลุ่มเซลล์ปรากฎอยู่ในคําสั่งอื่นๆ เช่น เมื่อติ๊กที่ กล่องตัวเลือก Print range(ตามภาพที่ 75) เมื่อใช้คําสั่งเกี่ยวกับขอบเขตการพิมพ์ ชื่อของกลุ่ม เซลล์จะปรากฎเป็นรายการให้เลือกใช้งานด้วย (ตามภาพที่ 76) ดู เ พิ่ ม เติ ม ข้ อ 10.10 ตั้ ง ชื่ อ กลุ่ ม เซลล์ ให้ เ ป็ น ขอบเขตการพิ มพ์ (หน้ า 139) ปุ่ม Add : เปิดหน้าต่าง Define Name

ภาพที่ 76 : ชื่อกลุ่มเซลล์เมื่อใช้คําสั่งสร้างขอบเขตการพิมพ์

ปุ่ม Delete : ลบกลุ่มเซลล์ที่ถูกเลือก การใส่ชื่อกลุ่มเซลล์ในสูตร ชื่อกลุ่มเซลล์ สามารถนําไปใส่ในสูตรได้ ซึ่งหมายถึงการอ้างอิงไปยังกลุ่มเซลล์ดังกล่าว ข้อดีก็คือ ทําให้สูตรดูสั้น, เข้าใจ ง่าย ที่สําคัญก็คือ เมื่อปรับแก้กลุ่มเซลล์(ที่ตั้งชื่อไว้) เช่น เพิ่มเซลล์หรือลดจํานวนเซลล์ จะมีผลต่อทุกสูตรที่เรียกใช้งานชื่อกลุ่ม เซลล์ดังกล่าวด้วย ภาพที่ 77 เมื่ อ พิ ม พ์ =SUM(W ลงในเซลล์ ขณะพิ ม พ์ ป รากฎชื่ อ กลุ่ ม เซลล์ ที่ ส ร้ า งไว้ ที่ ด้ า นบน ชื่ อ เต็ ม ก็ คื อ WK_cellGroup_02 เมื่อกดปุ่ม <Enter> ชื่อกลุ่มเซลล์ก็จะสมบูรณ์โดยอัตโนมัติ

ภาพที่ 77 : ใส่ชื่อกลุ่มเซลล์ลงในสูตร

64

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

การใส่ชื่อกลุ่มเซลล์ลงในสูตร มีประโยชน์มาก โดยเฉพาะฟังก์ชั่นยอดนิยมอย่างเช่น VLOOKUP ที่ต้องใช้หลายๆแห่งใน ตารางคํา นวณ และต้องอ้างอิ งถึงกลุ่มเซลล์ที่มีการปรับ เปลี่ย นขอบเขตอยู่บ่อยๆ (ดูการใช้งานฟังก์ชั่น VOOKUP ในข้อ 21.2 หน้า 236)

5.11 การตั้งชื่อกลุ่มเซลล์จจากหั ากหัวตาราง ในกรณีกลุ่มเซลล์มีโครงสร้างเป็นตารางข้อมูล ก็คือ มีหัวตาราง มีข้อมูลในตาราง เป็นต้น เราสามารถใช้ชื่อของหัว ตารางมาตั้งชื่อให้กับกลุ่มเซลล์ โดยซอยย่อยตารางออกเป็นกลุ่มๆตามหัวตาราง เพื่อความสะดวกในการเลือกส่วนต่างๆใน ตารางข้อมูล ขั้นตอนการตั้งชื่อกลุ่มเซลล์จากหัวตาราง 1. เลือกตารางข้อมูล (รวมหัวตาราง) 2. ไปที่ Insert → Name → Create... จะปรากฎหน้าต่าง Create Names 3. ทีห่ น้าต่าง Creates Names ระบุส่วนที่จะนํามาทําเป็นชื่อกลุ่มเซลล์ 4. คลิกปุ่ม OK

ภาพที่ 78 : ขั้นตอนการตั้งชื่อกลุ่มเซลล์จากหัวตาราง

ภาพที่ 79 เป็นผลจากขั้นตอนในข้างต้น ชื่อของหัวตาราง 1 สดมน์ ถูก ตั้งเป็น 1 ชื่อ เมื่อเลือกกลุ่มเซลล์จากชื่อกลุ่มเซลล์ ในหน้าต่าง Navigator จะเป็นการ เลือกบางส่วนของตารางข้อมูล เช่น เลือกกลุ่มเซลล์ Age จะเป็นการเลือกข้อมูล ในสดมน์ Age เป็นต้น ภาพที่ 79 : ชื่อของกลุ่มเซลล์ที่หน้าต่าง Navigatr

5.12 การป้องกันเอกสาร ชี้ท และเซลล์ การป้องกันเอกสาร เมื่อป้องกันเอกสาร จะไม่สามารถลบหรือแทรกชี้ทใหม่ได้ แต่ยัง สามารถทํางานกับชี้ทที่มีอยู่แล้วได้ การป้องกันเอกสารให่ไปที่ Tools → Protect Document → Document... จะปรากฎหน้าต่างให้ตั้งพาสเวิร์ด ตามภาพที่ 80 ภาพที่ 80 : หน้าต่างตั้งพาสเวิร์ด(เอกสาร)

บทที่ 5 : การจัดการพื้นที่ทํางาน

65

*** หากต้องการป้องกันการเปิดไฟล์ ให้ดูหัวข้อ 2.4 การตั้งรหัสป้องกันการเปิดไฟล์ (หน้า 34) การป้องกันชี้ท เมื่อป้องกันชี้ท ชี้ทที่ถูกป้องกันจะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลหรือลบชี้ทได้ แต่สามารถสร้างชี้ทใหม่และทํางานในชี้ทใหม่ได้ การป้องกันชี้ท ให้ เลือกชี้ทแล้วไปที่ Tools → Protect Document → Sheet... หรือ คลิกเม้าส์ขวาที่ป้ายชี้ท → Protect Sheet... จะปรากฎหน้าต่างให้ตั้งพาสเวิร์ดและกําหนดรายละเอียดเพิ่มเติม ตามภาพที่ 81

ภาพที่ 81 : หน้าต่างตั้งพาสเวิร์ด(ชี้ท)

การป้องกันเซลล์ เมื่อป้องกันเซลล์ เซลล์ที่ถูกป้องกันจะไม่สามารถแก้ไขได้ นอกจากนี้ยังสามารถเลือกซ่อนสูตรได้ด้วย(ในกรณีที่ข้อมูลใน เซลล์เป็นสูตร) แต่ทั้งนี้การป้องกันเซลล์จะทํางานก็ต่อเมื่อชี้ทถูกป้องกันก่อน ประเด็นนี้สําคัญ การป้องกันเซลล์ ให้เลือกเซลล์แล้วไปที่ Format → Cells… หรือกด <Ctrl><1> จะปรากฎหน้าต่าง Fortmat Cells การป้องกันเซลล์กําหนดได้ที่แท็บ Cell Protection ตามภาพที่ 82

ภาพที่ 82 : ตั้งค่าป้องกันเซลล์ที่ แท็บ Cell Protection

กรอบ Protection : ใช้กําหนดการป้องกันเซลล์แบบต่างๆ แต่การป้องกันเซลล์จะทํางาน ก็ต่อเมื่อชี้ทถูกป้องกันก่อน - กล่องตัวเลือก Hide all : ใช้ซ่อนข้อมูลในเซลล์ - กล่องตัวเลือก Protected : ใช้ป้องกันการแก้ไขเซลล์ ปกติที่กล่องตัวเลือก Protected ถูกติ๊กไว้อยู่แล้ว แต่การ ป้องกันเซลล์จะทํางานก็ต่อเมื่อชี้ทถูกป้องกันก่อน - กล่องตัวเลือก Hide formula : ใช้ซ่อนข้อมูลในเซลล์ที่เป็นสูตร กรอบ Print : - กล่องตัวเลือก Hide when pinting : หากถูกติ๊ก จะไม่พิมพ์ข้อมูลในเซลล์ ตัวเลือกนี้ไม่ต้องป้องกันชี้ทก็ทํางาน

66

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

การปลดล็อคการป้องกันบางเซลล์ เมื่อมีการป้องกันชี้ท โดยปกติเมื่อป้องกันชี้ท ทุกเซลล์จะถูกป้องกัน โดยอัตโนมัติ แต่ทั้งนี้เราสามารถปลดล็อคการป้องกันเป็นบางเซลล์ได้ หมายความว่า เซลล์อื่นๆจะถูกป้องกัน แต่เซลล์ที่ถูกปลดล็อคจะไม่ถูกป้องกัน การปลดล็อคการป้องกันเป็นบางเซลล์ ให้ไปที่ ให้เลือกเซลล์ แล้วไปที่ Format → Cells… หรือกด <Ctrl><1> จะ ปรากฎหน้าต่าง Fortmat Cells ทีแ่ ท็บ Cell Protection ตามภาพที่ 82 ติ๊กออกทีก่ ล่องตัวเลือก Protected เพื่อยกเลิก การป้องกันเซลล์ จากนั้นเมื่อป้องกันชี้ท เซลล์ดังกล่าวจะสามารถทําการเปลี่ยนแปลงได้ การปลดล็อคการป้องกันบางเซลล์เมื่อมีการป้องกันชี้ท เหมาะกับการใช้สร้างแบบฟอร์มที่ยอมให้กรอกข้อมูลเฉพาะ เซลล์ที่กําหนด การปลดล็อคการป้องกันต่างๆ ให้ทําซํ้ากระบวนการอีกครั้ง แล้วใส่พาสเวิร์ดลงไป

5.13 การซ่อนนชีชี้ท ซ่อนแถว หรือซ่อนสดมน์ การซ่อนชี้ท เลือกชี้ทที่ต้องการจะซ่อน จากนั้นไปที่ Format → Sheet → Hide หรือ คลิกเม้าส์ขวาที่ป้ายชี้ท → Hide ชี้ทจะถูก ซ่อนทันที การแสดงชี้ทที่ถูกซ่อน ไปที่ Format → Sheet → Show... หรือ คลิกเม้าส์ขวาที่ ป้ายชี้ท → Show... จะปรากฎหน้าต่าง Show Sheet ตามภาพที่ 83 ช่อง Hidden sheets แสดงรายการชี้ทที่ถูกซ่อน ให้คลิกที่ชื่อ ชี้ท จากนั้นคลิกที่ปุ่ม OK เพื่อแสดงชี้ทดังกล่าว ภาพที่ 83 : หน้าต่าง Show Sheet

การซ่อนแถว/สดมน์ เลือกหัวแถว/หัวสดมน์ จากนั้นไปที่ Format → Row → Hide เพื่อซ่อนแถว ไปที่ Format → Column → Hide เพื่อซ่อนสดมน์ หรือ คลิกเม้าส์ขวาที่หัวแถว/หัวสดมน์ → Hide เพื่อซ่อนแถว/สดมน์ (ตัวอย่างตามภาพที่ 92)

ภาพที่ 84 : ขั้นตอนการซ่อนแถว

เมื่อแถว/สดมน์ถูกซ่อน จะไม่สามารถพิมพ์หรือมองเห็น แต่สามารถคัดลอกได้ หากเลือกคลุมบริเวณที่ถูกซ่อนก่อนใช้ คําสั่งคัดลอก บทที่ 5 : การจัดการพื้นที่ทํางาน

67

การแสดงแถว/สดมน์ เลือกหัวแถว/หัวสดมน์ ให้คลุมแถว/สดมน์ที่ถูกซ่อนอยู่ (ตัวอย่างตามภาพที่ 85) จากนั้นไปที่ Format → Row → Show เพื่อแสดงแถว ไปที่ Format → Column → Show เพื่อแสดงสดมน์ หรือ คลิกเม้าส์ขวาที่หัวแถว/หัวสดมน์ → Show

ภาพที่ 85 : เลือกคลุมแถวที่ถูกซ่อน

5.14 การสร้างงเส้ เส้นโครงร่างกลุ่ม เส้นโครงร่างกลุ่ม(Outline group) ใช้จัดกลุ่มของแถวหรือสดมน์ ที่อยู่ติดกันไว้เป็นหมวดๆ เพื่อสะดวกแก่การซ่อน หรือแสดง การสร้างเส้นโครงร่างกลุ่ม ขั้นตอนการสร้างเส้นโครงร่างกลุ่ม 1. เลือกหัวแถว/หัวสดมน์ บริเวณที่ต้องการสร้างเส้นโครงร่างกลุ่ม 2. ไปที่ Data → Group and Outline → Group... หรือกด <F12> จะปรากฏเส้นโครงร่างกลุ่ม

ภาพที่ 86 : ขั้นตอนการสร้างเส้นโครงร่างกลุ่ม

เส้นโครงร่างกลุ่ม สามารถสร้างซ้อนกันได้หลายชั้น การใช้งานเส้นโครงร่างกลุ่ม บนเส้นโครงร่างกลุ่ม มี ปุ่ม – หรือ ปุ่ม + อยู่ด้วย แล้วแต่สถานะของเส้นว่าซ่อนหรือแสดงอยู่ ปุ่ม – ใช้ซ่อนแถว/สดมน์ ที่เส้นโครงร่างกลุ่มครอบอยู่ ปุ่ม + ใช้คลี่ออกดู นอกจากปุ่ม + และ – ยังมีปุ่มตัวเลข 1,2,3... แล้วแต่จํานวนชั้นของเส้นโครงร่างกลุ่ม ปุ่มตัวเลขนี้ ใช้ซ่อนหรือแสดง โครงร่างกลุ่มเป็นชั้นๆ ปุ่มเลข 1 ใช้ซ่อนทั้งหมด ปุ่มสุดท้าย ใช้คลี่ออกดูทั้งหมด

ภาพที่ 87 : คลิกปุ่ม – เพื่อซ่อน

68

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 88 : คลิกปุ่ม + เพื่อแสดง

การยกเลิกเส้นโครงร่างกลุ่ม เลือกเซลล์ที่อยู่ในบริเวณของเส้นโครงร่างกลุ่ม จากนั้นไปที่ Data → Group and Outline → Ungroup... หรือกด <Ctrl><F12>

บทที่ 5 : การจัดการพื้นที่ทํางาน

69

70

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 6 : ข้อมูลในเซลล์

บทนี้เป็นบทสําคัญ สําหรับพื้นฐานการคํานวณโดยใช้ Calc เพราะการคํานวณใน Calc ต้องทํางานกับข้อมูล ที่หลากหลาย ข้อมูลบางประเภทมีลักษณะหรือมีระบบ เฉพาะตัว ที่ต้องทําความเข้าใจให้ดี

6.1 การพิมพ์ข้อความและตัวเลขลงในเซลล์ เมื่อพิมพ์อะไรก็ตามลงไปในเซลล์ Calc จําแนกข้อมูลที่อยู่ในเซลล์ออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ๆ ก็คือ ข้อความ(Text), ตั ว เลข(Number) และ บู ลี น (Boolean) สํา หรั บ ตั ว เลข ยั ง แบ่ ง ย่ อ ยออกเป็ น เงิ น , เปอร์ เ ซ็ น ต์ , วั น ที่ , ตั ว เลขทั่ ว ไป, เลขยกกําลัง ต่างกันที่การจัดรูปแบบหรือช่วงข้อมูลที่มีได้

ภาพที่ 89 : ข้อมูลในเซลล์

บูลีน ไม่เชิงเป็นตัวเลข ไม่เชิงเป็นข้อความ บูลีนเป็นได้ทั้ง 2 อย่างพร้อมๆกัน หากเป็นตัวเลข มีค่า 0 หรือ 1 เท่านั้น หากเป็นข้อความ มีค่าเป็น เท็จ หรือ จริง เท่านั้น ซึ่ง จริง=1, เท็จ=0 บูลีนเป็นข้อมูลตรรกะจริงเท็จ เป็นค่าที่ได้จากการเปรียบ เทียบ แล้วคืนเป็นค่าจริงหรือเท็จกลับมา ซึ่งก็คือบูลีนนั่นเอง นอกจากนี้ บูลีนยังสามารถถูกนําไปคํานวณแบบตัวเลขได้ดว้ ย 8

การวางแนวเริ่มต้น เมื่อพิมพ์ข้อความและตัวเลข

เมื่อพิมพ์ตัวเลขหรือข้อความลงในเซลล์ ค่าปริยายของ ตัวเลข จะจัด ชิดขวา ค่าปริยายของ ตัวอักษร จะจัด ชิดซ้าย

6.2 การพิมพ์ข้อมูลลงในเซลล์ ก. โหมดเซลล์(Cell mode) และโหมดแก้ไข(Edit mode) โหมดเซลล์(Cell mode) คือ โหมดที่ใช้ทํางานกับทั้งเซลล์ เช่น เลือกทั้งเซลล์ , จัดรูปแบบทั้งเซลล์, คัดลอกหรือวาง ทั้งเซลล์ เป็นต้น โหมดแก้ไข(Edit mode) คือ โหมดการทํางานกับข้อมูลภายใน 1 เซลล์ เพื่อพิมพ์ข้อมูลหรือเข้าไปแก้ไขข้อมูลในเซลล์ เมื่อคลิกที่เซลล์ จากนั้นพิมพ์ข้อมูลลงไป Calc จะสลับเข้าสู่โหมดแก้ไขโดยอัตโนมัติ เมื่อกด <Enter> จะเป็นการ ยืนยันการใส่ข้อมูล โปรแกรมจะสลับเข้าสู่โหมดเซลล์ให้โดยอัตโนมัติ พร้อมใส่ข้อมูลที่พิมพ์ลงในเซลล์ให้ หากต้องการแก้ไขข้อมูลที่พิมพ์ลงในเซลล์ สามารถแก้ได้ 2 แห่ง ก็คือ 1. ที่แถบใส่สูตร (ดูข้อ ข.)

2. ที่เซลล์ โดยคลิกที่เซลล์ จากนั้นกด <F2> เพื่อสลับ เข้าสู่โหมดแก้ไข จะสามารถแก้ไขข้อมูลในเซลล์ได้ เมื่อเสร็จแล้ว กด <Enter> เพื่อยืนยันการแก้ไขและ ภาพที่ 90 : โหมดเซลล์และโหมดแก้ไข สลับสู่โหมดเซลล์

72

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ข. ข้อมูลในเซลล์ และ ข้อมูลในแถบใส่สูตร เมื่อพิมพ์อะไรก็ตามลงในเซลล์ ข้อมูลจะถูกแสดงทั้งที่เซลล์และที่ แถบใส่สูตรด้วย(ตามภาพที่ 91) ทั้ง 2 แห่ง เป็นข้อมูลตัวเดียวกัน แต่บาง ครั้งจะพบว่า บ้างก็เหมือนกัน บ้างก็ต่างกัน ข้อมูลที่อยู่ในเซลล์ ถูกแสดงเป็นข้อมูลที่ผ่านการจัดรูปแบบแล้ว หรือเป็นผลมาจากการคํานวณ แต่ข้อมูลที่อยู่ในแถบใส่สูตร เป็นข้อมูลดิบ เป็นค่าจริงๆทีไ่ ม่ได้จัดรูปแบบ หรือเป็นสูตรซึ่งเป็นที่มาของผลการคํานวณ

ภาพที่ 91 : ข้อมูลในเซลล์และข้อแถบใส่สูตร

6.3 การพิมพ์เลข 0 หน้าตัวเลข เมื่อพิมพ์ตัวเลขที่มี 0 นําหน้าลงในเซลล์ เช่น 01234 โปรแกรมจะตัด 0 ตัวหน้าออกให้อัตโนมัติ เหลือเพียง 1234 หากต้องการเก็บ 0 ไว้ มีอยู่ 2 วิธี แต่ละวิธี คืนค่าประเภทข้อมูลที่แตกต่างกัน วิธีที่ 1 : พิมพ์เครื่องหมายวรรคตอน(Apostrophe)ไว้หน้าตัวเลข เช่นพิมพ์ '01234 เมื่อกด <Enter> จะได้เป็น 01234 แต่ทั้งนี้ข้อมูลดังกล่าว จะเปลี่ยนเป็น ข้อมูลแบบข้อความ แม้หน้าตาจะเป็ นตัวเลขก็ตาม ประเด็นสําคัญก็คือ ข้อมูล แบบข้อความจะไม่ถูกนําไปคํานวณ 9

ข้อสังเกตุง่ายๆ ว่าเป็นข้อมูลแบบข้อความหรือตัวเลข

ให้ คลิกเลือกเซลล์ จากนั้นดูผลการคํานวณที่แถบแสดง สถานะ หากเป็นข้อมูลแบบข้อความ จะได้ผลการ คํานวณ Sum=0 g

ภาพที่ 92 : การตรวจสอบชนิดข้อมูลเบื้องต้น

วิธีที่ 2 : แก้การจัดรูปแบบเซลล์ โดยคลิกเม้าส์ขวาที่เซลล์ → Format cells หรือกด <Ctrl><1> จะปรากฎหน้าต่าง Format Cells ทีแ่ ท็บ Numbers กําหนดค่าต่างดังนี้ - ช่อง Category เลือก Number เพื่อจัดรูปแบบการเแสดงข้อมูลในเซลล์เป็นแบบตัวเลข - ช่อง Format code ใส่เลข 0 ลงไป เช่น 000000 หรือที่ช่อง Leading zeroes ใส่จํานวนเลข 0 ลงไป เช่น 6 หมาย ถึงเลข 0 หกตัว เลข 0 แต่ละตัว แทนจํานวนหลักของตัวเลข หากตัวเลขมีหลักไม่ถึงที่กําหนด จะแสดงเลข 0 อยู่ด้านหน้าแทน การพิมพ์เลข 0 นําหน้าตัวเลข ด้วยวิธีนี้ ข้อมูลยังเป็นตัวเลขอยู่ สามารถนําไปคํานวณได้ (ดูเพิ่มเติมในข้อ 7.15 รหัสรูป แบบ (Format code) หน้า 103)

ภาพที่ 93 : จัดรูปแบบตัวเลขให้ แสดงเลข 0 นําหน้า

บทที่ 6 : ข้อมูลในเซลล์

73

10

ตัวอย่างการใช้ข้อมูลในชีวิตจริงที่มีเลข 0 นําหน้าแล้วยังเป็นตัวเลขอยู่

บางครั้งเราต้องการให้เซลล์แสดงตัวเลขเวลาเป็น 0830 หรือ 1059 เป็นต้น และยังเป็นตัวเลขอยู่ เพื่อจะนําไปใช้คํานวณเกี่ยวกับเวลา

6.4 การ การพิพิมพ์ออักั ขระ ขระพิพิเศษ อักขระพิเศษ คือ ตัวอักษรที่ไม่สามารถพิมพ์ได้โดยใช้คีย์บอร์ด เช่น  เป็นต้น การพิมพ์อักขระพิเศษให้ไปที่ Insert → Special Characters จะปรากฏหน้าต่าง Special character จากนั้นเลือก ฟอนต์ที่ ช่อง Font แต่ละฟอนต์มีอักขระพิเศษไม่เหมือนกัน (ฟอนต์ Webdings และ Symbol มีอักขระพิเศษหน้าตาแปลกๆ ให้เลือกมากมาย) จากนั้น คลิกที่อักขระพิเศษในช่องตาราง อักขระดังกล่าวจะถูกแทรกลงในเซลล์ทันที

ภาพที่ 94 : อักขระพิเศษ

6.5 ข้อมูลชนิดวันที่และ ละเวลา เวลา การพิมพ์วนั ที่ ให้พิมพ์ตวั เลข จากนั้นพิมพ์ “/” หรือ “–” ขั้นระหว่างตัวเลข เช่น 10-08-10, 10/08/2010 หรือพิมพ์ ตัวอักษร เช่น 10 OCT 11 การพิมพ์เวลา ให้พิมพ์ตัวเลข จากนั้นพิมพ์ “:” ขั้นระหว่างตัวเลข เช่น 08:30, 08:30:00 ทั้ง 2 กรณี Calc จะมองเป็นข้อมูลชนิดวันที่และเวลา และจะเปลี่ยนเป็นรูปแบบปริยายให้โดยอัตโนมัติ ภาพที่ 95 : พิมพ์วันที่

คีย์ลัดพิมพ์เวลา ณ ปัจจุบัน <Shift><Ctrl><;> = พิมพ์เวลา ณ ปัจจุบัน <Ctrl><;> = พิมพ์วันที่ ณ ปัจจุบัน

ทั้ง 2 คีย์ลัดพิมพ์ข้อมูลตัวเดียวกัน ต่างกันที่การจัด รูปแบบเท่านั้น ก็คือ จัดให้แสดงเฉพาะส่วนของวันที่ หรือส่วนของเวลา

Calc ยังไม่รองรับข้อมูลเป็นปีพุทธศักราช Calc ยังไม่รองรับข้อมูลเป็นปีพุทธศักราช หมายความว่า หากพิมพ์วันที่ลงในเซลล์ Calc จะมองเป็นปีคริสตศักราช ทั้งหมด แม้ตั้งใจจะพิมพ์เป็นปีพุทธศักราชก็ตาม ตรงนี้ต้องทําความเข้าใจให้ดีๆ ภาพที่ 96(ซ้าย) พิมพ์ 25/01/2013 หมายถึงปี ค.ศ. 2013 ภาพที่ 96(ขวา) พิมพ์ 25/01/2556 หมายถึงปี ค.ศ.

2556 ไม่ใช่ พ.ศ. 2556 แม้หน้าตาจะเป็นก็ตาม

74

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 96 : พิมพ์วันที่ (ไม่ได้แก้การจัดรูปแบบเซลล์)

อย่างไรก็ดี เราสามารถจัดรูปแบบเซลล์ ให้แสดงปีคริสตศักราชเป็นพุทธศักราชได้ ภาพที่ 97 เป็นวิธีจัดรูปแบบเซลล์ให้ แสดงวันที่เป็นปีพุทธศักราช (แต่การกรอกข้อมูลต้องกรอกเป็นปีคริสตศักราช)

ภาพที่ 97 : พิมพ์วันที่(และแก้การจัดรูปแบบเซลล์)

6.6 ระบบวันที่แและเวลาของ ละเวลาของ Calc การคํานวณด้านวันที่หรือเวลา เป็นเรื่องค่อนข้างยุ่งยาก เพราะมีสเกลหรือช่วงของข้อมูลที่ไม่ใช่ 10 หรือ 100 ที่เป็น เลขฐาน 10 ทีค่ ํานวณได้ง่ายๆ แต่เป็น 60, 24 หรือบางเดือนบางปีก็มีวันไม่เท่ากัน เป็นต้น การคํานวณทางด้านวันที่หรือเวลา จึงค่อนข้างยุ่งยาก

ก. ระบบวันที่ โปรแกรมตารางคํานวณอย่าง Calc หรือ Excel มีระบบ วันที่ที่พิเศษเหมือนกัน เพื่อความง่ายต่อการคํานวณ ระบบดัง กล่าวก็คือ Serial Date Number หรือ วันทีเ่ รียงตัวเลข ระบบนี้ วันที่และตัวเลขสามารถแปลงกลับไปกลับมาระ หว่างกันได้ โดยทั้ง 2 มีค่าเท่ากัน จุดหลักในการแปลงอยูท่ ี่ วันที่ 31/12/1899 จะแปลงเป็น 1 วันต่อๆมาจะนับเพิ่มทีละ 1 โดย วันก่อนหน้านั้น จะเป็นจํานวนลบตามลําดับ (ตามภาพที่ 98)

ภาพที่ 98 : วันที่เมื่อแปลงเป็นตัวเลข

บทที่ 6 : ข้อมูลในเซลล์

75

11

ความแตกต่างของระบบ Serial Date Number ใน Calc และ Excel

Excel นับ 1 ณ วันที่ 01/01/1900 สามารถแก้ Calc ให้ เหมือน Excel ได้โดย ไปที่ Tools → Option → เมนู LibreOffice Calc → เมนูย่อย Calculate... ทีก่ รอบ Date เลือก 01/01/1900 (StarCalc 1.0)

ภาพที่ 99 : วันที่หลักในการแปลงเป็นตัวเลข

การแปลงกลับไปกลับมาระหว่างวันที่และตัวเลขในที่นี้ แค่เพียงเปลี่ยนการจัดรูปเซลล์เท่านั้น ตัวอย่างตามภาพที่ 100

ภาพที่ 100 : ข้อมูลตัวเดียวกันต่างที่การจัดรูปแบบ

ระบบ Serail Date Number หากนําวันที่มาลบกัน จะได้ เป็นจํานวนวันที่ห่างกัน เพราะ 1 หน่วยตัวเลข ก็คือ 1 วัน

ภาพที่ 101 : ลบวันที่

ข. ระบบเวลาใน 1 วัน วันที่มีระบบ Serial Date Number เวลาก็มีระบบคล้ายๆ กัน ก็คือ สามารถแปลงไปเป็นตัวเลขได้ แต่ไม่เชิงเป็น Serial Number หรือ การนับแบบเรียงตัวเลข เพราะใน 1 วันมีเวลาจํากัด อยู่ 24 ช.ม. จึงนับเป็นวงกลมแทน เวลา 24 ช.ม.(หรือ 1 วัน) เมื่อแปลงไปเป็นตัวเลข จะได้เป็น ทศนิยมไม่เกิน 1 ค่า 1 หมายถึง 24 ช.ม. พอดี ค่า 0.5 หมายถึง 12 ช.ม. และ ค่า 0.04166667 ก็คือ 1 ช.ม. เป็นไปตามสัดส่วนของเวลาใน 1 วัน ภาพที่ 102 : 1 ชั่วโมงเมื่อแปลงเป็นทศนิยม

ประเด็นต่อไปนี้สําคัญ ก็คือ การบวกลบเวลาจะได้หน่วยเป็นวัน เสมอ ทั้งนี้เพราะ Calc มองวันที่หรือเวลา(ในวันที่) เป็นข้อมูลแบบเดียวกัน คือ เป็นเวลา เพียงแต่สามารถเลือกจัดรูปแบบเซลล์ให้แสดงส่วนของวันที่หรือส่วนของเวลา(ในวันที่)ได้

76

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 103 : เวลาตัวเดียวกันต่างที่การจัดรูปแบบ

หากบวกลบเวลาแล้วต้องการนําไปคํานวณต่อ เช่น การคํานวณชั่วโมงจอดรถ ซึ่งคํานวณโดยใช้จํา นวนชั่วโมง ต้อง ระลึกไว้เสมอว่า บวกลบเวลาได้หน่วยเป็นวัน ฉะนั้นต้องแปลงหน่วยวันไปเป็นชั่วโมงก่อน ด้วยการหาร 0.04166667 (ตัวอย่าง ตามภาพที่ 104)

ภาพที่ 104 : ตัวอย่างการบวกลบเวลา

6.7 การเติมอัตโนมัติ (AutoFill) การเติมอัตโนมัติ (AutoFill) เป็นเทคนิคที่ใช้คัดลอกข้อมูลในเซลล์อย่างรวดเร็ว (เทคนิคนี้ เรามักจะเรียกติดปากว่า “ลาก” หรือ “รูด”) การเติมอัตโนมัติ ให้คลิกเลือกเซลล์ที่จะคัดลอกก่อน จากนั้นใช้เม้าส์ลากจุดสีดําเล็กๆทีม่ ุมขวาล่าง

ภาพที่ 105 : การเติมอัตโนมัติ

เมื่อทําการเติมอัตโนมัติ หากข้อมูลเป็นตัวเลข ข้อมูลในเซลล์ ต่อๆไปจะเพิ่มทีละ 1 (ภาพที่ 106 สดมน์ A) หากกด <Ctrl>+ลากเม้าส์ ข้อมูลใน เซลล์ต่อๆไปจะเหมือนกันหมด แม้จะเป็น ตัวเลขก็ตาม (ภาพที่ 106 สดมน์ B) หากต้องการเพิ่มค่าตัวเลขแบบ กําหนดเอง ให้เลือก 2 เซลล์ที่มีค่าแตกต่าง กันตามที่ต้องการ จากนั้นจึงลากเม้าส์ (ภาพที่ 106 สดมน์ C)

ภาพที่ 106 : การเติมอัตโนมัติแบบต่างๆ

บทที่ 6 : ข้อมูลในเซลล์

77

นอกจากการคลิกค้างแล้วลาก ยังมีการเติมอัตโนมัติอีกวิธีหนึ่งที่สะดวกมาก โดยเฉพาะกับผู้ที่ต้องทํางานกับข้อมูลเป็น จํา นวนมาก(หลายบรรทัด ) วิธีดังกล่าวก็คือ ดับเบิ้ลคลิกที่ จุด สีดํา เล็กๆที่มุมขวาล่าง วิธีนี้มีเงื่อนไขก็คือ จะเกิดการเติม อัตโนมัติก็ต่อเมื่อมีข้อมูลอยู่ข้างๆ ข้อมูลข้างๆจะเป็นตัวกําหนดจํานวนเซลล์ที่จะวางข้อมูลลงไป (ตัวอย่างตามภาพที่ 107) ( การกด <Ctrl>+ดับเบิ้ลคลิก ให้ผลเหมือนกับตัวอย่างในภาพที่ 106 สดมน์ B)

ภาพที่ 107 : การเติมอัตโนมัติโดยการดับเบิ้ลคลิก

6.8 การเติมอัตโนมัติแแบบเรี บบเรียงงตาม ตามรายการ รายการ(Sort (Sort lists) การเติมอัตโนมัติแบบเรียงตามรายการ(Sort list) เมื่อลากเม้าส์เพื่อทํา การเติมอัตโนมัติ ข้อมูลในเซลล์ต่อๆไปจะ เปลี่ยนไปตามรายการที่ได้ตั้งไว้ เช่น รายการชื่อวัน หรือ รายการชื่อเดือน เป็นต้น รายการมีอะไรบ้าง? ตั้งรายการอะไรไว้บ้าง? สามารถดูได้ที่ Tools → Options → เมนู LibreOffice Calc → เมนู ย่อย Sort Lists ตามภาพที่ 108

ภาพที่ 108 : รายการที่สามารถทําการเติมอัตโนมัติได้

ภาพที่ 109 : พิมพ์“จันทร์”แล้วลาก

รายการที่สามารถทําการเติมอัตโนมัติ เราสามารถสร้างเองได้ ซึ่งสามารถสร้างได้ 2 วิธี วิธีที่ 1 1. ไปที่ Tools → Options → เมนู LibreOffice Calc → เมนูย่อย Sort Lists 2. คลิกปุ่ม New 3. ทีช่ ่อง Entries พิมพ์รายการต่างๆเรียงลงมา ตามภาพที่ 110 รายการที่พิมพ์ก็คือ สมหมาย, สมชาย, สมหวัง, สมศรี) 4. คลิกปุ่ม Add รายการที่พิมพ์ในข้อ 3 จะไปอยู่ในช่อง Lists เป็นอันพร้อมใช้งาน

78

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 110 : การสร้างรายการสําหรับการเติมอัตโนมัติ วิธีที่1

วิธีที่ 2 1. พิมพ์รายการลงในเซลล์ให้เรียบร้อย จากนั้นเลือกกลุ่มเซลล์ดังกล่าว 2. ไปที่ Tools → Options → เมนู LibreOffice Calc → เมนูย่อย Sort Lists 3. คลิกปุ่ม Copy รายการที่อยู่ในเซลล์จะไปอยู่ในกรอบ Lists เป็นอันพร้อมใช้งาน

ภาพที่ 111 : การสร้างรายการสําหรับการเติมอัตโนมัติ วิธีที่2

6.9 กรอกข้อมูลโด โดยยเลือกจากรายการ การกรอกข้อมูลลงในเซลล์ด้วยวิธี เลือกจากรายการ จะสร้างกล่องรายการ จากข้อมูลที่มีอยู่แล้วในสดมน์เดียวกัน มา ให้เลือก ให้ คลิกขวาที่เซลล์ → Selection Lists... หรือ เลือกเซลล์ก่อน จากนั้น กด <Alt><↓> จะปรากฎกล่องรายการมาให้ เลือก รายการที่ปรากฎจะมีเฉพาะข้อมูลที่เป็นข้อความเท่านั้น ไม่รวมตัวเลขเข้ามาด้วย แม้จะอยู่ในสดม์เดียวกันก็ตาม

ภาพที่ 112 : กรอกข้อมูลลงในเซลล์โดยการเลือกจากรายการ

บทที่ 6 : ข้อมูลในเซลล์

79

6.10 การ การคัคัดลอก การตัด การย้าย การทําซํ้า และ และการ การวาง วาง การคัดลอก การตัด และการวาง (ขั้นตอนมาตรฐาน) ขั้นตอน 1. เลือกเซลล์(หรือกลุ่มเซลล์)ต้นทาง 2. กด <Ctrl><C> เพื่อคัดลอกข้อมูล หรือ กด <Ctrl><X> เพื่อตัดข้อมูล เก็บไว้ในหน่วยความจํา 3. เลือกเซลล์ปลายทาง (หากเลือกเซลล์ปลายทางมากกว่า ต้นทาง ข้อมูลจะถูกวางจนเต็ม) 4. กด <Ctrl><V> เพื่อวางข้อมูล

ภาพที่ 113 : ขั้นตอนการคัดลอกเซลล์

การคัดลอกและวาง โดยใช้เม้าส์เพียงอย่างเดียว สี่ขั้นตอนก่อนหน้า เป็นขั้นตอนมาตรฐานที่รู้จักกันเป็นอย่างดี แต่มีวิธีที่เร็วกว่า ในการคัดลอกและวาง โดยใช้เม้าส์เพียง อย่างเดียว ขั้นตอน 1. เลือกกลุ่มเซลล์ต้นทาง (ต้องเลือกอย่างน้อย 2 เซลล์ขึ้นไป) 2. คลิกเม้าส์ปุ่มกลาง ณ เซลล์ปลายทางเพื่อวางข้อมูล การย้ายเซลล์ การย้ายเซลล์ สามารถใช้การตัด( <Ctrl><X>) และ วาง <Ctrl><V> ได้ แต่ก็มีวิธีที่สะดวกกว่านั้น ขั้นตอน 1. เลือกกลุ่มเซลล์ต้นทาง (ต้องเลือกอย่างน้อย 2 เซลล์ขึ้นไป) 2. คลิกเม้าส์ค้างบริเวณเซลล์ที่เลือก จากนั้นลากไป วางยังเซลล์ปลายทาง

ภาพที่ 114 : ขั้นตอนการคัดย้ายเซลล์

การทําซํ้า การทําซํ้า ใช้สําหรับคัดลอกเช่น เดียวกัน ต่างกันเพียงวิธีการเตรียมเซลล์ก่อน คัดลอกและการใช้คําสั่ง ขั้นตอน 1. เตรียมข้อมูลที่จะทําซํ้า 2. เลือกกลุ่มเซลล์ โดยเลือกตั้งแต่เซลล์ ที่จะทําซํ้าลงมาก 3. กด <Ctrl><D>

80

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 115 : ขั้นตอนการทําซํ้า

6.11 การ การวางแบบพิ วางแบบพิเศษ (Paste Special) คัดลอก(Copy), ตัด(Cut), วาง(Paste) เป็น 3 คํา สั่งที่รู้จัก กันเป็นอย่างดี แต่มีอีกหนึ่งก็คือ วางแบบพิเศษ (Paste Special) โดยการกด <Shift><Ctrl><V> จากนั้นจะปรากฎหน้าต่างมาให้เลือกสิ่งที่ต้องการจะวาง (ตามภาพที่ 116) การวางแบบพิเศษ สามารถกําหนดได้ ว่า เมื่อคัดลอกข้อมูลมาแล้วจะให้วางอะไรลง มา วางทั้งหมด(Paste All)?, วางเฉพาะรูป แบบ(Format)?, วางเฉพาะสูตร(Formula)?, หรือวางเฉพาะค่าที่เป็นเวลา(Date&Time)? เป็นต้น ภาพที่ 116 : หน้าต่าง Paste Special หลังกด <Shift><Ctrl><V>

ก. การวางเฉพาะบางส่วนของข้อมูลในเซลล์ แต่ละเซลล์มีข้อมูล มีรูปแบบ หรือมีชนิดข้อมูลแตกต่างกันไป เช่น ตัวเลข, ข้อความ, สูตร, เวลา เป็นต้น เราสามารถ คัดลอกและเลือกวางเฉพาะบางส่วนของข้อมูล ในเซลล์ได้ และสามารถวางทับให้กับเซลล์ที่มีข้อมูลอยู่แล้ว ได้ด้วย เช่น วาง เฉพาะรูปแบบให้ เป็นต้น ภาพที่ 117 เป็นการเตรียมพร้อมก่อนการคัดลอกเซลล์ต้นฉบับ ไปวาง(แบบพิเศษ)ที่เซลล์ปลายทาง 3 เซลล์

ภาพที่ 117 : เตรียมพร้อมก่อนวางแบบพิเศษ

ภาพที่ 118 เป็นผลลัพท์ที่ต่อเนื่องจากภาพที่ 117 เซลล์ปลายทางที่ 1 รับมาเฉพาะรูปแบบ(Formats) จึงไม่มีข้อ ความใดๆ เซลล์ปลายทางที่ 2 รับมาเฉพาะข้อความ(Text) รูปแบบจึงเป็นแบบเดิม เซลล์ปลายทางที่ 3 รับมาเฉพาะรูป แบบ(Formats) ข้อความจึงเปลี่ยนรูปแบบไปเหมือนกับเซลล์ต้นฉบับ

ภาพที่ 118 : ผลหลังวางแบบ พิเศษโดยเลือกสิ่งที่จะวางแตก ต่างกันไป

บทที่ 6 : ข้อมูลในเซลล์

81

ข. การคัดลอกและวางข้อมูลจากเซลล์ที่ใช้สูตร ในกรณีข้อมูลในเซลล์เป็นสูตร(ที่อ้างอิงการคํานวณถึงเซลล์อื่นๆ) ค่าในเซลล์แสดงผลที่เกิดจากการคํานวณ หากคัดลอก เซลล์ดังกล่าวไปวางยังเซลล์อื่น สิ่งที่วางลงมาคือสูตร ค่าที่แสดงในเซลล์หรือผลการคํานวณจะเปลี่ยนไป เพราะการอ้างอิงถึง เซลล์อื่นๆเปลี่ยนไปด้วย (ตัวอย่างตามภาพที่ 119)

ภาพที่ 119 : คัดลอกเซลล์ A3 ไปวางที่เซลล์ B3 ค่าในเซลล์เปลี่ยนไป

หากต้องการวางข้อมูลจากเซลล์ที่เป็นสูตร โดยวางเป็นข้อความหรือตัวเลขที่เป็นผลจากการคํานวณ โดยล้างสูตรออก ไป สามารถใช้การวางแบบพิเศษได้ โดยเลือกสิ่งที่จะวางเป็น Text(ข้อความ) หรือ Numbers(ตัวเลข) ตัวอย่างตามภาพที่ 120

ภาพที่ 120 : คัดลอกเซลล์ A3 ไปวางที่เซลล์ B3 โดยเลือกสิ่งที่วางเป็นตัวเลข

ค. กลับแถวให้เป็นสดมน์ กลับสดมน์ให้เป็นแถว การกลับแถวให้เป็นสดมน์กลับ สดมน์ให้เป็นแถว หรือก็คือ การทํา ทรานสโพส(Transpose) เป็นเทคนิค หนึ่งในเรื่องของเมทริกซ์ ให้คัดลอกตารางข้อมูล จากนั้น วางแบบพิเศษ โดยเลือกสิ่งที่จะวางเป็น Transpose ตารางข้อมูลก็จะกลับแถว เป็นสดมน์กลับสดมน์เป็นแถว ตัวอย่างตามภาพที่ 121

ภาพที่ 121 : กลับแถวให้เป็นสดมน์กลับสดมน์ให้เป็นแถว โดยการวางแบบพิเศษ

82

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ง. การคํานวณโดยใช้การวางแบบพิเศษ การวางแบบพิเศษ ยังสามารถใช้ในการคํานวณได้ด้วย โดยการคัดลอกข้อมูลต้นทาง ไปวางทับที่ข้อมูลปลายทาง โดย เลือกการคํานวณแบบต่างๆ ได้ทกี่ รอบ Operations ตัวอย่างตามภาพที่ 122

ภาพที่ 122 : คํานวณโดยใช้การวางแบบพิเศษ

6.12 การลบข้อมูลในเซลล์ การลบข้อมูลในเซลล์ Calc มีคําสั่งที่ช่วยอํานวยความสะดวกดังนี้ กด <Delete> (Clear Contents) ลบแต่ข้อมูลในเซลล์ โดยไม่ล้างรูปแบบออก เมื่อพิมพ์ข้อความลงไปใหม่จะยังเป็นรูปแบบเดิม กด <Shift><Delete> ลบข้อความและรีเซ็ตสไตล์ โดยรีเซ็ตกลับไปเป็นสไตล์ปริยาย หรือเป็นสไตล์เซลล์ที่ชื่อ Default กด <Backspace> (Delete Contents) เมื่อกด <Backspace> จะปรากฎหน้าต่าง Delete Contents มาให้เลือกลบข้อมูลบางส่วนในเซลล์ เช่น ลบสูตร, ลบ รูปแบบ, ลบตัวเลข, หรือลบข้อความ เป็นต้น ซึ่งสามารถเลือกลบเฉพาะอย่างได้ ตัวอย่างตามภาพที่ 123, 124, และ 125

ภาพที่ 123 : ตัวอย่างการลบ ข้อมูลในเซลล์แบบต่างๆ

บทที่ 6 : ข้อมูลในเซลล์

83

ภาพที่ 124 : ตัวอย่างการลบเฉพาะข้อความ

ภาพที่ 125 : ตัวอย่างการลบเฉพาะรูปแบบ

6.13 การใส่บันทึกข้อความ ความ(Comment) (Comment) แต่ละเซลล์ สามารถใส่บันทึกข้อความได้ ซึ่งมีขนั้ ตอนดังนี้ ขั้นตอนการใส่บันทึกข้อความ 1. เลือกเซลล์ 2. ไปที่ Insert → Comment... หรือ กด <Ctrl><Alt><C> จะปรากฎกรอบให้พิมพ์บันทึกข้อความ 3. พิมพ์บันทึกข้อความลงในกรอบ

ภาพที่ 126 : บันทึกข้อความทีเ่ ซลล์

ภาพที่ 127 : เซลล์ที่มีบันทึกข้อความ มีจุดสีแดงทีม่ ุมขวาบน

เซลล์ที่มีบันทึกข้อความ จะปรากฎจุดสีแดงเล็กๆที่มุมขวาบน เมื่อนํา เม้าส์ไปชี้ที่ เซลล์ดังกล่าว บันทึกข้อความก็จะ ปรากฎ

84

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

การแก้ไขบันทึกข้อความ ให้ทําซํ้าตามกระบวนในข้างต้น โดยเลือกเซลล์ที่มีบันทึกข้อความ แล้วจึงใช้คําสั่ง การลบบันทึกข้อความ หากลบข้อมูลในเซลล์โดยกด <Del> บันทึกข้อความจะถูกลบไปด้วย แต่ถ้าต้องการลบเฉพาะ บันทึกข้อความ ให้ คลิกขวาที่เซลล์ → Delete Comment หรือใช้การลบแบบพิเศษ(ตามที่อธิบายในข้อ 6.12) แล้วเลือกลบ เฉพาะบันทึกข้อความ(Comment)

6.14 การค้นหาและแทนที่ หากต้องการค้นหาเพียงอย่างเดียว ให้กด <Ctrl><F> จะปรากฎแถบเครื่องมือค้นหา(Find) การใช้งานไม่ยาก เพียง ใส่ข้อความที่ต้องการคนหาลงไป จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Find Next(ค้นหาไปข้างหน้า) หรือ Find Previous(ค้นหาก่อนหน้า)

ภาพที่ 128 : แถบเครื่องมือค้นหา(Find)

หากต้องการค้าหาและแทนที่ ให้กด <Ctrl><H> จะปรากฎหน้าต่าง Find and Replace ซึ่งสามารถกําหนดเงื่อนไข การค้นหาได้ละเอียดกว่า เช่น ค้นหาโดยตัวอักษรตัวเล็กตัวใหญ่มีผล(ใช้กับภาษาอังกฤษ) , ค้นหาโดยข้อความต้องเหมือนกัน ทั้งเซลล์ เป็นต้น นอกจากการค้นหาข้อความแล้ว ยังสามารถค้นหาและแทนที่สไตล์เซลล์ได้ด้วย โดยติ๊กที่ กล่องตัวเลือก Search for Styles จากนั้นที่ กล่องรายการ Seach และ Replace with จะปรากฎรายการสไตล์ให้เลือก (ดูเพิ่มเติมเรื่องสไตล์เซลล์ ใน บทที่ 8 หน้า 111)

ภาพที่ 129 : หน้าต่างค้นหาและแทนที่(Find and Replace)

บทที่ 6 : ข้อมูลในเซลล์

85

86

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 7 : กำรจัดรูปแบบเซลล์

7.1 การเรียกใช้คําสั่งในการจัดรูปแบบเซลล์ การจัดรูปแบบเซลล์ สามารถเรียกใช้คําสั่งได้ 2 แห่งหลักๆ ก็คือ 1.แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ(Formatting Toolbar) และ 2. หน้าต่าง Format Cells

ก. แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ(Formatting Toolbar) แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ เก็บปุ่มคําสั่งที่ใช้บ่อย ซึ่งบรรจุไปด้วยปุ่มต่างๆดังต่อไปนี้ (หากมีไม่ปุ่มเหมือนในภาพ สามารถ เพิ่มหรือลดปุ่มได้ ตามที่อธิบายไว้ในข้อ 3.6 (หน้า 43) หรือ 3.7 (หน้า 43))

ภาพที่ 130 : แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ(ส่วนซ้าย)

1

เปิดหน้าต่าง Style and Formatting <F11>

7

(Align Left) จัดชิดซ้าย <Ctrl><L>

2

(Font Name) ช่องเลือกฟอนต์

8

(Align Center) จัดกลาง <Ctrl><E>

3

(Font Size) ช่องเลือกขนาดฟอนต์

9

(Align Right) จัดชิดขวา <Ctrl><R>

4

(Bold) ตัวทึบ <Ctrl><B>

10

(Justified) จัดชิดซ้ายและขวา <Ctrl><J>

5

(Italic) ตัวเอียง <Ctrl><I>

11

(Merge and Center Cells) รวมเซลล์/แยกเซลล์

6

(Underline) ขีดเส้นใต้ <Ctrl><U>

ภาพที่ 131 : แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ(ส่วนขวา)

12

(Left-To-Right) พิมพ์ซ้ายไปขวา

22

(Add Decimal Place) เพิ่มทศนิยม

13

(Right-To-Left) พิมพ์ขวาไปซ้าย

23

(Delete Decimal Place) ลดทศนิยม

14

(Align Top) จัดชิดบน

24

(Decrease Indent) ลดระยะย่อหน้า

15

(Align Center Vertically) จัดกลาง(แนวดิ่ง)

25

(Increase Indent) เพิ่มระยะย่อหน้า

16

(Align Bottom) จัดชิดล่าง

26

(Border) เลือกเส้นขอบ

17

(Currency) จัดตัวเลขเป็น สกุลเงิน <Shift><Ctrl><4>

27

(Background Color) เลือกสีพนื้ หลัง

18

(Percent) จัดตัวเลขเป็น เปอร์เซ็นต์ <Shift><Ctrl><5>

28

(Font Color) เลือกสีตัวอักษร

19

(Date) จัดตัวเลขเป็น วันที่ <Shift><Ctrl><3>

20

(Exponential) จัดตัวเลขเป็น เลขเอ็กซโปเนนเชียล <Shift><Ctrl><2>

21

(Standard) (จัดตัวเลขเป็น) ตัวเลขมาตรฐาน <Shift><Ctrl><6>

88

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ข. หน้าต่าง Format Cells ทีห่ น้าต่าง Format Cells มีคณ ุ สมบัติต่างๆของเซลล์ให้กําหนดได้อย่างละเอียด เพราะเก็บคุณสมบัติของเซลล์ไว้ทุก อย่าง การจัดรูปแบบเซลล์โดยใช้หน้าต่าง Format Cells ให้คลิกเลือกเซลล์ แล้วไปที่ Format → Cells... หรือกด <Ctrl><1> จะปรากฎหน้าต่าง Format Cells ตามภาพที่ 132

ภาพที่ 132 : หน้าต่าง Format Cells

7.2 การ การล้ล้างงการจั การจัดรูปแบบ แบบโดยตรง โดยตรง (Clear Direct Format Formatting ting)) เมื่อเปิดโปรแกรมขึ้นมา ทุกเซลล์มีการจัดรูปแบบอยู่แล้ว แม้เรายังไม่ได้ทําอะไรเลยก็ตาม เริ่มต้น ทุกเซลล์ถูกกํากับรูป แบบโดยสไตล์เซลล์ที่ชื่อ Default เซลล์จึงมีลักษณะเป็นพื้นสีขาว ไม่มีขอบ (ดูเรื่องสไตล์ในบทที่ 8 หน้า 111) การตรวจสอบว่า เซลล์ถูกกํา กับรูปแบบโดยสไตล์อะไร สามารถทํา ได้ตามขั้นตอนในภาพที่ 133 ภาพที่ 133 ที่ หน้าต่าง Style and Formatting แถบสีคาดอยู่ที่ชื่อใด เซลล์ที่เลือกใช้สไตล์นั้นอยู่

ภาพที่ 133 : ขั้นตอนการตรวจสอบว่าเซลล์ใช้ สไตล์อะไรอยู่

การจัดรูปแบบโดยตรง หรือเรียกอีกอย่างว่า การจัดรูปแบบทับสไตล์ ก็คือ การไปใส่สี เปลี่ยนฟอนต์ หรือตกแต่ง เซลล์โดยใช้เครื่องมือต่างๆในข้อ 7.1 มีเพียงอย่างเดียวที่ไม่ใช่การจัดรูปแบบโดยตรง ก็คือ การแก้ไขสไตล์ (ดูรายละเอียดใน ข้อ 8.5 การแก้ไขสไตล์ หน้า 115) การล้างการจัดรูปแบบโดยตรง จะล้างการจัดรูปแบบที่จัดทับสไตล์ออกไป ซึ่งสามารถทําได้โดย เลือกเซลล์ก่อน จาก นั้นกด <Ctrl><M> หรือไปที่ Format → Clear Derect Formatting

ภาพที่ 134 : ก่อนและหลังการล้าง การจัดรูปแบบโดยตรง

ภาพที่ 134(ซ้าย) เซลล์ถูกจัดรูปแบบทับสไตล์ โดยใช้เครื่องมือในข้อ 7.1 ภาพที่ 134(ขวา) หลังล้างการจัดรูปแบบที่ จัดทับสไตล์ออกไป บทที่ 7 : การจัดรูปแบบเซลล์

89

7.3 การจัดรูปแบ แบบบฟอนต์ ฟอนต์(Font) คือลักษณะรูปพิมพ์ของตัวอักษร คล้ายๆลักษณะลายมือที่แตกต่างกันของแต่ละคน รูปแบบตัวอักษร หรือ รูปแบบฟอนต์ มีความหมายเดียวกัน การจัดรูปแบบฟอนต์สามารถจัดได้โดยใช้ปุ่มต่างๆบนแถบเครื่องมือจัดรูปแบบ และใช้หน้าต่าง Format Cells (แท็บ Font และ Font Effect)

ก. การจัดรูปแบบฟอนต์ เมื่อเริ่มต้นพิมพ์อะไรก็ตามลงในเซลล์ โปรแกรมจะจัดรูปแบบตัวอักษรให้ก่อน โดยใช้รูปแบบของฟอนต์เริ่มต้น ซึ่ง เรา สามารถตั้งฟอนต์และขนาดเริ่มต้นได้เอง(ดูวิธีตั้งฟอนต์เริ่มต้นในข้อ 4.2 หน้า 49) อย่างไรก็ดี เราสามารถเปลี่ยนจาก ฟอนต์ เริ่มต้นไปเป็นอย่างอื่นได การจัดรูปแบบฟอนต์โดยใช้แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ การเลือกฟอนต์ให้ตัวอักษร ให้เลือกเซลล์ก่อน จากนั้นเลือกฟอนต์ที่ช่องเลือกฟอนต์(Font Name)

ภาพที่ 135 : ขั้นตอนการเลือกฟอนต์

การเลือกขนาดตัวอักษร ให้เลือกเซลล์ก่อน จากนั้นเลือกขนาดที่ช่องเลือกขนาดฟอนต์(Font Size)

ภาพที่ 136 : ขั้นตอนการเลือกขนาดตัวอักษร

การทําตัวหนา ตัวเอียง ตัวขีดเส้นใต้ ให้เลือกเซลล์ก่อน จากนั้นคลิกที่ปุ่ม (Bold) หรือ ปุ่ม (Italic) หรือ ปุ่ม (Underline) ตามลําดับ

ภาพที่ 137 : ตัวหนา ตัวเอียง ตัวขีดเส้นใต้ ตามลําดับ

90

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

การจัดรูปแบบฟอนต์โดยใช้หน้าต่าง Format Cells ขั้นตอน 1. เลือกเซลล์ 2. ไปที่ Format → Cells... หรือ กด <Ctrl><1> เพื่อเปิดหน้าต่าง Format Cells 3. ที่แท็บ Font ตาม Error: Reference source not found - เลือกฟอนต์ ที่ช่อง Font Family - เลือกขนาดตัวอักษร ที่ช่อง Size - เลือกตัวหนา(Bold)/ตัวเอียง(Italic)/ตัวธรรมดา(Regular)/ตัวหนาและเอียง(Bold Italic) ที่ช่อง Style 4. คลิก OK

ภาพที่ 138 : แท็บ Font ในหน้าต่าง Format Cells

12

ข้อแนะนําที่สําคัญ

เฉพาะการเลือกฟอนต์แนะนําให้ใช้หน้าต่าง Format Cells เพราะการเลือกฟอนต์ใน Calc จะต้องเลือก ให้กับทั้งภาษาไทยและอังกฤษหากเราเปิดใช้ภาษาที่ 2 ด้วย ซึ่งปกติจะเป็นเช่นนั้น การเลือกฟอนต์โดยใช้ แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ จะเลือกฟอนต์ให้กับภาษาใดภาษาหนึ่งเท่านัน้ หากตรวจสอบดูในหน้าต่าง Format Cells จะพบว่าฟอนต์เปลี่ยนไปภาษาเดียวเท่านั้น

ภาพที่ 139 : หลังเลือกฟอนต์โดยใช้แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ จากนั้นตรวจสอบดูในหน้าต่าง Format Cells

ปัญหาที่ตามมาจากกรณีการเลือกฟอนต์โดยใช้แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ ก็คือ เมื่อสลับภาษาไปมา ฟอนต์ จะไม่เหมือนกัน สร้างความยุ่งยากพอสมควร การจัดรูปแบบฟอนต์สามารถทําได้ทั้งในโหมดเซลล์ และ โหมดแก้ไข การจัดรูปแบบฟอนต์สามารถทํา ได้ทั้งในโหมดเซลล์และโหมด แก้ไข นั่นหมายความว่า ในเซลล์เดียวกันสามารถใช้ฟอนต์หรือตกแต่ง ฟอนต์ต่างรูปแบบกันได้ เพียงเข้าสู่โหมดแก้ไข เลือกตัวอักษร จากนั้น จัดรูปแบบตามปกติ (ดูเรื่องโหมดเซลล์และโหมดแก้ไข ในข้อ 6.2 ก หน้า 72)

ภาพที่ 140 : จัดรูปแบบตัวอกษรแยกกันในเซลล์เดียวกัน

บทที่ 7 : การจัดรูปแบบเซลล์

91

ข. การตกแต่งตัวอักษร การระบายสีตัวอักษร โดยใช้แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ เลือกเซลล์ก่อน จากนั้น เลือกสีโดยใช้ปุ่ม (Font Color)

ภาพที่ 141 : เลือกสีตัวอักษรโดยใช้แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ

การตกแต่งตัวอักษรโดยใช้หน้าต่าง Format Cells เลือกเซลล์ ก่อ น จากนั้น ไปที่ Format → Cells... หรือ กด <Ctrl><1> เพื่อ เปิด หน้า ต่า ง Format Cells กํา หนด คุณสมบัติการตกแต่งเซลล์ที่แท็บ Font Effect

ภาพที่ 142 : หน้าต่าง Format Cells แท็บ Font Effects

ตัวอย่างการตกแต่งตัวอักษร Overlining (เส้นบน) Single Double Bold Dotted Dash Long Dash Dot Dash Dot Dot Dash Wave Double Wave

92

Strikethrough (เส้นคาดกลาง)

Underlining (เส้นล่าง)

SIngle Double Bold With / ← With / /////// With X ← With X XXXXX

SIngle Double Bold Dotted Dash Long Dash Dot Dash Dot Dot Dash Wave Double Wave

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ข่อง

รายการ

ก่อน

หลัง

ช่อง Relief Embossed (ตัวนูน)

คัมภีร์ LibreOffice Calc

Engraveed (ตัวบุ๋ม)

คัมภีร์ LibreOffice Calc

คัมภีร์ LibreOffice Calc คัมภีร์ LibreOffice Calc

คัมภีร์ LibreOffice Calc

คัมภีร์ LibreOffice Calc

คัมภีร์ LibreOffice Calc

คัมภีร์ LibreOffice Calc

ตัวเลือกอื่นๆ Outline (เส้นโครงร่าง) Shadow (เงา)

7.4 การ การระบายสี ระบายสีพื้นหลังเซลล์ การระบายสีพื้นหลังเซลล์ สามารถทําได้โดยใช้แถบเครื่องมือจัดรูปแบบหรือใช้หน้าต่าง Format Cells (แท็บ Backgound) การระบายสีพื้นหลังเซลล์ โดยใช้แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ เลือกเซลล์ก่อน จากนั้น เลือกสีโดยใช้ปุ่ม (Background Color)

ภาพที่ 143 : เลือกสีพื้นโดยใช้แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ

การระบายสีพื้นหลังเซลล์ โดยใช้หน้าต่าง Format Cells เลือกเซลล์ก่อน จากนั้นไปที่ Format → Cells... หรือ กด <Ctrl><1> เพื่อเปิดหน้าต่าง Format Cells การระบายสี พื้นหลังเซลล์ กําหนดได้ที่แท็บ Background ภาพที่ 144 : เลือกสีพื้นโดยใช้หน้าต่าง Format Cells

