Anlagenbuchhaltung

A N L A G E N B U C H H A L T U N G

Leistungsfähigkeit dank grosser Funktionalität Die Leistungsfähigkeit einer Software ist der Schlüssel zum Erfolg. Einfache wie auch komplexe Anforderungen der Anlagenbuchhaltung können auf elegante Art und Weise realisiert werden. Die Herausforderung bei der Entwicklung der Anlagenbuchhaltung bestand darin, dass trotz der hohen Funktionalität die Bewirtschaftung der Anlagen für jeden Anwender übersichtlich und schnell erlernbar ist.

Klarheit und Information In vielen Betrieben werden heute Anlagenwerte in Millionenhöhe auf rudimentäre Art und Weise verwaltet. Aussagekräftige Informationen gegenüber der Revisionsstelle oder Dritten sind nur mit erheblichem Aufwand oder ungenau ermittelbar. Abhilfe schafft die ABACUS Anlagenbuchhaltung, mit der sich die Veränderungen der Anlagenwerte in einem Anlagenspiegel klar und übersichtlich darstellen lassen. Die beliebig definierbaren Zusatzinformationen auf dem Anlagenstamm eröffnen die Möglichkeit, das System weit über die Buchhaltungsaspekte hinaus als Informationssystem verschiedener Fachabteilungen zu nutzen.

Sinnvolle Integration Die Anlagenbuchhaltung ist ein weiterer Mosaikstein in der betriebswirtschaftlichen Gesamtlösung von ABACUS. Durch direkte Erfassung von Zugängen, Abschreibungen, Verkäufen von Anlagen usw. sind die Daten in allen Bereichen jederzeit aktuell.

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A B A C U S

I S T

M E H R

A L S

N U R

S O F T W A R E

Leistungsfähig

ABACUS hat sich in den unterschiedlichsten

Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt

und bewährt

Branchen und in über 25’000 Betrieben im

ein schnelles, erfolgreiches Erlernen und

täglichen Einsatz bewährt. Die universelle

produktives Einsetzen der Programme.

Schulungsangebot

Einsetzbarkeit und Leistungsfähigkeit beweist die ABACUS Software sowohl als ein-

Die permanente Weiterentwicklung der

fache Anwendung in Kleinbetrieben als

ABACUS Software garantiert den Schutz der

auch im Einsatz in grösseren Betrieben mit

in Software und Ausbildung getätigten

mehreren tausend erfassten Anlagen.

Investitionen.

Weiterentwicklung

ABACUS Software wird von den grössten und renommierten Schweizerischen Treu-

ABACUS bietet eine professionelle Hotline,

handgesellschaften selber eingesetzt und

die den Anwender kompetent unterstützt.

Hotline

empfohlen.

ABACUS Vertriebspartner mit mehrjähriger

Einführung und Betreuung

Integriert

Die ABACUS Software ist ein umfassendes

Erfahrung garantieren das betriebswirt-

und flexibel

Gesamtsystem, das alle Bedürfnisse einer

schaftliche und technische Know-how für

modernen Unternehmung erfüllt.

die erfolgreiche Einführung und den

Der modulare Aufbau und die Möglichkeit,

Unterhalt der Software.

die Programme als Einplatz-Lösung oder in Netzwerken integriert einzusetzen, erlauben

ABACUS Logo-Partner erfüllen im Minimum

jederzeit eine nachträgliche Erweiterung der

folgende Bedingungen:

Vertriebspartner

H Ä

Anwendung.

N D LE R

ABACUS Spezialist mit fundierten ProduktAlle Felder des Anlagenstamms können indi-

CU

S

Kenntnissen und Minimalumsatz.

A

BA

Customizing

viduell bezeichnet werden, wodurch die

Kenntnissen, Betriebssystem-Zertifikat der

FE

nissen angepasst wird.

O

ABACUS Spezialist mit fundierten ProduktPR

Software optimal den betrieblichen Bedürf-

SS IO N

Microsoft (MCP) oder Novell (CNE) und

A L

S

Version eine optimale Integration mit Win-

CU

Technologien

Minimalumsatz.

BA

ABACUS bietet mit der 32-bit Windows-

A

Modernste

Excel exportiert werden. Im weiteren ist ein

line, Spezialisten mit Betriebssystem-Zertifi-

direkter Anschluss zum Internet oder zum

kat der Microsoft (MCP) oder Novell (CNE)

Electronic Mail in der Software integriert.

und Minimalumsatz.

RE

dukte-Familie, permanenter ABACUS Hot-

A

können die Daten direkt ins MS-Word oder

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A

BA

CU

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SO

FT

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Kenntnissen der gesamten ABACUS Pro-

N

tels DDE, Drag & Drop oder OLE-Automation

RT

ABACUS Software Partner mit fundierten PA

dows-Produkten wie Microsoft-Office. Mit-

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Stärken der Anlagenbuchhaltung

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G

piert. Der Einsatz als umfassende Wert-

Optimale Integration in die übrigen ABA-

schriftenbuchhaltung oder Liegenschaftver-

CUS Programme

waltung ist nicht vorgesehen.

Einfache, ablaufgesteuerte Bewirtschaftung

von

Anlagenstammdaten

dank

Der Aufbau der ABACUS Anlagenbuchhal-

Vorschlagswerten, Kopierfunktionen und

tung passt sich den bestehenden ABACUS

Globalmutationen

Programmen bezüglich Benutzerführung

Betriebsspezifische Auswertungen der

und Konzeption an. Dadurch ist für beste-

Anlagen sortiert und selektiert nach ver-

hende ABACUS Anwender sichergestellt,

schiedensten Kriterien und Klassierungen

dass sie die Anlagenbuchhaltung schnell

Verschiedene Bewertungsmöglichkeiten

erlernen und optimal einsetzen können.

in Form von Buchungskreisen wie z.B.: Finanzbuchhaltung, Steuern, Kostenrech-

Ausführliche Hilfsbildschirme und sinnvolle

nung, Konzern, usw. ermöglichen die Dar-

Systemvorschläge erleichtern auch dem

stellung des Anlagevermögens in der ge-

Neuanwender einen problemlosen Einstieg.

wünschten Form ohne Datenredundanz Automatische Abschreibungsläufe und

Die folgenden Seiten zeigen im Detail die

direkte Verbuchung in ABACUS Finanzbuch-

vielfältigen Möglichkeiten, welche die ABA-

haltung und Kostenrechnung oder mittels

CUS Anlagenbuchhaltung bietet. Die Optio-

Beleg in Fremdprogramme

nen sind auf den Zusatzseiten im Anhang

Zielwerte für Abschreibungen lassen sich

dieser Broschüre ausführlich beschrieben:

festlegen.

Datenblatt/Systemvoraussetzungen

Automatische Berechnung der Abschreibungen pro Anlage aufgrund eines vorgege-

Mandanten

ben Zielwertes.

Kostenstellen

Anforderungen des neuen Aktienrechts erfüllt (Stille Reserven/Anlagenspiegel).

