Práctica de Bases de datos (Access) y Cálculos y funciones aritméticas (Excel) Autor: Lic. Dolores Lankenau C. Bases de datos. Access Accede a la base de datos Librería-datos y revisa las bases de datos que se han creado –Libros. Carreras, Editorial-, así como los formularios para introducir los datos (Ya están incluidos los datos en las tablas. Crea una consulta utilizando el asistente, en la que se muestren los datos de los libros: Nombre de la editorial, Nombre del libro, Cantidad, Precio, y el Total si se venden todos los libros. Crea un informe de todos los libros que venden las editoriales, Consulta: Venta de los libros por editorial Abre el asistente para consultas Selecciona la tabla de Libros y los campos: Nombre del libro, Editorial, Cantidad y Precio Selecciona la Tabla Editorial y el campo: Nombre de la editorial Indica que deseas una consulta de Detalle Nombra la consulta: Consulta por Editorial y termina la consulta Abre la consulta en la vista diseño Mueve la columna Nombre de la Editorial a la primera columna En la fila Orden, en la columna Nombre de la Editorial, indica que se realizará en orden ascendente Desmarca la columna Editorial (Que es el número de la editorial y no se mostrará) En la última columna, en el primer renglón, coloca la expresión: Total:=[Cantidad]*[Precio] Cierra la vista diseño y abre la consulta para mostrar la lista de las editoriales y libros. Si deseas solo ver alguna condición, en la vista diseño, se coloca en la columna deseada, en el renglón Criterio, la condición. Por ejemplo, Coloca >300 en la columna precio, cierra la consulta y abre su contenido para que muestre la lista de las editoriales con los libros que cuestan más que $300. Realiza ahora una consulta de todos los libros de la carrera de ITC que tengan en existencia menos de 40 libros.
Informe de existencias por carrera Abre el asistente para Informes De la tabla Libros, selecciona el ISBN, el nombre del libro la cantidad en existencia y el precio De la tabla de la Editorial, selecciona el nombre De la tabla de carreras, selecciona la carrera. Ordena el informe por Carrera Dentro de carrera, ordena por Editorial En el último nivel, ordena por Número de libro (ISBN) Selecciona las indicaciones de: o Distribución/Orientación de la hoja (Horizontal) o Estilo o Coloca un nombre al informe. En la vista diseño, utilizando el cuadro de herramientas, coloca un título en el área de Encabezado de Página Coloca una fórmula en el área de Detalle =([Cantidad]*[Precio]) Haz coincidir la columna del total (Encabezado) con la columna de la fórmula).
Termina la aplicación Access Excel Inicia la aplicación en Excel e importa las tablas creadas en Access, tanto las tablas como las consultas que hayas realizado: o o o o
En el menú Datos, selecciona Obtener datos externos y, a continuación, haz clic en Importar datos. Busca la base de datos de la que exportarás los datos Selecciona la tabla o consulta que importarás y termina el proceso Repite este proceso para todas las tablas y consultas disponibles. (Recuerda colocar cada uno en una hoja nueva)
Para todos los procesos, es conveniente nombrar el rango de datos que se va a manejar: (2) Selecciona el rango de datos y (2) Escribe un nombre en el área de definición:
Filtros o
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Autofiltro: En la hoja de los libros, señala el renglón de los títulos y selecciona: Datos-Filtro-Autofiltro. Consulta varios filtros, por ejemplo los libros de la editorial Iberoamericano. Filtros Avanzados: los criterios para obtener los libros de la carrera de ITC que haya menos de 40 en existencia y que sean ofrecidos por Mc Graw Hill: (Esto va en un espacio de la hoja)
En este caso recuerda colocar los criterios en renglones que no pertenezcan al rango que se va a filtrar, ya que en el momento de hacer el filtrado “se esconden” los renglones que no cumplen con los criterios. Selecciona Datos-Filtro-Autofiltro y marca los rangos (1) Es el rango de los datos que filtrará, selecciona desde el título inicial (ISBN) hasta el último campo del último registro, (2) es el rango de los criterios, en este caso, desde la celda Cantidad hasta la celda ITC.