7.5 การ การตกแต่ ตกแต่งเส้นขอบ ขอบเซลล์ เซลล์ เส้นตารางสีเทาบนพื้นที่ทํางาน หรือ เส้นลายนํ้า เมื่อสั่งพิมพ์จะพิมพ์ไม่ออกเพราะเป็นเพียงเส้น แสดงขอบเขตเท่านั้น หากต้องการตกแต่งเพื่อให้พิมพ์ออก เราต้องขีดเส้นขอบลงไป การขีดเส้นขอบให้เซลล์ สามารถทําโดยใช้แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ หรือใช้หน้าต่าง Format Cells(แท็บ Border) ก็ได้ การขีดเส้นขอบให้เซลล์ สําคัญที่การเลือกเซลล์ด้วย หากเลือกเซลล์เดียวจะมีแต่เส้นขอบนอกเท่านั้น หากเลือกเป็นก ลุ่มเซลล์ จะมีทั้งเส้นขอบนอก ละเส้นขอบใน บทที่ 7 : การจัดรูปแบบเซลล์

93

การขีดเส้นขอบเซลล์ โดยใช้แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ เลือกเซลล์ก่อน จากนั้น ขีดเส้นขอบโดยใช้ปุ่ม (Border)

ภาพที่ 145 : ขีดเส้นขอบโดยใช้ แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ

การขีดเส้นขอบเซลล์ โดยใช้หน้าต่าง Format Cells ขั้นตอน 1. เลือกเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ 2. ไปที่ Format → Cells... หรือ กด <Ctrl><1> เพื่อเปิดหน้าต่าง Format Cells 3. ที่แท็บ Borders 3.1 ทีก่ รอบ Line arrangement คลิกเลือกเส้นขอบ เพื่อระบุตําแหน่งที่จะขีดเส้น 3.2 ทีก่ รอบ Line เลือกรูปแบบเส้น, ความหนา และ สี 4. ทําซํ้าข้อ 3 เพื่อขีดเส้นขอบรูปแบบอื่น ให้กับขอบอื่นๆ 5. คลิกปุ่ม OK

ภาพที่ 146 : ขีดเส้นขอบโดยใช้หน้าต่าง Format Cells

94

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

13

การขีดเส้นขอบแบบกําหนดเอง

ในกรณีขีดเส้นแบบกําหนดเอง มีวิธีคลิกและข้อสังเกตุในการขีดเส้นตามภาพ ดังต่อไปน

ภาพที่ 147 : การขีดเส้นแบบกําาหนดเอง

7.6 การซ่อนเส้นลายนํ้า เส้นลายนํ้า หรือ เส้นกริด(Grid) เป็นเส้นตารางที่แสดงถึงขอบเขตของเซลล์ โดยปกติเส้นลายนํ้าจะเปิดแสดงไว้ แต่ ทั้งนี้เราสามารถซ่อนเส้นลายนํ้าได้ ซึ่งมีอยู่ 3 วิธี

ภาพที่ 148 : (ซ้าย)พื้นที่ทํางานที่แสดงเส้นลายนํ้า (ขวา)ซ่อนเส้นลายนํ้า

การซ่อนเส้นลายนํ้าวิธีที่ 1 คลิกที่ปุ่ม (Toggle Grid Lines for Current Sheet) บนแถบเครื่องมือจัดรูปแบบ หากปุ่มนี้ไม่มี ให้ดูวิธีการเปิด ปุ่มมาใช้งานในข้อ 3.5 หน้า 43 หรือ 3.7 หน้า 43 (ปุ่ม Toggle Grid Lines อยู่ในหมวด Format) การซ่อนเส้นลายนํ้าด้วยวิธีนี้ มีผลทีละชี้ท การซ่อนเส้นลายนํ้าวิธีที่ 2 ไปที่ Tools → Options → เมนู LibreOffice Calc → เมนูย่อย View จะปรากฎหน้าต่างตามภาพที่ 149 จากนั้น กําหนดให้ซ่อนหรือแสดงเส้นลายนํ้าที่ช่อง Grid lines (Hide=ซ่อน) ถ้าเปิดแสดงเส้นลายนํ้า สามารถเปลี่ยนสีเส้นลายนํ้าได้ที่ ช่อง Color การซ่อนเส้นลายนํ้าด้วยวิธีนี้ มีผลต่อทุกชี้ท

ภาพที่ 149 : ตัง้ ให้ซ่อน/แสดงเส้นลายนํ้าทีอ่ ๊อพชั่นของโปรแกรม

บทที่ 7 : การจัดรูปแบบเซลล์

95

การซ่อนเส้นลายนํ้าวิธีที่ 3 การซ่อนเส้นลายนํ้า ด้วยวิธีนี้ ไม่เชิงเป็นการซ่อน เพราะอาศัยการขีดเส้นขอบเซลล์ให้เป็นสีขาว ซึ่งมีสีเดียวกับพื้นทื่ ทํางานจึงทําให้มองไม่เห็นเส้นลายนํ้า วิธีนี้ดูเหมือนยุ่งยาก แต่สามารถกําหนดตําแหน่ง การซ่อนหรือแสดงเส้นลายนํ้าได้อย่าง ละเอียด

ภาพที่ 150 : ซ่อนเส้นลายนํ้าบางเซลล์โดยขีดเส้นขอบเซลล์เป็นสีขาว

7.7 รูปแบบ แบบตาราง ตารางอัอัตโนมัติ (AutoFormat AutoFormat)) ก. การจัดรูปแบบตารางข้อมูลด้วยรูปแบบอัตโนมัติ เซลล์ที่มีข้อมูลที่อยู่ติดๆกัน จนกลายเป็นตารางข้อมูล เราสามารถจัดรูปแบบให้กับตารางข้อมูลดังกล่าว เข่น ขีดเส้น ขอบ, ระบายสีพื้น, จัดรูปแบบฟอนต์ ทั้งตารางได้อย่างรวดเร็ว โดยใช้รูปแบบอัตโนมัติ(AutoFormat) ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้ ขั้นตอน 1. เลือกตารางข้อมูล (หากเลือกเซลล์น้อยเกินไปคําสั่งรูปแบบอัตโนมัติจะไม่ทํางาน ) 2. ไปที่ Format → AutoFormat... จะปรากฏหน้าต่าง AutoFormat 3. เลือกรูปแบบตารางจากกรอบ Format 4. เลือกองค์ประกอบของรูปแบบที่จะใช้ที่กรอบ Formatting 5. คลิกทีป่ ุ่ม OK

ภาพที่ 151 : ขั้นตอนการจัดรูปแบบตารางข้อมูลโดยใช้รูปแบบอัตโนมัติ

96

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ข. การบันทึกรูปแบบตาราง นอกจากรูปแบบตารางอัตโนมัติที่โปรแกรมมีมาให้แล้ว เราก็สามารถตกแต่งตารางข้อมูล แล้วบันทึกเก็บไว้ใช้ในภาย หลังได้ ขั้นตอนการบันทึกรูปแบบอัตโนมัติ 1. จัดรูปแบบของตารางข้อมูลให้เรียบร้อย จากนั้นเลือกตารางข้อมูล 2. ไปที่ Format → AutoFormat … จะปรากฏหน้าต่าง AutoFormat 3. คลิกปุ่ม Add... จะปรากฎหน้าต่างมาให้ตั้งชื่อรูปแบบ 4. ตั้งชื่อรูปแบบ 5. คลิกปุ่ม OK จะปรากฎชื่อรูปแบบเพิ่มในรายการ

ภาพที่ 152 : ขั้นตอนการบันทึกรูปแบบอัตโนมัติ

7.8 หดข้อความ ความอัอัตโนมัติให้พอดีกับความกว้างงของ ของเซลล์ เซลล์ โดยปกติหากเซลล์กว้างไม่พอ ข้อมูลในเซลล์จะแสดงไม่หมด ที่ท้ายเซลล์จะมี เครื่องหมายเป็นลูกศรบอก อย่างไรก็ดี เราสามารถตั้งให้ข้อความหดตัวอัตโนมัติให้พอดีกับความกว้างของ ภาพที่ 153 : เซลล์กว้างไม่พอแสดงผล เซลล์ เมื่อมีการปรับขนาดเซลล์ได้ดังนี้ ขั้นตอน 1. เลือกเซลล์ 2. ไปที่ Format → Cells... หรือ กด <Ctrl><1> เพื่อเปิดหน้าต่าง Format Cells 3. ทีแ่ ท็บ Alignment ติ๊กที่กล่องตัวเลือก Shrink to fit cell size(หดให้พอดีขนาดของเซลล์) 4. คลิกปุ่ม OK

บทที่ 7 : การจัดรูปแบบเซลล์

97

ภาพที่ 154 : ข้อความหดตัวอัตโนมัติให้พอดีกับความกว้างของเซลล์

7.9 ตัดข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์ ในกรณีที่ใน 1 เซลล์ แสดงข้อมูลไม่หมด เราสามารถตั้งให้ตัดข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์ได้ ผลก็คือ ความ กว้างของเซลล์เท่าเดิม แต่ความสูงจะมากขึ้นเพื่อให้แสดงข้อมูลในเซลล์ได้ทั้งหมด

ก. ตัดข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์แบบอัตโนมัติ ขั้นตอน 1. เลือกเซลล์ 2. ไปที่ Format → Cells... หรือ กด <Ctrl><1> เพื่อเปิดหน้าต่าง Format Cells 3. ที่แท็บ Alignment ติ๊กทีก่ ล่องตัวเลือก Wrap text automatically (ห่อข้อความอย่างอัตโนมัติ) กล่องตัวเลือก Hyphenation active ใช้ใส่เครื่องหมายขีดที่ท้ายบรรทัด ในกรณีเกิดการตัดที่กลางคํา 4. คลิกปุ่ม OK

ภาพที่ 155 : ข้อความตัดขึ้นบรรทัดใหม่อัตโนมัติให้พอดีกับความกว้างของเซลล์

หรือคลิกที่ปุ่ม Automatic Row Break จะรวดเร็วกว่า แต่ปุ่มนี้โดยปกติจะไม่มีมาให้ในตอนต้น ต้องเปิดขึ้นมาใช้งาน เอง (ดูวิธีการสร้างปุ่มในหัวข้อ 3.7 - ปุ่ม Automatic Row Break อยู่ที่หมวด Format)

ข. ตัดข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์แบบกําหนดเอง ขั้นตอน 1. เลือกเซลล์ จากนั้นกด <F2> เพื่อเข้าสู่โหมดแก้ไข 2. เลื่อนตําแหน่งตัวชีพ้ ิมพ์ข้อความไป ณ ตําแหน่งที่จะตัดขึ้นบรรทัดใหม่ 3. กด <Ctrl><Enter> ข้อความจะถูกตัดขึ้นบรรทัดใหม่

98

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 156 : ขั้นตอนการตัดข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์แบบกําหนดเอง

7.10 กา การวางแนวข้ รวางแนวข้อความในแนวดิ่ง ในกรณีที่เซลล์มีความสูงกว่าข้อความมาก เราสามารถกําหนดให้ ข้อความจัดชิดบน เข้ากลาง หรือชิดด้านล่างของขอบเซลล์ได้ ให้คลิกที่ปุ่ม (Align Top) ปุ่ม (Align Center Vertically) ปุ่ม (Align Bottom) บนแถบเครื่องมือจัดรูปแบบ เพื่อจัดข้อความชิด บน เข้ากลาง และชิดล่าง ตามลําดับ ปุ่มทั้ง 3 ในข้างต้น ปกติจะไม่แสดงไว้ ต้องเปิดขึ้นมาเอง (ดูวิธีเปิดปุ่มมาใช้งานในข้อ 3.5 หรือ 3.7 หน้า 43 ทั้ง 3 ปุ่มอยู่ใน หมวด Format )

ภาพที่ 157 : จัดข้อความชิดบน-เข้ากลาง-ชิดล่าง

การวางแนวข้อความชิดบน, เข้ากลาง หรือหรือชิดล่าง สามารถกําหนดได้ที่หน้าต่าง Format Cells แท็บ Alignment เช่นเดียวกัน (ตามภาพที่ 158)

ภาพที่ 158 : คุณสมบัติการวางแนวข้อความแนวดิ่งทีห่ น้าต่าง Format Cells

บทที่ 7 : การจัดรูปแบบเซลล์

99

7.11 การหมุนข้อความในเซลล์ 1. เลือกเซลล์ 2. ไปที่ Format → Cells... หรือ กด <Ctrl><1> เพื่อเปิดหน้าต่าง Format Cells 3. ที่แท็บ Alignment 3.1 ช่อง Degrees กําหนดองศาที่ต้องการหมุน 3.2 ช่อง Reference edge คลิกปุ่มเพื่อเลือกขอบอ้างอิงในการหมุน 4. คลิกปุ่ม OK

ภาพที่ 159 : หมุนข้อความในเซลล์ 90o

การหมุนข้อความ 90o, 180o หรือ 270o ที่เป็นแนวฉาก มักไม่ค่อยมีปัญหา แต่หากหมุนข้อความที่ไม่ใช่มุมฉาก เช่น หมุน 45o จะต้ อ งเลื อ กขอบการหมุ น ให้ ดี (Reference edge) เพราะมี ผ ลต่ อ การขีด เส้ น ขอบด้ วย (ตั ว อย่ า งตามภาพที่ 160 และ 161)

ภาพที่ 160 : หมุนข้อความ 45o โดยใช้ขอบล่างเป็นขอบอ้างอิง

ภาพที่ 161 : หมุนข้อความ 45o โดยหมุนให้อยู่ภายในเซลล์

100

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

7.12 แปรง แปรงระบายรู ระบายรูปแบบ (Format Paint Paintbrush brush)) ปุ่ม (Format Paintbrush) หรือ ปุ่มแปรงระบายรูปแบบ เป็นปุ่มที่ใช้คัดลอกรูปแบบจากเซลล์หนึ่ง ไปวางให้กับ อีกเซลล์หนึ่ง ปุ่มนี้มีใน Writer และใน Impress ด้วย โดยใน Writer หรือใน Impress ปุ่มนี้ มีประโยชน์มาก แต่ใน Calc เนื่องจากไปซํ้ากับคําสั่งวางแบบพิเศษที่ใช้งานได้คล่องกว่า ใน Calc แปรงระบายรูปแบบจึงไม่ค่อยนิยมนัก ขั้นตอนการใช้งาน 1. เลือกเซลล์ต้นทาง 2. คลิกที่ปุ่ม (Format Paintbrush)บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน 3. คลิกที่เซลล์ปลายทาง (คลิกคล้างแล้วลากเพื่อวางให้กับเซลล์ปลายทางหลายเซลล์)

ภาพที่ 162 : ขั้นตอนการใช้งานปุ่มระบายรูปแบบ

7.13 การ การจัจัดรูปแบบ แบบตัตัวเลข เนื่องจากข้อมูลชนิดตัวเลข สามารถเป็นได้หลายอย่าง ทั้ง เงิน, เปอร์เซ็นต์, วันที่, ตัวเลขทั่วไป, เลขยกกําลัง เป็นต้น ซึ่ ง แต่ ล ะชนิ ด ย่ อย ก็ ส ามารถจั ด รู ป แบบให้ แ สดงผลแตกต่ า งกั น ไปได้ อี ก เช่ น เลข 1234 สามารถแสดงเป็ น 1234.00, ฿1234.00- หรือ 1234.00 บาท ก็ได้ ซึ่งทั้ง 3 มีค่าในการคํานวณเท่ากัน ต่างกันที่รูปภายนอกเท่านั้น การจัดรูปแบบตัวเลข สามารถทําได้ดังนี้

ภาพที่ 163 : จัดรูปแบบการแสดงข้อมูลในเซลล์

ขั้นตอน 1. เลือกเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่มีข้อมูลเป็นตัวเลข 2. ไปที่ Format → Cells... หรือ กด <Ctrl><1> เพื่อเปิดหน้าต่าง Format Cells บทที่ 7 : การจัดรูปแบบเซลล์

101

3. ทีแ่ ท็บ Numbers 3.1 เลือกประเภทตัวเลข ที่ช่อง Category 3.2 เลือกรูปแบบตัวเลข ที่ช่อง Format 3.3 เลือกอ๊อพชั่นเพิ่มเติมที่ กรอบ Options 4. คลิกปุ่ม OK คุณสมบัติต่างๆในแท็บ Numbers ช่อง Category : ใช้เลือกประเภทของตัวเลข เช่น Number(ตัวเลข), Percent เปอร์เซ็นต์ ), Currency(สกุลเงิน ), Date(วันที่), เวลา(Time), Scientific(เลขเอ็กโปเน้นเชียล), Fraction(เศษส่วน), Boolean Value(บูลีน), Text(ข้อความ) ช่อง Format : ใช้เลือกรูปแบบตัวเลขของประเภทข้อมูล เช่น หากที่ช่องก Catagory เลือกเป็น Number(ตัวเลข) ตัวเลขสามารถจัดรูปแบบได้หลากหลาย เช่น เลขไทย, เลขอาราบิก, จํานวนทศนิยม, เลขลบใส่วงเล็บเป็นต้น กรอบ Options : - ช่อง Decimal places : ใช้กําหนดจํานวนตําแหน่งทศนิยม เช่นค่า 2 หมายถึง ทศนิยม 2 ตําแหน่ง - ช่อง Leading zeroes : ใช้กําหนดจํานวนหลักของตัวเลข ถ้าหลักของตัวเลขน้อยกว่าจํานวนที่กําหนด จะเติมเลข 0 ข้างหน้าเพื่อให้ครบตามหลักที่กําหนด - กล่องตัวเลือก Negative numbers red : ใช้กําหนดให้ตวั เลขที่มีค่าเป็นลบ เป็นสีแดง - กล่องตัวเลือก Thousands separator : ใช้กําหนดให้มีเครื่องหมายจุลภาค( , ) ขั้นหลักพัน หลักล้าน ... ช่อง Format code : ดูรายละเอียดในข้อ 7.15

7.14 ปุ่มและคีย์ลัดที่ใช้จจั​ัดรูปแบบตัวเลข ปุ่ม ปุ่มบนแถบเครื่องมือจัดรูปแบบ(Formatting toolbar) ที่ใช้จัดรูปแบบตัวเลข มีดังต่อไปนี้ (หากบางปุ่มไม่มี ให้ดูวิธี เปิดปุ่มมาใช้งานในข้อที่ 3.5 หน้า 43 และ 3.7 หน้า 43) ปุ่ม (Currency) : จัดรูปแบบตัวเลขเป็นจํานวนเงินมีสัญลักษณ์ค่าเงิน เช่น ฿1,234,567.00 ปุ่ม (Percent) : จัดรูปแบบตัวเลขเป็นเปอร์เซ็นต์ เช่น 12.00% ปุ่ม (Date) : จัดรูปแบบตัวเลขเป็นวันที่ เช่น 12/03/2013 ปุ่ม (Exponential) : จัดรูปแบบตัวเลขเป็นรูปแบบ #.##E+## (เอ็กซโปเนนเชียล) เช่น 1.23E+06 ปุ่ม (Standard) : จัดรูปแบบตัวเลขเป็นแบบมาตรฐาน เช่น 1234567 (พิมพ์อะไรก็แสดงอย่างนั้น) ปุ่ม (Add Decimal Place) : เพิ่มจํานวนทศนิยม 1 ตําแหน่ง ปุ่ม (Delete Decimal Place) : ลดจํานวนทศนิยม 1 ตําแหน่ง คีย์ลัด <Shift><Ctrl><1> = จัดรูปแบบตัวเลขเป็นรูปแบบ ##,###.## (ทศนิยม 2 ตําแหน่ง) เช่น 12345.67 <Shift><Ctrl><2> = จัดรูปแบบตัวเลขเป็นรูปแบบ #.##E+## (เอ็กซโปเนนเชียล) เช่น 1.23E+06 <Shift><Ctrl><3> = จัดรูปแบบตัวเลขเป็นวันที่ เช่น 04/05/12 <Shift><Ctrl><4> = จัดรูปแบบตัวเลขเป็นจํานวนเงินมีสัญลักษณ์ค่าเงิน เช่น ฿1,234,567.00 <Shift><Ctrl><5> = จัดรูปแบบตัวเลขเป็นเปอร์เซ็นต์ เช่น 12.00% <Shift><Ctrl><6> = จัดรูปแบบตัวเลขเป็นแบบมาตรฐาน เช่น 1234567 (พิมพ์อะไรก็แสดงอย่างนั้น)

102

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

7.15 รหัสรูปแบบ (Format code code)) ที่หน้าต่าง Format Cells รายการรูปแบบต่างๆในช่อง Format (ตามภาพที่ 164) เป็นรายการที่โปรแกรมมีมาให้ ซึ่ง นอกเหนือจากรูปแบบดังกล่าวแล้ว เราสามารถสร้างเองได้ดว้ ย โดยการกําหนดรหัสรูปแบบ(Format code) ไม่ว่าเราจะเลือกรูปแบบการแสดงข้อมูลในเซลล์เป็นอย่างไร ที่กรอบ Format code จะสร้างรหัสรูปแบบมาให้อย่าง อัตโนมัติ เช่น #,###.00 , DD MMM YYYY เป็นต้น รหัสรูปแบบนี้เอง คือตัวหลัก ที่กํากับการแสดงรูปแบบของข้อมูล ในทาง กลับกัน เราสามารถพิมพ์รหัสรูปแบบเข้าไปโดยตรงเพื่อจัดรูปแบบก็ได้ แต่ทั้งนี้ต้องทําความเข้าใจก่อนว่า รหัสรูปแบบใช้งาน อย่างไร

ภาพที่ 164 : รหัสรูปแบบ ทีห่ น้าต่าง Format Cells

โครงสร้างของรหัสรูปแบบแบ่งเป็น 3 ส่วน แต่ละส่วนขั้นด้วย “;” ส่วนที่ 1 ใช้กําหนดรูปแบบเมื่อมีค่าเป็น + หากมีส่วนเดียว จะกํากับเฉพาะเลขบวก ส่วนที่ 2 ใช้กําหนดรูปแบบเมื่อมีค่าเป็น หากมี 2 ส่วน จะกํากับเลขค่าบวกและลบ ส่วนที่ 3 ใช้กําหนดรูปแบบเมื่อมีค่าเป็น 0

+;-;0

เมื่อปรับแต่งรูปแบบตัวเลข บ่อยครั้งที่ตัวเลขจะเปลี่ยนไปด้วย เช่น เกิดการปัดเศษ หรือตัดตัวเลขทิ้ง แต่ทั้งนี้ค่ าของ ตัวเลขยังคงเหมือนเดิม เพียงเปลี่ยนหน้าตาเท่านั้น ให้ดูค่าของตัวเลขจริงๆที่แถบใส่สูตร (ดูเพิ่มเติมในข้อ 6.2 ข. หน้า 73)

ภาพที่ 165 : ตัวเลขที่เซลล์และที่แถบใส่สตู ร

• กําหนดจํานวนหลักตัวเลข ใช้สัญลักษณ์ # (ถ้าหลักนั้นไม่มีจะไม่แสดง แต่ถ้าเกินตัดออก) หรือ 0 (ถ้าหลักนั้นไม่มี ตัวเลขจะเติม 0 ให้อัตโนมัติ แต่ถ้าเกินตัดออก) รหัสรูปแบบ #.# 000.000 #.0# #.0#

ตัวเลข 1234.567 12.42 12 1234.7856

หลังจัดรูปแบบ 1234.6 012.420 12.0 1234.78

คําอธิบาย แสดงทศนิยมตําแหน่งเดียว ด้านหน้าแสดงครบทุกตัว หากไม่มีตัวเลขครบทุกตําแหน่ง จะใส่เลข 0 เพิ่มให้ แสดงทศนิยมอย่างน้อย 1 ตําแหน่งแต่ไม่เกิน 2 ตําแหน่ง

บทที่ 7 : การจัดรูปแบบเซลล์

103

• กําหนดหลักพัน ให้ใส่เครื่องหมาย , (จุลภาค) ขั้นหลักพัน หลักล้าน... รหัสรูปแบบ #,### #, #,,

ตัวเลข 1234.789 16123 11000000

หลังจัดรูปแบบ 1,234 16 11

คําอธิบาย แสดงเฉพาะหลักพันขึ้นไป แสดงเฉพาะหลักล้านขึ้นไป

• การกําหนดเศษส่วน ใช้เครื่องหมาย “/” ขั้น จะแปลงตัวเลขทศนิยมเป็นเศษส่วนโดยอัตโนมัติ ทั้งนี้ต้องระวังความ ละเอียดด้วย หากใช้ # น้อยไปเศษส่วนจะผิด จึงต้องใส่ # ให้เพียงพอ รหัสรูปแบบ #/# # #/# #/# ##/##

ตัวเลข 3.75 3.75 0.12 0.12

หลังจัดรูปแบบ 15/4 3¾ 1/8 3/25

คําอธิบาย

รหัส #/# ให้ผลการคํานวณที่ผิด 1/8=0.125 ผิดเพราะใส่ # ละเอียดไม่พอ ต้องแก้รหัสรูปแบบเป็น ##/## จะได้ 0.12 → 3/25 จึงจะถูก (3/25=0.12)

• การเขียนข้อความเพิ่มเติม ให้ใส่ข้อความลงในเครื่องหมายคําพูด “ ” หรือ หลังเครื่องหมาย \ รหัสรูปแบบ #.# “เมตร” #.# \เมตร” 14

ตัวเลข 1.8 1.82

หลังจัดรูปแบบ 1.8 เมตร 1.8 เมตร

คําอธิบาย -

ข้อมูลผสมระหว่างตัวเลขและข้อความ ที่ข้อมูลเป็นตัวเลขที่นํามาคํานวณได้

ในกรณีข้อมูลในเซลล์เป็นตัวเลข การเขียนข้อความเพิ่มเติม โดยใช้ เครื่องหมาย “ ” หรือ \ ข้อมูลในเซลล์ยังเป็นตัวเลขอยู่ ซึ่งสามารถนําไป คํานวณได้ วิธีนดี้ ีมากๆ สําหรับการใส่หน่วยวัดหรือข้อความต่อท้ายให้กับ ตัวเลข โดยทีย่ ังสามารถนําไปคํานวณได้ ภาพที่ 166 : สองเซลล์ที่ข้อมูลยังเป็นตัวเลข บวกกันได้

• การเว้นระยะห่าง ให้ใส่เครื่องหมาย _(ตัวอักษร) ขนาดของตัวอักษรจะกําหนดระยะห่างระหว่างตัวเลขแต่ละหลัก รหัสรูปแบบ #_M#

ตัวเลข 12

หลังจัดรูปแบบ 1 2

คําอธิบาย -

• การกําหนดสี ใส่ [ชื่อสี] ไว้ด้านหน้าการกําหนดอื่นๆ

104

ชื่อสี

สี

ชื่อสี

สี

CYAN

สีฟ้า

RED

สีแดง

GREEN

สีเขียว

WHITE

สีขาว

BLACK

สีดํา

BLUE

สีนํ้าเงิน

MAGENTA

สีม่วงแดง

YELLOW

สีเหลือง

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

รหัสรูปแบบ ตัวเลข ## ; [RED] ## 1234.5678 ## ; [RED](##) -1234.5678 ## ; [RED]-## -1234.5678

หลังจัดรูปแบบ

คําอธิบาย

1234 (1234) -1234

เป็นค่าลบ แต่ไม่ใส่เครื่องหมายลบ เปลีย่ นเป็นสีแดงเท่านั้น

เป็นค่าลบ ใส่วงเล็บและเปลี่ยนเป็นสีแดง เป็นค่าลบ ใส่เครื่องหมายลบและเปลี่ยนเป็นสีแดง

• การกําหนดรูปแบบโดยมีเงื่อนไข ใส่ [เงื่อนไข] ไว้ด้านหน้าแต่ละส่วน และใส่ “;” ขั้นระหว่างเงื่อนไข รหัสรูปแบบ [RED][<0]#.0 "เมตร" ; [BLUE][>30]#.0 "เมตร" ; [BLACK]#.0 "เมตร" [RED][<0]#.0 "เมตร" ; [BLUE][>30]#.0 "เมตร" ; [BLACK]#.0 "เมตร" [RED][<0]#.0 "เมตร" ; [BLUE][>30]#.0 "เมตร" ; [BLACK]#.0 "เมตร"

ตัวเลข 15 -12 31

หลังจัดรูปแบบ 15.0 เมตร -12.0 เมตร 31.0 เมตร

• การกําหนดตัวเลขเอ็กซโปเนนเชียล ให้ใส่ e+ หรือ E+ แทนสัญลักษณ์ของตัวเลขเอ็กซโปเนนเชียล รหัสรูปแบบ #.#e+# #.#e+#

ตัวเลข 150000 0.000025

หลังจัดรูปแบบ 1.5e+5 2.5e-5

คําอธิบาย -

• การกําหนดวันที่ ใส่ N แทนชื่อวัน , D แทนวันที่, M แทนเดือน, Q แทนไตรมาส, Y แทนปี ใส่ได้หลายตัวซ้อนกัน โดยจะหมายถึงการแสดงรูปแบบเต็มหรือย่อ รหัสรูปแบบ NNN ที่ DD MMM YY [~buddhist]D MMM YY QQ ของปี YYYY

ตัวเลข 14/08/2012 14/08/2012 14/08/2012

หลังจัดรูปแบบ อังคาร ที่ 14 ส.ค. 12 14 ส.ค. 2555 ไตรมาส 3 ของปี 2012

คําอธิบาย -

• การกําหนดเวลา ใส่ H แทนชั่วโมง, M แทนนาที, S แทนวินาที, AM/PM แทนระบบ 12 หรือ 24 ชั่วโมง บางตัวใส่ ซ้อนกันได้ หมายถึงการแสดงรูปแบบเต็มหรือย่อ เช่น รหัสรูปแบบ HH:MM:SS AM/PM

ตัวเลข 16:35:49

ข้อมูลหลังจัดรูปแบบ

04:35:49 PM

คําอธิบาย -

7.16 การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional formatting) การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข(Conditional formatting) ใช้จัดรูปแบบเซลล์อย่างอัตโนมัติ ตามเงื่อนไขของข้อมูลใน เซลล์หรือตามเงื่อนไขของสูตร เช่น หากค่าในเซลล์อยู่ระหว่าง 0-49 ให้ใส่สีพื้นหลังเป็นสีแดง แต่ ถ้าค่าในเซลล์อยู่ระหว่าง 50-100 ให้ใส่สีพื้นหลังเป็นสีนํ้าเงิน เป็นต้น การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ทํางานโดยใช้สไตล์เซลล์ร่วมด้วย ฉะนั้นควรสร้างสไตล์เซลล์ เตรียมไว้ก่อนเพื่อความสะดวก แต่ทั้งนี้สามารถสร้างระหว่างขั้นตอนได้ แต่จะยุ่งยากสักหน่อย (ดูเรื่องสไตล์ในบทที่ 8 หน้า 111)

บทที่ 7 : การจัดรูปแบบเซลล์

105

ก. ตัวอย่างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เพื่อเน้นคะแนนตกและคะแนนผ่าน ขั้นตอน 1. เลือกเซลล์(หรือกลุ่มเซลล์) 2. ไปที่ Format → Conditional formatting -→ Conditional formatting.. จะปรากฎหน้าต่าง Conditional formatting for (ชื่อเซลล์) 3. คลิกทีป่ ุ่ม Add เพื่อสร้างเงื่อนไขที่ 1 4. กําหนดเงื่อนไขที่ 1 ตามภาพที่ 167 เงื่อนไขที่ 1 ที่กําหนดคือ ถ้า Cell value is(ค่าในเซลล์) between(อยู่ระหว่าง) 50 and(และ) 100 ให้ใช้สไตล์ WK_cell_Blue 5. คลิกทีป่ ุ่ม Add เพื่อสร้างเงื่อนไขที่ 2 6. กําหนดเงื่อนไขที่ 2 ตามภาพที่ 167 เงื่อนไขที่ 2 ที่กําหนดคือ ถ้า Cell value is(ค่าในเซลล์) between(อยู่ระหว่าง) 0 and(และ) 49 ให้ใช้สไตล์ WK_cell_Red 7. คลิกปุ่ม OK พืน้ หลังของเซลล์จะเปลี่ยนไปตามค่าในเซลล์

ภาพที่ 167 : ตัวอย่างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เพื่อเน้นคะแนนตกและคะแนนผ่าน

เงื่อนไขในหน้าต่าง Conditional formatting มี 2 บรรทัดบน คือเงื่อนไข บรรทัดล่าง คือสไตล์เซลล์ เงื่อนไขจะจับคู่ กับสไตล์เซลล์ หากเงื่อนไขจริง จะจัดรูปแบบเซลล์โดยใช้สไตล์ที่จับคู่ไว้ 15

AutoCalculate กับ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

การใช้งานการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จะต้องเปิดการทํางานของ AutoCalculate ไว้ โดยไปที่ Tools → Cell Contents → AutoCalculate (ปกติจะเปิดไว้อยู่แล้ว) หากปิด AutoCalculate ไว้ ให้กด <F9 > หรือไปที่ Tools → Cell Contents → ReCalculate เพื่อ คํานวณการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเป็นครั้งๆไป

106

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

16

การนําการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้กับเซลล์อื่น

เมื่อจะนําการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ทําไว้แล้ว ไปใช้กับเซลล์อื่น ไม่จําเป็นต้องกําหนดเงื่อนไขซํ้าอีก ให้ใช้ วิธีคัดลอกและวางแบบพิเศษ โดยเลือกสิ่งที่จะวางเป็น Format (วางเฉพาะรูปแบบเท่านั้น) ดูเรื่องการวางแบบพิเศษ(Paste Special) ในข้อ 6.11 หน้า 81

ภาพที่ 168 : คัดลอกและวางการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ข. ตัวอย่างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยใช้สูตร ในข้อ ก. เป็นตัวอย่างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยใช้ค่าของเซลล์ (Cell value is) ตัวอย่างนี้ ใช้การจัดรูปแบบตาม เงื่อนไขโดยใช้สูตร สูตรที่ใส่ลงในเงื่อนไข จะต้องคืนค่าเป็นบูลีนจริงหรือเท็จเท่านั้น หากคืนค่าจริง(1) จะทําเงื่อนไขนี้ คืนค่าเท็จ(0) จะไม่ ทําเงื่อนไขนี้

ภาพที่ 169 : ตัวอย่างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เพื่อเน้นว่าเป็นวันอาทิตย์หรือไม่

บทที่ 7 : การจัดรูปแบบเซลล์

107

ขั้นตอน 1. เลือกเซลล์ 2. ไปที่ Format → Conditional formatting → Conditional formatting... จะปรากฎหน้าต่าง Conditional formatting for (ชื่อเซลล์) 3. คลิกทีป่ ุ่ม Add เพื่อสร้างเงื่อนไขที่ 1 4. กําหนดเงื่อนไขที่ 1 ตามภาพที่ 169 เงื่อนไขที่ 1 ที่กําหนดคือ ถ้าสูตร WEEKDAY(TODAY(),1)=1 คืนค่าจริง (วันนี้เป็นวันอาทิตย์) ให้ใช้สไตล์ WK_cell_Red 5. คลิกที่ปุ่ม Add เพื่อสร้างเงื่อนไขที่ 2 6. กําหนดเงื่อนไขที่ 2 ตามภาพที่ 169 เงื่อนไขที่ 1 ที่กําหนดคือ ถ้าสูตร WEEKDAY(TODAY(),1)<>1 คืนค่าจริง (วันนี้ไม่ใช่วันอาทิตย์) ให้ใช้สไตล์ WK_cell_Blue 7. คลิกปุ่ม OK ดูการใช้งานฟังก์ชั่น WEEKDAY ในข้อ 19.7 (หน้า 220), ฟังก์ชั่น TODAY ในข้อ 19.1 (หน้า 214)

7.17 แถบข้อมูล (Data bar) แถบข้อมูล(Data bar) เป็นของใหม่ใน LibreOffice เริ่มมีในเวอร์ชั่น 3.6 ใช้ระบายสีลงในเซลล์ให้เป็นสัดส่วนตามค่า ของข้อมูล เวลาสร้างแถบข้อมูลจะต้องเลือกเป็นกลุ่มเซลล์เพื่อจะได้เปรียบเทียบค่าแล้วนํามาระบายลงในแต่ละเซลล์ แถบข้อมูลมีลักษรณะคล้ายแผนภูมิ(Chart) แต่ไม่เชิงเป็นแผนภูมิเพราะเป็นคุณลักษณะของการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ขั้นตอนการสร้างแถบข้อมูล 1. เลือกกลุ่มเซลล์ 2. ที่ Format → Conditional formatting → Conditional formatting.. จะปรากฎหน้าต่าง Conditional formatting for (ชื่อเซลล์) 3. คลิกทีป่ ุ่ม Add เพื่อสร้างเงื่อนไขที่ 1 4. กําหนดเงื่อนไขที่ 1 ภาพที่ 170 เงื่อนไขที่ 1 ที่กําหนดคือ สร้างแถบข้อมูล(Data bar) โดยคํานวณค่าจากทุกเซลล์(All Cells) ค่าตํ่าสุดของแถบข้อมูลคือ(Value ซ้าย) -100 ค่าสูงสุดของแถบข้อมูลคือ(Value ขวา) 100 (ปุ่ม More options... ใช้กําหนดสีของแถบและสีของแกน) 5. คลิกปุ่ม OK

ภาพที่ 170 : ตัวอย่างการสร้างแถบข้อมูล

108

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 171(ซ้าย) เป็นตัวอย่างการใช้แถบข้อมูล ในการเปรียบเทียบค่าในกลุ่มเซลล์ ภาพที่ 171(ขวา) ไม่ใช่แถบข้อมูล แต่เป็นแถบสีตามสัดส่วน(Color scale) การสร้างมีขั้นตอนเดียวกับการสร้างแถบ ข้อมูล ต่างกันที่การกําหนดค่า ให้เปลี่ยนจาก Data Bar เป็น Color scale

ภาพที่ 171 : ตัวอย่างแถบข้อมูล

7.18 การบริหารจัดการการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เซลล์ที่ใช้ ก ารจั ดรู ปแบบตามเงื่อ นไข เราจะดูไม่ออกเลยว่ าเป็น เซลล์ ใดบ้าง หากไม่เ ลื อกเซลล์ แล้วเปิ ดหน้ าต่ าง Conditional formatting ขึ้นมาดู ฉะนั้น LibreOffice จึงมีเครื่องมือบริหารจัดการการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมาให้ด้วย ให้ไปที่ Format → Conditional formatting → Manage... จะปรากฎหน้าต่าง Manage Conditional Formatting แสดงรายการเซลล์ที่ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ซึ่งสามารถลบหรือแก้ไขเซลล์ดังกล่าวได้ด้วย

ภาพที่ 172 : หน้าต่างลอยแสดงรายการเซลล์ที่ใส่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

บทที่ 7 : การจัดรูปแบบเซลล์

109

110

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 8 : สไตล์ (Styles)

8.1 สไตล์ใน Calc สไตล์ (Styles) คือ รูปแบบขององค์ประกอบที่ถูกบันทึกไว้ เพื่อที่จะนํามาใช้จัดรูปแบบให้กับองค์ประกอบประเภท เดียวกันในภายหลัง เพื่ออํานวยความสะดวกที่ไม่ต้องทําซํ้ากระบวนการเดิมตั้งแต่ต้น ใน Writer สไตล์ถือเป็นพระเอกและสําคัญมาก เพราะการจัดรูปแบบองค์ประกอบต่างๆล้วนอ้างอิงสไตล์ สําหรับ Calc สไตล์ก็สําคัญเช่นเดียวกัน เพราะเครื่องมือหลายตัวก็ต้องใช้สไตล์ร่วมด้วยเช่นเดียวกัน เช่น การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข, ฟังก์ชั่น STYLE เป็นต้น สไตล์ใน Calc มีอยู่ 2 ประเภท(Categories) แต่ละประเภทหมายถึง องค์ประกอบใน Calc ที่สามารถบันทึกเป็น สไตล์ได้ สไตล์ 2 ประเภทนั้นก็คือ 1. สไตล์เซลล์(Cell Styles) เป็นสไตล์ที่ใช้กับรูปแบบของเซลล์ 2. สไตล์หน้ากระดาษ (Page styles) เป็นสไตล์ที่ใช้กับรูปแบบของหน้ากระดาษ (กด <F11> = เปิดหน้าต่าง Styles and Formatting )

ภาพที่ 173 : หน้าต่าง Style and Formatting

เนื้อหาในบทนี้อธิบายเฉพาะสไตล์เซลล์ สําหรับสไตล์หน้ากระดาษดูในบทที่ 11 หน้า 143

8.2 การสร้างสไตล์เซลล์ การสร้างสไตล์ จะต้องสร้างต้นแบบไว้ก่อน จากนั้นจึงสร้างสไตล์ขึ้นมาจากต้นแบบ สําคัญที่ต้องเลือกต้นแบบและเลือก ประเภทของสไตล์ที่ต้องการจะสร้างให้ถูก ขั้นตอนการสร้างสไตล์เซลล์ 1. จัดรูปแบบเซลล์ต้นแบบตามต้องการ ( สีพื้น, เส้นขอบ, รูปแบบอักษร ฯลฯ) 2. เลือกเซลล์ต้นแบบ 3. กด <F11> เพื่อเปิดหน้าต่าง Styles and Formatting 4. คลิกปุ่ม (Cell Styles) 5. คลิกปุ่ม (New Style from Selection) จะปรากฎหน้าต่าง Create Style มาให้ตั้งชื่อสไตล์ 6. ตั้งชื่อสไตล์ (หากตั้งชื่อสไตล์ผิด ดูวิธแี ก้ใน Note-20 ในข้อ 8.5) 7. คลิกปุ่ม OK 8. ปรากฎชื่อของสไตล์ที่ได้ตั้งไว้ ที่หน้าต่าง Styles and Formatting

112

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 174 : ขั้นตอนการสร้างสไตล์เซลล์

17

เคล็ดลับการตัง้ ชื่อสไตล์

หากใช้สไตล์บ่อยๆหรือมีสไตล์เป็นจํานวนมาก การตั้งชื่อให้สะดวกต่อการบริหารจัดการเป็นเรื่องสําคัญ เพราะจะค้นหาได้ง่าย รู้ว่าเป็นสไตล์อะไร ใช้แล้วหน้าตาจะออกมาอย่างไร สําหรับผู้เขียน มีเคล็ดลับการ ตั้งชื่อสไตล์ดังนี้

ภาพที่ 175 : เคล็ดลับการตั้งชื่อสไตล์ให้บริหารจัดการง่าย

18

การตรวจสอบว่าเซลล์ใช้สไตล์เซลล์อะไรอยู่

ขั้นตอน 1. คลิกเลือกเซลล์ 2. เปิดหน้าต่าง Style and Formatting (กด <F11>) 3. คลิกปุ่ม (Cell Styles) แถบสีเทาคาด อยู่ที่ชื่อสไตล์ใด เซลล์นนั้ ใช้สไตล์นั้นอยู่ ภาพที่ 176 : การตรวจสอบว่าเซลล์ใช้สไตล์เซลล์อะไรอยู่

บทที่ 8 : สไตล์ (Styles)

113

8.3 การ ไตล์เซลล์ใให้ห้กับเซลล์ การใส่ ใส่สสไตล์ การใส่สไตล์เซลล์ให้กับเซลล์มี 2 วิธี ดังนี้ วิธีที่ 1 : ดับเบิ้ลคลิกที่ชื่อสไตล์ ขั้นตอน 1. เลือกเซลล์ปลายทาง 2. ดับเบิ้ลคลิกทีช่ ื่อสไตล์เซลล์ ในหน้าต่าง Styles and Formatting จากนั้นเซลล์ปลายทางก็จะมี การจัดรูปแบบแบบเดียวกับสไตล์ที่ได้สร้างไว้ ภาพที่ 177 : ขั้นตอนการใส่สไตล์

อีกวิธีหนึ่ง ในการใส่สไตล์ให้กับเซลล์ ก็คือ ใช้โหมดเทสไตล์ (Fill Format Mode) วิธีนี้เหมาะกับการใส่สไตล์ให้กับ หลายๆเซลล์ที่อยู่กระจัดกระจาย วิธีที่ 2 : ใช้โหมดเทสไตล์ ขั้นตอน 1. กด <F11> เพื่อเปิดหน้าต่าง Style and Formatting 2. คลิกทีช่ ื่อสไตล์เซลล์ ทีต่ ้องการใช้งาน 3. คลิกปุ่ม (Fill Format Mode) ตัวชี้เม้าส์จะ เปลี่ยนเป็นรูปถังเทสี 4. คลิกทีเ่ ซลล์ปลายทาง คลิกได้เรื่อยๆกี่เซลล์ก็ได้ เพื่อใส่ สไตล์ให้กับเซลล์ที่ถูกคลิก (คลิกเม้าส์ขวาที่ใดก็ได้ เพื่อ ยกเลิกการเททีละครั้ง) 5. คลิกปุ่ม (Fill Format Mode) อีกครั้งเพื่อจบการทํางาน

ภาพที่ 178 : ขั้นตอนการเทสไตล์

8.4 การตั้งคีย์ลดั ให้กับสไตล์ (ต่อจากข้อ 8.3) มีอีกวิธีหนึ่งในการใส่สไตล์ วิธีนี้เป็นวิธีที่สะดวกที่สุด แต่ ต้องตั้งค่าก่อนจึงจะใช้ได้ ก็คือการใช้คีย์ลัด เราสามารถตั้งคีย์ลัดให้กบั สไตล์ได้ (ผู้เขียนทําแบบนี้เสมอโดยเฉพาะการทํางานใน Writer) ขั้นตอนการตั้งคีย์ลัดให้กับสไตล์ 1. ไปที่ Tool → Customize... จะปรากฏหน้าต่าง Customize (แท็บ) Keyboard 2. ทีช่ ่อง Shortcut keys เลือกคีย์ลัดที่จะใช้ (หาปุ่มว่างๆไว้) 3. ทีช่ ่อง Category เลือก Cell Styles(สไตล์เซลล์) 4. ทีช่ ่อง Function เลือกสไตล์ที่ต้องการจะตั้งคีย์ลัด 5. คลิกทีป่ ุ่ม Modify คีย์ลัดจะไปปรากฎที่ช่อง Keys และชื่อสไตล์จะไปต่อท้ายคีย์ลัดที่ช่อง Shortcut keys ด้วย 6. ทําซํ้าข้อ 2-5 เพื่อตั้งคีย์ลัดให้กับสไตล์อื่นๆ 7. คลิกปุ่ม OK เพื่อจบการตั้งคีย์ลัด

114

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 179 : ขั้นตอนการตัง้ คีย์ลัดให้กับสไตล์

19

การบันทึกคีย์ลัดเป็นไฟล์

หากตั้งคีย์ลัดเยอะ(เหมือนผู้เขียน) การบันทึกคีย์ลัดเก็บไว้เป็นเรื่องสําคัญ เพราะมีหลายเหตุการณ์ที่จะ ทําให้คีย์ลัดหายไปหรือต้องตั้งคีย์ลัดใหม่ เช่น ลงโปรแกรมใหม่, รีเซ็ตโปรแกรม, ลงโปแรแกรมให้เครื่อง อื่นๆ การบันทึกคีย์ลัดสามารถทําได้โดย ไปที่ Tool → Customize → (แท็บ) Keyboad จะปรากฎ หน้าต่างตามภาพที่ 179 คลิกที่ปุ่ม Save... จากนั้นตั้งชื่อไฟล์ เมื่อบันทึกแล้วหากต้องการโหลดมาใช้ให้ คลิกที่ปุ่ม Load... จากนั้นเลือกไฟล์คีย์ลัดที่บันทึกไว้

8.5 การแก้ไขสไตล์ จุดเด่นของการใช้สไตล์อีกประการก็คือ หากปรับแต่งสไตล์จะมีผลย้อนหลังกับเซลล์ที่ใช้สไตล์ดังกล่าวด้วย หลังสร้างสไตล์แล้ว เราสามารถแก้ไขการจัดรูปแบบของสไตล์ได้ ซึ่งมีผลให้เซลล์หรือหน้ากระดาษที่ใช้สไตล์นั้นๆ เปลี่ยนรูปแบบตามไปด้วย ขั้นตอนการแก้ไขสไตล์ 1. กด <F11> เปิดหน้าต่าง Style and Formatting 2. คลิกเม้าส์ขวาที่ชื่อสไตล์ → Modify... จะปรากฎหน้าต่าง Cell Style : (ชื่อสไตล์ ) มาให้ปรับแต่งคุณสมบัติต่างๆ 3. ปรับแต่งคุณสมบัติต่างๆของสไตล์ เช่น สีพื้นหลัง, ตัวอักษร, รูปแบบตัวเลข, เส้นขอบ และอื่นๆตามต้องการ จากนั้นคลิก OK เป็นอันจบการแก้ไขสไตล์

บทที่ 8 : สไตล์ (Styles)

115

ภาพที่ 180 : ขั้นตอนการแก้ไขสไตล์

20

การเปลี่ยนชื่อสไตล์

หากต้องการเปลี่ยนชื่อสไตล์ ให้ทําตามขั้นตอนในข้อ 8.5 แต่ให้ดูที่แท็บ Organize ชื่อของสไตล์อยู่ที่ช่อง Name

ภาพที่ 181 : แก้ชื่อสไตล์ทชี่ ่อง Name

8.6 การ การโยกย้ โยกย้ายสไตล์ เนื่องจากสไตล์ผูกติดกับไฟล์ หมายความว่า เมื่อสร้างสไตล์ขณะทํางานกับไฟล์ใด สไตล์จะติดอยู่กับไฟล์นั้น หากสร้าง เอกสารใหม่ จะเริ่มต้นโดยไม่มีสไตล์ที่สร้างไว้ มีเพียงสไตล์เริ่มต้นที่โปรแกรมมีมาให้เท่านั้น อย่างไรก็ดี เราสามารถโยกย้ายสไตล์จากไฟล์หนึ่งไปยังอีกไฟล์หนึ่งได้ ซึ่งมีอยู่ 2 วิธี วิธีที่ 1 : คัดลอกเซลล์ ขั้นตอน 1. คัดลอกเซลล์ในไฟล์ที่ 1 ที่ใส่สไตล์ไว้ (กด <Ctrl><C>) 2. วางข้อมูลที่คัดลอกมา(กด <Ctrl><V>) ลงในเซลล์ในไฟล์ที่ 2 ขั้นตอนในข้างต้น เป็การคัดลอกและวางข้อมูลในเซลล์ตามปกติ แต่ทั้งนี้ สไตล์จากไฟล์ที่ 1 จะถูกคัดลอกมาที่ไฟล์ที่ 2 ด้วย

116

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

วิธีที่ 2 : ใช้การจัดการแม่แบบเอกสาร ขั้นตอน 1. เปิดไฟล์ที่ต้องการโยกย้ายสไตล์ 2 ไฟล์ (หรือมากกว่า) 2. ที่ไฟล์ใดก็ได้ ไปที่ File → Template → Organize... จะปรากฎหน้าต่าง Template Management 3. หน้าต่าง Template Management แบ่งเป็น 2 กรอบ ซ้ายและขวา ทั้ง 2 กรอบแสดงรายการไฟล์คล้าย File Browser(เครื่องมือค้นหาไฟล์) โดยแต่ละไฟล์มีรายการสไตล์อยูด่ ้านใน ให้ดับเบิ้ลคลิกที่ชื่อไฟล์ เพื่อคลี่รายการ สไตล์ออกมาดู ไอค่อนรูปเครื่องหมาย ¶ หน้าชื่อสไตล์ บ่งบอกว่าเป็น สไตล์เซลล์ ไอค่อนรูปหน้ากระดาษพับมุมหน้าชื่อสไตล์ บ่งบอกว่าเป็น สไตลล์หน้ากระดาษ 4. ลากชื่อสไตล์ไปวางยังอีกไฟล์หนึ่ง เพื่อย้ายสไตล์ (กด <Ctrl>+ ลากเม้าส์ = คัดลอก) 5. คลิกปุ่ม OK

ภาพที่ 182 : ขั้นตอนการคัดลอกหรือโยกย้ายสไตล์โดยใช้การจัดการแม่แบบเอกสาร

บทที่ 8 : สไตล์ (Styles)

117

118

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 9 : แม่แบบเอกสำร(Template)

9.1 แม่แบบเอกสารคืออะไร แม่แบบเอกสาร(Template) คือเอกสารต้นแบบที่จัดรูปแบบไว้แล้ว สะดวกสําหรับเริ่มต้นสร้างเอกสารโดยไม่ต้องตั้ง ค่าต่างๆซํ้าอีก เช่น ไม่ต้องตั้งค่าหน้ากระดาษ ไม่ต้องสร้างเซลล์สไตล์ใหม่ เพราะทําแม่แบบเอกสารไว้แล้ว เมื่อเปิด Calc ขึ้นมา หรือไปที่ File → New → Spreadsheet เพื่อเริ่มต้นสร้างไฟล์ตารางคํานวณใหม่ โปรแกรมจะ เริ่มจากพื้นขาวๆว่างๆ จัด ระยะขอบไว้ แล้ ว เลื อกขนาดกระดาษไว้แ ล้ว มีจํา นวนชี้ท ให้ จํา นวนหนึ่ง ชื่อไฟล์ เ ริ่ม ต้น ก็คื อ Untitled+ตัวเลข เป็นต้น ซึ่งจากนั้นเราก็จะตั้งค่าต่างๆสําหรับงานแต่ละอย่างที่แตกต่างกันไป แล้วบันทึกเป็นชื่อใหม่ การเปิด Calc ขึ้นมา หรือไปที่ File → New → Spreadsheet โปรแกรมจะสร้างไฟล์ตารางคํานวณใหม่ จากแม่แบบ เอกสารปริยายที่ตั้งค่าต่างๆไว้แล้ว หน้าจอเริ่มต้นของ Calc จึงมีลักษณะดังกล่าว

ภาพที่ 183 : สร้างไฟล์ตารางคํานวณใหม่ Calc เริ่มต้นสร้างจากแม่แบบเอกสารปริยาย

กระบวนการดังกล่าวเกิดขึ้นเป็นปกติ สร้างไฟล์ใหม่ก็จะได้เป็น พืน้ ขาวๆว่างๆ แล้วจะต้องมาตั้งค่าต่างๆใหม่ซํ้าๆอีก แต่ ทั้งนี้ด้วยระบบของแม่แบบเอกสาร ทําให้เราสามารถเริ่มต้นสร้างเอกสารใหม่จากแม่แบบเอกสารอื่นๆที่มีหน้าตาแตกต่างไป และยังสามารถบันทึกเอกสารที่เราตั้งค่าต่างๆไว้เป็นแม่แบบเอกสารได้ด้วย ครั้งต่อไปเมื่อสร้างเอกสารใหม่ จึงไม่ต้องตั้งค่าซํ้า อีก

9.2 การบันทึกเอกสารเป็นแม่แบบเอกสาร หากมีเอกสารที่ใช้บ่อย เช่น แบบฟอร์ม คํานวณต่างๆ หรือมีเอกสารที่จัดรูปแบบไว้แล้ว เช่น สร้างสไตล์ไว้ หรือจัดหน้า กระดาษไว้ เราสามารถบันทึกเอกสารนั้นไว้เป็นแม่แบบเอกสาร เพื่อที่จะสามารถสร้างเอกสารใหม่จากแม่แบบเอกสารดัง กล่าวได้ง่ายๆ การบันทึกเอกสารเป็นแม่แบบเอกสาร 1. เปิดไฟล์ที่ต้องการบันทึกเป็นแม่แบบเอกสาร 2. ไปที่ File → Templates → Save... หรือกด <Shift><F11> จะปรากฏหน้าต่าง Templates 3. ทีห่ น้าต่าง Templates 3.1 ช่อง New template ตั้งชื่อแม่แบบเอกสาร 3.2 ช่อง Catagories เลือก My Templates (เป็นตําแหน่งเก็บไฟล์แม่แบบเอกสาร) 4. คลิกปุ่ม OK เพื่อบันทึก

120

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 184 : ขั้นตอนการบันทึกแม่แบบเอกสาร

ไฟล์แม่แบบเอกสาร จะถูกบันทึกเก็บไว้เป็น ไฟล์นามสกุล .ots ให้ไปที่ File → Templates → Edit... จะปรากฎ หน้าต่าง Open (ตามภาพที่ 185) ณ ตําแหน่งที่เก็บไฟล์(ตามภาพที่ 185) เราสามารถเข้าไปโยกย้ายหรือคัดลอกไฟล์ไปใช้งานได้เหมือนไฟล์ปกติทั่วๆไป เพียงแต่เป็นไฟล์แม่แบบเอกสาร

ภาพที่ 185 : ตําแหน่งเก็บไฟล์แม่แบบเอกสาร

9.3 การ การสร้ สร้างตารางคํานวณจากแม่แบบเอกสาร ไม่จําเป็นต้องเริ่มต้นสร้างตารางคํานวณจากพื้นขาวๆ และต้องมาตั้งค่าต่างๆซํ้าๆอีก เราสามารถเริ่มต้นสร้างตาราง คํานวณจากแม่แบบเอกสารที่ตั้งค่าต่างๆไว้แล้วได้ (ขึ้นอยู่กับว่าสร้างแม่แบบเอกสารไว้อย่างไร) ขั้นตอนการสร้างตารางคํานวณจากแม่แบบเอกสาร 1. ไปที่ File → New → Templates and Documents จะปรากฏหน้าต่าง Templates and Documents 2. ทีห่ น้าต่าง Templates and Documents เลือกแม่แบบเอกสาร 2.1 ที่กรอบซ้ายสุด คลิก Templates 2.2 เข้าไปในโฟลเดอร์ My Templates 2.3 เลือกไฟล์แม่แบบเอกสาร 3. คลิกปุ่ม Open จากนั้น Calc ก็จะเริ่มสร้างตารางคํานวณจากไฟล์แม่แบบเอกสารที่เลือก แม่แบบเอกสารมักเก็บไว้ที่โฟลเดอร์ Templates และจากภาพที่ 186 มีแม่แบบเอกสารอยู่ 4 ตัวเท่านั้น ทั้งนี้สามารถ บันทึกเพิ่มเติม หรือดาวน์โหลดน์แม่แบบเอกสารสําเร็จรูปจากอินเตอร์เน็ตมาใส่เพิ่มเติมได้ บทที่ 9 : แม่แบบเอกสาร(Template)

121

ภาพที่ 186 : ขั้นตอนสร้างตารางคํานวณจากแม่แบบเอกสาร

9.4 การส่งออกไฟล์แม่แบบเอกสาร บบเอกสารเป็ เป็นไฟล์ .ots ในกรณีที่ต้องการนําไฟล์แม่แบบเอกสารไปใช้กับเครื่องอื่นๆ ให้ส่งออกไฟล์แม่แบบเอกสารไปเป็นไฟล์ .ots จากนั้นก็ สามารถโยกย้ายไฟล์ดังกล่าวไปที่ไหนก็ได้ ขั้นตอนการส่งออกไฟล์ .ots 1. ไปที่ File → Templates → Organize... จะปรากฏหน้าต่าง Templates Management 2. ทีก่ รอบซ้ายสุดเลือกแม่แบบเอกสาร ที่จะส่งออกเป็นไฟล์ .ots 3. คลิกที่ปุ่ม Command → Export Template... จากนั้นจะปรากฎหน้าต่างมาให้ตั้งชื่อไฟล์ .ots และระบุตําแหน่งที่ จะส่งออกไฟล์แม่แบบเอกสาร 4. ตั้งชื่อไฟล์ .ots จากนั้นคลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึก

ภาพที่ 187 : ขั้นตอนการส่งออกแม่แบบเอกสารเป็นไฟล์ .ots

หรืออีกวิธีหนึ่ง ให้เช้าไปยังตําแหน่งเก็บไฟล์แม่แบบเอกสารแล้วคัดลอกไฟล์ออกมาก็ได้ (พาธไปยังโฟลเดอร์ดังกล่าว ให้ดูตามภาพที่ 185)

122

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

9.5 การนําเข้าไฟล์แม่แบบเอกสาร บบเอกสาร((เป็นไฟล์ .ots ots)) ไฟล์ .ots สามารถหาดาวน์โหลดได้มากมายจากอินเตอร์เน็ต หรือสร้างเก็บไว้เองก็ได้ (ตามที่อธิบายในข้อ 9.2) เมื่อได้ ไฟล์ .ots มาแล้ว สามารถดับเบิ้ลคลิกเพื่อใช้งานเลยก็ได้ Calc ก็จะเปิดไฟล์แม่แบบเอกสารขึ้นมาให้ ซึ่งจากนั้นเราก็สามารถ ทํางานและบันทึกไปเป็นไฟล์ .ods ต่อได้ แต่ถ้านําเข้า(Import)สู่ LibreOffice ก่อน LibreOffice จะคัดลอกไฟล์แม่แบบเอกสารไปยังตําแหน่งเก็บโดยเฉพาะ ครั้งต่อไปจะได้เรียกใช้ได้ง่ายๆ ไม่ต้องไปค้นหาว่าไฟล์แม่แบบเอกสารอยู่ที่ไหน ขั้นตอนการนําเข้าไฟล์ .ots 1. ไปที่ File → Templates → Organize... จะปรากฏหน้าต่าง Templates Management 2. ทีก่ รอบซ้ายสุดเลือกโฟลเดอร์ My Templates (ตําแหน่งเก็บไฟล์แม่แบบเอกสาร) 3. คลิกที่ปุ่ม Command → Import Template... จะปรากฎหน้าต่าง Open 4. ทีห่ น้าต่าง Open เลือกไฟล์ .ots ที่จะนําเข้า 5. คลิกปุ่ม Open ก็จะได้ไฟล์ .ots มาไว้ในโฟลเดอร์ My templates

ภาพที่ 188 : ขั้นตอนการนําเข้าแม่แบบเอกสาร

9.6 การตั้งแม่แบบเอกสารให้เป็นแม่แบบ บบเอกสาร เอกสารปริ ปริยาย าย(Default (Default template) เมื่อเปิดโปรแกรมขึ้นมา หรือสร้างตารางคํานวณใหม่(ไปที่ File → New → Spread sheet) โปรแกรมจะเริ่มต้นสร้าง ตารางคํานวณจากแม่แบบเอกสารปริยายเสมอ (Default Template) ซึ่งเราสามารถกําหนดได้เองว่า จะให้แม่แบบเอกสารตัว ใดเป็นแม่แบบเอกสารปริยาย

บทที่ 9 : แม่แบบเอกสาร(Template)

123

ขั้นตอนการตั้งแม่แบบเอกสารให้เป็นแม่แบบเอกสารปริยาย 1. ไปที่ File → Templates → Organize... จะปรากฏหน้าต่าง Templates Management 2. คลิกเม้าส์ขวาที่ชื่อแม่แบบเอกสาร → Set As Default Template

ภาพที่ 189 : ขั้นตอนการตั้งแม่แบบเอกสารเป็นแม่แบบเอกสารปริยาย

เมื่อสร้างไฟล์ตารางคํา นวณหรือเปิด Calc ขึ้นมา Calc จะเริ่มต้น จากแม่แบบเอกสารที่ถูกตั้งเป็นแม่แบบเอกสาร ปริยายทุกครั้ง หากต้องการรีเซ็ต กลับไปเป็นแม่แบบเอกสารเดิมๆ ที่ Calc ตั้งไว้สามารถทําได้ดังนี้ ขั้นตอนการรีเซ็ตแม่แบบเอกสารปริยาย 1. ไปที่ File → Templates → Organize... จะปรากฏหน้าต่าง Templates Management 2. คลิกเม้าส์ขวาที่ชื่อแม่แบบเอกสาร(ตัวใดก็ได้) → Reset Default Template → Spreadsheet

