http://www.aakb.dk/files/file_attachments/24._juni_2010_-_944/itstrategi_2008-2010

KULTUR OG BORGERSERVICE

IT-STRATEGI 2008-2010 Allonge til Århus Kommunes IT-strategi 2007-2010

Århus Kommune

Kultur og Borgerservice

IT-strategi 2008-2010 Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice Juni 2008

Indhold 1 Forord 3 2 IT-strategiens struktur 4 3 IT-strategiens indhold 7 4 Beskrivelse af ydelser 9 5 Resultater og kommunikation 20 6 Udmøntning af strategien

Redaktion Anne Marie H. Buchardt Layout Søren Holm Oplag 300 Print Trykkestedet

21

1

FORORD Den langsigtede vision for Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice er at skabe øget livskvalitet og dermed bidrage til, at Århus bliver en god by for alle. Øget livskvalitet skal sikres ved at fremme oplevelser, tilgængelighed, aktiviteter, kreativitet og livslang læring. Vi ønsker derfor at gøre brug af ny viden og teknologi til at understøtte og udføre de politikker og strategier, vi arbejder med i dagligdagen.

IT-strategi 2008-2010 for Kultur og Borgerservice fastlægger afdelingens vision, mål og indsatsområder for det fremtidige arbejde på IT-området.

Med IT-strategi 2008-2010 ønsker vi at udvikle og kvalitetssikre borgervenlige selvbetjeningsløsninger og udbrede anvendelsen af disse til borgerne. Strategien skal sikre, at beslutninger om IT-anvendelse baseres på et solidt og oplyst grundlag.

IT-strategi 2008-2010 knytter an til Kultur og Borgerservices værdigrundlag og den overordnede byrådsvedtagne IT-strategi for Århus Kommune. Den skal indgå som et naturligt element i Kultur og Borgerservices effektivitets-, service- og kvalitetsarbejde. Strategien skal være med til at understøtte dette arbejde, og i sidste ende skal IT-strategien gerne gøre det nemmere for os alle, således at såvel de ansatte som borgerne får en gevinst ud af det.

Direktør Kirsten Jørgensen

3

IT-strategi for Kultur og Borgerservice

2

IT-STRATEGIENS STRUKTUR Til beskrivelse og udmøntning af Kultur og Borgerservices IT-strategi benytter vi Århus Kommunes overordnede virksomhedsmodel (se side 9 i Århus Kommunes IT-strategi 2007-2010), som anskueliggør: Ydre vilkår for udvikling og optimering af Kultur og Borgerservices IT-anvendelse.

Grundlag og strategi for udvikling og optimering af ITanvendelsen: Organisatoriske vilkår samt de politikker og strategier som IT-strategien skal samarbejde med og understøtte. Ligeledes beskrives Kultur og Borgerservices vision for den digitale udvikling.

Mål og handlinger for Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservices (MKBs) arbejde på det digitale område. MKB tager udgangspunkt i de 6 indsatsområder, som Århus Kommune har fastlagt for mål og handlinger: 1. Digitale services til borgere og virksomheder, folkestyret og den kommunale forvaltning.

2. Realisering af potentiale for IT-anvendelsen.

3. Ledelse og kompetencer.

4. Organisering og videndeling.

5. IT-arkitektur, infrastruktur og sikkerhed.

6. IT-drift og indkøb.

Resultater og kommunikation. Der er lagt vægt på at beskrive, hvordan resultaterne sikres og kommunikeres. I det sidste afsnit beskrives, hvordan IT-strategien forventes udmøntet og her præsenteres Kultur og Borgerservices IT-organisation.

4

IT-strategi for Kultur og Borgerservice

2

IT-STRATEGIENS STRUKTUR 2.1 Ydre vilkår

2.2 Grundlag og strategi

Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice er underlagt de standarder, som Århus Kommune har fastlagt ud fra sine ydre vilkår. Kommunen er underlagt følgende ydre præmisser:

Århus Kommunes fælles vision og værdier udgør det



Et større udgiftspres betinget af forandringer i befolkningssammensætningen.



Stigende krav og forventninger til offentlig service.



En øget internationalisering.

Dertil kommer, at der skal tages hensyn til den rivende teknologiske udvikling, som både befolkning og virksomheder har taget til sig. Det udmønter sig i flere forventninger til Kommunens evne til at følge med i denne udvikling og dermed også til Kultur og Borgerservices evne til at udnytte nye servicemuligheder og tilbyde dem til borgerne, samt magistratsafdelingens ansvar for udvikling af effektive arbejdsredskaber til medarbejderne.

Kultur og Borgerservice ønsker at være en aktiv medspiller i Århus Kommunes IT-udvikling, og vi vil gennem kompetenceudvikling arbejde for, at det bliver lettere at være borger og ansat i samspillet med den kommunale forvaltning.

Magistratsafdelingen er ligeledes en del af det kommunale IT-fællesskab hvilket betyder, at fælles standarder, fælles arkitektur etc. skal følges.

5

IT-strategi for Kultur og Borgerservice

2

IT-STRATEGIENS STRUKTUR vedtagne politikker og strategier.

Vi gør Århus kendt som en global vidensog oplevelsesby

Vision Vi overrasker og udfordrer borgerne med unikke oplevelser

Vi er nyskabende og tør gå i front

Vi gir Århus puls gennem:

Fremtidens mødesteder på tværs af kulturer

Globalt udsyn og lokal indsigt Levende brug af ny viden og teknologi

Vækstlag og talentudvikling

6

IT-strategi for Kultur og Borgerservice

3

IT-STRATEGIENS INDHOLD 3.1 Vision

3.3 Ydelser

Visionen med IT-strategien er, at den skal  medvirke til at indfri Kultur og Borgerservices overordnede Mission og Vision.  sikre, at MKB fortsat vil være på forkant med den teknologiske udvikling.  være i tæt samklang med kommunens overordnede IT-strategi.  sikre stordriftsfordele på tværs af afdelingerne.  bidrage til at øge borgernes, såvel som medarbejdernes digitale kompetencer.  understøtte og øge borgernes anvendelse af selvbetjeningsløsninger.  bidrage til at understøtte den digitale kommunikation/formidling fra forretningsområderne til interessenterne.

