G E S T I O N
D E S
A D R E S S E S
La diversité Disposer de nombreuses informations sans pour autant se perdre dans les détails. S’engager à tenir une ligne droite et conséquente. Si vous pensez et travaillez ainsi, vous saurez apprécier ce logiciel.
Des ouvertures multiples Grâce à sa conception modulaire, la gestion des adresses ABACUS répond de façon optimale aussi bien aux exigences simples qu’aux tâches complexes. Ce logiciel peut être considéré autant comme une solution isolée que comme un des éléments intégré dans de la gestion d’entreprise. Cela exige des capacités d’ouverture et de communication. Une facilité d’utilisation, une structure professionnelle et droite restent toujours au premier plan. Comme partout, le principe suivant est donc également valable: Seul ce qui est simple et efficace, peut être utilisé de façon optimale.
Les solutions logiciels: l’expression d’une philosophie Etre très ouvert tout en gardant une vue d’ensemble. Un des aspects de notre travail est de parvenir rapidement et efficacement à des résultats utilisables. Le côté ludique est tout aussi important. Si le plaisir du concepteur se transmet à l’utilisateur, alors nous avons atteint notre but.
3
ABACUS
EST
BEAUCOUP
PLUS
QU’UN
SIMPLE
LOGICIEL
Performant
ABACUS a fait ses preuves en exploitation
Des employés compétents sont à disposition
et éprouvé
quotidienne dans les secteurs les plus divers
des utilisateurs.
Hotline
et dans plus de 25'000 entreprises. Leurs possibilités d’application universelles et leurs
Un programme de formation très vaste per-
performances font des logiciels ABACUS des
met un apprentissage rapide et une mise en
instruments de travail adaptés aux entrepri-
exploitation efficace des logiciels.
Formation
ses de toutes tailles. Ils sont recommandés et exploités par les plus grandes et les plus
Les logiciels de comptabilité ABACUS sont
Certification
réputées des sociétés fiduciaires suisses.
contrôlés par la société KPMG quant à leur
des logiciels
respect des normes comptables en vigueur. Intégration et souplesse
Customizing
La structure modulaire et la possibilité d’utiliser les programmes ABACUS en installation
Les partenaires distributeurs ABACUS possè-
Installation
mono-poste ou en réseaux, permet à tout
dent une grande expérience en gestion
et maintenance
moment une extension de leur application.
d’entreprise ainsi que le savoir-faire techni-
L’entreprise peut donc adapter les logiciels
que pour une installation et une mainte-
ABACUS à ses exigences croissantes.
nance parfaite de nos logiciels.
Seule, la possibilité d’adapter le logiciel aux
Les partenaires distributeurs ABACUS possè-
Partenaires
besoins des utilisateurs dans de nombreux
dent une expérience de plusieurs années en
distributeurs
domaines garantit son utilisation optimale.
gestion d’entreprise ainsi que le savoir-faire technique nécessaires à une installation et à
Les technologies
Un seul Click de la souris permet d’ouvrir un
les plus modernes
Shop online directement depuis les logiciels
une maintenance parfaites de nos logiciels.
ABACUS gestion des commandes ou fac-
Les revendeurs qualifiés ABACUS obtiennent
turation afin d’accéder au monde E-com-
le statut d’un logo partenaire.
merce : échanger des transactions en XML avec les partenaires commerciaux et réaliser
Ils doivent suivre annuellement des cours
ainsi un marché B2B.
ABACUS, posséder un nombre minimum de spécialistes ABACUS et atteindre un certain
Développement
Le développement continu des logiciels
chiffre d’affaires avec les logiciels ABACUS.
ABACUS assure la pérennité de l’investissement à long terme.
Les SOFTWARE PARTNERS fournissent une aide sur toute la palette des logiciels ainsi qu’une hotline permanente.
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M O D E R N E S Q U A L I T E
En utilisant les technologies les plus mo-
AbaSmart garantit une méthode de travail
dernes, la gestion des adresses ABACUS
rationnelle et simple grâce à des menus per-
garantit un maximum de prestations avec un
sonnalisés et à des traitements automatisés.
minimum d’apprentissage et de travail.
Le logiciel devient ainsi agréable et facile à utiliser.
80 % des exigences concernant un programme de gestion des adresses sont iden-
L’intégration optimale de la gestion des
tiques chez la plupart des utilisateurs, mais
adresses parmi les autres applications
les 20 % restant sont souvent très dif-
ABACUS permet de créer une base des
férents. De nombreuses solutions standard
adresses unique accessible depuis tous les
ne tiennent pas compte de cette différence
autres programmes. Une adresse saisie une
de besoin. Nous justifions cette diversité en
fois peut être à la fois une adresse client,
basant toute notre gestion des adresses sur
fournisseur et servir également à d’autres
la faculté d’adaptation. Il est alors possible
applications.
de répondre à un grand nombre d’attentes. Les pages suivantes et l’annexe présentent L’entreprise et ses besoins en informatique
les possibilités multiples de la version de
évoluent en permanence. ABACUS a cons-
base et des options:
cience de cette réalité. Grâce à des sélecMandants
tions pointues et des possibilités de modifications, notre programme permet d’adapter
Regroupements
les données à tout moment et de les préActivités
senter d’une nouvelle manière.