ภาพที่ 190 : ขั้นตอนรีเซ็ตแม่แบบเอกสารปริยาย

9.7 สร้างไฟล์ตารางคํานวณจากแม่แบบเอกสารที่มมี าโคร การสร้างไฟล์ตารางคํานวณจากแม่แบบเอกสารที่มีมาโคร จะต้องกําหนดเงื่อนไขด้านความปลอดภัยเพื่อให้สามารถใช้ มาโครได้ (ดูเพิ่มเติมเรื่องมาโคร ได้ในบทที่ 26)

124

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ขั้นตอน ไปที่ Tool → Option → เมนู LibreOffice → เมนูย่อย Security... จะปรากฎหน้าต่าง Options ตามภาพที่ 191 ทีก่ รอบ Macro security คลิกปุ่ม Macro Security... จะปรากฎหน้าต่าง Macro security

ภาพที่ 191 : ตัง้ ความปลอดภายในการใช้ Macro จากแม่แบบเอกสาร

ทีห่ น้าต่าง Macro security กําหนดค่าดังต่อไปนี้ โดยให้เลือกวิธีใดวิธีหนึ่งเท่านั้น วิธีที่ 1 : ที่แท็บ Security Level (ระดับความปลอดภัย) ปรับลดระดับความปลอดภัยเป็น Medium (ไม่แนะนําวิธีนี้ ให้ใช้ชั่วคราว เท่านั้น)

ภาพที่ 192 : ตั้งความปลอดภัยในการใช้ Macro จากแม่แบบเอกสารวิธีที่ 1

วิธีที่ 2 : ที่แท็บ Trusted Source (แหล่งที่ไว้ใจได้) ที่แท็บ Security Level ปรับ ระดับความปลอดภัยเป็น High เหมือนเดิม จากนั้นที่แท็บ Trusted Sources คลิกที่ ปุ่ม Add... จะปรากฏหน้าต่างมาให้เลือก โฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์แม่แบบเอกสาร เพื่อ ระบุว่า แม่แบบเอกสารที่มาจากแหล่งนี้ ไว้ใจได้

ภาพที่ 193 : ตั้งความปลอดภัยในการใช้ Macro จากแม่แบบเอกสารวิธีที่ 2

บทที่ 9 : แม่แบบเอกสาร(Template)

125

126

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 10 : หน้ำกระดำษ

10.1 มุมมองก่อนพิมพ์ การตั้งหน้ากระดาษใน Calc ต่างจาก Writer เพราะตั้งอะไรไปก็มองไม่เห็น ต้องคลิกที่ ปุ่ม แถบเครื่องมือมาตรฐานจึงจะมองเห็น (หรือไปที่ File → Page Preview)

(Page preview)บน

เมื่อคลิกที่ปุ่ม (Page preview) จะเข้าสู่มุมมองก่อนพิมพ์ มุมมองนี้แสดงภาพรวมของหน้ากระดาษเหมือนพิมพ์ ออกทางเครื่องพิมพ์ เมื่อเข้าสู่ มุมมองก่อนพิมพ์ จะปรากฎแถบเครื่องมือมุมมองก่อนพิมพ์ (Page preview toolbar) อย่างอัตโนมัติ ใช้ สํารวจและตั้งค่าหน้ากระดาษ

ภาพที่ 194 : มุมมองก่อนพิมพ์

เมื่อคลิกทีป่ ุ่ม Margins จะปรากฎ เส้นประบอกระยะเว้นขอบกระดาษ ซึ่ง สามารถใช้เม้าส์ลากไปมา เพื่อปรับระยะเว้น ขอบได้ หากต้องการปรับระยะเว้นขอบเป็น ขนาดที่ลงตัว เช่น 1 หรือ 2 ซม. ให้คลิกที่ ปุ่ม (Format Page) จะปรากฎหน้าต่าง มาให้ตั้งหน้ากระดาษ (ดูเพิ่มเติมในข้อ 10.3 รูปแบบหน้ากระดาษเริ่มต้น หน้า 129) ภาพที่ 195 : คลิกที่ปุ่ม Margins จะปรากฎเส้นบอกระยะขอบ

แถบเลื่อนปรับสเกลการพิมพ์(Scaling Factor) ใช้ย่อหรือขยายสิ่งที่จะพิมพ์ให้เล็กลงหรือใหญ่ขนึ้ มีลักษณะคล้ายๆการ ถ่ายเอกสารย่อหรือขยายส่วน เปอร์เซ็นต์สเกลการพิมพ์ยิ่งมาก ยิง่ ขยายสิ่งที่จะพิมพให้ใหญ่ขนึ้ ตัวอย่างตามภาพที่ 196

128

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 196 : สเกลการพิมพ์ขนาดต่างๆ

10.2 ดูมุมมองก่อนพิมพ์เเฉพาะชี ฉพาะชี้ทที่ถูกเลือกหรือทุกชี้ท ในกรณีที่ตารางคํานวณมีมากกว่า 1 ชี้ท เราสามารถตั้งได้ว่า เมื่อคลิกที่ปุ่ม พิมพ์เฉพาะชี้ทที่ถูกเลือกชี้ทเดียว หรือดูมุมมองก่อนพิมพ์ของทุกชี้ท

(Page preview)แล้ว จะดูมุมมองก่อน

การตั้งดังกล่าวให้ไปที่ Tools → Options → เมนู LibreOffice Calc → เมนูย่อย Print จะปรากฎ หน้าต่าง Options ตามภาพที่ 197 ทีก่ รอบ Sheets หากติ๊กที่กล่องตัวเลือก Print only selected sheets จะดูมุมมองก่อนพิมพ์เฉพาะ ชีท้ ที่ถูกเลือกเพียงชี้ทเดียว ทั้งนี้ ไม่ว่าจะตั้งให้ดูมุมมองก่อนพิมพ์อย่างไร เมื่อสั่งพิมพ์ สามารถเลือกได้อีกครั้งว่า จะพิมพ์เฉพาะ ชีท้ ที่ถูกเลือกหรือพิมพ์ทุกชี้ท

ภาพที่ 197 : ตัง้ ให้ดูมุมมองก่อนพิมพ์เฉพาะชีท้ ที่ถูกเลือก

10.3 รูปแบบหน้ากระดาษเริ่มต้น ให้ไปที่ Format → Page... จะปรากฎหน้าต่าง Page Style : (ชื่อสไตล์ ) มาให้ กําหนดคุณสมบัติต่างๆของหน้า กระดาษ ตามภาพที่ 198 การกําหนดคุณสมบัติต่างๆของหน้ากระดาษ จริงๆแล้วเป็นการกําหนดคุณสมบัติให้กับสไตล์หน้ากระดาษ (สังเกตุชื่อ สไตล์ที่แถบแสดงชื่อ) ภาพที่ 198 : กําาหนดคุณสมบัติ ต่างๆ ให้กับสไตล์หน้า กระดาษ Default

บทที่ 10 : หน้ากระดาษ

129

เมื่อเริ่มต้นสร้างเอกสารใหม่ เอกสารมีการจัดหน้ากระดาษไว้แล้ว เช่น เว้นระยะขอบโดยรอบ 2 ซม., มีหัวกระดาษ ,มี ท้ายกระดาษ, หน้ากระดาษเป็นสีขาว เป็นต้น รูปแบบของหน้ากระดาษดังกล่าว ถูกกํากับรูปแบบโดย สไตล์หน้ากระดาษ Default (Page Style : Default) ซึ่งเป็นค่าปริยายที่โปรแกรมจัดหน้ากระดาษมาให้ก่อน ฉะนั้น การตั้งค่าหน้ากระดาษที่ทํา กันโดยปกติ เป็นการตั้งค่าให้กับสไตล์หน้ากระดาษ Default (ดูเรื่องสไตล์หน้ากระดาษในบทที่ 11 หน้า 143) Calc สามารถใช้สไตล์หน้ากระดาษได้หลายตัวในเอกสารเดียวกัน หมายความว่า แต่ละชี้ทสามารถจัดหน้ากระดาษ แยกกันได้ โดยใช้สไตล์หน้ากระดาษคนละตัว บางชี้ทอาจเป็นแนวตั้ง บางชี้ทอาจเป็นแนวนอน, บางชี้ทมีหัวกระดาษแบบหนึ่ง บางชี้ทมีหัวกระดาษอีกแบบหนึ่ง, บางชี้ทมีสเกลการพิมพ์ขนาดหนึ่ง บางชี้ทมีสเกลการพิมพ์อีกขนาดหนึ่ง เป็นต้น

10.4 การตั้งค่าหน้ากระดาษ ไปที่ Format → Page... จะปรากฎหน้าต่าง Page Style : (ชื่อสไตล์) ที่แท็บ Page ใช้ตั้งค่าเกี่ยวกับหน้ากระดาษ

ภาพที่ 199 : แท็บ Page

กรอบ Paper format : ใช้กําหนดขนาดกระดาษ - ช่อง Format : ใช้เลือกขนาดกระดาษมาตรฐาน เช่น ขนาด A4 เป็นต้น - ช่อง Width : ความกว้างของหน้ากระดาษ - ช่อง Height : ความสูงของหน้ากระดาษ - ตัวเลือกวงกลม Orientation : ใช้เลือกการวางแนวกระดาษ เป็นแนวตั้ง(Portrait) หรือแนวนอน(Landscape) กรอบ Margins : ใช้กําหนดระยะเว้นขอบกระดาษ สอดคล้องตามภาพที่ 200 กรอบ Layout setting : - ช่อง Page Layout : ใช้กําหนดวิธีการวางหน้ากระดาษ ตัวเลือกที่มีก็คือ Right and Left หน้ากระดาษหน้าซ้ายและขวามีลักษณะเหมือนกัน เหมาะกับงานเอกสารทั่วๆไป Mirrored หน้ากระดาษหน้าซ้ายและขวามีการเว้นขอบแบบกลับด้าน คล้ายเงาสะท้อนจากกระจก เหมาะกับงาน พิมพ์หนังสือที่ต้องเว้นระยะสันขอบเพื่อเข้าเล่ม Only Left มีแต่หน้าซ้ายหน้าเดียว มักจะใช้คกู่ ับ Only Right Only Right มีแต่หน้าขวาหน้าเดียว มักจะใช้คกู่ ับ Only Left - ช่อง Format : ใช้กําหนดรูปแบบของเลขหน้า เมื่อใส่เลขหน้าที่หัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ - กล่องตัวเลือก Table Alignment : ใช้กําหนดการวางแนวของตารางข้อมูลในหน้ากระดาษ กรณีตารางมีขนาดไม่เต็ม หน้ากระดาษ

130

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 200 : ระยะ ต่างๆของหน้ากระดาษ

10.5 หัวกระดาษ กระดาษและ และท้ท้ายกระดาษ หัวกระดาษ(Header) และ ท้ายกระดาษ(Footer) คือส่วนที่อยู่ด้านบนและด้านล่างของหน้ากระดาษ ตามลําดับ เมื่อพิมพ์อะไรก็ตามลงในพืน้ ที่ดังกล่าว จะปรากฎอยู่ในทุกหน้า (ที่ใช้สไตล์หน้ากระดาษเดียวกัน)

ก. การเปิดใช้หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ ไปที่ Format → Page... จะปรากฎหน้าต่าง Page Style : (ชื่อสไตล์) ที่แท็บ Header และ Footer ใช้ตั้งค่าเกี่ยวกับ หัวกระดาษและท้ายกระดาษตามลําดับ

ภาพที่ 201 : แท็บ Header

คุณสมบัติต่างๆที่มีให้กําหนดที่แท็บ Header และ Footer มีเหมือนกันหมด ดังนั้นจึง อธิบายเฉพาะส่วนชองหัว กระดาษ ดังนี้ กล่องตัวเลือก Header on : เมื่อถูกติ๊ก จะใช้เปิดใช้งานหัวกระดาษ กล่องตัวเลือก Same content left/right : หากถูกติ๊ก เนื้อหาในหัวกระดาษหน้าซ้ายและหน้าขวาจะเหมือนกัน ใน ทางตรงข้ามหากติ๊กออก จะสามารถพิมพ์ข้อความแยกหน้าซ้ายและหน้าขวาได้ หน้าซ้ายเป็นแบบหนึ่ง หน้าขวาเป็นอีกแบบ หนึ่ง เมื่อคลิกทีป่ ุ่ม Edit... เพื่อจะใส่เนื้อหาลงในหัวกระดาษ จะพบว่ามี 2 แท็บ ตามภาพที่ 202 บทที่ 10 : หน้ากระดาษ

131

ภาพที่ 202 : หน้าต่าง Header แบบใส่หัวกระดาษ แยกหน้าซ้ายและหน้าขา

(ขนาดและระยะของหัวกระดาษ) : สอดคล้องตามภาพที่ 203

ภาพที่ 203 : ระยะต่างๆ ของหัวกระดาษ

ปุ่ม Edit : ใช้ใส่เนื้อหาลงในหัวกระดาษ ดูรายละเอียดในข้อ ข. ปุ่ม More... : ใช้ตกแต่งหัวกระดาษ ดูรายละเอียดในข้อ ค.

ข. การใส่เนื้อหาในหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ หลังเปิดใช้หวั กระดาษหรือท้ายกระดาษ จะต้องเข้าไปกําหนดหรือใส่เนื้อหาให้ด้วย การใส่ เ นื้ อ หาลงในหั ว กระดาษหรื อ ท้ า ยกระดาษ ให้ ไ ปที่ Edit → Headers&Footers..... หรื อ ไปที่ Format → Page... → (แท็บ) Header หรือ Footer... คลิกปุ่ม Edit... จะปรากฎหน้าต่างมาให้ใส่เนื้อหา ตามภาพที่ 204

ภาพที่ 204 : ใส่เนื้อหาลงในหัว กระดาษ

กรอบ Left area, Center area และ Right area แทนตํา แหน่ง การจัด ชิ ด ซ้ าย จัด เข้ า กลาง และจัด ชิด ขวา ซึ่ ง สามารถพิมพ์ข้อมูลตรงๆลงในกรอบได้เลย หรือจะคลิกที่ปุ่มใส่ฟิลด์ เพื่อแทรกฟิลด์ลงไปก็ได้ เช่น ฟิลด์เลขหน้า, วันที่, เวลา เป็นต้น ข้อมูลแบบฟิลด์สามารถเปลี่ยนแปลงตัวเองได้ตามสถานะการณ์ เช่น วันที่เปลี่ยน ข้อมูลก็เปลี่ยนด้วย เป็นต้น

132

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ปุ่มใส่ฟิลด์มดี ังตารางต่อไปนี้ ปุ่ม

ปุ่ม

แทรกข้อมูล

ปุ่ม

แทรกข้อมูล

ชื่อไฟล์

เลขหน้าปัจจุบัญ

ชื่อชี้ท

จํานวนหน้าทั้งหมด

วันที่ปัจจุบัน

เวลา

(Text Attributes) ใช้กําหนดรูปแบบตัวอักษรให้กับข้อความในหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ

หลังใส่เนื้อหาในหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษเสร็จ แล้ว หากจะดูผลให้ คลิก ที่ปุ่ม กระดาษในมุมมองก่อนพิมพ์ ก็จะเห็นสิ่งที่ได้ตั้งค่าไป ตัวอย่างตามภาพที่ 205

(Page preview) เพื่อดูหน้า

ภาพที่ 205 : หัวกระดาษในมุมมองก่อนพิมพ์

ค. การขีดเส้นขอบหรือระบายพื้นหลัง หากต้องการเน้นส่วนของหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ ให้ดูแบ่งส่วนจากเนื้อความในพื้นที่ทํา งานอย่างชัดเจน เรา สามารถขีดเส้นแบ่ง ระบายสีพื้นหลัง หรือใส่ภาพให้กับหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษได้ ดังตัวอย่างต่อไปนี้

ภาพที่ 206 : ขั้นตอนการขีดเส้นขอบล่างให้กับหัวกระดาษ

บทที่ 10 : หน้ากระดาษ

133

ขั้นตอนการขีดเส้นขอบให้กับหัวกระดาษ 1. ไปที่ Format → Page... จะปรากฎหน้าต่าง Page Style : (ชื่อสไตล์) 2. ทีแ่ ท็บ Header คลิกปุ่ม More... จะปรากฎหน้าต่าง Border/Background 3. ทีแ่ ท็บ Borders ขีดเส้นขอบและกําหนดรูปแบบ (แท็บ Background ใช้สําหรับใส่สีพื้นหลังหรือใส่ภาพพื้นหลัง) 4. คลิกปุ่ม OK ไปเรื่อยๆ จนกลับมาที่พนื้ ที่ทํางาน 5. คลิกปุ่ม (Page preview)บนแถบเครื่องมือมาตรฐานเพื่อดูผล จะปรากฎเส้นขอบตามที่ได้ใส่ไว้

10.6 มุมมอง มองแบ่ แบ่งหน้า (Page break preview) มุมมองแบ่งหน้า เป็นมุมมองที่แสดงเนื้อหาในชี้ทเป็นหน้าๆ ตามการตั้งค่าหน้ากระดาษ ที่มุมมองนี้จะเห็นชัดเจนว่า ถ้าสั่งพิมพ์ เซลล์ไหนจะอยู่ทหี่ น้าใด นอกจากนี้ ยังสามารถทํางานได้ตามปกติเหมือนทํางานในมุมมองปกติ ไปที่ View → Page break preview เพื่อ ดูชี้ทในมุมมองแบ่งหน้า พืท้ ี่ทํางานจะเปลี่ยนไป เป็นตามตามภาพที่ 207 ทีม่ ุมมองแบ่งหน้า จะเห็นเลขหน้าสีเทาๆ และมีเส้นขอบสีนํ้าเงินหนาๆเป็นตัวแบ่งหน้า พืน้ ที่ ที่เป็นสีขาว(หรือมีสีปกติ) เป็นส่วนที่พิมพ์ออก พืน้ ที่ที่เป็นสีเทา คือส่วนที่พิมพ์ไม่ออก หากต้องการกลับสู่มุมมองปกติ ให้ไปที่ View → Normal

ภาพที่ 207 : มุมมองแบ่งหน้า

21

ปุ่ม Page break preview และ Normal view

การสลับไปมาระหว่างมุมมองปกติ(Normal view) และ มุมมองแบ่งหน้า(Page break preview) เป็น สิ่งที่เกิดขึ้นบ่อย การดึงปุ่มทั้ง 2 มาแสดงบนแถบเครื่องมือจะช่วยให้เรียกใช้คําสั่งได้สะดวกยิ่งขึ้น ดูวิธีการดึงปุ่มมาแสดงในข้อ 3.7 การจัดการแถบเครื่องมือ ขั้นสูง หน้า 43 ( ปุ่ม Page break preview และ ปุ่ม Normal view อยู่ในหมวด View )

134

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

10.7 การแบ่งหน้าโดยใช้เเส้ส้นแบ่งหน้า (ต่อจากข้อ 10.6) เส้นแบ่งหน้าในมุมมองแบ่งหน้า สามารถใช้เม้าส์จับย้ายเพื่อแบ่งหน้าใหม่ได้ หากย้ายเส้นแบ่งหน้าให้ครอบคลุมกลุ่มเซลล์มากขึ้น จะส่งผลต่อสเกลหรืออัตราส่วนการพิมพ์ของหน้ากระดาษด้วย โดยสเกลการพิมพ์จะลดลง ก็คือ ย่อสิ่งที่จะพิมพ์ลง (ตัวอย่างตามภาพที่ 208)

ภาพที่ 208 : ขยับเส้นแบ่งหน้าให้ครอบคลุ่มกลุ่มเซลล์มากขึ้น ทําให้สเกลการพิมพ์ลดลง

ภาพที่ 208 หลังย้ายเส้นแบ่งหน้าจนสเกลลดลงเหลือ 84% การจะทํากลับให้เป็น 100% เหมือนเดิมไม่สามารถทําได้ โดยวิธีเดียวกัน ภาพที่ 209 เมื่อย้ายเส้นแบ่งหน้ากลับไปยังตําแหน่งเดิม เส้นแบ่งหน้าจะเด้งกลับที่เดิม สเกลการพิมพ์จึงยัง เป็น 84%

ภาพที่ 209 : ไม่สามารถขยับเส้นแบ่งหน้าเพื่อทําให้สเกลการพิมพ์ใหญ่ขึ้นได้

เมื่อใดก็ตามที่ย้ายเส้นแบ่งหน้าแล้วสเกลลดลง จะไม่สามารถทํากลับด้วยวิธีเดิม วิธีทํากลับให้เป็น 100% เหมือนเดิม จะต้องไปตั้งค่าสเกลการพิมพ์ของหน้ากระดาษใหม่ ขั้นตอนการปรับสเกลการพิมพ์ของหน้ากระดาษเป็น 100% 1. ไปที่ Format → Page... จะปรากฎหน้าต่าง Page Style : (ชื่อสไตล์) 2. ทีแ่ ท็บ Sheet - ช่อง Scale mode เลือกเป็น Reduce/Enlarge printout - ช่อง Scale factor ใส่เป็น 100% 3. คลิกปุ่ม OK

ภาพที่ 210 : ขั้นตอนการปรับสเกลการพิมพ์ ของหน้ากระดาษเป็น 100%

บทที่ 10 : หน้ากระดาษ

135

10.8 สเกลการพิมพ์ การปรับสเกลการพิมพ์สามารถทําได้หลายวิธี วิธีแรก ปรับที่แถบเลื่อนปรับสเกลการพิมพ์ ในมุมมองก่อนพิมพ์ (ตามที่ อธิบายไว้ในข้อ 10.1 หน้า 128) วิธีที่ 2 ย้ายเส้นแบ่งหน้า ในมุมมองแบ่งหน้า (ตามที่ได้อธิบายไว้ในข้อ 10.7 หน้า 135) แต่วิธี นี้ปรับสเกลลดลงได้อย่างเดียวและไม่สามารถทํากลับได้ วิธีที่ 3 ปรับสเกลการพิมพ์ของหน้ากระดาษ (ตามที่ได้อธิบายไว้ในข้อ 10.7 ช่วงท้าย) ทั้ง 3 วิธีส่งผลต่อค่าสเกลการพิมพ์ตัวเดียวกัน เพียงแต่ปรับคนละวิธีเท่านั้น การปรับสเกลการพิมพ์ ด้วยวิธีที่ 3 นอกจากจะปรับเป็นเปอร์เซ็นต์ได้แล้ว ยังสามารถปรับในลักษณะอื่น ๆได้อีก ดังมี รายละเอียดดังต่อไปนี้ ไปที่ Format → Page... จะปรากฎหน้าต่างตามภาพที่ 211 ให้ดูที่แท็บ Sheet ที่ช่อง Scaling mode สามารถเลือก สเกลการพิมพ์ได้ 3 แบบ ซึ่งมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

ภาพที่ 211 : แท็บ Sheet

Reduce/Enlarge printout : ลดหรือเพิ่มสเกลการพิมพ์ เป็นเปอร์เซ็ นต์(100% คือค่าปกติ) ตัวอย่างเช่น มีชี้ทหนึ่ง หากพิมพ์ปกติจะต้องใช้ 4 หน้า แต่ถ้าพิมพ์โดยใช้ สเกล 50% จะใช้เพียงหน้าเดียว (50% ทั้งแกน X และ Y)

Fit print range(s) to width/height : กําหนดให้ขอบเขตการพิมพ์(Print ranges) พอดีกับจํานวนหน้ากระดาษที่วาง เรียงในแนวกว้าง(Width in page) และสูง(Height in pages) (ดูเรื่องขอบเขตการพิมพ์ในหัวข้อ 10.9)

Fit print range(s) on number of pages : กําหนดขอบเขตการพิมพ์(Print ranges) ให้ลงพอดีกับจํานวนหน้า กระดาษ มักใช้กับการย่อเอกสารให้เหลือเท่าจํานวนหน้าที่ต้องการ(ขยายไม่ได้) (ดูเรื่องขอบเขตการพิมพ์ในหัวข้อ 10.9)

136

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

22

สเกลการพิมพ์และสไตล์หน้ากระดาษ

สเกลการพิมพ์นั้นเป็นคุณสมบัติที่กําหนดอยู่ภายใต้ค่าของสไตล์หน้ากระดาษ ซึง่ 1 เอกสารมีได้หลายสไตล์ หน้ากระดาษ แต่ละสไตล์หน้ากระดาษสามารถกําหนดคุณสมบัติต่างๆเป็นของตนเอง รวมทั้งสเกลการ พิมพ์ด้วย ฉะนั้น เราจึงสามารถกําหนดให้แต่ละชี้ทมีสเกลการพิมพ์คนละขนาดได้ โดยใช้สไตล์หน้า กระดาษคนละตัว (ดูเรื่องสไตล์หน้ากระดาษในบทที่ 11 หน้า 143)

10.9 ขอบเขตการพิมพ์((Print Print ranges) เส้นแบ่งหน้าในมุมมองแบ่งหน้า นอกจากใช้แบ่งเนื้อหาออกเป็น หน้าๆแล้ว ยังใช้เป็นตัวกําหนดขอบเขตการพิมพ์ ด้วย เซลล์ที่อยู่ในกรอบของเส้นแบ่งหน้า ก็คืออยู่ในขอบเขตการพิมพ์ เซลล์ที่อยู่นอกเหนือเส้นแบ่งหน้า ก็คืออยู่นอกเหนือขอบเขต การพิมพ์ ซึ่งจะพิมพ์ไม่ออก โดยปกติเมื่อพิมพ์อะไรลงไปในเซลล์ก็จะพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ได้ หมด Calc จะคํานวณขอบเขตการพิมพ์ให้โดย อัตโนมัติ แต่ทั้งนี้เราสามารถกําหนดขอบเขตการพิมพ์ใหม่เองได้ เพื่อกําหนดให้กลุ่มเซลล์นี้พิมพ์ออก กลุ่มเซลล์นี้พิมพ์ไม่ออก เป็นต้น การกําหนดขอบเขตการพิมพ์ ขั้นตอน 1. เลือกกลุ่มเซลล์ที่ต้องการให้อยู่ในขอบเขตการพิมพ์ (กลุ่มเซลล์ที่ไม่ถูกเลือก จะอยู่นอกขอบเขตการพิมพ์)

ภาพที่ 212 : ขั้นตอนที่ 1

2. ไปที่ Format → Print Ranges → Define

ภาพที่ 213 : ผลหลัง ขั้นตอนที่ 2

บทที่ 10 : หน้ากระดาษ

137

การเพิ่มขอบเขตการพิมพ์ ในกรณีที่ต้องการเพิ่มกลุ่มเซลล์ ณ ตําแหน่งอื่นๆเข้ามาในขอบเขตการพิมพ์ สามารถทําได้ดังนี้ ขั้นตอน 1. เลือกกลุ่มเซลล์ที่ต้องการเพิ่มเข้าไปในขอบเขตการพิมพ์

ภาพที่ 214 : ขั้นตอนที่ 1

2. ไปที่ Format → Print Ranges → Add

ภาพที่ 215 : ผลหลัง ขั้นตอนที่ 2

ขอบเขตการพิมพ์ตามภาพที่ 215 เมื่อคลิกปุ่ม ขอบเขตการพิมพ์ทั้ง 2 ส่วน จะอยู่คนละหน้า

(Page preview)บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน เพื่อดูมุมมองก่อนพิมพ์

การล้างขอบเขตการพิมพ์ การล้างขอบเขตการพิมพ์ จะทําให้ไม่มีเซลล์ใดที่พิมพ์ออกเลย ซึ่งสามารถทําได้ดังนี้ ขั้นตอน 1. เลือกเซลล์ใดก็ได้ 2. ไปที่ Format → Print Ranges → Remove

ภาพที่ 216 : หลังใช้คําสั่งล้างขอบเขตการพิมพ์

138

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

การแก้ไขขอบเขตการพิมพ์ ในกรณีที่ต้องการแก้ไขขอบเขตการพิมพ์ ให้ ไปที่ Format → Print Ranges → Edit... จะปรากฎหน้าต่าง Edit print ranges ตามภาพที่ 217(บน) ทีช่ ่อง Print range แสดงตําแหน่งขอบเขตการพิมพ์ซึ่งสามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้ หน้าต่าง Edit print ranges ครอบคุมคําสั่งเกี่ยวกับขอบเขตการพิมพ์ทุกอย่าง สามารถเพิ่ม ลด สร้างใหม่ หรือล้าง ขอบเขตการพิมพ์ ได้ทั้งหมด

ภาพที่ 217 : หน้าต่าง Edit print ranges

10.10 ตั้งชื่อกลุ่มเซลล์ ให้เป็นขอบเขตการพิมพ์ หากชี้ทมีข้อมูลเป็นจํานวนมาก เราสามารถตั้งชื่อ ให้กลุ่มเซลล์ โดยให้ปรากฎอยู่ในคําสั่งเกี่ยวกับขอบเขตการพิมพ์ เพื่อ ความสะดวกในการเลือกพิมพ์ส่วนดังกล่าว (ดูเรื่องการตั้งชื่อกลุ่มเซลล์ในข้อ 5.10 หน้า 62) ขั้นตอน 1. เลือกกลุ่มเซลล์ 2. ไปที่ Insert → Name → Define... จะปรากฎหน้าต่าง Define Name 3. ทีห่ น้าต่าง Define Name 3.1 ตั้งชื่อกลุ่มเซลล์ ทีช่ ่อง Name 3.2 ติ๊กที่กล่องตัวเลือก Print range เพื่อกําหนดให้ชื่อกลุ่มเซลล์ปรากฎอยู่ในคําสั่งเกี่ยวกับขอบเขตการพิมพ์ 4. คลิกปุ่ม Add เพื่อเพิ่มชื่อกลุ่มเซลล์เข้าในรายการชื่อกลุ่มเซลล์

ภาพที่ 218 : ขั้นตอนการตั้งชื่อให้กลุ่มเซลล์ให้เป็นขอบเขตการพิมพ์

บทที่ 10 : หน้ากระดาษ

139

หลังตั้งชื่อกลุ่มเซลล์ตามขั้นตอนในข้างต้น ชื่อของกลุ่มเซลล์ดังกล่าวจะปรากฎอยู่ในหน้าต่าง Edit Print Ranges เพื่อ ให้เลือกกลุ่มเซลล์ดังกล่าว มาเป็นขอบเขตการพิมพ์ได้ง่ายๆ ไปที่ Format → Print Ranges → Edit... คลิกที่ช่อง Print Range จะปรากฎชื่อกลุ่มเซลล์ที่ตั้งไว้

ภาพที่ 219 : ชื่อกลุ่มเซลล์ปรากฎอยู่ในหน้าต่าง Edit Print Ranges

10.11 การพิมพ์แถวหรือสดมน์ซํ้าทุกหน้า ภาพที่ 220 เมื่อสั่งพิมพ์ตารางคํานวณ ปรากฎว่ามีหัวตารางอยู่ที่หน้า 1 เพียงหน้าเดียว หน้า 2,3,4... ไม่มีหัวตาราง โปรแกรมจะไม่รู้ว่าตรงไหนเป็นหัวตาราง และไม่รู้ว่าต้องพิมพ์ซํ้าตรงไหน หากเราไม่กําหนดให้

ภาพที่ 220 : หัวตารางไม่ถูกพิมพ์ซํ้า

การกําหนดให้พมิ พ์ซํ้าหัวตารางในทุกๆหน้า ก็คือ การกําหนดให้พิมพ์ซํ้าแถวใดๆ หรือสดมน์ๆ ในทุกหน้านัน่ เอง ขั้นตอนการกําหนดให้พิมพ์หัวตารางทุกหน้า 1. ไปที่ Format → Print Ranges → Edit... จะปรากฎหน้าต่าง Edit Print Ranges 2. กําหนดแถวหรือสดมน์ที่จะพิมพ์ซํ้า ซึ่งสามารถกําหนดได้ 2 วิธี วิธีที่ 1 : พิมพ์ตําแหน่งแถวหรือสดมน์ลงไปตรงๆ เช่น $1 = แถวที่ 1, $1:$3 = แถวที่ 1 ถึง 3, $A = สดมน์ A, $A:$D = สดมน์ A ถึง D วิธีที่ 2 : คลิกภายในกรอบพิมพ์ตําแหน่งแถวหรือสดมน์ก่อน จากนั้นเลือกเซลล์บนพื้นที่ทํางาน จะเป็นการพิมพ์ ตําแหน่งแถวหรือสดมน์อัตโนมัติ 3. คลิกปุ่ม OK

140

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 221 : ขั้นตอนการให้พิมพ์ซํ้าหัวตารางทุกหน้า

เมื่อกําหนดเสร็จแล้ว สามารถดูผลโดยคลิกที่ปุ่ม

(Page preview)บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน เพื่อดูในมุมมองก่อน

พิมพ์

10.12 ขึ้นหน้าใหม่แบบกําหนดเอง หนดเอง(Page (Page Break) คําสั่ง Page break ใช้สําหรับแบ่งหน้าใหม่ มักใช้สําหรับซอยเนื้อหาในชี้ทออกเป็นหน้าๆ การกําหนดตําแหน่งขึ้นหน้าใหม่ ขั้นตอน 1. เลือกตําแหน่งที่ต้องการขึ้นหน้าใหม่ โดยคลิกที่หัวแถวหรือหัวสดมน์ 2. ไปที่ Insert → Manual Break → Row Break หรือ Column Break จะปรากฎเส้นแบ่งหน้า ณ ตําแหน่งที่เลือก การลบเส้นแบ่งหน้าที่สร้างเอง ขั้นตอน 1. เลือกคร่อมหัวแถวหรือหัวสดมน์บริเวณที่มีเส้นแบ่งหน้า 2. ไปที่ Edit → Delete Manual Break

บทที่ 10 : หน้ากระดาษ

141

142

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 11 : สไตล์หน้ำกระดำษ

11.1 สไตล์หน้ากระดาษ กระดาษคืคืออะไร สไตล์ (Styles) คือ รูปแบบขององค์ประกอบที่ถูกบันทึกไว้ เพื่อที่จะนํามาใช้กับองค์ประกอบประเภทเดียวกันในภาย หลัง เพื่ออํานวยความสะดวกในการจัดรูปแบบที่ไม่ต้องทําซํ้ากระบวนการเดิมตั้งแต่ต้น สไตล์ใน Calc มีอยู่ 2 ประเภท(Categories) แต่ละประเภทหมายถึง องค์ประกอบใน Calc ที่สามารถบันทึกเป็นสไตล์ ได้ สไตล์ 2 ประเภทนั้นก็คือ สไตล์เซลล์ (Cell Styles) เป็นสไตล์ที่ใช้กับรูปแบบของเซลล์ และ สไตล์หน้ากระดาษ (Page styles) เป็นสไตล์ที่ใช้กับรูปแบบของหน้ากระดาษ (สไตล์เซลล์ อธิบายไว้ในบทที่ 8 หน้า 111) จากความหมายของสไตล์ สไตล์หน้ากระดาษ (Page styles) จึงหมายถึงรูปแบบของหน้ากระดาษที่ถูกบันทึกไว้ ซึ่ง สามารถนํามาใช้จัดรูปแบบหน้ากระดาษให้เป็นแบบเดียวกัน โดยที่ไม่ต้องทําซํ้ากระบวนการเดิม (กด <F11> = เปิดหน้าต่างลอย Styles and Formatting )

ภาพที่ 222 : หน้าต่าง Style and Formatting

จุดเด่นของการใช้สไตล์อีกประการก็คือ เมื่อปรับแต่งสไตล์ จะมีผลย้อนหลัง ต่อเซลล์หรือหน้ากระดาษที่ใช้สไตล์ดัง กล่าวด้วย(ดูตัวอย่างในข้อ 8.5 หน้า 115) ฉะนั้น หากต้องการทําอะไรที่เป็นรูปแบบเหมือนๆกัน เช่น พื้นหลังเซลล์เหมือนกัน เป็นต้น ต่อมาเมื่อจําเป็นต้องปรับแก้(ซึ่งเกิดบ่อยมาก) หากจุดดังกล่าวใช้สไตล์กํากับรูปแบบ ให้ปรับแก้ที่สไตล์ครั้งเดียวจบ

11.2 การสร้างงสไตล์ สไตล์หน้ากระดาษ การสร้างสไตล์หน้ากระดาษ จะต้องจัดหน้ากระดาษไว้เป็นต้นแบบก่อน จากนั้นจึงสร้างสไตล์หน้ากระดาษจากต้นแบบ สําคัญที่ต้องเลือกต้นแบบและเลือกประเภทของสไตล์ที่จะสร้างให้ถูก หน้ากระดาษต้นแบบ จริงๆแล้วก็คือ สไตล์หน้ากระดาษต้นแบบ เพราะเมื่อไปที่คํา สั่ง Format → Page... เพื่อจัดรูปแบบหน้ากระดาษ จะ ปรากฎหน้าต่าง Page Style : (ชื่อสไตล์ ) บ่อบอกว่า เป็นการตั้งค่าให้กับ สไตล์หน้ากระดาษ ซึ่งปกติ การจัดหน้ ากระดาษครั้งแรก จะจัดให้กับสไตล์ ภาพที่ 223 : ชื่อสไตล์หน้ากระดาษที่แถบบอกสถานะ หน้ากระดาษ Default ซึ่งเป็นสไตล์หน้ากระดาษที่ Calc มีมาให้ตั้งแต่ต้น และเริ่มต้น Calc ได้ใส่สไตล์หน้ากระดาษ Default ให้กับทุกชี้ทไว้แล้ว สังเกตุชื่อสไตล์หน้ากระดาษได้ที่แถบบอกสถานะ ขั้นตอนการสร้างสไตล์หน้ากระดาษ 1. ไปที่ Format → Page... จากนั้น ตั้งค่าหน้ากระดาษให้เรียบร้อย เพื่อสร้างเป็นหน้ากระดาษต้นแบบ 2. คลิกเลือกเซลล์ใดก็ได้ในหน้ากระดาษต้นแบบ 3. กด <F11> เพื่อเปิดหน้าต่าง Styles and Formatting 4. ที่หน้าต่าง Styles and Formatting 4.1 คลิกปุ่ม (Page Styles) 4.2 คลิกปุ่ม (New Style from Selection) จะปรากฎหน้าต่างมาให้ตั้งชื่อสไตล์

144

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

5. ตั้งชื่อสไตล์หน้ากระดาษ 6. คลิกปุ่ม OK จะปรากฎชื่อสไตล์ที่ตั้งไว้ในหน้าต่าง Styles and Formatting

ภาพที่ 224 : ขั้นตอนการสร้างสไตล์หน้ากระดาษ

11.3 การใช้งานสไตล์หน้ากระดาษ 1 ชี้ท สามารถใช้ได้ 1 สไตล์หน้ากระดาษเท่านั้น แต่ 1 สไตล์หน้ากระดาษสามารถใส่ให้กับกี่ชี้ทก็ได้

ภาพที่ 225 : 1 ชีท้ สามารถใช้ได้ 1 สไตล์หน้ากระดาษ

การใส่สไตล์หน้ากระดาษให้กับชี้ท มีขั้นตอนเหมือนกับการใส่สไตล์เซลล์ให้กับเซลล์(ตามที่อธิบายไว้ในข้อ 8.3 หน้า 114) ขั้นตอนคร่าวๆ ก็คือ เมื่อสร้างสไตล์เสร็จแล้ว ให้เลือกชี้ท ปลายทาง จากนั้นให้ดับเบิ้ลคลิก ที่ชื่อสไตล์หน้ากระดาษใน หน้าต่าง Styles and Formatting ชี้ทดังกล่าวก็จะมีการจัดหน้ากระดาษรูปแบบเดียวกับสไตล์หน้ากระดาษที่ใช้

11.4 ชี้ทหนึ่งเป็นแนวตั้ง ชี้ดหนึ่งเป็นแนวนอน ตัวอย่างต่อไปนี้ เป็นการใช้สไตล์หน้ากระดาษในการจัดหน้ากระดาษ ให้กับชี้ท โดยให้ชี้ทหนึ่งจัดหน้ากระดาษแบบแนว นอน อีกชี้ทหนึ่งจัดหน้ากระดาษแบบแนวตั้ง บทที่ 11 : สไตล์หน้ากระดาษ

145

ขั้นตอนการสร้างสไตล์หน้ากระดาษเตรียมไว้ 1. ที่ชี้ทใดก็ได้ ไปที่ Format → Page... จากนั้นจัดรูปแบบหน้ากระดาษให้เป็นแนวตั้ง 2. สร้างสไตล์หน้ากระดาษ จากต้นแบบในข้อ 1. โดยตั้งชื่อว่า WK_page_Port 3. สร้างสไตล์หน้ากระดาษ จากต้นแบบในข้อ 1. อีกครั้งหนึ่ง โดยตั้งชื่อว่า WK_page_Land

ภาพที่ 226 : ขั้นตอนที่ 1, 2 และ 3

ณ ตอนนี้มี 2 สไตล์ แต่ทั้ง WK_page_Port และ WK_page_Land มีการจัดหน้ากระดาษแบบเดียวกัน เพราะสร้า ง มาจากต้นแบบเดียวกัน(ก็คือ จากสไตล์หน้ากระดาวษ Defalut) ฉะนั้น ต้องแก้ไขสไตล์หน้ากระดาษ WK_page_Land ให้มี การจัดหน้ากระดาษแบบแนวนอน 4. ทีห่ น้าต่าง Styles and Formatting คลิกเม้าส์ขวาที่สไตล์ WK_page_Land → Modify... จะปรากฎหน้าต่าง Page Style : WK_page_Land 5. ที่หน้าต่าง Page Style : WK_page_Land แก้การจัดหน้ากระดาษให้เป็นแนวนอน

ภาพที่ 227 : ขั้นตอนที่ 4 และ 5

สุดท้าย ก็จะได้สไตล์หน้ากระดาษมา 2 ตัว ที่มีการจัดหน้ากระดาษแบบแนวตั้งและแบบแนวนอน ขั้นตอนการใส่สไตล์หน้ากระดาษให้กับชี้ท 1. คลิกเลือกชี้ทที่ 1 2. ทีห่ น้าต่าง Styles and Formatting ดับเบิ้ลคลิกที่ สไตล์หน้ากระดาษ WK_page_Port 3. คลิกเลือกชี้ทที่ 2 4. ทีห่ น้าต่าง Styles and Formatting ดับเบิ้ลคลิกที่ สไตล์หน้ากระดาษ WK_page_Land

146

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 228 : ขั้นตอนที่ 1 และ 2

ภาพที่ 229 : ขั้นตอนที่ 3 และ 4

เมื่อสั่งพิมพ์ หรือ คลิกทีป่ ุ่ม (Page preview)บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน เพื่อดูในมุมมองก่อนกพิมพ์ ก็จะเห็นว่าชีท้ ที่ 1 และ 2 มีการวางแนวหน้ากระดาษคนละแนว

ภาพที่ 230 : ผลหลังจากสั่งพิมพ์เป็นไฟล์

บทที่ 11 : สไตล์หน้ากระดาษ

147

ไม่เพีย งแต่การกํา หนดหน้ากระดาษแนวตั้งให้กับชี้ทหนึ่ง กํา หนดหน้ากระดาษแนวนอนให้กับอีกชี้ทหนึ่ง เท่านั้น คุณสมบัติอะไรก็ตามที่มีในหน้าต่าง Page Style : (ชื่อสไตล์) สามารถกําหนดแยกให้กับแต่ละชี้ทได้ โดยใช้สไตล์หน้ากระดาษที่ แตกต่างกัน

148

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 12 : กำรพิมพ์และส่งออก

12.1 การ การตัตั้งค่าการ การพิพิมพ์ การพิมพ์เอกสาร ให้ไปที่ File → Print… หรือกด <Ctrl><P> จะปรากฎหน้าต่าง Print แท็บ General : ใช้กําหนดจํานวนหน้า, กําหนดให้พิมพ์ทุกชี้ทหรือพิมพ์เฉพาะชี้ทที่ถูกเลือก, กําหนดจํานวนชุดที่จะ พิมพ์ เป็นต้น

ภาพที่ 231 : แท็บ General

แท็บ LibreOffice Calc : มีกล่องตัวเลือกเดียวให้ติ๊ก เป็นการกําหนดให้พิมพ์หน้าที่ว่างด้วยหรือไม่? ภาพที่ 232 : แท็บ LibreOffice Calc

แท็บ Page Layout : ใช้กําหนดรูปแบบการวางหน้ากระดาษ เช่น พิมพ์ 1, 2, 4, ถึง 16 หน้าใน 1 หน้ากระดาษ เป็นต้น

ภาพที่ 233 : แท็บ Page Layout

แท็บ Options : ใช้กําหนดตัวเลือกอื่นๆ เช่น กล่องตัวเลือก Print to file จะพิมพ์เอกสารออกมาเป็นไฟล์ เหมาะกับ การทดสอบก่อนพิมพ์จริง เป็นต้น

ภาพที่ 234 : แท็บ Options

150

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

12.2 การส่งออกเป็นไฟล์ PDF ปุ่ม (Export Directly as PDF )บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน ใช้ ส่งออก(Exoport) เป็นไฟล์ PDF แบบด่วน ตาม การตั้งค่าหน้ากระดาษ หากต้องการส่งออกเป็น ไฟล์ PDF โดยกํา หนดรายละเอียดต่างๆ เช่น จํา นวนหน้า , หน้าที่จะพิมพ์ , ให้ไปที่ File → Export as PDF... จะปรากฏหน้าต่าง PDF Options ให้กําหนดรายละเอียดต่างๆ

ภาพที่ 235 : หน้าต่าง PDF Options

แท็บ General กรอบ Range : ใช้กําหนดจํานวนหน้าที่จะส่งออก กรอบ Images : ใช้กําหนดคุณภาพของภาพ (Lossless compression= บีบอัดโดยไม่ลดคุณภาพ) กรอบ Watermark : ใช้พิมพ์ข้อความลายนํ้า ลงบนหน้ากระดาษ ให้ติ๊กที่กล่องตัวเลือก Sign with Watermark จาก นั้นพิมพ์ข้อความลงในช่อง Watermark Text แท็บ Initial ใช้กําหนดมุมมองเริ่มต้นเมื่อเปิดไฟล์ PDF กรอบ Panes : ใช้กําหนดให้แสดงอะไรบ้างในครั้งแรกที่เปิด เช่น เอกสาร(Page) เอกสารขนาดเล็ก (Thrumbnails) หรือ ที่ขนั้ หนังสือ(Bookmark) กรอบ Magnification : ใช้กําหนดการซูมหน้ากระดาษในครั้งแรกที่เปิด กรอบ Page layout : ใช้ กํา หนดการวางหน้ า กระดาษในครั้ ง แรกที่ เ ปิ ด เช่ น Single Page(เรี ย งหน้ า เดี ย ว), Continuous(เรียงหน้าแบบต่อเนื่องกันลงมา) เป็นต้น แท็บ User Interface ใช้กําหนดโปรแกรมอ่านไฟล์ PDF ให้แสดงผลอย่างไร แท็บ Link ใช้กําหนดรายละเอียดเกี่ยวกับลิงค์ ในกรณีที่มีการสร้างลิงค์ไว้ แท็บ Security ใช้กําหนดการป้องกันไฟล์ PDF ซึ่งสามารถเลือกการป้องกันได้หลายประการ เช่น ป้องกันการเปิด ไฟล์, ป้องกันการพิมพ์, ป้องกันการแก้ไข เป็นต้น

บทที่ 12 : การพิมพ์และส่งออก

151

12.3 การ การป้ป้องกันไฟล์ PDF การส่งออกเอกสารเป็นไฟล์ PDF สามารถตั้งการป้องกันเอกสาร PDF ได้ด้วย โดยสามารถเลือกการป้องกันได้หลาย ประการ ขั้นตอนการส่งออกเอกสารเป็นไฟล์ PDF โดยมีการป้องกันไฟล์ 1. ไปที่ File → Export as PDF... จะปรากฏหน้าต่าง PDF Options 2. ที่แท็บ Security คลิกทีป่ ุ่ม Set Password จะปรากฎหน้าต่างให้ใส่รหัสป้องกัน 3. ตั้งรหัส โดยรหัสมีอยู่ 2 ชุด ก็คือ - ชุดแรก(กรอบ Set Open Password) เป็นรหัสสําหรับการเปิดไฟล์ - ชุดที่สอง(กรอบ Set permission password) เป็นรหัสสําหรับการแก้ไขไฟไล์ 4. คลิกทีป่ ุ่ม OK จะกลับมาที่หน้าต่าง PDF Options 5. ที่หน้าต่าง PDF Options กําหนดระดับการอนุญาต ที่กรอบ Print กําหนดการอนุญาตการพิมพ์ ที่กรอบ Change กําหนดระดับการอนุญาตการแก้ไขเอกสาร 6. คลิกทีป่ ุ่ม Export เอกสารจะถูกส่งออกและถูกป้องกันด้วยรหัสที่ได้ตั้งไป

ภาพที่ 236 : ขั้นตอนการส่งออกเอกสารเป็นไฟล์ PDF โดยมีการป้องกัน

152

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 13 : กำรเรียงและกรองข้อมูล

13.1 การเรียงลําดับข้อมูล (Sorting) การเรียงลําดับข้อมูล ก็คือการเรียงข้อมูลตามค่าของข้อมูล เช่น เรียงจากค่าน้อยไปมาก จากตัวอักษรก่อนไปหลัง หรือในทางตรงกันข้าม เป็นต้น การเรียงลําดับจะต้องมีคีย์ คีย์ ก็คือ สดมน์ที่ใช้เป็นเกณฑ์ในการเรียง โดยข้อมูลจะถูกเรียงในสดมน์ที่เป็นคีย์ก่อน จาก นัน้ ข้อมูลในสดมน์อื่นๆที่อยู่ในแถวเดียวกับคีย์ ก็จะย้ายตามคีย์ไป คีย์มีได้หลายตัว ข้อมูลจะถูกเรียงตามของคีย์ที่ 1 ก่อน จากนั้นในกรณีที่คีย์ที่ 1 มีข้อมูลซํ้ากัน ก็จะจัดเรียงตามคีย์ที่ 2 และถ้าคีย์ที่ 2 ซํ้ากันอีก ก็จะจัดเรียงตามคีย์ที่ 3 เป็นอย่างนี้ไปเรื่อยๆ แต่ถ้าข้อมูลในคีย์ที่ 1 ไม่ซํ้ากัน คีย์ที่ 2 จะไม่ถูกใช้ การเรียงลําดับข้อมูลมี 2 วิธหี ลักๆ ดังต่อไปนี้ หกดหกด การเรียงลําดับข้อมูลวิธีที่ 1 : ใช้ปุ่ม (Sort Ascending) และ ปุ่ม (Sort Descending) ขั้นตอน 1. คลิกเลือกเซลล์ในตารางข้อมูล โดยตําแหน่งที่คลิกจะเป็นคีย์ (โปรแกรมจะคํานวณขอบเขตตารางข้อมูลที่จะนํามาจัดเรียง โดยดูจากเซลล์ที่มีข้อมูลติดกัน) หรือจะเลือกทั้งตารางก็ได้ เพื่อความมั่นใจว่าได้เลือกครอบคลุมข้อมูลทั้งหมด โดยแอ็คทีฟเซลล์จะเป็นคีย์ 2. คลิกปุ่มต่อไปนี้(บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน) เพื่อเรียงข้อมูลในทันที - ปุ่ม (Sort Ascending) เรียงจากน้อยไปมาก หรือจากตัวอักษรก่อนไปหลัง เช่น 1,2,3... หรือ ก,ข,ค,...

- ปุ่ม (Sort Descending) เรียงจากมากไปน้อย หรือจากตัวอักษรหลังไปก่อนหน้า เช่น 3,2,1... หรือ ค,ข,ก,...

ภาพที่ 237 : เรียงข้อมูลโดยใช้ปุ่ม Sort Ascending

การจัดเรียงด้วยวิธีนี้เร็ว แต่มีข้อจํากัด ก็คือ มีเพียงคีย์เดียว และบางครั้งวิธนี ี้ แถวแรกก็ไม่ถูกนํามาจัดเรียง เป็นเพราะ โปรแกรมจะตรวจสอบแถวแรกอย่างอัตโนมัติว่า เป็นหัวตารางหรือ ไม่? หากโปรแกรมตรวจสอบว่าเป็น แถวแรก จะไม่ถูกนํามา จัดเรียง ซึ่งบางครั้งการตรวจสอบของโปรแกรมก็ไม่ตรงกับสิ่งที่เราต้องการ อย่างไรก็ดี วิธีนี้มีดีที่เร็ว

154

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

การเรียงลําดับข้อมูลวิธีที่ 2 : ใช้หน้าต่าง Sort วิธนี ี้กําหนดเงื่อนไขในการจัดเรียงได้มากกว่า เหมาะกับการเรียงลําดับข้อมูลที่มีปริมาณมาก มีขั้นตอนดังต่อไปนี้ ขั้นตอน 1. คลิกเลือกเซลล์ใดก็ได้ ในตารางข้อมูล (โปรแกรมจะคํานวณขอบเขตของตารางข้อมูลที่จะนํามาจัดเรียง โดยดูจากเซลล์ที่มีข้อมูลติดกัน) 2. ไปที่ Data → Sort... จะปรากฏหน้าต่าง Sort 3. ทีห่ น้าต่าง Sort แท็บ Sort Criteria เลือกคีย์ ตามภาพที่ 238 ชื่อคีย์เป็นชื่อที่มาจากหัวตาราง เพราะโปรแกรมตรวจสอบให้โดยอัตโนมัติ แต่เราสามารถยกเลิก หรือกําหนดได้เองว่าแถวบนสุดเป็นหัวตารางหรือเปล่า โดยไปทีแ่ ท็บ Options ดูทกี่ ล่องตัวเลือก Range contains column labels หากถูกติ๊ก แถวบนสุดเป็นหัวตาราง ซึง่ ไม่ถูกนํามาจัดเรียงด้วย 4. คลิกปุ่ม OK

ภาพที่ 238 : เรียงข้อมูลโดยใช้หน้าต่าง Sort

แท็บ Options ในหน้าต่าง Sort ใช้กําหนดเงื่อนไขอื่นๆในการเรียง ตัวที่น่าสนใจก็คือ กรอบ Direction : ใช้กําหนดทิศทางการเรียง การเรียงโดยปกติเป็นการ เรียงแถว แต่เราสามารถเลือกให้เรียงตามสดมน์ได้ โดยติ๊กที่ตวั เลือกวงกลม Left to right (Sort columns) คีย์ที่ใช้เรียง ก็จะเปลี่ยนเป็นคีย์แถว

บทที่ 13 : การเรียงและกรองข้อมูล

155

กล่องตัวเลือก Enable natural sort : ตัวเลือกนี้ต้องอธิบายโดยยก ตัวอย่าง ในกรณีที่มีข้อมูล เช่น A0, A1, A2, ..., A20 เมื่อจัดเรียงตามปกติ จะได้ผลตามภาพที่ 239(ซ้าย) แต่ถ้าติ๊กที่กล่องตัวเลือก Enable natural sort ผลการจัดเรียงจะ เปลี่ ย นไป ได้ ผ ลตามภาพที่ 239(ขวา) ซึ่ ง เป็ น ลํา ดั บ ที่ ดู แ ล้ ว สั ม ผั ส ได้ ว่ า ข้อมูลแบบนี้ เมื่อจัดเรียง ควรจะต้องเป็นอย่างนี้ Enable natural sort มีบั๊กเล็กน้อย

23

Enable natural sort มีบั๊กเล็กน้อย ใช้ได้บ้างไม่ได้บ้าง ให้เปลี่ยน ทิศทางการเรียงทุกครั้ง(Ascending หรือ Desending) เมื่อใช้ Enable natural sort จึงจะเห็นผล ภาพที่ 239 : เรียงแบบปกติและแบบ Natural Sort

24

เลือกคีย์ได้มากกว่า 3 คีย์

ที่หน้าต่าง Sort มีช่องให้เลือกคีย์เพียง 3 ตัว แต่จริงๆ แล้ว สามารถเลือกได้มากกว่า 3 ทั้งนี้ต้องเลือกคีย์ทั้ง 3 ให้เต็มก่อน ช่องเลือกคีย์ที่ 4 จึงจะปรากฎ และเมื่อเลือก คีย์ที่ 4 ช่องเลือกคีย์ที่ 5 ก็จะปรากฎ เป็นอย่างนี้ไป เรื่อยๆ ภาพที่ 240 : คีย์ที่ 4 ปรากฎ

13.2 การแทรก การแทรกแถว แถวเว้ เว้นแถว แถวจํจํานวนมาก การแทรกแถวทีละแถวเป็นเรื่องง่าย แต่ถ้าต้องแทรกแถวเว้นแถวจํานวน 400 500 หรือ 1000 บรรทัด คงไม่ใช่เรื่อง ง่ายถ้าแทรกโดยใช้วิธีตามปกติ การแทรกแถวเว้นแถว สามารถใช้เทคนิคการจัดเรียงเข้ามาช่วยได้ ซึ่งจะช่วยให้งานง่ายขึ้นมาก ขั้นตอนการแทรกแถวเว้นแถว 1. แทรกสดมน์ไว้ด้านหน้าตารางข้อมูล 2. พิมพ์ตวั เลขเรียงลําดับ 1,2,3...ที่สดมน์ดังกล่าวจนถึงแถวสุดท้าย

ภาพที่ 241 : ขั้นตอนที่ 1-2

156

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

3. คัดลอกเลขลําดับทั้งหมด วางต่อลงมาที่สดมน์เดียวกัน

ภาพที่ 242 : ขั้นตอนที่ 3

4. เรียงลําดับข้อมูลจากน้อยไปมาก โดยใช้สดมน์ตัวเลขเรียงลําดับเป็นคีย์ (คลิกที่เซลล์ใดก็ได้ในสดมน์ตัวเลข จากนั้นคลิกที่ปุ่ม (Sort Ascending)บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน)

ภาพที่ 243 : ขั้นตอนที่ 4

13.3 การกรองข้อมูลโดยใช้ตัวกรองอัตโนมัติ(AutoFilter AutoFilter)) การกรองข้อมูล คือ กระบวนการซ่อนข้อมูลบางส่วนให้เหลือแสดงเฉพาะข้อมูลที่อยู่ในเงื่อนไขเท่านั้น การกรองข้อมูล โดยใช้ตวั กรองอัตโนมัติ(AutoFilter) เป็นการกรองข้อมูลแบบตรงไปตรงมา อยากดูอะไรก็เลือกกรองดูตัวนั้น การใส่ปุ่มตัวกรองอัตโนมัติ 1. คลิกเลือกเซลล์ใดก็ได้ในตารางข้อมูล (โปรแกรมจะคํานวณขอบเขตตารางข้อมูล โดยดูจากเซลล์ที่มีข้อมูลติดกัน)

ภาพที่ 244 : ขั้นตอนที่ 1

2. ไปที่ Data → Filter → AutoFilter จะปรากฎปุ่มตัวกรอง( )ที่หัวตารางในทุกสดมน์

ภาพที่ 245 : ขั้นตอนที่ 2

หลังมีปุ่มตัวกรองแล้ว ก็พร้อมใช้งาน

บทที่ 13 : การเรียงและกรองข้อมูล

157

การใช้งานตัวกรองอัตโนมัติ 1. คลิกปุ่มตัวกรอง( )จะปรากฎเมนูรายการที่ใช้กําหนดเงื่อนไขการกรอง ซึ่งแบ่งเป็น 2 ส่วน ตามภาพที่ 246 ส่วนบน คือเมนูรายการมาตรฐานทุกปุ่มตัวกรองมีเหมือนกันหมด ส่วนล่าง เป็นรายการข้อมูลในสดมน์

ภาพที่ 246 : การใช้งานตัวกรองอัตโนมัติขั้นตอนที่ 1

2. กําหนดเงื่อนไขการกรอง โดยคลิกเลือกสิ่งที่ต้องการดูจากเมนูรายการ 3. คลิกทีป่ ุ่ม OK ก็จะได้ผลการกรอง ข้อมูลที่ไม่อยู่ในเงื่อนไขจะถูกซ่อน

ภาพที่ 247 : การใช้งานตัวกรองอัตโนมัติขั้นตอนที่ 2-3

158

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

การยกเลิกการกรอง วิธีที่ 1 : คลิกที่ปุ่มตัวกรองที่มีจุดสีนํ้าเงิน( ) จุดสีนํ้าเงินบ่งบอกว่าสดมน์ดังกล่าวถูกกรองอยู่ จากนั้นติ๊กที่ กล่องตัว เลือก All วิธีที่ 2 : เลือกเซลล์ใดก็ได้ในตารางข้อมูล จากนั้นไปที่ Data → Filter → AutoFilter จะเป็นการยกเลิกการกรอง ทั้งหมด พร้อมเอาปุ่มตัวกรองออกไป

13.4 การกรองข้อมูลโดยใช้ตัวกรองมาตรฐาน กรองมาตรฐาน((Standard Filter Filter)) ตัวกรองมาตรฐาน ใช้กรองข้อมูลโดยสามารถ กําหนดเงื่อนไขที่พิเศษกว่าตัวกรองอัตโนมัติ เช่น สามารถกําหนดเงื่อนไข มากกว่าน้อยกว่า, คําขึ้นต้น, คําลงท้าย และยังสามารถกรองโดยใช้หลายเงื่อนไขได้ เป็นต้น ขั้นตอนการกรองโดยใช้ตัวกรองมาตรฐาน 1. คลิกเลือกเซลล์ใดก็ได้ในตารางข้อมูล (โปรแกรมจะคํานวณขอบเขตตารางข้อมูล โดยดูจากเซลล์ที่มีข้อมูลติดกัน) 2. ไปที่ Data → Filter → Standard filter... จะปรากฎหน้าต่าง Standard filter ( หรือ คลิกที่ปุ่มตัวกรอง → Standard filter... ) 3. ทีห่ น้าต่าง Standard filter กําหนดเงื่อนไขการกรอง ภาพที่ 248 เงื่อนไขการกรองก็คือ ดูเฉพาะรายการที่มี ราคา/หน่วย อยู่ระหว่าง 150-200 (ราคา/หน่วย >=150 และ ราคา/หน่วย <=200) 4. คลิกที่ปุ่ม OK