Budgetierung

ASCII-Schnittstelle für den Übertrag von ASCII-Schnittstelle Stammdaten

Anlagenstammdaten aus und in Fremdprogramme

AbaView Report Writer

Grundsätzlich ist die Anlagenbuchhaltung

ABACUS Tool-Kit

für die Erfassung von Sachanlagen konzi-

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I N T E G R I E R T E F Ü R

A L L E

Fremdprodukte/ Individual-Lösungen

S O F T W A R E

A N S P R Ü C H E

Intranet Internet

ZeiterfassungsSysteme

AbaShop E-Commerce

Auftragsbearbeitung

Produktionsplanung und -steuerung

Finanzbuchhaltung/ Kostenrechnung

Debitorenbuchhaltung

Kreditorenbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Archivierung

Leistungs-/ Projektabrechnung

Human Resources

Lohnbuchhaltung

Adressverwaltung

Electronic Banking

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Die ABACUS Anlagen-

Weil die Kostenrechnung normalerweise

buchhaltung umfasst

monatlich, die Finanzbuchhaltung aber

die folgenden Stamm-

quartalsweise abgeschlossen wird, können

daten-Elemente:

pro Buchungskreis unterschiedliche Perio-

Firmen-Stammdaten

den für die Berechnung der Abschreibungen

Bewegungsarten

festgelegt werden.

Berechnungsregeln Selektionen

Anlagenkategorien Anlagenkategorien fassen gleichartige An-

Für das Customizing, d.h. die Anpassung

lagen zusammen, z.B. Maschinen, Fahr-

der Stammdaten an die Anforderungen des

zeuge, Büromobiliar usw., die in Bezug auf

Betriebes, müssen nur die Firmen-Stamm-

die Erfassung von neuen Anlagen, Abschrei-

daten definiert werden. Die Bewegungs-

bung, FIBU-Verbuchung, KST-Zuordnung,

arten und Berechnungsregeln für die

usw. gleich behandelt werden. Die Anlagen-

Abschreibungen sind in den meisten Fällen

kategorie ist Träger von Vorschlagswerten,

von ABACUS bereits vollständig definiert.

so dass neue Anlagen einfach und sicher erfasst werden können.

Firmen-Stammdaten Buchungskreise

Pro Anlagenkategorie kann ein Nummern-

Damit die Anlagenwerte nach unterschiedli-

kreis-Intervall vergeben werden. Somit ist

chen Bewertungsrichtlinien geführt werden

sichergestellt, dass die Anlagen-Nummer

können, stehen je nach Komplexität der An-

aufgrund der Anlagenkategorie innerhalb

lagenbuchhaltung verschiedene Buchungs-

eines bestimmten Nummernkreises zuge-

kreise zur Verfügung.

wiesen wird.

Beispiele für Buchungskreise:

Anlagensaldofelder

Buchungskreis 1: Finanzbuchhaltung

Sämtliche Bewegungen auf den Anlagen

Buchungskreis 2: Kostenrechnung

wie z.B. Anschaffungskosten, Zugänge,

Buchungskreis 3: Steuern

Abgänge, kumulierte Abschreibungen, Abschreibungen laufendes Jahr oder Restwert

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N

werden pro Anlage journalisiert. Die Saldi

Weitere spezielle Abschreibungsregeln kön-

können getrennt nach Buchungskreis,

nen vom Benutzer frei definiert werden.

Geschäftsjahr, Monat sowie Soll und Haben ausgewertet werden.

Restwert Die Abschreibung einer Anlage erfolgt wahl-

Bewegungsarten

weise bis zum Restwert Null oder bis zu

Damit die wertmässigen Veränderungen

einem festgelegten Erinnerungs- oder

und Bewegungen auf den Anlagen in sach-

Schrottwert. Dieser Restwert kann in Form

lich und zeitlich richtiger Darstellungsform

eines fixen Betrags oder als Formel bestimmt

erfasst werden, lassen sich frei definierbare

werden. In der Kostenrechnung kann z.B.

Bewegungsarten (z.B. Abschreibungen, Zu-

die Abschreibung unter den Restwert Null

gang, Verkauf usw.) bestimmen.

erfolgen.

Durch die Eingabe von Bewegungsarten

Verteilung der Abschreibung im

wird insbesondere die Verbuchung auf die

Geschäftsjahr

Saldofelder sowie in die FIBU/Kostenrech-

Im allgemeinen erfolgt die Verteilung der

nung automatisch gesteuert.

Abschreibung gleichmässig auf die einzelnen Perioden des Geschäftsjahres. Bei

Berechnungsregeln

neuen Anlagen kann bestimmt werden, ob

Die Berechnungsregeln bestimmen die ver-

die Abschreibungen bezogen auf die restli-

schiedensten Arten von Normal-, Sonder-

che Zeitdauer im Geschäftsjahr pro rata

oder Leistungsabschreibungen.

oder voll gerechnet werden müssen.

Abschreibungsmethoden

Indizierte Wiederbeschaffungs-

Die wichtigsten Abschreibungsregeln wer-

und Versicherungswerte

den von ABACUS mitgeliefert:

Für die Berechnung von Wiederbeschaf-

- Lineare Abschreibung aufgrund von Pro-

fungs- oder Versicherungswerten können

zentzahlen oder Nutzungsdauer

jahres- oder altersabhängige Indexreihen in

- Degressive Abschreibung

einer Berechnungsformel definiert werden.

- Kalkulatorische Zinsen - Leistungsabhängige Abschreibungen - Abschreibung von Leasinganlagen - usw.

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B E S O N D E R H E I T E N

B E I

D E N

D E F I N I T I O N E N

Customizing

Vorschlagswerte

Durch die freie Bezeichnungen aller Felder

Für die Erfassung von neuen Anlagen wer-

im Anlagenstamm können diese den be-

den aus den Firmenstammdaten sinnvolle

trieblichen Bedürfnissen optimal angepasst

Vorschlagswerte mitgegeben. Somit ist eine

werden.

einfache Erfassung von Anlagen garantiert.

Zeitachse

Abschreibungen

Wichtige Stammdatenelemente wie Ab-

Für die Abschreibungen auf einen bestimm-

schreibungsregeln, Konten- und Kosten-

ten Restwert können beliebige End- und

stellen-Zuordnungen sind auf der Zeitachse

Restwertregelungen definiert werden. Somit

gespeichert. Somit können z.B. Änderungen

werden z.B. in der FIBU die Abschreibungen

in der Kostenstellenzuordnung auf ein

auf den Restwert Null, in der Kostenrech-

bestimmtes Datum festgelegt und entspre-

nung sogar unter den Restwert Null berech-

chende Listen mit Gültigkeitsdatum per

net.

Stichtag erstellt werden.

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D

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N

Der Anlagenstamm be-

Kostenstellen

steht aus mehreren Ele-

In einer Tabelle können die Anlagen durch

menten, die je nach

eine fixe prozentuale Aufteilung auf maxi-

Anforderungen

ent-

mal 10 verschiedene Kostenstellen verteilt

sprechend den indivi-

werden. Dank der Speicherung dieser Daten

duellen

auf der Zeitachse können Wechsel auf ande-

Bedürfnissen

des Betriebes erfasst

re Kostenstellen jederzeit erfasst werden.

werden können: Gliederung der Anlagen Zur Gliederung der Anlagen stehen folgen-

Standard-Anlagenstammdaten (Anlagen-

de Elemente zur Verfügung:

Nummer, Bezeichnung, Kategorie, Anschaf-

Freie hierarchische Klassierungen mit

fungsdatum usw.)

max. 12 Stufen

Erweiterte Anlagenstammdaten mit frei

Anlagen-Kategorien (z.B. Gebäude, Fräs-

definierbaren Text-, Datums- und Wert-

maschinen, Computer, Fahrzeuge)

feldern

Anlagen-Typ (z.B. aktivierte Anlage, Lea-

10 verschiedene Kostenstellen

singanlage, budgetierte Anlage)

5 verschiedene Abschreibungsregeln pro

Freie Gruppierungen (z.B. Standort)

Buchungskreis

Bestandeskonto

24 Anlagenfelder mit frei definierbaren

Bestandes-Kostenstelle

Text-, Datums- und Wertfeldern

Benutzer

10 verbundene Adressen (Versicherung,

usw.