Ydelserne, der skal realisere visionen, er opdelt i 6 indsatsområder: 1. Digitale services til borgere og virksomheder, til folkestyret og til den kommunale forvaltning 2. Realisering af potentiale for IT-anvendelsen 3. Ledelse og kompetencer 4. Organisering og videndeling 5. IT-arkitektur, infrastruktur og sikkerhed 6. IT-drift og indkøb Se oversigten på næste side.

3.2 Effekt Effekten af indsatsområderne forventes bl.a. at vise sig ved:  Forøgelse af borgernes tilfredshed med service.  Øget antal af selvbetjente ekspeditioner.  Forøgelse og optimering af den digitale formidling af Kultur og Borgerservices servicetilbud.  Forøgelse af digitale kompetencer hos såvel borgere som medarbejdere.  En mere gennemsigtig og rationel administration af IT.  Bedre overblik over IT-omkostninger, mulighed for mere langsigtede investeringsplaner, samt større nytteværdi af IT-investeringer.  Mere velovervejet og strategisk baseret IT-udvikling.

7

IT-strategi for Kultur og Borgerservice

IT-strategiens ydelser fordelt på indsatsområder 1.

Digitale services til borgere og virksomheder, folkestyret og den kommunale forvaltning

2.

Realisering af potentiale for IT-anvendelsen

3.

Ledelse og kompetencer

4.

Organisering og videndeling

1.1 Interaktiv Info-kiosk til Borgerservice.

1.10 Biblioteket skal ud til brugerne, hvor brugerne er, bl.a. i de sociale communities på nettet.

2.1 Optimering af den interne administration af IT og ITøkonomi.

3.1 Medarbejderportalen /KB-intra bruges som en læringsplatform(E-læring).

4.1 Implementering af projektmodel for ITprojekter i MKB.

2.2

1.11 Understøttelse af mange-til-mange interaktivitet (Web 2.0).

Fælles CMS-system til MKB.

3.2 Understøttelse af borgernes IKTkompetencer.

1.2 Sprogversioneret hjemmeside.

1.3 Digital løsning til selvbetjening af pasbestilling.

1.4 Selvbetjeningsløsning til bestilling af Sundhedskort.

1.12 Udvikling af ‘Det mobile bibliotek’.

1.13 1.5 Sammenhæng melEtablering af borgelem det digitale og rens dokumentboks det fysiske bibliotek. på Århus Kommunes 1.14 hjemmeside.

Udforskning af de 1.6 teknologiske muligSituationsbestemt heder i semantisk indgang for borgeren til Kommunens web (Web 3.0). hjemmeside.

1.7 IT-understøttelse af valg-administration.

1.15 Implementering af Skemaplanlægning i Lokalebookingsystem.

1.8 Hjælp til selvhjulpne.

Selvbetjening og søgning skal være nemmere, hurtigere og bedre.

1.16 Effektivisering af tilskudssager (KMDsystemet: Tilskudsadministration)

1.9 Synliggørelse og videreudvikling af borgernes adgang til digitale ressourcer.

1.17 Optimering af personale- og økonomistyring i MKB. (KMDOpus).

8

2.3 LIS-system til Borgerservice og Biblioteker.

2.4 Digitalisering af sagsgange i forbindelse med udarbejdelse og godkendelse af notater, indstillinger m.v.

3.3 Samtlige ledere i MKB skal have en digital signatur.

3.4 IT-kompentenceudvikling af chefgruppen.

4.2 Fokus på udvikling og innovation.

4.3 Fælles formidlingsplatform(storskærm).

4.4 Fyraftensmøder om teknologien og dens muligheder.

5.

IT-arkitektur, infrastruktur og sikkerhed 5.1 Optimering af den digitale dialog mellem ’beboerne’ i Det nye Musikhus.

6.

IT-drift og indkøb

6.1 Omlægning af hjemmearbejdspladser.

6.2 Optimering af support.

6.3 Strategisk IT-understøttelse af support.

6.4 Konsolidering af administrative pc’er i MKB. 6.5 Ny platform til publikumsmaskiner i MKB. 6.6 Centralisering af serverdrift.

6.7 Beregning af TCO for en pc-arbejdsplads i MKB.

3

IT-STRATEGIENS INDHOLD

R O Y E

IT-strategien udmøntes i en handlingsplan baseret på ROYE-modellen, altså hvor effekt, organisering og ressourceanvendelsen beskrives for hver ydelse.

Ydelserne beskrives mere indgående i afsnit 4.

3.4 Organisering IT-strategiens udmøntning initieres, koordineres og afrapporteres af IT & Kommunikation (ITK) i tæt samarbejde med IT-netværket i Kultur og Borgerservice. Forretningsområderne er selv ansvarlige for ydelser indenfor eget ansvarsområde, men understøttes af ITK i forhold til IT-sikkerhed, ITarkitektur og dialog med IT-driftsenheden, ligesom ITK kan levere konsulentydelser og bistand til egentlig applikationsudvikling.

For fælles tværgående projekter gælder det, at ITK er tovholder og ansvarlig for projektledelse samt udarbejdelse af overordnede tids-, aktivitets- og handlingsplaner.

3.5 Ressourcer IT-strategien implementeres som udgangspunkt indenfor den eksisterende økonomiske ramme, subsidiært ved eksterne ansøgninger og/eller interne omprioriteringer. For Borgerservices vedkommende findes der en særlig Udviklingspulje, som bidrager til finansiering af borgerrettede initiativer. Rationaler afdækket ved gennemførelse af business cases kan ligeledes bidrage til den nødvendige ressource.

4. BESKRIVELSE AF YDELSER I det følgende beskrives ydelserne fordelt på forretningsområderne. Borgerservice er som tværgående opgaveløser for hele kommunen 'adskilt' fra Biblioteker, og tilsvarende gælder for ITK.

Chefgruppen har en særlig opgave ift. at sikre tilvejebringelsen af de nødvendige ressourcer til muliggørelse af strategiens realisering.

9

IT-strategi for Kultur og Borgerservice

4

YDELSER 1.1

E

Y

Borgerservice

Borgerservice ønsker, at brugerne i højere grad kan betjene sig selv, samt at man kan benytte sig af den digitale selvbetjening mange steder i det offentlige rum. En ‘info-kiosk’ skal føre til en strømligning af eksisterende digitale løsninger, så disse optimeres i forhold til anvendelse. Dette forventes at have en afsmittende effekt på selvbetjeningsløsningernes brugervenlighed og arkitektoniske opbygning i øvrigt.