ภาพที่ 248 :ขั้นตอนการกรองโดยใช้ตัวกรองมาตรฐาน

บทที่ 13 : การเรียงและกรองข้อมูล

159

ภาพที่ 249 เป็นรายละเอียดของคุณสมบัติต่างๆในหน้าต่าง Standard Filter

ภาพที่ 249 : คุณสมบัติต่างๆในหน้าต่าง Standard Filter

ช่อง Condition : ใช้กําหนดเงื่อนไขการกรอง ซึง่ แบ่งเป็น 3 กลุ่ม กลุ่มที่ 1 ใช้เปรียบเทียบค่า ตัวเลข กลุ่มที่ 2 ใช้กรอง ดูค่าสูงสุดตํ่าสุด กลุ่มที่ 3 ที่ใช้กรองข้อความ เช่น กรองดูข้อความที่ขึ้นต้นด้วย “การ” เป็นต้น การกรองข้อความ เงื่อนไขที่มีให้เลือก ก็คือ Contains(ประกอบด้วย), Does not contain(ไม่ประกอบด้วย), Begins with(เริ่มต้นด้วย), Does not begin with(ไม่เริ่มต้นด้วย), Ends with(ลงท้ายด้วย), Does not end with(ไม่ลงท้ายด้วย) ภาพที่ 250 เป็นตัวอย่างกรองข้อมูลที่ขึ้นต้นคําว่า “การ”

ภาพที่ 250 : กรองดูข้อมูลในสดมน์รายการที่ขึ้นต้นด้วยคําว่า “การ”

160

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

การกรองโดยใช้ Regular expression (สัญลักษณ์แทนข้อความ) ค่า ในช่อง Value ที่ใช้ กํา หนดการกรองสามารถใส่ เป็น Regular expression ได้ (สัญ ลักษณ์ แ ทนข้อความ) โดย Regular expression ที่ใช้กับการกรอง ก็คือ “.*”(จุดและดอกจัน) แทนข้อความอะไรก็ได้ ตารางด้านล่าง เป็นตัวอย่างการใช้ Regular expression ในการกรองข้อความ สิง่ ที่ต้องการค้นหา

Condition

Value

ขึ้นต้นด้วย “สม”

=

^สม.* (ไม่ใส่ ^ ก็ได้)

ลงท้ายด้วย “สม”

=

.*สม$ (ไม่ใส่ $ ก็ได้)

มีคําว่า “สม” (ตรงไหนก็ได้)

=

.*สม.*

ภาพที่ 251 เป็นตัวอย่างการกรองคําทีข่ ึ้นต้นด้วยคําว่า “การ” โดยใช้ Regular expression

ภาพที่ 251 : กรองดูข้อมูลในสดมน์รายการที่ขึ้นต้นด้วยคําว่า “การ” โดยใช้ Regular expression

การกรองข้อมูลซํ้าออก กล่องตัวเลือก No Duplication (ในกรอบ Option อ๊อพชั่นในหน้าต่าง Standard filter) ใช้กรองผลการกรองอีกครั้ง หนึ่ง โดยจะกรองแถวที่มีข้อมูลซํ้ากันออก ตัวอย่าง ตารางข้อมูลในภาพที่ 252 แถวที่ 11 และ 12 มีข้อมูลซํ้ากันทุกสดมน์

ภาพที่ 252 : แถวที่มีข้อมูลซํ้ากันทุกสดมน์

บทที่ 13 : การเรียงและกรองข้อมูล

161

เมื่อกรองโดยกํา หนดเงื่อนไขตามภาพที่ 253 และ ติ๊กที่กล่องตัวเลือก No Duplication แถวที่มีข้อมูลซํ้า กันจะถูก กรองออกไป แม้จะอยู่ในเงื่อนไขการกรองก็ตาม

ภาพที่ 253 : กรองข้อมูลซํ้ากันออก

กรองเพื่อหารายการที่ไม่ซํ้า การกรองข้อมูลซํ้ากันออก สามารถนํามาประยุกต์ใช้ในการหารายการในสดมน์ที่ไม่ซํ้ากันได้ ตัวอย่างตามภาพที่ 254 ต้องการหาว่าในสดมน์หมวด มีรายการอะไรบ้าง(ที่ไม่ซํ้ากัน) ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้ ขั้นตอน 1. คัดลอกเฉพาะสดมน์ที่ต้องการหารายการที่ไม่ซํ้ากัน ไปไว้ยังชี้ทใหม่ 2. กรองข้อมูลในชี้ทใหม่ โดยกําหนดเงื่อนไขการกรองตามภาพที่ 254 3. คลิกปุ่ม OK

ภาพที่ 254 : ขั้นตอนการกรองเพื่อหารายการในสดมน์ที่ไม่ซํ้ากัน

162

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

13.5 การกรองข้อมูลโดยใช้ตัวกรองขั้นสูง(Advance (Advancedd Filter) ตัวกรองขั้นสูง ชื่ออาจชวนให้คิดว่าใช้งานยาก แต่จริงๆแล้วใช้งานไม่ยาก การใช้งานคล้ายกับตัวกรองมาตรฐาน ต่าง กันเพียง ตัวกรองขั้นสูงสามารถกําหนดเงื่อนไขการกรองลงในชี้ทได้เลย การใช้งานตัวกรองขั้นสูง ประกอบไปด้วย ตารางข้อมูล และ ตารางเงื่อนไข โดยตารางเงื่อนไขต้องมีหัวตารางเหมือน กับตารางข้อมูล เงื่อนไขจะถูกกําหนดลงในตารางเงื่อนไข เมื่อองค์ประกอบพร้อมแล้ว ก็สามารถใช้การกรองขั้นสูงได้เลย ตาม ตัวอย่างดังต่อไปนี้ ขั้นตอนการใช้งานตัวกรองขั้นสูง 1. สร้างตารางเงื่อนไขว่างๆ ให้มีหัวตารางเหมือนกับตารางข้อมูล (สร้างไว้ที่ไหนก็ได้ ตามภาพที่ 255 สร้างตารางเงื่อนไขไว้ด้านบนตารางข้อมูล) 2. ใส่เงื่อนไขการกรอง ลงในตารางเงื่อนไข

ภาพที่ 255 : ขั้นตอนที่ 1 และ 2

3. คลิกเลือกเซลล์ใดก็ได้ในตารางข้อมูล (โปรแกรมจะคํานวณขอบเขตตารางข้อมูล โดยดูจากเซลล์ที่มีข้อมูลติดกัน) 4. ไปที่ Data → Filter → Advanced Filter... จะปรากฎหน้าต่าง Advanced Filter ตามภาพที่ 256 5. ทีห่ น้าต่าง Advanced Filter ใส่ขอบเขตของตารางเงื่อนไข(รวมหัวตาราง)ลงในกรอบ Read Filter criteria from (อ่านเงื่อนไขการกรองจาก) โดยคลิกที่ช่องระบุตําแหน่งตารางเงื่อนไข จากนั้นเลือกตารางเงื่อนไขบนพื้นที่ทํางาน จะปรากฎตําแหน่งตารางเงื่อนไขที่ช่องดังกล่าว ภาพที่ 256 ขอบเขตของตารางเงื่อนไขก็คือ $Advance_filter.$A$1:$G$3 6. คลิกปุ่ม OK จะได้ผลการกรอง ตามภาพที่ 257

ภาพที่ 256 : ขั้นตอนที่ 3-6

บทที่ 13 : การเรียงและกรองข้อมูล

163

ภาพที่ 257 : ผลการกรอง ด้วยตัวกรองขั้นสูง

เงื่อนไขการกรองแบบต่างๆ เนื่องจากตัวกรองขั้นสูงไม่มีหน้าต่างให้กําหนดเงื่อนไขการกรอง การกรองที่มีเงื่อนไขมากกว่า 2 จึงต้องอาศัยเทคนิค การใส่เงื่อนไขลงในตารางเงื่อนไขแบบต่างๆแทน - เงื่อนไขอยู่บรรทัดเดียวกัน เป็นการเชื่อมเงื่อนไขแบบ “และ” ก็คือ ข้อมูลต้องอยูใ่ นขอบเขตของทั้ง 2 เงื่อนไข จึงจะอยู่ในเงื่อนไขการกรอง ภาพที่ 258 เงื่อนไขการกรองที่กําหนดหมายถึง กรองดูสดมน์รายการ ที่ขึ้นต้นด้วยคําว่า “การ” และ สดมน์ราคา/ หน่วย ที่มีค่าน้อยกว่าหรือเท่ากับ 100

ภาพที่ 258 : เงื่อนไขอยู่ใน บรรทัดเดียวกัน(และ)

- เงื่อนไขอยู่คนละบรรทัด เป็นการเชื่อมเงื่อนไขแบบ “หรือ” ก็คือ ข้อมูลอยู่ในขอบเขตของเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่ง ถือว่าอยู่ในเงื่อนไขการกรอง ภาพที่ 259 เงื่อนไขการกรองที่กํา หนดหมายถึง กรองดูสดมน์รายการ ที่ขึ้นต้นด้วยคํา ว่า“การ” หรือ สดมน์ราคา/ หน่วย ที่มีค่าน้อยกว่าหรือเท่ากับ 100

ภาพที่ 259 : เงื่อนไขอยู่ คนละบรรทัด(หรือ)

164

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

- การกรองข้อมูลในสดมน์เดียวกันแบบ 2 เงื่อนไข เช่น กรองดู ราคา/หน่วย > 100 และ ราคา/หน่วย < 150 เป็นต้น การกรองในลักษณะนี้ ต้องปรับแต่งตารางเงื่อนไข โดยสร้างสดมน์ดังกล่าวเพิ่มเป็น 2 สดมน์ ภาพที่ 260 สร้างตารางเงื่อนไขให้มีสดมน์ราคา/หน่วย 2 สดมน์ และใส่เงื่อนไขการกรองไว้ทั้ง 2 สดมน์ ซึ่งเงื่อนไขการ กรองที่ใส่หมายถึง กรองดูสดมน์ ราคา/หน่วยที่มีค่าอยู่ระหว่าง 100-150 (มากกว่าหรือเท่ากับ 100 และน้อยกว่าหรือเท่ากับ 150)

ภาพที่ 260 : กรองข้อมูลในสดมน์เดียวกันแบบ 2 เงื่อนไข

การตัง้ ชื่อกลุ่มเซลล์ให้เป็นตารางเงื่อนไข หากใช้ตัวกรองขั้นสูงบ่อยๆ การตั้งชื่อกลุ่มเซลล์ไว้เป็นตารางเงื่อนไข จะช่วยทําให้เลือกตารางเงื่อนไขได้สะดวกยิ่งขึ้น ขั้นตอนการตั้งชื่อกลุ่มเซลล์ให้เป็นตารางเงื่อนไข 1. เลือกตารางเงื่อนไข (กลุ่มเซลล์) 2. ไปที่ Insert → Name → Define... จะปรากฎหน้าต่าง Define Name 3. ทีห่ น้าต่าง Define Name 3.1 ตั้งชื่อกลุ่มเซลล์ 3.2 ติ๊กที่กล่องตัวเลือก Filter เพื่อกําหนดให้ชื่อกลุ่มเซลล์ปรากฎอยู่ในรายการตารางเงื่อนไข ในหน้าต่าง Advanced Filter (ดูผลในภาพที่ 262) 4. คลิกปุ่ม Add เพื่อเพิ่มชื่อกลุ่มเซลล์เข้าในรายการชื่อกลุ่มเซลล์

ภาพที่ 261 : ขั้นตอนการตั้งชื่อให้กลุ่มเซลล์ให้เป็นตารางเงื่อนไข

บทที่ 13 : การเรียงและกรองข้อมูล

165

หลังตั้งชื่อกลุ่มเซลล์ ตามขั้นตอนในข้างต้น ชื่อของกลุ่มเซลล์ดังกล่าวจะปรากฎอยู่ในหน้าต่าง Advanced Filter ใน ช่อง Read filter criteria from ตามภาพที่ 262 เพื่อให้สามารถเลือกตารางเงื่อนไขได้ง่าย

ภาพที่ 262 : ชื่อกลุ่มเซลล์ปรากฎอยู่ในหน้าต่าง Advanced Filter

ดูรายละเอียดเกี่ยวกับการตั้งชื่อกลุ่มเซลล์ในข้อ 5.10 (หน้า 62)

166

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 14 : สูตรและฟังก์ชั่นพื้นฐำน

14.1 สูตรและฟังก์ชั่นคืออะไร จุดเด่นของโปรแกรมตารางคํานวณอย่างเช่น Calc ก็คือ ความสามารถในการคํานวณ ซึ่งการคํานวณจะต้องกล่าวถึง 2 คําต่อไปนี้เสมอ ก็คือ สูตร และ ฟังก์ชั่น

ก. สูตร (Formula) สูตร (Formula) คือ สมการที่ต้องใส่ตัวเลข ข้อความ ฟังก์ชั่น หรือใส่การอ้างอิงถึงเซลล์อื่นๆลงไป เพื่อที่จะได้ผลการ คํานวณกลับมา การเริ่มต้นใช้สูตร ให้พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ(“=”)ลงในเซลล์ก่อน ตามด้วยการคํานวณ เช่น =9+1, =A1*A3 เป็นต้น จากนั้นกด <Enter> ก็จะได้ผลการคํานวณกลับมา ตัวอย่างการใช้สูตร การคํานวณโดยใช้ค่าคงที่ ภาพที่ 263 : การคํานวณโดยใช้ค่าคงที่

การคํานวณโดยการอ้างอิงเซลล์ ภาพที่ 264 : การคํานวณโดยการอ้างอิงเซลล์

ข. ฟังก์ชั่น (Function) ฟังก์ชั่น (Function) คือ ตัวช่วยในการคํานวณ การคํานาณหลายๆอย่าง ไม่ต้องพิมพ์สูตรให้ยาวยืด หรือ ไม่ต้องคิดให้ ปวดหัว เพราะมีฟังก์ชั่นต่างๆ ช่วยในการคํานวณ เช่น ฟังก์ชั่น SUM ใช้ในการบวกตัวเลข, ฟังก์ชั่น ROUND ใช้ในการปัดเศษ เป็นต้น การใช้ฟังก์ชั่น จะต้องเริ่ม จากการใช้สูตรก่อน จากนั้น จึงตามด้วยการเรีย กใช้งานฟังก์ชั่น เช่น =SUM(A1:A10) หมายความว่า นําค่าในเซลล์ A1 ถึง A10 มารวมกัน แล้วคืนค่ากลับมา เป็นต้น Calc มีฟังก์ชั่นมาให้กว่า 300 ฟังก์ชั่นเพื่อช่วยในคํานวณ หลายฟังก์ชั่นทํางานกับตัวเลข หลายฟังก์ชั่นทํางานกับวันที่ เวลา หรือข้อความ หลายฟังก์ชั่นใช้ง่าย แต่ก็หลายฟังก์ชั่นมีการใช้งานอย่างซับซ้อน 25

แหล่งข้อมูลเกี่ยวกับฟังก์ชั่น ใน Calc พร้อมตัวอย่าง

http://help.libreoffice.org/Calc/Functions_by_Category

168

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

Calc มีฟังก์ชั่นอะไรบ้าง ให้ไปที่ Insert → Function List จะปรากฎหน้าต่าง Functions แสดงรายการฟังก์ชั่นต่างๆ ถึงแม้มฟี ังก์ชั่นให้เลือกใช้งานมากมาย แต่ฟังก์ชั่นมี โครงสร้างการใช้งานเหมือนกัน ต้องการตัวแปรที่ต้องใส่เข้าไป ในฟังก์ชั่น แล้วฟังก์ชั่นจะคืนค่าบางอย่างกลับมา โครงสร้างของฟังก์ชั่น

ภาพที่ 265 : หน้าต่าง Functions

=ชื่อฟังก์ชั่น(ตัวแปร 1, ตัวแปร 2, ตัวแปร 3... ) = : สัญลักษณ์เริ่มต้นสูตร ชื่อฟังก์ชั่น : ทุกฟังก์ชั่นมีชื่อ ตัวแปร : ฟังก์ชั่นเกือบทุกตัวต้องการตัวแปร จํานวนและประเภทของตัวแปรขึน้ อยู่กับแต่ละฟังก์ชั่น ตัวแปรที่ฟังก์ชั่นต้องการ สามารถเป็นได้ทั้งตัวเลข ข้อความ กลุ่มเซลล์หรืออาเรย์ ทั้งนี้ขึ้น อยู่กับแต่ละฟังก์ชั่น ตัวอย่างค่าของตัวแปรที่ใส่ลงในฟังก์ชั่น เช่น "สวัสดี" ในเครื่องหมาย " "(คําพูด) บ่งบอกว่าเป็นข้อความ 15 เลข 15 ถูกใส่เป็นข้อมูลแบบตัวเลข "15" เลข 15 ถูกใส่เป็นข้อมูลแบบข้อความ(ไม่ถูกนําไปคํานวณแบบตัวเลข) A1 ใส่ค่าที่อยู่ในเซลล์ A1 เป็นตัวแปร A1:A5 ใส่ค่าที่อยู่ในเซลล์ A1 ถึง A5 เป็นตัวแปร (ตัวแปรแบบอาเรย์) ตัวอย่างฟังก์ชั่น ชื่อฟังก์ชัน การใช้งาน โครงสร้าง ตัวอย่างการใช้งาน

: : : :

SUM ใช้หาผลรวมตัวเลข SUM(number1, number2....) =SUM(10,15,20) =SUM(A1:A10) =SUM(A1:A10,B1:B10)

ค. ตัวอย่างการใช้สูตรและฟังก์ชั่น สูตรและฟังก์ชั่นมักใช้งานคู่กันเสมอ ตารางด้านล่างเป็นตัวอย่างการใช้สูตรและฟังก์ชั่นแบบต่างๆ สูตร

อธิบาย

=A1+5

นําค่าในเซลล์ A1 บวกกับ 10

=A1*7%

7% ของค่าในเซลล์ A1 (หรือนําค่าในเซลล์ A1 คูณกับ 0.07)

=A1/A2

นําค่าในเซลล์ A1 หารด้วยค่าในเซลล์ A2

=COUNT(A1:A10,7)

นับเซลล์ A1 ถึง A10 เฉพาะที่มีค่าเป็น 7

=SUM(ProductA)

คํานวณผลรวมของกลุ่มเซลล์ที่ชื่อว่า ProductA

=SUM(A1:A10)-100

คํานวณผลรวมของค่าในเซลล์ A1 ถึง A10 แล้วลบออกด้วย 100

=IF(A1>10, "สูง", "ตํ่า")

ถ้าค่าใน A1 มากกว่า 10 แสดงข้อความ “สูง” นอกเหนือจากนั้น แสดงข้อความ “ตํ่า” บทที่ 14 : สูตรและฟังก์ชั่นพื้นฐาน

169

14.2 แถบใส่สูตร (Formula bar) แถบใส่สูตร(Formula bar) เป็นแถบที่ใช้พมิ พ์ค่าต่างๆลงไปในเซลล์ รวมทั้งการพิมพ์สูตรด้วย

ภาพที่ 266 : แถบใส่ข้อมูล

กล่องแสดงชื่อ : แสดงตําแหน่งเซลล์ที่ถูกเลือก : ปุ่มเรียกใช้งาน Function wizard (Insert → Function... หรือกด <Ctrl><F2>) : คํานวณโดยใช้ฟังก์ชนั่ SUM (เลือกเซลล์ที่ต้องการจะบวกเลขก่อน แล้วคลิกที่ปุ่มนี้) : ปุ่มพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ(“=”) ลงในเซล เพื่อเริ่มต้นใช้สูตร : ช่องพิมพ์ข้อมูล : ปุ่มขยายช่องพิมพ์ข้อมูล เมื่อพิมพ์อะไรก็ตามลงในเซลล์หรือในแถบใส่สูตร(ช่องพิมพ์ข้อมูล) ข้อมูลจะถูกแสดงทั้งที่เซลล์และที่แถบใส่สูตร ทั้ง 2 ตําแหน่งเป็นข้อมูลตัวเดียวกัน แต่บางครั้งจะพบว่า บ้างก็เหมือนกัน บ้างก็ต่างกัน ข้อมูลที่อยู่ในเซลล์ ถูกแสดงเป็นข้อมูลที่ผ่านการจัดรูปแบบแล้วหรือเป็นผลจากการคํานวณโดยใช้สูตรหรือฟังก์ชั่น แต่ ข้อมูลที่อยู่ในแถบใส่สตู ร เป็นข้อมูลดิบเป็นค่าจริงๆทีไ่ ม่ได้จัดรูปแบบ หรือเป็นสูตรซึ่งเป็นที่มาของผลการคํานวณ

ภาพที่ 267 : ข้อมูลในเซลล์และแถบใส่สูตร

14.3 ตัวดําเนินการ การ(Operator) (Operator) การคํานวณโดยใช้สูตร นอกจากค่าคงที่หรือตัวแปรต่างๆที่ต้องใส่ให้กับสูตรแล้ว ยังต้องใส่ ตัวดําเนินการ(Operator) ด้วย ตัวดําเนินการเป็นตัวบอกว่า จะนําค่าคงที่หรือตัวแปร มาดําเนินการอย่างไร เพื่อให้ได้ผลการคํานวณออกมา ตัวดําเนินการมีหลายตัวด้วยกัน ดังนี้

170

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ตัวดําเนินการทางคณิตศาสตร์ (Arithmetical operators ) ตัวดําเนินการ

ความหมาย

ตัวอย่าง

+ (Plus) – (Minus) – (Minus) * (Asterisk) / (Slash) % (Percent) ^ (Caret)

บวก ลบ ค่าลบ คูณ หาร เปอร์เซ็นต์ (หารด้วย 100) ยกกําลัง

=1+1 =2–1 –5 =2*2 =10/5 15% 2^3

ตัวดําเนินการเปรียบเทียบ (Comparative operators) ตัวดําเนินการ

ความหมาย

ตัวอย่าง

= > < <= <= <>

เท่ากับ มากกว่า น้อยกว่า มากกว่าหรือเท่ากับ น้อยกว่าหรือเท่ากับ ไม่เท่ากับ

A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1<=B1 A1<=B1 A1<>B1

ตัวดําเนินการข้อความ (Text operators) ตัวดําเนินการ

ความหมาย

ตัวอย่าง

" " (Quatation Mark) & (Ampersand)

บ่งบอกว่าเป็นข้อมูลแบบข้อความ เชื่อมข้อความ

"15" หรือ "ข้อความ" "วันที่"&"15"

ในกรณีสูตรมีตวั ดําเนินการหลายตัว เช่น =4+5*3-5^2 ซึ่งมีทั้ง +, - , * และ ^ โปรแกรมจะคํานวณตามลําดับของตัว ดําเนินการตามตารางด้านล่าง ตัวที่อยู่ด้านบนจะถูกคํานวณก่อน ลําดับการทํางานของตัวดําเนินการ ลําดับ

ตัวดําเนินการ

1 2 3 4 5 6 7

() ^ *,/,% +,& =, <>, <=, >=

หมายเหตุ เครื่องหมายลบ เช่น -5

บทที่ 14 : สูตรและฟังก์ชั่นพื้นฐาน

171

ตัวอย่างที่ 1 = 4+5*3 (คํานวณการคูณก่อน) = 4+15 = 19

ตัวอย่างที่ 2 = (4+5)*3 (คํานวณตัวที่อยู่ในวงเล็บก่อน) = 9*3 = 27

ตัวอย่างที่ 3 = 2^3*8 (คํานวณการยกกําลังก่อน) = 8*8 = 64

ตัวอย่างที่ 4 = 2/4*8 (คํานวณการคูณหรือหารตัวใดก่อนก็ได้ = 0.5*8 หรือ 2*2 =4

14.4 การอ้างอิงเซลล์ ตัวแปรที่ใส่ลงในสูตรหรือใส่ลงในฟังก์ชั่น สามารถใส่เป็นตําแหน่งของเซลล์ ซี่งหมายถึงการอ้างอิงค่าที่อยู่ในเซลล์ เพื่อ นําไปคํานวณ เช่น =SUM(B2:B10) หมายถึง นําค่าในเซลล์ B2 ถึง B10 ไปใส่ในฟังก์ชั่น SUM เพื่อหาผลรวมของกลุ่มเซลล์ ดังกล่าว การอ้างอิงถึงเซลล์เพื่อนํามาใช้ในการคํานวณ สามารถอ้างอิงข้ามชี้ท อ้างอิงข้ามไปยังไฟล์อื่นได้ด้วย นอกจากนี้ยังมี เรื่องการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์และแบบตายตัว ที่จําเป็นต้องทําความเข้าใจด้วย การอ้างอิงถึงเซลล์ที่อยู่ในชี้ทเดียวกัน การอ้างอิงถึงเซลล์ที่อยู่ในชี้ท เดียวกัน จะระบุเฉพาะตําแหน่ง ของเซลล์ เช่น A1 หมายถึง เซลล์ A1 ในชี้ทเดียวกัน =SUM(A1:A3) หมายถึง หาผลรวมของเซลล์ A1 ถึง A3 ใน ชี้ทเดียวกัน เป็นต้น ภาพที่ 268 : อ้างอิงถึงเซลล์ทอี่ ยู่ในชี้ทเดียวกัน

การอ้างอิงถึงเซลล์ในชี้ทอื่น การอ้างอิงถึงเซลล์ในชี้ทอื่น ใช้รูปแบบ [Sheet].[Cell] ระบุชื่อชี้ท ตามด้วยจุด จากนั้นเป็นตําแหน่งของเซลล์ เช่น Sheet_1.A1 หมายถึง เซลล์ A1 ในชี้ทที่ชื่อ Sheet_1 =SUM(Sheet_2.A1:A2) หมายถึง หาผลรวมของเซลล์ A1 ถึง A2 ในชี้ท Sheet_2 เป็นต้น

ภาพที่ 269 : อ้างอิงถึงเซลล์ทอี่ ยู่ในชี้ทอื่นๆ

การอ้างอิงถึงเซลล์ที่อยู่ในชี้ทอื่น สามารถใช้การคลิกเลือกได้ ซึ่งอํานวยความสะดวกในการพิมพ์ได้เป็นอย่างดี สามารถ ทําได้ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

172

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ขั้นตอนการอ้างอิงโดยการคลิก 1. พิมพ์เครื่องหมาย = ลงในเซลล์ เพื่อเริ่มต้นใช้สูตร ภาพที่ 270(บน) พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับไว้ที่ เซลล์ A1 ชี้ท Sheet_1 2. คลิกที่ป้ายชี้ทอื่น ภาพที่ 270(กลาง) คลิกที่ป้ายชี้ท Sheet_2 3. คลิกเลือกเซลล์ในชี้ท ภาพที่ 270(กลาง) คลิกที่เซลล์ A2 ในชี้ท Sheet_2 4. กด <Enter> จะปรากฎการอ้างอิงถึงเซลล์ในชี้ทอื่น ณ เซลล์ที่ เริ่มต้นใช้สูตร

ภาพที่ 270 : ขั้นตอนการอ้างอิงถึงเซลล์อื่นโดยการคลิก

การอ้างอิงถึงเซลล์ในไฟล์อื่น การอ้างอิงถึงเซลล์ในไฟล์อื่น ใช้รูปแบบ '[Path]/[File]'#$[Sheet].[Cell] ระบุพาธไปยังไฟล์อยู่ในเครื่องหมาย ' ' ตามด้วยเครื่องหมาย # จากนั้นเป็นชื่อชี้ทและตําแหน่งเซลล์ เช่น 'file:///home/wasankds/Desktop/WK_calc_default.ods'#$Sheet3.A1:A4 โดยปกติ หากจะอ้างอิงถึงเซลล์ในไฟล์อื่น จะไม่ใช้การพิมพ์ เพราะไม่สะดวกและยาวจึงมีโอกาสผิดสูงมาก แต่จะใช้วิธี คลิกเม้าส์แทน ซึ่งเป็นวิธีเดียวกับ การอ้างอิงถึงเซลล์ในชี้ทอื่นโดยการคลิก ตามขั้นตอนก่อนหน้า เพียงแต่ให้เปิดไฟล์อีกไฟล์ หนึ่งขึ้นมา แล้วคลิกเซลล์ในไฟล์ดังกล่าว

14.5 การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ และ แบบ แบบตายตั ตายตัว การอ้างอิงเซลล์แบบปกติ เช่น A1, A1:B10 หรือ Sheet1.A1:B10 เป็นการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์(Relative Addressing) การอ้างอิงแบบตายตัว(Absolute Addressing) มีเครื่องหมาย $ เพิ่มเติมเข้ามา เช่น $A$1, $A1, A$1 หรือ $Sheet1.$A$1:$B$10 เป็นต้น การอ้างอิงทั้ง 2 แบบ มีความหมายเหมือนกัน $A$1, $A1, A$1 และ A1 อ้างอิงไปที่เซลล์ A1 เหมือนกัน แต่การ อ้างอิงทั้ง 2 แบบ จะต่างกันในกรณีคัดลอกเซลล์ การคัดลอกเซลล์ ทั้งแบบการคัดลอกและวางตามปกติ, การเติมอัตโนมัติ หรือการดับเบิ้ลคลิก จําเป็นต้องเข้าใจเรื่อง การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์และแบบตายตัวให้ดี การอ้างอิงเซลล์แบบสัมพัทธ์(Relative Addressing) เมื่อสูตรมีการอ้างอิงเซลล์แบบสัมพัทธ์(Relative Addressing) ซึ่งเป็นแบบปกติ เมื่อคัดลอกเซลล์ดังกล่าวไปไว้ยัง ตําแหน่งอื่น การอ้างอิงถึงเซลล์จะเปลี่ยนไปด้วย โดยจะคงระยะห่างการอ้างอิงไว้

บทที่ 14 : สูตรและฟังก์ชั่นพื้นฐาน

173

ตัวอย่าง ภาพที่ 271(บน) สูตรในเซลล์ E3 คํานวณโดยอ้างอิงถึงเซลล์ C3 และ D3 ภาพที่ 271(ล่าง) ได้คดั ลอก เซลล์ E3 มาวางที่เซลล์ E4 หลังคัดลอก ปรากฎว่าการ อ้างอิงเซลล์ ที่ E4 เปลี่ยนไปอย่าง อัตโนมัติ ไม่ใช่ C3 และ D3 แต่ เปลี่ยนเป็น C4 และ D4 สังเกตุว่า เมื่อคัดลอกเซลล์ลง มา 1 แถว เซลล์ที่ถูกอ้างอิงถึงจะ เปลี่ยนไป 1 แถวเช่นกัน เหตุนี้จึง เรียกว่าการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ ภาพที่ 271 : คัดลอกเซลล์ที่อ้างอิงถึงเซลล์อื่นๆ เพราะการอ้างอิงจะเปลี่ยนไปตาม ระยะห่างที่คัดลอกไปวาง ระบบนี้ทําให้การคํานวณง่ายขึ้น เพราะไม่ต้องแก้การอ้างอิงเซลล์เมื่อมีการคัดลอก การอ้างอิงเซลล์แบบตายตัว(Absolute Addressing) สูตรทีม่ ีการอ้างอิงถึงเซลล์ แบบตายตัว(Absolute Addressing) เมื่อคัดลอกเซลล์ดังกล่าวไปไว้ยังตําแหน่งอื่น การ อ้างอิงถึงเซลล์จะไม่เปลี่ยนแปลง ตัวอย่าง ภาพที่ 272(บน) สูตรในเซลล์ F4 คํานวณโดยอ้างอิงถึงเซลล์ C1 และ E4 สดมน์ส่วนลด(F) คํานวณ ส่วนลด โดยคูณจํานวณเงินในแต่ละ แถว เข้ากับส่วนลดในเซลล์ C1 ภาพที่ 272(ล่าง) ได้คดั ลอก เซลล์ F4 มาวางที่เซลล์ F5 หลังคัดลอก ปรากฎว่าการ อ้างอิงเซลล์ที่ F5 เปลี่ยนไป ไม่ใช่ C1 และ E4 แต่เปลี่ยนเป็น C2 และ E5 การเปลี่ยนแปลงดังกล่าว ส่ง ผลให้การคํานวณผิดไปจากที่ต้องการ เพราะต้องการให้คูณไปที่เซลล์ C1 ตายตัวตลอดเมื่อคัดลอกเซลล์ลงมา

174

ภาพที่ 272 : คัดลอกเซลล์ที่อ้างอิงถึงเซลล์อื่นๆ

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

การจะทําให้คูณกับเซลล์ C1 อย่างตายตัว เมื่อคัดลอกเซลล์ ต้องใช้การอ้างอิงแบบตายตัว โดยใส่เครื่องหมาย $ ไว้ด้าน หน้าชื่อแถวและชื่อสดมน์ จะได้เป็น $C$1 ภาพที่ 273(บน) สูตรในเซลล์ F4 คํานวณโดยอ้างอิงถึงเซลล์ C1 และ E4 โดยอ้างอิงแบบตายตัวไปที่ เซลล์ C1 ($C$1) ภาพที่ 273(ล่าง) ได้คัดลอก เซลล์ F4 มาวางที่เซลล์ F5 หลังคัดลอก ปรากฎว่าการ อ้างอิงเซลล์ที่ F5 เปลี่ยนเฉพาะ E4 ไปเป็น E5 แต่ยังคงอ้างอิงเซลล์ C1 ($C$1) เหมือนเดิม

ภาพที่ 273 : คัดลอกเซลล์ที่อ้างอิงถึงเซลล์อื่นๆ

การอ้างอิงแบบตายตัวบางส่วน (Partially Absolute Addressing) การอ้างอิงแบบตายตัว ยังมีแบบตายตัวบางส่วนด้วย เช่น $C1 หรือ C$1 เป็นต้น ใช้ในกรณีคัดลอกเซลล์โดยอ้างอิง แบบตายตัวเฉพาะแถว หรือเฉพาะสดมน์เท่านั้น เช่น $C1 หมายถึง อ้างอิงตายตัวเฉพาะทีส่ ดมน์ แต่อ้างอิงแบบสัมพัทธ์ที่แถว เป็นต้น ตัวอย่าง ภาพที่ 274 เป็นตารางคํานวณค่า BMI(ดรรชนีมวลกาย) เป็นค่าที่ใช้ตรวจสอบนํ้าหนักตัว หาก BMI อยู่ระหว่าง 21-25 ถือว่านํ้าหนักตัวปกติ น้อยกว่า 21 นํ้าหนักตัวน้อยไป มากกว่า 25 นํ้าหนักตัวมากไป BMI=

ส่วนสูง (เมตร) 2

(นํ้าหนัก (ก.ก.))

ภาพที่ 274(1) เซลล์ C3 เป็นค่า BMI ที่คํานวณโดยอ้างอิงค่าในเซลล์ $B3 และ C$2 แบบตายตัวบางส่วน การคํานวณ ที่ C3 เตรียมไว้สําหรับคัดลอก เพื่อคํานวณค่า BMI จากส่วนสูงและนํ้าหนักค่าอื่นๆแบบอัตโนมัติ ภาพที่ 274(2) คัดลอกเซลล์ C3 ไปวางที่ G3 (ห่างไป 4 สดมน์ 0 แถว) การอ้างอิงที่ $B3 ไม่เปลี่ยนแปลง เพราะ $B3 อ้างอิงตายตัวที่สดมน์ $B แต่การอ้างอิงที่ C$2 เปลี่ยนไปเป็น G$2 เพราะ C$2 อ้างอิงแบบสัมพัทธ์ที่สดมน์(สดมน์เปลี่ยน จึงเปลี่ยนตาม) ภาพที่ 274(3) คัดลอกเซลล์ C3 ไปวางที่ C7 (ห่างไป 0 สดมน์ 4 แถว) การอ้างอิงที่ $B3 เปลี่ยนไปเป็น $B7 เพราะ อ้างอิงแบบสัมพัทธ์ที่แถว(แถวเปลี่ยนจึงเปลี่ยนตาม) แต่การอ้างอิงที่ C$2 ไม่เปลี่ยน เพราะอ้างอิงตายตัวที่แถว $2 ภาพที่ 274(4) คัดลอกเซลล์ C3 ไปวางที่ G6 (ห่างไป 4 สดมน์ 3 แถว) การอ้างอิงที่ $B3 เปลี่ยนไปเป็น $B7 เพราะ อ้างอิงแบบสัมพัทธ์ที่แถว(แถวเปลี่ยนจึงเปลี่ยนตาม) แต่อ้างอิงตายตัวที่สดมน์ $B การอ้างอิงที่ C$2 เปลี่ยนไปเป็น G$2 เพราะอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ที่สดมน์(สดมน์เปลี่ยนจึงเปลี่ยนตาม) แต่อ้างอิงตายตัวที่แถว $2 บทที่ 14 : สูตรและฟังก์ชั่นพื้นฐาน

175

ภาพที่ 274 :

26

(1) คํานวณค่า BMI ทีเ่ ซลล์ C3 (3) คัดลอก C3 ไปวางห่างไป 4 แถว (5) คัดลอก C3 ไปวางจนเต็มตาราง

(2) คัดลอก C3 ไปวางห่างไป 4 สดมน์ (4) คัดลอก C3 ไปวางห่างไป 4 สดมน์ 3 แถว

การใส่เครื่องหมาย $ แบบอัตโนมัติ

สมมุติสูตรในเซลล์ คือ =B1+B2 ให้กด <Shift><F4> สูตรในเซลล์จะเปลี่ยนเป็น =$B$1+$B$2 แบบ อัตโนมัติ กด <Shift><F4> ไปเรื่อยๆ จะสลับเป็น =$B1+$B2 , =B$1+B$2 ,=B1+B2 ,=$B$1+$B$2 วนไปเรื่อยๆ

176

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

14.6 การอ้างอิงทั้งแถวหรือทั้งสดมน์ โดยปกติ หากจะอ้างอิงทั้งแถวหรือทั้งสดมน์ Calc จะใช้สัญลักษณ์ เช่น A1:A1048576 หมายถึง การอ้างอิงสดมน์ A ทั้งสดมน์ (1 ล้านบรรทัดกว่าๆ) เป็นอะไรที่เข้าใจง่าย แต่อาจใช้งานไม่สะดวกเพราะต้องพิมพ์เยอะ Excel สามารถอ้างอิงทั้งแถวหรือทั้งสดมน์ โดยใช้การอ้างอิงดังนี้ A:A หมายถึงทั้งสดมน์ A , A:C หมายถึง ทั้งสดมน์ A ถึง C 1:1 หมายถึงทั้งแถวที่ 1, 1:5 หมายถึงทั้งแถวที่ 1 ถึง 5 Calc สามารถอ้างอิงทั้งแถวหรือทั้งสดมน์แบบ Excel ได้ เพียงแต่ต้องปรับแต่งอ๊อพชั่นก่อน ไปที่ Tool → Option → เมนู LibreOffice Calc → เมนูย่อย Formula จะปรากฎหน้าต่าง Options ตามภาพที่ 275 ทีช่ ่อง Formula syntax เลือกเป็น Excel A1

ภาพที่ 275 : ตั้งอ๊อพชั่นเพื่อใช้สัญลักษณ์ในสูตรแบบ Excel

การตั้งอ๊อพชั่นในข้างต้น ยังส่งผลให้สัญลักษณ์ที่ใช้ในสูตรหรือ ใช้ในฟังก์ชั่นเปลี่ยนไปเหมือน Excel ด้วย เช่น การ อ้างอิงเซลล์ในชี้ทอื่น จากเดิมเป็น Sheet.A1 ก็จะเปลี่ยนไปเป็น Sheet!A1 เหมือนกับ Excel

14.7 การ การแกะรอยการอ้ แกะรอยการอ้างอิง การแกะรอย เป็นเครื่องมือที่ใช้ตรวจสอบว่าเซลล์ปัจจุบันอ้างอิงถึงเซลล์ใดบ้าง หรือ ใช้ตรวจสอบว่าเซลล์ปัจจุบัน ถูก เซลล์ใดอ้างอิงถึงบ้าง จริงๆแล้ว ถ้ามีการอ้างอิงถึงเซลล์ใดๆที่แถบใส่สูตรจะแสดงตําแหน่งเซลล์ดังกล่าวไว้ที่แถบใส่สูตรอยู่แล้ว เพียงแต่อาจ จะดูยาก เพราะต้องคลิกเลือกก่อน เครื่องมือแกะรอย จะทําให้มีลูกศรชี้เพื่อให้เห็นชัดเจนว่าเซลล์ที่อ้างอิงถึงอยู่ตรงไหน การแกะรอยเพื่อดูว่าเซลล์ปัจจุบันอ้างอิงถึงเซลล์ใดบ้าง(กระทํา) ให้คลิกที่เซลล์ จากนั้นไปที่ Tool → Detective → Trace Precedents หรือกด <Shift><F7> ตัวอย่างตามภาพที่ 276 การแกะรอยเพื่อดูว่าเซลล์ปัจจุบันถูกเซลล์ใดอ้างอิงถึงบ้าง(ถูกกระทํา) ให้คลิกที่เซลล์ จากนั้นไปที่ Tool → Detective → Trace Dependents หรือกด <Shift><F5> ตัวอย่างตามภาพที่ 277 บทที่ 14 : สูตรและฟังก์ชั่นพื้นฐาน

177

ลูกศรจากคําสั่งทั้ง 2 มีความหมายเหมือนกัน ก็คือ หัวลูกศร(สามเหลี่ยม) หมายถึงเซลล์ดังกล่าวอ้างอิงถึง เซลล์ที่อยู่ที่ หางลูกศร(วงกลม)

ภาพที่ 276 : แกะรอยเพื่อดูว่าเซลล์ปัจจุบันอ้างอิงถึงเซลล์ใดบ้าง(กระทํา)

ภาพที่ 277 : แกะรอยเพื่อดูว่าเซลล์ปัจจุบันถูกเซลล์ใดอ้างอิงถึงบ้าง(ถูกกระทํา)

14.8 รหัสแจ้งความผิดพลาด พลาด((Error Codes Codes)) เมื่อการคํานวณในเซลล์ผิดพลาด จะปรากฏรหัสแจ้งความผิดพลาด (ตัวอย่างภาพที่ 278) ตารางด้านล่างเป็นรหัสแจ้งความผิดพลาดที่พบบ่อย NAME? (525) REF (525) VALUE (519) 509 510 DIV/0!

N/A

ตัวแปรที่อ้างถึงผิดผลาด การอ้างอิงสดมน์, แถว หรือชี้ท ผิดพลาด ชนิดของตัวแปรผิดพลาด เช่น ไม่ได้ใส่เครื่องหมาย “ ” หรือใส่ตัวเลขแทนข้อความ เป็นต้น ตัวดําเนินการในการคํานวณหายไป ตัวแปรหายไปหรือไม่ครบ หารด้วย 0 ซึ่งไม่สามารถคํานวณได้ ไม่มีข้อมูล หรือ ไม่พบข้อมูล

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับรหัสแจ้งความผิดพลาด(Error Codes) ได้ที่ http://help.libreoffice.org/Calc/Error_Codes_in_Calc

178

ภาพที่ 278 : รหัสแจ้งความผิดพลาด

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

14.9 อาเร Array formula) อาเรย์ย์(Array Array)) และ สูตรแบบอาเรย์((Array (หัวข้อนี้ มือใหม่ให้ข้ามไปก่อน) อาเรย์(Array) อาเรย์(Array) คือ ข้อมูลที่มากกว่า 1 ตัว เช่น ชุดข้อมูลที่เรียงเป็นแถวเป็นสดมน์ หรือ กลุ่มเซลล์ที่อยู่ติดกัน เป็นต้น กลุ่มเซลล์ บ้างก็ถูกเรียกว่า ช่วงของข้อมูล(Range หรือ Cell Range) บ้างก็ถูกเรียกว่าตารางข้อมูล ทั้งนี้มีความหมาย เหมือนกัน ก็คือ กลุ่มเซลล์ อาเรย์เป็นอีกคําหนึ่งที่ใช้เรียกกลุ่มเซลล์ที่อยู่ติดกัน แต่มักใช้กับการทํางานกับสูตรแบบอาเรย์ เนื่องจากอาเรย์ เป็นกลุ่มของข้อมูลหรือเป็นกลุ่มเซลล์ อาเรย์จึงมีขนาด ขนาดของ อาเรย์ถูกระบุเป็นมิติของจํานวนแถวคูณสดมน์ เช่น อาเรย์ ขนาด 3x2 หมายถึง มี 2 แถว 3 สดมน์ เป็นต้น ภาพที่ 279 : อาเรย์ขนาด 3x2

สูตรแบบอาเรย์ (Array formula) สูตรแบบอาเรย์ (Array formula) คือ สูตรที่คํานวณตัวแปรแบบอาเรย์ ซึ่งจะคืนค่ากลับมาเป็นอาเรย์ดว้ ยหรือไม่ก็ได้ บางครั้ง เราจะพบการใช้สูตรแบบแปลกๆ เช่น {=A1:A10=10} หรือ {A1:A10*B1:B10} เป็นต้น สูตรดังกล่าว เป็น ไปได้ด้วยหรือ? ทําไมมีเครื่องหมายเท่ากับ 2 อัน? กลุ่มเซลล์คูณกับกลุ่มเซลล์ได้อย่างไร? ทําไมมีวงเล็บปีกกาครอบสูตรอยู่? ทั้งนี้เพราะ สูตรดังกล่าวมีการคํานวณโดยใช้สูตรแบบอาเรย์ โดยปกติ สูตรการคํานวณจะคืนค่ากลับมาค่าเดียว แต่สูตรแบบอาเรย์ สามารถคืนค่ากลับมาค่าเดียวหรือหลายค่าก็ได้ หากคืนกลับมาหลายค่า จะคืนกลับมาในลักษณะของอาเรย์ สูตรแบบอาเรย์ มักใช้ในกรณีการคํานวณที่ต้องใช้สูตรเดิมซํ้าๆกับหลายๆค่า เช่น การนําค่าในสดมน์ A คูณกับค่าใน สดมน์ B แล้วคืนค่ากับมาที่สดมน์ C เป็นต้น ตัวอย่างดังกล่าวการใช้สูตรธรรมดาก็ทําได้ แต่ การใช้สูตรแบบอาเรย์มีข้อดีบาง อย่างที่เหนือกว่า สูตรแบบอาเรย์อาจใช้ยากกว่าสูตรแบบธรรมดา แต่ช่วยประหยัดหน่วยความจํา จึงเหมาะกับการคํานวณที่มีปริมาณ มาก หรือการคํานวณบางอย่างที่สูตรธรรมดาทําไม่ได้ การใช้งานสูตรแบบอาเรย์ การใช้สูตรแบบอาเรย์ ต่างจากการใช้สูตรธรรมดา ก็คือ 1. ตัวแปร : สูตรแบบอาเรย์ ต้องการตัวแปรแบบอาเรย์ 2. การยืนยันการใช้สูตร : สูตรธรรมดากด <Enter> สูตรแบบอาเรย์กด <Shift><Ctrl><Enter> เพื่อยืนยันการใช้สูตรแบบอาเรย์ หลังยืนยันสูตรอาจ คืนค่ากลับมาหลายค่า(ในหลายเซลล์) 3. เซลล์ที่ใช้สูตรแบบอาเรย์มีเครื่องหมาย { }(วงเล็บปีกกา) ครอบสูตรอยู่ : และ ภาพที่ 280 : เซลล์ที่ใช้สูตรแบบอาเรย์ เซลล์ที่อยู่ในอาเรย์ทั้งหมดใช้สูตรเดียวกัน (ดูตัวอย่างในหน้าถัดไป) 4. การแก้ไขสูตร : หากสูตรแบบอาเรย์คืนค่าเป็นอาเรย์ การจะกลับไปแก้ไขสูตร จะต้องเลือกทุกเซลล์ที่อยู่ในอาเรย์ ก่อนจึงจะสามารถกด <F2> เพื่อเข้าไปแก้สูตรได้ หากเลือกเพียงเซลล์เดียวในอาเรย์ จะไม่สามารถเข้าไปแก้ไขสูตร ได้ คีย์ลัดในการเลือกอาเรย์ทั้งก้อน ให้คลิกเลือกเซลล์ใดก็ได้ในอาเรย์ จากนั้นกด <Ctrl></>

บทที่ 14 : สูตรและฟังก์ชั่นพื้นฐาน

179

ตัวอย่างที่ 1 : การคูณค่าคงที่เข้ากับกลุ่มเซลล์ ภาพที่ 281 เซลล์ D1 ใส่สูตร =A1:B5*5 เพื่อคูณกลุ่มเซลล์ A1:B5(10 เซลล์) กับเลข 5 หลังใส่สูตรและกด <Enter> เพื่อยืนยัน ปรากฎว่าเกิดความผิดพลาดขึ้น เพราะสูตรปกติไม่สามารถคูณค่าคงที่กับกลุ่มเซลล์ได้

ภาพที่ 281 : คูณกลุ่มเซลล์ A1:B5(10 เซลล์) กับ 5 โดยใช้สูตรปกติ

ภาพที่ 282 เหมือนกับภาพที่ 281 ต่างกันที่หลังใส่สูตร กด <Shift><Ctrl><Enter> เพื่อยืนยันการใส่สูตรแบบอาเรย์ ผลที่ได้คือ สูตรคืนค่าจากการคํานวณเป็นอาเรย์ไว้ที่ D1:E5 ซึ่งมีมิติเท่ากับ A1:B5 (ขนาด 5x2 ) ทุกเซลล์ในอาเรย์ D1:E5 มีสูตรเหมือนกันหมด และมีเครื่องหมาย { } (วงเล็บปีกกา) ครอบอยู่ บ่งบอกว่าเป็นสูตรแบบ อาเรย์

ภาพที่ 282 : คูณกลุ่มเซลล์ A1:B5(10 เซลล์) เข้ากับค่าคงที่ 5 โดยใช้สูตรแบบอาเรย์

27

การกด <Shift><Ctrl><Enter> เพื่อยืนยันการใส่สูตรแบบอารย์

การกด <Shift><Ctrl><Enter> เพื่อยืนยันการใส่สูตรแบบอาเรย์ อาจติดปัญหาว่าบางครั้งได้ไม่ได้บ้าง วิธีแก้ปัญหา ก็คือ ก่อนกดให้ ย้ายตัวชี้เม้าส์พมิ พ์ข้อความ ไปอยู่ก่อนเครื่องหมายเท่ากับหรือย้าย ให้อยูภ่ ายในข้อความ จากนั้นจึงกด <Shift><Ctrl><Enter>

180

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ตัวอย่างที่ 2 : การคูณกลุ่มเซลล์เข้ากับกลุ่มเซลล์ ภาพที่ 283 เซลล์ E3 ใส่สูตร =C3:C6*D3:D6 เพื่อคูณกลุ่มเซลล์ C3:C6 เข้ากับกลุ่มเซลล์ D3:D6 ทั้ง 2 กลุ่มมีมิติเท่า กัน ก็คือ 4x1 หลังกด <Shift><Ctrl><Enter> สูตรคืนค่าเป็นอาเรย์ไว้ที่ E3:E6 ซึ่งมีมิติ 4x1 เท่ากัน อาเรย์ E3:E6 มาจากการคูณตัวเลข ณ ตําแหน่งที่ตรงกัน ของ C3:C6 และ D3:D6 เช่น E3 มาจาก C3*D3 เพราะ E3 อยู่แถวที่ 1 สดมน์ที่ 1(ในอาเรย์) เหมือนกับ C3 และ D3 เป็นต้น

ภาพที่ 283 : คูณกลุ่มเซลล์เข้ากับกลุ่มเซลล์

ตัวอย่างที่ 3 : การเปรียบเทียบค่า การเปรียบค่า เช่น มากกว่า, น้อยกว่า, เท่ากับ, หรือ ไม่เท่ากับ ค่าที่ได้กลับคืนมาก็คือ บูลีน ที่มีเพียง จริง (1) หรือ เท็จ(0) เช่น =1>2 คืนค่า เท็จ เป็นต้น ภาพที่ 284 เซลล์ C2 ใส่สูตร =A2:A5=12 เพื่อเปรีย บเทีย บว่ า A2:A5 มีเซลล์ใดบ้าง ที่มีค่า เท่ า กับ 12 หลังกด <Shift><Ctrl><Enter> สูตรคืนค่าเป็นอาเรย์ไว้ที่ C2:C5

ภาพที่ 284 : เปรียบเทียบค่าในกลุ่มเซลล์กับค่าคงที่

บทที่ 14 : สูตรและฟังก์ชั่นพื้นฐาน

181

ตัวอย่างที่ 4 : การเปรียบเทียบค่าโดยใช้ฟังก์ชนั่ IF IF เป็นฟังก์ชั่นพื้นฐาน ซึ่งสามารถนํามาใช้กับสูตรแบบอาเรย์ได้ด้วย ภาพที่ 285 เซลล์ C1 ใส่สูตร =IF(A1:A5>0,"มากกว่า 0","น้อยกว่า 0") เพื่อเปรียบเทียบว่า A1:A5 มีเซลล์ใดที่มีค่า มากกว่า 0 หรือ น้อยกว่า 0 บ้าง หลังกด <Shift><Ctrl><Enter> สูตรคืนค่าเป็นอาเรย์ไว้ที่ C1:C5

ภาพที่ 285 : เปรียบเทียบค่าโดยใช้ฟังก์ชั่น IF และใช้สูตรแบบอาเรย์

ฟังก์ชั่นที่คืนค่าเป็นอาเรย์ หลายๆฟังก์ชั่นต้องการตัวแปรแบบอาเรย์ หรือก็คือ ตัวแปรแบบกลุ่มเซลล์ ซึ่งประเด็นนี้เข้าใจได้ไม่ยาก เพราะแม้แต่ ฟังก์ชั่น SUM ก็ยังรับตัวแปรที่เป็นแบบอาเรย์ได้ เช่น =SUM(A1:A10) เป็นต้น แต่มฟี ังก์ชั่นอยู่กลุ่มหนึ่งที่คืนค่าเป็นอาเรย์ด้วย เช่น SUMPRODUCT, FREQUENCY, TRANSPOSE, TREND เป็นต้น ตัวอย่าง ภาพที่ 286 เซลล์ D1 ใส่สูตร =TRANSPOSE(A1:B3) เพื่อกลับแถวเป็นสดมน์ กลับสดมน์เป็นแถว หลังกด <Shift><Ctrl><Enter> สูตรคืนค่าเป็นอาเรย์ไว้ที่ D1:F2

ภาพที่ 286 : ตัวอย่างการใช้งานฟังก์ชั่น TRANSPOSE

182

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

อินไลน์อาเรย์ (Inline Array) อินไลน์อาเรย์ คือ อาเรย์ที่เขียนให้อยู่ในบรรทัดเดียว เช่น {1,2,3} หมายถึง อาเรย์ขนาด 1x3, {1,2,3;4,5,6} หมายถึง อาเรย์ขนาด 2x3 ซึ่งแต่ละแถวขั้นด้วยเครื่องหมาย “;” ตัวอย่าง ภาพที่ 287 เซลล์ใส่สูตร =SQRT({1,2,3;4,5,6}) เพื่อหารากที่2 ของ 1,2,3,4,5,6 หลังกด <Shift><Ctrl><Enter> สูตรคืนค่าเป็นอาเรย์ขนาด 2x3 สูตรในอาเรย์ที่คืนค่ากลับมา มีเครื่องหมาย { } ซ้อนกันอยู่ 2 ชั้น ชั้นในบ่งบอกว่าเป็นตัวแปรแบบอินไลน์อาเรย์ ชั้น นอกบ่งบอกว่าเป็นสูตรแบบอาเรย์

ภาพที่ 287 : ตัวอย่างการใช้งานอินไลน์อาเรย์

บทที่ 14 : สูตรและฟังก์ชั่นพื้นฐาน

183

184

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 15 : กำรใช้ฟงั ก์ชั่น ชุดที่ 1

15.1 IF ชื่อฟังก์ชัน : IF การใช้งาน : ใช้ตรวจสอบเงื่อนไข หากเป็นจริงจะคืนค่ากลับมาค่าหนึ่ง หากเป็นเท็จจะคืนอีกค่าหนึ่งกลับมา โครงสร้าง : IF (Test, Then_value, Otherwise_value) Test = เงื่อนไขที่จะตรวจสอบ Then_value (ไม่ใส่ก็ได้) = คืนค่านีห้ าก Test เป็นจริง (หากไม่ใส่จะคืนค่าบูลีน “จริง”) Otherwise_value (ไม่ใส่ก็ได้) = คืนค่านี้หาก Test เป็นเท็จ (หากไม่ใส่จะคืนค่าบูลีน “เท็จ”) ตัวอย่างการใช้งาน 1 2 3

A ก. จันทร์ 15/01/2013

B 49

=IF(A1="ก.","เป็น ก.","ไม่ใช่ ก.") คืนค่า เป็น ก. สูตรข้างต้น ตรวจสอบค่าใน A1 หากเป็นตัว ก. ให้คืนค่า เป็น ก. หากไม่ใช่ ให้คืนค่า ไม่ใช่ ก.

IF สามารถตรวจสอบเงื่อนไขมากกว่า 1 เงื่อนไข โดยนํา IF มาซ้อนกัน สูตรที่ใช้ IF ซ้อนกันจะคืนค่า 1 ตัวจากตัวเลือก หลายตัว แล้วแต่จํานวนการใช้ IF เช่น ใช้ IF ซ้อนกัน 2 ชั้น จะคืนค่า 1 ตัว จากตัวเลือก 3 ตัว เป็นต้น =IF(B1>50,"มากกว่า 50",IF(B1<50,"น้อยกว่า 50","เท่ากับ 50")) คืนค่า น้อยกว่า 50 สูตรข้างต้นใช้ IF ซ้อนกัน 2 ชั้น จะคืนค่า 1 จาก 3 ตัว ความหมายของสูตรก็คือ หาก B1>50 จะคืนค่า มากกว่า 50 หากไม่ใช่ จะคืนค่าเป็น IF(B1<50,"น้อยกว่า 50","เท่ากับ 50") ซึ่งเป็นฟังก์ชั่น IF อีกชุดหนึ่งทีต่ ้องตรวจสอบเงื่อนไขต่อ ก็คือ หาก B1<50 จะคืนค่า น้อยกว่า 50 หากไม่ใช่ จะคืนค่า เท่ากับ 50 สูตรด้านล่าง ใช้ IF ซ้อนกัน 7 ชั้น เพื่อตรวจสอบว่า วันที่ในเซลล์ (A3) เป็นวันอะไร? โดยฟังก์ชั่น WEEKDAY ซึ่งจะคืน ค่า 1 หากวันที่เป็นวันอาทิตย์ หรือคืนค่าตัวเลขในลําดับต่อมาตามลําดับวัน จากนั้น IF จะตรวจสอบว่า WEEKDAY คืนค่าเป็น เลขอะไร IF ก็จะคืนค่าที่ตรงกับเงื่อนไขกลับมา สูตรด้านล่างคืนค่า 1 ตัวจากตัวเลือก 8 ตัว ก็คือ อา, จ, อ, พ, พฤ, ศ, ส, และ ERR ค่า ERR เผื่อไว้ในกรณีเซลล์ที่ ตรวจสอบไม่ใช่วันที่ เช่น เป็นข้อความ เป็นต้น = IF(WEEKDAY(A3)=1,"อา", IF(WEEKDAY(A3)=2,"จ", IF(WEEKDAY(A3)=3,"อ", IF(WEEKDAY(A3)=4,"พ", IF(WEEKDAY(A3)=5,"พฤ", IF(WEEKDAY(A3)=6,"ศ", IF(WEEKDAY(A3)=7,"ส","ERR"))))))) คืนค่า อ (วันที่ 15/01/2013 เป็นวันอังคาร)

186

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

A 1 2 3 4 5 6 7 8

ชื่อลูกค้า ลูกค้า A ลูกค้า B ลูกค้า C ลูกค้า D ลูกค้า E ลูกค้า F ลูกค้า G

B

C

D

E

F

G

สัง่ ซื้อ ได้รับส่วนลด เงื่อนไขการได้รับส่วนลด 13,500 10 ยอดสั่งซื้อ ส่วนลด(%) 900 0 0-1,000 0 11,300 10 1,001-5,000 5 6,300 7 5,001-10,000 7 3,100 5 มากกว่า 10,000 10 17,100 10 9,100 7 ← =IF(B8<1000,0,IF(B8<5000,5,IF(B8<10000,7,IF(B8>=10000,10,"ERR"))))

ตารางข้อมูลข้างต้น สดมน์ C เป็นส่วนลดที่ได้รับ(หน่วยเป็นเปอร์เซ็นต์) ที่ถูกคํานวณอย่างอัตโนมัติตามยอดสั่งซื้อใน สดมน์ B เช่น ที่ C8 ใส่ สู ต ร =IF(B8<1000,0,IF(B8<5000,5,IF(B8<10000,7,IF(B8>=10000,10,"ERR")))) สู ต รตรวจสอบ มูลค่าการสั่งซื้อที่เซลล์ B8 โดยใช้เงื่อนไขตามตารางเงื่อนไขการได้รับส่วนลด แล้วคืนค่ากลับมาเป็นตัวเลขเปอร์เซ็นต์ส่วนลดที่ สอดคล้องกัน

15.2 AND, OR ชื่อฟังก์ชัน : AND การใช้งาน : ใช้รวมผลจากการตรวจสอบเงื่อนไข ตั้งแต่ 2 ตัวขึ้นไป โดยจะคืนค่า จริง(1) หากเงื่อนไขทั้งหมดจริง คืนค่า เท็จ(0) หากเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่งเป็นเท็จ โครงสร้าง : AND(LogicalValue1, LogicalValue2,...)

LogicalValue = เงื่อนไข ชื่อฟังก์ชัน : OR การใช้งาน : ใช้รวมผลจากการตรวจสอบเงื่อนไข ตั้งแต่ 2 ตัวขึ้นไป โดยจะคืนค่า จริง(1) หากเงื่อนไขใดเงื่อนไข หนึ่งเป็นจริง คืนค่า เท็จ(0) หากเงื่อนไขทั้งหมดเป็นเท็จ โครงสร้าง : OR(LogicalValue1, LogicalValue2,...)