Mutations globales Toutes les procédures de travail sont ainsi Pré-triage des envois en masse
rapidement optimisées avec un minimum de saisie. Pour réduire au maximum la période
Diffusion des bases des adresses
d’apprentissage du programme, nous prévalons une utilisation homogène de toutes
Interface OLE
les fonctions. ABACUS Tool-Kit
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L O G I C I E L S
I N T E G R E S
REPONDANT A CHAQUE EXIGENCE
Produits externes Solutions personnalisées
Intranet Internet
Systèmes de saisie d'horaire
AbaShop E-Commerce
Gestion des commandes
Planification et gestion de la production
Comptabilité des débiteurs
Comptabilité financière / Comptabilité analytique
Comptabilité des créanciers
Gestion des immobilisations
Archivage
Gestion des prestations et des projets
Ressources Humaines
Comptabilité des salaires
Facturation
Contrôle des débiteurs
Electronic Banking
Gestion des adresses
SalaireLight
CofiLight
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Le programme de saisie
viation, le nom ou le code postal ou
des adresses est l’outil
d’ouvrir une liste de sélection. Trois autres
de votre travail quoti-
champs de recherche peuvent être définis à
dien. Toutes les infor-
volonté. Cela pourrait être, par exemple, la
mations et les fonctions
rue ou le numéro de téléphone.
importantes y sont reTables auxiliaires
groupées clairement.
Lors de la saisie, vous disposez de listes de est
sélection sur la plupart des champs. Des
également intégré dans la gestion des com-
erreurs de saisie sont ainsi évitées et l’uni-
mandes, la comptabilité des débiteurs, des
formité des données est également garantie
salaires et des créanciers. Chaque adresse
avec plusieurs utilisateurs.
Ce
programme
saisie dans l’un de ces programmes peut Code postal
être utilisée et complétée dans les autres.
En fonction du code postal, le programme La saisie est assistée soit par les touches de
inscrit automatiquement le nom de la ville
fonction soit par un menu. Les nouveaux
et inversement. L’index des codes postaux
utilisateurs ont donc besoin d’un minimum
suisses est livré avec le programme. Celui
de connaissances et avec plus d’expérience,
des autres pays peut être importé selon les
ils accélèrent leur rythme de travail.
besoins.
Rechercher des adresses
En plus des champs du masque de saisie, les
Le programme facilite la recherche d’une
informations complémentaires suivantes
adresse particulière. Il est en effet possible
peuvent être saisies pour chaque adresse
d’effectuer des recherches dans la base des
dans la version de base:
adresses selon le numéro d’adresse, l’abré-
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Informations complémentaires
Relations
Pour chaque adresse, il existe deux pages
Les adresses peuvent être reliées les unes
d’écran contenant des informations complé-
aux autres. Par exemple, élèves – professeur,
mentaires. Leur désignation, les valeurs par
adresses professionnelles – adresses privées
défaut et les tables de sélection peuvent
ou clients – adresse de facturation et de
être définies par l’utilisateur lui-même. Tous
livraison. Le genre et le nombre de relations
ces champs servent à la classification des
sont définissables librement.
adresses selon des critères particuliers: par ex, si une adresse est déjà celle d’un client,
Notes
la date du dernier achat effectué… Il est
Deux pages A4 peuvent être remplies de
possible d’insérer chacun de ces champs
notes pour chaque adresse et personne de
dans les listes d’adresses, les lettres et les
contact. Le bloc-notes s’utilise comme un
étiquettes.
simple traitement de texte avec des blocs de texte.
Personnes de contact L’adresse n’a pas besoin d’être saisie plu-
Extraits
sieurs fois pour les personnes juridiques
A chaque fois qu’une adresse apparaît à
(entreprises, associations) disposant de plu-
l’écran, elle peut être tout de suite imprimée
sieurs interlocuteurs. 9’999 contacts peu-
sous la forme de: une ou plusieurs étiquettes
vent être saisis pour chaque adresse avec: Intitulé
lettre standard
Fonction
fiche de base contenant des informations
Adresse WWW
complètes
Contact e-mail Numéro de téléphone
Protection des données
Bloc-notes
Pour garder une uniformité des infor-
Responsabilités
mations, il est possible de limiter la saisie et
Champs libres
la modification des adresses à quelques personnes. Tous les autres utilisateurs peuvent toujours interroger ou imprimer des adresses mais ils ne peuvent pas les modifier.
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Champs supplémentaires personnalisés
Copier les adresses
Ces champs supplémentaires, définis par
Il n’est pas nécessaire de saisir à chaque fois
l’utilisateur, peuvent être utilisés aussi bien
des adresses identiques. En effet, il est pos-
pour les sélections que pour les extraits. Ils
sible de copier puis de modifier une adresse
ne se différencient en aucun cas des champs
existante avec les informations supplémen-
standard déjà existants lors de l’ouverture
taires, les personnes de contact, les notes et
de la gestion des adresses.
les relations.
Annuaire téléphonique sur CD
Lettre individuelle
Avec l’intégration du CD annuaire télépho-
Dans la saisie des adresses, il est possible
nique, il est possible d’importer des adresses
d’imprimer directement une lettre pour
directement dans la gestion des adresses.
l’adresse sélectionnée. La présentation cor-
Différents champs peuvent être définis dans
recte de l’adresse résulte des données
les paramètres en tant que champs de
prédéfinies dans les définitions des pays.
recherche pour les adresses.
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Il existe divers program-
personnes de contact, notes) peuvent être
mes performants pour
imprimées pour un contrôle ou comme fiche
l’édition des adresses
mobile.
selon différents critères: Listes d’adresses
Etiquettes
Fiches de base des
La présentation des étiquettes est définie
adresses
selon les pays. Un adressage correct est ainsi
Etiquettes
assuré partout dans le monde. Par exemple,
Publipostage
pour les USA, le nom de la ville est imprimé
Divers listes auxiliaires pour les intitulés,
avant le code postal et pour les pays
les branches, les codes postaux, les pays,
d’Europe centrale, le code postal apparaît
etc.
en premier. Selon la réglementation de la poste, les lignes vides seront supprimées.