Hersteller, Lieferant usw.)

24 Selektionskriterien zur selektiven

Durch die vielfältigen Gliederungsmög-

Ausgabe der Anlagenstammdaten

lichkeiten können die Anlagen in praktisch

Versicherungs- und technische Angaben in Form von frei definierbaren Betrags-,

jeder beliebigen Form und Reihenfolge dar-

Datums- oder Textfelder

gestellt werden. Die Klassierung ist maximal 12-stufig und eignet sich für den Anlagen-

Unterteilung nach Ober- und Unter-

spiegel und Inventar- oder Versicherungs-

anlagen

listen.

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Ober- und Unteranlagen

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Budgetierte Anlagen

Durch diese Funktion können mehrere Teile

Zukünftig zu beschaffende Anlagen können

einer Anlage separat im Anlagenstamm

nach Bewilligung des Budgetantrags bereits

geführt und gleichzeitig zu einer Gesamt-

erfasst werden. Dies hat den Vorteil, dass

anlage zusammengeführt werden.

bei Abschreibungsvorschauen budgetierte Anlagen bereits in automatischen Abschrei-

Bewegungen buchen

bungsläufen enthalten sind. Sobald Investi-

Folgende Bewegungen werden mittels

tionen auf budgetierten Anlagen ausgelöst

geführter Dialoge schnell und sicher direkt

werden, sind Budgetvergleiche möglich. Für

im Anlagenstamm erfasst:

das Investitions-Controlling ist dies ein wert-

- Zugang während des Geschäftsjahres

volles und effizientes Hilfsmittel zur Über-

- Zugang einer budgetierten Anlage

wachung der Kosten budgetierter Anlagen.

- Nachaktivierung - Teilzugang und Teilabgang

Leasinganlagen

- Vollabgang, Liquidation, Verkauf

Geleaste Anlagen können aufgrund des Capital-Lease-Verfahrens behandelt werden.

Nachaktivierung

Alle notwendigen Stammdatenfelder, Bewe-

Mit einer Nachaktivierung werden die Werte

gungsarten und Saldofelder für die Abwick-

derjenigen Anlagen erfasst, welche ein

lung von Leasinganlagen sind im Standard

Anschaffungsdatum vor dem Stichtag der

bereits definiert.

Einführung der Anlagenbuchhaltung aufGlobalmutationen

weisen.

In der Anlagenbuchhaltung müssen aufgrund der grossen Datenmengen einzelne

Verkauf einer Anlage Durch die Angabe des Verkaufspreises wird

Felder des Anlagenstamms verändert wer-

der Verkauf einer Anlage ausgelöst. Die

den können. Mit Hilfe von selektiven und

kumulierten Abschreibungs- und histori-

feldweisen Globalmutationen können be-

schen Anschaffungskosten werden automa-

stehende Anlagenstammfelder überprüft

tisch ausgebucht.

oder neue einfach erfasst werden.

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B E S O N D E R H E I T E N

D E R

A N L A G E N S TA M M D AT E N

Kopieren von Anlagen

Anlagen ohne Saldi

Neue Anlagen können durch das selektive

Nebst den aktivierten Anlagen können soge-

Kopieren

(Muster-)

nannte “Anlagen ohne Saldi” erfasst wer-

Anlagenstammsätzen schnell und sicher

den. Dadurch können geringwertige An-

eröffnet werden, z.B. für die Eröffnung von

lagen, welche nur zu Inventarzwecken

gleichartigen Anlagen.

erfasst sind, auf einfachste Art und Weise

von

bestehenden

verwaltet werden.

Dossier

Zeitachse

In einem Dossier können beliebige Doku-

Wichtige Stammdatenelemente wie Kosten-

mente in unterschiedlichen Formaten (Word,

stellen-Zuordnungen, Abschreibungen, An-

Excel, PDF, GIF usw.) pro Anlage gespeichert

lagenfelder, Versicherungs- und technische

werden. So können z.B. Verträge, Bedie-

Angaben werden auf der Zeitachse gespei-

nungsanleitungen, Pläne, Photos usw. zu

chert. Somit können Anlagenlisten per

jeder Anlage hinterlegt werden.

Stichdatum mit den jeweils aktuellen Werten erstellt werden.

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A B S C H R E I B U N G E N

A B S C H R E I B U N G E N

Automatische

änderter Werte noch einmal neu berechnet

Abschreibungen

werden. Jede Buchung kann soweit aufge-

Aufgrund der Abschrei-

löst werden, dass man im Detail sieht, wie

bungsregeln, die der

der Abschreibungsbetrag berechnet ist.

Anlagenkategorie oder Anlage zugeordnet sind,

Zielwerte bestimmen

werden die Buchungen

Anlagen können auch aufgrund vordefinier-

automatisch generiert.

ter Zielwerte abgeschrieben werden. So kann

Im Vordergrund stehen

z.B. aufgrund des Geschäftsergebnis in der

Abschreibungen und kalkulatorische Zinsen.

Finanzbuchhaltung eine Abschreibung von

Die gleichen Automatismen können auch

Fr. 800'000 vorgegeben werden. Das Pro-

zur Anpassung von Versicherungs- und

gramm berechnet aufgrund der Abschrei-

Wiederbeschaffungswerten verwendet wer-

bungsregeln automatisch die Abschreibung

den.

pro Anlage aufgrund des vorgegebenen Abschreibungsbetrags.

Das Buchen der Abschreibungen erfolgt getrennt nach den verschiedenen Buchungs-

Simulationen

kreisen. Dadurch können beispielsweise die

Abschreibungs-Simulationen werden nicht

kalkulatorischen Abschreibungen und Zin-

nur im Rahmen des Jahresabschlusses be-

sen monatlich im Buchungskreis Kosten-

nötigt, sondern auch als Vorschau für künf-

rechnungen, die bilanziellen Abschreibun-

tige Jahre. Dadurch kann die Wertentwick-

gen jährlich im Buchungskreis Finanzbuch-

lung der Anlagen geplant werden. Nicht sel-

haltung gebucht werden.

ten sind auch Parallelberechnungen von besonderem Interesse, wenn z.B. Neuzu-

Ein einmal erstellter Abschreibungslauf kann

gänge eines Jahres nach unterschiedlichen

bis zur definitiven Verbuchung in die

Abschreibungsverfahren (linear, degressiv,

Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung belie-

Sonder-Abschreibungen) behandelt werden

big manuell bearbeitet oder aufgrund ver-

können.

16

A B S C H R E I B U N G E N

Solche Simulationsrechnungen können dank

gungsart, Konto/Kostenart oder Kosten-

der verschiedenen Buchungskreise, der kon-

stelle usw.

sequent angewendeten Zeitachse auf den Stamm- und Bewegungsdaten und der fle-

Verbuchen in die FIBU/Kostenrechnung

xiblen Konzeption von Abschreibungsläufen

Das Verbuchen in die Finanzbuchhaltung /

elegant gelöst werden.

Kostenrechnung erfolgt getrennt nach den verschiedenen Buchungskreisen und den Ist-

Budgetläufe

oder Budgetzahlen. Dabei können beliebig

Bei der automatischen Berechnung von bud-

viele Abschreibungsläufe einer bestimmten

getierten Abschreibungen werden nebst

Periode zusammengefasst und in einem

den aktiven Anlagen zusätzlich die budge-

Buchungsbeleg ausgegeben werden.

tierten Anlagen abgeschrieben.