LogicalValue = เงื่อนไข ตัวอย่างการใช้งาน =AND(1=1,2=2) =OR(1=1,2=2)

→

=AND(12<13,14>12,7<6) =OR(12<13,14>12,7<6)

→

=AND(0,1) =OR(0,1)

→

→

→

→

จริง และ จริง → จริงทั้งหมด จริง หรือ จริง → จริงทั้งหมด

คืนค่า จริง คืนค่า จริง

เท็จ และ จริง และ เท็จ → มีบางตัวเป็นเท็จ เท็จ หรือ จริง หรือ เท็จ → มีบางตัวเป็นจริง

คืนค่า เท็จ คืนค่า จริง

(0)เท็จ และ (1)จริง → มีบางตัวเป็นเท็จ(0) (0)เท็จ หรือ (1)จริง → มีบางตัวเป็นจริง(1)

คืนค่า เท็จ คืนค่า จริง

บทที่ 15 : การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 1

187

AND และ OR มักใช้ร่วมกับ IF เช่น 1 2 3

A 5 0 50

B 5 -1 0

=IF(AND(A1>=0,A2>=0,A3>=0),"ทุกตัวมากกว่าหรือเท่ากับ 0","มีบางตัวหรือทั้งหมดน้อยกว่า 0") คืนค่า ทุกตัวมากกว่าหรือเท่ากับ 0 =IF(AND(B1>=0,B2>=0,B3>=0),"ทุกตัวมากกว่าหรือเท่ากับ 0","มีบางตัวหรือทั้งหมดน้อยกว่า 0") คืนค่า มีบางตัวหรือทั้งหมดน้อยกว่า 0 1 2 3

C วิชา คณิตศาสตร์ วิทยาศาสตร์

D คะแนน 50 49

=IF(AND(D2>=50,D3>=50),"ผ่านทุกวิชา",IF(AND(D2<50,D3<50),"ตกทุกวิชา","ตกบางวิชา")) คืนค่า ตกบางวิชา

15.3 IS ISEVEN, EVEN, ISODD ชื่อฟังก์ชัน : ISEVEN การใช้งาน : ตรวจสอบเลขคู่ คืนค่าจริงหรือเท็จ หากเป็นเลขทศนิยม จะไม่สนใจตัวเลขที่อยู่หลังทศนิยม โครงสร้าง : ISEVEN(Value) Value = ข้อมูล ชื่อฟังก์ชัน : ISODD การใช้งาน : ตรวจสอบเลขคี่ คืนค่าจริงหรือเท็จ หากเป็นเลขทศนิยม จะไม่สนใจตัวเลขที่อยู่หลังทศนิยม โครงสร้าง : ISODD(value) Value = ข้อมูล ตัวอย่างการใช้งาน =ISEVEN(48) =ISEVEN(33) =ISEVEN(3.999) =ISEVEN(-2.1) =ISEVEN(-3.6)

188

คืนค่า จริง คืนค่า เท็จ คืนค่า เท็จ คืนค่า จริง คืนค่า เท็จ

=ISODD(48) =ISODD(33) =ISODD(3.999) =ISODD(-2.1) =ISODD(-3.6)

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า

เท็จ จริง จริง เท็จ จริง

15.4 ISTEXT, ISNUMBER, ISLOGICAL ชื่อฟังก์ชัน : ISTEXT การใช้งาน : ตรวจสอบว่าเป็นข้อมูลแบบข้อความหรือไม่? คืนค่า จริง(1) หากเป็น โครงสร้าง : ISTEXT(Value) Value = ข้อมูล ชื่อฟังก์ชัน : ISNUMBER การใช้งาน : ตรวจสอบว่าเป็นข้อมูลแบบตัวเลขหรือไม่? คืนค่า จริง(1) หากเป็น โครงสร้าง : ISNUMBER(Value) Value = ข้อมูล ชื่อฟังก์ชัน : ISLOGICAL การใช้งาน : ตรวจสอบว่าเป็นข้อมูลแบบบูลีน(จริง/เท็จ)หรือไม่? คืนค่า จริง(1) หากเป็น โครงสร้าง : ISLOGICAL(Value) Value = ข้อมูล ตัวอย่างการใช้งาน =ISTEXT(-3.1) =ISTEXT("1abc") =ISTEXT(5) =ISTEXT("abc")

คืนค่า เท็จ คืนค่า จริง คืนค่า เท็จ คืนค่า จริง

=ISNUMBER(-3.1) =ISNUMBER("1abc") =ISNUMBER(5) =ISNUMBER("abc")

คืนค่า จริง คืนค่า เท็จ คืนค่า จริง คืนค่า เท็จ

=ISLOGICAL(-3.1) =ISLOGICAL(1>2) =ISLOGICAL(เท็จ) =ISLOGICAL(จริง)

คืนค่า เท็จ คืนค่า จริง (1>2 เป็นการเปรียบเทียบ ซึ่งจะคืนค่าเป็นบูลีน) คืนค่า จริง คืนค่า จริง

15.5 ISBLANK ชื่อฟังก์ชัน : ISBLANK การใช้งาน : ตรวจสอบว่าเป็นเซลล์ว่างหรือไม่? คืนค่า จริง(1) หากเป็น โครงสร้าง : ISBLANK(Value) Value = ข้อมูล บทที่ 15 : การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 1

189

ตัวอย่างการใช้งาน 1 2 3 4 5 6

190

A ข้อมูล 3.1

'

B เท็จ จริง เท็จ เท็จ

C =ISBLANK(A2) =ISBLANK(A3) =ISBLANK(A4) =ISBLANK(A5)

D

(เซลล์ A4 เคาะ Spacebar 1 ครั้ง)

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 16 : กำรใช้ฟงั ก์ชั่น ชุดที่ 2

16.1 SUM SUM,, SUMIF ชื่อฟังก์ชัน : SUM การใช้งาน : บวกตัวเลขเข้าด้วยกัน โครงสร้าง : SUM(number1, number2, ...) number = ตัวเลข ชื่อฟังก์ชัน : SUMIF การใช้งาน : ใช้หาผลรวมแบบมีเงื่อนไข โครงสร้าง : SUMIF(range, criteria, sum_range) range = ช่วงของข้อมูล/กลุ่มเซลล์ criteria = เงื่อนไข เงื่อนไขจะถูกใส่เป็นข้อมูลแบบข้อความ หรือก็คือ ใส่ในเครื่องหมาย “” sum_range (ไม่ใส่ก็ได้) = ช่วงของข้อมูลที่จะทําการบวก ตัวอย่างการใช้งาน =SUM(1,2,3,4,5) A

→

คืนค่า 15

C

D

E

1

1

1

1

2

2

2

2

3

3

3

3

4

4

4

4

5

5

5

5

6

6

6

6

7

7

7

7

8

8

8

8

9

9

9

9

10

B

=1+2+3+4+5 →

=SUM(C1:C9)

→

45

บวกตัวเลขใน C1:C9

11 =SUM(C1:C9,D1:D9,E1:E9)

→

135

บวกตัวเลขใน C1:E9

12

=SUMIF(D1:D9,">=5")

→

13

=SUMIF(E1:E9,"<>"&E9)

→

35

บวกตัวเลขใน D1:D9 เฉพาะที่มากกว่าหรือเท่ากับ 5 36 บวกตัวเลขใน E1:E9 เฉพาะที่ไม่เท่ากับค่าในเซลล์ E9

14 การใช้ SUMIF แบบ 2 ตัวแปร เข้าใจได้ไม่ยาก แต่ถ้าใช้ 3 ตัวแปร การใช้งานจะค่อนข้างงงๆ เพราะความหมายของ ตัวแปรเปลี่ยนไป SUMIF แบบ 3 ตัวแปร มักใช้หาผลรวมเป็นกลุ่มๆ เช่น หาผลรวมของข้อมูลเฉพาะชื่อใดชื่อหนึ่ง เป็นต้น ตัวอย่าง

192

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

A เดือน ม.ค. ม.ค. ม.ค. ม.ค. ม.ค. ม.ค. ม.ค. ก.พ. ก.พ. ก.พ. ก.พ. ก.พ. ก.พ. มี.ค. มี.ค. มี.ค. มี.ค. มี.ค. มี.ค. มี.ค. เม.ย. เม.ย. เม.ย. เม.ย. เม.ย. เม.ย. เม.ย.

B ชื่อ สมหมาย วรรณา นภาพร พรสวรรค์ กานดา กวี กรกนก สมหมาย เกษม วรรณา นภาพร พรศรี กานดา สมหมาย เกษม พรศรี พรสวรรค์ กานดา กวี กรกนก สมหมาย วรรณา นภาพร พรสวรรค์ กานดา กวี กรกนก

C บริจาค 1150 400 450 250 250 900 200 1200 200 1100 550 300 900 1100 900 1150 650 1100 450 550 450 1100 550 1150 950 600 600

ตารางข้อมูลต่อไปนี้ เป็นตารางบริจาคเงินรายเดือน ซึ่งบางคน บริจาคทุกเดือน บางคนบริจาคเป็นบางเดือน คําถามที่ 1 “คุณ นภาพร บริจาครวมทั้งหมดเท่าไร?” ให้สร้างตารางผลลัพย์รอไว้ จากนั้นใส่สูตร(ที่เซลล์ F2) ตามตาราง ด้านล่าง E

F

1

ชื่อ

บริจาค(รวม)

2

นภาพร

1550

=SUMIF(B2:B28,E2,C2:C28)

3

สู ต ร =SUMIF(B2:C28,E2,C2:C28) ความหมายก็ คื อ หาผลรวม ของช่วงข้อมูล B2:C28(สดมน์ชื่อ) เฉพาะที่มีค่าเท่ากับ E2(นภาพร) ใดยให้ รวมข้ อ มู ล ใน C2:C28 เฉพาะที่ ต รงกั น ตี ค วามง่ า ยๆก็ คื อ หาผลรวมใน C2:C28 (เงินบริจาค) เฉพาะที่มีชื่อ นภาพร คําถามที่ 2 “เดือน ม.ค. มียอดบริจาคทั้งหมดเท่าไร?”

H

I

1

เดือน

บริจาค(รวม)

2

ม.ค.

3600

=SUMIF(A2:A28,H2,C2:C28)

3

ให้สร้างตารางผลลัพย์รอไว้ จากนั้นใส่สูตร(ที่เซลล์ I2) ตามตาราง ด้านล่าง สูตร =SUMIF(A2:A28,H2,C2:C28) ความหมายก็คือ หาผลรวม ของช่วงข้อมูล A2:A28(สดมน์เดือน) เฉพาะที่มีค่าเท่ากับ H2(ม.ค.) ใดยให้ รวมข้ อ มู ล ใน C2:C28 เฉพาะที่ ต รงกั น ตี ค วามง่ า ยๆก็ คื อ หาผลรวมใน C2:C28 (เงินบริจาค) เฉพาะที่มีช้อมูลที่ตรงกับ เดือน ม.ค. คําถามดังกล่าว หากใช้ Subtotal หรือใข้ Pivot table จะตอบ คําถามนี้ได้ง่ายมาก (ดูเรื่อง Pivot table ในบทที่ 24 หน้า 269)

ภาพที่ 288 : Pivot table สรุปเงินบริจาค

บทที่ 16 : การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 2

193

16.2 SUMPRODUCT ชื่อฟังก์ชัน : SUMPRODUCT การใช้งาน : ใช้คูณอาเรย์(หรือกลุ่มเซลล์) ในตําแหน่งที่ตรงกันแล้วนําทั้งหมดมาบวกกัน โครงสร้าง : SUMPRODUCT(array1, array2, array2,,...) array = อาเรย์(ตารางข้อมูล) ตัวอย่างการใช้งาน 1 2 3 4

A ตารางที่ 1 1 3 5

B

C ตารางที่ 2 10 30 50

2 4 6

D

E

20 40 60

สูตร =SUMPRODUCT(A2:B4,C2:D4) คืนค่า 910 ซึ่งมีขั้นตอนการคํานวณดังนี้ = 1*10 + 2*20 + 3*30 + 4*40 + 5*50 + 6*60 = 10+40+90+160+250+360 = 910 สูตร =SUMPRODUCT(A2:B4) คืนค่า 21 สูตรนี้ ใส่เพียงตัวแปรเดียว ซึ่งหมายความว่าให้ คูณอาเรย์กับ 1 ในทุก ตําแหน่ง มีผลเหมือนการนําทุกค่าในอาเรย์มาบวกกัน สูตร =SUMPRODUCT(A2:B4) มีขั้นตอนการคํานวณดังนี้ = 1*1+2*1+3*1+4*1+5*1+6*1 = 1+2+3+4+5+6 = 21 การใช้ SUMPRODUCT เพื่อนับจํานวนซํ้า 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

A วรรณา วรรณา กานดา สมหมาย กานดา กรกนก กรกนก สมหมาย นภาพร วรรณา วรรณา พรศรี กรกนก สมหมาย

จากข้อมูลในตาราง คําถาม : “ชื่อ วรรณา มีจํานวนเท่าไร”? คําถามในข้างต้นสามารถตอบได้โดยใช้สูตร =SUMPRODUCT(A1:A14="วรรณา") คืนค่า 4 สูตรในข้างต้น จะเปรียบเทียบค่าในสดมน์ A กับช้อความ “วรรณา” ทีละ แถว จากนั้นจะคืนค่ากลับมาเป็น 1(จริง) หรือ 0(เท็จ) ในรูปแบบของอาเรย์ ซึ่งจะ ได้เป็น =SUMPRODUCT({1,1,0,0,0,0,0,0,0,1,1,0,0,0}) อาเรย์ในสูตรเป็นอิน ไลน์อาเรย์ตัวเดียว ฉะนั้นจึงมีผลเหมือนกับนําข้อมูลในอาเรย์มาบวกกัน ผลที่ได้คือ 1+1+1+1=4 ถ้านํา SUMPRODUCT มาสร้างเป็นตารางเพื่อนับจํานวน จะได้ตามตาราง ด้านล่าง 1 2 3 4 5 6 7

194

C

วรรณา กานดา สมหมาย กรกนก นภาพร พรศรี รวม

D

4 2 3 3 1 1

14

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

← ← ← ← ← ←

=SUMPRODUCT(A1:A14=C1) =SUMPRODUCT(A2:A15=C2) =SUMPRODUCT(A3:A16=C3) =SUMPRODUCT(A4:A17=C4) =SUMPRODUCT(A5:A18=C5) =SUMPRODUCT(A6:A19=C6)

การใช้ SUMPRODUCT เพื่อนับจํานวนซํ้าแบบ 2 เงื่อนไข (หรือมากกว่า) ตัวอย่างก่อนหน้า ใช้นบั จํานวนซํ้าแบบ 1 เงื่อนไข แต่ทั้งนี้ SUMPRODUCT สามารถนับจํานวนซํ้าได้หลายเงื่อนไข 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

A คันที่ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

B ยี่ห่อ TOYOTA TOYOTA HONDA HONDA TOYOTA TOYOTA TOYOTA HONDA NISSAN FORD TOYOTA TOYOTA MISUBISHI TOYOTA TOYOTA NISSAN HONDA HONDA FORD HONDA MISUBISHI FORD TOYOTA MISUBISHI FORD

C สี แดง ขาว ดํา เขียว บรอนซ์ เขียว ขาว ดํา บรอนซ์ แดง ขาว ดํา เขียว บรอนซ์ ดํา ดํา เขียว บรอนซ์ บรอนซ์ ดํา เขียว ดํา ขาว เขียว ดํา

จากข้อมูลในตาราง คําถาม : “TOYOTA สีขาวมีจํานวนกี่คัน?” คําถามในข้างต้นสามารถตอบได้โดยใช้สูตร =SUMPRODUCT(B2:B26="TOYOTA",C2:C26="ขาว") คืนค่า 4 สูตร B2:B26="TOYOTA" จะเปรียบเทียบค่าในสดมน์ B(ยี่ห้อ) กับช้อ ความ “TOYATA” ทีละแถว จากนั้นจะคืนค่ากลับมาเป็น 1(จริง) หรือ 0(เท็จ) ใน รูปแบบของอินไลน์อาเรย์ ดังนี้ {1,1,0,0,1,1,1,0,0,0,1,1,0,1,1,0,0,0,0,0,0,0,1,0,0} สูตร C2:C26="ขาว" จะเปรียบเทียบค่าในสดมน์ C(สี) กับช้อความ “ขาว” ทีละแถว จากนั้นจะคืนค่ากลับมาเป็นกลับมาเป็น 1(จริง) หรือ 0(เท็จ) ใน รูปแบบของอินไลน์อาเรย์ ดังนี้ {0,1,0,0,0,0,1,0,0,0,1,0,0,0,0,0,0,0,0,0,0,0,1,0,0} เมื่อนํามาใส่ในฟังก์ชั่น SUMPRODUCT จะได้เป็น SUMPRODUCT({1,1,0,0,1,1,1,0,0,0,1,1,0,1,1,0,0,0,0,0,0,0,1,0,0}, {0,1,0,0,0,0,1,0,0,0,1,0,0,0,0,0,0,0,0,0,0,0,1,0,0}) ซึ่งคืนค่าเป็น 4 ก็คือ มี รถ TOYOTA สีขาวจํานวน 4 คัน หากนํา SUMPRODUCT มาสร้างเป็นตารางเพื่อแจกแจงจํานวน จะได้ตาม ตารางด้านล่าง E 1 2 3 4 5 6

FORD HONDA MISUBISHI NISSAN TOYOTA

F ขาว 0 0 0 0 4

G เขียว 0 2 3 0 1

H ดํา 2 3 0 1 2

I J แดง บรอนซ์ 1 1 0 1 0 0 0 1 1 2

ตารางข้างต้น เซลล์ F2:J6 ใช้ SUMPRODUCT โดยที่เซลล์ J2 ใช้ สูตร(เป็นตัวอย่าง) =SUMPRODUCT($B$2:$B$26=$E2,$C$2:$C$26=J$1)

16.3 MIN, MINA, MAX, MAXA ชื่อฟังก์ชัน : MIN การใช้งาน : คืนค่าที่น้อยที่สุด จากช่วงของข้อมูลที่ระบุ หากมีข้อความจะไม่ถูกนํามาคํานวณ โครงสร้าง : MIN(number1, number2,...) number = ตัวเลข

บทที่ 16 : การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 2

195

ชื่อฟังก์ชัน : MINA การใช้งาน : คืนค่าที่น้อยที่สุด จากช่วงของข้อมูลที่ระบุ หากมีข้อความอยูด่ ้วยข้อความมีค่าเป็น 0 โครงสร้าง : MINA(value1, value2,...) value = ข้อมูล ชื่อฟังก์ชัน : MAX การใช้งาน : คืนค่าที่มากที่สุด จากช่วงของข้อมูลที่ระบุ หากมีข้อความจะไม่ถูกนํามาคํานวณ โครงสร้าง : MAX(number1, number2,...) number = ตัวเลข ชื่อฟังก์ชัน : MAXA การใช้งาน : คืนค่าที่มากที่สุด จากช่วงของข้อมูลที่ระบุ หากมีข้อความอยู่ด้วยข้อความมีค่าเป็น 0 โครงสร้าง : MAXA(value1, value2,...) value = ข้อมูล ตัวอย่างการใช้งาน 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A

-5 -3 -1 0 3 5 7 9 11 AA

=MIN(A1:A10)

คืนค่า

-5

=MINA(A1:A10) =MINA(A5:A10)

คืนค่า คืนค่า

-5 0

(แม้ A5:A10 ไม่มีเลข 0 แต่มี AA ซึ่ง MINA จะมองว่า AA มีค่าเป็น 0)

=MAX(A1:A10) =MAXA(A4:A10)

คืนค่า คืนค่า

16.4 SMALL SMALL,, LARGE ชื่อฟังก์ชัน : SMALL การใช้งาน : คืนค่าน้อยที่สุดในลําดับที่ระบุใน Rank_C โครงสร้าง : SMALL(Data, Rank_C) Data = ช่วงข้อมูล Rank_C = ลําดับที่น้อยที่สุด ในลําดับที่... ชื่อฟังก์ชัน : LARGE การใช้งาน : คืนค่ามากที่สุดในลําดับที่ระบุใน Rank_C โครงสร้าง : LARGE(Data, Rank_C) Data = ช่วงข้อมูล Rank_C = ลําดับที่มากที่สุด ในลําดับที่...

196

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

11 11

ตัวอย่างการใช้งาน 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A

-5 -3 -1 0 3 5 7 9 11 AA

=SMALL(A1:A10,1) =SMALL(A1:A10,2) =SMALL(A1:A10,3)

คืนค่า -5 คืนค่า -3 คืนค่า -1

(น้อยที่สุด ในลําดับที่ 1 ) (น้อยที่สุด ในลําดับที่ 2) (น้อยที่สุด ในลําดับที่ 3)

=LARGE(A1:A10,1) =LARGE(A1:A10,2) =LARGE(A1:A10,3)

คืนค่า 11 คืนค่า 9 คืนค่า 7

(มากที่สุด ในลําดับที่ 1 ) (มากที่สุด ในลําดับที่ 2 ) (มากที่สุด ในลําดับที่ 3 )

16.5 AVERAGE, AVERAGEA ชื่อฟังก์ชัน : AVERAGE การใช้งาน : คืนค่าเฉลี่ยของตัวเลข หากมีข้อความอยู่ดว้ ย ข้อความจะไม่ถูกนํามาคํานวณ โครงสร้าง : AVERAGE(number1, number2,...) number = ตัวเลข ชื่อฟังก์ชัน : AVERAGEA การใช้งาน : คืนค่าเฉลี่ยของตัวเลข หากมีข้อความอยู่ดว้ ย ข้อความมีค่าเป็น 0 โครงสร้าง : AVERAGEA(value1, value2,...) value = ข้อมูล ตัวอย่างการใช้งาน 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A

-5 -3 -1 0 3 5 7 9 11 AA

=AVERAGE(A1:A10) คืนค่า 2.89 มาจาก (-5-3-1+0+3+5+7+9+11)/9 26/9=2.89 (AA ที่อยู่ในช่วงของข้อมูล ไม่ถูกนํามาคํานวณ) =AVERAGEA(A1:A10) คืนค่า 2.6 มาจาก (-5-3-1+0+3+5+7+9+11+0)/10 26/10=2.6 (AA ที่อยู่ในช่วงของข้อมูล มีค่าเป็น 0)

บทที่ 16 : การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 2

197

16.6 MOD ชื่อฟังก์ชัน : MOD การใช้งาน : คืนค่าเศษจากการหาร โครงสร้าง : MOD(Dividend, Divisor) Dividend = เลขตั้งต้น Divisor = ตัวหาร ตัวอย่างการใช้งาน 1 ) 3

=MOD(10,3)

คืนค่า 1

มาจาก 10/3 = 3 เหลือเศษ 1 (หรือ 3

=MOD(10,5)

คืนค่า 0

มาจาก 10/5 = 2 ไม่มีเศษ (หรือเศษเป็น 0)

=MOD(100,24)

คืนค่า 4

มาจาก 100/24 = 4 เหลือเศษ 4 (หรือ 4

=MOD(11.25,2.5)

คืนค่า 1.25

มาจาก 11.25/2.5 = 4 เหลือเศษ 1.25 (หรือ 4

16.7 PRODUCT ชื่อฟังก์ชัน : PRODUCT การใช้งาน : คูณตัวเลขที่ระบุทั้งหมดเข้าด้วยกัน โครงสร้าง : PRODUCT(number1, number2, ...) number = ตัวเลข ตัวอย่างการใช้งาน =PRODUCT(2,3,4)

คืนค่า 24

มาจาก 2*3*4 = 24

=PRODUCT(5,4,3,2,1)

คืนค่า 120

มาจาก 5*4*3*2*1 = 120

16.8 RAND, RANDBETWEEN ชื่อฟังก์ชัน : RAND การใช้งาน : สุ่มเลขทศนิยมระหว่าง 0 ถึง 1 โครงสร้าง : RAND() ชื่อฟังก์ชัน : RANDBETWEEN การใช้งาน : สุ่มเลขจํานวนเต็ม ระหว่างค่าตํ่าสุดและสูงสุดที่ระบุ โครงสร้าง : RANDBETWEEN(Buttom,Top) Buttom = เลขตํ่าสุด Top = เลขสูงสุด

198

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

4 ) 24 1.25 ) 2.5

ตัวอย่างการใช้งาน =RAND() =RANDBETWEEN(1,10)

คืนค่า คืนค่า

0.1258664582 (เป็นเลขตัวอย่าง) 3 (เป็นเลขตัวอย่างที่สุ่มมาจากตัวเลขระหว่าง 1-10)

ในกรณีต้องการสุ่มข้อความ ให้นําฟังก์ชั่น CHOOSE มาช่วย ดังนี้ (ดูการใช้งานฟังก์ชั่น CHOOSE ในข้อ 21.1 หน้า 236) =CHOOSE(RANDBETWEEN(1,3),“แดง”,“เขียว”,“นํ้าเงิน”) สูตรนี้จะสุ่มข้อความ 3 ข้อความ

ภาพที่ 289 : ตัวอย่างการสุ่มข้อความ

หากต้องการให้ข้อความตัวใด ออกมามากกว่าตัวอื่นๆ ให้ใส่ข้อความดังกล่าวซํ้าลงในสูตร ดังนี้ =CHOOSE(RANDBETWEEN(1,5),“แดง”,“แดง”,“แดง”,“เขียว”,“นํ้าเงิน”) สูตรนี้ “แดง” มีเปอร์เซ็นต์การสุ่ม ออกมามากกว่าข้อความอื่นๆ 3 เท่า

ภาพที่ 290 : สุ่มข้อความ โดยสุ่มให้ “แดง” ออกมามากกว่าตัวอื่นๆ

บทที่ 16 : การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 2

199

200

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 17 : กำรใช้ฟงั ก์ชั่น ชุดที่ 3

17.1 COUNT COUNT,, COUNT COUNTA, A, COUNTBLANK ชื่อฟังก์ชัน : COUNT การใช้งาน : นับจํานวนเซลล์ที่มีข้อมูลเป็นตัวเลข ไม่นบั เซลล์ที่มีข้อมูลเป็นอย่างอื่น โครงสร้าง : COUNT(value1, value2,...) value = ข้อมูล ชื่อฟังก์ชัน : COUNTA การใช้งาน : นับจํานวนเซลล์ที่ไม่เป็นช่องว่าง โครงสร้าง : COUNTA(value1, value2,...) value = ข้อมูล ชื่อฟังก์ชัน : COUNTBLANK การใช้งาน : นับจํานวนเซลล์ว่าง โครงสร้าง : COUNTBLANK(range) range = ช่วงข้อมูล ตัวอย่างการใช้งาน 1 2 3 4 5 6 7 8

A

B

3 5

15 0

B C

A BBB

1 2

6 9

=COUNT(A1:B8)

คืนค่า 8 นับเฉพาะตัวเลข 1,2,3,5,6,9,15,0

=COUNTA(A1:B8)

คืนค่า 13 นับเฉพาะเซลล์ที่ไม่ว่าง เซลล์ A5,B5,B8 เป็นเซลล์ว่าง

=COUNTBLANK(A1:B8)

คืนค่า 3 นับเฉพาะเซลล์ว่าง เซลล์ A5,B5,B8 เป็นเซลล์ว่าง

17.2 COUNTIF ชื่อฟังก์ชัน : COUNTIF การใช้งาน : นับจํานวนเซลล์ เฉพาะที่อยู่ในเงื่อนไข โครงสร้าง : COUNTIF(range, criteria) range = ช่วงข้อมูล criteria = เงื่อนไข เงื่อนไขจะถูกใส่เป็นข้อมูลแบบข้อความ หรือก็คือ ใส่ในเครื่องหมาย “”

202

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ตัวอย่างการใช้งาน 1 2 3 4 5 6 7 8

A

B 6 9

=COUNTIF(A1:B8,">=2") คืนค่า 6 นับเฉพาะเซลล์ที่มีค่าตั้งแต่ 2 ขึ้นไป ก็คือ 2,3,5,6,9,15

3 5

15 0

=COUNTIF(A1:B8,">="&B2) คืนค่า 2 นับเฉพาะเซลล์ที่มีค่ามากกว่าหรือเท่ากับค่าในเซลล์ B2 ก็คือ 9,15

B C

A BBB

=COUNTIF(A1:B8,"BBB") คืนค่า 1 นับเฉพาะเซลล์ที่มีค่าเป็น "BBB" ก็คือ เซลล์ B7

1 2

17.3 DCOUNT DCOUNT หรือ Database count ใช้นับจํานวนเซลล์ตามเงื่อนไข มีลักษณะการใช้งานคล้ายกับตัวกรองขั้นสูง ก็คือ มีตารางข้อมูลและมีตารางเงื่อนไข เงื่อนไขการนับจะใส่ไว้ในตารางเงื่อนไข (ดูเรื่องตัวกรองขั้นสูง ในข้อ 13.5 หน้า 163) ชื่อฟังก์ชัน : DCOUNT การใช้งาน : ใช้นับจํานวนเซลล์ตามเงื่อนไข โครงสร้าง : DCOUNT(Database, Database Field, Search Criteria) Database = ตารางข้อมูล Field = สดมน์ที่จะนับ คอลัมน์ซ้ายสุดนับเป็น 1 (หากเป็น 0 หมายถึงทุกสดมน์) Criteria = ตารางเงื่อนไข (หัวตารางต้องมีชื่อเหมือนตารางข้อมูล) ตัวอย่างการใช้งาน 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

A ชื่อ กรกนก กวี กานดา เกษม จักรกฤษ นภาพร ปิติ พรศรี พรสวรรค์ มนูญ มานะ มานี วรรณา วรีพร วีรศักดิ์

B ประเภทสมาชิก Standard Premium Standard Premium Standard Standard Standard Premium Premium Standard Standard Premium Premium Premium Standard

C อายุการเป็นสมาชิก(ปี) 6 2 3 8 7 4 10 3 3 4 9 4 2 5 10

ตารางข้อมูล (A1:C16) เป็นตาราง ข้อมูลของสมาชิกศูนย์ออกกําลังกายแห่งหนึ่ง ซึ่ง แจกแจงประเภทของสมาชิก และอายุการเป็น สมาชิกไว้

บทที่ 17 : การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 3

203

คําถามที่ 1 : มีสมาชิกประเภท Premium จํานวนเท่าไร? คําถามนี้ สามารถตอบโดยใช้ฟงั ก์ชั่น DCOUNT ดังต่อไปนี้ ตารางด้านล่าง เป็นตารางเงื่อนไขทีเ่ ตรียมไว้สําหรับใช้ในฟังก์ชั่น DCOUNT ซึ่งได้ใส่เงื่อนไขไว้ 1 เงื่อนไขก็คือ ประเภท สมาชิก = Premium 20 21 22

A

ชื่อ

B

ประเภทสมาชิก

C

อายุการเป็นสมาชิก(ปี)

Premium

ตารางเงื่อนไข (A20:C21)

ที่เซลล์ใดก็ได้ ใส่สูตร =DCOUNT(A1:C16,0,A20:C21) ซึ่งจะคืนค่า 7 กลับมา ก็คือ มีสมาชิกประเภท Premium จํานวน 7 คน คําถามที่ 2 : สมาชิกประเภท Standard ทีม่ ีอายุการเป็นสมาชิกตั้งแต่ 7 ปีขึ้นไป มีจํานวนเท่าไร? คําถามนี้ สามารถตอบโดยใช้ฟงั ก์ชั่น DCOUNT ดังต่อไปนี้ ตารางด้านล่าง เป็นตารางเงื่อนไขที่เตรียมไว้สําหรับใช้ในฟังก์ชั่น DCOUNT ซึ่งได้ใส่เงื่อนไขไว้ 2 เงื่อนไขและใส่ไว้ใน บรรทัดเดียวกัน ซึ่งมีควาหมายว่า ประเภทสมาชิก=Standard และ อายุการเป็นสมาชิก(ปี) >= 7 (การใส่เงื่อนไขไว้ในบรรทัด เดียวกันเป็นการเชื่อมเงื่อนไขแบบ “และ”) 25 26 27

A

ชื่อ

B

ประเภทสมาชิก

C

อายุการเป็นสมาชิก(ปี)

Standard

ตารางเงื่อนไข (A25:C27)

>=7

ที่เซลล์ใดก็ได้ ใส่สูตร =DCOUNT(A1:C16,0,A25:C27) ซึ่งจะคืนค่า 4 กลับมา ก็คือ มีสมาชิกประเภท Standard ที่มีอายุการเป็นสมาชิกตั้งแต่ 7 ปีขนึ้ ไป จํานวน 4 คน หากดูในตาราง รายชื่อที่เข้าเงื่อนไข ก็คือ 1 6 8 12 16

A ชื่อ จักรกฤษ ปิติ มานะ วีรศักดิ์

B ประเภทสมาชิก Standard Standard Standard Standard

C อายุการเป็นสมาชิก(ปี) 7 10 9 10

ที่ตารางเงื่อนไข หากใส่เงื่อนไขไว้คนละบรรทัด (ตามตารางด้านล่าง) จะเป็นการเชื่อมเงื่อนไขด้วย “หรือ” จะได้เป็น ประเภทสมาชิก=Standard หรือ อายุการเป็นสมาชิก(ปี) >= 7 ผลการนับจะเปลี่ยนไป เพราะผ่านเงื่อนไขเพียงเงื่อนไขเดียว ถือว่าผ่าน 30 31 32

A

ชื่อ

B

ประเภทสมาชิก Standard

C

อายุการเป็นสมาชิก(ปี)

ตารางเงื่อนไข (A30:C32)

>=7

สูตร =DCOUNT(A1:C16,0,A30:C31) คืนค่า 9 กลับมา ก็คือ มีสมาชิกประเภท Standard หรือ มีสมาชิกที่มีอายุ การเป็นสมาชิกตั้งแต่ 7 ปีขนึ้ ไป จํานวน 9 คน หากดูในตาราง รายชื่อที่เข้าเงื่อนไข ก็คือ

204

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

1 2 4 5 6 7 8 11 12 16

A ชื่อ กรกนก กานดา เกษม จักรกฤษ นภาพร ปิติ มนูญ มานะ วีรศักดิ์

B ประเภทสมาชิก Standard Standard Premium Standard Standard Standard Standard Standard Standard

C อายุการเป็นสมาชิก(ปี) 6 3 8 7 4 10 4 9 10

DCOUNT สามารถนํามาใช้ในการแจกแจงความถี่ได้ด้วย ดังตัวอย่างต่อไปนี้ การแจกแจงจํา นวนสมาชิกตามอายุการเป็นสมาชิก โดยใช้ DCOUNT ให้สร้างตารางเงื่อนไขดังนี้ เตรียมไว้ ซึ่งมีหัว ตารางชื่อเหมือนกันหมด เพื่อนํามาใช้ในการนับตามเงื่อนไขของ อายุการเป็นสมาชิก(ปี) เพียงอย่างเดียว A

40 41 42

อายุการเป็น สมาชิก(ปี) <3

B

อายุการเป็น สมาชิก(ปี) >=3

C

อายุการเป็น สมาชิก(ปี) <7

D

อายุการเป็น สมาชิก(ปี) >=7

E

อายุการเป็น สมาชิก(ปี) <10

F

อายุการเป็น สมาชิก(ปี) >=10

จากนั้น ใส่สูตรดังต่อไปนี้ อายุการเป็น สมาชิก(ปี)

จํานวน

<3 3-6 7-9 >=10

2 8 3 2

← ← ← ←

=DCOUNT(A1:C16,0,A40:A41) =DCOUNT(A1:C16,0,B40:C41) =DCOUNT(A1:C16,0,D40:E41) =DCOUNT(A1:C16,0,F40:F41)

17.4 FREQUENCY ชื่อฟังก์ชัน : FREQUENCY การใช้งาน : ใช้แจกแจงความถี่ของข้อมูล โครงสร้าง : FREQUENCY(data, classes) data = ตารางข้อมูล classes = ตารางอัตรภาคชั้น FREQUENCY เป็นฟังก์ชั่นที่ใช้แจกแจงข้อมูลออกเป็นช่วงๆ ตามอัตรภาคชั้นที่กําหนด ตัวอย่างการใช้งาน

บทที่ 17 : การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 3

205

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

A ชื่อ กรกนก กวี กานดา เกษม จักรกฤษ นภาพร ปิติ พรศรี พรสวรรค์ มนูญ มานะ มานี วรรณา วรีพร วีรศักดิ์ สมหมาย สุขุม อรอนงค์ อาจหาญ อํานวยพร

B ประเภทสมาชิก Standard Premium Standard Premium Standard Standard Standard Premium Premium Standard Standard Premium Premium Premium Standard Standard Premium Standard Premium Standard

C อายุการเป็นสมาชิก(ปี) 6 2 3 8 7 4 10 3 3 4 9 4 2 5 10 12 5 11 13 9

ตารางข้อมูล (A1:C21) เป็นตาราง ข้อมูลของสมาชิกศูนย์ออกกําลังกายแห่งหนึ่ง ซึ่ง แจกแจงประเภทของสมาชิก และอายุการเป็น สมาชิกไว้ จํานวนสมาชิกทั้งหมดมี 20 คน

ก่อนใช้ฟังก์ชั่น FREQUENCY ต้องสร้าง ตารางอัตรภาคชั้นเตรียมไว้ ตารางด้านล่าง C25:C27 เป็นตารางอัตรภาคชั้น ทีเ่ ตรียมไว้สําหรับแจกแจงจํานวนสมาชิกเป็นช่วงๆตามอายุ ก็คือ 0-5 ปี, 6-7 ปี, 7-10 ปี และมากกว่า 10 ปี 24 25 26

A

B 0-5 6-7 7-10 >10

27 28

→ → →

C

D

อายุการเป็นสมาชิก(ปี) ความถี่

E

F

5 7 10

→

ที่ D25 พิมพ์สูตร =FREQUENCY(C2:C21,C25:C27) จากนั้นกด <Shift><Ctrl><Enter> สูตรจะคืนค่ากลับมาเป็น อาเรย์ไว้ที่ D25:D28 (ดูเรื่องอาเรย์ในข้อ 14.9 หน้า 179) 24 25 26 27 28

A

B 0-5 6-7 7-10 >10

→ → → →

C

D

E

5 7 10

10 2 5 3

← ={FREQUENCY(C2:C21,C25:C27)}

อายุการเป็นสมาชิก(ปี) ความถี่

29

206

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

F

← ={FREQUENCY(C2:C21,C25:C27)} ← ={FREQUENCY(C2:C21,C25:C27)} ← ={FREQUENCY(C2:C21,C25:C27)}

บทที่ 18 : กำรใช้ฟงั ก์ชั่น ชุดที่ 4

18.1 INT ชื่อฟังก์ชัน : INT การใช้งาน : ปัดตัวเลขลง ให้เป็นจํานวนเต็มไม่มีทศนิยม ตัวเลขลบจะปัดค่าให้ลดลง โครงสร้าง : INT(Number) Number = ตัวเลข ตัวอย่างการใช้งาน =INT(5.999) =INT(5.7) =INT(-1.3)

คืนค่า 5 คืนค่า 5 คืนค่า -2

18.2 TRUNC ชื่อฟังก์ชัน : TRUNC การใช้งาน : ดึงเลขทศนิยมออก ให้เหลือจํานวนทศนิยมตามที่ระบุในค่า Count โครงสร้าง : TRUNC(Number, Count) Number = ตัวเลข Count = จํานวนทศนิยม ที่ต้องการจะเหลือไว้ ตัวอย่างการใช้งาน =TRUNC(1.234999,2) =TRUNC(-1.234999,2) =TRUNC(1.234999,0)

คืนค่า 1.23 คืนค่า -1.23 คืนค่า 1 ( Count เป็น 0 มีผลเท่ากับการใช้ฟังก์ชั่น INT)

18.3 EVEN, ODD ชื่อฟังก์ชัน : EVEN การใช้งาน : ปัดตัวเลขขึ้นให้เป็นจํานวนเต็มเลขคู่ เลขลบจะปัดให้ค่าลดลง โครงสร้าง : EVEN(Number) Number = ตัวเลข ชื่อฟังก์ชัน : ODD การใช้งาน : ปัดตัวเลขขึ้นให้เป็นจํานวนเต็มเลขคี่ เลขลบจะปัดให้ค่าลดลง โครงสร้าง : ODD(Number) Number = ตัวเลข ตัวอย่างการใช้งาน =EVEN(2.3) =EVEN(-0.5)

208

คืนค่า 4 คืนค่า -2

=EVEN(2) คืนค่า 2 =EVEN(-1) คืนค่า -2

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

=EVEN(0)

คืนค่า 0

=ODD(1.2) =ODD(0)

คืนค่า 3 คืนค่า 1

=ODD(1) =ODD(-3.1)

คืนค่า 1 คืนค่า -5

18.4 CEILING, FLOOR FLOOR,, MROUND CEILING, FLOOR, MROUND เป็นชื่อที่มาจากชั้นของตึก CELIING=เพดาน, FLOOR=พื้น, M มาจาก Mezzanine = ชั้นลอย สื่อถึงการแบ่งเป็นชั้นๆที่มีขนาดเท่ากัน การปัดตัวเลขโดยใช้ฟังก์ชั่นทั้ง 3 จึงมีลักษณะการปัดให้เป็นจํานวนเท่าของ ค่าใดค่าหนึ่ง ชื่อฟังก์ชัน : CEILING การใช้งาน : ปัดเลขขึ้น ให้เป็นจํานวนเท่าของเลขที่ระบุในค่า Significance โครงสร้าง : CEILING(Number, Significance, Mode) Number = ตัวเลขตั้งต้น Significance = ตัวเลขที่ใช้ในการคํานวณการปัดเศษ Mode (ไม่ใส่ก็ได้) = หาก Mode ไม่ใช่ศูนย์ และ Number และ Signifcance เป็นเลขลบ จะแปลง เป็นเลขบวกก่อน ก่อนทําการปัดเศษ ชื่อฟังก์ชัน : FLOOR การใช้งาน : ปัดเลขลง ให้เป็นจํานวนเท่าของเลขที่ระบุในค่า Significance โครงสร้าง : FLOOR(Number, Significance, Mode) Number = ตัวเลขตั้งต้น Significance = ตัวเลขที่ใช้ในการคํานวณการปัดเศษ Mode (ไม่ใส่ก็ได้) = หาก Mode ไม่ใช่ศูนย์ และ Number และ Signifcance เป็นเลขลบ จะแปลง เป็นเลขบวกก่อน ก่อนทําการปัดเศษ ชื่อฟังก์ชัน : MROUND การใช้งาน : ปัดเลขไปยังค่าที่ใกล้ที่สุด ให้เป็นจํานวนเท่าของเลขที่ระบุในค่า Multiple โครงสร้าง : MROUND(Number, Multiple) Number = ตัวเลขตั้งต้น Multiple = ตัวเลขที่ใช้ในการคํานวณการปัดเศษ ตัวอย่างการใช้งาน =CEILING(12345.6789,1) =CEILING(12345.6789,10) =CEILING(12345.6789,100) =CEILING(12345.6789,25) =CEILING(12345.6789,5) =CEILING(12345.6789,0.2) =CEILING(-11,-2) =CEILING(-11,-2,0) =CEILING(-11,-2,1)

คืนค่า 12346 คืนค่า 12350 คืนค่า 12400 คืนค่า 12350 คืนค่า 12350 คืนค่า 12345.8 คืนค่า -10 คืนค่า -10 คืนค่า -12

ปัดขึ้น ให้เป็นจํานวนเท่าของ 1 ปัดขึ้น ให้เป็นจํานวนเท่าของ 10 ปัดขึ้น ให้เป็นจํานวนเท่าของ 100 ปัดขึ้น ให้เป็นจํานวนเท่าของ 25 ปัดขึ้น ให้เป็นจํานวนเท่าของ 5 ปัดขึ้น ให้เป็นจํานวนเท่าของ 0.2

บทที่ 18 : การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 4

209

=FLOOR(12345.6789,1) =FLOOR(12345.6789,10) =FLOOR(12345.6789,100) =FLOOR(12345.6789,25) =FLOOR(12345.6789,3) =FLOOR(12345.6789,5) =FLOOR(12345.6789,0.2) =FLOOR(-11,-2) =FLOOR(-11,-2,0) =FLOOR(-11,-2,1)

คืนค่า 12345 คืนค่า 12340 คืนค่า 12300 คืนค่า 12325 คืนค่า 12345 คืนค่า 12345 คืนค่า 12345.6 คืนค่า -12 คืนค่า -12 คืนค่า -10

ปัดลง ให้เป็นจํานวนเท่าของ 1 ปัดลง ให้เป็นจํานวนเท่าของ 10 ปัดลง ให้เป็นจํานวนเท่าของ 100 ปัดลง ให้เป็นจํานวนเท่าของ 25 ปัดลง ให้เป็นจํานวนเท่าของ 3 ปัดลง ให้เป็นจํานวนเท่าของ 5 ปัดลง ให้เป็นจํานวนเท่าของ 0.2

=MROUND(15.5,3) =MROUND(1.4,0.5)

คืนค่า 15 คืนค่า 1.5

ปัดไปยังค่าใกล้เคียง ให้เป็นจํานวนเท่าของ 3 ปัดไปยังค่าใกล้เคียง ให้เป็นจํานวนเท่าของ 0.5

ตารางด้านล่าง เป็นตัวอย่างในการใช้ CEILING, FLOOR และ MROUND ในการปัดเศษสตางค์

1 2 3 4 5

A ก่อนปัด 10.14 10.10 10.55 10.90

B หลังปัด 10.00 10.00 10.50 10.75

C ← ← ← ←

D *** ทุกตัวปัดให้เป็นจํานวนเท่าของ 0.25 =FLOOR(A2,0.25) =FLOOR(A3,0.25) =FLOOR(A4,0.25) =FLOOR(A5,0.25)

ก่อนปัด 10.14 10.10 10.55 10.90

หลังปัด 10.25 10.25 10.75 11.00

← ← ← ←

=CEILING(A8,0.25) =CEILING(A9,0.25) =CEILING(A10,0.25) =CEILING(A11,0.25)

ก่อนปัด 10.14 10.10 10.55 10.90

หลังปัด 10.25 10.00 10.50 11.00

← ← ← ←

=MROUND(A14,0.25) =MROUND(A15,0.25) =MROUND(A16,0.25) =MROUND(A17,0.25)

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

210

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

18.5 ROUND ROUND,, ROUNDDOWN ROUNDDOWN,, ROUND ROUNDUP UP ชื่อฟังก์ชัน : ROUND การใช้งาน : ปัดตัวเลขขึ้นหรือลง ไปยังค่าใกล้เคียง ตําแหน่งที่ปัดระบุโดยค่า Count โครงสร้าง : ROUND(Number, Count) Number = ตัวเลขตั้งต้น Count(ไม่ใส่ก็ได้) = หาก Count เป็นบวก(+) จะปัดทศนิยม หาก Count เป็นลบ(-) จะปัดหลักหน่วย หลักสิบ หลักพัน ... หากไม่ใส่ Count มีความหมายเหมือน Count=0 ชื่อฟังก์ชัน : ROUNDDOWN การใช้งาน : ปัดตัวเลขลง ไปยังค่าใกล้เคียง ตําแหน่งที่ปัดระบุโดยค่า Count โครงสร้าง : ROUNDDOWN(Number, Count) Number = ตัวเลขตั้งต้น Count(ไม่ใส่ก็ได้) = หาก Count เป็นบวก(+) จะปัดทศนิยม หาก Count เป็นลบ(-) จะปัดหลักหน่วย หลักสิบ หลักพัน ... หากไม่ใส่ Count มีความหมายเหมือน Count=0 ชื่อฟังก์ชัน : ROUNDUP การใช้งาน : ปัดตัวเลขขึ้น ไปยังค่าใกล้เคียง ตําแหน่งที่ปัดระบุโดยค่า Count โครงสร้าง : ROUNDUP(Number, Count) Number = ตัวเลขตั้งต้น Count(ไม่ใส่ก็ได้) = หาก Count เป็นบวก(+) จะปัดทศนิยม หาก Count เป็นลบ(-) จะปัดหลักหน่วย หลักสิบ หลักพัน ... หากไม่ใส่ Count มีความหมายเหมือน Count=0 ตัวอย่างการใช้งาน =ROUND(2.348,2) =ROUND(-32.4834,3) =ROUND(2.348,0) =ROUND(2.5) =ROUND(987.65,-2) =ROUND(1265.89,-2)

คืนค่า 2.35 คืนค่า -32.483 คืนค่า 2 คืนค่า 3 คืนค่า 1000 คืนค่า 1300

=ROUNDDOWN(1.234,2) =ROUNDDOWN(45.67,0) =ROUNDDOWN(-45.67) =ROUNDDOWN(987.65,-2)

คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า

ปัดไปยังค่าใกล้เคียง ให้เหลือทศนิยม 2 ตําแหน่ง ปัดไปยังค่าใกล้เคียง ให้เหลือทศนิยม 3 ตําแหน่ง ปัดไปยังค่าใกล้เคียง ให้เหลือทศนิยม 0 ตําแหน่ง ปัดไปยังค่าใกล้เคียง ให้เหลือทศนิยม 0 ตําแหน่ง ปัดไปยังค่าใกล้เคียง ให้เต็มหลัก 100 ปัดไปยังค่าใกล้เคียง ให้เต็มหลัก 100

1.23 45 -45 900

บทที่ 18 : การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 4

211

=ROUNDUP(1.1111,2) =ROUNDUP(1.2345,1) =ROUNDUP(45.67,0) =ROUNDUP(-45.67) =ROUNDUP(987.65,-2)

คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า

1.12 1.3 46 -46 1000

ตัวอย่างการใช้ฟังก์ชั่น ROUND ในการปัดเศษสตางค์ ให้เป็น .00, .25, .50 หรือ .75 ใช้สูตร =ROUND(จํา นวน เงิน/0.25,0)*.025 1 2 3 4 5

A ก่อนปัด 10.14 10.10 10.55 10.90

B หลังปัด 10.25 10.00 10.50 11.00

C ← ← ← ←

D = ROUND(A2/0.25,0)*0.25 = ROUND(A3/0.25,0)*0.25 = ROUND(A4/0.25,0)*0.25 = ROUND(A5/0.25,0)*0.25

Note : หากคํานวณปกติ จะได้ (10.14/0.25)*0.25 = 10.14 ไม่มกี ารปัดเศษเกิดขึ้น หากใช้สูตรจะได้ =ROUND(10.14/0.25,0)*0.25 → ROUND(40.56)*0.25 → 41*0.25 = 10.25

212

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 19 กำรใช้ฟงั ก์ชั่น ชุดที่ 5

ฟังก์ชั่นที่อธิบายไว้ในบทนี้ เป็นฟังก์ชั่นเกี่ย วกับวันที่ และเวลา การจะเข้ าใจฟังก์ชั่นในกลุ่มนี้นั้น จะต้ อง เข้าใจระบบวันที่และเวลาใน Calc ให้ดีก่อน ซึ่งอธิบาย ไว้ในข้อ 6.5 (หน้า 74)

19.1 TODAY, NOW ชื่อฟังก์ชัน : TODAY การใช้งาน : คืนค่าวันที่ ปัจจุบัน ณ เวลาเที่ยงคืน (มาจากวันที่ของเครื่องคอมพิวเตอร์) โครงสร้าง : TODAY() ชื่อฟังก์ชัน : NOW การใช้งาน : คืนค่าวันที่ ปัจจุบัน ณ เวลา ปัจจุบัน (มาจากวันที่และเวลาของเครื่องคอมพิวเตอร์) โครงสร้าง : NOW() ตัวอย่างการใช้งาน =TODAY()

คืนค่า 26/09/2012 (วันที่ปัจจุบัน) เริ่มต้นฟังก์ชั่น TODAY คืนค่ามาเฉพาะส่วนที่เป็นวันที่ ถ้าจัดรูปแบบเซลล์ให้แสดงเวลาด้วยจะได้เป็น 26/09/2012 00:00:00 หากจัดรูปแบบเซลล์ให้แสดงเป็น ตัวเลขเรียงลําดับ(Serial Date Number) จะได้ 41178.0000 ไม่มีทศนิยม บ่งบอกว่าเป็นเวลาเที่ยงคืน

=NOW()

คืนค่า 26/09/2012 09:58 (วันที่ปัจจุบัน เวลาปัจจุบัน) หากจัดรูปแบบเซลล์ให้แสดงเป็น ตัวเลขเรียงลําดับ(Serial Date Number) จะได้ 41178.41529 ส่วนที่เป็นทศนิยม เป็นส่วนของเวลาใน 1 วัน

19.2 DAY, MONTH, YEAR ฟังก์ชั่นในกลุ่ม DAY, MONTH, YEAR (ไม่มี S ต่อท้าย) คืนค่าเฉพาะส่วนที่เป็น วันที่, เดือน, และ ปี ตามลําดับ ชื่อฟังก์ชัน : DAY การใช้งาน : คืนค่าเฉพาะวันที่ โครงสร้าง : DAY(Number) Number = ตัวเลข ชื่อฟังก์ชัน : MONTH การใช้งาน : คืนค่าเฉพาะเลขเดือน โครงสร้าง : MONTH(Number) Number = ตัวเลข ชื่อฟังก์ชัน : YEAR การใช้งาน : คืนค่าเฉพาะเลขปี โครงสร้าง : YEAR(Number) Number = ตัวเลข

214

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ตัวอย่างการใช้งาน =DAY("26/09/2012") คืนค่า 26 =MONTH("26/09/2012") คืนค่า 9 =YEAR("26/09/2012") คืนค่า 2012

(คืนค่าเฉพาะวันที่) (คืนค่าเฉพาะเดือน) (คืนค่าเฉพาะปี)

=DAY("26/09/2012")-DAY("1/09/2012")

คืนค่า 25

A

B

C

1

26 ก.ย. 2555 ← =TODAY()

2

26 ← =DAY(A1)

3 4

9 ← =MONTH(A1) 2012 ← =YEAR(A1)

D

คืนค่าวันที่ปัจจุบัน เวลาเที่ยงคืน คืนค่าเฉพาะวันที่ คืนค่าเดือน คืนค่าปี

19.3 DAYS, WEEKS WEEKS,, MONTHS MONTHS,, YEARS ชื่อฟังก์ชัน : DAYS การใช้งาน : คืนค่าความแตกต่างระหว่างวัน โครงสร้าง : DAYS(Date2, Date1) Date2 = วันที่(หลัง) Date1 = วันที่(ก่อน) ชื่อฟังก์ชัน : WEEKS การใช้งาน : คํานวณหาความแตกต่างระหว่างวันที่ เป็นสัปดาห์ โครงสร้าง : WEEKS(StartDate, EndDate, Type) StartDate = วันเริ่มต้น EndtDate = วันจบ Type = 0 (นับแบบ interval นับช่วงห่างระหว่างกลาง หากมีเศษวันเหลือจะปัดเศษทิ้งโดยใช้สูตร =INT(ความแตกต่างของสัปดาห์/7) 1 (นับแบบ in calendar years นับจากอาทิตย์นี้ถึงอาทิตย์นี้ โดยนับวันจันทร์เป็นวัน แรกของสัปดาห์) ชื่อฟังก์ชัน : MONTHS การใช้งาน : คํานวณหาความแตกต่างระหว่างวันที่ เป็นเดือน โครงสร้าง : MONTHS(StartDate, EndDate, Type) StartDate = วันเริ่มต้น EndtDate = วันจบ Type = 0 (นับแบบ interval หรือ นับช่วงห่างระหว่างกลาง ) 1 (นับแบบ in calendar years หรือ นับจากเดือนนี้ถึงเดือนนี้

บทที่ 19 การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 5

215

ชื่อฟังก์ชัน : YEARS การใช้งาน : คํานวณหาความแตกต่างระหว่างวันที่ เป็นปี โครงสร้าง : YEARS(StartDate, EndDate, Type) StartDate = วันเริ่มต้น EndtDate = วันจบ Type = 0 (นับแบบ interval หรือ นับช่วงห่างระหว่างกลาง ) 1 (นับแบบ in calendar years หรือ นับจากปีนี้ถึงปีนี้ ) ฟังก์ชั่นในกลุ่ม DAYS, WEEKS, MONTHS, YEARS (มี S ต่อท้าย) ใช้คํานวณระยะห่างระหว่างวันที่ ตัวอย่างการใช้งาน

1 2

A

B

C

วันก่อน

วันหลัง

ความแตกต่าง(วัน)

1 ม.ค. 2555 26 ก.ย. 2555

269

D

E

← =DAYS(B2,A2)

25 ก.ย. 2443 ← =B2-A2 (นําวันที่มาลบกัน โดยไม่ใช้ฟังก์ชั่น)

3

269

4

← =B2-A2 (นําวันที่มาลบกัน และแปลงเป็นตัวเลขเรียงลําดับ

5

หากนําวันที่มาบวกหรือลบกัน จะได้หน่วยเป็นวัน ทั้งนี้เป็นเพราะ วันที่เมื่อแปลงเป็นตัวเลขเรียงลําดับ(Serial Date Number) มีหน่วยเป็นวัน A

B

C

6

สัปดาห์ก่อน

สัปดาห์หลัง

ความแตกต่าง (สัปดาห์)

7

5 ม.ค. 2555 13 ม.ค. 2555

1

5 ม.ค. 2555 13 ม.ค. 2555

1

1 ก.พ. 2555 14 ก.พ. 2555

1

14

216

← =WEEKS(A9,B9,1)

← =WEEKS(A11,B11,0) 1 ก.พ. 2555 ถึง 14 ก.พ. 2555 ห่างกัน 13 วัน INT(13/7) → INT(1.86) คืนค่า 1)

12 13

← =WEEKS(A7,B7,0)

5 ม.ค. 2555 อยู่สัปดาห์ที่ 1 13 ม.ค. 2555 อยู่สัปดาห์ที่ 2 ห่างกัน 1 สัปดาห์

10 11

E

5 ม.ค. 2555 ถึง 13 ม.ค. 2555 ห่างกัน 8 วัน INT(8/7) → INT(1.14) คืนค่า 1)

8 9

D

1 ก.พ. 2555 14 ก.พ. 2555

2

← =WEEKS(A13,B13,1) 1 ก.พ. 2555 อยู่สัปดาห์ที่ 5, 14 ก.พ. 2555 อยู่สัปดาห์ที่ 7 ห่างกัน 2 สัปดาห์

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

สัปดาห์ที่ 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9

15

จ.

อ.

พ.

พฤ.

ศ.

ส.

1 ม.ค. 2555 2 ม.ค. 2555

3 ม.ค. 2555

4 ม.ค. 2555

5 ม.ค. 2555

6 ม.ค. 2555

7 ม.ค. 2555

8 ม.ค. 2555

9 ม.ค. 2555

10 ม.ค. 2555

11 ม.ค. 2555

12 ม.ค. 2555

13 ม.ค. 2555

14 ม.ค. 2555

15 ม.ค. 2555

16 ม.ค. 2555

17 ม.ค. 2555

18 ม.ค. 2555

19 ม.ค. 2555

20 ม.ค. 2555

21 ม.ค. 2555

22 ม.ค. 2555

23 ม.ค. 2555

24 ม.ค. 2555

25 ม.ค. 2555

26 ม.ค. 2555

27 ม.ค. 2555

28 ม.ค. 2555

29 ม.ค. 2555

30 ม.ค. 2555

31 ม.ค. 2555

1 ก.พ. 2555

2 ก.พ. 2555

3 ก.พ. 2555

4 ก.พ. 2555

5 ก.พ. 2555

6 ก.พ. 2555

7 ก.พ. 2555

8 ก.พ. 2555

9 ก.พ. 2555

10 ก.พ. 2555

11 ก.พ. 2555

12 ก.พ. 2555

13 ก.พ. 2555 14 ก.พ. 2555

15 ก.พ. 2555

16 ก.พ. 2555

17 ก.พ. 2555

18 ก.พ. 2555

19 ก.พ. 2555

20 ก.พ. 2555

21 ก.พ. 2555

22 ก.พ. 2555

23 ก.พ. 2555

24 ก.พ. 2555

25 ก.พ. 2555

26 ก.พ. 2555

27 ก.พ. 2555

28 ก.พ. 2555

29 ก.พ. 2555

A

B

C

เดือนก่อน

เดือนหลัง

ความแตกต่าง (เดือน)

D

E

16

31 ม.ค. 2555 1 ก.ค. 2555

5

← =MONTHS(A16,B16,0)

17

31 ม.ค. 2555 1 ก.ค. 2555

6

← =MONTHS(A17,B17,1)

18

31 ม.ค. 2555 1 ก.พ. 2555

0

← =MONTHS(A18,B18,0)

19

31 ม.ค. 2555 1 ก.พ. 2555

1

← =MONTHS(A19,B19,1)

20

1 ม.ค. 2555 31 ธ.ค. 2555

11

← =MONTHS(A20,B20,0)

21

1 ม.ค. 2555 31 ธ.ค. 2555

11

← =MONTHS(A21,B21,1)

22

อา.