Via ‘Info-kiosken’ kan borgerne betjene sig selv, kontakte Borgerservice, betale for ydelser og lignende. I den kommende periode vil vi: • Foretage markedsanalyser for at se, hvilke løsninger der evt. kan genanvendes i denne sammenhæng.

• Fastlægge krav til brugervenlighed mhp. udarbejdelse af en kravspecifikation.

• Udvikle en prototype af standeren til et iterativt forløb.

O

Borgerservices udviklingsafdeling har ansvaret. Vigtige samarbejdspartnere er Bibliotekerne og Alexandrainstitutet.

R

Der afsættes arbejdstid til projektledelse og -deltagelse.

Derudover bidrager puljen til strategisk udvikling af Borgerservice.

1.2

Sprogversioneret hjemmeside

E

En ønsket effekt er en positiv profilering af Århus som et internationalt orienteret bysamfund, samt muligheden for at ophæve samfundsmæssig eksklusion som følge af sproglige barrierer.

Y

10

Udvikling af interaktiv Info-kiosk

O R

1.3

Varetages af Borgerservices Udviklingsafdeling. Projektet inkluderer repræsentanter for relevante organisationer, andre afdelinger i Århus Kommune samt FINFO. Der afsættes arbejdstid til projektledelse og -deltagelse.

Herudover afsættes midler til projektet i 2008 og i 2009.

Borgerservice

E

Løsningen skal medføre administrative lettelser i Borgerservice samt reducere ventetidsproblematikken for borgerne.

Y O

Etablering af en selvbetjeningsløsning på Århus Kommunes hjemmeside vedr. pas, tidsbestilling for afhentning af pas samt mulighed for betaling af bestilte pas.

R 1.4

E

Borgerservice

Et antal sider udvælges fra den nuværende hjemmeside til oversættelse. Hjemmesiden sættes op, testes, evalueres og lanceres i 3. kvartal af 2008 for borgerne.

Digital løsning til selvbetjening af pasbestillinger

Afvikles i samarbejde mellem Borgerservice, Udviklingsafdelingen og Frontbetjeningen. Løsningen anskaffes ved ekstern leverandør.

Der afsættes arbejdstid til projektledelse og –deltagelse og midler gives fra puljen til strategisk udvikling af Borgerservice.

Selvbetjeningsløsning til bestilling af Sundhedskort

Borgerservice

Løsningen skal medføre betydelige administrative lettelser i Borgerservice. Borgeren tilbydes en komplet selvbetjeningsløsning til bestilling af Sundhedskort, hvor brugervenlighed er højt prioriteret.

Y

Selvbetjeningsløsningen etableres på hjemmesiden. Den inkluderer en betalingskomponent samt integration af lægevalgsregistret.

O

Afvikles i samarbejde mellem Borgerservice, Udviklingsafdelingen og Frontbetjeningen. Løsningen anskaffes ved ekstern leverandør.

R

Der afsættes arbejdstid til projektledelse og –deltagelse og midler gives fra puljen til strategisk udvikling af Borgerservice.

4

YDELSER 1.5

E Y

Etablering af borgerens dokumentboks på kommunens hjemmeside

Borgerservice

Den digitale kommunikation mellem borger og kommune fremmes gennem etablering af sikker e-mailløsning.

Medarbejderne skal bruge mindre tid på ekspedition af emails, som fordrer sikker kommunikation. Borgeren vil få tilbudt et overblik over sin korrespondance med Århus Kommune i én sammenhængende fremstilling.

En dokumentboks etableres på Århus Kommunes hjemmeside. Fra dokumentboksen kan borgeren sende signerede og krypterede e-mails til alle offentlige postkasser. Borgeren kan endvidere få svar fra kommunen i dokumentboksen, ligesom han kan få besked til to selvvalgte e-mail-adresser samt på SMS, når der er ny post i dokumentboksen.

O

Projektet varetages af Borgerservice og udføres i samarbejde med Borgmesterens Afdeling.

R

Der afsættes arbejdstid til projektledelse og –deltagelse og midler fra puljen til strategisk udvikling af Borgerservice.

1.6

E Y

Situationsbestemt indgang for borgeren til kommunens hjemmeside

1.7

E Y O R 1.8

E

Borgerservice

Det skal være nemt for borgerne at finde den information, de har brug for, på den borgerrettede del af hjemmesiden.

Borgeren kan få vist relevante udsnit af hjemmesiden ved at angive nøgler til fremfinding af information. Der etableres tre underindgange hhv. en emneindgang, en situationsindgang og en hændelsesindgang. Indgangene skal kunne bruges individuelt og i sammenhængende kombinationer.

O

Projektet er en del af kommunens nye hjemmeside og udføres i samarbejde med Borgmesterens Afdeling.

R

Der afsættes arbejdstid til projektledelse og –deltagelse og midler fra puljen til strategisk udvikling af Borgerservice.

Y O R

IT-understøttelse af valg-administration

Borgerservice

Århus Kommune og de politiske partier skal opleve en væsentlig effektivisering og serviceforbedring i forbindelse med administration af de tilforordnede vælgere.

Der skal etableres en indberetnings- og administrationsløsning til tilforordnede vælgere. Samme løsning skal kunne bruges til administration af interne medarbejdere på valgopgaverne, herunder integration til lønsystemet.

Projektet varetages af valgsekretariatet i Borgerservice og udføres i samarbejde med ITK. Der afsættes arbejdstid til projektledelse og –deltagelse og midler fra puljen til strategisk udvikling af Borgerservice.

Hjælp til de selvhjulpne

Biblioteker

Det skal være attraktivt at være selvbetjent bruger, og derfor skal selvbetjening være nemmere, hurtigere og bedre.

Biblioteket vil tilbyde brugerne et simpelt søgeinterface til struktureret information, deltage aktivt i brugernes litteratursøgnings-proces og støtte brugeren i den efterfølgende selektionsproces i søgeresultatet samt give støtte til valg af materiale. Implementering af ny søgemotor med forbedret indeksering og rankering, mulighed for indeksering og søgning af alle typer materialer (herunder Web 2.0-data og metadata fra eressourcer). Søgeresultat opbygges med en informationsstruktur (klyngedannelse) med interaktionsmuligheder. Implementering af funktionaliteter som ‘forslag til søgning…’, ‘find lignende’ og ‘mente du…?’.