Listes d’adresses
L’impression d’étiquettes avec une impri-
Différentes listes d’adresses correspondant
mante laser et l’adressage d’enveloppes
aux besoins habituels sont proposées par
sont également possibles.
défaut. La définition des formats d’étiquettes (par La définition de nouvelles listes est simple.
ex. hauteur et largueur, nombre d’étiquettes
L’utilisateur peut regrouper les champs et les
à imprimer dans la largeur et dans la hau-
informations désirés en listes. Après la
teur) est superflue si l’utilisateur travaille
sauvegarde, il dispose durablement de la
avec des étiquettes du fabricant Herma,
nouvelle présentation.
Zweckform ou Rank Xerox. Les formats d’étiquettes de ces fabricants sont déjà dé-
Fiches de base des adresses
finis dans le programme d’impression des
Les indications complètes des fiches de base
étiquettes ABACUS. L’utilisateur n’a qu’à
(adresses, informations supplémentaires,
choisir le bon numéro des étiquettes voulues
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selon le fabricant. Il va de soi que l’utilisateur
Sélection des adresses / personnes
peut définir lui-même la hauteur, largeur,
Tous les champs des adresses, des personnes
police, etc. qui devra être utilisée.
de contact et des activités peuvent être utilisés comme critères de sélection pour
Lettre en série
définir les adresses qui doivent être im-
La création de lettres en série est basée sur
primées sur une liste ou lors d’un envoi. Les
un modèle. Ce modèle est créé dans la
sélections restent toujours enregistrées.
gestion des adresses et contient les champs
Elles n’ont donc pas besoin d’être redéfinies
de l’adresse à transférer. Par la suite, cet
à chaque nouvelle utilisation.
espace réservé sera automatiquement rempli lors de la création de la lettre. La lettre en
L’utilisateur dispose de nombreuses opérati-
série peut ainsi être directement imprimée
ons pour définir une sélection:
depuis la gestion des adresses.
plus grand que / plus petit que
L’utilisateur peut également définir libre-
plus grand ou égal
ment les champs qui devront apparaître
égal ou différent
dans la lettre.
plus petit ou égal commence par
Ordre des extraits
contient
Les extraits des adresses peuvent être triés selon les critères suivants:
Plusieurs conditions peuvent être associées
Numéro d’adresse
avec ‘et / ou’ et correctement structurées
Abréviation
par des parenthèses. Toutes ces possibilités
Nom, prénom, NPA, numéro d’adresse
permettent de sélectionner n’importe quelle
Pays / NPA / Abréviation
quantité d’adresses et de contacts.
3 critères définissables librement
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Présentation de listes
Modèles
Grâce à un générateur de liste flexible et
Les définitions des extraits peuvent être
performant, la création de listes personna-
enregistrées avec toutes les informations.
lisées devient un jeu d’enfant. L’utilisateur
L’utilisateur peut les rappeler rapidement
peut sauvegarder des extraits déjà définis
pour un besoin ultérieur. Il n’a pas besoin de
sous un nouveau nom et les modifier selon
procéder à de nouvelles définitions pour
ses besoins.
faire apparaître l’extrait souhaité.
Rechercher
Sélection avec l’assistant
Grâce à une fonction de recherche très pra-
L’utilisateur peut créer ses sélections manu-
tique, l’utilisateur peut retrouver un chiffre
ellement ou avec l’aide d’un assistant.
ou un texte dans chaque liste apparaissant à
L’utilisateur peu expérimenté peut donc
l’écran. Les chiffres et les textes trouvés
également définir des formules complexes.
seront marqués.
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L’option “Activités” est
Activités selon les adresses
un instrument efficace
Ce programme peut être appelé direc-
pour l’exploitation de
tement depuis le masque de saisie des
tous
adresses. N’importe quelle activité peut être
les
genres
de
contact entre les utilisa-
attribuée à une adresse, par exemple:
teurs et les clients ou
Envoyer des documents
les intéressés.
Relancer dans x jours Cotisations annuelles etc.
Cette option peut s’utiliser dans différents Activités selon les genres
domaines comme: Soutien de la vente
Ce type d’activités permet la consultation et
Gestion des abonnés
le traitement d’activités analogues, comme
Contrôle des échéances
par exemple:
Disposition de services et de véhicules
Toutes les offres
Gestion des prestations
Tous les téléphones Toutes les lettres etc.
En liaison avec la facturation AbaWorX, les activités sont également utilisées pour:
Il est ainsi possible de voir rapidement les
Création de factures périodiques
retards accumulés chez certains employés.
Compensation des cotisations
Ces retards peuvent être rapidement corrigés selon les besoins ou répartis autrement.
Il existe trois genres d’activités: Les activités par adresse
Activités selon les employés
Les activités des propres employés
Dans ce programme, les employés ont une
Les activités triées selon leur genre
liste de toutes leurs activités et peuvent avoir une idée exacte des tâches à exécuter.
L’utilisateur dispose, pour chacun de ces
Une fois exécutée, l’activité est marquée et
types d’activités, d’un programme de saisie
n’apparaît plus dans les activités en attente.
et d’édition.
Chaque employé peut lui-même indiquer
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une nouvelle activité et l’attribuer à d’autres
sonnes concernées l’activité „Relancer dans
utilisateurs si nécessaire. Cela est particu-
30 jours“.
lièrement intéressant pour la relance des Suppression sélective d’activités
entretiens de vente.
Toutes les activités présentent un marquage Indications
indiquant si elles ont déjà été exécutées.
Pour chaque activité, les informations sui-
De temps en temps, les activités achevées
vantes peuvent être saisies:
pendant une période définie peuvent être
Adresse et contact
supprimées.