A

B

C

เดือนก่อน

เดือนหลัง

ความแตกต่าง (ปี)

D

E

23

31 ม.ค. 2555 1 ม.ค. 2557

1

← =YEARS(A25,B25,0)

24

31 ม.ค. 2555 31 ธ.ค. 2557

2

← =YEARS(A26,B26,1)

25

31 ม.ค. 2555 1 ก.พ. 2555

0

← =YEARS(A27,B27,0)

26

31 ม.ค. 2555 1 ก.พ. 2555

0

← =YEARS(A28,B28,1)

27

1 ม.ค. 2555 31 ธ.ค. 2555

0

← =YEARS(A29,B29,0)

1 ม.ค. 2555 31 ธ.ค. 2555

0

← =YEARS(A30,B30,1)

19.4 DATE DATEDDIF DATEDIF เป็นของใหม่ใน Calc เริ่มต้นมีใช้ในเวอร์ชั่น 3.6 ใช้คํานวณหาความแตกต่างระหว่างวัน โดยสามารถเลือก เป็น ความแตกต่างระหว่าง วัน, เดือน หรือ ปี ได้ในฟังก์ชั่นเดียว

บทที่ 19 การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 5

217

ชื่อฟังก์ชัน : DATEDIF การใช้งาน : คํานวณหาความแตกต่างระหว่างวันที่ โดยสามารถเลือกโหมดคํานวณความแตกต่างได้ โครงสร้าง : DATEDIF(Start_date, End_date, Interval) StartDate = วันเริ่มต้น EndtDate = วันจบ Interval = "Y" จํานวนปี ในช่วงเวลา "M" จํานวนเดือน ในช่วงเวลา "D" จํานวนวัน ในช่วงเวลา "MD" ผลต่างจํานวนวัน ระหว่าง Start_date และ End_date เดือนและปีของวันที่ ไม่ถูกนํามาคํานวณ "YM" ผลต่างจํานวนเดือน ระหว่าง Start_date และ End_date เดือนและปีของวันที่ ไม่ถูกนํามาคํานวณ "YD" ผลต่างจํานวนวัน ระหว่าง Start_date และ End_date ปีของวันที่ ไม่ถูกนํามาคํานวณ ตัวอย่างการใช้งาน

1

A

B

C

D

วันก่อน

วันหลัง

หน่วย

ความแตกต่าง

วัน

E

F

1460 ← =DATEDIF(A32,B32,"D")

2

1 ม.ค. 2555 31 ธ.ค. 2558

3

1 ม.ค. 2555 31 ธ.ค. 2558 เดือน

4

1 ม.ค. 2555 31 ธ.ค. 2558

ปี

3 ← =DATEDIF(A34,B34,"Y")

6

1 ม.ค. 2555 31 ธ.ค. 2558

วัน

30 ← =DATEDIF(A36,B36,"MD")

7

1 ม.ค. 2555 31 ธ.ค. 2558 เดือน

8

1 ม.ค. 2555 31 ธ.ค. 2558

47 ← =DATEDIF(A33,B33,"M")

5

วัน

19.5 DATE, DATEVALUE ชื่อฟังก์ชัน : DATE การใช้งาน : แปลงข้อมูลตัวเลข เป็นวันที่ โครงสร้าง : DATE(Year, Month, Day) Year = เลขปี Month = เลขเดือน Day= เลขวัน

218

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

11 ← =DATEDIF(A37,B37,"YM") 364 ← =DATEDIF(A38,B38,"YD")

ชื่อฟังก์ชัน : DATEVALUE การใช้งาน : คืนค่าวันที่ในรูปแบบตัวเลขเรียงลําดับ(Serial Date Number) โครงสร้าง : DATEVALUE(Text) Text = วันที่ (ใส่เป็นข้อความในเครื่องหมาย “”) ตัวอย่างการใช้งาน =DATE(2012,5,5) =DATE(2012,13,5)

คืนค่า คืนค่า

5 พ.ค. 2555 5 ม.ค. 2556 (ใส่เลขเดือนเป็น 13 จะปัดทบปีให้)

=DATEVALUE("2012-06-01")

คืนค่า

41061

19.6 DAYSINMONTH DAYSINMONTH,, DAYSINYEAR, WEEKSINYEAR ชื่อฟังก์ชัน : DAYSINMONTH การใช้งาน : นับจํานวนวันใน 1 เดือน โครงสร้าง : DAYSINMONTH(Date) Date= วันที่ ชื่อฟังก์ชัน : DAYSINYEAR การใช้งาน : นับจํานวนวันใน 1 ปี โครงสร้าง : DAYSINYEAR (Date) Date= วันที่ ชื่อฟังก์ชัน : WEEKSINYEAR การใช้งาน : นับจํานวนสัปดาห์ในปีนนั้ ๆ โครงสร้าง : WEEKSINYEAR(Date) Date= วันที่ ตัวอย่างการใช้งาน =DAYSINMONTH("2/1/2012") =DAYSINMONTH("2/2/2012") =DAYSINMONTH("2/3/2012") =DAYSINMONTH("2/4/2012")

คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า

31 29 31 30

=DAYSINYEAR ("2/1/2009") =DAYSINYEAR ("2/1/2010") =DAYSINYEAR ("2/1/2011") =DAYSINYEAR ("2/1/2012")

คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า

365 365 365 366

=WEEKSINYEAR("2/5/2012")

คืนค่า

52 บทที่ 19 การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 5

219

19.7 WEEKDAY WEEKDAY,, WEEKNUM ชื่อฟังก์ชัน : WEEKDAY การใช้งาน : คืนค่าลําดับวันในสัปดาห์ โครงสร้าง : WEEKDAY(Number, Type) Number = วันที่ Type = 1 เริ่มนับที่ วันอาทิตย์ = 1 2 เริ่มนับที่ วันจันทร์ =1 3 เริ่มนับที่ วันจันทร์ =0 ชื่อฟังก์ชัน : WEEKNUM การใช้งาน : คืนค่าลําดับของสัปดาห์ใน 1 ปี โครงสร้าง : WEEKNUM(Number, Mode) Number = วันที่ Mode = 1 วันอาทิตย์ เป็นวันแรกของสัปดาห์ 2 วันจันทร์ เป็นวันแรกของสัปดาห์ ตัวอย่างการใช้งาน A

B

D

E

F

G

Type=1 Type=2 Type=3

1 2

อาทิตย์ 14 ต.ค. 2555

1

7

6

← =WEEKDAY(E2,type)

3

จันทร์ 15 ต.ค. 2555

2

1

0

← =WEEKDAY(E3,type)

4

อังคาร 16 ต.ค. 2555

3

2

1

← =WEEKDAY(E4,type)

5

พุธ 17 ต.ค. 2555

4

3

2

← =WEEKDAY(E5,type)

6

พฤหัสบดี 18 ต.ค. 2555

5

4

3

← =WEEKDAY(E6,type)

7

ศุกร์ 19 ต.ค. 2555

6

5

4

← =WEEKDAY(E7,type)

8

เสาร์ 20 ต.ค. 2555

7

6

5

← =WEEKDAY(E8,type)

A

B

9

220

C

C

D

Mode=1

Mode=2

E

F

10

อาทิตย์ 1 ม.ค. 2555

1

52

← =WEEKNUM(D10,Mode)

11

อาทิตย์ 6 พ.ค. 2555

19

18

← =WEEKNUM(D10,Mode)

12

จันทร์ 7 พ.ค. 2555

19

19

← =WEEKNUM(D10,Mode)

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

19.8 EOMONTH, EDATE ชื่อฟังก์ชัน : EOMONTH การใช้งาน : คืนค่าวันที่สุดท้ายของเดือน โครงสร้าง : EOMONTH(StartDate, Months) StartDate = วันทีต่ ั้งต้น Months = เลขระบุเดือน (+)=เดือนถัดไป (-)=เดือนก่อนหน้า ชื่อฟังก์ชัน : EDATE การใช้งาน : คืนค่าวันก่อนหน้าที่ห่างกันเป็นจํานวนเดือนที่กําหนด โครงสร้าง : EDATE(StartDate, Months) StartDate = วันทีต่ ั้งต้น Months = เลขระบุเดือน (+)=เดือนถัดไป (-)=เดือนก่อนหน้า ตัวอย่างการใช้งาน A

B

C

D

1

6 พ.ค. 2555

← วันที่ตั้งต้น

2

31 พ.ค. 2555

← =EOMONTH($A$1,0) คืนค่าวันสุดท้ายของเดือน

3

30 มิ.ย. 2555

← =EOMONTH($A$1,1) คืนค่าวันสุดท้ายของอีก 1 เดือนข้างหน้า

4

31 ก.ค. 2555

← =EOMONTH($A$1,2) คืนค่าวันสุดท้ายของอีก 2 เดือนข้างหน้า

5

30 เม.ย. 2555

← =EOMONTH($A$1,-1) คืนค่าวันสุดท้ายของ 1 เดือนก่อนหน้า

6

31 มี.ค. 2555

← =EOMONTH($A$1,-2) คืนค่าวันสุดท้ายของ 2 เดือนก่อนหน้า

8

31 มี.ค. 2544

← วันที่ตั้งต้น

9

31 ม.ค. 2544

← =EDATE($A$8,-2)

10

28 ก.พ. 2544

← =EDATE($A$8,-1)

11

31 มี.ค. 2544

← =EDATE($A$8,0)

12

30 เม.ย. 2544

← =EDATE($A$8,1)

13

31 มี.ค. 2546

← =EDATE($A$8,24)

7

บทที่ 19 การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 5

221

19.9 ISLEAPYEAR ชื่อฟังก์ชัน : ISLEAPYEAR การใช้งาน : ใช้ตรวจสอบวันที่ ว่าอยู่ในปีอธิกสุรทินหรือไม่(ปีที่มี 366 วัน) หากจริงคืนค่า 1(จริง) เท็จคืนค่า 0(เท็จ) โครงสร้าง : ISLEAPYEAR(Date) Date = วันที่ ตัวอย่างการใช้งาน A

B

C

1

1

← =ISLEAPYEAR ("2/1/2008")

2

0

← =ISLEAPYEAR ("2/1/2009")

3

0

← =ISLEAPYEAR("2/1/2010")

4

0

← =ISLEAPYEAR("2/1/2011")

5

1

← =ISLEAPYEAR("2/1/2012")

19.10 HOUR, MINUTE, SECOND ชื่อฟังก์ชัน : HOUR การใช้งาน : คืนค่าตัวเลขชั่วโมง โครงสร้าง : HOUR(Number) Number = เวลา ชื่อฟังก์ชัน : MINUTE การใช้งาน : คืนค่าตัวเลขนาที โครงสร้าง : MINUTE(Number) Number = เวลา ชื่อฟังก์ชัน : SECOND การใช้งาน : คืนค่าตัวเลขวินาที โครงสร้าง : SECOND(Number) Number = เวลา ตัวอย่างการใช้งาน =HOUR("15:30:12") =MINUTE("15:30:12") =SECOND("15:30:12")

222

นค่า 15 คืนค่า 30 คืนค่า 12

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

19.11 TIME, TIMEVALUE ชื่อฟังก์ชัน : TIME การใช้งาน : แปลงข้อมูลตัวเลข เป็นเวลา โครงสร้าง : TIME(Hour, Minute, Second) Hour= เลขชั่วโมง Minute = เลขนาที Second= เลขวินาที ชื่อฟังก์ชัน : TIMEVALUE การใช้งาน : คืนค่าเวลาในรูปแบบตัวเลขทศนิยม 0-1 โครงสร้าง : TIMEVALUE(Text) Text = เวลา (ใส่เป็นข้อความในเครื่องหมาย “”) ตัวอย่างการใช้งาน =TIME(22,30,50) =TIME(22,75,50)

คืนค่า 22:30:50 คืนค่าข้อมูลในรูปแบบของเวลา คืนค่า 23:15:50 (ใส่เลขนาทีเป็น 75 จะปัดทบชั่วโมงเพิ่มให้)

=TIMEVALUE("15:30:15") =TIMEVALUE("00:00:00") =TIMEVALUE("24:00:00") =TIMEVALUE("12:00:00") =TIMEVALUE("6:00:00") =TIMEVALUE("12:00:00") =TIMEVALUE("18:00:00")

คืนค่า 0.646007 คืนค่า 0.000000 คืนค่า 0.000000 คืนค่า 0.500000 คืนค่า 0.250000 คืนค่า 0.500000 คืนค่า 0.750000

19.12 การ การคํคํานวณความแตกต่างระหว่างเวลา การลบเวลา ที่เวลาหลังมากกว่าเวลาก่อน มักไม่ค่อยมีปัญหา เช่น 16:00:00-07:30:00 เป็นต้น แต่การลบเวลา ที่เวลา หลังน้อยกว่าเวลาก่อน มักมีปญ ั หา กรณีที่ 1 : เวลาหลัง มากกว่า เวลาก่อน (ดูเพิ่มเติมเรื่องระบบวันที่และเวลาของ Calc ในข้อ 6.5 หน้า 74) เช่น เข้าทํางานเวลา 9:00:00 น. เลิกงานเวลา 18:00:00 น. ต้องการหาจํานวนชั่วโมงทํางาน 18:00:00 น. ลบ 9:00:00 น. ได้เป็น 08:00:00(จัดรูปแบบเป็น HH:MM:SS) ค่าที่ได้คือแปดนาฬิกา ไม่ใช่ 8 ชั่วโมง ตรงนี้ระวังอย่าสับสน ตัวเลขดังกล่าวหากจัดรูปแบบเป็นตัวเลขธรรมดา (Number (0.000000)) จะได้เป็น 0.333333 ข้อสําคัญในการบวกลบเวลา ก็คือ ไม่ว่าจะบวกลบเวลาอะไรก็ตาม วันที่ , ชั่วโมง, นาที หรือ วินาที หน่วยที่ได้ คือ วัน ทั้งนี้เป็นเพราะ ระบบวันที่และเวลาของ Calc ที่ 1 หน่วยเวลามีค่าเท่ากับ 1 วัน ฉะนั้น ตัวเลข 0.333333 จึงมีหน่วยเป็นวัน ซึง่ เท่ากับ 0.333333/0.04166667 =8.00 ชั่วโมง สมมุตินําไปคํานวณค่าแรงต่อ ค่าแรงชั่วโมงละ 100 บาท ทํางาน 8.00 ชั่วโมง ค่าแรงวันนั้นจะได้เท่ากับ 8*100 = 800 บาท (ใช้ 0.33333x100 หรือ 08:00:00x100 ไม่ได้)

บทที่ 19 การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 5

223

A

B

C

D

E

1

รหัสรูปแบบ

ก่อน

หลัง

ช่วงเวลา (หลัง-ก่อน)

หน่วย

2

HH:MM:SS

09:00:00 18:00:00

08:00:00

วัน

← =C2-B2

Number (0.000000) 0.375000 0.750000

0.333333

วัน

← =C2-B2

3

F

G

↓ (แปลงเป็น ชม.)

4

8.00

5

ชั่วโมง

← =D3/0.0416667

กรณีที่ 2 : เวลาหลัง น้อยกว่า เวลาก่อน เช่น เข้าทํางาน OT เวลา 22:00:00 น. เลิกงานเวลา 01:30:00 น.(ของอีกวัน) ต้องการหาจํานวนชั่วโมงทํางาน OT หากนํา 01:30:00 น. ลบ 22:00:00 น. จะได้ 03:30:00(จัดรูปแบบเป็น HH:MM:SS) ค่าที่ได้คือ 3 นาฬิกา 30 นาที ไม่ใช่ 3 ชั่วโมง 30 นาที ตัวเลขดังกล่าวหากแปลงไปเป็นตัวเลขธรรมดา(Number (0.000000)) จะได้เป็นค่าลบก็คือ -0.854167 ซึ่งเป็นไปไม่ได้ ที่เวลาจะเป็นลบ A

B

C

D

E

6

รหัสรูปแบบ

ก่อน

หลัง

ช่วงเวลา (หลัง-ก่อน)

หน่วย

7

HH:MM:SS

22:00:00 01:30:00

03:30:00

วัน

← =C7-B7

Number (0.000000) 0.916667 0.062500

-0.854167

วัน

← =C8-B8

8

F

G

↓ (แปลงเป็น ชม.)

9

X

10

-20.50

ชั่วโมง

← =D8/0.0416667

วิธีแก้ ให้เพิ่มการตรวจสอบว่า เวลาหลังน้อยกว่าเวลาก่อนหรือไม่ ? โดยใส่ เวลาหลัง<เวลาก่อน เพิ่มลงในสูตรซึ่ง นิพจน์ดังกล่าว จะคืนค่ากลับมาเป็นบูลีน 0(เท็จ) หรือ 1(จริง) หากเท็จก็ไม่มีผลอะไร(+0 ไม่มีความหมาย) แต่ถ้าจริงจะบวก 1 เพิ่มเข้าไป(หรือบวกเข้าไปอีก 24 ชม.) เวลาจากลบก็จะเป็นบวก ตัวอย่างตามตารางด้านล่าง A

B

C

11

รหัสรูปแบบ

ก่อน

หลัง

12

HH:MM:SS

13

D

E

F

G

ช่วงเวลา (หลัง-ก่อน) หน่วย

22:00:00 01:30:00

03:30:00

วัน ← =(C12<B12)+C12-B12

Number (0.000000) 0.916667 0.062500

0.145833

วัน ← =(C13<B13)+C13-B13

14

↓ (แปลงเป็น ชม.)

15

3.50

ชั่วโมง ← =D13/0.0416667

วิธีแก้ดังกล่าว ใช้กับกรณี เวลาหลัง มากกว่า เวลาก่อน ได้ด้วย ตัวอย่างตามตารางด้านล่าง A

B

C

16

รหัสรูปแบบ

ก่อน

หลัง

17

HH:MM:SS

18

D

E

G

ช่วงเวลา (หลัง-ก่อน) หน่วย

09:00:00 17:00:00

08:00:00

วัน ← =(C17<B17)+C17-B17

Number (0.000000) 0.375000 0.708333

0.333333

วัน ← =(C17<B17)+C17-B17

19

↓ (แปลงเป็น ชม.)

20

8.00

224

F

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ชั่วโมง ← =D18/0.0416667

บทที่ 20 กำรใช้ฟงั ก์ชั่น ชุดที่ 6

20.1 VALUE ชื่อฟังก์ชัน : VALUE การใช้งาน : แปลงข้อมูล เป็นตัวเลข โครงสร้าง : VALUE(Text) Text = ข้อความ ตัวอย่างการใช้งาน =VALUE("169.00") =VALUE(169) =VALUE("169ABC")

คืนค่า คืนค่า คืนค่า

169 (เป็นข้อมูลแบบตัวเลข นําไปบวกลบ คุณหาร ได้) 169 (เป็นข้อมูลแบบตัวเลข นําไปบวกลบ คุณหาร ได้) Err:502 (ใส่ตัวแปรลงในฟังก์ชั่นผิด)

20.2 T, N ชื่อฟังก์ชัน : T การใช้งาน : คืนค่าเป็นข้อความหากตัวแปรเป็นข้อความ คืนค่าเซลล์ว่างหากตัวแปรไม่ใช่ข้อความ โครงสร้าง : T(Value) Value = ค่าที่จะนํามาคํานวณ เป็นตัวเลขหรือข้อความก็ได้ ชื่อฟังก์ชัน : N การใช้งาน : คืนค่าเป็นตัวเลขหากตัวแปรเป็นตัวเลข คืนค่า 0 หากตัวแปรไม่ใช่ตัวเลข โครงสร้าง : N(Value) Value = ค่าที่จะนํามาคํานวณ เป็นตัวเลขหรือข้อความก็ได้ ตัวอย่างการใช้งาน =T("12345") =T(12345)

คืนค่า คืนค่า

12345 (เซลลว่าง)

=N(123) =N(จริง) =N(เท็จ) =N("จริง") =N("abc")

คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า

123 1 (ตัวแปรเป็นบูลีน) 0 (ตัวแปรเป็นบูลีน) 0 (ตัวแปรไม่ใช่ตัวเลข) 0

20.3 FIXED, TEXT ฟังก์ชั่น FIXED และ TEXT ใช้แปลงตัวเลขเป็นข้อความพร้อมจัดรูปแบบด้วยวิธีต่างๆ ตัวเลขที่ถูกแปลงจะกลายเป็น ข้อมูลแบบข้อความ นําไปบวกลบคูณหารไม่ได้ หากจะทํา กลับให้เป็นข้อมูลแบบตัวเลข ให้แปลงโดยใช้ฟังก์ชั่น VALUE อีก ครั้ง

226

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ชื่อฟังก์ชัน : FIXED การใช้งาน : แปลงตัวเลขเป็นข้อความ พร้อมกําหนดเครื่องหมายขัน้ หลักพัน และจํานวนทศนิยม โครงสร้าง : FIXED(Number, Decimals, NoThousandsSeparators) Number = ตัวเลขตั้งต้น Decimals = จํานวนทศนิยม NoThousandsSeparators (ไม่ใส่ก็ได้) = กําหนดตัวขั้นหลักพัน หากไม่ระบุจะใส่ไว้ หากระบุเป็น 1 จะไม่ใส่ ชื่อฟังก์ชัน : TEXT การใช้งาน : แปลงตัวเลขเป็นข้อความ พร้อมจัดรูปแบบด้วยรหัสรูปแบบ โครงสร้าง : TEXT(Number, Format) Number = ตัวเลข Format = รหัสรูปแบบ ตัวอย่างการใช้งาน =FIXED(1234567.89,3) =FIXED(1234567.89,3,1) =VALUE(FIXED(1234567.89,3,1))

คืนค่า 1,234,567.890 (เป็นข้อมูลแบบข้อความ) คืนค่า 1234567.890 (เป็นข้อมูลแบบข้อความ) คืนค่า 1234567.89 (เป็นข้อมูลแบบตัวเลข)

=TEXT(12.34567,"###.##") =VALUE(TEXT(12.34567,"###.##")) =TEXT(12.34567,"000.00")

คืนค่า 12.35 คืนค่า 12.35 คืนค่า 012.35

(เป็นข้อมูลแบบข้อความ) (เป็นข้อมูลแบบตัวเลข) (เป็นข้อมูลแบบข้อความ)

=TEXT(9000,"฿#,###.00") =VALUE(TEXT(9000,"฿#,###.00"))

คืนค่า ฿9,000.00 คืนค่า 9000

(เป็นข้อมูลแบบข้อความ) (เป็นข้อมูลแบบตัวเลข)

20.4 LEN ชื่อฟังก์ชัน : LEN การใช้งาน : นับจํานวนตัวอักษร โครงสร้าง : LEN(Text) Text = ข้อความหรือตัวเลข ตัวอย่างการใช้งาน =LEN("abc") =LEN("a b c") =LEN("123") =LEN(123) =LEN("สวัสดี")

คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า

3 5 3 3 6

บทที่ 20 การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 6

227

20.5 TRIM ชื่อฟังก์ชัน : TRIM การใช้งาน : ตัดช่องว่างที่มากกว่า 1 ช่อง ออกจากข้อความ เหลือไว้เพียง 1 ช่องระหว่างตัวอักษรเท่านั้น หากช่องว่างอยู่ที่อักษรตัวแรกหรือตัวสุดท้ายจะถูกตัดออกด้วย แม้จะมีตัวเดียวก็ตาม โครงสร้าง : TRIM(Text) Text = ข้อความตั้งต้น ตัวอย่างการใช้งาน =TRIM("h e l A 1 2 3 4

l o") B

คืนค่า

hello

C

D

a b c ← ข้อความตั้งต้น 7 ← =LEN(A1) ข้อความตั้งต้นมี 7 ตัวอักษร มีช่องว่างที่ด้านหน้าและด้านหลังด้วย a b c ← =TRIM(A1) 5 ← =LEN(A3) หลังใช้ฟังก์ชั่น TRIM เหลือ 5 ตัวอักษรตัดช่องว่างด้านหน้าและด้านหลังออกไป

5

20.6 LEFT, RIGHT, MID ชื่อฟังก์ชัน : LEFT การใช้งาน : ตัดตัวอักษรที่อยู่ด้านซ้ายของข้อความ ตามตําแหน่งที่ระบุ คืนค่าเป็นอักษรที่ตัด โครงสร้าง : LEFT(Text, Number) Text = ข้อความตั้งต้น Number (ไม่ใส่ก็ได้) = จํานวนตัวอักษรที่จะตัดเก็บ นับจากซ้ายไปขวา ถ้าไม่ระบุจะตัดตัวเดียว ชื่อฟังก์ชัน : RIGHT การใช้งาน : ตัดตัวอักษรที่อยู่ด้านขวาของข้อความ ตามตําแหน่งที่ระบุ คืนค่าเป็นอักษรที่ตัด โครงสร้าง : RIGHT(Text, Number) Text = ข้อความตั้งต้น Number (ไม่ใส่ก็ได้) = จํานวนตัวอักษรที่จะตัดเก็บ นับจากขวาไปซ้าย ถ้าไม่ระบุจะตัดตัวเดียว ชื่อฟังก์ชัน : MID การใช้งาน : ตัดตัวอักษร จากตําแหน่งหนึ่งไปถึงอีกตําแหน่งหนึ่ง คืนค่าเป็นอักษรที่ตัด โครงสร้าง : MID(Text, Start, Number) Text = ข้อความตั้งต้น Start = ตําแหน่งเริ่มต้นตัดข้อความ นับจากซ้ายไปขวา Number = จํานวนตัวอักษรที่จะตัด

228

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ตัวอย่างการใช้งาน A

B

C

1

LibreOffice Calc

← ข้อความตั้งต้น

2

L

← =LEFT(A1)

3

Libre

← =LEFT(A1,5)

4

c

← =RIGHT(A1)

5

Calc

← =RIGHT(A1,4)

6

Office

← =MID(A1,6,6)

20.7 SEARCH, FIND ชื่อฟังก์ชัน : SEARCH การใช้งาน : คืนค่าตําแหน่งข้อความที่อยู่ในข้อความ (นับจากซ้ายไปขวา) โครงสร้าง : SEARCH(FindText, Text, Position) FindText = ข้อความที่ใช้ค้นหา Text = ข้อความตั้งต้น ที่ต้องการจะค้นหา Position (ไม่ใส่ก็ได้) = จะให้เริ่มค้นหาจากตําแหน่งไหน หากไม่ระบุจะเริ่มตั้งแต่ตัวอักษรแรก ชื่อฟังก์ชัน : FIND การใช้งาน : คืนค่าตําแหน่งข้อความที่อยู่ในข้อความ (นับจากซ้ายไปขวา) - อักษรตัวเล็กตัวใหญ่มีผล โครงสร้าง : FIND(FindText, Text, Position) FindText = ข้อความที่ใช้ค้นหา Text = ข้อความตั้งต้น ที่ต้องการจะค้นหา Position (ไม่ใส่ก็ได้) = ตําแหน่งเริ่มค้นหา หากไม่ระบุจะเริ่มค้นหาตั้งแต่ตําแหน่งแรก ตัวอย่างการใช้งาน =SEARCH(54,998877665544) =SEARCH("e","LibreOffice Calc") =SEARCH("E","LibreOffice Calc",6) =SEARCH("c","LibreOffice Calc") =SEARCH("C","LibreOffice Calc") =SEARCH("ผม","สวัสดีครับ ผมชื่อ...")

คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า

10 5 11 (เริ่มค้นหาจากอักษรตัวที่ 6) 10 (อักษรตัวเล็กตัวใหญ่ ไม่มีผล) 10 (อักษรตัวเล็กตัวใหญ่ ไม่มีผล) 12

=FIND(54,998877665544) =FIND("e","LibreOffice Calc") =FIND("E","LibreOffice Calc",6) =FIND("c","LibreOffice Calc") =FIND("C","LibreOffice Calc") =FIND("ผม","สวัสดีครับ ผมชื่อ...")

คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า

10 5 #Value (ไม่มีตัว E - อักษรตัวเล็กตัวใหญ่ มีผล) 10 (อักษรตัวเล็กตัวใหญ่ มีผล) 13 (อักษรตัวเล็กตัวใหญ่ มีผล) 12 บทที่ 20 การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 6

229

20.8 กา การรตัดชื่อและนามสกุล การรวมข้อความจาก 2 เซลล์ มาใส่ในเซลล์เดียวเป็นเรื่องง่าย แต่การแยกข้อความจาก 1 เซลล์ไปใว้ยัง 2 เซลล์เป็น เรื่องที่ซับซ้อนกว่า เช่น การแยกชื่อและนามสกุลที่อยู่ในเซลล์เดียว ไปไว้ 2 เซลล์ การแยกชื่อและนามสกุลที่อยู่ในเซลล์เดียว ไปไว้ 2 เซลล์ ต้องใช้หลายฟังก์ชั่นช่วย ดังนี้ A 1 2 3 4 5 6 7

B

C

วสันต์ คุณดิลกเศวต ← ข้อความตั้งต้น ตัดเฉพาะชื่อ วสันต์

← =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) ตัดข้อความทางซ้ายเก็บไว้ โดยใช้ช่องว่างเป็นตัวแบ่ง

ตัดเฉพาะนามสกุล คุณดิลกเศวต

← =TRIM(RIGHT(A1,LEN(A1)-LEN(LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1))))

รวมกลับมาใหม่ วสันต์ คุณดิลกเศวต ← =A3&" "&A5

สูตรการตัดชื่อและนามสกุลออกจากกัน การเขียนโปรแกรมในหลายๆภาษาใช้มาหลายสิบปีแล้ว ให้จําไปใช้ได้เลย

20.9 REPLACE, SUBSTITUTE ชื่อฟังก์ชัน : REPLACE การใช้งาน : แทนที่ข้อความบางส่วน ด้วยข้อความอีกตัวหนึ่ง โดยใช้วิธีระบุตําแหน่ง ใช้ได้กับทั้งตัวเลขและข้อความ แต่ค่าที่คืนกลับมาจะถูกแปลงเป็นข้อความโดยอัตโนมัติ โครงสร้าง : REPLACE(Text, Position, Length, NewText) Text = ข้อความตั้งต้น Position = ตําแหน่งเริ่มต้นที่จะแทนที่ Length = จํานวนตัวอักษรหรือตัวเลขที่จะถูกแทนที่ (นับจากตําแหน่งเริ่มต้น) NewText = ข้อความที่จะใช้แทนที่ ชื่อฟังก์ชัน : SUBSTITUTE การใช้งาน : แทนที่ข้อความบางตัวที่ตรงกับเงื่อนไข ด้วยข้อความอีกตัวหนึ่ง โครงสร้าง : SUBSTITUTE(Text, SearchText, NewText, Occurrence) Text = ข้อความตั้งต้น SearchText = ข้อความทีใ่ ช้ค้นหา เพื่อจะเปลี่ยนข้อความนี้ NewText = ข้อความที่จะใช้เปลี่ยน Occurrence (ไม่ใส่ก็ได้) = หากมีข้อความที่ตรงกับเงื่อนไขมากกว่า 1 จะให้เปลี่ยนลําดับที่เท่าไร (หากไม่ระบุ จะแทนที่ทั้งหมด)

230

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ตัวอย่างการใช้งาน =REPLACE("1234567890",1,5,"xyz")

คืนค่า xyz67890 (แทนทีต่ ั้งแต่อักษรตัวที่ 1-5 ด้วยข้อความ xyz) คืนค่า 12c12c12c (แทนที่ตวั อักษร “3” ด้วยตัวอักษร “c”) คืนค่า 1bc1bc1bc (แทนที่ข้อความ “23” ด้วยข้อความ “bc”) คืนค่า abcabcabc (แทนที่ข้อความ “123” ด้วยข้อความ “abc”) คืนค่า 123abc123 (แทนที่ข้อความ “123” ด้วยข้อความ “abc” ณ ตําแหน่งที่ค้นพบตําแหน่งที่ 2)

=SUBSTITUTE("123123123","3","c") =SUBSTITUTE("123123123","23","bc") =SUBSTITUTE("123123123","123","abc") =SUBSTITUTE("123123123","123","abc",2)

20.10 EXACT ชื่อฟังก์ชัน : EXACT การใช้งาน : ใช้เปรียบเทียบข้อความ 2 ข้อความ - ตัวเล็กตัวใหญ่มีผล คืนค่า จริง(1) หากข้อความเหมือนกัน คืนค่าเท็จ(0) หากข้อความไม่เหมือนกัน โครงสร้าง : EXACT(Text1, Text2) Text1 = ข้อความที่ 1 Text2 = ข้อความที่ 2 ตัวอย่างการใช้งาน =EXACT("ABC","ABC") =EXACT("ABC","ABc") =EXACT("ABC","ABC ") =EXACT(123,123)

คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า

จริง เท็จ (อักษรตัวเล็กตัวใหญ่มีผล) เท็จ (มีช่องว่างต่อจากตัว C ในข้อความที่ 2) จริง

20.11 CONCATENATE ชื่อฟังก์ชัน : CONCATENATE การใช้งาน : ใช้เชื่อมข้อความหลายๆตัวเข้าด้วยกัน โครงสร้าง : CONCATENATE(Text1, Text2,...)

Text = ข้อความ ตัวอย่างการใช้งาน

1

A

B

Good

Morning

C

D

E

F

K. Wasan

2

Good Morning K.Wasan ← =CONCATENATE(A1,B1,C1,D1)

3

Good Morning K.Wasan ← CONCATENATE("Good ","Morning ","K.","Wasan") บทที่ 20 การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 6

231

20.12 REPT ชื่อฟังก์ชัน : REPT การใช้งาน : ซํ้าข้อความ ตามจํานวนที่ระบุ (สูงสุดใน 1 เซลล์ ได้ 255 ตัวอักษร) โครงสร้าง : REPT(Text, Number) Text = ข้อความตั้งต้น Number = จํานวนครั้งที่จะซํ้า ตัวอย่างการใช้งาน =REPT("A",3) =REPT("Good morning ",2)

คืนค่า คืนค่า

AAA Good morning Good morning

20.13 PROPER ชื่อฟังก์ชัน : PROPER การใช้งาน : ทําให้ตัวอักษรตัวแรก ในทุกคําเป็นอักษรตัวใหญ่ และทําให้ตัวอักษรที่ไม่ใช่ตัวแรกเป็นตัวเล็ก โครงสร้าง : PROPER(Text) Text = ข้อความ ตัวอย่างการใช้งาน =PROPER("libreoffce calc") =PROPER("LibreOffce Calc")

คืนค่า คืนค่า

Libreoffce Calc Libreoffce Calc

20.14 UNICHAR ชื่อฟังก์ชัน : UNICHAR การใช้งาน : แปลงจากตัวเลข เป็นอักษร Unicode โครงสร้าง : UNICHAR(number) Text = ข้อความ ตัวอย่างการใช้งาน =UNICHAR(169) =UNICHAR(170) =UNICHAR(171) =UNICHAR(172) =UNICHAR(255) =UNICHAR(169)&" Copy Right"

232

คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า คืนค่า

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

© ª « ÿ © Copy Right

1

2

3

4

5

6

7

8

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50

!

" # $ % & '

(

) * + ,

-

.

/ 0 1 2

51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75

3 4 5 6 7 8 9

:

; < = > ? @ A B C D E F G H I

J K

76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100

L M N O P Q R S T U V W X Y Z [

\

] ^ _

`

a b c d

101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125

e f g h

i

j

k

l m n o p q r

s

t u v w x y z {

|

}

126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150

~

151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175

¡ ¢ £ ¤ ¥ ¦

§ ¨ © ª « ¬

® ¯

176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200

° ± ²

³

´ µ ¶

·

¸

¹

º » ¼ ½ ¾ ¿ À Á Â Ã Ä Å Æ Ç È

201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225

É Ê Ë

Ì

Í

Î

Ï Ð Ñ Ò Ó Ô Õ Ö × Ø Ù Ú Û Ü Ý Þ ß à á

226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250

â ã ä å æ ç è é ê ë

ì

í

î

ï

ð ñ ò ó ô õ ö ÷ ø ù ú

251 252 253 254 255

û ü ý þ ÿ

20.15 BAHTTEXT ชื่อฟังก์ชัน : BAHTTEXT การใช้งาน : แปลงจากตัวเลขเป็นคําอ่านค่าเงินภาษาไทย โครงสร้าง : BAHTTEXT(Number) Number = ตัวเลข

บทที่ 20 การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 6

233

ตัวอย่างการใช้งาน A

B

C

9,530.00

1

เก้าพันห้าร้อยสามสิบบาทถ้วน ← =BAHTTEXT(A1)

2

100.52

3

หนึ่งร้อยบาทห้าสิบสองสตางค์ ← =BAHTTEXT(A3)

4

1.568900

5

หนึ่งบาทห้าสิบเจ็ดสตางค์ ← =BAHTTEXT(A5)

6

20.16 HYPERLINK ชื่อฟังก์ชัน : HYPERLINK การใช้งาน : ใช้สร้างลิงค์เพื่อเปิดเว็ปไซต์ โครงสร้าง : HYPERLINK(URL, CellText) URL = ที่อยู่เว็ปไซต์ CellText = ข้อความที่จะแสดง ตัวอย่างการใช้งาน A 1

ไปที่เว็ปกูเกิ้ล

B

← =HYPERLINK("http://www.google.com","ไปที่เว็ปกูเกิ้ล")

2

เมื่อนําเม้าส์ไปชี้ที่ข้อความ “ไปที่เว็ปกูเกิ้ล” ตัวชี้ เม้าส์จะเปลี่ยนเป็นรูปมือ และเมื่อคลิกจะเปิดเว็ปไซต์ www.google.com ขึ้นมา

234

C

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 21 กำรใช้ฟงั ก์ชั่น ชุดที่ 7

21.1 CHOOSE ชื่อฟังก์ชัน : CHOOSE การใช้งาน : คืนค่าข้อมูลที่อยู่ในลําดับที่ระบุใน Index โครงสร้าง : CHOOSE(Index, value1, value2, ...)

Index = ตัวเลขระบุลําดับที่จะคืนค่า Value = รายการต่างๆ เป็น ค่าคงที่, ตําแหน่งเซลล์ หรือกลุ่มเซลล์ก็ได้ ตัวอย่างการใช้งาน =CHOOSE(1, "ลําดับที่ 1", "ลําดับที่ 2", "ลําดับที่ 3") คืนค่า ลําดับที่ 1 =CHOOSE(2, "ลําดับที่ 1", "ลําดับที่ 2", "ลําดับที่ 3") คืนค่า ลําดับที่ 2 =CHOOSE(WEEKDAY("15/1/2013"),"Sun","Mon","Tue","Wed","Thu","Fri","Sat") คืนค่า Tue (ฟังก์ชั่น WEEKDAY(“15/01/2013”) คืนค่า 3)

21.2 VLOOKUP VLOOKUP เป็นฟังก์ชั่นยอดนิยม แต่ก็มีการใช้งานผิดค่อนข้างมาก โดยเฉพาะการระบุตัวแปร Sort order ชื่อฟังก์ชัน : VLOOKUP การใช้งาน : ใช้ค้นหาข้อมูลในตารางข้อมูล โดยส่งตัวเปรียบเทียบออกไป เมื่อพบแล้วจะคืนค่าที่อยู่ในสดมน์ ตามที่กําหนดกลับมา โครงสร้าง : VLOOKUP(Search_Criterion, Array, Index, Sort order) Search_Criterion = ค่าที่ใช้ในการเปรียบเทียบค้นหา Array = ตารางข้อมูลที่ต้องการจะค้นหาข้อมูล Index = สดมน์ของตารางข้อมูลที่ต้องการจะคืนค่ากลับมา (ซ้ายสุดนับ 1) Sort order (ไม่ใส่ก็ได้) = ใช้ระบุว่า ตารางข้อมูลมีการเรียงลําดับหรือไม่?

VLOOKUP จะค้นหาโดยสมมุติฐานดังนี้ *** 0 = สดมน์แรกไม่ได้เรียงข้อมูล Search_Criterion ต้องตรงกับสิ่งที่ค้นหาเท่านั้น จึงจะคืนค่ากลับมา หากไม่ตรงพอดีจะคืนค่า N/A (หาไม่พบ) 1= สดมน์แรกมีการเรียงข้อมูล หากไม่พบสิ่งที่คน้ หา จะคืนค่าที่อยู่ในลําดับก่อนหน้ากลับมา หากไม่มีลําดับก่อนหน้า จะคืนค่า N/A (หาไม่พบ) ตัวอย่างที่ 1 ตารางข้อมูลในหน้าถัด ก็คือ ชี้ท Product_Lists เก็บข้อมูลรายการสินค้าประเภท CD/DVD

236

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

Product_Lists ← ชือ่ ชี้ท 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

A รหัส DVD001 DVD002 DVD003 DVD004 DVD005 DVD006 DVD007 DVD008 DVD009 DVD010 DVD011 DVD012 DVD013 DVD014 DVD015 DVD016 DVD017 DVD017 DVD016 DVD017 DVD018 DVD019 DVD020 DVD021 VCD001 VCD002 VCD003 VCD004 VCD005 VCD006 VCD007 VCD008 VCD009 VCD010 VCD011 VCD012 VCD013 VCD014 VCD015 VCD016 VCD017 VCD018 VCD019 VCD020 VCD021 VCD022

B

หมวด การเกษตร พลังงาน พลังงาน การเกษตร นํ้า การเกษตร การเกษตร พลังงาน สุขภาพ ชุมชน ซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์ พลังงาน พลังงาน พลังงาน พลังงาน พลังงาน พลังงาน อนาคตโลก อนาคตโลก อนาคตโลก บ้านและอาคาร บ้านและอาคาร การเกษตร การเกษตร การเกษตร การเกษตร การเกษตร สิ่งแวดล้อม สิ่งแวดล้อม สิ่งแวดล้อม พลังงาน พลังงาน พลังงาน พลังงาน ชุมชน ชุมชน ชุมชน ชุมชน ชุมชน

C รายการสินค้า เกษตรทฤษฎีใหม่ การผลิตไบโอแก๊สด้วยถัง 200 ลิตร โซล่าร์เซลล์ราคาประหยัด เกษตรประณีต 1 ไร่ การทําถังดักไขมันใช้งานเอง การทํานาต้นเดี่ยว การทํานาโยน กังหันลมผลิตกระแสไฟฟ้า การลดนํ้าหนักด้วยวิถีธรรมชาติ สหกรณ์เบื้องต้น สอนการใช้งาน Writer สอนการใช้งาน Writer ขั้นเทพ สอนการใช้งาน Calc สอนการใช้งาน Gimp สอนการใช้งาน Inkscape สอนการใช้งาน Joomla แผนที่ 1 สอนการใช้งาน Joomla แผนที่ 2 สอนการใช้งาน Joomla แผนที่ 3 การซ่อมแซมแบตเตอรี่มือ 2 ไฟฟ้าราคาถูกจากโซลาร์เซลล์ มือ 2 แผ่นที่ 1 ไฟฟ้าราคาถูกจากโซลาร์เซลล์ มือ 2 แผ่นที่ 2 ไฟฟ้าราคาถูกจากโซลาร์เซลล์ มือ 2 แผ่นที่ 3 ไฟฟ้าราคาถูกจากโซลาร์เซลล์ มือ 2 แผ่นที่ 4 ไฟฟ้าราคาถูกจากโซลาร์เซลล์ มือ 2 แผ่นที่ 5 อนาคตของโลก ในมุมมองของเศรษฐศาสตร์ อนาคตของโลก ในมุมมองของวิทยาศาสตร์ อนาคตของโลก ในมุมมองของศาสนศาสตร์ การสร้างบ้านดิน บ้านบล็อกประสาน การปลูกข้าวต้นเดี่ยว ชุดที่ 1 การปลูกข้าวต้นเดี่ยว ชุดที่ 2 การปลูกข้าวต้นเดี่ยว ชุดที่ 3 การปลูกข้าวต้นเดี่ยว ชุดที่ 4 การปลูกข้าวต้นเดี่ยว ชุดที่ 5 การหมักจุลินทรีย์ การใช้จุลินทรีย์ในชีวิตประจําวัน คัดแยกขยะให้ง่าย ให้ไว ให้สะดวก ไบโอแก๊สขนาดครัวเรือน ถังหมักไบโอแก๊สแบบไส้กรอก แผ่นที่ 1 ถังหมักไบโอแก๊สแบบไส้กรอก แผ่นที่ 2 ถังหมักไบโอแก๊สแบบไส้กรอก แผ่นที่ 3 รูจ้ ักกับสหกรณ์ออมทรัพย์ รูจ้ ักกับสหกรณ์นิคม รูจ้ ักกับสหกรณ์การเกษตร รูจ้ ักกับสหกรณ์ร้านค้า รูจ้ ักกับเครดิตยูเนี่ยน

D ราคาต่อหน่วย 150 155 ← DVD002 160 180 190 199 200 201 202 203 280 280 280 300 300 220 220 220 200 250 250 250 250 250 110 115 120 125 100 70 70 70 70 70 60 60 60 100 100 100 100 75 75 75 75 75

บทที่ 21 การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 7

237

ตารางข้อมูลถัดไป ก็คอื ชี้ท Bill เป็นใบเสร็จรับเงินที่ออกตามการสั่งซื้อสินค้า การพิมพ์รายการสินค้าใน สดมน์รายการ และราคาของสินค้าใน สดมน์ราคาต่อหน่วย ใช้ VLOOKUP ช่วย โดยพิมพ์ รหัสสินค้า เพียงอย่างเดียว จากนั้นใช้ฟังก์ชั่น VLOOKUP ส่งรหัสสินค้าไปเปรียบเทียบเพื่อค้นหาข้อมูลในตารางรายการสินค้า ในชี้ท Product_Lists หากพบรหัสสินค้าที่ตรงกัน ให้ส่งค่าในสดมน์ที่กําหนดที่อยู่ในแถวเดียวกันกลับมา Bill

←

A

ชื่อชี้ท B

C

D

1

E เลขที่ xxxxxxxxx

F

ใบเสร็จรับเงิน

2

บริษัท xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

3 4

No รหัสสินค้า รายการ 1 DVD002 การผลิตไบโอแก๊สด้วยถัง 200 ลิตร

5 6

ราคาต่อหน่วย จํานวน ฿155 2

รวมเป็นเงิน ฿310

7

รวม

8

เซลล์ C6 ใส่สูตร =VLOOKUP($B6,$Product_Lists.$A$2:$D$47,3) ตีความก็คือ ส่งค่าในเซลล์ B6 ไปเป็นตัว เปรียบเทียบค้นหาในตารางข้อมูล Product_Lists.A2:D47 หากพบข้อมูลที่ตรงกัน ให้คืนค่าในสดมน์ที่ 3 กลับมา ก็คือ สดมน์รายการสินค้า ฉะนั้น VLOOKUP จึงคืนค่า การผลิตไบโอแก๊สด้วยถัง 200 ลิตร กลับมา เซลล์ D6 ใส่สู ต ร =VLOOKUP($B6,$Product_Lists.$A$2:$D$47,4) สูต รนี้ ค ล้า ยกั บสู ต รในเซลล์ C6 ต่า งกั น เพียงให้คืนค่าในสดมน์ที่ 4 กลับมา ก็คือ สดมน์ราคาต่อหน่วย ฉะนัน้ VLOOKUP จึงคืนค่า 155 กลับมา หาก VLOOKUP ไม่พบข้อมูลที่ค้นหา จะคืนค่า #N/A กลับมา ในกรณีไม่ใส่ตัวแปรตัวที่4(Sort order) หรือใส่เป็น 0 Bill

←

A

ชื่อชี้ท B

C

D

1

E เลขที่ xxxxxxxxx

F

ใบเสร็จรับเงิน

2

บริษัท xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

3 4

No รหัสสินค้า รายการ 1 DVD002 การผลิตไบโอแก๊สด้วยถัง 200 ลิตร 2 DVD000 #N/A

5 6 7 8

ราคาต่อหน่วย จํานวน ฿155 2 #N/A รวม

ตัวอย่างที่ 2 : การใส่เปอร์เซ็นต์ส่วนลดโดยใช้ VLOOKUP ตัวอย่างนี้ เป็นตัวอย่างเพื่ออธิบาย การใช้ตัวแปรตัวที่ 4(Sort order) ที่ต่างกัน

238

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

รวมเป็นเงิน ฿310

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

A ยอดขายต่อบิล 490 490 750 750 1500 1500 2100 2100

B ส่วนลดที่ได้รับ(%) #N/A 0 #N/A 5 #N/A 7 #N/A 12

← ← ← ← ← ← ← ←

ยอดขาย

ส่วนลดที่ได้รับ(%) 0 5 7 12

← ตารางส่วนลด ยอดขายต่อบิล 0-499 ได้รับส่วนลด 0% ยอดขายต่อบิล 500-999 ได้รับส่วนลด 5% ยอดขายต่อบิล 1,000-1,999 ได้รับส่วนลด 7% ยอดขายต่อบิล ตั้งแต่ 2,000 ขึ้นไปได้รับส่วนลด 12%

0 500 1,000 2,000

C

D =VLOOKUP(A2,$A$12:$B$15,2,0) =VLOOKUP(A3,$A$12:$B$15,2,1) =VLOOKUP(A4,$A$12:$B$15,2,0) =VLOOKUP(A5,$A$12:$B$15,2,1) =VLOOKUP(A6,$A$12:$B$15,2,0) =VLOOKUP(A7,$A$12:$B$15,2,1) =VLOOKUP(A8,$A$12:$B$15,2,0) =VLOOKUP(A9,$A$12:$B$15,2,1)

16

เซลล์ B4 ใส่สูตร=VLOOKUP(A4,$A$12:$B$15,2,0) ตีความก็คือ ส่งค่าในเซลล์ A4 (750) ไปเป็นตัวเปรียบเทียบ ค้นหาในตารางข้อมูล A12:A15 หากพบข้อมูลที่ตรงกันให้คืนค่าในสดมน์ที่ 2 กลับมา ก็คือ ส่วนลดที่ได้รับ(%) แต่ VLOOKUP ไม่เจอข้อมูลที่ตรงกันจึงคืนค่า #N/A กลับมา (ทั้งนี้เป็นเพราะ ใส่ตัวแปรตัวที่ 4 (Sort order) เป็น 0) เซลล์ B5 ใส่สูตร=VLOOKUP(A5,$A$12:$B$15,2,1) ตีความก็คือ ส่งค่าในเซลล์ A4 (750) ไปเป็นตัวเปรียบเทียบ ค้นหาในตารางข้อมูล A12:A15 หากพบข้อมูลที่ตรงกันให้คืนค่าในสดมน์ที่ 2 กลับมา ก็คือ ส่วนลดที่ได้รับ (%) VLOOKUP คืนค่า 5 กลับมา ทั้งๆที่ไม่พบข้อมูลที่ตรงกัน ทั้งนี้เป็นเพราะใส่ตัวแปรตัวที่ 4 (Sort order) เป็น 1 VLOOKUP จะค้นหา โดยตั้งสมมุติฐานว่า สดมน์แรกในตารางข้อมูลมีการเรียง หากไม่เจอข้อมูลที่ตรงกัน จะคืนค่าข้อมูลในแถวก่อนหน้ากลับมา VLOOKUP ส่ง 750 ไปค้นหา 750 อยู่ระหว่าง 500 และ 1000 ข้อมูลก่อนหน้าก็คือ 500 ฉะนั้น VLOOKUP จึงคืน 5 ที่อยู่ในแถวเดียวกับ 500 กลับมา จากตัวอย่างในข้างต้น สามารถนําไปประยุกต์ใช้ในการตัดเกรดได้ด้วย ตามตัวอย่างดังต่อไปนี้ 1 2 3 4 5 6 7 8 9

A B C D E นักเรียน คะแนน เกรด กวี 50 D ← =VLOOKUP(B2,$F$2:$G$6,2,1) วรรณา 49 F ← =VLOOKUP(B3,$F$2:$G$6,2,1) กานดา 59 D ← =VLOOKUP(B4,$F$2:$G$6,2,1) พรศรี 60 C ← =VLOOKUP(B5,$F$2:$G$6,2,1) พรสวรรค์ 61 C ← =VLOOKUP(B6,$F$2:$G$6,2,1) นภาพร 79 B ← =VLOOKUP(B7,$F$2:$G$6,2,1) มนูญ 80 A ← =VLOOKUP(B8,$F$2:$G$6,2,1) มานี 81 A ← =VLOOKUP(B9,$F$2:$G$6,2,1)

F คะแนน 49 50 60 70 80

G เกรด F D C B A

10

บทที่ 21 การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 7

239

เปลี่ยน #N/A เป็นข้อความอื่น ในกรณีไม่พบข้อมูลที่ค้นหา

28

หาก VLOOKUP ไม่พบข้อมูล จะคืนค่าเป็น #N/A ซึ่งเป็นรหัสแจ้งความผิดพลาดชนิดหนึ่ง ทั้งนี้เรา สามารถใช้สูตรเพื่อเปลี่ยน #N/A ให้เป็นข้อความที่ต้องการได้ ฟังก์ชั่น ISNA(value) เป็นฟังก์ชั่นที่ใช้ตรวจสอบรหัสแจ้งความผิดพลาดแบบ #N/A โดย ISNA จะคืนค่า จริง(1) หาก value เป็น #N/A คืนค่า เท็จ(0) หาก value เป็นอย่างอื่น การใช้ ISNA ร่วมกับ VLOOKUP เช่น = IF(ISNA(VLOOKUP($B$4,Sheet.$A$2:$C$7,2,0)) , "ไม่พบข้อมูล" , VLOOKUP($B$4,Sheet.$A$2:$C$7,2,0)) ความหมายของสูตร ก็คือ ตรวจสอบการคืนค่าของ VLOOKUP ก่อน หาก VLOOKUP คืนค่าเป็น #N/A ให้แสดงข้อความ “ไม่พบข้อมูล” หากคืนค่าเป็นอย่างอื่น(ที่ไม่ใช่ #N/A) ให้ทำาฟังก์ชั่น VLOOKUP ตาม ปกติ

21.3 OFFSET ชื่อฟังก์ชัน : OFFSET การใช้งาน : คืนค่าข้อมูลในเซลล์หรือในกลุ่มเซลล์ ที่อยู่ในขอบเขตที่ถูกอ้างถึง โครงสร้าง : OFFSET(Reference, Rows, Columns, Height, Width) Reference = เซลล์ที่ถูกอ้างอิง(ซ้ายบน) Rows = ตําแหน่งแถวเริ่มต้นที่คืนค่ากลับมา เซลล์ที่ถูกอ้างอิงนับเป็นแถวที่ 0 Columns = ตําแหน่งสดมน์เริ่มต้นที่คืนค่ากลับมา เซลล์ที่ถูกอ้างอิงนับเป็นสดมน์ที่ 0 Height (ไม่ใส่ก็ได้) = จํานวนแถวที่จะคืนค่ากลับมา Width (ไม่ใส่ก็ได้) = จํานวนสดมน์ที่จะคืนค่ากลับมา ตัวอย่างการใช้งาน ตารางข้อมูลต่อไปนี้ เป็นตารางเพื่ออธิบายการใช้งานฟังก์ชั่น OFFSET 1 2 3 4

240

A มะนาว ส้มโอ ละมุด เงาะ

B มะกูด แตงโม 111 444

C มะพร้าว ลําไย 222 555

D มงคุด ชมพู่ 333 666

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

E

A

B

5 6

C มะนาว 111

D ← ←

E =OFFSET($A$1,0,0) =OFFSET($A$1,2,1)

7

เซลล์ C5 ใส่สูตร =OFFSET($A$1,0,0) ตีความก็คือ อ้างอิงที่เซลล์ A1(มะนาว) จากนั้นให้คืนค่า แถวที่ 0 สดมน์ที่ 0 กลับมา ซึ่งก็คือตัว A1 เองนั่นเอง ฉะนัน้ OFFSET จึงคืนค่า มะนาว กลับมา เซลล์ C6 ใส่สูตร =OFFSET($A$1,2,1) ตีความก็คือ อ้างอิงที่เซลล์ A1(มะนาว) จากนั้นให้คืนค่าแถวที่ 2 สดมน์ที่ 1 กลับมา ซึ่งก็คือค่าในเซลล์ B3 ฉะนั้น OFFSET จึงคืนค่า 111 กลับมา แถวที่ 0 แถวที่ 1 แถวที่ 2 แถวที่ 3

A 8 9

B มะนาว ส้มโอ

สดมน์ที่ 0 สดมน์ที่ 1 สดมน์ที่ 2 สดมน์ที่ 3 มะนาว มะกูด มะพร้าว มงคุด ส้มโอ แตงโม ลําไย ชมพู่ ละมุด 111 222 333 เงาะ 444 555 666

C มะกูด แตงโม

D ←

E {=OFFSET($A$1,0,0,2,2)}

10

เซลล์ B8 ใส่ สูต ร =OFFSET($A$1,0,0,2,2) จากนั้ นกด <Shift><Ctrl><Enter> เพื่ อใส่ สูต รแบบอาเรย์ สู ตรจะ กลายเป็น {=OFFSET($A$1,0,0,2,2)} ตีความก็คือ อ้างอิงที่เซลล์ A1(มะนาว) จากนั้นให้คืนค่าโดยนับจาก แถวที่ 0 สดมน์ ที่ 0 จํานวน 2 แถว 2 สดมน์ กลับมา ซึ่งก็คือ A1:B2 ฉะนัน้ OFFSET จึงคืนค่าใน A1:B2 กลับมา ซึ่งเป็นอาเรย์ขนาด 2x2 แถวที่ 0 แถวที่ 1 แถวที่ 2 แถวที่ 3

11 12

A 111 444

B 222 555

C 333 666

สดมน์ที่ 0 สดมน์ที่ 1 สดมน์ที่ 2 สดมน์ที่ 3 มะนาว มะกูด มะพร้าว มงคุด ส้มโอ แตงโม ลําไย ชมพู่ ละมุด 111 222 333 เงาะ 444 555 666

D ←

E {=OFFSET($A$1,2,1,2,3)}

13

เซลล์ A11 ใส่สูตร =OFFSET($A$1,2,1,2,3) จากนั้นกด <Shift><Ctrl><Enter> เพื่อใส่สูตรแบบอาเรย์ สูตรจะ กลายเป็น {=OFFSET($A$1,2,1,2,3)} ตีความก็คือ อ้างอิงที่เซลล์ A1(มะนาว) จากนั้นให้คืนค่าโดยนับจาก แถวที่ 1 สดมน์ ที่ 2 จํานวน 2 แถว 3 สดมน์ กลับมา ซึ่งก็คือ B3:D4 ฉะนัน้ OFFSET จึงคืนค่าใน B3:D4 กลับมา ซึ่งเป็นอาเรย์ขนาด 2x3 แถวที่ 0 แถวที่ 1 แถวที่ 2 แถวที่ 3

สดมน์ที่ 0 สดมน์ที่ 1 สดมน์ที่ 2 สดมน์ที่ 3 มะนาว มะกูด มะพร้าว มงคุด ส้มโอ แตงโม ลําไย ชมพู่ ละมุด 111 222 333 เงาะ 444 555 666 บทที่ 21 การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 7

241

A

B

14

C 1332

D ←

E =SUM(OFFSET($A$1,2,1,2,2))

เซลล์ C14 ใส่สูตร=SUM(OFFSET($A$1,2,1,2,2)) สูตร OFFSET($A$1,2,1,2,2) คืนค่ากลุ่มเซลล์ B3:C4 กลับ มาก็คือ {111,222;444,555} ฉะนั้น SUM(B3:C4) หรือ SUM({111,222;444,555}) จึงคืนค่า 1332 กลับมา แถวที่ 0 แถวที่ 1 แถวที่ 2 แถวที่ 3

สดมน์ที่ 0 สดมน์ที่ 1 สดมน์ที่ 2 สดมน์ที่ 3 มะนาว มะกูด มะพร้าว มงคุด ส้มโอ แตงโม ลําไย ชมพู่ ละมุด 111 222 333 เงาะ 444 555 666

21.4 MATCH ชื่อฟังก์ชัน : MATCH การใช้งาน : ใช้ค้นหาข้อมูลในตารางข้อมูล เมื่อพบแล้วจะคืนค่าเป็นตําแหน่งแถวหรือสดมน์กลับมา โครงสร้าง : MATCH(Search_Criterion, Lookup_Array, Type) Search_Criterion = ค่าที่ใช้เปรียบเทียบค้นหา Lookup Array = แถวหรือสดมน์ข้อมูลที่ต้องการจะค้นหา (จะต้องเป็นแถวเดียว หรือคอลัมน์เดียวเท่านั้น) Type (ไม่ใส่ก็ได้) = สมมุติฐานในการค้นหา (หากไม่ใส่ Type=1) -1 = ข้อมูลเรียงจากมากไปน้อย คืนค่าเมื่อข้อมูลที่ค้นหาตรงพอดี 0 = ข้อมูลไม่ได้เรียง คืนค่าเมื่อข้อมูลที่ค้นหาตรงพอดี หากพบข้อมูลมากกว่า 1 แห่ง จะคืนค่าตําแหน่งแรกที่ค้นพบ (สามารถค้นหาโดยใช้ Regular Expression ได้) 1 = ข้อมูลเรียงจากน้อยไปมาก หากพบข้อมูลที่ค้นหา จะคืนค่าตําแหน่งของข้อมูลดังกล่าว หากไม่พบ จะคืนค่าตําแหน่งที่น้อยกว่า ตัวอย่างการใช้งาน ตารางข้อมูลต่อไปนี้ เป็นตารางเพื่ออธิบายการใช้งานฟังก์ชั่น MATCH 1 2 3 4 5 6 7 8 9

242

A B C ลําดับ ตารางข้อมูลที่ 1 1 วันที่ 1 100 2 วันที่ 2 200 3 วันที่ 2 300 4 วันที่ 4 400 5 วันที่ 5 500 6 วันที่ 7 600 7 วันที่ 8 700 สดมน์ B เรียงจากน้อยไปมาก

D

E F ตารางข้อมูลที่ 2 วันที่ 2 20 วันที่ 3 30 วันที่ 8 80 วันที่ 2 20 วันที่ 5 50 วันที่ 1 10 วันที่ 7 70 สดมน์ E ไม่ได้เรียง

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

G

10

A 4

B ←

C =MATCH("วันที่ 4",$B$2:$B$8)

D

E

11

เซลล์ A10 ใส่สูตร =MATCH("วันที่ 4",$B$2:$B$8) ตีความก็คือ ส่งข้อความ วันที่ 4 เป็นตัวเปรียบเทียบเพื่อค้นหา ข้อมูลในตารางข้อมูล B2:B8 หากพบ MATCH จะคืนค่าตําแหน่งแถวในตารางข้อมูลกลั บมา ฉะนั้น MATCH จึงคืนค่า 4 กลับ มา A B C D E 3 ← =MATCH("วันที่ 2",$B$2:$B$8,1) 12 2 ← =MATCH("วันที่ 2",$B$2:$B$8,0) 13 3 ← =MATCH("วันที่ 2",$B$2:$B$8,-1) 14 15

เซลล์ A12,A13,A14 ใส่สูตรคล้ายกัน ต่างกันที่ตัวแปรที่ 3(Type) ทั้ง 3 สูตรในเซลล์ A12,A13,A14 ค้นหาข้อมูลตัว เดียวกัน ก็คือ วันที่ 2 ซึ่งในตารางข้อมูล B2:B8 มีซํ้ากัน 2 แห่ง ก็คือ ตําแหน่งที่ 2 และ 3 16 17 18

A 3 #N/A #N/A

B ← ← ←

C =MATCH("วันที่ 3",$B$2:$B$8,1) =MATCH("วันที่ 3",$B$2:$B$8,0) =MATCH("วันที่ 3",$B$2:$B$8,-1)

D

E

19

เซลล์ A16,A17,A18 ใส่สูตรคล้ายกัน ต่างกันที่ตัวแปรที่ 3(Type) ทั้ง 3 สูตรในเซลล์ A16,A17,A18 ค้นหาข้อมูลตัว เดียวกัน ก็คือ วันที่ 3 ซึ่งในตารางข้อมูล B2:B8 ไม่มี สูตรเดียวที่คืนค่า ก็คือ เซลล์ A16 ซึ่งใช้ Type=1 เมื่อไม่พบข้อมูลที่ค้นหา MATCH จะคืนค่าในลําดับก่อนหน้า ซึ่ง วันที่ 3(ข้อมูลที่ค้นหา) อยู่ระหว่าง วันที่ 2 และวันที่ 4 ฉะนั้น MATCH จึงคืนค่าตําแหน่งของวันที่ 2 กลับมาให้ก็คือ 3 20 21 22

A 4 1 4

B ← ← ←

C =MATCH("วันที่ 2",$E$2:$E$8,1) =MATCH("วันที่ 2",$E$2:$E$8,0) =MATCH("วันที่ 2",$E$2:$E$8,-1)

D

E

23

เซลล์ A20,A21,A22 ใส่สูตรคล้ายกัน ต่างกันที่ตัวแปรที่ 3(Type) ทั้ง 3 สูตรในเซลล์ A20,A21,A22 ค้นหาข้อมูลตัว เดียวกัน ก็คือ วันที่ 2 ซึ่งในตารางข้อมูล E2:E8 (ข้อมูลไม่ได้เรียง) มีซํ้ากัน 2 แห่ง ก็คือ ตําแหน่งที่ 1 และ 4 24 25 26

A #N/A 6 6

B ← ← ←

C =MATCH("วันที่ 1",$E$2:$E$8,1) =MATCH("วันที่ 1",$E$2:$E$8,0) =MATCH("วันที่ 1",$E$2:$E$8,-1)