Folgende Arten der Verbuchung sind mög-

Durch die konsequente Trennung der An-

lich:

lagenwerte nach Ist- und Budgetzahlen kön-

Direkte Verbuchung in die ABACUS

nen in beliebigen Geschäftsjahren oder Bu-

Finanzbuchhaltung oder Kostenrechnung

chungskreisen Budgetvergleiche vorgenom-

Indirekte Verbuchung via ASCII-File im

men werden.

Format ABACUS Manuelle Verbuchung mittels Verbu-

Manuelle Abschreibungen

chungsbeleg

Abschreibungen können auch manuell ge-

In Zusatzjournal buchen

bucht werden. Automatisch erstellte Ab-

Budget in Planzahlen buchen

schreibungen können den individuellen Verdichtung, Storno

Bedürfnissen manuell angepasst werden.

Die Buchungen der Anlagenbuchhaltung Journalisierung

können bei der Verbuchung in die FIBU/

Sämtliche Buchungen werden journalisiert.

Kostenrechnung beliebig verdichtet werden.

Dies ermöglicht einen lückenlosen Ausweis

Verbuchte Abschreibungen lassen sich mit

der verschiedenen Bewegungen auf den

Hilfe von automatischen Stornoläufen in der

Anlagen, sortiert nach verschiedenen Ge-

Anlagen- und/oder Finanzbuchhaltung stor-

sichtspunkten, z.B. Anlage, Datum, Bewe-

nieren.

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B E S O N D E R H E I T E N

D E R

Wiederbeschaffungswert

A B S C H R E I B U N G E N

Zielwerte bestimmen

fünf

Die automatisch ermittelten Abschreibun-

Berechnungsregeln möglich. So können z.B.

gen können aufgrund eines Zielwertes an-

im Buchungskreis Kostenrechnung die kal-

gepasst werden. Dies erlaubt, die Höhe der

kulatorischen Abschreibungen und Zinsen

Abschreibungen aufgrund des Geschäfts-

sowie der Wiederbeschaffungswert automa-

ergebnis zu steuern.

Pro

Buchungskreis

sind

bis

zu

tisch berechnet werden.

Budget-/Speziallauf

Stornoprogramme

In einem Budget-/Speziallauf können speziel-

Abschreibungsläufe können jederzeit in

le Abschreibungsarten oder -sätze verwendet

einem speziellen Programm gelöscht oder

werden, was erlaubt, Differenzen zu den

storniert werden, so dass Fehler aufgrund

normalerweise verwendeten Abschreibungen

unvollständiger Stammdaten problemlos

oder kalkulatorischen Zinsen zu ermitteln.

korrigiert werden können.

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A N L A G E N L I S T E N

A N L A G E N L I S T E N

Die ABACUS Anlagen-

- Listen sortiert nach Standort

buchhaltung kann die

- Listen sortiert nach Betreuer

vielseitigen Berichtsan-

- Listen sortiert nach Anlagentyp (Akti-

forderungen mit Hilfe

vierte, budgetierte oder geleaste Anlagen

flexibler Anlagenlisten

usw.)

optimal unterstützen.

- Versicherungslisten mit allen notwendi-

Dazu stehen eine Reihe

gen Angaben für die Versicherungsge-

von Standard- und frei

sellschaft

definierbaren

Aus-

- usw.

wertungen zur Verfügung.

Anlagenspiegel Der Anlagenspiegel ist die wichtigste und

Vordefinierte Listen Die vordefinierten Listen beinhalten die

umfassendste Auswertung in der Anlagen-

wichtigsten Angaben des Anlagenstamms in

buchhaltung für den Jahres- oder Zwischen-

unterschiedlicher Darstellungsformen, Se-

abschluss. Er zeigt die Veränderungen des

lektionen und Sortierungen.

Anlagevermögens während des Geschäftsjahres.

Gestaltbare Listen In den gestaltbaren Listen kann der An-

Der Anlagenspiegel ist standardmässig nach

wender die Form der Auswertungen selber

folgendem Schema aufgebaut:

gestalten. Dabei kann der Inhalt der Spalten

Anfangsbestand Anschaffungs-/Herstellkosten

als auch die Reihenfolge in den Zeilen selber

+

Zugänge Anschaffungs-/Herstellkosten

bestimmt werden. Somit können z.B. fol-

-

Abgänge Anschaffungs-/Herstellkosten

gende Listen erstellt werden:

+/- Umbuchungen Anschaffungs-/Herstellkosten =

Endbestand Anschaffungs-/Herstellkosten

+

Zuschreibungen laufendes Geschäftsjahr

-

Kumulierte Abschreibungen

=

Buchwert Ende Geschäftsjahr

- Listen sortiert nach Kostenstelle zur Kontrolle für den Verantwortlichen - Listen sortiert nach Bilanzkonten zur Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung - Listen sortiert nach Benutzer

Abschreibungen Geschäftsjahr

20

A N L A G E N L I S T E N

Der Anlagenspiegel gibt detailliert Auskunft

chungskreisen (FIBU/Kostenrechnung) de-

über den Anfangsbestand sowie die Zu- und

tailliert nachgewiesen werden.

Abgänge zu Anschaffungs- und Herstellkosten, die kumulierten Abschreibungen

Zeitachse

sowie die Abschreibungen des laufenden

Durch die konsequente Anwendung der

Geschäftsjahres. Der Endbestand weist den

Zeitachse in den Stammdaten können ver-

Buchwert des Anlagevermögens nach.

schiedene Anlagenlisten per Stichdatum mit den jeweils gültigen Einträgen ausgegeben

Budgetvergleiche

werden:

Durch die konsequente Trennung der An-

Anlagenlisten nach Kostenstellen

lagensaldi in Ist- und Budgetwerte können

Anlagenlisten nach Abschreibung

übersichtliche Listen mit Budgetvergleichen

Anlagenlisten nach Lieferant

erstellt werden. Dabei können selektiv bestimmte Anlagen ausgewertet werden,

Export

z.B. nur die budgetierten Anlagen usw.

Mit Hilfe von Drag & Drop können sämtliche Anlagenlisten direkt ins Microsoft Word

Etiketten

übergeben werden. Über DDE werden z.B.

Zur Kennzeichnung der Anlagen können

Saldolisten direkt ins Microsoft Excel expor-

Etiketten in verschiedenster Form und

tiert. Zusätzlich werden folgende Formate

Darstellung ausgedruckt werden.

unterstützt: ASCII (komma-getrennt)

Stille Reserven

DIF

Die Bildung und Auflösung von stillen

SYLK

Reserven können durch den Vergleich der

Lotus 1-2-3

Anlagenwerte in den verschiedenen Bu-

21

B E S O N D E R H E I T E N

D E R

A N L A G E N L I S T E N

Excel

Verdichtung

AbaVision verbindet die Anlagenbuchhal-

Zur besseren Übersicht können die Anlagen-

tung direkt mit Excel. Dadurch können die

listen auf allen Stufen der freien Klassierung

aktuellen Anlagenwerte jederzeit ausgewer-

oder auf jedem Sortierschlüssel verdichtet

tet und in beliebiger Form grafisch darge-

werden, z.B. nur Total zeigen pro Anlagen-

stellt werden.

kategorie, Bestandeskonto oder -kostenstelle usw.