Ydelserne bliver en del af det nye aakb.dk og organiseres via SUMMA. ITK har opgaveansvaret.

Ydelsen finansieres gennem den nye hjemmeside aakb.dk.

11

4

YDELSER 1.9

Synliggørelse og videreudvikling af borgernes adgang til digitale ressourcer

E

Biblioteket ønsker at styrke borgernes brug af digitale ressourcer via øget markedsføring, øget synlighed på hjemmesiden og forbedrede søgemuligheder i katalogen.

Y O R

Biblioteket vil arbejde på at gøre en række informationsbaser søgbare via bibliotekets katalog, så relevante materialer fra de forskellige informationsbaser f.eks. artikler, biografier og e-bøger præsenteres sammen med bibliotekets øvrige materialer. Ligeledes vil vi arbejde med integration af webservices fra eksterne datakilder, således at bibliotekets katalog fremstår med en fleksibel sammensætning af services fra mangfoldige kilder.

Y O R 12

1.11 Understøttelse af mange-til-mange interaktivitet (Web 2.0)

E

Ydelserne bliver en del af det nye aakb.dk og ITK har opgaveansvaret.

Opgaven medfinansieres af det nationale databrøndsprojekt.

1.10 Biblioteket skal ud til brugerne

E

Biblioteker

Y Biblioteker

Brugerne skal opleve biblioteket i utraditionelle sammenhænge. Derfor skal biblioteket være til stede der, hvor brugerne er bl.a. i de sociale communities på nettet.

Biblioteker

Viden skal faciliteres snarere end styres. Brugerne skal ind i biblioteket. Bibliotekerne vil understøtte frigivelse eller demokratisering af information og facilitere selvkontrollerende netværk, hvor brugerne er videns- og informationsleverandører. Der skal udvikles mulighed for at skabe diversitet og sofistikerede resultater udtrykt i brugernes eget sprog på deres præmisser. Biblioteket ønsker at personalisere og målrette services til brugerne og herigennem skabe relevans og inspiration. Samtidig skal det være en oplevelse at gå på biblioteket via nettet, hvor der skal være mulighed for at falde over det uventede.

Med udgangspunkt i bibliotekernes samlinger vil bibliotekerne udvikle services, hvor brugerne kan: • Udveksle tanker, idéer og erfaringer og opleve at være en del af et fællesskab.

• Dele viden og finde information.

• Have direkte indflydelse på det netbaserede biblioteksindhold, form og strukturering. Eksempelvis mulighed for at rate, tagge og kommentere posterne i katalogen.

Udvikling af Wikis, hvor bibliotek og brugere skaber og deler information og viden. Udvikling af en model for kobling af bibliotekets katalog og gøre den brugerskabte viden til en del af bibliotekets ressourcesamling.

Biblioteket vil tilbyde brugerne at gemme deres tidligere lån og på baggrund heraf samt på baggrund af andre brugeres lån tilbyde anbefalinger til lån og lytning.

Dette synliggøres ved øget betjening i brugernes eget miljø – virtuelt f.eks. ved udvikling af widgets såsom Google gadgets, Facebook applikationer og Myspaceprofiler samt webbaserede services, som kan indlejres i andre netsteder end bibliotekets eget.

O

Opgaveansvaret ligger hos ITK i samarbejde med bibliotekerne.

Opgaveansvaret ligger hos ITK i samarbejde med bibliotekerne.

R

Der afsættes arbejdstid til projektledelse og –deltagelse.

Ydelsen financieres indenfor den eksisterende ramme og medfinancieres af projekt GeoBib.

Der afsættes arbejdstid til projektledelse og –deltagelse.

Ydelsen financieres indenfor den eksisterende ramme.

4

YDELSER 1.12 Udvikling af ‘Det mobile bibliotek’

E Y O R

Med ny mobilteknologi, som indbefatter trådløs internetforbindelse, sker der en udvidelse af mobilens funktion. Mobile tjenester er i hastig udvikling, og omfatter produkter som spil og interaktive programmer, musik, video m.m. Ved at tilbyde flere fleksible måder at tilgå bibliotekets medier på f.eks gennem det mobile bibliotek forventes det, at den yngre generation i højere grad tiltrækkes.

Bibliotekerne ønsker at være en del af denne mobile udvikling på nettet.

Biblioteket vil udvikle en mobilportal, dvs. en hjemmeside designet til at kunne tilgås via et mobilt medie, skrevet i XHTML med et grafisk layout, som passer til små skærme og en navigation, der passer til de reducerede input muligheder. I det ‘mobile bibliotek’ kan man tjekke lån, forny og reservere, finde hitlister, anbefalinger, bøger, film, musik, spil samt andre af bibliotekets tilbud til inspiration og underholdning.

Organiseres i samarbejde mellem ITK og Bibliotekerne.

Der afsættes arbejdstid til projektledelse og –deltagelse.

Ydelsen financieres indenfor eksisterende ramme.

1.13 Sammenhæng mellem det digitale og det fysiske bibliotek

E

Y

Biblioteker

Biblioteker

Mødet mellem mennesket og rummet, mellem teknologien og rummet, mellem den digitale og den fysiske verden er det centrale i denne ydelse. Biblioteket vil forsat arbejde på at indlejre teknologien i det fysiske rum og skabe sammenhæng mellem det fysiske og det digitale bibliotek.

Vi vil fokusere på at skabe en integreret formidling af bibliotekets og nettets digitale og fysiske samlinger.

Biblioteket vil fortsat arbejde med dekomposition og syndikering af digitale funktioner og services, således at disse kan indlejres i grænseflader i det fysiske bibliotek: gulve, borde, vægge, reoler, materialer (bøger, Cd’er m.m.)

Udstillinger af materialer i det fysiske bibliotek skal synliggøres på nettet.

O R 1.14

E

Y O R

Organiseres i samarbejde mellem ITK og Bibliotekerne.

Der afsættes arbejdstid til projektledelse og –deltagelse.