D

E

เซลล์ A24 ใส่สูตร =MATCH("วันที่ 1",$E$2:$E$8,1) ซึ่งคืนค่า #N/A กลับมา แม้ วันที่ 1 มีในตารางข้อมูลก็ตาม ทั้งนี้เพราะ ตารางข้อมูลไม่ได้เรียงแต่สูตรกําหนดชนิดการค้นหา(Type) เป็น 1 ซึ่งค้นหาโดยตั้งสมมุติฐานว่าข้อมูลรียงลําดับ จากน้อยไปมาก ฉะนัน้ สูตรจึงคืนค่าบ้าง ไม่คืนค่าบ้าง ที่คืนค่าก็อาจไม่ตรงกับที่ต้องการ บทที่ 21 การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 7

243

MATCH และ OFFSET สามารถนํามาใช้ร่วมกัน เพื่อให้ได้ผลเหมือนกับ การค้นหาด้วย VLOOKUP แต่ควบคุมการใช้ งานได้มากกว่า โดย MATCH คืนตําแหน่ง OFFSET คืนค่าที่อยู่ในตําแหน่ง ตัวอย่างการใช้งานตามตารางด้านล่าง 27 28 29

A วันที่ 5 500 วันที่ 5

B

500

C D ← =OFFSET(B2,MATCH("วันที่ 5",$B$2:$B$8,1)-1,0) ← =OFFSET(B2,MATCH("วันที่ 5",$B$2:$B$8,1)-1,1) ← {=OFFSET(B2,MATCH("วันที่ 5",$B$2:$B$8,1)-1,0,1,2)}

E

21.5 CURRENT ชื่อฟังก์ชัน : CURRENT การใช้งาน : คืนค่าทีอ่ ยู่ในเซลล์ ให้กับเซลล์ตัวเอง CURRENT มักใช้คู่กับฟังก์ชั่น STYLE ในการใส่สไตล์เซลล์ให้กับเซลล์โดยใช้สูตร โครงสร้าง : CURRENT() ตัวอย่างการใช้งาน A 1 2 3 4

Err:518 6 สวัสดี สวัสดี สวัสดี สวัสดี สวัสดี สวัสดี

B ← ← ← ←

C =CURRENT() =3+CURRENT() ="สวัสดี "&CURRENT() ="สวัสดี "&CURRENT()&CURRENT()

D ใช้สูตรผิด

เซลล์ A2 ใส่สูตร =3+CURRENT() ตีความก็คือ ค่าในเซลล์ A1 เป็น 3 CURRENT จึงคืนค่า 3 ฉะนั้น สูตรจึงคืนค่า เป็น 3+3= 6

21.6 STYLE ชื่อฟังก์ชัน : STYLE การใช้งาน : ใส่สไตล์เซลล์ให้กับเซลล์ โดยสามารถตั้งเวลาในการเปลี่ยนไปเป็นอีกสไตล์เซลล์หนึ่งได้ ฟังก์ชั่น STYLE คืนค่าเป็น 0 เสมอ ซึ่งทําให้สามารถ ใส่ฟังก์ชั่นอะไรเพิ่มเติมลงไปก็ได้ โดยไม่มีผลต่อ ค่าในเซลล์ โครงสร้าง : STYLE("Style", Time, "Style2") Style = ชื่อสไตล์เซลล์ที่จะนํามาใส่ให้กับเซลล์ Time (ไม่ใส่ก็ได้) = เวลา(วินาที) ที่จะเปลี่ยนจากสไตล์เซลล์ที่1 ไปเป็นสไตล์เซลล์ที่2 หากไม่ระบุ จะไม่เปลี่ยนเป็นสไตล์เซลล์ที่2 Style2 (ไม่ใส่ก็ได้) = สไตล์เซลล์ที่จะเปลี่ยนมาเป็น หลังเลยเวลาที่กําหนด หากไม่ระบุจะใช้เป็น สไตล์เซลล์ "Default"

244

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ตัวอย่างการใช้งาน ไฟล์ตารางคํานวณ มีสไตล์เซลล์ที่สร้างเอง 2 สไตล์ ก็คือ WK_cell_Green (ใส่พื้นหลังสีเขียว) และ WK_cell_Blue (ใส่พื้นหลังสีนํ้าเงิน)

1 2 3

A 0

B

ข้อความ 0

← ="ข้อความ"&STYLE("WK_cell_Green")

ข้อความ

← ="ข้อความ"&T(STYLE("WK_cell_Green"))

4 5 6 7 8

C D ← =STYLE("WK_cell_Green",5,"WK_cell_Blue")

1 3

2

10 12

2

← =A7+B7+STYLE(IF(CURRENT()>10,"WK_cell_Green","WK_cell_Blue"))

9 10 11

← =A10+B10+STYLE(IF(CURRENT()>10,"WK_cell_Green","WK_cell_Blue"))

12

เซลล์ A1 ใส่สูตร =STYLE("WK_cell_Green",5,"WK_cell_Blue") ตีความก็คือ ใส่สไตล์เซลล์ WK_cell_Green ให้เซลล์ปัจจุบันก่อน (A1) จากนั้นอีก 5 วินาทีให้เปลี่ยนเป็นสไตล์เซลล์ WK_cell_Blue (สังเกตุว่าสูตรคืนค่า 0 กลับมาด้วย) เซลล์ A3 ใส่สูตร ="ข้อความ"&STYLE("WK_cell_Green") เป็นการใส่สไตล์เซลล์ให้กับเซลล์ โดยสามารถ ใส่ข้อมูล อื่นในเซลล์ได้ดว้ ย (สังเกตุว่าสูตรคืนค่า 0 ต่อท้ายกลับมาด้วย) เซลล์ A5 ใส่สูตร ="ข้อความ"&T(STYLE("WK_cell_Green")) สูตรนี้คล้ายกับสูตรในเซลล์ A3 แต่ได้ใช้ฟังก์ชั่น T ช่วยในการตัดเลข 0 ทิ้งไป เพราะสูตร =T(0) จะคืนค่าว่างเปล่า เซลล์ A8 และ A11 เป็นการนํา ฟังก์ชั่น IF,CURRENT,STYLE มาใช้ในการใส่ สไตล์เซลล์แบบมีเงื่อนไข ซึ่งให้ผ ล เหมือนกับ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข(Conditional formatting) เพียงแต่เป็นการใช้สูตร เซลล์ A8 ใส่ สู ต ร =A7+B7+STYLE(IF(CURRENT()>10,"WK_cell_Green","WK_cell_Blue")) ตี ค วามก็ คื อ หาก A7+B7>10 ให้ใส่สไตล์เซลล์ WK_cell_Green ที่เซลล์ปัจจุบัน(A8) หากไม่ใช่ ให้ใส่สไตล์เซลล์ WK_cell_Green เซลล์ A11 สูตรเหมือนกับเซลล์ A8 ต่างกันที่ตําแหน่งเซลล์

21.7 FORMULA ชื่อฟังก์ชัน : FORMULA การใช้งาน : แสดงสูตรที่อยู่ในเซลล์ โครงสร้าง : FORMULA(Reference) Reference = ตําแหน่งเซลล์ บทที่ 21 การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 7

245

ตัวอย่างการใช้งาน

ภาพที่ 291 : ตัวอย่างการใช้งานฟังก์ชั่น FORMULA

เซลล์ C1 ใส่สูตร =FORMULA(A1) เพื่อแสดงสูตรที่ใช้ในเซลล์ A1 เซลล์ E1 ใส่สูตร =FORMULA(C1) เพื่อแสดงสูตรที่ใช้ในเซลล์ C1

21.8 CELL ชื่อฟังก์ชัน : CELL การใช้งาน : คืนค่าข้อมูลของเซลล์ โครงสร้าง : CELL(InfoType,Reference) InfoType = ชนิดข้อมูลของเซลล์ Reference (ไม่ใส่ก็ได้) = ตําแหน่งเซลล์ หากไม่ระบุจะหมายถึงเซลล์ปัจจุบัน ตัวอย่างการใช้งาน Sheet A

B

C

D

AAA 1 2 1 1 $A$2 'file:///home/wasankds/Desktop/C alcBible_FT_Set_7.ods'#$Sheet_8

5 ← ← ← ← ←

=CELL("COL",A2) =CELL("ROW",A2) =CELL("COL",A2:B2) =CELL("SHEET",A2) =CELL("ADDRESS",A2)

A2 อยู่สดมน์ที่ 1 A2 อยู่แถวที่ 2 A2:B2 เริ่มต้นที่สดมน์ที่ 1 A2 อยู่ชี้ทที่ 1 คืนค่าตําแหน่งเซลล์

←

=CELL("FILENAME",A2) คืนค่าชื่อไฟล์

1 2 3 4 5 6 7 8

ดูรายละเอียดของตัวแปร InfoType ได้ที่ http://help.libreoffice.org/Calc/Information_Functions#CELL

21.9 ROW, COLUMN ชื่อฟังก์ชัน : ROW การใช้งาน : คืนค่าตําแหน่งแถวของเซลล์ โครงสร้าง : ROW(Reference) Reference = ตําแหน่งเซลล์

246

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ชื่อฟังก์ชัน : COLUMN การใช้งาน : คืนค่าตําแหน่งสดมน์ของเซลล์ โครงสร้าง : ROW(Reference) Reference = ตําแหน่งเซลล์ ตัวอย่างการใช้งาน =ROW(B1) =COLUMN(B1)

คืนค่า 1 คืนค่า 2

21.10 การใส่สีพื้นหลังเซลล์แบบสลับแถวอัตโนมัติ การใส่สีพื้นให้กับเซลล์แบบสลับแถวอัตโนมัติ สามารถทําโดยใช้ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขหรือใช้สูตรก็ได้ หัวข้อนี้ อธิบายเฉพาะการใช้สูตร ขั้นตอน 1. สร้างสไตล์เซลล์ ไฟล์ตารางคํานวณตัวอย่าง สร้างไว้ 2 สไตล์ ก็คือ WK_cell_Green (ใส่พื้นหลังสีเขียว) และ WK_cell_Blue (ใส่พื้นหลังสีนํ้าเงิน) 2. ที่เซลล์ A1 ใส่สูตร =T(STYLE(IF(MOD(ROW(A1),2)=0,"WK_cell_Green","WK_cell_Blue"))) สูตร จะใส่สไตล์เซลล์ WK_cell_Green(ใส่พื้นหลังสีเขียว) ให้กับเซลล์ที่แถวเป็นเลขคู่ และ ใส่สไตล์เซลล์ WK_cell_Green(ใส่พื้นหลังสีเขียว) ให้กับเซลล์ที่แถวเป็นเลขคี่ 3. คัดลอกสูตรในข้อ 2 ไปวางที่เซลล์อื่นๆ

ภาพที่ 292 : ใส่สีพื้นหลังให้กับเซลล์แบบสลับแถวอัตโนมัติ

อธิบายสูตร สูตร (MOD(ROW(A1),2)=0 จะคืนค่า 0 หรือ 1 เท่านั้น โดยฟังก์ชั่น ROW จะตรวจสอบว่าเซลล์ปัจจุบันอยู่แถวที่ เท่าไร จากนั้น MOD จะหารตําแหน่งของแถวด้วย 2 แล้วเก็บเศษจากการหารไว้ ซึ่งจะมีเฉพาะ 0 หรือ 1 เท่านั้น หาก MOD(ROW(A1),2)=0 จะคืนค่า WK_cell_Green หาก MOD(ROW(A1),2) ไม่ใช่ 0 จะคืนค่า WK_cell_Blue จากนั้น สไตล์ถูกที่คืนค่ากลับมาจะถูกนําไปใส่ในฟังก์ชั่น STYLE ต่อไป

บทที่ 21 การใช้ฟังก์ชั่น ชุดที่ 7

247

หากต้องการใส่สีพื้นหลังให้กับเซลล์แบบสลับแถวโดยใช้ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข(Conditional Formatting) ใช้ เฉพาะสูตร (MOD(ROW(A1),2)=0 ซึ่งดูเหมือนง่ายกว่า แต่ทั้งนี้ทั้ง 2 วิธี มีข้อดี ข้อได้เปรียบแตกต่างกัน

ภาพที่ 293 : ใส่สีพื้นหลังให้กับเซลล์แบบสลับแถวโดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

หากต้ อ งการใส่ สี เ ดี ย วสลั บ กั บ สี ข าวให้ ใ ช้ สู ต ร =T(STYLE(IF(MOD(ROW(A1),2)=1,"WK_cell_Green",""))) ตัวอย่างตามภาพที่ 294

ภาพที่ 294 : ใส่สีพื้นหลังสีเขียวสลับขาวแบบอัตโนมัติ

หากต้องการใส่ข้อมูลหรือใส่สูตรการคํานวณอื่นๆ พร้อมๆกับสูตรใส่สไตล์เซลล์ ให้เพิ่มสูตรการคํานวณไว้ด้านหน้า แล้ว ตามด้วย + หรือ & เพื่อเชื่อมสูตรเข้าด้วยกัน + ใช้กรณีเชื่อมสูตรการคํานวณที่คืนค่าเป็นตัวเลข & ใช้กรณีเชื่อมสูตรการ คํานวณที่คืนค่าเป็นข้อความ ตัวอย่างตามภาพที่ 295

ภาพที่ 295 : ใส่สูตรคํานวณและสูตรใส่สไตล์ในสูตรเดียวกัน

248

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 22 : Data Validity

22.1 ตรวจสอบข้อมูลด้วย Data validity Data Validity(ความถูกต้องของข้อมูล ) เป็นเครื่องมือที่ใช้ตรวจสอบข้อมูลที่กรอกลงในเซลล์ เพื่อป้องกันการกรอก ข้อมูลผิดผลาด เช่น ต้องการให้กรอกวันที่ หากกรอกข้อมูลอื่นลงไป จะไม่รับหรือแสดงคําเตือน เป็นต้น นอกจากจะใช้ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Data Validity ยังใช้สร้างตัวช่วยในการกรอกข้อมูลได้ดว้ ย ขั้นตอนการใช้ Data validity เพื่อตรวจสอบข้อมูลที่กรอกลงในเซลล์ 1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะตรวจสอบการกรอกข้อมูล 2. ไปที่ Data → Validity.... จะปรากฎหน้าต่าง Validity 3. ที่แท็บ Criteria กําหนดเงื่อนไขการตรวจสอบข้อมูล สําคัญที่การกําหนดสิ่งที่จะอนุญาตในช่อง Allow ภาพที่ 296 เงื่อนไขการตรวจสอบข้อมูล ก็คือ อนุญาตให้กรอกเฉพาะตัวเลข(Whole Numbers) 1-10 เท่านั้น

ภาพที่ 296 : ขั้นตอนที่ 1-3

ภาพที่ 297 : รายการในช่อง Allow

All values : Whole Numbers : Decimal : Date : Time : Cell range : List : Text Length :

ทุกค่า ตัวเลขจํานวนเต็ม ตัวเลขทศนิยม วันที่ เวลา ดูข้อ 22.2 ข. หน้า 252 ดูข้อ 22.2 ก. หน้า 251 ข้อความ ตามจํานวนตัวอักษรที่ระบุ

4. (ข้ามไปได้) ทีแ่ ท็บ Input help กําหนดข้อความช่วยเหลือ หลังทํา Data Validity เสร็จ เมื่อคลิกที่เซลล์ดังกล่าวจะปรากฎข้อความช่วยเหลือ

ภาพที่ 298 : ขั้นตอนที่ 4

250

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

5. (ข้ามไปได้) ทีแ่ ท็บ Error Alert กําหนดการตอบโต้และข้อความในกรณีกรอกข้อมูลผิด ภาพที่ 299 การโต้ตอบที่ช่อง Action ที่กําหนดก็คือ Stop เมื่อกรอกข้อมูลผิดจะไม่รับค่า 6. คลิกปุ่ม OK

ภาพที่ 299 : ขั้นตอนที่ 5-6

ทดสอบการกรอกข้อมูล ต่อจากขั้นตอนในข้างต้น เมื่อคลิกทีเ่ ซลล์ที่ทํา Data Validity จะ ปรากฎข้อความช่วยเหลือ ตามภาพที่ 300 ภาพที่ 300 : คลิกเซลล์ที่ทํา Data Validity ปรากฎข้อความช่วยเหลือ

เมื่อกรอกข้อมูลผิด จะปรากฎหน้าต่างมา เตือน(ตามภาพที่ 301) หลักคลิกทีป่ ุ่ม OK ข้อมูล จะถูกล้างออกไป เพื่อให้ใส่ข้อมูลใหม่ เป็นไปตาม การโต้ตอบที่กําหนด

ภาพที่ 301 : กรอกข้อมูลไม่ตรงกับเงื่อนไขที่ทํา Data Validity

22.2 การ การสร้ สร้างกล่องรายการ งรายการ(List (List box) ด้วย Data validity Data validity สามารถสร้างกล่องรายการ(List box) เพื่อช่วยในการกรอกข้อมูลได้ด้วย

ก. การสร้างกล่องรายการโดยใช้การอนุญาตแบบ List ขั้นตอน 1. เลือกเซลล์ ที่จะสร้างกล่องรายการ 2. ไปที่ Data → Validity.... จะปรากฎหน้าต่าง Validity 3. ที่แท็บ Criteria กําหนดเงื่อนไขการตรวจสอบข้อมูล 3.1 ช่อง Allow เลือกเป็น List (อนุญาตเฉพาะค่าจากรายการเท่านั้น) 3.2 ช่อง Entries พิมพ์รายการที่จะให้ปรากฎในกล่องเลือกรายการ ตามภาพที่ 302 ก็คือ ชาย, หญิง (แท็บ Input help และ Error Alert สามารถข้ามไปได้ ถ้าจะกําหนดค่าต่างๆ ให้ดูตัวอย่างในข้อ 22.1) 4. คลิกปุ่ม OK บทที่ 22 : Data Validity

251

ภาพที่ 302 : ขั้นการการสร้างกล่องรายการโดยใช้การอนุญาตแบบ List

ทดสอบการเลือกข้อมูลจากกล่องรายการ ต่อจากขั้นตอนในข้างต้น เมื่อเลือกเซลล์ที่ทํา Data Validity จะปรากฎปุ่มเลือกรายการตามภาพที่ 303(ซ้าย) จากนั้น เมื่อคลิกที่ปุ่มเลือกรายการดังกล่าว จะปรากฎรายการมาให้เลือก

ภาพที่ 303 เลือกรายการจากกล่องรายการ

ข. การสร้างกล่องรายการโดยใช้การอนุญาตแบบ Cell Range กล่องรายการที่สร้างโดยใช้ List (พิมพ์รายการลงในหน้าต่าง Validity) เหมาะกับรายการที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลง เช่น เพศชายหรือหญิง เป็นต้น เพราะหากเปลี่ยนแปลงบ่อย เมื่อนําเซลล์ดังกล่าวไปใช้งานหลายๆแห่ง ก็จะต้องตามไปแก้ทุกแห่ง หากรายการในกล่องรายการมีการแก้ไขบ่อย เช่น เปลี่ยนค่า, เพิ่มหรือลดรายการ ให้เปลี่ยนการสร้างกล่องรายการไป เป็นแบบอ้างอิงค่าจากเซลล์ จะเหมาะกว่า เพราะสามารถปรับแก้ได้ง่าย ขั้นตอน 1. พิมพ์รายการเตรียมไว้ (แยกเก็บไว้ยังชี้ทใหม่จะบริหารจัดการง่าย) 2. เลือกเซลล์ที่จะสร้างกล่องรายการ 3. ไปที่ Data → Validity.... จะปรากฎหน้าต่าง Validity 4. ที่แท็บ Criteria กําหนดเงื่อนไขการตรวจสอบข้อมูล 4.1 ช่อง Allow เลือกเป็น Cell range (อนุญาตเฉพาะค่าจากขอบเขตเซลล์ที่ระบุเท่านั้น) 4.2 ช่อง Source ระบุตําแหน่งที่มาของรายการ โดยคลิกที่ช่องระบุตําแหน่ง จากนั้นเลือกขอบเขตเซลล์บน พื้นที่ทํางาน จะปรากฎตําแหน่งที่มาที่ช่องดังกล่าว ตามภาพที่ 304 ก็คือ $Cell_Range.$H$2:$H$9 รายการมีเพียง 5 แต่เลือกเผื่อไว้ กรณีเพิ่มรายการจะได้ไม่ต้องมาแก้ที่มาอีก (แท็บ Input help และ Error Alert สามารถข้ามไปได้ ถ้าจะกําหนดค่าต่างๆ ให้ดตู ัวอย่างในข้อ 22.1) 5. คลิกปุ่ม OK

252

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 304 : ขั้นการการสร้างกล่องรายการโดยใช้การอนุญาตแบบ Cell Range

ทดสอบการแก้ไขที่มาของกล่องรายการ ต่อจากขั้นตอนในข้างต้น หลังทํา Data Validity เสร็จ เมื่อ คลิกที่ปุ่มเลือกรายการ จะปรากฎรายการตามภาพที่ 305 จากนั้น เมื่อแก้ไขข้อมูลในเซลล์ที่อยู่ในขอบเขตที่มาของ Data Validity จะมีผลต่อกล่องรายการด้วย ตัวอย่างตามภาพที่ 306 ภาพที่ 305 : เลือกรายการจากกล่องรายการ

ภาพที่ 306 : หลังแก้ไขข้อมูลในเซลล์ที่ Data Validity อ้างอิงถึง

22.3 การใช้งาน านฟัฟังก์ชั่น VLOOKUP ร่วมกับ Data Validity การใช้งานฟังก์ชั่น VLOOKUP ร่วมกับ Data Validity เป็นเทคนิคยอดนิยม มักใช้สร้างเอกสารที่ต้องดึงข้อมูลจาก แหล่งอื่นมาใช้ (จากชี้ทหรือไฟล์อื่น) เช่น ใบเสนอราคาหรือใบเสร็จรับเงิน ที่ต้องดึงข้อมูลจากตารางสินค้าที่อยูใ่ นแหล่งอื่นๆมา ใช้ VLOOKUP ถูกใช้ในการค้นหาข้อมูลจากตารางอื่น โดยจะส่งตัวเปรียบเทียบออกไป เมื่อเจอข้อมูลจะคืนค่าในสดมน์ที่ ระบุกลับมา ส่วน Data Validity ใช้สร้างกล่องรายการ เพื่อช่วยเลือกตัวเปรียบเทียบให้กับ VLOOKUP เพื่อป้องกันความผิด พลาดในการกรอกข้อมูล

บทที่ 22 : Data Validity

253

ภาพที่ 307 : สดมน์รหัสสินค้าทํา Data Validity โดยอ้างอิงกลุ่มเซลล์ทชี่ ื่อ Product code

ภาพที่ 307 สดมน์รหัสสินค้า ได้ สร้างกล่องรายการโดยใช้ Data Validity แบบ Cell Range ทั้งสดมน์ โดยอ้างอิงถึง กลุ่มเซลล์ที่ชื่อ Product code ซึ่งอยู่ใน ชี้ท Product.A2:A40 ตามภาพที่ 308 ภาพที่ 309 เมื่อเลือกรายการจาก กล่องรายการใน สดมน์รหัสสินค้า ค่าใน เซลล์ใน สดมน์รายการ และ สดมน์ราคา/ หน่วย จะเปลี่ยนอย่างอัตโนมัติ ตาม ฟังก์ชั่น VLOOKUP ภาพที่ 308 : ตารางรายการสินค้าและราคาในชี้ท Product

ภาพที่ 309 : เมื่อเลือกรายการจากกล่องรายการ ค่าในเซลล์ที่ใช้ฟังก์ชั่น VLOOKUP เปลี่ยนแปลงอัตโนมัติ

254

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ดูเพิ่มเติมเรื่อง การตั้งชื่อกลุ่มเซลล์ในข้อ 5.10 (หน้า 62) การใช้งานฟังก์ชั่น VLOOKUP ในข้อ 21.2 (หน้า 236) การสร้างกล่องรายการโดยใช้ Validity แบบ Cell range ในข้อ 22.2 ข. (หน้า 252)

บทที่ 22 : Data Validity

255

256

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 23 : เครื่องมือวิเครำะห์ข้อมูล

23.1 Subtotal Subtotalss (ผลรวมย่อยย)) Subtotals (ผลรวมย่อย) เป็น เครื่อ งมือที่ใช้คํา นวณข้อมูลแบบเป็นกลุ่ม ๆ เช่น มีข้อมูลยอดขายตลอดทั้ง ปี เรา สามารถคํานวณหาผลรวมยอดขายแยกเป็นรายเดือนหรือรายสัปดาห์ได้ เป็นต้น ตารางข้อมูลตามภาพที่ 310 เป็นบันทึก การขายสินค้า 7 วัน โดยสินค้ามีทั้งหมด 10 รายการ แบ่งเป็น 3 หมวด (อาหาร, เครื่องใช้, เครื่องดื่ม) การบันทึกการขาย จะบันทึกโดยยึดเลขที่บิลเป็นหลัก เลขที่บิล 1 หมายเลขจะบันทึกเวลาที่ออก บิลไว้ด้วย ในแต่ละบิลมีรายการสินค้าซํ้า กันได้ แต่ทุกรายการจะมีจํา นวนเป็น 1 ทั้งหมด (ซื้อสินค้าซํ้า ในบิลเดียว จะแยก บันทึกเป็น 2 รายการ รายการละ 1 หน่วย)

ภาพที่ 310 : ตารางบันทึกการขายสินค้า 7 วัน

ขั้นตอนการใช้งาน Subtotals 1. คลิกเลือกเซลล์ใดก็ได้ในตารางข้อมูล (โปรแกรมจะคํานวณขอบเขตตารางข้อมูล โดยดูจากเซลล์ที่มีข้อมูลติดกัน) 2. ไปที่ Data → Subtotals... จะปรากฎหน้าต่าง Subtotals 3. ทีห่ น้าต่าง Subtotals กําหนดวิธีการการคํานวณ ภาพที่ 311 ที่แท็บ 1st Group (การคํานวณในกลุ่มที่ 1) - ช่อง Group by ใช้เลือกตัวแบ่งกลุ่มการคํานวณ เลือกเป็น เลขที่บิล (คํานวณเป็นกลุ่มๆตามเลขที่บิลที่เหมือนกัน) - ช่อง Calculate subtotals for ใช้คํานวณผลรวมย่อยที่สดมน์ เลือกเป็น จํานวน และ จํานวนเงิน - ช่อง Use function ใช้เลือกวิธีการคํานวณ เลือกเป็น Sum(บวก) 4. คลิกปุ่ม OK จะได้ผลตามภาพที่ 312

ภาพที่ 311 : ขั้นตอนการใช้งาน Subtotals

258

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

หลังทํา Subtotals จะปรากฎผลรวมย่อยเป็นกลุ่มๆ พร้อมแบ่งกลุ่มด้วยเส้นโครงร่างกลุ่ม ภาพที่ 312 ผลรวมย่อยถูก คํานวณโดยแบ่งกลุ่มตาม เลขที่บิล และคํานวณผลรวมย่อยเฉพาะทีส่ ดมน์ จํานวน และ จํานวนเงิน หลังทํา Subtotals ข้อมูลจะถูกจัดเรียงใหม่ เป็นกลุ่มๆด้วย แต่เนื่องจากตารางข้อมูลเรียงลําดับตามเลขที่บิลอยู่แล้ว เมื่อคํานวณ Subtotals ตามเลขที่บิลด้วย การเรียงลําดับจึงไม่แตกต่างจากเดิม ภาพที่ 313 ได้ซ่อนแถวข้อมูลเพื่อดูเฉพาะผลรวม

ภาพที่ 312 : ผลการทํา Subtotals

ภาพที่ 313 : ผลการทํา Subtotals หลังซ่อนกลุ่มข้อมูลเพื่อดูเฉพาะผลรวม

ภาพที่ 314 เป็นการใช้ Subtotals อีกแบบหนึ่ง โดยแบ่งกลุ่มการคํานวณตาม วันที่ และคํานวณผลรวมย่อยเฉพาะที่ สดมน์ จํานวน และ จํานวนเงิน

ภาพที่ 314 : ทํา Subtotals โดยแบ่งกลุ่มการคํานวณตามวันที่

บทที่ 23 : เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล

259

การหาผลรวมย่อยมากกว่า 1 กลุ่ม การหาผลรวมย่อยตามขั้นตอนในข้างต้น ได้แบ่งกลุ่มการคํานวณแบบ 1 กลุ่ม แต่ทั้งนี้ เราสามารถแบ่งกลุ่มการคํานวณ ได้ถึง 3 กลุ่ม โดยกําหนดการคํานวณในแท็บ 2nd(กลุ่มที่ 2) หรือ 3rd (กลุ่มที3่ ) เพิ่มเติม ภาพที่ 315 ได้กําหนดให้คํานวณ โดยแบ่งกลุ่มการคํานวณเป็น 2 กลุ่ม กลุ่มที่ 1 แบ่งตามสดมน์หมวด กลุ่มที่ 2 แบ่ง ตามสดมน์รายการ โดยลําดับของกลุ่มนั้นมีผล ภาพที่ 316 เป็นผลหลังทํา Subtotals และได้ซ่อนแถวข้อมูลเพื่อดูเฉพาะผลรวม

ภาพที่ 315 : ทํา Subtotals โดยแบ่งกลุ่มการคํานวณเป็น 2 กลุ่ม

ภาพที่ 316 : ผลการทํา Subtotals หลังซ่อนกลุ่มข้อมูลเพื่อดูแต่ผลรวม

ผลหลังทํา Subtotals ข้อมูลจะถูกจัดเรียงใหม่ ตามลําดับ การแบ่งกลุ่มการคํานวณ ตัวอย่างตามภาพที่ 316 ข้อมูลถูก จัดเรียงตามสดมน์หมวดก่อน จากนั้นจึงจัดเรียงตามสดมน์รายการ

260

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

การปรับแต่งรูปแบบเซลล์ที่ถกู สร้างโดย Subtotals เมื่อทํา Subtotals โปรแกรมจะสร้างเซลล์ขึ้นมาจํานวนหนึ่งเพื่อแสดงผลการคํานวณ ข้อความในกลุ่มเซลล์ดังกล่าว มี ลักษณะเป็นสีนํ้าเงินขีดเส้นใต้ ซึ่งเป็นไปตามสไตล์เซลล์ที่กํากับรูปแบบก็คือ สไตล์เซลล์ Result หากต้องการจัดรูปแบบกลุ่ม เซลล์ดังกล่าวใหม่ ให้ปรับแต่งที่สไตล์เซลล์ Rresult จะมีผลต่อกลุ่มเซลล์ดังกล่าวทั้งหมด ดูเรื่องสไตล์เซลล์เพิ่มเติมในบทที่ 8 หน้า 111

ภาพที่ 317 : กลุ่มเซลล์ที่ถูกสร้างจากการทํา Subtotals ถูกกํากับรูปแบบโดยสไตล์เซลล์ Result

ฟังก์ชนั่ SUBTOTAL หากเลือกเซลล์ที่เป็นผลการคํานวณจากการทํา Subtotals จะพบว่าค่าในเซลล์เป็นสูตรที่ใช้ฟงั ก์ชั่น SUBTOTAL

ภาพที่ 318 : คลิกเซลล์ที่เป็นผลจากการทํา Subtotals พบว่าเป็นฟังก์ชั่น Subtotal Function

ฟังก์ชั่น SUBTOTAL มีโครงสร้างดังนี้ SUBTOTAL(Function, Range) Range : ช่วงข้อมูลที่นํามาคํานวณ Function : ตัวเลขระบุวิธีการคํานวณ(ฟังก์ชั่น) รายละเอียดตามตาราง อย่างไรก็ดี การทํา Subtotal โดยใช้คําสั่งจากเมนู Data → Subtotals... เป็นขั้นตอนที่สะดวกกว่ามาก

1

AVERAGE

7

STDEV

2

COUNT

8

STDEVP

3

COUNTA

9

SUM

4

MAX

10 VAR

5

MIN

11 VARP

6

PRODUCT

การลบ Subtotals ขั้นตอน 1. คลิกเลือกเซลล์ใดก็ได้ในตารางข้อมูลที่ทํา Subtotals 2. ไปที่ Data → Subtotals.. จะปรากฎหน้าต่าง Subtotals 3. ที่หน้าต่าง Subtotals คลิกปุ่ม Delete

บทที่ 23 : เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล

261

23.2 Consolidate ((รวม รวมเป็ เป็นหนึ่ง) Consolidate (รวมเป็นหนึ่ง) ใช้รวมตารางข้อมูลที่อยู่คนละแหล่งเข้าด้วยกัน เพื่อคํานวณโดยจําแนกรายการตามหัว ตาราง เหมาะกับการรวมข้อมูลที่มีโครงสร้างของตารางเหมือนกัน ขั้นตอนการทํา Consolidate ต่อไปนี้ ทําโดยใช้ข้อมูลยอดขายสินค้า 10 รายการ ในเดือนมกราคม(JAN) และเดือน กุมภาพันธ์(FEB) ขั้นตอนการทํา Consolidate 1. คลิกทีเ่ ซลล์ว่างๆเซลล์ใดก็ได้ จากนั้นไปที่ Data → Consolidate... จะปรากฎหน้าต่าง Consolidate

ภาพที่ 319 : ขั้นตอนที่ 1-3

2. ทีห่ น้าต่าง Consolidate ช่อง Function เลือกวิธีคํานวณ (ฟังก์ชั่นที่ใช้คํานวณ) 3. ทีห่ น้าต่าง Consolidate เพิ่มกลุ่มเซลล์(ตารางข้อมูล) เข้าสู่รายการที่จะทํา Consolidate 3.1 ทีช่ ่อง Source data range คลิกที่ช่องระบุตําแหน่ง กลุ่มเซลล์ 3.2 เลือกกลุ่มเซลล์(ตารางข้อมูล) บนพื้นที่ทํางาน จะปรากฎตําแหน่งของกลุ่มเซลล์ ที่ช่องระบุตําแหน่ง 3.3 คลิกทีป่ ุ่ม Add ภาพที่ 320 : ขั้นตอนที่ 3.2

4. ทําซํ้าข้อ 3 ไปเรื่อยๆ เพื่อเพิ่มกลุ่มเซลล์อื่นๆ เข้าสู่รายการที่จะทํา Consolidate 4.1 ทีช่ ่อง Source data range คลิกที่ช่องระบุตําแหน่งกลุ่มเซลล์ 4.2 ที่พนื้ ที่ทํางาน เลือกกลุ่มเซลล์(ตารางข้อมูล) จะปรากฎตําแหน่งของกลุ่มเซลล์ ที่ช่องระบุตําแหน่ง 4.3 คลิกทีป่ ุ่ม Add

262

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 321 : ขั้นตอนที่ 4-7

5. ระบุตําแหน่งของผลลัพท์ (ใช้วิธีการเดียวกับข้อ 3) 6. เลือกอ๊อพชั่น - กล่องตัวเลือก Row labels : ใช้จําแนกรายการตามหัว ตารางด้านบน - กล่องตัวเลือก Column labels : ใช้จําแนกรายการตาม หัวตารางด้านซ้าย - กล่องตัวเลือก Link to source data : กําหนดให้ตาราง ที่เป็นผลลัพย์ลิ้งค์กับแหล่งข้อมูล ซึ่งจะสร้างเป็นเส้นโครง ร่างกลุ่มขึ้นมาด้วย เมื่อเปลี่ยนแปลงแหล่งข้อมูลจะมีผล ต่อตารางผลลัพย์ด้วย 7. คลิกปุ่ม OK จะได้ผลลัพท์ตามภาพที่ 323

ภาพที่ 322 : ขั้นตอนที่ 4.2

ภาพที่ 323 : ผลลัพท์จากการทํา Consolidate (ซ้าย-ยุบรวม, ขวา-คลี่ออก)

ตารางผลลัพท์ตามภาพที่ 323 ถูกคํานวณโดยจําแนกรายการตามหัวตารางทั้งด้านบนและด้านซ้าย

บทที่ 23 : เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล

263

ในกรณีที่ตารางมีจํานวนแถวหรือจํานวนสดมน์ ไม่เท่ากัน และมีหัวตารางไม่เหมือนกัน ก็ยังสามารถทํา Consolidate ได้ รายการที่ซํ้าและที่ไม่ซํ้าก็จะถูกจําแนกให้ด้วย ตามตัวอย่างดังต่อไปนี้ ตารางข้อมูลตามภาพที่ 324 เป็นตารางเช็คชื่อผู้เข้าประชุม 3 วัน แต่ละคนอาจเข้าไม่ครบทั้ง 3 วัน ถ้าใครเข้าจะมีราย ชื่อในตาราง ไม่เข้าก็ไม่มีชื่อในตาราง

ภาพที่ 324 : ตารางเช็คชื่อผู้เข้าร่วมประชุม 3 วัน

เมื่อทํา Consolidate กับตารางข้อมูลทั้ง 3 ตาราง ก็จะทราบว่า มีใครบ้างที่เข้าร่วมประชุม? เข้ากี่วัน? วันไหนบ้าง? รายละเอียดตามภาพที่ 325

ภาพที่ 325 : ผลหลังทํา Consolidate ตารางเช็คชื่อผู้เข้าร่วมประชุมทั้ง 3 วัน

264

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

23.3 Goal Seek โดยปกติ การคํานวณโดยใช้สูตรใน Calc จะคํานวณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ เช่น =100/4 ได้เท่ากับ 25 เป็นต้น แต่ Goal seek ทํากลับกัน ก็คือ หาค่าของตัวแปรเพื่อให้ได้ตามผลลัพท์ที่ต้องการ Goal Seek(หาเป้าหมาย) มีลักษณะคล้ายการแก้สมการ 1 ตัวแปร อย่างเช่นสมการ 40x=100 แล้วต้องการทราบ ว่า x มีค่าเท่าไร? ถ้าสมการง่ายอย่างนี้ Goal seek ก็ไม่จําเป็น สูตรคํานวณดอกเบี้ยทบต้น F = P(1+i)n F= P= i= n=

เงินต้นรวมดอกเบี้ย เงินต้น อัตราดอกเบี้ย(ทบต้น)ต่องวด จํานวนงวด

ภาพที่ 326 : การคํานวณดอกเบี้ยทบต้น

สูตรในข้างต้น หากคํานวณใน Calc ปกติ จะคํานวณเพื่อหา F(เงินต้นรวมดอกเบี้ย) ตามตัวอย่างในภาพที่ 326 แต่ถ้า โจทย์ของเราเปลี่ยนไป เช่น “จะต้องฝากเงินเท่าไร ที่อัตราดอกเบี้ย 6%ต่อปี(ทบต้น) เพื่อในอนาคตอีก 3 ปีจะได้เงินคืน 120,000 บาท?” โจทย์นี้ P(เงินต้น) เป็นตัวแปรที่ต้องหาคําตอบ หากใช้ Goal seek ช่วยแก้สมการจะมีขั้นตอนดังนี้ ขั้นตอน 1. สร้างตารางคํานวณตามปกติ โดยใส่ค่าที่ทราบลงไป ก่อน สําหรับตัวแปรที่ต้องการหาค่า ให้สุ่มใส่ตัวเลขอะไรไปก่อน ก็ได้ เน้นว่า ให้สูตรถูกต้องและใส่ค่าที่โจทย์ให้มา ลงไปก่อน

ภาพที่ 327 : ขั้นตอนที่ 1 สร้างตารางคํานวณปกติ

2. คลิกที่เซลล์ใดก็ได้ จากนั้นไปที่ Tool → Goal Seek... จะปรากฎหน้าต่าง Goal Seek 3. ที่หน้าต่าง Goal Seek กําหนดค่าต่างๆ ตามภาพที่ 328 กําหนดไว้ดังนี้ - ช่อง Formula cell ใส่เซลล์ที่เป็นสูตร ในที่นี้คือ $B$4 (F) - ช่อง Taget Value ใส่ค่าเป้าหมายของเซลล์ที่เป็นสูตร ในที่นี้คือ 120,000 ตามที่โจทย์ให้มา - ช่อง Formula cell ใส่เซลล์ที่เป็นตัวแปรที่ต้องการหา ในที่นี้คือ $B$1 (P) ตามที่โจทย์ถาม

4. คลิกปุ่ม OK จะปรากฎหน้าต่างแจ้งผลการคํานวณ 5. ที่หน้าต่างแจ้งผลการคํานวณ หากคลิกปุ่ม OK ผลการ คํานวณจะถูกใส่ลงในตารางคํานวณ ตามภาพที่ 329

ภาพที่ 328 : การคํานวณดอกเบี้ยทบต้น

บทที่ 23 : เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล

265

จากโจทย์ที่ถาม คําตอบก็คือ ต้องฝากเงิน 100,754.31 บาท เพื่อจะได้เงินคืน 120,000 บาทในอีก 3 ปีข้างหน้า ที่อัตราดอกเบี้ย 6%ต่อปี(ทบต้น) อีกคําถามหนึง่ จากสูตรเดียวกัน

ภาพที่ 329 : ผลหลังทํา Goal seek เพื่อหาค่า P(เงินต้น)

“หากซื้อกองทุน รวมในวันนี้ 100,000 บาท อีก 7 ปีข้างหน้าจะได้เงินคืน 150,000 ถามว่า อัตราดอกเบี้ยทบต้น เป็น เท่าไร?” สามารถใช้ Goal seek หาคําตอบได้ดังนี้

ภาพที่ 330 : ผลหลังทํา Goal seek เพื่อหาค่า n(ดอกเบี้ยทบต้น)

จากโจทย์ที่ถาม คําตอบก็คือ หากซื้อกองทุนรวมในวันนี้ 100,000 บาท อีก 7 ปีข้างหน้าได้เงินคืน 150,000 คิดเป็น อัตราดอกเบี้ยทบต้น 5.96%

23.4 Multiple Operations (ทําหลายครั้ง) สมมุติมีสูตร ที่ต้องการจํา ลองค่าของตัวแปรต่างๆลงไป เพื่อให้ ได้ผลลัพท์แบบต่างๆ เพื่อนําไปใช้ในการเปรียบเทียบ ข้อมูล เช่น หากค่าของตัวแปรนี้เป็นค่านี้ ผลลัพท์จะได้แบบนี้ แต่ถ้าเปลี่ยนเป็นอย่างนี้ จะได้ผลลัพท์เป็นอย่างนี้ เป็นต้น Multiple Operations(ทํา หลายครั้ง ) ใช้จํา ลองค่าของตัวแปรลงในสูตร แล้วสร้างเป็นตารางออกมา ซึ่งจากนั้น สามารถนําไปสร้างแผนภูมิแบบต่างๆ เพื่อให้เห็นภาพเปรียบเทียบของข้อมูลได้อย่างชัดเจน ขั้นตอนการใช้งาน Multiple Operations 1. สร้างตารางคํานวณตามปกติ โดยสุ่มค่าของตัวแปรต่างๆลงไปก่อน เน้นว่าสร้างสูตรให้ ส่วนสูง (เมตร) ถูกต้อง ภาพที่ 331(1) เป็นสูตรคํานวณดรรชนีมวลกาย(BMI) ซึ่งเป็นค่าที่ใช้ตรวจสอบ BMI= 2 นํ้าหนักตัว หาก BMI อยู่ระหว่าง 21-25 ถือว่านํ้าหนักตัวปกติ น้อยกว่า 21 นํ้าหนักตัว ( นํ้าหนัก( ก.ก.)) น้อยไป มากกว่า 25 นํ้าหนักตัวมากไป 2. สร้างตารางผลลัพท์รอไว้ โดยใส่ค่าของตัวแปรที่ต้องการจําลองข้อมูลลงในสูตรให้เรียบร้อย ภาพที่ 331(2) ตารางผลลัพท์ทสี่ ร้าง จุดประสงค์เพื่อ ต้องการจําลองค่าของนํ้าหนักตัวค่าต่างๆลงในสูตร เพื่อดูว่าจะ ได้ BMI เป็นเท่าไรบ้าง

266

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

3. เลือกตารางผลลัพท์ โดยเลือกให้ครอบคลุมค่าที่จะจําลองข้อมูลลงในสูตร และเลือกเซลล์ว่างที่อยู่ติดกันด้วย เซลล์ ว่างจะรองรับผลการคํานวณจากการทํา Multiple Operation ภาพที่ 331(3) ค่าที่คืนกลับมาในเซลล์ว่างจะเป็นค่า BMI (ไม่ต้องเลือกหัวตาราง หัวตารางสร้างไว้เพื่อแสดงว่าผลลัพท์ที่ได้เป็นอะไร เพียงเท่านั้น)

ภาพที่ 331 : ขั้นตอนที่ 1-3

4. ไปที่ Data → Multiple Operations... จะปรากฎหน้าต่าง Multiple Operations 5. ที่หน้าต่าง Multiple Operations กําหนดค่าต่างๆ ตามภาพที่ 332(5)กําหนดไว้ดังนี้ - Formulas ใส่เซลล์ที่เป็นสูตร ในที่นี้คือ $B$5 - Column input cell(ใส่สดม์ลงในเซลล์) ใส่เซลล์ที่จะจําลองข้อมูลโดยใส่สดมน์แรกของตารางที่เลือกลงไป ในที่นี้คือ $B$4 (นํ้าหนัก) 6. คลิกปุ่ม OK จะได้ผลตามภาพที่ 332(ขวา) สดมด์ BMI ถูกเติมด้วยผลลัพท์

ภาพที่ 332 : ขั้นตอนที่ 4-6

บทที่ 23 : เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล

267

ขั้นตอนในข้างต้น เป็นการจํา ลองข้อมูลแบบตัวแปรเดีย ว ก็คือ จํา ลองค่าของนํ้า หนักตัว เพื่อหา BMI แบบต่างๆ Multiple Operations สามารถจํา ลองข้อมูลได้ 2 ตัวแปร ขั้นตอนเหมือนกับขั้นตอนในข้างต้น ต่างกันที่การสร้างตารางผล ลัพท์และการกําหนดค่า ภาพที่ 333 เป็นการจําลองข้อมูลแบบ 2 ตัวแปร โดยจําลอง ค่านํ้าหนักตัว และ ค่าความสูง ลงในสูตรเพื่อหา BMI

ภาพที่ 333 : การจําลองข้อมูลแบบ 2 ตัวแปร

268

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 24 : Pivot table

24.1 รู้จักกับ Pivot table Pivot table จัดอยู่ในกลุ่มของเครื่องมือวิ เคราะห์ข้อมูล แต่ Pivot table นั้นมีเนื้อหามากและเป็นเครื่ องมือที่มี ประโยชน์มากสําหรับนักวิเคราะห์ข้อมูล มือใหม่เมื่อได้ยินชื่อ Pivot table อาจจะรู้สึกว่า Pivot table เป็นเรื่องยาก ทั้งนี้อาจเพราะไม่คุ้นเคย จริงๆแล้ว Pivot table เป็นเครื่องมือที่ใช้ง่าย ช่วยให้งานที่ยุ่งยากง่ายลง โดยเฉพาะกับงานที่มีข้อมูลปริมาณมาก Pivot table หากแปรตรงตัวจะไม่ค่อยสื่อความหมายสักเท่าไร ฉะนั้นจึงขอเรียกทับศัพท์ แต่แน่นอนว่า Pivot table ต้องเป็นตารางอะไรสักอย่าง เพราะมีคําว่า Table อยู่ สมมุติมีตารางข้อมูลดิบ ที่เป็นผลมาจากการเก็บข้อมูลรายวัน รายเดือน สะสมจนเป็นตารางข้อมูล เช่น ข้อมูลการขาย, ข้อมูลพนักงาน เป็นต้น จากตารางข้อมูล ดิบดังกล่าว ต่อมาก็ต้องนํามาสรุปเพื่อหานัยสําคัญในแง่มุมต่างๆ เช่น สรุปยอดขาย รายวัน, รายเดือน, สรุปสินค้าขายดี 10 ลําดับ, สรุปช่วงเวลาที่ขายสินค้าได้มากที่สุด เป็นต้น การสรุปดังกล่าวจะต้องมีเครื่อง มือช่วย ซึ่ง Pivot table เป็นเครื่องมือหนึ่งที่ใช้ทําเช่นนั้น จากตารางข้อมูลดิบ ต้องการจะสรุปหาอะไร? สิ่งที่ต้องทําอย่างแรกก็คือ ตั้งคําถาม เมื่อตั้งคําถามได้แล้ว ก็ใช้คําถาม นั้น ถามผ่านเครื่องมือสร้าง Pivot table ผลที่ได้ออกมาก็คือ Pivot table ซึ่งเป็นตารางสรุปข้อมูล กระบวนการสร้าง Pivot table ก็คือ กระบวนการในการตั้งคําถามต่อตารางข้อมูลดิบนั่นเอง สรุปแล้ว Pivot table ก็คือ ตารางสรุปข้อมูล ที่ถูกสร้างมาจากตารางข้อมูลดิบอีกทีหนึ่ง ตารางข้อมูลที่จะนํามาสร้าง Pivot table จะต้อง ถูกเตรียมให้เหมาะสมก่อน โดยจะต้องมีลักษณะตามภาพ ที่ 334 ตารางตามภาพที่ 334 มีโครงสร้างที่เราคุ้นเคยกัน เป็นอย่างดี แต่ทั้งนี้ ควรทํา ความเข้าใจกับส่วนประกอบ ของตารางให้ ดี เพื่ อ จะได้ เ ข้ า ใจโครงสร้ า งของ Pivot table ว่ามีที่มาอย่างไร

ภาพที่ 334 : ตารางข้อมูลที่พร้อมสร้าง Pivot table

ตารางตามภาพที่ 334 โครงสร้างของตารางข้อมูล แบ่งเป็นสดมน์ โดยแต่ละสดมน์ เก็บข้อมูลคนละประเภท เช่น สดมน์เดือน(Month), สดมน์วิชา(Subject) เป็นต้น แต่ละสดมน์เรียกว่า ฟิลด์ ส่วนบนสุดคือ ชื่อฟิลด์ ฟิลด์ เป็นโครงสร้างหลักของตาราง เมื่อมีการบันทึกข้อมูลจะ กรอกไล่บรรทัดกันลงมา แต่ละบรรทัดเรียกว่า เร็คคอร์ด

เมื่อสร้าง Pivot table จากตารางข้อมูลดิบในข้างต้น(ตัวอย่างตามภาพที่ 335) จะแปลงจากตารางที่มีฟิลด์สดมน์เพียง อย่างเดียว ไปเป็นตารางที่มีทั้ง ฟิลด์แถว(Row fields) และ ฟิลด์สดมน์(Column fields) เป็นโครงสร้างหลัก ส่วนที่เป็น ข้อมูลภายในก็คือ ฟิลด์ข้อมูล(Data fields) เป็นส่วนที่มีการคํานวณตามความสัมพันธ์ ฟิลด์หน้า(Page fields) ใช้แบ่งการ คํานวณเป็นหมวดๆพร้อมทั้งแบ่งเป็นหน้าๆ โดยใช้ฟิลด์จากตารางข้อมูลดิบเป็นตัวแบ่ง

270

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 335 : Pivot table

24.2 ตารางข้อมูลที่ใช้อธิบาย Pivot table ในบทนี้ การอธิบาย Pivot table ต้องมีตารางข้อมูล ในบทนี้ได้ใช้ตารางข้อมูล 3 ตารางด้วยกัน ในการอธิบาย ตารางข้อมูลที่ 1 : เป็นบันทึกผลการสอบของนักเรียนจํานวน 3 คน 6 วิชา สอบเดือนละครั้งเป็นเวลา 3 เดือน

ภาพที่ 336 : ตารางข้อมูลที่ 1

ตารางข้อมูลที่ 2 : เป็นบันทึกการขายสินค้า 7 วัน โดยมีสินค้าทั้งหมด 10 รายการแบ่งเป็น 3 หมวด การบันทึกการ ขายจะบันทึกโดยยึดเลขที่บิลเป็นหลัก เลขที่บิล 1 หมายเลขจะบันทึกเวลาที่ออกบิลไว้ด้วย และในแต่ละบิลมีรายการสินค้าซํ้า กันได้ แต่ทุกรายการมีจํานวนเป็น 1 ทั้งหมด (ซื้อสินค้าซํ้ารายการในบิลเดียวกัน จะแยกบันทึกเป็น 2 รายการ รายการละ 1 หน่วย)

ภาพที่ 337 : ตารางข้อมูลที่ 2

บทที่ 24 : Pivot table

271

ตารางข้อมูลที่ 3 : เป็นตารางแจกแจงจํานวนสมาชิก แยกตามอายุของสโมสรแห่งหนึ่ง เช่น สมาชิกที่มีอายุ 15 ปีมี จํานวน 17 คน เป็นต้น

ภาพที่ 338 : ตารางข้อมูลที่ 3

*** ดาวน์โหลดไฟล์ประกอบหนังสือได้ที่ www.poeclub.org

24.3 การสร้าง Pivot table ขั้นตอนการสร้าง Pivot table (อธิบายโดยใช้ตารางข้อมูลที่ 1 ดูรายละเอียดตารางข้อมูลในข้อ 24.2 ) 1. เลือกตารางข้อมูล (เลือกเซลล์ใดก็ได้ในตารางข้อมูล จากนั้นกด <Ctrl><*> จะเลือกเซลล์ทั้งตารางข้อมูล) 2. ไปที่ Data → Pivot table → Create... จะปรากฏหน้าต่าง Select Source 3. ที่หน้าต่าง Select Source ติ๊กเลือกแหล่งข้อมูล ตามภาพที่ 339 เลือกที่ Current Selection ก็คือใช้ตารางข้อมูลที่เลือก 4. คลิก OK จะปรากฎหน้าต่าง Pivot table

ภาพที่ 339 : เลือกแหล่งข้อมูลทีจ่ ะนํามาสร้าง Pivot table

5. ทีห่ น้าต่าง Pivot table ย้ายฟิลด์ของตารางข้อมูล ไปวางยังฟิลด์ต่างๆของ Pivot table โดยลากป้ายฟิลด์ไปวาง ตามภาพที่ 340 (จะลากอะไร ไปวางตรงไหน ขึ้นอยู่กับว่าเราจะดูสรูปข้อมูลอะไร)

272

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

- ฟิลด์ที่อยู่ในกรอบ Row Fields(ฟิลด์แถว) ข้อมูลในฟิลด์จะกลายเป็นฟิลด์แถวหรือกลายเป็นหัวตารางด้านซ้ายของ Pivot table - ฟิลด์ที่อยู่ในกรอบ Column Fields(ฟิลด์สดมน์) ข้อมูลในฟิลด์จะกลายเป็นฟิลด์สดมน์หรือกลายเป็นหัวตารางด้าน บนของ Pivot table - ฟิลด์ที่อยู่ในกรอบ Data Fields(ฟิลด์ข้อมูล) ข้อมูลในฟิลด์จะถูกนํามาคํานวณ

ภาพที่ 340 : ย้ายฟิลด์ของตารางข้อมูลไปวางยังฟิลด์ต่างๆของ Pivot table

6. ทีห่ น้าต่าง Pivot table ดับเบิ้ลคลิกที่ป้ายฟิลด์ที่อยูใ่ นกรอบ Data fields(ฟิลด์ข้อมูล) จะปรากฎหน้าต่าง Data Field (หรือคลิกทีป่ ้ายฟิลด์ จากนั้นคลิกทีป่ ุ่ม Options...)

7. คลิกเลือกวิธีคํานวณ เพื่อเปลี่ยนวิธีคํานวณข้อมูลในฟิลด์ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม OK จะกลับไปที่หน้าต่าง Pivot table ภาพที่ 341 เปลี่ยนการคํานวณจาก Sum(ผลรวม) เป็น Average(ค่าเฉลี่ย) เพื่อหาค่าเฉลี่ยของคะแนน(Score)

ภาพที่ 341 : เลือกวิธีคํานวณให้กับฟิลด์ Score

8. ที่หน้าต่าง Pivot table คลิกทีป่ ุ่ม OK จะกลับมาที่พื้นที่ทํางาน โดย Pivot table จะถูกสร้างอยู่ในชี้ทใหม่ มี ลักษณะตามภาพที่ 342 ข้อมูลในฟิลด์ Student กลายเป็นหัวตารางด้านบน ข้อมูลในฟิลด์ Subject กลายเป็นหัว ตารางด้านซ้าย ข้อมูลตรงกลางที่ถูกคํานวณ มาจากฟิลด์ Score

บทที่ 24 : Pivot table

273

ภาพที่ 342 : Pivot table ที่สร้างเสร็จแล้ว

24.4 การ การจัจัดรูปแบบ แบบผล ผลการคํ การคํานวณ ต่อจากข้อ 24.3 หลังสร้าง Pivot table เสร็จแล้ว มักต้องปรับรูปแบบผลการคํานวณต่อ ซึ่งสามารถใช้การจัดรูปแบบ เซลล์ปกติหรือใช้การแก้ไขสไตล์เซลล์ก็ได้ หากใช้การจัดรูปแบบเซลล์ ปกติ เมื่อใช้คําสั่งรีเฟรชเพื่ออัพเดท Pivot table (Data → Pivot table → Refresh) ตาม ตารางข้อมูลที่ถูกเปลี่ยนแปลง การจัดรูปแบบใน Pivot table จะถูกรีเซ็ตกลับไปเป็ นเหมือนตอนต้น จึงต้องจัดรูปแบบใหม่อีก ครั้ง ฉะนั้นก่อนจัดรูปแบบเซลล์ ให้มั่นใจว่าจะไม่แก้ไขตารางข้อมูลหรือแก้ไข Pivot table อีก หรืออีกวิธีหนึ่ง ให้แก้สไตล์เซลล์ที่กํากับรูปแบบเซลล์ต่างๆใน Pivot table เมื่อสร้าง Pivot table โปรแกรมจะสร้างสไตล์เซลล์ที่ใช้กํากับรูปแบบของ Pivot table มาให้กลุ่มหนึ่ง มีชื่อขึ้นต้น ด้วย Pivot_ ให้คลิกที่เซลล์ใดก็ได้ใน Pivot table แล้วเปิดหน้าต่าง Style and Formatting (กด<F11>) สไตล์ที่กํา กับรูป แบบของเซลล์ดังกล่าว จะมีแถบสีเทาบอก(ตามภาพที่ 343 )

ภาพที่ 343 : สไตล์เซลล์ที่กํากับรูปแบบของ Pivot table

ให้แก้สไตล์เซลล์ ที่กํา กับรูปแบของ Pivot table จะมีผลต่อรูปแบบเซลล์ใน Pivot table อย่างถาวร แม้จะทํา การ รีเฟรช Pivot table ใหม่ก็ตาม (ดูเรื่องสไตล์ในบทที่ 8 หน้า 111) ภาพที่ 344 เป็นตัวอย่างหลังแก้สไตล์เซลล์ที่กํากับรูปแบบของฟิลด์ข้อมูล ให้แสดงทศนิยมเพียง 2 ตําแหน่ง

274

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 344 : แก้สไตล์เซลล์ Pivot_Table_Value ทีก่ ํากับรูปแบบของฟิลด์ข้อมูล

24.5 การ การแก้ แก้ไข Pivot table ต่อจากข้อ 24.4 หลังสร้าง Pivot table เสร็จแล้ว หากต้องการกลับไปแก้ไขการตั้งค่าต่างๆในการสร้าง Pivot table ใหม่ เช่น ย้ายฟิลด์, เพิ่มฟิลด์, เปลี่ยนวิธีคํานวณ เป็นต้น สามารถทําได้ดังนี้ ขั้นตอนการแก้ไข Pivot table (อธิบายโดยใช้ตารางข้อมูลที่ 1 ดูรายละเอียดตารางข้อมูลในข้อ 24.2) 1. คลิกเลือกเซลล์ใดก็ได้ใน Pivot table 2. ไปที่ Data → Pivot table → Create... จะปรากฎหน้าต่าง Pivot table พร้อมกับฟิลด์ของ Pivot table เดิมที่ สร้างไว้ 3. ที่หน้าต่าง Pivot table สามารถเพิ่มฟิลด์ ลบฟิลด์ หรือย้ายฟิลด์ได้เหมือนในขั้นตอนการสร้าง Pivot table กรณีลบฟิลด์ ให้ลากป้ายฟิลด์ออกไปวางนอกกรอบฟิลด์ 4. ที่หน้าต่าง Pivot table คลิกปุ่ม OK

ภาพที่ 345 : ปรับแต่งโครงสร้างของ Pivot table

บทที่ 24 : Pivot table

275

24.6 การย้ายฟิลด์บนพื้นที่ทํางาน การแก้ไข Pivot table ในกรณีย้ายฟิลด์อย่างเดียว สามารถทําบนพื้นที่ทํางานได้เลย โดยการลากที่ป้ายฟิลด์ไปวางยัง ตําแหน่งที่ต้องการ ตัวอย่างตามภาพที่ 346

ภาพที่ 346 : ย้ายฟิลด์ของ Pivot table บนพื้นทื่ทํางาน

วิธีนี้ ยังสามารถปรับแต่ง Pivot table ในลักษณะที่การสร้าง Pivot table ตามปกติไม่สามารถทํา ได้ ได้ด้วย โดย เฉพาะในกรณีที่คํานวณฟิลด์ข้อมูลตั้งแต่ 2 ฟิลด์ขึ้นไป (มีฟิลด์อยู่ในกรอบ Data Fields ของ Pivot table ตั้งแต่ 2 ตัวขึ้นไป) เช่น Pivot table ตามภาพที่ 347 ภาพที่ 347 เป็น Pivot table ที่สร้างจากตารางข้อมูล ที่ 2 ( ดูรายละเอีย ดตารางข้อมู ล ในข้อ 24.2 ) เพื่อ สรุป หา จํานวนสินค้า(ฟิลด์จํานวน) และ ยอดเงิน(ฟิลด์จํานวนเงิน) ในแต่ละหมวดที่ขายได้ แบบแจกแจงรายวัน ผลรวมของฟิลด์ข้อมูลที่ออกมาอยู่คนละแถว ซึ่งการสร้าง Pivot table ตามขั้นตอนปกติ ทําอย่างไรๆก็ได้แต่การวาง แนวผลรวมในลักษณะดังกล่าว

ภาพที่ 347 : Pivot table ทีส่ ร้างด้วยกระบวนการปกติ

276

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 348 ย้ายฟิลด์ข้อมูล(ย้ายป้าย Data) ไปไว้ใต้ฟิลด์หมวด จะได้ผลตามภาพที่ 349 ภาพที่ 349 ผลรวมในฟิลด์ข้อมูลถูกแยก อยู่ในคนละสดมน์ ทําให้ดูเข้าใจง่ายขึ้น แต่ทั้งนี้ โครงสร้างของ Pivot table ยังคงเหมือนเดิม (เฉพาะกรณีนี้เท่านั้น)

ภาพที่ 348 : ย้ายฟิลด์ข้อมูล ไปไว้ใต้ฟิลด์หมวด

ภาพที่ 349 : ผลหลังย้ายด์ข้อมูลไปไว้ใต้ฟิลด์หมวด

24.7 ฟิลด์หน้า (Page fields) ต่อเนื่องจากข้อ 24.5 Pivot table ที่ได้ตามภาพที่ 350 ได้ใส่ฟิลด์หน้า(Page fields)ไว้ด้วย เพื่อแบ่งการคํานวณใน Pivot table ออกเป็นหมวดๆ โดยใช้ข้อมูลในฟิลด์ที่อยู่ในกรอบ Page Fields เป็นตัวแบ่ง ซึ่ง Pivot table ก็จะถูกแบ่งเป็น หน้าๆตามหมวดด้วย (ตัวอย่างตามภาพที่ 351 และภาพที่ 352)

ภาพที่ 350 : Pivot table ที่มีฟิลด์หน้า

บทที่ 24 : Pivot table

277

ภาพที่ 351 : คลิกดูรายการข้อมูลที่ใช้เป็นตัวแบ่งหน้า Pivot table

ภาพที่ 352 เป็น Pivot table ที่ถูกกรองดูหน้าต่างๆ

ภาพที่ 352 : กรองดู Pivot table หน้าต่างๆ

278

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

24.8 ตัวเลือกเส ในการสร้าง Pivot table กเสริริมมในการสร้ ที่ส่วนล่างของหน้าต่าง Pivot table ในระหว่างการสร้าง Pivot table เมื่อคลิกที่ปุ่ม More (คลิกแล้วจะกลายเป็น Less) จะปรากฎตัวเลือกเสริม ที่ใช้กําหนดคุณลักษณะเพิ่มเติมในการสร้าง Pivot table

ภาพที่ 353 : ส่วนล่างของ Pivot table เมื่อคลิกที่ปุ่ม More

ช่อง Selection from : แสดงตําแหน่งที่มาของตารางข้อมูล ที่จะนํามาสร้าง Pivot table ช่อง Results to : ใช้กําหนดตําแหน่งที่จะสร้าง Pivot table (ปกติจะสร้างไว้ในชี้ทใหม่) กล่องตัวเลือก Ignore emty rows : เมื่อถูกติ๊ก หากตารางข้อมูลมีแถวว่าง แถวว่างจะไม่ถูกนํามาคํานวณ กล่องตัวเลือก Identify categories : เมื่อถูกติ๊ก หากมีเซลล์ว่างเป็นบางเซลล์ในแถว โปรแกรมจะคํานวณโดยสมมุติว่า เซลล์ว่างดังกล่าว มีข้อมูลเดียวกับเซลล์ที่อยูข่ ้างบน กล่องตัวเลือก Total columns : เมื่อถูกติ๊ก Pivot table จะแสดงสดมน์ผลรวม กล่องตัวเลือก Total rows : เมื่อถูกติ๊ก Pivot table จะแสดงแถวผลรวม กล่องตัวเลือก Add filter : เมื่อถูกติ๊ก Pivot table จะแสดงปุ่ม Filter ที่ด้านบนของ Pivot table กล่องตัวเลือก Enable drill tp details : เมื่อถูกติ๊ก จะสามารถดับเบิ้ลคลิกที่เซลล์ใดๆใน Pivot table เพื่อแสดง ที่มาของเซลล์ดังกล่าว ว่ามีทมี่ าจากข้อมูลอะไรบ้าง

24.9 แสดงผลการคํานวณ นวณเป็ เป็นเปอร์เซ็นนต์ต์ ผลการคํานวณใน Pivot table สามารถกําหนดให้เป็นเปอร์เซ็นต์แบบต่างๆ เพื่อให้เห็นภาพเปรียบเทียบข้อมูลได้อย่าง ชัดเจน ขั้นตอน (อธิบายโดยใช้ตารางข้อมูลที่ 2 ดูรายละเอียดตารางข้อมูลในข้อ 24.2) 1. คลิกเลือกเซลล์ใดก็ได้ใน Pivot table 2. ไปที่ Data → Pivot table → Create... จะปรากฎหน้าต่าง Pivot table พร้อมกับฟิลด์ของ Pivot table เดิมที่สร้างไว้ 3. ทีห่ น้าต่าง Pivot table ดับเบิ้ลคลิกป้ายฟิลด์ที่อยูใ่ นกรอบ Data fields (ฟิลด์ข้อมูล) จะปรากฎหน้าต่าง Data Field (หรือคลิกทีป่ ้ายฟิลด์ จากนั้นคลิกทีป่ ุ่ม Options...)