Benutzerdefinierte Reihenfolge

Selektionen

Mit Hilfe der Funktion “Benutzerdefinierte

Selektionen können aufgrund sämtlicher

Reihenfolge” lassen sich alle Anlagenlisten

Stammdaten-Felder erstellt und zentral

aufgrund sämtlicher Felder des Anlagen-

abgespeichert werden. Alle Auswertungen

stamms sortieren, z.B. nach Anlagen-

können aufgrund der Selektionen einge-

kategorie und/oder Bestandeskonto.

schränkt werden.

22

S Y S T E M P R O G R A M M E

S Y S T E M P R O G R A M M E

Jahresabschluss

den verschiedenen Buchungskreisen. Damit

In der ABACUS Anla-

ist sichergestellt, dass jede Anlage innerhalb

genbuchhaltung kön-

der vorgeschriebenen Periode abgeschrie-

nen beliebig viele Ge-

ben wird.

schäftsjahre

parallel

geführt werden. Die

Stornoprogramme

Flexibilität beim Jahres-

Die Anlagenbuchhaltung bietet praktisch

abschluss zeigt sich vor

unbeschränkte

allem in den folgenden

Sind hingegen die Daten in die Finanz-

Korrekturmöglichkeiten.

buchhaltung übertragen worden, dürfen die

Funktionen:

entsprechenden Buchungen in der Anlagen-

Neue Geschäftsjahre zum Buchen und/

buchhaltung nicht mehr ohne weiteres ver-

oder Budgetieren eröffnen

ändert werden. Ein Stornolauf ermöglicht in

Automatischer Saldovortrag für Ist- und

diesen Situationen, schwere Fehler durch

Budgetzahlen

die kontrollierte Annulierung eines gesam-

Periodenlänge des Geschäftsjahrs kann

ten Verbuchungslaufs zu beheben.

verändert werden Aktuelle Saldi aus dem Vorjahr können bei mehreren offenen Geschäftsjahren über-

Konsistenzprüfung

nommen werden

In der Konsistenzprüfung werden die Einträge der Stammdaten in Bezug auf deren

Revisionslisten

Gültigkeit in den Buchungskreisen überprüft

Die Revisionslisten liefern den lückenlosen

und gegebenenfalls automatisch korrigiert.

Nachweis der Abschreibungen pro Anlage in

24

S Y S T E M P R O G R A M M E

Rekonstruktionsprogramme

Datensicherung

Werden Daten durch Strom- oder System-

Durch integrierte Sicherungsprogramme

unterbrüche beschädigt, sind die Rekon-

können auf einfache Weise Sicherheits-

struktionsprogramme in den meisten Fällen

kopien des gesamten Datenbestands erstellt

in der Lage, die interne Konsistenz der Daten

oder wieder zurückkopiert werden.

wiederherzustellen.

Updateprogramme Transaktionssicherheit

Anpassungen an neue Programm-Versionen

Mit der Client/Server-Version der ABACUS

sind durch einen automatischen Update

Anlagenbuchhaltung wird eine erhöhte

sichergestellt.

Transaktionssicherheit durch integrierte “Roll-Back” Prozeduren erreicht. Dies ist

Vorgaben

insbesondere bei grossen Datenmengen

Die Vorgaben sind ein effizientes Hilfsmittel

nützlich, da bei Stromunterbrüchen keine

für ein einheitliches Reporting. In jedem

zeitaufwendigen

Druckprogramm können Listen zusammen

Rekonstruktionen

der

mit den jeweiligen Gestaltungselementen

Daten vorgenommen werden müssen.

als Vorgabe abgespeichert werden. Dies hat Zugriffsberechtigung

den grossen Vorteil, dass eine bestimmte

Grosses Aufmerksamkeit muss in der

Liste nur einmal definiert werden muss und

Anlagenbuchhaltung der Sicherheit der

diese aufgrund der Vorgabe immer gleich

Stammdaten-Definitionen sowie der Ver-

erstellt wird.

traulichkeit der Informationen beigemessen

Alle Vorgaben eines Mandanten können in

werden. Der Zugriff kann auf gewisse Man-

weitere Mandanten der Anlagenbuch-

danten oder einzelne Menupositionen be-

haltung kopiert werden.

schränkt werden.

25

B E S O N D E R H E I T E N

I N

D E N

S Y S T E M P R O G R A M M E N

Rekonstruktionsprogramme

Updateprogramme

Bei einer vollständigen Rekonstruktion der

Updateprogramme passen die Datenbank-

Daten werden die Saldofelder aufgrund der

felder automatisch der aktuellen Version an

Journalangaben oder den aktuellen Defini-

und garantieren die Kompatibilität der

tionen angepasst. So können Definitions-

Stamm- und Bewegungsdaten.

fehler in den Stammdaten ungeachtet der erfolgten Buchungen korrigiert werden.

Benutzerverwaltung

Internet

In einer mehrstufigen Benutzerverwaltung

Alle Anlagenlisten können direkt aus der

kann pro Benutzer festgelegt werden, wel-

Vorschau mittels Mail verschickt werden.

che Mandanten und Programme für die

Somit werden Information aus der Anlagen-

Bearbeitung und Auswertung von Daten

buchhaltung schnell und ohne Papier an die

freigegeben sind.

verantwortlichen Personen weitergeleitet.

26

DA TE NB LA TT

D A T E N B L A T T / S Y S T E M V O R A U S S E T Z U N G E N

Mandanten Maximal

9’999 Mandanten

Mandantennummer

4 Stellen numerisch

Mandanten-Bezeichnung

30 Stellen alphanumerisch

Anlagen Anlagen-Nummer

10 Stellen numerisch

Inventar-Nummer/Match-Code

20 Stellen alphanumerisch

Kurzbezeichnung

30 Stellen alphanumerisch

Bezeichnung

4 Zeilen à 30 Zeichen alphanumerisch

Buchungskreise Nummer

1 Stelle numerisch

Bezeichnung

30 Stellen alphanumerisch

Anlagenkategorien Nummer

4 Stellen numerisch

Bezeichnung

30 Stellen alphanumerisch

Gruppierungen Anlagentyp

4 Stellen numerisch

Freie Gruppierungen 1 und 2

4 Stellen numerisch

Hierarchische Klassierung

9’999 Klassierungen mit max. 12 Stufen

Saldofelder Nummer

4 Stellen numerisch

Berechnungsregeln/Abschreibungen Nummer

3 Stellen numerisch

Bezeichnung

30 Stellen alphanumerisch

Jeder Anlage können pro Buchungskreis 5 verschiedenen Berechnungsregeln (Abschreibungen) fix zugeordnet werden.

Buchungen Saldofelder in Leitwährung

9’999’999’999’999.99 (13/2 Stellen)

Buchungstext

2 Zeilen mit je 30 Zeichen

Belegnummer

6 Stellen alphanumerisch

Buchungs-Code

1 Stelle alphanumerisch

Abschreibungsläufe Abschreibungsläufe pro Geschäftsjahr

9’999

Kontenplan ABACUS FIBU Konto-Nummer

11 Stellen numerisch

Kostenart-Nummer

11 Stellen numerisch

Bezeichnung

40 Stellen alphanumerisch

Kostenstellen Nummer

11 Stellen

Bezeichnung

30 Stellen alphanumerisch

Jeder Anlage können 10 Kostenstellen auf der 1. und 2. Ebene fix zugeordnet werden.

Geschäftsjahre Buchen in beliebig vielen Geschäftsjahren Journale max. 10 Geschäftsjahre speicherbar Anlagensaldi beliebig viele Geschäftsjahre speicherbar

Systemvoraussetzungen Hauptspeicher

128 MB RAM

Prozessor:

Pentium II oder III

Betriebssysteme Arbeitsstation:

Windows NT 4.x mind. Service Pack 5.