Termina las definiciones y observarás los datos filtrados de acuerdo a los criterios. Si deseas volver a mostrar todos los datos, selecciona Datos-Filtro-Mostrar todo Repite el proceso para listar los libros de arquitectura que venden las editoriales Prentice Hall e Iberoamericana.
Frecuencia: Cuenta el número de veces que se repite un valor. Calcula la frecuencia de veces que se repite cada editorial. o Colócate en la hoja de Libros en un espacio en el que colocarás la lista de los valores de las frecuencias e introduce la lista de valores a los que les calcularás la frecuencia (del 1 al 7): o Ingresa la fórmula que utilizarás: En una celda, escribe: =Frecuencia( … y en ese momento seleccionarás los datos de los rangos: datos=rango de datos donde revisará la frecuencia. En este caso, es toda la lista de libros o En grupos, seleccionarás la lista de frecuencias que buscarás, en este caso los valores del 1… al 7) o Con esto, obtienes la frecuencia para el primer valor Para calcular la frecuencia para el resto de los valores: o Selecciona el rango en donde se colocarán los resultados de la frecuencia o Colócate en la barra de fórmulas y tecleas CTRL-SHIFT-ENTER o
Subtotales: Realiza cálculos aritméticos que resumen totales. En este caso, se requiere que haya un ordenamiento de los datos de acuerdo a criterios: Ordena los datos o Copia los datos de los libros en una hoja nueva, y ordénalos por Editorial (ascendente), Carrera (Ascendente) y Precio (Descendente) o Para hacerlo selecciona el rango de datos, incluyendo los encabezados y selecciona Datos-Ordenar para introducir los criterios Para calcular los subtotales: o Selecciona el rango al que se agregarán los subtotales. Para cada editorial, sumarás la cantidad de libros que se tienen en existencia. Utiliza: Datos-Subtotales y define lo que se muestra en la imagen. Si deseas agregar otro subtotal, puedes utilizar nuevamente la opción: Recuerda que la casilla Reemplazar subtotales actuales no debe estar señalada.
Escenarios: Representaciones diferentes de cálculos a través de valores. Los escenarios requieren de un conjunto de cálculos y valores que serán cambiados para probar diferentes situaciones. o En una hoja nueva, copia los datos necesarios para calcular cuanto se obtendría de la venta de los libros de la editorial Iberoamericana, incluyendo el descuento. Calcula cuanto ganaría la librería si se vendieran todos los libros con un bono de descuento de $50 del precio de lista o Señala los datos de las columnas Precio y Cantidad o Selecciona Herramientas-Escenario y agrega el nuevo escenario con su nombre correspondiente o Buscaremos dos escenarios: (a) Si se venden todos los libros con un bono de $50 de su precio original, (b) Si se venden la mitad de los libros al precio con descuento Esto nos permitirá hacer la mejor promoción a los estudiantes. o Para la venta de la mitad de los libros al precio con descuento: Selecciona Herramientas-Escenario y define como rango los datos de la columna cantidad. Ingresa el nuevo valor para la cantidad y al terminar revisa el Resumen (Automáticamente el cursor se colocará en la celda de Total) o Para el escenario en el que se venden todos los libros con un bono de 50, repite los datos pero ahora selecciona el rango de datos del Precio. o
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Al final analiza los resultados para saber que es lo que mas conviene al negocio:
Tablas dinámicas En esta tabla, buscaremos cuántos libros hay por cada editorial para cada carrera y cual es el promedio del precio de los libros por carrera/editorial. o o
En una hoja nueva, coloca los datos ordenados de los libros (Editorial-Carrera-isbn) Inicia la tabla en Datos-Informes de tablas y gráficos dinámicos… Proporciona los datos hasta llegar al diseño:
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Con lo que obtendrás los siguientes datos:
¿Qué decisiones podrían tomarse? ¿Para que te servirían estos datos?