Ydelsen financieres indenfor den eksisterende ramme og medfinancieres af projekt GeoBib. Biblioteker Udforskning af de teknologiske muligheder i det semantiske web (Web 3.0) Web 3.0 er betegnelsen for den næste udviklingsbølge på nettet. Det semantiske web er kodet, så computeren er i stand til at kunne læse og forstå de informationer, mennesket giver dem. Teknologier der kendetegner web 3.0 er blandt andet RDF (Ressource Description Framework), Microformats samt Web Ontology Language (OWL). Dette er metadata, som optimerer menneske-til-computer og computer-til-computer relationen og gør det nemmere at finde, dele og integrere information fra flere kilder.

Biblioteket vil udforske de teknologiske muligheder, der ligger i det semantiske net herunder muligheden for at anvende Microformats, Ontologier (en samling af begreber og relationer mellem begreber, der skal sætte computerne i stand til at forstå sproget og oplysninger på webben), samt muligheden for at brugerne kan anvende naturligt søgesprog.

Organiseres i samarbejde mellem ITK og Bibliotekerne.

Der afsættes arbejdstid til projektledelse og –deltagelse.

Ydelsen financieres indenfor den eksisterende ramme.

1.15 Implementering af skemaplanlægning i Lokalebookingsystemet

E Y

Sport & Fritid

Vi ønsker en forbedret funktionalitet omkring foreninger-nes bookinger af lokaler. Et skridt på vejen mod en moderne selvbetjeningsløsning via hjemmesiden. Ved indførslen af en sådan forventer vi mere effektive sagsgange ifm. behandling af bookingforespørgsler i forvaltningen.

Der skal ske en implementering af tillægssystemet ‘Skemaplanlægning’ til Lokalebookingssystemet.

13

4

YDELSER

O R

Organiseres i direkte samarbejde mellem Lokalebooking og KMD. Der afsættes arbejdstid til projektledelse og -deltagelse.

Ydelsen financieres indenfor den eksisterende ramme.

1.16 Effektivisering af behandling af tilskudssager

E Y O R 1.17

E Y O R

14

E

Sport & Fritid

Vi ønsker en mere effektiv sagsgang omkring behandling af tilskudssager i forvaltningen.

Ydelsen fastlægges i implementering af KMD systemet ‘Tilskudsadministration’. Samtidig vil der ske en udfasning af de eksisterende approach-databaser.

Organisering varetages af sagsbehandlere i Sport & Fritid.

Tilskudsadministrationssystemet er allerede indkøbt.

Optimering af personaleog økonomistyring i MKB

2.1

CØP

Der skal let og hurtigt kunne trækkes relevante data og information i forhold til den enkeltes behov.

Alle data vedrørende regnskab, budget, rammer, bilag, løn samt øvrig relevant økonomidata samles i KMD-Opus.

Y O R 2.2

E

Center for Økonomi og Personale har ansvaret for anvendelsen i Kultur og Borgerservice samt uddannelsen af decentrale brugere.

Aktiviteten gennemføres inden for eksisterende økonomiske ressourcer. Der anvendes primært mandskabsressourcer samt eventuelle eksterne udgifter til konsulenter eller IT-anskaffelser.

Y O R

Optimering af den interne administration af IT og IT-økonomi

ITK

ITK varetager – som fællesfunktion – IT i MKB, herunder håndtering og fordeling af fælles IT-omkostninger.

Effekten forventes at vise sig ved en reducering af administrative opgaver samt et øget overblik over ITomkostninger.

Vi vil i samarbejde med de øvrige magistratsafdelinger sikre en mere smidig administration systemmæssigt såvel som økonomisk, skabe sammenhæng og overblik over f.eks. licenshåndtering og den efterfølgende fordeling af omkostningerne.

ITK varetager opgaven.

Ydelsen realiseres ved anvendelse af interne ressourcer.

Fælles CMS-system til MKB

ITK + Fælles

I MKB vedligeholdes op til 50 forskellige hjemmesider. De er udviklet af forskellige leverandører og driftes forskellige steder på differentieret niveau. Det hindrer optimal anvendelse af data på tværs, er uøkonomisk og giver ejerne af hjemmesiderne et uforholdsmæssigt stort arbejde, når siderne skal revideres eller en ny funktionalitet skal tilføjes. Vi vil forsøge at skabe rammen om et fælles CMS-system, som dels kan reducere den samlede økonomiske omkostning, og samtidig skabe ensartede kompetencer på området på tværs af afdelingen.

Der vil blive etableret en teknologisk platform, et ydelseskatalog samt en økonomi-model.

Opgaven initieres i ITK og løses i samarbejde med alle forvaltninger.

Der afsættes arbejdstid til projektledelse og –deltagelse.

Ydelsen financieres indenfor den eksisterende ramme.

4

YDELSER 2.3

E

Ledelsesinformationssystem til Borgerservice og Biblioteker

ITK + BoB

I forbindelse med såvel afrapportering som analyser af effekten af vores indsatser har vi behov for at kunne registrere og bearbejde en mængde data fra forskellige kilder. Det handler om alt fra henvendelsesmønstre i Borgerservice til registrering af antal arrangementer på vores biblioteker, antal sessioner på vores hjemmesider m.v. Århus Kommune er i gang med at etablere en overordnet ledelsesinformationsportal, og vi vil i sammenhæng med den etablere en subportal indeholdende de data, som er relevante for forvaltningen.

Løsningen skal i videst muligt omfang integrere til eksisterende datakilder, subsidiært skaffe data via webbaserede indberetningsformularer.

Y O R

Der afsættes arbejdstid til projektledelse og -deltagelse.

Ydelsen financieres indenfor den eksisterende ramme.

2.4

Digitalisering af sagsgange

E

Målet er at opnå mere effektive og hurtige sagsgange i forbindelse med udarbejdelse og godkendelse af notater, indstillinger m.v.

Y

Al godkendelse skal ske elektronisk. Indledningsvis ved fortsat optimering af brugen af Cirius i alle forvaltningsog stabsenheder. Dernæst i forbindelse med udvikling af nyt ESDH-system til Århus Kommune. Det uformelle postlistenetværk i Kultur og Borgerservice gøres permanent. Hver forvaltning er ansvarlig for at sikre overholdelsen af postlisteinstruktionen samt at sikre, at den elektroniske dokumenthåndtering optimeres i sagsbehandlingen.