Windows 98, 2000 Professional

Betriebssysteme Server:

Windows NT Server 4.x (SP5) Windows 2000 Server 4.x (SP2), Linux (SuSe)

Die ABACUS Research behält sich vor, die beschriebenen Systemanforderungen und Datengrössen in neuen Programmversionen zu ändern.

M AN DA NT EN

A

N

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:

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A

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A

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E

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Mit der Grundversion

Diese nützliche Kopierfunktion eignet sich vor

der

Anlagenbuchhal-

allem für Betriebe mit mehreren Filialen, welche

tung kann ein Mandant

die Anlagenbuchhaltung selbständig führen. Bei

(Firma) geführt werden.

der Eröffnung der Anlagenbuchhaltung für die

Die Option “Mandan-

Filialen werden damit sämtliche Stammdaten aus

ten” ermöglicht maxi-

einem Muster-Mandant übernommen und müs-

mal 9’999 Mandanten

sen somit in den Filialen nicht mehr einzeln ange-

zu verwalten.

passt werden.

Jeder Anwender kann

Daten auf einer anderen Festplatte eröffnen

auf einfache Weise selbständig neue Mandanten

Bei der Eröffnung eines neuen Mandanten kön-

eröffnen. Mit Hilfe von standardisierten Kopier-

nen die Daten der Anlagenbuchhaltung auf einer

funktionen können bestehende Anlagenstämme

anderen Festplatte als die Programme eröffnet

selektiv in neue Mandanten übernommen wer-

werden, was eine getrennte Sicherung der Daten

den.

und Programme erlaubt.

Übernahme von Stammdaten

Wechsel zwischen Mandanten

Folgende Stammdaten können bei der Eröffnung

Alle Mandanten werden in einer Liste angezeigt,

einer neuen Anlagenbuchhaltung von einem be-

die nach Nummer oder Name sortiert ist. Dadurch

stehenden Mandanten übernommen werden:

können die Mandanten auch nach Nummer oder

Anlagenkategorien

Name gesucht werden, was vor allem bei vielen

Bewegungsarten und Saldofelder

aktiven Mandanten eine wertvolle Hilfe ist.

Berechnungsregeln

Der Wechsel zwischen verschiedenen Mandanten

Feldbezeichnungen

erfolgt nach entsprechender Prüfung des Zugriffs

Kostenstellen

einfach und schnell.

Konten

KO ST EN ST EL LE N

A N L A G E N - O P T I O N :

K O S T E N S T E L L E N

Mit der Option Kosten-

Mehrere Kostenstellen pro Anlage

stellen können die Be-

In einer Tabelle können die Anlagen durch eine

wegungen in der An-

fixe prozentuale Verteilung auf maximal 10 ver-

lagenbuchhaltung (Ab-

schiedene Kostenstellen verteilt werden. Sämtli-

schreibungen, kalk. Zin-

che Bewegungen dieser Anlage werden automa-

sen usw.) auf Kosten-

tisch auf diese Kostenstellen verteilt.

stellen oder Kostenträger verteilt und mittels

Zeitachse und Buchungskreise

Buchungsbeleg in die

Wenn die Kostenstellen in der Tabelle erfasst wer-

Kostenrechnung übergeben werden.

den, können die Zuordnungen zusätzlich auf der Zeitachse und pro Buchungskreis verwaltet wer-

Kostenstellen-Stamm

den. Dadurch ist sichergestellt, dass der Wechsel

Die Kostenstellen-Nummer weisen maximal 11

einer Anlage in eine andere Kostenstelle per

Stellen auf. Der Kostenstellen-Stamm wird zentral

Stichdatum erfasst werden kann. Dementspre-

geführt, so dass in der Anlagenbuchhaltung

chend werden auch die Verbuchungsbelege für

eröffnete Kostenstellen automatisch in allen übri-

die Kostenrechnung mit der per Buchungsdatum

gen ABACUS Programmen abrufbar sind.

aktuellen Kostenstelle erstellt.

Anwendern der ABACUS Finanzbuchhaltung

Definition der Kostenstellen-Verteilung

steht für die Definition der Kostenstellen zusätz-

Für jede Bewegungsart (z.B. Abschreibungen,

lich eine mehrstufige Klassierungsebene zur

kalk. Zinsen, Leistungseinheiten usw.) kann die

Verdichtung der Zahlen in der Kostenrechnung

Art der Verbuchung auf die Kostenstelle einzeln

zur Verfügung.

und pro Buchungskreis definiert werden.

So kann z.B. die Bewegungsart “Abschreibun-

Stamm-Kostenstelle pro Anlage

gen” im Buchungskreis Finanzbuchhaltung auf

Im Anlagenstamm wird jeder Anlage eine soge-

eine Verrechnungs-Kostenstelle gebucht werden.

nannte “Bestandes-Kostenstelle” zugeordnet. In

Die gleiche Bewegungsart kann im Buchungskreis

der Praxis erfolgen die meisten Zuordnungen von

Kostenrechnung auf die Kostenstelle verbucht

Kostenstellen zu dieser “Bestandes-Kostenstelle”.

werden, in welcher die Maschine in der Kostenstellen-Tabelle zugeordnet ist. Auf der Verrechnungs-Kostenstelle ist die Differenz der Abschreibungen zwischen der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung ersichtlich.

Kostenstellen-Auswertungen

Verbuchung der Kostenstellen auf der ersten

Im Journal nach Kostenstellen können alle Details

und zweiten Ebene

für die Verteilung der Bewegungen auf die

Detaillierte oder verdichtete Auswertung pro

Kostenstellen einzeln oder verdichtet angezeigt

Kostenstelle über eine beliebige Periode inner-

werden. Folgende Auswertungen sind möglich:

halb eines Geschäftsjahrs

Kostenstellen-Journal getrennt pro Buchungs-

Weitere Kostenstellen-Auswertungen können in

kreis

der ABACUS Kostenrechnung erstellt werden.

BU DG ET IER UN G

A N L A G E N - O P T I O N :

B U D G E T I E R U N G

Budgetierte Anlagen

Stammdaten gespeicherten Abschreibungsregeln

Zukünftig zu beschaf-

neue Abschreibungsregeln oder Sätze für die

fende Anlagen oder zu-

Budgetierung eingesetzt werden. Die verschiede-

künftige Projekte kön-

nen Budgetläufe können untereinander vergli-

nen in Form einer bud-

chen werden und als Basis für die Budgetierung in

getierten Anlage erfasst

der Finanzbuchaltung und/oder Kostenrechnung

werden, die im System

verwendet werden.

mit einem speziellen Status geführt werden.

Geschäftsjahre

Budgetierte

Für die Planung der Budgetwerte in der

Anlagen

decken primär folgende Anforderungen ab:

Anlagenbuchhaltung

können

beliebig

viele

Geschäftsjahre speziell zum Budgetieren eröffnet Abschreibungen können mit budgetierten

werden.

Anlagen gerechnet werden Kontroll-Instrument bei der Anschaffung von

Auswertungen

budgetierten Anlagen durch Budgetvergleiche

Die Budgets werden in tabellarischer Form für den Anwender sehr übersichtlich dargestellt.

Budgetierte Abschreibungen

Folgende Budget-Werte können abgefragt wer-

Bei der automatischen Berechnung von budge-

den:

tierten Abschreibungen werden nebst den aktiven Anlagen zusätzlich die budgetierten Anlagen ab-

Budget pro Anlage und Bewegungsart (An-

geschrieben.

schaffungskosten, Abschreibungen usw.)