Employé propre Genre de l’activité
Extraits
Priorité
Les extraits des activités peuvent être
Date de début et date prévue pour l’exé-
regroupés par adresse, par genre d’activités
cution
ou par employé. Ils offrent un maximum de
Quantité et montant
flexibilité:
Remarques
La présentation peut être définie libre-
Notes
ment
Facturé
Les sélections sont fondées sur le même principe que celui des adresses. Tous les
Générer des activités
champs peuvent être limités et liés entre
Il n’est pas nécessaire d’indiquer chaque ac-
eux. Pour une utilisation efficace, des
tivité séparément. En effet, grâce à certains
sélections ad hoc supplémentaires peu-
critères de sélection, les activités peuvent
vent être définies.
être créées automatiquement. Par exemple,
L’ordre de l’extrait peut être choisi selon
après l’envoi d’une brochure publicitaire, il
le genre des activités et selon la date.
serait possible d’indiquer à toutes les per-
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A C T I V I T E S
Générer des factures
Activités terminées / non terminées
En travaillant également avec la facturation
Pendant la saisie ou le traitement des
AbaWorX, l’utilisateur peut créer automa-
activités, l’utilisateur peut faire apparaître
tiquement des factures depuis les activités.
toutes les activités ou seulement les activités
Il est donc facile d’établir toutes sortes de
en attente mais aussi toutes les activités
factures périodiques comme les abonne-
facturées.
ments, les cotisations, etc.
Modifications globales
Changer d’ordre
L’utilisateur économise beaucoup de temps
Pendant le traitement de la table des
avec les modifications globales dans les
activités, l’ordre peut être modifié et trié
activités. Par exemple, lorsqu’un employé
selon le genre des activités ou selon la date.
quitte l’entreprise, toutes ses activités sont transférées à son successeur, en une seule fois.
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PROGRAMMES
AUXILIAIRES
/
PROGRAMMES
SYTEME
PROGRAMMES
AUXILIAIRES
/
PROGRAMMES
SYTEME
La sécurité des données
Programmes de reconstitution
et la confidentialité des
Si les données ont été endommagées suite à
informations sont pri-
une coupure de courant ou à une interrup-
mordiales.
tion du système, les programmes de recon-
ABACUS offre divers
stitution sont capables, dans la plupart des
programmes répondant
cas, de rétablir les données.
à ces deux exigences. Sécurité de transaction Avec la version client / serveur de la gestion des adresses ABACUS, la sécurité des tranSystème de protection
sactions est mieux assurée grâce aux procé-
avec mot de passe
dures “Roll-Back”. Cela est particulièrement
Chaque utilisateur doit gérer lui-même son
utile pour les grandes quantités de données.
mot de passe. Grâce à l’administrateur du
Ainsi, lors d’une coupure de courant, il n’est
système, un nouvel utilisateur peut être
pas nécessaire de perdre du temps à recon-
attribué à un groupe d’utilisateurs n’ayant
stituer les données.
accès qu’à certaines parties de la gestion des adresses ou seulement à certains man-
Expressions variables
dants. De plus, il est également possible de
Elles permettent de créer de nouveaux
définir le menu auquel le groupe d’utilisa-
champs grâce à la combinaison de champs,
teurs a accès.
de constantes et de fonctions existantes. Ces nouveaux champs peuvent être insérés
L’administrateur peut aussi préciser les dro-
dans des listes, sur des étiquettes et dans
its de chaque utilisateur en autorisant ou en
des lettres. Un utilisateur expérimenté peut
limitant l’accès à certaines fonctions et pos-
trier toutes les informations importantes des
sibilités:
données et établir des extraits utiles.
Définir et modifier les désignations des champs
Réplication Groupware
Saisir et modifier des adresses
Permet d’utiliser les données de la gestion
Saisir et modifier des activités
des adresses dans Outlook de Microsoft. Cette échange des données est conçue de
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PROGRAMMES
AUXILIAIRES
/
PROGRAMMES
SYTEME
manière non directionnelle. Cela signifie
de comparer le fichier existant des adresses
que les données sont transférées de la gesti-
avec celui à importer. L’utilisateur peut sim-
on des adresses ABACUS vers le programme
plement définir, au moyen de Drag&Drop,
Groupware concerné.
les champs qui doivent être reliés les uns aux
Avec la même attribution des champs que
autres.
l’annuaire électronique, il est possible de relier simplement entre eux quelques
Données système saisie d’adresses
champs de la gestion des adresses ABACUS
Différentes propositions peuvent être défi-
et de Outlook MS (données adresses et per-
nies dans les données du système pour un
sonnes de contact). Cela est possible grâce
déroulement optimal de la saisie des adres-
aux sélections ou aux regroupements des
ses. En règle générale, ces propositions ne
adresses dans le programme Groupware. Si
se définissent qu’une seule fois lors de l’ou-
l’utilisateur le souhaite, il est également
verture d’un mandant.
possible de procéder automatiquement à la
Par exemple, si les nouvelles adresses doi-
réplication ou au transfert des données lors
vent être saisies dans une plage numérique
de la saisie et de la mutation de certains
particulière, cela peut être précisé dans les
enregistrements dans le programme 11.
données du système de la gestion des adresses.
Interface ASCII
Il est également possible d’indiquer que le
Il existe une interface ASCII pour l’importa-
pays et la langue soient proposés automa-
tion des adresses depuis un autre système
tiquement lors de la saisie des adresses.
informatique ou pour l’échange d’adresses
Pour ne rien oublier lors de la saisie d’une
entre différents programmes de gestion des
nouvelle adresse, l’utilisateur peut préciser
adresses ABACUS.
que le programme passe directement aux pages 2 et 3 de la base des adresses pour
Les interfaces ASCII servent à l’importation
saisir d’autres informations.
et à l’exportation des données.
