Как сделать сводный отчет о работе библиотек ЦБС и перевести его в форму 6-нк

Управління культури, національностей, релігій та охорони об’єктів культурної спадщини Одеської обласної державної адміністрації Одеська обласна універсальна наукова бібліотека ім. М. Грушевського Науково-методичний відділ

Как сделать сводный отчет о работе библиотек ЦБС и перевести его в форму 6-НК с помощью программы ЕСМаР Экспресс-консультация С помощью логина и пароля необходимо войти в программу ЕСМаР. Перед пользователем сразу откроется отчет центральной районной (городской) библиотеки. Для того, чтобы посмотреть сводный отчет по всей ЦБС и перевести его в форму 6-НК, необходимо: − В меню (оно располагается выше названия библиотеки) выбрать позицию «Обробка даних. Форма друку» и нажать на нее левой клавишей мыши. Перед пользователем откроется окно «Попередні фільтри бібліотек». − В фильтрах выбрать «Період» (это будет отчетный год), «Область» (Одесская), «Район» (выбирается район или город, к которому относится ЦБС). Остальные фильтры в данном случае не используются. − Нажать левой клавишей мыши на позицию «Фільтрувати». На экране монитора откроется сводный отчет по ЦБС. − Перевести отчет в форму excel, нажав левой клавишей мыши на позицию «Експортувати до Excel». В результате этих действий в левом нижнем углу экрана монитора появится название файла «Обробка-даних-форма друку. xlsx».

− В меню (выше названия библиотеки) выбрать и открыть позицию «Звіт». При этом открывается окно с отчетом центральной библиотеки. − С левой стороны окна в разделе «Інструкції» выбрать позицию «Обробка даних» «Автоматичне створення звіту у Формі 6-НК (зразка 2007 року)» и активировать ее. − Открывается окно, где указан электронный адрес, который необходимо скопировать. − Открыть новую вкладку (крайняя правая позиция в самом верхнем ряду экрана монитора), вставить скопированный электронный адрес в адресную строку и перейти по нему (т.е. нажать Enter, или кликнуть по нему левой клавишей мыши). В результате откроется окно «Dropbox! 6-НК_2015_09. xlsm» − В этом окне с правой стороны необходимо активировать позицию «Скачать», а затем – позицию «Прямое скачивание». После этой операции в левом нижнем углу экрана перед названием файла «Обробка-даних-форма… xlsm» появится файл с названием «!6-НК_2015_09. хlsm». − Левой клавишей мыши активировать файл «!6-НК_2015_09. хlsm». В результате этой операции открывается окно с формой 6НК. В верхней строке окна над формой 6-НК появится позиция «Предупреждение системы безопасности. Запуск макросов. Параметры». − Активировать левой клавишей мыши позицию «Параметры». Далее появляется окно «Оповещение системы безопасности – макрос». − В этом окне нажать левой клавишей мыши на позицию «Включить содержимое» и «ОК».

2

В левом нижнем углу экрана появится запись «Готово». Над записью «Готово» высвечиваются два названия файлов: «Звіт» и «6-НК». − Правой клавишей мыши нажать на файл «Звіт». В результате открывается окно с меню. − В этом меню выбрать позицию «Удалить»; активировать ее левой кнопкой мыши, а затем подтвердить удаление в следующем открывшемся окне. − В самой нижней строке на экране монитора (рядом с позицией «Пуск») активировать файл с названием «Dropbox!