Budget pro Geschäftsjahr und Buchungskreis

Simulationen

Budget pro Monat

Für spezielle Berechnungen von budgetierten

Budgetvergleiche pro Geschäftsjahr oder

Abschreibungen können lösgelöst von in den

Buchungskreis

AS CI I-S CH NI TT ST EL LE

A N L A G E N - O P T I O N :

A S C I I - S C H N I T T S T E L L E

Mit der ASCII-Schnitt-

Bei der Einführung der Anlagenbuchhaltung kön-

stelle können Stammda-

nen die Werte wie die historischen Anschaf-

ten und Bewegungen

fungswerte und kumulierten Abschreibungen,

ein-

ausgelesen

sofern diese vom vorgängigen System verwaltet

werden. Der Nutzen der

wurden, als sogenannte “Nachaktivierungen”

ASCII-Schnittstelle liegt

automatisch übernommen werden.

und

einerseits darin, Daten aus fremden Program-

Konsolidierung

men direkt einzulesen,

Anlagenstammdaten und Bewegungen können

anderseits können An-

auch via ASCII-Schnittstelle in andere Mandanten

lagenstammdaten selektiert von einem Mandant

der ABACUS Anlagenbuchhaltung eingelesen

in einen anderen Mandant übertragen werden

werden. Diese Variante ist vor allem für Betriebe

(Konsolidierung).

mit dezentraler Organisation interessant. In den Filialen wird die Anlagenbuchhaltung gesamthaft

ASCII-Schnittstelle Stammdaten

geführt und periodisch in die Hauptbuchhaltung

Mit der ASCII-Schnittstelle Stammdaten können

der Zentrale eingelesen.

Anlagenstämme aus Fremdprogrammen ein- und

Im Rahmen eines Konzernabschlusses können die

ausgelesen werden. Nach der Übernahme der

Anlagen aus verschiedenen Mandanten konsoli-

Anlagenstammdaten muss im Einzelnen geprüft

diert werden.

werden, welche Anlagenfelder in der ABACUS Anlagenbuchhaltung manuell überarbeitet wer-

Output-Schnittstelle

den müssen.

Die Ausgabe von Anlagenwerten kann nach ver-

Weil verschiedene Felder im ABACUS Anlagen-

schiedenen Kriterien selektiert werden:

stamm auf der Zeitachse geführt sind, muss dar-

nach Art der auszugebenden Daten,

auf geachtet werden, dass alle Stammdaten mit

z.B. Anlagen, Anlagenkategorien usw.

Gültigkeitsdatum per Einführungsstichtag oder

nach einer vordefinierte Selektion, bei der

früher eröffnet werden.

z.B. nur bestimmte Anlagen oder Anlagenkategorien selektiert werden

ASCII-Schnittstelle Bewegungen

nach Buchungskreisen, z.B. nur Angaben vom

Mit der ASCII-Schnittstelle Bewegungen können

Buchungskreis Kostenrechnung

wiederkehrende Bewegungen aus Fremdpro-

nach Stichdatum

grammen ein- und ausgelesen werden z.B. Neuanschaffungen oder Reparaturen von Anla-

Die letzte Selektion erlaubt, die Ausgabe auf

gen aus fremden Kreditorenbuchhaltungen.

Daten zu beschränken, die seit einem bestimmten Datum geändert worden sind.

AB AC US TO OL -K IT

A

B

A

C

U

S

T

Das ABACUS Tool-Kit ist das Basis-Runtime für die

O

O

L

-

K

I

T

E-Mail

ABACUS Applikationen. Die Benutzerfreundlich-

Im ABACUS Explorer ist auch Internet Mail inte-

keit und Effizienz der tausendfach bewährten

griert, so dass elektronische Mitteilungen direkt

ABACUS Programme wird durch modernste

aus den ABACUS Applikationen verschickt wer-

Technologien für Sie gewinnbringend ergänzt:

den können.

ABACUS Explorer: ABACUS Menüsystem Mit

dem

Scripting

ABACUS

Mit der Unterstützung von JavaScript und VB-

Explorer besitzen die

Script im ABACUS Explorer können individuelle

ABACUS Programme ein

Ablaufsteuerungen der ABACUS Software reali-

Hauptmenü, das einen

siert werden. Beispiele: Batchverarbeitungen mit

schnellen und übersicht-

FIBU Reports über mehrere Mandanten oder auto-

lichen Wechsel zwischen

matische Lohnverarbeitungen nach Datenvor-

den verschiedenen ABA-

erfassungen. (in Vorbereitung)

CUS Applikationen wie auch Fremdprogrammen ermöglicht

und

Archivierung

die

Die Archivierung (kostenpflichtiges Modul) er-

Benutzerverwaltung regelt. Der ABACUS Explorer

möglicht zukünftig alle ABACUS Auswertungen,

ist die zentrale Schaltstelle in der ABACUS

Word-Dokumente, Excel-Reports usw. automa-

Software, die zusätzlich die folgenden wichtigen

tisch zu archivieren und mit AbaShow jederzeit

Funktionen integriert:

passwortgeschützt schnell und gezielt aufzurufen und darzustellen.

Internet Explorer Die nahtlose Integration des Microsoft Internet

AbaVision: Excel wird zum MIS

Explorer ins ABACUS Hauptmenü erlaubt den

AbaVision ist ein Add-On zu Excel, das ABACUS

direkten Zugang zum World Wide Web. Damit

Software und Microsoft Excel vollständig inte-

erhält der ABACUS Anwender auch einen unmit-

griert. Aufbauend auf den ABACUS Business

telbaren Online-Zugriff auf die ABACUS Support

Objects wird Excel zum umfassenden Manage-

Homepage mit vielen nützlichen und aktuellen

ments-Informations-System mit Online- Zugriff bis

Informationen.

auf Transaktions- resp. Buchungsebene.

News-Server

Informationen müssen nicht mehr aufwendig von

In Ergänzung zur ABACUS Support Homepage

der Finanzsoftware ins Office übertragen werden

unterhält die ABACUS einen speziellen News-

und umgekehrt. Dank der neuen bidirektionalen

Server, der einerseits aktuelle Informationen zu

Integration (Zwei-Weg-Kommunikation) können

den neuesten Versionen und allfällige

beispielsweise Budgets wahlweise im Excel oder

enthält

aber

darüber

hinaus

Patches

auch

die

Kommunikation zwischen den Anwendern untereinander aber auch mit dem ABACUS Support ermöglicht.

im ABACUS erfasst werden. Die Daten werden immer sofort automatisch aktualisiert.

AbaSmart: Menüs à la carte

Integration von Drittprogrammen

Mit AbaSmart passt sich die ABACUS

Neben Menüpositionen aus ABACUS Program-

Software den individuellen Arbeitsab-

men lassen sich auch die meisten Fremdpro-

läufen und Bedürfnissen des Benutzers

gramme oder deren Menüpositionen in AbaSmart

an, so dass eine effiziente Arbeitsweise

Menüs integrieren. AbaSmart kann dadurch

möglich ist. Mit AbaSmart wird eine

Fremdapplikationen aufrufen und gezielt – wie

neue Dimension von benutzerfreundli-

über eine Fernbedienung – ausführen.

cher Software erreicht.