Si l’abréviation, qui est utilisée par exemple
En vue d’une exportation, il est possible de
comme critère de tri pour l’édition de listes,
définir les champs à exporter depuis la gesti-
ne se compose pas du nom et du prénom,
on des adresses ABACUS et à préparer pour
l’utilisateur peut reprendre le nouveau
un traitement ultérieur dans Excel.
champ souhaité dans la liste des expressions
Pour l’importation d’adresses, il est possible
variables.
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P A R T I C U L A R I T E S A U X I L I A I R E S
/
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P R O G R A M M E S
P R O G R A M M E S
S Y T E M E
Configurer l’annuaire téléphonique CD
Sauvegarde des données
Cette fonction permet de définir toutes les
Les programmes de copie permettent de
informations importantes et de travailler
sauvegarder facilement des données ou de
avec le CD de l’annuaire téléphonique.
les recharger, si nécessaire. Lors de la sauve-
L’utilisateur détermine les champs sur les-
garde, les données sont comprimées à un
quels la recherche doit s’effectuer et les
huitième de leur volume.
champs qui doivent être repris dans la gestion des adresses.
Générateur de listes AbaView
Tables extensibles
Si l’utilisateur désire un extrait spécial, le
La définition libre de 255 champs dans le
programme AbaView (option) lui permet
domaine des adresses, des activités et des
d’accéder à toutes les données adresses
personnes de contacts permet au program-
importantes et lui donne la possibilité de
me de gestion des adresses de s’adapter aux
définir ses propres extraits. Ce générateur
exigences de l’entreprise. Ces champs peu-
de liste permet, par exemple, d’exécuter ses
vent être également utilisés pour les sélec-
propres calculs, d’afficher n’importe quels
tions et les extraits.
totaux et sous-totaux et de définir sa propre clé.
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FIC HE TE CH NI QU E
F I C H E
T E C H N I Q U E
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E X I G E N C E S
S Y S T E M E
Mandants Nombre de mandants
9’999 mandants
Numéro de mandant
4 positions numériques.
Nom du mandant
30 positions
Adresses Nombre maximal d’adresses
Aucune limite
Numéro d’adresse
10 positions numériques.
Abréviation
16 positions alphanumériques
Titre
25 positions alphanumériques
Nom
50 positions alphanumériques
Prénom
30 positions alphanumériques
Complément
50 positions alphanumériques
Ligne d'adresse 1
50 positions alphanumériques
Ligne d'adresse 2
50 positions alphanumériques
Pays
4 positions alphanumériques
Code postal
10 positions alphanumériques
Ville
50 positions alphanumériques
Branche
4 positions alphanumériques
Nom intitulé
50 positions alphanumériques
Téléphone 1
20 positions alphanumériques
Téléphone 2
20 positions alphanumériques
Portable
20 positions alphanumériques
65 positions alphanumériques
Adresse internet
65 positions alphanumériques
Fax
20 positions alphanumériques
Remarque
40 positions alphanumériques
Champs libres
2 x 3 positions alphanumériques
Date
1
Bloc-notes
4 KB par adresse (texte libre sur env. 2 pages A4)
Champs d’adresse à désigner librement Champs texte
4 x 30 positions alphanumériques
Champs info
6 x 12 positions alphanumériques
Champs code
4 x 1 position alphanumérique
Chiffres
4 x 8/4 positions numériques
Date
2
Champs oui / non
24
Intitulés Nombre maximal
99 positions numériques.
Intitulé
30 positions numériques.
Texte d’intitulé
50 positions numériques.
Personnes de contact Nombre maximal
9'999 par adresse
Nom
20 positions alphanumériques
Prénom
15 positions alphanumériques
Fonction
20 positions alphanumériques
Initiales
4 positions alphanumériques
Nom intitulé
20 positions alphanumériques
Titre
25 positions alphanumériques
Téléphone 1
20 positions alphanumériques
Téléphone 2
20 positions alphanumériques
Fax
20 positions alphanumériques
Portable
20 positions alphanumériques
Remarque
40 positions alphanumériques
Bloc-notes
4 KB par adresse (texte libre sur env. 2 pages A4)
Champs libres
2 x 3 positions alphanumériques
65 positions alphanumériques
Adresse internet
65 positions alphanumériques
Date
1
Tables extensibles Fichier adresse
255 champs supplémentaires à définir librement alphanumérique 255 caractères, numérique 8.4 caractères, date, oui / non
Fichier personnes de contact
255 champs supplémentaires à définir librement alphanumérique 255 caractères, numérique 8.4 caractères, date, oui / non
Fichier activités
255 champs supplémentaires à définir librement alphanumérique 255 caractères, numérique 8.4 caractères, date, oui / non
Exigences système Processeur
Pentium III ou IV
Système d’exploitation
Windows NT4, min. Service Pack 6a Windows 2000, à partir Service Pack 2 Windows XP
Réseau
Windows NT4 Serveur, min. Service Pack 6a Windows 2000, min. Service Pack 2 SuSE Linux à partir V 7.0 avec Samba à partir V 2.1 (File Server)
ABACUS Research SA se réserve le droit de modifier les exigences système et la taille des données pour les nouvelles versions des programmes.
M AN DA NT S
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:
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A
La version de base de la
Genres d'activités
gestion des adresses
Genres de liaisons
supporte
deux
Genres de sélections
dants
(entreprises).
L’option
“Mandants”
man-
N
D
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S
Genres de regroupements
permet de gérer jusqu’à
Cette fonction de copie est destinée aux entrepri-
9'999 mandants.
ses comptant plusieurs filiales décentralisées qui gèrent elles-mêmes une gestion des adresses. Lors
Chaque utilisateur peut
de l’ouverture de la gestion des adresses de cha-
facilement définir lui-
que filiale, on peut choisir un mandant modèle
même
nouveaux
dont on reprend sélectivement l’ensemble des
mandants. A l’aide des fonctions standardisées de
de
données de base. On évite ainsi de devoir
copie, les données de base existantes peuvent
paramétrer individuellement chaque filiale.