O R

Opgaven initieres af ITK og løses i samarbejde med Borgerservice og Biblioteker.

3.1

E Y

Der afsættes arbejdstid til projektledelse og -deltagelse.

Ydelsen financieres indenfor den eksisterende ramme.

ITK

Medarbejderportalen og KB-intra lanceres medio 2008. Vi ønsker at bidrage til at udvikle medarbejderens kompetencer i IT-anvendelse ved at etablere et digitalt læringsforum på KB-intra.

Løsningen skal ved anvendelse af filmklip, PowerPoints m.v. give brugerne visuel adgang til information om funktionalitet i de gængse programmer, herunder smidiggøre overgangen til nye versioner og nye typer applikationer. Vi ønsker dertil, at give brugere, der normalt ikke anvender f.eks. sociale applikationer (MySpace, Facebook, Skype m.v.), et indblik i mulighederne. Vi vil etablere en dynamisk og interaktiv FAQ om IT-anvendelse.

O

Opgaven initieres af ITK og udføres i samarbejde med hvem, som måtte have lyst til at deltage.

R

Der afsættes arbejdstid til projektledelse og –deltagelse.

Ydelsen financieres indenfor den eksisterende ramme ligesom den medfinancieres af de interesserede deltagere. Der vil evt. være mulighed for at modtage bidrag fra det kommunale projekt vedr. Office2007.

Sekretariatet

Opgaven initieres af Sekretariatet og løses i samarbejde mellem alle forvaltninger samt ITK.

Læringsplatform på KB-intra

3.2

Understøttelse af borgernes digitale kompetencer

E

En analyse, som Videnskabsministeriet har foretaget, viser at 40 % af den danske befolkning enten har svage eller slet ingen IKT-færdigheder. Vi ønsker at bidrage til at reducere dette tal.

Y

BoB

Det vil vi gøre ved at gennemføre kurser og arrangementer på bibliotekerne og i Borgerservice som en integreret del af vores opgaveløsning. Vi vil dertil formidle digital information om gratis software og anvendelse heraf, og ligeledes tilpasse tilbuddet på vores publikumsmaskiner hertil. Vi vil i det fysiske biblioteksrum advisere borgerne om mulighederne i anvendelse af teknologi med særlig fokus på informationsindhentning og selvbetjening.

15

4

YDELSER

O R 3.3

E Y O R 3.4

16

E Y O R

Organiseres i samarbejde mellem Borgerservice og Biblioteker og ITK. Der afsættes arbejdstid til projektledelse og –deltagelse.

Ydelsen financieres indenfor den eksisterende ramme og der ansøges evt. om eksterne midler.

Samtlige ledere i Kultur og Borgerservice skal have en digital signatur

4.1

E

MKB-fælles

For at give et signal internt såvel som eksternt vil vi være den første magistratsafdeling, hvor alle ledere har en digital signatur og også anvender den i praksis. Den digitale signaturs udbredelse er en væsentlig faktor for brug af bl.a. selvbetjeningsløsningerne, og det er af vital betydning, at vi, hvor det er muligt, bidrager til udbredelse heraf. Borgerservice har etableret en service, hvor borgerne kan få straksudstedt en digital signatur.

Y O

Implementering af projektmodel for IT-projekter i Magistratsafdelingen

ITK + Fælles

Mange steder i kommunen arbejdes der med projektmodeller. Også i MKB findes projektmodeller. Stort set alle er kendetegnet ved at have taget sit udgangspunkt i PRINCE2. Gennemførsel af IT-projekter indeholder særlige faser, hvor bl.a. IT-sikkerhed og IT-arkitektur skal vurderes.

For at sikre en korrekt proces, og for at optimere ressourceanvendelsen i forbindelse med gennemførsel af IT-projekter, implementeres en fælles projektmodel.

Modellen tager udgangspunkt i den model, der anvendes i Borgerservice og Biblioteker.

Ydelsen initieres af ITK og gennemføres i samarbejde med forvaltningerne (IT-netværket) og Borgmesterens Afdeling (fælles indsatsområde).

R

Ydelsen forventes at være omkostningsneutral, hvis der ses bort fra evt. behov for undervisning.

Opgaven initieres af ITK i samarbejde med Sekretariatet og Borgerservice.

4.2

Fokus på udvikling og innovation

Ydelsen er omkostningsneutral.

E

Ydelsen realiseres ved, at et kvartalschefmøde tager sit udgangspunkt i Borgerservice efterfulgt af en kort introduktion til anvendelsen af den digitale signatur.

Kompetenceudvikling af Chefgruppens IT-kendskab

ITK / Chefgr.

Kompetenceudviklingen skal bruges til understøttelse af forretningsområderne og til generel praktisk anvendelse.

Chefgruppen ønsker at forbedre sine IT-kompetencer både for at fremgå som et godt eksempel for medarbejdere og for at kunne drage nytte af hinandens idéer.

Ydelsen tænkes gennemført som kurser/fyraftensmøder.

Varetages af ITK i samarbejde med chefgruppen.

Gennemføres indenfor den eksisterende ramme.

Y O R

ITK + Fælles

Kultur og Borgerservice skal være på forkant med den teknologiske udvikling, og medarbejderne skal have mulighed for at få kendskab til den nyeste viden indenfor anvendelse af IT og IT-understøttelse af det enkelte forretningsområdes behov. Vi vil prioritere innovation og digital kompetenceudvikling.

Vi vil på KB-intra etablere en fælles MKBIT-blog, hvor interesserede kan drøfte IT-anvendelse og mulighederne heri. Vi vil afholde interne workshops og kurser og udbrede information om innovative metoder og processer.

Ydelsen initieres af ITK i samarbejde med IT-netværket.

Hvor der er tale om aktiviteter forbundet med omkostninger, vurderes disse at kunne indeholdes i forvaltningernes eksisterende kursusbudgetter.

4

YDELSER 4.3

E

Y O R 4.4

E Y O R

Etablering af fælles formidlingsplatform

ITK + Fælles

Markedsføring af magistratsafdelingens services er vital.

Vi har brug for en enkel og virkningsfuld metode til visuel formidling i vores lokaliteter. Storskærme anvendes allerede i dag flere steder i afdelingen, men indhold og teknik er på ingen måde synkroniseret, hvilket bl.a. hindrer tværgående formidling.