Batch-Programmausführungen Individuelle Menüs

Beim Anwählen einer AbaSmart Menüposition

Aus der Fülle aller Menüpositionen der

kann z.B. ein Ausgabeprogramm automatisch mit

ABACUS Applikationen kann der

gewissen Vorgaben ausgeführt werden. So lässt

Anwender mit AbaSmart eigene, indi-

sich beispielsweise eine Bilanz direkt an Excel über-

viduelle Menüs zusammenstellen und

geben und dort automatisch ausdrucken. Weiter-

so das Erscheinungsbild der ABACUS

verarbeitungen in Excel können ebenfalls automa-

Software den eigenen Bedürfnissen,

tisiert werden, indem Excel Makros im ABACUS

der Arbeitsweise und der Komplexität

Programm bei der Ausgabe hinterlegt werden.

der zu lösenden Aufgabe anpassen.

Diese werden im Excel automatisch ausgeführt.

- Beliebig viele Menüs zusammenstellen -

Pro Menü beliebig viele Menüpositionen

Autostart: Automatische Abläufe

(Programme)

Mehrere AbaSmart Menüpositionen können auto-

-

Beliebige Reihenfolge der Menüpositionen

matisch nacheinander gestartet und ausgeführt

-

Menüpositionen frei benennen

werden. Damit lassen sich ganze Programm-

-

Passwortschutz pro AbaSmart Menü

abläufe automatisieren, ohne dass der Benutzer

-

Benutzer- oder arbeitsablauforientierte Menüs

die einzelnen Programme manuell starten muss.

In einem Benutzermenü können Programme aus

Ein Beispiel ist eine automatisierte Budgetbe-

allen ABACUS Applikationen gemischt und

rechnung mit anschliessender Verbuchung auf die

dadurch integrierte Arbeitsabläufe besser unter-

Personal-Lohndaten und den Auswertungslisten.

stützt resp. abgebildet werden.

Diese Möglichkeit des Autostarts ist auch für

Das Kreieren von AbaSmart Menüs ist dank

Firmen interessant, die bestimmte Auswertungen

“Drag & Drop” spielend einfach. Jedes Benutzer-

immer nach dem gleichen Schema erstellen müs-

menü kann abgespeichert werden und steht zur

sen, wie z.B. Treuhandgesellschaften, Konzern-

späteren Verwendung jederzeit zur Verfügung.

Reporting.

Auch lässt sich jedes Benutzermenü kopieren und an andere AbaSmart-Anwender versenden.

AB AV IEW

A

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A

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I

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:

A

B

A

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I

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Die Lösung für praktisch

aus unterschiedlichsten ABACUS Programmen in

alle Auswertungsansprü-

derselben Report-Auswertung darzustellen. Eben-

che heisst AbaView.

so können Verknüpfungen zwischen Tabellen aller

AbaView ist ein Report

unterstützten Datenbanktypen und zu ABACUS

Writer, der beinahe allen

Tabellen erstellt werden, ohne dass die Daten zu-

Anforderungen gerecht

erst konvertiert werden müssen.

wird

und

vielfältige

Funktionen für Anfän-

Datenselektionen

ger,

Die auszugebenden Daten lassen sich über frei

Fortgeschrittene

und Profis bietet.

definierbare Selektionen beliebig eingrenzen. Die

AbaView ist ein Werkzeug, das nicht nur für

Selektionen können untereinander mit „UND”

Ansprüche der Anlagenbuchhaltung konzipiert

und „ODER” verknüpft werden.

worden ist, sondern Auswertungen aus allen

Um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen, kön-

ABACUS Applikationen (ausser Finanzbuchhal-

nen während der Reportdefinition durch den

tung) und sogar auch Fremdprogrammen erlaubt.

Anwender individuelle Eingabemasken erstellt werden. Der Benutzer ruft aus dem gewohnten

Mehr als 30 Datenbanken

ABACUS Umfeld die gewünschte Auswertung auf,

In der Analgenbuchhaltung können über 30

tätigt seine Selektionseingaben und erhält die

Datenbanken für Auswertungen miteinander ver-

Auswertung, ohne sich um die Reportdefinition

knüpft werden, so z.B.:

von AbaView kümmern zu müssen.

Anlagenkategorie Buchungskreise

Gestaltungsfunktionen

Anlagenstammdaten

Zusätzlich zu den gestalterischen Elementen wie

Kundenstamm

Bilder, Schattierungen, frei wählbaren Spaltenti-

Adressstamm

teln und automatischen Rahmenfunktionen können verschiedene Reportbausteine verwendet

Eigene Zugriffsschlüssel

werden wie:

AbaView kann die vorhandenen Schlüssel der

Reportkopf und -fuss

ABACUS Dateien benutzen oder wenn nötig für

Spaltentitel und Totalisierungen auf beliebigen

diese Dateien temporäre Indexe erzeugen.

Ebenen Detailpositionen

Relationen

Benutzerdefinierte Bausteine, die mit frei defi-

Bestehende ABACUS Dateiverknüpfungen lassen

nierbaren Bedingungen miteinander verknüpft

sich bearbeitet. Menügeführt können neue

werden können

Relationen erstellt oder bereits vorhandene auf-

Kontrolle über Seitenvorschub, Schusterjungen

gehoben werden. Damit wird es möglich, Daten

etc.

Sehr einfache Übersetzung aller konstanten

Unterstützte Dateiformate

Texte der Reports in verschiedene Sprachen,

Folgende Formate können bearbeitet und unter-

ohne dass dafür verschiedene Reports erstellt

einander verknüpft werden:

werden müssen. Je nach Einstellung kann sogar

Btrieve

Lotus 1-2-3

jede Seite eines Reports in einer anderen Spra-

ODBC

dBase

che ausgegeben werden.

ADO

Paradox

Borland Database Engine

DIF

Die Gestaltung wird durch folgende wertvolle

ABACUS Business Objects

SYLK

Funktionen weiter unterstützt:

ASCII (diverse Variationen)

TrueType und Druckerschriften Schriftattribute (verschiedene Schriftgrössen,

Unterstützte Ausgabeformate

Fett, Kursiv etc.)

Zusätzlich zu den oben erwähnten Formaten kön-

Feldausrichtung (links, rechts, zentriert)

nen bei der Ausgabe der Daten folgende Formate

Felder löschen / einfügen / verschieben

verwendet werden:

Felder vergrössern / verkleinern

Drucker

Bildung von Expressions

Druckdatei

Umbenennung von Feldern

ADF – ABACUS Document Format

Freie Titel- und Totalzeilen

HTML – HyperText Markup Language

Beliebige Summenfelder, mit denen die hori-

RTF – Rich Text Format

zontale Position mit dem Ursprungsfeld ver-

WMF – Windows Meta File

knüpft werden kann

ASCII/ANSI (diverse Variationen)

Automatische mehrsprachige Spaltentitel

Excel 4

Verwendung von Systemvariablen wie Seiten-

Word Serienbrief

nummer, Datum etc.

WinWord Serienbrief

RTF-Felder und andere mehrzeilige Datenbank-

WordPerfect Serienbrief

felder können einfach eingefügt werden

WordStar Serienbrief

Reportdefinition

Via ODBC, ADO bzw. BDE können auf alle heute

Während der Definition der Reports wird im Vor-

üblichen Datenbanken und andere Datenquellen

schaufenster fortlaufend das aktuelle Resultat des

zugegriffen werden. Insbesondere kann damit on-

Reports angezeigt, ohne dass die Arbeit dadurch

line MS Access, MS SQL-Server, Oracle, Informix,

unterbrochen oder behindert wird. Somit kann auf

Sybase, dBase, Paradox verwendet werden.

Test-Ausdrucke weitgehend verzichtet werden, und die Gestaltung des Reports nimmt spürbar weniger Zeit in Anspruch.