être reprises pour les nouveaux mandants. Passage d’un mandant à un autre Reprise des données de base
Tous les mandants sont présentés dans une liste
Lors de l’ouverture d’une nouvelle gestion d’a-
triée par numéros ou par noms. L’utilisateur peut
dresses, les données de base suivantes d’un man-
rechercher rapidement un mandant selon ces
dant existant peuvent être reprises:
deux critères, ce qui est très appréciable lorsque
Branche OFIAMT
de nombreux mandants sont activés.
Branche du mandant
Le passage d’un mandant à un autre s’effectue
Intitulés
simplement et rapidement après un contrôle du
Eléments de texte
droit d’accès.
Définitions de champs Présentation de listes
RE GR OU PE M EN TS
O P T I O N
A D R E S S E S :
R E G R O U P E M E N T S
Lors d’une utilisation
Trier librement des regroupements
intensive de la gestion
L’ordre des regroupements peut se définir libre-
des adresses, l’option
ment et s’établir sur les champs de différents
“Regroupements” offre
fichiers. Les expressions variables qui se composent
plusieurs
possibilités
de différents champs ou parties de champs avec
pour augmenter l’effica-
des formules, peuvent également servir de champs
cité d’exploitation des
de tri.
adresses: Traiter plus rapide-
Regroupements hiérarchiques
ment les envois
Grâce aux regroupements hiérarchiques, une nou-
Exploiter des groupes de travail et des équipes
velle dimension de regroupements existe. Par
de projet
exemple, plusieurs regroupements existants peu-
Trier librement des extraits
vent être réunis dans une classification hiérarchi-
Insérer des sélections
que fonctionnant selon le "principe top down " (Suisse, cantons, villes, etc.). L’utilisation de cette
Accélération des envois
structure arborescente permet une présentation
L’avantage principal de cette option est le traite-
claire et transparente.
ment plus rapide des envois. A l’aide d’une seule sélection, les adresses sont regroupées. Par la suite,
Importer un regroupement
tous les extraits nécessaires s’établissent rapide-
A l’aide d’une interface, il est possible de constitu-
ment via le regroupement. Lors d’un tel regrou-
er une sélection d’adresses en dehors de la gestion
pement, l’utilisateur peut à chaque fois
des adresses et de l’importer via un fichier ASCII.
introduire différentes adresses
Cette possibilité est judicieuse lorsque, par exem-
supprimer des adresses
ple, le chiffre d’affaires détermine l’appartenance
et renouveler un envoi identique ultérieurement.
d’une adresse à l’envoi de Noël. Au lieu de sélectionner les adresses selon une liste, il est possible
Exploitation des groupes de travail
d’éditer tous les choix obtenus par le programme
Les équipes de projet, les groupes de travail et aut-
de calcul du chiffre d’affaires et des les importer
res groupes avec peu de membres sont un autre
dans la gestion des adresses.
exemple de l’utilisation de l’option “regroupements”. Comme il n’est pas nécessaire d’effectuer à chaque fois des recherches dans toute la base des adresses, l’impression est alors accélérée.
M UT AT IO NS GL OB AL ES
O P T I O N
A D R E S S E S :
M U T A T I O N S
G L O B A L E S
Si les données n’ont pas
Toutes les adresses à supprimer sont présentées
été
dans une liste ce qui peut éviter des erreurs de
saisies
correcte-
ment, un gros travail de
suppression.
réorganisation est alors nécessaire.
Rechercher des adresses en double
Pour effectuer efficace-
L’utilisateur dispose d’un filtre pour reconnaître
ment une réorganisati-
les adresses saisies deux fois. Ce filtre recherche
on, l’utilisateur peut se
les adresses identiques en fonction de certains
servir
mutations
paramètres. Les adresses peuvent être décelées et
globales qui permettent
des
supprimées individuellement ou, lors de grosses
d’attribuer à un champ
quantités, éliminées automatiquement.
le contenu d’un autre, Gestion des adresses par champs
un texte ou une combinaison.
Certains champs apparaissent dans une table et Supprimer globalement
peuvent y être traiter très efficacement. Avec les
Les adresses qui ne sont plus utilisées n’ont pas
mutations globales, cela permet de retravailler
besoin
complètement la base des adresses sans trop
d’être
supprimées
tout
de
suite.
L’utilisateur peut les désactiver et les effacer périodiquement après une sauvegarde des données.
d’effort.
PR ETR IA GE EN VO IS EN M AS SE
OPTION
ADRESSES:
PRE-TRIAGE
DES
ENVOIS
EN
MASSE
Economiser les frais
Le triage selon la circonscription est actualisé à
de port par le pré-
chaque fois que les adresses sont modifiées
triage des envois
depuis le dernier envoi.
Si les envois sont déjà triés en liasses, la Poste
Triage
propose des tarifs inté-
Dans un premier temps, toutes les adresses sont
ressants pour l’envoi de
triées selon le code postal, la circonscription et la
journaux et magazines
rue puis la distribution selon les circonscriptions
périodiques ainsi que
de la Poste est effectuée.
pour les envois en nombre. Le but de la Poste est de diminuer la charge de travail engendrée par la
Etiquettes d’adresses
distribution des envois. La Poste gagne du temps
Le format des étiquettes peut se définir librement.
lorsque le client dépose les envois en liasses déjà
En plus de l’adresse, l’étiquette peut contenir la
triés par bureaux de poste ou par circonscription.
circonscription et le genre d’envoi. Un marquage est fait sur la dernière étiquette d’une liasse (par
Préparation nécessaire
exemple un étoile).
Les données normales des adresses suffisent au pré-triage jusqu’au niveau des bureaux de poste.