I forlængelse af Kommunikationsstrategien i Kultur og Borgerservice vil vi etablere en fælles formidlingsplatform baseret på eksisterende teknologi. En virtuel brugergrænseflade som kan formidle forskellige kanaler af information i én samlet storskærmspræsentation. Forretningsområderne skal selv have mulighed for at skabe indhold og dele det med andre, men også have mulighed for at få leveret indhold, enten af ITK, eller leveret fra en ekstern leverandør baseret på gældende standarder.

Initiativet initieres af ITK. Omkostninger til teknik, licenser og indhold afholdes af forvaltningerne.

Fyraftensmøder om teknologien og dens muligheder

5.1

E Y O R

Vi vil gennemføre fyraftensmøder og derved også give medarbejderne mulighed for at mødes på tværs af forvaltningsskel og udveksle idéer m.v.

Initiativet initieres af ITK, men tænkes i vidt omfang drevet af deltagerne.

Ydelsen tænkes financieret gennem deltagerbetaling.

Musikhuset

Beboerne i Det nye Musikhus har fra starten haft et stort ønske om at kunne interagere på tværs af statslige, kommunale og private afsæt. For at understøtte optimal kommunikation og dialog på tværs af institutionsgrænserne vil vi etablere forbindelse mellem de fem institutioner.

Samarbejdet skal optimeres uden at sikkerheden kompromitteres. Der skal skabes mulighed for fælles intranet (dataudveksling), bookingsystem, fælles hjemmeside m.v.

Ydelsen skal respektere de forskrifter, som gælder i de respektive enheder.

Musikhuset er ansvarlig for opgaven, der løses i samarbejde med ITK, IT-SOS samt en ekstern leverandør.

Omkostninger afholdes internt af de involverede institutioner.

ITK

6.1

Omlægning af hjemmearbejdspladser

E

Da hjemmearbejdspladser i sin tid holdt sit indtog i kommunen, var det typisk, at den kommunalt til rådighed stillede pc var den eneste i husstanden. Det har været et gode at have en hjemmearbejdsplads idet såvel internetforbindelse som maskine blev stillet til rådighed af arbejdsgiver. Hjemmearbejdspladserne har imidlertid også sine begrænsninger ift. eksempelvis privat anvendelse af maskine og forbindelse, manglende mulighed for at få trådløst internet m.v. Efter de kommunalt vedtagne regler er der mulighed for at give løntilskud til en privat internetforbindelse og give digital adgang til arbejdspladsen via en citrixbaseret tokenløsning. I dag har langt flere private internetforbindelser og pc’er, og mange har behov for at anvende deres pc til mere end det, kommunens maskiner må anvendes til.

ITK + Fælles

Vi ønsker at understøtte forretningsområdernes og medarbejdernes muligheder for at kunne udtænke og udvikle nye services indenfor eget område såvel som på tværs, og dermed give plads til at udforske muligheder for synergi i opgaveløsningen. Vi ønsker at øge medarbejdernes viden om, hvad ‘der rører sig’ ude i verden på ITområdet og vise alternative måder at kommunikere og interagere på.

Optimering af den digitale dialog mellem beboerne i Det nye Musikhus

17

47 RESULTATER OG KOMMUNIKATION YDELSER

Y O R 6.2

E

En generel strategi (med få undtagelser), som har til hensigt at omlægge traditionelle hjemmearbejdspladser til løntilskudsforbindelser jf. ovenfor, vil enten kunne reducere den samlede omkostning, eller give forvaltningerne mulighed for – indenfor samme ramme - at øge antallet af medarbejdere, der kan få tilskud til en internetforbindelse, og dermed få adgang til sin arbejdsplads hjemmefra. ITK vil facilitere de forvaltninger, som ønsker at gennemføre denne omlægning.

Ydelsen initieres af ITK i samarbejde med IT-netværket.

Ydelsen vil kunne medføre en reduktion i omkostningen til hjemmearbejdspladser.

Optimering af support

O R

Ingen medarbejdere i MKB skal være i tvivl om, hvem der skal kontaktes, når der er behov for IT-support. Man skal opleve en professionel og serviceorienteret 1-level support, som baserer sig på en godkendt servicedeklaration og ydelsesbeskrivelse. Superbrugere skal være bekendt med deres opgaver og i tæt dialog med IT-funktionen.

ITK formidler information, driftsstatus, procedurer m.v. via KB-intra.

Y O R

Ydelsen initieres af ITK og udføres i samarbejde med ITnetværket.

6.3

Strategisk IT-understøttelse af support

Ydelsen er omkostningsneutral.

ITK

Ydelsen gennemføres af ITK i samarbejde med IT-SOS. Omkostning til nyt fælles ServiceDesk system vil blive fordelt efter fordelingsnøglen.

6.4

Konsolidering af administrative pc’er i MKB

E

Tiden, hvor medarbejdere er afskåret fra optimal adgang til pc-arbejdspladsen, skal reduceres. Det skal være muligt for ITK at håndtere de administrative pc’er på distancen.

Det skal være muligt at udrulle applikationer og opdateringer på én gang. Endvidere skal det være muligt at håndtere licensforbrug i en arbejdsproces for alle maskiner i MKB.

ITK

ITK varetager 1-levelsupport. 2-levelsupport samt en række bl.a. infrastrukturelle opgaver løses af IT-SOS. Vi ønsker, at dialogen udadtil tilrettes og dermed bliver mere ensartet og sker på de samme præmisser.

18

Y

Vi vil implementere det ServiceDesk-system, der anvendes i IT-SOS og udvikle systemet, så brugerne kan følge deres sag hele vejen gennem systemet og løbende få information om estimeret løsning. Vi vil i ITK arbejde med ITIL, som er det IT-managementværktøj, der anvendes i IT-SOS, for at sikre, at dialog sker på ens præmisser. Vi vil inddrage LEAN, hvor det giver nytte i optimering af dialog og arbejdsprocesser.

Y O R

ITK

Vi vil samle alle brugere på samme Citrix-farm og udrulle Capa og licensewatch til alle maskiner.

Ydelsen varetages af ITK i samarbejde med forvaltningerne (IT-netværket).

Forvaltningerne afholder omkostninger til udskiftning af hardware og licenser indenfor egen ramme. ITK leverer timeressourcer.