6-НК_2015_09. xlsm». В результате открывается окно, в левом нижнем углу которого высвечиваются два названия файлов: «!6-НК_2015_09. хlsm» и «Обробка-даних-форма… xlsm». − Двумя щелчками левой клавиши мыши открываем файл «Обробка-даних-форма… xlsm». (Этот файл можно также открыть и в строке, где находится позиция «Пуск»). На экране появляется отчет ЦБС. В левом нижнем углу окна высвечиваются два названия файлов: «Звіт» и «Фільтри». − Правой клавишей мыши нажимаем на файл «Звіт». В результате открывается окно с меню. − В этом меню выбрать позицию «Переместить / скопировать» и активировать ее с помощью левой клавиши мыши. − В открывшемся окне в позиции «Переместить выбранные листы в книгу» выбрать «!6-НК_2015_09. хlsm» и активировать ее. − Затем в этом же окне выбрать позицию «6-НК тис. (переместить в конец)», активировать ее и подтвердить – «ОК». В результат этих действий в левом нижнем углу экрана появляются два названия файлов: «Звіт» и «6-НК_ тис.». − Левой клавишей мыши открыть файл «6-НК_ тис.». Появляется окно с формой 6-НК.

3

− В правом верхнем углу экрана с помощью левой клавиши мыши активировать позицию «Оновити дані». В результате всех этих действий в утвержденную форму 6НК переносятся данные из сводного отчета по ЦБС. Если при просмотре отчета в форме 6-НК вы обнаружите в некоторых клетках вместо цифр «решетки», это означает, что цифры просто не помещаются в эти клетки. Для того чтобы цифры появились, необходимо раздвинуть границы клеток. Внимание! В отчете по форме 6-НК из программы ЕСМаР отсутствуют некоторые данные: 1. На титульной странице отчета не указан отчетный год.

2. В графе «Респондент» не указано название и адрес библиотеки (ЦБС), которая отчитывается.

3. На последней странице нет данных (Ф.И.О.) руководителя и исполнителя, а также даты составления документа.

4. В разделе IV «Електронні ресурси. Довідково-інформаційне обслуговування. Міжбібліотечний абонемент» не заполнены показатели по информационному обслуживанию («Загальна кількість користувачів», «З них індивідуальних», «Загальна кількість звернень»). Это связано с тем, что в програмне ЕСМаР эти показатели не учтены, а в форме 6-НК они предусмотрены. Все недостающие данные необходимо внести в электронную форму 6-НК самостоятельно на основании учетных документов. Готовый отчет можно распечатать, предварительно сохранив его. Для того, чтобы с помощью программы ЕСМаР сделать сводный отчет по библиотекам, расположенным в сельской местности, необходимо: − В меню, как и в предыдущем случае, выбрать позицию «Обробка даних. Форма друку» и активировать ее. Перед пользователем откроется окно «Попередні фільтри бібліотек». − В фильтрах выбрать «Період» (это будет отчетный год), «Область» (Одесская), «Район» (выбирается район или 4

город, который сдает отчет), «Статус» (выбирается статус «сільська»). − Нажать левой клавишей мыши на позицию «Фільтрувати». На экране монитора откроется сводный отчет по сельским библиотекам. − Перевести отчет в форму excel нажав левой клавишей мыши на позицию «Експортувати до excel». Далее все действия по переводу отчета в форму 6-НК полностью повторяются, как и в случае со сводным отчетом по ЦБС. Для того, чтобы сделать сводный отчет по детским библиотекам, нужно повторить все вышеописанные действия. Только в окне «Попередні фільтри бібліотек» нужно выбрать следующие фильтры: «Період» (это будет отчетный год), «Область» (Одесская), «Район» (выбирается район или город, который сдает отчет), «Вид за призначенням» (выбираем вид библиотеки «Публічна для дітей»). Все действия по переводу отчета в форму 6-НК полностью повторяются, как и в случае со сводными отчетами по ЦБС и по сельским библиотекам.

Как сделать сводный отчет о работе библиотек ЦБС и перевести его в форму 6-НК с помощью программы ЕСМаР: экспресс-консультация / Упр. культури, національностей, релігій та охорони об’єктів культурної спадщини Одес. облдержадмін. ; Одес. обл. універс. наук. б-ка ім. М. Грушевського ; наук.-метод. від. [підгот. Н.П. Маловик ; комп’ют. набір Н.П. Маловик; відп. за вип. Т.Н. Полянко]. – Одеса, 2016. – 5с. – (Серія «Методичний консультант»).

Зам. № 1 від 05.01.2016 Тираж 10 прим.

5