Etiquette sur les liasses
Si les liasses doivent être triées jusqu’à la circon-
Chaque liasse contient un feuillet où le code
scription, celle-ci peut être indiquée selon le fichi-
postal, la circonscription et le nombre d’exemplai-
er de la Poste ou inscrite automatiquement grâce
res sont indiqués.
à une comparaison électronique. Cela est utile
Une étiquette peut aussi être éditée à la place d’un
pour les publications locales lorsque la plupart
feuillet. Elle sera ensuite collée sur un feuillet.
des destinataires habite la même ville. Protocole Travail de l’ordinateur
Un protocole est donné lors de la livraison de
Comparaison avec le fichier des circonscripti-
l’envoi, le remboursement des frais de port y est
ons de la Poste
calculé.
DI FF US IO N BA SE S D’ AD RE SS ES
OPTION
ADRESSES:
DIFFUSION
DES
BASES
DES
ADRESSES
Cette option permet aux
les est possible. Par exemple, la maison mère peut
entreprises ayant des
transmettre de temps à autre la base complète des
filiales ou des collabora-
adresses aux collaborateurs externes, tandis que
teurs externes d’avoir
ces derniers ne peuvent renvoyer que certains
une gestion des adresses
champs de sélection.
sur différents systèmes informatiques comparer
et
de
périodique-
Importer des données L’importation des données se fait en trois étapes:
ment la base des adres-
Importer toutes les données
ses.
Trier selon la date Enregistrer dans la base de données
Exporter les données Lors de l’exportation des adresses, l’utilisateur dis-
Lors de plusieurs mutations à plusieurs endroits, la
pose des limitations suivantes:
dernière mutation effectuée est aussi la dernière enregistrée.
Période Seules les nouvelles saisies et les modifications
Pendant l’importation, les modifications seront
d’une période définie sont transférées.
inscrites dans un protocole qui pourra être contrôlé à l’écran ou édité.
Fichiers L’utilisateur peut définir si les adresses, les person-
Activités distribuées
nes de contact, les liaisons, les notes et les autres
Si l’option “Activités” est installée, les activités
données de base (par ex. les branches ou les inti-
peuvent également être échangées entre les dif-
tulés) doivent être échangés.
férents ordinateurs ou mandants. Cela est intéressant, par exemple, pour les collaborateurs exter-
Champs
nes. La veille d’une visite client, le collaborateur
A l’intérieur des fichiers, seuls certains champs
externe peut transférer sur son ordinateur porta-
peuvent aussi être transmis.
ble les activités nécessaires et après sa visite, il peut retransmettre les nouvelles informations dans
Grâce à ces indications, une délimitation exacte des compétences entre la maison mère et les filia-
le système principal.
IN TE RF AC E OL E
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A D R E S S E S :
I N T E R F A C E
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L’interface OLE permet
faces ne sont donc plus nécessaires. Avec une
l’intégration d’un pro-
intégration online, c’est à dire un traitement
gramme étranger dans
direct, les informations du programme étranger
la gestion des adresses
peuvent être déjà contrôlées pendant leur saisie.
ABACUS. Les saisies et
On évite ainsi les saisies multiples d’adresses ou les
les modifications d’a-
erreurs de saisie.
dresses sont alors effectuées online pour les
La dernière version de l’interface OLE se trouve sur
deux programmes. Les
la homepage d’ABACUS www.abacus.ch
traitements des inter-
AB AC US TO OL -K IT
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Le Tool-Kit ABACUS (ATK) est le Runtime de base
AbaVision
des applications ABACUS. Les appplications ABA-
AbaVision est un Add-
CUS qui ont déjà fait leurs preuves des milliers de
On, qui sert à la complè-
fois et qui se distinguent par une convivialité et
te intégration d’Excel
une efficacité évidentes, se complètent par la plus
dans le logiciel ABA-
moderne des technologies au service de votre
CUS. Les Business Ob-
succès :
jects d’ABACUS consti-
-
K
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tuent la base pour l’utiABACUS Explorer :
lisation d’Excel en tant ABACUS Explorer est le
que système d’informa-
noyau principal des ap-
tion de gestion et per-
plications ABACUS, qui
mettent l’accès on-line
intègre les importantes
jusqu’au
fonctions suivantes :
transactions.
niveau
des
Internet Explorer La complète intégration
On ne doit plus transférer manuellement les infor-
de Microsoft Internet
mations saisies dans le logiciel financier vers
Explorer dans le menu
Microsoft Office et inversement. Grâce à la nou-
principal d’ABACUS per-
velle intégration bi-directionnelle, on peut enregi-
met l’accès direct au
strer p.ex. des budgets en Excel ou en ABACUS.
World Wide Web.
Les données sont toujours actualisées automa-
tiquement.
ABACUS Explorer permet d’envoyer directement des E-mails depuis les applications ABACUS avec des documents attachés tels que, bilans, extrait de comptes etc. aussi en format PDF. Gestion des dossiers
Avantages de l’utilisation d’AbaVision : Réalisation d’un système d’information de gestion avantageux et flexible avec Excel et ABACUS
La gestion des dossiers sécurisée par un mot de
Nouvelles possibilités pour la préparation, la
passe, permet l’archivage automatique de tous les
présentation et l’échange des données et des
extraits ABACUS, les documents WORD, les rap-
informations
ports EXCEL etc. et leur affichage instantané.