4

YDELSER 6.5

Ny platform til publikumsmaskiner i MKB

ITK

E

Publikumsmaskinerne skal som udgangspunkt altid være funktionsdygtige, og omkostningerne skal være så lave som muligt.

Y

Der indføres et AD på publikumsnettet, hvilket muliggør support på distancen. Vi vil vurdere, om OpenSource er relevant såvel på applikationssiden som på operativsystemet.

ITK er ansvarlig for at udarbejde en løsning og tilpasse infrastruktur. Ydelsen udføres i samarbejde med de forretningsområder, der har publikums pc’er.

O R

Der afsættes arbejdstid til projektledelse og –deltagelse.

Ydelsen financieres indenfor den eksisterende ramme.

6.6

Centralisering af serverdrift

E

Al serverdrift samles på sigt hos IT-SOS eller hostes hos en ekstern leverandør. Målet er, at der ikke skal være placeret servere i MKB’s lokaliteter.

Y O R

6.7

E Y O R

ITK Synliggørelse af TCO (Total cost of ownership) for en pc-arbejdsplads i MKB Det skal være synligt, hvad hhv. en administrativ og en publikumspc koster at drive i MKB. Der vil blive lavet beregninger på de forskellige typer af hjemmearbejdspladser, mobiltelefoner, PDA’er m.v.

Ydelsen realiseres af ITK, suppleret med bistand fra CØP og løses i samarbejde med de øvrige magistratsafdelinger.

Omkostningen er en kombination af bidraget til IT-SOS, ITKs ressource på fællesfunktionen, omkostninger til programmer, maskiner o.s.v. Omkostningen skal benchmarkes med de øvrige magistratsafdelinger og andre eksterne virksomheder/organisationer.

ITK

Centralisering foretages i to faser, hvor alt andet end UNIX (Bibliotekssystemet) og de services og applikationer, som hører dertil, overføres til IT-SOS. Dette forventes at være udført i 2008. I fase to overføres Bibliotekssystemet, medmindre en teknisk såvel som en økonomisk business case tilsiger en ekstern løsning.

ITK er ansvarlig og ydelsen realiseres i samarbejde med IT-SOS. Timeressourcer leveres af ITK. Kroneomkostninger afholdes af EDB-kontoen.

19

5

RESULTATER OG KOMMUNIKATION 5.1 Resultater Realisering af ydelserne skal medføre de overordnede mål (vision), der er nævnt i afsnit 3. Opfølgning af realisering vil ske løbende med opsamling pr. ultimo hvert år i strategiperioden.

Resultaterne vil blive opgjort i hhv. økonomi og effekt samt ved kvalitativ vurdering, og hvor det er muligt og giver mening, vil processer og resultater blive evalueret.

5.2 Kommunikation Den løbende udmøntning af IT-strategien og den underliggende handlingsplan vil blive publiceret på KB-intra.

20

IT-strategi for Kultur og Borgerservice

6

UDMØNTNING AF STRATEGIEN IT-strategien ‘ejes' af magistratsafdelingen og er derfor forankret i Chefgruppen. I praksis koordineres og initieres aktiviteter og indsatser af ITK, som fællesfunktion på IT-området, understøttet af ITnetværket.

6.1 IT-organisationen Kultur og Borgerservices IT-organisation:

Kultur og Borgerservice Chefgruppen ITK Fællesfunktion IT-netværket Repræsentanter fra alle forvaltninger Forvaltningerne

ITK har bl.a. ansvaret for: 

1-levelsupport - den direkte kontakt til brugerne.



Dialog mellem IT-SOS og brugerne/forvaltningerne.



IT-sikkerhed, infrastruktur og arkitektur.



Autorisationer til forskellige systemer.



Udrulning af applikationer og programmer.



Fordeling af IT-relaterede omkostninger.



Licenshåndtering.



Udskiftning af IT-udstyr.



Diverse beregninger og analyser.



Skabelse af IT-strategien og tovholderfunktion på realisering.



KB-intra (udvikling, struktur m.v.).

IT-netværket

IT & Kommunikation ITK er fællesfunktion for Kultur og Borgerservice på IT-området, og er dermed afdelingens kobling til den overliggende og tværgående IT-organisation i kommunen. Det indebærer opgaver i forhold til arkitektur og sikkerhed samt repræsentation i en række IT-relaterede udvalg, herunder kommunens overordnede IT-Udvalg.

IT-netværket består af en repræsentant fra hvert forvaltningsområde i Kultur og Borgerservice. Netværket holder jævnlige møder, hvor der dels informeres fra kommunens tværgående IT-relaterede fora og dels arbejdes med de fælles IT-forhold, der er aktuelle i Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice.

Forvaltningerne Bør betragtes og serviceres, som de kunder, hele ITorganisationen samles om at understøtte i videst muligt omfang.

21

IT-strategi for Kultur og Borgerservice

ÅRHUS KOMMUNES VISION FOR DEN DIGITALE INDSATS

Borgere og virksomheder

Den kommunale forvaltning

Kommunens borgere og virksomheder skal tilbydes adgang til at anvende brugervenlige og effektive ITsystemer, som tilgodeser deres behov i forbindelse med informationssøgning, informationsudveksling og sagsbehandling i forhold til Århus Kommune.

Århus Kommune vil udnytte de fordele, der opstår, når man over en bred front anvender IT internt i Kommunen og i forhold til borgere og virksomheder.

De digitale ydelser skal så vidt muligt kunne anvendes uafhængigt af tid og sted.

Folkestyret Århus Kommune vil være kendetegnet ved åbenhed og gennemsigtighed i forvaltningen.

Det skal være let for borgerne at benytte deres demokratiske rettigheder – herunder at søge indsigt i egne sager samt at deltage i den demokratiske meningsdannelse/-dialog.

Borgerne skal have mulighed for nye adgangsveje og kommunikationsformer i kontakten med Kommunen.

Den kommunale forvaltning og institutioner herunder skal i alle relevante tilfælde være understøttet af digitale støtteprocesser.

Kommunen vil i videst mulig udstrækning benytte sig af elektronisk data-/dokumenthåndtering samt af elektroniske arkiver. Århus Kommunes IT-systemer skal være fuldt integrerede. Data og funktionalitet skal genbruges fra system til system.