4. ทีห่ น้าต่าง Data Field เลือกวิธีคํานวณ และเลือกรูปแบบการแสดงผลการคํานวณเป็นเปอร์เซ็นต์ - ภาพที่ 354 เลือกเป็น % of row เพื่อเปรียบเทียบผลการคํานวณที่อยู่ในแถวเดียวกัน - ภาพที่ 356 เลือกเป็น % of total เพื่อเปรียบเทียบผลการคํานวณกับผลรวมทั้งหมด 5. คลิกปุ่ม OK ไปเรื่อยๆจนกลับมาที่ Pivot table

บทที่ 24 : Pivot table

279

ภาพที่ 354 : ขั้นตอนการตัง้ ให้แสดงผลการคํานวณเป็นเปอร์เซ็นต์(ของแถว)

สังเกตุผลสุดท้ายในภาพที่ 354 ผลรวมทั้งหมดในแต่ละแถวรวมกันได้ 100% พอดี ภาพที่ 355 ได้ปรับแต่ง Pivot table เพิ่มเติม โดยใส่แถบ ข้อมูลเข้าไป เพื่อทําให้เห็นความ แตกต่างของข้อมูลชัดเจนขึ้น (ดูเรื่องแถบข้อมูลใน ข้อ 7.17 หน้า 108)

ภาพที่ 355 : ใส่แถบข้อมูลให้กับ Pivot table

280

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 356 ได้เปลี่ยนรูป แบบการแสดงผลการคํานวณเป็น % of Total (เปอร์เซ็นต์ของผล รวมทั้งหมด) และใส่แถบข้อมูล เข้าไปด้วย

ภาพที่ 356 : แสดงผลการคํานวณเป็นเปอร์เซ็นต์(ของทั้งหมด)

24.10 การ การคํคํานวณผล นวณผลรวมย่ รวมย่อยยใน ใน Pivot table โดยปกติ Pivot table คํานวณผลรวมไว้ที่แถวหรือสดมน์สุดท้าย เป็นการรวมครั้งเดียว แต่ทั้งนี้เราสามารถตั้งให้ Pivot table คํานวณผลรวมย่อยได้ด้วย การคํานวณผลรวมย่อย ใช้ได้กับ Pivot table ที่มีฟิลด์ในกรอบเดียวกันตั้งแต่ 2 ฟิลด์ขึ้นไป เช่น มีฟิลด์อยู่ในกรอบ Row Fields(ฟิลด์แถว) 2 ฟิลด์ เป็นต้น ฟิลด์เดียวไม่สามารถคํานวณผลรวมย่อยได้ ขั้นตอน (อธิบายโดยใช้ตารางข้อมูลที่ 2 ดูรายละเอียดตารางข้อมูลในข้อ 24.2) 1. คลิกเลือกเซลล์ใดก็ได้ใน Pivot table

ภาพที่ 357 : Pivot table ทีม่ ีผลรวมอยู่ที่แถวหรือสดมน์สดุ ท้าย

2. ไปที่ Data → Pivot table → Create... จะปรากฎหน้าต่าง Pivot table พร้อมกับฟิลด์ของ Pivot table เดิมที่สร้างไว้ 3. ที่หน้าต่าง Pivot table ดับเบิ้ลคลิกป้ายฟิลด์ ที่อยู่ในกรอบ Row fields หรือในกรอบ Column fields จะปรากฎ หน้าต่าง Data field (หรือคลิกเลือกป้ายฟิลด์ก่อน จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Options...) ภาพที่ 358 ดับเบิ้ลคลิกที่ป้ายฟิลด์หมวด เพื่อจะคํานวณผลรวมย่อยตามหมวดสินค้า 4. ที่ ห น้ า ต่ า ง Data field เลื อ กวิ ธี คํา นวณผลรวมย่ อ ย เช่ น ค่ า เฉลี่ ย (Average), นั บ (Count) หรื อ ผลรวม(Sum) เป็นต้น ตามภาพที่ 358 เลือกเป็นผลรวม(Sum) 5. คลิกปุ่ม OK ไปเรื่อยๆจนกลับมาที่ Pivot table ที่ Pivot table จะปรากฎแถวผลรวมย่อยเพิ่มเข้ามา บทที่ 24 : Pivot table

281

ภาพที่ 358 : ขั้นตอนการคํานวณผลรวมย่อยใน Pivot table

24.11 การ การเรี เรียงลําดับข้อมูลใน Pivot table เมื่อสร้าง Pivot table โปรแกรมจะจัดเรียงข้อมูลให้ก่อน โดยค่าเริ่มต้นคือเรียงจากน้อยไปมากหรือก่อนไปหลัง เรียง จากฟิลด์ที่อยู่ก่อนไปยังฟิลด์ที่อยู่หลัง แต่ทั้งนี้เราสามารถกําหนดการจัดเรียงข้อมูลใน Pivot table เองได้ ซึ่งสามารถทําได้ 2 วิธี

ก. การเรียงข้อมูลใน Pivot table โดยใช้ป้ายฟิลด์ การเรียงลําดับข้อมูลใน Pivot table ด้วยวิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุด ให้คลิก ที่ปุ่มเปิดเมนูที่ป้ายฟิลด์(ตามภาพที่ 359) จะ ปรากฎรายการ Sort Accessending(เรียงน้อยไปมาก) และ Sort Descending(เรียงมากไปน้อย) ในเมนูให้เลือก ทุกฟิลด์มีคุณสมบัติการจัดเรียงข้อมูลเป็นของตนเอง(ยกเว้นฟิลด์ในกรอบ Data fields) ฉะนั้นเมื่อคลิกที่ป้ายฟิลด์ใดๆ จึงมี 2 คําสั่งดังกล่าวเสมอ ตัวอย่างตามภาพที่ 359

282

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 359 : เรียงลําดับข้อมูลในฟิลด์โดยใช้เมนูของป้ายฟิลด์

ข. การเรียงข้อมูลใน Pivot table โดยใช้อ๊อพชั่นของฟิลด์ การเรียงลําดับข้อมูลใน Pivot table วิธีนี้เป็นวิธีที่มีหลายขั้นตอนสักหน่อย แต่กําหนดการจัดเรียงได้มากกว่าข้อ ก. ทุกฟิลด์มีคุณสมบัติการจัดเรียงข้อมูลเป็นของตนเอง (ยกเว้นฟิลด์ในกรอบ Data fields) ซึ่งสามารถกําหนดการจัด เรียงได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้ ขั้นตอน (อธิบายโดยใช้ตารางข้อมูลที่ 2 ดูรายละเอียดตารางข้อมูล ในข้อ 24.2 ) 1. คลิกเลือกเซลล์ใดก็ได้ใน Pivot table

ภาพที่ 360 : Pivot table ก่อนจัดเรียงข้อมูลใหม่

2. ไปที่ Data → Pivot table → Create... จะปรากฎหน้าต่าง Pivot table พร้อมกับฟิลด์ของ Pivot table เดิมที่สร้างไว้ บทที่ 24 : Pivot table

283

3. ทีห่ น้าต่าง Pivot table ดับเบิ้ลคลิกที่ป้ายฟิลด์ที่อยูใ่ นกรอบ Row fields หรืออยู่ในกรอบ Column fields จะปรากฎหน้าต่าง Data field (หรือคลิกเลือกป้ายฟิลด์ก่อน จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Options...)

4. ทีห่ น้าต่าง Data Field คลิกทีป่ ุ่ม Options... จะปรากฎหน้าต่าง Data Field Options 5. ทีห่ น้าต่าง Data Field Options กําหนดวิธีจัดเรียง ภาพที่ 361 ได้กําหนดให้จัดเรียงฟิลด์หมวด แบบ Descending (มากไปน้อย/ก่อนไปหลัง) 6. คลิกปุ่ม OK ไปเรื่อยๆ จนกลับมาที่ Pivot table

ภาพที่ 361 : ขั้นตอนการจัดเรียงข้อมูลแบบกําหนดเอง

284

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ค. การเรียงข้อมูลในฟิลด์ข้อมูล การเรียงข้อมูลในฟิลด์ข้อมูล(Data fields) ทําตรงๆไม่ได้ ต้องตั้งค่าผ่านฟิลด์แถวหรือฟิลด์สดมน์ หลังตั้งแล้วข้อมูลจะเรียง ตามค่าในฟิลด์ข้อมูลก่อน เช่น เรียงตามตัวเลขก่อน จากนั้น ข้อมูลในฟิลด์แถวหรือในฟิลด์สดมน์จะปรับตาม ต่อจากขั้นตอนในข้อ ข. (ภาพที่ 361) หากต้องการเรียง ข้อมูลรายการสินค้าต่อ เพื่อดูว่า “สินค้าอะไรขายได้มากที่สุด ในแต่ละหมวด โดยเรียงลําดับกันลงมา” จากคําถามดังกล่าว ต้องเรียงลําดับตัวเลขในฟิลด์ข้อมูล จากมากไปน้อย โดยต้องตั้งการเรียงลําดับผ่านฟิลด์รายการ ซึ่ง สามารถทําได้ตามขั้นตอนใน ภาพที่ 362 และ ภาพที่ 363 ภาพที่ 362 : ขั้นตอนที่ 1 (Pivot table ก่อนจัดเรียงใหม่)

ภาพที่ 363 : ขั้นตอนที่ 2-6 (จัดเรียงรายการตามจํานวนเงิน โดยแบ่งกลุ่มการจัดเรียงในแต่ละหมวด)

บทที่ 24 : Pivot table

285

24.12 แสดงเฉพาะลําดับสูงสุดหรือตํ่าสุดทีก่ ําหนด หากมีคําถามที่ต้องการทราบเพียงลําดับสูงสุด 2 หรือ 10 ลําดับแรก เช่น “รายการสินค้าที่ขายได้มากที่สุด 2 ลําดับ แรก ในแต่ละหมวด มีอะไรบ้าง?” เราสามารถสร้าง Pivot table เพื่อตอบคําถามดังกล่าวได้ดังนี้

ภาพที่ 364 : ขั้นตอนการจัดเรียงข้อมูลให้แสดงเฉพาะสินค้าที่ขายดีสูงสุด 2 ลําดับแรก

286

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ขั้นตอน (อธิบายโดยใช้ตารางข้อมูลที่ 2 ดูรายละเอียดตารางข้อมูลในข้อ 24.2) 1. คลิกเลือกเซลล์ใดก็ได้ใน Pivot table 2. ไปที่ Data → Pivot table → Create... จะปรากฎหน้าต่าง Pivot table พร้อมกับฟิลด์ของ Pivot table เดิมที่สร้างไว้ 3. ทีห่ น้าต่าง Pivot table ดับเบิ้ลคลิกป้ายฟิลด์ที่อยูใ่ นกรอบ Row fields หรืออยู่ในกรอบ Column fields จะปรากฎหน้าต่าง Data field (หรือคลิกเลือกป้ายฟิลด์ก่อน จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Options...)

4. ทีห่ น้าต่าง Data Field คลิกที่ปุ่ม Options... จะปรากฎหน้าต่าง Data Field Options 5. ทีห่ น้าต่าง Data Field Options กําหนดวิธีการจัดเรียง (ตามภาพที่ 364) 6. คลิกปุ่ม OK ไปเรื่อยๆ จนกลับมาที่ Pivot table อีกครั้ง

24.13 การจัดกลุ่มข้อมูล หลังสร้าง Pivot table เราสามารถจัดกลุ่มข้อมูลใหม่ เพื่อทําให้ผลสรุปกระชับหรือชัดเจนขึ้น การจัดกลุ่มดังกล่าวขึ้น อยู่กับชนิดข้อมูลของฟิลด์ดว้ ย ข้อมูลต่างชนิดกัน ก็มีข้อจํากัดในการจัดกลุ่มต่างกัน เราสามารถจัดกลุ่มข้อมูลได้ 3 แบบ ขึ้นอยู่กับประเภทข้อมูลของฟิลด์ ดังนี้

ก. จัดกลุ่มข้อมูลที่เป็นเวลา จากข้อมูลในตารางข้อมูลที่ 2 (ในข้อ 24.2 ) หากต้องการทราบว่า “ตั้งแต่เปิดร้าน(10:00 น.)จนถึงปิดร้าน(22:00 น.) ช่วงเวลาใด มียอดขายมากที่สุด ?” คําถามนี้ จะต้องนําเวลาที่บันทึกการขายไว้ มาจัดกลุ่มเป็นรายชั่วโมง จึงจะตอบคําถามได้ ขั้นตอน (อธิบายโดยใช้ตารางข้อมูลที่ 2 ดูรายละเอียดตารางข้อมูลในข้อ 24.2) 1. สร้าง Pivot table ตามภาพที่ 365

ภาพที่ 365 : สร้าง Pivot table เพื่อจําแนกการขายสินค้าตามเวลา

ภาพที่ 365 Pivot table ที่ได้ออกมา แจกแจงจํานวนสินค้าที่ขายได้ ณ เวลาต่างๆ ซึ่งจากนี้จะต้องทําการจัดกลุ่ม ตามช่วงเวลาเป็นรายชั่วโมงต่อไป ( Pivot table ตามภาพที่ 365 ใช้วิธีนับจํานวนสินค้าที่ขายได้ตามเวลา นอกเหนือจากวิธีนี้แล้ว ใช้วิธีนับจํานวนบิล ก็ได้ เพื่อนับจํานวนลูกค้า เพราะลูกค้า 1 คนมีบิล 1 ใบ)

บทที่ 24 : Pivot table

287

2. ที่ Pivot table เลือกเซลล์ข้อมูลในฟิลด์เวลา จากนั้นไปที่ Data → Group and Outline → Group... (หรือ กด<F12>) จะปรากฎหน้าต่าง Grouping 3. กําหนดช่วงเวลา ภาพที่ 366 ได้จัดกลุ่มเวลาเป็นรายชั่วโมง 4. คลิกปุ่ม OK

ภาพที่ 366 : จัดกลุ่มข้อมูลในฟิลด์เวลาเป็นรายชั่วโมง

ข. จัดกลุ่มข้อมูลที่เป็นตัวเลข การจัดกลุ่มข้อมูลในฟิลด์ที่มีข้อมูลเป็นตัวเลข มีลักษณะเหมือนการแจกแจงความถี่ ขั้นตอน (อธิบายโดยใช้ตารางข้อมูลที่ 3 ดูรายละเอียดตารางข้อมูลในข้อ 24.2) 1. สร้าง Pivot table ตามภาพที่ 367 ภาพที่ 367 Pivot table ทีไ่ ด้ออกมา เหมือนกับตารางข้อมูลทุกประการ แต่จากนี้จะทําการจัดกลุ่มเป็นช่วงๆต่อไป 2. ที่ Pivot table เลือกเซลล์ข้อมูลในฟิลด์อายุ (อายุเป็นข้อมูลตัวเลขธรรมดา) จากนั้นไปที่ Data → Group and Outline → Group... (หรือ กด<F12>) จะปรากฎหน้าต่าง Grouping 3. กําหนดช่วงของตัวเลข ภาพที่ 367 ได้กําหนดช่วงของตัวเลขเป็น 10 4. คลิกปุ่ม OK

288

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 367 : จัดกลุ่มข้อมูลในฟิลด์อายุ(ตัวเลขธรรมดา)เป็นช่วงละ 10 ปี

ผลสุดท้ายตามภาพที่ 367 อายุเริ่มจาก 15 (15-24, 25-34,..) ตามข้อมูลที่ตํ่าที่สุด หากต้องการให้เริ่มจาก 10 ปีเพื่อ แบ่งช่วงอายุเป็น 10-19, 20-29,... ให้แก้ที่กรอบ Start(ในหน้าต่าง Grouping) โดยเลือกที่ตัวเลือกวงกลม Manually at แล้วใส่ค่า 10 ลงไป

ค. จัดกลุ่มข้อมูลที่เป็นข้อความ การจัดกลุ่มข้อมูลในฟิลด์ที่มีข้อมูลเป็นข้อความ เนื่องจากข้อความไม่มีเกณฑ์อะไรที่เป็นตัวจัดกลุ่มได้เหมือนกับตัวเลข หรือเวลา ฉะนั้นจึงเป็นเพียงการจัดให้ดูเป็นกลุ่มๆ เพื่อให้สามารถกรองดูเป็นกลุ่มๆได้ ขั้นตอน (อธิบายโดยใช้ตารางข้อมูลที่ 1 ดูรายละเอียดตารางข้อมูลในข้อ 24.2) 1. ที่ Pivot table เลือกกลุ่มเซลล์ที่มีข้อมูลเป็นข้อความ 2. ไปที่ Data → Group and Outline → Group... (หรือ กด<F12>) จะเกิดการแบ่งกลุ่มในทันที ให้สังเกตุปุ่มตัวกรองที่เพิ่มเข้ามา

ภาพที่ 368 : รวมกลุ่มข้อมูลทีเ่ ป็นข้อความ

บทที่ 24 : Pivot table

289

3. ทําซํ้าข้อ 1 และ 2 ไปเรื่อยๆ เพื่อจัดฟิลด์เป็นกลุ่มใหม่

ภาพที่ 369 : รวมกลุ่มข้อมูลทีเ่ ป็นข้อความ(ต่อ)

24.14 ฟังก์ชชั​ั่น GETPIVOTDATA เมื่ออ้างอิงเซลล์ใดๆก็ตามใน Pivot table เพื่อนําไปคํานวณต่อ หากมีการปรับปรุงตารางข้อมูล เช่น เพิ่มฟิลด์ เพิ่ม ข้อมูล เป็นต้น จากนั้นรีเฟรซ Pivot table ใหม่ (ไปที่ Data → Pivot table → Refresh) โครงสร้างของ Pivot table ก็จะ เปลี่ยน ส่งผลให้การอ้างอิงถึงตําแหน่งข้อมูลใน Pivot table คลาดเคลื่อนไปด้วย (ตัวอย่างตามภาพที่ 370)

ภาพที่ 370 : ปัญหาเมื่ออ้างอิงเซลล์ที่ Pivot table

ปัญหาดังกล่าว สามารถแก้ไขได้โดยใช้ฟงั ก์ชนั่ GETPIVOTDATA

290

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ฟังก์ชั่น GETPIVOTDATA ใช้อ้างอิงข้อมูลใน Pivot table โดยการระบุชื่อฟิลด์และข้อมูลในฟิลด์ลงไป หาก Pivot table เปลี่ยนแปลงก็จะย้ายการอ้างอิงตามฟิลด์และข้อมูลนั้นไป โครงสร้างของฟังก์ชนั่ GETPIVOTDATA GETPIVOTDATA (Target field, PivotTable, [ Field name / Element, ... ]) Target field = ตั้งชื่ออะไรก็ได้ ไว้เตือนความจํา ว่าอ้างอิงข้อมูลใน Pivot table ตรงไหนมาใช้ PivotTable = เซลล์หรือกลุ่มเซลล์ใดก็ได้ ที่อยู่ในขอบเขตของ Pivot table Field name = ชื่อฟิลด์ Element = ข้อมูลในฟิลด์ หากไม่ระบุฟิลด์ในฟังก์ชนั่ GETPIVOTDATA (หรือใส่เฉพาะ 2 ตัวแปรแรก) จะอ้างอิงที่เซลล์มุมขวาล่างสุด หรืออ้างอิง ทีเ่ ซลล์ผลรวมสุดท้ายใน Pivot table หากระบุฟิลด์ในฟังก์ชนั่ GETPIVOTDATA 1 ฟิลด์ (หรือใส่ 4 ตัวแปร) จะอ้างอิงที่ผลรวมของข้อมูลในฟิลด์ที่ระบุ หากระบุฟิลด์ในฟังก์ชั่น GETPIVOTDATA มากกว่า 2 ฟิลด์ (หรือใส่ตั้งแต่ 6 ตัวแปร) จะอ้างอิงข้อมูล ณ จุดตัดของ ฟิลด์แถวและฟิลด์สดมน์ใน Pivot table ตัวอย่างการใช้งานตามภาพที่ 371

ภาพที่ 371 : การใช้ฟังก์ชั่น GETPIVOTDATA อ้างอิงเซลล์ใน Pivot table

บทที่ 24 : Pivot table

291

292

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 25 : แผนภูมิ

25.1 การสร้างแผนภูมิ การสร้างแผนภูมิ ก็คือ การนําข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบของตาราง มาสร้างเป็นแผนภาพ เพื่อให้เห็นภาพเปรียบเทียบของ ข้อมูลในตารางได้อย่างชัดเจน ขั้นตอนการสร้างแผนภูมิ 1. เตรียมตารางข้อมูล หากตารางข้อมูลมีหัวตาราง(ด้านบนหรือด้านซ้าย) Calc จะนําหัวตารางซ้ายสุด 1 สดมน์ หรือแถวบนสุด 1 แถว มาสร้างเป็นข้อความกํากับแกน ให้กับแกน X หรือ Y 2. เลือกตารางข้อมูล เฉพาะส่วนที่จะนํามาสร้างแผนภูมิ 3. ไปที่ Insert → Chart... หรือ คลิกทีป่ ุ่ม (Chart)บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน จะปรากฎหน้าต่าง Chart Wizard และ แผนภูมิบนพื้นที่ทํางาน

ภาพที่ 372 : ข้อ 1-3

4. ขั้นตอนที่ 1 (Chart Type) เลือกประเภทของแผนภูมิ และลักษณะของแผนภูมิ

ภาพที่ 373 : ข้อ 4

294

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

5. ขั้นตอนที่ 2 (Data Range) 5.1 กําหนดขอบเขตข้อมูล หากเลือกขอบเขตข้อมูลมาตั้งแต่ตน้ แล้ว จะปรากฎขอบเขตดังกล่าวให้เลย 5.2 กําหนดแนวของชุดข้อมูล ชุดข้อมูล 1 ชุด หากเป็นแผนภูมิเส้น(Line Chart) จะสร้างเส้น 1 เส้น แนวของชุดข้อมูลเป็นการกําหนดว่า จะนําข้อมูลในแนวแถวหรือแนวสดมน์มาสร้างเป็นแผนภูมิ 1 ชุด ซึ่งมีผล ต่อแกนของชุดข้อมูลด้วย (ตัวอย่างตามภาพที่ 375 และ ภาพที่ 376) 5.3 ระบุว่าแถวแรกหรือสดมน์แรกเป็นป้ายชื่อหรือเปล่า มีผลก็คือ แถวแรกหรือสดมน์แรก จะถูกนําไปทําเป็นป้าย ชื่อที่เส้นขีดของแกน X หรือแกน Y

ภาพที่ 374 : ข้อ 5

ภาพที่ 375 : ชุดข้อมูลในแนวแถว

ภาพที่ 376 : ชุดข้อมูลในแนวสดมน์

บทที่ 25 : แผนภูมิ

295

6. ขั้นตอนที่ 3 (Data Series) กําหนดรายละเอียดของชุดข้อมูล เช่น ลบชุดข้อมูลออก, เพิ่มชุดข้อมูลอื่นๆ เป็นต้น หากเตรียมข้อมูลมาดีแล้ว ส่วนใหญ่จะไม่เข้าไปยุ่งกับตรงนี้

ภาพที่ 377 : ข้อ 6

7. ขั้นตอนที่ 4 (Chart Elements) ใส่รายละเอียดเกี่ยวกับแผนภูมิ เช่น ชื่อแกน, คําบรรยายข้อมูล เป็นต้น 8. คลิกปุ่ม Finish เพื่อจบกระบวนการสร้างแผนภูมิ จะได้แผนภูมติ ามภาพที่ 379

ภาพที่ 378 : ข้อ 7

ภาพที่ 379 : แผนภูมิที่สร้างเสร็จแล้ว

296

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

25.2 การย้ายตําแหน่ง, การปรับขนาด และ การลบแผนภูมิ เมื่อสร้างแผนภูมิเสร็จแล้ว ตัวแผนภูมิมีพฤติกรรมเป็นเหมือนภาพภาพหนึ่ง การจัดการจึงเหมือนกับการทํางานกับภาพ การย้ายตําแหน่ง คลิกค้างที่ตัวแผนภูมิ แล้วลากไปวางยังตําแหน่งที่ต้องการ การปรับขนาด คลิกค้างที่มือจับสีเขียวที่มุมหรือที่ด้านของแผนภูมิ(มีอยู่ 8 ตัว) แล้วลากเพื่อปรับขนาด การย้ายตําแหน่งและการปรับขนาดอย่างแม่นยํา 1. คลิกเม้าส์ขวา(ที่ตัวแผนภูมิ) → Position and Size... จะปรากฎหน้าต่าง Position and Size 2. ที่หน้าต่าง Position and Size ที่แท็บ Position and Size กําหนดตําแหน่งและขนาดโดยการกรอกตัวเลขลงไป - กรอบ Position : ใช้กําหนดตําแหน่ง - กรอบ Size : ใช้กําหนดขนาด - กรอบ Protect : ใช้ป้องกันแผนภูมิ ไม่ให้ปรับขนาดหรือย้ายตําแหน่ง

ภาพที่ 380 : หน้าต่าง Psition and Size

การลบแผนภูมิ คลิกที่ตัวแผนภูมิ จากนั้นกดปุ่ม <Delete>

25.3 โหมดแผนภูมิ เมื่อสร้างแผนภูมิเสร็จแล้ว หากต้องการปรับแต่ง แก้ไข หรือเพิ่มรายละเอียดต่างๆให้กับแผนภูมิ ให้ดับเบิ้ลคลิกที่ แผนภูมิ จากนั้นจะเข้าสู่โหมดแผนภูมิ โหมดแผนภูมิ เป็นโหมดสําหรับการปรับแต่งแผนภูมิโดยเฉพาะ ที่โหมดนี้ เมนูคําสั่งและแถบเครื่องมือ จะเปลี่ยนไป เป็นคําสั่งที่ใช้ทํางานกับแผนภูมิโดยเฉพาะ เมื่อปรับแต่งแผนภูมิเสร็จแล้ว ให้คลิกเม้าส์ที่นอกพื้นที่แสดงแผนภูมิตรงไหนก็ได้ จะกลับมาที่โหมดปกติ

บทที่ 25 : แผนภูมิ

297

ภาพที่ 381 : โหมดแผนภูมิ

ภาพที่ 382 : แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ(ใหมดแผนภูมิ)

25.4 องค์ปประกอบของแผนภู ระกอบของแผนภูมิ ภาพที่ 384 เป็นองค์ประกอบของแผนภูมิ ทุกการปรับแต่งแผนภูมิ จะต้องดับเบิ้ลคลิกที่แผนภูมิ เพื่อเข้าสู่โหมดแผนภูมิก่อน จากนั้นเลือกองค์ประกอบ แล้วใช้ คําสั่งปรับแต่งองค์ประกอบดังกล่าว การเลือกองค์ประกอบในแผนภูมิ สามารถเลือกได้ 2 วิธี ขึ้นอยู่กับความสะดวก 1. คลิกที่องค์ประกอบโดยตรง 2. เลือกที่ช่องเลือกองค์ประกอบบนแถบเครื่องมือจัดรูป แบบ(โหมดแผนภูมิ) ตามภาพที่ 383 ภาพที่ 383 : เลือกองค์ประกอบที่ช่องเลือกองค์ประกอบ

298

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 384 : องค์ประกอบของแผนภูมิ

25.5 การเปลี่ยนชนิดแผนภูมิ ขั้นตอนการเปลี่ยนชนิดแผนภูมิ 1. ดับเบิ้ลคลิกที่แผนภูมิ เพื่อเข้าสู่โหมดแผนภูมิ 2. ไปที่ Format → Chart type หรือ คลิกที่ปุ่ม (Chart Type)บนแถบเครื่องมือจัดรูปแบบ(โหมดแผนภูมิ) จะปรากฎหน้าต่าง Chart Type ตามภาพที่ 385 3. ทีห่ น้าต่าง Chart Type เลือกชนิดแผนภูมิที่ต้องการ 4. คลิกปุ่ม OK เพื่อจบกระบวนการ

ภาพที่ 385 : หน้าต่าง Chart Type

บทที่ 25 : แผนภูมิ

299

แผนภูมิชนิดต่างๆ Column (แผนภูมิแท่ง)

Bar (แผนภูมิแถบ)

Pie (แผนภูมิวงกลม)

Area (แผนภูมิพื้นที)่

300

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

Line (แผนภูมิเส้น)

XY Scatter (แผนภูมิกระจาย)

Buble (แผนภูมิฟอง)

Net (แผนภูมิตะข่าย)

Stock (แผนภูมิหุ้น)

Column and Line (แผนภูมิแท่งและเส้น) แบ่งชุดข้อมูลบางส่วนเขียนเป็นแผนภูมิแท่ง บางส่วนเขียนเป็นแผนภูมิเส้น

บทที่ 25 : แผนภูมิ

301

25.6 การ ระกอบของแผนภูมิ การเคลื เคลื่อนย้ายยและปรั และปรับขนาด ขนาดองค์ องค์ปประกอบของแผนภู การย้ายตําแหน่งองค์ประกอบ คลิกค้างที่องค์ประกอบ จากนั้นลากไปวางยังตําแหน่งที่ต้องการ การปรับขนาดองค์ประกอบ คลิกที่องค์ประกอบ จะปรากฎมือจับสี่เหลี่ยมเล็กๆอยู่ที่มุมหรือด้าน จากนั้นใช้เม้าส์ลากมือจับดังกล่าวเพื่อปรับขนาด

ภาพที่ 386 : ย้ายและปรับขนาดองค์ประกอบ

25.7 แก้ไขของค์ องค์ประกอบ ระกอบในกลุ ในกลุ่มป้ายชื่อ (กลุม่ Title Titless) เมื่อคลิกองค์ประกอบจะปรากฎเมื่อจับสี่เหลี่ยมเล็กๆอยู่ที่มุมหรือด้าน มือจับดังกล่าวมี 2 สี ก็คือ สีนํ้าเงิน และ สีเขียว องค์ประกอบที่มมี ือจับเป็นสีนํ้าเงิน ก็คือ องค์ประกอบในกลุ่มป้ายชื่อ (กลุ่ม Titles) สามารถแก้ไขข้อความได้ ส่วนองค์ประกอบ ที่มี มือจับเป็นสีเขียว แก้ไขข้อความไม่ได้เพราะดึงข้อมูลจากตารางข้อมูลมาใช้ องค์ประกอบในกลุ่มป้ายชื่อ ก็คือ ชื่อแผนภูมิ (Main Title), ชื่อย่อยแผนภูมิ (Subtitle), ชื่อแกน X (X Axis title), และ ชื่อแกน Y (Y Axis title)

ก. การแก้ไขข้อความ การแก้ไขข้อความ ให้คลิกเลือกองค์ประกอบ จากนั้นกด <F2> หรือ ดับเบิ้ลคลิกที่องค์ประกอบ จะเข้าสู่โหมดแก้ไข ข้อความ เมื่อแก้ไขข้อความเสร็จ คลิกที่นอกกรอบเพื่อจบกระบวนการ

ภาพที่ 387 : ขั้นตอนการแก้ไขข้อความ

302

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

หรือไปที่ Insert → Titles... จะปรากฎหน้าต่างให้กรอกข้อความขององค์ประกอบในกลุ่มป้ายชื่อทั้งหมด

ภาพที่ 388 : หน้าต่าง Titles

ข. การหมุนข้อความ 1. เลือกองค์ประกอบในกลุ่มป้ายชื่อ ตามภาพที่ 389 เลือกที่ ชื่อแกน Y ( Y Axis Title) 2. คลิกที่ปุ่ม บนแถบเครื่องมือจัดรูปแบบ(โหมดแผนภูมิ) หรือ ไปที่ Format → Title → (เลือกองค์ประกอบ) หรือ คลิกเม้าส์ขวาที่องค์ประกอบ → Format → Title จะปรากฎหน้าต่างมาให้ปรับแต่งองค์ประกอบ 3. ที่แท็บ Alignment กําหนดมุมการหมุนข้อความ 4. คลิกปุ่ม OK

ภาพที่ 389 : ขั้นตอนการหมุนข้อความ

ค. การเปลี่ยนฟอนต์ 1. เลือกองค์ประกอบในกลุ่มป้ายชื่อ ตามภาพที่ 390 เลือกที่ ชื่อแกน Y ( Y Axis Title) 2. คลิกที่ปุ่ม บนแถบเครื่องมือจัดรูปแบบ(โหมดแผนภูมิ) หรือ ไปที่ Format → Title → (เลือกองค์ประกอบ) หรือ คลิกเม้าส์ขวาที่องค์ประกอบ → Format → Title ) จะปรากฎหน้าต่างมาให้ปรับแต่งองค์ประกอบ 3. ทีแ่ ท็บ Font เลือกฟอนต์ ที่แท็บ Font Effect กําหนดลักษณะการตกแต่งฟอนต์ 4. คลิกปุ่ม OK บทที่ 25 : แผนภูมิ

303

ภาพที่ 390 : ขั้นตอนกาเปลี่ยนฟอนต์

29

ปรับแต่งองค์ประกอบในกลุ่มป้ายชื่อในครั้งเดียว

ไปที่ Format → Title → All Titles... จะปรากฎหน้าต่างมาให้ปรับแต่งฟอนต์ ซึ่งจะมีผลกับองค์ประกอบในกลุ่มป้ายชื่อทั้งหมดในครั้งเดียว

25.8 การ การปรั ปรับแต่งแกน แกนแผนภู แผนภูมิ ขั้นตอนการปรับแต่งแกน 1. ดับเบิ้ลคลิกที่แผนภูมิ เพื่อเข้าสู่โหมดแผนภูมิ 2. เลือก แกน X (X Axis) หรือ แกน Y (Y Axis) 3. คลิกทีป่ ุ่ม บนแถบเครื่องมือจัดรูปแบบ(โหมดแผนภูมิ) หรือ ไปที่ Format → Axis → (เลือกแกน) หรือ คลิกเม้าส์ขวาที่องค์ประกอบ → Format → Axis จะปรากฎหน้าต่างมาให้ปรับแต่งคุณสมบัติของแกน 4. กําหนดคุณสมบัติ เช่น การหมุมข้อความกํากับแกน เลื่อนแกน, การปรับสเกลตัวเลขกํา กับแกน, การใส่แกนรอง (ตามที่จะได้อธิบายต่อไป) 5. คลิกปุ่ม OK การหมุนข้อความกํากับแกน แท็บ Label ใช้กําหนดคุณสมบัติของข้อความกํากับแกน ภาพที่ 391 เป็นตัวอย่างการหมุนข้อความกํากับแกน

304

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 391 : ตัวอย่างการหมุนข้อความกํากับแกน

การเลื่อนแกน โดยปกติแกน X จะอยู่ที่ด้านล่างหรือด้านบน แกน Y อยู่ที่ด้านซ้ายหรือขวาของแผนภูมิ แต่ทั้งนี้เราสามารถเลื่อนแกน ดังกล่าวเข้าไปในแผนภูมิได้ เหมาะกับในกรณีทตี่ ้องการเปรียบเทียบข้อมูลที่ผ่านเกณฑ์หรือไม่ผ่านเกณฑ์ เป็นต้น แท็บ Positioning ใช้กําหนดตําแหน่งของแกน ภาพที่ 392 เป็นการย้ายแกน X ไปที่ค่า 100 ของแกน Y โดยข้อความ กํากับแกนยังอยู่ตําแหน่งเดิม (Outsite start)

ภาพที่ 392 : ตัวอย่างการย้ายแกน X ไปที่ค่า 100 ของแกน Y

บทที่ 25 : แผนภูมิ

305

การปรับสเกลตัวเลขกํากับแกน เริ่มต้นสร้างแผนภูมิ โปรแกรมจะคํานวณตัวเลขกํากับแกนให้อย่างอัตโนมัติก่อน แต่ในภายหลังเราสามารถกํา หนด สเกลของตัวเลขดังกล่าวเองได้ แท็บ Scale ใช้กําหนดสเกลตัวเลขกํากับแกน เช่น ค่าตํ่า สุด , ค่าสูงสุด, ระยะเส้นขีด(ซอยค่าตํ่า สุด -สูงสุดเป็นช่วงๆ) เป็นต้น ภาพที่ 393 เป็นตัวอย่างการปรับสเกลตัวเลขกํากับแกน ให้ค่าสูงสุดเป็น 1000 ช่วงห่างช่วงละ 200

ภาพที่ 393 : เปลี่ยนสเกลตัวเลขกํากับแกน Y

การใส่แกนรอง (Secondary Axes) ขณะอยู่ที่โหมดแผนภูมิ ไปที่ Format → Axes... จะปรากฎหน้าต่าง Axes ซึ่งใช้เปิดทั้งแกนหลักและแกนรอง (ตาม ภาพที่ 394) เมื่อเพิ่มแกนรองเข้ามาแล้ว แกนรองดังกล่าวจะปรากฎในช่องเลือกแกนด้วย การปรับแต่งแกนรองมีลักษณะเหมือนกับ แกนหลักทุกประการ

ภาพที่ 394 : หน้าต่าง Axes ภาพที่ 395 : แกนรองที่เพิ่มเข้ามาปรากฎในช่องเลือกองค์ประกอบ

306

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 396 : แกนหลักและแกน รองในแผนภูมิ

25.9 การปรับแต่งกราฟิคชุดข้อมูล กราฟิคของชุดข้อมูล ก็คือ ส่วนที่เป็นกราฟิคแผนภูมิ เช่น เส้นของแผ่นภูมิ, แท่งของแผนภูมิ เป็นต้น กราฟฟิคของชุด ข้อมูล ขึ้นอยู่กับประเภทของแผนภูมิ ขั้นตอนการปรับแต่งชุดข้อมูล 1. ดับเบิ้ลคลิกที่แผนภูมิ เพื่อเข้าสู่โหมดแผนภูมิ 2. เลือกชุดข้อมูล (องค์ประกอบขึ้นต้นด้วย Data Series … ) 3. คลิกที่ปุ่ม บนแถบเครื่องมือจัดรูปแบบ(โหมดแผนภูมิ) หรือ คลิกเม้าส์ขวาที่ชุดข้อมูล → Format → Data Series จะปรากฎหน้าต่างให้ปรับแต่งคุณสมบัติ 4. กําหนดคุณสมบัติ (ตัวอย่างตามภาพที่ 397) 5. คลิกปุ่ม OK ตัวอย่างการปรับแต่งชุดข้อมูลของแผนภูมิเส้น

ภาพที่ 397 : ตัวอย่างการปรับแต่งกราฟิคของแผนภูมิ

บทที่ 25 : แผนภูมิ

307

25.10 การ การเพิ เพิ่มป้ายยแสดง แสดงข้ข้อมูลให้กับชุดข้อมูล ขั้นตอนการเพิ่มป้ายแสดงข้อมูลให้กับชุดข้อมูล 1. ดับเบิ้ลคลิกที่แผนภูมิ เพื่อเข้าสู่โหมดแผนภูมิ 2. เลือกชุดข้อมูล (องค์ประกอบขึ้นต้นด้วย Data Series … ) 3. ไปที่ Insert → Data Labels... หรือ คลิกเม้าส์ขวาที่ชุดข้อมูล → Insert → Data Series จะปรากฎหน้าต่างให้ปรับแต่งคุณสมบัติ 4. กําหนดคุณสมบัติ (ตัวอย่างตามภาพที่ 398) 5. คลิกปุ่ม OK เมื่อเพิ่มป้ายแสดงชุดข้อมูลเข้ามาแล้ว องค์ประกอบดังกล่าวจะปรากฎในช่องเลือกองค์ประกอบด้วย ตัวอย่างชื่อเช่น Data Series 'ไตรมาส 1' Data Label เป็นต้น

ภาพที่ 398 : เพิ่มป้ายข้อมูลให้กับชุดข้อมูล

การลบป้ายแสดงข้อมูลของชุดข้อมูล ขั้นตอน 1. ดับเบิ้ลคลิกที่แผนภูมิ เพื่อเข้าสู่โหมดแผนภูมิ 2. คลิกเม้าส์ขวาที่ชุดข้อมูล → Delete Data Labels

308

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

25.11 การ การแก้ แก้ขอบเขตข้อมูลและการ และการกลั กลับแนวชุดข้อมูล ในขั้นตอนการสร้างแผนภูมิ(ในข้อ 25.1) มีขั้นตอนหนึ่งที่ให้เลือกขอบเขตข้อมูล และเลือกชุดข้อมูลเป็นแนวแถวหรือ แนวสดมน์ หากต้องการปรับเปลี่ยน สามารถทําได้ดังนี้ ขั้นตอน 1. ดับเบิ้ลคลิกที่แผนภูมิ เพื่อเข้าสู่โหมดแผนภูมิ 2. ไปที่ Format → Data Ranges... หรือ คลิกเม้าส์ขวาที่อผนภูมิ → Data Ranges... จะปรากฎหน้าต่าง Data Ranges 3. กําหนดคุณสมบัติ (ตัวอย่างตามภาพที่ 399) 4. คลิกปุ่ม OK

ภาพที่ 399 : หน้าต่าง Data Ranges

25.12 การ การเปิ เปิดใช้งาน านกริ กริด ขณะอยู่ที่โหมดแผนภูมิ ไปที่ Insert → Grids... จะปรากฎหน้าต่าง Grids เพื่อให้กําหนดกริดที่จะเปิดใช้ กรณีเปิดใช้กริดรอง(Minor Grids) จํานวนกริดรองขึ้นอยู่กับ การปรับแต่ง คุณสมบัติของแกนหลักด้วย ว่าจะซอยช่วง ของแกนหลักออกเป็นกี่ช่วง กริดก็จะขีดแบ่งเป็นช่วงย่อยๆตามไปด้วย (ดูเรื่องการปรับแต่งแกนแผนภูมิในข้อ 25.8) ภาพที่ 400 เปิดใช้กริดรองบนแกน Y ด้วย ซึ่งซอยช่วงหลักของแกน Y ออกเป็น 5 ช่วง

ภาพที่ 400 : ตัวอย่างการเปิดใช้กริดหลักและกริดรอง

บทที่ 25 : แผนภูมิ

309

25.13 การปรับแต่งพื้นหลังแผนภูมิ การใส่สีให้พื้นหลังแผนภูมิ ขั้นตอน 1. ดับเบิ้ลคลิกที่แผนภูมิ เพื่อเข้าสู่โหมดแผนภูมิ 2. เลือกองค์ประกอบที่ชื่อ Chart 3. คลิกทีป่ ุ่ม บนแถบเครื่องมือจัดรูปแบบ(โหมดแผนภูมิ) หรือไปที่ Format → Chart Wall... จะปรากฎหน้าต่าง Chart Wall 4. ทีห่ น้าต่าง Chart Wall กําหนดคุณสมบัติของพืน้ หลัง (ตัวอย่างตามภาพที่ 401) 5. คลิกปุ่ม OK

ภาพที่ 401 : ใส่สีพื้นหลังแผนภูมิเป็นสีเทา

การใส่สีให้พื้นหลังพื้นที่แสดงแผนภูมิ ขั้นตอน 1. ดับเบิ้ลคลิกที่แผนภูมิ เพื่อเข้าสู่โหมดแผนภูมิ 2. เลือกองค์ประกอบที่ชื่อ Chart Area 3. คลิกทีป่ ุ่ม บนแถบเครื่องมือจัดรูปแบบ(โหมดแผนภูมิ) หรือไปที่ ไปที่ Format → Chart Area.... จะปรากฎหน้าต่าง Chart Area 4. ทีห่ น้าต่าง Chart Area กําหนดคุณสมบัติของพื้นหลัง (ตัวอย่างตามภาพที่ 402) 5. คลิกปุ่ม OK

310

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 402 : ใส่สีให้พื้นหลังพื้นที่แสดงแผนภูมิเป็นเสีหลืองอ่อน

25.14 การใส่เเส้ส้นค่าเฉลี่ย (Mean value lines lines)) ชุดข้อมูล 1 ชุดมีเส้นค่าเฉลี่ย (Mean value lines) ได้ 1 เส้น ขั้นตอนการใส่เส้นค่าเฉลี่ย 1. ดับเบิ้ลคลิกที่แผนภูมิ เพื่อเข้าสู่โหมดแผนภูมิ 2. เลือกชุดข้อมูล (เลือกองค์ประกอบที่ขึ้นต้นด้วย Data Series...)

3. ไปที่ Insert → Mean Value Lines หรือ คลิกเม้าส์ขวาที่ชุดข้อมูล → Insert Mean Value Line จะปรากฎเส้นค่าเฉลี่ยของชุดข้อมูลที่เลือกในทันที และก็จะปรากฎคําบรรยายของเส้นค่าเฉลี่ยให้อัตโนมัติด้วย

ภาพที่ 403 : ตัวอย่างการใส่เส้นค่าเฉลี่ย

บทที่ 25 : แผนภูมิ

311

25.15 การใส่เเส้ส้นแนวโน้ม ( Trend Lines หรือ Regression ) เส้นแนวโน้ม(Trend lines) คือเส้นที่พยายามลากผ่านข้อมูลให้ใกล้มากที่สุดเพื่อดูแนวโน้มของข้อมูลว่ามีลักษณะของ เส้นเป็นอย่างไร การสร้างเส้นแนวโน้ม จะสร้างสมการทางคณิตศาสตร์ของเส้นขึ้นมาด้วย เพื่อใช้ในการคาดการณ์ข้อมูลที่ยัง ไม่มี เส้นแนวโน้ม ต่างจากเส้นค่าเฉลี่ยที่ เส้นค่าเฉลี่ยลากผ่านตรงๆในแนวราบ แต่เส้นแนวโน้มลากผ่านให้ใกล้ข้อมูลมาก ที่สุด โดยสามารถกําหนดได้ว่าจะใช้เส้นแบบไหน เช่น เส้นตรงมีความชัน , เส้นโค้ง เป็นต้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะการกระจาย ของข้อมูล การสร้างเส้นแนวโน้ม (Trend lines) มีอีกชื่อหนึ่งก็คือ การวิเคราะห์การถดถอย(Regression) ขั้นตอนการใส่เส้นแนวโน้ม 1. ดับเบิ้ลคลิกที่แผนภูมิ เพื่อเข้าสู่โหมดแผนภูมิ 2. ไปที่ Insert → Trend Lines จะปรากฎหน้าต่าง Trend lines for all Data Series (ใช้ใส่เส้นแนวโน้มให้กับชุด ข้อมูลทุกชุด หากต้องการใส่ให้กับชุดข้อมูลชุดเดียว ให้เลือกชุดข้อมูลชุดเดียวแล้วใช้คําสั่ง) 3. เลือกรูปแบบของเส้นแนวโน้ม(Regression Type) 4. คลิกทีป่ ุ่ม OK

ภาพที่ 404 : ตัวอย่างการใส่เส้นแนวโน้ม

จากเส้นแนวโน้ม และ สมการของเส้น ที่ได้ (f(x)=-0.0816666667x+25.1111111111) สามารถนํา ไปใช้วิเคราะห์ ข้อมูลที่ไม่มีต่อได้ ทั้งนี้ความน่าเชื่อถือของสมการ จะใช้ค่า R2 เป็นตัวช่วยตัดสินใจ ค่า R2(ค่าสัมประสิทธิ์ข องการตัดสินใจ) มีค่าระหว่าง 0-1 เป็นค่าที่บอกถึงความน่าเชื่อถือของสมการเส้นแนวโน้ม ค่ามากกว่า 0.9 (90%) ถือว่าดีมาก หมายความว่า สมการเส้นแนวโน้ม มีความน่าเชื่อถือในการใช้คาดการณ์ข้อมูลที่ยังไม่มีหรือข้อมูลในอนาคต เช่น ตามข้อมูลในภาพที่ 404 ที่ความเร็ว 200 ก.ม./ชั่วโมง(ไม่มีข้อมูล) เมื่อนําค่าดังกล่าวไปใส่ในสมการเส้นแนวโน้ม สามารถคํานวณอัตราการบริโภคนํ้ามันได้ดังนี้ อัตราการบริโภคนํ้ามัน(ก.ม./ลิตร) = -0.082*(200)+25.111 = 8.8 (ก.ม./ลิตร) ความน่าเชื่อถือที่ 98.3%

312

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 26 : มำโคร

26.1 มาโครคืออะไร อะไร?? มาโคร(Macro) คือ คําสั่งหลายๆคําสั่งที่ถูกบรรจุไว้ในคําสั่งเดียว มาโคร สามารถสร้างได้จากการบันทึกกระบวนการทํางานหลายๆขั้นตอนเก็บไว้ เรียกว่าการบันทึกมาโคร หรือ สร้าง จากการเขียนโปรแกรมก็ได้ การบันทึกมาโคร เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดที่จะมีมาโครไว้ใช้งาน แต่ ไม่ใช่กระบวนการทํา งานทุกอย่างจะสามารถบันทึกได้ หรือบันทึกแล้วบางอย่างผิดเพี้ยนไป อย่างไรก็ดี การบันทึกมาโครก็มีประสิทธิภาพเพียงพอสําหรับกระบวนการทํางานหลายๆ อย่าง ในกรณี ส ร้ า งมาโครจากการเขี ย นโปรแกรม LibreOffice ใช้ ภ าษา LibreOffice Basic ซึ่ ง เป็ น ภาษาเฉพาะของ LibreOffice เอง ซี่งต้องมีความเชี่ยวชาญจึงจะสามารถเขียนมาโครด้วยวิธีนี้ได้

26.2 เปิดใช้งานการบันทึกมาโค มาโครร โดยปกติ LibreOffice ไม่เปิดให้ใช้งานการบันทึกมาโคร เพราะเป็นคําสั่งที่ยัง มีข้อจํากัดการใช้งาน การเปิดใช้งานการ บันทึกมาโคร ให้ไปที่ Tool → Option → เมนู LibreOffice → เมนูย่อย General จากนั้น - ติ๊กที่กล่องตัวเลือก Enable experimantal (Unstable) features - ติ๊กที่กล่องตัวเลือก Enable macro recording (limited)

ภาพที่ 405 : เปิดใช้งานการบันทึกมาโครที่อ๊อพชั่นของ LibreOffice

26.3 การ การบับันนทึทึกมาโคร การบันทึกมาโคร ต้องมีเป้าหมายว่าจะบันทึก ขั้นตอนการทํา งานอะไร? เพื่อให้ได้ผลอะไร? การอธิบายการบันทึก มาโครในหัวข้อนี้ จึงขออธิบายโดยการยกตัวอย่าง ขั้นตอนการบันทึกมาโคร : มาโครพิมพ์ข้อความที่กําหนด 1. คลิกเลือกเซลล์ใดก็ได้ เพื่อเป็นจุดเริ่มต้น ขั้นตอนการทํางาน (หากเลือกเซลล์ ระหว่างบันทึกมาโคร มาโครจะบันทึก ตําแหน่งเซลล์ไว้ด้วย) ภาพที่ 406 : ขั้นตอนที่ 1

314

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

2. ไปที่ Tools → Macros → Record Macro จะปรากฎหน้าต่าง Record Macro เล็กๆ เป็นการเริ่มต้นบันทึกมาโคร 3. ทํางานที่ต้องการจะบันทึก 3.1 พิมพ์ข้อความลงในเซลล์ (อย่าคลิกเซลล์อื่นใด) จากนั้นกด <Enter> 4. คลิกปุ่ม Stop Recording เพื่อจบการบันทึก จะปรากฎหน้าต่างมาให้ตั้งชื่อและระบุตําแหน่งเก็บมาโคร

ภาพที่ 407 : ขั้นตอนที่ 2-4

5. ตั้งชื่อมาโครและระบุตําแหน่งเก็บมาโคร 6. คลิกที่ปุ่ม Save ก็จะได้มาโครมาใช้งาน

ภาพที่ 408 : ขั้นตอนที่ 5-6

26.4 การ การใช้ ใช้งานมาโคร ต่อจากข้อ 26.3 หลังจากบันทึกมาโครแล้ว มีวิธีการนํามาโครมาใช้งานดังนี้ ขั้นตอนการใช้งานมาโคร : มาโครพิมพ์ข้อความที่กําหนด 1. คลิกเลือกเซลล์ใดก็ได้ เพื่อเป็นจุดเริ่มต้นขัน้ ตอนการทํางานของมาโคร (เฉพาะมาโครที่สร้างในข้อ 26.3)

ภาพที่ 409 : ขั้นตอนที่ 1

2. ไปที่ Tools → Macros → Run Macro... จะปรากฎหน้าต่าง Macro Selector มาให้เลือกมาโครที่จะใช้งาน 3. ทีห่ น้าต่าง Macro Selector เลือก Macro 4. คลิกปุ่ม Run บทที่ 26 : มาโคร

315

ภาพที่ 410 : ขั้นตอนการใช้งานมาโคร

26.5 การตั้งคีย์ลัดและการสร้างปุ่มให้กับมาโคร (รายละเอียดการตั้งคีย์ลัดและการดึงปุ่มมาใช้งานดูเพิ่มเติมในข้อ 3.6 หน้า 43 และ 3.7 หน้า 43) การตั้ งคีย์ ลั ด ให้ กั บ มาโคร ให้ ไ ปที่ Tools → Customize... จะปรากฎหน้ า ต่ า งตามภาพที่ 411 ตั้ง คีย์ ลั ด ที่ แท็ บ Keyboard ภาพที่ 411 ตั้งคีย์ลัด <Alt><H> ให้กับมาโคร ชื่อ WK_email_face สําหรับพิมพ์ชื่อ, อีเมล์ และ เฟสบุ๊ค

ภาพที่ 411 : ตั้งคีย์ลัดให้กับมาโคร

การสร้างปุ่มบนแถบเครื่องมือให้กับมาโคร ให้ไปที่ Tools → Customize... จะปรากฎหน้าต่างตามภาพที่ 412 ตั้ง การสร้างปุ่มได้ที่แท็บ Toolbars ภาพที่ 412 สร้างปุ่มให้กับมาโคร ชื่อ WK_email_face สําหรับพิมพ์ชื่อ, อีเมล์ และ เฟสบุ๊ค

316

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

ภาพที่ 412 : สร้างปุ่มบนแถบเครื่องมือให้กับมาโคร

บทที่ 26 : มาโคร

317

318

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

บทที่ 27 : อื่นๆ

27.1 ตารางสรุปคีย์ลัดที่ใช้บ่อย คีย์ลัด

ผล

<→> หรือ <Tab> <←> หรือ <Shift><Tab> <↑> หรือ <Shift><Enter> <↓> หรือ <Enter> <Ctrl><→> <Ctrl><←> <Ctrl><↑> <Ctrl><↓> <Ctrl><Home> <Ctrl><End> <Alt><PgDn> <Alt><PgUp>

: : : : : : : : : : : :

ไปทางซ้าย 1 เซลล์ ไปทางขวา 1 เซลล์ ไปด้านบน 1 เซลล์ ไปด้านล่าง 1 เซลล์ ไปที่สดมน์ขวาสุดที่มีข้อมูล หรือไปที่สดมน์ AMJ หากไม่มีข้อมูล ไปที่สดมน์ซ้ายสุดที่มีข้อมูล หรือไปที่สดมน์ A หากไม่มีข้อมูล ไปที่แถวบนถัดไปที่มีข้อมูล หรือไปที่แถวที่ 1 หากไม่มีข้อมูล ไปที่แถวล่างถัดไปที่มีข้อมูล หรือไปที่แถวที่ 1048576 หากไม่มีข้อมูล ไปที่ A1 ไปที่เซลล์ขวาล่างสุดที่มีข้อมูล ไปที่หน้าจอถัดไป (ทางขวา) ไปที่หน้าจอก่อนหน้า (ทางซ้าย)

<Shift><Ctrl><↓> หรือ <↑> <Shift><Cttl><→> หรือ <←> <Shift><Space> <Shift><Ctrl><Space> <Ctrl><*>

: : : : :

เลือกบล็อคข้อมูลที่อยู่ติดกันทั้งสดมน์ เลือกบล็อคข้อมูลที่อยู่ติดกันทั้งแถว เลือกทั้งแถว เลือกทั้งสดมน์ เลือกขอบเขตข้อมูล (เลือกเซลล์ที่อยู่ติดกันที่มีข้อมูล)

<Ctrl><M> : ล้างการจัดรูปแบบโดยตรง (Clear direct formatting) <Alt><→> <Alt><←> <Alt><↑> <Alt><↓> <Shift><Alt><↑> หรือ <↓> <Shift><Alt><→> หรือ <←>

: : : : : :

(ขณะเลือกเซลล์) ขยายความกว้างทั้งสดมน์ 1 ระดับ (ขณะเลือกเซลล์) ลดความกว้างของสดมน์ 1 ระดับ (ขณะเลือกเซลล์) ลดความสูงของแถวลง 1 ระดับ (ขณะเลือกเซลล์) เปิดกล่องตัวเลือก Selection list... (ขณะเลือกเซลล์) ปรับความสูงของแถวให้พอดีกับความสูงของข้อความ (ขณะเลือกเซลล์) ปรับความกว้างของสดมน์ให้พอดีกบั ความกว้างของข้อความ

<Ctrl>< PgDn> : ไปที่ชี้ดก่อนหน้า <Ctrl>< PgUp> : ไปที่ชี้ดถัดไป <Ctrl><+> : แทรก แถวหรือสดมน์ <Ctrl><-> : ลบ แถวหรือสดมน์

320

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)

27.2 การเปลี่ยนสีเส้นแบ่งหน้า เส้นแบ่งหน้าที่ Calc มีมาให้อาจดูจางไป แต่ทั้งนี้ สามารถเปลี่ยนสีได้ดังนี้ ไปที่ Tool → Option → เมนู LibreOffice → เมนู ย่อย Appearance จะปรากกฏหน้าต่างตามภาพที่ 414 ที่กรอบ Custom colors มองหาข้อความตามภาพที่ 414 (Automatic page breaks) แล้วเปลี่ยนจากสี Automatic เป็นสีตามชอบ

ภาพที่ 413 : สีแบ่งหน้าเดิม

ภาพที่ 414 : สร้างปุ่มบนแถบเครื่องมือให้กับมาโคร

ภาพที่ 415 : หลังเปลี่ยนสีเส้นแบ่งหน้า

27.3 การเปลี่ยนสีฟฟอนต์ อนต์เริ่มต้น ฟอนต์ปริยาย หรือฟอนต์เริ่มต้นที่ Calc ตั้งไว้ให้มสี ีเทาดูจางๆ เราสามารถเปลี่ยนเป็นสีอื่นๆ ได้ดังนี้ ไปที่ Tool → Option → เมนู LibreOffice → เมนูย่อย Appearance จะปรากกฏหน้าต่างตามภาพที่ 416 ที่กรอบ Custom colors มองหาข้อความตามภาพที่ 416 (Font Color) แล้วเปลี่ยนจากสี Automatic เป็นสีตามชอบ

บทที่ 27 : อื่นๆ

321

ภาพที่ 416 : เปลี่ยนสีปริยายให้กับฟอนต์

322

คัมภีร์ LibreOffice Calc 3.6 (ห้ามตีพิมพ์เพื่อการพาณิชย์)