Suppression de la redondance des données entre Excel et ABACUS, grâce à l’actualisation automatique des tableaux Excel. Ceci permet une réduction du nombre de sources d’erreur lors de saisies manuelles et de transferts. Accès On-line aux données ABACUS
AbaSmart: menus à la carte
Au sein d’un menu individualisé, toutes les appli-
AbaSmart permet de
cations ABACUS et externes peuvent interférer,
structurer et d’adapter
compte tenu des habitudes de travail de l’em-
le
ployé.
programme
aux
besoins individuels des utilisateurs. Cet outil
La création de menus AbaSmart est très simple,
offre
nouvelle
grâce à la technique “Drag & Drop”. Chaque
dimension de convivia-
une
nouveau menu utilisateur peut être enregistré et
lité aux logiciels comp-
conservé pour de futures utilisations. Ces menus
tables.
peuvent également être copiés et mis à disposition d’autres utilisateurs.
Menus individuels L’administrateur programmes
des
Autostart: déroulements automatiques
(Master)
Plusieurs rubriques AbaSmart peuvent être trai-
structure les écrans lui-
tées et démarées automatiquement, rubrique
même, sur la base des
après rubrique. Ceci permet d’automatiser des
positions de menu stan-
déroulements de programmes d’une certaine
dard
complexité, sans que l’utilisateur n’ait à interve-
ABACUS,
n’af-
fichant que les rubriques de programmes effectivement nécessaires
nir. Processus préliminaire
au genre de travail de l’employé (User).
Le processus préliminaire sert à la definition des
- nombre indéfini de menus individualisés
paramètres tels que, la période ou la division à
- nombre indéfini de rubriques par menu indivi-
extraire qui sont necessaires à la préparation des
dualisé
données. Il permet aussi de déterminer le format
- ordre libre des rubriques
des extraits (impression ADF, RTF, HTM, PDF, CSV
- désignation libre des rubriques
et XLS).
- protection par mots de passe, par menu individualisé - menus élaborés librement compte tenu de la suite logique des tâches
AB AC US TO OL S
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Archivage
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Scanning et archivage de documents originaux En plus de la gestion des
L’option AbaScan permet de scanner chaque
dossiers, gratuitement à
document sous forme de papier tel que bons de
votre disposition dans le
livraison, factures des fournisseurs ou dessins de
cadre du ABACUS Tool
l’atelier. Les documents ainsi digitalisés peuvent
Kit, le module ABACUS
ensuite être classés dans l’archive voulue. Les
d’archivage vous propo-
documents scannés sont également automatique-
se un classement élec-
ment indexés selon les textes complets, ce qui
tronique complet des
permet une recherche rapide avec AbaSearch.
évaluations et documents créés dans les dif-
Intégralité et immuabilité
férents programmes ABACUS ou dans des pro-
Tous les extraits, documents et données enregi-
grammes externes.
strés dans les archives ne peuvent pas être modifiés. Vous ne pouvez plus les supprimer ou les
Intégration parfaite dans les logiciels ABACUS
modifier de façon sélective.
L’archivage ABACUS est entièrement intégré dans les programmes ABACUS. Lors de l’impression
Cryptage et droit d'accès
d’une évaluation, une copie du document peut
Les données sont sauvegardées chiffrées et le
automatiquement être enregistrée dans les archi-
droit d’accès est réglé de telle manière, que seul
ves correspondantes. Les décomptes TVA, bilans
un utilisateur autorisé puisse voir les informations
etc. sont automatiquement archivés par le systè-
et que personne ne puisse effacer les données des
me, indépendamment de l’utilisateur créant l’ex-
archives.
trait. Simplicité et sécurité – l’intégrité des
La sécurité est, de plus, assurée par un mot de
données est donc garantie.
passe pour chaque archive ainsi que par les droits d’accès de la gestion des utilisateurs.
Archivage depuis les programmes Office L’intégration de l’archivage ABACUS dans les pro-
Recherche d’informations confortable
grammes Microsoft Office permet de sauvegarder
Grâce à un système de texte complet et d’indexa-
des documents Word, des tables Excel et des
tion performante, vous pouvez retrouver rapide-
exposés PowerPoint depuis l’entourage Office
ment le document voulu parmi des milliers de
directement dans les archives ABACUS.
données. Ce système vous offre: - une recherche selon des fragments de mots - une combinaison de différents éléments de texte
AbaPilot :
Scanning de rapport
Système de navigation et de recherche
Des rapports de travail écrit à la main, peuvent être
Grâce à AbaPilot, l’utili-
scannés avec le module
sateur ABACUS autorisé
de scanning de rapport
accède rapidement et
AbaForm d’ABACUS et
directement à toutes les
les données seront auto-
données et informati-
matiquement traitées.
ons, sauvegardées dans les logiciels ABACUS.
Grâce à son intégration parfaite dans les logi-
La saisie d’un terme de
ciels ABACUS, le module
recherche provoque l’af-
de scanning de rapport peut être utilisé comme
fichage de tous les enregistrements correspon-
outil de saisie pour la comptabilité des salaires, les
dants et y inclus tous les documents, les informa-
décomptes de prestation / de projet, la gestion
tions et données (Word, Excel, documents
des adresses et la gestion des commandes.
scannés).
Le temps gagné par l’automatisation et la suppression de fautes de saisie forment son utilité
Un clique de la souris suffit pour afficher les infor-
principale. Les données de base des autres appli-
mations détaillées concernant l’enregistrement.
cations p.ex. AbaProject, sont à la disposition de
En plus, le système permet même de démarrer
l’utilisateur pour un contrôle de la plausibilité.
directement l’application ABACUS appropriée
Elles ont ainsi une influence directe sur la saisie
permettant de modifier des données si nécessaire.
avec AbaForm. AbaForm peut aussi être utilisé avec les solutions
Vous devez être en possession de la licence du système de recherche AbaSearch et celui-ci doit avoir été installé, pour qu’AbaPilot puisse être utilisé.
spécifiques tel que SORBA.
Ziegeleistrasse 12, 9302 Kronbühl-Saint Gall Tél. 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00, www.abacus.ch
Ecknauer+Schoch ASW/CA-200-09.03
ABACUS Research SA